Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
Budapest, 2012.
TARTALOMJEGYZÉK
1. Bevezető rendelkezések 2. A GESZ alapítása, szervezete, jogállása 3. A GESZ feladatai 4. Kapcsolattartás külső szervekkel 5. A GESZ vezetői munkakörei 6. A GESZ vezetőjének, gazdasági vezetőjének és szervezeti egységeinek feladata, hatásköre és felelőssége 7. A GESZ munkarendje 8. Záró rendelkezések Függelék, a GESZ szabályzatainak jegyzéke Mellékletek
2
3. oldal 4. oldal 9. oldal 10. oldal 10. oldal 11. oldal 20. oldal 21. oldal 22. oldal 23. oldal
1. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK
A Budapest Főváros XIX. kerület Kispest Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (továbbiakban GESZ) Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban SZMSZ) a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. Törvény, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, az államháztartás szervezeteinek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. Törvény és a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a helyi önkormányzatok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél szóló 77/1993. (V. 12.) Kormányrendelet ennek végrehajtásáról, továbbá a GESZ alapító okirata alapján készült. Jelen SZMSZ megalkotásának célja, hogy az ide vonatkozó jogszabályi rendelkezések keretei között a GESZ és annak működési körébe tartozó – önállóan működő – intézmények jogszerű és rendeltetésszerű működése elősegítésének érdekében a költségvetési tervezéssel, a gazdálkodással, a pénzgazdálkodással, a számvitellel, valamint az információszolgáltatással és a vagyon védelemmel kapcsolatos szakmai feladatokat – az intézmények igényeire és érdekeire figyelemmel – rendszerbe foglalja és ellássa.
3
2. A GESZ ALAPÍTÁSA, SZERVEZETE, JOGÁLLÁSA 2.1.
A költségvetési szerv megnevezése: Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (GESZ)
2.2.
A költségvetési szerv székhelye, címe: Cím: 1192 Budapest, Ady Endre út 7. Helyrajzi száma: 160376/0/e/1 és 160376/0/d/1 Alapterülete:152+246 m2
2.3.
A költségvetési szerv telephelyei és címei: 8220 Káptalanfüred, Somfa u. 4. 3346 Bélapátfalva, Gyártói u. (az Egri Erdészet tulajdonából bérelve fél hektár terület)
2.4.
A költségvetési szerv létrehozásáról, módosításáról rendelkező határozatok: Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (GESZ) alaptevékenysége tekintetében a 1353/1996. (X. 15.) Önk. határozatával 1996. december 31.-én megszüntetett Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Gazdasági Műszaki Ellátó és Szolgáltató Szervezet (GAMESZSZ) jogutódja. Az eredeti alapító okiratot az 1355/1996. (X. 15.) Önk. határozattal, módosítását a 178/1997. (II. 15.) Önk. határozattal, a 432/2000. (V. 23.) Önk. határozattal, a 49/2006. (I. 12.) Önk. határozattal, a 15/2008. (I. 22.) Önk. határozattal, a 302/2009. (V.19.) Ökt. h. számú határozattal valamint a 688/2009. (XII.15.) Ökt. h. számú határozattal, 164/2010. (III. 16.) Ökt. h. számú határozattal és a 153/2012. (III.7.) Ökt. n. határozattal fogadta el a képviselő-testület.
2.5.
A költségvetési szerv alapítói jogokkal felruházott irányító szerve: Budapest Főváros XIX. Kerület Kispest Önkormányzat képviselő-testülete Cím: 1195 Budapest, Városház tér 18-20.
2.6.
A költségvetési szerv működési köre: Budapest XIX. Kerület, Kispest
2.7.
A költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladata: gazdasági-pénzügyi ellátást végző költségvetési szerv
2.8.
A költségvetési szerv tevékenysége jellege szerint: közszolgáltató költségvetési szerv
2.9.
A költségvetési szerv típus szerinti besorolása: 4
Közintézmény 2.10. A feladatellátáshoz gyakorolt funkciója alapján: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv 2.11. A költségvetési szerv jogállása: Jogi személyiségű közintézmény. 2.12. A költségvetési szerv vezetőjének megbízási rendje: A költségvetési szerv vezetőjét a Budapest Főváros XIX. ker. Kispest Önkormányzat Képviselő-testülete nyilvános pályázat alapján – határozott időre – nevezi ki a Kjt. szerint. 2.13. A költségvetési szerv képviseletére jogosult személy: Az igazgató. 2.14. A szervezeti felépítése: Az 1. számú melléklet tartalmazza a költségvetési szerv szervezeti ábráját. A GESZ gazdálkodási körébe utalt önállóan működő költségvetési szervek (továbbiakban intézmények) felsorolását az 2. számú melléklet tartalmazza. 2.15. A költségvetési szerv tevékenységei: Az Önkormányzat az SZMSZ 2. számú melléklete szerinti intézményhálózatának gazdasági, pénzügyi tevékenységének lebonyolítása. 841403 Város- és községgazdálkodási máshová nem sorolt szolgáltatások 2.16. Az alaptevékenységhez fűződő további szakfeladatok: Szakfeladat Száma 552001 562912 562913 562916 773000 841901 841409 851011 851012 852011 852012
Szakfeladat megnevezése Üdülői szálláshely-szolgáltatás Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Üdülői, tábori étkeztetés Egyéb gép, tárgyi eszköz kölcsönzése Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Máshova nem sorolt pénzügyi igazgatási tevékenység önkormányzati költségvetési szervnél Óvodai nevelés, ellátás Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése, ellátása Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) 5
852013 852014 852021 852022 852023 852024 852031 852032 853111 853114 855911 855912 855914 855915 855917 856011 856012 856020 862231 889101 889108 889109 890214 890441 900400 910501 910502 910123 931204
Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) Általános iskolai felnőttoktatás (1-4. évfolyam) Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) Általános iskolai felnőttoktatás (5-8. évfolyam) Alapfokú művészetoktatás zeneművészeti ágban Alapfokú művészetoktatás képző- és iparművészeti, táncművészeti, szín- és bábművészeti ágban Nappali rendszerű gimnáziumi oktatás (9-12/13. évfolyam) Gimnáziumi felnőttoktatás (9-12/13. évfolyam) Általános iskolai napközi otthoni nevelés Sajátos nevelési igényű tanulók napközi otthoni nevelése Általános iskolai tanulószobai nevelés Sajátos nevelési igényű tanulók általános iskolai tanulószobai nevelése Középiskolai, szakiskolai tanulószobai nevelés Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység Korai fejlesztés, gondozás Pedagógiai szakmai szolgáltatások Foglalkozás-egészségügyi alapellátás Bölcsődei ellátás Gyermekek egyéb napközbeni ellátása Gyermekek napközbeni ellátásához kapcsolódó egyéb szolgáltatások A fiatalok társadalmi részvételét segítő programok, támogatások Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése Közművelődési tevékenységek és támogatásuk Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése Könyvtári szolgáltatások Iskolai, diáksport-tevékenység és támogatása
2.17. A szakfeladatokhoz kapcsolódó mutatók megnevezése, köre: Szakfeladat Szakfeladat Száma megnevezése Üdülői szálláshely552001 szolgáltatás
562912 562913 562916 773000
Kapacitásmutató
Feladatmutató
Férőhelyek száma
Vendégéjszakák száma Ellátást száma Ellátást száma Ellátást száma
Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Üdülői, tábori étkeztetés Egyéb gép, tárgyi eszköz kölcsönzése
Teljesítménymutató
igénylők Ellátottak száma igénylők Ellátottak száma igénylők Ellátottak száma Kölcsönzési száma
6
napok
Szakfeladat Szakfeladat száma megnevezése Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások 841901 elszámolásai
851011
851012
852011
852012
852013
852014
852021
852022
852023
852024
852031
852032
Óvodai nevelés, ellátás Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése, ellátátsa Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (14. évfolyam) Általános iskolai felnőttoktatás (1-4. évfolyam) Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (58. évfolyam) Általános iskolai felnőttoktatás (5-8. évfolyam) Alapfokú művészetoktatás zeneművészeti ágban Alapfokú művészetoktatás képző- és iparművészeti, táncművészeti, színés bábművészeti ágban
Kapacitásmutató
Feladatmutató
Férőhelyek száma, Ellátást óvodapedagógusok száma száma Sajátos igényű száma
igénylők Ellátottak száma nevelési ellátottak
Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma
Sajátos nevelési igényű tanulók száma
Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók száma
Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma
Sajátos nevelési igényű tanulók száma
Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók száma
Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma
7
Teljesítménymutató
Szakfeladat Szakfeladat száma megnevezése
856011
Nappali rendszerű gimnáziumi oktatás (9-12/13. évfolyam) Gimnáziumi felnőttoktatás (912/13. évfolyam) Általános iskolai napközi otthoni nevelés Sajátos nevelési igényű tanulók napközi otthoni nevelése Általános iskolai tanulószobai nevelés Sajátos nevelési igényű tanulók általános iskolai tanulószobai nevelése Középiskolai, szakiskolai tanulószobai nevelés Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység
856012
Korai fejlesztés, gondozás
853111
853114
855911
855912 855914
855915
855917
862231
Pedagógiai szakmai szolgáltatások Foglalkozásegészségügyi alapellátás
889101
Bölcsődei ellátás
856020
889108
889109
890214
890441
900400
Gyermekek egyéb napközbeni ellátása Gyermekek napközbeni ellátásához kapcsolódó egyéb szolgáltatások A fiatalok társadalmi részvételét segítő programok, támogatások
Kapacitásmutató
Feladatmutató
Teljesítménymutató (*eredményességi mutató)
Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma Férőhelyek száma, Tanulók száma pedagógusok száma Férőhelyek száma
Ellátásban részesülő tanulók száma Sajátos nevelési igényű tanulók száma
Férőhelyek száma
Ellátásban részesülő tanulók száma Sajátos nevelési igényű tanulók száma
Férőhelyek száma
Ellátásban részesülő tanulók száma
A szolgáltatást igénybe vevők száma A szolgáltatást igénybe vevők száma A szolgáltatást igénybe vevők száma A szerződött munkálta- Rendelésen tónál a foglalkozta- megjelentek száma tottak száma Férőhelyek száma Az ellátást igénylők Az ellátottak száma tárgyév december 31- száma tárgyév során éves átlagban én összesen Az ellátást igénylők Az ellátottak száma száma tárgyév során éves átlagban összesen Az ellátást igénylők Az ellátottak száma száma tárgyév során éves átlagban összesen
Foglalkoztatottak/foglalkoztatási napok száma
Rövid időtartamú közfoglalkoztatás Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése
8
Szakfeladat Szakfeladat száma megnevezése
Kapacitásmutató Olvasótermek száma és a szolgáltatóterek 2 nagysága (m )
Könyvtári szolgáltatások
910123
Közművelődési tevékenységek és támogatásuk Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése Iskolai, diáksporttevékenység és támogatása
910501
910502
931204
Férőhelyek függvényében a lehetséges résztvevők maximális száma (fő) Hasznos alapterület (m2), nyitvatartási idő (hét/óra)
Teljesítménymutató (*eredményességi mutató) A kiszolgált olvasói kör A használatok száma nagysága (fő) (online is) (alkalom+db) Használói (olvasói) elégedettség (1-10-ig terjedő skálán)* A tevékenység A látogatottság, a időtartama, tevékenységre rendszeressége (óra) fordított időt, a rendszeresség gyakoriságának növekedése (%) Működtetett Látogatottság (fő), közművelődési formák Látogatottság száma (db) növekedése (%)* Feladatmutató
Résztvevők száma
2.18. A GESZ fontosabb adatai: A költségvetési szerv adószáma: 15519023-2-43 A költségvetési szerv statisztikai számjele: 15519023801232201 PIR törzsszáma: 519023 Szakágazat szám: 841116 Pénzforgalmi számlaszáma: 11784009-15519023
3. A GESZ FELADATAI
3.1.
A GESZ alaptevékenysége:
A GESZ ellátja a hozzárendelt, önállóan működő 2. számú mellékletben felsorolt intézmények pénzügyi és számviteli, valamint egyes munkaügyi adatszolgáltatási feladatait az együttműködési megállapodásban foglaltak figyelembevételével. -
-
Ennek keretében elkészíti az intézményvezetők javaslata alapján az intézmények éves költségvetését, az Önkormányzat által meghatározott módon és szempontok szerint. Az intézményi létszám és bérgazdálkodás tekintetében szorosan együttműködik a Polgármesteri Hivatallal. Ellen jegyzi az intézmények kötelezettségvállalásait és pénzügyi kihatású döntéseit. Érvényesíti és ellen jegyzi az intézmények pénzügyi teljesítéséhez kapcsolódó bizonylatokat. Az intézmény működési körét érintő beszerzésekkel, szolgáltatásokkal kapcsolatban csak az intézményvezető vállalhat kötelezettséget.
9
-
-
3.2.
Az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat 368/2011. (XII. 31.) sz. kormányrendeletnek megfelelő képesítéssel rendelkező, erről írásbeli megbízással bíró érvényesítő(k) végzi(k). Ellátja az intézmények működéséhez szükséges pénzgazdálkodást, pénzügyi műveleteket. Folyamatos adatszolgáltatást biztosít az intézmények számára. Gazdasági, pénzügyi felügyeletet gyakorol az önállóan működő költségvetési szervek felett.
Gazdálkodásának alapja:
Önállóan működő és gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv az önkormányzati költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelő hatáskörrel rendelkezik. A Képviselő-testület által a GESZ részére jóváhagyott költségvetés keretén belül, beszámolási kötelezettség mellett önállóan gazdálkodik.
4. KAPCSOLATTARTÁS KÜLSŐ SZERVEKKEL, INTÉZMÉNYEKKEL
A GESZ működésére vonatkozó információkat a GESZ igazgatója, vagy az általa kijelölt személy adhat. Az Önkormányzat és intézményei részére egy-egy funkcionális terület működéséről a területek vezetője nyújthat információt: gazdasági vezető, az igazgató általános helyettese, pénzügyi és számviteli csoportvezető, eszközgazdálkodási csoportvezető, munkaügyi és bérügyintézési csoportvezető.
5. A GESZ VEZETŐI MUNKAKÖREI 5.1.
Vezető besorolású munkakörök:
A GESZ-nél magasabb vezető beosztású közalkalmazott munkaköri besorolása az igazgatónak valamint a gazdasági vezetőnek van, aki felett a kinevezési és fegyelmi felelősségre vonás jogkörét a képviselő-testület, az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja. 5.2.
Csoportvezetői munkakörök:
A GESZ szervezeti felépítésének megfelelően csoport vezetői munkakörbe sorolható: a pénzügyi és számviteli csoportvezető az eszközgazdálkodási csoportvezető a munkaügyi és bérügyintézési csoportvezető
10
Az ügyintézői, ügyviteli és képesített fizikai munkakörök betöltésének feltételei – a 77/1993.(V. 12.) Kormányrendeletben előírtak mellett – a büntetlen előéletet tanúsító „Erkölcsi bizonyítvány”. A helyettesítés rendjét a különböző vezetői, ügyintézői, ügyviteli és képesített fizikai munkakörökben a munkaköri leírások tartalmazzák.
6. A GESZ IGAZGATÓJÁNAK, GAZDASÁGI VEZETŐJÉNEK ÉS SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATA, HATÁSKÖRE ÉS FELELŐSSÉGE
6.1.
A GESZ igazgatója: - Az igazgató a hatályos jogszabályok szerint egyszemélyi felelősséggel szervezi, irányítja és ellenőrzi a GESZ rendeltetésszerű működését. - Egy személyben felelős a kezelésében lévő vagyon rendeltetésszerű használatáért az alapító okiratban előírt tevékenységek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásáért, a tervezési, beszámolási, információ szolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, a számviteli rendért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért. - Felelős az önkormányzati költségvetési rendeletben foglaltak betartásáért. - Irányító tevékenységével biztosítja az intézmény rendeltetésszerű és gazdaságos működését, valamint a törvényesség és az önkormányzati tulajdon védelmét. - Egy személyben rendelkezik a bankszámla felett.
Feladatai: -
-
-
Megszervezi a gazdálkodás szabályszerű rendjét és annak folyamatos vitelét. Éves költségvetés elkészítése. Elkészíti az előirányzat-felhasználási és likviditási tervet. A GESZ és az üdülőtábor bér- és járulékai és az intézmények dologi kiadásainak tervezése, gazdálkodás az előirányzatokkal. Gazdálkodás az elfogadott költségvetés alapján: = az intézményi költségvetés elkészítése és kiküldése = Intézmények felé a gazdálkodáshoz szükséges különféle tájékoztatók biztosítása illetve értekezletek tartása. A költségvetési előirányzatok betartásának figyelemmel kísérése, a költségvetési beszámoló elkészíttetése, ellenőrzése, szöveges értékelés elkészíttetése. Előirányzat módosítások engedélyezése, ellenőrzése. Pénzgazdálkodás megszervezése. Havonta az összesített pénzforgalmi jelentés ellenőrzése (szakfeladatos és intézményes szúrópróbaszerűen), hibák feltárása és javíttatása. Érvényesítők, utalványozási jogkörök ellenőriztetése. Kintlévőségek, különféle felvett előlegek elszámolásának ellenőriztetése. Intézmények pénzkezelése ellenőrzésének biztosítása. Intézmények különféle problémáinak a legrövidebb időb belüli megoldására intézkedés, (szóban, írásban). 11
Ellátja a GESZ és a gazdálkodási körébe tartozó intézmények éves költségvetésének tervezésével kapcsolatos szakirányú feladatokat, (intézményi, szakfeladatonkénti bontásban, és GESZ szinten).
-
Kapcsolattartás Képviselő-testület, Polgármesteri Hivatal illetékes irodái Intézmények: 2. sz. melléklet szerint Szállítók MÁK, OTP, APEH, stb.
-
6.1.1.
Az intézmény irányítása 6.1.1.1. Munkáltatói feladatok ellátása
Munkáltatói jogkör gyakorlása A munkavégzéshez szükséges körülmények biztosítása A munkaköri leírások karbantartása
-
6.1.1.2. A GESZ gazdálkodásának biztosítása Szabályzatok elkészíttetése és folyamatos aktualizálása. Az elkészült és karbantartott szabályzatok alapján az intézmény működtetése, (pl: GESZ bérgazdálkodásának ellenőrzése). Külső, belső adatszolgáltatás. Pénzeszközök biztosítása, pénzeszközök felhasználásának ellenőrzése. A vagyongazdálkodás biztosítása és ellenőrzése (nyilvántartás, leltározás, selejtezés). A munkafolyamatokba beépített ellenőrzések számonkérése. Határidős adatszolgáltatások elkészíttetése (APEH, TB, stb.) A belső ellenőrzés beszámoltatása. A munkavégzéshez szükséges technikai eszközök és a szakirodalom biztosítása.
-
6.2.
A GESZ gazdasági vezetője -
Az igazgató általános helyettese Közvetlen felettese a GESZ igazgatója.
Feladatai -
-
A hatályos jogszabályok és az Önkormányzat rendelkezései valamint a GESZ igazgatója által átruházott hatáskörrel szervezi, irányítja és ellenőrzi a GESZ rendeltetésszerű működését. Beszámolók (számszaki, szöveges) elkészítése. Szabályzatok aktualizálására javaslat tétele, változások figyelemmel kísérése Az igazgató eseti megbízása alapján képviseli a GESZ-t. Felelős a jóváhagyott éves költségvetés keretek között tartásáért. Tervezi és szervezi a pénzellátást, folyamatosan pénztár ellenőrzéséket folytat, Gondoskodik a szükséges pénzügyi és számviteli elszámolásokról. 12
-
-
Szervezi és felügyeli az intézmények gazdálkodásához kapcsolódó pénzügyi- és számviteli, anyag- és eszközgazdálkodási, bér és munkaügyi, élelmezés nyilvántartási, a vagyonvédelmi feladatok ellátásának megvalósítását. Felügyeli a beszámolók időbeni számszaki előkészítését. A pénzügyi, finanszírozási terv elkészíttetése. Irányítja, valamint folyamatosan ellenőrzi a pénzügyi és számviteli csoport munkáját. Irányítja, és folyamatosan ellenőrzi az anyag- és eszközgazdálkodási csoport munkáját. Felügyeli és irányítja, valamint folyamatosan ellenőrzi a munkaügyi ügyintézési csoport munkáját. Felügyeli és irányítja, valamint ellenőrzi az élelmezési előadó munkáját, Vezeti, ellenőrzi és irányítja a leltározást, javaslatot tesz a hiányok, többletek kompenzálására. Munkaterületén belül kezdeményezi az elismerés, a felelősségre vonás lehetőségét a GESZ igazgatója felé. Javaslatot tesz az irányítása alá tartozó dolgozók szabadság és különböző okok miatti munkahelytől való távollétének engedélyezésére. Gondoskodik, hogy az adóval kapcsolatos (ÁFA) elszámolások a számviteli előírások betartásával, és napra készen történjenek. Az adózással kapcsolatos feladatok, elszámolások ellenőrzése. Végzi az intézmények élelmezése teljes körű ügyintézésének irányítását és felügyeletét. Az irányítása alá tartozó területen működteti a munkafolyamatba épített, az előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét. Működteti a GESZ önálló házipénztárát a „Pénzkezelési szabályzat” alapján. Javaslatot tesz az irányítása alá tartozók munkaköri leírásának karbantartására.
Helyettesítési feladat: -
Munkakörének ellátása mellett, szabadság, betegség, tartós távollét esetén helyettesíti a GESZ igazgatóját.
6.3. A jogász feladatai: Az igazgató közvetlen alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: Közbeszerzéssel kapcsolatos feladatai: - Részt vesz a közbeszerzési eljárás lebonyolításában, így különösen: - Elkészíti a közbeszerzési szabályzatot - Előkészíti a közbeszerzési eljárásokat - Dokumentálja a közbeszerzési eljárásokat - Közreműködik az éves statisztikai összegzés elkészítésében - Gondoskodik a hirdetmények közzétételéről - Közreműködik az eljárással kapcsolatos szerződések megkötésében Egyéb feladatai: - Közreműködik a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekben. - VAM titkári feladatok ellátása. - Árajánlatok kérése. 13
- Alapító okirat, szabályzatok elkészítése, felülvizsgálata és korszerűsítése. - Munkaköri leírások elkészítése. - Együttműködési megállapodások elkészítése. - Intézményekkel kapcsolattartás. - Jogszabályváltozások figyelemmel kísérése. - Ellátja a szerződések felülvizsgálatát, módosítását. - Szerződések nyilvántartása. - Elősegíti a munkáltatói érdekek érvényesítését. 6.4. Költségvetési ügyintéző feladatai: Az igazgató közvetlen alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -A költségvetési tervjavaslat előkészítéséhez szükséges alapadatok, dokumentációk bekérése a GESZ-hez rendelt önállóan működő intézményektől. -A beérkező tervinformáció rendszerezése, feldolgozása rögzítése. -Az intézményi, és gazdálkodói szintű költségvetési tervjavaslat összeállítása. -Az elfogadott költségvetési rendelet alapján az intézményi költségvetések részelőirányzatainak kialakítása. -A költségvetési előirányzatok módosításának analitikus nyilvántartásának a vezetése - Intézményekből pénzbeszállítási feladat végrehajtása. 6.5. Titkárság feladatai Az igazgató közvetlen alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
A GESZ-hez beérkező és kimenő levelek, ügyiratok iktatása, eljuttatása az illetékes ügyintézőhöz. Az elintézett ügyiratok irattározása az iratkezelési szabályzat alapján. A beérkező hivatalos lapok, közlönyök, könyvek nyilvántartása. A GESZ működéséhez beszerzett szakkönyvek nyilvántartása, és a változások folyamatos vezetése. A belső levelezések, igazgatói utasítások kezelése, irattározása. A GESZ iktató-, kézbesítő-, postakönyvének naprakész és hiteles vezetése. A GESZ teljes postázása, kézbesítői teendők ellátása.
6.6. A belső ellenőrzés feladatai Az igazgató közvetlen alárendeltségében, a 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelettel összhangban csak az abban foglalt tevékenységeket végezheti. A GESZ belső ellenőrzési feladatait saját szervezetére vonatkozóan a SALDO ZRtvel kötött szerződés alapján látja el. A GESZ-hez tartozó önállóan működő intézmények belső ellenőrzési feladatait közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőrök látják el. Ennek keretében a belső ellenőr megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére. 14
1.
A gazdálkodás jogszerűségének, hatékonyságának ellenőrzése, melynek célja:
- a központi és helyi jogszabályi előírások betartásának vizsgálata, a szabályozottság, a szervezettség, a pénzfelhasználás átfogó értékelése, különös tekintettel a gazdálkodás ésszerűségére és hatékonyságára - az ellenőrzés főbb területei: = az intézmény tevékenységének az alapító okirattal való összhangja, a működés szabályozottsága, belső szabályzatok és együttműködési megállapodások alapján = a dologi, a felhalmozási kiadások alakulása = bizonylati rend és okmányfegyelem 2.
Az ellenőrzés típusai: - téma - cél - átfogó
3. Sajátos ellenőrzési feladatok az egyes szervezeteknél: Átvett pénzeszközök analitikájának és felhasználásának ellenőrzése. 6.7. A Pénzügyi és számviteli csoport feladatai:
A Pénzügyi és számviteli csoport a gazdasági alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
-
-
-
-
-
-
vezető
közvetlen
Gondoskodik arról, hogy a költségvetés tervezéséhez szükséges információk megfelelő időben rendelkezésre álljanak. Biztosítja hogy az intézmények az előző évi pénzmaradvány elszámolásukat, valamint, a jóváhagyott költségvetési előirányzatokat – az előírt szakmai bontásban és áttekinthető szerkezetben – a Testület jóváhagyását követően – 15 napon belül megkapják. Figyelemmel kíséri, hogy az intézmények a jóváhagyott költségvetési előirányzataikat – a jóváhagyott kereteken belül jogszerűen használják fel. Elkészíti a költségvetési előirányzatok felhasználásáról az időszakosnegyedéves, fél éves – tájékoztató kimutatást, amelyet az érintett intézményekhez és az Önkormányzat illetékes irodáihoz továbbít. Gondoskodik róla, hogy az intézmények zavartalan működéséhez szükséges pénzellátás – a jóváhagyott kereten belül – biztosítva legyen, a pénzügyi és a bizonylati fegyelem következetes betartására figyelemmel. Ellátja a GESZ és a működési körébe tartozó intézmények gazdálkodásával kapcsolatos analitikus és szintetikus könyvvezetési, nyilvántartási és irattározási feladatokat Gondoskodik, hogy a készpénzes kifizetések a banki átutalások és inkasszók a bevételek ügyintézése, nyilvántartása a számviteli előírások betartásával és napra készen történjen, ellenőrzi a pénzforgalom szabályainak betartását. Intézkedik a GESZ és a működési körébe tartozó intézményekre vonatkozó adatszolgáltatás teljesítéséről az időszakos féléves, éves beszámoló előírásszerű és határnapra történő elkészítéséről. 15
-
-
Törzsállomány kezelése (főkönyvi számlakeret, intézményi és szakfeladat törzs), Kontírozott számlák folyamatos felvezetése. Archiválás, módosítások végrehajtása, a havi, negyedéves, féléves tervezésnél, beszámolásnál használatos programok futtatása. Szoros kapcsolattartás, együttműködés a GESZ különböző csoportjaival és a Polgármesteri Hivatallal. Az OTP terminál üzemeltetése, a folyamatos munka megszervezése, a változtatások megismerése, bemutatása a felhasználóknak. A számviteli rend megszervezése, folyamatos fenntartása, a számviteli rendre vonatkozó előírások betartása és betartatása. A számviteli politika, és a számviteli szabályzatok kidolgozásában való részvétel. A számviteli bizonylatok folyamatos kontírozása, a gazdálkodással kapcsolatos főkönyvi könyvelések elvégzése az analitikák vezetése. Az érvényesítési feladatok elvégzése. Vevő, szállító, egyéb bevételek, követelések analitikus nyilvántartása. A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartásának vezetése, és főkönyvi könyvelése. A szociális támogatás és a természetbeni juttatás analitikájának vezetése. Az intézmények havonkénti tájékoztatása a költségvetési előirányzat felhasználásáról. Az államháztartással, adóhatósággal szembeni fizetési kötelezettségek nyilvántartása és teljesítése. Az ÁFA analitika vezetése, az ÁFA bevallás elkészítése. Rehabilitációs hozzájárulás elszámolása, bevallás elkészítése Kimenő számlák készítése. Az utalványozásra, ellenjegyzésre a számlák egyéb okmányok előkészítése. A kinnlevőségek figyelemmel kisérése, a behajtás megszervezése. A GESZ használatában lévő gépkocsi teljes üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása, a gépkocsi használati szabályzata alapján. Továbbá ellátja mindazokat a feladatokat, melyek a hatályos jogszabályok, önkormányzati rendelkezések, az igazgató és a gazdasági vezető rendelkezései folytán a csoport feladatkörébe tartoznak. A hivatalos utakhoz szükséges kiküldetések rendelvények kezelése.
6.8. Az Eszközgazdálkodási csoport feladatai: Az Eszközgazdálkodási csoport a gazdasági alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
-
-
vezető
közvetlen
Ellátja a GESZ és a gazdálkodási körébe tartozó intézményekre vonatkozólag a számviteli törvény rendelkezéseinek következetes betartásával az anyag és eszköz nyilvántartási feladatokat. A GESZ és a gazdálkodási körébe tartozó intézmények vagyon védelmének érdekében ellátja az anyagok és eszközök leltározásával kapcsolatos feladatokat a Leltározási Szabályzat előírásai szerint. Elkészíti, a GESZ, és a gazdálkodási körébe tartozó intézmények éves leltározási feladatok végrehajtásához szükséges „ütemtervet”.
16
-
-
-
-
-
-
-
Ellátja a GESZ és az intézményhálózatnál az elhasználódott (rendeltetésszerű használatra és hasznosításra nem alkalmas) vagyontárgyak, anyagok, eszközök, szerszámok stb. szabályszerű selejtezését és azt követő könyvvezetési feladatokat. Közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén lebonyolítja a GESZ és a gazdálkodási körébe tartozó intézmények nyomtatványokkal, hivatali bélyegzőkkel, egyéb eszközökkel kapcsolatosan beérkező megrendeléseket, illetve a beszerzéseket. A GESZ hivatalos bélyegzőinek kezelése, nyilvántartása. Figyelemmel kíséri a GESZ és a gazdálkodási körébe tatozó intézmények működéséhez szükséges beszerzések megrendelését, Vezeti a GESZ és az intézmények munkaruha és védőruha nyilvántartásait Ellátja a GESZ-nél és az intézményeknél leltárilag számba vett és nyilvántartott vagyonról az előírt - időszakos egyeztetéseket, Elkészíti és ellenőrzi a GESZ központi irányításához tartozó helységek leltárát. Figyelemmel kíséri és ellenőrzi, hogy a GESZ és az intézmények nyilvántartásában kimutatott eszközök egymásközti mozgatása áthelyezése szabályosan gazdasági vezetői engedélyezéssel, és bizonylattal történjen, Elkészíti a megállapított hiányok rendezéséhez a szükséges bizonylatokat (pl. eltérési kimutatás stb.), Közreműködik a pénzügyi és számviteli csoporttal együtt az éves költségvetés operatív kimunkálásában, az évközi és év végi zárási feladatok, az előírt „beszámoló” elkészítésében (ide értve a feladások és adatszolgáltatások teljesítését, egyeztetését), Ellátja mindazon feladatokat, melyek a hatályos jogszabályok, önkormányzati rendelkezések és az igazgató valamint gazdasági vezető rendelkezései folytán a csoport feladatkörébe tartoznak. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása és kezelése, kiadmányozása és a selejtezéssel összefüggő ügyviteli munkálatok elvégzése. A GESZ hivatalos bélyegzőinek kezelése, nyilvántartása.
6.9. Munkaügyi és bérügyintézési csoport feladatai: A Munkaügyi és bér ügyintézési csoport a gazdasági vezető közvetlen alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
-
Ellátja a hatályos jogszabályok (kiemelten a közalkalmazottak jogállásáról rendelkező törvényben foglaltakra), valamint az önkormányzat Képviselő-testületének a GESZ jogszerű működésére vonatkozólag kiadott rendelkezéseinek betartásával a „munkaerő gazdálkodással” kapcsolatos feladatokat. Ellátja a GESZ bérgazdálkodásával kapcsolatos feladatokat. Intézi a kinevezések, átsorolások, a közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos személyi ügyeket. A próbaidős közalkalmazottak próbaidejének lejárta előtt erről három munkanappal korábban írásban tájékoztatja a GESZ igazgatóját.
17
-
-
-
-
-
-
-
-
Ellátja a főfoglalkozáson kívüli egyéb jogviszony, másodállás, mellékfoglalkozás stb. alapján foglalkoztatottak ügyintézésével kapcsolatos feladatokat. Végzi az egyéb munka- és személyügyi dokumentációk pontos vezetését, irattározásuk és megőrzésük rendszerének kialakítását és az azzal kapcsolatos feladatokat. Intézi az előleggel, jutalmazásokkal, egyéb bér jellegű kifizetésekkel kapcsolatos feladatokat. Ellátja a feladatkörébe utalt ügyekben az Önkormányzat illetékes szervei, a MÁK, a TB igazgatóság és más külső szervek részére az adatszolgáltatási, információadási feladatokat. Kezeli, nyilvántartja és irattározza a hatáskörébe utalt ügyekben kiadott ügyiratokat (határozatok, jegyzőkönyvek, stb.). Végzi az éves szabadságok tervezésével, ütemezésével a rendes szabadságok jogszerű kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos munkaügyi feladatokat. A GESZ szervezetére vonatkozólag vezeti a ruházati költségtérítés „egyedi” nyilvántartását, az ide vonatkozó szabályzat alapján, végzi a visszatérítendő összegek levonásához szükséges feladatokat. Az éves költségvetés kimunkálásához, a beszámoló és a zárási feladatok elvégzéséhez szükséges adatszolgáltatások (feladások, kimunkálások, elemző értékelések, stb. elkészítése). Törzsállomány kezelése (főkönyvi számlakeret, intézményi és szakfeladat törzs). A bér kontírozása és főkönyvekre rögzítése. Analitika vezetése az elkülönítetten kezelendő személyi juttatások felhasználásáról: Jubileumi jutalom, Fizetési előleg, Kereset-kiegészítés, Pedagógus átképzés, Diáksport. Szoros kapcsolattartás a GESZ különböző csoportjaival, és a felügyeleti szervekkel. A változó bérek számfejtése intézményi szinten, az intézmények változó béreinek összesítése, feladása a MÁK felé. A MÁK-ból érkező könyvelési adatok beépítése a TTG rendszerbe, ezek alapján bérfeladást készít. A rögzített személyi juttatások és járulékok kontírozása helyességének ellenőrzése, főkönyvi könyvelése. Figyelemmel kíséri a bér átfutó, függő számlák egyenlegét, és a beszámoló készítéséhez biztosítja ezek analitikáját. Az intézmények felé havonta a személyi juttatások felhasználásáról adatszolgáltatás nyújtása. Végzi a dolgozók nyugdíj-előkészítését. Analitikát vezet, és negyedévenként feladást készít a MIL- lapon elvitt tartozások törlesztéséről. Számfejti a természetbeni juttatásokat az intézmények feladása alapján. Postaforgalmat bonyolít az intézmények és a MÁK között. A természetbeni juttatásokkal összefüggő adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése a MÁK felé.
18
6.10. A pénztáros feladatai A gazdasági vezető alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
A készpénzszükséglet felmérése, és igénylése. A készpénz felvétele, pénztári bevételezése. A pénztárban tartott kézpénz szabályszerű kezelése. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása. A pénztári kifizetések alapbizonylatainak „érvénytelenítése” A szigorú számadású nyomtatványok és elszámolásra felvett előlegek nyilvántartásának vezetése. A napi pénztárjelentések elkészítése. Az étkezési jegyek, közlekedési bérletek beszerzése és kiadmányozása.
6.11. Az élelmezési ügyintéző feladatai A gazdasági vezető alárendeltségében az alábbi feladatokat látja el: -
Az étkeztetési befizetések, lerendelések integrálása a számítógépes rendszerben (Lakoma program). Az étkeztetéssel összefüggő analitikus nyilvántartások vezetése. Az étkeztetési rendelések, lerendelések készítése. Az étkeztetési bejövő számlák ellenőrzése, a számlabontások elkészítése. Élelmezéssel összefüggő adatok szolgáltatása a beszámoló készítéséhez.
7. A GESZ MUNKARENDJE Heti munkaidő: 40 óra. A munkarend szabályozása: A munkarend biztosítja a GESZ folyamatos és zökkenőmentes működését. Az igazgató és a gazdasági vezető munkaideje kötetlen. A csoportvezetők és egyéb dolgozók munkarendje: hétfőtől csütörtökig pénteken
8.00 -16.30 óráig 8.00 -14.00 óráig tart.
A GESZ dolgozói a munkában eltöltött időt jelenléti íven aláírásukkal kötelesek igazolni. A munkarendtől való eltérés engedélyezése: A munkarendtől való eltérést – egyedi mérlegelés után – a GESZ igazgatója engedélyezi.
19
Az ügyfélfogadás időpontjai: Pénztári nyitvatartási idő:
kedd péntek
8.00 -15.30 óráig, 8.00 -13.00 óráig.
kedd péntek
9.00 -14.00 óráig, 9.00 -13.00 óráig.
Ebédidő: Az ebédidő hétfőtől péntekig 12 és 14 óra közötti időszakban 30 perc, amely az azonos munkaterületen dolgozók között – a folyamatos üzemelést biztosítva – megosztottan vehető igénybe.
20
8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A GESZ Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását a Budapest Főváros XIX. ker. Kispest önkormányzat Képviselő-testülete a 153/2012. (III.7.) Önk. h. számú határozatával hagyta jóvá. Jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltakat 2012. év március hó 9. napjától kell kötelező érvénnyel alkalmazni, ezzel egy időben a korábban érvényben lévő SZMSZ hatályát veszti.
Budapest, 2012. ………………….………hó ……..nap
Készítette: Curkánné Ambrus Katalin igazgató
Budapest, 2012. ………………….....……..hó ..….nap
Gajda Péter polgármester
21
Függelék: 1. Ügyrend 2. Munkaköri leírások 3. Számviteli politika 4. Számlarend 5. Belső ellenőrzési szabályzat 6. Értékelési szabályzat 7. Élelmezési szabályzat 8. Pénzkezelési szabályzat 9. Az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata 10. A felesleges vagyontárgyak, készletek feltárására, hasznosítására és selejtezésére vonatkozó szabályzat 11. Dolgozók természetbeni juttatásai, kiküldetési és egyéb költségtérítési szabályzatok 12. A számítástechnikai eszközök nyilvántartására vonatkozó szabályzat 13. Bizonylati rend és bizonylati album 14. Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendjének szabályzata 15. Közbeszerzési Szabályzat 16. Önköltség-számítási Szabályzat 17. Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 18. Vállalkozásba adási munkacsoport szabályzata 19. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség szabályzata 20. Munkavédelmi szabályzat 19. Tűzvédelmi szabályzat 20. Iratkezelési szabályzat 21. Közérdekű adatok nyilvánosságának rendje 22. Telefonhasználati szabályzat 23. Reprezentációs kiadások szabályzata
22
Mellékletek: 1. számú melléklet: A költségvetési szerv szervezeti ábrája 2. számú melléklet: A GESZ-hez rendelt önállóan működő költségvetési szervek listája 3. számú melléklet: A GESZ és a hozzá rendelt önállóan működő költségvetési szervek együttműködési megállapodása. 4. számú melléklet: A GESZ ellenőrzési nyomvonala
23
1. számú melléklet: A GESZ szervezeti felépítésének ábrája Engedélyezett létszám: 30 fő.
Igazgató Igazgató helyettes, gazdasági vezető
Igazgató közvetlenek
Pénzügyi és számviteli csoport Csoportvezető
Titkárság Titkárnő
Pénzügyi ügyintézők 2 fő
Gépkocsivezetők 2 fő
Könyvelők 6 fő
Kézbesítő 1 fő
Költségvetési ügyintéző 1 fő
Munkaügyi és bérügyviteli csoport Csoportvezető Munkaügyi ügyintéző 1 fő
Jogász 1 fő
Egyéb ügyintézők 2 fő
Káptalanfüredi tábor gondnok Belső ellenőr 2 fő
Eszközgazdálkodási csoport Csoportvezető Leltározók 2 fő Könyvelő 1 fő
Pénztáros 1 fő Élelmezési ügyintéző 1 fő
24
2. számú melléklet: A GESZ-hez rendelt önállóan működő költségvetési szervek listája ISKOLÁK Ady Endre Általános Iskola Bólyai János Általános Iskola Eötvös József Általános Iskola Erkel Ferenc Általános Iskola Gábor Áron Általánso Iskola Kispesti Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Kispesti Deák Ferenc Gimnázium Kós Károly Általános Iskola Móra Ferenc Általános Iskola és Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény Pannónia Általános Iskola Puskás Ferenc Általános Iskola Vass Lajos Általános Iskola ÓVODÁK Arany Óvoda Árnyas Óvoda Bóbita Óvoda Gyöngykagyló Óvoda Hársfa Óvoda Mese-Vár Óvoda Mézeskalács Óvoda Napraforgó Óvoda Százszorszép Óvoda Szivárvány Óvoda Tarka-barka Óvoda Zöld Ágacska Óvoda Bokréta Bölcsőde Csillagfény Bölcsőde Eszterlánc Bölcsőde Gyöngyszem Bölcsőde Harangvirág Bölcsőde Wekerlei Tipegők Bölcsőde
BÖLCSŐDÉK
EGYÉB Nevelési Tanácsadó Wekerlei Kultúrház és Könyvtár
25
