Számviteli ismeretek menedzserek számára 2. rész
főkönyvi alapismeretek 1.
A jelen fejezetben a főkönyvvel kezdünk mélyebben megismerkedni. Ehhez jó néhány évvel visszaforgatjuk az idő kerekét, eltüntetjük képzeletben a számítógépeket és elővesszük a jól bevált papíros alapú nyilvántartásokat. Még egy közepes méretű vállalkozásnak is sok fiókot megtöltött egy évi könyvelési anyag. Ha kihúzunk egy ilyen fiókot, rengeteg, külsőre egyformának látszó papírt fogunk találni. Ezek a főkönyvi kartonok. Minden főkönyvi kartonnak van neve, például „gépjárművek”. A főkönyvi kartonok neve utal arra, hogy milyen események kerülnek rajtuk rögzítésre. A „gépjárművek” elnevezésű kartonon például a gépjárművekkel kapcsolatos mozgásokat követhetjük nyomon. Milyen mozgásokról van ebben az esetben szó? Nem maguknak a gépjárműveknek a mozgására vagyunk kíváncsiak, például arra, hogy merre járt fizikailag egy adott gépjármű mondjuk 2010 július 20-án, mert erre más nyilvántartások szolgálnak. A főkönyvi kartonból arra kaphatunk választ, hogy vásárolt-e a vállalkozás gépjárművet, illetve a meglévők közül eladott-e. Ezeket az információkat persze egy vonalas füzetben is gyűjtögethetnénk, felírva mondjuk azt, hogy 2010 január 10-én vásároltunk egy Peugeot Partner gépjárművet 3 millió forintért, 2010 május 20-án pedig eladtuk 3 millió forintért. Csakhogy egy vállalkozás esetében nagyon sok esemény történhet egy évben, és ezeket célszerű (illetve a kötelezően készítendő kimutatások miatt muszáj is) bizonyos szempontok szerint elkülönítetten kezelni, valamint összegeket és csoportokat képezni. Ezt a célt szolgálják a főkönyvi kartonok. Minden főkönyvi kartonnak két oldala van. A bal oldalt „tartozik” a jobb oldalt „követel” oldalnak nevezzük. Az elnevezések mögött ne kutassuk azok jelentését, mert az egyenlőre csak zavart fog okozni. Hívhatnánk egyszerűen bal és jobb oldalnak őket, de érdemes már az elején megszokni a számvitelben használatos elnevezések alkalmazását. A „gépjárművek” elnevezésű kartonunk esetében a gépjárművek beszerzését a „tartozik” (vagyis a bal), értékesítését illetve a vállalkozásból bármilyen más módon történő kikerülését a „követel” (vagyis a jobb) oldalon rögzítjük. Az előbbi példa esetén tehát a gépjármű vásárlás a következőképp kerül rögzítésre: dátum megnevezés 2010.01.10 gépjármű vásárlás
gépjárművek tartozik összeg követel összeg 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 3.000.000
Ezt szokták „akasztófa”-ként emlegetni a számvitellel ismerkedő diákok, részben a csekély hasonlóság miatt, részben pedig a vizsgáknak kivégzéshez hasonló élménye miatt. A tanulás közben alkalmazott „akasztófa” egyébként a következőképp néz ki: 2010.01.10 gépjármű vásárlás egyenleg
gépjárművek 3.000.000 3.000.000
A főkönyvi kartonon látszik tehát az esemény időpontja, az esemény megnevezése, és az eseményhez kapcsolódó összeg. Nem lehet azonban azonosítani a gépjárművet konkrétan, mert erre vonatkozó adatokat a karton nem tartalmaz (bár tartalmazhat), erre a célra az analitikus nyilvántartás szolgál. Továbbá az összeg sem biztos, hogy teljes körűen került itt rögzítésre, mert ha általános forgalmi adó vonzata is van az eseménynek, az itt nem fog látszani, csak másik főkönyvi kartonokon találjuk meg. Ha egy olyan ember kezébe kerül a példa szerinti vállalkozás főkönyve, aki ért a „számvitel nyelvén”, az látni fogja, hogy a vállalkozásnak van egy gépjárműve, amit 3 millió forintért
1
vásárolt 2010.01.10-én. De nem fog részleteket tudni a gépjárműről, és azt sem fogja tudni, hogy a gépjármű jelenleg mennyit ér. Nézzük tovább a példát, 2010 május 20-án eladjuk a gépjárművet. A főkönyvi karton a következőképp fog kinézni az esemény lekönyvelését követően: dátum megnevezés 2010.01.10 gépjármű vásárlás 2010.05.20 gépjármű értékesítés
gépjárművek tartozik összeg követel összeg 3.000.000 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 3.000.000 0
„akasztófával” pedig a következő a helyzet: 2010.01.10 gépjármű vásárlás 2010.05.20 gépjármű eladás egyenleg
gépjárművek 3.000.000 3.000.000 0
Ebben a példában a főkönyvi karton „elárulja” hogy a vállalkozás gépjárműve a vállalkozásból kikerült, jelenleg nincs gépjármű a vállalkozásban. A számvitelben jártas olvasók valószínűleg már régóta csóválják a fejüket az eddigieket olvasván, és kérdezik, hogy „de hol van a tételek másik lába?”. A „másik lábat” eddig azért nem említettem, mert egyenlőre csak azt akartam rögzíteni, hogy a jelen példában vizsgált főkönyvi kartonon az állomány növekedését a „tartozik” oldalon, az állomány csökkenését pedig a „követel” oldalon vesszük nyilvántartásba. Az állomány növekedés ebben a példában a gépjármű beszerzést, az állomány csökkenés pedig a gépjármű értékesítést jelenti. A „tartozik összeg” nevű oszlopban az egyes gazdasági eseményekhez kapcsolódó összeget (a példában a gépkocsi vételárát) mutatjuk ki, ha az esemény az állomány növekedését okozza (például vásárlás), a „követel összeg” nevű oszlopban pedig az állomány csökkenését okozó gazdasági eseményhez kapcsolódó összeget (a példában a gépkocsi értékesítését) tüntetjük fel. A „tartozik egyenleg” illetve a „követel egyenleg” nevű oszlopok a halmozott összegeket tartalmazzák. Nézzük most a „másik lábat”! Elöljáróban azt kell megemlíteni, hogy a vállalkozások jelentős része úgynevezett kettős könyvelést vezet (bizonyos esetekben egyszeres könyvelés, vagy csak a bevételek nyilvántartása kötelező). A kettős könyvelés nem azt jelenti, hogy egy könyvelést vezet a vállalkozás magának, egy másikat pedig az adóhatóság részére, mert ez az adócsalás esete, amiről a jelen írás nem szól. A kettős könyvelés azt jelent, hogy minden esemény (hívjuk mostantól gazdasági eseménynek) legalább két helyen megjelenik a könyvelésben. Ennek célja és értelme a mérleg tárgyalásakor derül majd ki. Gépjármű vásárlásos példánkhoz visszatérve ott tartunk, hogy megjelent a könyvelésben egy gépjármű, ami eddig nem volt. Ezért a gépjárműért persze fizetni kellett. A fizetés lesz az a bizonyos „másik láb” amit az előbb említettem. Az egyszerűség kedvéért tételezzük fel, hogy készpénzért vásároljuk a gépjárművet. Ez azt jelenti, hogy a kifizetéskor csökkenni fog a vállalkozás kasszájában lévő pénzmennyiség, amit a pénztári állományt mutató főkönyvi karton a következőképp jelenít meg (feltételezzük, hogy 5 millió forint volt a pénztárban a vásárlás előtt, és eltekintünk az esetleges általános forgalmi adó vonzatoktól is):
2
dátum megnevezés 2010.01.01 nyitó egyenleg 2010.01.10 gépjármű vásárlás
pénztár tartozik összeg követel összeg 5.000.000 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 5.000.000 2.000.000
A gépjármű vásárlásra irányuló gazdasági esemény könyvelésének egyik lába tehát a gépjármű állomány növekedése, a másik lába pedig a pénztári állomány csökkenése. A gépjármű értékesítést követően pedig, amennyiben a vevő készpénzzel fizet a pénztári állomány növekszik, és a pénztári karton a következő képet mutatja: dátum megnevezés 2010.01.01 nyitó egyenleg 2010.01.10 gépjármű vásárlás 2010.05.20 gépjármű értékesítés
pénztár tartozik összeg követel összeg 5.000.000 3.000.000 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 5.000.000 2.000.000 5.000.000
A főkönyv 1 – 3 számlaosztályai az úgynevezett „ESZKÖZ” kartonokat tartalmazzák. Az eszköz kartonok mutatják, hogy mik azok a dolgok, eszközök amelyeket a vállalkozás a tevékenységéhez felhasználhat (például a gépjármű). Az eddigiek alapján egy fontos dolgot rögzíthetünk: Az eszköz kartonok az állomány növekedést a tartozik oldalon, az állomány csökkenést pedig a követel oldalon mutatják. Gépjárművet vásárolni persze nem csak készpénzért lehet. Megfelelő körülmények fennállása esetén a gépjárművet el lehet hozni az eladótól úgy is, hogy azt csak később fogjuk kifizetni. Ezt nevezzük ekkor „szállítói tartozás”-nak. A „szállítói tartozás” nevű főkönyvi karton a főkönyv 4-es számlaosztályában található, amely az úgynevezett „FORRÁS” kartonokat tartalmazza. A forrás kartonok arra a kérdésre adnak választ, hogy a vállalkozás miből finanszírozza az eszköz oldalon rögzített gazdasági eseményeket, vagyis jelen esetben miből vette az autót. Amikor az előbb készpénzért vettük a gépjárművet akkor a kérdés nem úgy merült fel, hogy miből vettük az autót, hiszen tudjuk, hogy készpénzből, ebben ez esetben a kérdés az, honnan származott a készpénz, de erre majd a későbbiekben térünk vissza. A szállítói tartozás egyfajta kölcsön, ugyanis a vállalkozás hazavitte az autót, és fizetni majd csak később fog. Azt is mondhatjuk, hogy a vállalkozásunk gépkocsi vásárlását a gépkocsi eladója finanszírozta (persze átmenetileg, csak addig ameddig kifizetjük az árát). A szállítói tartozás könyvelése a következőképp néz ki (és ebben az esetben természetesen a pénztári karton semmilyen könyvelési tételt nem fog tartalmazni egyenlőre): dátum megnevezés 2010.01.10 gépjármű vásárlás
szállítók tartozik összeg követel összeg 3.000.000
tartozik eyenleg
követel egyenleg 3.000.000
Ebben az esetben a gépjármű vásárlásra irányuló gazdasági esemény könyvelésének egyik lába a gépjármű állomány növekedése (éppen úgy mint ez előbb), a másik lába azonban a szállítói állomány (vagyis a tartozások) növekedése. Ezt mutatja a „szállítók” nevű főkönyvi karton azzal, hogy megjelent rajta a gépkocsi vételárának 3 millió forintos vételára mint tartozás. Előbb-utóbb az eladónak kifizetjük a gépkocsi vételárát, és ekkor a szállítói tartozás megszűnik. Ha készpénzzel történik a szállító kifizetése, akkor ismét a pénztári kartonon jelenik meg egy könyvelési tétel, a fizetés tényét a szállító kartonján mutató könyvelési tétellel együtt a következőképp:
3
dátum megnevezés 2010.01.10 gépjármű vásárlás 2010.01.25 gépjármű kifizetése
szállítók tartozik összeg követel összeg 3.000.000 3.000.000
dátum megnevezés 2010.01.01 nyitó egyenleg 2010.01.25 gépjármű vásárlás
pénztár tartozik összeg követel összeg 5.000.000 3.000.000
tartozik eyenleg
követel egyenleg 3.000.000 0
tartozik eyenleg követel egyenleg 5.000.000 2.000.000
Ebben az esetben a szállítói állomány a pénztári állománnyal együtt csökkent. Az előbbiek alapján rögzíthetjük a következő fontos tudnivalót: A forrás kartonok az állomány növekedést a követel oldalon, az állomány csökkenést pedig a tartozik oldalon mutatják. Az eszköz kartonokkal ellentétesen. Mi történik, ha eladjuk a gépjárművet, de a vevő nem azonnal, készpénzben fizet, hanem mi hitelezzük a vevőt, és a gépkocsi árát csak később kapjuk kézhez? Ebben az esetben mi vagyunk a szállítók, a partner a gépkocsi vételárát hasonlóan könyveli a saját könyvelésében a szállítói kartonra, mint ahogy azt mi tettük az imént. A vevő pedig a mi könyvelésünkben a „vevő” kartonon fog szerepelni amely a mi követeléseinket tartja nyilván a vevőinkkel szemben. Ezen a kartonon tehát olyan kintlévőségek szerepelnek, amelyek értékesítésből keletkeztek és előbb-utóbb be fognak folyni. A vevő karton is eszköz karton (a 3-as számlaosztályban szerepel), tehát a növekedés a tartozik, a csökkenés pedig a követel oldalon kerül könyvelésre. A könyvelési tételek (csak a gépjármű értékesítéssel kapcsolatban) a következők: dátum megnevezés 2010.05.20 gépjármű értékesítés
gépjárművek tartozik összeg követel összeg 3.000.000
dátum megnevezés 2010.05.20 gépjármű értékesítés 2010.05.25 gépjármű kifizetése
vevők tartozik összeg követel összeg 3.000.000 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 3.000.000 0
dátum megnevezés 2010.05.25 gépjármű értékesítés
pénztár tartozik összeg követel összeg 3.000.000
tartozik eyenleg követel egyenleg 5.000.000
tartozik eyenleg
követel egyenleg 0
Az látható tehát a főkönyvi kartonokon, hogy a vállalkozásból a gépjármű kikerült, hiszen a gépjármű állomány nulla. Az is látszik, hogy a gépjármű értékesítve lett, hiszen a vevőállomány megnőtt. A vevőállomány akkor lett nulla, amikor a vevő készpénzzel kifizette a vételárat, és ez meg is jelent a pénztárban, ahol a korábbihoz hasonlóan kialakult az 5 millió forintos záró egyenleg. Hozzá kell tenni, hogy jelen példánk nagyon sok egyszerűsítést tartalmaz, nincs szó az általános forgalmi adóról, értékcsökkenésről, és a vételár banki átutalásáról vagy esetleg váltóval történő kiegyenlítéséről. Jelenleg azonban még csupán az alapösszefüggésekkel ismerkedünk. Összefoglalva a fejezetben írtakat:
4
• • •
A gazdasági eseményekből eredő mozgásokat a főkönyvi kartonok mutatják, részletek (például a gépjármű típusa) azonban innen nem tudhatók meg. Vannak úgynevezett eszköz kartonok, és forrás kartonok. Egy gazdasági esemény mindig legalább két kartont érint, és az érintett kartonok ellentétes oldalain jelenik meg. Ennek jelentősége a mérleg tárgyalásakor lesz érthető. Az eszköz kartonokon az állomány növekedést a tartozik, az állomány csökkenést pedig a követel oldalon rögzítjük, a forrás kartonokon pedig fordítva.
5
