Table of Contents. Part I Help BtwWin Part II Inhoud 6. Part III Nieuw dit jaar 8. Part IV Werkwijze 8. Part V Bediening 10

Contents

I

Table of Contents Part I Help BtwWin2013

4

Part II Inhoud

6

Part III Nieuw dit jaar

8

Part IV Werkwijze

8

Part V Bediening

10

1 Knoppenbalk................................................................................................................................... 10 2 Menubalk

................................................................................................................................... 11

3 Sneltoetsen ................................................................................................................................... 12 4 Zoeken

................................................................................................................................... 14

5 Kantoorgegevens ................................................................................................................................... 14 6 Bestanden ................................................................................................................................... 14 7 Voorkeuren ................................................................................................................................... 15 8 Rekenmachine ................................................................................................................................... 17 9 Waarschuwingen ................................................................................................................................... 18 10 Notitie

................................................................................................................................... 18

11 Schermafdruk ................................................................................................................................... 18 12 Prullenbak / ................................................................................................................................... verwijderde klanten 19

Part VI Converteren en importeren

20

1 Converteren ................................................................................................................................... 20 2 ICP Plus licentienummer ................................................................................................................................... 22 3 Importeren externe ................................................................................................................................... ICP-gegevens 22

Part VII Onderdeel Algemeen

29

1 Bedrijfsgegevens ................................................................................................................................... 29 2 Overzicht

................................................................................................................................... 35

3 Suppletieberekening ................................................................................................................................... 35

Part VIII Onderdeel BTW-aangifte

36

1 Periode BTW-aangifte ................................................................................................................................... 36 2 Binnenland ................................................................................................................................... 37 3 Buitenland ................................................................................................................................... 39 4 Berekening ................................................................................................................................... 40 5 Suppletie van ................................................................................................................................... gering belang 41 © 2013 Reed Business bv

I

II

BtwWin2013 Help 6 Toelichting ................................................................................................................................... 42 7 Explanation ................................................................................................................................... 48

Part IX Onderdeel ICP-opgaaf/Leveringen én Diensten

56

1 ICP Periode en ................................................................................................................................... overzicht afnemers 56 2 ICP Kopiëren................................................................................................................................... uit andere periode 59 3 ICP Leveringen, ................................................................................................................................... diensten en correcties 60 4 ICP Fiscale eenheid ................................................................................................................................... 61 5 ICP Totalen ................................................................................................................................... 62

Part X Onderdeel BTW Suppletie

62

1 Periode suppletietijdvak ................................................................................................................................... 62 2 Suppletiegegevens ................................................................................................................................... 63

Part XI Bestandsbeheer

63

1 Bestandsbeheer ................................................................................................................................... Classic 63 2 Bestandsbeheer ................................................................................................................................... database 65

Part XII Afdrukken 1 Afdrukken

67

................................................................................................................................... 67

2 Afdrukken m.b.v. ................................................................................................................................... Adobe (Acrobat) Reader 71 3 Afdrukinstellingen ................................................................................................................................... 74

Part XIII Elektronisch verzenden

74

1 Verzendbestanden ................................................................................................................................... aanmaken 74 2 Elektronisch................................................................................................................................... verzenden 76 3 Opslaggebieden ................................................................................................................................... Elsevier Communicatie Module 79

Part XIV BTW-identificatienummers controleren

81

1 Controle op buitenlandse ................................................................................................................................... BTW-nummers 81 2 Structuur BTW-identificatienummers ................................................................................................................................... 84 3 Proxyserver ................................................................................................................................... t.b.v. BTW-nummer verificatie 85

Part XV Service 1 Updates

85 ................................................................................................................................... 85

2 Service desk................................................................................................................................... en klantenservice 85 3 Database problemen ................................................................................................................................... 86 4 Online updatecheck ................................................................................................................................... 87 5 Elsevier BTW................................................................................................................................... Almanak 87 6 Leesmij

................................................................................................................................... 87

7 Versie-informatie ................................................................................................................................... 87 © 2013 Reed Business bv

Contents 8 Website

III

................................................................................................................................... 88

9 RSS Belastingadvies ................................................................................................................................... 88 10 RSS Productservice ................................................................................................................................... 88 11 Algemene voorwaarden ................................................................................................................................... financiële en fiscale applicaties 88

Index

0

© 2013 Reed Business bv

III

4

1

BtwWin2013 Help

Help BtwWin2013 In deze paragraaf leggen we uit hoe u meer uit de help kunt halen. De help in onze fiscale software is context-gevoelig. Dat betekent dat u bij het oproepen van de help terechtkomt op een helppagina met informatie over de invulpagina waar u op dat moment bezig bent in de software. Als u in SchWin op de invulpagina van de BOF bent en u roept de help op, dan krijgt u de helppagina met informatie over de BOF te zien:

Context-gevoelige help Nu kan het altijd gebeuren, dat u niet direct kunt vinden wat u zoekt. In de help zijn er dan mogelijkheden om verder te zoeken. Zo kunt u de lijst van trefwoorden (index) van de help raadplegen of zoeken op alle woorden in de help.

Lijst van trefwoorden raadplegen Linksbovenaan in de help staan een aantal tabbladen: Inhoud, Index, Zoeken en Favorieten. Als u de help oproept, wordt standaard de tab Inhoud getoond met dus in het kader rechts de helppagina. Als u klikt op de tab Index ziet u op alfabetische volgorde de trefwoorden in de help:


Help BtwWin2013

5

Index / trefwoorden in de help In het kader onder Geef een trefwoord op: kunt u snel zoeken naar een trefwoord. Terwijl u het trefwoord intikt wordt in de lijst eronder al een trefwoord geselecteerd dat voldoet aan hetgeen u heeft ingetikt. Door op de Enter -toets te drukken, op het trefwoord te klikken of op de knop Weergeven te klikken wordt in het kader rechts de betreffende helppagina getoond. Zijn er meerdere helppaginas met het door u gekozen trefwoord, dan moet u eerst kiezen welke helppagina u getoond wilt hebben.

Zoeken binnen de help U kunt zoeken op alle woorden in de help. Zoekt u meer informatie over de BOF, dan tikt u BOF in en klikt op de knop Onderwerpen zoeken. Vervolgens klikt u in de lijst die eronder verschijnt op een titel van de helppagina. In het kader rechts komt de gevraagde helppagina met daarin de gezochte tekst uitgelicht.


6

BtwWin2013 Help

Zoeken in de help

2

Inhoud Elsevier BTW Programma (BtwWin) is een programma voor de aangifte omzetbelasting (OB) en de opgaaf intracommunautaire leveringen (ICL) en de opgaaf intracommunautaire diensten (ICD, nieuw per 2010), tesamen ICP (IntraCommunautaire Prestaties) geheten. Het programma is geschikt voor elektronische aangifte. Deze helptekst bevat informatie bij de verschillende invulschermen en menu’s. Lees de help bij de invulschermen aandachtig. Raadpleeg ook Elsevier BTW Almanak 2013. Zie Nieuw dit jaar voor veranderingen en Werkwijze voor de algemene werking van het programma. Het invuldeel van het programma bevat de volgende onderdelen: · Algemeen · BTW-aangifte · ICP-opgaaf · BTW Suppletie

Algemeen Bedrijfsgegevens Overzicht Suppletieberekening

BTW-aangifte Periode BTW-aangifte © 2013 Reed Business bv

Inhoud

Binnenland Buitenland Berekening

ICP-opgaaf ICP Periode en overzicht afnemers ICP Kopiëren uit voorgaande periode ICP Leveringen en correcties ICP Fiscale eenheid ICP Totalen

BTW Suppletie Periode suppletietijdvak Suppletiegegevens

Overige onderdelen en onderwerpen Bediening Knoppenbalk Menubalk Sneltoetsen Zoeken Kantoorgegevens Voorkeuren Bestanden Rekenmachine Waarschuwingen Notitie Schermafdruk

Converteren en importeren Converteren ICP Plus licentie Importeren externe ICP-gegevens

Bestandsbeheer Bestandsbeheer

Afdrukken Afdrukken Afdrukinstellingen

Elektronisch verzenden Elektronisch verzenden Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module

BTW-identificatienummers controleren Controle op buitenlandse BTW-nummers Structuur BTW-identificatienummers Proxyserver ten behoeve van BTW-nummer verificatie

Service Algemene voorwaarden financiële en fiscale applicaties Service desk en klantenservice © 2013 Reed Business bv

7

8

BtwWin2013 Help

Leesmij Online updatecheck RSS Belastingadvies RSS Productservice Updates Versie-informatie Website

3

Nieuw dit jaar Wijzigingen in regelgeving De suppletie is inmiddels verplicht. In het BTW Programma kunt u na afloop van het jaar een suppletieberekening maken en ook een suppletiebiljet printen. Het is niet mogelijk de suppletie digitaal in te sturen, anders dan via het persoonlijk domein van de ondernemer op de site van de Belastingdienst. Zie ook Suppletie gering belang. Gewijzigde functionaliteit Printen naar PDF-bestand is nu mogelijk. Bij kopiëren van ICP-gegevens van de ene periode naar de andere periode worden nu ook de velden straat en plaats overgenomen Gevolgen van de DigiNotar-affaire (september 2011) Als gevolg van de DigiNotar-affaire zijn de DigiNotar BAPI-certificaten inmiddels vervangen door KPN BAPIcertificaten. Het verzenden met pincode wordt vanaf februari 2014 voor alle aangiften BTW en opgaven ICP (OOK van oudere jaren) aan banden gelegd. Vanaf 2014 is ook XBRL/SBR verplicht. Wij zullen deze SBR-functionaliteit in een update van BtwWin2013 uitbrengen. Houd dus onze website www.elsevierfiscaal.nl in de gaten!

English translation In BtwWin2013 we do have the possibility to change the language of most of the field-descriptions into English. See menu Instellingen > Voorkeuren. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. This helpfile has no translations either, except for a special Explanation on filling in the VAT-form.

4

Werkwijze Algemeen 1

2.

U maakt eenmalig per bedrijf een jaarbestand aan. Als u met BtwWin2012 heeft gewerkt kunt u de vaste gegevens van de bedrijven converteren via menu Bestand > Converteren. U heeft daarbij de mogelijkheid ook ICP-gegevens over te nemen. Als u met de databaseversie van BtwWin2013 werkt worden zo nodig de bedrijfsgegevens aangemaakt in de centrale jaaronafhankelijke klantendatabase. Vervolgens kunt u voor dit bedrijf (dus binnen hetzelfde bestand) voor meerdere periodes de BTW-aangifte en/of de ICP-opgaaf doen. Als u dus voor bedrijf X de BTW-aangifte van de volgende periode gaat doen opent u het bestand van Bedrijf X en kiest u bij BTW-aangifte de juiste (volgende) periode. Handig bij de ICP-opgaaf is de mogelijkheid om bedrijfsgegevens die in een vorig tijdvak zijn gebruikt te kopiëren naar de in te vullen periode. Als u beschikt over een ICP Plus licentie kunt u ICP-gegevens inlezen die met een ander programma zijn aangemaakt. U kunt uw gekochte ICP Pluslicentie zelf laten controleren (en instellen) via Help > Licentiecheck (en ICP Plus) Zie ook Importeren externe ICP-gegevens. De ICP Plus licentie geeft ook


Werkwijze

9

recht op het downloaden van het separate programma voor teruggaaf verzoeken buitenlandse BTW (Elsevier BTW Refund Programma 2013). N.B. Slaat u elke BTW aangifte / ICP opgaaf op in een apart bestand (Classic-versie), dan mist u een aantal extra's. Zo kunt u dan niet goed alle gegevens omzetten naar de database, omdat maar één Classicaangiftebestand kan worden geïmporteerd in de centrale klantendatabase. Ook enkele overzichtsfunctie zullen dan niet goed werken, omdat gegevens in een ander bestand zijn opgeslagen. Voor elke BTW aangifte moet u steeds opnieuw basisgegevens invullen (tenzij eerst het oude aangiftebestand wordt geopend en u vervolgens kiest voor Opslaan als ...). 3.

4. 5.

6.

7.

U vult de gegevens van de aangifte in en controleert deze (bijv. door een afdruk te maken). Ook als u over een bepaalde periode geen omzet of BTW heeft moet u de aangifte BTW indienen (dit geldt niet voor de opgaaf ICP ! ). Selecteer in het menu Verzenden de optie Verzendbestand BTW-aangifte aanmaken of de optie Verzendbestand ICP-opgaaf aanmaken. Zie ook Elektronisch verzenden. Het waarschuwingenscherm verschijnt. Als de aangifte niet correct of niet compleet is ingevuld (een nulaangifte-BTW is verplicht, een nul-opgaaf ICP mag niet), krijgt u daarvan een melding en wordt de mogelijkheid tot verzending geblokkeerd. Kies o.a. of u met certificaten wilt verzenden of met de pincode van de ondernemer. N.B. Verzending via pincode is vanaf februari 2014 NIET meer mogelijk voor aangiften OB en opgaven ICP; ook voor oudere jaren. Als de aangifte voldoet aan de (technische) eisen, klikt u op de knop Verder. Bij een pincodeverzending moet de pincode van de ondernemer worden ingevuld. Het verzendbestand (in xml-vorm) wordt vervaardigd en klaargezet voor verzending naar de BAPI-poort met Elsevier Communicatie Module (ECM). Als u heeft gekozen voor verzending in XBRL wordt het bestand klaargezet voor verzending naar Digipoort (nog niet mogelijk in 1.x). De informatie over dit verzendbestand verschijnt ook op het scherm Periode (van BTW-aangifte), het scherm ICP en Totalen (van ICP-opgaaf), het scherm Overzicht (van Algemeen) en in de lijst van gemaakte aangiften die u kunt oproepen met menu Bestand > Bestandsbeheer, de toets F2 of het icoon . Verzend de aangifte via Elsevier Communicatie Module (ECM) of via een andere partij. Zie voor meer informatie over het verzenden de Help-informatie van ECM. Let op 1 De papieren aangifte bevatte een aantal rubrieken die in de elektronische versie niet worden ondersteund, zoals de mogelijkheid om een rekeningnummer in te voeren of een adreswijziging door te geven. Adresgegevens worden hoe dan ook niet meegezonden met de BTW-aangifte. De BTW-aangifte is formeel niet bedoeld voor het vermelden van deze gegevens. Let op 2 Voor het verzenden van BTW-aangiften en ICP-opgaven is Elsevier Communicatie Module (ECM) versie 8.1 of hoger vereist. De nieuwste versie van ECM kan altijd gratis worden gedownload vanaf www. elsevierfiscaal.nl, in het onderdeel Productservice. ECM kan ook worden gebruikt voor het verzenden van aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, loonheffingen, uitstelverzoeken, VA/VT's en het bestellen en ontvangen van Elektronische Kopieën van Aanslagen (EKA's). Deze EKA's betreffen desgewenst alle middelen (IB/VPB/BTW enz.). Zie ook Elektronisch verzenden. Let op 3 Het programma is niet geschikt voor aangiften waarin in te vullen bedragen voorkomen groter dan 2,1 miljard. Dit geldt met name voor het onderdeel ICP-leveringen/diensten en het importeren van deze bedragen. Het totaalbedrag van de leveringen en diensten mag wel groter zijn dan 2,1 miljard.

Verzonden aangiften/opgaven De menuoptie Bestandsbeheer in menu Bestand (ook te openen via F2 of het icoon ) toont een overzicht van de aanwezige bestanden. In de Classic-versie wordt hier ook getoond voor welk tijdvak het laatste verzendbestand is gemaakt. In de database-versie is dat overzicht terug te vinden via menu Extra > Overzicht. Let op! © 2013 Reed Business bv

10

BtwWin2013 Help

Een eenmaal verzonden BTW-aangifte kan niet zonder meer worden 'verbeterd' met een nieuwe inzending. Er staan u 2 wegen open: - het indienen van een suppletie (zie Suppletieberekening) - het starten van een bezwaartraject De software ondersteunt wel de mogelijkheid om een aangifte meerdere keren in te sturen, maar dat is puur bedoeld voor gevallen waarin de eerste aangifte onverhoopt niet is aangekomen/niet is verwerkt door de Belastingdienst (en u feitelijk geen aangifte hebt gedaan).

5

Bediening

5.1

Knoppenbalk Zie ook Sneltoetsen en Menubalk. De knoppenbalk bevat de volgende knoppen: Nieuw bestand maken. Hiermee kunt u een nieuw bestand starten. Openen bestand. Opslaan bestand. Afdrukken. Met een klik op deze knop opent u het afdrukmenu. Bestandsbeheer. Via deze knop krijgt u een overzicht van alle aangiften die zich in het huidige opslaggebied bevinden. Zie ook Bestandsbeheer. Zoeken. Via deze knop kunt u tekst zoeken in de inhoudsopgave en/of invulschermen van Elsevier BTW Programma. Zie ook Zoeken. Rekenmachine. Met deze knop roept u de ingebouwde calculator aan. Zie ook Rekenmachine. Notitie. U kunt een eigen aantekening toevoegen aan een scherm. Zie ook Notitie. Waarschuwingen. Deze knop activeert het waarschuwingenscherm. RSS Belastingadvies. Overzicht van de actuele nieuwsberichten op onze website. Hiervoor is een verbinding met internet nodig. Help. Via deze knop opent u de schermafhankelijke Help-informatie. Terugbladeren. Klik op deze knop op terug te bladeren naar eerder bezochte invulschermen. Vooruitbladeren. Klik op deze knop om vooruit te bladeren naar eerder bezochte invulschermen (kan alleen als u eerst heeft teruggebladerd).

Via deze knop komt u in het onderdeel Algemeen. Dit onderdeel bestaat uit de schermen Bedrijfsgegevens en Overzicht.

Via deze knop komt u in het onderdeel BTW-aangifte. Dit onderdeel bestaat uit de schermen Periode, Binnenland, Buitenland en Berekening.


Bediening

11

Via deze knop komt u in het onderdeel ICP-opgaaf. Dit onderdeel bestaat uit de schermen Periode, ICP, Fiscale eenheid en Totalen.

Via deze knop komt u in het onderdeel BTW Suppletie. Dit onderdeel bestaat uit de schermen Periode suppletietijdvak en Suppletiegegevens.

5.2

Menubalk Menu-items Knippen, kopiëren, plakken en herstel Verzendbestand maken BTW-nummer verificatie Zie ook Sneltoetsen en Knoppenbalk.

Menu-items De menubalk boven in het programma telt zes onderwerpen die elk weer zijn opgebouwd uit vier of meer onderwerpen. In het schema hierna is het volledige menu uitgetekend. Bestand

Nieuw (Ctrl+N) Openen (Ctrl+O) Opslaan (Ctrl+S) Opslaan als (alleen in Classic-versie) Prullenbak van verwijderde klanten (alleen in database-versie) Converteren Importeren externe ICP-gegevens Bestandsbeheer (F2) Printerinstellingen Afdrukinstellingen Afdrukken (Ctrl+P) Schermafdruk (Alt+F12) Afsluiten (Alt+F4)

Bewerken

Ongedaan maken (Ctrl+Z) Knippen (Ctrl+X) Kopiëren (Ctrl+C) Plakken (Ctrl+V)

Verzenden

Verzendbestand BTW-aangifte aanmaken Verzendbestand ICP-opgaaf aanmaken Start Elsevier Communicatie Module (Ctrl+Alt+C)

Instellingen

Kantoorgegevens bewerken Opslaggebieden wijzigen Instellingenbestanden Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module Proxyserver Afdrukinstellingen Voorkeuren Gebruiker (alleen in database-versie) Vrijgeven aangiftebestanden (alleen in database-versie) Licentiecheck (en ICP Plus) Licentieinfo Dubbele fi-nummers verwijderen (alleen in database-versie) Verbinding met de databse herstellen (alleen in database-versie) Documenteigenschappen (alleen in database-versie)


12

BtwWin2013 Help

Extra

Zoeken (F3) Rekenmachine (F5) Overzicht (alleen in database-versie) Verificatie alle BTW-nummers (F4) Verificatie nieuwe BTW-nummers Waarschuwingen (F7) Notitie (F8)

Help

Help bij dit scherm (F1) Almanak (Shift+F1) www.elsevierfiscaal.nl Online updatecheck RSS Belastingadvies RSS Productservice www.fiscaaltotaal.nl Service desk e-mailen Leesmij Database-info (alleen in databaseversie) Info (Shift+Ctrl+Info) Licentieinfo

Knippen, kopiëren, plakken en ongedaan maken U kunt de inhoud van een veld dat u hebt geselecteerd in een invulscherm op het klembord van Windows plaatsen met de opties Knippen of Kopiëren uit het menu Bewerken. Vervolgens kunt u de inhoud van het klembord in een ander invulveld plaatsen met de optie Plakken. Het is niet mogelijk teksten te plaatsen in een invulveld voor bedrag. Om een handeling (verandering van de inhoud van een invulveld) ongedaan te maken kunt u de optie Ongedaan maken gebruiken.

Verzendbestand BTW-aangifte of ICP-opgaaf Kiest u voor de optie Verzendbestand BTW-aangifte aanmaken of Verzendbestand ICP-opgaaf aanmaken in het menu Verzenden, dan verschijnt eerst een waarschuwingenscherm. Zie ook Waarschuwingen. Als de aangifte/opgaaf niet correct of niet compleet is ingevuld (een nul-aangifte is bij een BTW-aangifte wel mogelijk, maar een nul-opgaaf niet!), krijgt u daarvan een melding. Bij foutmeldingen ( ) wordt de mogelijkheid tot verzending geblokkeerd. Voldoet de aangifte wel aan de (technische) eisen, kies dan pincode (nog mogelijk t/m eind januari 2014) of certificaten en dan kunt u op de knop Verder klikken. Het verzendbestand (in XML- of XBRL-vorm) wordt vervaardigd en klaargezet voor verzending met Elsevier Communicatie Module (ECM). ECM start ook op (als bij Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module – in het menu Instellingen – tenminste de optie Elsevier Communicatie Module kan worden gestart vanuit het huidige programma is aangevinkt). In BtwWin2013 1.x is het nog niet mogelijk een XBRL-verzendbestand aan te maken.

BTW-nummer verificatie Zie Controle op buitenlandse BTW-nummers, punt 2.

5.3

Sneltoetsen Elsevier BTW Programma is grotendeels met het toetsenbord te bedienen. Hieronder staat een overzicht van de beschikbare toetsen. Navigatie Bewerken Functietoetsen Zie ook Knoppenbalk en Menubalk.

Navigatie © 2013 Reed Business bv

Bediening

Enter Pijl-omlaag Tab Pijl-omhoog Shift+Tab PgDn PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp Alt+PgDn Alt+PgUp End Home Ctrl+End Ctrl+Home Alt+pijl-links Alt+pijl-rechts F10 Alt+B Alt+E Alt+V Alt+I Alt+X Alt+H Shift+F10

Naar het volgende invulveld Naar het volgende invulveld Naar het volgende invulveld Naar het vorige invulveld Naar het vorige invulveld Blader naar het volgende invulscherm Blader naar het vorige invulscherm Naar het volgende tabblad Naar het vorige tabblad Naar het volgende hoofdonderdeel Naar het vorige hoofdonderdeel Verplaats de cursor naar einde woord of bedrag Verplaats de cursor naar het begin woord of bedrag Verplaats de cursor naar het laatste veld van een groep velden Verplaats de cursor naar het eerste veld van een groep velden Terug naar het vorige bezochte invul scherm (n.b. werkt alleen met de linker Alt-toets) Verder naar het volgende bezochte invul scherm (n.b. werkt alleen met de linker Alttoets) Activeert de menubalk. U kunt dan met behulp van de pijltjestoetsen het menu-item selecteren Activeert het menu Bestand Activeert het menu Bewerken Activeert het menu Verzenden Activeert het menu Instellingen Activeert het menu Extra Activeert het menu Help Activeert het rechtermuisknop menu

Bewerken Shift+End Ctrl+C Ctrl+X Ctrl+V Ctrl+Z Ctrl+A Shift+Pijl-omlaag Del Backspace Ctrl+D Ctrl+F, Ctrl+G Ctrl+E Ctrl+Ins Ctrl+Del

Inhoud van een invulveld selecteren Kopiëren Knippen Plakken Ongedaan maken Bewerken meerdere cellen Bewerken meerdere cellen Teken rechts van de cursor verwijderen Teken links van de cursor verwijderen Datum van vandaag invullen in een datumveld Van euro naar gulden in een bedrag-invulveld Van gulden naar euro in een bedrag-invulveld Lege regel invoegen Regel leeg maken

Functietoetsen Ctrl+O Ctrl+N


13

Bestand openen Nieuw bestand openen

14

BtwWin2013 Help

Ctrl+S Ctrl+P F1 F2 F3 F4 F5 F7 F8 F12 Alt+F12 Ctrl+Alt+C Ctrl+Shift+F1

5.4

Bestand opslaan Afdrukken Help bij dit scherm Bestandsbeheer Tekst zoeken in inhoudsopgave en/of invulscherm BTW-nummer verificatie Rekenmachine Waarschuwingen Notitie Opslaan als Schermafdruk Activeert Elsevier Communicatie Module Programma-info

Zoeken U kunt tekst zoeken in de inhoudsopgave en/of de invulschermen van Elsevier BTW Programma. Klik daarvoor op het icoon , druk op F3 of kies de optie Zoeken in het menu Extra. Vervolgens vult u in het veld 'Zoeken naar' de tekst in waarnaar u op zoek bent (dit kan ook een deel van een woord zijn). Desgewenst kunt u het hokje 'Alleen in inhoudsopgave zoeken' aanvinken. Is dit niet geselecteerd, dan wordt in de inhoudsopgave en in de invulschermen gezocht. Een lijst verschijnt met onderwerpen waarin het (deel van het) woord voorkomt. Selecteer het gewenste onderwerp en druk op Enter of klik op Zoeken.

5.5

Kantoorgegevens Via menu Instellingen > Kantoorgegevens kunt u uw kantoorgegevens invullen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor afdruk op de verzenden invoerverslagen (zie Afdrukken in menu Bestand). De gegevens worden niet verzonden. Bij de BTW-aangifte kunnen enkele gegevens van een intermediair worden meegestuurd. Deze gegevens vult u in op het scherm Algemeen\Bedrijfsgegevens. U kunt op dat scherm ook enkele gegevens (naam contactpersoon, beconnummer en telefoonnummer contactpersoon) overnemen die u hier bij Kantoorgegevens heeft ingevuld. Daartoe klikt u op het scherm Bedrijfsgegevens op de knop Kopieer contactpersoon uit kantoorgegevens.

Opslaggebied kantoorgegevens (Classic versie) De kantoorgegevens worden door BtwWin2013 Classic opgeslagen in de gebruikersdirectory. Bij standaardinstallatie is dit C:\Elsevier\2013\Kantoor. U kunt deze directory wijzigen via de optie Opslaggebieden wijzigen in menu Instellingen. U kunt de kantoorgegevens delen met andere (Classic-versies) van Elsevier-programma's (bijv. Elsevier BAS, CAS en VPB Programma Classic). Het kan daarvoor nodig zijn het opslaggebied te wijzigen in de directory die de andere Elsevier-programma's gebruiken voor de kantoorgegevens.

Database versie In de database versie worden de kantoorgegevens in de database opgeslagen en dus automatisch gedeeld met overige fiscale software van Elsevier.

5.6

Bestanden Classic-versie Alle aangiften BTW en opgaven ICP van één jaar worden per bedrijf opgeslagen in één bestand. U kiest zelf de naam van het bestand. De extensie van zo'n bestand ligt vast (O13a; t.w. letter O, getal 13 en letter a). © 2013 Reed Business bv

Bediening

15

Als u een aangiftebestand uitneemt uit de database wordt het bestand opgeslagen als Classic-bestand met deze extensie.

5.7

Voorkeuren Automatisch opslaan Selecteer inhoud veld bij binnenkomst RSS productservice bij opstarten Kleur Bedragen weergeven zonder €-teken Tekengrootte Lettertype Hints laten zien Standaardwaarden Taal

Automatisch opslaan Als u de optie Automatisch opslaan aanvinkt, wordt de aangifte elke 5 minuten opgeslagen (zonder dat u de vraagt krijgt of er moet worden opgeslagen). Wanneer u deze optie gebruikt moet u bestaande aangiften niet gebruiken om 'even wat te proberen', omdat er zonder vragen wordt opgeslagen. In geval van de Classic-versie: maak dan eerst een kopie en gebruik de kopie.

Selecteer inhoud veld bij binnenkomst Als deze optie is aangevinkt wordt ieder invulveld in zijn geheel geselecteerd als de cursor in het invulveld komt (via de pijltjes-toetsen, de tabtoets of door een muisklik). Op deze manier kunt u gegevens snel kopiëren, plakken of verwijderen.

RSS Productservice bij opstarten Hiermee kunt u aangeven of en hoe u bij elke keer opstarten van BtwWin de RSS Productservice nieuwsberichten wilt zien. Bij Geen berichten zet u deze service uit. Kiest u voor Alleen berichten voor dit programma, dan worden alleen nieuwsberichten getoond die te maken hebben met BtwWin2013, zoals updates van BtwWin2013, maar ook updates van Elsevier Communicatie Module. Én het verschijnen van de eerste versie van BtwWin2014 (rond 1 februari 2014). Bij installatie van de Classic-versie wordt de optie op Alleen berichten voor dit programma gezet. Bij de databaseversie is de standaard Alle berichten. N.B. De RSS Productservice via menu Help toont altijd alle nog aanwezige nieuwsberichten.

Kleur U kunt uit verschillende kleurcombinaties kiezen als achtergrondkleur van het programma. Bij de keuze voor Systeem krijgt u de Windows-systeemkleuren. Bij sommige instellingen van de Windows-kleuren kunnen teksten onleesbaar worden.

Bedragen weergeven zonder €-teken Op de invulschermen en in de invulvelden wordt het officiële euroteken (€) getoond. Als uw systeem niet beschikt over het eurosymbool, kunt u de optie Bedragen weergeven zonder €-teken aanvinken. Dan wordt geen euroteken getoond.


16

BtwWin2013 Help

Valutateken op afdruk Bij de afdrukinstellingen kunt u kiezen of en welk valutateken op de afdruk moet worden gebruikt (geen valutateken, de letter E of het euroteken €). Ga daarvoor naar menu Bestand > Afdrukinstellingen of menu Instellingen > Afdrukinstellingen (of klik in het afdrukscherm op de knop afdrukinstellingen).

Externe tekstverwerker gebruiken Vink deze optie aan als u uw eigen tekstverwerker (bijv. Microsoft Word) wilt gebruiken in plaats van de bij BtwWin meegeleverde RTF-editor. Deze tekstverwerker moet in staat zijn om RTF-bestanden kunnen bewerken.

Let op! Bij deze optie is het noodzakelijk dat RTF-bestanden verbonden zijn met uw tekstverwerker. Microsoft Word doet dit automatisch bij installatie. Is dit nog niet het geval, maak dan via de knop afdruk naar bestand in het afdrukscherm een RTF-bestand aan. Open de Verkenner, zoek dit bestand en dubbelklik erop. Windows vraagt nu naar het programma waarmee dit bestand geopend moet worden. Vink het hokje aan dat Windows altijd deze applicatie moet gebruiken. Is er een verkeerd programma verbonden met de RTF-bestanden, open dan de Verkenner en kies in het menu Extra voor Mapopties. Klik op het tabblad Bestandstypen. Zoek in het veld 'Geregistreerde bestandtypen' het RTF-type (Rich Text Format) op en klik op Verwijderen. Klik op Ja en maak nu een nieuwe verbinding aan zoals hierboven is beschreven.

Let op! Deze optie is niet getest op alle versies van Microsoft Word (laat staan andere rtf-tekstverwerkers) . Er kan dus geen garantie worden gegeven dat het voor andere programma's ook goed werkt. Tekengrootte U kunt desgewenst de schermverhoudingen (tekengrootte op het scherm e.d.) aanpassen.

Let op! Dit kan vreemde effecten tot gevolg hebben (bijv. dat velden niet meer op het scherm passen).

Lettertype U kunt desgewenst het lettertype dat op het scherm wordt getoond aanpassen. Standaard wordt het lettertype Arial gebruikt.

Hints laten zien U kunt hier aangeven na hoeveel milliseconden stilstand van de muis over een menu-item u een hint wilt zien over het menu-item waarboven de muis stilstaat. Standaard is de wachttijd 100 ms (miliseconden).

Standaardwaarden Via de knop Standaardwaarden maakt u de door uzelf aangepaste instellingen ongedaan en worden de oorspronkelijke instellingen teruggezet. Taal Via de keuze English kunt u ervoor zorgen dat de invulschermen voor een deel in het Engels worden getoond. De schermvertalingen gelden niet voor waarschuwingen, statusinformatie en de meeste bedieningselementen, buiten de invulschermen om. De vertaling geldt nadrukkelijk ook niet voor andere Elsevier programmatuur zoals CAS, DAS of ECM (Communicatiemodule). The choice English changes field-descriptions into English. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. The helpfile has no translations either, except for a special Explanation on filling in the VAT-form.


5.8

Bediening

17

Elsevier BTW Programma heeft een ingebouwde rekenmachine die te benaderen is via F5, het icoon optie Rekenmachine in het menu Extra.

of de

Rekenmachine

Deze rekenmachine kan optimaal samenwerken met de invulvelden van het programma. U kunt de uitkomst via de knop Plak direct in het veld kopiëren waaruit u de rekenmachine heeft gestart. Wilt u het antwoord niet kopiëren dan kunt u de rekenmachine verlaten via , Alt+F4 of door op Esc te drukken. Kopieer bij voorkeur geen teksten of getallen uit een ander programma in de invulvelden, dit kan in enkele gevallen tot problemen leiden. Twee rekenmethoden Knop C Knop CE Knop BS Knop > € Knop > ƒ Knop Plak Afronden

Twee rekenmethoden De rekenmachine kent, net als de rekenmachine in Windows, twee rekenmethoden:

1. Simpele berekening Hierbij wordt iedere keer na het invoeren van een getal de operator (plus, min, enz.) uitgevoerd en het tussentotaal bepaald (bijv. 3 + 4 * 2 = 7 * 2 = 14).

2. Wetenschappelijke methode Hierbij wordt eerst vermenigvuldigd of gedeeld en daarna pas opgeteld en/of afgetrokken (bijv. 3 + 4 * 2 = 3 + 8 = 11). Er kan ook gebruik worden gemaakt van het geheugen om een tussentotaal op te slaan. · · · ·

MC = Geheugen leegmaken MS = Bewaar de uitkomst in het geheugen (oude inhoud wordt vervangen) M+ = Tel de uitkomst op bij het getal in het geheugen MR = Plaats de inhoud van het geheugen op het scherm

Knop C Hiermee zet u de rekenmachine terug op 0.

Knop CE Hiermee wist u de ingevoerde bewerking (+, x, -, /).

Knop BS Hiermee wist u het laatst ingevoerde cijfer (backspace).

Knop > € Hiermee kunt u een bedrag in guldens omrekenen naar euro's.


18

BtwWin2013 Help

Knop > ƒ Hiermee kunt u een bedrag in euro's omrekenen naar guldens.

Knop Plak Hiermee plakt u het bedrag van de rekenmachine in het veld waar de cursor stond toen u de rekenmachine startte. Stond de cursor niet in een invulveld, dan gebeurt er niets.

Afronden Tussen de knoppen Plak en = staan twee knoppen waarmee u getallen met cijfers achter de komma naar boven

5.9

of naar beneden

kunt afronden.

Waarschuwingen Via F7, het icoon of menu Extra > Waarschuwingen opent u het waarschuwingenscherm. Ook als u in menu Verzenden de optie Verzendbestand BTW-aangifte aanmaken of Verzendbestand ICP-opgaaf aanmaken kiest, verschijnt dit scherm. Dit scherm geeft eventuele waarschuwingen , foutmeldingen en informatieve meldingen springt u naar het scherm waar de waarschuwing of foutmelding betrekking op heeft.

. Via hyperlinks

Verzendbestand Als er foutmeldingen ( ) op het scherm staan, is het niet mogelijk een verzendbestand te maken (als u het waarschuwingenscherm opent via het menu Verzenden). De knop Verder is dan gegrijsd. Staan er geen foutmeldingen (meer) op het scherm, dan kunt u wel een verzendbestand maken. Bepaal echter zelf of u de aangifte wilt gaan verzenden als er nog waarschuwingen (

) op het scherm staan.

Deze waarschuwingen verschijnen o.a. als u een schatting (5e of 5f) heeft ingevuld, terwijl dit vanaf 1 januari 2013 niet meer zou mogen.

5.10

Notitie Het is mogelijk om aan een invulscherm een eigen aantekening toe te voegen mbt het huidige bedrijf. U kunt hiervoor de menuoptie Extra > Notitie kiezen, op F8 drukken of op het icoontje klikken. Vul in het venster dat verschijnt de gewenste tekst in. U sluit het venster door op de knop te klikken rechtsboven in het venster. De notitie wordt nu automatisch opgeslagen en er verschijnt een geel notitieblaadje in het scherm.

Aantekening openen Om de aantekening te openen, gaat u naar het betreffende invulscherm en klikt u op het notitieblaadje rechtsboven op het scherm.

Aantekening verwijderen U kunt een notitie verwijderen door het te openen en de tekst te verwijderen. Vervolgens sluit u het venster zoals hierboven is beschreven.

5.11

Schermafdruk U maakt een schermafdruk via Alt+F12 of via het menu Bestand > Schermafdruk. In sommige schermen kunt u alleen maar Alt+F12 gebruiken. Wilt u de schermafdruk niet op de standaardprinter afdrukken, selecteer dan eerst een andere printer via menu Bestand > Printerinstellingen. © 2013 Reed Business bv

Bediening

5.12

19

Prullenbak / verwijderde klanten (Alleen in database-versie) Prullenbak Een verwijderd subbedrijf kunt u later desgewenst weer terugplaatsen, via menu Bestand > Prullenbak / verwijderde klanten. Ook kunt u het (sub)bedrijf permanent verwijderen (vanaf BtwWin2013 versie 1.2). Dit is echt definitief en kan niet meer teruggedraaid worden. In deze prullenbak worden zowel verwijderde hoofdbedrijven als verwijderde subbedrijven getoond. Het kan zijn dat het hoofdbedrijf verwijderd is, terwijl het subnummer actief is en andersom. In kolom Klant vlag betekent X dat het hoofdbedrijf verwijderd is. In kolom SubNr vlag betekent X dat het subbedrijf verwijderd is. U kunt één of meerdere regels selecteren (Shift + pijl omlaag of Ctrl + muisklik) Bij terugplaatsen van: · één regel met Klantvlag = X, worden eventuele subbedrijven met SubNr vlag = 0 van dát bedrijf ook teruggeplaatst. · één regel met Klantvlag = actief en SubNr vlag = X, wordt alleen het subbedrijf teruggeplaatst. Achtergrond In het scherm Bedrijfsgegevens kunt u via de knop Subnummers extra subbedrijven (met subnummers (B02, B03 enz., maar ook B01) aanmaken, en ook verwijderen. Het is gebleken dat in BtwWin het F2-scherm (bestandsbeheer) niet alle aangiftenbestanden (= documenten) weergeeft die de gebruiker verwacht. Via de knop F12 in dat bestandsbeheerscherm ziet men vaak wel alle verwachte aangiftenbestanden. Oorzaak is vaak dat die (sub)bedrijven van die documenten naar de prullenbak zijn verplaatst (mogelijk omdat de bedrijven in CasWin bij het overzicht van de BTW-klanten dubbel werden getoond). Als men die subbedrijven (met subnummer B01) terugzet via deze prullenbak kan het gebeuren dat de gebruiker in CasWin deze klant dubbel ziet (als hoofdbedrijf met B01 én als subbedrijf met ook subnummer B01). Daar was t/m versie 1.1 niets aan te doen. Vanaf versie 1.2 kunt u ook bedrijven permanent verwijderen. Het F2-scherm is in die zin belangrijk dat bij conversie vanuit BtwWin2013 naar BtwWin2014 dezelfde view wordt gebruikt en ook in BtwWin2013 zelf wordt bij conversie dezelfde view gebruikt als in BtwWin2012. Zaak is dus om het F2-scherm op orde te hebben !

Toon ook niet BTW-plichtige bedrijven Het kan zijn dat u - in BtwWin - een aangifte gemaakt heeft voor een bedrijf, en dat u later het vinkje Belastingplichtig voor BTW heeft weggehaald in het scherm Bedrijfsgegevens (Zie scherm Bedrijfsgegevens) . En dat u daarna deze klant verwijderd heeft in CAS. U kunt dit controleren, door een vinkje te zetten bij Toon ook niet BTW-plichtige bedrijven. Dan wordt zo'n bedrijf zichtbaar in dit scherm. In de kolom Type klant staat normaliter v VB of b B De kleine letters v en b betekenen resp. vennootschap en bedrijf 0De grote letters V en B betekenen resp. belastingplichtig voor VPB en belastingplichtig voor BTW Mocht u alsnog een BTW aangifte voor een verwijderd niet BTW-plichtig bedrijf willen gaan maken, dan kunt u met hulp van dit vinkje het bedrijf zichtbaar maken en vervolgens Terugplaatsen.


20

BtwWin2013 Help

6

Converteren en importeren

6.1

Converteren Werkt u met de Classic-versie van BtwWin2013 en heeft u Elsevier BTW Programma 2012 Classic gebruikt, dan kunt u de bedrijfsgegevens uit de bestanden van BtwWin2012 Classic converteren. Dit kan via menu Bestand > Converteren. Werkt u met de databaseversie van BtwWin2013 dan heeft u via menu Bestand > Converteren meerdere converteer-opties. Naast converteren uit het BTW Programma 2012 Database, kunt u ook converteren uit het BTW Programma 2012 Classic of uit het BTW Programma 2013 Classic:

In de Classic versie heeft u in bovenstaand scherm dus alleen de mogelijkheid om te converteren uit Elsevier BTW Programma 2012 Classic. In de databaseversie van Elsevier BTW Programma is conversie van de bedrijfsgegevens eenmalig, de bedrijfsgegevens blijven centraal opgeslagen. Speciale uitneem- en terugplaatsfuncties maken het ook mogelijk om de Classic-versie en de databaseversie naast elkaar te gebruiken. Converteert u uit 2012 en heeft u ICP-gegevens ingevuld in de laatste periode van 2012, dan kunt u ook de bedrijfsgegevens (afnemer, land en BTW-nummer) daarvan overnemen naar de eerste periode in 2013. Deze (ICP) bedrijfsgegevens komen NIET in de database, maar alleen in het aangiftebestand. Lees ook ICP Fiscale Eenheid i.v.m. de invulinstructie bij werkmaatschappijen die separaat ICP-opgaaf doen.

Converteren (vanuit Classic versie) Kiest u in BtwWin2013 database voor conversie uit BtwWin2012 Classic of BtwWin2013 Classic OF in BtwWin2013 voor conversie, dan verschijnt het Classic-bestandsbeheerscherm met de linksonder de knoppen Converteren, Uitschakelen bestand, Zoek opslaggebied, Print bestandslijst en Help. Converteren Selecteer de gewenste aangiften (zie hieronder) en klik op de knop Converteren. Er verschijnt een dialoogbox. Als u converteert uit 2012 vinkt u aan of u de basis ICP-gegevens (bedrijfsnaam, straat, plaats, landcode en identificatienummer) mee wilt converteren en of u alleen gegevens uit de laatste ingevulde periode wilt overnemen (anders worden voor zover mogelijk de basis ICP-gegevens uit alle ingevulde perioden overgenomen). N.B. Als u halverwege vorig jaar van periode bent geswitcht, zal dit niet 100% werken. De laatste ingevulde periode bepaalt welke perioden worden overgenomen. Als u bijvoorbeeld eerst twee kwartalen heeft ingevuld en daarna zes maanden, worden de gegevens van de twaalf maanden overgenomen en niet die van de eerste twee kwartalen. U controleert het opslaggebied (Classic-versie) en klik op de knop Start. De geselecteerde aangiften worden nu geconverteerd.



21

Selecteren U kunt meerdere aangiften selecteren door op Shift+Pijl-omlaag of Shift+Pijl omhoog (of Shift+de muisaanwijzer) te drukken. U kunt alles selecteren door op Ctrl+A te drukken. Uitgeschakelde (gegrijsde) bestanden, alleen lezen-bestanden (cursief) en bestanden die door iemand anders worden gebruikt (onderstreept) zijn geen onderdeel van de selectie. Uitschakelen bestand Bij het selecteren van meerdere of alle bestanden kan het voorkomen dat er enkele bestanden tussen staan die u juist niet wilt hebben. Door het bestand 'uit te schakelen' zorgt u ervoor dat een bestand niet in de conversie wordt opgenomen. Selecteer een of meerdere uit te schakelen bestanden en klik op de knop Uitschakelen bestand. De bestandsnaam wordt grijs en in de kolom Status verschijnt de term 'Uitgeschakeld'. Er gebeurt verder niets met het bestand zelf. Het bestand kan weer worden ingeschakeld door het uitgeschakelde bestand te selecteren en nogmaals op de knop Uitschakelen bestand te klikken. Zoek opslaggebied U kunt opslaggebieden zoeken via de knop Zoek opslaggebied. Geef de schijf aan waar de bestanden staan en klik op Start zoeken. Selecteer in de lijst van gevonden opslaggebieden het gewenste opslaggebied en klik op Kies opslaggebied. Print bestandslijst Hiermee maakt u een afdruk van de bestanden in dit bestandsbeheerscherm zo goed mogelijk gelijkend Help Hiermee roept u de help op en belandt u direct in het onderwerp Bestandsbeheer Classic (en niet in dit onderwep Converteren). Geconverteerde aangiften tellen nog niet direct mee voor het aantal aangiften (ivm uw licentie). U kunt dus alle aangiften converteren die u wilt; pas als u een aangifte opent en in gebruik neemt, loopt u mogelijk tegen de beperking van het aantal aangiften aan. Zie ook Licentiecheck.

Converteren (vanuit databaseversie) Als u kiest in BtwWin2013 database om uit de 2012-aangiftebestanden van BtwWin2012 database te converteren krijgt u het scherm te zien praktisch gelijk aan het scherm dat normaal opkomt bij Bestandsbeheer en dan de keuze voor Openen van of zoeken naar een bepaald aangiftenbestand (F2-scherm). In 2012 wel geconverteerde maar niet-in-gebruik-genomen aangiftebestanden ziet u niet bij de conversie naar 2013; om die mee te converteren moet u ze eerst in BtwWin2012 in gebruik nemen. N.B. Dezelfde beperkingen die voor het F2-scherm gelden (beschreven in Bestandsbeheer database) gelden ook voor dit scherm bij conversie. Converteren Selecteer de gewenste aangiften (zie hieronder) en klik op de knop Converteren. Er verschijnt een dialoogbox. U geeft aan of u ICP-gegevens mee wilt converteren (uit de laatste periode) en of u meldingen wilt onderdrukken (tbv bulkconversie) en klikt op de knop Start. De geselecteerde aangiften worden nu geconverteerd. Na afloop verschijnt een dialoog met een kort overzicht van de geconverteerde aangiften. Selecteren U kunt meerdere aangiften selecteren door op Shift+Pijl-omlaag of Shift+Pijl omhoog (of Shift+de muisaanwijzer) te drukken. U kunt alles selecteren door op Ctrl+A te drukken. Uitgeschakelde (gegrijsde) bestanden, alleen lezen-bestanden (cursief) en bestanden die door iemand anders worden gebruikt (onderstreept) zijn geen onderdeel van de selectie. Haal meer uit de help


22

6.2

BtwWin2013 Help

ICP Plus licentienummer Licentiecheck U kunt zelf controleren of u als klant/gebruiker geregistreerd staat. Daarvoor heeft u uw gebruikersnaam (emailadres) en wachtwoord (uw registratiegegevens) van onze website www.elsevierfiscaal.nl nodig. Deze gegevens zijn gekoppeld aan uw klantendossier. U voert de controle uit via Instellingen > Licentiecheck (en ICP Plus). Als de controle correct is uitgevoerd krijgt u o.a. de naam te zien van degene die het product heeft besteld. Ook wordt de aanwezigheid van een ICP Plus licentie gecontroleerd. ICP Plus licentie Elsevier BTW Programma 2013 kan worden uitgebreid met de volgende mogelijkheden: · Het invoeren van meer dan 500 regels per kwartaal in het onderdeel ICP-opgaaf. De limiet is 10.000 per opgaaf (het maximum aantal dat de Belastingdienst kan verwerken) voor zowel leveringen als diensten apart. · De mogelijkheid om ICP-gegevens (Leveringen én Diensten) in te lezen die door een ander programma zijn aangemaakt. Zie verder Importeren externe ICP-gegevens. · De mogelijkheid om het nog te verschijnen programma Elsevier BTW Refund Programma 2013 te downloaden (voor het terugvragen van in 2013 in het buitenland afgedragen BTW). U heeft hiervoor een aparte ICP Plus licentie nodig die u (als uitbreiding op Elsevier BTW Programma 2013) kunt bestellen via onze website of onze klantenservice. Zodra deze ICP Plus licentie is verwerkt (als u bijbestelt zal dat ca. twee werkdagen duren) kunt u via menu Instellingen > Licentiecheck (en ICP Plus) uw (nieuwe) licentie eenmalig activeren. Daarvoor heeft u uw gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord van onze website www.elsevierfiscaal.nl nodig en moet u onder dezelfde gegevens als klant geregistreerd zijn. Als u BtwWin2013 hebt kunnen downloaden is die registratie correct (zie ook hieronder bij Wachtwoord kwijt). Gebruikersnaam en wachtwoord Bij het controleren van uw licentie wordt u (eenmalig) gevraagd om uw gebruikersnaam en wachtwoord. Dit zijn de gegevens zoals u bekend bent als geregistreerd gebruiker van www.elsevierfiscaal.nl, namelijk een gebruikersnaam (emailadres) en wachtwoord. In het algemeen zijn deze gegevens ook gekoppeld aan uw bestellingen van producten. Als dit niet het geval is, kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Wachtwoord kwijt Als u uw wachtwoord niet meer weet kunt u een nieuw wachtwoord laten mailen via onze website. Let op! Uw gebruikersnaam en wachtwoord geven u wellicht toegang tot een groot aantal producten en diensten van Reed Business Media. Denk aan FiscaalTotaal, Productservice BasWin enz. Als u (of een ander) uw gebruikersnaam of wachtwoord wijzigt geldt dat voor al deze producten en diensten. Dat betekent o.a. dat een licentiecheck vanuit Elsevier BTW Programma 2013 (bijvoorbeeld om een bijgekochte ICP Plus licentie te activeren) ook moet worden gedaan met die gewijzigde gegevens. Als u dus problemen hebt met het controleren van uw licentie, ga dan na of u met uw huidige gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord nog toegang hebt tot andere diensten of doe navraag bij anderen die gebruik zouden kunnen maken van dezelfde inloggegevens. Haal meer uit de help

6.3

Importeren externe ICP-gegevens Via de optie Importeren externe ICP-gegevens in menu Bestand heeft u de mogelijkheid om ICP-gegevens in te lezen die door een ander programma zijn aangemaakt. Veel gebruikers hebben hun ICP-gegevens opgeslagen in spreadsheet- of databaseprogramma's. Met deze functie kunt u de ICP-gegevens veel eenvoudiger toevoegen aan Elsevier BTW Programma dan wanneer u alle gegevens moet knippen en plakken of handmatig moet invoeren. Om deze optie te kunnen gebruiken moet u beschikken over een ICP Plus licentie. © 2013 Reed Business bv


23

Check via het menu Help, optie Licentieinfo uw licentie.

Als de tekst 'U heeft een ICP Plus licentie ...' niet verschijnt herkent de software geen ICP Plus licentie en blijft de menu-optie Importeren externe ICP-gegevens in het menu Bestand grijs. De bestandsnaam van het BTW-dossier moet ook bekend zijn en daarin moet een juist BTW-nummer zijn ingevoerd. Anders blijft de menu-optie gegrijsd. Let op! Deze optie kan niet worden gebruikt om verzendbestanden van andere leveranciers in te lezen. Let op! U moet - importeren in een opgeslagen bestand met daarin een correct opgenomen BTW-nummer van het bedrijf - eerst bij ICP Opgaaf/Periode de periode kiezen waar de geïmporteerde gegevens terecht moeten komen Let op! Het kopje ICLnummer in het importbestand heet nog steeds zo (zodat u eerdere exportprogramma's niet hoeft te wijzigen).

Bestandsformaten Eisen aan inleesbestand Bestanden importeren

Bestandsformaten Het is mogelijk om twee verschillende bestandsformaten te importeren. U heeft de keuze uit: komma gescheiden-formaat: velden met gegevens gescheiden door een komma of puntkomma (extensie . txt of .csv) tab gescheiden-formaat: velden met gegevens gescheiden door een tab (extensie .txt) Als u wilt importeren vanuit een ander (boekhoud- of administratie)programma, adviseren wij u de handleiding/ helpfunctie hiervan te raadplegen om te achterhalen welk exportbestand dit programma ondersteunt.

Komma gescheiden-formaat Deze indeling, waarbij gegevens als platte tekst worden opgeslagen, wordt vaak gebruikt in spreadsheet- of databasesoftware (CSV staat voor Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden). Alle kolommen worden gescheiden door een komma of puntkomma en het einde van een rij wordt aangegeven met een nieuwe regel. U moet in BtwWin opgeven welk scheidingsteken is gebruikt.

Voorbeeld Als de gegevens 'Kantoornaam,Adres 123,Plaats' worden gelezen, dan worden drie velden gemaakt met de volgende waarden: · Kantoornaam · Adres 123 · Plaats

Tab gescheiden-formaat © 2013 Reed Business bv

24

BtwWin2013 Help

Bij het tab gescheiden-formaat zijn de waarden in het bestand van elkaar gescheiden door een tab.

Hoe maak ik een komma gescheiden- of tab gescheiden-bestand? U kunt op verschillende manieren een komma gescheiden- of tab gescheiden-bestand maken. De meest gangbare methode is met een spreadsheetprogramma, zoals Microsoft Excel. Let op! Als u met Excel werkt, neem de puntkomma (;) dan niet letterlijk op in uw bestand. Excel plaatst de puntkomma zelf als u uw gegevens naar een csv-bestand exporteert. Plaats bij voorkeur ook geen onafgeronde bedragen in bedragkolommen. Onjuist:

Juist:

Eisen aan inleesbestand Het inleesbestand moet wel aan bepaalde eisen voldoen, anders kan BtwWin het bestand niet (volledig) inlezen. In onderstaande tabel staat weergegeven welke kolommen u moet opnemen in het inleesbestand en welke invoer mogelijk is. Zie ook de bijzonderheden onder de tabel. 1

Veldnaam (kolommen) bedrijf

Mogelijke invoer maximaal 30 tekens

2

straat

maximaal 30 tekens

Opmerkingen langere namen worden afgekapt op 30 tekens langere namen worden afgekapt op 30 tekens



3 4 5

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

17

plaats

25

maximaal 30 tekens

langere namen worden afgekapt op 30 tekens landcode 2 letters verplicht minimaal 4 en maximaal 13 tekens verplicht (kopje heet nog steeds iclnummer iclnummer) BTW-identificatienummer (zonder landcode) van het bedrijf genoemd bij 1 bedrag_levering maximaal 9 cijfers, mag negatief zijn bedrag_ABC_levering maximaal 9 cijfers, mag negatief zijn jaar_correctie_leveringen 2 of 4 cijfers 07, 08, 09 of hele jaren (2007, 2008, 2009, enz.) tijdvak_correctie_leveringen maximaal 2 cijfers (1, 2, 3, 4 of 01, Zie voor correcties over 2010 02, 03, 04) voor correcties over tijdvak_correctie_diensten 2009 of eerder bedrag_correctie_leveringen maximaal 9 cijfers jaar_ABC_correctie_leveringen 2 of 4 cijfers 07, 08, 09 of hele jaren (2007, 2008, 2009, enz.) tijdvak_ABC_correctie_levering maximaal 2 cijfers (1, 2, 3, 4 of 01, Zie voor correcties over 2010 en 02, 03, 04) voor correcties over tijdvak_correctie_diensten 2009 of eerder bedrag_ABC_correctie_leveringmaximaal 9 cijfers en bedrag_dienst maximaal 9 cijfers, mag negatief zijn jaar_correctie_diensten 2 of 4 cijfers 10 of heel jaar (2010) tijdvak_correctie_diensten 2 cijfers evt. voorafgegaan door De aanduidingen 'mjf' enz. staan voor de 'k' (van kwartaal) of 'm' (van mogelijke 2-maands tijdvakken met 'jf' maand) of de aanduiding 'mjf', voor januari/februari enz... 'mam', 'mja' of 'mon' bedrag_correctie_diensten maximaal 9 cijfers Voor correcties over 2010

Bijzonderheden · · · · ·

De eerste regel (rij) moet zijn gevuld met de veldnamen. Het maakt niet uit in welke volgorde de kolommen (veldnamen) staan in het inleesbestand. De veldnamen zijn niet hoofdlettergevoelig. In de veldnamen mogen dus hoofdletters en/of kleine letters staan. De veldnaam iclnummer blijft iclnummer (en verandert dus niet in icpnummer) Alleen de velden landcode en iclnummer zijn verplicht. De overige velden mogen leeg zijn. Het veld iclnummer mag ook de twee letters van de landcode en de rest van het icl-nummer bevatten. In dat geval moet de landcode leeg zijn. De importwizard splitst dan bij validatie het ´verlengde icl-nummer' in landcode en icl-nummer. De landcode moet wel in de eerste regel staan vermeld.

Voorbeeld landcode; iclnummer; AT; U52813503; BE; 0405502362; of: ;landcodeiclnummer; ;ATU52813503; ;BE0405502362; · · · ·

De landcode moet uit 2 letters bestaan. Andere karakters worden verwijderd. Er mogen spaties vóór of ná of in bedragvelden, landcode of icl-nummer staan. De importwizard verwijdert deze. Er mogen punten in bedragen of het icl-nummer staan. De importwizard verwijdert deze. Er mogen komma's in bedragen staan. De importwizard verwijdert deze. Als er decimale getallen worden gebruikt met maximaal 2 cijfers achter de komma/decimale punt (123.456,7 of 123,456.12) wordt het


26

BtwWin2013 Help

· · ·

·

·

decimale deel afgekapt. N.B. Bedragen met meer dan 2 cijfers achter de komma kunnen niet goed worden verwerkt. Er mogen valutatekens vóór bedragen (bijv. €, £) staan. De importwizard verwijdert deze. Bedragen mogen negatief zijn. Het minteken mag vóór of ná het bedrag staan. Als een bedrag tussen haakjes staat, bijvoorbeeld (12345), dan leest de importwizard dit als een negatief bedrag, dus -12345. Bij de validatie van landcode en icl-nummer wordt alleen gecontroleerd of deze velden voldoen aan het minimum en maximum aantal karakters. Er wordt niet gecontroleerd of de landcode en het icl-nummer legaal zijn. Gebruik daarvoor de controlemogelijkheden in BtwWin zelf (zie Controle op buitenlandse BTWnummers). Tijdvak correcties: alleen de cijfers 1, 2, 3 en 4 of 01, 02, 03 en 04 kunnen worden ingelezen. Bij validatie worden 01, 02, 03 en 04 veranderd in resp. 1, 2, 3 en 4. Andere karakters worden verwijderd. Dit geldt voor correcties over de jaren t/m 2009. Vanaf 2010 zijn de tijdvakmogelijkheden uitgebreid. U kunt een 'k' vooraf laten gaan om aan te geven dat het om een kwartaal gaat. Ook kunt u als tijdvak een maand opgeven als de correctie over 2010 of later gaat. Het tijdvak van een correctie op een 2-maandstijdvak moet worden opgegeven met mjf (januari/februari), mam (april/mei), mja (juli/augustus) of mon (oktober/november). In geval van correcties wordt niet gecontroleerd of alle drie de correctievelden (jaar, tijdvak en bedrag) zijn gevuld. Gebruik daarvoor de controlemogelijkheden in BtwWin zelf (zie Controle op buitenlandse BTWnummers).

Bestanden importeren Ga als volgt te werk om externe ICP-gegevens te importeren: · Als u een komma gescheiden- of tab gescheiden-bestand wilt importeren, controleer dan eerst of het bestand de juiste set kolommen bevat die BtwWin nodig heeft (zie de tabel hierboven). · Zorg dat uw ICP Plus licentie is geactiveerd (eenmalig) via Instellingen > Licentiecheck (en ICP Plus). · ·

Kies nu eerst de periode waar u in wilt importeren bij ICP Opgaaf/Periode. Kies menu Bestand > Importeren externe ICP-gegevens.



· · · ·

27

Selecteer vervolgens het bestand dat u wilt importeren via de knop Bladeren. De te importeren regels verschijnen in het scherm. Geef aan welk scheidingsteken in het bestand wordt gebruikt (BtwWin heeft standaard het scheidingsteken Puntkomma geselecteerd). Klik op de knop Volgende.


28

BtwWin2013 Help

·

Klik in het tweede scherm op de knop Volgende. (Desgewenst kunt u ook eerst op de knop Valideren klikken om na te gaan of er fouten in het bestand staan.) Als er fouten in het bestand zijn, geeft BtwWin een melding en de foutieve records worden gemarkeerd. Is dat het geval, dan kunt u drie dingen doen: – U kunt de foutieve records verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken. – U kunt via de knop Vorige naar het eerste scherm gaan en daar de foutieve records wijzigen. – U kunt de foutieve records in het bronbestand wijzigen en het bestand opnieuw inlezen.



·

· · ·

29

Als er geen fouten (meer) in het bestand staan, komt u op het derde en laatste scherm van de importwizard. U kunt hier aangeven of u al eerder ingevoerde ICP-gegevens wilt laten staan of niet. Achter de periode staat aangegeven hoeveel regels al zijn ingelezen. Als u voor een periode al een verzendbestand heeft aangemaakt, wordt dit ook gemeld. Let op de huidige periode. Als u in de verkeerde periode gaat importeren moet u hier Annuleren en eerst de juiste periode kiezen bij ICP Opgaaf/Periode en vervolgens de stappen weer doorlopen van het importeren. Klik op de knop Voltooien. BtwWin vraagt om een bevestiging. Klik op OK om door te gaan. Wilt u de gemaakte keuzes nog wijzigen, dan kiest u Annuleren. Een melding verschijnt dat het importeren is voltooid.

Haal meer uit de help

7

Onderdeel Algemeen

7.1

Bedrijfsgegevens In BtwWin is een sterke koppeling met onze website www.elsevierfiscaal.nl aanwezig. RSS Productservice (nieuwsberichten van onze productservice) Licentiecheck (en ICP Plus licentie) voor het controleren van uw licentiegegevens én het ophalen van uw ICP Plus licentie. In het scherm Bedrijfsgegevens vult u algemene gegevens van het bedrijf en de wijze van aanlevering in. Let op dat niet alle gegevens van dit scherm verstuurd kunnen worden. Let op! Het papieren aangiftebiljet bevatte een aantal rubrieken die in de elektronische aangifte niet worden verzonden, zoals de mogelijkheid om een rekeningnummer in te voeren of een adreswijziging door te geven. Adresgegevens worden hoe dan ook NIET meegezonden met de BTW-aangifte. De BTW-aangifte is


30

BtwWin2013 Help

formeel niet bedoeld voor het vermelden van deze gegevens.

Verplichte gegevens Bedrijfsgegevens worden niet verzonden Geen accenttekens Rekeningnummer Einde bedrijfsactiviteiten met ingang van Omzetbelastingnummer Identificatie verzending (verplicht voor BTW) 'Heerlen-biljetten' nog niet mogelijk Suppletieaangifte Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak

Verplichte gegevens Voor dit scherm geldt dat alleen de met ** gemarkeerde gegevens elektronisch worden verzonden. U bent ook verplicht om deze gegevens in te vullen. De overige gegevens kunnen (nog) niet in het elektronisch bericht worden verzonden en dienen voor eigen gebruik en voor afdruk.

Bedrijfsgegevens worden niet verzonden De bedrijfsgegevens worden niet meegestuurd! De Belastingdienst bepaalt uitsluitend op grond van het omzetbelastingnummer voor wie aangifte wordt gedaan. Het is niet duidelijk hoe in dit verband zal worden omgegaan met een per ongeluk verkeerd ingevuld (maar correct) BTW-nummer. De BTW-aangifte is niet bedoeld voor het doorgeven van adreswijzigingen e.d.

Geen accenttekens De Belastingdienst accepteert geen accenttekens zoals ë, ô en ú. In Elsevier BTW Programma is het daarom niet mogelijk deze tekens in te voeren.

Rekeningnummer Het rekeningnummer voor teruggaaf kan niet worden verstuurd in het elektronische bericht. Het gegeven wordt wel afgedrukt.

Einde bedrijfsactiviteiten met ingang van Als u uw bedrijfsactiviteiten heeft beëindigd, vult u de datum in waarop u uw bedrijf heeft gestaakt. Dit gegeven kan niet worden verstuurd in het elektronisch bericht. Het gegeven wordt wel afgedrukt. Het is niet duidelijk of het in de toekomst mogelijk zal zijn dit gegeven te versturen.

Omzetbelastingnummer Het omzetbelastingnummer bestaat uit uw fiscaal nummer, gevolgd door de letter B en een subnummer van twee cijfers (ongelijk aan 00). Het omzetbelastingnummer is bepalend voor de identiteit van het bedrijf waarvoor aangifte wordt gedaan. Bedrijven met subnummers B02 en hoger invullen / aanmaken In de Classic-versie van BtwWin is het werken met subnummers (01 t/m 99) gemakkelijk. U vult gewoon het juiste subnummer in. In de databaseversie is dat een stuk lastiger. Er moet nl. altijd een hoofdbedrijf (met of zonder subnummer 01) aanwezig zijn (ook als u daar geen BTW-administratie van bijhoudt). Én u kunt dat nummer niet zomaar wijzigen (omdat het een zogeheten sleutelkenmerk is). Aan het hoofdbedrijf kunnen (sub)bedrijven worden toegevoegd met een subnummer (B02 t/m B99). Daarvoor kiest u voor het openen van een Nieuw bestand (toetscombinatie Ctrl+N). De wizard nieuw bestand verschijnt. Als het hoofdbedrijf al bestaat kiest u voor Een bestaande onderneming in de database en


Onderdeel Algemeen

31

klikt op Volgende. U komt in het scherm Kies onderneming.

N.B. U ziet hier alleen bedrijven! In de praktijk koppelt de Belastingdienst een IB-ondernemer en zijn eenmanszaak aan elkaar. Onze software kent de ondernemer niet als bedrijf, maar als een persoon en u zult dus niet de onderneming aan de ondernemer kunnen koppelen. U selecteert de onderneming en klikt op OK. U komt terug in de Wizard nieuw bestand:


32

BtwWin2013 Help

en klikt op de knop Subnummer toevoegen. N.B. Wilt u een nieuw aangiftenbestand maken voor een bedrijf met al bestaand subnummer, dan moet u NIET een subnummer toevoegen, maar eerst het juiste bedrijf kiezen via de dropdownbox achter Subnummer. (Zelfs als u in het scherm hiervoor Kies onderneming een bedrijf met subnummer B02 (of hoger) hebt gekozen, komt de wizard met het hoofdbedrijf op de proppen). Daarna geeft u het aangiftenbestand een naam (achter Naam nieuw bestand) en klikt op Voltooien. De instructie hierna is dan niet meer van toepassing. Het scherm Nieuw bedrijfsonderdeel verschijnt.

Hier kunt u het subnummer invullen alsmede aangeven of het voor de loonheffing of omzetbelasting is. Vul hier de bedrijfsgegevens in van het subbedrijf en klik op OK. U komt dan in het scherm Bedrijfsonderdelen dat de subbedrijven toont.


Onderdeel Algemeen

33

Klik op Sluiten. U komt weer terug in de wizard nieuw bestand. Vul een bestandsnaam (duidelijk onderscheidend van de andere subbedrijven) in en klik op de knop Voltooien. N.B. De bestandsnaam kunt u later evt. wijzigen via menu Instellingen > Documenteigenschappen. Naast Naam document (= bestandsnaam) kunt u daar ook de omschrijving aanpassen. Een evt. lege omschrijving wordt automatisch door BtwWin gevuld met het fiscaal nummer (incl. subnummer) en de naam van het bedrijf. Als u in het begin een nieuwe onderneming maakt, moet eerst een hoofdbedrijf worden aangemaakt. Dat hoofdbedrijf heeft dan per definitie een 01 als subnummer. Pas daarna kunt u een bedrijf met subnummer 02 aanmaken. Aangiftebestand/-document van een subbedrijf kiezen Om later een aangiftebestand/-document van een bedrijf met subnummer te kiezen, gebruikt u de F2-toets. Staat er geen bestand/document van het bedrijf tussen? Dan heeft u mogelijk wel het subbedrijf, maar nog geen aangiftedocument voor dat specifieke subbedrijf voor dit jaar aangemaakt! Ga dan naar menu Bestand > Nieuw en kies voor Een bestaande onderneming in de database. (Het [sub]bedrijf kan ook zijn verwijderd en in de prullenbak staan; ook dan ziet u dat niet in dit overzicht.) Tip van een klant: Ipv het lastige aanmaken van een aangifte voor een bedrijf met subnummer B02 in de databaseversie is het makkelijker om in de Classic-versie snel en simpel een (leeg) bestand voor een bedrijf met subnummer B02 aan te maken en vervolgens dat Classic-bestand in de databaseversie te importeren.

Identificatie verzending (verplicht voor BTW) Aangifte/opgaaf wordt gedaan door De keuze die u hier maakt bepaalt welke gegevens worden meegezonden. De regel(s) waarvoor ** verschijnt moet u voor de BTW-aangifte geheel en correct invullen. Deze gegevens worden in het elektronische BTWbericht opgenomen dat u naar de Belastingdienst stuurt. De identificatiegegevens onderaan het scherm zijn verplicht bij het indienen van een BTW-aangifte. Als er problemen zijn met de aanlevering zal de Belastingdienst contact opnemen met de persoon die hier is ingevuld. (In de praktijk blijkt dit echter niet altijd te gebeuren, aangezien de inspecteur deze gegevens niet direct ter beschikking krijgt maar daarvoor het archief moet raadplegen.) Als elektronisch aangifte wordt gedaan door een servicebureau vult u niet alleen de gegevens in van de contactpersoon die de aangifte verzendt, maar ook de gegevens van degene die inhoudelijk verantwoordelijk is voor de aangifte. Dit kan de belastingplichtige (het bedrijf) zelf zijn, maar ook een consulent (intermediair). Kiest u voor consulent en heeft u de kantoorgegevens ingevuld (zie menu Extra > Kantoorgegevens), dan kunt u de


34

BtwWin2013 Help

benodigde gegevens eenvoudig naar dit scherm kopiëren via de knop Contactpersoon kopiëren uit Kantoorgegevens. Identificatiegegevens in ICP-opgaaf Bij de ICP-opgaaf is het ook mogelijk een persoonlijke identificatie te verzenden van degene met wie de Belastingdienst contact kan opnemen over de inhoud van de ICP-opgaaf, maar het is niet verplicht. U kunt deze mogelijkheid op dit scherm dus afzetten, maar de Belastingdienst raadt het meesturen van de gegevens wel aan. Als u de vraag 'Identificatiegegevens ook verzenden in ICP-opgaaf?' met Ja beantwoordt, worden de gegevens verstuurd van degene die bij 'Aangifte/opgaaf wordt gedaan door' gekozen is als inhoudelijk verantwoordelijke, dat wil zeggen degene die is ingevuld achter Bedrijf of Consulent. In de ICP-opgaaf kunnen ten opzichte van de BTW-aangifte enkele extra identificerende gegevens worden opgenomen (Adres, Postcode en plaats). Het gaat hier om gegevens in Nederland! Het is bij de ICP-opgaaf niet mogelijk om twee contactpersonen (technisch én inhoudelijk) in het verzendbestand op te nemen. Het is ons niet duidelijk waarom de Belastingdienst voor een verschillende benadering heeft gekozen. ICP-opgaaf voor werkmaatschappij Als u afzonderlijk ICP-opgaaf doet voor een werkmaatschappij van een Fiscale Eenheid, waarbij de werkmaatschappij zelf geen BTW-aangifte doet, wordt de ICP-opgaaf verzonden met vermelding van het nummer van de werkmaatschappij én dat van de Fiscale Eenheid. Onze invulinstructie luidt: 1. Vul bij Bedrijfsgegevens de bedrijfsgegevens (met name btw-nummer en subnummer) in van de werkmaatschappij waarvoor de ICP-opgaaf wordt gedaan. 2. Vul bij ICP-opgaaf onder Fiscale Eenheid het nummer van de Fiscale Eenheid (de holding) in waaronder de werkmaatschappij valt. Als de Fiscale Eenheid ook de ICP-opgaaf doet hoeft u het scherm bij ICP-opgaaf/Fiscale Eenheid dus niet in te vullen. Ook als voor de werkmaatschappijen afzonderlijk zowel BTW-aangifte als ICP-opgaaf wordt gedaan is dit niet nodig.

Identificatie verzendend pakket In navolging van de situatie bij de aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting worden de BTWaangiften en ICP-opgaven die met Elsevier BTW Programma worden verzonden ook voorzien van een identificatie van het verzendende aangifteprogramma. De XML-bestanden worden voorzien van de leverancierscode REED en het versienummer van het programma. Dit stelt de Belastingdienst in staat om de kwaliteit van de aangeleverde bestanden met de softwareleveranciers te bespreken.

'Heerlen-biljetten' nog niet mogelijk In het buitenland gevestigde ondernemers kunnen nog geen aangifte doen via dit programma. Het is wel de bedoeling dat de Belastingdienst dit in de toekomst mogelijk gaat maken.

Suppletieaangifte Zodra (meestal na afloop van het jaar) blijkt dat er in de loop van het jaar te weinig of te veel omzetbelasting is aangegeven, bent u verplicht via een suppletieaangifte te veel aangegeven belasting terug te vragen of te weinig aangegeven belasting te vermelden. Het is echter geen officieel vastgestelde aangifte en kan dan ook niet elektronisch worden ingediend.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · · ·

Wijzigingen bedrijfsgegevens (3.1.3) Bedrijfsbeëindiging en faillissement (deel 28) Verbetering van eerdere aangiften (zgn. suppletieaangifte of jaarafrekening) (4.2.12)



Onderdeel Algemeen

7.2

35

Overzicht Op het scherm Algemeen\Overzicht worden de totalen getoond van de reeds ingevulde periodes. Als u uw muis over de omschrijving van het type aangiften beweegt, wordt de omschrijving een hyperlink. Klikt u vervolgens op de hyperlink, dan verschijnt een uitsplitsing per periode. Dus als u op Maandaangiften klikt worden onder in het scherm de twaalf maanden getoond met de bijbehorende omzet- en BTW-bedragen. N.B. Deze overzichten houden geen rekening met suppleties gering belang indien die als zodanig zijn ingegeven. Dit overzicht houdt wel rekening met de verschillende BTW-tarieven (21% en 19%) voor het hoge (= algemene) tarief BTW. Haal meer uit de help

7.3

Suppletieberekening In het onderdeel Suppletieberekening kunt u de werkelijk betaalde en ontvangen BTW vergelijken met de bedragen die op ingevulde aangiften in een heel jaar zijn vermeld.

Vrijwillige aanvullende opgaaf - oude methode Indien (meestal na afloop van het jaar) blijkt dat er in de loop van het jaar te weinig of te veel omzetbelasting is aangegeven, is het mogelijk via een aanvullende opgaaf te veel aangegeven belasting terug te vragen of te weinig aangegeven belasting te vermelden. Deze aanvullende opgaaf wordt meestal suppletieaangifte (Belastingdienst noemt het: suppletie omzetbelasting) genoemd. Het is echter geen officieel vastgestelde aangifte en kan dan ook niet elektronisch worden ingediend. U kon de papieren berekening t/m maart 2012 gebruiken als verzoek. De afdruk van het onderdeel 'BTW Totalen' kon toen nog desgewenst als bijlage worden toegevoegd. Ook de eerste aangifte van een volgend jaar biedt de mogelijkheid bepaalde posten af te rekenen, zoals de herrekening na toepassing (in het voorgaande jaar) van de voorlopige verminderingen bij de kleineondernemersregeling. In de praktijk wordt deze herrekening echter ook via de suppletieaangifte geregeld. Het is ook mogelijk om een biljet te printen overeenkomstig de layout van de suppletie omzetbelasting van de Belastingdienst. U moet dan het volgende invulvoorschrift in acht nemen: "Bij de omschrijvingen van de suppletie berekeningen geeft u als eerste de vraag aan, dan weet BtwWin waar de bedragen op het suppletie omzetbelasting terecht moeten komen. Dit geldt voor de vragen 1a t/m 4c." Voorbeeld:

Vanaf 2012 is het in BtwWin mogelijk om een percentage in te vullen op 2 cijfers achter de komma nauwkeurig. Ook kan men ervoor kiezen geen percentage, maar wel een bedrag aan BTW in te vullen. Bij een ingevuld percentage wordt een evt. ingevuld bedrag overschreven door het m.b.v. het ingevulde percentage berekende bedrag aan BTW. Een nieuwe optie is om aan te geven dat bij de berekening van de KOR de omzetbelasting NIET mee moet tellen, cf. Elsevier BTW Almanak 2013 24.2.9 e.v. © 2013 Reed Business bv

36

BtwWin2013 Help

U vult dan na het vraagnummer "S-OB" in (zie hierboven in het plaatje: 4b S-OB Verwervingen). Verplichting vanaf 2012 I.v.m. de vanaf 2012 ingegane wijziging van de AWR (artikel 10a) is er een informatieverplichting voor de omzetbelasting van kracht geworden: zodra een belastingplichtige constateert dat een aangifte over een tijdvak in de afgelopen 5 kalenderjaren onjuist/onvolledig is ingevuld is hij/zij verplicht de juiste/volledige informatie alsnog te verstrekken. Dit zou normaliter per suppletie moeten. De Belastingdienst streeft er echter ook naar de administratieve lasten niet te hoog op te laten lopen. Zie Suppletie van gering belang.

Alle aangiften Totalisering vindt plaats over alle ingevulde aangiften (behalve de jaaraangifte), ook als een aangifte wel is ingevuld in BtwWin maar niet met BtwWin is verzonden en ook als (door foutieve invoer bij het wisselen van kwartaal naar maandaangiften) een periode dubbel zou worden geteld. Het overzichtscherm BTW-aangifte \Periode waarschuwt overigens wanneer op deze manier een doublure ontstaat. BtwWin ondersteunt dus geen suppletie(aangifte) over een deel van het (boek)jaar.

Correctie voorgaand jaar Als in de eerste aangifte van het jaar gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om bedragen van het voorgaande jaar (bijv. met betrekking tot de kleineondernemersregeling KOR) in te vullen, kan dit bedrag voor de suppletieberekening worden gecorrigeeerd via het veld 'Correctie voorgaand jaar'.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · · · · ·

Verbetering van eerdere aangiften (zgn. suppletieaangifte of jaarafrekening) (4.2.12) Eerste aangifte 2013 (4.2.13.1) (afrekeningen die via de eerste reguliere aangifte kunnen worden geregeld) Geen of lagere boete bij vrijwillige verbetering (suppletieaangifte) (34.3.3.1) (i.v.m. verzuimboete) Vrijwillige verbetering; suppletieaangifte (34.4.4) (i.v.m. vergrijpboete) Balansschulden/jaarafsluiting (34.4.4.1)


8

Onderdeel BTW-aangifte

8.1

Periode BTW-aangifte Kies de periode waarvoor u de BTW-aangifte gaat verzorgen door op de gewenste periode te klikken of door een corresponderend cijfer in te voeren. Daarna vult u in de volgende schermen de gegevens van de BTW-aangifte in. De gegevens van alle periodes (van 2013) worden in één bestand opgeslagen. Als u de volgende aangifte gaat doen, kunt u de gegevens van de vorige periode(s) opnieuw bekijken door de gewenste periode te selecteren. Let op 1 Ook als u over de huidige periode geen omzet of BTW heeft moet u toch aangifte doen. Let op 2 U kunt ook van oude periodes gegevens invullen of van periodes die nog in de toekomst liggen. Het programma controleert hier niet op. Wel wordt aangegeven hoeveel dagen u te laat of te vroeg bent voor inzending, of dat u het verzendbestand reeds heeft aangemaakt. Het is niet mogelijk een BTW-aangifte te vroeg te verzenden; dit is een eis van de Belastingdienst.

Codes Het nummer dat we gebruiken bij de periodekeuze is alleen voor intern gebruik. Het wijkt af van de code van de Belastingdienst. De tabel van de Belastingdienst voor andere dan maandaangiften luidt als volgt (deze tabel wordt bij afdrukken en verzenden gebruikt): © 2013 Reed Business bv


Kwartaalaangiften 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

Code Belastingdienst 21 24 27 30

Onze selectiecode 41 42 43 44

Boekjaarkwartaal (1) Code Belastingdienst februari-april 22 mei-juli 25 augustus-oktober 28 november-januari 31


Boekjaarkwartaal (2) maart-mei juni-augustus september-november december-februari

Code Belastingdienst 23 26 29 32


Jaaraangifte

40

99

37

Als crisismaatregel mocht de ondernemer in 2009 en 2010 kiezen voor kwartaalaangiften, zonder rekening te houden met de normaal geldende grens (bij meer dan € 15.000 aan te betalen omzetbelasting per kwartaal moet normaal per maand aangifte worden gedaan). De ondernemer moest de Belastingdienst wel verzoeken om tijdelijke toepassing van de maatregel. Deze maatregel is eind mei 2010 verlengd voor 2011. En eind oktober 2010 heeft de staatssecretaris van Financiën (Weekers) deze maatregel structureel gemaakt als lastenverlichtende maatregel voor werkgevers. Dus ook voor 2013 geldt dat men in principe per kwartaal aangifte doet. Tijdstip indienen en betalen van de aangifte Een aangifte dient normaal binnen één maand na afloop van het tijdvak te worden ingediend én (indien van toepassing) te worden betaald. Let op dat jaaraangevers voor het indienen van de aangifte automatisch uitstel krijgen tot 1 april na afloop van het kalenderjaar, maar voor het betalen wél voor het eind van de maand na afloop van tijdvak (i.c. voor 1 februari het jaar erop) de belasting moeten betalen. Zie Elsevier BTW Almanak 2013 4.2.3 en 4.2.4.4.

Betalingskenmerk Uit de gegevens van de BTW-aangifte (periode van aangifte) en gegevens van de belastingplichtige (i.c. het omzetbelastingnummer) wordt het betalingskenmerk bepaald. Op de site van de Belastingdienst kunt u ook vice versa: van betalingskenmerk naar aangifte/aanslagnummer. Zie http://www.belastingdienst.nl/rekenhulpen/betalingskenmerk.


Aangiftetijdvak (4.2.1) Tijdstip indiening aangifte (4.2.3) Betalen van aangegeven belasting (4.2.4) Afrekeningen op eerste en laatste aangifte 2013 (4.2.13) Betaling per bank- of girorekening (4.2.4.1) (m.b.t. betalingskenmerk)


8.2

Binnenland Vul de gevraagde gegevens in. Bij 1a en 1b kunt u ervoor kiezen om het bedrag waarover omzet wordt berekend in te vullen en de daarbij behorende omzetbelasting zelf in te vullen óf – middels de knop naast het invulveld – door het programma uit


38

BtwWin2013 Help

te laten rekenen. Als u niet de omzet invult maar de omzetbelasting, berekent deze knop de netto-omzet (en de bruto-omzet incl. omzetbelasting). Let op dat er behoorlijke verschillen ontstaan t.o.v. de eigen administratie als u vanuit de omzetbelasting de netto-omzet laat berekenen. Bijvoorbeeld: Als startend ondernemer heeft u over de eerste periode slechts één faktuur aan te geven. Over een bruto bedrag van € 1496 belast met 6% BTW staat correct op de factuur aan BTW een bedrag van € 89,76 vermeld. Als u nu € 89 opgeeft bij omzetbelasting en het brutobedrag laat berekenen komt u uit op een bruto bedrag van € 1484. U kunt ook het brutobedrag invullen en het programma de bijbehorende omzetbelasting en het nettobedrag laten berekenen. Vink daartoe de optie Reken vanuit bruto aan. Een kleine marge van € 25 was toegestaan tussen het ingevulde en het normaliter berekende bedrag aan omzetbelasting. Als u die marge overschreed kon u t/m 2011 geen elektronische aangifte versturen. Dit was een eis van de Belastingdienst, zoals bleek uit hun gegevensspecificatie:

Helaas wist de Belastingdienst zelf niet hoe aangifte te doen als het verschil meer dan € 25 was. Onze tip luidde in die gevallen: Pas de aangifte aan zodat die wel elektronisch kan worden verzonden en stuur vervolgens een papieren suppletieaangifte in. N.B. Stuur NIET alleen een papieren suppletieaangifte in, want een suppletieaangifte is officieel geen aangifte! Wijzigingen i.v.m. BTW-verhoging per 1 oktober 2012 Als gevolg van de BTW-verhoging per 1 oktober 2012 van 19% naar 21% kunt u bij vraag 1a 21% en 19% apart aangeven. In het verzendbestand is er één veld voor de hoge BTW-tarief van zowel 21% als 19%; in ons programma vult u dit gescheiden in. Dit hebben we in 2013 bewust zo gehandhaafd. Een specialist Omzetbelasting, mede verantwoordelijk voor de externe communicatie, adviseert met klem om zowel prestaties die belast zijn met 19% btw als prestaties die belast zijn met 21% btw op aangiften vanaf 1 oktober 2012 alleen nog te vermelden onder rubriek 1a. Om deze reden is ook de rubrieksomschrijving veranderd van BTW 19% naar BTW ‘hoog tarief’ (en niet naar BTW 21%). Ook om deze reden is het invoerscherm van de elektronische aangifte omzetbelasting op het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst veranderd en is het nu – in tegenstelling tot voorheen – mogelijk om zowel het omzetbedrag (de grondslag) als het btw-bedrag zelf in te vullen (het wordt niet meer automatisch berekend). Zo is het mogelijk om zowel 19% als 21% omzet tegelijkertijd te verantwoorden onder rubriek 1a. Overigens gaf deze specialist wel toe dat de communicatie vanuit de Belastingdienst op dit punt wel wat duidelijker had gemogen. De BTW Almanak 2013 geeft evenmin duidelijkheid waar nu een prestatie belast tegen 19% moet worden ingevuld. Navraag bij de auteurs leerde echter dat zij eveneens van mening zijn, dat dit bij rubriek 1a moet



39

worden ingevuld. Heeft u een boekhoudpakket dat is aangepast en nu bij 1a alleen hoog tarief vermeld (bijv. SnelStart)? En kunt u dus niet gesplitst invoeren? Neem dan bij aangiften de bedragen over achter de 21%-regel. Bovengenoemde eis dat het verschil tussen ingevuld en berekende BTW hooguit EUR 25 mag zijn is door de BTW-verhoging komen te vervallen. Wij melden bij overschrijding dit wel, maar houden verzending niet meer tegen.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · · · · · · · · · ·

Prestaties binnenland (3.2) Leveringen/diensten belast met 21% (3.2.3) Leveringen/diensten belast met 6% (3.2.4) Tarieven (9.1) 6%-tarief (deel 10) Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0% (3.2.5) Privégebruik (3.2.6) Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast (3.2.7) Nultarief (deel 11) Verleggingsregelingen binnenland (3.3)

Toelichting Belastingdienst 1 Prestaties binnenland 2 Verleggingsregelingen binnenland Explanation 1 Transactions in the Netherlands 2 Domestic reverse-charge mechanisms English translation In BtwWin we have added the possibility to change the language of most of the field-descriptions into English. See menu Instellingen > Voorkeuren. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. This helpfile has no translations either, except for the special Explanation on filling in the VATreturn. Haal meer uit de help

8.3

Buitenland Vul de gevraagde gegevens in. Het bedrag bij 3b dient gelijk te zijn aan het totaal van de leveringen in Opgaaf Intracommunautaire Prestaties over dezelfde periode(s). Bij een maand-/kwartaalaangifte BTW wordt de omzet van de leveringen van de corresponderende periode van de opgaaf ICP vermeld.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · · · · · · · · · · ·

Prestaties naar/in het buitenland (3.4) Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer) (3.4.2) Uitvoer naar niet-EU-landen (deel 17) Leveringen naar landen binnen de EU (intracommunautaire leveringen) (3.4.3) Diensten in landen binnen de EU (intracommunautaire diensten) (3.4.4) Intracommunautaire leveringen (deel 16) Opgaaf ICP (3.4.5) Installatie (3.4.6) Televerkoop/afstandsverkoop (3.4.7) Afstandsverkopen (6.4) Prestaties uit het buitenland aan de Nederlandse ondernemer (3.5)


40

BtwWin2013 Help

· · · ·

Intracommunautaire verwervingen (deel 14) Verleggingsregeling bij invoer (15.2) Bedrag waarover bij invoer omzetbelasting moet worden betaald; douanewaarde (art. 19 W.) (15.1.8) EU-landen (deel 39)

Toelichting Belastingdienst 3 Prestaties naar/in het buitenland 4 Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht Explanation 3 Supplies and services to/in foreign countries 4 Transactions performed for you from abroad English translation In BtwWin we have added the possibility to change the language of most of the field-descriptions into English. See menu Instellingen > Voorkeuren. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. This helpfile has no translations either, except for the special Explanation on filling in the VATreturn. Haal meer uit de help

8.4

Berekening Bij rubriek 5 wordt het totaal van de te betalen of de terug te vragen belasting berekend. Het programma berekent het totaal van de omzetbelastingbedragen van de rubrieken 1, 2 en 4 bij 5a. Hierop worden vervolgens in mindering gebracht de aftrekbare voorbelasting (vraag 5b) en eventueel de vermindering voor kleine ondernemers (vraag 5d). Let op! Vul bij negatieve bedragen een liggend streepje in voor het bedrag. Dit tijdvak niets aan te geven Bijzondere teruggaven Hulpberekening kleineondernemersregeling (KOR) Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak

Dit tijdvak niets aan te geven Ook als u over de huidige periode geen omzet heeft of BTW hoeft aan te geven moet u toch aangifte doen. (Dit geldt niet voor de opgaaf ICP. U mag/kunt juist geen opgaaf ICP als er niets valt op te geven. Ook als u een verplichting hebt gekregen om bijv. voortaan ICP per maand te doen, blijft dit voorschrift gelden.)

Bijzondere teruggaven De elektronische aangifte bevat geen rubrieken voor bijzondere teruggaven, zoals oninbare vorderingen (voorheen de rubrieken 6a en 6b op het papieren aangiftebiljet). U moet schriftelijk een afzonderlijk verzoek om teruggaaf indienen voor bijzondere teruggaven. Om ervoor te zorgen dat uw verzoek snel wordt verwerkt, kunt u het beste specificaties en (her)berekeningen aan het verzoek toevoegen. Vermeld ook duidelijk op welk tijdvak het verzoek betrekking heeft.

Hulpberekening kleineondernemersregeling (KOR) Een ondernemer/natuurlijk persoon die per jaar na aftrek van voorbelasting niet meer dan € 1883 aan BTW is verschuldigd, krijgt een belastingvermindering die toeneemt naarmate de verschuldigde belasting afneemt. De vermindering is nooit meer dan de verschuldigde belasting. De hulpberekening kan gebruikt worden om de vermindering over een vorig jaar te berekenen of de voorlopige verminderingen van het lopende jaar (de van toepassing zijnde bedragen zijn sinds 2007 gelijk). De in de hulpberekening ingevulde en berekende bedragen worden niet verzonden in de BTW-aangifte.

KOR geldt per ondernemer De KOR geldt per ondernemer en niet per onderneming/bedrijf. De ondernemer die meer dan één onderneming drijft moet de KOR dus berekenen over de gezamenlijke bedragen van deze ondernemingen en niet per afzonderlijke onderneming. Bij samenwerkingsverbanden zoals een VOF of een maatschap is het van belang wie voor de BTW als © 2013 Reed Business bv


41

ondernemer wordt gezien. Voor de BTW is de VOF resp. de maatschap ondernemer en niet de natuurlijke personen die deel uitmaken van de VOF resp. de maatschap. Daarom geldt voor ieder van de vennoten of maten afzonderlijk, maar voor de VOF of maatschap in zijn geheel. Dat is immers de ondernemer. Als een natuurlijk persoon in meerdere samenwerkingsverbanden participeert, zal eerst moeten worden vastgesteld wie BTW-ondernemer is. Vervolgens kan elk van die BTW-ondernemers (in beginsel) de KOR toepassen. Concreet: als de heer A vennoot is in de VOF A-B, vennoot in de VOF A-C, vennoot in de VOF A-D en daarnaast een eenmanszaak heeft, is er sprake van 4 BTW-ondernemers, te weten de VOF A-B, de VOF AC, de VOF A-D en de eenmanszaak A. Deze vier ondernemers kunnen elk de KOR toepassen, mits zij uiteraard ook aan de andere voorwaarden voldoen. (Toelichting van de auteurs van Elsevier BTW Almanak). Zie voor verdere bijzonderheden, uitzonderingen en voorwaarden deel 24 in Elsevier BTW Almanak 2013.

Schattingen Volgens de toelichting bij de digitale aangifte omzetbelasting 2013 is het invullen van de schattingen (5e en 5f) vanaf 1 januari 2013 niet meer mogelijk. Indien u hier toch een bedrag invult, zullen we verzending niet tegenhouden, maar wél waarschuwen! Zie ook Elsevier BTW Almanak 2013 3.6.8.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 Voorbelasting, kleineondernemersregeling, schatting en eindtotaal (3.6) Voorbelasting (3.6.2) Aftrek van voorbelasting (deel 18) Vermindering volgens de kleineondernemersregeling (3.6.7) Kleineondernemersregeling (deel 24) Schattingsaangiften (3.6.8) Negatieve aangifte (art. 17 W.); andere teruggaven (4.2.9) Tijdig om teruggaaf verzoeken (4.2.9.2) Bijzondere teruggaven (art. 31 W.) (3.1.4) Bijzondere teruggaven (deel 19) Toelichting Belastingdienst 5 Voorbelasting, kleineondernemersregeling, schatting en eindtotaal Explanation 5 Input tax, small business scheme, estimate and final total English translation In BtwWin we have added the possibility to change the language of most of the field-descriptions into English. See menu Instellingen > Voorkeuren. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. This helpfile has no translations either, except for the special Explanation on filling in the VAT-return. Haal meer uit de help

8.5

Suppletie van gering belang Vanaf 2012 is de AWR zo gewijzigd dat onjuistheden/onvolledigheden in de aangifte omzetbelasting van maximaal 5 kalenderjaren terug direct moeten worden gemeld. Dit geldt ongeacht de hoogte van het te corrigeren bedrag. De Belastingdienst en ook de ondernemers zitten niet te wachten op een bulk van suppleties omzetbelasting. Daarom heeft de Belastingdienst het plan opgevat om suppleties van gering belang (dwz waarbij het totaal te betalen/ontvangen bedrag van de correctie minder bedraagt dan € 1.000) op te kunnen laten nemen in de periodieke aangifte. Voor suppleties van groter belang is per 1 april 2012 het gebruik van een suppletie omzetbelasting-formulier verplicht gesteld. Dit formulier kan ook worden afgedrukt met BtwWin om per post te worden opgestuurd naar het eveneens verplichte adres van het Landelijk Team Suppleties. U kunt die suppletie van gering belang apart invullen in BtwWin. Bij elke periodieke aangifte kunt u dan zo'n suppletie van gering belang invullen. Het verzendbestand bevat dan de opgetelde bedragen uit de reguliere periodieke aangifte plus die van de suppletie van gering belang.


42

BtwWin2013 Help

Er is een belangrijk invulverschil tussen die 2 soorten suppleties. Bij een suppletie van gering belang vult u de verschillen in met de eerder ingediende BTW aangifte van de rubrieken; dit kan dus positief of negatief zijn. Bij een suppletie via het PDF-formulier vult u in zoals u eigenlijk had moeten aangeven. Dit is zoals het voorheen ook altijd ging. Als gevolg van deze wijziging is ook BtwWin2012 gewijzigd. Vanaf versie 1.2 wordt de suppletie van gering belang - indien ingevuld op de daarvoor bestemde plek in BtwWin - opgeteld bij de reguliere aangifte en die optelling wordt verzonden. Deze optelling gaat op rubrieksniveau. Print u de aangifte uit voor eigen gebruik, dan ziet u niet 2 kolommen met bedragen, maar 4 kolommen met bedragen; de laatste 2 kolommen voor de suppletie van gering belang. Bedenk wel dat bij de suppletie van gering belang niet wordt bijgehouden over welke periode(n) die suppletie van toepassing is! In 2013 hebben we dit gehandhaafd. Het is niet verplicht de suppletie van gering belang in de reguliere aangifte op te nemen. U kunt deze ook via het PDF formulier printen en opsturen! Bezint eer ge begint Het gebruik van de mogelijkheid tot opnemen van een suppletie gering elang in de aangifte raden wij overigens af ! Stel dat u in de aangifte over eerste kwartaal 2012 (van € 8.500) een suppletie gering belang (over 2011) opneemt van € 400; bij elkaar € 8.900. In 2013 komt u bij controle erachter dat u het eerste kwartaal niet € 8.500 maar € 9.700 had moeten opgeven. U moet nu dus een suppletie doen via het PDF-biljet. Daarin moet u niet het verschil opgeven, maar hetgeen u daadwerkelijk had moeten opgeven. Maar omdat u in deze aangifte een suppletie gering belang hebt opgenomen van € 400, moet u deze € 400 nu weer opgeven. U geeft dus niet € 9.700 op, maar € 10.100 (zijn de € 9.700 + € 400). Tevens komt bij controle naar boven dat de suppletie over 2011 (van € 400) ook nog niet volledig was. Het eerst opgegeven bedrag van € 6.800 had niet naar € 7.200 moeten worden gesuppleteerd, maar naar € 8.300. U moet nu dus een nieuwe suppletie via het PDF-biljet indienen van € 7.900 (zijnde € 8.300 minus de eerder via aangifte opgenomen suppletie gering belang van € 400). Uw administratie via de boekhouding en de administratie via uw aangiften beginnen nu aardig uit elkaar te lopen. Bij het altijd gebruik maken van het PDF-biljet (via het onderdeel BTW Suppletie) geeft u altijd de uiteindelijke bedragen op. En dit zal dus altijd moeten kloppen met de administratie uit uw boekhouding. Haal meer uit de help

8.6

Toelichting De navolgende tekst is afkomstig van de aanvullende toelichting bij de digitale aangifte omzetbelasting.

1 Prestaties binnenland Leveringen van goederen U levert goederen als u: · goederen verkoopt · goederen in huurkoop geeft · onroerende zaken bouwt en oplevert, zoals woningen of bedrijfspanden Ook een vestiging van of verandering in rechten op onroerende zaken (bijvoorbeeld recht van erfpacht, opstal en erfdienstbaarheid) kan worden gezien als levering. Meer informatie hierover vindt u op www.belastingdienst.nl. · goederen levert en installeert of monteert, bijvoorbeeld een zonnescherm of een keuken · goederen intern levert



43

Interne levering van goederen Wij spreken van een interne levering als: · u goederen uit uw bedrijf gebruikt voor andere doeleinden dan bedrijfsdoeleinden, bijvoorbeeld voor privégebruik. Het privégebruik van bedrijfsgoederen geeft u aan bij vraag1d. · u in uw bedrijf goederen hebt gemaakt die u gaat gebruiken voor bedrijfsactiviteiten die (deels) zijn vrijgesteld van btw. Als u deze goederen bij een andere ondernemer zou hebben gekocht, zou u geen (volledig) recht op aftrek van btw hebben. Deze interne levering geeft u aan bij vraag 1a of 1b. · u goederen houdt voor privégebruik na beëindiging van uw bedrijf. De btw over de waarde van deze bedrijfsgoederen geeft u aan bij vraag 1d. U doet dit in de aangifte over het tijdvak waarin de goederen overgaan naar uw privévermogen.

Diensten Het begrip ‘diensten’ is heel ruim. Diensten zijn voor de btw alle handelingen waarvoor u een vergoeding vraagt en die geen leveringen van goederen zijn. Onder diensten vallen ook: · het uitvoeren van werkzaamheden Bijvoorbeeld reparaties, maar ook diensten van kappers, boekhouders, adviseurs, verhuurders, bioscoopexploitanten en bemiddelaars · iets juist niet doen Zo verleent iemand die tegen betaling nalaat een bepaalde handeling te verrichten, ook een dienst. · interne diensten Interne dienst Wij spreken van een interne dienst als: · u goederen uit uw bedrijf gebruikt voor diensten voor andere doeleinden dan bedrijfsdoeleinden, bijvoorbeeld voor privégebruik. Het privégebruik van deze bedrijfsgoederen geeft u aan bij vraag 1d. · u een dienst levert zonder vergoeding voor andere dan bedrijfsdoeleinden, bijvoorbeeld voor privégebruik. Bijvoorbeeld: u bent aannemer en u laat uw personeel een aanbouw plaatsen aan uw eigen huis. Deze interne diensten geeft u aan bij vraag 1d.

Btw berekenen bij interne leveringen van goederen en diensten Bij interne leveringen van goederen en diensten brengt u geen vergoeding in rekening. U berekent daarom als volgt de btw: · Als u bedrijfsgoederen onttrekt voor privégebruik, dan berekent u de btw over de waarde van de goederen op het moment van de interne levering. Als de waarde niet bekend is, bereken dan de btw over de kostprijs van de goederen op het tijdstip van de interne levering. · Als u bedrijfsgoederen privé gebruikt, dan berekent u de btw over de uitgaven die u hebt gedaan voor de goederen. · Als u interne diensten levert, gaat u uit van de kostprijs van deze diensten. U hoeft een interne levering van goederen of diensten alleen aan te geven, als u de btw over dit goed of deze dienst geheel of gedeeltelijk hebt afgetrokken.

1a en 1b Leveringen/diensten belast met hoog of laag tarief Vul in de kolom ‘bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend’ uw omzet in. Vul in de kolom ‘Omzetbelasting’ het btw-bedrag in. Het 6%-tarief geldt alleen voor leveringen van goederen en diensten die in tabel 1 bij de Wet op de omzetbelasting genoemd zijn. Margeregeling Handelt u in gebruikte goederen en maakt u gebruik van de margeregeling? Vul dan in de rechterkolom de btw over de winstmarge in. Als u zowel margeomzet als normale omzet hebt,telt u de te betalen btw bij elkaar op. Over een negatieve winstmarge mag u geen btw berekenen en aftrekken van de btw over uw normale omzet. Meer informatie over de margeregeling vindt u op www.belastingdienst.nl.

1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0% Vul deze vraag onder andere in de volgende situaties in: · U hebt een sportkantine en u kiest ervoor om een forfaitair btw-tarief van 11,5% btw te betalen over uw totale kantineontvangsten inclusief btw. · U hebt een bedrijfskantine en u kiest ervoor om een forfaitair btw-tarief van 6% btw te betalen over uw totale kantineontvangsten inclusief btw.


44

BtwWin2013 Help

1d Privégebruik Vul deze vraag alleen in de laatste aangifte van het jaar in. Vermeld de btw die u moet betalen over het privégebruik. Hiermee corrigeert u de btw die u in het afgelopen jaar hebt afgetrokken voor goederen en diensten die u geheel of gedeeltelijk privé gebruikt. Bijvoorbeeld: · privégebruik van een auto van de zaak · privégebruik van gas, water, elektra en telefoon · privégebruik van bedrijfsgoederen Let op! Hebt u uw bedrijf beëindigd en houdt u goederen voor privégebruik? Wacht dan niet tot de laatste aangifte van het jaar, maar geef de btw over de waarde van deze goederen aan in de aangifte over het tijdvak waarin de goederen overgaan naar uw privévermogen.

1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast Vul hier alleen goederen en diensten in die u in Nederland levert. Vul hier onder meer in: · leveringen van goederen en diensten in Nederland die vallen onder het 0%-tarief · leveringen van tabaksproducten · leveringen van goederen en diensten bij onderaanneming en uitlening van personeel in de bouw, de scheepsbouw, de metaalconstructie en de confectie-industrie waarbij de btw is verlegd naar de afnemer · leveringen van onroerende zaken, bijvoorbeeld een bedrijfspand, waarbij u en de koper hebben gekozen voor belaste levering en waarbij de btw is verlegd naar de koper · leveringen van mobiele telefoons of chips waarbij koper en verkoper hebben gekozen om de btw te verleggen · leveringen van afval en oude materialen waarbij de btw is verlegd naar de afnemer U vult hier ook diensten in die te maken hebben met de verwerking van afval en oude materialen waarbij de btw is verlegd naar de afnemer. Let op! – Leveringen van goederen en diensten die onder een vrijstelling vallen, hoeft u niet aan te geven. – Levert u goederen naar of diensten in het buitenland? Vul deze dan in bij rubriek 3.

2 Verleggingsregelingen binnenland 2a Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd Vul deze vraag alleen in als: · er goederen binnen Nederland aan u zijn geleverd, waarbij de btw naar u is verlegd · u diensten hebt afgenomen, waarbij een Nederlandse ondernemer de btw naar u heeft verlegd Als de btw naar u is verlegd, moet u als afnemer de btw aangeven. De leverancier zet geen btw op de factuur, maar vermeldt in plaats daarvan ‘btw verlegd’. Het gaat bijvoorbeeld om de volgende situaties: · U hebt goederen en/of diensten afgenomen waarbij onderaannemers of uitleners van personeel in de bouw, de scheepsbouw, de metaalconstructie en de confectie-industrie de btw naar u hebben verlegd. · Er zijn onroerende zaken, bijvoorbeeld een bedrijfspand, aan u geleverd en u hebt met de verkoper gekozen voor een belaste levering. · Er zijn mobiele telefoons of chips aan u geleverd , waarbij gekozen is om de btw naar u te verleggen. · U hebt leveringen en/of diensten van afval en oude materialen afgenomen waarbij de btw naar u is verlegd. De btw moet u zelf uitrekenen. Dit bedrag kunt u (zie voor de voorwaarden de toelichting bij vraag 5b) als voorbelasting aftrekken bij vraag 5b. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u vraag 2a en 5b volledig invullen.

3 Prestaties naar of in het buitenland 3a Leveringen naar landen buiten de eu (uitvoer) Vul hier de omzet in van goederen die u hebt uitgevoerd naar landen buiten de eu. Het gaat hier ook om © 2013 Reed Business bv


45

goederen die onder het stelsel van douane-entrepot worden gebracht.

3b Leveringen naar of diensten in landen binnen de eu Vul hier het bedrag in van de goederen en diensten die u hebt geleverd binnen de eu (uw intracommunautaire prestaties). Het bedrag dat u bij deze vraag invult, moet u specificeren in de opgaaf intracommunautaire prestaties (icp). Deze opgaaf vindt u in het beveiligde gedeelte van de internetsite onder het kopje ‘Overige formulieren’. Bij de intracommunautaire leveringen van goederen gaat u uit van de factuurdatum, ook als de feitelijke levering in een volgend tijdvak plaatsvindt. Bij de intracommunautaire diensten gaat u uit van het tijdvak waarin deze diensten worden geleverd. De factuurdatum is hierbij niet van belang. Intracommunautaire leveringen van goederen Bij intracommunautaire leveringen van goederen gaat het om: · goederen die u hebt geleverd aan een ondernemer in een ander eu-land U hebt deze goederen vervoerd (of laten vervoeren) naar een ander eu-land. De afnemer moet btw aangeven over de verwerving van deze goederen. · een nieuw vervoermiddel dat u hebt geleverd aan een particulier in een ander eu-land. U kunt deze levering niet opnemen in de opgaaf icp, omdat de particulier geen btw-nummer heeft. Stuur daarom een kopie van de verkoopfactuur en een begeleidende brief met daarin uw btw-nummer en het betreffende tijdvak naar: Belastingdienst/Central Liaison Office, Postbus 378, 7600 aj Almelo. · eigen goederen die u hebt overgebracht naar een ander eu-land Voor intracommunautaire leveringen van goederen mag u het 0%-tarief toepassen. U moet dan wel voldoen aan de volgende twee voorwaarden: · U kunt aan de hand van uw administratie aantonen dat de goederen naar een ander eu-land zijn vervoerd. · U kunt aantonen dat u goederen hebt geleverd aan een ondernemer met een geldig btwnummer. Intracommunautaire diensten Bij intracommunautaire diensten gaat het om diensten die u hebt geleverd aan een ondernemer in een ander eu-land. Deze ondernemer moet in het eigen land btw aangeven. Levert u een van de onderstaande diensten? Dan hebt u te maken met een uitzondering. De volgende diensten hoeft u niet aan te geven in uw aangifte en ook niet op uw opgaaf icp: · diensten die te maken hebben met onroerend goed, bijvoorbeeld verhuur en onderhoud · personenvervoer · diensten die te maken hebben met het verlenen van toegang tot evenementen op het gebied van cultuur, kunst, sport, wetenschap, ontspanning of onderwijs. Bijvoorbeeld muziekuitvoeringen, toneelvoorstellingen, circusvoorstellingen, kermissen, sportevenementen, filmvertoningen, beurzen en tentoonstellingen. · diensten die restaurants en cateringbedrijven leveren · verhuur van een vervoermiddel voor een aaneengesloten periode van maximaal dertig dagen of verhuur van een schip voor een aaneengesloten periode van maximaal negentig dagen Levert u diensten in het buitenland of neemt u diensten af in het buitenland? En wilt u weten of udegene bent die de btw van deze diensten moet aangeven? Gebruik dan het hulpmiddel Diensten in en uit het buitenland op www.belastingdienst.nl. Let op! Intracommunautaire diensten die in het land van uw afnemer zijn vrijgesteld van btw of zijn belast met 0%, hoeft u niet te vermelden in deze aangifte. Opgaaf aan Centraal Bureau voor de Statistiek Is het bedrag aan intracommunautaire leveringen van goederen meer dan € 900.000 per jaar? Dan moet u deze leveringen maandelijks opgeven aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (cbs). Neem voor meer informatie contact op met: cbs/Intrastat Infodesk, Antwoordnummer 5050, 6400 WC Heerlen, telefoon: (045) 570 64 00, © 2013 Reed Business bv

46

BtwWin2013 Help

e-mail: [email protected]

3c Installatie/afstandsverkopen binnen de eu Vul hier de omzet in van: · het monteren of installeren van goederen in een ander eu-land · de levering van goederen in andere eu-landen volgens de regeling van afstandsverkopen Deze regeling is van toepassing als aan alle volgende voorwaarden is voldaan: · Uw klant is: 1. een particulier of 2. een landbouwer die onder de landbouwregeling valt of 3. een ondernemer die alleen vrijgestelde goederen en diensten levert of 4. een rechtspersoon die geen ondernemer is · U zorgt voor het vervoer van de goederen naar uw klant. · Het totaalbedrag van deze leveringen komt uit boven een bepaald drempelbedrag. Dit drempelbedrag is per eu-land verschillend. U vindt de drempelbedragen op www.belastingdienst.nl. Bij installatie en montage van goederen moet u btw betalen in het eu-land waar de installatie of montage plaatsvindt. Is er sprake van afstandsverkopen, dan moet u btw betalen in het eu-land waar de goederen naartoe gaan.

4 Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht 4a Leveringen/diensten uit landen buiten de eu Vul deze vraag in de volgende gevallen in: · U hebt goederen ingevoerd van buiten de eu én u hebt daarbij gebruikgemaakt van de verleggingsregeling bij invoer. U doet dan wel aangifte bij de Douane, maar de btw geeft u aan op uw aangifte omzetbelasting. Hiervoor hebt u een vergunning nodig van de Belastingdienst. Voert u bepaalde ruwe grondstoffen in die in de wet zijn genoemd, dan is verlegging bij invoer verplicht. U hebt dan geen vergunning nodig. · U hebt diensten afgenomen van een ondernemer van buiten de eu, die de btw naar u heeft verlegd. U moet dan in Nederland btw aangeven. Vul in de linkerkolom de waarde in van de goederen en diensten die van buiten de eu aan u zijn geleverd. In de rechterkolom geeft u de btw aan. U hoeft deze bedragen niet te splitsen naar de verschillende btw-tarieven. De btw kunt u onder bepaalde voorwaarden (zie de toelichting bij vraag 5b) als voorbelasting aftrekken bij vraag 5b. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u vraag 4a en 5b volledig invullen.

4b Leveringen/diensten uit landen binnen de eu Vul deze vraag in de volgende gevallen in: · U hebt goederen gekocht van ondernemers uit andere eu-landen en die goederen zijn naar Nederland vervoerd. Dit heet een intracommunautaire verwerving. U moet dan in Nederland btw aangeven. Uw leverancier heeft geen buitenlandse btw in rekening gebracht. · U hebt diensten afgenomen van een ondernemer uit een ander eu-land, die de btw naar u heeft verlegd. U moet dan in Nederland btw aangeven. Vul in de linkerkolom de aankoopprijs in van de goederen en diensten die van binnen de eu aan u zijn geleverd. In de rechterkolom geeft u de btw aan. U hoeft deze bedragen niet te splitsen naar de verschillende btw-tarieven. De btw kunt u onder bepaalde voorwaarden (zie de toelichting bij vraag 5b) als voorbelasting aftrekken bij vraag 5b. Per saldo betaalt u dan geen btw. Toch moet u vraag 4b en 5b volledig invullen. Let op! Intracommunautaire diensten moet u vermelden in het tijdvak waarin deze diensten worden geleverd. De factuurdatum is hierbij niet van belang. Opgaaf aan Centraal Bureau voor de Statistiek Is het bedrag aan intracommunautaire verwervingen meer dan € 900.000 per jaar? Dan moet u deze verwervingen maandelijks opgeven aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (cbs). Neem voor meer informatie contact op met: cbs/Intrastat Infodesk, Antwoordnummer 5050, 6400 wc Heerlen, © 2013 Reed Business bv


47

telefoon (045) 570 64 00, e-mail: [email protected].

5 Voorbelasting, kleineondernemersregeling 5b Voorbelasting Voorbelasting is Nederlandse btw op goederen en diensten die u voor uw onderneming hebt aangeschaft of afgenomen. De voorbelasting bestaat onder meer uit: · btw die andere ondernemers aan u in rekening hebben gebracht · btw die u moet betalen, omdat de btw naar u is verlegd. Bijvoorbeeld door de toepassing van een verleggingsregeling (zie vraag 2a) voor: 1. goederen en diensten die u hebt afgenomen waarbij onderaannemers of uitleners van personeel in de bouw, de scheepsbouw, de metaalconstructie en de confectie-industrie de btw naar u hebben verlegd 2. aan u geleverde onroerende zaken, bijvoorbeeld een bedrijfspand, waarbij u en de verkoper hebben gekozen voor belaste levering 3. aan u geleverde mobiele telefoons of chips, waarbij gekozen is om de btw naar u te verleggen 4. goederen die u hebt afgenomen van een buitenlandse leverancier die geen vaste inrichting in Nederland heeft, én waarbij deze levering heeft plaatsgevonden in Nederland · leveringen van goederen en diensten die te maken hebben met afval en oude materialen, waarbij de btw naar u is verlegd · btw die u moet aangeven voor de invoer van goederen waarbij de verleggingsregeling bij invoer is toegepast (zie vraag 4a) · btw die u voor de invoer van goederen aan de Douane hebt betaald · btw die u moet aangeven (zie vraag 4b) voor: 1. een goederenlevering van een ondernemer uit een ander eu-land aan u (intracommunautaire verwerving) 2. diensten die een buitenlandse ondernemer aan u heeft geleverd, waarbij de btw naar u is verlegd · btw op agrarische producten en diensten Als u producten of diensten afneemt van een ondernemer die onder de landbouwregeling of onder de veehandelsregeling valt, mag u 5,4% btw als voorbelasting aftrekken van de prijs die u hebt betaald. U moet wel een zogenoemde landbouwverklaring hebben. De leverancier moet die verstrekken. Voorwaarden voorbelasting De btw die u als voorbelasting aftrekt, moet u kunnen aantonen met facturen die aan de wettelijke eisen voldoen. U vindt deze eisen op www.belastingdienst.nl. U mag de btw die u hebt betaald over de inkoop van goederen en diensten alleen aftrekken als u voldoet aan de volgende twee voorwaarden: · U gebruikt de goederen en diensten zakelijk, dat wil zeggen voor uw bedrijf. De btw over goederen en diensten die u uitsluitend privé gebruikt, is niet aftrekbaar. · U gebruikt de goederen en diensten voor activiteiten die belast zijn met btw. U kunt geen btw als voorbelasting aftrekken als u de goederen en diensten gebruikt voor vrijgesteldebedrijfsactiviteiten. Let op! Leveringen van goederen en diensten waarvan de btw-heffing wordt verlegd naar de afnemer of waarop het 0%-tarief van toepassing is, gelden ook als belaste bedrijfsactiviteiten. Het is mogelijk dat u goederen inkoopt of diensten afneemt die u: · gebruikt voor zakelijke doeleinden én privédoeleinden · gebruikt voor belaste én vrijgestelde bedrijfsactiviteiten In deze gevallen is er sprake van gemengd gebruik. Hiervoor gelden andere regels.

Gemengd gebruik: belast zakelijk en privégebruik Koopt u goederen die u zowel zakelijk (voor belaste doeleinden) als privé gebruikt? Dan kunt u kiezen tot welk vermogen u de goederen rekent. Actuele informatie hierover vindt u op www.belastingdienst.nl.

Gemengd gebruik: belaste en vrijgestelde bedrijfsactiviteiten Levert u zowel belaste als vrijgestelde goederen en diensten? Dan kunt u alleen de btw voor uw belaste bedrijfsactiviteiten aftrekken. De btw voor vrijgestelde bedrijfsactiviteiten kunt u nietaftrekken. U moet dan de btw


48

BtwWin2013 Help

splitsen in een aftrekbaar en een niet-aftrekbaar deel. U splitst de btw op basis van de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet. Als u kunt aantonen dat het werkelijke gebruik anders is, kunt u de btw ook splitsen op basis van het werkelijke gebruik voor belaste en vrijgestelde bedrijfsactiviteiten. Let op! De btw over bepaalde zakelijke investeringen en kosten kunt u niet aftrekken. Het gaat bijvoorbeeld om: · inkopen die u gebruikt voor vrijgestelde bedrijfsactiviteiten · eten en drinken in horecagelegenheden · inkopen die u gebruikt voor personeelsvoorzieningen als het voordeel voor de werknemer meer is dan € 227 per jaar

5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling Moet u in een jaar minder dan € 1.883 btw betalen? Dan kunt u in aanmerking komen voor belastingvermindering. Of u hoeft helemaal geen btw te betalen. Maakt u gebruik van deze kleineondernemersregeling? Vul dan hier het bedrag van de vermindering in. Het bedrag mag niet hoger zijn dan € 1.345 per jaar. Hoe u dit bedrag berekent, vindt u in de brochure De kleineondernemersregeling. U kunt deze brochure downloaden op www.belastingdienst.nl. U kunt bij deze vraag ook een correctie doen in verband met de kleineondernemersregeling.Bijvoorbeeld omdat u er in de loop van het jaar achter komt dat u meer omzet hebt dan verwacht. Zet in dat geval een minteken voor het bedrag van de correctie. Voorwaarden U hoeft geen toestemming te vragen voor de kleineondernemersregeling. U kunt van deze regeling gebruikmaken als u aan de volgende voorwaarden voldoet: · U hebt een eenmanszaak, een maatschap, een vennootschap onder firma of een man/vrouw-firma. · U moet na aftrek van de voorbelasting minder dan € 1.883 btw betalen in een jaar. · U voldoet aan uw administratieve verplichtingen voor de btw. De kleineondernemersregeling geldt niet voor rechtspersonen zoals een bv, stichting of vereniging. Verder mag u de regeling bijvoorbeeld niet toepassen: · als u landbouwer, veehouder, tuin- of bosbouwer bent en u hebt gekozen voor normale btwheffing · bij levering van een nieuw vervoermiddel naar een ander eu-land met toepassing van het 0%-tarief · bij verhuur van een onroerende zaak, als u daarbij hebt gekozen voor belaste verhuur In de brochure De kleineondernemersregeling leest u hier meer over. U kunt deze brochure downloaden op www.belastingdienst.nl.

5e en 5f Schatting van deze en van vorige aangiften Vanaf 1 januari 2013 kunt u geen gebruik meer maken van deze mogelijkheid

5g Totaal te betalen of terug te vragen Het aangifteprogramma berekent automatisch het bedrag dat u moet betalen of kunt terugkrijgen. Als u btw moet betalen, lees dan onder ‘Algemene informatie’ hoe u de belasting kunt betalen. Als u btw terugkrijgt, storten wij het bedrag zo snel mogelijk op het rekeningnummer dat u hebt opgegeven voor teruggaaf van btw.


8.7

Explanation English translation In BtwWin we have added the possibility to change the language of most of the field-descriptions into English. See menu Instellingen > voorkeuren. This does not apply to most of the menu's, the warnings or status information. This helpfile has no translations either, except for this special Explanation on filling in the VATreturn. N.B. This is an old version. The newest explanation does not have an English translation from the Tax Office.

1 Transactions in the Netherlands Your transactions are the goods or services you supply. © 2013 Reed Business bv


49

Supply of goods You supply goods if you: – sell goods – sell goods on hire purchase – build and supply immovable properties such as houses or business premises – supply goods and install or assemble them, e.g., sun blinds or kitchens – supply goods ‘internally’ Internal supply of goods Examples of internal supply of goods: – You withdraw goods from your business for purposes other than commercial operations, e. g., for your own private use. For example: private use of some product from your own shop. – You manufacture items in your business that you use for operational purposes later. If you had purchased this product from another company, you would not have been entitled to deduct part or all of the turnover tax. – You retain some items for private use after the discontinuation of your business. – You supply goods free of charge. You only need to declare an ‘internal supply of goods’ if you had deducted all or part of the turnover tax. Services The concept of ‘services’ can be interpreted quite widely. For purposes of turnover tax, services are all actions for which you receive payment and that do not involve the supply of goods. Services also include: – carrying out activities such as repairs and the services of hairdressers, bookkeepers, advisors, lessors, cinema operators, and intermediaries – refrain from doing something Someone who is paid to refrain from carrying out a particular action, is still providing a service. – internal services Internal services Examples of internal services: – You use some item that forms part of your business, for purposes other than commercial operations, e.g., for your own private use. You only need to declare an ‘internal service’ if you had deducted all or part of the turnover tax on the goods. – You provide a service for other purposes and without payment, e.g., for private purposes. For example: you are a contractor and you instruct your employees to build an extension to your own house. Calculating turnover tax in the case of internal supply and services In the case of the internal supply of goods and services, there is no payment due from the customer. You should calculate the turnover tax as follows: – If you take goods out of your business for private use, you should calculate the turnover tax on the value of those goods at the time of the internal supply. If the value is not known, calculate the turnover tax on the cost price of the goods at the moment the internal supply took place. – If you use business goods privately, then you should calculate the turnover tax on the basis of the amount spent to acquire those goods. Special rules apply to the calculation of © 2013 Reed Business bv

50

BtwWin2013 Help

this amount. – If you have supplied internal services, you should base your calculation on the cost of these services. Calculating the amount spent on goods The expenses you have made for the goods can be divided into the following 2 categories: – cost of purchase In the case of movable capital items that you use privately, you must pay turnover tax on the purchase price over a period of 5 years. In the case of immovable capital items that you use privately, you must pay turnover tax on the purchase price over a period of 10 years. Each year you therefore pay 1/5 or 1/10 of the turnover tax for the privately used items. – costs of maintenance, improvement and actual use You should calculate the costs each year on the basis of the proportion used privately. 1a and 1b Supplies/services taxed at 19% or 6% Enter the amount on which you owe 19% or 6% turnover tax in the left-hand column. This is your turnover for supplying goods and services in the Netherlands, exclusive of turnover tax. Enter the amount of turnover tax in the right-hand column The 6% rate only applies to supplies and services that are specifically referred to in the Turnover Tax Act. Margin scheme Do you use the margin scheme? In that case, you should enter the profit margin in the lefthand column and the amount of turnover tax due in the right-hand column. If you have both margin-based turnover and normal turnover, you should add up the turnover tax owed. You may not calculate turnover tax on a negative profit margin and deduct this from the turnover tax on your normal turnover For more information, please refer to the brochure Btw bij handel in gebruikte goederen (‘VAT for trade in used goods’). 1c Supplies/services taxed at other rates, except 0% Complete this question if you have delivered goods or provided services that are still subject to an old tax rate. 1d Private use Complete this question for the final tax return of the year only. Specify the turnover tax that you have to pay on private use. This effectively corrects the turnover tax that you deducted in the past year for services and supplies that you used in part or in full for your own private purposes. For example: – private use of a company car (12% of the notional car expenses for income tax) – private use of gas, water and electricity – internal supply and services 1e Supplies/services taxed at 0% or not taxed Here you should enter the turnover for which the turnover tax has been reverse-charged to your customer. This is the case if your business is not based in the Netherlands and you supply goods or services to a business that is based in the Netherlands. Also for subcontracting (e.g., construction work), supply of personnel and taxed supply of immovable property, the turnover tax is reverse-charged to the customer. Please Note! Do not state a turnover tax amount on your invoice. You should state: ‘Turnover tax reverse© 2013 Reed Business bv


51

charged’. This also applies to: – supply of waste and used materials for which the turnover tax has been reverse-charged to the customer – processing services such as separating, cutting and compacting waste and used materials for which the turnover tax has been revers-charged to the customer

2 Domestic reverse-charge mechanisms 2a Supplies/services for which the turnover tax has been reverse-charged to you Complete this question only if a Dutch entrepreneur has reversed the turnover tax to you. In that case, the supplier does not indicate turnover tax on his invoice and you, as customer, are liable to state the turnover tax yourself. It concerns, for example, the following situations: – You have received supplies and/or services for which your subcontractors or suppliers of personnel in the building industry, the shipbuilding industry, metal construction and the clothing industry have reversed the turnover tax to you. – Immovable property has been supplied to you and you have opted, with the seller, for taxed supply. – You have received supplies and/or services involving waste and used materials for which the turnover tax has been reversed to you. You have to calculate the turnover tax yourself. This amount can be deducted as input tax (see the explanation to question 5b for the conditions). On balance, you will not pay any turnover tax. Nevertheless, you have to fully complete questions 2a and 5b.

3 Supplies and services to/in foreign countries 3a Supplies to non-EU countries (export) Enter the turnover of goods you have exported from the Netherlands to countries outside the EU. This includes goods placed under the customs warehousing procedure in the Netherlands. 3b Supplies to or services in EU countries Enter the amount of your total intra-Community transactions (supplies and services) from the Netherlands. You have to specify the amount that you enter for this question in the Opgaaf intracommunautaire prestaties (‘Intra-Community transactions Return’). If you have not received a return, please apply for a form from the Tax and Customs Administration Limburg/Department of International Issues. You should base your specification for intraCommunity supplies on the invoice date, even if the actual supply takes place in a later period. You should base your specification for intra-Community services on the period in which these services are provided. The invoice date does not matter here. Intra-Community supplies Intra-Community supplies concern: – goods that you have delivered from the Netherlands to an entrepreneur in another EU country You have transported these goods (or arranged to have them transported) to another EU country. The customer must declare turnover tax for the intra-Community acquisition of these goods. – a new means of conveyance that you delivered from the Netherlands to a private individual in another EU country © 2013 Reed Business bv

52

BtwWin2013 Help

You cannot include this supply in the Intra-Community transactions Return, because the private individual has no VAT identification number. Therefore, you should send a copy of the sales invoice and an accompanying note stating your VAT identification number and the relevant period to: Belastingdienst/Central Liaison Office, Postbus 378, 7600 AJ Almelo, The Netherlands. – your own goods that you have transported from the Netherlands to another EU country You may apply the 0% rate to intra-Community supplies. However, you need to meet the following two conditions: – You can demonstrate, using your records, that the goods have been transported to another EU country. – You are able to show that you have supplied goods to an entrepreneur with a valid VAT identification number. Intra-Community services Intra-Community services are services that you have performed for an entrepreneur in another EU country. This entrepreneur has to declare turnover tax in his own country. The following services are not intra-Community, and hence need not be declared: – services related to immovable property, for example letting and maintenance – passenger transport – services related to culture, art, sports, science, recreation or education For example, musical performances, theatrical performances, circus performances, fairs, sports events, film performances, scientific conferences, trade fairs and exhibitions. – services offered by restaurants and catering services – hiring out of a means of conveyance for a maximum of thirty days or hiring out of a ship for a maximum of ninety days Please Note! Intra-Community services that are exempt from VAT or taxed at 0% in the customer’s country need not be stated in this tax return. Reporting to Statistics Netherlands (Centraal Bureau voor de Statistiek) Is the amount of the intra-Community supplies more than € 900,000 per year? If so, you will have to report these supplies monthly to Statistics Netherlands (CBS = Centraal Bureau voor de Statistiek). For further information, please contact: CBS/Intrastat Infodesk Antwoordnummer 5050 6400 WC Heerlen The Netherlands Telephone: +31 45 570 64 00 E-mail: [email protected] 3c Installation/distance sales inside the EU Specify the turnover of: – the assembly or installation of goods from the Netherlands in an EU Member State other © 2013 Reed Business bv


53

than the Netherlands – supply of goods from the Netherlands in other EU countries in accordance with the rules for distance sales These rules apply if the three following conditions are all met: – Your customer does not have a VAT identification number. – You arrange for the transportation of the goods to your customer. – The total amount of these supplies exceeds a certain threshold amount. This threshold amount differs amongst the various EU countries. The threshold amounts can be found on our website: www.belastingdienst.nl. With respect to the installation and assembly of goods, you are obliged to pay turnover tax in the EU country in which the installation or assembly takes place. In the case of distance sales you are required to pay turnover tax in the EU country for which the goods are destined.

4 Transactions performed for you from abroad 4a Supplies/services from non-EU countries Complete this question in the following cases: – You have imported goods from outside the EU into the Netherlands and you have used the reverse-charge mechanism on import. You must file a declaration to Dutch Customs, but the turnover tax should be declared in your Turnover tax return You need an authorisation for this from the Tax and Customs administration. If you import certain raw materials defined by law, reverse-charging upon import is obligatory. You do not need permission in this case. – You have received services in the Netherlands from an entrepreneur from outside the EU, who has reversed the turnover tax to you. In this case, you have to declare turnover tax in the Netherlands. Enter in the left-hand column the value of the transactions (supplies and services) that were performed for you from a non-EU country. Enter the turnover tax owed in the right-hand column. There is no need to provide a breakdown of these amounts according to the applicable turnover tax rates. You can deduct the turnover tax under certain conditions as input tax in question 5b (see the notes for question 5b). On balance, you will not pay any turnover tax. Nevertheless, you have to fully complete questions 4a and 5b. 4b Supplies/services from EU countries Complete this question in the following cases: – You have bought goods from entrepreneurs in other EU countries and the goods have been transported to the Netherlands. You are required to pay turnover tax in the Netherlands because this is a so-called intra-Community acquisition. Your supplier has not charged any foreign turnover tax. – You have received services in the Netherlands from an entrepreneur from another EU country, who has reversed the turnover tax to you. In this case, you have to declare turnover tax in the Netherlands. Enter in the left-hand column the purchase price of the transactions (supplies and services) that were performed for you from an EU country. Enter the turnover tax owed in the right-hand column. There is no need to provide a breakdown of these amounts according to the applicable turnover tax rates. You can deduct the turnover tax under certain conditions as input tax in question 5b (see the notes for question 5b). On balance, you will not pay any turnover tax. Nevertheless, you have to fully complete © 2013 Reed Business bv

54

BtwWin2013 Help

questions 4b and 5b. Please Note! You should state the services in the period in which these services are provided The invoice date does not matter here. Reporting to Statistics Netherlands (Centraal Bureau voor de Statistiek) Is the amount of the intra-Community acquisitions more than € 900,000 per year? If so, you will have to report these acquisitions monthly to Statistics Netherlands (CBS = Centraal Bureau voor de Statistiek). For further information, please contact: CBS/Intrastat Infodesk Antwoordnummer 5050 6400 WC Heerlen The Netherlands Telephone: +31 45 570 64 00 E-mail: [email protected]

5 Input tax, small businesses scheme, estimate and final total 5b Input tax Input tax is Dutch turnover tax on goods and services that you have bought or received for your business. Input tax includes: – turnover tax that other entrepreneurs have charged to you – turnover tax that you have to pay, because the turnover tax has been reverse-charged to you For example, under a reverse-charge mechanism (see question 2a) for: – supplies and services that you have received, for which your subcontractors or suppliers of personnel in the building industry, the shipbuilding industry, metal construction and the clothing industry have reverse-charged the turnover tax to you – immovable property supplied to you, and you have opted, with the seller, for taxed supply – goods that you have received from a foreign supplier who has no permanent establishment in the Netherlands, and the supply has taken place in the Netherlands – received supplies and services involving waste and used materials for which the turnover tax has been reverse-charged to you – turnover tax that you have to declare for the import of goods to which reverse-charging upon import was applied (see question 4a) – turnover tax that you paid to Customs for the import of goods – turnover tax that you have to declare (see question 4b) for: – intra-Community acquisition of goods – services that a foreign entrepreneur provided to you, and the turnover tax was reversecharged to you – turnover tax on agricultural products and services If you receive products or services from an entrepreneur who is subject to the common flatrate scheme for farmers or the livestock trading scheme, you may deduct 5.1% turnover tax by way of input tax from the price that you have paid. You do need to have a so-called agricultural certificate. The supplier has to provide you with one. Conditions for input tax deduction You must be able to provide evidence for the turnover tax that you deduct as input tax in the



55

form of invoices drawn up in the prescribed manner. Further information on this subject can be found in the brochure ‘Your business and VAT’ (Uw bedrijf en de btw, only available in Dutch). You can download this brochure from www.belastingdienst.nl. You may only deduct the VAT you paid on goods and services if you satisfy the following two conditions: – The goods and services are used for commercial purposes, i.e. for your business. VAT paid on goods and services used privately cannot be deducted. – The goods and services are used for VAT liable activities. You will not be allowed to deduct any VAT as input tax if you use the goods and services for tax-exempt transactions. Please Note! Supplies and services for which the levy of VAT is reverse-charged to the buyer or to which the 0% rate is applicable, are also regarded as taxed transactions. It is possible that you buy goods or services that you: – use for both commercial and private purposes – use for both VAT-liable and VAT-exempt business activities Such cases are known as ‘mixed use’. Other rules apply in these cases. Mixed use: VAT-liable, used for commercial and private purposes Do you purchase goods that you use both for business activities subject to tax and privately? If so, you can choose to which assets you allocate the goods: – You can allocate the goods to your private assets. In that case, you cannot deduct the turnover tax paid on the purchase. – You can allocate the goods partially to your private assets and partially to your business assets. In that case, you can only deduct the turnover tax paid on the purchase of the business portion. – You allocate the goods to your business assets. In that case, you can deduct all the turnover tax paid on the purchase of these goods. On the last return of the year, however, you must specify the value of turnover tax on the privately used portion under question 1d. Mixed use: VAT-liable and VAT-exempt business activities Do you supply both VAT-liable and VAT-exempt goods and services? If so, you can only deduct the turnover tax for your VAT-liable business activities. The turnover tax for your VAT-exempt business activities cannot be deducted. You must divide the turnover tax into a deductible and a non-deductible part. You divide the turnover tax based on the ratio between the turnover that is subject to tax and the turnover that is exempt from tax. If you are able to demonstrate that the actual use is different, you may also divide the turnover tax based on the actual use for taxed business activities and those that are exempt from tax. Please Note! You cannot deduct turnover tax paid on certain business expenses. It concerns for example: – purchases that you use for VAT-exempt business activities – food or beverages in catering establishments – purchases that you use for personnel facilities where the benefit for the employee exceeds € 227 per year 5d Reduction under the small businesses scheme © 2013 Reed Business bv

56

BtwWin2013 Help

You are entitled to apply the small businesses scheme if you meet the following three conditions: – You can prove that your turnover is achieved in the Netherlands only. – Your input tax relates to that turnover. – The turnover tax you owe does not exceed € 1,883 per annum. 5g Total amount due or to be refunded Calculate here what you owe or what should be refunded to you. If you owe turnover tax, please read the explanatory notes with general information you have received with your turnover tax return. If you are entitled to a refund, the Tax and Customs Administration will credit the amount to the account number shown on the front of the turnover tax return. Haal meer uit de help

9

Onderdeel ICP-opgaaf/Leveringen én Diensten

9.1

ICP Periode en overzicht afnemers De gegevens van alle periodes van 2013 worden in één bestand opgeslagen. Als u de volgende opgaaf gaat doen, kunt u de gegevens van de vorige periode(s) opnieuw bekijken door de gewenste periode te selecteren. Per periode kunt u voor maximaal 500 afnemers een ICP-opgaaf maken (maximaal 10.000 met de ICP Plus licentie). U vult alle van toepassing zijnde gegevens per afnemer in op een apart invulscherm dat u oproept via de knop Nieuw of (bij een al aangemaakt bedrijf) de knop Bewerken of door te dubbelklikken op de regel van de gewenste afnemer. Met de ICP Plus licentie kunt u ICP-gegevens inlezen die door een ander programma zijn aangemaakt. Bij volgende perioden kunt u de bedrijfsgegevens van afnemers uit een vorige periode overnemen via de knop Kopiëren uit andere periode. Periode ICP-opgaaf Nieuw Bewerken Sorteren Kopiëren uit andere periode Verwijderen Controle formaat BTW-nummers Opgenomen in verzending? BTW-nummer verificatie Dubbele regels in een kwartaal Fiscale eenheid Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak

Periode ICP-opgaaf Kies de periode waarvoor u de ICP-opgaaf gaat verzorgen. T/m 2009 waren alleen kwartalen mogelijk: 1e, 2e, 3e of 4e kwartaal. Vanaf 2010 is daarnaast per maand een ICP-opgaaf verplicht indien het bedrag van de leveringen meer dan € 100.000 per kwartaal bedraagt. Doet u normaal per kwartaal de ICP-opgaaf en blijkt in de tweede maand van het kwartaal dat u het grensbedrag overschrijdt, dan moet voor dat kwartaal een opgaaf verzorgen over een tijdvak van de eerste twee maanden gevolgd door een opgaaf over de derde maand van het kwartaal. Tenminste een jaar dient u dan maandelijks de ICP-opgaaf te verzorgen. Let op! U kunt ook van oude periodes gegevens invullen of van periodes die nog in de toekomst liggen. Het programma controleert hier niet op. Wel wordt aangegeven hoeveel dagen u te laat of te vroeg bent voor inzending. Het is niet mogelijk om een ICP-opgaaf "te vroeg" te verzenden, d.w.z. voor het begin van de periode. Een ICP-opgaaf mag wél tijdens de periode worden ingezonden, we laten dit in het programma na 10 dagen toe.



57

Uit de Memorie van Toelichting Zoals is aangegeven in het algemene deel van deze memorie bepaalt de nieuwe hoofdregel voor B2B-diensten dat de plaats van de dienst daar is gelegen waar de afnemende ondernemer de zetel van zijn bedrijfsuitoefening of een vaste inrichting heeft. Ingeval de afnemende ondernemer is gevestigd in een andere lidstaat wordt de belastingheffing in beginsel verlegd naar die afnemende ondernemer. De ondernemer die dergelijke diensten die onder de hoofdregel vallen verleent, moet dan ingevolge het nieuwe onderdeel c van artikel 37a, eerste lid, over het voor hem geldende tijdvak langs elektronische weg een lijst indienen bij de inspecteur waarop hij die afnemers vermeldt. Deze verplichting tot listing geldt door de uitbreiding van het ondernemersbegrip voor de plaats van dienst tevens indien de afnemer van bedoelde diensten een rechtspersoon, andere dan ondernemer, is, die voor btw-doeleinden is geïdentificeerd. Listing blijft achterwege voor de dienst die ingevolge de hoofdregel in een andere lidstaat is gelegen en die dienst daar is vrijgesteld. Onder vrijgesteld wordt in dit verband ook begrepen de dienst die als deze in Nederland zouden plaatsvinden met 0% zouden zijn belast met een recht op aftrek. Uit oogpunt van fraudebestrijding in het intracommunautaire verkeer is het tijdvak waarover de listing moet plaatsvinden in beginsel een kalendermaand (eerste lid). Hierop bestaan twee uitzonderingen. De eerste uitzondering (derde lid) betreft de situatie dat de ondernemer in totaal voor maximaal € 100 000 intracommunautair aan goederen levert binnen één kalenderkwartaal. In dat geval mag hij in plaats van over één kalendermaand zijn lijst indienen over een tijdvak van een kalenderkwartaal. Deze uitzondering is echter niet van toepassing als hij in de vier aan dit kwartaal voorafgaande kwartalen de € 100 000 heeft overschreden. Mocht een ondernemer gedurende het kalenderkwartaal deze grens overschrijden dan moet hij alsnog over die kalendermaand waarin dat geschiedt en eventuele reeds verstreken kalendermaanden in dat kalenderkwartaal een lijst indienen voor het einde van de volgende maand. In geval deze grens niet wordt overschreden heeft de ondernemer dus de vrijheid om als tijdvak een kalenderkwartaal of een kalendermaand te kiezen. De tweede uitzondering (vierde lid) betreft diensten waarvoor een lijst moet worden ingediend. Als de ondernemer dat verkiest mogen diensten per kalenderkwartaal worden gelist. Voor diensten geldt geen drempel zoals de € 100 000 bij intracommunautaire leveringen.

Codes Het nummer dat we gebruiken bij de periodekeuze is alleen voor intern gebruik. Het wijkt af van de code van de Belastingdienst. De tabel van de Belastingdienst luidt - waarbij JJ de jaaraanduiding is- als volgt (deze tabel wordt bij afdrukken en verzenden gebruikt):

Boekjaarkwartaal (2) Code Belastingdienst januari JJ101 februari JJ102 maart JJ103 april JJ204 mei JJ205 juni JJ206 juli JJ307 augustus JJ308 september JJ309 oktober JJ410 november JJ411 december JJ412

Onze selectiecode 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Kwartaalaangiften 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

Code Belastingdienst JJ100 JJ200 JJ300 JJ400


Speciale perioden januari-februari april-mei juli-augustus oktober-november

Code Belastingdienst JJ113 JJ214 JJ315 JJ416


Jaaraangifte

JJ040

99

Deze periode niets aan te geven Als over de periode geen sprake is van intracommunautaire leveringen/diensten of van overbrenging van eigen


58

BtwWin2013 Help

goederen, hoeft u de opgaaf niet in te dienen. Elektronisch mág u zo'n opgaaf zelfs niet insturen. BtwWin controleert dan ook op een 'lege' ICP opgaaf en houdt zonodig verzending tegen. Een BTW-aangifte moet u wél altijd indienen.

Nieuw Via de knop Nieuw voegt u een nieuwe afnemer toe en kunt u de bedrijfsgegevens van de afnemer, de intracommunautaire leveringen/diensten en eventuele correcties op eerdere opgaven invullen. Zie ook ICP Leveringen en correcties.

Bewerken Selecteer een bedrijf en klik op de knop Bewerken of dubbelklik op de regel om de gegevens van een eerder ingevulde afnemer te wijzigen.

Sorteren Klik op de kopbalk boven de kolom waarop u wilt sorteren. Een tweede keer klikken geeft de omgekeerde volgorde.

Kopiëren uit andere periode Via de knop Kopiëren uit andere periode kunt u in een andere periode ingevulde bedrijfsgegevens van afnemers overbrengen naar de ICP-opgaaf van de huidige gekozen periode. Zie ook ICP Kopiëren uit andere periode.

Verwijderen Selecteer een afnemer en klik op Verwijderen om een eerder ingevuld record leeg te maken.

Controle formaat BTW-nummers Als het ingevulde BTW-nummer niet voldoet aan het voor het desbetreffende land geldende formaat, verschijnt een vraagteken (?) achter het nummer. Is de ingevulde landcode onbekend, dan verschijnt een vraagteken (?) achter de landcode. Zie ook ICP Leveringen/diensten en correcties en Controle op buitenlandse BTW-nummers.

Opgenomen in verzending? Een ingevuld record van een afnemer wordt verzonden als de landcode correct is, als er een BTW-nummer is ingevuld (ook al voldoet het niet aan het geldende formaat van het desbetreffende land!) en als er een bedrag is ingevuld. Bij correcties op eerdere opgaven dienen ook het jaar en de periode te zijn ingevuld. Op het scherm ICP-opgaaf staat achter 'Opgenomen in verzending?' aangegeven of een record wel of niet wordt verzonden. Op het scherm ICP wordt dit weergegeven in de kolom V: Een hoofdletter V geeft aan dat het record wordt opgenomen in de verzending en dat het BTW-nummer voldoet aan het formaat. Een kleine letter v betekent dat het record wel wordt opgenomen in de verzending maar dat het BTWnummer twijfelachtig is. Als er bij een regel niets staat in kolom V wordt het record niet verzonden.

BTW-nummer verificatie Als u over een internetverbinding beschikt, kunt u controleren of de door u ingevulde BTW-nummers geldig zijn. Klik hiervoor op F4, de knop BTW-nummer verificatie of kies de optie BTW-nummer verificatie in menu Extra. Zie ook Controle op buitenlandse BTW-nummers. Nadat u de internetverificatie heeft uitgevoerd verschijnt achter de gecontroleerde nummers een C in de kolom Verificatie. Naast de C verschijnt een A als het nummer voorkomt in de VIES-database of een X als het nummer niet wordt gevonden. Tevens komt de datum van de laatste verificatie op het scherm te staan. Geavanceerde controle met bewijsvoering Vanaf BtwWin2010 maken we gebruik van een geavanceerde methode van Vies-verificatie die ook © 2013 Reed Business bv


59

identificerende gegevens oplevert, i.v.m. bewijsvoering. Deze gegevens worden afgedrukt bij de ingevoerde gegevens. Op het moment van afsluiten van dit programma lijkt de service niet altijd aanwezig te zijn. Bij Instellingen kunt u deze methode afzetten. Er wordt dan teruggevallen op de tot nu toe gebruikte methode. Als het niet mogelijk is om de BTW-nummer verificatie uit te voeren omdat de http-verbinding is afgeschermd, kunt u een andere proxyserver instellen via menu Instellingen > Proxyserver (t.b.v. verificatie). Zie ook de uitleg hiervóór.

Dubbele regels in een kwartaal Als er dubbele regels in een kwartaaloverzicht staan, dat wil zeggen voor één afnemer meerdere leveringen/ diensten of meerdere a-b-c-leveringen of meerdere (a-b-c-)correcties met precies dezelfde tijdvakken, dan wordt een waarschuwing opgenomen in het waarschuwingenscherm. Dit is officieel namelijk niet toegestaan. Alle leveringen, diensten, correcties e.d. in een kwartaal dienen per afnemer te worden opgeteld. Wij houden de verzending van een dergelijk bestand niet tegen, maar het is mogelijk dat u opmerkingen van de Belastingdienst krijgt. Dubbele invoer van bedrijven (dat wil zeggen meerdere invulschermen per afnemer) in een kwartaal wordt niet tegengehouden, omdat het in de praktijk mogelijk is dat er voor een bedrijf meer dan vier correcties of a-b-ccorrecties zijn (op een scherm kunnen maximaal vier correcties of vier a-b-c-correcties worden ingevuld). Ook de import van externe ICP-bestanden wordt hierdoor niet extra bemoeilijkt.

Fiscale eenheid Als u aangifte doet voor de afzonderlijke werkmaatschappijen van een fiscale eenheid moet u voor elke werkmaatschappij een apart bestand maken. De algemene bedrijfsgegevens van de fiscale eenheid (met name het BTW-nummer) dient u dan in elk bestand te vermelden. Zie het scherm ICP-opgaaf\Fiscale eenheid voor de gegevens van de fiscale eenheid.


Opgaaf intracommunautaire prestaties (Opgaaf ICP) (3.8) Opgaaf ICP te laat (3.8.3.1) BTW-identificatienummers EU-landen (16.1.6.3) Verificatie BTW-identificatienummer (16.1.6) Onjuist BTW-identificatienummer (16.1.7)


9.2

ICP Kopiëren uit andere periode In het scherm Kopiëren uit andere periode (dat u opent via de knop Kopiëren uit andere periode op het scherm ICP-opgaaf\ICP) kunt u de bedrijfsgegevens van afnemers kopiëren uit andere periodes. U kunt vanuit elke willekeurige periode ICP-gegevens kopiëren naar de huidige periode. Op deze manier kunt u bijv. van kwartaal snel naar een twee-maandsperiode (igv de grens voor het niet verplicht doen van maandopgaaf wordt overschreden). U kiest dan de twee-maandsperiode als huidige periode en kopieert vanuit het kwartaal. · ·

Selecteer achter 'Van periode' de gewenste periode van waaruit de gegevens moeten worden gekopieerd. Selecteer de afnemers die u wilt overbrengen. U kunt snel alle afnemers selecteren met de knop Alles selecteren eronder.

· ·

Klik op de knop met de pijl (=>>). Klik op de knop Terug. De afnemers staan nu in de huidige periode.



60

9.3

BtwWin2013 Help

ICP Leveringen, diensten en correcties Per afnemer vult u alle van toepassing zijnde gegevens in. Het kan daarbij gaan om een levering, een a-b-clevering, een dienst en/of correcties op eerdere opgaven. Per opgaaf kunt u voor maximaal 500 afnemers gegevens invoeren. Als u beschikt over ICP Plus licentie is dit aantal 10.000 voor zowel leveringen als diensten (het maximumaantal voor verzending). Een ingevuld record (van een afnemer) wordt verzonden als de landcode correct is, als er een BTW-nummer is ingevuld (ook al voldoet het niet aan het geldende formaat van het desbetreffende land!) en als er een bedrag is ingevuld. Bij correcties op eerdere opgaven dienen ook het jaar en de periode te zijn ingevuld. Als er in het geheel geen bedragen worden ingevuld wordt de afnemer niet opgenomen in de verzending. Bedrijfsgegevens afnemer Land en identificatienummer Intracommunautaire prestaties Correcties op eerdere opgaven Opgenomen in verzending? Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013

Bedrijfsgegevens afnemer Deze gegevens zijn alleen voor eigen gebruik. Ze kunnen niet in het verzendbestand worden opgenomen.

Land en identificatienummer Dit zijn de gegevens op grond waarvan het betreffende bedrijf wordt geïdentificeerd. BtwWin toont een melding als het ingevulde BTW-nummer niet voldoet aan het voor het desbetreffende land geldende formaat. Zie ook Structuur BTW-identificatienummers. De landcode moet dus eerst correct zijn ingevuld, druk eventueel op Ctrl +L om de landcode te kiezen. Let op Voor Spanje geldt dat het eerste en het laatste karakter van het nummer zowel een cijfer als een letter kan zijn, maar ze mogen niet allebei een cijfer zijn.

Intracommunautaire prestaties Bij dit onderdeel vermeldt u het totaal van de in het afgelopen tijdvak verrichte intracommunautaire (A-B-C) leveringen en diensten aan deze afnemer. Het totaal van alle leveringen/diensten aan alle afnemers moet gelijk zijn aan het bedrag dat u op uw aangifte(n) omzetbelasting over dezelfde periode heeft aangegeven bij vraag 3b.

Leveringen Vul het van toepassing zijnde bedrag in.

A-B-C-leveringen (vereenvoudigde regeling) Dit invulveld vult u alleen in als u als tussenhandelaar bent opgetreden en daarbij gebruik heeft gemaakt van de vereenvoudigde a-b-c-regeling.

Diensten Vanaf 2010 moeten ook diensten worden opgegeven. Vul het van toepassing zijnde bedrag in. Het is geen bezwaar als u een dienst voor een onderneming in een volgend record opneemt.

Correcties op eerdere opgaven Dit onderdeel is bedoeld om correcties aan te brengen op eerdere ICL-opgaven/ICP-opgaven, bijvoorbeeld omdat in eerdere opgaven vergissingen zijn gemaakt met betrekking tot het BTW-identificatienummer van de afnemer, het bedrag van de leveringen of de aanduiding dat gebruik is gemaakt van de vereenvoudigde regeling voor a-b-c-leveringen. Ook kan een correctie nodig zijn als uw afnemer de hoofdsom niet of niet geheel heeft betaald en u daarvoor geen creditnota heeft afgegeven. U geeft aan op welk tijdvak (correctie over 2009 of eerder: welk kwartaal) en op welk BTW-identificatienummer de correctie betrekking heeft. Vervolgens vermeldt u het bedrag (+/-) waarmee het eerder opgegeven bedrag



61

moet worden gewijzigd. Jaar in correcties Jaar = jj of jjjj, dus 2- of 4-cijferig (bijv. 08 [voor 2008] of 2010) Periode in correcties Op te geven periodes zijn afhankelijk van het daarvoor ingegeven jaar, omdat vanaf 2010 de mogelijke periodes zijn uitgebreid. (voor 2009 en eerder) Kwartaal = 1..4, k1..k4, k01..k04 (voor 2010 en later) Jaar = j Kwartaal = k1..k4 of k01..k04 Maand = m1..m12 of m01..m09 Voor correcties over twee maanden, de letter m + de twee letters van de maanden, bijvoorbeeld mjf = januari/ februari. Enkele voorbeelden: Correctie over 2e kwartaal 2008: Jaar = 08 en Periode = 02 Correctie over 4e kwartaal 2009: Jaar = 2009 en Periode = 4 Correctie over mei 2010: Jaar = 2010 en Periode = m5 Correctie over april/mei 2010: Jaar = 10 en Periode = mam

Correcties op A-B-C-leveringen (vereenvoudigde regeling) Dit invulveld gebruikt u alleen voor correcties betreffende leveringen waarbij u als tussenhandelaar bent opgetreden en daarbij gebruik heeft gemaakt van de vereenvoudigde a-b-c-regeling.

Opgenomen in verzending? Een ingevuld record (van een afnemer) wordt alleen verzonden als het voldoet aan enkele controlegegevens. De volgende controles worden toegepast: 1. De landcode moet legaal zijn. Als u in het invulveld op Ctrl+L drukt, kunt u het land selecteren. 2. Het BTW-nummer moet ingevuld zijn. (Er zijn twee verdere controles mogelijk, die alleen een indicatie geven, het bericht wordt niet geblokkeerd. Zie Controle op buitenlandse BTW-nummers.) 3. Het bedrag moet ongelijk nul zijn. In geval van een negatief bedrag vult u een minteken in voor het bedrag. Dat wil dus zeggen dat een bedrijf waarvoor geen bedragen zijn ingevuld niet in de verzending wordt opgenomen. 4. Bij correcties dienen ook het jaar en de periode te zijn ingevuld. Let op dat u wel het juiste jaar en de juiste periode invult. Dubbele regels (dus meerdere regels met hetzelfde jaar en kwartaal) zijn niet toegestaan. Achter 'Opgenomen in verzending?' staat aangegeven of een record wordt opgenomen in de verzending of niet.


Intracommunautaire prestaties (3.8.5.3) BTW-identificatienummers EU-landen (16.1.6.3) A-b-c-leveringen (16.1.8) Vereenvoudigde a-b-c-regeling (16.1.8.4) Correcties eerdere opgaven (3.8.5.2)


9.4

ICP Fiscale eenheid Fiscale eenheid De gegevens van de werkmaatschappij vermeldt u bij Bedrijfsgegevens, de gegevens van de holding als extra info bij ICP opgaaf/Fiscale Eenheid. In het verzendbestand worden de gegevens dan op de juiste plaats


62

BtwWin2013 Help

vermeld. N.B. Het gevolg kan zijn dat u daardoor twee bestanden nodig heeft: één voor de BTW-aangifte van de holding (met bedrijfsgegevens van de holding) en één voor de ICP-opgaaf van de werkmaatschappij (met bedrijfsgegevens van de werkmaatschappij en bij de ICP-opgaaf de holding vermeld)!

BTW-identificatienummer holding Het BTW-identificatienummer bestaat uit een landcode (niet gebruikt in het ICP-bericht, het gaat hier om een Nederlands bedrijf), het fiscaal nummer (bij een fout nummer verschijnt de melding 'Onjuist OB-nummer'), een B (wordt automatisch door het programma toegevoegd) en een subnummer van twee cijfers (ongelijk aan 00) dat een afzonderlijke vestiging kan weergeven.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · · · ·

Fiscale eenheid (3.8.2.1) Fiscale eenheid (3.8.5.1) Fiscale eenheid (5.3) BTW-identificatienummer (14.1.11)


9.5

ICP Totalen Het scherm ICP-opgaaf\Totalen toont een overzicht van de gemaakte ICP-kwartaal-opgaven én een totaalbedrag van de maandopgaven. Druk de ICP-opgaaf af voor een overzicht van de verschillende maanden. Haal meer uit de help

10

Onderdeel BTW Suppletie

10.1

Periode suppletietijdvak Vanaf 2012 is de AWR zo gewijzigd dat onjuistheden/onvolledigheden in de aangifte omzetbelasting van maximaal 5 kalenderjaren terug direct moeten worden gemeld. Dit geldt ongeacht de hoogte van het te corrigeren bedrag. Voor suppleties van groot belang (meer dan € 1.000 verschil met eerder gedane aangifte) is het gebruik van een suppletie omzetbelasting-formulier verplicht gesteld. Dit PDF-formulier kan worden afgedrukt met BtwWin om per post te worden opgestuurd naar het eveneens verplichte adres van Belastingdienst/Zuidwest, Landelijk Team Suppleties, postbus 75000, 4700 KT Roosendaal. U kunt dit formulier ook gebruiken voor suppleties gering belang. Dit raden wij zelfs aan! Zie Suppletie van gering belang. Kies in dit scherm de periode waarvoor u de BTW suppletie gaat verzorgen. U kunt voor maximaal 20 verschillende periodes/tijdvakken een suppletie verzorgen. U kiest eerst een volgnummer van 1 tot 20. Daarna vult u eronder het beoogde suppletietijdvak in. U kiest voor een specifiek tijdvak OF voor een heel kalender-/boekjaar. Op het volgende scherm vult u de gegevens van de BTW-aangifte in. Vul het TOTAAL in wat u had moeten aangeven over de betreffende periode. Er wordt berekend wat u had moeten betalen of ontvangen. Bij een te ontvangen bedrag is de uitkomst van 5g negatief (op het scherm). Op het PDF formulier wordt altijd een positief bedrag bij 5g vermeld, maar middels een kruisje wordt aangegeven of het bedrag te betalen of te ontvangen is. Voor het printen van dit formulier gaat u naar Afdrukken, waar onderaan een knop Print suppletie (pdf) is om het biljet af te drukken. Zie verder Afdrukken m.b.v. Adobe (Acrobat) Reader. Haal meer uit de help © 2013 Reed Business bv

Onderdeel BTW Suppletie

10.2

63

Suppletiegegevens Op dit scherm vult u de gegevens van de BTW-aangifte in waarvoor u een suppletie moet indienen. Vul het TOTAAL in wat u had moeten aangeven over de betreffende periode. N.B. Heeft u over de betreffende periode eerder aangifte gedaan met daarin een suppletie gering belang, dan moet u nu opnieuw die suppletie gering belang in de bedragen verwerken! Bijv. Over eerste kwartaal 2013 heeft u aangifte gedaan voor € 8.500. En daarbij nog een suppletie gering belang van € 400; in totaal dus € 8.900. Bij nadere controle blijkt dat u niet € 8.500 maar € 9.600 had moeten aangeven. Nu moet u dus € 10.000 (€ 9.600 + € 400) op dit suppletieformulier vermelden. Haal meer uit de help

11

Bestandsbeheer

11.1

Bestandsbeheer Classic Onderstaande tekst geldt voor BtwWin Classic. De bedoeling is dat belangrijke status-informatie in het Statusdeel in BtwWin database wordt opgenomen. U kunt bestandsbeheer starten via F2, het icoon of via menu Bestand > Bestandsbeheer. Na het opstarten van bestandsbeheer krijgt u een overzicht van alle aangiftebestanden die zich in het huidige opslaggebied bevinden. Kolommen Sorteren Selecteren Wijzigen opslaggebied Zoek opslaggebied Kopiëren van bestanden Verwijderen bestanden Uitschakelen bestand Print bestandslijst

Kolommen De volgende gegevens worden in de kolommen getoond: Bestandsnaam, Naam van het bedrijf, Fiscaal nummer van het bedrijf , (laatst verzonden) BTW aangifte, (laatst verzonden) ICP opgaaf, (BTW aangifte) Insturen voor en Status (bijv. dat een aangiftenbestand Uitgeschakeld of Alleen-lezen is). Bij de gegevens van de BTW aangifte en de ICP opgaaf wordt niet alleen het tijdvak (m voor maand, kw voor kwartaal) maar ook de laatste verzending vermeld. Zo staat 'm03 2504' voor maandaangifte maart, verzendbestand aangemaakt op 25 april. Bij de ICP opgaaf is de codering iets anders ivm de mogelijkheid van een 2-maandstijdvak. Met de kolom (BTW aangifte) Insturen voor kunt u snel zien voor welke datum u de volgende BTW-aangifte moet indienen. U sorteert daarvoor deze kolom.

Sorteren Klik op de kopbalk boven de kolom waarop u wilt sorteren. Een tweede keer klikken op dezelfde kopbalk geeft de omgekeerde volgorde. Bij een keer klikken op een kopbalk worden gelijke items gesorteerd op een eerder opgegeven sortering. Bijv. als u eerst kiest voor sortering op 'Naam van het bedrijf' en vervolgens voor '(BTW aangifte) Insturen voor' zal de sortering op bedrijfsnaam gehandhaafd blijven voor die regels die dezelfde datum 'Insturen voor' hebben.


64

BtwWin2013 Help

Sorteren op aangemaakte verzendbestanden Via de kolommen BTW verz. en ICP verz. kunt u controleren voor welke bedrijven u de aangifte nog moet doen. In deze kolommen wordt getoond voor welk tijdvak en op welke datum het laatste verzendbestand is gemaakt. Als u bestanden van vorig jaar converteert, wordt aan de hand van het laatste verzendbestand bepaald voor welk tijdvak aangifte moet worden gedaan (m = maand, kw = kwartaal, BK = boekjaarkwartaal (1), bk = boekjaarkwartaal (2), Jaar). Bij een nieuwe aangifte wordt standaard uitgegaan van kwartaalaangifte. Indien nodig kunt u het tijdvak natuurlijk veranderen. Tip: sorteer op de kolom BTW verz. om te checken of u voor al uw cliënten de BTW-aangifte heeft verzorgd.

Selecteren U kunt meerdere aangiften selecteren door op Shift+Pijl-omlaag (of op Shift+Pijl-omhoog of Shift+de muisaanwijzer) te drukken. U kunt alles selecteren door op Ctrl+A te drukken. Uitgeschakelde (gegrijsde) bestanden, alleen lezen-bestanden (cursief) en bestanden die door iemand anders worden gebruikt (onderstreept) zijn geen onderdeel van de selectie.

Wijzigen opslaggebied Linksboven in het scherm kunt u het opslaggebied wijzigen.

Zoek opslaggebied U kunt opslaggebieden zoeken via de knop Zoek opslaggebied. Geef de schijf aan waar de bestanden staan en klik op Start zoeken. Selecteer in de lijst van gevonden opslaggebieden het gewenste opslaggebied en klik op Kies opslaggebied.

Kopiëren van bestanden Kies eerst het opslaggebied waar de te kopiëren aangiftebestanden staan. Selecteer linksboven in het scherm de juiste schijf en vervolgens het juiste opslaggebied. Selecteer de te kopiëren aangiftebestanden met Shift+pijltoets. Door op Ctrl+A te drukken kunt u alle aangiftebestanden selecteren. Eventuele aangiftebestanden die u niet wilt kopiëren moet u eerst uitschakelen. Klik nu op de knop Kopiëren bestanden of druk op Ctrl+C. Wilt u bestanden verplaatsen, druk dan op Ctrl +X. Er verschijnt een dialoogvenster. Kies het opslaggebied waar de aangiftebestanden naar toe moeten worden gekopieerd. Klik op de knop OK. De geselecteerde aangiftebestanden (met uitzondering van de uitgeschakelde aangiftebestanden) worden gekopieerd.

Verwijderen bestanden Selecteer de te verwijderen bestanden en klik op Verwijder bestanden. Nadat u de opdracht heeft bevestigd worden de bestanden verwijderd. Let op! Als u bestanden verwijdert zijn ze echt weg. U hoeft niet meer in de Prullenbak van de Verkenner te kijken, alleen met speciale software kunt u de bestanden misschien nog redden.

Uitschakelen bestand Bij het selecteren van meerdere of alle bestanden kan het voorkomen dat er enkele bestanden tussen staan die u juist niet wilt hebben. Via 'Uitschakelen bestand' zorgt u ervoor dat een bestand niet in de selectie wordt opgenomen. De bestandsnaam wordt grijs en in de kolom Status verschijnt de term 'Uitgeschakeld'. Er gebeurt verder niets met het bestand zelf. Selecteer een of meerdere uit te schakelen bestanden en klik op de knop Uitschakelen bestand. Het bestand kan weer worden ingeschakeld door het uitgeschakelde bestand te selecteren en nogmaals op de knop


Bestandsbeheer

65

Uitschakelen bestand te klikken. Tip Als u een paar verspreid staande bestanden wilt selecteren, dan kunt u ook eerst alles uitschakelen. Druk op Ctrl+A en klik dan op de knop Uitschakelen bestand. Schakel dan de bestanden die u wilt hebben weer in. Let op 1 Bij het wijzigen van het opslaggebied worden alle bestanden weer ingeschakeld. Let op 2 Bestanden die alleen-lezen zijn of door iemand anders worden gebruikt zijn altijd uitgeschakeld. Alleenlezenbestanden worden cursief weergegeven, bestanden die door iemand anders worden gebruikt onderstreept.

Sorteren op uitgeschakelde bestanden Door te klikken op de kopbalk van de laatste kolom (Status) kunt u de uitgeschakelde bestanden bij elkaar zetten.

Print bestandslijst Met de knop Print bestandslijst kunt u een lijst van alle aangiften die zich in het huidige opslaggebied bevinden afdrukken. De afdruk volgt zo nauwkeurig mogelijk de presentatie op het scherm. Haal meer uit de help

11.2

Bestandsbeheer database Onderstaande tekst geldt voor BtwWin database. Verschillende functies van bestandsbeheer Het onderdeel Bestandsbeheer in het menu Bestand

bestaat uit meerdere onderdelen: · Openen van of zoeken naar een aangifte

· ·

Uitnemen aangiften Terugplaatsen aangiften

Openen van of zoeken naar een bepaald aangiftenbestand Dit is feitelijk het oude Classic-bestandsbeheer-(F2)scherm, aangepast voor de database-versie. Voor een overzicht van verzonden/te verzenden BTW-aangiften / ICP-opgaven kunt u beter het scherm Verzend overzicht gebruiken, via menu Extra > Overzicht. © 2013 Reed Business bv

66

BtwWin2013 Help

Onderin het scherm (onder de knoppen) staat status-informatie:

De statusregel geeft aan dat met de functietoets F12 alle aangiftebestanden BtwWin2013 worden getoond in een aparte dialoog. Deze dialoog toont ook aangiftebestanden van verwijderde (sub)bedrijven (maar geen verwijderde aangiftebestanden)! N.B. Bij een hoog-beveiligde SQL database heeft de gebruiker alleen deze optie als hij/zij DAS operator-rechten heeft. Het aantal records is het aantal getoonde regels in dit scherm. Het Totaal aantal bedrijven geeft het gebruik van de licentie aan: het aantal bedrijven dat meetelt voor uw licentie. Als een aangiftebestand is geconverteerd, maar nog niet ingebruik is genomen, kan dat aantal dus lager zijn dan het aantal getoonde records/regels. Het aantal kan ook hoger zijn dan het aantal getoonde regels, omdat (in dit scherm niet-zichtbare) aangiftebestanden van verwijderde (sub)bedrijven blijven meetellen voor de licentie. N.B. Verwijderde aangiftebestanden tellen NIET mee voor de licentie. Als laatste (Licentielimiet) wordt uw licentie getoond: het aantal bedrijven waarvoor u aangifte mag doen. Let op 1 Door een geconverteerde aangiftenbestand te openen neemt u deze in gebruik en gaat dit aangiftenbestand meetellen voor het totaal aantal aangiftenbestanden/bedrijven (licentielimiet). Let op 2 In geval van een MSDE of SQL Server database met hoge SQL-beveiliging ziet de gebruiker alleen de aangiften waar hij/zij recht op heeft. Dit betreft de aangiften die gekoppeld zijn aan dezelfde documentgroep als de gebruiker. Let op 3 In de prullenbak geplaatste aangiftenbestanden zijn in dit (F2)-scherm niet zichtbaar. Ook aangiftenbestanden van in prullenbak geplaatste bedrijven zijn in dit scherm niet zichtbaar. Deze aangitenbestanden zijn wel zichtbaar in het F12-scherm. Let op 4 In specifieke situaties kan een subbedrijf (met subnummer 01) in de prullenbak geplaatst zijn. Als gevolg daarvan wordt het aangiftenbestand van dat bedrijf dan niet getoond in het F2-scherm, maar wel in het F12scherm. Om ervoor te zorgen dat het aangiftenbestand weer zichtbaar wordt in het F2-scherm, dient het subbedrijf opnieuw te worden aangemaakt; of definitief te worden verwijderd (nog niet mogelijk in versie 1.0). Aangiftebestand niet gevonden Als u de aangifte/het aangiftebestand niet kunt vinden is het mogelijk nog niet aangemaakt. Dit komt vaak voor bij bedrijven met subnummers; daarvan is dan het bedrijf inmiddels wel (nieuw) aangemaakt, maar er is nog geen aangiftebestand. Ga dan naar menu Bestand > Nieuw aangiftebestand. en kies voor 'Een bestaande onderneming in de database' en klik op Volgende. Het kan ook voorkomen dat het subbedrijf is verwijderd (in de prullenbak geplaatst). Dan kunt u via de functietoets F12 alle aangiftebestanden zien, ook van verwijderde (sub)bedrijven.

Aangiftebestand uitnemen Als u een aangifte wilt bewerken met de Classic-versie of als onze TSD verzoekt om een aangiftebestand/ dossier aan ons te e-mailen, kunt u dit voor elkaar krijgen met het uitnemen van het aangiftebestand. Het aangiftebestand wordt opgeslagen onder de documentnaam met de extensie O13a. Na uitnemen kunt u niet verder werken in het aangiftebestand, totdat het bestand weer is teruggeplaatst.

Terugplaatsen van eerder uitgenomen aangiftebestand Als zo'n uitgenomen aangiftebestand is verwerkt in de Classic-versie of als u weer wilt werken met het aangiftebestand, dan moet u het uitgenomen bestand weer in de database terugplaatsen.


Bestandsbeheer

67

Is het Classic aangiftebestand niet meer aanwezig, en kunt u het bestand dus niet terugplaatsen, dan moet u eerst het bestand vrijgeven (menu Instellingen > Vrijgeven aangiftebestanden om er verder meet te kunnen werken. Haal meer uit de help

12

Afdrukken

12.1

Afdrukken U kunt op verschillende manieren het afdrukmenu activeren: · kies in het menu Bestand de optie Afdrukken, of · ·

klik op het printericoontje druk op Ctrl+P.

, of

BTW Aangifte BTW Totalen Suppletieberekening - oude methode


68

BtwWin2013 Help

Suppletiebiljet - oude methode ICP Opgaaf ICP Invoerverslag Akkoordverklaring afdrukken Afdruk BTW-aangifte en ICP-opgaaf in het Engels Datum en plaats Voorbeeld op scherm Tekstbestand Printerinstellingen Afdruk naar PDF Suppletie printen m.b.v. Adobe Acrobat Reader

BTW Aangifte Het is niet de bedoeling dat de BTW aangifte op papier wordt ingezonden. Wel kunt u de afdruk gebruiken om de aangifte voor het inzenden te controleren, voor uw eigen administratie of voor uw klant. De consulentgegevens die worden geprint op het aangitebiljet staan vermeld bij het kantoor (zie menu Instellingen > Kantoorgegevens). In de Classic-versie kunt u die aldaar ook wijzigen. In de databaseversie kunt u de gegevens alleen maar inzien. Om de kantoorgegevens te wijzigen moet u het DAS Programma gebruiken. Als u gebruik maakt van de suppletie gering belang worden er niet 2 kolommen, maar 4 kolommen geprint: de eerste 2 kolommen voor de aangifte en de laatste 2 kolommen voor het suppletiedeel. Mocht de vierde kolom niet helemaal worden geprint, stel de linkermarge dan kleiner in. Op de eerste bladzijde worden de betalingsgegevens vermeld (betalingskenmerk en rekeningnummer van de Belastingdienst) als er een te betalen bedrag is. Is dit NIHIL of als er een teruggaaf wordt berekend, worden deze gegevens niet vermeld.

BTW Totalen Dit verslag bevat een overzicht van de ingevulde BTW aangiften, met totaalbedragen per rubriek. Alle bedragen worden opgeteld, ook van aangiften die niet zijn verzonden en ook als er binnen het jaar gewisseld is tussen het doen van kwartaal-/maandaangiften. Er worden geen bedragen meegeteld uit een eventuele jaaraangifte. Dit verslag kan ook als bijlage worden gebruikt bij de suppletieberekening. N.B. Als er halverwege het jaar wordt gewisseld tussen het doen van maand-/kwartaalaangiften, wordt er eerst een lijst geprint van maandaangiften, daarna een lijst van kwartaalaangiften, vervolgens een derde pagina met het totaal over het hele jaar en als laatste een pagina met alle ingevulde maandaangiften, ingevulde kwartaalaangiften en het totaal over 2011. Er wordt daarbij niet gecheckt of perioden elkaar overlappen!

Suppletieberekening - oude methode Dit - inmiddels verouderde - verslag diende als aanvullende opgaaf waarmee u eerdere aangiften vrijwillig kon verbeteren, meestal suppletieaangifte genoemd. Strikt genomen is dit geen echte aangifte. De suppletieberekening kan dan ook niet elektronisch worden verzonden (de wet die elektronische verzending regelt ziet uitsluitend toe op aangiften). Zie ook Suppletieberekening. N.B. Vanaf april 2012 bent u verplicht de door de Belastingdienst voorgeschreven wijze te hanteren. U kunt bij suppleties van gering belang (minder dan € 1000) kiezen voor opname binnen de elektronische aangifte OF voor printen op het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde PDF-biljet. Bij suppleties van meer dan € 1000 (aan BTW) bent u verplicht het PDF-biljet te gebruiken. Zie Suppletie printen m.b.v. Adobe Acrobat Reader. Daarmee is dit onderdeel in feite verouderd.

Suppletiebiljet - oude methode Dit biljet is de suppletieberekening - oude methode - maar dan conform de layout van de suppletie omzetbelasting van de Belastingdienst. U kunt derhalve makkelijk de gegevens overnemen op dat (elektronisch PDF-)biljet of direct als suppletie omzetbelasting insturen (inmiddels niet meer toegestaan). Om dit voor elkaar te krijgen moet BtwWin wel weten waar de bedragen op dit biljet moeten komen.


Afdrukken

69

Zie ook Suppletieberekening. N.B. Vanaf april 2012 bent u verplicht de door de Belastingdienst voorgeschreven wijze te hanteren. U kunt bij suppleties van gering belang (minder dan € 1000) kiezen voor opname binnen de elektronische aangifte OF voor printen op het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde PDF-biljet. Bij suppleties van meer dan € 1000 (aan BTW) bent u verplicht het PDF-biljet te gebruiken. Zie daarvoor het onderdeel BTW Suppletie en Afdrukken m.b.v. Adobe Acrobat Reader. Daarmee is dit onderdeel in feite verouderd.

ICP Opgaaf Dit verslag bevat alleen de gegevens die ook daadwerkelijk worden opgenomen in het elektronisch bericht dat u naar de Belastingdienst stuurt.

ICP Invoerverslag Dit verslag bevat naast de te verzenden gegevens ook gegevens over de BTW-nummer verificatie (zie Controle op buitenlandse BTW-nummers) en daardoor tegengehouden regels van uw ingevoerde ICP-regels.

Akkoordverklaring afdrukken U kunt een standaardakkoordverklaring opnemen op de afdruk van de BTW-aangifte en de ICP-opgaaf die u naar uw cliënt stuurt. Na akkoord van de cliënt kunt u de aangifte elektronisch verzenden. BtwWin controleert niet of u na het versturen van de afdruk nog wijzigingen in de aangifte of de opgaaf aanbrengt. Als u ervoor kiest om een akkoordverklaring af te drukken, worden de velden 'Message ID' (verzendkenmerk) en 'Tijdstip aanmaak verzendbestand' niet afgedrukt.

Afdruk BTW-aangifte en ICP-opgaaf in het Engels Het is mogelijk de BTW-aangifte en de ICP-opgaaf in het Engels af te drukken (ook de akkoordverklaring). Dit wil niet zeggen dat de zgn. Heerlen-biljetten voor buitenlandse BTW-aangiften elektronisch verzonden kunnen worden. Ook de suppletieberekening kan Engelstalig worden afgedrukt.

Datum en plaats U kunt plaats en datum op de afdruk opnemen als u deze gegevens invult. In het datumveld kunt u de datum van vandaag invoegen door op Ctrl+D te drukken.

Voorbeeld op scherm Klik op de knop Voorbeeld om te zien hoe een onderdeel afgedrukt gaat worden. Onder bepaalde omstandigheden blijkt dat meerdere onderdelen tegelijkertijd als voorbeeld op scherm niet lekker loopt. Doe dan maar één onderdeel om als voorbeeld op scherm te laten zien. Het voorbeeld op scherm bevat scroll-functies en schaal-functies: Met de pijltjestoetsen omhoog/omlaag kunt u scrollen naar boven/beneden en naar een vorige/volgende pagina. U kunt hiervoor ook het muiswiel gebruiken. Ook kunt u de pagina vergroten/verkleinen met de plus(+) / min(-)toetsen of met de toetsgelijke knoppen onderaan het scherm. De toets/knop '=' zet het beeld terug op normale grootte. U kunt voor dat laatste ook de spatiebalk gebruiken.


70

BtwWin2013 Help

Tekstbestand Via de knop Tekstbestand kunt u de afdruk als tekstbestand (met extensie txt) opslaan. Standaard worden © 2013 Reed Business bv

Afdrukken

71

tekstbestanden in het opslaggebied van de tekstbestanden geplaatst. U kunt bij het printen naar tekstbestand nog deze locatie en de bestandsnaam wijzigen.

Printerinstellingen U kunt aangeven op welke printer u gaat printen, het papierformaat, de afdrukstand, enz. Het venster dat verschijnt als u op de knop Instellingen klikt, is afhankelijk van de printer(s) en de printerdriver die u heeft geïnstalleerd en is gemaakt door uw printerfabrikant. Zorg ervoor dat uw printersoftware goed is geïnstalleerd.

Afdruk naar PDF U kunt via de knop Afdruk naar PDF de aangevinkte onderdelen in het Portable Document Format wegschrijven naar de harde schijf. De weergave komt goed overeen met het voorbeeld op scherm. De aangemaakte bestanden kunnen worden bekeken met algemeen beschikbare programmatuur zoals Adobe Reader. Voor het wijzigen van deze bestanden heeft u speciale software nodig. Let op: Met deze optie wordt NIET het suppletiebiljet in Pdf-formaat aangemaakt. Voor het afdrukken van de door de Belastingdienst geaccepteerde suppletiebiljet, gebruik de knop Print suppletie (pdf). PDF afdruk vanuit BtwWin2013, installatie en techniek We maken voor het afdrukken naar PDF gebruik van een speciale printerdriver, die het af te drukken document vertaalt naar PDF en opslaat in een PDF-document. Deze printerdriver moet eenmalig (op elke PC/op elk werkstation) worden geïnstalleerd. Dat gaat als volgt: BtwWin2013 zet de printerdriver (PDFcamp Printer) klaar via een installatieprogramma (bij het programma BtwWin2013). Als de printerdriver nog niet op de PC/het werkstation is geïnstalleerd zal BtwWin2013 bij opstarten de gebruiker vragen om de printerdriver te installeren. Bij bevestiging volgt een stille installatie van de printerdriver, waarna BtwWin2013 verder runt. Als u nog niet wilt installeren, runt BtwWin2013 ook verder. [Deze installatie van de driver zal voor elke gebruiker van een centraal geïnstalleerd BTW Programma kunnen worden uitgevoerd, door de gebruiker zelf. Uiteraard dient de gebruiker wel over voldoende rechten te beschikken voor installatie van een driver]. De Pdf-bestanden komen standaard in het opslaggebied van de tekstbestanden terecht, tenzij u een ander opslaggebied kiest bij het printen. Maakt u nogmaals een pdf-bestand aan, dan worden de bestanden op verzoek overschreven. Haal meer uit de help

12.2

Afdrukken m.b.v. Adobe (Acrobat) Reader BtwWin bevat de mogelijkheid om het suppletiebiljet ‘letterlijk’ in PDF-formaat af te drukken via Adobe (Acrobat) Reader. Klik daarvoor op de knop Print suppletie (pdf) in het afdrukscherm. Let op! Niet ingevulde PDF-biljetten kunnen worden veroorzaakt door een beveiligingsinstelling in Adobe. Zie hierna . Automatisch printen Semi-automatisch printen Handmatig printen Instellingen scherm Afdrukken in Adobe (Acrobat) Reader Afsluiten Adobe Acrobat Reader Geconstateerde problemen en oplossingen

Automatisch printen U kunt gebruikmaken van de methode om automatisch vanuit BtwWin de biljetten af te laten drukken. Adobe (Acrobat) Reader start dan op – als het nog niet is opgestart – en drukt in de achtergrond af. Deze techniek eist


72

BtwWin2013 Help

tamelijk veel van uw pc en printer. Nadat de opdracht gegeven is, krijgt u een melding van BtwWin dat het afdrukken is gestart. Op sommige pc’s kan dit vrij lang duren.

Semi-automatisch printen Kiest u voor semi-automatisch afdrukken, dan wordt Adobe (Acrobat) Reader opgestart – als het nog niet is opgestart – en worden de suppletiebladen afgedrukt. Bij elke afdruk van een suppletieblad verschijnt de printerdialoog, zodat u de afdrukinstellingen van Adobe (Acrobat) Reader per pagina kunt aanpassen.

Handmatig printen Kiest u voor handmatig printen dan worden alleen zogeheten fdf-bestanden aangemaakt. Deze fdf-bestanden hebben de extensie fdf en beginnen met het BTW-nummer van het bedrijf. Om de suppletie af te drukken moet u zelf Adobe (Acrobat) Reader opstarten en daarin de twee fdf-bestanden openen en vervolgens afdrukken. Deze fdf-bestanden vindt u in de bij installatie opgegeven directory. Standaard is dit C:\Elsevier\2013\PDF. Zie ook menu Instellingen > Opslaggebied wijzigen.

Instellingen scherm Afdrukken in Adobe (Acrobat) Reader Het kan zinvol zijn om voordat u gaat printen een aantal instellingen in Adobe (Acrobat) Reader aan te passen. Open daartoe Adobe (Acrobat) Reader, open een pdf-bestand en ga naar menu Bestand > Afdrukken. Volgens de Belastingdienst geeft de instelling Afdrukken als afbeelding (versie 5.0.5, in versie 7.0.8 moet u daarvoor eerst op de knop Geavanceerd klikken) het beste resultaat. Bij printers met weinig geheugen (minder dan 1 MB) wil dat nog wel eens tegenvallen en kunt u mogelijk beter die instelling uitschakelen. Verder wordt de instelling Grote pagina’s verkleinen naar papierformaat (versie 5.0.5), Aanpassen aan papierformaat (versie 6.0), Aanpassen aan printermarges (versie 7.0.8) aanbevolen. Zie ook Geconstateerde problemen en oplossingen.

Afsluiten Adobe (Acrobat) Reader Na het afdrukken wordt Adobe (Acrobat) Reader niet automatisch afgesloten. U kunt Adobe (Acrobat) Reader open laten voor een volgende afdruk of met de hand afsluiten.

Geconstateerde problemen en oplossingen

Storing Adobe X(.0.0) en XI (0.0 en 0.1) Onder Adobe X blijkt onze automatische techniek niet zonder meer toepasbaar. Helaas is met versie 10.0.0 de enige oplossing om te kiezen voor: Afdrukmodus = handmatig Ga met de Windows verkenner naar de map waar BtwWin de fdf-bestanden heeft geplaatst (dit wordt bij aanmaken van de fdf-bestanden getoond aan de gebruiker; zie ook menu Instellingen > Opslaggebieden wijzigen). Dubbelklik daar één voor één de zojuist geproduceerde fdf-bestanden; bijvoorbeeld 999999990B99_0101201231122012_Suppletie OB 2012.fdf (voor BTW-nummer 999999990 B 99 over het jaar 2012) Met het uitkomen van Adobe 10.1.0 is door Adobe een bug hersteld waardoor weer op de normale manier een fdf-biljet kan worden geprint. Maar helaas is deze bug hergeïntroduceerd bi het uitbrengen van Adobe XI. Ook de eerste update daarvan (0.1) brengt nog geen soelaas. In BtwWin krijgt u dan een melding: "Gegevensuitwisseling met Acrobat niet gelukt" . U dient in dat geval handmatig te printen en via dubbelklikken op de fdf-bestanden de suppletie te printen. Niet ingevulde PDF-biljetten © 2013 Reed Business bv

Afdrukken

73

Adobe Reader wordt vanaf versie 9.3 standaard uitgeleverd met een hoge beveiligingsgraad, die er voor zorgt dat een fdf-biljet dat via BtwWin wordt gestart een formulier print zonder gegevens: het pdf-formulier blijft blanco. U krijgt hier geen waarschuwing van. U dient de beveiligingsgraad van Adobe aan te passen om weer correct te kunnen afdrukken. Start Adobe 9.3 (of hoger) vanuit het startmenu van uw PC. Ga naar Bewerken Ga naar Voorkeuren Ga naar Beveiliging (uitgebreid) Er zijn nu twee opties 1. Haal het vinkje weg bij Uitgebreide beveiliging en sluit Adobe af (dit betekent natuurlijk wel dat u geen gebruik maakt van deze beveiliging) Of 2 Klik op Pad naar map toevoegen en voeg het pad naar de PDF-map van BtwWin toe (dit pad is te zien in BtwWin onder Instellingen > Opslaggebieden wijzigen bij Opslaggebied Pdf-/Fdf-bestanden. Doe dit voor alle jaargangen van BtwWin en alle versies (Classic/database) die u gebruikt!

Opslaggebied Pdf-bestanden niet gevonden in DIRECTORYNAAM Pdf-bestanden niet gevonden in DIRECTORYNAAM De originelen van de PDF-biljetten staan niet op de plaats waar BtwWin ze verwacht. Waarschijnlijk heeft iemand het programma verplaatst en de PDF-biljetten vergeten. Zie voor de plaats waar BtwWin de originelen verwacht Instellingen/Opslaggebied wijzigen/Opslaggebied Pdf-/Fdf-bestanden. U kunt de originelen daarheen verplaatsen of de instelling aanpassen aan de plek waar ze nu staan (waar de installatie ze heeft neergezet). File access denied Het is van belang dat u als gebruiker van BtwWin lees- en schrijfrechten heeft op de directory waar de PDForiginelen staan (te zien bij menu Instellingen >Opslaggebied wijzigen). In die directory plaatst BtwWin de in te vullen gegevens (in een zogenaamd fdf-bestand) dat door Adobe wordt gebruikt. Test met de methode 'Handmatig printen' (alleen fdf-bestanden aanmaken) of u rechten heeft. Als dat niet het geval is, moet uw systeembeheerder hier voor zorgen. Vierkante blokjes Probleem: Er wordt geen tekst afgedrukt door Adobe (Acrobat) Reader, maar kleine vierkante blokjes op de plek van de tekst. Oplossing versie 5.0.5: Ga in Acrobat Reader naar het menu Bestand > Afdrukken en vink de optie Afdrukken als afbeelding aan. Oplossing versie 7.0.8: Ga in Adobe Reader naar het menu Bestand > Afdrukken, klik op de knop Geavanceerd en vink de optie Afdrukken als afbeelding aan. Zwart vierkant met wit +-teken door tekst op PDF-afdruk Probleem: er staat een zwart vierkantje met een wit +-teken door de tekst op de PDF-afdruk. Oplossing: Dit wordt veroorzaakt door een standaardinstelling in Adobe Reader. Open Adobe Reader en kies menu Bewerken > Voorkeuren. Selecteer de categorie Formulieren en verwijder het vinkje bij Overloopindicator voor tekstveld tonen. Dict object verwacht Als u een melding krijgt van 'Expected a dict object' dan zit er een fout in het door BtwWin aangemaakte fdfbestand. Stuur dan het fdf-bestand naar onze service desk voor nader onderzoek. U kunt ook de aangifte zelf naar de service desk e-mailen. Een update van BtwWin zal zeer waarschijnlijk nodig zijn om deze fout te herstellen. U kunt dat mogelijk ook zelf herstellen. Het fdf-bestand kunt u nl. openen met Kladblok/Notepad (niet met Word o.i.d.!) en daarin staat in dit geval een regel << /V (....) /T () >>. De oorzaak van de melding is het niets tussen de haakjes na /T. Verwijder deze regel en de melding m.b.t. het dict object zal niet meer voorkomen. Het kan ook zijn dat de waarde (value, datgeen tussen de haakjes na /V) op het biljet had moeten worden geprint. Dan kan alleen een update uitkomst brengen. Breng dus altijd onze service desk op de hoogte van deze fout.


74

BtwWin2013 Help


12.3

Afdrukinstellingen Via menu Bestand > Afdrukinstellingen (of via de knop Afdrukinstellingen in het afdrukscherm) kunt u het uiterlijk en de vormgeving van de af te drukken onderdelen aanpassen.

Lettertype Selecteer het lettertype dat u wilt gebruiken om af te drukken. U moet een duidelijk leesbaar lettertype kiezen, geen handschriftimitatie of iets dergelijks. Kiest u een lettertype dat in Windows aanwezig is (een TrueType-font zoals Arial, Garamond of Times New Roman), dan komt het voorbeeld op het scherm (klik daarvoor op de knop Voorbeeld in het afdrukscherm) goed overeen met wat er afgedrukt wordt. Bij een lettertype dat alleen bij de printer bekend is kan het voorbeeld op scherm sterk afwijken van wat er wordt afgedrukt op papier.

Linkermarge Hier bepaalt u met hoeveel spaties linkermarge u wilt afdrukken. Een te grote linkermarge en/of een te groot lettertype kan leiden tot het (deels) wegvallen van getallen/tekst aan de rechterzijde.

Bovenmarge en ondermarge Vul het aantal regels in dat de printer bij elke bladzijde bovenaan en onderaan leeg moet laten (bijv. in verband met afdrukken op uw eigen papier). De effectieve ruimte op het papier wordt door het programma berekend uit het gebruikte standaardlettertype. Er wordt een ondermarge van minimaal drie regels aangehouden. Kiest u voor de koppen een beduidend groter lettertype dan het standaardlettertype, neem dan een ruimere ondermarge.

Valutateken Als u kiest voor 'letter' of 'symbool' wordt voor elk geldbedrag het euroteken afgedrukt. Selecteer de optie 'Niet' als u geen euroteken voor bedragen wilt afdrukken. Wanneer de optie 'Letter' is geselecteerd, gebruikt BtwWin de letter E. Is de optie 'Symbool' geselecteerd, dan gebruikt BtwWin het officiële valutasymbool €.

Raster op aangiftebiljet U kunt kiezen uit een licht raster, normaal raster (standaardinstelling van BtwWin), een donker raster of geen raster.

Standaardtekst Aanbevolen wordt een tekengrootte tussen de 9 en 12 punten, afhankelijk van het gekozen lettertype. Haal meer uit de help

13

Elektronisch verzenden

13.1

Verzendbestanden aanmaken Status In de database versie wordt de status van de aangifte zoveel mogelijk automatisch bijgehouden. Waarschuwingen Als er foutmeldingen ( ) op het scherm staan, is het niet mogelijk de verzendbestanden aan te maken. Zie Waarschuwingen voor de betekenis van de symbolen. Klik op de waarschuwing om naar het scherm waar de waarschuwing betrekking op heeft te springen. (als u daar al bent is de waarschuwing zwart). U kunt de lijst met waarschuwingen afdrukken. © 2013 Reed Business bv


75

Nul-aangifte MOET, nul-opgaaf MAG NIET Een BTW-aangifte moet altijd worden ingezonden. Ook als het bedrag € 0 is. Een opgaaf ICP mag en kan echter niet worden ingezonden als er geen intracommunautaire prestatie is geleverd. Dat geldt ook als er een verplichting is opgelegd tot het doen van een maandelijkse ICP opgaaf.

Opslaggebied tbv webservices U kunt - als u ECM Classic gebruikt t.b.v. verzenden van aangiftenbestanden - een apart opslaggebied opgeven voor verzendbestanden die via een webservice moeten worden afgehandeld. U kiest dan bij Verzenden via voor Webservice. Het te gebruiken opslaggebied verschijnt (erboven) en u kunt dat zo nodig wijzigen:


76

BtwWin2013 Help

Als u bepaalde klanten direct met ECM Classic doet en andere klanten om een akkoordverklaring vraagt via een webservice die het opslaggebied pollt, is deze scheiding een must. Deze optie is ook ondergebracht in de algemene optie Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module. Nieuw vanaf versie 1.1 is de mogelijkheid om aan te geven of u een verzendverslag wilt hebben en in welk formaat (rtf of pdf). Het bestand wordt opgeslagen in het 'Opslaggebied verzendverslagen Webservice', dat u kunt inzien/wijzigen via menu Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module. Het maakt voor het verzendverslag overigens niet uit of u verzend via een webservice. Ook bij verzenden via certificaten of pincode (nog mogelijk t/m 31 januari 2014) kunt u een verzendverslag laten maken in genoemd opslaggebied. N.B. Het insturen via ECM naar de Digipoort (in XBRL-formaat en mbv PKIoverheid services server certificaten) is nog niet ingebouwd in het BTW Programma. Vanaf versie 2.0 zal dit mogelijk worden. P.S. Webservice is NIET hetzelfde als Digipoort. Het is misschien wel mogelijk om via de webservice uw BTW aangiften in te dienen via de Digipoort als die webservice zelf zorgt voor conversie van XML naar XBRL én de webservice de aangiften vervolgens zelf doorzendt naar de Digipoort. Haal meer uit de help

13.2

Elektronisch verzenden BtwWin kan BTW-aangiften en ICP-opgaven vervaardigen die met Elsevier Communicatie Module (ECM) of een andere partij naar de Belastingdienst kunnen worden verzonden. Zendt u in via ECM dan zijn de volgende zaken van belang:



77

Wat heeft u nodig? Werkwijze in BtwWin Foutmeldingen bij verzenden Verzending door een andere partij Status op website Belastingdienst Tot wanneer kunt u inzenden? Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013

Wat heeft u nodig? Om BTW-aangiften en/of ICP-opgaven 2013 elektronisch in te kunnen sturen met ECM moet u beschikken over het volgende: · Elsevier Communicatie Module (ECM), versie 8.1 of hoger . Zie verder Elsevier Communicatie Module. Het aanvragen van BAPI-certificaten en/of de aanmelding bij de Belastingdienst (aanvragen van postbus, proces-ID en inbelaccount en aanmelden voor berichtstromen) regelt u via de aanmeldwizard van ECM. N.B. Het aanvragen van PKIoverheid services servercertificaten (t.b.v. XBRL via Digipoort) gaat buiten ECM om!

Elsevier Communicatie Module (ECM) Om de aangiften 2013 elektronisch te kunnen verzenden naar de Belastingdienst heeft u Elsevier Communicatie Module (ECM) versie 8.1 of hoger nodig. Dit programma (ECM) is bedoeld voor fiscaal intermediairs en wordt voor steeds meer informatiestromen gebruikt. Sinds april 2003 kunnen al aangiften IB en VPB worden verstuurd via ECM en sinds medio 2004 aangiften BTW en opgaven ICL/ICP. Wij stellen dit programma gratis ter beschikking op onze website www.elsevierfiscaal.nl, in het onderdeel Productservice. Zie voor verdere informatie over ECM de F1-help bij dat programma.

Geschikt voor Certificaten kunnen worden gebruikt voor alle huidige en toekomstige communicatie met de Belastingdienst: insturen P-, E- en T-biljetten, winstaangifte (IB en VPB), aangiften omzetbelasting en loonheffingen, opgaven ICP, het bestellen en ontvangen van Elektronische Kopieën van Aanslagen, aanvragen uitstel in het kader van de beconregeling, insturen schattingsgegevens (voor ondernemers en ondernemingen), vanaf 2009 het insturen van VA/VT-biljetten en vanaf 2012 ook voor insturen van Toeslagen. Als u al geldige certificaten heeft om bijvoorbeeld BasWin-aangiften te verzenden en u wilt BtwWin-aangiften gaan verzenden, dan hoeft u geen nieuwe certificaten aan te vragen.

Uitwisselen van BAPI-certificaten tussen softwarepakketten ECM is in staat om BAPi-certificaten te importeren en te exporteren. Als u ECM gebruikt of gaat gebruiken terwijl u tevens gebruikmaakt of gaat maken van een of meerdere andere softwarepakketten die op basis van BAPI communiceren, hoeft u mogelijk geen nieuwe BAPI-certificaten aan te vragen. U kunt tijd en geld besparen door gebruik te maken van uw bestaande BAPI-certificaten voor zowel ECM als andere programma’s. De belangrijkste voorwaarde hierbij is natuurlijk dat het andere softwarepakket ook in staat is BAPI-certificaten te importeren c.q. te exporteren. U zult dus moeten achterhalen hoe het andere softwarepakket met deze zaken omgaat. Wij hebben de informatie over het uitwisselen van BAPI-certificaten tussen softwarepakketten in een apart document opgenomen. U kunt dit document downloaden van onze website www.elsevierfiscaal.nl (in het onderdeel Productservice).

Ondertekening met een pincode (ondernemers) De ondernemer moet beschikken over een pincode. Deze 5-cijferige pincode is vergelijkbaar met de pincode van de elektronische aangifte inkomstenbelasting voor particulieren (voor de intrede van DigiD). Ondernemers geven zelf een pincode op bij de Belastingdienst met het formulier 'Opgaaf elektronische handtekening ondernemers en ondernemingen'. Dit formulier kan worden gedownload van de website van de Belastingdienst. De Belastingdienst registreert de pincode, maar stuurt geen bevestiging van de ontvangst en registratie. Maximaal 5 werkdagen na het opgeven kan de pincode worden gebruikt. Let op!


78

BtwWin2013 Help

Alleen de elektronische handtekening die het laatst aan de Belastingdienst is opgegeven, is geldig. Let op 2! Vanaf 1 februari 2014 kunnen aangiften OB en opgaven ICP niet meer met pincode worden ondertekend. Dat geldt ongeacht het jaar waarover de aangifte/opgaaf wordt ingediend.

Verzending door een andere partij Het is mogelijk om verzendbestanden aan te maken die niet bij ECM worden geplaatst. U kunt deze verzendbestanden verzenden door gebruik te maken van de diensten of software van een andere partij, zoals CreAim, Reeleezee of PinkWeb. U kiest dan voor verzending via webservice.

Werkwijze in BtwWin Let op! Elsevier Communicatie Module moet zijn geïnstalleerd voordat u onderstaande opties kunt gebruiken. ·

Om een BTW-aangifte te verzenden kiest u in menu Verzenden de optie Verzendbestand BTW-aangifte aanmaken. Om een ICP-opgaaf te verzenden kiest u in menu Verzenden de optie Verzendbestand ICPopgaaf aanmaken.

·

Het scherm Waarschuwingen verschijnt. Als er foutmeldingen op het scherm staan, is het niet mogelijk de aangifte te verzenden. Staan er geen foutmeldingen (meer) op het scherm, dan kunt u wel verzenden. Bepaal echter zelf of u de aangifte wilt gaan verzenden als er nog waarschuwingen op het scherm staan. Via hyperlinks springt u naar het scherm waar de waarschuwing of foutmelding betrekking op heeft. Kies of u wilt verzenden met Certificaten, Pincode of (bij verzending door een andere partij) voor Webservice. Controleer bij uw keuze voor Webservice het opslaggebied dat (erboven) verschijnt Kies of u een verzendverslag wilt laten maken en het formaat ervan (rtf of pdf) Klik op de knop Verder. Als u met Pincode verzendt, volgt nog de mogelijkheid om de pincode van de ondernemer in te voeren. Elsevier Communicatie Module start op als u heeft gekozen voor Certificaten of Pincode Let op! ECM wordt alleen automatisch opgestart als – ECM aanwezig is; en – In het menu Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module de optie Elsevier Communicatie Module kan worden gestart vanuit het huidige programma is aangevinkt. U kunt de aangifte verzenden naar de Belastingdienst. Zie de Help van ECM voor meer informatie.

·

· · · ·

·

Let op! Als u niet met certificaten verzendt, moet de ondernemer de pincode zelf (eenmalig) opgeven/hebben opgegeven bij de Belastingdienst. Zie Ondertekening met een pincode (ondernemers).

Foutmeldingen bij verzenden Bij verzenden kunnen altijd onverwachts fouten optreden. Zie ook de help van ECM. Foutmeldingen met berichtcode 9999 - fout in xml-berichtstructuur zijn meestal fouten van de software. Neem in zo'n geval contact op met onze Service desk. Ook een foutmelding als Het bericht bevat geen XML document; (, one or more inputs was invalid) duidt op een fout in de software, maar kan ook worden veroorzaakt door een onjuiste instelling van de virusscanner.



79

Het kan ook mis gaan voordat een bericht in ECM kan worden geplaatst. Meestal volgt er dan vanuit BtwWin een melding als "Fout in ZetInECM". Mogelijke oorzaken: opslaan van het verzendbestand mislukt of het aanpassen van het statuslijstbestand. Dit kan een een rechtenkwestie zijn. Controleer of u voldoende (schrijf-)rechten heeft in het 'Opslaggebied te verzenden bestanden' (zie menu Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module). Het aanpassen van het statuslijstbestand kan ook mislukken door een virusscanner. Schakel de on-access scan van de virusscanner uit voor het 'Opslaggebied te verzenden bestanden' (zie menu Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module).

Status op website Belastingdienst Ondernemers hebben van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen waarmee zij kunnen inloggen op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. Zij kunnen via dit beveiligde gedeelte zelf aangifte doen, maar ze kunnen ook nagaan of hun fiscaal intermediair al aangifte heeft gedaan. De ondernemer kan op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst het volgende zien: · óf en zo ja wanneer een aangifte is ingediend (zowel door hemzelf als door zijn fiscaal intermediair) · via welk kanaal een aangifte is ingediend (via de website of met aangifte- of administratiesoftware) · welke aangiften volgens de bestaande indieningstermijnen nog gedaan moeten worden. Let op! Als de BTW-aangifte of ICP-opgaaf elektronisch wordt verzonden via aangifte- of administratiesoftware, kan het maximaal 24 uur duren voordat de status is bijgewerkt op het persoonlijk domein van de ondernemer.

Tot wanneer kunt u inzenden? Hoewel in principe geen uitstel wordt verleend voor het indienen van een BTW-aangifte, kan een aangifte over een bepaald tijdvak nog elektronisch worden ingediend tot en met 8 maanden na afloop van het jaar waarin het aangiftetijdvak is gelegen. Dat betekent dat BTW aangiften over 2012 tot en met eind augustus 2013 kunnen worden ingezonden; BTW aangiften over 2013 kunnen tot en met eind augustus 2014 worden ingezonden. Daarna zouden ingediende aangiften met een foutmelding door de Belastingdienst worden geweigerd, als wij zo'n aangifte al niet tegen zouden houden.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 ·

Digitale of schriftelijke aangifte (3.1)


13.3

Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module Elsevier Communicatie Module kan worden gestart vanuit het huidige programma Apart opslaggebied voor de programmabestanden van ECM gebruiken Apart opslaggebied voor te verzenden bestanden gebruiken Centraal instellingenbestand op het netwerk gebruiken (ElsevierNetwerk.ini) Opslaggebied opgehaalde bestanden

Elsevier Communicatie Module kan worden gestart vanuit het huidige programma Als u deze optie aanvinkt, kunt u Elsevier Communicatie Module starten vanuit BtwWin (via de toetscombinatie Alt+Ctrl+C of menu Verzenden > Start Elsevier Communicatie Module; als u via menu Verzenden > Verzendbestand ... aanmaken een verzendbestand aanmaakt wordt ECM automatisch opgestart). U kunt deze optie uitgevinkt laten als Elsevier Communicatie Module op een vanuit deze computer onbereikbare plaats staat. U zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om Elsevier Communicatie Module alleen lokaal te installeren op de computer van de persoon die gemachtigd is om aangiften te verzenden.

Apart opslaggebied voor de programmabestanden van ECM gebruiken In ECM is het mogelijk om één exemplaar van ECM (dll-bestanden en het Help-bestand) centraal te installeren


80

BtwWin2013 Help

en meerdere opslaggebieden aan te wijzen voor de verzending van aangiften. Tijdens de installatie van ECM kiest u dan voor de optie Apart opslaggebied programmabestanden gebruiken en geeft u de gewenste centrale directory op. In BtwWin, BasWin, VpbWin, CasWin of LoonWin geeft u in menu Instellingen > Opslaggebieden Elsevier Communicatie Module) aan waar de te verzenden bestanden moeten worden opgeslagen (zie Apart opslaggebied voor te verzenden bestanden gebruiken). Ook als u eerder gescheiden installaties heeft geregeld, kunt u nu door het centraal instellen bij installatie van ECM 4.x dit in één handeling voor alle gebruikers regelen. Het is dan niet nodig om de opslaggebieden van de verzendbestanden e.d. te wijzigen. Dit kan overigens wel, maar dan vanuit de verschillende aanroepende programma’s (BasWin, CasWin, BtwWin enz.). Als u deze optie niet aanvinkt, worden de programmabestanden in de map ../dll (onder dit opslaggebied) opgeslagen. Let op! Als u nog wilt verzenden met programma's uit voorgaande jaren, dan kan het gebruiken van een apart opslaggebied voor de programmabestanden problemen opleveren. De programma's uit 2006 kunt u nog gebruiken door de optie Elsevier Communicatie Module kan worden gestart uit het huidige programma niet aan te vinken en een opslaggebied te verzenden bestanden aan te geven. In oudere programma's is deze optie niet aanwezig.

Opslaggebied programmabestanden ECM Hier staat aangegeven in welk opslaggebied de programmabestanden en de Help worden opgeslagen. Standaard is dit C:\Elsevier\Communicatiemodule\dll. Het betreft de bestanden Ecm2002.dll, Bapi.dll, cl32.dll, Ecm.hlp en Bapi.txt (dit laatste bestand is een licentieverklaring, noodzakelijk vanaf de met ECM meegeleverde Bapi 8.0 [of hoger]). Tevens treft u in dit opslaggebied de bestanden aan ten behoeve van de de-installatie aan (UNWISE.EXE, UNWISE.INI en INSTALL.LOG), Leesmij.txt en de publieke BAPI-certificaten. Het bestand ECM. INI bevat informatie over ElsevierNetwerk.ini en versie-informatie. Let op! ECM.INI komt ook per installatie voor.

Opslaggebied gegevens Elsevier Communicatie Module Door dit opslaggebied te wijzigen kunt u eventueel wisselen tussen verschillende installaties van Elsevier Communicatie Module. Elke installatie van Elsevier Communicatie Module kan zijn eigen certificaten, postbus en andere instellingen hebben.

Het gebruiken van meerdere BAPI-certificaten en postbussen Als u meerdere kantoren heeft kan het nodig zijn dat een kantoor zijn eigen postbus en certificaten heeft. Geef in dat geval voor elke postbus en elk certificatenpaar een uniek opslaggebied aan bij 'Opslaggebied gegevens Elsevier Communicatie Module'. Geef per computer het opslaggebied aan van de voor dat kantoor te gebruiken gegevens Elsevier Communicatie Module. De optie Centraal instellingenbestand op het netwerk gebruiken (ElsevierNetwerk.ini) moet niet aangevinkt zijn.

Het begrip 'installatie' Een 'installatie' van ECM is het geheel van instellingen, statuslijsten, berichten, verzendbestanden en privésleutels (maar exclusief de programma-bestanden!) dat nodig is om de communicatie tot stand te brengen. Elke installatie heeft precies één proces-ID en (bij BAPI-PKI) precies twee privé-sleutels. · · ·

·

Voor elk uitgereikt proces-ID moet één installatie van ECM aanwezig zijn. Voor elk paar (decrypt/sign) privé-sleutels moet ten minste één installatie van ECM aanwezig zijn. Het is zonder bezwaar mogelijk om twee installaties van ECM te hebben die dezelfde privé-sleutels gebruiken (dezelfde = elke installatie gebruikt kopieën van de sleutelbestanden in zijn eigen opslaggebied ../ PKI). Het is ook mogelijk om meerdere installaties van ECM te hebben die hetzelfde proces-ID gebruiken. Dit kan nodig zijn als u niet beschikt over een netwerk. Een dergelijke manier van werken is niet aan te bevelen omdat er dan overbodige berichten uit de postbus worden opgehaald. Ook het opsporen en verwijderen van niet-verwerkbare berichten is veel lastiger. © 2013 Reed Business bv


·

81

Verschillende installaties van ECM kunnen gebruik maken van gedeelde programmabestanden (dll's en Help). Gedeeld = alle programmabestanden staan in één opslaggebied, er zijn geen kopieën aanwezig. Let op! Als u op één computer voor meerdere kantoren werkt moet u vóór het aanmaken van het verzendbestand in dit scherm het opslaggebied van de juiste Communicatie Module kiezen.

Apart opslaggebied voor te verzenden bestanden gebruiken Als u deze optie aanvinkt kunt u bij 'Opslaggebied te verzenden bestanden' aangeven in welk opslaggebied de aangemaakte verzendbestanden moeten worden geplaatst. Is deze optie niet aangevinkt, dan worden de te verzenden bestanden opgeslagen in het standaard opslaggebied van Elsevier Communicatie Module (Opslaggebied opgehaalde bestanden). Gebruik deze optie als Elsevier Communicatie Module op een vanuit deze computer onbereikbare plaats staat om de aangiften toch te kunnen verzenden vanaf een andere computer. Bij het verzenden haalt Elsevier Communicatie Module de hier geplaatste verzendbestanden op.

Opslaggebied te verzenden bestanden Alleen toegankelijk als u Apart opslaggebied voor te verzenden bestanden gebruiken heeft aangevinkt. U geeft hier aan in welk opslaggebied de te verzenden bestanden terechtkomen. Elsevier Communicatie Module haalt deze bestanden bij het verzenden op.

Centraal instellingenbestand op het netwerk gebruiken (ElsevierNetwerk.ini) Als u deze optie aanvinkt kunnen de instellingen worden bewaard in een centraal instellingenbestand. Dit betekent dat u de opslaggebieden van Elsevier Communicatie Module voor alle gebruikers centraal kunt regelen. Vinkt u deze optie niet aan, dan worden de instellingen alleen lokaal (op de huidige computer) bewaard. Let op! Als u meerdere BAPI-certificaten en postbussen gebruikt moet u dit niet aanvinken.

Instellen voor alle gebruikers Als u de optie Centraal instellingenbestand op het netwerk gebruiken aanvinkt, verschijnt bij elk opslaggebied de optie Instellen voor alle gebruikers. Als u dit selecteert wordt het desbetreffende opslaggebied opgeslagen in het centrale instellingenbestand.

Opslaggebied opgehaalde bestanden Dit is het opslaggebied waarin de bestanden terechtkomen die in Elsevier Communicatie Module in het vak 'Postvak IN' verschijnen. Dit opslaggebied wordt gebruikt voor de Elektronische Kopieën van Aanslagen en de statusberichten van de bestellingen Elektronische Kopieën van Aanslagen. Haal meer uit de help

14

BTW-identificatienummers controleren

14.1

Controle op buitenlandse BTW-nummers Elsevier BTW Programma bevat enkele mogelijkheden om het formaat en de geldigheid van buitenlandse BTWnummers te verifiëren. Helaas zijn de mogelijke formaten niet allemaal gepubliceerd en is het dus niet goed mogelijk om illegale of niet bestaande BTW-nummers volledig te identificeren. Ook bestaan er slechts beperkte mogelijkheden om te controleren of een BTW-nummer is uitgereikt. De waarschuwing die u op het scherm krijgt is dan ook vooral een indicatie. De volgende controles zijn denkbaar. 1. Voldoet het BTW-nummer aan het voor het desbetreffende land geldende formaat? 2. Is het BTW-nummer uitgereikt (VIES-verificatie)?


82

BtwWin2013 Help

3. Is het BTW-nummer uitgereikt aan het bedrijf waar u zaken mee doet?

1. Voldoet het BTW-nummer aan het voor het desbetreffende land geldende formaat? BtwWin toont een melding op het scherm ICP-opgaaf (dat u opent vanuit het scherm ICP) als het ingevulde BTW-nummer niet voldoet aan het voor het desbetreffende land geldende formaat. Zie ook Structuur BTWidentificatienummers. De landcode moet dus eerst correct zijn ingevuld. Druk eventueel op Ctrl+L om de landcode te kiezen. Ook op het scherm ICP kunt u zien of een nummer niet voldoet aan het formaat: achter het BTW-nummer verschijnt dan een vraagteken (?). Als de landcode onbekend is, verschijnt een vraagteken (?) achter de landcode. Enkele landen hebben een cijferproef (zoals de in Nederland gebruikte modulus elf test), maar die controles zijn niet openbaar gemaakt. Ook is niet bekend binnen welke range de nummers liggen. Het is bovendien denkbaar dat bepaalde nummers toch worden gebruikt, hoewel ze officieel niet voldoen aan het formaat. De sinds mei 2004 toegetreden landen hebben toegezegd alle oude BTW-nummers aan te passen aan het nieuwe afgesproken formaat. Let op Voor Spanje geldt dat het eerste en het laatste karakter van het nummer zowel een cijfer als een letter kan zijn, maar ze mogen niet allebei een cijfer zijn.

Opgenomen in verzending? Een ingevuld record van een afnemer wordt verzonden als de landcode correct is, als er een BTW-nummer is ingevuld (ook al voldoet het niet aan het geldende formaat van het desbetreffende land!) en als er een bedrag is ingevuld. Bij correcties op eerdere opgaven dienen ook het jaar en de periode te zijn ingevuld. Op het scherm ICP-opgaaf staat achter 'Opgenomen in verzending?' aangegeven of een record wel of niet wordt verzonden. Op het scherm ICP wordt dit weergegeven in de kolom V: · Een hoofdletter V geeft aan dat het record wordt opgenomen in de verzending en dat het BTW-nummer voldoet aan het formaat. · Een kleine letter v betekent dat het record wel wordt opgenomen in de verzending maar dat het BTWnummer twijfelachtig is. · Als er bij een regel niets staat in kolom V wordt het record niet verzonden.

2. Is het BTW-nummer uitgereikt (VIES-verificatie)? Via de toets F4, het menu Extra > Verificatie alle BTW-nummers of de knop Verificatie alle BTW-nummers op het scherm ICP-opgaaf/ICP kunt u – als u beschikt over een internetverbinding – verifiëren of de door u ingevulde BTW-nummers (van het bedrijf en de ICP-opgaaf van de huidige periode) geldig zijn. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een database van de Europese Commissie: VIES (VAT Information Exchange System). De informatie in deze database is afkomstig uit de nationale databanken van de EU-lidstaten. De gegevens zijn real time, dat wil zeggen dat er iedere keer dat u informatie opvraagt, een bericht wordt verzonden naar de lidstaat die het BTW-identificatienummer heeft verstrekt, om na te gaan of het vermelde nummer geldig is. Overigens worden de gegevens uit de database niet gegarandeerd. Het kan ook voorkomen dat een nationale databank (tijdelijk, bijv. vanwege onderhoudswerkzaamheden) niet toegankelijk is of dat er zich andere (technische) problemen voordoen. In die gevallen verschijnt een melding op het verificatiescherm.

Geavanceerde methode Vanaf 2010 is het mogelijk om via een geavanceerde controle een bewijs van controle te krijgen. De verificatiebewijsgegevens (met o.a. het consultatienummer) worden bij het bedrijf opgeslagen en kunnen worden afgedrukt bij het ICP Invoerverslag. Bij controle dient een legaal BTW-nummer te worden meegegeven, we gebruiken daarvoor het BTW-nummer van het bedrijf waarvoor u aangifte doet. Deze methode wordt door ons toegepast, maar blijkt in de praktijk niet altijd beschikbaar. De oude methode zonder bewijsgegevens kan via menu Instellingen/Voorkeuren worden aangezet door het vinkje voor Geavanceerde VIES-controle weg te halen.

Afdrukken of kopiëren Het is mogelijk om de inhoud van het verificatiescherm af te drukken.



83

U kunt de inhoud ook in zijn geheel kopiëren naar het klembord. Klik daarvoor in het verificatiescherm op uw rechtermuisknop en kies de optie Alles kopiëren. Daarna kunt u de gekopieerde gegevens in een andere applicatie (bijv. in een Word-bestand of ook Excel-bestand) plakken.

Controle Nadat u de internetverificatie heeft uitgevoerd verschijnt achter de gecontroleerde nummers een C in de kolom Verificatie in het scherm ICP. Naast de C verschijnt een A als het nummer voorkomt in de VIES-database of een X als het nummer niet wordt gevonden. Tevens komt de datum van de laatste verificatie op het scherm te staan. U kunt de VIES-database ook zelf benaderen: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Op deze website kunt u één BTW-identificatienummer per keer controleren. Het BTW Programma kan meerdere nummers tegelijk checken. Deze website opent standaard in het Engels. Door middel van het keuzemenu rechts bovenin de pagina kan een andere taal worden geselecteerd. Om de pagina direct in het Nederlands te krijgen kiest u voor: http://ec.europa. eu/taxation_customs/vies/?locale=nl. Let op! Denk eraan dat deze verificatie alleen aangeeft of een BTW-identificatienummer geldig of niet geldig is op het moment dat u de informatie opvraagt.

Alleen nieuwe of gewijzigde BTW-nummers verifiëren Het is ook mogelijk om alleen de nieuw toegevoegde, gewijzigde BTW-nummers en/of nog ongecontroleerde BTW-nummers te controleren in plaats van alle ingevoerde BTW-nummers. Kies daarvoor in menu Extra de optie (of op het invulscherm van de ICP-opgaaf de knop) Verificatie nieuwe BTW-nummers. Let op! Het omzetbelastingnummer op het scherm Bedrijfsgegevens en het eventuele BTW-identificatienummer van de holding op het scherm Fiscale eenheid (als de werkmaatschappij apart ICP-opgaaf doet terwijl de holding de BTW-aangifte verzorgt) worden altijd geverifieerd (als ze zijn ingevuld).

Proxyserver Als het niet mogelijk is om de BTW-nummer verificatie uit te voeren omdat de http-verbinding is afgeschermd, kunt u via menu Instellingen > Proxyserver (t.b.v. verificatie) instellen dat een proxyserver moet worden gebruikt.

3. Is het BTW-nummer uitgereikt aan het bedrijf waar u zaken mee doet? De enige informatie die in de VIES-database kan worden opgevraagd, betreft de geldigheid van een BTWidentificatienummer. Het is niet altijd mogelijk om andere gegevens (naam, adres enz.) op te vragen. Enkele landen, waaronder België*, geven wel naam en adresgegevens. Deze gegevens worden dan zo adequaat mogelijk in het verificatiescherm weergegeven. Verificatie bij de Belastingdienst De controle of een BTW-nummer is uitgereikt aan het bedrijf waar u zaken mee doet werd wel ondersteund door het EDItax-programma van de Belastingdienst. EDItax is per 1 juli 2005 geheel buiten gebruik gesteld. De enige mogelijkheid nu is om bij de Belastingdienst (CLO) te laten verifiëren of de combinatie van een opgegeven naam van de afnemer en het BTW-identificatienummer klopt. * Verschillende websites bieden de mogelijkheid Belgische BTW-nummers op te zoeken. In de meeste gevallen worden ook naam en adres getoond en in sommige gevallen aanvullende informatie. Zie bijvoorbeeld: · http://www.netonline.be/ondernemen/btw-nummers.asp · http://www.vanhecke.com (kies de rubriek ‘een onderneming opzoeken’) Veel van deze Belgische BTW-nummers worden echter wel in het oude (9-cijferige formaat) getoond ipv het nieuwe 10-cijferige formaat. Zet dan een '0' voor het BTW-nummer.

Verificatie 'as is' Deze service wordt geleverd 'as is'. Het kan niet worden gegarandeerd dat deze service altijd in het BTW © 2013 Reed Business bv

84

BtwWin2013 Help

Programma zal blijven werken. Technische veranderingen aan de betreffende website (zoals in juni 2006, juli 2007, 5 maart 2010 en begin april 2010) kunnen ervoor zorgen dat de service (tijdelijk) niet meer kan worden geleverd. Storing door een firewall Het is bekend dat een firewall berichtenverkeer op een vervelende manier kan storen. Zo is een geval bekend dat door een firewall de verificatie voor elk BTW-nummer een ongeldig BTW-nummer opleverde, terwijl bij handmatige verificatie het BTW-nummer wel geldig bleek. Is dit bij u het geval dan moet u de firewall configureren zodat het verkeer vanaf de EU-website goed wordt doorgelaten. Tijdelijke storingen Tijdelijke storingen kunnen het gehele jaar optreden. Het kan ook zijn dat de server van een bepaald land er dan uit ligt, dan gaat de controle van BTW-nummers uit andere landen wel goed, maar die uit één of meerdere landen tijdelijk niet goed. Probeer in zo'n geval het later nog eens. Lijkt de storing zich in korte tijd blijvend voor te doen, meldt dit dan onze technische service desk. Het zou goed kunnen dat de EU de specificaties weer eens heeft gewijzigd. Meldingen die bij zo'n tijdelijke storing optreden zijn: SERVER BUSY en TIMEOUT.

Relevante onderwerpen in Elsevier BTW Almanak 2013 · ·

Verificatie BTW-identificatienummer (16.1.6) Onjuist BTW-identificatienummer (16.1.7)


14.2

Structuur BTW-identificatienummers Lidstaat België (BE) Bulgarije Cyprus (CY) Denemarken (DK) Duitsland (DE) Estland (EE) Finland (FI) Frankrijk (FR) Griekenland (EL) Groot-Brittannië (GB)

Hongarije (HU) Ierland (IE) Italië (IT) Letland (LV) Litouwen (LT) Luxemburg (LU) Malta (MT) Nederland (NL) Oostenrijk (AT) Polen (PL) Portugal (PT) Roemenië Slovenië (SI) Slowakije (SK) Spanje (ES) Tsjechië (CZ)

Structuur BE 0999999999 BG 999999999 BG 9999999999 CY 99999999L DK 99999999 DE 999999999 EE 999999999 FI 99999999 FR XX999999999 EL 999999999 GB 999999999 GB 999999999999 GB GD999 GB HA999 HU 99999999 IE 9S99999L IT 99999999999 LV 99999999999 LT 999999999 LT 999999999999 LU 99999999 MT 99999999 NL 999999999B99 AT U99999999 PL 9999999999 PT 999999999 RO 99..9999999999 SI 99999999 SK 9999999999 ES X9999999X CZ 99999999 CZ 999999999

Posities cijfer 0 + 9 cijfers 9 cijfers of 10 cijfers 8 cijfers gevolgd door 1 letter 8 cijfers 9 cijfers 9 cijfers 8 cijfers 2 cijfers of letters gevolgd door 9 cijfers 9 cijfers 9 cijfers of 12 cijfers of 2 letters en 3 cijfers 8 cijfers 8 tekens 11 cijfers 11 cijfers 9 cijfers of 12 cijfers 8 cijfers 8 cijfers 9 cijfers, letter B op tiende positie, gevolgd door 2 cijfers letter U gevolgd door 8 cijfers 10 cijfers 9 cijfers 2 tot 10 cijfers 8 cijfers 10 cijfers 9 tekens (1) 8 cijfers of 9 cijfers of © 2013 Reed Business bv


Zweden (SE)

CZ 9999999999 SE 999999999999

85

10 cijfers 12 cijfers, waarbij de laatste positie > 0

Legenda: 9 = cijfer X = letter of cijfer S = een letter, een cijfer, "+" of "*" L = letter (1)

Het eerste en het laatste karakter van het nummer kan zowel een cijfer als een letter zijn, maar ze mogen niet allebei een cijfer zijn.


14.3

Proxyserver t.b.v. BTW-nummer verificatie Een proxyserver dient o.a. als barrière tussen het internet en het intranet van uw bedrijf. Het voorkomt dat buitenstaanders vertrouwelijke informatie kunnen inzien op het interne netwerk of een computer. Als het niet mogelijk is om de BTW-nummer verificatie (zie ook Controle op buitenlandse BTW-nummers) uit te voeren omdat de http-verbinding is afgeschermd, kunt u na het aanvinken van Gebruik proxyserver aangeven welke proxyserver en welke poort gebruikt moeten worden. Haal meer uit de help

15

Service

15.1

Updates Eventuele updates van Elsevier BTW Programma 2013 zijn gratis en zullen uitsluitend beschikbaar zijn via onze website www.elsevierfiscaal.nl. Let op! In het onderdeel Productservice op onze website vindt u al onze online productondersteuning (eventuele updates, nieuws, veelgestelde vragen en hun antwoorden, enz.). Om snel te achterhalen of er een nieuwe update van dit programma beschikbaar is, kunt u ook gebruik maken van de online updatecheck. U hoeft hierbij niet in te loggen. Haal meer uit de help

15.2

Service desk en klantenservice Heeft u vragen, kijk dan eerst op onze website, raadpleeg de Leesmij (zie menu Help > Leesmij) en/of controleer of u de laatste versie heeft via de optie Online updatecheck in menu Help.

Technische service desk Vragen en opmerkingen kunt u voorleggen aan onze technische service desk. Medewerkers van de technische service desk bieden computertechnische ondersteuning. Vragen mbt berekeningen dient u per e-mail voor te leggen, zodat zij naar de tweedelijns-service desk kunnen worden doorgestuurd. Fiscaal inhoudelijke vragen kunnen in principe niet worden beantwoord. U kunt vanuit het programma de service desk een e-mail sturen met de menu-optie Help > Service desk emailen. Omschrijf uw vraag zo goed mogelijk. Stuur zo nodig schermafdrukken (druk Alt+PrintScreen en plak met Ctrl +V in de e-mail) of afdrukbestanden mee om uw vraag toe te lichten. Voeg bij vragen over een berekening een voorbeeld toe zoals u/de Belastingdienst het had gedacht. Ook kunt u het bestand/dossier waar uw probleem betrekking op heeft (geanonimiseerd) meesturen (in Outlook


86

BtwWin2013 Help

via menu-optie Invoegen/Bestand). Gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Vragen per e-mail zijn gratis. Vermeld verder a.u.b. · om welk programma het gaat (i.c. Elsevier BTW Programma 2013) · met welke versie van het programma u werkt (het versienummer staat in de titelbalk) · onder welk besturingssysteem het programma draait (Windows 8/7/Vista/XP) · uw telefoonnummer Als u via menu Help > Service desk e-mailen een e-mail verstuurt naar onze service desk, hoeft u de eerste drie punten niet zelf te typen. Technische service desk: E-mail: [email protected] Telefoon: 0314 – 358 356 (lokaal tarief). De service desk is op werkdagen geopend van 9.00 tot 17.00 uur. U kunt uw vragen, opmerkingen en suggesties ook sturen naar: Reed Business Technische service desk (afdeling Elsevier BTW Programma) Antwoordnummer 2045 7000 SJ Doetinchem

Klantenservice Voor verkoopinformatie en bestellingen of bij eventuele klachten kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Via de klantenservice kunt u ook een ICP Plus licentie aanvragen. E-mail: [email protected] Telefoon: 0314 – 358 358 Fax: 0314 – 358 161 Postadres: Reed Business Afdeling Klantenservice Postbus 808 7000 AV Doetinchem Haal meer uit de help

15.3

Database problemen Raadpleeg bij problemen met de database eerst het document Elsevier database, waarvan de nieuwste versie altijd op onze site staat (zoek op Elsevier database in productservice). Of kijk hieronder. Geen oplossing voor uw probleem? Neem dan contact op met onze tsd. Melding: Transactie kan niet worden verwerkt of Melding: Kan geen nieuwe transactie maken, omdat de capaciteit is overschreden Een MSDE/SQL Server Express/SQL Server database houdt zijn transacties (bewerkingen) bij in een transactielogbestand. Dat logbestand kan te groot worden waarna transacties niet meer kunnen worden verwerkt. Met shrinken van de database kan de transactielog worden verkleind/transacties worden verwijderd. Dit shrinken kan u als gebruiker niet uitvoeren, maar moet u overlaten aan een systeembeheerder. Het shrinken van zo'n database gaat echter alleen als het recovery model van de database op Simple staat en niet op Full. Zie daarvoor de Management Studio. Werkt u met de Express-versie van SQL Server, dan kunt u de Management Studio Express gratis downloaden van de site van Microsoft.


Service

87

Als ik een aangifte wil openen is in het BTWnummer 1 cijfer vervangen door een X en krijg ik de melding dat het BTWnummer niet correct is. Oorzaak: De klant is blijkbaar verwijderd. Oplossing: Ga naar CasWin database, menu Bestand > Prullenbak van de klantenlijst , selecteer de klant en en klik links onderaan op de knop Terugplaatsen. Haal meer uit de help

15.4

Online updatecheck Om snel te achterhalen of er een nieuwe update van dit programma beschikbaar is, kunt u gebruikmaken van de online updatecheck. U vindt dit onderdeel in het menu Help. Als u op de knop Online updatecheck klikt, zal uw browser opstarten. Na het totstandkomen van de verbinding wordt er gecontroleerd of de versie die u heeft overeenkomt met de versie die op onze website staat (daar staat altijd de meest recente versie). De · · ·

volgende situaties zijn mogelijk: Als er een meer recente versie is, zal dat worden gemeld. U kunt de update vervolgens downloaden. U blijkt over de meest recente versie te beschikken. U hoeft dan verder niets te doen. Er is geen update voor dit product.

Zie ook RSS productservice. Haal meer uit de help

15.5

Elsevier BTW Almanak Via Shift+F1, het icoon of menu Help > Almanak opent u een scherm met verwijzingen naar Elsevier BTW Almanak 2013. Per invulscherm zijn – indien van toepassing – verwijzingen naar relevante onderwerpen in de Almanak opgenomen. Als u een abonnement op FiscaalTotaal heeft, kunt u direct naar deze onderwerpen 'toespringen'. De BTW Almanak verschijnt niet meer op cd-rom. Selecteer een onderwerp in de lijst en klik op Tonen of dubbelklik op het onderwerp. De Almanak wordt nu geopend op de plaats van het desbetreffende onderwerp. Afhankelijk van verschijningsdatums van software en Almanak kan het zijn dat in versie 1.0 van BtwWin2013 de koppeling met Elsevier BTW Almanak 2013 nog niet aanwezig is. Dat wordt dan later met een update geregeld. Haal meer uit de help

15.6

Leesmij Bij elke update die u van onze website kunt downloaden wordt het bestand Leesmij.txt toegevoegd. Dit bestand geeft de laatste wijzigingen aan, vult de Help aan en geeft u tips voor het gebruik. Lees dit bestand dat bij installatie van het programma of van een update verschijnt steeds even door. De Leesmij is ook opgenomen in menu Help > Leesmij. Haal meer uit de help

15.7

Versie-informatie Het versienummer staat in de titelbalk van het programma, in menu Help > Info en in de Leesmij (zie menu Help > Leesmij). In de Leesmij is ook de versie-informatie opgenomen. Tip Bekijk regelmatig of u de nieuwste versie heeft via de online updatecheck in het menu Help, of laat de RSS productservice bij opstarten minimaal op de optie 'Alleen berichten voor dit programma' staan (zie menu


88

BtwWin2013 Help

Instellingen). Zo blijft u op de hoogte van updates en ander belangrijk nieuws over Elsevier BTW Programma. Haal meer uit de help

15.8

Website Voor informatie over onze financiële en fiscale producten, eventuele updates van onze software, meest gestelde vragen enz. kunt u terecht op onze website www.elsevierfiscaal.nl. Tip Bekijk regelmatig of u de laatste versie heeft via de online updatecheck in het menu Help, of laat de automatische RSS productservice aangevinkt staan (zie menu Instellingen). Zo blijft u op de hoogte van updates en ander belangrijk nieuws over Elsevier BTW Programma. Haal meer uit de help

15.9

RSS Belastingadvies Via de optie RSS Belastingadvies in menu Help of het icoontje krijgt u een overzicht van de actuele nieuwsberichten op onze website. Hiervoor is een verbinding met internet nodig. Haal meer uit de help

15.10 RSS Productservice Via de optie RSS Productservice in menu Help krijgt u een overzicht van de actuele nieuwsberichten mbt onze productservice op onze website. Hiervoor is een verbinding met internet nodig. Deze RSS Productservice wordt standaard automatisch uitgevoerd bij starten van het programma. U krijgt dan alleen de nieuwsberichten te zien als er daadwerkelijk iets nieuws valt te melden. U kunt deze automatische RSS Productservice configureren in het menu Instellingen >Voorkeuren: U heeft daarbij de keuze uit: - Geen berichten, - Alleen berichten voor dit programma, of - Alle berichten willen zien bij de RSS Productservice bij opstarten. Standaard is de keuze 'Alleen berichten voor dit programma'. De RSS Productservice via het menu Help toont altijd alle actuele nieuwsberichten. Haal meer uit de help

15.11 Algemene voorwaarden financiële en fiscale applicaties Reed Business bv

1. ALGEMENE BEPALINGEN Toepasselijkheid 1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Reed Business B.V., alsmede van dochtervennootschappen daarvan en andere gelieerde vennootschappen die naar deze algemene voorwaarden verwijzen, hierna nader aan te duiden met: RB. 1.2 Deze algemene voorwaarden bestaan uit algemene bepalingen en de bijzondere voorwaarden, die op specifieke producten van Elsevier Financieel en Fiscaal van toepassing zijn. De algemene bepalingen zijn niet van toepassing voor zover daarvan in de bijzondere voorwaarden wordt afgeweken. 1.3 Ingeval de in de voorwaarden voor advertenties van toepassing verklaarde Regelen voor het Advertentiewezen op enig onderdeel afwijken van of in strijd zijn met de andere hierboven genoemde © 2013 Reed Business bv

Service

89

voorwaarden, gelden bij uitsluiting deze andere voorwaarden. 1.4 Door met RB een overeenkomst aan te gaan doet de wederpartij afstand van eventueel door hem gehanteerde voorwaarden hoe ook genaamd, zodat op al onze overeenkomsten uitsluitend de door RB gehanteerde voorwaarden toepasselijk zijn.

Offertes, totstandkoming en wijziging overeenkomst 1.5 Alle door RB gedane aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend. Eerst door de schriftelijke (order) bevestiging van RB of door feitelijke uitvoering door RBI komt de overeenkomst tot stand. Wijzigingen van opdrachten binden RB slechts voor zover deze wijzigingen schriftelijk door RBI zijn bevestigd c.q. feitelijk door RB zijn uitgevoerd. 1.6 Overeengekomen levertijden zullen nimmer te beschouwen zijn als een fatale termijn, tenzij zulks uitdrukkelijk is overeengekomen. In geval van een niet tijdige prestatie dient RB derhalve schriftelijk in gebreke te worden gesteld, alvorens RB in verzuim raakt. 1.7 Alle opgaven en/of vermeldingen door RB met betrekking tot haar producten en/of diensten, zoals oplage, formaat, publicatiefrequentie, drukprocédé, omvang en aard van het adressenbestand, aantallen abonnementen c.q. oplagen, gewichten, omvang per nummer en dergelijke geschieden naar beste weten, maar zijn niet bindend. Afwijkingen en/of wijzigingen van welke aard en omvang dan ook worden door RB uitdrukkelijk voorbehouden.

Tarieven en prijzen 1.8 RB is te allen tijde gerechtigd de overeengekomen tarieven en/of prijzen te wijzigen. Indien de wederpartij van RB een consument is (zijnde een natuurlijk persoon niet handelende in de uitoefening zijn beroep of bedrijf) is die consument gerechtigd de overeenkomst te ontbinden als de prijsverhoging binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst plaatsvindt. 1.9 Alle prijzen zijn exclusief B.T.W. tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. RB is gerechtigd elke wijziging van het B.T.W.-tarief aan de wederpartij door te berekenen.

Betaling 1.10 Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dienen de facturen van RB netto contant binnen dertig dagen na de factuurdatum te zijn voldaan. Ieder recht op verrekening is uitgesloten. 1.11 Indien niet tijdig wordt betaald is de wederpartij in verzuim zonder dat een ingebrekestelling noodzakelijk is. De wederpartij is - onverminderd haar overige verplichtingen - vanaf de vervaldag van de factuur tot aan de dag der algehele voldoening over de nog openstaande bedragen een rente verschuldigd op jaarbasis van het telkens geldende toepasselijke wettelijke rentepercentage, verhoogd met 3%. 1.12 Bij niet of niet-tijdige betaling komen alle gerechtelijke proces- en executiekosten alsmede de administratiekosten en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van de wederpartij. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen ten minste 10% van het factuurbedrag met een minimum van € 150. 1.13 RB heeft steeds het recht om zowel vóór als na de totstandkoming van de overeenkomst zekerheid voor de betaling c.q. vooruitbetaling te verlangen, zulks onder opschorting van de uitvoering van de overeenkomst door RB, totdat de zekerheid verschaft is en/of de vooruitbetaling door RB is ontvangen. 1.14 Alle geleverde producten blijven het eigendom van RB tot het moment van ontvangst van volledige betaling van hetgeen de wederpartij RB ter zake van enige levering is verschuldigd, met inbegrip van de rente en de kosten.

Ontbinding 1.15 RBI kan zonder uit hoofde daarvan tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bij aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst haar overeenkomst met de wederpartij geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien: a) de wederpartij surséance van betaling of haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard dan wel een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of op enig onderdeel van haar vermogen beslag wordt gelegd; b)

de wederpartij haar activiteiten staakt, ophoudt haar statutaire doel na te streven, tot liquidatie besluit,


90

BtwWin2013 Help

anderszins haar rechtspersoonlijkheid verliest, of haar bedrijf overdraagt of fuseert; c) de wederpartij één of meer verplichtingen voortvloeiende uit de betreffende overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, en zij deze tekortkoming niet binnen zeven kalenderdagen na door RB hiertoe schriftelijk gemaand te zijn, heeft opgeheven; d) RB de uitgave van het betreffende product of de verlening van de betreffende dienst staakt. Het bepaalde in het vorige lid laat onverlet de overige aan RB bij tekortkoming in de nakoming van de wederpartij rechtens toe komende bevoegdheden, zoals die tot het vorderen van nakoming en/of volledige schadevergoeding.

Intellectuele Eigendomsrechten 1.16 De intellectuele eigendomsrechten en soortgelijke rechten, waaronder auteursrechten, merkenrechten, octrooirechten, naburige rechten, rechten tot bescherming van prestaties inclusief databankrechten op alle door RB uitgegeven publicaties en andere informatieve producten berust bij RB en/of haar licentiegevers. Niets uit de publicaties c.q. informatieve producten van RB mag zonder uitdrukkelijke, voorafgaande, schriftelijke toestemming van RB worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, beeldplaat, magnetische schijf of band, opslag in een voor derden toegankelijk raadpleegsysteem, of op welke andere wijze dan ook, elektronisch, mechanisch of anderszins.

Persoonsgegevens 1.17 Reed Business bv legt gegevens vast van natuurlijke personen voor de uitvoering van de (abonnements)overeenkomsten en wanneer deze personen in het kader van dienstverlening contact hebben met Reed Business. Deze gegevens worden gebruikt om een overeenkomst uit te voeren en om personen te informeren over voor hen relevante producten en diensten van Reed Business, haar werkmaatschappijen en zorgvuldig geselecteerde derden. Als de natuurlijke persoon op deze informatie geen prijs stelt, kan dit schriftelijk worden doorgeven aan: Reed Business bv, t.a.v. Adresregistratie, Postbus 808, 7000 AV Doetinchem

Overmacht 1.18 Indien naar het redelijk oordeel van RB als gevolg van overmacht, waaronder wordt verstaan een buiten haar macht liggende omstandigheid, nakoming door RB zonder tekortkoming niet mogelijk is of zal zijn, heeft zij het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, dan wel de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk op te schorten, zonder tot enige schadeloosstelling gehouden te zijn. 1.19 Onder overmacht wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan oorlogsgevaar, oorlog, opstand, molest, stakingen, boycot, bedrijfsstoring, storingen in het verkeer of transport, storingen in (data)netwerken, maatregelen van overheidswege, schaarste aan grondstoffen, natuurrampen, brand, atoomkernreacties, machinebreuk en overigens alle omstandigheden, waaronder gehele of gedeeltelijke nakoming van de overeenkomst door RB naar redelijkheid en billijkheid niet gevergd kan worden. 1.20 Indien RB bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de wederpartij gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract.

Aansprakelijkheid en reclame 1.21 De aansprakelijkheid van RB, van de personeelsleden van RB en van de personen voor wie RB verantwoordelijk en/of aansprakelijk is, voor schade, mede daaronder begrepen gevolgschade (waaronder mede begrepen vertragingsschade, en winstderving), welke aan haar toerekenbaar is, is in alle gevallen beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van het gedeelte van de overeenkomst, waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit. 1.22 Alle (redactionele) informatie, waaronder begrepen adviezen, ideeën, meningen en/of instructies, is op zorgvuldige wijze en naar beste weten samengesteld, evenwel kunnen RB en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid of volledigheid van de informatie. RB en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op bedoelde informatie. De wederpartij wordt met nadruk aangeraden deze informatie niet geïsoleerd te gebruiken maar af te gaan op haar professionele kennis en ervaring en de te gebruiken informatie te controleren. De inhoud van advertenties is samengesteld door of namens adverteerders en wordt door RB niet beoordeeld op de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid daarvan. RB aanvaardt dan ook geen


Service

91

aansprakelijkheid voor de inhoud en vormgeving van advertenties. 1.23 De wederpartij vrijwaart RB voor elke aansprakelijkheid jegens derden voortvloeiend uit zijn opdracht, alsmede voor elke aansprakelijkheid jegens derden in verband met het gebruik of het niet kunnen gebruiken door de wederpartij van de door RB uitgegeven publicaties en andere informatieve producten. 1.24 Reclames tegen de (order)bevestiging dienen schriftelijk vóór de uitvoering van de overeenkomst door RB doch in ieder geval binnen acht dagen na de datum van de verzending van de (order) bevestiging ter kennis van RB te worden gebracht. 1.25 Reclames tegen de uitvoering van de overeenkomst door RB dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk doch in ieder geval binnen acht dagen na het tijdstip van ontdekking van een gebrek in de prestatie, dan wel binnen acht dagen na het tijdstip waarop het gebrek in de prestatie had behoren te worden ontdekt, ter kennis van RB te worden gebracht, waarna alle rechten van de wederpartij jegens RB vervallen.

Diversen 1.26 RB is gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder nadere toestemming van de wederpartij over te dragen aan een onderneming waarmee zij in een groep is verbonden, of over te dragen aan een derde in het kader van een overdracht van (een deel van) de onderneming van RB. 1.27 RB is gerechtigd de onderhavige voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen zullen ook gelden ten aanzien van reeds afgesloten overeenkomsten. RB zal dergelijke wijzigingen tijdig bekend maken. De wederpartij is gerechtigd de overeenkomst te beëindigen met ingang van de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden, indien zij de gewijzigde voorwaarden niet wenst te accepteren. 1.28 Bij wijziging van de naam- en/of adresgegevens dient de wederpartij zowel de oude als de nieuwe gegevens schriftelijk ten minste veertien dagen voor de ingangsdatum van de wijziging aan RB door te geven. 1.29 Indien en voor zover een bepaling van deze voorwaarden op basis van de wet als onredelijk bezwarend wordt beschouwd jegens een wederpartij die een consument is (zijnde een natuurlijk persoon niet handelende in de uitoefening zijn beroep of bedrijf) en die wederpartij vernietigt dat beding, dan treedt in de plaats van het vernietigde beding een beding dat niet onredelijk bezwarend is maar de belangen van RB zo goed mogelijk beschermt.

Geschillen en toepasselijk recht 1.30 Alle geschillen met betrekking tot de door RB gesloten overeenkomsten worden gebracht voor de bevoegde rechter te Amsterdam. RB is tevens gerechtigd om een geschil met een wederpartij die een consument is (zijnde een natuurlijk persoon niet handelende in de uitoefening zijn beroep of bedrijf) voor te leggen aan de op basis van de wet relatief bevoegde rechter. Als dat een andere rechter is dan de rechter te Amsterdam, en RB legt het geschil voor aan de rechter te Amsterdam, dan is die consument gerechtigd om binnen 6 weken nadat RB zich schriftelijk op dit beding heeft beroepen, voor beslechting door de volgens de wet bevoegde rechter te kiezen. 1.31 Op alle met RB gesloten overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.

2. VOORWAARDEN VOOR FISCALE EN FINANCIËLE APPLICATIES Definities 2.1 Licentieovereenkomst: de overeenkomst en/of rechtsbetrekking met betrekking tot de terbeschikkingstelling van een Applicatie door RB; Licentienemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie RB een Licentieovereenkomst heeft gesloten; Licentie: het door RB krachtens een Licentieovereenkomst versterkte recht gebruik te maken van een Applicatie, met inachtneming van de bepalingen van deze voorwaarden; Applicatie(s): databanken, (online) kennisbanken, informatieproducten en/of andere uitgaven, inclusief


92

BtwWin2013 Help

computerprogrammatuur en inclusief online updates, op elektronische drager of via elektronische weg door RB aan Licentienemer ter beschikking gesteld.

Toepasselijkheid 2.2 Op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes van RB met betrekking tot Applicaties zijn naast de algemene bepalingen de onderhavige voorwaarden voor Applicaties van toepassing. Aflevering en nieuwe versies 2.3 De Applicatie wordt aan de Licentienemer ter beschikking gesteld op de wijze zoals aangegeven in het aanbod (bv. middels offerte, folder, bestelformulier of anderszins) dat RB de Licentienemer heeft doen toekomen. RB is gerechtigd om de wijze van terbeschikkingstelling aan te passen, na voorafgaande kennisgeving aan Licentienemer. In geval van een abonnement ontvangt de Licentienemer jaarlijks een nieuwe editie van een Applicatie. Tenzij anders aangegeven door RB, mag Licentienemer de voorafgaande versie in zijn bezit houden. De onderhavige voorwaarden blijven op voorafgaande versies van toepassing.

Licentie 2.4 RB verleent aan Licentienemer een niet-exclusieve en niet overdraagbare Licentie met betrekking tot de Applicatie zoals omschreven in het aanbod dat RB de Licentienemer heeft doen toekomen, welke Licentie uitsluitend de bevoegdheden omvat die in de onderhavige voorwaarden en de Licentieovereenkomst uitdrukkelijk zijn toegekend. Licentienemer is gehouden de gebruiksaanwijzing en instructies van RB met betrekking tot het gebruik van de Applicatie op te volgen. 2.5 De Licentie houdt geen overdracht van auteursrecht of enig ander intellectueel eigendomsrecht in. 2.6 Gebruik van de Applicatie is gelimiteerd tot het in het aanbod dan wel de Licentieovereenkomst vermelde aantal gebruikers of een anderszins overeengekomen maximum, waaronder doch niet uitsluitend een maximum aantal belastingaangiftes of klanten in een database. 2.7 De Licentie omvat uitsluitend de bevoegdheid de Applicatie te gebruiken (a) ten behoeve van de eigen bedrijfsactiviteiten van Licentienemer, (b) voor zover dit niet leidt tot exploitatie van de Applicatie, (c) voor zover hierdoor geen schade aan de rechtmatige belangen van RB dreigt of ontstaat en de normale exploitatie van de Applicatie niet in gevaar wordt gebracht, en (d) voor zover dit niet leidt tot afgifte van de Applicatie of een onderdeel daarvan aan een derde. 2.8 Anders dan de hiervoor genoemde bevoegdheden mag de Applicatie of enig onderdeel daarvan niet zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van RB worden verveelvoudigd, opgeslagen in een automatisch gegevensbestand, gekopieerd en/of openbaar gemaakt op welke wijze dan ook. Het is Licentienemer niet toegestaan om de Applicatie of een onderdeel daarvan in enig nieuwsmedium over te (laten) nemen, te verveelvoudigen of openbaar te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RB. 2.9 Het is uitdrukkelijk niet toegestaan de gegevens uit een Applicatie te wijzigen, zowel inhoudelijk als wat betreft merken, namen, nummers of enig ander kenmerk. 2.10 Het is Licentienemer niet toegestaan de bij een Applicatie behorende software te (doen) kopiëren of op enigerlei wijze aan derden ter beschikking te stellen, dan wel de software te decompileren, de code te verveelvoudigen of te vertalen of anderszins aan reverse engineering te onderwerpen, behalve in die gevallen waarin dergelijke handelingen door dwingendrechtelijke bepalingen zijn toegestaan. Licentienemer draagt er zorg voor dat derden geen verveelvoudigingen van de Applicaties kunnen maken. 2.11 Indien RB door middel van een gegevensdrager een Applicatie aan Licentienemer ter beschikking heeft gesteld, is Licentienemer niet bevoegd om die gegevensdrager te verkopen, te bezwaren of te vervreemden. 2.12 RB is gerechtigd om gedurende de Licentieovereenkomst en een (1) jaar na afloop daarvan het in artikel 2.6 genoemde maximum dat op de Applicatie van toepassing is bij Licentienemer te (doen) controleren of hieromtrent een verklaring van een registeraccountant van Licentienemer te verlangen. RB zal de betreffende controle voor eigen rekening uitvoeren, doch Licentienemer dient alle kosten die verband houden met de controle te vergoeden indien een inbreuk wordt geconstateerd. De betreffende controle zal geschieden op een wijze die de bedrijfsactiviteiten van Licentienemer niet op onredelijke wijze verstoort. Indien bij de controle wordt geconstateerd dat een of meer Applicaties worden gebruikt zonder de vereiste Licenties, is Licentienemer verplicht om van RB Licenties af te nemen overeenkomstig de omvang van het niet-gelicentieerde gebruik en is Licentienemer een boete verschuldigd ter hoogte van de jaarlijkse vergoeding die voor dit niet-gelicentieerde gebruik dient te worden voldaan. Indien Licentienemer haar medewerking aan de uitvoering van de onderhavige bepaling weigert, is RB gerechtigd de Licentieovereenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechtelijke tussenkomst, middels een aangetekende brief schriftelijk te


Service

93

beëindigen, in welk geval RB niet gehouden is reeds betaalde Licentievergoedingen (al dan niet gedeeltelijk) te restitueren. Beëindiging van de Licentieovereenkomst zal automatisch beëindiging van alle aan Licentienemer verleende Licenties inhouden. De door RB in het kader van dit artikel verkregen informatie zal uitsluitend worden gebruikt in verband met de handhaving van de rechten van RB onder de Licentieovereenkomst en om vast te stellen of Licentienemer over voldoende Licenties beschikt en ook overigens handelt overeenkomstig de bepalingen van de Licentieovereenkomst, de algemene voorwaarden van RB en de onderhavige voorwaarden voor Applicaties. 2.13 Updates op alle Applicaties zijn een wezenlijk en onmisbaar onderdeel van de Applicatie die de Licentienemer afneemt. Indien de Licentienemer geen gebruik maakt van deze updates, dan kan RB niet instaan voor een juiste en volledige werking van de Applicatie en aanvaardt daarvoor geen enkele aansprakelijkheid. De Licentienemer kan zichzelf informeren over de updates door regelmatig www.elsevierfiscaal.nl of een nader door RB aan te geven website te raadplegen.

Helpdesk 2.14 Indien en voor zover dit in de Licentieovereenkomst is vastgelegd, heeft Licentienemer het recht om gedurende de in de Licentieovereenkomst opgenomen termijn tegen betaling gebruik te maken van de helpdesk van RB.

Prijzen en tarieven 2.15 Alle in of op de Applicaties door RB vermelde prijzen en tarieven gelden uitsluitend voor abonnees in Nederland, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of overeengekomen. 2.16 De ingevolge een abonnement door de abonnee verschuldigde bedragen dienen middels een factuur te worden voldaan. RB is gerechtigd om vooruitbetaling voor een abonnement te vragen. 2.17 Indien in geval van een adreswijziging het nieuwe adres buiten Nederland is gelegen worden door RB portokosten in rekening gebracht, en is RB bevoegd vanaf het moment van wijziging het voor het betreffende land geldende abonnementsgeld in rekening te brengen.

Intellectuele eigendomsrechten 2.18 De intellectuele eigendomsrechten en soortgelijke rechten, waaronder auteursrechten, merkenrechten, octrooirechten, naburige rechten, rechten tot bescherming van prestaties inclusief databankrechten, zowel ten aanzien van de Applicatie in zijn geheel (met inbegrip van de daarbij behorende software) als ten aanzien van ieder individueel gegeven dat daar onderdeel van uitmaakt, berusten bij RB en/of haar toeleveranciers. Licentienemer erkent deze rechten en zal zich van iedere inbreuk daarop onthouden.

Aansprakelijkheid 2.19 RB zal zich inspannen om de beschikbaarheid van de Applicatie zo groot mogelijk te doen zijn alsmede om eventuele storingen zo snel mogelijk te (doen) verhelpen. Een storing met betrekking tot een Applicatie kan evenwel niet leiden tot schadevergoeding door RB aan de Licentienemer. RB is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor storingen in netwerken van derden door middel waarvan de toegang tot de Applicatie wordt verkregen. 2.20 Indien de Licentienemer geen gebruik maakt van de in artikel 2.13 genoemde updates, dan kan RB niet instaan voor een juiste en volledige werking van de Applicatie en aanvaardt daarvoor geen enkele aansprakelijkheid. 2.21

Voor het overige is het bepaalde in de artikelen 1 lid 21 t/m 25 van toepassing.

Duur en beëindiging van de Licentie 2.22 Een Licentie wordt verleend voor één editie van de Applicatie. Indien de Licentienemer een abonnement neemt op de volgende edities, kan dit abonnement door RB of Licentienemer voor 1 december van enig kalenderjaar worden opgezegd. Opzegging van een Licentie dient schriftelijk te geschieden. 2.23

Indien Licentienemer toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de


94

BtwWin2013 Help

Licentieovereenkomst, waaronder begrepen de tijdige betaling van verschuldigde Licentievergoedingen, of indien Licentienemer de Applicatie buiten het kader van de verleende Licentie gebruikt dan wel anderszins inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van RB, is RB gerechtigd de Licentieovereenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechtelijke tussenkomst, door middel van een aangetekende brief schriftelijk te beëindigen. Beëindiging van de Licentieovereenkomst zal automatisch beëindiging van alle aan Licentienemer verleende Licenties inhouden. Indien de Licentieovereenkomst wordt beëindigd wegens een toerekenbare tekortkoming van Licentienemer blijft deze gehouden de verschuldigde Licentievergoedingen te voldoen, onverminderd het recht van RB op verdergaande schadevergoeding en/of nakoming en is RB niet gehouden reeds betaalde Licentievergoedingen (al dan niet gedeeltelijk) te restitueren. Algemene voorwaarden Financiële en Fiscale Applicaties Mei 2007


Table of Contents. Part I Help BtwWin Part II Inhoud 6. Part III Nieuw dit jaar 8. Part IV Werkwijze 8. Part V Bediening 10

Recommend Documents