SZABÁLYZAT Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata pályázási rendjérıl Az önkormányzat által ellátandó feladatok, és a fejlesztések megvalósításához jelentıs kiegészítı anyagi forrást biztosítanak a különbözı pályázatokon elnyerhetı pénzeszközök. Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata fejlesztési stratégiáihoz illeszkedı pályázások szabályozott rend szerinti lebonyolítása, a pályázatokkal kapcsolatos kompetenciák egyértelmő meghatározása, valamint a pályázatok benyújtásához szükséges forrás biztosítása, és a pályázatok nyilvántartásának áttekinthetı és ellenırizhetı rendje érdekében az alábbi szabályzatot adjuk ki: I. Általános rendelkezések 1.) A szabályzat hatálya kiterjed Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat), valamennyi önkormányzati fenntartású intézmény és az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaság pályázatának elıkészítésére, megvalósítására és nyilvántartására függetlenül attól, hogy a pályázó szervezet a pályázat kedvezményezettje, vagy abban partnerként vesz részt. 2.) A szabályzatban szereplı fogalmak értelmezése: Fejlesztési és Pályázati Akcióterv: az Önkormányzat adott költségvetési évre vonatkozóan kiemelt jelentıségőnek ítélt fejlesztéseit, ágazati feladatait, és azok megvalósítását támogató pályázatok összességét tartalmazó dokumentum. felelıs tisztségviselı: az a tisztségviselı, akinek az alpolgármesterek közötti munkamegosztásról szóló közgyőlési határozat melléklete szerint a feladatkörébe tartozik a pályázat, vagy a polgármester témafelelısként kijelöli. Hivatal: Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közszolgáltatási Szerzıdés: a 46/2010. (XII.20.) számú önkormányzati rendelet alapján az Önkormányzat és a Pécsi Városfejlesztési Nonprofit Kft. Között megkötött közszolgáltatási szerzıdés pályázó szervezeti egység: a Polgármesteri Hivatal azon fıosztálya, illetve csoportja amelyik egy pályázat elıkészítését és koordinálását intézi. projektkoordinátor: a projekt Hivatalon belüli felelıse. Külsı menedzsmentszervezet esetén kapcsolattartóaz Önkormányzat és a külsı menedzsmentszervezet között. Stratégia: Pécs Megyei Jogú Város Hosszú- és Középtávú Stratégiája, és Integrált Városfejlesztési Stratégiája szakbizottság: a pályázat témája alapján annak megtárgyalására hatáskörrel rendelkezı közgyőlési bizottság(ok). Városfejlesztési Társaság: Pécsi Városfejlesztési Nonprofit Kft.
1
3.) A tervszerő pályázati tevékenység, a pályázatokkal kapcsolatos költségek tervezhetısége érdekében az Önkormányzat a költségvetési koncepció elfogadását megelızıen minden évben megalkotja a következı költségvetési évre érvényes Fejlesztési és Pályázati Akciótervét. 4.) Jelen Szabályzat Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyőlésének 46/2010. (XII.20.) számú, a városrehabilitációhoz és a városfejlesztéshez kapcsolódó feladatok ellátásáról szóló önkormányzati rendeletének (továbbiakban Rendelet) szabályait alkalmazza. II. A Fejlesztési és Pályázati Akcióterv megalkotása 1.) A Polgármesteri Hivatal fıosztályai az Önkormányzat intézményei és többségi befolyása alatt álló gazdasági társaságai és a Városfejlesztési Társaság folyamatos pályázatfigyelést folytatnak a fejlesztési tervek megvalósításának, pályázat útján történı finanszírozása érdekében. A tárgyévi költségvetési évet követıen elérhetı pályázati lehetıségeket folyamatosan győjtik. A közép- és rövidtávon aktuális fejlesztések, feladatok körét aktualizálják a tárgyév során, és errıl írásban tájékoztatják a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrát (továbbiakban Referatúra). 2.) Az Önkormányzat következı évi költségvetési koncepciójának tervezésekor a Referatúra és a Humán Fıosztály saját, és a Hivatal felügyelete alá tartozó intézmények, gazdasági társaságok pályázati és fejlesztési terveit prioritási sorrendbe rendezik az ágazati stratégiáikhoz illeszkedés, valamint ellátandó feladatok szempontjából. A rendelkezésre álló információk alapján összegzik a prioritási listába felvett pályázatok önerıigényét is. Az elkészült listát eljuttatják a Referatúrának. 3.) A listák alapján a Referatúra a Városfejlesztési Társaság véleményének bekérése mellett, a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság jóváhagyásával, javaslatot készít a polgármester számára a következı költségvetési évre vonatkozó Fejlesztési és Pályázati Akciótervre. A javaslatnak illeszkedni kell a Stratégia célrendszeréhez. 4.) A polgármester szakmai egyeztetések lefolytatása után, a mindenkori költségvetési lehetıségekhez mérten véglegesíti a javaslatot, és gondoskodik annak Közgyőlés elé terjesztésérıl. III. Az Önkormányzat pályázatai 1.) Pályázatok pénzügyi forrásainak biztosítása a.) Az Önkormányzat éves költségvetésének tervezésekor pénzügyi keretet kell biztosítani a Közgyőlés által elfogadott Fejlesztési és Pályázati Akciótervben
2
nevesített pályázatok tervezett önerejére, és a szükséges elıfinanszírozás számára. b.) A pályázati keretbıl történı igénylés esetén e szabályzat rendelkezései szerint, egyéb céltartalékokból, alapokból, alapfeladat ellátására kapott költségvetési keretbıl történı igénylés esetén a mindenkori önkormányzati költségvetési rendeletben szabályozott módon kell eljárni. c.) Az Önkormányzat költségvetésében elkülönített pályázati kereten túl, az Önkormányzat pályázatainak benyújtásához szükséges önerı biztosítható még, más alapokból, egyéb költségvetési forrásokból, bizottsági keretbıl, az alapfeladat ellátására kapott költségvetési keretbıl (amennyiben ez az alapfeladat ellátását nem veszélyezteti), hitelbıl a Pénzügyi Fıosztállyal történt elızetes egyeztetés alapján, illetve egyéb, a költségvetést nem terhelı módon. 2.) Pályázatfigyelés, a pályázati igény jóváhagyásának döntés-elıkészítése a.) A pályázati lehetıségek felkutatását, figyelését a Referatúra Fıosztály és a Humán Fıosztály, valamint a Városfejlesztési Társaság végzi. A Hivatalon belül a pályázatfigyeléssel kapcsolatos feladatoknak az érintett munkavállaló(k) munkaköri leírásába történı beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelıs vezetı feladata. b.) A pályázatfigyeléssel megbízott az Önkormányzat által megpályázható, a szervezeti egység feladatkörébe illeszkedı, a Stratégia és az ágazat szakstratégiájának megvalósítását támogató pályázati lehetıségrıl haladéktalanul értesíti felettesét vezetıjét. A szervezeti egység vezetıje az alkalmasnak ítélt pályázat esetén megvizsgálja a pályázattal megvalósítható projekt lehetséges tartalmát, tervezett összköltségét, és annak saját forrásigényét, a saját forrás biztosításának lehetséges alternatíváit, a tervezett fenntartási költséget, valamint a projektbe bevonandó lehetséges partnerek körét. A pályázati szándékról tájékoztatja a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrát, aki véleményezi a projektjavaslatot a Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történı illeszkedés szempontjából. c.) A szervezeti egység vezetıje tájékoztatja az illetékes tisztségviselıt a pályázati lehetıségrıl és a pályázatra kidolgozható projektötletrıl, valamint a Referatúrának a pályázati szándékról alkotott véleményérıl. Az illetékes tisztségviselı a fıosztályvezetıvel és a Pénzügyi Fıosztály vezetıjével egyeztet, és dönt a pályázati igény döntés-elıkészítésének megindításáról. d.) Pályázati partnerségre irányuló külsı megkeresés esetén az illetékes tisztségviselı egyeztet a pályázat jellege szerinti illetékes fıosztály, a Pénzügyi Fıosztály és a Referatúra vezetıivel, és dönt a pályázathoz csatlakozás döntés-elıkészítésének megindításáról. e.) A Referatúra értesíti a Városfejlesztési Társaságot, amennyiben a Városfejlesztı Társaság feladatkörébe tartozó pályázat döntés-elıkészítésének megindításáról döntés születik.
3
f.) A projektkoordinátori feladatra jegyzıi hozzájárulással a fıosztályvezetı jelöl ki felelıst. A projektkoordinátori feladatoknak az érintett munkavállaló munkaköri leírásába történı beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelıs vezetı feladata. g.) A projektkoordinátor az elektronikus nyilvántartásban rögzíti a pályázat ismert adatait. 3.) Döntés a pályázaton való részvételrıl a.) Az Önkormányzat projektjei esetében a Közgyőlés dönt a pályázaton való részvételrıl, kivéve a bizottsági ügyrendekben foglalt pályázatok körét. A projektkoordinátor, vagy Közszolgáltatási Szerzıdés feladatkörébe tartozó pályázatok esetében a Városfejlesztési Társaság a projektkoordinátorral együttmőködve elıterjesztést készít a szakbizottság, a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság ülésére. Az elıterjesztéshez kitöltve csatolni kell a Szabályzat 1/a. sz. mellékletét képezı Projekt Adatlapot, valamint a Referatúra véleményét a pályázati javaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történı illeszkedésérıl. b.) A szakbizottsági, Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottsági és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottsági megtárgyalás után terjeszthetı a pályázati szándék a Közgyőlés elé. 4.) A pályázat elkészítése, beadása a.) A pályázat elkészítésérıl és beadásáról a Rendelet 4.§ alapján a Városfejlesztési Társaság gondoskodik, ennek részleteit az Önkormányzat és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza. b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, továbbá a Közgyőlés egyedi döntése alapján a pályázat elkészítéséért és beadásáért a pályázó szervezeti egység vezetıje felelıs. c.) A pályázatot az önkormányzat képviseletében a polgármester írja alá. d.) A pályázat elbírálásáról – annak elfogadásáról vagy elutasításáról – a projektkoordinátor értesíti a Pénzügyi Fıosztályt, a pályázó szervezeti egységet illetve a Városfejlesztési Társaságot. e.) Pályázat elutasítása esetén a Pénzügyi Fıosztály az önrész biztosítására a költségvetésben vállalt kötelezettséget feloldja, és a felszabaduló összeget a költségvetési forrás helyére visszavezeti. 5.) A támogatási szerzıdés a.) Sikeres pályázat esetén az elnyert támogatás biztosításáról szóló támogatási szerzıdést aláírás elıtt véleményeztetni kell a kötelezettségvállalás rendjérıl szóló szabályzat szerint.
4
b.) A támogatási szerzıdést az Önkormányzat nevében a polgármester írja alá, a Pénzügyi Fıosztály vezetıjének aláírása után. 5.) Megvalósítás a.) A projektek teljes körő megvalósítása a Rendelet 4. § szerint a Városfejlesztési Társaság feladata, ennek részleteit az Önkormányzat és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza. b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, továbbá a Közgyőlés egyedi döntése alapján a menedzsmentet a Hivatal is biztosíthatja. c.) A menedzsment feladatok ellátásával beszerzési, közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott külsı szervezet is megbízható a Közgyőlés döntése alapján. A menedzsmenti feladatok ellátására vonatkozó munkaszerzıdésben, illetve munkaköri leírásban rögzíteni kell a feladatellátás heti munkarendjét, heti óraszámát, a felelısségi kérdéseket, és a projekt iratanyagainak dokumentálási követelményeit. d.) A Hivatal által biztosított menedzsmentben részt vevı felelıs személyeket (a pénzügyi felelıst, a monitoring tevékenységet végzı felelıs személyt, a kapcsolattartásért felelıs szakembert, stb.) a pályázó szervezeti egység, és az érintett szervezeti egység(ek) vezetıi javaslata alapján a jegyzı jelöli ki. 7.) Beszámolás a.) A projekt állásáról, elırehaladásáról, eredményérıl a projektkoordinátor, vagy Közszolgáltatási Szerzıdés feladatkörébe tartozó pályázatok esetében a Városfejlesztési Társaság a projektkoordinátorral együttmőködve készít beszámolót a szakbizottság és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság számára. A beszámolók gyakorisága a támogatási szerzıdésben rögzített gyakoriság szerinti, illetve a szakbizottság és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság által elıír gyakoriságú. b.) A beszámolónak legalább tartalmaznia kell a pályázat keretében elvégzett munkát, a megvalósított eredményeket, a hátralévı feladatokat, a pénzügyi keret addigi felhasználását és felhasználásának tervezett ütemét. c.) A bizottsági beszámolókkal párhuzamosan a projektkoordinátornak a Pénzügyi Fıosztályt is tájékoztatni kell a projekt pénzügyi elırehaladásáról, és kifizetési ütemterv aktuális állásáról. A tájékoztató a menedzsmentszervezet adatszolgáltatásán alapul. d.) A záró beszámolóban ki kell fejteni, hogy a projekt mennyire érte el a kitőzött célokat, illetve hogy milyen további - az eredeti célkitőzésben nem meghatározott - eredményeket valósított meg. Ismertetni kell a szerzıdéskötés elıtti kiinduló állapotot és a projekt megvalósításával elért állapotot, valamint a továbbfejlesztés lehetıségeit. A záró beszámolónak tartalmaznia kell a fenntartási határidıt, és a fenntartással kapcsolatos feladatokat is.
5
8.) Pénzügyi lebonyolítás a.) Ha a pályázat kiírója megköveteli, a pályázatokkal kapcsolatos pénzeket pályázatonként külön erre a célra elkülönített számlán kell kezelni. Ezen a számlán kell megjelennie a pályázat kiírója által nyújtott támogatásból befolyt összegnek. b.) A Pénzügyi Fıosztály a fıkönyvi könyvelésében külön ügyletkódot nyit meg minden pályázathoz, ezen keresztül történik a program finanszírozása és elszámolása. c.) A pályázati pénzkeret felhasználására vonatkozó kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és utalványozás során az Önkormányzat Pénzgazdálkodási rendjérıl szóló szabályzat szerint kell eljárni. d.) A menedzsment pénzügyi felelıse felel azért, hogy a pénzkezelés és elszámolás rendje a vonatkozó elvárásoknak és a helyi szabályozásnak is megfeleljen. 9.) Projekt utánkövetése a.) A projekt lezárása utáni utánkövetési, szabályszerő dokumentálási feladatok ellátása a pályázó szervezeti egység, illetve az adott projekt egyedi projektszerzıdése alapján a Városfejlesztési Társaság feladatkörébe tartozik. b.) Külsı menedzsment szervezet alkalmazása esetén az utánkövetési feladatokat a pályázó szervezeti egység látja el, amennyiben erre a feladatra a megbízási szerzıdés nem terjed ki. c.) A pályázó szervezeti egység gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata éves költségvetésének tervezésébe. Fenntartási kötelezettség esetén a pályázó szervezeti egység vezetıje bekéri az üzemeltetı szervezettıl a pályázatokban foglalt indikátorok teljesítéséhez szükséges adatokat és az üzemeltetı szervezet vezetıjével közösen a fenntartási jelentések alkalmával beszámol a szakbizottságnak és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottságnak a pályázat utóéletérıl amennyiben ezt a bizottságok kérik. d.) A pályázó szervezeti egység megküldi a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrának is a fenntartási jelentést, és a közremőködı szervezet arra adott válaszát. IV. Önkormányzati fenntartású intézmények pályázatai
6
1.) Pénzügyi források a.) Amennyiben egy intézmény a pályázathoz szükséges önrészt és egyéb költségeket megvalósult többletbevételébıl, jóváhagyott költségvetésébıl (saját hatáskörő belsı átcsoportosítással) biztosítja, az elıirányzatátcsoportosítás jogszabályi elıírásai szerint kell eljárnia. A költségvetési éven áthúzódó pályázat esetében kötelezettségvállalás csak a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság javaslata alapján, Közgyőlés jóváhagyásával vállalható. b.) Azon intézmények, melyek költségvetésükbıl nem tudják finanszírozni a pályázathoz szükséges önerıt és kapcsolódó egyéb költségeket, pályázatuk benyújtásához az Önkormányzat költségvetésébıl igényelhetnek támogatást. 2.) Pályázatfigyelés, a pályázati igény döntés-elıkészítése a.) Pályázatfigyelésre az intézményvezetı jelöl ki felelıst. b.) Az intézmény a feladatellátásához kapcsolódó pályázati szándékát köteles írásban jelezni a Humán Fıosztálynak, amennyiben a Humán Fıosztály a felügyeletét ellátó szerv, egyéb pályázatok esetében a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrának, megadva a pályázat felelısének nevét, elérhetıségét, azt, hogy a pályázat fejlesztést, intézmény mőködését, egyéb tevékenységet (pl.: rendezvények megtartását) támogat, és a Szabályzat 1/a. számú mellékletének kitöltésével a tervezett projekt alapadatait. c.) A Projektadatlapot a pályázat benyújtási határideje elıtt legalább 30 nappal meg kell küldeni, ha a pályázat fejlesztési célú, az intézmény a pályázathoz szükséges önerıt és kapcsolódó egyéb költségeket az Önkormányzat költségvetésébıl igényli, valamint, ha a pályázat eredménye a költségvetésre kihatással lesz, továbbá ha a pályázat megvalósítása költségvetési éven áthúzódik. Ha a pályázat beadását a 30 napos határidı megtartása ellehetetleníti, akkor annak indoklásával a fenti határidıtıl el lehet térni. d.) Amennyiben a pályázat intézményi mőködést vagy egyéb, nem fejlesztési célú tevékenységet támogat, és az Önkormányzat számára kötelezettségvállalással nem jár, a Projektadatlapot a pályázat beadása elıtt 5 munkanappal kell megküldeni. Ha a pályázat beadását az 5 munkanapos határidı megtartása ellehetetleníti, akkor a fenti határidıtıl a szükséges mértékben el lehet térni. e.) A IV. 2. c.) pontba tartozó pályázati igényt a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúra véleményezi a Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez történı illeszkedés szempontjából. A Humán Fıosztályhoz beérkezı pályázatairól a véleményt a Humán Fıosztály vezetıje kéri meg Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrától. A pályázati jellege szerinti illetékes szervezeti egység vezetıje tájékoztatja a felelıs tisztségviselıt a pályázati szándékról és a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúra véleményérıl, és egyúttal engedélyezteti a pályázati igény Közgyőlés elé terjeszthetıségét a
7
polgármesterrel és a Pénzügyi Fıosztály vezetıjével a Szabályzat 1/b. számú mellékletén. Az engedély megadásáról, illetve elutasításáról haladéktalanul értesíti az intézmény vezetıjét. f.) Hozzájárulás esetén a projektkoordinátor gondoskodik a projekt ismert adatainak az önkormányzat elektronikus nyilvántartási rendszerébe történı felvezetésérıl, és értesíti a Városfejlesztési Társaságot, amennyiben a Városfejlesztı Társaság feladatkörébe tartozó pályázat döntés-elıkészítésének megindításáról születik döntés. g.) A projektkoordinátori feladatra jegyzıi hozzájárulással a fıosztályvezetı jelöl ki felelıst. A projektkoordinátori feladatoknak az érintett munkavállaló munkaköri leírásába történı beépítése a munkaköri leírás elkészítéséért felelıs vezetı feladata. 3.) Döntés a pályázaton való részvételrıl a.) Amennyiben a tárgyéven belül megvalósuló pályázat mőködést vagy egyéb tevékenységet támogat, és 100%-os támogatottságú vagy a pályázathoz szükséges önrészt és a pályázattal kapcsolatos egyéb költségeket az intézmény megvalósult többletbevételébıl biztosítja, és a pályázat eredményének nincs az Önkormányzat költségvetésére kihatása, a pályázat benyújtásáról az intézmény vezetıje önállóan dönt. b.) Amennyiben a pályázat fejlesztési célú, illetve a benyújtásához szükséges önrész részben vagy egészben az Önkormányzat költségvetésébıl kerül biztosításra, illetve a projekt éven túli pénzügyi elkötelezettséget jelent, és a pályázat eredménye a költségvetésre hatással lesz, a Közgyőlés dönt a pályázat benyújtásának támogatásáról, ezzel együtt a vállalt önrész és szükséges elıfinanszírozás összegének rendelkezésre bocsátásáról és forrásáról. c.) A b.) pontba tartozó pályázatok esetében a közgyőlési elıterjesztés elıtt a projektkoordinátor elıterjesztést készít a szakbizottság, a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság számára. Az elıterjesztéshez a jelen Szabályzat 1/a. sz. mellékletét képezı Projekt Adatlapot csatolni kell. A szakbizottsági, a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottsági és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottsági javaslat után terjeszthetı a pályázati szándék a Közgyőlés elé. 4.) A pályázat elkészítése, beadása a.) A pályázat elkészítésérıl és beadásáról a Rendelet 4.§ alapján a Városfejlesztési Társaság gondoskodik, ennek részleteit az Intézmény és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza.
8
b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, továbbá a Közgyőlés egyedi döntése alapján a pályázat elkészítéséért és beadásáért az Intézmény vezetıje felelıs. c.) A pályázatot az intézmény vezetıje írja alá. d.) A pályázat elbírálásáról – annak elfogadásáról vagy elutasításáról – annak kézhez vételét követı 15 napon belül a pályázó intézmény vezetıje értesíti pályázati igény jellege szerinti illetékes szervezeti egységet, aki tájékoztatja a Pénzügyi Fıosztályt a döntés eredményérıl, amennyiben az Önkormányzat kötelezettséget vállalt a pályázatban. e.) Pályázat elutasítása esetén a Pénzügyi Fıosztály az önrész biztosítására a költségvetésben vállalt kötelezettséget feloldja, és a felszabaduló összeget a költségvetési forrás helyére visszavezeti. 5.) Támogatási szerzıdés a.) A támogatási szerzıdést az intézmény vezetıje írja alá. b.) A támogatási szerzıdés ellenjegyzıje: • Önállóan gazdálkodó intézmények esetében Pénzügyi Fıosztály vezetıje, távolléte esetén helyettese. • Részben önállóan gazdálkodó intézmények esetében az intézmény gazdasági felügyeletét ellátó szervezet vezetıje, távolléte esetén helyettese. c.) Önkormányzat által biztosított pályázati önerı esetében az intézmény megküldi pályázati igény jellege szerinti illetékes szervezeti egységnek az aláírt támogatási szerzıdés egy eredeti példányát, aki azt továbbítja a Pénzügyi Fıosztály számára. 6.) Megvalósítás a.) A projekt teljes körő megvalósításáról a Rendelet 4.§ alapján a Városfejlesztési Társaság gondoskodik, ennek részleteit az Intézmény és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza. b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, valamint a Közgyőlés egyedi döntése alapján a projekt menedzsmentjét az Intézmény is biztosíthatja. c.) A menedzsment feladatok ellátásával beszerzési, közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott külsı szervezet is megbízható a Közgyőlés döntése alapján. 6.) Beszámolás
9
a.) Azokban az esetekben, amikor a Közgyőlés döntött a pályázat benyújtásáról, az intézmény a projekt elırehaladásáról a támogatási szerzıdésben rögzített gyakoriság szerinti, illetve a szakbizottság és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság által elıír gyakorisággal tájékoztatja a szakbizottságot és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottságot. b.) Az intézmény a projekt lezárása után 30 napon belül megküldi a Szabályzat 2. számú melléklete szerinti adatlapot a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrának, és abban tájékoztatja a projektben elért eredményekrıl, a megnyert pályázati pénz felhasználásáról, illetve a projekt eredményének következı évre/évekre kiható költségvetési vonzatáról. c.) Az intézmény vezetıje felelıs az adatszolgáltatásokért és a közölt adatok helyességéért. d.) Ha a Közgyőlés döntött a pályázat beadásáról, akkor a projektkoordinátor feladata záró beszámolóban tájékoztatni a szakbizottságot és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottságot a projekt megvalósulásáról. A beszámoló az intézménytıl kapott adatokon alapul. 8.) Pénzügyi lebonyolítás Önállóan és a részben önállóan gazdálkodó intézményeknél egyaránt a pályázati pénzkeret (a pályázat megvalósításához felhasznált összeg) terhére történı kötelezettségvállalás és utalványozás az intézmények kötelezettségvállalási rendje szerint történik. 9.) Projekt utánkövetése a.) A projekt lezárása utáni utánkövetési feladatok ellátása az intézmény feladatkörébe tartozik. Az intézményvezetı felelıssége, hogy a pályázati dokumentumok megırzése a jogszabályban, illetve a pályázat kiírója vonatkozó útmutatásában elıírt ideig és módon megtörténjen. b.) Az intézmény kezdeményezésére a pályázati igény jellege szerinti illetékes szervezeti egység gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat éves költségvetésének tervezetébe. Fenntartási kötelezettség esetén a pályázó intézmény a fenntartási jelentések alkalmával beszámol a szakbizottságnak és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottságnak a pályázat utóéletérıl amennyiben ezt a bizottságok kérik. c.) Az intézmény megküldi a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrának is a fenntartási jelentést, és a közremőködı szervezet arra adott válaszát. V.
10
Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaságainak pályázatai 1.) Pályázati igény jóváhagyásának döntés-elıkészítése a.) Amennyiben az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaság pályázatához az Önkormányzat költségvetésébıl igényel támogatást, vagy a pályázathoz az Önkormányzat vagyonából kíván igénybe venni vagyoni elemet, pályázási szándékáról köteles a Pénzügyi és Gazdasági Referatúrát írásban tájékoztatni, megadva a pályázat felelısének nevét, elérhetıségét, és a Szabályzat 1/a. számú mellékletének kitöltésével a tervezett projekt alapadatait. A Projektadatlapot a pályázat benyújtási határideje elıtt legalább 30 nappal meg kell küldeni. Ha a pályázat beadását a 30 napos határidı megtartása ellehetetleníti, akkor a fenti határidıtıl a szükséges mértékben el lehet térni. b.) A pályázati igényrıl a Pénzügyi és Gazdasági Referatúra vezetıje véleményt kér a projektjavaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez való illeszkedése tekintetében a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúától. A véleménnyel együtt tájékoztatja a felelıs tisztségviselıt a pályázati szándékról. Az illetékes tisztségviselı a csopotvezetıvel és a Pénzügyi Fıosztály vezetıjével egyeztet, és dönt a pályázati igény döntés-elıkészítésérıl. c.) A Pénzügyi és Gazdasági Referatúrán belül kijelölt projektkoordinátor az elektronikus nyilvántartásban rögzíti a pályázat ismert adatait. Elkészíti az elıterjesztést, és a döntést követıen tájékoztatja az intézmény vezetıjét. 2.) Döntés a pályázaton való részvételrıl a.) A Közgyőlés dönt az Önkormányzat anyagi kötelezettség vállalásával, vagy önkormányzati vagyoni elemet érintı pályázatok esetében a pályázaton való részvételrıl. b.) A közgyőlési elıterjesztés elıtt a projektkoordinátor elıterjesztést készít a szakbizottság, a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság és a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság ülésére. Az elıterjesztéshez kitöltve csatolni kell a Szabályzat 1/a. sz. mellékletét képezı Projekt Adatlapot, valamint a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúra véleményét a pályázati javaslat Stratégiához és a Fejlesztési és Pályázati Akciótervhez való illeszkedésérıl. c.) A szakbizottsági és a Pénzügyi és Gazdasági bizottsági megtárgyalás után terjeszthetı a pályázati szándék a Közgyőlés elé. 3.) A pályázat elkészítése, beadása a.) A pályázat elkészítésérıl és beadásáról a Rendelet 4.§ alapján a Városfejlesztési Társaság gondoskodik, ennek részleteit a gazdasági társaság és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza.
11
b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, továbbá a Közgyőlés egyedi döntése alapján a pályázat elkészítéséért és beadásáért a gazdasági társaság vezetıje felelıs. 4.) Megvalósítás a.) A projekt teljes körő megvalósításáról a Rendelet 4.§ alapján a Városfejlesztési Társaság gondoskodik, ennek részleteit a gazdasági társaság és a Városfejlesztési Társaság között az adott projektre megkötött Megbízási Szerzıdés tartalmazza. b.) Amennyiben a projekt tárgya nem építési fejlesztési beruházás, illetve más tartalmú projekt esetében annak értéke nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, továbbá a Közgyőlés egyedi döntése alapján a projekt menedzsmentjét a gazdasági társaság is biztosíthatja. c.) A menedzsment feladatok ellátásával beszerzési, közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott külsı szervezet is megbízható a Közgyőlés döntése alapján. 5.) Beszámolás A pályázó gazdasági társaság legalább a támogatási szerzıdésben rögzített gyakoriság szerinti, illetve a szakbizottság és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottság által meghatározott idıszakonként tájékoztatja a projekt elırehaladásáról a bizottságokat. 6.) Projekt utánkövetése a.) A projekt lezárása utáni utánkövetési feladatok ellátása a gazdasági társaság feladatkörébe tartozik. A gazdasági társaság vezetıjének felelıssége, hogy a pályázattal kapcsolatos dokumentumok megırzése a jogszabályban, illetve a pályázat kiírója vonatkozó útmutatásában elıírt ideig megtörténjen. b.) A pályázó gazdasági társaság kezdeményezésére a Pénzügyi és Gazdasági Referatúra gondoskodik arról, hogy a projekt fenntartásával kapcsolatos költségek beépüljenek Pécs Megyei jogú Város Önkormányzat éves költségvetésének tervezetébe. c.) A pályázó gazdasági társaság a fenntartási jelentések alkalmával beszámol a szakbizottságnak és a Természeti és Emberi Erıforrás Fejlesztési Bizottságnak a pályázat utóéletérıl amennyiben ezt a bizottságok kérik. d.) A pályázó gazdasági társaság megküldi a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúrának is a fenntartási jelentést, és a közremőködı szervezet arra adott válaszát.
12
VI. A pályázati adatok nyilvántartása 1.) A pályázati adatok rögzítési, nyilvántartási rendje a.) A pályázatok áttekinthetısége, és az adatszolgáltatás érdekében minden pályázatot, melyben az Önkormányzat, vagy intézményei érintettek, valamint az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaságai esetében ha az Önkormányzat vagyont vagy költségvetési támogatást biztosít a pályázathoz, az Önkormányzat elektronikus pályázati nyilvántartási rendszerében rögzíteni kell. b.) A nyilvántartásba vett pályázathoz elektronikusan csatolni kell legalább a pályázattal kapcsolatos Közgyőlési elıterjesztéseket és a határozatokat, valamint a pályázat keretében kötött szerzıdések dokumentumait. Ezen túl csatolható még minden olyan dokumentum, melyet a pályázat megvalósulása, elırehaladása szempontjából lényegesnek tart a projektkoordinátor. c.) A projektkoordinátorok feladata gondoskodni a projektadatok rögzítésérıl, és folyamatos aktualizálásáról. d.) Az elektronikus nyilvántartásban adatot csak a projekt koordinátora, valamint a referatúra csoport vezetıje, a fıosztályvezetı, és által kijelölt munkatárs rögzíthet, illetve módosíthat. e.) Az elsı adatfelvitelt a pályázat elıkészítésérıl született döntést, vagy az önkormányzati fenntartású intézménytıl és az Önkormányzat többségi befolyása alatt álló gazdasági társaságától kapott pályázati bejelentést követıen kell megtenni az abban a stádiumban ismert adatokkal. Ezt követıen folyamatosan rögzíteni kell minden ismertté vált újabb adatot, illetve adatváltozást, hogy az elektronikus nyilvántartás adatbázisa naprakész legyen. f.) Az elektronikus nyilvántartás adatbázisába felvitt projektadatokat az alábbi idıtartamokig meg kell ırizni: • • • •
Támogatásban részesült pályázatok esetében a mőszaki és pénzügyi dokumentáció megırzési kötelezettségének lejártát követı év január 1-ig. Támogatást nem nyert pályázatok esetében az elutasítást követı hatodik év január 1-ig. Pályázat tervezésének, elıkészítésének leállítását elrendelı felelıs tisztségviselıi döntést követı év január 1-ig. Azon pályázatok esetében, amelyekben az önkormányzat anyagi kötelezettséget nem vállal, csak erkölcsi támogató illetve védnök szerepét tölti be, a nyomon követési idı lejártát követı év január 1-ig.
13
Az adatrögzítést végzı szervezet, szervezeti egység vezetıjének feladata gondoskodni az aktualitásukat vesztett pályázatok törlésérıl. 2.) A pályázati nyilvántartás adatbázisához hozzáférık köre a.) Az elektronikus pályázati nyilvántartás adatbázisához teljes körő hozzáférése a polgármesternek, az alpolgármestereknek, a jegyzınek, a Pénzügyi Fıosztály vezetıjének, a Polgármester Kabinet vezetıjének, a Referatúra Fıosztály vezetıjének, a Természeti és Emberi Erıforrás Referatúravezetıjének és az Informatikai Osztály vezetıjének, illetve az általuk kijelölt személyeknek van. b.) A fıosztályok és a referatúra csoportok vezetıi az általuk elıkészített, illetve gondozott, továbbá a felügyeletük alá tartozó intézmények által készített pályázatok köre felett rendelkeznek teljes hozzáféréssel. c.) A projektkoordinátor, valamint az adatfelvitelre jogosítványt kapott személy csak az általa felügyelt pályázatok körében rendelkezik hozzáféréssel. 3.) Informatikai feladatok a.) Az Informatikai Osztály vezetıje gondoskodik arról, hogy az informatikai nyilvántartási rendszerhez hozzáférési lehetıséggel rendelkezık számára megfelelı lehetıséget biztosítson az adatok rögzítésére, azokba történı betekintésre. b.) Az Informatikai Osztály vezetıje gondoskodik arról, hogy a hozzáférési lehetıséggel rendelkezık a rendszer kezeléséhez szükséges ismereteket elsajátítsák. Szükség esetén intézkedik a segítségnyújtásról. c.) Az Informatikai Osztály vezetıje üzemzavar esetén biztosítja a hiba 24 órán belül történı kijavítását. VII. Záró rendelkezés A szabályzat 2011. május 30-án lép hatályba, hatályba lépésének napján a 306/2001. (06.21.) számú Közgyőlési határozattal elfogadott Pályázati Szabályzat hatályát veszti. Pécs, 2011. ……………………..
14
dr. Páva Zsolt polgármester
dr. Lovász István jegyzı
Záradék: A Szabályzatot a Közgyőlés ………………… számú határozatával elfogadta.
dr. Lovász István jegyzı
15
