Systémy pro vedení spisové služby využívané státní správou v ČR. Analýza stávajícího stavu a vývoje

SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o.

Bakalářský studijní program:

Ekonomika a management

Studijní obor:

Ekonomika veřejné správy a sociálních služeb

Systémy pro vedení spisové služby využívané státní správou v ČR. Analýza stávajícího stavu a vývoje.

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Autor:

Šárka GRUSOVÁ, DiS.

Vedoucí bakalářské práce:

Mgr. Milan KŘÁPEK, Ph.D.

Znojmo, 2016

Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Systémy pro vedení spisové služby využívané státní správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje vypracovala samostatně pod odborným vedením Mgr. Milana Křápka, Ph.D., a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární a odborné zdroje.

Ve Znojmě dne 29. 4. 2016

_______________________ Šárka Grusová

Poděkování Zde bych velmi ráda poděkovala svému vedoucímu Mgr. Milanovi Křápkovi Ph.D. za pomoc při zpracování bakalářské práce, poskytnuté rady, za odbornou konzultaci a doporučení. Dále mé poděkování patří rodině a přátelům, kteří mi poskytli podporu při realizaci bakalářské práce.

Abstrakt Bakalářská práce se zaměřuje na problematiku systémů pro vedení spisové služby a analýzu firem jak v České republice, tak i na Slovensku, které poskytují informační systémy pro spisovou službu. Práce je rozdělena na dvě části, a to část teoretickou a praktickou. Teoretická část se zabývá legislativou, týkající se tohoto tématu. Dále vymezuje základní pojmy, které jsou důležité pro obor spisové služby. V další části je popsána definice dokumentu, jeho podoby a nechybí ani popis životního cyklu dokumentů ve spisové službě. Jedna z kapitol v teoretické části je věnována e-governmentu v České republice, kde jsou zahrnuty informace o základních registrech veřejné správy a také o datových schránkách. Praktická část analyzuje obecné kroky, které jsou potřeba k vytvoření datové schránky, díky které je možné opatřit potřebná data od organizací státní správy. Další kapitolu tvoří analýza systémů pro vedení spisové služby, které nabízí firmy v České republice, ale jsou zanalyzovány i firmy na Slovensku. V závěru práce je uvedeno zhodnocení spisové služby, kdy je vycházeno z vlastních zkušeností, které byly získány při návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou spisovou službu. A dále je zde navrženo řešení, které spočívá ve vytvoření webové stránky www.spisovka.org, kde bude zveřejněn seznam veškerých firem v České republice nabízející informační systémy pro vedení spisové služby a budou zde uvedeny i jejich uživatelé pro případné kontakty a získání referencí. Klíčová slova: Spisová služba, státní správa, informační systém, dokument, spis, analýza informačních systémů Abstract This Bachelor thesis deals with system issues of managing record services and analysis of companies that provide information systems for record services in Czech Republic and Slovakia. The thesis is split into theoretical and practical part. Theoretical part describes the legal issues of this topic and further breaks down basic concepts, important for the record services sphere. This part also contains the definition of a document, its form and description of documentation’s life cycle within record services. One chapter is dedicated to e-government in Czech Republic, including information about basic public administration registry and databanks. Practical part analyses general steps needed to set up databanks, which then serve to gain important data from governmental organization. Further chapters analyze systems for

record services management offered by companies in Czech Republic and Slovakia. In the thesis’s conclusion is an evaluation of record service, based on personal experience from visiting companies that use electronic record service for cycling documents. A solution is offered at the end in form of creating a website called www.spisovka.org, where all Czech Republic’s companies offering systems for record service management will be listed along with system’s users’ contact information for future reference. Keywords Electronic record management system, government, information system, document, file, analysis of information systems

Obsah 1

Úvod .................................................................................................................................. 10

2

Cíl práce a metodika .......................................................................................................... 12

3

Teoretická část................................................................................................................... 13 3.1

Archivní a spisová služba .......................................................................................... 13

3.1.1 3.2

Vymezení pojmu dokument ....................................................................................... 17

3.2.1

Analogový dokument ......................................................................................... 18

3.2.2

Digitální dokument ............................................................................................. 19

3.2.3

Konverze............................................................................................................. 20

3.3

Vytváření elektronických dokumentů ........................................................................ 21

3.3.1

Datové formáty ................................................................................................... 21

3.3.2

Uznávaný elektronický podpis ........................................................................... 25

3.3.3

Kvalifikované časové razítko ............................................................................. 26

3.4

E-government v České republice ............................................................................... 26

3.4.1

Základní registry veřejné správy ........................................................................ 27

3.4.2

Datové schránky ................................................................................................. 30

3.5

Životní cyklus dokumentů ve spisové službě ............................................................ 30

3.5.1

Příjem dokumentů .............................................................................................. 31

3.5.2

Evidence dokumentů .......................................................................................... 32

3.5.3

Oběh dokumentů a spisů .................................................................................... 33

3.5.4

Vyřizování dokumentů a tvorba spisů ................................................................ 33

3.5.5

Vytváření a podepisování dokumentů ................................................................ 34

3.5.6

Odesílání dokumentů .......................................................................................... 34

3.5.7

Ukládání dokumentů a spisů .............................................................................. 35

3.6 4

Základní pojmy ................................................................................................... 14

Shrnutí teoretické části ............................................................................................... 35

Praktická část..................................................................................................................... 37 4.1

Analýza spisových služeb ve státní správě ................................................................ 37

4.2

Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR ........................ 46

4.3

Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR ............................................. 52

4.4

Praktické vlastnosti elektronické spisové služby ....................................................... 53

4.4.1

Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací ........................................ 53

4.4.2

Čárové kódy na příchozích dokumentech .......................................................... 54

4.4.3

Čárové kódy na vlastních dokumentech ............................................................. 55

4.4.4

Čárové kódy na odchozích obálkách .................................................................. 55

4.4.5

Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně ................................. 56

4.4.6

Napojení datové schránky organizace na spisovou službu ................................. 56

4.4.7

Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu ............................ 57

4.4.8

Elektronické podpisy na dokumenty .................................................................. 58

4.4.9

Předávání dokumentů do spisovny ..................................................................... 58

4.4.10

Jednodušší vyřazování dokumentů ..................................................................... 59

4.4.11

Napojení na centrální registry ............................................................................ 60

4.4.12

Integrace agendových systémů ........................................................................... 60

4.5

Webová aplikace www.spisovka.org ......................................................................... 61

4.6

Budoucí vývoj spisové služby ................................................................................... 62

5

Závěr.................................................................................................................................. 64

6

Seznam použité literatury .................................................................................................. 66

7

Seznam obrázků a grafů .................................................................................................... 69

8

Seznam příloh.................................................................................................................... 70

1 Úvod Tématem této bakalářské práce jsou Systémy pro vedení spisové služby využívané státní správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje. Spisová služba je nedílnou součástí dnešní doby, kdy nejen na úřadech, ale i v menších firmách roste počet přijatých a odeslaných dokumentů, které je nutné evidovat. Evidence s narůstajícím počtem jak elektronických, tak i písemných dokumentů je čím dál těžší a zabírá zaměstnanci, který má tuto práci na starosti příliš mnoho času. Uživatelé spisové služby budou mít tedy zajištěnou správu dokumentů, jak analogových, tak elektronických dokumentů a získaný volný čas mohou vynaložit na jinou potřebnou práci. Správa dokumentu je vedena po celou dobu životního cyklu dokumentu, který začíná přijetím písemnosti, pokračuje vyhotovením, podepsáním a končí vyřazením a skartací nebo předáním do archívu. Spisovou správu je tedy možné označit jako kompletní péči o dokumenty, která je nezbytná pro předání do příslušného archívu. Základním právním předpisem pro výkon spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon byl již několikrát novelizován. Dalšími důležitými právními předpisy, kterými je nutné se řídit v oblasti spisové služby je vyhláška ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a dále vyhláška ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Vlastní práce byla rozdělena na několik kapitol. Začátek práce je věnován archivní a spisové službě, kdy obsahem je především vysvětlení základních pojmů spjaté s touto problematikou. Jsou zde například vysvětleny pojmy jako archiválie, číslo jednací, původce, skartační znak nebo spisový řád. Dále je vysvětleno, co je dokument dle platné legislativy ve spisové službě, jelikož v praxi je zaznamenáno okolo tisíce definic pro pojem dokument. Je možné se s dokumentem setkat v trestním řádu, zákoně o účetnictví nebo i v občanském soudním řádu. V oblasti spisové služby se uživatelé setkávají s analogovými a digitálními dokumenty. Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný. Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo datová zpráva.

10

Část třetí kapitoly popisuje co je to e-government a jak funguje v České republice. Jde tedy o jakýsi systém propojení veřejné správy s vládou a firmami a je tak možné dosáhnout lepšího poskytování informací a služeb a zlepšení spolupráce. S tímto okruhem souvisí i základní registry veřejné správy, které jsou považovány za podstatnou část e-governmentu. V České republice jsou čtyři základní registry a to registr obyvatel, registr osob, registr územní identifikace a registr práv a povinností. Podstatnou součástí e-governmentu jsou datové schránky, které nám zaručují dostupnost různých dat a dokumentů mezi registrovanými uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky mohou být posílány různé žádosti, stížnosti a dokumenty. Teoretickou část zakončuje kapitola o životním cyklu dokumentů ve spisové službě. Jsou zde popsány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace, přes jeho oběh, vyřízení až po skartaci. Pro efektivnost práce je důležité, aby byly jednotlivé kroky dodržovány. Praktická část je zaměřena na analýzu spisové služby, kde byly osloveny organizace státní správy s dotazem, jaký používají software pro vedení elektronické spisové služby a která firma jim ho dodává. Součástí praktické části je i analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR a analýza systémů pro vedení spisové služby na Slovensku. V praktické části byly využity i mnou získané informace z návštěv v organizacích, ve kterých je zavedena spisová služba. Informace se týkají vlastností systému, které z mého pohledu ulehčují práci zaměstnancům na daném úseku v organizaci.

11

2 Cíl práce a metodika Dílčím cílem této bakalářské práce je získání teoretických poznatků na základě literární rešerše, kdy budou následně tyto teoretické poznatky využity k vysvětlení základních pojmů týkající se nejen spisové služby, ale i e-governmentu v České republice či životního cyklu dokumentů. Hlavním cílem práce je proniknout do problematiky spisové služby a zjistit, jak funguje spisová služba v reálném prostředí organizace. Další cíl spočívá v získání odpovědí na to, jaký systém používají dotazované organizace státní správy pro spisovou službu a která firma jej dodává. Odpovědi bude potřeba získat prostřednictvím datové schránky, která bude zřízena právě na to, abych i já byla schopna dotaz odeslat skrze datovou schránku. Aby bylo možné dotaz odeslat, je zapotřebí zajistit kontaktní údaje organizací a to především jejich ID datové schránky. Na základě obdržených odpovědí bude zpracována analýza, která přinese přehled o firmách, jenž poskytují informační systémy pro vedení spisové služby především v České republice. Poslední cíl spočívá v navrhnutí a realizaci webové stránky s adresou www.spisovka.org. Na této stránce bude zveřejněn seznam organizací využívající spisovou službu, soupis firem, které nabízejí software pro vedení spisové služby a názvy těchto produktů.

12

3 Teoretická část V teoretické části práce jsou vysvětleny důležité základní pojmy, týkající se celkového obsahu práce. Zaměří se na problematiku archivní a spisové služby, v rámci které je objasněno několik základních pojmů týkajících se tématu bakalářské práce. Dále pojednává o pojmu dokument a jeho analogové a digitální podobě. Podkapitolu digitálního dokumentu tvoří i datové formáty, které může mít. Další kapitola se věnuje e-governmentu v České republice. S touto kapitolou souvisí i základní registry a datové schránky, které jsou zde také zmíněny. V poslední řadě bude popsán životní cyklus dokumentu.

3.1 Archivní a spisová služba Pod pojmem archivní služba je možné si představit soubor veškerých činností, zásad a pravidel, které souvisejí s ochranou, evidencí, přejímáním, soustřeďováním, odborným zpracováním, ukládáním, zpřístupňováním a využíváním archiválií (Bittner, 1998, s. 9). Dá se říct, že archivní služba je úzce propojena se službou spisovou, jelikož ta prostřednictvím skartačního řízení přechází v archivní. Dalším spojením je tzv. archivní dohled nad spisovou službou. Ten je prováděn prostřednictvím archivu a to pouze ve státní správě, školství, samosprávě, justici a dalších organizací, které jsou financovány ze státního rozpočtu. Soukromé organizace si o dohled nad spisovou službou žádají, dle jejich uvážení. Z hlediska archivní služby se za spisovou službu považuje zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností, případně i jiných dokumentů v kanceláři, úřadě nebo instituci (Kuntová a Kunt, 2002, s. 3). Základní právní předpis pro spisovou službu je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Dalším předpisem, kterým je nutné se řídit v této oblasti, je vyhláška ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a dále vyhláška ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě (Urbanová, c2012). Jak je uvedeno v zákoně o archivnictví a spisové službě, spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky (Zákon č. 499/2004 Sb., § 63). Spisovou službu je tedy možné charakterizovat jako předarchivní péči o dokumenty, kterou ze zákona musí původci zajišťovat.

13

Podle zákona č. 499/2004 Sb. §63 odstavec 1 spisovou službu vykonávají: -

organizační složky státu,

-

ozbrojené síly,

-

bezpečnostní sbory,

-

státní příspěvkové organizace (financované přímo ze státního rozpočtu),

-

státní podniky,

-

vysoké školy,

-

zdravotní pojišťovny,

-

veřejné výzkumné instituce,

-

právnické osoby zřízené zákonem,

-

kraje,

-

hlavní město Praha,

-

obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

-

městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem.

Původci vybraní v zákoně, kteří vedou spisovou službu, se označují jako určení původci. Téma této práce se vztahuje ke státní správě v ČR, takže podle určení původců výše, se v práci zaměřím na veřejnoprávní původce. Jak uvádí Bittner (1998, s. 17) zlepšení a vedení spisové služby, jak ve státní správě, tak i v ostatních organizacích, umožnilo vybudování informačních systémů. S ohledem na to, že spisová služba pracuje s písemnostmi, informacemi původce a dokumenty, které byly pořízeny různými technologiemi, není jen souborem pracovních úkonů, ale vystupuje spolu s organizačními, technickými a finančními prostředky, jako ucelený informační systém.

3.1.1 Základní pojmy V každé specializované oblasti lidské činnosti se vyskytují termíny, které jsou obecně, nepříliš známé nebo mohou nabývat jiný význam. V této kapitole budou vysvětleny důležité pojmy z oblasti spisové služby a jejich význam v tomto oboru. Agendový informační systém – elektronický systém spisové služby určený ke správě dokumentů v samostatných evidencích podle právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové 14

služby (NSESSS1, s. 3). Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech definuje agendový informační systém jako informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy (Zákon č. 111/2009 Sb., §2 písm. e). Archiválie – dokument, který se uchovává v archivu a obvykle se jedná o písemnost. Podle zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) jde o takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Archiv – instituce, která slouží k ukládání archiválií a péči o ně (Zákon č. 499/2004 Sb., §2 odst. e). Autenticita – je v kontextu spisové služby vlastnost dokumentů charakterizující jejich originální původnost a věrohodnost. Autentický dokument je pokládán za pravý, aniž by byla zkoumána jeho důvěryhodnost (NSESSS, s. 3). Číslo jednací – tímto číslem se označuje dokument, který byl zaevidovaný v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 11). Číslo jednací je evidenční znak dokumentu v rámci evidence dokumentů, jehož tvar vychází z požadavků jiných právních předpisů (NSESSS, s. 3). Datový balíček SIP (Submission Information Package) – sada metadat entit, popřípadě celých komponent. Datový balíček SIP je prostředkem pro předávání dokumentů v digitální podobě anebo metadat dokumentů v analogové podobě do digitálního archivu nebo do elektronické spisovny určené pro střednědobé uložení dokumentů (NSESSS, s. 3) Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. e). Dokument se obvykle skládá z více částí. Například z průvodního dopisu a příloh. Dokument může být zaznamenán na jakémkoliv médiu

1

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

15

a v jakémkoliv formátu. Dokument musí být trvalý a neměnný. V elektronické spisové službě může být kompletně zaznamenán pouze digitální dokument. Analogový dokument má zaznamenány pouze metadata protože dokument v analogové podobě je pevně spjatý se svou fyzickou podobou na nosiči mimo elektronický systém (NSESSS, s. 5). Hlavička metadat – část metadat entity (dokument, spis), která zůstane zachována i po zničení nebo přenosu entity, aby bylo jasné, že daná entita byla v systému spisové služby zpracována (NSESSS, s. 6). Jednoznačný identifikátor – identifikátor je s entitou jednoznačně spjatý v metadatech entity ve spisové službě. Identifikátor je v celém systému jedinečný a nemůže být použit pro více entit. Jednoznačný identifikátor obsahuje označení původce nebo jeho zkratku ve formě alfanumerického řetězce. Poměrně často se jednoznačného identifikátoru využívá v čárovém kódu umístěném na dokumentu pro jednodušší nalezení a identifikaci entity v systému spisové služby (NSESSS, s. 7). Elektronický podpis – je vytvořen pro určitá data, který kompenzuje vlastnoruční podpis. K důvěryhodnosti elektronicky podepsaného dokumentu je využíván digitální certifikát a certifikační autorita. Původce – dle zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) je každý, z jehož činnosti vznikl dokument. Skartační lhůta – doba, během které musí být dokument uložen u původce (Zákon č. 499/2004 Sb., §2 písm. s). Lhůta je definována v celých letech a počítá se od 1. ledna následujícího roku od spouštěcí události (Vyhláška č. 259/2012 Sb., §15 odst. 4). Skartační znak – tímto znakem se označuje dokument, pomocí něhož je dokument posuzován ve skartačním řízení. Existují 3 skartační znaky. Skartační znak „A“ je označení pro dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie, jež bude trvale uložena v archivu. Skartační znak „S“ je označení pro dokument bez trvalé hodnoty a po skartačním řízení bude zničen. Skartační znak „V“ je označení pro dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a bude rozhodnuto, jestli se jedná o dokument se znakem A nebo S. 16

Skartační řízení – proces, během kterého jsou vyřazovány dokumenty s uplynulou skartační lhůtou a nadále nejsou potřebné pro činnost původce. Dokumenty jsou zpracovány podle přiřazených skartačních znaků. Spis – vzniká spojením dokumentů, které patří ke stejnému předmětu (věci). Ke každé věci se zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy (Zákon č. 500/2004 Sb., § 17 odst. 1). Spisový znak – označení, podle kterého se zařazují dokumenty do věcných skupin, aby bylo možné je v budoucnu vyhledat, uložit nebo vyřadit. Plně určený spisový znak je kompletní výpis podle spisového plánu organizace prostřednictvím dědění spisových znaků z předchozích entit v hierarchii (NSESSS, s. 11). Spisovna – místo určené k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. s). Dokumenty/spisy jsou do spisovny předány po vyřízení do doby uplynutí jejich skartační lhůty. Spisovna umožňuje výpůjčky uživatelům s dostatečným oprávněním. Výpůjčky schvaluje pracovník spisovny na stanovanou dobu, po kterou si uživatel dané dokumenty/spisy může vypůjčit. Spisový řád – vnitřní předpis, v němž jsou stanovena pravidla pro zacházení s dokumenty a skartační řízení. Podle § 66 odst. 1 zákona č.499/2004 Sb. jej vydávají určení původci. Jsou v něm stanoveny veškeré operace s dokumenty (příjem, třídění, označování, evidence, rozdělování, vyřizování, oběh, vyhotovování, odepisování, odesílání, ukládání a vyřazování). Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami (Zákon č. 499/2004 Sb., § 66 odst. 2).

3.2 Vymezení pojmu dokument Přímou definici dokumentu obsahuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. V tomto zákoně (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) je stanoveno, že dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena 17

původcem nebo byla původci doručena. Ve Sbírce zákonů je však možné narazit na dalších zhruba 1000 definicí pojmu dokument, jako je tomu například v trestním řádu, občanském zákoníku, zákoně o účetnictví nebo v občanském soudním řádu. V těchto platných právních předpisech jsou používány termíny příbuzné, jako například písemnost, datová zpráva nebo listina. S ohledem na vztah k evropskému právnímu prostoru je zapotřebí se pohlédnout i na odborný překlad pojmů dokument a záznam. Tedy anglický termín „document“ je přeložen do českého práva jako záznam a obdobně anglický termín „record“ je přeložen jako dokument (West, 2005, s. 57). Dokument se skládá z komponent. Hlavní komponenta je průvodní dopis, žádost, smlouva atd. a zbylé komponenty jsou přílohy. Přílohy jsou hierarchicky podřízené průvodnímu dopisu. Součástí dokumentu mohou být i zpodobnění, což jsou třeba překlady a u nich už je obtížné určit místo v hierarchii. Struktura dokumentu nemusí být tedy vždy striktně hierarchická (Lechner, 2013, s. 38). U dokumentu ve spisové službě je důležitá historie dokumentu. Historie se zaznamenává do transakčního protokolu a je v něm možné dohledat celou historii dokumentu od jeho vzniku, přes oběh v organizaci, po vyřízení, uložení a skartaci. Mezi významné atributy dokumentu patří (Lechner, 2013, s. 37–38): a) informační hodnota – dokument je nositelem informace, která má svou hodnotu, b) stálost – dokument je neměnný a stálý, c) jazyk – dokument bývá vyjádřen v určitém jazyce, d) strukturovanost – dokument mívá vnitřní strukturu, která je závislá na jeho určení, povaze a okolnostech vzniku, e) ucelenost – s dokumentem se nakládá jako s jednotkou, jako s celkem, který může být dělen pouze v rámci určitých procesů zpracování, f) funkční zabarvení – velmi významným atributem je také funkce dokumentu, která je určující pro mnoho jeho specifických vlastností.

3.2.1 Analogový dokument Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný. Dnes máme většinou na mysli dokument, který je napsaný na papíře, ale to je jenom podmnožina analogových dokumentů. Analogový dokument je i umělecké dílo v galerii, nápis vytesaný do kamene nebo filmový pás. Různé typy analogových nosičů mají různou trvanlivost 18

a stálost. Například text vytesaný do kamene je odolný vůči povětrnostním podmínkám, řadě chemikálií nebo hrubému fyzickému násilí, takže z pohledu trvanlivosti informace na něm uložené, je to vhodný nosič. Naproti tomu papír stačí namočit a informace je nenávratně poškozena. Přesto má papír výhodu v tom, že jeho vytvoření nebo kopie je podstatně jednoduší než u kamene. Analogové dokumenty je nutné uchovávat v prostředí, které je optimální pro co nejdelší životnost dokumentu. Ideální jsou prostory se stálou teplotou a nízkou vlhkostí. Nad dokumenty by neměly vést odpady, které by mohly prasknout a prostor pro uložení by měl být vybaven práškovými hasicími přístroji, nikoli vodními (Lechner, 2013, s. 15–24).

3.2.2 Digitální dokument Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo datová zpráva. Digitální dokument má daný formát, který lze takto zpracovat a reprodukovat. Elektronický dokument není závislý na nosiči a lze zobrazit pouze pomocí technických zařízení a určitého softwaru. Z důvodu nezávislosti na materiálním nosiči, neexistuje u tohoto typu dokumentu jedinečný originál. Odlišnost analogových a elektronických dokumentů je možné shlédnout v jejich zpřístupnění pro naše smyslové snímání. Lechner (2013, s. 42) uvádí jako příklad analogový dokument, který je zaznamenaný na klasické filmové pásce – tento dokument je možné si prohlédnout přímo držíc jej ve vlastních rukách, ale pravý obsah si uvědomíme, až po vložení do promítacího přístroje a sledování promítaného rozpohybovaného obrázku na plátně. Elektronický dokument, jenž je zaznamenán na technický nosič dat, nemůže být přečten, jestliže nepoužijeme k tomu určený přístroj. Zpravidla to bývá počítač, který je vybaven čtečkou daného nosiče, monitorem na kterém uvidíme digitalizovaný obsah, jehož podobu nám dekóduje potřebný program. Elektronické dokumenty nejsou o nic méně skutečné, než dokumenty analogové. Pouze je třeba porozumět jejich možnostem, adaptovat je a pak již jen těžit z výhod, které skutečné a úplné využití elektronických dokumentů přináší (Lechner, 2013, s. 43). V následující tabulce č. 1 je uvedeno srovnání některých vlastností listinných a elektronických dokumentů.

19

Tab. 1 Srovnání některých vlastností listinných a elektronických dokumentů Listinný dokument Elektronický dokument - lze přímo napsat na - vytváření pomocí technických hmotný nosič nástrojů Ochranné prvky - pouze pomocí vlastních - zprostředkovaně pomocí smyslů technických nástrojů Přístup k originálu - podpis - uznávaný elektronický podpis - úředně ověřený podpis - kvalifikovaná elektronická - pečeť značka - razítko - elektronické časové razítko - další ochranné prvky použité například na bankovkách Přístup k ochraně - když chrání originál, - když chráním originál, chráním nosič chráním data - když zničím originál, jiný - když zničím originál, nikdy už nemůže být nevím, byl-li poslední nebo jich jsou ještě tisíce kdekoliv uloženy Zdroj: Lechner, 2013, s. 43 Atribut Čtení

Digitální dokument je vždy uložen na nějakém paměťovém médiu. Tyto média jsou pevné disky serverů/pracovních stanic, CD, DVD, USB disky, magnetické pásky, paměťové karty a mnoho dalších. Každé toto médium je technická komponenta, která se může poškodit, a to jak opotřebením, tak chybou hardwaru nebo softwaru. Je tedy nutné důsledně dbát na zálohování všech těchto nosičů digitálních dat. Optimální je automatické zálohování, kdy není zálohování odkázané na akci uživatele, ale je prováděno automaticky na základě naplánovaných úloh systému. Pokud uživatelé používají elektronickou spisovou službu, kde jsou uloženy digitální dokumenty, tak je potřeba, aby se uložené dokumenty pravidelně zálohovaly na další servery, nejlépe v odloučené lokalitě. Pro případ, že by došlo například k požáru datového centra, kde by byly servery jak samotné spisové služby, tak servery se zálohou. Potom by mohlo dojít k nevratné ztrátě všech dat.

3.2.3 Konverze Digitální dokumenty mohou vznikat přímo v digitální podobě anebo mohou být převedené do digitální podoby z analogového dokumentu. Při vytvoření skenu dokumentu je potřeba provést autorizovanou konverzi, kdy je k dokumentu přiložena ověřovací doložka. V doložce je zaznamenáno, kdo konverzi provedl a že naskenovaný dokument odpovídá originálu. Tuto konverzi je možné provádět přes portál CzechPoint. Tato konverze se provádí i při převodu

20

digitálního dokumentu na analogový. Dokument vzniklý konverzí, má stejné právní účinky jako ověřená kopie (Zákon č. 300/2008 Sb. § 22). Konverze se provádí z několika důvodů (Lechner, 2013, s. 208): -

praktické důvody – další zpracování dokumentu je snadnější v elektronické podobě,

-

neschopnost vytvořit přímo digitální dokument – určitý typ zařízení nám tiskne pouze na papír, ale pro práci je třeba jeho digitální podobu,

-

ochrana kulturního dědictví – jedná se o záchranu a zpřístupnění archiválií.

3.3 Vytváření elektronických dokumentů Jak pro čtení dokumentů, tak i pro vytváření elektronických dokumentů je zapotřebí patřičné vybavení. V této kapitole budou uvedeny postupy, kterými může elektronický dokument vzniknout. V zásadě jsou dvě možnosti, jak jej vytvořit. První z nich je, že elektronický dokument vznikne přímo v elektronické podobě anebo druhá možnost, že elektronickou podobu získá po převedení z analogové podoby konverzí. Tento proces se nazývá digitalizace (Lechner, 2013, s. 45). Jestliže se během vznikání dokumentu přímo v elektronické podobě využijí různé textové či tabulkové editory, lze tím ovlivnit kvalitu výsledného dokumentu.

3.3.1 Datové formáty Datový formát elektronických dokumentů je možné popsat i tak, že jde o deterministickou specifikaci určující, jak lze vlastnosti elektronických dokumentů převést do lineárního bajtového toku (Lechner, 2013, s. 46). S rychle rostoucím vývojem technologie se někteří obávají formátové krize. Cubr (2010, s. 50) mezi tato rizika řadí zastarávání formátu, otázky otevřenosti dokumentace formátu a podpory formátu. Preferovaným formátem, ve kterém se ukládají statické textové dokumenty, obrazové dokumenty a statické kombinované dokumenty je dle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 23) Portable Document Format/Archive (PDF/A), dále pro statické dokumenty se připouští formát Portable Network Graphics (PNG) nebo formát Tagged Image File Format (TIFF) anebo formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIG).

21

Datový formát PDF Datový formát vytvořila společnost Adobe Systems v polovině 90. let 20. století a jde o proprietární formát, který má však otevřenou dokumentaci (Lechner, 2013, s. 49). V praxi je možné se setkat s několika různými variantami formátu PDF, kdy běžný uživatel tyto různé verze na první pohled nerozezná. Avšak rozlišují se tím, jaké typy obsahu (obrázky, grafy, zvukový záznam, text) jsou v nich podporovány. Dle vyhlášky o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů (Vyhláška č. 193/2009 Sb., § 3) je vhodné dokumenty ve formátu PDF pro elektronické dokumenty vytvářet PDF ve verzi alespoň 1.4, protože teprve ta umožňuje integrovat elektronický podpis. V této oblasti se mohou uživatelé setkat i s formátem PDF/A. Tento formát označuje dokument, který je speciálně upravený pro dlouhodobou archivaci. Součástí PDF/A jsou i fonty, které jsou použity při zobrazování dokumentu, takže nedojde k situaci, kdy není možné dokument zobrazit, protože potřebný font není v počítači nainstalovaný. To se může stát například při pokusu zobrazení dokumentu na jiném operačním systému, který daný font neobsahuje (Linux vs. MS Windows). Datové formáty DOC a DOCX Většina uživatelů, ať v pracovním nasazení nebo v osobním životě potřebovala již někdy něco sepsat na počítači. A právě Microsoft Word je nejvíce rozšířený textový editor, jehož výsledkem jsou datové formáty DOC a DOCX. Jak formát DOC, tak i DOCX jsou typy dokumentů, které se řadí mezi prvotně používané formáty, v nichž jsou elektronické dokumenty vytvářeny. Ve vyhlášce o užívání a provozování informačního systému datových schránek (Vyhláška č. 194/2009 Sb., § 4) jsou tyto dva formáty souborů označeny jako povolené. Ale vyhlášky, které stanoví datové formáty pro archivaci elektronických dokumentů nebo autorizovanou konverzi dokumentů již uvedené formáty nepřipouští a pro statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty vyžadují formát PDF/A, nebo alespoň PDF (Lechner, 2013, s. 52). Dalším textovým editorem, ve kterém je možné tvořit a editovat datové formáty DOC a DOCX je LibreOffice Writer. Datový formát TXT Elektronický dokument s datovým formátem TXT je pouze textový formát. Po otevření tohoto dokumentu se zjistí, že jsou zde zaznamenány jen jednotlivé znaky. V historii v oblasti elektronizace komunikace patřil tento typ mezi prvotní, který akceptovali. Jeho nevýhoda v tom, že nemá žádnou specifickou vnitřní strukturu a nemůže v sobě obsahovat žádné 22

doplňkové informace (např. o barvě a velikosti písma, způsobu zarovnání odstavců), může být v některých případech právě naopak výhodou, protože díky tomu nemůže v sobě obsahovat ani přidaný obsah nebo počítačový program, jež je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných subjektem elektronický dokument přijímající (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 2). Datové formáty XML, ZFO a ISDOC XML je otevřený datový formát, který je nezávislý na konkrétní platformě nebo technologii. Jedná se o obecný značkovací jazyk, který byl standardizován konsorciem W3C (stará se o standardizaci formátů v rámci internetu vývojem protokolů a směrnic pro zajištění rozvoje webu). Obsahem XML dokumentu jsou XML značky, které zapouzdřují jednotlivé prvky. Jelikož se jedná o obecný formát je pro konkrétní použití definovat XSD schéma (XML Schema Definition), které určí, jaké značky se mohou v konkrétním dokumentu vyskytovat a jakých hodnot mohou nabývat (datové typy). Pro správné strojové zpracování je nutné, aby XML dokument přesně odpovídal XSD schématu, jinak není dokument validní a není ho možné korektně zpracovat. Podle vyhlášky 194/2009 Sb. Je XML přípustným formátem datové zprávy dodané do datové schránky, ale pouze za podmínky, že odpovídá veřejně dostupnému XSD schématu publikovanému příjemcem datové zprávy (Lechner, 2013, s. 53). Obrázek číslo 1 popisuje konkrétní XML dokument s informacemi o studentovi. Druhý obrázek vyjadřuje obecnou strukturu XML dokumentu z obrázku jedna. Podle obecné struktury jde vytvořit XML soubor k libovolnému studentovi.

Obr. 1 Příklad XML dokumentu <student id=“120072“> Šárka Grusová female

Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015

23

Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1 <xs:schema xmlns:xs=“http://www.w3.org/2001/XMLSchema“> <xs:element name=“student“> <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name=“firstname“ type=“xs:string“> <xs:element name=“lastname“ type=“xs:string“> <xs:element name=“gender“ type=“xs:string“> <xs:attribute name=“id“ type=“xs:integer“>

Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015 XML dokumenty mívají příponu .xml, ale není tak tomu vždy. Používají se i další přípony a to hlavně proto, aby operační systém mohl rozpoznat, jaký software použít pro otevření daného souboru v XML formátu. Příkladem takového XML souboru je ZFO, což je formát používaný jako kontejner zprávy z datové schránky. Pro otevření se používá software Form Filler od společnosti Software602. Formát ZFO se skládá ze tří částí: datová část, prezentační část a vrstva zabezpečení. Datová část obsahuje základní informace o formuláři, datové struktuře a vztazích mezi daty. Nemá vliv na zobrazení formuláře. Prezentační vrstva vychází z definice XSL-FO, který je rozšířen o další prvky. Přidává zejména definice formulářových polí a celých sekcí, jejich vlastnosti a chování. Propojuje přes datové vazby formulář s datovou strukturou. Každý formulář je elektronicky podepsán podle specifikace XML Signature, stejným způsobem mohou být podepsána i formulářová data (software602, c2009–2012). ZFO soubory jsou komprimované pro úsporu místa při posílání přes datové schránky, je tam omezená velikost souboru na 20 MB (Vyhláška č. 194/2009 Sb. §5). Dalším konkrétním typem XML souboru se ISDOC. Standard definuje následující typy dokumentů (Isdoc, c2014): -

daňový doklad – souhrnně označuje fakturu, opravný daňový doklad (dobropis), opravný daňový doklad (vrubopis), zálohovou fakturu (nedaňový zálohový list), daňový doklad při přijetí platby (daňový zálohový list), opravný daňový doklad při přijetí platby (dobropis daňového zálohového listu) a zjednodušený daňový doklad,

-

neplatební dokument.

24

Firmy z oblasti ERP a podnikových systémů se zavázali implementovat tento formát do svých systémů pro společný postup v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Dohoda byla podepsána na Ministerstvu financí ČR dne 16. 10. 2008. Tento formát se používá pro zasílání dokladů mezi jednotlivými ekonomickými systémy, pro zjednodušení práce s těmito dokumenty, jak u odesílatele, tak u příjemce. Není potřeba člověka, aby doklady přepisoval do systému, protože dojde ke strojovému zpracování a doklady jsou do systému načteny automaticky. To pomáhá k dosažení elektronizace agend. Dokumenty by měly být digitálně podepsané, aby se dalo ověřit, od koho přišly před strojovým zpracováním v systému. Existuje samozřejmě i spousta dalších specializovaných definicí souborů založených na XML. Obecnost XML formátu dovoluje definovat novou specifikaci pro jakýkoliv konkrétní typ dokumentu.

3.3.2 Uznávaný elektronický podpis Při používání digitálních dokumentů, je nutné ověřit identitu subjektu, který daný dokument vytvořil nebo upravil. K tomu slouží elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. V České republice jsou v současnosti tři akreditovaní poskytovatelé certifikačních služeb (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015): -

PostSignum,

-

První certifikační autorita,

-

eIdentity.

Pokud chce uživatel získat kvalifikovaný certifikát pro podepisování, musí se osobně dostavit s žádostí o vydání kvalifikovaného certifikátu a průkazem totožnosti na pobočku některého poskytovatele. Zde bude zaměstnancem poskytovatele ověřena jeho totožnost a bude mu vystaven certifikát. Tento certifikát musí mít uživatel pouze pod svým držením a nikomu nesmí sdělovat heslo nebo půjčovat token nutný pro podepisování. Při podepisování uznávaným elektronickým podpisem platí, že se podepisující osoba seznámila s obsahem dokumentu. Existuje i uznávaná elektronická značka, která je založena na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Rozdíl je však v tom že tímto certifikátem se dokument podepisuje za organizaci automatizovaně a nemusí být seznámen s obsahem dokumentu. Slouží k ověření, že dokument opravdu vznikl v dané organizaci (Zákon č. 227/2000 Sb., § 11 odst. 4). 25

Elektronický podpis funguje tak, že se z dokumentu vytvoří hash2. Ten se podepíše a tato informace se přidá k dokumentu. Pokud je dokument změněn, tak hash pro podepsání neodpovídá a podpis je tedy neplatný. Hash podepisuje program soukromým klíčem uživatele a veřejným klíčem poté probíhá ověření na druhé straně. Elektronický podpis tedy využívá asynchronní šifrování, kdy soukromým klíčem se šifruje a veřejným klíčem se dešifruje. Platnost vydaného certifikátu s klíči je jeden rok, poté je nutné certifikát vystavit nový.

3.3.3 Kvalifikované časové razítko Jedná se o datovou zprávu přiřazenou k dokumentu, vydanou kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb, jenž ho spojuje s časovým okamžikem a zaručuje, že dokument před tímto okamžikem existoval. Časové razítko je tedy platné, pokud nebyl dokument po vytvoření razítka změněn. Kvalifikovaným časovým razítkem lze prodloužit ověřitelnost elektronického podpisu na dobu delší než jeden rok. Časové razítko má platnost 3 roky, a pokud je potřeba prodloužit možnost ověření na delší dobu, tak se dokument musí přerazítkovat před vypršením předchozího razítka.

3.4 E-government v České republice Pojem e-government není možné přeložit do českého jazyka doslovně. Každý autor, každá instituce má ten svůj doslovný překlad a proto se pro tento pojem definice liší. Tento pojem lze chápat jako síť nástrojů, mechanismů a procesů, které jsou závislé na internetu, mobilních telefonech a ostatních informačních a komunikačních technologiích. Díky tomu pak funguje propojení veřejné správy s firmami a vládou. A je tak možné dosáhnout lepšího poskytování informací a služeb a zlepšení spolupráce. Nyní si uvedeme několik definic, které mají stejné jádro, ale liší se vysvětlením. Světová Banka definuje eGovernment jako využití informačních technologií (např. rozsáhlých počítačových sítí, Internetu, mobilních technologií) vládními úřady, takovým způsobem, že mají schopnost měnit vztahy s občany, firmami a jinými částmi vlády. Tyto technologie můžou sloužit různým způsobem. Jedná se např. o lepší poskytování veřejných služeb občanům, zlepšení spolupráce vlády se soukromým sektorem, posílení možností občanů získat přístup k informacím nebo efektivnější řízení vlády, díky menším možnostem korupčního chování,

2

Hash – funkce, která slouží k převodu vstupních dat do malého čísla.

26

zvýšené transparentnosti, vyššími příjmy anebo nižšími náklady tohoto aparátu (West, 2005, s. 8). I Lidinský má svoji teorii pro e-government - eGovernment je využívání informačních technologií veřejnými institucemi pro zajištění výměny informací s občany, soukromými organizacemi a jinými veřejnými institucemi za účelem zvyšování efektivity vnitřního fungování a poskytování rychlých, dostupných a kvalitních informačních služeb (Lidinský et al., 2008, s. 7). Dle Ministerstva vnitra České republiky myšlenkou tzv. eGovernmentu je správa věcí veřejných za využití moderních elektronických nástrojů, díky kterým bude veřejná správa k občanům přátelštější, dostupnější, efektivnější, rychlejší a levnější (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Jak píše Mates a Smejkal, realizace e-governmentu je nikdy nekončící proces. Stále se budou objevovat nové funkce, kde může být uplatňován, a také prostředky, jimiž bude realizován. Právo asi jen sotva může předcházet jeho regulaci a vždy ji bude dohánět (Mates a Smejkal, 2012, s. 47).

3.4.1 Základní registry veřejné správy Základní registry veřejné správy jsou považovány za podstatnou část e-governmentu České republiky. Základním právním předpisem, který upravuje tuto problematiku je zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, jenž stanovuje čtyři základní registry. Těmi jsou: základní registr obyvatel (dále jen registr obyvatel), základní registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci (dále jen registr osob), základní registr územní identifikace, adres a nemovitostí (dále jen registr územní identifikace) a poslední základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností (dále jen registr práv a povinností) (Zákon č. 111/2009 Sb., § 3). Referenční údaje v základních registrech jsou právně závazné a jsou pravidelně aktualizovány. Přístupy k základním registrům se zaznamenávají, takže není nutné mít obavy o naše osobní údaje. K těmto údajům se mohou dostat pouze ti, kteří mají zákonné opatření. Základní registry jako jeden ze základních pilířů eGovernmentu bez problémů fungují od roku 2012. Díky nim se zrychlila a zjednodušila řada agend a občané a firmy získali důkladnou kontrolu nad tím, kdo, kdy a proč využívá naše osobní údaje (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Obrázek níže vystihuje hlavní myšlenku při zavádění základních registrů a to takovou, že úřady nebudou obíhat lidé, ale dokumenty. 27

Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé

Zdroj: Český statistický úřad, c2012 Registr obyvatel Správcem registru obyvatel je Ministerstvo vnitra České republiky. Tento registr si vede referenční údaje - příjmení, jméno, datum narození a úmrtí, státní občanství, čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů nebo údaj o tom, zda má daná přístup k datové schránce o všech fyzických osobách v ČR. Fyzickými osobami jsou myšleni: všichni občané ČR, cizinci s povolením k pobytu v ČR, cizinci, kterým byl na území ČR udělen azyl a jiné fyzické osoby, o kterých daný právní předpis určí, že mají být uvedeny v registru obyvatel (Správa základních registrů, c2010–2015). Zavedením registru obyvatel vzniklo i několik přínosů jak pro občany, tak pro úředníky. Občané tak nepřijdou o svůj komfort a nemusí trávit většinu času na úřadě. Jestliže si občan potřebuje vyřídit žádost, může očekávat zkrácený proces během vyřizování. Pokud má občan 28

zřízenou datovou schránku a změní se mu referenční údaj, bude mu bezplatně zaslán výpis při každé jeho změně. Úředníci mohou zaznamenat přínosy jako: usnadnění jejich činnosti v souvislosti se získáváním a ověřováním údajů občanů, již nebudou muset váhat nad správností osobních údajů o občanech, nebude docházet k duplicitám a bude zajištěna jedinečnost referenčních údajů v Registru obyvatel (Správa základních registrů, c2010–2015). Registr osob Registr osob je spravován Českým statistickým úřadem a obsahuje základní identifikační údaje o subjektech, které mají identifikační číslo osoby a o jejich provozovnách a statutárních zástupcích (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Registr osob přiděluje všem osobám zapsaným v tomto registru identifikátor, o jehož žádost požádal editor. Tento identifikátor se nazývá identifikační číslo osoby. Editoři jsou oprávněni provádět veškeré zápisy do registru osob a dále mají povinnost zapisovat a pravidelně aktualizovat referenční údaje. Hlavní zdroje dat: obchodní rejstřík, rejstřík živnostenského podnikání a dále informační systémy nebo evidence vybraných ministerstev a ústředních orgány státní správy, profesní komory, obce, kraje nebo veterinární správa (Správa základních registrů, c2010–2015). Registr územní identifikace O správu registru územní identifikace se stará Český úřad zeměměřický a katastrální. Tento registr vede nereferenční údaje a to jako jediný ze všech registrů. Nereferenčními údaji jsou označovány tzv. technickoekonomické atributy budovy, kterými jsou např.: podlahová plocha v m2, počet bytů u stavebního objektu s byty, obestavěný prostor v m3, způsob vytápění či připojení na rozvod, vodovod nebo kanalizační síť (Zákon č. 111/2009 Sb., § 35). Obecně registr územní identifikace byl vytvořen k evidenci údajů týkající se územních prvků, územních evidenčních jednotek, adresách a také k vedení údajů o účelových územních prvcích. Jednotlivé prvky jsou zobrazovány na mapách státního mapového díla a digitálních mapách veřejné správy (Správa základních registrů, c2010–2015). Registr práv a povinností Registr práv a povinností obsahuje údaje o vykonávaných agendách a údaje o oprávněních k přístupu k údajům v ostatních registrech (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). V praxi to znamená, že pokud se kdokoliv a kdykoliv bude snažit získat nebo změnit údaj z registru, systém toto zhodnotí a posoudí, zda změnu či získání údajů povolí a také zjistí, jestli na to má z hlediska zákona právo. 29

3.4.2 Datové schránky Dle zákona č. 300/2008 Sb. § 2, je datová schránka zřizována a spravována Ministerstvem vnitra a jde o elektronické úložiště, které slouží k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících osob a právnických osob. Jelikož jsou datové schránky využívány k doručování úředních dokumentů, je důležité, aby byly důkladně zabezpečeny proti neoprávněnému vstupu. Nikdo si nesmí plést datové schránky s e-mailem. Datová schránka uživatelům zaručuje dostupnost informací (data, dokumenty) mezi registrovanými uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky mohou být posílány různé žádosti, stížnosti a dokumenty. Tedy takové dokumenty, které je možné převést z papírové podoby do digitální a naopak. Zprávy jsou v datové schránce uloženy pouze krátkodobě (90 dnů), pro účely zabezpečené komunikace (Mates a Smejkal, 2012, s. 169). Datovou schránku je možné zřídit bezplatně. K identifikaci schránky slouží identifikátor. Identifikátor není zaměnitelný s žádným jiným, který je využíván orgány veřejné moci (Zákon č. 300/2008 Sb. § 21). Datová schránka může být zřízena ze zákona nebo na základě žádosti. Ze zákona jsou datové schránky zřízeny orgánům veřejné moci, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku, právnickým osobám zřízeným na základě zákona, advokátům, daňovým poradcům, insolvenčním správcům, organizačním složkám podniků zahraničních právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku. Na základě žádosti mohou být datové schránky zřízeny fyzické osobě, fyzické osobě – podnikateli, právnické osobě, která není zapsána v obchodním rejstříku a orgánům veřejné moci v případech, kdy zřízení datové schránky slouží pro podřízené organizace (Zákon č. 300/2008 Sb. § 3–6).

3.5 Životní cyklus dokumentů ve spisové službě Tato kapitola se podrobněji zaměří na životní cyklus dokumentů ve spisové službě. Budou probrány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace až po skartačního řízení. Je nutné dodržovat jednotlivé kroky, aby všichni byli schopni efektivně pracovat s dokumenty. Hlavně vyhledávání dokumentů, protože to je v praxi poměrně častý problém. Je vycházeno především z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V podkapitolách vztahující se k životnímu cyklu dokumentů, se předpokládá, že je k dispozici funkční elektronická spisová služba, která splňuje veškeré požadavky podle platné legislativy.

30

3.5.1 Příjem dokumentů Hlavním místem pro příjem dokumentů v organizaci je podatelna. Organizace může mít podatelen více (např. pro budovy v různých lokalitách). Případně specializované podatelny pro příjem speciálních dokumentů (rozměrná umělecká díla). Ideálně by tedy všechny příchozí dokumenty měly projít přes podatelnu. Veřejnoprávní původce však nemůže odmítnout převzít dokument i mimo podatelnu. Potom je povinností přebírající osoby donést dokument na podatelnu, nebo sám provede řádné zaevidování dokumentu do spisové služby se všemi náležitostmi. Tato osoba musí mít v systému spisové služby přístup do modulu pro zaevidování příchozího dokumentu. První úkon co se musí při evidenci dokumentu udělat, je ověření, že dokument skutečně patří organizaci. Pokud je na zásilce špatná adresa, tak ji původce odmítne převzít. Pokud se zjistí později, že dokument nepatří původci, tak se tento problém vyřeší až v procesu vyřizování. Příjem u původce by měl být nastaven tak, aby byl dokument co nejrychleji zaevidován a zpracován a předán na útvar nebo osobu, která zodpovídá za vyřízení daného dokumentu. Příjem dokumentu může být fyzickým podáním, kterým může být přijat analogový dokument nebo digitální dokument na fyzickém digitálním nosiči. Na fyzických zásilkách je potřeba zkontrolovat zda nemají poškozený obal a případně to ihned reklamovat přepravci. Zásilky, které jsou adresované konkrétní osobě na prvním místě, se na podatelně nerozbalují, stejně jako tajné dokumenty (např. veřejné zakázky) a jsou předány konkrétní osobě k další identifikaci. Pokud se zásilka smí rozbalit, je zkontrolováno, zda je úplná a čitelná. Pokud je dokument nečitelný je potřeba to zanést do spisové služby a informovat o této skutečnosti odesilatele. Pokud je dokument na digitálním nosiči, tak je tento dokument nahrán do systému spisové služby. Program by měl sám ověřit, že dokument je ve formátu přijímaným původcem a neobsahuje škodlivý kód, který by mohl poškodit systém. Technický nosič typicky nezůstává součástí podání. Pokud předávající osoba požaduje potvrzení předání, vytiskne mu podatelna k dokumentu protokol o předání a potvrdí ho podacím razítkem s přesným datem a časem. (Kunt a Lechner, 2015, s. 89–93) Příjem dokumentu je možné i přes elektronickou komunikaci, tedy e-mailovou komunikaci půdovce nebo jeho datovou schránku. Systém spisové služby je napojený přímo na datovou schránku původce a oficiální e-mail podatelny. Datové zprávy z těchto kanálů jsou tedy automaticky načteny v systému a jsou nad nimi provedeny kroky ověření přijímaného datového

31

formátu dokumentu a test na obsah škodlivého kódu. Pokud obsahuje škodlivý kód nebo nepodporovaný datový formát, vyrozumí systém odesilatele. Zde je také nutné zkontrolovat, jestli je dokument opravdu určen původci a pokud ne, tak informovat odesilatele. Dále systém vyhodnotí elektronické podpisy a časová razítka dokumentu a uloží k dokumentu protokol o ověření s datem a časem ověření a s jakým výsledkem ověření dopadlo. V protokolu ověření musí být zaznamenáno minimálně: název akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, na jaké období byl certifikát vydán, jméno a firma držitele certifikátu a výsledek, datum a čas ověření. (Kunt a Lechner, 2015, s. 93–99) Příjem dokumentu může být podán i hlasovou komunikací nebo ústně. Podání může být učiněno i ústně do protokolu. Při podání vzniká nový dokument. Pokud podatel po zapsání dokument vlastnoručně podepíše, tak je s dokumentem nakládáno, jako by ho podal osobně. Dokument často vzniká na jednáních mimo podatelnu. Je však nutné ho zaevidovat do spisové služby přes podatelnu nebo ho uživatel zaeviduje sám jako příchozí dokument. K příjmu ústního podání může dojít i po telefonu, tady ale není možný vlastnoruční podpis. Je tedy nutné, aby byl podepsaný dokument doručený původci do pěti dnů. (Kunt a Lechner, 2015, s. 102–112)

3.5.2 Evidence dokumentů Evidence dokumentů v elektronické spisové službě zajišťuje sledování dokumentu během životního cyklu u původce. Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty vzniklé z činnosti původce a dokumenty doručené původci. U doručených dokumentů se provede ve spisové službě kontrola dokumentů a jejich třídění. Je u nich rozhodnuto, zda podléhají evidenci nebo ne. Poté jsou dokumenty označeny a zaevidovány. Označení dokumentu je jednoznačné spárování dokumentu se záznamem ve spisové službě. Označení dokumentu se provede buď, opsáním jednoznačného identifikátoru na dokument nebo nalepením čárového kódu, který reprezentuje jednoznačný identifikátor. Po zaevidování jsou dokumenty předávány na organizační jednotky a osoby, které mají dané dokumenty vyřizovat. Dále je sledován ve spisové službě oběh dokumentu, až do skartačního řízení. U dokumentu vzniklého u původce se postupuje tak, že se vytvoří záznam ve spisové službě a následně se k němu vytvoří samotný dokument. Ve spisové službě je potom možné vytvořený dokument nechat schválit nebo podepsat od dalších osob. To platí jak pro analogový, tak digitální dokument. Pokud se jedná o analogový dokument, tak se ve spisové službě evidují pouze metadata o oběhu dokumentů. U dokumentu digitálního je u záznamu uložený i samotný

32

schválený a podepsaný dokument. Když je dokument vytvářen přímo ze spisové služby, tak už se na něj automaticky zapíše jednoznačný identifikátor a další metadata ze záznamu ve spisové službě. (Kunt a Lechner, 2015, s. 114–116) U všech dokumentů se musí zaevidovat množství dokumentu. To je počet stran dokumentu a počet listinných příloh a počet stran jednotlivých příloh. U nelistinných příloh se eviduje počet a typ příloh (např. 2x DVD). Dále se při evidenci do spisové služby zadává odesilatel, datum a čas přijetí, stručný obsah dokumentu, informace zda jde o analogový nebo digitální dokument, identifikaci dokumentu v evidenci odesilatele. (Kunt a Lechner, 2015, s.117–119)

3.5.3 Oběh dokumentů a spisů Základní vlastností spisové služby je sledovat oběh dokumentu od jeho vzniku až po skartační řízení. Podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 12 je úkolem spisové služby zajistit sledování veškerých úkonů s dokumentem a musí u nich být uloženo, která osoba a kdy daný úkon provedla. Tyto data se ukládají do transakčního protokolu dokumentu/spisu ve spisové službě a je možné si jej kdykoliv v systému zobrazit, případně vytisknout, a zjistit jaké operace nad ním byly provedeny a kdy a kdo je provedl. Do transakčního protokolu se ukládají i informace o zobrazení dokumentu uživatelem, takže se dá zpětně dohledat, kdo do dokumentu nahlížel. U digitálních dokumentů obíhá se záznamem i samotný dokument. U analogového dokumentu obíhají ve spisové službě pouze metadata a ty zaznamenávají oběh fyzického dokumentu. U analogového dokumentu ve velké míře záleží na disciplinovanosti zaměstnanců, aby oběh zaznamenali i do spisové služby. Zaznamenání oběhu analogového dokumentu lze usnadnit třeba čárovými kódy na dokumentu, kdy uživatel načte čtečkou čárový kód a systém mu vyhledá patřičný záznam a uživatel poznačí, jakou operaci s dokumentem provedl. (Kunt a Lechner, 2015, s. 147–149)

3.5.4 Vyřizování dokumentů a tvorba spisů Základem spisové služby je vyřizování dokumentů. Vyřízení provádí zpracovatel, což je osoba zodpovědná za přípravu odpovědi. Podkladem pro vyřízení je podání externím subjektem, přidělený dokument vzniklý uvnitř organizace původce a zpracovatelem zaznamenaná informace. Podkladem může být stížnost, podnět, žádost o poskytnutí informací atd. Zpracovatel má ve vnitřní směrnici definované lhůty pro vyřízení. Spisová služba se mu to pokouší ulehčit tím, že má v sobě nastavené lhůty pro vyřízení pro různé typy dokumentu a zpracovatele upozorní na konec termínu. Zpracovateli může být dokument předán k vyřízení, 33

k vyjádření, ke zpracování stanoviska nebo k vzetí na vědomí. Veškeré tyto akce jsou u dokumentu uložené, pokud byly provedeny. Zpracovatel musí mít takové znalosti, informace a prostředky, aby mohl přidělený dokument vyřídit. Musí mít tedy přístup do ostatních informačních systémů původce, pokud jsou v nich data pro správné vyhodnocení dokumentu. Při vyřizování se zakládá spis, do kterého se vkládá iniciální dokument, další dokumenty k dané věci a odpovědi na iniciální dokument. Zákon č. 499/2004 Sb. § 65 říká, že všechny dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis. Jako poslední se do spisu vkládá stejnopis vyřizujícího dokumentu. Každý spis musí mít jednoznačný identifikátor v systému. Ve spisu mohou být jak analogové dokumenty, tak digitální dokumenty (Kunt a Lechner, 2015, s. 154–159).

3.5.5 Vytváření a podepisování dokumentů Hlavním způsobem vyřízení je vytvoření jiného dokumentu, který musí být vložený do stejného spisu, jako dokument na který se odpovídá. Dokument může být vyhotoven jako analogový. Potom musí být vytvořen ve dvou kopiích, které se před odesláním obě fyzicky podepíší, a jedna kopie se odešle a druhá se ponechá založená ve spisu u původce, aby se dalo zjistit, co bylo odesláno a šlo pak se spisem provádět skartační řízení. Kdyby tam dokument chyběl, tak by při skartačním řízení nastaly komplikace. Pokud je tvořen digitální dokument, tak se vloží do spisové služby (nebo se tam ideálně přímo vytvoří) a předá se na odsouhlasení a elektronický podpis. Všechny elektronické podpisy by měly být provedeny uznávaných elektronickým podpisem. Nejlépe je ještě připojit otisk kvalifikovaného časového razítka, aby bylo prokazatelné, kdy byl daný dokument podepsán. Za každé kvalifikované časové razítko se ovšem musí platit, takže razítkovat všechny dokumenty je finančně náročnější. (Kunt a Lechner, 2015, s. 173–178)

3.5.6 Odesílání dokumentů Ten, kdo s dokumenty pracuje, je může odesílat fyzicky jako zásilky nebo elektronicky v podobě zpráv. Každé odeslání musí jít přes výpravnu. Většinou se jedná o stejné pracoviště jako podatelna. Fyzické zásilky pracovník donese na výpravnu, předtím však musí ve spisové službě vytvořit vypravení dokumentu, ve kterém určí, komu má být zásilka nebo zpráva odeslána a jakým typem odeslání (českou poštou doporučeně, českou poštou obyčejně, do vlastních rukou nebo i kurýrem). Pokud se odesílá digitální dokument, tak před odesláním musí být převedený do výstupního formátu. Když je dokument i podepsaný tak se do výstupního formátu musí převést před podpisem a razítkem, protože pozdější převod by vedl ke zneplatnění 34

podpisu a razítka. Na výpravně se jim ve spisové službě zobrazují záznamy vypravení, ale nevidí konkrétní dokumenty, takže zde nedojde k nechtěnému úniku informací. Pokud se neshoduje typ vypravení ve spisové službě s fyzickou zásilkou, tak jej výpravna vrátí zpět uživateli, který ji vytvořil. Pokud je vše v pořádku, tak výpravna po kontrole záznamy vypraví. U analogových dokumentů posílaných přes Českou poštu, je nutné mít vytvořený poštovní podací arch. Bez toho, pošta dané zásilky nepřijme. Program generuje tento arch automaticky na základě vypravených a ještě neposlaných zásilek. Zaměstnanec může dokument předat i osobně, pokud si pro něj například někdo přijde k němu do kanceláře. Je ale nutné, aby vytvořil vypravení typu osobního předání a zaznamenal do spisové služby datum a čas předání. (Kunt a Lechner, 2015, s. 183–190)

3.5.7 Ukládání dokumentů a spisů Po skončení aktivního života spisu nebo dokumentu se přesouvají do spisovny, kde čekají na skartační řízení. Hlavním důvodem je, aby se spisy a dokumenty nehromadily v příručních registraturách v kancelářích. Po předání do spisovny je samozřejmě možné dokumenty a spisy si znovu vypůjčit, pokud se daná věc opět otevřela. Před předáním do spisovny musí být každý dokument vyřízený a každý spis uzavřený. Předání se provádí přímo v systému spisové služby, kde se předávají záznamy i s digitálními dokumenty, které musí být převedené do výstupních formátů. Analogové dokumenty a spisy se předávají roztříděné v archivačních jednotkách (nejčastěji krabice). Před předáním musí být zkontrolována kompletnost spisů a každému spisu musí být přiřazen spisový znak, který určuje, jak dlouhá je skartační lhůta a jaký je skartační znak. Předáním do spisovny začíná od 1. ledna příštího roku běžet skartační lhůta. (Kunt a Lechner, 2015, s. 196–205)

3.6 Shrnutí teoretické části V teoretické části práce byly definovány pojmy, které se týkají předarchivní péče o dokumenty. Bylo uvedeno, které subjekty musí spisovou službu vést. Subjekty mohou spisovou službu vést papírově nebo elektronicky. Praktická část bakalářské práce bude zaměřena na elektronicky vedenou spisovou službu, kterou vedou úřady státní správy. Jedna z kapitol teoretické části specifikovala dokument, jako základní entitu, která je nezbytná pro praktickou část. Důležitým prvkem pro vedení spisové služby je dokument. V praxi jsou používány dva typy dokumentů a to analogový a digitální dokument. S oběma typy se bude pracovat i v konkrétních případech spisových služeb ve státní správě. U dokumentů se teoretická část zaměřila na konverzi 35

dokumentů a podepisování dokumentů. Rozsáhlou kapitolu tvoří životní cyklus dokumentu z teoretického pohledu, tedy od jeho vytvoření nebo přijetí do organizace, přes zpracování, řazení do spisů, vyřízení, uložení do spisovny, až po skartaci. Dále byly popsány základní registry, které jsou v elektronické spisové službě na úřadech státní správy využívány pro získávání informací o protistraně, se kterou úřady komunikují. Odborné literatury k tomuto tématu je dostatek. A to především legislativy, jakožto zákonů a vyhlášek, které se váží k archivnictví a spisové službě. O něco méně už je odborné literatury od autorů, kteří se zabývají dlouhodobě problematikou archivnictví a spisové služby.

36

4 Praktická část 4.1 Analýza spisových služeb ve státní správě Cílem práce je zmapovat používaný software pro spisovou službu ve státní správě. Organizace státní správy, které budou osloveny, byly zjištěny ze stránek Portálu veřejné správy. Pro získání dat je využit zákon č. 106/1999 o přístupu k informacím a přes datovou schránku budou osloveny všechny organizace. Dotaz vůči těmto organizacím se bude vztahovat na to, jaký používají software pro vedení spisové služby a která firma jim ho dodává. Jako první krok bylo nutné vytvořit seznam organizací a k nim zajistit čísla jejich datových schránek. Příklad seznamu ministerstev v České republice můžete vidět na obrázku č. 4. Další část bylo nutné vyřídit na poště, na které mají CzechPoint a zažádat o vytvoření datové schránky fyzické osoby na mé jméno. V tomto případě byla žádost podána na poště ve Znojmě na Horním náměstí. Na poště po přiřazení správné žádosti byla tato žádost vyplněna. Za tři dny přišlo potvrzení z ministerstva vnitra, že datová schránka byla vytvořena. Podání žádosti i vytvoření datové schránky je bezplatné. Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek

Zdroj: vlastní zpracování 37

Jakmile byla datová schránka vytvořena, bylo započato posílání datové zprávy organizacím státní správy podle vytvořeného seznamu. Všem organizacím byla posílaná stejná zpráva (dokument) ve formátu PDF, jejíž ukázka je v příloze práce. Podle zákona o poskytování informací musel dokument obsahovat následující údaje: jméno, příjmení, datum narození a adresu místa trvalého pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty ve formě telefonu, e-mailu a ID datové schránky. Pro posílání a následné zpracování odpovědí byl využit program Datovka 4 od sdružení CZ.NIC. Bez tohoto programu by bylo zpracování takového velkého množství zpráv problém. Datové schránky poskytují pouze webové rozhraní a tam je operace odesílání pracnější a delší na provedení. Zprávy z datové schránky jsou po devadesáti dnech mazány a Datovka 4 zajistí uložení starších zpráv na pevný disk počítače. Zprávy byly odesílány každé organizaci zvlášť. Jelikož všichni příjemci jsou orgány veřejné moci, tak je odeslání na jejich datovou schránku zdarma. Podle zákona mohou organizace za zpracování odpovědi požadovat finanční náhradu. Protože byla požadována jednoduchá odpověď a to odpověď pouze na používaný software a firmu, která ho dodala, tak v drtivé většině případů žádnou finanční kompenzaci nechtěli. Ale našla se i výjimka a město Hodonín požadovalo uhrazení 10 Kč na jejich bankovní účet za zpracování a odeslání odpovědi. Tím, že jsou odpovědi odesílány přes datovou schránku organizace, je možné ušetřit nejen čas, ale i peníze. Ovšem u některých to tak neplatí. Jako příklad je možné uvést Kancelář Senátu České republiky, kdy ředitelka odboru vnějších vztahů a služeb odpověděla sice správně přes datovou schránku, ale o několik dní později, ta stejná odpověď přišla doporučeným dopisem. Posílat ten stejný dokument, akorát v tištěné podobě je zbytečné, stejně jako zaplacených 50 Kč za doporučený dopis výhradně do rukou adresáta. Příchozí odpovědi od organizací byly zpracovány v programu Datovka 4. Přijaté zprávy byly ve formátu PDF nebo Word dokument. Poskytnuté informace od různých městských úřadů, ministerstev, finančních úřadů apod. byly uloženy do vytvořeného seznamu organizací státní správy. Jak vypadal doplněný seznam u ministerstev v České republice, můžete vidět na obrázku č. 5. Všechny příchozí dokumenty byly uloženy do struktury složek pro případné pozdější použití. Přestože má státní správa povinnost komunikovat přes datové schránky, pokud ji má zřízenou i žadatel, tak se i přesto našlo přibližně 15% odpovědí, které byly zaslány do emailu. Jedna odpověď byla sdělena telefonicky. Odpovědi, které byly odeslány e-mailem, nebyly jenom od menších měst, kde by se to dalo akceptovat. Ale e-mailem přišly i odpovědi ze čtyř ministerstev, kde by s datovými schránkami měli pracovat běžně. Všechny orgány, které odpověděly e-mailem, je možné shlédnout v tabulce č. 2. 38

Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace

Zdroj: vlastní zpracování Tab. 2 Seznam organizací, které odpověděly na dotaz přes e-mail Organizace používající spisovou službu Město Slaný Město Stříbro Město Uničov Energetický regulační úřad Město Jilemnice Statutární město Plzeň Město Benešov Město Bystřice nad Pernštejnem Městská část Brno-Líšeň Městská část Brno-Vinohrady Státní úřad pro jadernou bezpečnost Město Hustopeče Hasičský záchranný sbor Zlínského kraje Město Břeclav Město Litoměřice Město Rokycany Město Kutná Hora Město Moravský Krumlov Město Moravské Budějovice Justiční akademie Město Roudnice nad Labem Kancelář poslanecké sněmovny Městská část Brno-Černovice Statutární město Chomutov

Spisová služba + její dodavatel IS Radnice VERA – VERA, spol. s r.o. AthenA – PilsCom, s.r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. Zakázková spisová služba GINIS – GORDIC, spol. s r.o. e-Spis – ICZ, a.s. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. e-Spis – ICZ, a.s. e-Spis – ICZ, a.s. Zakázková spisová služba GINIS – GORDIC, spol. s r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. MUNIS – TRIADA, spol. s r.o. AthenA – PilsCom, s.r.o. Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o. GINIS – GORDIC, spol. s r.o. EED – M-COM, s.r.o. e-Spis – ICZ, a.s. e-Spis – ICZ, a.s. 39

Městská část Brno-Komín Město Podbořany Město Frenštát pod Radhoštěm Město Jeseník Ministerstvo pro místní rozvoj Ministerstvo spravedlnosti Ministerstvo práce a sociálních věcí Ministerstvo dopravy Zdroj: vlastní zpracování

e-Spis – ICZ, a.s. Elisa – CNS, a.s. IS Radnice VERA - VERA, spol. s r.o. Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o. ARSYS – S&T CZ, s.r.o. ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o. ARSYS – S&T CZ, s.r.o. ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.

Z dat o organizacích, které poslaly odpověď e-mailem, je zřejmé, že ani použití nejrozšířenějších systémů spisové služby, jako je například GINIS a přístup k základním registrům pro orgány veřejné moci nezaručuje to, že budou odpovědi poslány datovou schránkou. Nehledě na to, že tímto porušují zákon. Další zpracování mnou získaných dat bude do formy webové aplikace, kterou bude dělat programátor podle mého zadání. Webová aplikace bude zobrazovat data podle různých kritérií a bude moci posloužit organizacím, které chtějí změnit spisovou službu nebo pro nově vzniklé organizace. V aplikaci zjistí, které organizace používají jakou spisovou službu a případně je může zájemce kontaktovat pro poskytnutí referencí. Další možností je, že si zobrazí firmy, které poskytují software pro spisovou službu a mohou je oslovit s žádostí o prezentaci nebo cenovou nabídku. Počet organizací, které byly osloveny, přesáhl hranici dvou stovek. Ke dni 25. 4. 2016 bylo osloveno 229 organizací. Dotaz skrze datovou schránku byl zaslán nejen ministerstvům, ale také krajským úřadům, ústředním orgánům státní správy, hasičským záchranným sborům i obcím s rozšířenou působností, kdy tyto obce byly rozděleny podle krajů. Systém zpracování tabulek je možné vidět v příloze II–VI. Pro příklad byl vybrán seznam ministerstev, krajských úřadů, ústředních orgánů státní správy, seznam obcí s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji a jako poslední seznam statutárních měst. Po obdržení odpovědí od již zmíněných organizací, byly tyto informace do tabulky zapsány a dle nich byl ke každému seznamu vytvořen graf. K vytvoření grafu byly ze seznamu použity názvy spisových služeb, které jsou uvedeny v legendě grafu, a dalším použitým prvkem byl počet organizací využívající konkrétní informační systém pro vedení spisové služby. Z grafu číslo 1, který byl vytvořen podle odpovědí ministerstev, jasně vyplívá, že nejvyužívanějším systém pro vedení spisové služby je GINIS, který nabízí firma GORDIC, spol. s r.o. Tento software používá například ministerstvo obrany, ministerstvo průmyslu nebo ministerstvo vnitra. Ministerstvo zahraničních věcí a ministerstvo životního prostředí se rozhodlo pro využívání systému IBM Lotus Notes. 40

Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech

7%

13% ARSYS

13%

IBM Lotus Notes

20% 13%

GINIS ACTA Spisová služba EPD Vyvinutý SW DMS

34%

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev Graf číslo 2 je o něco obsáhlejší než předešlý graf. Tento vychází z odpovědí obdržených od několika ústředních orgánů státní správy. Odpověď byla přijata například od Drážního úřadu, Českého báňského úřadu, České národní banky, Justiční akademie nebo i Kanceláře Senátu České republiky. Zodpovědná osoba odpovídající za Kancelář Senátu České republiky sice odpověděla, ale nepřeje si zveřejnění informací. Analýzou u těchto orgánů státní správy bylo také zjištěno, že Česká inspekce životního prostředí, Česká rozvojová agentura a Kancelář finančního arbitra nevede spisovou službu, i když by ji vést v elektronické podobě měly. A který software pro vedení spisové služby je nejvíce používaný u těchto organizací? Opět vyhrává firma GORDIC, spol. s.r.o. a její program pro spisovou službu s názvem GINIS. Tento program je využíván Úřadem pro mezinárodněprávní ochranu dětí, Kanceláří veřejného ochránce práv nebo Českým telekomunikačním úřadem. Druhým nejvíce užívaným softwarem je e-Spis, který dodává firma ICZ, a.s. a je možné se s ním setkat při práci na Českém báňském úřadu, Správě státních hmotných rezerv nebo v České národní bance.

41

Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy Podací deník ePED GINIS

6% 6%

Systém průmyslových práv SyPP abcSuite

6% 5%

6%

e-Spis

33%

5%

SSL zhotovený pro potřeby SÚJB Spisová služba SPI 8NS

17% 11%

5%

EED - Elektronická evidence dokumentů ACTA AthenA

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy Pro potřebné informace k analýze spisových služeb ve státní správě bylo osloveno všech čtrnáct krajských úřadů, jakožto i hlavní město Praha. Jak je možné vidět v grafu číslo 3, na krajských úřadech pracují se čtyřmi různými informačními systémy pro vedení spisové služby. Nejméně používaným systémem je e-Spis, od firmy ICZ, a.s. Klientem této firmy je jen jeden krajský úřad a to Krajský úřad Středočeského kraje. Krajský úřad Karlovarského kraje a Plzeňského kraje využívá systém AthenA od firmy PilsCom, s.r.o. Na Krajském úřadě Královehradeckého kraje a Krajském úřadě Ústeckého kraje pracují se systémem EZOP, který nabízí společnost SoftHouse, s.r.o. Ani u třetího grafu tomu není jinak a první příčku si stále udržuje systém GINIS, který je využíván zbylými devíti krajskými úřady.

42

Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech

7% 14%

GINIS AthenA EZOP

14% 65%

e-Spis

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných odpovědí od krajských úřadů Seznam, který je ke zhlédnutí v přílohách pod číslem IV, tvoří souhrn informací obdržených od šestnácti obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje. Po vytvoření grafu číslo 4, který byl zkompletován podle potřebných dat, je zřetelné, že i obce s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji využívají pro vedení spisové služby především systém GINIS. Mezi uživatele tohoto systému se řadí například města Vyškov, Břeclav, Blansko i město Znojmo. Novinkou je zde systém IS Radnice Vera, který poskytuje společnost VERA, spol. s r.o. Tento program je využíván městy Bučovice, Slavkov u Brna a Šlapanice. Po jednom klientu u obcí s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji si může připsat firma SoftHouse, s.r.o. a její program EZOP se kterým pracují ve městě Židlochovice a firma ICZ, a.s. s programem pro vedení spisové služby e-Spis, jehož uživatelem je Statutární město Brno, které tento statut získalo v roce 1990.

43

Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji

6%

6% GINIS IS Radnice VERA

23%

EZOP 65%

e-Spis

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od výše zmíněných obcí Grafické zpracování systémů, které jsou využívány pro vedení spisové služby ve státní správě, znázorňuje graf číslo 5, který je zaměřen na přehled systémů u statutárních měst České republiky. Pomocí dotazování přes datové zprávy se podařily získat odpovědi od dvaceti statutárních měst. Při analýze systémů spisových služeb využívané těmito městy nevyšel překvapivě jako vítěz systém GINIS. První místo nejvyužívanějšího systému obsadil program e-Spis, jehož dodavatelem je společnost ICZ, a.s. Uživateli systému e-Spis jsou tato statutární města: Brno, Hradec Králové, Chomutov, Liberec, Most, Plzeň a Olomouc. Města jako Jablonec nad Nisou, Pardubice nebo Prostějov pro vedení spisové služby používají systém GINIS. Zastoupen je v tomto seznamu i informační systém EZOP od firmy SoftHouse, s.r.o. ve městech Havířov, Jihlava a Kladno. Pouze dvě statutární města se rozhodla využívat systém Spisová služba. Těmito městy jsou Přerov a Zlín a systém jim dodává společnost GEOVAP, s.r.o.

44

Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR e-Spis GINIS

5% 5%

EZOP 16%

37% Spisová služba AthenA

16% 21%

Elisa Elektronická evidence dokumentů

Zdroj: vlastní zpracování základě získaných odpovědí od některých statutárních měst ČR Poslední šestý graf znázorňuje souhrnné informace o nejpoužívanějších informačních systémech pro vedení spisové služby v České republice. Podklady k vytvoření grafu byly nejprve zpracovány na webové stránce www.spisovka.org. a to z přijatých odpovědí od veškerých dotazovaných organizací a orgánů státní správy k datu 25. 4. 2016. K tomuto datu jich bylo na webové stránce zpracováno přesných 220. Do grafu bylo zadáno prvních sedm nejčastěji uváděných systémů. Softwarů pro spisovou službu je nabízeno samozřejmě více, ale počet jejich uživatelů není tak vysoký, jak u prvních sedmi uváděných, a proto jsou v grafu uvedeny jako „ostatní“. Celkově zjištěných spisových služeb je 20.

45

Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR

GINIS

13%

IS Radnice VERA 4% 7%

38%

7%

Spisová služba e-Spis EZOP AthenA

9% 9%

Elisa

13%

ostatní

Zdroj: vlastní zpracování na základě zjištěných informací

4.2 Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR CNS, a.s. Společnost CNS vyvíjí software dle přání zákazníků a dále nabízí prodej a servis výpočetní techniky. Cílem společnosti CNS a. s., která má sídlo v Mělníku, je nejenom uspokojit potřeby zákazníka, ale uspokojit tyto potřeby tak, aby výsledek činnosti byl zároveň doporučením pro další objednávky (CNS, c2015–2016). Na trhu nabízejí systém pro spisovou službu pod názvem ELISA. Samozřejmostí je, že systém není v rozporu s platnou legislativou České republiky ani s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Software ELISA je určen k monitorování písemností v organizaci a to od počátku jejich přijetí na podatelnu, přes zpracování (zařazení do spisu, sledování lhůt na vyřízení), až po archivaci písemností a skartaci. Organizace, které tento systém využívají, mají větší přehled o dokumentech, které u nich obíhají. Systém jim však napomůže i s rychlejším předáváním a vyřizováním dokumentů nebo jim ulehčí práci od ručního zapisování do knih, kde se eviduje přijatá a odeslaná pošta. Vědí, kdo dokument převzal, kde je uložen, zda už je vyřízen nebo už byl přesunut do archívu. Pro své zákazníky se snaží firma CNS tento systém neustále vyvíjet.

46

Informační systém ELISA využívá dle analýzy, která je součástí této práce například město Česká Lípa a Nové Město nad Metují. GEOVAP, spol. s r.o. Firma GEOVAP sídlí v Pardubicích a od počátku svého vzniku se firma orientuje na vývoj systému, který je používán nejen v oblastech agend veřejné správy, ale i při zpracovávání grafických dat. Pro veřejnou správu nabízí systém pod názvem Spisová služba, pomocí které zajišťuje správný oběh dokumentů. Software Spisová služba zajišťuje zákazníkovi souhrnné řešení při evidenci elektronických dokumentů a dále i při jeho oběhu a ukládání. Pokrývá celý životní cyklus dokumentů: 

vznik/příjem,



uložení v důvěryhodném úložišti,



příprava výstupů a odesílání,



tvorba spisu a vyřizování,



uložení do spisovny,



odeslání do digitálního archívu (GEOVAP, c2011–2016).

Software Spisová služba je používán v městech: Jeseník, Karviná, Litomyšl, Prachatice, Přerov, Moravská Třebová, Soběslav, Tanvald, Třinec Vysoké Mýto, Zlín a v několika dalších. GORDIC, spol. s r.o. Tato společnost je významným českým tvůrcem, ale i dodavatelem informačních systémů, jejíž centrálu je možné najít v Jihlavě. Firma se zabývá tvorbou a dodávkou softwaru s celkovou uživatelskou podporou, jak pro oblast státní správy, samosprávy, tak i bankovnictví. GORDIC spol. s. r. o. nabízí několik informačních systémů. Mezi ně patří: Ginis® - nejrozšířenější informační systém ve veřejné správě, Eiger – špičkový systém pro správu platebních karet, Ginis®+, což je inteligentní nadstavba informačního systému Ginis® a Gloud – cloudové řešení pro přístup k datům odkudkoliv (GORDIC, c2016). Pro oblast problematiky systémů spisové služby používané ve veřejné správě je důležitý systém Ginis®. Informační software Ginis® je jedním z nejrozšířenějších systémů, který je využíván ve veřejné správě. Je využíván ve větších i menších organizacích – od kanceláře prezidenta republiky, krajské úřady až po menší obce. V současnosti usnadňuje práci více než 6 000 klientů (GORDIC, c2016). Jestliže obce či krajské úřady využívají tento systém, tak je to proto, že: Ginis® je bezpečný systém, 47

který sjednocuje jednotlivé agendy a také systémově podporuje strategické rozhodování. Tento systém je tedy vhodný i pro digitální archivy, spisovny a úložiště. V tomto oboru je využíván k střednědobému i dlouhodobému uložení digitálních i analogových dokumentů podle standardů NSESS a OAIS3, s důrazem na zajištění jejich dostupnosti, čitelnosti a autenticity (GORDIC, c2016). V archivech je používán především k tomu, aby veškeré dokumenty byly dlouhodobě dostupné, čitelné a poskytuje jim i jistotu o pravosti uložených dokumentů. Systém je vyhovující i z toho důvodu, že vyhovuje veškeré legislativě i standardu, který byl pro elektronické systémy spisové služby vytvořen. GINIS je nejvíce využívaný informační systém v oblasti státní správy. Jeho uživatelem je: ministerstvo kultury, ministerstvo obrany, ministerstvo vnitra, ministerstvo zdravotnictví, Česká školní inspekce, Český telekomunikační úřad, Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí, Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, Kancelář veřejného ochránce práv, Krajský úřad Jihočeského kraje, Krajský úřad Jihomoravského kraje, Krajský úřad Olomouckého kraje, město Břeclav, hlavní město Praha, město Písek, město Znojmo a několik desítek dalších organizací státní správy. ICZ, a.s. Cílem této pražské společnosti je, aby firma pro své zákazníky především partnerem, který jim pomáhá s efektivitou jejich podnikání, nikoliv pouhým dodavatelem služeb a systémů. Produkty a služby, které nabízí, přizpůsobí požadavkům a potřebám podnikání, pro které jsou určeny. Pro řešení správy, řízení a ukládání dokumentů ve veřejné správě byl vytvořen software e-Spis, který pokrývá činnosti spojené s výkonem spisové služby v celém rozsahu a je vhodný jak pro organizace se dvěma pracovníky, tak i se dvěma tisíci (ICZ, c2016). Prostřednictvím eSpisu je snadné spojení se zařízením u třetích stran. Jako každá firma, i společnost ICZ k tomuto systému spisové služby nabízí školení uživatelů, konzultační služby i zákaznickou podporu. Přínosem pro uživatele e-Spisu je to, že systém nabízí možnost přístupu k dokumentům prostřednictvím internetového portálu (ICZ, c2016). Analýzou bylo zjištěno, že systém pro elektronickou evidenci spisové služby s názvem e-Spis je využíván mimo jiné i Českým báňským úřadem, Českou národní bankou, Krajským úřadem

3

OAIS – Open Archival Information System

48

Středočeského kraje, městem Olomouc, městem Český Krumlov a Správou státních hmotných rezerv a mnoha dalšími. S&T CZ, s.r.o. Společnost S&T CZ sídlící v Praze navrhuje, provozuje a dodává řešení IT infrastruktury, podnikové infomační systémy a poskytuje služby a servis v oblasti informačních technologií (S&T CZ, c2016). Odborníci pracující v této společnosti vytvořili pro systém spisové služby software ARSYS. Hlavním úkolem tohoto programu je registrace pošty (balíků, CD nosičů atd.), která přichází do podatelny. O tomto příchodu pošty vytvoří elektronický záznam, který obsahuje stručné informace o zásilce a odesílateli. Tyto záznamy se dále označí jako přijaté a systémem jim je přiděleno číslo jednací. Všechny pohyby, které se stanou od přijetí zásilky přes uložení do spisovny a odeslání do archívu jsou registrovány, jak jinak než elektronicky. Systém ARSYS lze přizpůsobit konkrétním uživatelským požadavkům díky jeho modulární koncepci a Administračním funkcím, pomocí kterých lze průběžně přizpůsobovat celý systém dynamickým změnám uživatelské organizace (S&T CZ, c2016). Prozatím bylo zjištěno, že program ARSYS je využíván dvěma ministerstvy a to ministerstvem pro místní rozvoj a ministerstvem práce a sociálních věcí. SoftHouse, s.r.o. Společnost SoftHouse je česká firma, která se zabývá oblastí evidence dokumentů a s tím související i oběh dokumentů. Evidence je spojena s ukládáním elektronických dokumentů s možností využití elektronického podpisu (SoftHouse, c2016). Pro vedení elektronické spisové služby nabízejí informační systém EZOP. Systém EZOP zabezpečí hladký průběh vedení spisové služby. Tento software funguje na základě toho, že pomáhá klientům v organizacích se zařazením dokumentů, které do organizace přišly nebo u nich vznikly. Asi jako každá firma, i společnost SoftHouse a jejich systém EZOP splňuje legislativní požadavky platných zákonů a norem, které se týkají elektronické evidence písemností. Hlavním úkolem tohoto informačního systému je především vedení a přehled písemností, které byly organizací přijaty od externích firem a i písemností, které vznikly v dané organizaci. Systém také zajistí oběh písemností a spisů, sleduje celý životní cyklus písemností a usnadní uživatelům i práci spojenou s tiskem poštovních podacích archů. EZOP nijak nezasahuje do organizační struktury, která je ve firmě zavedena. Na přání klientů je možné program přizpůsobit k jejich potřebám. To vše nabízí firma SoftHouse, která má sídlo v Plzni. 49

Informační systém EZOP využívá například Krajský úřad Královehradeckého kraje, Krajský úřad Ústeckého kraje, město Havířov, město Hranice, město Žamberk a město Židlochovice. PilsCom, s.r.o. V Plzni je možné najít další firmu, která poskytuje software pro vedení elektronické spisové služby. Společnost PilsCom se od počátku svého vzniku zaměřuje na využívání výpočetní techniky a na vývoj informačních systémů. V současné době se nejvíce věnují vývoji informačních systémů pro státní správu. Nevynechávají však ani systémy pro soukromé nebo finanční společnosti. Hlavními oblastmi zejména jsou: a) kompletní spisová služba obohacené o mnohé variabilní moduly (možnost skenování nebo užití čárových kódů pro usnadnění práce), b) elektronické podatelny a datové schránky, c) digitalizace dokumentů nejen pro digitální archiv (PilsCom, c1998–2016). Pro vedení elektronické spisové služby společnost implementovala informační systém s názvem AthenA. Jestliže nějaká společnost tento program využívá, může si být jistá, že splňuje zákonné požadavky a že díky tomuto programu poroste její produktivita. Úkolem tohoto informačního systému není nic jiného, než poskytnutí evidence při práci s dokumenty od jejich počátku, kdy jsou přijaty do firmy až po skartaci nebo postoupení do státního archivu. Dále AthenA obsahuje řešení pro archivaci spisů a dokumentů, jejich skartaci, uchování vizuální podoby dokumentů a jejich verzování, zastupování, funkci asistentů a sekretářek manažerů, interní sdělení, tisk obálek, sběrné archy a mnoho dalších (PilsCom, c1998–2016). Systém AthenA se rozhodli využívat mimo jiné i Krajský úřad Karlovarského kraje, město Karlovy Vary, město Kraslice, město Rokycany a Nejvyšší kontrolní úřad. VERA, spol. s r.o. Firma VERA, spol. s r.o. se od dob svého vzniku zaměřuje na vývoj a následnou implementaci informačních systémů pro orgány veřejné správy. Jde o pražskou firmu, která má i několik poboček rozmístěných po České republice, například v Brně, Ostravě, v Olomouci, ale i v Pardubicích. Jako ostatní firmy nabízející tyto služby, tak i zákazníci této společnosti získají nejen informační systém, ale i kompletní podporu a zaškolení. Informační systém, díky kterému má firma ucházející postavení na trhu se nazývá VERA Radnice. Software je využívaný především městskými úřady a magistráty. VERA Radnice je systém, jehož hlavní přínos 50

spočívá ve snadné komunikaci s občanem a poskytuje komfort pro každého uživatele, který vyřídí většinu své práce v jedné aplikaci. V současné době je další výhodou i to, že každý může využívat moderní technologii a komunikovat tak s úřady pohodlně z domova či kanceláře a obíhají za nás pouze dokumenty. Zároveň zastřešuje všechny procesy, které na úřadě probíhají. Jedná se o jediný nástroj, který zajišťuje: 

přehlednou správu financí a majetku,



vedení správních agend,



vedení samosprávných agend,



efektivní řízení interních procesů (VERA, c2016)

VERA Radnice uživatelům poskytuje možnost pracovat jak s analogovými, tak s digitálními dokumenty a dále jim umožňuje vybrané dokumenty opatřit elektronickým podpisem, popřípadě dokumenty označit časovým razítkem. Pro systém VERA Radnice se přiklonilo při své práci město Aš, město Beroun, město Bruntál, město Otrokovice, město Slavkov u Brna, město Šlapanice, město Varnsdorf, město Vimperk a město Železný Brod a několik dalších organizací. "5P", s.r.o. Jednou z dalších pražských společností, která se zabývá vývojem a implementací informačních systémů je "5P". K této práci se vztahuje systém pro elektronickou spisovou službu a je poskytován především organizacím státní správy. Pro evidenci písemností, jak přijatých do organizace, tak i vzniklé v organizaci byl firmou vyvinut informační systém spisové služby EPD. Spisová služba EPD zajišťuje "krevní oběh" úřadů a s ním svázané procesy. Kromě základních procesů zajišťuje např. vypravení písemnosti, zpracování připomínkového řízení, zpracování elektronických podání, kontrolu plnění úkolů, napojení na datové schránky, důvěryhodné datové úložiště (5P, c2016). Soukromá korespondence, časopisy ani noviny nejsou systémem evidovány a podobným písemnostem se nepřiděluje ani číslo jednací. Informační software EPD je v současné době využíván ministerstvem financí a ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy.

51

4.3 Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR SLOVENSKO Na Slovensku pro spisovou službu používají pojem správa registratúry. Základním právním předpisem pro tuto oblast je zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Tento zákon upravuje nejen práva a povinnosti původce registratúry, ale i registratúrny pořádek a plán a zabývá se i úpravou správy registratúry jinou osobou. Část této praktické části je však zaměřena na firmy, které poskytují informační systémy pro vedení registratúr ve veřejné správě. DIMANO, a.s. Hlavním cílem slovenské firmy DIMANO je spokojenost klienta a proto se snaží vyhovět veškerým jeho požadavkům. Požadavky klientů jsou vyřízeny v co nejkratší době. Po přijetí požadavku společnost klientovi doporučí takový systém, aby mu vyhovoval ve všech směrech, a samozřejmostí je otestování systému před uvedením do provozu. Komplexní řešení pro správu registratúry implementovala společnost software s názvem NUNTIO®. Tento informační systém navede klienta na postup při přijímání a odesílání fyzických i elektronických záznamů, pomůže při dodržování zákonných lhůt, archivaci a vyřazovacím procesu záznamů (DIMANO, c2016). Využívání tohoto systému uživatelům zavede pořádek v dokumentech a zaměstnancům poskytne možnost přístupu k elektronickým podobám dokumentů, přičemž originál je uložený v registratúre zodpovědné osoby. Tento úkon je možné označit jako prevenci před ztrátou originálu. Informační systém NUNTIO® byl vytvořen jako řešení pro správu informací, dokumentů a interních procesů. Systém NUNTIO® využívá Ministerstvo kultury Slovenské republiky. Emelix, s.r.o. V přístupu k zákazníkovi mají jasnou představu – chtějí jim nabídnout více, než jen informační systém. Společnost Emelix poskytuje kompletní, dlouhodobé služby v oblasti zpracování informací a bezpečnosti dat. Klient, který využije jejich informační systém, získá nejen originální softwarové řešení, ale i poradenské služby a servis výpočetní techniky. Služby jsou poskytovány od malých firem, přes velké až po různá ministerstva nebo úřady. Z několika informačních systémů, které firma nabízí, je pro nás nejdůležitější systém EPOS. Epos klientům poskytuje evidenci doporučené a odeslané pošty a správu registratúry dle požadavků 52

legislativních norem (Emelix, c2016). A co mohou klienti od tohoto programu očekávat? Už nemusí běhat po chodbách od kanceláře ke kanceláři a předávat si dokumenty, ale stačí je poslat přes aplikaci k tomu určenou. Dále obdrží přehledné tiskové i grafické výstupy a vynaloží méně pracovního času na evidenci doporučené i odeslané pošty a interních dokumentů.

4.4 Praktické vlastnosti elektronické spisové služby Tato kapitola popisuje praktické příklady použití spisové služby, které byly získány při mých návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou spisovou službu. Na referenčních návštěvách mne doprovázeli zaměstnanci VUT v Brně, kteří aktuálně vybírají novou spisovou službu. Návštěvy proběhly na Jihomoravském kraji (GINIS - GORDIC), Západočeské univerzitě v Plzni (e-Spis - ICZ), VZP (e-Spis - ICZ) a na Nejvyšším kontrolním úřadě (AthenA - PilsCom). Bylo možné vidět přímo v praxi, jak se dané spisové služby používají a co organizaci přináší. I když všechno nejsou orgány státní správy, tak se jedná o plnohodnotné implementace spisových služeb, včetně integrací na interní agendové systémy. Jedná se o konkrétní případy používané v organizacích, které z mého pohledu přispívají k rychlejšímu vyřízení dokumentů a ulehčují práci uživatelům. To co se zdá jako ulehčení mě, ale nutně nemusí vypadat jako ulehčení pro zaměstnance organizace, kteří jsou zajetí ve stereotypu a pořád budou tvrdit, že vedení papírového podacího deníku a přidělování čísel jednacích z tohoto deníku je snadnější a kratší než zapsání do elektronického systému spisové služby.

4.4.1 Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací Pokud organizace nemá elektronickou spisovou službu, tak je hledání dokumentů v organizaci problém. Každé oddělení nebo zaměstnanec si bez spisové služby musí vést vlastní evidenci, což dělají buď v papírových knihách pošty, případně v excelových tabulkách. Pokud je však zapotřebí vyhledat nějaký dokument napříč organizací, tak nezbude nic jiného, než oslovovat oddělení a zaměstnance, aby se podívali do svých záznamů a pokusili se dokument najít. Podle zkušeností organizací, které byly mnou navštíveny při referenčních návštěvách, tak se dříve stávalo, že nenašli až 40 % dokumentů. Problém nastával i v případě, že zaměstnanec, který si evidenci vedl například v excelových tabulkách, odešel z organizace, ale svou evidenci nikomu nepředal. Elektronická spisová služba tento problém značně eliminuje, protože jsou všechny dokumenty založeny ve spisové službě a lze tak vyhledávat nad metadaty, které jsou u dokumentů uvedené. 53

Vyhledávaní se ve spisové službě řídí přístupovými právy, takže zaměstnanec může například vyhledávat pouze na svém oddělení. Ale existují oddělení, které mívají přístup na dokumenty celé organizace. Typicky jsou to podatelny a sekretariáty. Samozřejmě hodně záleží na kvalitě zadaných metadat. Tady je potřeba mít řádně proškolené zaměstnance a mít správně definované interní metodiky, které přesně definují procesy, jak s dokumenty pracovat. Nejlepší je mít pracovníka, který pravidelně kontroluje, zda je všechno vyplněno v pořádku a případně upozorňovat zaměstnance, že dělají něco špatně nebo v rozporu s metodikou. Eventuálně je možné plánovat školení uživatelů spisové služby, pokud uživatelé nemají řádné znalosti, jak se systémem pracovat. Firmy, jejichž systémy byly shlédnuty na referenčních návštěvách, poskytují možnost školení koncových uživatelů a to jak v rámci nasazení systému do organizace, tak v rámci následné podpory systému během jeho života. Vyhledávat ve spisové službě je možné všechny dokumenty ve všech stavech. Takže zaměstnanec může najít jak aktivní dokumenty, dokumenty ve spisovně, tak i dokumenty, které už byly vyřazené a skartované. Pokud dojde ke skartaci dokumentu, tak ve spisové službě zůstanou metadata dokumentu. Případný analogový dokument je skartován nebo předán do archivu. Digitální dokument je smazán ze spisové služby, pokud je archiválií, tak je předán do digitálního archivu.

4.4.2 Čárové kódy na příchozích dokumentech Dokument, který je zaslaný pro určitou organizaci, přijde na jejich podatelnu. Pokud v adrese není na prvním místě jméno osoby, tak má podatelna právo takový dokument otevřít. Podatelna má buď natisknuté čárové kódy s jedinečným identifikátorem dopředu, nebo na podatelně mají tiskárnu čárových kódů. Čárový kód nalepí na první stranu dokumentu a čtečkou načtou jednoznačný identifikátor do spisové služby. Takto označený dokument je potom svázaný s tímto čárovým kódem. Jestliže se dokument někde najde nebo se potom předává dál v organizaci, tak se načte čtečkou nebo se do vyhledávacího pole napíše jednoznačný identifikátor a je možné hnedka zjistit, u koho by se měl tento dokument nacházet, popřípadě, jestli už je dokument vyřízený. Když se štítek s čárovým kódem tiskne přímo na podatelně ze spisové služby, tak se na štítku už nacházejí veškeré atributy, které se jinak vyskytují na podacím razítku. Tím pádem není zapotřebí na dokument dávat podací razítko. Podatelna však musí disponovat speciální tiskárnou na lepící štítky.

54

Je možné, že se příchozí dokument s čárovým kódem bude znovu odesílat ven z organizace a později se opět vrátí. V těchto případech není potřeba dávat na dokument další čárový kód, ale načte se už nalepený štítek a k dokumentu ve spisové službě se zaznamená jeho opětovné přijetí. Nedochází tedy k situaci, že by dokument byl ve spisové službě duplikovaný. Typickým dokumentem, který se takto vrací, je smlouva, která se postupně posílá na podepsání smluvním stranám. Pokud je dokument na podatelně opatřený čárovým kódem a organizace příchozí analogové dokumentu skenuje, když je na to systém spisové připravený, tak stačí vložit odsponkované listy dokumentu do zásobníků skeneru a spisová služba skládá listy dokumentu do jednoho PDF dokumentu, dokud nenačte další list s čárovým kódem. Nad PDF dokumentem potom proběhne konverze, takže výstup je textově prohledávatelné PDF a z dokumentu je vytěžený identifikátor čárového kódu. Spisová služba potom pomocí vytěženého identifikátoru automaticky vloží PDF dokument jako přílohu vytvořeného záznamu ve spisové službě. Na podatelně, která skenuje dokumenty, tedy není potřeba, aby její pracovníci nahrávali naskenované dokumenty k záznamům ve spisové službě.

4.4.3 Čárové kódy na vlastních dokumentech Vlastní dokumenty jsou dokumenty, které vznikají v organizaci. Elektronická spisová služba umožňuje dokumenty vytvářet přímo ze šablon spisové služby. Ve spisové službě se vyplní metadata dokumentu a potom se vybere šablona, do které se automaticky vloží. Dalším krokem je vygenerování čárového kódu, který se opět používá pro vyhledání dokumentu ve spisové službě. Šablony definuje administrátor systému podle potřeb organizace. Šablony se otevírají ve Wordu, kde je uživatel spisové služby může dále upravovat. Ve spisové službě u dokumentu může vytvářet další verze tohoto dokumentu ze šablony. Dokument ze šablony se převede do archivního formátu PDF/A, který se může poslat elektronickou cestou ven z organizace. Je potřeba vytvořit i archivní formát pro předávání do spisovny. Pokud se dokumenty tisknou a putují po organizaci, tak je čárový kód vhodný pro přebírání dokumentů mezi uživateli a při hledání záznamu k dokumentu ve spisové službě.

4.4.4 Čárové kódy na odchozích obálkách Pokud se používá tisk obálek přímo ze spisové služby, tak se obálka tiskne podle šablony definované administrátorem spisové služby. Na obálku se tiskne adresát, případně odesilatel, 55

jeho logo a také se tam může vytisknout čárový kód. Když uživatel vytiskne obálky s čárovým kódem, ve spisové službě dokumenty vypraví a donese v obálkách na výpravnu. Výpravna přibírá dokumenty pomocí čtečky čárových kódů a ve spisové službě se dokumenty uživateli označují jako vypravené. Pracovník výpravny tedy nemusí ručně označovat dokumenty a vypravovat je. Výpravna, která má frankovací stroj s čtečkou čárových kódů, tak jenom vloží dokumenty do zásobníku frankovacího stroje a on všechny obálky ofrankuje a následným načtením čárového kódu je automaticky vypraví. Pokud uživatelé organizace používají čárové kódy na obálkách, tak pracovníkům výpravny ušetří spoustu práce. A samotným uživatelům v podstatě žádná operace navíc nepřibude, protože obálky musí na dokumenty stejně tisknout. Podstatná výhoda je to především při odesílání velkého množství dokumentů najednou.

4.4.5 Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně Příchozí dokumenty jsou na podatelně označené čárovými kódy, a když si zaměstnanec organizace přijde na podatelnu pro poštu, tak se na podatelně přihlásí pod svým účtem do spisové služby. K počítači je připojená čtečka čárových kódů a zaměstnanec postupně skenuje kódy a spisová služba dokumenty přebírá na útvar přihlášeného zaměstnance. Tímto krokem se zajistí potvrzení, že zaměstnanec daný dokument měl v rukou, pokud by ho později ztratil. Často se v praxi stává, že zaměstnanec dokument někde zapomene nebo založí a pokud nastane problém, tak je potřeba přebírání dokumentů hlídat. Pro tuto funkci musí být ve spisové službě aktivované potvrzení předání. To znamená, že když jeden zaměstnanec předá dokument ze svého útvaru na jiný útvar, tak na dalším útvaru musí přijímající zaměstnanec potvrdit převzetí. Jedině tak se dá zaručit, že dokument byl prokazatelně převzat. Stane-li se, že na uživatele někdo předal dokument a ve skutečnosti mu žádný nedorazil, tak by měl uživatel zjistit, co se s dokumentem stalo. V situaci, kdy zaměstnanec obdrží určitý dokument, ale ví, že mu žádný dokument přijít neměl, tak jeho převzetí odmítne.

4.4.6 Napojení datové schránky organizace na spisovou službu V případě, že je elektronická spisová služba napojená na datovou schránku organizace, tak je možné dokumenty z datových zpráv přijmout na podatelně spisové služby a odesílat datové zprávy přímo ze systému přes výpravnu. Datové zprávy přijímá podatelna organizace a přiděluje je na zpracování na jednotlivá oddělení, případně konkrétnímu zaměstnanci. Spisová služba z příchozí datové zprávy získá metadata a podle nich založí příchozí digitální dokument v systému. Přílohy datové zprávy vloží jako přílohy vytvořeného digitálního dokumentu.

56

Uživatel zpracovávající tento příchozí dokument na něm později vidí všechny dokumenty, které byly u datové zprávy a může s nimi pracovat a dokument vyřídit. Jestliže vyřídí dokument, který přišel přes datovou schránku, tak je nejlepší, aby i datovou schránkou opět odešel. Na příchozím dokumentu tedy vytvoří odpověď, což je nový dokument, u něhož se ze šablony vytvoří ideálně archivní PDF formát. Ten se opět odešle odesilateli přes datovou schránku. Příchozí dokument se poté označí jako vyřízený a oba dokumenty systém vloží do spisu. Pokud je dokument vyřízený a už se neočekávají v dané věci další dokumenty, tak se spis uzavře a předá na spisovnu, kde mu od dalšího kalendářního roku začne běžet skartační lhůta.

4.4.7 Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu Organizace má většinou oficiální e-mailovou adresu, kterou obsluhuje podatelna organizace. Když se tato e-mailová adresa napojí na podatelnu spisové služby, tak se příchozí e-maily přímo přebírají do systému. Spisová služba z e-mailu načte metadata, ze kterých vytvoří příchozí digitální dokument a přílohy e-mailu uloží k příchozímu dokumentu jako přílohy. Samotné tělo e-mailu uloží jako přílohu a to ideálně ve formátu PDF, kde zůstane HTML formátování. To znamená, že pokud je v těle e-mailu použito různé formátování textu a případně vloženy obrázky přímo do textu, tak v PDF příloze to bude vypadat úplně stejně. Výhoda formátu PDF je v tom, že při předávání do spisovny, jde bez problémů převést do výstupního archivního formátu PDF/A. Další důležitou částí příjmů e-mailových zpráv přímo do spisové služby, je ověřování elektronických podpisů a časových razítek. U každého podepsaného e-mailu je provedeno ověření elektronického podpisu. Pro správné fungování podpisu je nutné, aby protistrana podepsala e-mail kvalifikovaným elektronickým podpisem od uznávané certifikační autority. Certifikáty každé takové certifikační autority musí být nainstalovány na serverech, na kterých běží spisová služba. V případě, že spisová služba vyhodnotí elektronický podpis jako neplatný, je automaticky odeslán e-mail protistraně o chybném podpisu. Toto ověření provádí modul podatelny automaticky. Ke každému ověření podpisu je vypracovaný protokol o ověření podpisu a časového razítka. Tento protokol je přiložen k příchozímu digitálnímu dokumentu, včetně data a času ověření, takže kdykoliv v budoucnu je možné prokázat, že byl elektronický podpis a časové razítko řádně ověřeno. Z oficiální e-mailové adresy napojené na spisovou službu je také možné odesílat vlastní dokumenty přímo ze spisové služby. Takže pokud přijde dokument na oficiální e-mail a zaměstnanec na něj zpracuje odpověď, tak ji může opět stejným kanálem poslat zpět. Jako 57

orgán veřejné moci však musí prvně ověřit, jestli subjekt, který poslal příchozí digitální dokument, má datovou schránku. Prokáže-li se, že odesílatel ji má, tak musí odpověď odeslat do jeho datové schránky. Neprovedl by to touto cestou, porušil by zákon.

4.4.8 Elektronické podpisy na dokumenty Pokud je v organizaci vytvořen vlastní digitální dokument a jeho příloha např. ze šablony, kterou spisová služba poskytuje, tak je potřeba, aby ho zaměstnanci, který dokument vytvořil, podepsal nadřízený s podpisovým právem. Pokud je třeba zůstat u toho, že dokument bude digitální a nebude se tisknout, tak spisová služba nabízí možnost předat dokument k podepsání. Dokument tedy zaměstnanec předá nadřízenému ve spisové službě k podpisu. Nadřízený musí mít kvalifikovaný elektronický podpis do uznávané certifikační autority. Nadřízený si dokument otevře a převede ho pomocí spisové služby na archivní PDF/A, pokud to spisová služba nedělá sama před podpisem. Potom už jej přes spisovou službu podepíše. Funguje to tak, že vybere přílohu a stiskne tlačítko elektronicky podepsat a spisová služba načte elektronický podpis, který je uložený v operačním systému podepisující osoby. Po podepsání se dokument ve spisové službě automaticky vrátí zaměstnanci, který ho vytvořil a ten ho může odeslat. V případě nespokojenosti s obsahem dokumentu může nadřízený vrátit dokument zpět nepodepsaný a požadovat opravu.

4.4.9 Předávání dokumentů do spisovny Zaměstnanci organizace mají dokumenty a spisy v tzv. příručních registraturách. V podstatě to znamená, že je mají u sebe na svém pracovišti. Pokud již dokumenty a spisy nepotřebují a nebude k nim vedeno žádné další řízení, tak by je zaměstnanci měli předat do spisovny organizace. Mají-li spisoven více, předá se dokument do té, pod kterou patří. Cílem je to, aby se dokumenty nehromadily v kancelářích. Problém nastává, když zaměstnanec odchází ze své pozice a má předávat svou agendu svému nástupci. V tom případě je potřeba předávat velké množství dokumentů a spisů. Jestliže k danému spisu nebo dokumentu nebude vedeno další řízení, tak musí zaměstnanec všechny dokumenty, které chce předat na spisovnu označit jako vyřízené. V případě, že jsou ve spisu, tak uzavřít spis a přiřadit mu spisový a skartační znak. Spisový a skartační znak označuje, po jaké době dojde ke skartačnímu řízení a zda bude dokument vybraný jako archiválie nebo bude skartován. Po tomto kroku zaměstnanec vloží ve spisové službě všechny dokumenty a spisy do ukládací jednotky a fyzické dokumenty uloží do archivační krabice. Digitální dokumenty budou předání virtuálně přímo ve spisové službě, ale před předáním je systém 58

automaticky převede do výstupního formátu. Ve spisové službě předá ukládací jednotku na spisovnu a zajistí předání fyzické archivační krabice do spisovny odpovědnému pracovníkovi. Pracovník spisovny si ve spisové službě převezme ukládací jednotku a zkontroluje si fyzicky, jestli se v archivační krabici nachází všechny dokumenty, které jsou uvedeny v ukládací jednotce ve spisové službě. V této oblasti se dají výborně využít čárové kódy, které jsou na dokumentech nalepené nebo vytištěné. Pracovník spisovny postupně naskenuje čárové kódy, a pokud obsah archivační krabice souhlasí s ukládací jednotkou ve spisové službě, tak ji převezme v systému od zaměstnance do spisovny. Může se stát, že obsah krabice nesouhlasí a předá ji zpět na doplnění. Předáním do spisovny neztrácí zaměstnanec dokumenty na dobro. Pořád je schopný je ve spisové službě vyhledat. Potřebuje je ovšem pro svou práci, musí si ve spisové službě zažádat o výpůjčku ze spisovny. Výpůjčku schvaluje pracovník spisovny a je vždy na konkrétní dobu, po které musí zaměstnanec vypůjčené dokumenty a spisy vrátit anebo požádat o prodloužení výpůjčky. Po převzetí ukládací jednotky ji pracovník spisovny uloží do spisovny a tam zůstanou, dokud se nedostanou do skartačního řízení.

4.4.10

Jednodušší vyřazování dokumentů

Pokud jsou dokumenty a spisy ve spisovně, tak jim od prvního dne následujícího roku začíná běžet skartační lhůta. Po skončení skartační lhůty by mělo začít skartační řízení. Spisová služba usnadňuje práci tím, že po novém roce automaticky vygeneruje seznam dokumentů a spisů, kterým uplynuly skartační lhůty. Pracovník spisovny si ze spisové služby vygeneruje skartační návrh, který pošle příslušnému archivu, který posoudí, co se může skartovat a co má být předáno archivu pro trvalou archivaci. Pro digitální dokumenty systém vygeneruje SIP balíček, který je opět doručen příslušnému archivu a probíhá zde stejný proces jako u analogových dokumentů. Jakmile archív vyhodnotí návrhy, obdrží spisovna vyrozumění, co mohou skartovat a co mají doručit archivu pro trvalou archivaci. Systém tedy v tomto kroku značně zjednodušuje práci pracovníkům spisovny.

59

4.4.11

Napojení na centrální registry

Je-li organizace orgánem veřejné moci, tak má bezplatný přístup k centrálním registrům. Tyto registry se napojí přes rozhraní spisové služby a používají se hlavně jako číselníky adres subjektů. Když je spisová služba napojena na centrální registry, tak si adresy a kontaktní údaje na adresáty zjišťuje z registrů. Hlavní přínos registrů je, že adresy nemusí nikdo v organizaci ručně zadávat a adresy jsou ověřené. Pokud tedy zaměstnanec organizace chce odeslat dokument jiné firmě, zadá její identifikační číslo a základní registry mu vrátí do spisové služby adresu firmy i adresy jejich poboček a další kontaktní údaje. Hlavní údaj, který je z registrů potřeba, je ID datové schránky adresáta, protože organizace jako orgán veřejné moci má povinnost komunikovat s protistranou přes datovou schránku, pokud ji má zřízenou. Může se stát, že číselník subjektů není napojený ve spisové službě na ověřený registr. Je tedy potřeba, aby uživatelé zadali subjekty a jejich kontaktní údaje ručně. V takovém případě, ale dochází k vytváření špatných kontaktů a adres subjektů a duplicitním subjektům např. padesáti záznamům ke stejnému subjektu. Udržet tak pořádek v ručně zakládaných adresách není lehká práce a je potřeba pracovníka v organizaci, který tuto údržbu bude pravidelně provádět. Jestliže je tedy organizace orgánem veřejné moci, tak je nutné, aby od dodavatele spisové služby požadovali napojení centrálních registrů do spisové služby. Ušetří si tak spoustu práce a problémů.

4.4.12

Integrace agendových systémů

Organizace kromě spisové služby používají řadu dalších specializovaných agendových systémů. Jedná se o účetní systémy, evidence smluv, specializované systémy, katastrální systémy atd. Pokud již uživatel používá jeden systém, není úplně nutné ho pro každodenní operace nutit chodit ještě do spisové služby. Spisové služby poskytují rozhraní, které by mělo být implementované podle Best Practices vydaného ministerstvem vnitra, popsaného v teoretické části. Pokud spisová služba takovéto rozhraní má, potom stojí za úvahu napojení agendového systému, aby se usnadnila uživatelům práce. U integrace je nutné zvážit finanční nároky na provedení i v tom ohledu, že by propojení musela zařídit externí firma. V případě, že je integrace provedena správně, tak uživatel nemusí opouštět agendový systém a dokumenty se mezi systémy přenáší a uživatel, tak může pracovat efektivněji v jednom systému. Z realizované integrace, kterou mi bylo dovoleno vidět, bylo napojení ekonomického systému na spisovou službu. Nastala situace, kdy fakturantka vytvořila fakturu na konkrétní subjekt a měla tento dokument odeslat poštou na fakturační adresu. Po vytvoření faktury stiskla 60

v ekonomickém systému tlačítko na vypravení dokumentu, systém ji nabídl obrazovku na výběr adresy subjektu a kanál a typ vypravení. Fakturantka vyplnila potřebné údaje a stiskla tlačítko k vypravení. Na pozadí došlo k založení vlastního dokumentu ve spisové službě a nahrání faktury ve formě PDF do přílohy dokumentu. Poté došlo k vytvoření vypravení na tomto dokumentu. Zaměstnankyně dané společnost tedy pro odeslání faktury vůbec nemusela chodit do systému spisové služby. Pokud by se však fakturantka podívala do spisové služby, uviděla by v ní všechny dokumenty a provedené operace. Dokud dokument nevypraví výpravna, tak může z ekonomického systému dané vypravení zrušit a vytvořit nové. Integrace je také důležitá pokud organizace odesílá velké množství dokumentů najednou. Jedná se například o oslovení všech obyvatel daného města, kteří nemají uhrazený nějaký poplatek. Takových dokumentů mohou být stovky a zadávat je ručně je práce na několik hodin. Výhodou je, pokud integrace ve společnosti je již udělaná a agendový systém vygeneruje dokumenty. Dokumenty jsou vytvořeny přes rozhraní hromadně do spisové služby a vypraveny. Taková integrace je velká úspora času a práce zaměstnanců organizace, kteří se tak mohou věnovat jiné práci, než ručnímu zakládání záznamů do spisové služby.

4.5 Webová aplikace www.spisovka.org Součástí bakalářské práce bylo zjistit jaké spisové služby a od jakých firem se používají ve státní správě. Když byly data získány od stovek organizací ve státní správě, přišel čas se zamyslet, jak data využít a zpřístupnit je veřejnosti, která se o danou problematiku zajímá. Tato myšlenka vznikla při rozesílání datové zprávy organizacím, aby uvedly, jaký software pro vedení spisové služby používají a která firma jim ho dodává. Prvním impulsem byla paní, která zpracovávala moji žádost z datové schránky na Krajském úřadě v Liberci. Chtěla vědět, na co tuto informaci potřebuji. Nastalo několika minutové vysvětlení, že informace potřebuji pro statistiku k bakalářské práci. Paní byla velice milá a prosila mě, jestli bych jí potom tuto statistiku také poskytla, z toho důvodu, že ona sama má na úřadě na starost spisovou službu a zajímalo by jí, co používají ostatní organizace státní správy. Jako rozhodnutí padlo, že statistika bude publikována jako webová stránka, aby se na ni mohl podívat kdokoliv, koho daná problematika zajímá, případně řeší výběr softwaru pro spisovou službu. Bylo vytvořeno zadání, jak by tato webová aplikace měla fungovat a co a jak by se na webu mělo zobrazovat. Na tomto projektu spolupracuji s programátorem, který se mi stará o technické zajištění webové stránky a o programování webu podle mého zadání. Samozřejmě

61

pracuje s daty, které byly shromážděny pomocí žádostí v datové schránce. Programátor pro tento projekt registroval doménu spisovka.org a zajistil mi server, na kterém webová stránka poběží. Technologii, kterou bude používat webová aplikace, je na uvážení programátora, jelikož v tomto ohledu nemám dostatek znalostí. Základem bude databáze, která bude obsahovat mnou získaná data o spisových službách a aplikace bude tyto data načítat a zobrazovat je pomocí webového prohlížeče uživatelům. Aplikace nebude vyžadovat žádné přihlašovací údaje nebo registraci a bude volně přístupná. Na webové stránce by měl být základní souhrn kolik organizací, používající spisovou službu, je do statistiky zahrnuto. Dále zde bude uvedeno, kolik firem dodávající systémy spisové služby je ve statistice a jejich konkrétní systémy pro spisovou službu. Organizace používající spisovou službu budou rozdělené do kategorií, které byly určeny při vytváření seznamů před odesláním datových zpráv. K základnímu rozdělení organizací do kategorií byl využit portál veřejné správy, sekce Seznam datových schránek. Některé kategorie jsem ještě rozdělila podrobněji.

4.6 Budoucí vývoj spisové služby Nyní se tato kapitola zaměří na budoucí vývoj v oblasti spisových služeb. Přes zaměstnance VUT, kteří teď nasazují novou spisovou službu od firmy ICZ, bylo vyptáno od tohoto dodavatele, na čem aktuálně pracují a co dělají nového v oblasti spisové služby. Aktuálně se primárně zaměřují na nařízení evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a zrušení směrnice 1999/93/ES. Jedná se o sjednocení elektronické identity a elektronických podpisů v celé evropské unii. Po aplikaci tohoto nařízení by mělo být možné přes elektronickou identitu jednoho členského státu přistupovat do systémů jiného členského státu. Důležitou změnou je, že elektronické podpisy už nebudou být moci uloženy přímo v úložišti počítače, ale musí být více zabezpečeny, takže musí být na USB tokenu nebo na čipové kartě. Elektronické podpisy nesmí být nahrané přímo ve spisové službě. Toto nařízení také striktně stanovuje, že elektronický dokument nesmí mít při správním řízení nižší váhu než analogový dokument a tímto je staví na stejnou úroveň. Česká republika tedy musí upravit svoje zákony o spisové službě a elektronických podpisech, aby v sobě reflektovali evropské nařízení. Nařízení začne platit od 1. 7. 2016, takže firmy dodávající spisové služby, na něm aktuálně intenzivně pracují, aby je po tomto datu jejich zákazníci byly schopni dodržovat.

62

ICZ má také v dlouhodobém plánu změnu uživatelského rozhraní. Cílem změny tohoto rozhraní je, aby uživateli co nejvíce zpříjemnili používání systému. Aktuálně provádějí u vybraných zákazníků sledování chování uživatelů. A následně s pomocí firmy, která se zabývá návrhem uživatelských rozhraní, navrhuje takové rozhraní, aby uživatele při práci co nejvíce vedlo procesem a práci se systémem co nejvíce usnadňovalo.

63

5 Závěr Hlavním cílem této bakalářská práce bylo poskytnout přehled o tom, jak funguje spisová služba obecně a dále analýza systémů, které jsou využívány státní správou České republiky, což zahrnovalo analýzu firem, které informační systémy pro vedení spisové služby nabízejí. Práce byla rozdělena do dvou kapitol, které byly dále uspořádány do několika podkapitol. Práce tedy obsahuje obecné a teoretické informace o spisové službě a o tématech, které s ní úzce souvisí. Teoretické informace byly získány literární rešerší. V teoretické části byly tedy vysvětleny základní pojmy vztahující se k vedení spisové služby, jako například, co je to archiválie, autenticita, jednoznačný identifikátor, spisovna nebo kdo je to původce. Dále tato část obsahuje několik podkapitol o pojmu dokument, který je nezbytný pro vedení spisové služby. Dokument byl popsán, nejen jako písemná, ale i obrazová nebo zvuková informace, která je vytvořena původcem a může mít analogovou nebo digitální podobu. Jako příkladem analogového dokumentu byly uvedeny různé žádosti, stížnosti, faktury nebo objednávky. Práce se zabývala i oblastí e-governmentu, protože i u nás v České republice se přistupuje k elektronizaci veřejné správy. S touto oblastí podstatně souvisí základní registry veřejné správy, které byly označeny jako základní pilíře e-governmentu a u nás v republice fungují od roku 2012. Prostřednictvím základních registrů došlo ke zjednodušení některých agend. Hlavní myšlenkou při zavadění registrů bylo, že úřady mají obíhat dokumenty, nikoliv lidé. V práci bylo upozorněno i na to, že nikdo by si neměl plést datovou schránku s e-mailem. Protože datová schránka nám zaručuje dostupnost informací mezi registrovanými uživateli a třetí stranou a na rozdíl od dokumentů v e-mailech, ty které jsou poslány datovou schránkou, je možné převést z papírové podoby do digitální nebo i naopak. Stěžejní část práce, tedy část praktická, byla zaměřena na analýzu systémů pro vedení spisové služby, které využívají různé orgány státní správy. Aby bylo možné začít s analýzou a dotazováním konkrétních subjektů, nejprve bylo nutné zajít na Českou poštu se systémem Czech POINT a zřídit si dobrovolně na své jméno datovou schránku pro fyzické osoby. V dalším kroku byla sepsána žádost o poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Žádost obsahovala dotaz na to, jaký software daná organizace používá a jaká firma jim ho dodává. Ze zákona o svobodném přístupu k informacím bylo nutné uvést i následující údaje: jméno, příjmení, datum narození a adresa místa trvalého pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty ve formě e-mailu, telefonu a ID datové schránky. Tato žádost byla odeslána příslušným orgánům státní správy přes datovou 64

schránku. Odpovědi byly přijaty jak přes datovou schránku, což je správná cesta, tak bohužel i e-mailem a telefonicky. Získané odpovědi byly zpracovány do tabulek a vytvořen seznam s potřebnými náležitostmi. Vznikly tak seznamy s využívanými systémy pro vedení spisové služby, které využívají ministerstva, krajské úřady, ústřední orgány státní správy nebo i obce s rozšířenou působností, rozděleny na kraje. Díky těmto seznamům bylo možné zanalyzovat systémy pro vedení spisové služby od různých firem v České republice. Bylo zjištěno, že nejpoužívanějším softwarem je GINIS, který dodává společnost GORDIC, spol. s r.o., druhý nejčastěji využívaný systém je IS Radnice od firmy VERA, spol. s r.o. a třetí často využívaný systém pro vedení spisové služby je od společnosti GEOVAP, spol. s r.o. s názvem Spisová služba. A aby byly všechny tyto získané informace užitečné i pro ostatní, kteří například chtějí změnit dodavatele spisové služby, ale neví, kterou zvolit, byl vytvořen návrh na webové stránky s názvem www.spisovka.org. Návrh zpracoval a stránku uvedl do provozu zkušený programátor, který se řídil mými pokyny.

65

6 Seznam použité literatury BITTNER, Ivan, 1998. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 1. vyd. Praha: Linde, 211 s. ISBN 80-7201-142-1. Co je eGovernment. Ministerstvo vnitra České republiky, c2015 [online]. Praha: Ministerstvo vnitra České republiky, [cit. 2015-11-25]. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/co-jeegovernment.aspx CUBR, Ladislav, 2010. Dlouhodobá ochrana digitálních dokumentů. 1. vyd. Praha: Národní knihovna České republiky, 154 s. ISBN 978-80-7050-588-5. Dokumentace FormApps Designer. software602, c2010 [online]. Praha: Software602, [cit. 2015-12-02]. Dostupné z: http://www.602.cz/produkty/form_designer/dokumentace Historie firmy. CNS, c2015–2016 [online]. Mělník: CNS, [cit. 2016-03-25]. Dostupné z: http://www.cns.cz/historie-firmy KUNT, Miroslav a Tomáš LECHNER, 2015. Spisová služba. 1. vyd. Praha: Leges, 400 s. ISBN 978-80-7502-083-3. KUNTOVÁ, Olga a Miroslav KUNT, 2002. Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. 1. vyd. Ostrava: Montanex, 171 s. ISBN 80-7225-078-7. LECHNER, Tomáš, 2013. Elektronické dokumenty v právní praxi. 1. vyd. Praha: Leges, 256 s. ISBN 978-80-87576-41-0. LIDINSKÝ, Vít et al., 2008. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 145 s. ISBN 97880-247-2462-1. MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL, 2012. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2. přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 464 s. ISBN 978-80-87576-366. O nás. PilsCom, c1998–2016 [online]. Plzeň: PilsCom, [cit. 2016-03-20]. Dostupné z: http://www.pilscom.cz/o-nas/pilscom O nás. S&T CZ, c2016 [online]. Praha: S&T CZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: http://www.sntcz.cz/About/aboutus/83997.cz.php 66

Produkty. GORDIC, c2016 [online]. Jihlava: GORDIC, [cit. 2016-04-05]. Dostupné z: https://www.gordic.cz/produkty/ Profil firmy. SoftHouse, c2016 [online]. Plzeň: SoufHouse, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: http://www.softhouse.cz/default.aspx?Obsah=ospolecnosti Registr obyvatel. Správa základních registrů, c2010–2015 [online]. Praha: Správa základních registrů, [cit. 2015-12-03]. Dostupné z: http://www.szrcr.cz/registr-obyvatel Registr osob. Český statistický úřad, c2012 [online]. Praha: Český statistický úřad, [cit. 201512-05]. Dostupné z: https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob Registratúra EPOS. Emelix, c2016 [online]. Modra: Emelix, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: http://www.emelix.sk/produkty.a.sluzby/registratura.epos Seznam datových schránek. Portál veřejné správy, c2016 [online]. Praha: Portál veřejné správy, [cit. 2015-12-17]. Dostupné z: https://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do?ref=obcan Software.

5P,

c2016

[online].

Praha:

"5P",

[cit.

2016-03-20].

Dostupné

z:

http://www.5p.cz/software.php Spisová služba. GEOVAP, c2011-2016 [online]. Pardubice: GEOVAP, [cit. 2016-04-05]. Dostupné z: http://dms.geovap.cz/ Spisová služba. ICZ, c2016 [online]. Praha: ICZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: https://www.i.cz/co-delame/verejna-sprava/reseni-pro-spravu-rizeni-a-ukladanidokumentu/spisova-sluzba-2/ Správa registratúry. DIMANO, c2016 [online]. Bratislava: DIMANO, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: http://www.dimano.sk/index.php/sprava-registratury Typy dokumentů. ISDOC 6.0.1 Národní standard pro elektronickou fakturaci, c2014 [online]. [cit. 2015-12-02]. Dostupné z: http://www.isdoc.cz/6.0/doc/isdoc.html#typy-dokumentu URBANOVÁ, Eva, 2012. Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012 a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol. In: wkonline.cz [online]. 1. 11. 2012 [cit. 2015-10-16]. Dostupné

z:

http://www.wkonline.cz/ao/cs/dokument/nahled-

dokumentu/?doc=d39594v49616p1&query=d%C5%AFsledk%C5%AFm|dopad+%24index% 3D135&product=8&index=1318&node=40000&page=1&docno=4 67

VERA Radnice. VERA, c2016 [online]. Praha: VERA, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z: https://www.vera.cz/produkty/vera-radnice Věstník Ministerstva vnitra částka 101/2010 - národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) Vyhláška Ministerstva vnitra č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. In: Sbírka zákonů. 1. 6. 2009. ISSN 1211-1244. Vyhláška Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. In: Sbírka zákonů. 23. 6. 2009. ISSN 1211-1244. Vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. In: Sbírka zákonů. 20. 7. 2012. ISSN 1211-1244. WEST, M. Darrell, 2007. Digital government technology and public sector performance. Princeton, N.J: Princeton University Press, 256 s. ISBN 9781400835768. XML

Tutorial.

w3schools,

c1999–2016

[online].

[cit.

2015-12-02].

Dostupné

z: http://www.w3schools.com/xml/ Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 29. 6. 2000. ISSN 12111244. Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád. In: Sbírka zákonů. 24. 6. 2004. ISSN 1211-1244. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. In: Sbírka zákonů. 30. 6. 2004. ISSN 1211-1244. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In: Sbírka zákonů. 17. 7. 2008. ISSN 1211-1244. Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech. In: Sbírka zákonů. 26. 3. 2009. ISSN 12111244.

68

7 Seznam obrázků a grafů Obr. 1 Příklad XML dokumentu.............................................................................................. 23 Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1 ................................................................ 24 Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé ................................................................................ 28 Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek ............................... 37 Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace .................................................... 39

Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech ........................ 41 Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy.................................. 42 Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech .............................. 43 Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji ............................................................................................................. 44 Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR ................ 45 Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR ................. 46

69

8 Seznam příloh Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi o spisové službě Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě

70

Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou

Zdroj: vlastní zpracování

Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě Název ministerstva

Datová schránka

Odeslání DZ Spisová služba

Firma

Ministerstvo pro místní 26iaava rozvoj

19. 12. 2015

ARSYS

S&T CZ, s.r.o.

Ministerstvo prostředí

19. 12. 2015

Báze IBM Lotus Notes

SYSNET, s.r.o.

19. 12. 2015

ARSYS/ARSYS.X

S&T CZ, s.r.o.

6bnaawp

19. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Ministerstvo zahraničních e4xaaxh věcí - ustředí

19. 12. 2015

IBM Lotus Notes zakázková aplikace

+ VUMS Legend, spol. s r.o.

IBM Lotus Notes zakázková aplikace

+ Saguaro, s.r.o.

životního 9gsaax4

Ministerstvo práce sociálních věcí

a sc9aavg

Ministerstvo vnitra

Ministerstvo zahraničních věcí - zastupitelské úřady Ministerstvo obrany

hjyaavk

19. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Ministerstvo průmyslu a bxtaaw4 obchodu

19. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Ministerstvo zdravotnictví pv8aaxd

20. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Ministerstvo spravedlnosti kq4aawz

19. 12. 2015

ACTA

GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.

Ministerstvo financí

xzeaauv

19. 12. 2015

Spisová služba EPD

"5P", s.r.o

Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy

vidaawt

19. 12. 2015

Spisová služba EPD

"5P", s.r.o

Ministerstvo dopravy

n75aau3

19. 12. 2015

ACTA

AutoCont a.s.

Ministerstvo zemědělství

yphaax8

19. 12. 2015

Vyvinutý SW DMS

T-SOFT, a.s.

Ministerstvo kultury

8spaaur

19. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev

CZ,

Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě Název

Datová schránka

Odeslání DZ

Spisová služba

Firma

Úřad vlády České republiky trfaa33

22. 12. 2015 Podací deník ePED

VUMS LEGEND, spol. s r.o.

Český telekomunikační úřad a9qaats

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Úřad průmyslového vlastnictví

ix6aa38

22. 12. 2015 Systém průmyslových práv SyPP

O2 IT Services, s.r.o.

Český statistický úřad

2gfaasy

22. 12. 2015 abcSuite

Aplis.cz, a.s.

Český úřad zeměměřičský a uuaaatg katastrální

22. 12. 2015 abcSuite

Aplis.cz, a.s.

Český báňský úřad

rn6aas6

22. 12. 2015 e-Spis

ICZ, a.s.

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže

fs2aa2t

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Správa státních hmotných rezerv

4iqaa3x

22. 12. 2015 e-Spis

ICZ, a.s.

Státní úřad pro jadernou bezpečnost

me7aazb

22. 12. 2015 SSL zhotovený pro potřeby SÚJB

BIOS - Služby výpočetní techniky, s.r.o.

Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí

6zraazz

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Agentura ochrany přírody a krajiny České republiky

dkkdkdj

22. 12. 2015 Spisová služba SPI 8NS

VUMS LEGEND spol. s r.o.

Česká inspekce životního prostředí

zr5efbb

22. 12. 2015 Nemá spisovou službu

Česká národní banka

8tgaiej

22. 12. 2015 e-Spis

ICZ, a.s.

Česká republika - Kancelář Poslanecké sněmovny

bykaigw

22. 12. 2015 EED - Elektronická evidence dokumentů

M-COM s.r.o.

Česká správa sociálního zabezpečení

49kaiq3

22. 12. 2015 e-Spis

ICZ, a.s.

Česká školní inspekce

g7zais9

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Drážní úřad

5mjaatd

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Justiční akademie

gg5aa56

22. 12. 2015 ACTA

Gradual Systems, s.r.o.

Kancelář finančního arbitra

qr9ab9x

22. 12. 2015 Nemá spisovou službu

Kancelář veřejného ochránce práv

jz5adky

22. 12. 2015 GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Nejvyšší kontrolní úřad

s3caayq

22. 12. 2015 AthenA

PilsCom, s.r.o.

Česká republika - Kancelář Senátu

44iaeqj

22. 12. 2015 nesouhlasí s uveřejněním

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy

Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě Název krajského úřadu

Datová schránka

Odeslání DZ

Spisová služba

Firma

Krajský úřad Jihočeského kraje

kdib3rr

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Krajský úřad Jihomoravského kraje

x2pbqzq

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Krajský úřad Karlovarského kraje

siqbxt2

4. 1. 2016

AthenA

PilsCom, s.r.o.

Krajský úřad Kraje Vysočina

ksab3eu

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Krajský úřad Královéhradeckého gcgbp3q kraje

4. 1. 2016

EZOP

SoftHouse, s.r.o.

Krajský úřad Libereckého kraje

c5kbvkw

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Krajský úřad Moravskoslezského 8x6bxsd kraje

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Krajský úřad Olomouckého kraje

qiabfmf

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s.r.o.

Krajský úřad Pardubického kraje

z28bwu9

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s.r.o.

Krajský úřad Plzeňského kraje

zzjbr3p

4. 1. 2016

AthenA

PislCom, s.r.o.

Krajský úřad Středočeského kraje

keebyyf

4. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Krajský úřad Ústeckého kraje

t9zbsva

4. 1. 2016

EZOP

SoftHouse, s.r.o.

Krajský úřad Zlínského kraje

scsbwku

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Hlavní město Praha

48ia97h

4. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od krajských úřadů

Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi o spisové službě Název obce

Datová schránka Odeslání DZ

Spisová služba

Firma

Město Blansko

ecmb355

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Boskovice

qmkbq7h

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Břeclav

fesbhyp

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Bučovice

td3be8p

9. 1. 2016

IS Radnice VERA, VERA s r.o.

Město Hustopeče

z34bt3y

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Ivančice

sh2bdw6

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Moravský Krumlov sb4bcpy

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Pohořelice

5vjbzr8

9. 1. 2016

IS Radnice VERA, VERA s r.o.

Město Rosice

6abbzec

9. 1. 2016

GINIS

Město Slavkov u Brna

zrvbwe4

9. 1. 2016

IS Radnice VERA, VERA s r.o.

spol.

Město Šlapanice

2xfbbgj

9. 1. 2016

IS Radnice VERA, VERA s r.o.

spol.

Město Tišnov

qzjbhat

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

nad ismbss3

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Veselí Moravou

spol.

spol.

GORDIC, spol. s r.o.

Město Vyškov

wc6bqdy

9. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Znojmo

ns4a987

16. 12. 2015

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Město Židlochovice

hxdby2c

9. 1. 2016

EZOP

Softhouse s.r.o

Statutární město Brno

a7kbrrn

9. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací z analýzy spisových služeb a jejich dodavatelů obcím s rozšířenou působností Jihomoravského kraje

Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě Název statutárního města

Datová schránka

Odeslání DZ

Spisová služba

Firmy

Statutární město Brno

a7kbrrn

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Děčín

x9hbpfn

12. 1. 2016

Elektronická evidence dokumentů

T-MAPY, s.r.o.

12. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

7zhb6tn

12. 1. 2016

EZOP

SoftHouse, s.r.o.

Hradec bebb2in

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

497beyz

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Jablonec wufbr2a nad Nisou

12. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Statutární město Jihlava

jw5bxb4

12. 1. 2016

EZOP

SoftHouse, s.r.o.

Statutární město Karlovy a89bwi8 Vary

12. 1. 2016

AthenA

PilsCom, s.r.o

Statutární město Karviná

es5bv8q

12. 1. 2016

Spisová služba

GEOVAP, s.r.o.

Statutární město Kladno

dyubpcm

12. 1. 2016

EZOP

SoftHouse, s.r.o.

Statutární město Liberec

7c6by6u

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Most

pffbfvy

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Olomouc

kazbzri

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Pardubice

ukzbx4z

12. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Statutární město Plzeň

6iybfxn

12. 1. 2016

e-Spis

ICZ, a.s.

Statutární město Prostějov

mrtbrkb

12. 1. 2016

GINIS

GORDIC, spol. s r.o.

Statutární město Přerov

etwb5sh

12. 1. 2016

Spisová služba

GEOVAP, s.r.o.

Statutární Místek

město

Frýdek- w4wbu9s

Statutární město Havířov Statutární Králové

město

Statutární město Chomutov

Statutární město Ústí nad vt8bhx2 Labem

12. 1. 2016

Elisa

CNS, a.s.

Statutární město Zlín

12. 1. 2016

Spisová služba

GEOVAP, s.r.o.

5ttb7bs

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací