SZERVEZETI és MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT
Tartalom
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
Általános rendelkezések Az Egyesület fő bb adatai Az Egyesület célja, tevékenységei Az Egyesület működési területén elhelyezkedő települések Az Egyesület jogállása: önálló jogi személy Képviselet
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Az Egyesület szervezete és irányítási rendszere Közgyűlés Elnökség Munkaszervezet Felügyelő Bizottság
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
A működés rendje Nyilvántartás, nyilvánosság Képviseleti, aláírási jogkör Bankszámla feletti rendelkezési jog Bélyegzőhasználat
4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.
A munkaszervezet alapvető feladatai Egyesületi feladatok ellátása 4.1. A 141/2008. (X. 30) FVM rendelet 3.§ (1) a-j. pontja szerinti feladatok ellátása Egyéb feladatok ellátása A Munkaszervezet belső összetétele (vezető, munkatársak) 4.4. Munkarend, ügyfélfogadás A mŰködés általános szabálya 4.6.1 Titoktartás 4.6.1. 4.6.2. Nyilatkozat tömegtájékoztató szervek részére 4.6.3 Helyettesítés rendje 4.6.3. 4.6.4. Munkakörök átadása 4.6.5. Belső kapcsolattartás 4.6.6. Saját gépkocsi használat 4.6.7 Anyagi felelősség 4.6.7.
5.
Egyéb rendelkezések
Jelen dokumentum a Polgári Törvénykönyv (1959. évi IV. tv.), az egyesülési jogról szóló törvény (1989. évi II. tv.), a társadalmi szervezetek nyilvántartásának ügyviteli szabályairól szóló IM rendelet (6/1989. IM rendelet) és a 93/2007. (VIII. 29.) FVM rendelet rendelkezései szerint létrejött Egyesület Szervezeti és Működési Szabályzata.
1.
1.1.
Általános rendelkezések Az Egyesület főbb adatai
Név: Egy Jobb Életért Közhasznú EGYESÜLET Cím: 4361 Nyírbogát, Rákóczi u. 3. Tel.: E-mail:
[email protected] Honlap: www.egyjobbeletert.hu Képviselő: Dr. Simonné Dr Rizsák Ildikó – elnök; Mobil: E-mail:
[email protected] Adószám: MVH regisztrációs szám: Bírósági nyilvántartási szám: 3184 / 2010 Végzés száma: 60109 / 2010 . 4/I KSH szám: Pénzintézet: Számlaszám
1.2.
Az Egyesület célja, tevékenységei
Az Egyesület célja és tevékenységei az Alapszabály 2.§ (1-3) pontjában kerültek meghatározásra. Az Egyesület céljainak m egvalósítása érdekében együttműködik az Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium Irányító Hatóságával és ille ékes szervezeti egységeivel, valamint a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal illetékes szervezeti egységeivel.
1.3. Az Egyesület mŰködési területén elhelyezkedő települések Bátorliget, Encsencs, Hodász, Kántorjánosi, Kisléta, Máriapócs, Mérk, Nyírbéltek, Nyírbogát, Nyírcsászári, Nyírderzs Nyírgelse, Nyírgyulaj, Nyírkáta, Nyírlugos, Nyírmeggyes, Nyírmihálydi, Nyírpilis, Nyírvasvári, Ömböly, Penészlek, Piricse Pócspetri, Terem, Tiborszállás, Vállaj
1.4.
Az Egyesület jogállása: önálló jogi személy
1.5. Képviselet Az Egyesületet az Elnök önállóan képviseli (Alapszabály 7. §.). Akadályoztatása esetén eljes hatáskörben az Általános Alelnök helyettesítheti, 3 hónapot meghaladó akadályozatása esetén a helyettesítéshez a Közgyűlés hozzájárulása szükséges.
2.
2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
3. 3.1.
Az Egyesület szervezete és irányítási rendszere Közgyűlés: hatáskörét és feladatait az Alapszabály 6. §-a szabályozza. Elnökség: hatáskörét és feladatait az Alapszabály 9. §-a szabályozza. Munkaszervezet: hatáskörét és feladatait az Alapszabály 12. §-a szabályozza. Felügyelő Bizottság: hatáskörét és feladatait az Alapszabály 10. §-a szabályozza.
A mŰködés rendje Nyilvántartás, nyilvánosság
Az Alapszabály alapján a Közgyűlésekről, valamint az Elnökségi ülésekről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet (annak minden oldalát) a jegyzőkönyvvezető, a levezető Elnök és a Közgyűlés által felhatalmazott két jelen levő tag írja alá, melyek kiválaszása az ülések előtt történik. A jegyzőkönyv eredeti példányához csatolni kell a meghívót, a mellékleteket, a jelenléti ívet. A jegyzőkönyv egy példányát minden Elnökségi tag 8 munkanapon belül elektronikus ormában megkapja. Az Egyesület Közgyűlésének, Elnökségének mŰködése során hozott határozatokat, dönéseket írásba kell foglalni, amelyek az Elnökség, illetve a Közgyűlés üléséről készült jegyzőkönyv részét képezik.
A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a határozatok:
• nyilvántartási számát (sorszám évente egytől kezdődően / év, hó, nap) • tartalmát • időpontját • hatályát (személyi, időbeli) • ellenzők és támogatók számát Az Egyesület határozatait a naptári év elejétől kezdődően folyamatos sorszámmal és évszámmal kell ellátni a következők szerint:
Egy Jobb életért Egyesület Közgyölésének ……./…….év (…….hó…….nap) Határozata
A jegyzőkönyvnek a fentieken túl tartalmaznia kell az ülés helyét, a napirendi pontokat, valamint a jegyzőkönyvvezető, illetve két hitelesítő tag aláírását. Az Egyesület nyilvántartásainak vezetéséről a Munkaszervezet vezető gondoskodik, aki megőrzi és nyilvántartja a Közgyűlési jegyzőkönyveket, valamint az elnökség üléséről készült jegyzőkönyveket, az ülésekhez kapcsolódó egyéb dokumentumokat.
3.1.1.
Az Egyesület nyilvántartásai
amely külön kerül vezetésre és tartalmazza az Alapszabály 6. § 9) c. pontja szerinti, tagazonosításhoz szükséges adatokat.
Tagsági nyilvántartás: •
Közgyűlési jegyzőkönyvek nyilvántartása: amely tartalmazza a fentiekben részlete- • zett mellékletekkel együtt a Közgyűlés mŰködése során készített jegyzőkönyveket.
Elnökségi jegyzőkönyvek nyilvántartása: amely tartalmazza a fentiekben részlete- • zett mellékletekkel együtt az Elnökségi ülések során készített jegyzőkönyveket.
mely tartalmazza a tag- Tagfelvételi és elutasított felvételi kérelmek nyilvántartása: • sághoz csatlakozni kívánó személy/szervezet kérelmét , illetve az elutasított kérelem-
Az Egyesület mŰködésével kapcsolatos iratokba bárki betekinthet munkaidőben a • munkaszervezet irodájában. Külső személyek számára a betekintés abban az esetben ehetséges, ha az nem veszélyezteti az Egyesület érdekeit.
3.2. Képviseleti, aláírási jogkör Az szerint az Elnök az Egyesületet önállóan képviseli.
3.3. Bankszámla feletti rendelkezési jog Az Egyesület bankszámlája felett a Ptk. 29. § (3) bekezdése alapján az Elnök, az Alelnökkel együttesen rendelkezik (Alapszabály 7. § (2) e.) A Munkaszervezet vezető az Elnök vagy az Alelnök akadályoztatása estén a bankszámla elett a nem akadályoztatott tisztségviselővel együttesen rendelkezhet.
3.4. Bélyegzőhasználat A szervezetnél használatos valamennyi bélyegzőről, annak lenyomatáról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza: a bélyegző lenyomatát a használó nevét a használó általi átvétel, illetve leadás dátumát az átvevő személy a nyilvántartásban történő aláírását a használatból kivonás napját. A bélyegzők beszerzéséről, kiadásáról, nyilvántartásáról, cseréjéről és évenkénti leltározásáról a Munkaszervezet vezető gon doskodik.
4.
A munkaszervezet alapvető feladatai
4.1. Egyesületi feladatok ellátása
A Munkaszervezet az Egyesület ügyviteli, adminisztratív szervezete, az Egyesület tevékenységét segítő iroda , amelynek feladatkörét delegált feladatként együttműködési megállapodás keretében a Beregi Ifjúságér Közművelődési és Szabadidő Egyesület (BIKSZE, 4932 Márokpapi, Kossuth u 45) lát el a következők szerint:
- A Közgyűlés és az Elnökség döntéseinek előkészítése, előterjesztések, határozati javaslatok elkészítése. A döntések végrehajtása, a végrehajtásra vonatkozó beszámoló elkészítése. Az ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, a határozatok nyilvántartása, az érintettek értesítése, tájékoztatása.
4.2. A 141/2008. (X. 30) FVM rendelet 3.§ (1) a-j. pontja szerinti feladatok ellátása a) A Helyi Vidékfejlesztési Stratégia (továbbiakban: HVS) éves felülvizsgálatában való közeműködés, valamint a HVS előrehaladásának és végrehajtásának évközi és időszaki érékelése. b) Irodahelyiség fenntartása a LEADER Helyi Akciócsoport (továbbiakban: HACS) által leedett tervezési területen, a rendelet alapján az adott tervezési területre elkészített HVSben foglaltak megvalósítása érdekében. Az iroda fenntartása akkor minősül teljesítettnek, ha az iroda: külön bejárattal, legalább 20 m2-es, önálló vezetékes telefonnal, fax, valamint szélessávú internettel rendelkezik; legalább heti öt napon keresztül, legalább napi nyolc órában az ügyfelek rendelkezésére áll, és hetente legalább egy alkalommal, munkaidőn kívül, legalább 2 órával meghosszabbított nyitva tartással működik; legalább egy főállású munkatársat alkalmaz, aki köteles részt venni az IH, illetve a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal (továbbiakban: MVH) által szervezett képzéseken. c) A LEADER HACS által a HVS megvalósítását támogató, az IH által előzetesen jóváhagyott olyan szakmai tanulmányok, helyzetfeltáró elemzések készítése, amelyek a
4.3. Egyéb feladatok ellátása: A helyi fejlesztési lehetőségekhez kapcsolódó külső–belső források feltárása érdekében folyamatos kapcsolattartás a regionális- és megyei területfejlesztési szervezetekkel, a Közigazgatási és az Földművelésügyi Hivatal szakembereivel, a Munkaügyi Központal, a Kamarákkal és a kistérség képviselőivel, a térségi és foglalkoztatási, valamint vidékfejlesztési idegenforgalmi menedzserekkel, falugazdászokkal a kistérségben mŰködő közigazgatási szervezetekkel, intézményekkel, mikro-társulásokkal, vállalkozókkal, civilszervezetekkel stb. Pályázati figyelő működtetése, az Egyesületet érintő pályázatok kidolgozása, benyújása, végrehajtásának lebonyolítása. Az Darányi Ignác terv IV. tengelyéhez illeszkedő, a Helyi Vidékfejlesztési Stratégiában megfogalmazott HPME-k megvalósítása, a hazai és nemzetközi kapcsolatok ápolásában való közremŰködés. A munkaszervezet mŰködésére és feladatainak ellátására vonatkozó belső szabályokat, az SZMSZ mellékleteit képező szabályzatok tartalmazzák: a. ) Számviteli Szabályzat b. ) Pénzkezelési Szabályzat c. ) Iratkezelési Szabályzat (a támogatási kérelmekre vonatkozóan) d. ) Eljárásrend (a Döntéshozó Testület eljárásrendje a támogatási kérelmekre vonatkozóan) e. ) Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat .) Kommunikációs terv
4.4. A Munkaszervezet belső összetétele (vezető, munkatársak) Szervezeti felépítése, feladatai, létszáma az Egyesület tevékenységeihez igazodóan válozhat. A Munkaszervezet dolgozói tevékenységüket munkaviszony keretében látják el. A Munkaszervezet munkáját az iroda vezetőjeként a Munkaszervezet vezető irányítja, távolléte esetén az általa megbízott személy.
A Munkaszervezet vezető:
A vezető személyi felelősséggel irányítja és ellenőrzi az általa vezetett szervezet munkáját, biztosítja az ügyek e lintézésének szakszerŰségét és törvényességét. Felelős a szervezet mŰködéséért és gazdálkodásáért, biztosítja a mŰködéshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket. Gyakorolja a munkáltatói jogokat a Munkaszervezet dolgozói vonatkozásában, elkészíti a szervezet munkatársainak munkaköri leírását, kezeli a dolgozók személyi anyagát. Eljár és dönt a Közgyűlés és az Elnökség által hatáskörébe utalt ügyekben, valamint gondoskodik a Közgyűlés, az Elnökség határozatainak, és az Elnöktől kapott utasításoknak a végrehajtásáról. Az Elnökkel egyeztetve intézkedéseket és körleveleket adhat ki az SZMSZ-ben, illetve a Közgyűlés, Elnökség határozataiban szabályozott, a szervezet mŰködésével összefüggő feladatok végrehajtására. Tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi a szervezet szakmai és gazdasági mŰködésének valamennyi területét, folyamatosan elemzi és értékeli a szervezet tevékenységét. Részt vesz a Közgyűlés és az Elnökség ülésein, ellátja az Egyesület Alapszabályában és az SZMSZ-ben meghatározott feladatokat. Gondoskodik az Egyesület SZMSZ- ben és egyéb jogszabályok által kötelezően előírt, lletve szükséges belső szabályzatok elkészítéséről, módosításáról. Kapcsolatot tart a térségi, a megyei, a régiós és az országos szakmai, gazdasági, ágazati, társadalmi, civil (stb.) szervekkel, szervezetekkel. Gondoskodik az Egyesület nyilvántartásainak vezetéséről. A Munkaszervezeten belül a szakmai feladatokat a Közgyűlés által meghatározott létszámú munkatárs látja el a Munka Törvénykönyve szerint foglalkoztatva. 1 fő munkaszervezet vezető (heti 40 óra, határozott idejű munkaszerződés) 1 fő szakmai vezető (heti 40 óra, határozott idejű munkaszerződés) 2 fő ügyintéző (heti 40 óra, határozott idejű munkaszerződés)
nően nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely a munkaköre betöltésével összefüggésben jutott tudomására és amely közlése a munkáltatóra vagy más személyre, ügyfélre hátrányos következményekkel járhat. A dolgozó munkáját az arra vonatkozó szabályoknak és előírásoknak, a munkaszervezet vezetői utasításainak, valamint a szakmai elvárásoknak megfelelően köteles végezni.
Hivatali titoknak minősülnek a következők: A munkatársak személyes adatvédelmével, bérezésével kapcsolatos adatok, illetve az egészségi állapotra vonatkozó információk. Az ügyfelek személyes adatvédelmére, a HACS-hoz benyújtott kérelmekre vonatkozó információk.
4.6.2. Nyilatkozat tömegtájékoztató szervek részére A televízió, a rádió és az írott sajtó képviselőinek adott mindennemŰ felvilágosítás nyilatkozatnak minősül, melyek esetén be kell tartani a következő előírásokat: Az Egyesületet érintő kérdésekben a tájékoztatásra, nyilatkozatadására az Elnök, mint a szervezet képviselője, vagy az általa megbízott személy jogosult. Elvárás, hogy a nyilatkozó udvarias, konkrét, szabatos válaszokat adjon. A közölt adatok szakszerŰségéért, és pontosságáért, a tények objektív ismertetéséért a nyilatkozó felel. Minden esetben tekintettel kell lenni a hivatali titoktartásra, a szervezet jó hírnevére és érdekeire. Nem adható nyilatkozat olyan üggyel, ténnyel és körülménnyel kapcsolatban, amelynek idő előtti nyilvánosságra hozatala a szervezet tevékenységében zavart, anyagi vagy erkölcsi kárt okozna. Továbbá olyan kérdésekről, amelyeknél a dönés, a jogosítvány nem a nyilatkozattevő hatáskörébe tartozik.
4.6.3. Helyettesítés rendje A napi feladatok ellátására irányuló munkát a dolgozók időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. A távollét esetére a helyettesítés rendszerének a kidolgozása a szervezet vezetőjének a feladata. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes dolgozókat érintő konkrét feladatok a munkaköri leírásokban találhatók.
4.6.4 Munkakörök átadása Személyi változás esetén a munkakörök átadásáról, illetve átvételéről jegyzőkönyvet kell elvenni, melyben fel kell tüntetni: az átadás-átvétel időpontját; a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb információkat, adatokat; a folyamatban lévő konkrét ügyeket; az átadásra kerülő eszközöket; az átadó és átvevő észrevételeit, a jelenlévők aláírását. Mindezek lebonyolításáról a munkaszervezet vezető gondoskodik.
4.6.5.
Belső kapcsolattartás
A szervezet feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében a munkatársak egymással kapcsolatot tartanak. Az együttmŰködés során minden olyan intézkedésnél, amelyik a másik munkatárs mŰködési területét érinti, az intézkedést megelőzően egyeztetési, konzultációs kötelezettségük van.
4.6.6. Saját gépkocsi használata A munkatársak saját gépkocsijukat hivatali céllal a Munkaszervezet vezetővel történő előzetes egyeztetés után használhatják. Térítési díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi rendelkezések, az adójogszabályok szerint kell kialakítani, kiküldetési rendelvényen elszámolni. A kiküldetési rendelvényhez csatolni szükséges a feladat ellátását igazoló kiegészítő dokumentumokat (pl.: meghívó, jelenléti ív, ügyfélegisztrációs lap stb.).
20
Nyírség Fejlődéséért LEADER Egyesület
SZERVEZETI és MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT
21
