Előterjesztett módosítások jelölései: MÁJUS 22-i közgyűlés által tett módosítások: - kék színnel: Civil törvény szerint szükséges módosítások - zöld színnel: új PTK miatt szükséges módosítások - lila színnel: Elnökség és a Felügyelő Bizottság módosító javaslatai – ügyvédi segédlettel - Piros színnel jelölve a tagok módosító javaslatai
Törvényszéki elutasítás miatt tett ÚJ módosítások: - sárga háttérszínnel jelölt, vastag betűvel kiemelt
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT
Érvényes: 2014. május 22-től október 16-tól
1
A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) rendelkezéseit a HKVSZ Alapszabályának szellemével és betűjével összhangban kell értelmezni. Amennyiben egy témát az Alapszabály és a Szervezeti és Működési Szabályzat egymástól eltérően szabályoz, ez esetben az Alapszabály rendelkezéseit kell alkalmazni.
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. Alapadatok: A HKVSZ névrövidítés: Hűtő- és Klímatechnikai Vállalkozások Szövetsége a teljes megnevezés (továbbiakban: Szövetség) (Használatos név angolul: Hungarian Refrigeration and Air Conditioning Association, használatos név német nyelven: Verband der Ungarischen Kälte- und Klima Unternehmen) Szervezeti formája: Szövetség, az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (továbbiakban: Ectv), a 2013. évi V. törvény ( továbbiakban: PTK) 3:1-3:87 §-a alapján, valamint a Közgyűlés által elfogadott alapszabály szerint működik. Státusza: jogi személy Székhelye: 1119 Budapest, Petzvál József u. 31-33. Elérhetősége: Levélcíme: 1119 Budapest, Petzvál József u. 31-33. Szövetségi Iroda megtalálható a székhelyen: D. épület, II. emelet 203-204. szobákban. Telefon-, és faxszáma: 201-7137, 201-2653; egyéb telefonszáma: 487-0286 E-mail címe:
[email protected] Honlapja: www.hkvsz.hu 1.2. Tevékenységének szabályozása: Területe: Magyarország Létrejöttének időpontja: (az alapszabály elfogadási napja): 1993. 08. 24. A Szövetséget a Fővárosi Bíróság 7. Pk. 61.434/93/3.sz. végzésével (1993.11.04-i dátummal) 5501 sorszám alatt jegyezte be nyilvántartásba. A Szövetség bélyegzőhasználatára vonatkozó adatokat, bélyegzőmintákat az 1. sz. melléklet tartalmazza. 1.3. Hírközlési reklám, propaganda tevékenységének módozatai: A Szövetség közleményeinek , nyilvános határozatainak közzétételi módja a Szövetség honlapján való megjelenéssel történik. Időszakos kiadványai: - elektronikus és nyomtatott Hírlevél
2
2. A SZÖVETSÉG SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSE A HKVSZ a következő szervezeti blokkokból áll: 2.1. Közgyűlés 2.2. Elnökség 2.3. Felügyelő Bizottság 2.4. Regionális elnökség(ek) 2.5. Szakosztályok 2.6. Kompetencia Bizottság(ok) 2.7. Elnökség által létrehozott eseti bizottság(ok) A szervezeti egységek működése A Szövetség szervezeti egységeinek mellé- és alárendeltségi viszonyait (szolgálati út, stb.) a Szövetség szervezeti felépítése ábrázolja (jelen Szabályzat 2. sz. melléklete), melyet az Elnökség hagy jóvá. A szervezeti egységek feladataik ellátása során folyamatos kapcsolattartásra és együttműködésre kötelesek, ennek körében: - a hatáskörükbe tartozó kérdésekben - megkeresésre - szakvéleményt adnak, - kölcsönös tájékoztatást nyújtanak az ügykörükben felmerülő a megfelelő feladatellátás érdekében szükséges értesüléseikről. Szervezeti egységenként - illetve ezen belül az elkülönült munkaterületek szerint - folyamatosan nyilván kell tartani azokat a dokumentumokat (önkormányzati és testületi szervek határozatait, főtitkári utasítások, stb.) amelyek a munkavégzés kereteit meghatározzák. A szervezeti egységek vezetői kötelesek e dokumentumokat, illetve a munkavégzés feltételét képező egyéb eszközöket a munkavállalók rendelkezésére bocsátani. A szervezeti egységek ügyintézésének egysége és az egyes ügyek iratainak együttes kezelése érdekében a Szövetségi Irodában irattárat működtet, az iratok elsődleges tárolása központilag, az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően történik. A Szövetség szervezeti blokkjai: 2.1. A Közgyűlés A Szövetség tagjaiból formálódó Közgyűlés a Szövetség legfőbb irányító, döntéshozó szerve. A Közgyűlésről részletesen az Alapszabály 5.2. pontja tartalmaz előírásokat. 2.1.1. A közgyűlés előkészítése A közgyűlés előkészítése során a Szövetségi Iroda - a Főtitkár vezetésével - javaslatot tesz a közgyűlés megtartására, amelyet az Elnök határoz meg. Ennek keretében az Elnök meghatározza a Közgyűlés: - helyét és időpontját, - napirendi pontjait az egyes előterjesztések írásbeli vagy szóbeli voltának tételes megjelölésével, - hirdetményének szövegét és közzétételi módját (Alapszabály kereteihez igazodva) - meghívójának szövegét 3
- érdemi és előkészítő (technikai) bizottságainak a közgyűlés elfogadástól függő összetételét, - a meghívandó személyek körét. A közgyűlési meghívóknak tartalmaznia kell: a) Szövetség nevét és székhelyét; b) az ülés idejének és helyszínének megjelölését; c) az ülés napirendjét; d) a közgyűlés tárgysorozatát, az előterjesztések írásbeli vagy szóbeli voltának tételes megjelölésével. 2.1.2. A Közgyűlés munkáját segítő bizottságok Jelölő Bizottság Összeállítja és elnöke útján - indoklás mellett - előterjeszti a hivatalos jelölő listát a közgyűlésen végbemenő esetleges módosulásokat a listán átvezeti. Munkájukat a Választási Szabályzat szerint végzik. Szavazatszedő (nyílt szavazás esetén Szavazatszámláló) Bizottság Elnöke útján ismerteti a szavazás módját, ellenőrzi a szavazás szabályszerűségét, elvégzi a szavazatszámlálást és beszámol a Közgyűlésnek a szavazás eredményéről. Egyéb bizottságok Szükség esetén a Közgyűlés további bizottságokat (mandátumvizsgáló, előkészítő bizottság, alapszabály-szerkesztő bizottság, etikai bizottság, stb.) is működtethet. A fenti bizottságok létszáma minimum 3 fő, amelyet a Szövetség tagjaiból kell alkotni. A tagok maguk közül választják meg az elnököt. Ezeket a bizottságokat a közgyűlésen kell megerősíteni, illetve új javaslat érkezése esetén megválasztani. 2.1.3. A közgyűlés lefolytatása A Közgyűlés ülései nem nyilvánosak. azon bárki részt vehet A közgyűlés tárgysorozatához tartozó kérdésekben a rendes tagok szavazati joggal, a pártoló tagok és tiszteletbeli tagok, és az egyéb meghívottak tanácskozási joggal vehetnek részt. Ha a döntéshozó szerv ülését nem szabályszerűen hívták össze, az ülést akkor lehet megtartani, ha az ülésen valamennyi részvételre jogosult jelen van, és egyhangúlag hozzájárul az ülés megtartásához. A döntéshozó szerv ülésén a szabályszerűen közölt napirenden szereplő kérdésben hozható határozat, kivéve, ha valamennyi részvételre jogosult jelen van és a napirenden nem szereplő kérdés megtárgyalásához egyhangúlag hozzájárul. A Szövetség Elnöke megnyitja a közgyűlést, majd javaslatot tesz a Levezető Elnök személyére. A Közgyűlés megválasztja a Levezető Elnök személyét, aki a továbbiakban a napirendi pontok sorrendjének betartásával vezeti azt a Közgyűlést. A napirendi pontok tárgyalásának megkezdése előtt a tagok napirend előtti hozzászólásra jelentkezhetnek, a hozzászólásokat a Levezető Elnök korlátozhatja. 4
A vita lezárását indokolt esetben a Levezető Elnök mellett bármely tag is indítványozhatja. E javaslatról a Közgyűlés egyszerű szótöbbséggel dönt. 2.1.4. A közgyűlési jegyzőkönyv A jegyzőkönyv tartalmi követelményeiről az Alapszabály 5.2.10. 5.2.11. pontja tartalmaz előírásokat. Ezen előírás alapján a Közgyűlés üléséről olyan jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyből - a közgyűlés helye, ideje, - a Levezető Elnök személye, - a határozatképesség, - a napirendi pontok, - a Közgyűlés határozatai (ezen belül hatályuk, határozatot támogatók és ellenzők számaránya) egyértelműen kitűnnek. A jegyzőkönyvet a közgyűlés által megválasztott két jegyzőkönyv-hitelesítő hitelesíti, valamint aláírja a levezető elnök és a jegyzőkönyvet vezető személy is. A jegyzőkönyvbe – a Szövetség Elnökével előzetesen egyeztetett időpontban – bárki a szövetség tagja betekinthet. és saját költségére másolatot készíthet A közgyűlési határozatokat sorszámozottan a Határozatok Könyvében kell nyilvántartani. A Közgyűlés határozatait a Szövetség honlapján nyilvánosságra kell hozni. 2.1.5. A közgyűlésre irányadó egyéb szabályok A közgyűlésre az Alapszabályon és jelen Szabályzaton túl, az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (továbbiakban: Ectv.), a 2013. évi V. törvény (továbbiakban: Ptk.) 3:1-3:87 §-a alapján valamint Szövetség Választási Szabályzatának rendelkezései az irányadóak. A Választási Szabályzat jelen Szabályzat 3. sz. mellékletét képezi. 2.2. Az Elnökség és hatásköre, az Elnök és az Elnökhelyettes A Szövetség Elnökségéről, működéséről részletesen a Szövetség Alapszabályának 5.3 pontja rendelkezik. 2.2.1. Az Elnökség és hatásköre Az Elnökség a Szövetség működését a közgyűlések közötti időszakokban irányító testületi szerv. Elnökség tagjai:
- Szövetség Elnöke - (Szövetség Tiszteletbeli Elnöke) - Közgyűlés által választott szakosztály vezetők - Regionális Szervezet(ek) elnöke(i)
Az Elnökség tagja feladatát társadalmi megbízatásként látja el; tevékenysége elismeréseként tiszteletdíj és teendői ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. Az Elnökség hatáskörét az Alapszabály 5.3.6. pontja tartalmazza. Az Elnökség – a Közgyűlés kizárólagos jogkörébe tartozó döntések kivételével – bármely, a Szövetség hatáskörébe tartozó ügyet saját hatáskörébe vonhatja. 5
2.2.2. Az elnökségi ülés, az Elnökség gyakorlati működése: Az elnökségi ülésre vonatkozó előírásokat a Szövetség Alapszabályának 5.3.2. – 5.3.6. 5.3.5. pontjai tartalmazzák. Az Alapszabály 5.3.5. pontjában foglaltakon túlmenően az ülésen – szintén szavazati jog nélkül – tanácskozási joggal részt vesz a Szövetség Főtitkára, valamint az a felügyelő bizottsági tag, akit a Felügyelő Bizottság Elnöke - akadályoztatása esetén - delegál az ülésre. Az Elnökség üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyre vonatkozón a Szövetség Alapszabályának 5.2.10. 5.3.3. pontja tartalmaz rendelkezést. Az elnökségi határozatokat évente sorszámozottan kell vezetni az Elnökségi Határozatok Könyvében. és ezzel egyidejűleg a Szövetség honlapján nyilvánosságra kell hozni. Az elnökségi ülés rendjének megzavarása esetén a Levezető Elnök jogosult a rendzavaró figyelmeztetésére, ismételt rendzavarás esetén kiutasítani az ülésről. 2.2.3. A Szövetség Elnöke, tevékenysége, jogállása, feladata és hatásköre. Az Elnök a Szövetség képviseletét önállóan ellátó, a Közgyűlés által megválasztott tisztségviselő, aki egyaránt lehet tag vagy alkalmazott is a Szövetség bármelyik tagvállalkozásában. A Szövetséget az Elnök egy személyben képviseli; annak nevében jogokat szerezhet, kötelezettségeket vállalhat. Ezen jogkörét esetenként és az ügyek meghatározott csoportjára nézve írásban a Szövetség Főtitkárára átruházhatja. Az Elnök feladatát társadalmi megbízatásként látja el; tevékenysége elismeréseként tiszteletdíj és tisztsége ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. a Szövetség költségvetése szerint. Az Elnök jogállása Az elnököt tevékenységéről a Közgyűlés irányában évenkénti beszámolási kötelezettség, az Elnökség tagjainak irányába pedig rendszeres tájékoztatási kötelezettségi terheli. Az Elnök helyettesítésének rendje Az Elnököt átmeneti akadályoztatása esetén az Elnökhelyettese helyettesíti, írásbeli meghatalmazással a Szövetség Alapszabályának 7.2. pontjában foglaltak szerint. Az elnök kizárólagos hatásköre és feladatai Az elnök hatáskörét az Alapszabály 5.4.1. pontja tartalmazza. Az Elnök - a Közgyűlés és az Elnökség kizárólagos jogkörébe tartozó döntések kivételével - bármely, a Szövetség hatáskörébe tartozó ügyet saját hatáskörébe vonhat. 2.2.4. Az elnöki tisztség megszűnése: Az elnöki tisztség megszűnésének módjait a Szövetség Alapszabályának 5.4.2 és 5.4.3. pontjai tartalmazzák. Az elnök visszahívására - indokolt, írásbeli határozata útján - a Közgyűlés jogosult, egyidejűleg történt új elnök kinevezése mellett, abban az esetben is, ha - az Elnök a feladatát a meghatározott időn keresztül nem látja el, 6
-
az Elnök személyére nézve összeférhetetlenségi vagy kizáró ok merült fel és tisztségéről ennek ellenére nem mondott le.
2.2.4. 2.2.5. Az Elnökhelyettes jogállása, beszámolási kötelezettségei A Szövetség Elnökhelyettese az a tag, aki a tisztújító Közgyűlésen a legtöbb szavazatot kapta az Elnökség tagjai közül. Ennek következtében és ettől függetlenül az Elnökség tagjaként tevékenykedik. Az Elnökhelyettes az Elnököt helyettesítő jogkörben ellátó tisztségviselő, melyet írásos, külön megbízás alapján lát el az Alapszabály 7.2 pontja értelmében. Az Elnökhelyettes feladatát társadalmi megbízatásként látja el; tevékenysége elismeréseként tiszteletdíj és tisztsége ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. Az elnökhelyettes tevékenységéről, feladatköréről, az Elnökség és szükség esetén az Elnök irányában rendszeres tájékoztatási kötelezettség terheli. 2.3. A Felügyelő Bizottság A Felügyelő Bizottság létrehozásáról, tisztségviselőiről és azok kötelezettségeiről a Szövetség Alapszabályának 5.5. pontja rendelkezik. A Felügyelő Bizottság a Szövetség működésétnek tevékenységét, gazdálkodását szabályosságát az Elnökség és az Elnök tevékenységét és célszerűségét ellenőrző testületi szerv, mely ezen feladatait valamennyi tevékenységét a Szövetség Alapszabálya alapján látja el. 2.4. Regionális szervezetek – Regionális Elnökségek A regionális szervetek létrehozását és működését, tisztségviselőire vonatkozó rendelkezéseket a Szövetség Alapszabályának 5.6. pontja tartalmazza. A regionális szervezetek elsődleges feladatai: - a Szövetség működésének megismertetése a működési területén, - közreműködés szakmai rendezvények szervezésében, - kapcsolattartás a Szövetség potenciális tagjaival, - regionális szervezetekbe tagfelvétel (a tagok adatainak megküldése a Szövetség elnöksége részére) - rendszeres kapcsolattartás a Szövetség elnökségével. A Szövetségnek a jelen Szabályzat elfogadásakor két regionális szervezete van: - HKVSZ Dél-, és Dél-kelet magyarországi Regionális Szervezete - HKVSZ Észak-nyugat-dunántúli Regionális Szervezete 2.5. A Szakosztályok 2.5.1. Szakosztályok A Szakosztályokról a Szövetség Alapszabályának 5.7. pontja rendelkezik. 7
A Szövetség tagjainak tevékenysége a hűtő- és klímatechnikai ágazaton belül szakterületekre tagozódik. E szakterületek irányító szervei a szakosztályok. A Szövetség által alapított szakosztály rendeltetése kettős: a.) egyrészt a Szövetség közgyűlési és elnökségi határozatokból az adott szakterületre vonatkozó feladatok végrehajtója, b.) másrészt az adott szakterület problémáinak összefogója. A szakosztály évente legalább egyszer ülésezik. A szakosztályt akkor is össze kell hívni, ha ezt a Szövetség Elnöksége vagy a szakosztály tagjainak legalább 20%-a írásban kéri. Az ülések összehívásáról a szakosztály vezetője gondoskodik. A szakosztályok munkájukról az Elnökségnek, külön felkérésre a Közgyűlésnek számolnak be. A szakosztályok az Elnökség felkérésére szakmai véleményt nyilvánítanak, amelyet a tagsággal az Elnök írásban közöl. Jelen Szabályzat elfogadásakor a Szövetség hat szakosztállyal rendelkezik, melyek az alábbiak: 1.) Háztartási és Kereskedelmi Hűtőkészülékek Szakosztály Tagjai lehetnek a helyszíni hűtőköri szerelést, telepítést alapvetően nem igénylő, jellegében hermetikusan szerelt, kapillárcsöves hűtőkészülékekkel foglalkozó személyek, vállalkozások, azaz olyan tagok, akik ≤ 3 kg hűtőközeg töltetű hűtőköröket tartalmazó berendezésekkel foglalkoznak. 2.) Telepített Légkondicionáló Berendezések Szakosztály Tagjai lehetnek a telepített, alapvetően épület és technológiai klíma- és/vagy légkondicionáló célú hőszivattyú szektorban tevékenykedő személyek, vállalkozások, azaz olyan tagok, akik tetszőleges töltetű hűtőköröket tartalmazó berendezésekkel, ezekkel kapcsolódó rendszerekkel foglalkoznak. 3.) Telepített Hűtőberendezések Szakosztály Tagjai lehetnek a telepített, alapvetően ipari, technológiai és kereskedelmi hűtő- és/vagy hőszivattyú szektorban tevékenykedő személyek, vállalkozások, azaz olyan tagok, akik tetszőleges töltetű hűtőköröket tartalmazó berendezésekkel, ezekkel kapcsolódó rendszerekkel és/vagy ezek szivárgás vizsgálatával foglalkoznak. 4.) Mobil Hűtés és Légkondicionálás Szakosztály Tagjai lehetnek az üzemszerűen helyet változtató gépjármű-klíma és szállítmányhűtő berendezés szektorban tevékenykedő személyek, vállalkozások 5.) Megújuló Energia Szakosztály Tagja lehet mindazon vállalkozás vagy magánszemély, aki a hűtő-, légkondicionáló és megújuló energia szakterületen az alábbi témákban jártas vagy bármilyen szinten érdeklődik iránta: - megújuló energiák hasznosítása, - geo-, aqua- és aerotermikus hőszivattyúk - biomassza - szélenergia 6.) Oktatási és Szakképzési Szakosztály Tagja lehet mindazon vállalkozás, vagy magánszemély, aki a hűtő-, légkondicionáló, valamint a megújuló energia szektorhoz kapcsolódóan az alábbi témákban, szakterületen tevékenykedik: - középfokú oktatás, képzés, vizsgáztatás 8
- felnőtt képző intézmények (bázisiskolák, partnerintézmények, ) - felnőttképzési oktatók, tanárok, szakértők 2.5.2. A szakosztályok tagjai, vezetőik Az egyes szakosztályok tagjai a Szövetség tagjai közül szabadon szerveződhetnek, a szövetségi tagvállalkozások bármely megbízottjukon keresztül közreműködhetnek az általuk kiválasztott szakosztályban. Szakosztály(ok) vezető(i) Az egyes szakosztályok munkáját az adott szakosztály vezetője koordinálja. Az egyes szakosztályok vezetői a Szövetség Választási Szabályzata, valamint a Szövetség Alapszabályának 5.3.1. és 5.7.2. pontja alapján kerülnek megválasztásra. A szakosztály vezetőjének feladatköre: - Szövetség Elnöksége által meghatározott feladatok alapján előkészíti a szakosztály üléseit ülésének tárgyát, - éves munkatervet készít és azt a Szövetség Elnökségével jóváhagyatja, - Szövetség Elnökségének felkérésére hosszú távú stratégiai programot készít, - a soron következő szakosztályi ülés esetében gondoskodik a gazdaság egészét és az illető szakterületen érintett szövetségi tagokat közvetlenül érintő aktuális kérdések összegzéséről, valamint tagjainak beszámolóját tartalmazó előterjesztés előkészítéséről, - a szakosztályi ülés esetében koordinálja az indítványnak megfelelő tartalmú téma előkészítését, - elősegíti és szervezi a szakosztályon belüli tagozatok, ill. munkabizottságok kialakulását, koordinálja ezek működését. - A szakosztályi határozatokról, döntésekről, javaslatokról a szövetségi tagságot tájékoztatja. a szövetség honlapja útján, és eseti ügyekben Hírlevélben is. - kapcsolatot tart a szakosztályvezető választáson indult, de megválasztásra nem került jelöltekkel (póttag) A szakosztályvezetőt tevékenységéről a szakosztály irányában évenként beszámolási kötelezettség terheli, egyébként munkájáról a Szövetség Elnökségének, és felkérésre a Közgyűlésnek számol be. A szakosztály vezetője feladatát társadalmi megbízatásként látja el: tevékenysége elismeréseként teendői ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. 2.5.3. Szakosztályi munkabizottság: Az átfogó együttműködési keretet biztosító szakosztályok az ágazati-szakmai sajátosságok alapján a műhelymunka bázisát képező homogén tagozati munkaegységekre tagozódhatnak. Az egyes munkabizottságok kijelölését és a munkabizottság működésének részletszabályait a szakosztály határozza meg, és annak vezetősége hagyja jóvá. 2.6. Kompetencia Bizottságok A Kompetencia Bizottságokról a Szövetség Alapszabályának 5.8. pontja rendelkezik. 9
2.6.1. A Kompetencia Bizottságok tagjai, Elnökei Tagjait a Szövetség Elnöksége jelöli ki, és fogadja el bizottsági tagnak, akik a szakmában tevékenykedő szakemberek képesítése megszerzésének feltételeit, a feltételek teljesülését vizsgáló és értékelő szakértők szakterületenkénti képviselői. A Kompetencia Bizottság tagjainak létszáma nem korlátozott, tagjainak megbízatása határozatlan idejű. A Kompetencia Bizottságok tagjai elnököt maguk közül választanak, akinek – Elnökség felkérése esetén – tájékoztatási kötelezettsége van a Közgyűlés felé. A Kompetencia Bizottságok Elnökei és tagjai feladatukat társadalmi megbízatásként látják el; tevékenységük elismeréseként tiszteletdíj és tisztségük ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. 2.6.2. A Kompetencia Bizottság kizárólagos hatásköre A hűtő-, klíma és hőszivattyú szektorban különböző képesítéshez kötött tevékenységet folytató középfokú különböző végzettségű személyek - szakterületi képesítési rendjének véleményezése, - egyéni kérelmeinek elbírálása, - javaslattétel a képesítés szintjére. 2.6.3. A Kompetencia Bizottság feladatai - az egyéni kérelmezők elméleti felkészültségét és szakmai területen töltött gyakorlatát értékelő anyagok, dokumentumok bekérése, - konzultációk, egyeztetések lefolytatása, - fentiek alapján döntéshozatal, javaslatok, határozatok dokumentálása, - saját ügyrendjének és Ügykezelési Szabályzatának meghatározása, melyet a Szövetség Elnöksége hagy jóvá, - az Elnökség felkérésére vélemény nyilvánítás az ügykörükbe tartozó esetekben. 2.6.4. A Kompetencia Bizottságok működése A Kompetencia Bizottságok tevékenységüket saját Ügykezelési Szabályzatuk alapján végzik. A Kompetencia Bizottságok döntéseiket elsősorban bizottsági üléseken, rendkívüli esetben telefoni egyeztetések alapján egyszerű szótöbbséggel hozzák, mely döntéseket minden esetben, sorszámozott, beazonosítható módon jegyzőkönyvi formában dokumentálják. A beérkezett kérelmeket 30 napon belül elbírálják. A Kompetencia Bizottság határozatai nem nyilvánosak, a személyiségi jogok megsértésének elkerülése végett határozataikat a kérelemmel hozzájuk forduló személlyel közlik írásos formában. A Kompetencia Bizottságok javaslata, határozata ellen a Szövetségi Irodán keresztül a Szövetség Elnökségénél lehet észrevételt tenni, óvást emelni. A Kompetencia Bizottságok tevékenységét a Szövetségi Iroda koordinálja, a Szövetség Főtitkára által kinevezett ügyintéző segítségével. A Kompetencia Bizottságok közös e-mail címmel rendelkeznek, a bizottságokhoz érkező kérelmeket, megkereséseket ezen keresztül (is) fogadják. A bizottságok e-mail címe:
[email protected] 2.6.5. Jelen Szabályzat elfogadásakor a Szövetség az alábbi Kompetencia Bizottságokkal rendelkezik: 10
- Hűtő, Légkondicionáló, és Hőszivattyú Kompetencia Bizottság (rövidítve: HLH KB) - Mobil Hűtő és Légkondicionáló Kompetencia Bizottság (rövidítve: MHL KB) 2.7. Elnökség által létrehozott eseti bizottság(ok) Az egyes eseti bizottság valamilyen célfeladat teljesítésére kerül létrehozásra. Általában a Szövetség tagjaiból kikerülő személyekből, ill. tagokat képviselő személyekből áll, ami nem zárja ki, hogy bármely bizottságba nem tagtárs is bekerüljön szakértői minőségben. Az eseti bizottságot elnökségi határozat alapján hozzák létre, mely határozat egyértelműen meg kell, hogy szabja a bizottság létrehozásának célját és a tevékenység elvárt eredményét, valamint a bizottság elnökének személyét. A bizottsági elnök kéri fel a bizottságban résztvevő személyeket, a Szövetség Elnökével előzetesen egyeztetett személyek választékából közül. Ha a bizottságba nem Szövetséghez tartozó tag is van, akkor ezt őt a bizottság felállítása előtt a határozatban név szerint kell meghatározni vagy utólag a Szövetség Elnökségének jóváhagyni. A nem tag bizottsági szakemberek tevékenységét illetően a Szövetségi Irodának kell írásban rögzített feltételeket létrehozni. A bizottság a Szövetség Elnökségének tartozik beszámolni munkájáról, és annak eredményéről. A bizottság egyet nem értés estén a Szövetség Elnökéhez, elutasítás esetén a Közgyűléshez fordulhat a tevékenységében vitatott kérdéseket illetően. Az ideiglenes bizottságvezető eseti bizottság elnöke feladatát társadalmi megbízatásként látja el: tevékenysége elismeréseként teendői ellátása körében felmerült tényleges készkiadásai erejéig költségtérítés illetheti meg. 2.8. A Szövetség etikai ügyeinek kezelése A gazdasági kamarákról szóló 1999. évi CXXI. tv. (továbbiakban Gktv.) 10. §-nak rendelkezései határozzák meg a gazdasági kamarák üzleti forgalom biztonságával kapcsolatos feladatait. A Gktv. 12.§-nak (1) bek. f) pontja az országos kamarák feladatává teszi a valamennyi gazdálkodó szervezetre általánosan érvényes, a tisztességes piaci magatartásra vonatkozó etikai szabályokat tartalmazó etikai szabályzat kidolgozását. Fentiek értelmében az MKIK küldöttgyűlése által elfogadott Etikai Kódex és Etikai Eljárási Szabályzata irányadó minden magyarországi vállalkozásra, tekintet nélkül arra, hogy tagja-e az adott területi kamarának vagy sem. A Szövetség Közgyűlése T10/2005. számú határozata értelmében a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara országos küldöttgyűlésén elfogadott Etikai Szabályzatát tagjaira nézve elismeri, és etikai ügyekben azt tekinti irányadónak. A Szövetség tagjai az MKIK Etikai Kódexének iránymutatása alapján, annak betartásával végzik tevékenységeiket, különös tekintettel a vállalkozásokra vonatkozó általános etikai elvárások, a tisztességes piaci magatartás egyes különös szabályainak, valamint a vállalkozó tevékenységével összefüggő egyéb kapcsolatokra vonatkozó etikai elvárások betartására vonatkozóan. Az MKIK Etikai Kódexe és Etikai Eljárási Szabályzata az MKIK (www.mkik.hu) honlapján megtekinthető.
3. A SZÖVETSÉGI IRODA ÉS MŰKÖDÉSE
11
3.1. A Főtitkár A főtitkári tisztségről a Szövetség Alapszabályának 5.10. pontja rendelkezik. A Főtitkár a Szövetség ügyintéző szervezetének vezetését ellátó, főfoglalkozású munkaviszonyban álló szövetségi alkalmazott. 3.1.1. A Főtitkár feladatai és hatáskörei: - a Közgyűlés által elfogadott határozatok alapján - a stratégiai kérdésekben az Elnök irányításával, egyebekben önálló felelősséggel - a Közgyűlés és az Elnökség határozatai végrehajtásának szervezése és ellenőrzése, - a Szövetség működésének irányítása a Közgyűlés és az Elnökség határozatai alapján, - a Szövetség működőképességének, eredményességének fenntartása, illetve javítása, - az elnökségi ülések és a közgyűlések előkészítése, - az elnökségi üléseken és közgyűléseken kötelezően, tanácskozási joggal részt vesz, - vezeti és nyilvántartja (Határozatok Könyvében) a közgyűlési és elnökségi határozatokat, - gondoskodik a Közgyűlés és Elnökség határozatainak nyilvánosságra hozataláról, valamint a határozatok érintettjeivel az érintettekkel való közléséről, - gondoskodik a Szövetség munkaszervezetének hatékony működtetéséről, - vezeti a Szövetségi Irodát, - a Szövetség határozatainak, szervezeti okiratainak és egyéb könyveinek vezettetése; - a Szövetség működésével kapcsolatos iratok megőrzése; - egy személyben felel a Szövetségi Iroda által foganatosított intézkedések és az ügyintézési határidők megtartásáért, - elkészíti a Szövetség szabályzatait, melyeket jóváhagyásra az Elnökségnek elé terjeszt, előterjeszt, - képviseli a Szövetséget az Alapszabályban meghatározott körben mindazon ügyekben, amelyek nem tartoznak az Elnökség és az Elnök kizárólagos hatáskörébe, ezen ügyekben az aláírási jogot is gyakorol, - meghatározza a Szövetségi Iroda dolgozóinak létszámát, feladatköreiket és jóváhagyatja a Szövetség Elnökségével, - gyakorolja a Szövetség munkavállalói felett a munkáltatói jogokat, - feladata az Elnökség és a Közgyűlés által hozott határozatok és jóváhagyott programok, éves költségvetési terv végrehajtása, betartása és betartatása, - munkatársain keresztül gondoskodik a Szövetség üzleti könyveinek vezetéséről, a hatályos jogszabályi előírások betartásával, - gondoskodik a Szövetség éves mérlegének, vagyonkimutatásának elkészítéséről, - előkészíti, és az Elnökségnek előterjeszti a Szövetség közhasznúsági jelentését, - kapcsolatot tart a Szövetség és tagjai tevékenységét érintő kérdésekben az állami és önkormányzati szervekkel, - kapcsolatot tart a regionális szervezetek elnökségeivel, - kapcsolatot tart a szakosztályok vezetőivel, - segíti az Elnökség nemzetközi kapcsolatainak ápolását és fejlesztését. A Főtitkár egyéb feladatait a Szövetség Elnöke határozza meg. A Főtitkár munkájába a feladatai megfelelő ellátásának érdekében - indokolt esetben - az ügyintéző szervezeteken kívül szakértőt is bevonhat. 3.1.2. A Főtitkár jogállása 12
A folyamatos működés és gazdálkodás ügyeiben jelen Szabályzat által meghatározott körben a Szövetséget a Főtitkár önállóan képviselheti. Egyéb ügyekben a Főtitkár az Elnök vagy az Elnökség felhatalmazása alapján járhat el. A Főtitkárt tevékenységéről az Elnök és az Elnökség irányában folyamatos beszámolási kötelezettség, a többi testületi szerv, tisztségviselő és az ügyintéző szervezet irányában pedig rendszeres tájékoztatási kötelezettség terheli. 3.1.3. A Főtitkár helyettesítésének rendje A Főtitkárt - akadályoztatása esetén – az irodavezető helyettesíti. A helyettesítésről értesíteni kell az Elnököt és az ügyintéző szervezetet. A Főtitkár megbízatásának bármely jogcímen való megszűnése esetén az új Főtitkárral való szerződés megkötéséig a főtitkári feladatokat az irodavezető látja el. 3.2. A Szövetségi Iroda és működési szabályai A Szövetség ügyintéző szervezetéről a Szövetség Alapszabályának 5.11. pontja rendelkezik. A Szövetségi Iroda rendeltetése az Alapszabályban előírt általános érdekérvényesítési, közigazgatási feladatok, gazdaságfejlesztési és gazdasági feladatok ellátásának hatékony szakmai-gyakorlati előmozdítása. A Szövetség működését az alábbi szabályzatok betartásával – a Főtitkár irányítása mellett - a Szövetségi Iroda koordinálja. 1. Alapszabály 2. Szervezeti és Működési Szabályzat 3. Közgyűlési, választási és titkos szavazás lebonyolítási szabályzata (röviden: Választási Szabályzat) 4. Számviteli Politika, mely tartalmazza az alábbi szabályzatokat Eszközök és források értékelési szabályzata Pénzkezelési szabályzat Eszközök és források leltárkészítési és leltározási, selejtezési szabályzata Számlarend és számlatükör Bizonylati szabályzat 5. Iratkezelési Szabályzat 3.2.1. A Szövetségi Iroda feladatai: nyilvántartja a Szövetség tagságát, figyelemmel kíséri a tagdíjak befizetését gondoskodik a Szövetség számviteli feladatainak ellátásáról, az éves beszámolók és az azt megalapozó jelentések, leltárak elkészítéséről, a pénzkezelés szabályszerűségéről, előkészíti a Szövetség éves költségvetését, folyamatosan figyelemmel kíséri a Szövetség működésének gazdasági és jogi feltételeit figyelemmel kíséri a szakmát érintő pályázati lehetőségeket, és arról folyamatos tájékoztatást ad honlapján működteti a szervezetet, betartja a pénzügyi fegyelmet ellátja a Közgyűlés és az Elnökség határozataiból fakadó feladatokat a Főtitkár irányítása mellett szervezi az Elnökség üléseit és a Közgyűléseket 13
ellátja az ülések jegyzőkönyvvezetését, határozatok nyilvántartását előkészíti a Szövetség közhasznúsági jelentését. 3.2.1.1. Irodavezető Az irodavezető a Szövetség irodai tevékenységének munkaviszonyban álló szövetségi alkalmazott.
koordinálását
ellátó,
főfoglalkozású
Irodavezető feladatai: - Szövetségi iroda tevékenységének koordinációja, adminisztrációja; - rendszeres egyeztetés, folyamatos kapcsolattartás, a Szövetség Elnökével, Főtitkárával, és további tisztségviselőivel; - közreműködés a Szövetség testületi üléseinek előkészítésében, jegyzőkönyv készítésében; - közreműködés az éves program terv, költségvetési terv, közhasznúsági melléklet elkészítésében; - közreműködés a Szövetségi Iroda napi szintű munkájának biztosításában; - a 3.1.3. pontban részletezett esetekben a Főtitkár helyettesítése. Ügyintézési határidők A Szövetségi Iroda ügykörében felmerülő ügyeket - az adott ügy jellegéhez mérten - a lehető leggyorsabb ügyintézési határidőn belül elintézi. Az ügyek általános ügyintézési határideje max. 30 nap lehet. 3.2.2. Képviseleti jog Az Elnök, az Elnökhelyettes és a Főtitkár eseti ügyekben a képviseleti jogkörét esetenként az ügyek meghatározott csoportjára nézve a Szövetségi Iroda dolgozóira átruházhatja. A közigazgatási ügyekben történő döntések, intézkedések csak a Főtitkár vagy megbízottja ellenjegyzésével érvényesek. A Szövetséget harmadik személyek irányában a feladatkörébe eső ügyekben a Szövetség Főtitkára önállóan, egyszemélyi felelősség mellett képviselheti. 3.2.3. A Szövetségi Iroda dolgozóinak képviseleti jogköre A Szövetség alkalmazottait - a feladat- és hatáskörük által határolt keretek között - a Főtitkár által átruházott jogkörben képviseleti és aláírási jog illeti meg. A Szövetség feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében alvállalkozót foglalkoztathat. A konkrét személyekre bontott, aláírási joggal rendelkező munkavállalók, nevét, címét, aláírás-mintáját és aláírási jogosultságának terjedelmét jelen szabályzat 4. sz. melléklete tartalmazza. 3.2.4. A Szövetségi Iroda munkavállalóinak jogállása A Szövetség munkavállalói tekintetében a munkáltatói jogokat a Főtitkár gyakorolja. Jogállásukra vonatkozóan a Munka Törvénykönyve illetve az állandó munkaszerződéseik vagy eseti megbízásuk rendelkezései az irányadóak. Az állandó munkavállalók feletteseikkel a szolgálati út megtartásával tartanak kapcsolatot. 3.2.5. Szövetségi Irodán belüli munkakörök átadása-átvétele Munkakör átadására munkaviszony megszűnése, átszervezése vagy egyéb ok miatt kerülhet sor. A munkakört az azonos munkakörbe lépő személy, ennek hiányában a munkakör szerinti közvetlen vezető veszi át. Az átadás-átvételről a közvetlen vezető jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet irattárazni kell. Az átadás-átvétel kiterjed - az anyagilag felelős személy elszámoltatására, különös tekintettel a szigorú elszámolású nyomtatványokra, 14
- az ügyiratokra, bélyegzőkre, - a munkakört átadó személy birtokában lévő, a munkakörrel összefüggő eszközökre és információkra. 3.2.6. Alkalmazási - képesítési feltételek Az alkalmazási, képesítési feltételeket a Szövetség Főtitkárára vonatkozóan az Elnökség, az alkalmazottakra vonatkozóan a Főtitkár határozza meg. 3.2.7. Titoktartási kötelezettség A Szövetség tisztségviselői, Elnökségének tagjai és ügyintéző szervezetének munkavállalói titoktartási nyilatkozatuk szerinti körben és feltételek mellett - kötelesek az ügykörükben tudomásukra jutott üzleti titkokat megőrizni. Munkavállalók és alvállalkozók esetében a szerződésük tartalmazza az erre vonatkozó szövetségi előírásokat. A titoktartási nyilatkozatokat az irattárban kell lefűzni. 4. ZÁRADÉK Jelen módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt Szervezeti és Működési Szabályzat szövegét a rendkívüli Közgyűlés 61/2014.05.22. ………… számú határozatával 2014. május 22-én október 16án fogadta el.
………………………. Marton Károly elnök
Jelen Szabályzat elválaszthatatlan részeit képezik az alábbi mellékletek: 1.) Szövetség bélyegző használatára vonatkozó előírások és melléklete 2.) Szervezeti felépítés sematikus ábrája 3.) Szövetség Választási Szabályzata 4.) Szövetségi Iroda munkavállalóinak jogosultságai
Előttünk, mint tanúk előtt: Név: …………………..…, aláírás: …………………….., lakcím: …………………………... Név: …………………..…, aláírás: …………………….., lakcím: …………………………...
15
