sebagai common problem, dimana permasalahan tersebut merupakan permasalahan-permasalahan overall yang sering dialami pengguna ketika berinteraksi dengan intra.gmfaeroasia.co.id/jobcard. Pada bagian ini pula akan dijelaskan beberapa permasalahan pada aplikasi-aplikasi dan diberikan solusinya. Solusi didapatkan melalui proses brainstorming dan direct Troubleshooting bersama kedua expert. A.
Permasalahan Dan Kodifikasi Permasalahan Pada JC147 Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa permasalahan yang terjadi pada aplikasi JC147. Permasalahan dan cara penanganan pada permasalahan aplikasi JC147 menjadi contoh data yang akan ditampilkan pada paper ini. Tabel 3.5 adalah hasil kuesioner permasalahan pada aplikasi JC147. Tabel 3. 4 Hasil kuesioner permasalahan pada aplikasi JC147
Data yang ada pada tabel 3.5 merupakan data yang belum dikelompokkan berdasarkan solusi dan penyamaan definisi permasalahan. Tabel 3.6 adalah data permasalahan yang sudah dikelompokkan berdasarkan kesamaan definisi dan kesamaan solusi.
7
Tabel 3. 5 Permasalahan dan kodifikasi permasalahan pada aplikasi JC147
Gambar 3.3 adalah flowchart penanganan permasalahan “job tidak bisa diclose”. START
Kembali ke menu Home
Masuk ke aplikasi JC217
Masukkan datadata yang ada pada field yang tersedia lalu tekan tombol search
Tabel 3.6 menjelaskan mengenai permasalahanpermasalahan yang terjadi pada aplikasi JC147. Terdapat tujuh jenis permasalahan yang dialami pengguna saat menggunakan aplikasi JC147. Masing-masing permasalahan tersebut memiliki solusi yang berbeda. Kemudian permasalahan tersebut dikodifikasi berdasarkan solusi masingmasing. Pada tabel 3.6 kodifikasi ditunjukkan pada kolom 2, yaitu kolom code. B. Solusi Expert Untuk Penanganan Permasalahan JC147 Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai penanganan permasalahan pada aplikasi JC147. B.1 Job tidak bisa di-close (b001)
Perhatikan status job anda akan menjadi close
FINISH
Gambar 3. 3 FLowchart penanganan permasalahan “job tidak bisa diclose”
B.2 Nama pegawai menunjukkan “unregistered” (b002) 1. Buka aplikasi JC623 2. Masukkan data pada field di kolom Master yang tersedia seperti yang tampak pada gambar 3.4
1. Kembali ke menu home 2. Masuk ke aplikasi JC217 3. Isikan data yang ingin diketahui seperti yang tampak pada gambar 3.2 View progress menu
Gambar 3. 4 Master personel menu
3. Klik tombol save Gambar 3. 2 View progress menu
4. Lihat status job anda telah close
Gambar 3.5 adalah flowchart penanganan permasalahan “nama pegawai menunjukkan unregistered”.
8
kolom “update transaction” seperti yang tampak pada gambar 3.7.
START
Buka aplikasi JC623
Masukkan datadata yang diperlukan pada field yang tersedia pada kolom “master”
Gambar 3. 7 Kolom update transaction
5. Tekan tombol mengupdate data pegawai
Klik tombol save
FINISH
Gambar 3. 5 Flowchart Penanangan permasalahan "nama pegawai menunjukkan “unregistered” "
B.3 Nama pegawai tidak sesuai dengan ID pegawai (b003) 1. Buka aplikasi JC623
untuk
Gambar 3.8 merupakan flowchart penanganan permasalahan “nama pegawai tidak sesuai dengan ID pegawai”. Flowchart ini dapat dijadikan acuan para pengguna sistem intra.gmfaeroasia.co.id/jobcard dalam melakukan perbaikan. START
Buka aplikasi JC623
2. Cari ID pegawai dengan mengetikkan ID tersebut pada field di kolom Search seperti yang tampak pada gambar 3.6
Cari ID pegawai yang akan diperbaiki
Klik pada data pegawai yang muncul pada tabel
Isi kolom update transaction untuk mengganti ID pegawai
Klik tombol update
FINISH
Gambar 3. 8 Flowchart penanganan permasalahan "Nama pegawai tidak sesuai dengan ID pegawai" Gambar 3. 6 Pencarian pada master personel menu
B.4 Pegawai tidak bisa melakukan barcoding (b004)
untuk memulai
1. Coba lakukan proses barcoding menggunakan nomor pegawai yang lain
4. Untuk mengubah no. pegawai, masukkan no. pegawai lama ke field “personel before” dan masukkan no. pegawai baru pada field “personel after” yang ada pada
2. Jika barcoding berhasil, maka registrasikan no. pegawai anda melalui aplikasi JC623 (Hyperlink Text registrasi pegawai(HT001))
3. Tekan tombol pencarian
9
3. Jika barcoding tidak berhasil maka coba sekali lagi dengan no. pegawai yang lainnya 4. Jika barcoding berhasil maka lakukan registrasi melalui aplikasi JC623 (Hyperlink Text registrasi pegawai(HT001)) 5. Apabila barcoding tidak berhasil maka lakukan pengecekan jaringan dengan command prompt (Hyperlink Text command prompt(HT002)) 6. Jika jaringan menunjukkan tanda-tanda baik (time <=10 ms) maka hubungi 8371 untuk pengaduan masalah aplikasi. Namun bila jaringan menunjukkan tanda-tanda buruk maka lakukan perbaikan sederhana (Hyperlink Text Troubleshooting jaringan(HT005)). Bila perbaikan tidak dapat memberikan perbahan positif, maka hubungi 8324 untuk pengaduan masalah jaringan
START
Coba barcoding dengan nomor pegawai yang lain
Barcoding berhasil?
NO
Coba barcoding dengan nomor pegawai yang lain
YES Barcoding berhasil?
YES
NO
Lakukan pengecekan kondisi jaringan
Registrasi di JC623 Apakah jaringan bermasalah?
Lakukan troubleshooting jaringan
Hubungi 8371 untuk pengaduan masalah aplikasi
Lakukan pengecekan kondisi jaringan
Apakah performa jaringan sudah bagus?
Pengguna sistem intra.gmfaeroasia.co.id/jobcard dapat menjadikan flowchart permasalahan “Pegawai tidak bisa melakukan barcoding”, seperti yang tampak pada gambar 3.9 sebagai acuan troubleshooting.
Hubungi 8324 untuk pengaduan masalah jaringan Ulangi prosedur barccoding
FINISH
Gambar 3. 9 Flowchart penanganan permasalahan "Pegawai tidak bisa melakukan barcoding"
4. Perancangan Sistem Repository Sistem repository ini merupakan suatu aplikasi yang berisi knowledge mengenai cara penanganan permasalahan-permasalahan yang timbul pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Agar memudahkan adanya transfer knowledge maka dibuatlah terlebih dahulu kerangka dari sistem repository ini. Setelah kerangka dari sistem dibuat maka akan dilakukan pengisian berupa knowledge penanganan masalah-masalah intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. 4.1 Penentuan Entitas Sistem Repository Sistem repository ini merupakan suatu knowledge management system yang berbentuk suatu portal web. Beberapa entitas terlibat dalam sistem ini antara lain adalah:
10
Mechanic
Data Entry
Production Engineer User Entitas Repository System
Planning Engineer Administrator Production Manager
Task Force
Gambar 4. 1 Entitas Sistem Repository
4.2 Penentuan Kebutuhan Entitas Masing-masing entitas dari sistem repository memiliki kebutuhan yang mereka harapkan terhadap sistem repository yang akan dibuat. Kebutuhan itu menyangkut bagaimana terfasilitasinya transfer knowledge yang baik antar entitas sistem. Tabel 4.1 menunjukkan kebutuhan dari masing-masing entitas. Tabel 4. 1 Kebutuhan entitas sistem repository Entitas Sistem Users
Expert
Kebutuhan Metode Yang Digunakan Pengetahuan yang dapat membantu mengatasi permasalahan aplikasi Retrieve, Reuse, Revise & yang terjadi Retain dalam Metode Media yang membantu mereka CBR dalam mengiformasikan solusi tepat atas permasalahan yang ada
4.3 Penentuan Atribut Sistem Repository Pada bagian ini akan ditentukan atributatribut apa yang harus dipunyai oleh sistem repository agar fungsi transfer knowledge dengan metode case based reasoning dapat terfasilitasi dengan baik. Atribut tersebut dapat dilihat pada tabel 4.2. Atribut yang dirancang harus mencakup empat fungsi dari case based reasoning, yakni retrieve, reuse, revise dan retain. Tabel 4. 2 Atribut yang akan dilekatkan pada sistem
Atribut Users dapat memasukkan nama aplikasi yang bermasalah Users dapat memasukkan permasalahan yang sedang dihadapi ke dalam sistem Users harus dapat melakukan pencarian solusi atas permasalahan yang diinputkan ke dalam sistem
Atribut Solusi yang keluar dapat memberikan pengetahuan secara step by step kepada users dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang diinputkan Users dapat melakukan penilaian atas solusi yang dikeluarkan oleh sistem apakah solusi tersebut dapat menyelesaikan permasalahan atau tidak Solusi yang tidak dapat menyelesaikan permasalahan dapat diketahui dan diperbaiki oleh expert Permasalahan baru yang muncul pada sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dapat diketahui oleh expert Expert dapat membuatkan suatu solusi atas permasalahan baru yang muncul Knowledge berupa solusi atas permasalahan pada sistem intra.gmfaeroasia.co.id/jobcard dapat disimpan pada database sistem repository Expert (administrator) dapat mengetahui aplikasi apa saja yang diakses oleh masing-masing pengguna dan masalaha yang mendominasi aplikasi tersebut Permasalahan baru yang dihadapi oleh pengguna di lapangan dapat dimasukkan ke dalam database sistem Users dapat memberikan saran dan kritik untuk pengembangan dan perbaikan pada aplikasi yang ada pada intra.gmfaeroasia.co.id/jobcard Expert dapat menambah, mengedit dan mendelete permasalahan Expert dapat melakukan penambahan, pengurangan dan pengeditan pengguna sistem repository karena sistem hanya boleh diakses oleh karyawan PT. GMF Aero Asia Sistem dapat membedakan hak akses dari pengguna yang mengakses sistem repository Apabila users tidak menemukan adanya solusi dari permasalahan maka users dapat mengkomunikasikan kepada expert untuk membuatkan solusi atas permasalahan tersebut
11
