T3 Distribuční logistika Distribuce: (z angl. "to distribute" = šířit, rozdat, rozdělit, roznést, rozšířit, rozprostřít) Distribuční logistika z hlediska výrobního podniku představuje spojovací článek mezi výrobou a zákazníkem. Zahrnuje veškeré skladové a dopravní pohyby zboží k zákazníkovi a související informační a kontrolní činnosti. Cílem je dodat zboží ve správné době na správné místo, ve správném množství a kvalitě a současně vytvořit optimální poměr mezi úrovní dodacích služeb a jí odpovídající výškou nákladů.
Současný systém distribuce, přinejmenším v podmínkách naší republiky, stále ještě vykazuje vysoké náklady, které vyplývají - především z vícestupňového předzásobování, - nedostatečného vybavení skladovací a vychystávací technikou, - zajišťování distribuce mezi velkým počtem výrobních a distribučních míst při nedostatečném vytížení dopravních kapacit, - nekoordinování jízd vozidel mezi výrobními a distribučními místy a vedení agend zakázek mezi početnými distribučními organizacemi - nedostatečného využívání informačních systémů a výpočetní techniky. •
Změna trhu výrobce na trh zákazníka, vytvoření společného trhu v rámci EU, politické změny ve střední a východní Evropě a průběžné změny v technologii následkem rozvoje vědy a techniky, to vše klade nové požadavky na podniky výroby i obchodu. V souvislosti s tímto vývojem jsou stále častěji uplatňovány nové strategie a vytvářeny nové struktury. Nové, univerzálně použitelné strategie jako jsou Kake or Buy (MOBManagement and Organizational Behavior) a Just in Time (JIT) mají přímý dopad i na distribuční logistiku.
V rámci logistiky průmyslového podniku je to podsystém navazující na podsystém výroby (výrobní logistiky). Stále častěji však dochází k vyčleňování distribučních funkcí mimo rámec podniku. Dochází tak zároveň zpravidla k větší provázanosti výrobních podniků s podniky působícími v oblasti distribuce. Z hlediska terminologického se někdy rozlišují pojmy distribuce a fyzická distribuce. Fyzickou distribuci je možné chápat jako podsystém distribuce, který zahrnuje všechny úkony související s fyzickým pohybem distribuovaného zboží včetně zajišťování a zpracování k tomu potřebných informací. Patří sem tedy především příslušné skladové a dopravní činnosti a k nim doplňkové úkony. Distribuce je nejvíce zatížena působením náhodných vlivů a ze všech částí logistického systému vyžaduje největší požadavky na pružnou strukturu, která je schopna operativně reagovat na náhodné výkyvy.
1
Z hlediska hierarchického lze rozlišovat tři různé úrovně řízení distribuce - strategickou, - taktickou - operativní. Strategická distribuce se zabývá především návrhem distribučního systému (návrh sítě skladů, volba dopravních a manipulačních prostředků apod.), Taktická má zabezpečit optimální využívání všech prvků navržených v rámci strategického řízení distribuce, a to zpravidla pomocí střednědobého a krátkodobého plánování. Distribuce na operativni úrovni řeší úlohy vyplývající z odchylek od plánu.
3.1 Distribučni řetězec a jeho funkce Distribuční řetězec je možné charakterizovat uzly a úseky. Uzly tvoří množinu organizačních jednotek výrobce a externích zprostředkovatelů, které/kteří se zúčastňují na procesu distribuce zboží, po úsecích se zboží přemisťuje mezi uzly. Distribuční řetězec začíná u výrobce a končí u zákazníka. Dále ho mohou tvořit různé velkoobchodní, maloobchodní a jiné zprostředkovatelské organizace, speditérské firmy, dopravci, průmysloví zákazníci apod.
Distribuční řetězec plní řadu funkcí: - skladovací (vyrovnávání rozdílů mezi nabídkou a poptávkou vznikajících následkem nerovnoměrností v poptávce, sezónností apod.), - vychystávací (kompletace zásilek pro distributory či zákazníky) , - konsolidační (sdružování zásilek pro více zákazníků s cílem dosáhnout lepšího využití rozvozových vozidel), - manipulační (nakládkové, vykládkové a jiné manipulace s distribuovaným zbožím), - přepravní (přemístění zboží z místa výroby do místa spotřeby) , - komunikační (výměna informací potřebných pro uskutečnění distribučního procesu; úlohy s ní spojené zabezpečuje logistický informační systém).
2
3.2 Struktura distribučních řetězců Strukturu distribučních řetězců lze posuzovat podle různých parametrů (hledisek), jako jsou např. - počet stupňů (délka distribuce), - počet distributorů (rozsah distribuce), - druh distributorů.
Struktura distribučních řetězců podle délky distribuce ! ! -
přímá nepřímá kombinovaná
Přímá distribuce je dodávání výrobků zákazníkovi bez zprostředkovatele, přímo výrobcem. Je vhodná, jestliže existuje omezený počet zákazníků a ti se nacházejí v blízkosti výrobce. Rovněž se používá často v počátečních fázích distribuce, při uvádění nového výrobku na trh nebo u výrobků, u kterých se nepředpokládá delší udržitelnost na trhu. Mezi výhodami je možné jmenovat přímou informovanost a kontrolu distribuce výrobcem, což umožňuje jeho rychlou reakci na případné zrněny požadavků ze strany zákazníka. Rovněž celková úroveň zásob hotových výrobků v distribučním kanálu je v tomto případě nízká, což snižuje rizika ztrát z titulu případné neprodejnosti výrobku. Nevýhodou pro výrobce jsou vysoké zásoby hotových výrobků ve výrobních skladech, velký počet individuálních zakázek a s tím spojené vysoké přepravní a distribuční náklady. Nepřímá (postupná) distribuce je běžněji užívaným způsobem distribuce. Je vhodná při větším počtu zákazníků nebo při vysokých požadavkách na servis. Předpokladem je zpravidla dlouhá údržnost výrobku na trhu. Výhodami jsou kratší dodací doby pro zákazníky, pro výrobce nižší potřeba zásob ve výrobních skladech, jednodušší administrativa (komunikace s řádově menším počtem distributorů než je u přímé distribuce počet přímo obsluhovaných zákazníků) a nižší přepravní a distribuční náklady. Nevýhodami jsou větší zásoby hotových výrobků v distribučním kanálu a pro výrobce jen nepřímá informovanost a kontrola distribuce a tím i zmenšená schopnost rychle reagovat na situaci na trhu. O kombinované distribuci se hovoří v případě, když daný podnik pro část produkce používá distribuci přímou a pro jiné distribuci nepřímou.
3
Struktura distribučních řetězců podle rozsahu distribuce ! ! - extenzivní distribuce, kdy je snahou, aby výrobky byly prodávány ve všech prodejnách, nebo všech prodejnách několika typů, nebo všech prodejnách jednoho typu nebo všech prodejnách v dané lokalitě, - výběrová distribuce, kdy je výrobek k dispozici zákazníkům jen ve vybraných prodejnách a - exkluzivní distribuce, kdy lze výrobek distribuován jen v jednom nebo několika málo prodejních místech. Hlavním kritériem výběru uvedených forem je především frekvence nákupu nebo prodeje. Výrobky každodenní jednorázové spotřeby, jejichž prodej nečiní potíže, nevyžaduje zvláštní prodejní prostředí ani větší nároky na servis, nároky na vybavenost prodejen nejsou vysoké a výrobky nejsou drahé, jsou vhodné pro extenzivní distribuci. Je rovněž možné říci, že široká poptávka vyžaduje extenzivní distribuci. Jako příklad mohou být uvedeny potraviny, léky, drogistické zboží apod. Pro výrobky nakupované občas, výrobky s dlouhodobým použitím, jež jsou většinou nákladnější, vyžadují servisní služby a často speciální vybavení prodejen a kvalifikovaný personál, se uplatňuje výběrová distribuce. Příkladem může být nákup spotřební elektroniky, nábytku, dopravních prostředků. Formou exkluzivní distribuce se prodávají zejména výrobky výjimečné, nezastupitelné, většinou velmi drahé, určené pro úzkou skupinu zákazníků, kteří je jednoznačně preferují. Tornu musí odpovídat prodejní prostředí, personál s vysokou odbornou a komunikativní úrovní, poskytující mimořádně vysokou úroveň služeb. Závěr: Výběrová a exkluzivní distribuce znamená nebezpečí ztráty potenciálního zákazníka, pro kterého nebude výrobek k dispozici přímo v místě bydliště, regionu atd. Tato rizika je třeba zvažovat při volbě těchto omezených forem distribuce. Doporučuje se, aby i v těchto případech bylo zabezpečeno minimální nasycení trhu, aby prodejci byli dobře proškoleni, aby cena nebyla o mnoho vyšší než u masově prodávaných výrobků apod.
4
Struktura distribučních řetězců podle druhu distributorů - Velkoobchod - klasická velkoobchodní organizace, zabývající se dodávkami daného sortimentu zboží pro velké množství odběratelů z oblasti maloobchodu. - Velkoobchod s maloobchodní sítí - velkoobchodní organizace s vybudovanou sítí maloobchodních (velko)prodejen. - Průmyslový distributor - velkoobchodní organizace distribující výrobky (meziprodukty), jejichž odběratelé jsou výrobci, podniky a podnikatelé. - Cash and Carry - velkoobchodní prodejny sloužící především pro potřeby zásobování maloobchodníků, kteří si zboží sami vyberou, zaplatí v hotovosti a odvezou. - Velkoobchod s dodávkami na pult - velkoobchodní organizace s rozšířenými službami pro maloobchodní prodejny. Příznačné je, že maloobchodník platí jen za již prodané zboží. - Dodávky z vozu - způsob prodeje výrobků, zpravidla přímo výrobcem, z rozvozových vozidel bez meziskladování ve skladech distribuční sítě. Méně běžný způsob distribuce, v CR poměrně dost používaný v krátkém přechodném období po roce 1989. Často se rovněž používá při prodeji zemědělských produktů výrobci. - Velkoobchod shromažďující zboží - velkoobchodní organizace zaměřující se na výkup určitých produktů. Často se vyskytuje ve formě výkupních podniků různých zemědělských produktů. - Prodej podle vzorků - způsob prodeje, kdy maloobchodní prodejna plní úlohu vzorkovny a zakoupené zboží je zákazníkovi dodáváno ze skladu maloobchodu, velkoobchodu, či v některých případech přímo z výroby. Nejčastěji se tento způsob využívá pro prodej nábytku a větších elektrospotřebičů. - Zásilkový obchod - velkoobchodní organizace, zabývající se přímým prodejem zboží zákazníkům. Zboží je nabízeno pomocí katalogů a na základě objednávek zákazníků expedováno formou zásilek. Nevýhodou je neosobní styk a v našich podmínkách často neseriozní přístup k zákazníkům. Především z toho důvodu zatím nenachází většího uplatnění. S otevřením trhu zahraniční konkurenci a s bouřlivým rozvojem Internetu a jiných elektronických médií se předpokládá jeho větší rozšíření. - Obchodní agentura - zprostředkovatelská organizace poskytující zpravidla služby několika (více) malým výrobcům (shromažďování objednávek, poradenské služby apod.). Nepřebírá zodpovědnost za zprostředkované zboží. Působí v zastoupení určité obchodní organizace. - Aukční společnost - společnost sdružující výrobce a prodejce, zabývající se ve velkém zprostředkováváním obchodů na bázi provizí z uzavřených obchodů. Nejčastěji nachází uplatnění při prodeji zeleniny, ovoce, květin apod.
5
- Maklér - osoba zabývající se zprostředkováváním obchodních transakcí mezi prodávajícím (výrobcem) a kupujícím (prodejce, zákazník), pracujícím na obdobném principu jako aukční společnost, většinou však při menším objemu realizovaných obchodů.
3. 3 Distribuční strategie V praxi je používáno mnoho nejrůznějších systémů distribuce výrobků. Výsledný způsob distribuce zboží je třeba volit podle konkrétních podmínek. Cílem je uspokojení zákazníka. Zpravidla je také potřebné respektovat technologická omezení. Vliv na výběr výsledné distribuční strategie má:
- druh výrobku, - druh zákazníka, - vzdálenost od zákazníka (umístění skladů), - frekvence nákupu či prodeje, - nároky na služby ze strany zákazníka, - použité dopravní prostředky apod.
Výsledná varianta se má projevit volbou vhodné kombinace druhů distribuce (extenzivní - nepřímá, výběrová - přímá, ... ) a vhodného distributora. Příklad: Při jejich zavádění na trh se podle druhu zboží, velikosti objednávek a jejich složení určuje, které výrobky distribuovat např. přes mezisklady a které přímo. Příkladem může být distribuce náhradních dílů pro automobily. Maloobrátkové náhradní díly jsou v centrálním skladu a jsou distribuovány přímo do míst spotřeby, díly s rychlým obratem jsou dodávány přes mezisklad dealerů. Na způsob distribuce působí i nákupní zvyklosti v dané oblasti. Křišťálové lustry mohou být v jednom regionu prodávány jako exkluzivní zboží ve vybraných prodejnách, jinde ve všech prodejnách s osvětlovacími tělesy nebo všech supermarketech.
Kombinované systémy distribuce využívají také možnosti zajišťovat dodávky alternativním způsobem: - pak v zájmu udržení zákazníka je náhodně vybrán náhradní zdroj, z něhož je, většinou při vyšších nákladech, zákazník uspokojen.
6
- stále více se uplatňují distribuční strategie, které s alternativními dodávkami systémově počítají.
V praxi se jedná nejčastěji o následující tři situace: - zákazník je lokalizován v místě, které je stejně vzdáleno od více distribučních míst. Pak je možné pro uspokojování jeho požadavků využívat všech míst, podle stavu zásob na skladě, vytížení skladů apod. Takový způsob distribuce poskytuje většinou velmi pružné služby; - pružné distribuční systémy se také využívají v případech, kdy při různé velikosti dodávek se mění náklady na dodávku od různých dodavatelů. Např. malé zakázky vyřizuje při nízkých nákladech sklad velkoobchodu, velké dodávky realizuje při nižších nákladech přímo výrobní podnik; - obdobně jako při výše zmíněné distribuci náhradních dílů pro automobily, kdy určité položky jsou skladovány v dislokovaných skladech a ostatní ve skladu centrálním, musí se maloobchodník v malé obci rozhodovat, které položky bude držet na skladě a které bude pro zákazníka objednávat u "mateřského" velkoobchodního skladu.
Vedle popsaných distribučních strategií někdy nazýváme technologické způsoby distribuce jako: - strategie odkladu konečných operací, - strategie plného sortimentu v omezeném počtu skladů, - strategie spojování zásilek.
3.4. Strategie odkladu konečných operací Výrobní systémy nečekají vždy na konkrétní objednávku, ale vycházejí také z předpovědí spotřeby. S tím ale souvisí riziko, že skutečné objednávky se budou lišit od předpokládaných. Příklad: * Pokud lze některé výrobní, či distribuční operace odložit až do okamžiku, kdy vznikne konkrétní objednávka, je možné toto riziko podstatně snížit. V tomto případě je tedy vyvíjena snaha o udržení výrobků co nejdéle ve výrobním procesu v nedokončeném stavu a konečnou úpravu provádět až na potvrzenou zakázku od odběratele. * Příkladem může být konečné mísení barev až podle konkrétních potřeb zákazníka s barvami. Běžně je tento systém využíván pro distribuci barev pro textilní průmysl. Výrobní podniky přenechávají konečné mísení barev a jejich úpravu pro daný způsob použití specializovaným distribučním firmám. * Původně exkluzivní mísení pohonných hmot přímo u čerpacích stanic z jednotlivých složek podle specifických přání zákazníka začíná být aktuální v poslední době v souvislosti s aplikací moderních aditiv, jejichž volba by byla plně na přání zákazníka.
7
* Jiným příkladem může být skladování velkého množství výrobků na hromadách a jejich balení až podle došlých objednávek. Hlavním efektem tohoto postupu je snížení sortimentu výrobků na skladě, snížení rizika špatné lokalizace zásob a lepší využití skladovacích kapacit pro dokončovací operace.
3.5. Strategie úplného sortimentu v omezeném počtu skladů
Opakem předchozího systému je způsob, kdy v několika málo skladech je udržován úplný sortiment výrobků podle odhadu možné poptávky. Jakmile pak přijde konkrétní objednávka, vyhledá systém nejlepší cestu dodávky k zákazníkovi. Systém vyžaduje rychlou komunikaci při přenosu objednávek a rychlé formy dopravy. Zatímco předcházející systém dodává nediferencované výrobky na trh s tím, že budou upraveny podle konkrétních objednávek, druhý zásobuje své sklady plným sortimentem, který udržuje po celou dobu, až do okamžiku konkrétní objednávky. Oba systémy jsou používány a o jejich volbě rozhoduje množství výrobků, jejich ceny, praktiky konkurence, nároky na rychlost a spolehlivost dodávek apod.
3.6. Strategie spojování zásilek Ve snaze snižovat přepravní náklady je využívána strategie spojování objednávek do větších zásilek, s cílem snižovat jednotkové přepravní náklady a často také dosáhnout větší frekvence zásobování. V praxi se používají tři způsoby této strategie: a) spojování dodávek dodavatelů do skupin podle segmentů trhu, b) termínové zásobování a c) spojování objednávek zákazníků třetí organizací
ad a) Objednávky od zákazníků se u daného dodavatele spojují pro určitou geografickou oblast trhu do jediné zásilky. Participovat na nich může i více dodavatelů. Snahou je zajistit dostatečné množství dílčích zásilek pro danou oblast, aby tato mohla být, pokud možno denně nebo alespoň ve vybrané dny v týdnu, efektivně zásobena. Pro dopravu se pak mohou najímat i třetí organizace. Ty rovněž mohou převzít tvorbu a odesílání hromadných zásilek. ad b) Při termínovaném zásobování jsou jednotlivé segmenty trhu zásobované jen v určitých, pevně stanovených dnech, které jsou zákazníkům předem známy a zpravidla se pravidelně opakují vždy ve stejné dny v týdnu. ad c) Spojování objednávek od velkého množství zákazníků a výpravu hromadných zásilek mohou provádět také dopravní, spediční, obchodní a zásilkové organizace, které provádějí sdružování individuálních zásilek svých zákazníků ve vlastním zájmu pro snížení svých 8
dopravních nákladů. V blízkosti větších měst a v městských aglomeracích mohou být za tím účelem využívána městská a oblastní centra, která jsou, zejména v zahraničí, stále častěji zřizována.
3.7. Distribuční sklady a jejich rozmístění
Významný komplex otázek v rámci distribuce podniku představuje rozmístění skladů hotových výrobků. V této souvislosti je třeba stanovit: - počet skladových stupňů (vertikální struktura) a - počet skladů v každém stupni (horizontální struktura). Obě skupiny úloh jsou navzájem úzce provázány. Do jejich řešení je třeba zapojit i odborníky na operační analýzu.
Vertikální struktura distribučních skladů V rámci vertikální struktury je možné rozeznávat čtyři různé druhy skladů: - provozní sklady, též sklady hotových výrobků, jsou umístěny prostorově v rámci výrobní jednotky (závodu, provozu). Obsahují pouze sortiment v daném závodě vyráběného zboží. Zásoby slouží na krátkodobé vyrovnávání rozdílů mezi výrobou (nabídkou) a poptávkou; - centrální sklady představují skladový stupeň nadřazený provozním skladům. Jejich počet je většinou omezen. Obsahují vždy kompletní šíři sortimentu podniku. Při existenci podřízených skladových stupňů je hlavní funkcí doplňování zásob dle jejich požadavků. V případě centralizované distribuční struktury se v nich rovněž připravuje a expeduje zboží dle objednávek jednotlivých zákazníků;
9
Možné hierarchie skladů v distribuci Graf DL 003 PS = provozní sklad RS = regionální sklad CS = centrální sklad ES = expediční sklad
1.
2.
10
3.
4.
11
- regionální sklady mají především vytvářet pohotovostní (nárazníkové, vyrovnávací) zásoby pro potřeby odbytového trhu v rámci určitého regionu, ve kterém se nachází větší počet prodejních oblastí. Má tak odlehčovat předcházející i navazující stupně. Udržují se v nich pouze části celkového sortimentu za zohlednění specifických požadavků daného regionu; - expediční (odbytové) sklady na nejnižším stupni skladové hierarchie slouží především pro vychystávání a expedici zásilek pro jednotlivé zákazníky v rámci své zásobovací oblasti. Sortiment je diferencovaný regionálně, se zohledněním specifik jednotlivých zákazníků v dané oblasti. Obsahuje především produkty se značným odbytem.
V praxi se čtyřstupňový model skladového systému vyskytuje jen velmi zřídka. Některé možné skladové struktury jsou znázorněny na obr. 3.1. Stále ve větším měřítku se uplatňují silně centralizované skladové systémy. Stanovení vertikální struktury skladů představuje rozhodování dlouhodobé povahy. To má být prováděno na základě nákladových propočtů. Posuzování nesmí být prováděno izolovaně za jednotlivé články logistického řetězce, ale souhrnně, za zohlednění všech souvislostí mezi nimi a ovlivňování se mezi sebou navzájem. Z oblasti distribuce je třeba do nákladových propočtů mj. zahrnout: ¾ náklady na skladování (budovy, pronájmy skladů, vybavení skladů, personální náklady, pojistné, náklady atd.), ¾ dopravní náklady na přesuny přepravovaných množství mezi sklady, ¾ expediční náklady na dodávky k zákazníkům, prostředky vázané v zásobách apod.
Kritéria, která mohou při výběru výsledné varianty pomoci zvažovat jsou uvedena v tab. 3.1.
Pomocná kritéria pro volbu struktury sítě skladů:
Tab. 3.1 Parametr
Centralizace
Decentralizace
Sortiment Dodací lhůta Hodnota zboží Koncentrace výroby či dodavatelů Počet zákazníků Národní specifika
široký dlouhá vysoká velká málo velkých málo
úzký krátká nízká malá mnoho malých mnoho
12
Horizontální struktura distribučních skladů Horizontální struktura je dána počtem skladů v daném vertikálním stupni skladového systému. Při jeho určování je třeba zohledňovat především:
- okruh odběratelů (odběratelská základna), - množství a velikost objednávek a chování zákazníků, - rozmístění výrobních stanovišť, - skladovací a skladové náklady a dopravní náklady mezi výrobními stanovišti a sklady, - náklady na expedici zboží. *Při rozhodování je třeba překonávat obtíže spojené se značným počtem proměnných veličin, určitým stupněm jejich nejistoty a neovlivnitelností mimopodnikových faktorů. *Dále je třeba zohledňovat vzájemnou závislost mezi hodnotami sledovaných parametrů. *Počet skladů na dané hierarchické úrovni má např. vliv na velikost těchto skladů.
Podobných závislostí je jistě celá řada.
Celkově se dá říci, že fixní a variabilní náklady s počtem skladů progresivně rostou.
Dopravní náklady v rámci struktury rozmístění skladů: Rozšířením počtu expedičních skladů se snižují dopravní náklady na expedici, protože se dosahuje větší prostorové blízkosti k odběratelům, čímž mohou být nákladově náročné expediční jízdy podstatně příznivěji uspořádány. Dopravní náklady na zásobování skladů však rostou. Zprvu pouze pomalu, s narůstajícím počtem skladů však stále rychleji, protože dopravní kapacity už nelze plně vytěžovat v důsledku poklesu velikosti skladů a tím i zmenšeného obratu v expedičních skladech. Tento problém vystupuje především při nasazení vlastního vozového parku. Horizontální úroveň expedičních skladů vyžaduje při propočtech nejvyšší pozornost, protože je tento druh skladů početně nejvíce zastoupen a počty skladů je možné relativně snadno podle potřeby upravovat. Naproti tomu provozní sklady se zřizují většinou při každé výrobní základně, i když v některých případech, při příznivých místních podmínkách, je možné je rovněž do určité míry sdružovat. Centrální sklady jsou početně značně omezeny, aby mohly vykonávat svůj hlavní úkol jako centrální zásobovací místo celého sortimentu. 13
Kvalita a rychlost informačních toků významně ovlivňují dodací doby, potřebné hladiny zásob, schopnost konsolidace zásilek (a tím efektivnost dopravy) atd. Manuální systémy jsou obecně velmi pomalé, nekonzistentní a náchylné k chybám. Často dochází k opožďování informací, omezování schopnosti podniku implementovat integrované logistické řízení, zejména schopnosti snižovat celkové náklady při současném udržení či zlepšení úrovně a kvality poskytovaných služeb. Mezi obvyklé problémy spojené s manuálními systémy patří neschopnost zjistit chyby v cenách, nemožnost zjistit aktuální informace o solventnosti zákazníka či aktuálním stavu zásob. Dochází tak ke ztrátám z prodeje i ke zvyšování nákladů, což se negativně promítá do rentability podniku. Automatizace procesu vyřizování objednávek významně zkracuje dodací doby, snižuje náklady na zásoby a napomáhá managementu integrovat logistický systém. Je zřejmé, že komunikační systém je klíčovým faktorem při snahách o minimalizaci časů potřebných na zpracování objednávky a snižování logistických nákladů.
3. 8 Vyřizování objednávek Proces vyřizování objednávek představuje systém, který podnik používá k přijímání objednávek od zákazníků, ke kontrole stavu objednávek a návazné komunikaci se zákazníky, samotnému vyřizování objednávek a jejich dostupnosti pro zákazníky. Součástí tohoto systému je i kontrola stavu zásob, kreditního limitu zákazníka, fakturace a stavu pohledávek. Vyřizování objednávek zahrnuje tedy velmi širokou problematiku. Vzhledem k tomu, že doba cyklu objednávky je klíčovým styčným bodem podniku se zákazníkem, má velký vliv na to, jak zákazníci vnímají úroveň kvality služeb podniku a tím i na spokojenost zákazníků. Podniky dnes proto ve zvýšené míře přecházejí k progresivním způsobům vyřizování objednávek, které jsou založeny především na elektronické výměně dat a elektronickém převodu peněz. Vyřizování objednávek iniciuje řadu dalších logistických činností: - stanovení způsobu dopravy, dopravce a pořadí nakládky, - přiřazení zásob a příprava vychystávacích dokumentů, - vydání zboží ze skladu a jeho zabalení, - aktualizace databáze zásob - odepsání vydaných položek, - zpracování seznamu položek, které je nutno do skladu doplnit, - příprava přepravních dokladů (nákladní list v případě použití veřejného dopravce), - přeprava zboží k zákazníkovi apod. Vyřizování objednávek vyžaduje vnitropodnikové i vnější toky informací. Informační systém může být čistě manuální i plně automatizovaný. V praxi se většinou jedná o určitou kombinaci.
14
Objednávka je výchozím bodem toku informací v logistickém řetězci. Měly by v ní být uvedeny alespoň následující informace: - číslo objednávky a datum jejího vystavení, - adresa zákazníka a jeho identifikační číslo, - branže zákazníka, - prodejce (dodavatel) a prodejní oblast, - druh a číselné označení zboží, - požadované množství a hrubá cena, - prodejní podmínky (slevy apod.), - dopravní prostředek použitý při dodávce, - započitatelný podíl zasílacích nákladů, - adresa místa dodání zásilky, - požadovaný termín dodání atd.
Při vyřizování objednávky je třeba postupně řešit následující úlohy: - vyhotovení objednávky u zákazníka, - doručení objednávky dodavateli, - zpracování objednávky před vychystáním a její transformace, - vyhotovení dodacích dokladů včetně fakturace, - doručení dodacích dokladů zákazníkovi. Vyhotovení objednávky u zákazníka a její doručení dodavateli může být prováděno ručně nebo elektronicky. Doručení objednávky dopisem, dálnopisem, telefonem, faxem je stále běžné, v logistických systémech se však stále více stává anachronismem. Jednoznačně se prosazují systémy založené na elektronické výměně dat. Zpracování objednávky před vychystáním a její transformace v dodavatelském podniku představuje přizpůsobení došlé objednávky interním požadavkům na zpracování. Patří sem především: - doplnění chybějících informací, - přezkoušení bonity zákazníka a dodržení cenových podmínek, - zohlednění podmínek souvisejících se způsobem zajištění přepravy dodávky apod. prověření přítomnosti požadovaného sortimentu ve skladu, resp. možnost jeho doplnění v požadovaném termínu. V případě kladného vybavení je objednávka zákazníkovi potvrzena a následuje“její transformace do interních technologických dokladů, jako jsou např. vyskladňovací příkazy pro odbavení objednávky ve skladu a doklady potřebné pro vychystáváni zásilky. Řada těchto úkonů může být racionalizována pomocí vhodného softwarového vybavení.
15
Graf DL 004: Zpracování objednávky
Dodavatelský podnik Objednávka zákazníka
Kontrola solventnosti
+
Přiřazení zásob hotové výroby
Výroba
+
Marketing
Na základě transformované objednávky následuje vychystání zboží ve skladu a jeho příprava na odeslání. Ta obnáší vyhotovení dokladů vztahujících se k zásilce (doplnění údajů o zboží - hmotnost, způsob balení a polohováni, dopravě - požadovaný způsob, termín pohotovosti, spěšnosti zásilky apod). Úzké informační vazby zde zpravidla existují směrem na dopravu. Základním zdrojem informaci pro celou skladovou oblast jsou i v této fázi zpracováni údaje z objednávky. Ve svém důsledku údaje v objednávce mají přímý vliv např. na řízení skladových obslužných zařízení nebo vedení skladového účetnictví. Doručení faktury a dodacích dokladů zákazníkovi je Třeba rovněž provádět elektronickou cestou. šetří čas i náklady. Důsledně je Třeba naplňovat zásadu, že hmotné toky nesmí být zdržovány pomalými informacemi.
16
