Színház- és Filmművészeti Egyetem
Pénzkezelési SZABÁLYZAT 2013.
Tartalomjegyzék
I. II. 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. III. 1. 2. IV. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Megnevezés Általános rész A pénzkezelés részletes szabályai A pénzforgalom biztosításának rendje Az intézmény által alkalmazott fizetési módok A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei, felelősségi szabályok Készpénzkezelés Házipénztár A házipénztár működése Szervezési jegypénztár Kiküldetésre vonatkozó előírások Belföldi kiküldetés Külföldi kiküldetés Számlázás rendje Mellékletek Nyilatkozat Felelősségvállaló nyilatkozat Jegyzőkönyv-pénztári eltérés esetére Páncélszekrénykulcs nyilvántartás Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról Viszonteladói megállapodás Rendelkezési lap Napidíj Nyilatkozat Saját gk. használat költségtérítése
Oldal 3. 4. 5. 7. 9. 9. 11. 11. 26. 29. 29. 29. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 42. 43. 44. 46. 47. 48. 49.
2
I.
Általános rész
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14.§ (8) bekezdése, valamint a 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet a költségvetés alapján gazdálkodó szervek számviteli politikájának kötelező tartalmi elemévé tette a pénzkezelési szabályzat elkészítését. E kötelezettségnek eleget téve a Színház- és Filmművészeti Egyetem házipénztárában tartott készpénzeinek és egyéb értékeinek, valamint az előirányzat-felhasználási keretszámlán, bankszámlákon lebonyolított pénzforgalmának kezelése szabályozásra került. A pénzkezelési szabályzatban foglalt eljárási rend betartásával Intézményünk a jogszabályban előírt tervezési, nyilvántartási, beszámolási, vagyon védelmi, hatékony, szabályos gazdálkodás követelményének eleget tesz. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottaira, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, hallgatókra, kivéve azon előírásokat, amelyekre az egyetemek közötti egyezmények, megállapodások az irányadók. Tárgyi hatálya kiterjed valamennyi pénzkezelési folyamatra. A Pénzkezelési Szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok: - a számvitelről szóló 2000. évi C. tv. (Szt.), - az
államháztartás
szervezetei
beszámolási
és
könyvvezetési
kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.245.) Korm. rend. (Áhsz.), - a
pénzforgalmi
szolgáltatásokról
és
az
elektronikus
fizetési
eszközökről szóló 227/2006. (XI.20.) Korm.rend., - a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII.6.) MNB rendelet, - a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. tv.,
3
- az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV.21.) PM rendelet, - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. tv. (Áht.), - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rend. (Ávr.), - az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. tv., - a MÁK pénzkezeléshez kapcsolódó szabályzatai, köriratai. II. A pénzkezelés részletes szabályai A Színház-és Filmművészeti Egyetem a Magyar Államkincstár ügyfele, költségvetéssel rendelkező, önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv. Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv, részére a kincstár havonta a működési költségvetésre jutó központi támogatás időarányos, a felhalmozási költségvetésre eső központi támogatás teljesítésarányos részének megfelelő összegű előirányzat-felhasználási keretet nyit. Előirányzatok felhasználása a kincstár nyilvántartja az eredeti költségvetési előirányzatokat, azok módosítását és a jóváhagyott (aktuális) előirányzatokat. fogadja a bevételeket és teljesíti átutalási megbízások alapján a kifizetéseket. tranzakciós kódok alkalmazása útján rögzíti és nyilvántartja a különböző típusú kiadásokat és bevételeket kiemelt előirányzatok szerint. a keretszámla javára és terhére írt összegekről naponta számlakivonatot küld és havonta halmozottan is
adatszolgáltatást nyújt az előirányzatok és
teljesítések alakulásáról. a számla vezetéséért jutalékot számít fel, tranzakciós díjat számít fel, saját hibáját helyesbíti, melyről értesíti a számlatulajdonost.
4
A Kincstár által a tárgyhavi és halmozott forgalomról készített táblázatot (PJ02) havonta a főkönyvi könyveléssel egyeztetni kell és az esetleges eltérések rendezéséről kiegészítő szelvényt kell benyújtani. Az intézményi saját bevételek előírásai és beszedési kötelezettsége az Egyetem feladata. Az Irányító Szerv által jóváhagyott kötelezettségvállalással terhelt előirányzat maradvány összege az intézményi hatáskörben történt módosítás alapján a bevételi és kiadási előirányzat összegét növeli. Az államháztartási rendszerben ex ante ellenőrzésnek tekinthető a kincstári gazdálkodás, ahol a tényleges pénzkiadás előtt az arra felhatalmazott szervezet felülvizsgálja a pénzkiadás jogosságát. 1. A pénzforgalom bonyolításának rendje A pénzforgalom bonyolítása történhet: - MÁK számlákon keresztül, - egyéb bankszámlákon keresztül (OTP, ERSTE Bank), - kincstári kártyával, - csekken, - készpénzben. Az
egyetem
pénzforgalmának
lebonyolítása
a
Magyar
Államkincstár
közreműködésével, a kincstári egységes számlán (KESZ) keresztül történik. Pénzforgalom bonyolítására szolgáló számlák: Kincstárnál megnyitott egyetemi számlák: 10032000-01493270-00000000 Előirányzat felhasználási keretszámla Ezen a számlán írja jóvá a Kincstár az Irányító szerv által átutalt havi előirányzat-felhasználási kereteket, az intézményt megillető bevételeket, illetve teljesíti a kiadásokat. 5
További kincstári számlák: 10032000-01493270-01110009
Felsőoktatási
intézmények
hallgatói
önköltség és adomány számla 10032000-01493270-30005204
Európai Uniós program célelszámolási forintszámla
TÁMOP-4.2.2/B-10/1-
2010-0031 Devizaszámlák: 10004885-10003011-01010239
Erasmus Mobilitás program számlája
10004885-10005013-03010235
Eramus Mundus program számlája (eredeti: Leonardo program)
10004885-10002010-00410234
CIAKL program számlája
OTP Banknál megnyitott számla: 11708001-20105822-00000000
Lakásép. és vás. munk. támogatás szla
Ezen a számlán a munkáltató lakásépítés-vásárlás támogatásával összefüggő pénzügyi műveleteket kell lebonyolítani. Erste Banknál megnyitott számla: 11600006-00000000-38518463
Közérdekű kötelezettségvállalás számla
Ezen a számlán a különböző magánszemélyek által felajánlott adomány összegek tőkéje és kamata kerül elszámolásra. A számláról analitikus nyilvántartást vezet a Gazdasági Hivatal pénzgazdálkodásért felelős munkatársa adományozónkénti bontásban. Számlák feletti rendelkezési jogosultság: A számlák feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot a költségvetési szerv vezetője által aláírt aláírás-bejelentő nyomtatványon köteles bejelenteni a Gazdasági osztály pénzgazdálkodásért felelős munkatársa. Minden számlához külön aláírásbejelentőt kell benyújtani. Az aláírók személyének kijelölése a gazdasági főigazgató feladata. A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az 6
aláírás-bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak
személyében
változás
következik
be
az
aláírás-bejelentés
módosítására az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. A számlák feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kódolás – kártyák – alkalmazásával is gyakorolhatják. Ebben az esetben a fizetési megbízások kettős aláírói a gazdasági főigazgató által meghatározott személyek lehetnek, akik nevei a személyes beazonosítás céljára bejelentésre kerültek. Az Egyetem számlái felett az intézmény által a számlavezető bankhoz bejelentett közalkalmazottak rendelkeznek. A rendelkezéshez – a „Közérdekű kötelezettségvállalás számla” kivételével - a bejelentettek közül két személy együttes aláírása és a bejelentett bélyegző lenyomatának használata szükséges. A nyilvántartások egyeztetése: Az előirányzat-felhasználási keretszámlán, a hallgatói önköltség és adomány számlán, a devizaszámlán, egyéb számlákon és a pénztárban lebonyolódó pénzforgalom főkönyvi könyvelése a „SALDO” elnevezésű számítógépes integrált ügyviteli rendszer segítségével történik. Az Egyetem rendelkezésére álló egyéb pénzeszközök bankszámláinak pénzforgalmáról bankszámlánként külön analitikus nyilvántartás szükséges (devizabetét számla, lakásépítés- és vásárlás munkáltatói támogatása számla, közérdekű kötelezettségvállalások számla). 2. Az intézmény által alkalmazott fizetési módok: A kincstári körön belül az egyes szervezetek kifizetéseit a Kincstár átvezetéssel, a kincstári körön kívül a kiadásokat és bevételeket pénzforgalmilag teljesíti. - pénzforgalmi számlák közötti fizetések: egyszerű átutalás, csoportos átutalás, 7
kártyával kezdeményezett átutalás, beszedés - készpénz-helyettesítő fizetések: kártya, elektronikus pénzeszköz, csekk - készpénzfizetés Az Egyetem előirányzat-felhasználási keret számlájára beérkező bevételek jóváírása - átutalási megbízás, vagy - készpénz-átutalási megbízás alapján történik a beérkezést követő banki napon. Átutalással érkeznek az alábbi bevételek: - havi időarányos költségvetési előirányzat-felhasználási keret - hallgatók által fizetett térítési díjak, - kiszámlázott termékek és szolgáltatások ellenértéke - átvett pénzeszközök Készpénz-átutalás alapján történik a jóváírás: - hallgatók által fizetendő térítési díjak (felvételi díj, tandíj), - ruhatári jegybevétel, - színházjegy bevétel, - engedélyezett
napi
záró
pénztárkészletet
meghaladó
készpénz
befizetése - házipénztárba közvetlenül befizetett bevételek. A készpénz-átutalási megbízás az Egyetem megrendelése alapján nyomdailag kerül legyártásra. Két részből áll: - feladóvevény, - készpénz-átutalási nyomtatvány. 8
A készpénz-átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét, a bevétel jellegére utaló tranzakciós kódot és a befizető azonosítót. A hallgatói térítési díjak befizetéséhez kizárólag a 10032000-01493270-01110009 Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlához készült csekk használható. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megterhelése az Egyetem által kiállított átutalási megbízás alapján történik. Az átutalási megbízás kiállítása kézzel, írógéppel vagy számítógépes program útján történhet érvényesített és utalványozott alapbizonylat alapján. A benyújtott nyomtatvány közlemény rovatának utolsó 7 pozíciójában a pénzügyi műveletet beazonosító tranzakciós kódot fel kell tüntetni. 3. A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei, felelősségi szabályok 3.1 Készpénzkezelés Házipénztár: Az egyetem feladatai ellátásához, valamint működtetéséhez szükséges
készpénzt
(forint
és
valuta)
megőrzésére,
forgalmazásának
lebonyolítására kijelölt helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó berendezések vannak. Pénzkezelő hely: állandó vagy eseti ellátmányt kezelő helyek, a csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő helyek pénzforgalmának lebonyolítására. A Színház- és Filmművészeti Egyetem házipénztára tűzbiztos, betörésbiztos páncélszekrénnyel, biztonsági szerkezettel felszerelt helyiségben működik. Cím: 1088 Budapest, Vas u. 2/c. III. em. 36. sz. Nyitvatartási idő: A pénztári órák rendjét a pénztár ajtóra, ki kell függeszteni. A Színház- és Filmművészeti Egyetem pénzkezelő helyei: 9
- jegypénztár, a színházi előadások jegyeinek értékesítéséből származó bevétel beszedésére (1088. Budapest, Vas u. 2/b.) - produkciós iroda, a filmforgatásokhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Szentkirályi u. 32/a.) - díszítő-, bútor-, és kelléktár, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - jelmeztár, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - színházi produkciós iroda, a színházi produkciókhoz és vizsgákhoz szükséges kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) - műszaki ügyintéző, az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások biztosítására (1088 Budapest, Vas u. 2/c.) Az egyetem készpénzkezelését, a házipénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a gazdasági főigazgató köteles biztosítani: - pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, - pénztárellenőr, - pénztárellenőr helyettes, - érvényesítő(k), - utalványozó(k). Az egyes feladatok ellátásánál a következő összeférhetetlenségi szabályokat kell figyelembe venni: - egy munkanapon nem lehet azonos személy az utalványozó és a pénzügyi ellenjegyző, az érvényesítő és a pénztárellenőr, - az érvényesítő és a pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy, - nem lehet megbízni a pénztárosi feladatokat ellátó munkatársat a pénzforgalmi számlák feletti önálló rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri
feladatokkal,
utalványozási
joggal,
pénztár
és
10
pénzforgalmi számla-forgalom könyvelésével, a pénztárban tárolt idegen pénzek és értékek feletti rendelkezési joggal. 3.2. Házipénztár A házipénztár az Egyetem feladatainak ellátásához, működéséhez szükséges - készpénz, - egyéb értékek, - szigorú számadású bizonylatok megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiségrész. A házipénztár a Gazdasági Hivatal Gazdasági Osztályának keretében, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs kezelésében, a gazdasági főigazgató szakmai felügyelete és a gazdasági osztályvezető közvetlen irányítása alatt működik. A házipénztárban kizárólag a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs és a gazdasági osztályvezető által arra felhatalmazott személy tartózkodhat. A házipénztárt a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs (pénzkezelési előadó) önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, a pénztárosi feladatokat ellátó munkatársat helyettesítő munkatárs és a pénztár ellenőrzési feladatokat ellátó munkatárs csak e feladatok ellátására szakmailag alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló személy lehet, akivel szemben az összeférhetetlenség nem állhat fenn. 3.3. A házipénztár működése Házipénztár pénzellátása A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a MÁK szabályai szerint az átutalási megbízáshoz csatolt szigorú számadásúnak minősített készpénzfelvételi utalvánnyal történik (P.101.(T)). 11
A készpénz felvételi utalványt és/vagy átutalási megbízást aláírás után át kell adni annak a személynek, akit megbíznak a pénz és /vagy nyomtatvány szállításával a bank és az Egyetem között. A pénz felvételére és szállításra az alábbi személyek kapnak megbízást: - pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs - műszaki ügyintéző - kézbesítő - gépkocsivezető. Az előirányzat-felhasználási keretszámlán történő jóváírások és terhelések forgalmának elszámolásáról és a keretszámla egyenlegéről a Kincstár naponta számlakivonatot küld. A számlakivonat alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a keretszámla egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonat sorszámának megfelelő sorrendben, a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni. A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletű pénzeszköz, folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztárosi feladatok ellátásával megbízott munkatárs a felelős. Neki kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, a pénzfelvétel megszervezéséről, a készpénz bevételezéséről. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a kifizetésekhez szükséges készpénzt a gazdasági főigazgató vagy a gazdasági osztályvezető engedélye alapján igényli a pénzintézettől. Ennek megfelelően a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs feladatai: - a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, átutalási megbízást, valamint szükség szerint az átutalási megbízást kiegészítő szelvényt, - gondoskodik az aláírásokról az aláírásra jogosultság figyelembe vételével, - kiállítja a címletjegyzéket, 12
- a házipénztárba befolyt bevétel kiadások teljesítésére felhasználható, amelyről kiegészítő szelvény nyújtandó be a MÁK-ba, - a záró pénzkészletet meghaladó összeget be kell fizetni az intézmény előirányzat-felhasználási keretszámlájára vagy a hallgatói önköltség és adomány számlájára. Záró pénzkészlet meghatározása A napi forgalom-lebonyolítása és a napi zárás után az Egyetem pénztárában maximum 2.000.000 Ft készpénz tartható. A napi készpénzforgalom, illetve záró pénzkészlet megállapításánál figyelembe kell venni a valutában lévő pénzkészletet (MNB árfolyamon), nem kell számításba venni az elszámolásra kiadott összegeket. Az 2.000.000 Ft kereten felüli összeget pénztárzárlat előtt, kiadási pénztárbizonylat kitöltésével az Egyetem előirányzat-felhasználási keret számlájára vagy a hallgatói önköltség és adomány számlájára be kell fizetni. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs köteles év végén az utolsó munkában töltött napon, az előirányzat-felhasználási keretszámlára és a hallgatói önköltség és adomány számlára befizetni a meglévő összes készpénzt. Pénzmegőrzés és tárolás A házipénztár pénzkészletét páncélszekrényben kell tárolni. A páncélszekrény kettős zárral működik, a kulcsokat lezárt lemezkazettában a Vas u. 2/c. alatti épület portáján őrzik, a kazetta egyik kulcsa a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs magánál tartja, a másolat lezárt borítékban a GH páncélszekrényében helyezik el. A kulcsok másolatát, a pénzkezelési előadó, pénztárellenőr, a gazdasági osztályvezető által aláírt és lepecsételt, zárt borítékban a GH páncélszekrényébe kell átadni őrzésre. A pénztári kulcsok helyéről, a változásokról nyilvántartást kell vezetni a szabályzat mellékletében meghatározottak szerint. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs közvetlen távolmaradása esetén a pénztárellenőr és 13
a
gazdasági
osztályvezető
együtt
nyitják
fel
a
páncélszekrényt,
a
pénztárbizonylatok alapján ellenőrzik a pénzkészletet, és pénztárzárlatot készítenek. A pénztárzárlat megtörténtéről jegyzőkönyvet vesznek fel, és az esetleges eltérést rögzítik. Amennyiben
a
pénztárosi
feladatok
ellátásáért
felelős
munkatárs
a
pénztárszolgálat ideje alatt technikai okok miatt kis időre a pénztárat elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a kulcsot magával vinni. A páncélszekrény kulcsainak rongálódását, elvesztését, a zár elromlását a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársköteles azonnal jelenteni a gazdasági osztályvezetőnek, aki haladéktalanul intézkedik a helyreállításról. A készpénzszállítás szabályai A készpénz szállítása a pénzfelvételre felhatalmazott személyek kötelessége. A készpénz szállítása minden esetben csak jelzést adó pénzszállító táskában történhet. A szállított pénzösszeg nagyságától függően: - 200.000 Ft alatt: 1 fő pénzszállító - 200.000 Ft és 1.000.000 Ft között: 1 fő pénzszállító és gépkocsi, - 1.000.000 Ft, 10.000.000 Ft között: 1 fő pénzszállító, 1 fő kísérő, gépkocsi - 10.000.000 Ft feletti összeg szállítására megbízható referenciákkal és biztosítással rendelkező pénzszállító szervezetet kell igénybe venni. A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba szállítani és ott elhelyezni. A pénz szállításával megbízott dolgozókat a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, mely gátolná őket a feladat biztonságos végrehajtásában. A pénz szállításával megbízott dolgozók felelősek a felvett pénzösszegért. A szállítóknak a pénzkötegeket felbontani tilos, annak zárásait, plombáit érintetlenül hagyva kell a pénzkezelési előadónak átadniuk. A pénzszállítók 14
felelőssége addig tart, míg a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs az átvett pénzt megszámolja és bevételezi a házipénztárba. Pénztári tájékoztatók Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a házipénztári órákat. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyfél-tájékoztatón, hogy az mindig aktuális információt szolgálhasson. Pénzkezelési munkakörök és feladatok -pénzkezelési előadó -helyettes -pénztárellenőr -helyettes -utalványozók -ellenjegyzők -érvényesítő Az érvényesítő és a pénztárellenőr, nem lehet ugyanaz a személy. A házipénztárat, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs önállóan, elszámolási kötelezettség mellett kezeli. Pénzkezelési előadó A pénzkezelési előadónak kinevezésekor 2 példányos írásbeli nyilatkozatot kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénztárt elszámolás kötelezettséggel, teljes anyagi felelősséggel kezeli (1 példányt az irattárban kell megőrizni, 1 példányt a pénzkezelési előadónak). Nyilatkozatot e szabályzat (2. sz.) melléklete tartalmazza. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs csak olyan személy lehet, aki a pénzkezelési előadói feladatok ellátására szakmailag alkalmas és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik.
15
A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a rábízott készpénzt, értékeket fajtánként elkülönítve köteles tartani. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is, csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott bankjegy, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. Ha a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt a befizetés céljára nem fogadhatja el. A hamis, vagy a hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) vissza kell tartania és az eredetéről a befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatnia. A jegyzőkönyv felvételénél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyről (érméről) elismervényt kell adni a befizető részére. A hamis, vagy hamisnak látszó pénzt és az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre a gazdasági osztályvezetőnek kell átadni. (6. sz. melléklet) Készpénzen kívül a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs kezeli: - a készpénzfelvételi utalványt, egyéb utalványokat, - a pénztárjelentést, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokat, - az egyéb szigorú számadású nyomtatványokat, - a pénztárban elhelyezett egyéb értékeket, kincstári kártyákat és PIN borítékokat. Munkaköréhez kapcsolódóan havonta pénzkezelési pótlék illeti meg, melynek összege bruttó 10.000 Ft/hó. Kincstári kártyák és PIN borítékok átadása, őrzése Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a bank készíti el. Az elkészített kártyákat és a PIN borítékokat a készpénz felvételére jogosult 16
személyek hivatalos meghatalmazással vehetik át. A meghatalmazást a banknál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően, az átvevő és a költségvetési szerv felel ezekért az eszközökért. A gazdasági osztályvezető köteles biztosítani az átvett eszközök biztonságos szállítását. A banktól sértetlen állapotban kell átvenni a kártyákat és a PIN borítékokat, és ugyanilyen állapotban a kézbesítést követően át kell adni a pénzkezelési előadónak. A pénzkezelési előadónak a kártyákról nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus kártyanyilvántartásnak legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia: - a kártyaszámot, - a lejáratot, - a kártyabirtokos nevét, - a kártya és PIN kód kártyabirtokos részére történő átadás dátumát, - az átadó-átvevő aláírásokat, - valamint megjegyzés rovatot, ahová be kell jegyezni az esetleges kártyaletiltást, kártyacserét, a kártya őrzésének helyére vonatkozó változásokat. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársaz arra jogosult személyek részére köteles a kincstári kártyákat és a PIN borítékot átadni. Az átadás-átvétel tényét a kártya adatait tartalmazó nyilvántartásban rögzíteni kell. A kártyát átvételkor a kártyabirtokosnak a hátoldalon lévő aláírás panelon alá kell írnia az Adatlapon szereplő aláírásával egyező módon. A PIN kódot tartalmazó borítékot sértetlenül kell átadni a kártyabirtokos részére, amelyet csak a kártyabirtokos bonthat fel és az abban lévő PIN kódot csak ő ismerheti. Az átvételt követően a kártyabirtokossal nyilatkozatot kell aláíratni, amelyben igazolja, hogy a kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte és betartja, illetve ezek megszegése esetén követendő eljárást tudomásul vette. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs egyéb feladatokat csak a munkaköri leírása alapján végez. Nem láthat el, azonban a pénzkezelési előadói munkakörrel összeférhetetlen teendőket. 17
Pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs-helyettes A pénzkezelési előadót távollétében a gazdasági osztályvezető által megbízott dolgozó helyettesíti. A helyettesítő csak olyan személy lehet, aki a pénzkezelési előadói feladatok ellátására szakmailag alkalmas és erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs-helyettes feladata és felelőssége megegyezik a pénzkezelési előadóra előírtakkal. A pénztár átadásánál jelen kell lennie: - az átadónak (pénzkezelési előadónak, vagy akadályoztatása esetén a gazdasági osztályvezetőnek), - az átvevő pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárshelyettesnek, - a pénztárellenőrnek. A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, a pénztárzárlatot el kell készíteni. A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. A pénzkezelési előadói munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. (6. sz. melléklet) Így kell eljárni abban az esetben is, ha a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs valamilyen ok miatt nem jelenik meg munkahelyén. Ebben az esetben a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs helyett a gazdasági osztályvezető írja alá a jegyzőkönyvet. Pénztárellenőr A
pénzkezelési
előadói
munka,
folyamatos,
ügyviteli
ellenőrzése,
a
pénztárellenőr feladata.
18
A pénztárellenőri feladatot a gazdasági főigazgató által kijelölt munkatárs végzi, aki szakmailag
alkalmas
és
erkölcsi
bizonyítvánnyal
rendelkezik. A
pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat, a bevételi és kiadási bizonylatokat, azok mellékleteit, a pénztárjelentéseket. Az ellenőrzés során észlelt eltérés vagy szabálytalanság esetén írásos feljegyzést köteles készíteni a gazdasági osztályvezető részére. Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Az Egyetem külön szabályzatban határozta meg az - kötelezettségvállalások, - utalványozás, - érvényesítés és ellenjegyzés rendjét, és az arra jogosultakat. Pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs nem kaphat utalványozási jogosultságot. A pénzkezelés bizonylatai A bankszámláról készpénzt felvenni - csak a pénzintézetnél bejelentett személy aláírásával ellátott - készpénzfelvételi utalvány használatával szabad. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatvány, felhasználásáról utalványonként (nem tömbönként) naprakész nyilvántartást kell vezetni. A pénzkezelési előadónak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani a SALDO rendszerben. A pénztári forgalom papír alapú bizonylattömbjeit (bevételi-, kiadási bizonylat, időszaki pénztárjelentés, stb.) használatba vétel előtt a borítólap belső oldalán hitelesíteni kell. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó alapokmányokat. (Készpénzszámla kifizetési jegyzék, kiküldetési elszámolás, ki- és befizetést elrendelő okmány.)
19
Amennyiben
az
alapokmányok
valamelyike
nem
csatolható
a
pénztárbizonylathoz, abban az esetben a bizonylaton hivatkozni kell az okmányok számára, adataira, őrzési helyére. A pénztárbizonylatokat az integrált ügyviteli rendszerben elektronikusan, üzemszünet esetén, kézírással, tollal kell kiállítani. A kiállított bizonylatokat átírással javítani nem szabad. A rontott gépi bizonylatot sztornírozni kell és újat írni, a kézi pénztárbizonylatot áthúzással javítani oly módon lehet, hogy a rossz összeget úgy kell áthúzni, hogy az olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes összeget. A pénztári bevételek bizonylatolása A házipénztári befizetésekről, a vonatkozó alapokmányokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot
kell
kiállítani
az
integrált
ügyviteli
rendszerben
elektronikusan, vagy üzemszünet esetén kézi bizonylatot. (Sz.ny. 318-102/A) A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Postautalványon érkezett befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénzkezelési előadónak kell aláírásával igazolnia. A bizonylatot kiállító pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs, a bizonylati adatokat ellenőrző pénztárellenőr, az utalványozó és az ellenjegyzést végző
is
köteles
a
feladat
végrehajtásának
igazolásául
a
bevételi
pénztárbizonylatot aláírni. A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak minden pénztári kifizetésről, a vonatkozó okmánnyal egyezően kiadási pénztárbizonylatot az integrált ügyviteli rendszerben elektronikusan, vagy üzemszünet esetén, kézi bizonylatot (Sz.ny. 318-103) kell kiállítani. 20
pénztárosi
feladatok
szabályszerűen
kiállított,
A
ellátásáért általa
felelős
munkatárs
érvényesített,
a
kifizetést
jogosult
csak
személyek
ellenjegyzésével ellátott bizonylatok alapján teljesíthet. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs utalvány nélkül, vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta alapján kifizetést nem teljesíthet. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (Sz.ny.
18-21)
ellenében
fizethető
ki.
A
meghatalmazást
a
kiadási
pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott
részére
történő
rendszeres
kifizetéseknél,
az
esetenkénti
meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás (Sz.ny.18-22) is adható. Ezekről a meghatalmazásról, a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási bizonylat szöveg rovatában - mivel a meghatalmazás ez esetben nem csatolható - hivatkozni kell a nyilvántartási számra. (7. sz. melléklet) A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársnak is alá kell írnia. Az ellenőr és a számviteli előadó, ugyancsak köteles feladata végrehajtásának igazolásával a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A kiadási pénztárbizonylatot átírással, egy példányban kell kiállítani. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet” rovatában fel kell tüntetni), majd a bizonylatokat az alapbizonylatokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. Napi pénztárjelentés 21
A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársminden napon köteles pénztárzárlatot készíteni az integrált ügyviteli rendszerben. Pénztárzárlatkor a pénzkezelési előadónak: meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét,
majd
az
előző
időszaki
készpénzmaradvány
figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, az 2.000.000 forintot meghaladó bevétel összegét be kell fizetnie a Magyar Államkincstárnál vezetett számlára a pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzkészlettel az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, illetve a pénztárzárlaton, ha ez külön készül. A pénztári ellenőr az ellenőrzés elvégzését köteles aláírásával igazolni. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérésről és annak rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs és a pénztárellenőr ír alá. A jegyzőkönyvet a pénztárellenőr legkésőbb a következő munkanap kezdetén a gazdasági osztályvezető részére köteles átadni, aki intézkedési javaslatával együtt továbbítja a gazdasági főigazgatónak. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs köteles befizetni. (3. sz. melléklet) Pénzkezeléssel kapcsolatos egyéb szabályok Illetmények, hallgatói juttatások kifizetése
22
Személyi jellegű kifizetés a gazdasági főigazgató engedélye alapján teljesíthető pénztáron keresztül. Amennyiben a járandóság fizetésére kijelölt nap munkaszüneti napra esik, akkor az ezt megelőző munkanapon kell kifizetni. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása A pénztárból pénzt elszámolásra az alábbi célokra lehet kiadni: vizsgafilmek, vizsgaelőadások megvalósításához kis összegű kiadásokra kiküldetési költségekre esteleges reprezentációs kiadásokra egyéb működéshez szükséges kisösszegű beszerzésekre. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. Elszámolásra pénzt kiadni csak személyre szólóan, az e célra rendszeresített nyomtatvány kitöltésével és az erre jogosult személyek utalványozása alapján szabad. A pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs az elszámolásra kiadott összegekről naprakész nyilvántartást köteles vezetni. Az elszámolásra az alábbi munkakörhöz kapcsolódóan adható ki rendszeresen előleg: produkciós menedzser 350.000.- Ft kellékes
30.000.- Ft
jelmeztár vezető
15.000.- Ft
műszaki ügyintéző
150.000.-Ft
A Gazdasági Főigazgató előzetes engedélye alapján elszámolási előleget igényelni - a készpénzfelvétel szükségességének indoklásával - maximum 350.000.- Ft összegig lehet. Az igénylésen fel kell tüntetni az összeg felvételére jogosult nevét, a felvétel jogcímét. Az előleggel történő elszámolás véghatárideje nem haladhatja meg a 30 napot.
23
A könyvből kitépett első példányra fel kell jegyezni az igényelt összeg kifizetését tanúsító pénztárbizonylat számát, majd annak mellékleteként, mint alapbizonylatot meg kell őrizni. Ha az igénylést nem teljesítik, a tömbben maradt tőpéldányhoz tűzve "Rontott"ként kell megőrizni. Ha az elszámolásra kötelezett határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs köteles felszólítani. Amennyiben a felszólítás eredménytelen, akkor a gazdasági osztályvezetőnek kell jelentést tenni további intézkedés végett. Amennyiben a kötelezett nem fizeti be tartozását, a gazdasági főigazgató kártérítési eljárást indít ellene. Elszámolási előleg december 31-ével nem lehet kint. Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartására az Sz.ny. 13-135. nyomtatványt kell használni. Letétek kezelése A pénztárban idegen pénz, értékcikk, értéktárgy csak a gazdasági főigazgató engedélyével lehet. Ezek: - aranygyűrű, - plakett, - étkezési jegy, - BKV jegy, bérlet, - esetenként, átmeneti jelleggel valuta. A letétekről, a pénztárjelentésen és a bizonylatokon kívül, külön-külön nyilvántartást kell vezetni a C. 318-39. számú nyomtatványon. A letétek nyilvántartására vonatkozó lapokat a nyilvántartási szám sorrendjében, dossziéban kell lefűzni. A
nyilvántartás
vezetéséért
a
pénztárosi
feladatok
ellátásáért
felelős
munkatársfelelős. 24
A pénztárellenőr rendszeresen, a gazdasági osztályvezető legalább félévenként egyszer a nyilvántartás naprakész vezetését, tartalmi helyességét, készletek egyezőségét ellenőrizni köteles. A letétek kiadását a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs csak az utalványozási joggal felruházott személy írásbeli intézkedése alapján végezheti. Az írásbeli intézkedést a letét kiadása előtt ellenjegyezni kell. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok A számviteli törvényben foglalt előírások szerint szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: - a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat, - minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, - olyan nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. Az
Egyetemen
az
alábbi
nyomtatványokat
kell
szigorú
számadású
nyomtatványként kezelni: Fajtája
Nyilvántartás
Napi pénztárjelentés
tömbönként
Bevételi pénztárbizonylat
tömbönként
Kiadási pénztárbizonylat
tömbönként
Készpénzigénylés elszámolásra
tömbönként
Készpénzfelvételi utalvány
tömbönként
Személygépkocsi menetlevél
tömbönként
Autóbusz menetlevél Ruhatári jegy Átvételi elismervény
tömbönként garnitúránként tömbönként
25
A pénzkezelési előadónak a szigorú számadású nyomtatványokat beszerzéskor emelkedő sorrendben kell felvezetnie a Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapjára. Nyomtatványfajtánkként külön-külön nyilvántartó lapot kell használni. A nyomtatvány kiadását későbbi időpontban a bevezetéssel egyező sorban kell kivezetni. Az év közben betelt nyomtatványtömböket évente egyszer össze kell csomagolni, a csomagot lezárva irattárba kell helyezni. A bizonylatokat 8 évig meg kell őrizni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. 3.4. Szervezési jegypénztár A színházi vizsgaelőadások készpénzigényét, valamint az Egyetem hivatalos rendezvényeinek
közönségszervezését
önállóan
és
teljes
anyagi
felelősségvállalás mellett a produkciós menedzser látja el. •
A pénztár működéséhez váltópénzként biztosított készpénzállomány
20.000.- forint. Ezen összeget a zárlati gazdasági főigazgatói utasításban meghatározott időpontban be kell fizetni az Egyetem pénztárába. •
Ha a jegyár-bevétel összege meghaladja a 100.000.- forintot, az
elszámolás elkészítésével egyidejűleg a bevételt az Egyetem házipénztárába be kell fizetni. •
Minden hónap utolsó munkanapján, decemberben a zárlati utasításban
megadott időpontban - ÁFA bevallás miatt - az összeg határtól függetlenül be kell fizetni a jegyár-bevétel összegét. •
A leadott elszámolást és az összesítőt a pénztárosi feladatok ellátásáért
felelős munkatárs ellenőrzi.
26
•
Jegyértékesítés
a
„Tickets2010”
jegynyilvántartó-és
értékesítési
rendszerrel történik, amely APEH engedéllyel és AP684-számmal rendelkezik. •
A „Tickets2010” Jegyértékesítési Rendszer digitalizálta a jegykezelést
ill. nyilvántartást, ennek értelmében csak a ténylegesen felhasznált jegyek kerülnek nyomtatásra, BOCA típusú – nemzetközi szabványoknak megfelelő – jegynyomtató segítségével. •
Fentiek figyelembevételével sem bianco, sem pedig egyéb jegygarnitúrát
nem használhat.
A Szolgáltatótól (Interticket Kft) átvett üres jegynyomtatványokról
nyilvántartást vezet, a rontott ill. ki nem adható jegynyomtatványokat elkülönítetten tárolja, kérésre leadja a Szolgáltatónak. •
Üzemszünet esetén az Ódry Színpad előadására szigorú számadású
sorszámozott jegyek kerülnek kiadásra, és amennyiben az üzemszünetet követően még bevihető a rendszerbe, akkor utólag rögzítésre kerül a megfelelő előadáshoz, amennyiben arra az előadásra már nem lehetséges, akkor a kommunikációs osztályvezető engedélyével új időpontban kerül megnyitásra az előadás a rendszerben, és oda kerülnek berögzítésre utólag az üzemszünet ideje alatt kiadott jegyek. •
A jegy árusítása az Egyetem által kijelölt helyen a megjelölt pénztári
időben történik. •
Az
előadások
szervezettségéről
a
kommunikációs
osztályvezető
folyamatos tájékoztatást ad. •
Az előadások jegyeiről és bevételeiről, havi összesítés készítése
szükséges, ezen elszámolásokat a gazdasági osztálynak a tárgyhónapot követő hónap 4. munkanapjáig át kell adni. Felelős: kommunikációs osztályvezető. •
Az évad előadásainak látogatottságáról és a jegybevételekről kimutatást
kell készíteni, egyéb igény szerinti adatszolgáltatást a szervezési tevékenységgel kapcsolatban. A kimutatás elkészítéséért és a jogszabályoknak megfelelő továbbításáért a kommunikációs osztályvezető a felelős. 27
Tisztelet-és szakmai jegyek kiadásának rendje •
Az Egyetemmel közalkalmazotti és egyéb jogviszonyban álló tanárok és
dolgozók, valamint a hallgatók részére a vizsgaelőadásokra 1 db tiszteletjegy jár. •
Saját előadásra a szereplő 1db tiszteletjegyet kap, hozzátartozói számára
kedvezményes szakmai jegyet igényelhet. •
A Színházak igazgatói, színészei előzetes bejelentkezés alapján, illetve
üres hely esetén tiszteletjegyet kaphatnak. •
Művészeti egyetemek hallgatói szakmai jeggyel nézhetik meg az
előadásokat. •
A
médiából, szerkesztőségekből érkező vendég, ha szerepel a
meghívottak listáján tiszteletjegyet, ha nem szakmai jegyet kaphat. •
Mindenki másnak teljes árú jegyet kell vásárolnia.
III. A KIKÜLDETÉSRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK Az egyetem tevékenységével összefüggő feladatok ellátásánál előfordulhat, hogy a magánszemélynek belföldre vagy külföldre irányuló hivatali, üzleti utazáson kell részt vennie.
Annak érdekében, hogy ezek az utazások a
magánszemélynél kiadást ne keletkeztessenek, a kiküldő az érintetteket költségtérítésben részesíti. 1. Belföldi kiküldetés Belföldi kiküldetést a munkáltatói jogkör gyakorlója rendeli el, abban az esetben, ha a munkavállalónak a kinevezésében/munkaszerződésben rögzített munkahely székhelyétől eltérő helyen kell munkát végeznie. A kiküldetés során utazási, élelmezési, szállásköltség és egyéb költség is felmerülhet.
28
A
kiküldetésben
többletköltségeinek
lévő fedezetére
munkavállaló élelmezési
élelmezéssel költségtérítés
kapcsolatos (napidíj)
jár
költségátalány formában. Átalányként a munkavállalót a 278/2005. (XII.20.) Korm. rendelet 3. § (1) alapján legalább napi ötszáz forint napidíj illeti meg. Nem számolható el napidíj: ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, ha a munkáltató a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, a napidíj összegét 20 %- kal csökkenteni kell. 2. Külföldi kiküldetés Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. Külföldi kiküldetés költségtérítése elszámolható:
az Egyetem közalkalmazottainak, és az Egyetemmel munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyeknek külföldi utazásaira,
az Egyetem hallgatóinak más hatályos szabályzat által nem szabályozott tanulmányi célú vagy az Egyetem tevékenysége érdekében elrendelt hivatalos útjaira,
az Egyetemmel jogviszonyban nem álló személyeknek az Egyetem és partnere által elnyert és az Egyetem által kezelt pályázati keretből finanszírozott útjaira.
29
Nem fizethető külföldi kiküldetés költségtérítése azon esetekben, amikor az Egyetem és a külföldi partner megállapodása alapján a külföldi fél fizeti a kiutazók napidíját és/vagy viseli a kiutazók egyéb költségeit. A külföldi utazások rendje, megkezdésének feltételei: Külföldi utazás abban az esetben kezdeményezhető, ha a kiutazás az Egyetem érdekében
áll
és
indokolt.
Az
utazás
indokoltságát
hitelt
érdemlő
dokumentummal kell igazolni (pl. nyertes pályázat, meghívólevél, konferencia program, kétoldalú szerződés, stb.) és annak másolatát az utazást bejelentő rendelkezési laphoz (9. sz. melléklet) kell csatolni. Külföldi utazás akkor engedélyezhető, ha az utazás költségeinek (közlekedés, szállás, részvételi díj, napidíj) – részleges finanszírozás esetén a kért összeg erejéig – a fedezete rendelkezésre áll. Kiküldetés esetén a kiutazó utazását – a rektor kivételével - a munkáltatói jogokat gyakorló vezető, pályázat esetén a projektvezetővel együtt - rendeli el, és egyidejűleg megjelöli a kiadások fedezetére szolgáló forrást. A rektor kiutazásait az egyetem irányításáért felelős szerv engedélyezi, amennyiben a fedezet rendelkezésre áll. Az utazás megkezdése előtt szükséges eljárás Az utazási szándékot az utazást szervező vagy a kiutazó az utazás tervezett megkezdése előtt legalább 2 héttel jelenti be a „Rendelkezési lap” (9. számú melléklet) nyomtatványon, amely a Gazdasági Hivatal titkárságán igényelhető. A beadott iratokat a Gazdasági Hivatal iktatószámmal látja el, az iktatószám kiadása nem jelenti az utazás engedélyezését. A Gazdasági Hivatal ellenőrzi a beadott iratok megfelelő kitöltését, a szükséges aláírások és a keret meglétét; kiutazási kiadások fedezetének ellenjegyzéséről a hiánytalan iratbeadást követő második munkanapon értesíti a kiutazást 30
kezdeményezőt; majd amennyiben a keret rendelkezésre
áll megteszi a
vonatkozó jogszabályok, illetve speciális rendelkezések által előírt és a kiutazás jellegének megfelelő pénzügyi intézkedéseket (valutaellátmány, napidíj, készpénzelőleg stb. biztosítása). A nem pályázati finanszírozású kiküldetés esetén alkalmazandó napidíjak maximális összegét a jelen szabályzat 10. számú melléklete tartalmazza. A napidíj összege a kiutazó étkezéseinek fedezésére szolgál, így napidíj igénybevétele esetén az étkezésről szóló számla nem számolható el. A pályázati finanszírozású kiküldetések esetében a pályázatra vonatkozó külső szabályzat szerinti napidíjakat/megélhetési költségeket kell alkalmazni. Az utazás lebonyolítása Az utazás megszervezése, lebonyolítása (repülőjegy rendelés, szállásfoglalás stb.) a kiutazást szervező vagy a kiutazó feladata. Az utazás befejezése utáni eljárás A kiutazó a hazatéréstől számított 30 napon belül az elszámoláshoz szükséges dokumentumokkal (számlák, utazási jegyek stb.) együtt az elszámolást köteles a Gazdasági Hivatal titkárságán leadni.
Adókötelezettség A
külföldi
kiküldetés
adókötelezettségének
megállapítása
a
személyi
jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény hatályos rendelkezései alapján történik. A kiküldetés elszámolásával egyidejűleg a pénzgazdálkodási feladatokat ellátó előadó – projekt esetén a projekt pénzügyi vezetője - feljegyzést készít az adókötelezettség megállapításáról és azt átadja a bérszámfejtési feladatokat ellátó előadónak.
31
A kiutazás idejének és költségeinek meghatározása A kiküldetés időtartama és a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségek meghatározása a 285/2011. (XII.22.) Kormányrendelet előírásai szerint történik. Az előleg kifizetése készpénzben a pénztárból történik. Előleg igényelhető az alábbi kiadások fedezetére:
napidíj
útiköltség (repülőjegy, személygépkocsi, transzfer költségei, stb.) vízum és/vagy biztosítási díj szállásdíj részvételi díj - hivatalos, a rendező fél által kiállított – számla szükséges hozzá, a részvételi díj és a banki adatok pontos feltüntetésével, melyet igény szerint a rendező félnek térít meg az intézet adott devizában. Amennyiben a kiutazó saját személygépkocsival utazik, részére a 13. sz. melléklet szerint kerül kifizetésre a költségtérítés. Az elszámolás a megtett km alapján az alábbi tényezőkből tevődik össze: A fogyasztás meghatározása a NAV által a honlapján közzétett a gépjárművek fogyasztási normáiról, valamint az üzemanyagárakról szóló tájékoztatók alapján történik. (Amennyiben az utazás időtartamára egynél több üzemanyagár került meghatározásra, akkor azok számtani átlagát kell figyelembe venni.) A
gépjármű
fenntartási
költségére
számla
nélkül
elszámolható
normaköltségéből.
32
Az elszámoláshoz mellékelni kell a gépjármű forgalmi engedély és a Casco biztosítás másolatát. Casco biztosítás hiányában a 12. sz. melléklet szerinti nyilatkozat kitöltése kötelező. Külföldi kiküldetés előlegének elszámolása A kiutazó köteles a hazatérését követő legrövidebb időn belül, de legkésőbb 30 napon belül a költségeivel elszámolni. Ha az elszámolásra kötelezett határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor a pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs köteles felszólítani. Amennyiben a felszólítás eredménytelen a gazdasági osztályvezetőnek kell jelentést tenni további intézkedés végett. Amennyiben a kötelezett nem fizeti be tartozását, a gazdasági főigazgató kártérítési eljárást indít ellene. Elszámolási előleg december 31-ével nem lehet kint. Forintban felvett előleg esetén mindig a tárgy hó 1-i MNB valutaárfolyamot kell figyelembe venni. Ha nincs 1-je, akkor azt követő napi árfolyam érvényes. Bizonylat alapján elszámolható, valutában felmerülő dologi költségek:
Helyi közlekedésre használt bérlet vagy jegy
Hivatalos, megindokolt esetben használt taxiköltség
Előzetesen egyeztetett helyközi közlekedési költség (pl. reptéri transzfer)
A
kiküldetési
engedélyen
előzetesen
feltüntetett
regisztrációs/részvételi díj
Hivatali vagy saját személygépkocsi használata esetén a számlával igazolt parkolási és autópályadíj; illetve indokolt esetben személygépkocsi bérlésének költségei (bizonylat alapján)
33
Szállásköltség (nem számolható el számlán feltüntetett étkezés, minibár, szobaszerviz, illetve egyéb plusz szolgáltatások költsége)
A felmerült költségek elszámolásához az eredeti számlákat mellékelni kell. Pályázat
terhére
történő
elszámolás
esetén
az
elszámolhatóságot
a
projektvezetőnek kell igazolnia. A bizonylatokra a magyar számviteli törvényben előírtaknak megfelelően minden esetben a kiküldöttnek az elszámoláskor magyar nyelven olvashatóan rá kell vezetni a gazdasági esemény megnevezését. (pl. helyi közlekedés, stb.) Bizonylat alapján elszámolható, forintban felmerülő dologi költségek A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helyétől az állomásig (repülőtérig), valamint az állomástól (repülőtértől) a tartózkodási helyig megtett út számlával igazolt költsége (pl. repülőtéri minibusz). A különbözet rendezése Az utazás elmaradása esetén a felvett összeget legkésőbb három munkanapon belül vissza kell fizetni a pénztárba.
IV. Számlázás rendje Az Egyetem a külső megrendelések, szolgáltatások, szerződések alapján végzett tevékenységeket a szerződésben rögzített módon előre, készpénzfizetési számla esetén azonnal, átutalásnál a teljesítést követő 3 munkanapon belül köteles számlázni. A számla kiállítása a „SALDO” integrált rendszerben történik. Egyetemünk ingatlan bérbeadásból származó bevétele adómentes, mivel az általános forgalmi adóról szóló 2007.évi CXXVII. törvény 86. § (1) bekezdés l) pontja szerint ez a tevékenység adó alóli mentességet élvez. Ennek megfelelően számlázása is ÁFA mentes.
34
Jelen szabályzatot 2013. év július 1-től kell alkalmazni.
Ascher Tamás Rektor
35
Színház- és Filmművészeti Egyetem 1. sz. melléklet
NYILATKOZAT A Színház- és Filmművészeti Egyetem pénzkezelési szabályzatát megismertem. Munkám során az abban foglaltaknak megfelelően járok el.
Munkakör
Név
Aláírás
Gazdasági főigazgató Gazdasági osztályvezető Humánerő-gazd. előadó Pénzkezelési előadó Számviteli előadó Pénzügyi
és
pályázati
referens Költségvetési szakreferens, kontroller Gazdasági asszisztens Vagyongazdálkodási előadó
36
2. sz. melléklet
Színház- és Filmművészeti Egyetem
FELELŐSSÉGVÁLLALÓ NYILATKOZAT (pénzkezelési előadó, pénzkezelési előadó-helyettes részére)
Alulírott:............................................. tudomásul veszem, hogy a kezelésemre bízott pénz és értéktárgyak tekintetében teljes anyagi felelősség terhel. Budapest, 200..... év ..................hó ........nap ............................. aláírás
.............................. lakhely ............................... szem.ig. szám
Tanú 1. Név:.......................................... Lakhely:.................................... Szem.ig.szám:..........................
Tanú 2. Név:.............................................. Lakhely:........................................ Szem.ig.szám:..............................
37
Színház- és Filmművészeti Egyetem 3. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV (pénztári eltérés esetére) Felvéve: 200... év ...................... hó ..................... napján a ...........................................házipénztár helyiségében. Jelen vannak: ..................................... pénzkezelési előadó ..................................... pénztárellenőr ..................................... gazdasági ov. Tárgy: A pénztári jelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány közti eltérés kivizsgálása. A mai napi pénztárzárlat után .................................... Ft, azaz: ..................................... forint többlet*, illetve .....................................Ft, azaz: ....................................... forint hiány*, keletkezett, melynek okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénzkezelési előadó - a többlet a ................... számú bizonylaton bevételezte* - a hiányt e jegyzőkönyv alapján befizette* a házipénztárba. kmf.
.................................. pénzkezelési előadó *----------------------------nem kívánt rész törlendő
................................... pénztárellenőr
……………………….. gazdasági o.v.
Színház-és Filmművészeti Egyetem 4. sz. melléklet Pénztári kazetta / lemezszekrény / páncélszekrény* kulcs nyilvántartás
Sorszám
A kulcs megnevezése
A kulcs átadójának neve
A kulcs átvevőjének neve
39
A kulcs átvételének oka
A kulcs átvételének ideje nap,óra,perc
Az átv.igazolása (gazd.főig, gazd.ov. pénzt.ell.)
Színház- és Filmművészeti Egyetem 5. sz. melléklet PÉNZTÁR ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
Készült: 200.... év ..................... hó .............. napján a Színház- és Filmművészeti Egyetem Gazdasági Hivalatának pénztárhelyiségében. Jelen vannak: .................................. átadó .................................. átvevő ................................. pénztárellenőr Jelenlévők megállapítják, hogy átadáskor az alábbi pénzeszközök, illetve egyéb értékcikkek találhatók a pénztárban: 1. Pénzkészlet ........................ db 20.000 Ft összesen: ...................................... Ft, ........................ db 10.000 Ft összesen: ...................................... Ft, .........................db 5.000 Ft összesen: ....................................... Ft, .........................db 1.000 Ft összesen: ....................................... Ft, .........................db 500 Ft összesen: ....................................... Ft, .........................db 200 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 100 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 50 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 20 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 10 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 5 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 2 Ft összesen: ........................................Ft, .........................db 1 Ft összesen: ........................................Ft, Összesen: ........................................Ft, azaz: .................................forint. 2. Egyéb átadásra kerülő bizonylatok - napi pénztárjelentés (-tól-ig): - kiadási bizonylat (-tól-ig) sorszáma: - bevételi bizonylat (-tól-ig) sorszáma:
40
- készpénzfelvételi utalvány (-tól-ig) tömbök: - készpénzigénylés elszámolásra (-tól-ig): 3. Letétek Átvevő igazolja, hogy a kezelésre átvett szigorú számadású nyomtatványok a szintén átvett analitikus nyilvántartással megegyeznek. Jelenlévők tényleges számlálás alapján megállapítják, hogy a házipénztárban található készpénzmennyiség .................. Ft, azaz: ............................. forint /címletenkénti felsorolást lásd a pénztárjelentésben is/, a pénztárjelentésben rögzített egyenleggel megegyezik. Átvevő ........................ pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatársa jegyzőkönyv alapján ideiglenes/végleges jelleggel a mai naptól a pénztári tevékenységet teljes anyagi felelősséggel átveszi. k.m.f. ...............................………. pénztárellenőr
........................................ átadó
……………………………. átvevő
41
Színház- és Filmművészeti Egyetem 6. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV (hamis pénz befizetésének esetére) Felvéve: 200..... év .................. hó ................... napján a Színház- és Filmművészeti Egyetem Gazdasági Hivatalának házipénztár helyiségében. Jelen vannak: ............................................... befizető ............................................... pénzkezelési előadó ...............................................ellenőr Tárgy: Hamis ill. hamisítványnak látszó bankjegy /érme/ visszatartása A mai napon megjelent pénztárunknál ................................... /foglalkozása: ............................. lakcíme: ........................... város, község ........................... u. ............... szám. Személyi ig. száma ................................../, hogy pénzbefizetést teljesítsen. A pénzkezelési előadónak feltűnt, hogy a ................... Ft címletű ................. sorozat és ..................... sorszámú bankjegy /érme/ hamis. illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet /érmét/ 200... év .............. hó ........... ............................ nevű egyéntől kapta .............................. városban /községben/. A fenti bankjegyet /érmét/ visszatartottuk, melynek átvételét elismerjük, és jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk. k.m.f.
........................…………… pénztárosi feladatok ellátásáért felelős munkatárs …………………………….. befizető
………………………. pénztárellenőr
Színház- és Filmművészeti Egyetem 7. sz. melléklet
Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásról
Nyilvántart. szám
Meghatalmazás időpontja
Meghatalmazó neve
Meghatalmazott neve
Meghatalmazott szig. száma
Visszavonás száma
Visszavonás időpontja
Színház- és Filmművészeti Egyetem 8. sz. melléklet VISZONTELADÓI MEGÁLLAPODÁS (Nyilvántartási sz.: 60xx) mely létrejött az Ódry Színpad Szervezése és …………………. szervező (a továbbiakban: viszonteladó) között –
külső
A külső szervező lakhelye: ……………………….. Személyi igazolványának száma: ……………………. Főállású munkahelye: ………………………… Munkahelyének címe: ………………………….. Levelezési cím: Lakás/E-mail Tel.szám: …………………..
E-mail: …………………………
- az Ódry Színpad (és partnerei) által forgalmazott jegyeknek a nevezett viszonteladó munkahelyén és környezetében történő értékesítésére az alábbi feltételekkel: 1. SZERVEZÉSI TEVÉKENYSÉG Az Ódry Színpad vállalja, hogy előadásaival kapcsolatos propaganda-anyagokat (havi műsor, előadások szórólapjai stb.) a kellő időben biztosítja. A viszonteladó vállalja, hogy szervezési és propaganda-tevékenységet fejt ki az általa átvett jegyek értékesítése céljából. Valamint vállalja, hogy a jelen megállapodásban meghatározott feladatot legjobb szakmai és üzleti képességei szerint teljesíti. 2. A SZÍNHÁZJEGYEK ÁTVÉTELE ÉS ELSZÁMOLÁSA Az Ódry Színpad a jegyeket, a tárgyhónapot megelőzően egy hónappal előbb a viszonteladó részére átadja értékesítésre. Az átadásról az Ódry Színpad szervezője JEGYÁTVÉTELI ELISMERVÉNYT (konszignációt) állít ki, mely az elszámolás alapbizonylata: darabszám, Ft-érték, a kedvezmény értéke feltüntetésével. A jegyek átvételét a viszonteladó teljes névaláírással tartozik igazolni. A viszonteladó AZ EL NEM ADOTT JEGYEKET AZ ELŐADÁS ELŐTT 5. MUNKANAPIG ADHATJA VISSZA, az eredeti konszignáció
alapján. Elmaradt, illetve műsorváltozásos előadások esetén a jegyek visszaadásának határideje az előadás meghirdetett napját követő 15. nap, azonban az elmaradt (vagy műsorváltozásos) előadások jegyeinek visszaváltásáról felek minden esetben külön rendelkeznek. 3. KEDVEZMÉNY Az Ódry Színpad (és partnerei) a viszonteladó részére az általa értékesített jegyek után kedvezményt ad, melynek mértékét a Színház-és Filmművészeti Egyetem gazdasági főigazgatója állapítja meg, és a konszignációra minden esetben rögzítésre kerül. 4. A JEGYEK ÉRTÉKÉNEK BEFIZETÉSE A viszonteladó az értékesített jegyek nettó Ft-értékét a TÁRGYHÓNAPOT KÖVETŐ NAP 8-IG KÖTELES az Ódry Színpad szervezője részére befizetni. Tartozásáról és befizetéséről az Ódry Színpad Szervezése névre szóló nyilvántartást vezet. A külső szervező részére biztosított a szervezés könyvelésével történő mindenkori egyeztetés. A BEFIZETÉS ELMULASZTÁSA ESETÉN, A TOVÁBBI JEGYKIADÁST A SZÍNHÁZ BESZÜNTETI. Abban az esetben, ha a befizetésre felszólítás ellenére sem kerül sor, a tartozás behajtása érdekében a Színház-és Filmművészeti Egyetem jogi eszközöket vesz igénybe. 5. EGYÉB RENDELKEZÉSEK A viszonteladó köteles a megállapodásban foglalt adataiban bekövetkezett mindennemű változást, az Ódry Színpad szervezőjének haladéktalanul bejelenteni. A jelen megállapodást a Ptk. 483. szakaszában foglaltak szerint – kizárólag írásban – bármelyik fél felmondhatja. A jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Ptk. idevonatkozó paragrafusai az irányadóak. Felek a jelen megállapodást elolvasták, annak tartalmát megértették, és azt, mint akaratukkal mindenben egyezőt, saját kezűleg jóváhagyólag aláírták. Kelt: Budapest, 200... év ………………………… hó ……. napján. Ódry Színpad – Szervezés
Külső szervező P.H.
45
Színház- és Filmművészeti Egyetem 1088. Budapest, Vas u. 2/c
9.sz. melléklet
RENDELKEZÉSI LAP Külföldi utazáson való részvételhez Utazó(k) neve Létszám (mellékelve) Utazás időpontja Utazás célja Utazás helye Utazás módja Indulás időpontja Visszaérkezés időpontja Külföldön eltöltött napok száma Valuta átvételére jogosult Valuta átvétel napja Egyéb igény Napidíjra jogosult (fő) Szállás/szálloda neve, címe Fogadó fél fizeti Szállás Utazás Egyéb:
Összesen:
Egyetem fizeti Napidíj Biztosítás Szállás Utazás Helyi közlekedés Tolmács Egyéb: Összesen:
Budapest, 20….év..………………hó…….nap Jóváhagyta : Készítette: Ellenjegyezte: A meghívólevelet és a kint tartózkodás feltételeit csatolni kell.
46
10. sz. melléklet
A külföldi kiküldetés esetén alkalmazandó napidíjak maximális összege A kiküldetés idejére járó napidíj maximális összege az állami vezetők külföldi napidíjáról rendelkező 3/2009. (III. 27.) KüM rendelet 3. sz. mellékletében meghatározott díjak százalékában kell meghatározni az alábbiak szerint: 1. Az állami vezetők napi díjának 70 %-a jár: rektor, rektor helyettesek, gazdasági főigazgató, oktatási főigazgató, részére. 2. Az állami vezetők napi díjának 50 %-ában részesülnek az 1. pontban fel nem sorolt külföldi kiküldetést teljesítő személyek.
47
