Syllabus BOB 50 «Stap voor stap» Algemeen : Kennismakingshandleiding

Syllabus BOB 50 « Stap voor stap » •

Algemeen :

Kennismakingshandleiding

Inhoudstafel I

Welkom ......................................................................................................... 3

II

Inleiding ........................................................................................................ 4

II.a Gebruikersinterface .................................................................................................. 4 II.b Sneltoetsen .............................................................................................................. 4

III

Fundamentele Windows noties .................................................................. 5

III.a De schermen............................................................................................................ 5 III.b Gebruik van de schermen ........................................................................................ 5

IV De schermonderdelen en bijzondere objecten ......................................... 8 IV.a De titelbalk ...............................................................................................................8 IV.b De modulebalk ......................................................................................................... 8 IV.c De menubalk ............................................................................................................ 8 IV.d De besturingsbalk .................................................................................................... 9 IV.e De statusbalk ......................................................................................................... 10 IV.f De objecten ............................................................................................................ 11

V

BOB 50 ........................................................................................................ 20

V.a Aan de eigenaar..................................................................................................... 20 V.b BOB 50 conventies ................................................................................................ 64 V.c Aanmaken van een nieuw dossier .......................................................................... 66 V.d Hoe moet u de instellingen van uw dossier controleren, aanvullen of wijzigen? ..... 67 V.e De ingave ............................................................................................................... 69

VI Installatie .................................................................................................... 77 VI.a Wat heeft u nodig ? ................................................................................................ 77 VI.b Installatie op de harde schijf ................................................................................... 77 VI.c Installatie op een lokaal netwerk ............................................................................ 78 VI.d Serialisatie van de software en installatiecode ....................................................... 79 VI.e Toegang tot de demogegevens .............................................................................. 79

VII Gebruikslicentiecontract voor de beheerprogramma’s van Sage ......... 80

©Sage - BOB 50 - February 2009

p. 2 /

80

I

Welkom

BOB 50 is een programma dat speciaal ontwikkeld werd om de specifieke behoeften op vlak van financieel en commercieel beheer van KMO’s en Fiduciaires te kunnen beantwoorden. BOB 50 is een innovatieve oplossing die ontwikkeld werd zodat de gebruikers eenvoudiger, flexibeler en met een grotere zichtbaarheid aan de slag kunnen. Dankzij een eenvoudige interface kan BOB 50 gemakkelijk gebruikt worden. Zo kan iedere gebruiker erg snel en met het grootste gebruiksgemak profiteren van zijn diepgaande functies. Bovendien zijn de schermen van BOB 50 zodanig opgesteld dat alle beschikbare functies perfect zichtbaar zijn. Op die manier worden nieuwigheden op natuurlijke wijze ontdekt. BOB 50 is ten slotte ook een flexibele tool. Deze past zich aan de specifieke wensen van iedere KMO aan en kent een snelle installatie. De installatie- en instellingskosten zijn bovendien tot een minimum herleid. Met BOB 50 stelt Sage een oplossing voor die: Modern is, op vlak van de look, de manier waarop de nieuwste technologieën worden gebruikt en op vlak van de filosofie. Globaal is, om alle aspecten van het beheer waaronder de meer geavanceerde behoeften inzake Commercieel Beheer te kunnen omvatten. Aanpasbaar en open is, om op maat aangepast te kunnen worden aan de specifieke behoeften van elke gebruiker hoe beperkt of uitgebreid deze ook zijn. Geïntegreerd is, met een homogeen gebruik doorheen de verschillende onderdelen en een optimaal gebruik en optimale beschikbaarheid van de gegevens. Personaliseerbaar is, om zich zo goed mogelijk te kunnen aanpassen aan de gewoonten van de gebruiker en hem een omgeving te bieden die steeds gericht is op zijn tussenkomst in het beheerproces. Prestatiegericht is, om de ingaven te verbeteren of met andere woorden om de ingaven tot het strikt noodzakelijke te beperken door zoveel mogelijk processen aan te bieden voor het automatisch verwerken van de gegevens. De bedoeling is hier om de kans op fouten te beperken en tegelijk tijd te winnen. Diepgaand is, het is zowel een echte bruikbare gegevensbron als een reëel beheerwerktuig met een boordtabel voor elke type activiteit. Ergonomisch, intuïtief en interactief is, kortom een grote gebruiksvriendelijkheid heeft om een grote gebruikssnelheid te garanderen en de mogelijkheid te bieden om volop te kunnen genieten van elk functioneel aspect. Gebruiksvriendelijk is dankzij onder andere een waaier aan assistenten. Nauwkeurig is om het leven van de gebruiker echt te vergemakkelijken. Met al deze troeven is BOB 50 een echte “Hefboom” voor groei. Elke gebruiker kan er zijn eigen programma van maken dat steeds aangepast is aan zijn werkomgeving, zijn activiteit en bovenal aan zijn evolutie! BOB 50 helpt de beslisser om de waarde te vatten en zorgt voor groei en winst.


p. 3 /

80

II

Inleiding

Deze kennismakingshandleiding dient om de toepassing aan u voor te stellen waarbij al het gebruiksgemak beklemtoond wordt.

II.a Gebruikersinterface BOB 50 van Sage werd ontwikkeld volgens de Windows norm. De automatismen die verworven werden bij het gebruik van de Windows programma’s blijven dus van toepassing. Het sluiten van een venster kan, bijvoorbeeld net als in alle andere Windows toepassingen, gebeuren via de sneltoetsen +.

II.b Sneltoetsen Toetsenbord geeft aan dat u de toets aangegeven tussen twee <> ingedrukt moet houden. + betekent dat u eerst de toets moet indrukken en vervolgens, zonder los te laten, de toets. ,, betekent dat u de toets moet indrukken en vervolgens, nadat u deze hebt losgelaten, eerst de toets en daarna de toets. Het gebruik van de sneltoetsen is een doeltreffende manier om uw werksnelheid in BOB 50 te vergroten. Daarom vermelden wij ze zoveel mogelijk in deze handleiding. Let erop dat de sneltoetsen die hier worden weergegeven, overeenstemmen met de standaard sneltoetsen van BOB 50. Een hele reeks sneltoetsen, zoals het openen van de lijsten of zoekschermen, kunnen echter gepersonaliseerd worden.

Muis : Druk kort op de linkermuisknop. : Druk 2x snel (dubbelklikken) op de linkermuisknop. : Druk kort op de rechtermuisknop. : Druk op de linkermuisknop en hou deze ingedrukt.

Menu’s Bestand|Dossier openen betekent « In het menu Bestand van de menubalk, selecteert u de optie Dossier openen ». Het ‘|‘ teken wijst op de onderverdeling in een submenu of optie.

Diversen Tekst die u wil ingeven: gebruik letters in cursief. Termen hernomen door het programma: Gebruik karakters in het vet. Sleutelwoorden, afkortingen, tekens… gebruik HOOFDLETTERS


p. 4 /

80

III

Fundamentele Windows noties

III.a De schermen Verschillende schermen hebben gemeenschappelijke onderdelen: het veld van het systeemmenu, de titelbalk, de modulebalk, de menubalk, het besturingsmenu, de statusbalk, enz. Systeemmenu van het venster

Titelbalk

Modulebalk

Menubalk

Het hoofdscherm van BOB 50

Besturingsmenu

Statusbalk

De schermen bevatten niet allemaal dezelfde onderdelen.

III.b Gebruik van de schermen Vooraleer men een bewerking in een venster kan uitvoeren, moet het venster eerst geactiveerd worden ( op het venster). De titelbalk van het geactiveerde venster kleurt dan heviger op dan de andere vensters. Wanneer u de grootte of de plaats van het venster wijzigt, slaat het programma dit automatisch in uw voorkeurinstellingen op.

Een venster verplaatsen De grootte van de BOB 50 vensters kan op enkele uitzonderingen na, aangepast worden. 1. Verplaats de muispijl naar de titelbalk. 2. en sleep het venster naar de gewenste positie. 3. Laat de muisknop los.


p. 5 /

80

Het formaat van een venster aanpassen 1. Plaats de muispijl op een van de hoeken van het venster. 2. De cursor neemt de vorm aan van een dubbele pijl.

3. en « sleep » de schermrand tot het gewenste formaat. 4. Laat de muisknop los.

Een scherm minimaliseren op het minimaliseringicoon (in de rechterbovenhoek van het venster).

Een scherm maximaliseren op het maximaliseringicoon (in de rechterbovenhoek van het venster).

Terug naar het oorspronkelijke formaat op het icoon voor de recuperatie van het oorspronkelijke formaat (in de rechterbovenhoek van het venster).

Een scherm sluiten °

op het sluitingsicoon (in de rechterbovenhoek van het venster).

of °

op het systeemmenu van het venster (in de linkerbovenhoek van het venster).

of °

+ voor een normaal scherm.

of °

+ voor een systeemscherm, wanneer het actieterrein van de gebruiker beperkt is tot dit venster (de gebruiker kan geen enkel ander venster openen of activeren zolang het systeemscherm geopend is).


p. 6 /

80

Systeemmenu van het scherm Dit menu is eigen aan Windows en is dus zeker geen nieuwigheid in BOB. Men moet dus niet het Systeemmenu van het scherm verwarren met de Systeemmodule van BOB 50 die wij verder in deze handleiding zullen behandelen. 1. op het systeemmenu van het venster in de linkerbovenhoek van het scherm.

2. op een van de bewerkingen (Vorig formaat, Maximaliseren, Sluiten…).

Selecteer of activeer een object in het scherm °

op het object.

of °

of <Shift>+ voor de objecten in het algemeen of voor de tabbladen en boomstructuren.

Verplaatsingstoetsen °

De pijlen in vier richtingen: , , ,

of °

, <End>, ,

of De werking van deze toetsen kan variëren naar gelang de context. °

Bij de ingaven: en <Shift>+ om zich van één zone naar een andere te verplaatsen, naar voren of naar achteren.


p. 7 /

80

IV

De schermonderdelen en bijzondere objecten

Titelbalk

Modulebalk

Menubalk

Besturingsbalk

IV.a De titelbalk De titelbalk bevat de toepassingsnaam, de naam van het document, enz. Indien er meerdere vensters geopend zijn, zal de balk van het geactiveerde venster een hevigere oplichtende kleur hebben dan de andere vensters.

IV.b De modulebalk De modulebalk geeft de verschillende modules weer die beschikbaar zijn in het actieve dossier. De actieve module wordt weergegeven op een witte achtergrond. Op dit niveau stelt het gedeelte Algemene configuratie de gemeenschappelijke opdrachtenknoppen en opties van de verschillende modules voor.

IV.c De menubalk De menubalk geeft de titels weer van de beschikbare menu’s van de actieve module. Elk menu stelt een geheel van functies voor.


p. 8 /

80

Selectie van een menu, een submenu, een opdracht of een optie °

op de omschrijving.

of °

<Sneltoets> aangegeven naast de omschrijving.

of °

+ onderlijnde letter van de naam.

Submenu Een zwarte driehoek

rechts van een optie betekent dat er een submenu is.

Herhaal de voorgaande procedure om een optie te selecteren.

Sneltoetsen (Combinatie van) toets(en) rechts van een opdrachtknop. Druk deze toets op het toetsenbord in om de opdracht uit te voeren.

Optie in het grijs Een optie kan grijs gekleurd zijn, m.a.w. zichtbaar maar onbruikbaar, naargelang de context.

IV.d De besturingsbalk De besturingsbalk geeft de iconen weer die toegang geven tot de hoofdschermen van de actieve module. U kan uw menu- en besturingsbalken zo opstellen dat de meest gebruikte functies in het oog springen en niet gebruikte functies kunnen verwijderd worden. Selecteer Personaliseren… in het contextueel menu van uw menu- of besturingsbalk om het venster Personalisering van de menu’s te openen.


p. 9 /

80

Zodra dit venster geopend is, gaat u via "klikken & slepen" dadelijk naar uw menubalk om de volgorde te wijzigen waarin de menu’s en de menupunten getoond worden. U kan diegenen die u nooit gebruikt ook verwijderen. Via het tabblad Werkbalk kunt u de werkbalken weergeven en verbergen. Daarnaast kunt u opdrachten toevoegen aan of verwijderen uit deze werkbalken. Om uw werkbalk te wijzigen, gaat u naar het tabblad Opdrachten van hetzelfde venster.

In de gewenste Categorie selecteert u de te installeren opdracht en u voegt deze via "klikken & slepen" aan uw werkbalk toe. Om opdrachten uit uw werkbalk te verwijderen, doet u via “klikken & slepen” het omgekeerde.

IV.e De statusbalk De statusbalk toont voortdurend het licentienummer, de referentie, de naam en de basisvaluta van het geopende dossier.


p. 10 /

80

IV.f De objecten

Navigatiebalk

Tabbladen

Drukknoppen

Dropdown lijst

Aanvinkvakje

Beschrijvende zone van de codes/Bijkomende info De klantenfiche – Tabblad Beschrijving

De navigatiebalk De navigatiebalk is hoofdzakelijk beschikbaar in de vensters van de basisbestanden (derden, algemene rekeningen, analytische secties, artikels en vaste activa), ingaveschermen en raadplegingschermen. Deze toont in het midden de referentie van de weergegeven ingave. In deze balk bieden de knoppen

en

de mogelijkheid om in de ingaven naar boven of

en bieden de mogelijkheid om, met een naar beneden te navigeren. De knoppen , het begin of het einde van het bestand te bereiken. Daarenboven hergroepeert deze de meest gebruikte opdrachten voor volgende schermen: het Zoeken en Toevoegen (soms ook Verwijderen) van een ingave. Vakje

Zone met geïnterpreteerde code/ bijkomende informatie


p. 11 /

80

De lijst verbonden met de knop Zoeken (of F11 vanaf de basisfiche) biedt de mogelijkheid om onder andere een geavanceerde zoekopdracht te starten door middel van het volgende scherm:

Opzoeken klant

In dit scherm geeft u een reeks op te zoeken karakters in het veld zoeken in, selecteer waar de overeenkomst zich bevindt (eender waar of in het begin van het woord) en klik op Zoeken. De resultatengrid geeft de ingavelijst weer waarvan ten minste één van de velden in de grid aan uw criteria beantwoordt. Deze velden zullen trouwens in het groen benadrukt worden. Let erop dat de zoekschermen gepersonaliseerd kunnen worden in de Algemene configuratie (Instellingen|Personaliseren opzoekschermen)

Tabbladen Zone bestaande uit verschillende overlappende pagina’s. Elke pagina is via een tabblad toegankelijk. °

op het tabblad.

of °

toetsen (of en ) om naar het volgende of het vorige tabblad te navigeren, of de pijl de lijst met de beschikbare tabbladen te openen en het gewenste tabblad te selecteren in deze lijst.


p. 12 /

80

Drukknop op de knop: biedt de mogelijkheid om de werkmodus te activeren of te desactiveren (Afpuntingen, alternatieve valuta…), of een eigenschap (vertrouwelijke rekening, niet inboekbare rekening…) of een filter (klanten, leveranciers…). De knop met de werkmodus of de geactiveerde eigenschap wordt in het blauw weergegeven.

Dropdown lijst Biedt de mogelijkheid om een keuze te maken in een lijst met vooraf bepaalde waarden °

op

rechts van de zone om de lijst te openen en op de gewenste waarde.

of °

+ in de actieve zone om de lijst te openen. Verplaats u met de en en <Enter> op de gewenste waarde.

Aanvinkvakje Biedt de mogelijkheid om een niet-exclusieve keuze te maken. °

op het vakje om te selecteren of te deselecteren.

of °

<spatiebalk> op het actieve vakje.

Beschrijvende zone van de code Geeft automatisch de omschrijving weer die verbonden is met de code van het actieve veld.

Tekstzone

De klantenfiche – Tabblad Memo


p. 13 /

80

Tekstzone Ingavezone voorbehouden aan de ingaven van tekst (omschrijvingzone bijvoorbeeld). °

op de zone.

of °

In een memo: om de zone te vergroten tijdens de ingave en de tekst vorm te geven (Lettertype, vet, onderlijnd, uitlijning, enz.) vervolgens +<S> om de tekst op te slaan en terug te keren naar het normale formaat van deze zone.

Selectieknop

Het klantenbestand – tabblad Boekh.

Selectieknop Hiermee kan een exclusieve keuze gemaakt worden onder de verschillende mogelijkheden. °

om te selecteren.

of °

, en , (de vorige actieve knop wordt automatisch gedeactiveerd).

Grid of tabel

De schuifbalk

Balans van de algemene rekeningen


p. 14 /

80

De grids of tabellen Wanneer u de indeling (verplaatsing en wijziging van de kolombreedtes) of de inhoud (weergegeven kolommen) van een grid aanpast, onthoudt het programma automatisch uw gebruikersvoorkeur. Om de breedte van een kolom te wijzigen: 1. Plaatst u de cursor van de muis op een van de verticale lijnen van de grid. 2. Wanneer de cursor een dubbele pijl wordt, en « sleep » de lijn tot de gewenste grootte. 3. Laat de muisknop los. Met een dubbele klik op de titel van een kolom wordt de breedte automatisch aangepast aan de lengte van het langste element. Om de volgorde van de kolommen te wijzigen: 1. Plaats de cursor in de titelzone van de kolom. 2. en « sleep » de zone tot de gewenste positie. Om kolommen in een raadplegingsgrid toe te voegen/te verwijderen: 1. Onmiddellijk op het actieve scherm of contextueel menu van het scherm te openen.

of <Shift> + om het

2. op de keuze Personalisering grid om het venster te openen waarin de weer te geven kolommen geselecteerd kunnen worden. 3. In dit scherm geeft de kolom Geselecteerde velden de lijst van de kolommen in de raadplegingsgrid weer. De kolom Beschikbare velden toont de lijst van kolommen die toegevoegd kunnen worden. Om de kolommen van Geselecteerde velden naar Beschikbare velden en vice versa te verplaatsen, selecteert u de te verplaatsen kolom en op of of « sleep » het naar de andere kolom. Om de weergave volgorde van de kolommen aan te passen, selecteert u de te verplaatsen kolom en op of of « sleep » het tot de gewenste hoogte. Om kolommen in een zoekscherm toe te voegen/te verwijderen: 1. Ga naar het menupunt Algemene Configuratie|Instellingen|Personaliseren opzoekschermen. 2. Selecteer het te personaliseren scherm en ga op dezelfde manier te werk. De inhoud van de meeste raadplegingsgrids kan bovendien geëxporteerd worden naar een Excel, pdf-, html-, tekst- en begrensd tekstformaat of kan naar het klembord gekopieerd worden. op de knop in de linkerbovenhoek van de raadplegingsgrids om de inhoud van een raadplegingsgrid te exporteren. Via kan de inhoud van de actieve raadplegingsgrid in een pdf-bestand geëxporteerd worden. <Shift> + zet het bestand bovendien in een e-mailbericht.


p. 15 /

80

Schuifbalk Navigeer naar boven of naar beneden in een scherm of dialoogvenster. en op verplaatsen.

van de schuifbalk om de informatie naar boven of naar beneden te

Contextueel menu

Actiebalk

De klantenfiche

Contextueel menu De BOB 50 schermen zijn voorzien van een contextueel menu. Dit menu biedt de mogelijkheid om snel de meest nuttige functies van het actieve scherm te bereiken. Om het contextueel menu op te roepen: in het actieve scherm of de toets of <Shift> + . Om een opdracht te activeren: klik op de overeenstemmende omschrijving in het menu of gebruik de sneltoets.

Actiebalk Directe toegang tot de belangrijkste acties van het contextuele menu. De acties worden uitgevoerd door gewoon op de overeenstemmende knoppen te klikken. Ze zijn gemakkelijk te herkennen aangezien iedere actie zijn specifieke knop heeft.

Zoekscherm

Datum zone

Ingave van de verkopen


p. 16 /

80

Datum zone Zone speciaal ontworpen voor de ingave van een datum. °

Geef de datum in door 6 cijfers te typen DDMMJJ (het programma zal uw ingave vorm geven).

Of °

Wanneer de cursor in de overeenstemmende zone geplaatst wordt kan er naar voor of terug naar achter gegaan worden in de dagen, maanden en het jaar en gebruik hierbij de pijltjestoetsen naar boven en naar beneden.

Of °

rechts van de zone of + in de actieve Open de kalender: op zone. Om in de kalender te navigeren: op het jaar, de maand, de dag, de knoppen en of gebruik , , , . Om de dagdatum te selecteren: op Vandaag. Wanneer u op de maand klikt, geeft u de maandenlijst weer en wanneer u op het jaar klikt, geeft u de jaarlijst weer.

Zoekscherm Biedt de mogelijkheid om een keuze te maken in een tabel of een gegevensbestand. 1. Open het zoekscherm: op te openen.

of + in de actieve zone om de lijst

Opzoeken algemene rekening


p. 17 /

80

2. Geef een zoekcriterium in. 3. <Enter> of op de te selecteren waarde. Om de zoeksleutel te wijzigen: °

op een van de onderlijnde titels

of °

<Enter> of + of + om van een sleutel naar een andere te gaan.

Om de ingaven in slaapstand weer te geven: Selecteer het vakje In slaapstand.

Bedrag zone Zone speciaal ontworpen voor de ingave van bedragen. °

Geef de cijfers in.

of °

Open de rekenmachine: op , rechts van de zone of + in de actieve zone. Om de opdrachten te formuleren: op de cijfers en bewerkingstekens of gebruik het numerieke toetsenbord.

of °

Geef het procent van het totale factuurbedrag + <%> in om automatisch het resultaat te berekenen

Incrementnummer

Aanmaningen


p. 18 /

80

Incrementnummer Numerieke ingavezone die de mogelijkheid biedt om een waarde te verhogen of te verlagen met de muis of met de verticale pijlen.

Boomstructuur

Beheer van de BTW codes

Boomstructuur Biedt de mogelijkheid om een element te kiezen (knoop) in een boomstructuur. Om in een boomstructuur te navigeren: op de knoop of of . Om een knoop te openen: op de + of . Om een knoop te sluiten: op de – of .


p. 19 /

80

V

BOB 50

Hier komen we tot de kern van de zaak. Hierna stellen wij u de verschillende functies van BOB 50 voor. Om BOB 50 zo doeltreffend mogelijk te gebruiken, is het belangrijk dat u rekening houdt met de verschillende tools en de sneltoetsen die u ter beschikking hebt. Naarmate u vordert, is het goed om regelmatig dit hoofdstuk opnieuw te lezen om steeds te kiezen voor de meest doeltreffende methode om de verschillende ingave en raadplegingstaken uit te voeren.

V.a Aan de eigenaar De uitvoerbare bestanden (executabels) Twee tot drie uitvoerbare bestanden zijn beschikbaar op uw bureaublad eenmaal de installatie beëindigd werd. Dit aantal hangt af van de opties en modules die door uw licentie ondersteund worden. Elk uitvoerbaar bestand opent een werkvenster met een eigen moduleen menubalk. Elk menu geeft toegang tot een lijst met functies.

BOB System is de toepassing die de mogelijkheid biedt om de voornaamste parameters van de dossiers waarin u werkt, te configureren. Hiermee kan u dossiers aanmaken, de toegang van gebruikers tot deze dossiers beheren. Het omvat eveneens de onderhoudsfuncties die onder andere zorgen voor de scan, de reorganisatie, de herindexering en de herstelling van bestanden van een dossier alsook voor de bijwerking van de gemeenschappelijke tabellen van alle dossiers. Via een ingevoegde functie kan u de te verzenden of ontvangen dossiers comprimeren en decomprimeren. De handelingen in deze werkmodus hebben betrekking op alle dossiers of een enkel dossier in het bijzonder.

BOB 50 is de toepassing die de mogelijkheid biedt de regelmatige opdrachten van de algemene boekhouding, de analytische boekhouding, de bankverrichtingen, beheer van de budgetten, het commercieel beheer, het verkooppunt en het beheer van de Vaste Activa uit te voeren. Het is dus via dit programma dat u uw basisgegevens en boekingen zal invoeren, uw elektronische rekeninguittreksels zal opvragen (CODA bestanden), … De meeste handelingen in deze werkmodus zijn van toepassing op het actieve dossier. De naam van het actieve dossier wordt weergegeven op de statusbalk onderaan het scherm van de toepassing. Het submenu Multidossiers van het menu Aangiften is echter een uitzondering op de regel. Hiermee kan u de aangiften van verschillende dossiers weergeven en deze stelt zelfs een Intervat assistent voor de verzending van de multidossier fiches naar de administratie voor. Let erop dat de Expert versie van BOB 50, die bestemd is voor de Fiduciaires, een specifieke module is voor het beheer van de dossiers. Bijgevolg is deze module ook van toepassing op verschillende dossiers.


p. 20 /

80

Op welke manier de toepassing starten ? °

Ga naar uw bureaublad en dubbelklik op het icoon van de toepassing om deze te starten.

of °

Ga naar de BOB 50 map op uw harde schijf (standaard: C:\BOB50). Open deze map en start de gewenste toepassing.

Indien u de BOB System toepassing start, dient u uw gebruikerscode en eventueel paswoord in te geven. Geef de gevraagde gegevens in en klik op . Zo komt u in de Systeem module terecht.

Indien u de toepassing BOB 50 start, moet u naast uw gebruikersnaam en eventueel paswoord een dossiercode ingeven. Geef de gevraagde gegevens in en klik op . Zo kan u in het gevraagde dossier werken.

Op welke manier van dossier veranderen? In de BOB 50 toepassing gaat u naar het menu Bestand en kiest u voor de opdracht Dossier openen. Door een ander dossier via de optie Bestand|Dossier openen te openen, wordt het voorgaande dossier automatisch gesloten. Er is dus steeds één enkel dossier per sessie open.


p. 21 /

80

Overzicht van de BOB System toepassing

Via het menu Bestand kan u: °

Een nieuw dossier aanmaken.

°

Nieuwe gebruikers aanmaken, hun profiel en toegangsmogelijkheden in ieder dossier bepalen.

°

De gemeenschappelijke standaardtabellen van de dossiers (Valuta, Landen, BTW codes, Luxemburgse banken) beheren.

°

De dossierlijst afdrukken.

°

De toepassing verlaten.

Het menu Bewerken herneemt alle standaardopties van de WINDOWS toepassingen (Kopiëren, Plakken, …) alsook de specifieke opties van BOB 50 die verder worden beschreven. Het menu Onderhoud biedt de mogelijkheid om: °

Bestanden van een dossier te herorganiseren, herindexeren en te comprimeren (+ te herstellen indien nodig).

° Een back-up te maken van de gegevens van een of meerdere dossier(s) en vooraf opgeslagen dossiers opnieuw toegankelijk te maken. °

Bepaalde gegevens te behandelen en te verbeteren.

°

Bijwerken van de Common en Metadata bestanden via Internet.

Het menu Communicatie biedt de mogelijkheid om: °

Een dossier geheel of gedeeltelijk te verzenden naar de fiduciaire of klant, via e-mail, bestand of een externe drager (CD ROM, diskette, …).

°

De dossiers te ontvangen.

Het menu Extra biedt de mogelijkheid om: °

Een rekenmachine en kalender te openen.

°

Te verzenden of te ontvangen bestanden te comprimeren of te decomprimeren.

Het menu Vensters biedt de mogelijkheid om: °

De geopende vensters “trapsgewijs” te organiseren.

°

Alle vensters te sluiten.

°

De lijst van de geopende vensters weer te geven.


p. 22 /

80

Het menu Help, °

Het punt Kennismakingshandleiding BOB 50 opent deze handleiding.

°

Het punt BOB 50 Brochure geeft toegang tot de commerciële presentatie van BOB 50.

°

www.sage.be geeft toegang tot de website van Sage waar u meer informatie kan vinden over de onderneming, haar producten, haar evenementen. U kan er ook vragen stellen.

°

www.bob50.be geeft toegang tot de website van BOB 50 waar u alle gewenste informatie over dit product kan vinden

°

Het punt Links andere sites geeft via www.sage.be toegang tot een lijst van websites die verband houden met het boekhouden.

°

Het punt Info geeft informatie over de gebruikte BOB 50 versie.

Overzicht van de BOB 50 toepassing Modulebalk

Menubalk

Opdrachtenbalk

De modulebalk De modulebalk geeft de modules weer die beschikbaar zijn voor het actieve dossier. In dit stadium biedt het gedeelte Algemene configuratie, algemene opdrachten en opties voor de verschillende modules van de toepassing. De menubalk De menubalk geeft de titels weer van de beschikbare menu’s van de actieve generieke module, waarbij elk menu een geheel van functies voor deze module voorstelt. Dezelfde menu’s Bewerken, Vensters en ? (Help) zijn echter aanwezig in alle modules. Het menu Bewerken herneemt de standaardopties van WINDOWS (kopiëren, plakken, …) alsook de specifieke opties van de BOB 50 toepassing die verder worden beschreven.


p. 23 /

80

Het menu Vensters biedt de mogelijkheid om: °

De geopende vensters te organiseren in Trapsgewijs, verticale of horizontale Mozaïek.

°

Alle vensters te sluiten

°

De lijst met de geopende vensters weer te geven.

? biedt de mogelijkheid om : °

De Kennismakingshandleiding BOB 50 te visualiseren,

°

De documentatie te raadplegen via BOB 50 Brochure.

°

De lopende mededelingen te visualiseren.

°

Toegang te krijgen tot de klantenzone.

°

Toegang te krijgen tot de website www.bob50.be waar u alle informatie over het product vindt.

°

Toegang te krijgen tot de website www.sage.be waar u meer informatie kan vinden over de onderneming, haar producten, haar evenementen. U kan er ook vragen stellen.

°

Toegang te krijgen tot het formulier Contacteer ons dat beschikbaar is op de website www.sage.be.

°

De informatie over de gebruikte BOB 50 versie te visualiseren via Info.


p. 24 /

80

Hierna bekijken we module per module de verschillende mogelijkheden van iedere module. 1. Modules Boekhouding & Financiën Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Dossier openen

Opent het ontvangstscherm van BOB 50 met als standaardgebruiker en standaarddossier, de huidige gebruiker en het huidige dossier. Hierdoor kan de huidige gebruiker gemakkelijk een ander dossier openen zonder zich daarvoor opnieuw te moeten identificeren.

Afmelden

Opent het ontvangstscherm van BOB 50 zonder standaardgebruiker en zonder standaarddossier. Hierdoor kan de huidige gebruiker zijn BOB 50 sessies afsluiten zodat een andere BOB 50 gebruiker op dezelfde werkpost kan werken.

Recente dossiers

Uit de lijst van de laatst geopende dossiers kan er een ander dossier geselecteerd worden dat geopend moet worden zonder daarvoor terug te moeten gaan langs het ontvangstscherm van BOB 50.

Klanten, Leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen, Boekhoudplan.

Opent de schermen voor het beheer van de basisfiches van derden, personen en algemene rekeningen. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een derde of een algemene rekening. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot de historiek van de rekening.

Sjablonen

Opent de boekingsjablonen. Via dit sjabloon, dat aangevuld wordt via de ingaveschermen, kunnen er boekingen die vaak terugkeren opgeslagen worden zonder ze bij iedere ingave opnieuw te moeten ingeven.


p. 25 /

80

Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Sjablonen

Opent de boekingsjablonen. Via dit sjabloon, dat aangevuld wordt via de ingaveschermen, kunnen er boekingen die vaak terugkeren opgeslagen worden zonder ze bij iedere ingave opnieuw te moeten ingeven.

Valutakoers

In dit scherm worden de valutakoersen die gebruikt worden in de ingavedagboeken, geactualiseerd. Iedere valuta wordt door zijn ISO-code geïdentificeerd.

Budget posten

Opent het scherm voor het beheer van de budgetaire posten die aan de verschillende budgetten verbonden zijn. Deze zijn in de extra’s van de module bepaald.

Analytische plannen

Opent het scherm voor het beheer van de analytische plannen die verbonden zijn aan de verschillende analytische plannen. Deze zijn in de extra’s van de module bepaald.

Analytische verdeelsleutels

Opent het scherm voor het beheer van de analytische verdeelsleutels. Bij de ingave volstaat het om de te gebruiken verdeelsleutel aan te duiden om de bedragen automatisch over de juiste analytische secties te spreiden.

Categorieën Klanten, Leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen, Boekhoudplan

Opent het scherm voor het beheer van de categorieën van derden, personen en algemene rekeningen. Deze categorieën kunnen toegewezen worden aan derden, personen en algemene rekeningen zodat het raadplegen en afdrukken op de gewenste categorieën afgestemd kan worden.

Aanmaningscategorieën Opent het scherm voor het beheer van de aanmaningscategorieën die aan de klanten toe te wijzen zijn. De te versturen aanmaningstekst en de eventuele toe te passen verwijlinteresten zijn afhankelijk van deze aanmaningscategorieën.


p. 26 /

80

Hoofdmenu Bestand

Ingave

Menupunt

Beschrijving

Filters

Opent het scherm voor het filterbeheer. Via deze filters gebeurt het raadplegen en het afdrukken van de meeste basisfiches, de meeste historieken en tabellen.

Tabellen

Opent het scherm voor het beheer van de tabellen waarin iedere ingave hoofdzakelijk door een identificatiecode en een omschrijving omschreven wordt.

Tabellen bankverbinding

Opent het scherm voor het beheer van specifieke tabellen die gebruikt worden door de module bankverbinding.

Beheer van de ingaven

Opent het scherm voor het beheer van de ingaven. Dit scherm centraliseert de verschillende ingave-, centralisatie- en raadplegingfuncties die verbonden zijn aan de ingave van boekhoudkundige documenten. Het toont per dagboektype en per dagboek de periode en het volgende in te geven documentnummer en het aantal documenten dat eventueel nog gecentraliseerd moet worden. Men kan ook nieuwe documenten ingeven, te centraliseren documenten aanpassen/ centraliseren of de historiek van de dagboeken raadplegen.

Te centraliseren

Opent het scherm voor het beheer van de te centraliseren boekingen. Dit scherm toont per dagboek en per periode het aantal gecentraliseerde en te centraliseren documenten. Vanuit dit scherm worden de centralisatie- en wisverrichtingen voor alle te centraliseren boekingen van de dagboeken en de geselecteerde periodes geopend.

Individuele ingaven

Opent het scherm voor de ingave van verkopen, creditnota’s op verkopen, aankopen, creditnota’s op aankopen, financieel, diverse boekhoudkundige en analytische posten.


p. 27 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Beschrijving

Inlezen

Inlezen van rekeninguittreksels

Opent het scherm om de gecodeerde rekeninguittreksels die de bank bezorgt, in te lezen (CODA-bestanden). Van zodra het in te lezen bestand geselecteerd is, kan u de inhoud van het scherm aflezen en dit in het overeenstemmende dagboek aanbrengen. BOB 50 beheert de informatie die opgeslagen is tijdens de boekhoudkundige ingaven en de gegevens die overgenomen zijn in de basisfiches van de derden en in de tabellen van de bankverbinding om de financiële bewegingen automatisch af te punten met de boekhoudkundige documenten en om de kostenverrichtingen automatisch in te boeken.

Raadplegen

Historiek klanten, leveranciers en algemene rekeningen

Opent de historieken van de rekeningen van klanten, leveranciers en de algemene rekeningen in raadplegingweergave. De weergegeven documenten kunnen voor ieder rekeningtype op datum of op afpunting gesorteerd worden. Ze kunnen ook beperkt worden tot de openstaande documenten of de documenten die opgeslagen zijn over een welbepaalde periodespreiding. De te centraliseren documenten zijn overgenomen in de derdenhistoriek indien de optie voor de precentralisatie van derdenboekingen geactiveerd is. In deze schermen kunnen boekingen automatisch afgepunt worden of kan er overgeschakeld worden naar de afpuntingsmodus om de boekingen manueel af te punten. Om het boekingsdetail ten slotte te bekijken, volstaat het om op de overeenstemmende lijn te dubbelklikken.


p. 28 /

80

Hoofdmenu Raadplegen

Menupunt Balans van de algemene rekeningen

Beschrijving Opent het scherm voor de balans van de algemene rekeningen. Wordt enkel op aanvraag getoond in functie van het geselecteerde type. Zo kan de weergegeven balans een periodieke balans zijn, een balans berekend tussen twee periodes of de huidige balans en ze kan beperkt zijn tot bepaalde algemene rekeningen. Via een aantal keer te dubbelklikken kan de rekeningenhistoriek bekeken worden en kan men teruggrijpen naar het boekingsdetail.

Boekhoudkundige dagboeken

Opent de historiek van boekhoudkundige dagboeken waarin men ieder dagboek per periode of per boekjaar kan raadplegen. Via een aantal keer te dubbelklikken kan men de rekeninghistoriek bekijken en teruggaan tot het boekingsdetail.

Analytische dagboeken

Opent de historiek van de boekhoudkundige dagboeken die afgestemd is op de analytische ingaven die tevens aangepast kunnen worden. Ieder dagboek kan per periode en per boekjaar geraadpleegd worden.

Analytische historieken

Opent voor ieder analytisch plan de historiek van zijn secties. De getoonde documenten kunnen beperkt worden tot de documenten, opgeslagen voor een bepaalde periodespreiding. Vanuit dit scherm kan men voor het afpuntbare analytische plan van de raadplegingmodus overschakelen naar de afpuntingsmodus om boekingen manueel af te punten.

Opzoeken documenten

Opent het scherm voor het opzoeken van documenten. Zo kan men op basis van een reeks zoekcriteria een document terugvinden.


p. 29 /

80

Hoofdmenu Verwerking

Menupunt

Beschrijving

Betaling leveranciers

Opent het scherm voor het beheer van de betalingsbestanden. Dankzij deze optie stelt BOB 50 de uit te voeren betalingen op basis van de boekhoudkundige documenten automatisch voor. BOB 50 beheert de informatie die opgeslagen is tijdens de boekhoudkundige ingaven en de gegevens die overgenomen zijn in de basisfiches van de derde en in de tabellen van de bankverbinding om te vermijden dat de gegevens opnieuw ingegeven worden.

Domiciliëring

Opent het scherm voor het beheer van de domiciliëringsbestanden. Dankzij deze optie stelt BOB 50 de domiciliëringen op basis van de boekhoudkundige documenten automatisch voor. BOB 50 beheert de informatie die opgeslagen is tijdens de boekhoudkundige ingaven en de gegevens die overgenomen zijn in de basisfiches van de derde en in de tabellen van de bankverbinding om te vermijden dat de gegevens opnieuw ingegeven worden.

Aanmaningen klanten

Opent het scherm voor de automatische aanmaak van betalingsaanmaningen. BOB 50 beheert de gegevens uit de basisfiches van de klanten met achterstallige betalingen om hun een aanmaningsbrief te sturen waarbij rekening gehouden wordt met hun taal, hun categorie en hun aanmaningsniveau.

Herwaardering v/d boekingen in vreemde valuta

Opent het scherm voor de automatische aanmaak van een diverse verrichting van herwaardering van de posten in vreemde valuta. Hiermee kan men rekening houden met het verschil tussen het equivalent in de basisvaluta van de openstaande posten wanneer dit opgeslagen en geherwaardeerd wordt. De berekening gebeurt per rekening en per valuta en baseert zich op de tabel Valutakoers.


p. 30 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Beschrijving

Verwerking

Automatische afpunting

Opent de assistent voor de Automatische afpunting verrichtingen. Zo kunnen verrichtingen waarvan de som van de bedragen gelijk is aan nul samengebracht worden. Hierbij houdt men rekening met een aantal te bepalen selectiecriteria (enkel de bedragen in basisvaluta kunnen hiermee afgepunt worden).

Afdrukken

Afdrukreeksen

Opent het scherm voor het beheer van de afdrukreeksen. Een afdrukreeks bestaat uit een reeks vooraf bepaalde afdrukken die bestemd zijn om samen meermaals afgedrukt te worden. De geselecteerde periodes en/of data in de afdrukken passen zich automatisch aan de afdrukdatum en –reeks aan.

Uitgestelde afdrukken

Opent het scherm om de uitgestelde afdrukken te starten. Het gaat om afdrukken die de gebruiker tijdens zijn werk bepaald heeft en waarvan hij de afdrukvraag in een lijst opgeslagen heeft die later (tijdens dezelfde werksessie) dient afgedrukt te worden. Voor bepaalde afdrukken waarvoor een aanzienlijke berekeningstijd nodig is alvorens te kunnen afdrukken, kan het afdrukken uitgesteld worden zodat de gebruiker zelf kan beslissen wanneer hij zijn werk onderbreekt.

Dagboeken, Grootboek…, Balansen…, Te centraliseren, Analytiek…, Financiële staat, Financiële analyses, Boordtabellen…, Boekhoudkundige statistieken, Afdruk bestanden…

Opent afdrukschermen van boekhoudkundige en analytische gegevens en informatie die opgeslagen is in de basisfiches en tabellen van BOB 50. De meeste afdrukken kunnen gepersonaliseerd worden. Bovendien kan BOB 50 naast een afdrukexemplaar de afdrukken ook in een Excel- of pdfbestand opnemen en het bestand eventueel ook als bijlage in een emailbericht plaatsen. In plaats van iedere afdruk bij de bepaling ervan te starten, kan de gebruiker alle afdrukken nadien in één keer uitvoeren. Zo kiest hij zelf wanneer hij zijn werk onderbreekt en krijgt BOB 50 de nodige tijd om af te drukken.


p. 31 /

80

Hoofdmenu Aangiften

Menupunt

Beschrijving

Beheer officiële documenten

Opent het scherm voor het beheer van de officiële documenten (BTW-aangiften, jaarlijkse klantenlisting, Intrastat-aangifte, intracommunautaire opgave, fiches 281.50 en 325.50). Het geeft een volledig overzicht van alle opgestelde documenten en hun status en er kunnen er nieuwe aangemaakt worden.

Behandelen van ontvangstbevestiging

Start de behandeling ontvangstbevestigingen.

Individuele formulieren…

Opent het scherm om officiële documenten op te stellen (BTW-aangiften jaarlijkse klantenlisting, Intrastat-aangifte, intracommunautaire opgave, fiches 281.50 en 325.50). Deze schermen kunnen ook via het scherm voor het beheer van officiële documenten geopend worden.

Balans per BTW-code

Opent het afdrukscherm van de balans van de algemene rekeningen. Deze afdruk wordt berekend tussen twee periodes en duidt voor iedere rekening de gebruikte BTW-codes en de basisbedragen en overeenstemmende BTW-bedragen aan.

Overeenstemming BTW – Omzetcijfer

Opent het afdrukscherm van overeenkomst BTW – Omzetcijfer.

Multidossiers

Via dit menupunt heeft men, vanuit het huidige dossier, toegang tot de andere dossiers die BOB 50 beheert. Zo kunnen hun officiële documenten beheerd worden.

van

de

de

Opent het scherm voor het beheer van de multidossiers van de officiële documenten en opent de Intervatassistent die het mogelijk maakt Intervatbestanden met BTW-aangiften, intracommunautaire opgaves of jaarlijkse klantenlisting van meerdere dossiers aan te maken.


p. 32 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Nota’s ivm het dossier

Opent het scherm voor de nota’s om een tekstbericht over het dossier te schrijven. Dit scherm, dat al dan niet een tekstbericht bevat, wordt automatisch weergegeven telkens wanneer BOB 50 geopend wordt.

Configuratie Automatische rekeningen, Dagboekenlijst, BTWvoet

Opent het scherm om de instellingen te installeren die de functies van de module Boekhouding & financiën gebruiken. Via het scherm automatische rekeningen kunnen de rekeningen geïdentificeerd worden die automatisch ingegeven worden. Het gaat bijvoorbeeld om centralisatorrekeningen van derden of boekingsrekeningen van de te betalen of te recupereren BTW of boekingsrekeningen van discontobedragen of verwijlinteresten. Het punt dagboekenlijst opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van de dagboeken waarin boekhoudkundige documenten opgeslagen zijn. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een dagboek: BTWen valutabeheer, discontobeheer excl. BTW en het nummer en de periode van het volgende document voor de laatste drie boekjaren. Daarnaast hernemen de financiële dagboeken de standaardgegevens en waarden die nuttig zijn voor de module bankverbinding. Het punt BTW-voet opent het scherm voor het beheer van de BTW-codes. Alle BTW-mechanismen kunnen hierin bepaald worden.


p. 33 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Configuratie Definitie plannen, Lijst van analytische dagboeken, Instelling van het boekhoudplan, Budgetten, Evolutienormen

Definitie analytische plannen opent het scherm voor het beheer van de analytische plannen waarnaar de analytische secties, die bepaald zijn in het menu Bestand van de module, verwezen worden. Instelling van het boekhoudplan opent het scherm van het analytisch boekhoudplan. In dit scherm kunnen de algemene rekeningen waarvoor een analytische boeking nodig is, geïdentificeerd worden en eventueel ook het of de in te geven plan(nen) en een standaardsectie. De budgettenlijst opent de tabel van de budgetplannen waarin ieder budget door een identificatiecode en een omschrijving bepaald wordt. Deze budgetplannen worden in meerdere budgetposten in het menu Bestand van de module weergegeven. De evolutienormen openen de tabel van de evolutienormen. Deze kunnen gebruikt worden om de bedragen die maandelijks aan verschillende budgetposten toegekend worden, automatisch te berekenen.

Configuratie Instellingen van de aanmaningen, Tekst voor de aanmaningen, Instellingen van de financiële staten BOB-script

De instellingen van de aanmaningen openen het scherm voor de opties van de betalingsaanmaningen. Hierin kunnen de algemene principes voor het beheer van de betalingsaanmaningen bepaald worden: het maximum aantal te beheren aanmaningsniveaus, de standaard gestarte criteria, het verzenden van een aanmaningsbrief, mogelijkheid om rekening te houden met verwijlinteresten. Tekst voor aanmaningen opent het scherm om de modelbrieven te beheren die gebruikt worden voor iedere mogelijke combinatie van taal, categorie en aanmaningsniveau. Het scherm Instellingen van de financiële staten beheert de mechanismen om balansen op te stellen.


p. 34 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Extra

Beschrijving BOB-sript kan gepersonaliseerde routines beheren waarvan de start meestal bewerkt wordt door een gebeurtenis in de toepassing zoals een boekhoudkundig document opslaan of centraliseren.

Onderhoud van gegevens, Archiveringsbeheer, Archivering van boekjaar

Het archiveringsbeheer organiseert en beheert de gearchiveerde boekjaren.

Onderhoud van gegevens, Verwijderen van gegevens, Boekhoudkundige testen, Hersynchronisatie van de boekingen derden

Verwijderen van gegevens start de assistent waardoor een of meerdere boekjaren verwijderd kunnen worden.

Via Archivering van boekjaar wordt de assistent opgestart. Hierin worden één of meerdere boekjaren gearchiveerd om geheugen vrij te maken. Het doel hiervan is alle boekingen van de betreffende boekjaren in een archiefbestand opslaan en de historieken van het boekhoudkundige dossier, de volledig afgepunte derdenboekingen, de volledig afgepunte boekingen van de afpuntbare algemene rekeningen en de boekingen van de niet afpuntbare algemene rekeningen definitief uit het dossier te verwijderen. De boekingen die nog afgepunt kunnen worden, worden dus niet uit het dossier verwijderd zolang ze niet volledig afgepunt zijn. Men vindt ze terug bij de raadpleging van de openstaande posten van hun historieken. Bij raadpleging van een gearchiveerde periode toont BOB 50 de gegevens indien het archiefbestand toegankelijk is. De melding « Archiefbestand » wijst erop dat de weergegeven gegevens gearchiveerd zijn. Ze kunnen dus enkel nog informatief geraadpleegd worden.

Via de boekhoudkundige testen kan de boekhoudkundige integriteit van de gegevens op eender welk tijdstip verzekerd worden. Hersynchronisatie van boekingen derden maakt de tijdelijke boekingen van de derdenhistoriek weer aan op basis van de tijdelijke dagboeken (indien de optie voor de precentralisatie van boekingen derden geactiveerd is).


p. 35 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt Uitwisseling van gegevens

Beschrijving De export van de boekhoudkundige balans maakt het mogelijk om deze om te zetten naar de belangrijkste software van analysebalans (ANALBI, ACCON, SOFISK…). Via de aanmaak van een FiSta package kunnen de balans en de boekhoudkundige gegevens naar FiSta overgebracht worden, de software voor het neerleggen van de jaarrekeningen en voor de analyse van de financiële staten van Sage.

Periodebeheer

Opent het scherm voor het periodebeheer voor de aanmaak van boekjaren en de afsluiting van periodes.

Testen voorafgaand aan de opening van een boekjaar

Opent het scherm voor de voorafgaande testen voor de opening van een boekjaar. Dankzij deze testen wordt de goede samenhang van de boekhoudkundige gegevens verzekerd alvorens een nieuw boekjaar te openen.

Opening van een boekjaar

Opent het scherm voor de opening van een boekjaar waardoor de diverse verrichting voor de opening van een boekjaar automatisch aangemaakt wordt. De diverse verrichting van opening die aangemaakt is door BOB 50, neemt in het nieuwe boekjaar de saldo’s van de balansrekeningen van het vorige boekjaar over en geeft de winst of het verlies in dat op de overeenstemmende balansrekening overgedragen moet worden.

Rekenmachine

Toont een kleine rekenmachine in een hoek van het scherm. Dit kan gemakkelijk gebruikt worden dmv het numerieke toetsenbord.


p. 36 /

80

2. Vaste Activa Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Dossier openen


Afmelden


Recente dossiers

Uit de lijst met de laatst geopende dossiers kan er een ander dossier geselecteerd worden dat geopend moet worden zonder hiervoor terug te moeten keren naar het ontvangstscherm van BOB 50.

Vaste Activa

Opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van de vaste activa. De basisfiches kunnen weergegeven worden in een fiche of een lijst. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een vast actief. Ze omvat in het bijzonder de instellingen voor de berekening van de afschrijvingen van het goed en de standaard boekingsrekeningen. Ze geeft ook toegang tot de historiek van het goed en tot de situatie van het huidige boekjaar.

Modellen Vaste Activa

Opent het scherm voor het beheer van de vaste activa modellen. In dit scherm kunnen regelmatig gebruikte instellingscombinaties voor de berekening van afschrijvingen en standaard boekingsrekeningen opgeslagen worden. Zo kunnen de vaste activa fiches vlug aangemaakt worden op basis van vooraf opgeslagen karakteristieken.


p. 37 /

80

Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Klanten, Leveranciers, Boekhoudplan

Opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van derden en algemene rekeningen. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een derde of een algemene rekening. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot de historiek van de rekening.

Categorieën Vaste Activa, Fiscale Categorieën

Opent de tabellen van de categorieën vaste activa en de categorieën fiscale vaste activa. De categorieën vaste activa kunnen toegewezen worden aan vaste activa om het raadplegen en afdrukken af te stemmen op de gewenste categorieën. De fiscale categorieën dienen om de vaste activa, waarvan de aankoop een fiscaal aftrekbare investering inhoudt, te identificeren. Het is op basis van de fiscale categorieën die verbonden zijn aan de verschillende vaste activa dat BOB 50 de tabel van de vaste activa, die recht hebben op een belastingaftrek, berekent.

Ingaven

Periodieke verrichtingen

Opent het scherm van de periodieke verrichtingen dat alle functies omtrent deze verrichtingen centraliseert. De jaarlijkse en periodieke dotaties kunnen automatisch berekend worden op basis van de eigenschappen van de vaste activa en hun historieken. Men heeft ook toegang tot het ingavescherm van de periodieke verrichtingen om de berekende dotaties aan te passen en/of te boeken.

Nieuwe vaste activa

Opent het scherm van de nieuwe vaste activa. De eigenschappen van de vaste activa worden ingegeven in een lijst in plaats van in een fiche.

Activering nieuwe aankopen

Opent het scherm voor de activering van nieuwe vaste activa. Dit activeert de basisfiches van de nieuwe goederen. Deze stap is noodzakelijk indien de automatische activeringsoptie niet geactiveerd is. Het is pas na de activering dat de nieuwe goederen opgenomen worden in de berekening van de jaarlijkse en periodieke dotaties.


p. 38 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Beschrijving

Ingaven

Assistent

Start de assistent om afschrijvingen aan te maken. Deze assistent begeleidt de gebruiker doorheen de verschillende schermen die noodzakelijk zijn voor een volledig beheer van de vaste activa.

Raadplegen

Historiek per vast actief

Opent het scherm van de historiek van de verrichtingen. Deze historiek toont voor ieder vast actief alle verrichtingen die over een bepaalde periode opgeslagen zijn.

Algemene historiek

Opent de algemene historiek. Deze toont voor alle vaste activa alle verrichtingen die over een bepaalde periode opgeslagen zijn. Een aantal selectiecriteria kunnen de weergave echter beperken.

Basisbestanden…, Jaarlijkse afdruk, Afschrijvingstabellen , Status van de vaste activa

In plaats van iedere afdruk apart uit te voeren, kan de gebruiker alle documenten nadien in één keer uitvoeren. Zo kiest hij zelf wanneer hij zijn werk onderbreekt en krijgt BOB 50 de nodige tijd om af te drukken.

Afdrukreeksen

Opent het scherm voor het beheer van de afdrukreeksen. Een afdrukreeks bestaat uit een reeks vooraf bepaalde afdrukken die bestemd zijn om samen meermaals afgedrukt te worden. De geselecteerde periodes en/of data in de afdrukken passen zich automatisch aan de afdrukdatum en – reeks aan.


Opent het scherm om de uitgestelde afdrukken te starten. Het gaat om afdrukken die de gebruiker tijdens zijn werk uitgesteld heeft en waarvan hij de afdrukvraag in een lijst opgeslagen heeft om die later (tijdens dezelfde werksessie) af te drukken.

Afdrukken

Voor bepaalde afdrukken waarvoor een aanzienlijke berekeningstijd nodig is alvorens te kunnen afdrukken, kan het afdrukken uitgesteld worden zodat de gebruiker zelf kan beslissen wanneer hij zijn werk onderbreekt.


p. 39 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Projectie Aanschaffingen projecten, Tegenboekingen projecten, Assistent.

Via Aanschaffingen projecten kunnen de eigenschappen voor de afschrijving van aan te kopen goederen, opgeslagen worden. Via Tegenboekingen projecten kunnen de eigenschappen voor de voorziene verkoop van vaste activa opgeslagen worden. Via de assistent voor afschrijvingsprojectie kunnen de afschrijvingstabellen voor de volgende 5, 10 of 15 jaar berekend worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de bepaalde aanschaffingsen tegenboekingsprojecten.

Instellen van het boekhoudplan

Opent het scherm voor het instellen van het boekhoudplan dat de automatische boekingsrekeningen voor de module vaste activa installeert. Dit kan per aankooptype en, indien nodig, per algemene rekening.

Berekenen jaarlijkse dotatie

Opent het scherm voor de berekening van de jaarlijkse dotaties. Dit scherm kan eveneens geopend worden vanuit het scherm van de periodieke verrichtingen, zoals hierboven beschreven.

Wijzigen van jaarlijkse dotatie

Opent het scherm voor het beheer van de jaarlijkse dotaties. Het ingavescherm van de periodieke verrichtingen, dat geopend kan worden vanuit het scherm van de periodieke verrichtingen, stelt dezelfde functies voor.

Recuperatie bestaande tabellen

Opent het scherm voor de recuperatie van bestaande tabellen. Hierdoor kan een afschrijvingstabel, die als vertrekpunt bij het beheer van de vaste activa in BOB 50 dient, ingegeven worden. Bovendien kan deze tabel vanuit Excel gerecupereerd worden.


p. 40 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Recuperatie externe gegevens

Opent het scherm voor de recuperatie van waardoor een afschrijvingstabel uit een andere software geïmporteerd kan worden, nl vanuit Cubic for Dos, CED Accon of Venice.

BOB-script

BOB-script kan gepersonaliseerde routines beheren, die meestal opgestart wordt door een gebeurtenis in de toepassing zoals een boekhoudkundig document opslaan of centraliseren.

Nota’s ivm dossier

Opent het scherm voor de nota’s om een tekstbericht over het dossier te schrijven. Dit scherm, dat al dan niet een tekstbericht bevat, wordt steeds automatisch weergegeven wanneer BOB 50 geopend wordt.

Rekenmachine

Toont een kleine rekenmachine in een hoek van het scherm. Deze kan gemakkelijk gebruikt worden dmv het numerieke toetsenbord.


p. 41 /

80

3. Commercieel beheer Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Dossier openen


Afmelden


Recente dossiers

Uit de lijst met de laatst geopende dossiers kan er een ander dossier geselecteerd worden dat geopend moet worden zonder daarvoor terug te moeten keren naar het ontvangstscherm van BOB 50.

Klanten, Leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen, Vertegenwoordig ers

Opent de schermen voor het beheer van de basisfiches van derden, personen en vertegenwoordigers. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een derde of een algemene rekening. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot de historiek van de rekening.

Sjablonen

Opent de boekingsjablonen. Via dit sjabloon, dat aangevuld wordt via de ingaveschermen, kunnen er vaak terugkerende boekingen opgeslagen worden zodat ze niet steeds opnieuw ingegeven moeten worden.

Magazijnen voorraad

Opent het scherm voor het beheer van de magazijnen voorraad (indien in het dossier meerdere voorraden beheerd worden) waarin iedere voorraad door een identificatiecode en een omschrijving beschreven wordt.

Categorieën Artikels, Contractcategorieën

Opent het scherm voor het beheer van de categorieën van artikels en contracten. Deze categorieën kunnen toegewezen worden aan artikels en contracten zodat het raadplegen, afdrukken en de verwerking op de gewenste categorieën afgestemd kan worden.


p. 42 /

80

Hoofdmenu Bestand

Menupunt Categorieën Afdeling

Beschrijving Opent het scherm voor het beheer van de categorieën van afdelingen. Deze categorieën worden volgens een hiërarchie van drie niveaus opgesteld. Ze kunnen toegewezen worden aan artikels en maken het mogelijk om statistieken over de commerciële documenten op te stellen (via het menu Statistieken). Bovendien kunnen de omschrijvingen van de drie niveaus van deze categorieën gepersonaliseerd worden via het scherm Opties van de Algemene Configuratie.

Ingaven

Categorieën Klanten, Leveranciers, Relaties ondernemingen, Personen

Opent het scherm voor het beheer van de categorieën van derden en personen. Deze categorieën kunnen toegewezen worden aan derden en personen zodat het raadplegen en afdrukken op de gewenste categorieën afgestemd kan worden.

Filters

Opent het scherm voor het filterbeheer. Via deze filters gebeurt het raadplegen en het afdrukken van de meeste basisfiches, de meeste historieken en tabellen.

Tabellen


Documenten klanten

Opent de lijst van de klantendocumenten. Dit scherm geeft een volledig overzicht van alle opgestelde klantendocumenten en hun positie in de cyclus van de klantendocumenten. Bovendien centraliseert dit scherm alle functies die nodig zijn voor hun beheer: aanmaak, wijziging, groepering, afdrukken, centralisatie…

Documenten leveranciers

Opent de lijst van leveranciersdocumenten. Dit scherm geeft een volledig overzicht van alle opgeslagen leveranciersdocumenten en hun positie in de cyclus van leveranciersdocumenten. Bovendien centraliseert dit scherm alle functies die nodig zijn voor hun beheer: aanmaak, wijziging, groepering, afdrukken, centralisatie…


p. 43 /

80

Hoofdmenu Ingaven

Menupunt Ingaven klanten

Beschrijving Opent het ingavescherm van volgende documenten: offertes, bestellingen, zendnota’s, facturen en creditnota’s. Om de ingaven te stroomlijnen kan ieder document aangemaakt worden door de informatie van het vorige document in de cyclus van de klantendocumenten te recupereren. Bovendien kan iedere opgeslagen boeking als sjabloon dienen bij de ingave van een nieuwe boeking.

Ingaven leveranciers

Opent het ingavescherm van de documenten voor bestellingen en leveringsbonnen. Om de ingaven te stroomlijnen kan ieder document aangemaakt worden door de informatie van het vorige document in de cyclus van de leveranciersdocumenten te recupereren. Bovendien kan iedere opgeslagen boeking als sjabloon dienen bij de ingave van een nieuwe boeking.

Ingaven voorraad

Opent het ingavescherm van de bewegingen, voorraadtransfers en inventarissen. Via de voorraadbewegingen kan de algemene voorraad vergroot of verkleind worden zonder via een commercieel document te gaan. De voorraadtransfers hebben geen invloed op de algemene voorraad. Iedere toename of vermindering van een voorraad wordt door een vermindering of toename van een andere voorraad in evenwicht gebracht.

Raadplegen

Opzoeken documenten

Opent het scherm voor het opzoeken van documenten. Zo kan men op basis van een reeks zoekcriteria een document terugvinden.

Historiek artikels, klanten, leveranciers

Opent de historiek van de bewegingen van de artikels, van de klantendocumenten en leveranciersdocumenten. Voor iedere historiek kan er een periodespreiding bepaald worden en kunnen de weergegeven documenten tot bepaalde documenttypes beperkt worden.


p. 44 /

80

Hoofdmenu Raadplegen

Menupunt

Beschrijving

Historiek serienummers

Opent de historiek van de serienummers. De weergegeven serienummers kunnen in functie van hun (verkocht of beschikbaar) status beperkt worden en per nr, ingangs- of uitgangsdatum gesorteerd.

Back Orders artikels, klanten, leveranciers

Opent het scherm voor de back orders artikels, klanten en leveranciers. De back orders artikels nemen voor ieder artikel de huidige klantenen leveranciersbestellingen over. De back orders klanten en leveranciers nemen voor iedere derde de huidige artikelbestellingen over.

Verwerking

Openstaande bestellingen klanten, leveranciers

Opent het raadplegingscherm voor de openstaande bestellingen klanten of leveranciers. Dit geeft de lijst van de niet volledig geleverde bestellingen weer door de bestelde, geleverde en te leveren hoeveelheden aan te duiden.

Openstaande automatische bestellingen per klant, per leverancier

Opent het scherm van de openstaande automatische bestellingen per klant of per leverancier. Dit scherm toont per derde de lijst van de niet volledig geleverde klantenbestellingen en van degene die deel uitmaken van een leveranciersbestelling. Het duidt de bestelde, geleverde en te leveren hoeveelheden aan en de informatie over de leveranciersbestelling.

Openstaande bestellingen per klantenbestelling, per leveranciersbeste lling

Opent het scherm bestellingen per leveranciersbestelling. de lijst aangemaakte of klantenbestellingen.

Centralisatie facturen

Opent het scherm van gegroepeerde centralisatie waardoor alle documenten geboekt kunnen worden op basis van te bepalen criteria. De gecentraliseerde facturen en creditnota’s in commercieel beheer bevinden zich in de historieken van de algemene boekhouding.

voor de openstaande klantenbestelling of Dit toont per bestelling leveranciersbestellingen


p. 45 /

80


Menupunt Type facturen Ingaven, Bijwerken

Beschrijving Via het ingavescherm van type facturen kunnen er modelfacturen bepaald worden waaruit afdrukreeksen, abonnementof contractfacturen aangemaakt kunnen worden. Via het scherm voor het bijwerken van de typefacturen kunnen de prijzen in de typefacturen volgens een rekenformule bijgewerkt worden of conform aan de gegevens van de artikel- en klantenfiches en een te bepalen selectie.

Contracten Contracten klanten, Facturatie van contracten, Contractmodellen

In het scherm Contracten klanten kunnen facturen in functie van een centralisatieperiode en een opstelfrequentie van de bepaalde facturen in het contract opgesteld worden. De contracten die afgesloten zijn met verschillende klanten kunnen geassocieerd worden met dezelfde type factuur indien de algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden en het factuurdetail voor alle klanten dezelfde zijn. De derde die hernomen is in de facturen is afkomstig van het contract en niet van het type factuur. In het scherm voor de facturatie van contracten worden de facturen van alle contracten die aan bepaalde criteria voldoen, aangemaakt. In het scherm voor de Contractmodellen worden de eigenschappen van de contracten die regelmatig moeten toegepast worden, bepaald. Zo kunnen de contracten op basis van vooraf opgeslagen eigenschappen snel aangemaakt worden.

Automatische facturatie, Automatische facturatie van zendnota’s, Aanmaken type documenten

In het scherm Automatische facturatie van zendnota’s kan er een geheel van zendnota’s op basis van te bepalen criteria gefactureerd worden. Via het aanmaken van een type document kan er een factuur of een zendnota aangemaakt worden voor een selectie klanten op basis van eenzelfde type factuur. De derde hernomen in de aangemaakte documenten is afkomstig van de bepaalde klantenselectie en niet van het type factuur.


p. 46 /

80


Afdrukken

Menupunt

Beschrijving

Beheer van de facturen Aanmaken van reeks

Via het aanmaken van factuurreeksen kunnen de klanten gefactureerd worden waarvoor type facturen in reeksen opgeslagen werden.

Aanmaken van de leveranciersbeste llingen, Op basis van de voorraad

Via het aanmaken van leveranciersbestellingen volgens de voorraad kunnen er automatisch leveranciersbestellingen voor alle artikels aangemaakt worden waarvan de voorraadhoeveelheden kleiner zijn dan hun minimaal vereiste hoeveelheid. Dit kan door rekening te houden met een reeks criteria die bepaald moeten worden zoals bv de huidige klantenen leveranciersbestellingen.

Aanmaken van de leveranciersbestellingen, Op basis van de klantenbestellingen

Via het aanmaken van leveranciersbestellingen volgens klanten-bestellingen kunnen er automatisch leveranciersbestellingen aangemaakt worden die de openstaande klantenbestellingen moeten dienen. Hier wordt er ook wel rekening gehouden met een reeks te bepalen criteria.

Voorstel tot levering aan klanten

Via het voorstel tot levering aan klanten kunnen facturen of zendnota’s aangemaakt worden die overeenstemmen met de klantenbestellingen waarvoor er artikels in voorraad beschikbaar zijn (zelfs gedeeltelijk).

Basisbestanden, Tarieven, Contract, Etiketten, Gegroepeerde afdrukken, Controlelijst, Kortingen op de verkoopprijs, Voorraadpositie, Historieken, Statistieken, Back Orders, Opvolgen van bestellingen

Opent afdrukschermen van commerciële gegevens en informatie die opgeslagen is in de basisfiches. De meeste afdrukken kunnen gepersonaliseerd worden. Bovendien kan BOB 50 naast een afdrukexemplaar de afdrukken ook in een Excel- of pdf-bestand opnemen en het bestand eventueel ook als bijlage in een e-mailbericht plaatsen. In plaats van iedere afdruk bij de bepaling ervan te starten, kan de gebruiker alle afdrukken nadien in één keer uitvoeren. Zo kiest hij zelf wanneer hij zijn werk onderbreekt en krijgt BOB 50 de nodige tijd om af te drukken.


p. 47 /

80

Hoofdmenu Afdrukken

Menupunt

Beschrijving

Afdrukreeksen

Opent het scherm voor het beheer van de afdrukreeksen. Een afdrukreeks bestaat uit een reeks vooraf bepaalde afdrukken die bestemd zijn om samen meermaals afgedrukt te worden. De geselecteerde periodes en/of data in de afdrukken passen zich automatisch aan de afdrukdatum en –reeks aan.


Opent het scherm om de uitgestelde afdrukken te starten. Het gaat om afdrukken die de gebruiker tijdens zijn werk bepaald heeft en waarvan hij de afdrukvraag in een lijst opgeslagen heeft die later (tijdens dezelfde werksessie) dient afgedrukt te worden. Voor bepaalde afdrukken waarvoor een aanzienlijke berekeningstijd nodig is alvorens te kunnen afdrukken, kan het afdrukken uitgesteld worden zodat de gebruiker zelf kan beslissen wanneer hij zijn werk onderbreekt.

Artikels en Prijslijsten

Artikels

Opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van artikels. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een artikel. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot de historiek van de rekening.

Catalogus

Opent het scherm voor het beheer van de artikelcatalogus. Deze catalogi hebben een hiërarchisch opgebouwde structuur van rubrieken en subrubrieken voor de organisatie van artikels. Een catalogus kan ook automatisch aangemaakt worden via het menu Extra van de module. Deze catalogus neemt alle artikels van het artikelbestand over en geeft ze allemaal in dezelfde rubriek weer.


p. 48 /

80

Hoofdmenu Artikels prijslijsten

Menupunt

en Samengestelde artikels

Beschrijving Opent het scherm voor het beheer van de samengestelde artikels. De opbouw van de samengestelde artikels wordt hier bepaald. Men opent hetzelfde scherm via de basisfiche van ieder artikel. De prijs van de samengestelde artikels kan bepaald worden door de prijs van de componenten op te tellen of door er een specifieke prijs aan toe te wijzen. De voorraden kunnen ook op basis van de bewegingen van het samengestelde artikel of op basis van de bewegingen van de componenten bijgewerkt worden.

Verbonden artikels

Opent het scherm voor het beheer van de verbonden artikels. Hierin worden de artikels bepaald die niet zonder hun verbonden artikels verkocht of gekocht kunnen worden. Men opent hetzelfde scherm via de basisfiche van ieder artikel.

Gamma’s

Opent de tabel van de gamma’s waardoor de gamma’s en hun componenten beheerd kunnen worden. De artikels van een gamma kunnen automatisch aangemaakt worden op basis van de eigenschappen van het basisartikel en de bijhorende gamma’s. Een basisartikel kan aan één, twee of (maximaal) drie gamma’s toegewezen worden. Er kunnen een onbeperkt aantal gamma’s aangemaakt worden.

Artikel model

Opent het scherm voor het beheer van artikelmodellen. Hierin worden de gemeenschappelijke eigenschappen voor een groot aantal artikels opgeslagen. Zo kunnen de artikelfiches op basis van vooraf opgeslagen eigenschappen snel aangemaakt worden.

Prijslijsten

Opent het scherm voor het bijwerken van de prijslijsten. Hierin worden de verkoopprijzen van de artikels bepaald en dit voor iedere (versie van) prijslijst die aangemaakt is in de prijslijstentabel. De verkoopprijs kan eveneens via de basisfiche van ieder artikel ingevoerd worden.


p. 49 /

80

Hoofdmenu Artikels prijslijsten

Menupunt

en Beheer prijslijsten, Tabel prijslijsten, Versie prijslijst, Automatisch bijwerken, Specifieke prijslijst klanten

Beschrijving Via de prijslijstentabel kan men standaard prijslijsten aanmaken waarbij iedere lijst een identificatiecode en omschrijving heeft. In het scherm Versie prijslijst wordt er een tarief in meerdere toe te passen versies bepaald, bv, in functie van de centralisatieperiode. In het scherm Automatisch bijwerken kan BOB 50 de verkoopprijzen voor de verschillende tarieven berekenen op basis van de aankoopprijzen van de artikels of op basis van de verkoopprijs in een andere prijslijst. In het scherm Specifieke prijslijst klanten kunnen er voor iedere klant prijslijsten gedefinieerd worden. De verkoopprijs van de artikels die voor iedere klant specifiek moet toegepast worden kan ook ingevoerd worden via de basisfiche van ieder artikel.

Statistieken

Beheer prijslijsten Berekening prijslijst samengestelde artikels

In het scherm Berekening prijslijst samengestelde artikels berekent BOB 50 de verkoopprijzen in de verschillende tarieven van de samengestelde artikels. De berekeningen gebeuren via een formule die bepaald wordt op basis van de verkoopprijzen, de aankoopprijzen of het gewogen gemiddelde van de componenten.

Import van artikels en prijslijst

Start de assistent voor de import van artikels en prijslijsten. Hierin kunnen artikels en/of lijsten voor verkoopprijzen aangemaakt of bijgewerkt worden door gegevens te recupereren die opgeslagen zijn in een dbf- of Excelbestand.

Statistieken per klant, per artikel

In het scherm Statistieken per klant kan de gerealiseerde omzet en marge op de verkopen in de bepaalde dataselectie berekend worden. Top X van de klanten wordt per regio en per provincie verdeeld en wordt voorgesteld in een tabel, geografische kaart of grafiek. In het scherm Statistieken per artikel kan de gerealiseerde omzet en marge op de verkopen in de bepaalde dataselectie berekend worden. Top X van de artikels wordt per regio en per provincie verdeeld en wordt voorgesteld in een tabel, geografische kaart of grafiek.


p. 50 /

80

Hoofdmenu Statistieken

Menupunt Statistieken Leveranciers, Afdeling

Beschrijving In het scherm Statistieken per leverancier kan de gerealiseerde omzet en marge op de verkopen in de bepaalde dataselectie berekend worden. Top X van de leveranciers wordt per regio en per provincie verdeeld en wordt voorgesteld in een tabel, geografische kaart of grafiek. Het geeft per afdeling de hoeveelheid en het verkochte bedrag weer. Het resultaat wordt weergegeven in een tabel, cirkelgrafiek of histogram.

Extra

Configuratie Dagboekenlijst, Document layout

De dagboekenlijst opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van de dagboeken waarin commerciële documenten opgeslagen zijn. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een dagboek, in het bijzonder het nummer en de periode van het volgende document voor de laatste drie boekjaren. Meerdere gebruikers kunnen gelijktijdig in hetzelfde dagboek werken indien dit dagboek als deelbaar gedefinieerd werd. Het scherm document layout maakt modeldocumenten aan die gebruikt moeten worden bij de ingave in de verschillende commerciële dagboeken.

Configuratie Instellingen voor ingaven

In het scherm Instellingen voor ingaven worden de gegevens gepersonaliseerd die men in de ingaveschermen wenst in te geven. De te volgen logica voor de <Enter> toets in de ingavegrid kan gepersonaliseerd worden door altijd, nooit of enkel indien leeg te kiezen in de kolommen waarin deze toets moet stoppen.

Controle van serienummers

Opent het scherm voor de controle van de serienummers. Hierin kan de samenhang van het aantal artikels in voorraad en het aantal bestaande serienummers verzekerd worden.

Import leveringsadressen

Start de bijwerking van de leveringsadressen van de basisfiches van de derden op basis van de opgeslagen leveringsadressen in de commerciële documenten.


p. 51 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Installatie van boekhoudcategorieën

Start de installatie van de boekhoudcategorieën op basis van de opgeslagen informatie in de commerciële documenten. De boekhoudcategorieën zijn combinaties van boekingsrekeningen en BTW-codes die bepaald werden in functie van het type document (aankoop of verkoop) en de oorsprong (nationaal, intracommunautair of internationaal) van de derde.

Bijwerken van gewogen gemiddelde

Opent het scherm voor de berekening van de gewogen gemiddeldes. Hierin kunnen de gewogen gemiddeldes van een selectie artikels bijgewerkt worden op basis van de opgeslagen informatie in de commerciële documenten.

De tabel met postcodes bijwerken

Opent het scherm voor de bijwerking van de postcodes zodat de regio en de provincie per postcode vervolledigd kunnen worden.

Catalogus dynamisch aanmaken

Start de dynamische aanmaak van een catalogus waarbij een catalogus automatisch aangemaakt wordt. Deze catalogus, die beschikbaar is in het menu Artikels en prijslijsten, neemt alle artikels van het artikelbestand over en stelt ze in dezelfde rubriek voor.

Export in XML van artikels

Opent het scherm voor de export in XML van artikels. Zo kan een selectie artikels in het XML-formaat geëxporteerd worden.

BOB-script

BOB-script kan gepersonaliseerde routines beheren waarvan de start meestal bewerkt wordt door een gebeurtenis in de toepassing zoals bv. een boekhoudkundig document opslaan of centraliseren.

Nota’s ivm het dossier

Opent het scherm voor de nota’s om een tekstbericht over het dossier te schrijven. Dit scherm, dat al dan niet een tekstbericht bevat, wordt automatisch weergegeven telkens wanneer BOB 50 geopend wordt.


p. 52 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Rekenmachine

Toont een kleine rekenmachine in een hoek van het scherm. Dit kan gemakkelijk gebruikt worden dmv het numerieke toetsenbord.

Archivering van gegevens

Via Archivering van gegevens wordt de assistent opgestart. Hierin worden de documenten van één of meerdere periodes gearchiveerd om geheugen vrij te maken. Het doel hiervan is de documenten van de betreffende boekjaren in een archiefbestand opslaan en de gecentraliseerde facturen en creditnota’s, de volledige geleverde bestellingen, de gegroepeerde offertes en zendnota’s, de leveringsbonnen leveranciers, de voorraadbewegingen en inventarissen definitief uit het dossier te verwijderen. De andere documenten zijn dus niet uit het dossier verwijderd en kunnen na de archivering van hun periode nog altijd aangepast worden. BOB 50 toont de gearchiveerde documenten indien het archiefbestand toegankelijk is. De melding « Archiefbestand » wijst erop dat de weergegeven gegevens gearchiveerd zijn. Ze kunnen dus enkel nog informatief geraadpleegd worden.

Verwijderen van gegevens

Verwijderen van gegevens start de assistent waardoor een of meerdere periodes verwijderd kunnen worden.


p. 53 /

80

4. Verkooppunt Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Dossier openen


Afmelden


Recente dossiers


Artikels

Opent het scherm voor het beheer van de basisfiches van artikels. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een artikel. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot de historiek van het artikel.

Klanten, Relaties ondernemingen, Personen

Opent de schermen voor het beheer van de basisfiches van klanten, relaties ondernemingen en personen. De basisfiches worden weergegeven in een lijst of fiche. Iedere fiche centraliseert alle informatie over een klant, een relatie onderneming of een contactpersoon. Ze bevat in het bijzonder standaard te gebruiken waarden en geeft toegang tot zijn historiek.

Tabellen



p. 54 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Beschrijving

Ingaven

Code en omschrijving van de kassa’s

Opent de ingaveschermen van de verschillende kassa’s. Deze schermen kunnen volledig gepersonaliseerd worden en centraliseren alle functies over het kassabeheer. De toegang tot deze functies kan beperkt worden door de rechten die aan de verschillende kassiers toegewezen worden.

Afdrukken

Dashboard, X van Opent de afdrukschermen van rapporten die kassa, Saldo van nuttig zijn voor het kassabeheer. kassa, Het dashboard geeft het totaal van de Statistieken bedragen per type document en per klant. X van kassa geeft het totaal van de bedragen per kassa en per betalingsmiddel. De statistieken geven het totaal van de verkopen per dag, per kassier of per klant en maken het mogelijk om de omzet van twee verschillende weken te vergelijken.

Verwerking

Kassa inkomsten, Kassa uitgaven, Beheer van de tickets, Boeking van betalingen en tickets, Openen van een kassa, Kassa afsluiten

Via Kassa inkomsten kunnen de geldinkomsten opgeslagen worden en het overeenstemmende inkomstentype geïdentificeerd. De inkomstentypes worden omschreven door een code en een omschrijving in de overeenstemmende tabel van het menu Bestand.

Beheer van de tickets, Boeking van betalingen en tickets, Openen van een kassa, Kassa afsluiten

Het beheer van de tickets centraliseert alle informatie en alle functies over de opgestelde tickets. De toegang tot deze functies kan echter beperkt worden door de rechten die toegewezen zijn aan de verschillende kassiers. In dit scherm is er ook een geavanceerde modus die het mogelijk maakt om tickets te wijzigen of te wissen.

Via Kassa uitgaven kunnen de gelduitgaven opgeslagen worden en het overeenstemmende uitgaventype geïdentificeerd. De uitgaventypes worden omschreven door een code en een omschrijving in de overeenstemmende tabel van het menu Bestand.

Via de boeking van betalingen en tickets kunnen de betalingen naar de tijdelijke financiële dagboeken verstuurd worden en kunnen facturen in het commercieel beheer aangemaakt worden voor de tickets zonder factuur of zendnota.


p. 55 /

80

Hoofdmenu Extra

Menupunt

Beschrijving

Instellingen van het verkooppunt, Lijst van de kassiers

Via de instellingen van het verkooppunt wordt de assistent voor het aanmaken van kassa’s voor het verkooppunt opgestart. De kassa’s worden hierin aangemaakt en geconfigureerd. Via de lijst van kassiers kunnen verschillende kassiers beheerd worden. Ze worden aangemaakt en krijgen toegang tot verschillende functies van het verkooppunt.

BOB-script

BOB-script kan gepersonaliseerde routines beheren waarvan de start meestal bewerkt wordt door een gebeurtenis in de toepassing zoals een boekhoudkundig document opslaan of centraliseren.


p. 56 /

80

5. Algemene Configuratie Hoofdmenu Bestand

Menupunt

Beschrijving

Dossier openen


Afmelden


Recente dossiers


Tabellen


Afdrukken

Configuratie

Opent het scherm voor de configuratie van het dossier. Hierin kan men alle instellingen van het dossier afdrukken.

Uitwisseling van gegevens

Import van derden en personen

Start de assistent voor de import van derden en personen. Deze kunnen hierin aangemaakt of bijgewerkt worden door de gegevens opgeslagen in een dbf- of Excelbestand te importeren.

Instellingen

Extra tabellen, Extra velden, Personaliseren van opzoekschermen

Via de extra tabellen kan de gebruiker zijn eigen tabellen bepalen die de ingevoerde gegevens in de aangemaakte gepersonaliseerde zones zullen centraliseren (zie hierna). Via de extra velden kan de gebruiker zijn gepersonaliseerde velden aanmaken zowel in het vrije gedeelte van de derdenfiches, de algemene rekeningen, de vaste activa, de analytische plannen en de artikels als in de ingaveschermen, serienummers of klantencontracten. Via deze functie kan er informatie ingevoerd worden die aangepast


p. 57 /

80

Hoofdmenu

Menupunt

Instellingen

Beschrijving is aan de specifieke behoeften van ieder dossier. Via het personaliseren van opzoekschermen kan de gebruiker de informatie kiezen die in de opzoekschermen verschijnt (naam, adres, …) en de weergave van het scherm aanpassen (lengte en volgorde van de kolommen…)

Instellen van persoonlijke knoppen, Gebruikersmenu, BOB-script, Beheer voorkeursinstellingen, Persoonlijk profiel, Algemene instellingen, Opties

Via het instellen van persoonlijke knoppen kan de gebruiker knoppen aan bepaalde schermen van BOB 50 toevoegen die verbonden zijn aan een standaardhandeling van BOB 50 of aan een gepersonaliseerd script (BOB-script). Via het gebruikersmenu kunnen submenu’s via een DLL aan de menubalk toegevoegd worden. BOB-script kan gepersonaliseerde routines beheren die gestart worden door een gebeurtenis in de toepassing zoals bv. een boekhoudkundig document opslaan of centraliseren. Via het beheer voorkeursinstellingen kunnen de voorkeuren van een of meerdere gebruikers opgeslagen of hersteld worden. Via het persoonlijk profiel kan de huidige gebruiker zijn werkopties aanpassen. Via de algemene instellingen kunnen de instellingen van het dossier doorheen de schermen bij de aanmaak van het dossier herbekeken worden. De opties groeperen alle instellingsmogelijkheden van de verschillende modules van de BOB 50 toepassing.


p. 58 /

80

De opdrachtenbalk De balk met de hoofdopdrachten van het bureaublad bevindt zich in de menubalk en is eveneens gesynchroniseerd met de actieve module. Deze bevat iconen die een snelle toegang bieden tot de hoofdschermen van BOB 50. De infobalken bieden u meer informatie over de betekenis van elk icoon (u kan ze weergeven door met uw muiswijzer over de iconen in de opdrachtenbalk te gaan). Daarenboven zijn er een aantal schermen via sneltoetsen beschikbaar. De actie is, naargelang van de inhoud, globaal of specifiek aan het actieve venster. De volgende tabel stelt de gemeenschappelijke iconen van de verschillende modules voor. Icoon

Naam/Infobalk

Opdracht

Sneltoets

Klanten

Opent het klantenbestand

Leveranciers

Opent het leveranciersbestand

Relaties Ondernemingen

Opent het ondernemingen

Personen

Opent het personenbestand

Knippen

Wist de geselecteerde tekst en plaatst deze op het klembord

+<X>

Kopiëren

Kopieert de tekst en plaats deze op het klembord

+

Plakken

Plakt de tekst vanuit het klembord in het actieve venster.

+

Afdrukvoorbeeld

Biedt de mogelijkheid om het document dat overeenstemt met het actieve venster als afdrukvoorbeeld weer te geven.

Afdrukken

Drukt het document van het actieve venster af.

+

Zoeken

Opent het zoekscherm van het actieve venster.

+

Afdrukreeksen

Opent het scherm voor het beheer van de afdrukreeksen.

-


Opent het venster voor het beheer van de uitgestelde afdrukken.

-

BOB-script

Opent het scherm voor het beheer van de scripts.

-

bestand


relaties

p. 59 /

80

Rekenmachine

Opent de rekenmachine.

<Shift>+

Verbinding met de Opent de website van de actieve derde. website

-

Stuur een e-mail

-

Nota’s i.v.m. dossier

Maakt een e-mail aan met het emailadres van de actieve derde. het Opent de nota’s i.v.m. het dossier.

BOB OLE

-

Opent het dossier in Excel (BOB OLE).

-

De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Boekhouding & Financiën Icoon

Naam / Infobalk

Opdracht

Sneltoets

Boekhoudplan

Opent het boekhoudplan

Valutakoers

Opent het scherm voor het beheer van de valutakoersen

Analytische secties

Opent het analytisch boekhoudplan

-

Verkopen

Opent het scherm voor de ingaven van de verkopen

-

CN/Verkopen

Opent het scherm voor de ingaven van de creditnota’s op de verkopen

-

Aankopen

Opent het scherm voor de ingaven van de aankopen

-

CN/Aankopen

Opent het scherm voor de ingaven van de creditnota’s op de aankopen

-

IRIS verbinding

Opent de importassistent IRIS of het synchronisatiescherm van de leveranciers

-

Beheer van de ingaven

Opent het beheer van de ingaven

-


p. 60 /

80

Icoon

Naam/Infobalk

Opdracht

Sneltoets

Financieel

Opent het scherm voor de financiële ingaven

-

Te centraliseren

Opent het scherm met de te centraliseren boekingen

-

Diverse posten

Opent het scherm voor de ingaven van diverse posten

-

Dagboeken

Opent het scherm voor de raadpleging van de dagboeken

-

Historiek van de Opent de historiek officiële documenten documenten Intervat

van de officiële

-

Opent de Intervat assistent

-

De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Commercieel Beheer. Icoon

Naam / Infobalk

Opdracht

Artikels

Opent de artikelfiche

Catalogus

Opent de artikelcatalogus

Tarieven

Opent het scherm voor de bijwerking van de tarieven

Offertes

Opent het scherm voor de ingaven van de offertes

Bestellingen

Opent het scherm voor de ingaven van de bestellingen

Leveringsbon

Opent het scherm leveringsbonnen

Zendnota’s

Opent het scherm voor de ingaven van de zendnota’s

Facturen

Opent het scherm voor de ingaven van de facturen

voor


de

ingaven

van

p. 61 /

80

de

Creditnota’s

Opent het scherm voor de ingaven van de creditnota’s

Klanten

Opent de lijst met de klantendocumenten

Leverancier

Opent de lijst met de leveranciersdocumenten

Centraliseren facturen

Opent het scherm voor gegroepeerde centralisatie

De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Verkooppunt. Icoon

Naam / Infobalk Boeking van betalingen Kassa afsluiten Beheer tickets

Opdracht

de Opent het scherm met de kassa inkomsten (Na het selecteren van een kassier)

openen/ Opent het scherm voor de opening/afsluiting van de kassa (Na het selecteren van een kassier) van

de Opent het scherm voor het beheer van de tickets (Na het selecteren van een kassier)

Instellingen van de Opent de configuratieassistent van de verkoopspunten. kassa Lijst van de kassiers

Opent de lijst van de kassiers

De volgende tabel stelt de specifieke iconen voor van de module Vaste Activa. Icoon

Naam / Infobalk

Opdracht

Vaste Activa

Opent de fiche van de Vaste Activa

Periodieke verrichtingen

Opent het scherm voor de berekening van de dotatie

Algemene historiek

Opent de algemene historiek

Assistent

Opent de afschrijvingsassistent

Jaarlijkse afdruk

Opent de jaarlijkse afdruk


p. 62 /

80

Merk op dat de menu- en opdrachtenbalken gepersonaliseerd kunnen worden (toevoegen van opdrachten, Ophalen van bestellingen, aanmaken van eigen snelkoppelingen, invoegen van nieuwe iconen,…) om zowel te beantwoorden aan de werkgewoonten van de gebruikers als aan hun toegangsprofiel. Er is eveneens een automatisch aangepaste werkbalk onderaan elk venster beschikbaar. Bepaalde iconen worden wel of niet weergegeven naar gelang het venster waarin u zich bevindt. Ze worden grotendeels vergezeld door een infobalk en zijn via een sneltoets toegankelijk. Merk op dat sommige sneltoetsen gewijzigd en gepersonaliseerd kunnen worden via het menu Instellingen.

De volgende tabel stelt de voornaamste iconen voor die u onderaan het scherm kan aantreffen. Icoon

Naam / Infobalk

Opdracht

Sneltoets

Opslaan…

Slaat de ingave of de wijziging + of op <End> (voor ingaven)

Annuleren

Annuleert wijziging

Een grid weergeven

Opent het bestand in lijstvorm

+

Zoeken…

Opent een zoekscherm

+

Toevoegen…

Een ingave toevoegen

+

Wissen…

De huidige ingave wissen

+<W>

Afdrukken

Start het afdrukken.

+

Afdrukvoorbeeld

Opent een scherm met het afdrukvoorbeeld

+

Centraliseren

Centraliseert de geselecteerde + documenten

Detail weergeven

Opent een venster met details + van de weergegeven informatie

Historiek

Opent een historiekvenster

+

Start de berekening

Start een procedure

+

Info wijzigen

Geeft toegang wijzigingsmodus

de

ingave

of

tot


de <Esc>

de +

p. 63 /

80

Filter

Opent het venster met de filters.

+<X>

Synthese

Opent het synthesevenster met + de criteria van de actieve filter

Alles selecteren

Selecteert alle ingaven van een +<S> grid

Alles deselecteren

Deselecteert alle ingaven van + een grid

Totaal…

Berekent de som…

Bijlage

Geeft een bijlage weer

Import

Recupereert de gegevens van een model of een sjabloon

+<M>

Export

Slaat de gegevens op als model of in een sjabloon

+<X>

+ -

…

V.b BOB 50 conventies Menu Bewerken Het menu Bewerken is zowel beschikbaar in de BOB System toepassing als in de BOB 50 en is steeds beschikbaar met een rechtermuisklik, de toets

of <Shift> + .

Het bevat de volgende reeds gekende Windows functies: °

Knippen: wist de geselecteerde tekst en plaatst deze op het klembord (+<X>).

°

Kopiëren: plaatst een kopie van de geselecteerde tekst op het klembord (+).

°

Plakken: voegt de tekst in vanuit het klembord op de plaats waar de cursor staat (+).

Elke verzending naar het klembord wist automatisch alle voorgaande gegevens in het klembord. Het omvat eveneens bijkomende functies van BOB 50: °

Laatste waarde: kopieert bij de ingaven, de laatste ingegeven waarde van een zone (+).

°

Transfer: Exporteert de actieve fiche of het volledige bestand naar een of meerdere andere dossiers.

°

Afdrukken: Drukt de inhoud van het actieve venster af (+
).

°

Afdrukvoorbeeld: Toont de lay-out van een document voor het afdrukken.

°

Zoeken: sequentiële zoekopdracht op basis van de inhoud ongeacht de zone van de fiche.


p. 64 /

80

°

Voorkeurinstellingen: biedt de mogelijkheid om de omgeving van de gebruiker te configureren: taal, printer, alternatieve omschrijving…

°

Standaardinstelling: herstelt de oorspronkelijke configuratie van een grid (Annuleren van de voorkeurinstellingen).

°

Algemene informatie: geeft informatie over de fiche, het bestand en de omgeving van de gebruiker.

Speciale typografische overeenkomsten Voor een snelle ingave van de dagboeken werkt u zonder de muis. Het ingavescherm van de aankoop- en verkoopboekingen bestaat uit 5 secties: 1. De informatie over de hoofding van de factuur (doc.nr., datum, vervaldag, valuta, bedrag,…); 2. De inhoud van de factuur in de vorm van een grid (Boekhoudkundige verrichting, …); 3. Detail van het/de BTW bedrag(en); 4. Te boeken saldo; 5. De analytische boekingen. De volgende sneltoetsen bieden de mogelijkheid om van één veld naar een ander te gaan. Sneltoets

Opdracht

Plaatst de cursor in de volgende ingavezone

<Shift>+

Plaatst de cursor in de vorige ingavezone

<Enter>

Plaatst de cursor in de volgende ingavezone volgens de meest logische ingave.

+

Slaat de gegevens op

Gaat naar de volgende sectie

Gaat naar de vorige sectie

De ingavelogica kan gepersonaliseerd worden via de keuze Instellen ingavepad van het contextueel menu van de ingaveschermen. De twee laatste conventies zijn slechts van toepassing indien de gebruiker zijn sneltoetsen niet gepesonaliseerd heeft. Tijdens de ingave van de financiële dagboeken en de Diverse verrichtingen worden de rekeningnummers voorafgegaan door hun type: °

K of 1 voor Klanten;

°

L of 2 voor Leveranciers;

°

A of 3 voor Algemeen.

Een geavanceerde zoekopdracht op het document (bedrag, nummer, dagboek…) is mogelijk door ‘ ?’ te typen op de plaats van de rekening.


p. 65 /

80

Bij de ingave van de financiële dagboeken, is het mogelijk om direct een bestaand document terug te vinden op basis van het nummer : typ <*>+<documentnummer> in het veld Rekening.

In de financiële dagboeken kan u via het veld Kost/BTW betalingsverschillen (bankkosten en disconto…) ingeven of een BTW boeking invoegen. Hiervoor moet het vakje Ingave Financiële BTW van de algemene boekingsrekening geselecteerd worden in het boekhoudplan.

V.c Aanmaken van een nieuw dossier Neem uw CD ROM en installatiecode bij de hand. U moet een reeks schermen invullen. De meeste ingegeven parameters in deze schermen kunnen gewijzigd en aangevuld worden na het aanmaken van het dossier. 1. Start het BOB System programma met een dubbele klik op het icoon op uw bureaublad. Wanneer u zich in het programma bevindt, geeft u uw gebruikerscode, een eventueel paswoord in en klikt u op . 2. Selecteer de opdracht Bestand|Nieuw Dossier. 3. Nadat u de termen van de gebruikerslicentie hebt aanvaard, geeft u het serienummer, de geldigheidsdatum, de naam en de installatiecode in. Volg de gegevens van uw licentiefiche nauwkeurig op. 4. Geef een alfanumerieke code op voor het nieuwe dossier en vul de gegevens aan. 5. Specificeer de map die gebruikt zal worden om de informatie van het dossier in op te slaan alsook een standaardtaal van het dossier. 6. Vink de modules die u wenst te installeren aan en specificeer het dossiertype. 7. Recuperatie van de parameters van een ander dossier : biedt de mogelijkheid om basisbestanden te recupereren (boekhoudplan, klanten, leveranciers,…) vanuit een ander BOB 50 dossier. 8. Recuperatie vanuit een ander programma: biedt de mogelijkheid om gegevens uit een ander programma te recupereren zoals bijvoorbeeld CUBIC, Winbooks, ExpertM, enz. In dat geval biedt een bijkomend scherm u de mogelijkheid om de gegevens van het dossier in dit andere programma te specificeren. 9. Geef nauwkeurig de wetgeving en basisvaluta van het dossier op. 10. In geval van recuperatie van gegevens uit andere software, zal het programma u vragen om de tabellen en bestanden aan te geven die u wil recupereren (klantenbestand, boekhoudplan, parameters van de ingaven,…). 11. Kies de lengte van de algemene rekeningen alsook een type voor het boekhoudplan dat u wenst te installeren. Het boekhoudplan kan eventueel uit een ander dossier gerecupereerd worden. 12. Bepaal de begindatum voor het eerste boekjaar alsook de lengte van een ingaveperiode (maandelijks of per trimester). De algemene instellingen van het dossier zoals de informatie over de BTW of de Intrastat aangifte worden verder, in het dossier zelf, bepaald dat beschikbaar is via BOB 50.


p. 66 /

80

Wanneer het dossier aangemaakt is, bepaalt en controleert u nauwkeurig de instellingen van het dossier door BOB 50 te starten en het dossier dat u wil aanmaken, te openen. (cfr. Pagina 33 – Op welke manier de toepassing starten?). Vooraleer u begint met de ingaven, moet u zorgvuldig de automatische boekingsrekeningen en de rekeningen verbonden met de BTW codes controleren alsook de dagboekenlijst. Om de ingaven echter te versnellen, raden wij u aan om de standaardwaarden die verbonden zijn met de algemene rekeningen alsook de rekeningen van derden aan te vullen. De tijd die u spendeert aan de voorbereiding van deze standaardwaarden (rekening, analytische boeking, BTW code, valuta, betalingstermijn, disconto, …) zal ruimschoots teruggewonnen worden bij de ingaven. Indient het een dossier betreft dat u hebt aangemaakt in een ander dossier van BOB 50 of vanaf nul, moet u elke open post individueel openen voor de rekeningen die ingeboekt moeten worden. Voor de rekeningen waarvoor geen boekingen gedaan moeten worden, volstaat een opening op saldo. Om deze diverse openingsverrichting in verschillende keren te kunnen uitvoeren, moet u elk document gelijk verdelen door middel van een specifieke openingsrekening. Wanneer alle rekeningen geopend zijn, zal de openingsrekening natuurlijk automatisch afgesloten worden.

V.d Hoe moet u de instellingen van uw dossier controleren, aanvullen of wijzigen? Het menu Instellingen van de Algemene Configuratie Extra tabellen: biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen tabellen te bepalen voor de centralisatie van de ingaven in de gepersonaliseerde zones die hij zelf aangemaakt heeft (zie verder). Extra velden: biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn eigen zones aan te maken voor de ingave van informatie in zowel het vrije gedeelte van de fiches van derden, algemene rekeningen, Vaste Activa, Analytische plannen en artikels als in de ingaveschermen of zelfs de serienummers of klantencontracten. Deze functie biedt de mogelijkheid om informatie in te geven die aangepast is aan de behoeften van elk dossier. Personaliseren opzoekschermen: biedt de gebruiker de mogelijkheid om de informatie te kiezen die weergegeven zal worden in de opzoekschermen (naam, adres…) en de weergave van het scherm aan te passen (lengte en volgorde van de kolommen). Instellen van persoonlijke knoppen: Via het instellen van persoonlijke knoppen kan de gebruiker knoppen aan bepaalde schermen van BOB 50 toevoegen die verbonden zijn aan een standaardhandeling van BOB 50 of aan een gepersonaliseerd script (BOB-script). Gebruikersmenu: biedt de mogelijkheid om submenu’s toe te voegen aan de menubalk via een DLL bestand. BOB-script: biedt de mogelijkheid om persoonlijke procedures aan te maken en te beheren. Beheer voorkeurinstellingen: biedt de mogelijkheid om de voorkeurinstellingen van een of meerdere gebruikers op te slaan of te herstellen. Persoonlijk profiel: biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn werkopties te wijzigen. Algemene instellingen: biedt de mogelijkheid om de instellingen van het dossier opnieuw te bekijken via de schermen voor de aanmaak van het dossier.


p. 67 /

80

Opties: omvat alle parameteropties van de verschillende modules in de BOB 50 toepassing (Algemene Boekhouding, Banktransfer, Analytische, Officiële documenten, Commercieel Beheer en Vaste Activa).

Het menu Extra van de modules Boekhouding en Financiën Nota’s i.v.m. het dossier: biedt de mogelijkheid om commentaar toe te voegen of te raadplegen dat algemeen verband houdt met het dossier. Configuratie|Automatische rekeningen: biedt de mogelijkheid om de rekeningen te bepalen waarop het programma automatisch zal boeken: centralisatie derden, disconto, bankkosten, verschuldigde BTW, dotatie op afschrijvingen, geboekte winst, … Configuratie|Dagboekenlijst: biedt de mogelijkheid om de dagboeken te beheren (aanmaken, wijzigen, weergave). Configuratie|BTW voet: geeft toegang tot het mechanisme van de BTW tarieven. Enkel een bevoegde boekhouder mag deze mechanismen wijzigen of een nieuw tarief toevoegen. Configuratie|Definitie plannen: zorgt voor het beheer van de analytische plannen. Configuratie|Lijst van analytische dagboeken: zorgt voor het beheer van de analytische dagboeken (aanmaken, wijzigen, weergave). Configuratie|Instelling van het boekhoudplan: biedt de mogelijkheid om analytische secties te verbinden met de algemene rekeningen. Configuratie|Budgetten: biedt de mogelijkheid om de budgetplannen waarnaar de budgetposten in het menu Bestand van de module verwijzen, te bepalen. Configuratie|Evolutienormen: de bedragen die maandelijks aan de verschillende budgetposten toegewezen worden, kunnen in dit scherm automatisch berekend worden. Configuratie|Instellingen van de aanmaningen: biedt de mogelijkheid om de opties te bepalen voor de aanmaningen tot betaling (niveau, minimum termijn tussen twee aanmaningen, enz.). Het zorgt eveneens voor het beheer van de verwijlintresten. Configuratie|Tekst voor de aanmaningen: biedt de mogelijkheid om een lay-out voor de aanmaning en een tekst op te stellen. Configuratie|Instellingen van de financiële staten: biedt de mogelijkheid om de mechanismen te bepalen voor de opstelling van de balansen. Enkel een bevoegde boekhouder mag deze mechanismen wijzigen of aanvullen. Configuratie|BOB-script: biedt de mogelijkheid om persoonlijke procedures aan te maken en te beheren. Onderhoud van gegevens|Archiveringsbeheer: biedt de mogelijkheid om de gearchiveerde boekingen te organiseren Onderhoud van gegevens|Archivering van boekjaar: biedt de mogelijkheid om een of meerdere boekjaren te archiveren om geheugen vrij te maken. De gearchiveerde boekingen blijven visualiseerbaar. Onderhoud van gegevens|Verwijderen van gegevens Onderhoud van gegevens|Boekhoudkundige testen: hiermee wordt op ieder ogenblik de boekhoudkundige integriteit van de gegevens verzekerd. Onderhoud van gegevens|Hersynchronisatie van de boekingen derden: biedt de mogelijkheid om de derdenhistorieken op basis van de tijdelijke dagboeken opnieuw op te stellen indien de optie precentralisatie van derdenboekingen geactiveerd is.


p. 68 /

80

Uitwisseling van gegevens|Export van de Rekeningbalans: zorgt voor de transfer van de balans en de boekhoudkundige gegevens naar de voornaamste programma’s voor de balansanalyse (ANALBI, ACCON, SOFISK…). Uitwisseling van gegevens|Een FiSta package aanmaken: zorgt voor de transfer van de balans en de boekhoudkundige gegevens naar FiSta, de software voor het neerleggen van de jaarrekeningen en analyserekeningen van de financiële staten van Sage. Periodebeheer: assistent die de mogelijkheid biedt om een boekjaar aan te maken en de periodes af te sluiten. Testen voorafgaand aan de opening van een boekjaar: biedt op elk moment de mogelijkheid om de juistheid van de boekhoudkundige gegevens te garanderen. Opening van een boekjaar: biedt de mogelijkheid om een boekjaar opnieuw te openen (transfer van de saldo’s van de balansrekeningen). Rekenmachine: geeft een kleine rekenmachine weer in de hoek van het scherm. U kan het gemakkelijk gebruiken via uw numeriek toetsenbord.

V.e De ingave Het gebruik van de muis zorgt voor een instinctmatig gebruik van het programma. Voor de ingaven wordt er echter aangeraden om zoveel mogelijk het toetsenbord te gebruiken. Schenk bijzondere aandacht aan de instellingen van uw basisbestanden, onder andere voor wat de BTW informatie betreft van het boekhoudplan en de standaard boekingsrekening van uw klantenen leveranciersfiches. Deze gegevens zullen voorgesteld worden bij de ingaven en zorgen voor een aanzienlijke tijdswinst. BOB 50 beschikt over zeer doeltreffende sneltoetsen die de snelste ingaven van de markt garanderen. Al deze sneltoetsen werden in de mate van het mogelijke gegroepeerd rond het numerieke toetsenbord. U kan dus gebruik maken van de toetsen <Enter>, <->, <+>, , en <End> en de vier richtingspijlen. Normaal gebruikt u in Windows de toets om van een zone naar een andere over te gaan en <Shift>+ om terug te keren in deze zones. Meestal moet u slechts enkele zones invullen; deze zones worden overlopen met de <Enter> toets. Op elk moment en voor zover de documenten correct ingegeven werden, kan u het document opslaan en naar het volgende overgaan via de toetsen +.

Ingaven van een aankoop/verkoop Het ingavevenster bestaat uit 5 secties: 1. De informatie van de hoofding van een factuur (Documentnummer, datum, vervaldatum, valuta, bedrag, …); 2. De inhoud van de factuur in lijstvorm (boekhoudkundige verrichting, …); 3. Het detail van het/de BTW bedrag(en); 4. Het te boeken saldo; 5. De analytische boekingen. Om van een sectie naar een andere over te gaan, moet u de toetsen en gebruiken.


p. 69 /

80

De hieronder beschreven ingavelogica kan gepersonaliseerd worden via de keuze Instellen ingavepad van het contextueel menu van de ingaveschermen. Via deze functie kan de gebruiker zijn eigen ingavelogica bepalen door altijd, nooit of enkel indien leeg te kiezen voor ieder veld waarin hij wil dat de <Enter> toets stopt. Deze logica kan, indien nodig, ook toegepast worden in functie van het dagboektype (aankopen, verkopen, creditnota’s voor aankopen of creditnota’s voor verkopen).

De informatie in de hoofding van een factuur Hier verschijnt de algemene informatie van het document (documentnummer, referentie van de derde, factuurdatum, vervaldatum, totaalbedrag van het document, disconto, …). Met de <Enter> toets komt u in de zone Derden, deze betreft de referentie van leverancier of van de klant. Wanneer u deze referentie begint te typen, plaatst het programma zich automatisch in de eerste fiche die aan uw criteria voldoet. Om een zoekopdracht uit te voeren, laat u de zone leeg en gebruikt u opnieuw de <Enter> toets die het zoekscherm zal openen. Als de zone in dit scherm leeg is, drukt u op + of + om de verschillende zoeksleutels weer te geven (naam, bankrekening, …). U kan eveneens een zoekopdracht starten door + te typen of door te klikken in de zone met . Eens de zone Derde ingevuld werd, vult de <Enter> toets de zones in voor de vervaldata, de valuta en het disconto op basis van de gegevens van de derdenfiche en plaatst u zich vervolgens op de datum. U kan deze opnieuw ingeven (zonder scheidingstekens) of de kalender oproepen. Om een dag vooruit of achteruit te gaan, moet u de toetsen <+> en <-> gebruiken. Door opnieuw te klikken op <Enter> komt u in de zone Bedrag of in de zone Bedrag in valuta. Typ het te betalen totaalbedrag van het document.


p. 70 /

80

<Enter> op deze zone zorgt voor een zoekopdracht van de standaard boekingsrekening in de fiche van derden en voor de verspreiding van de BTW voor deze boeking indien de algemene rekening correct werd ingevuld. Het document is in dit stadium al zeer vaak ingegeven. Controleer of alles correct is en sla uw factuur op door op de knop sneltoetsen + te gebruiken.

te klikken, of door de

Indien de knop om de gegevens op te slaan niet beschikbaar is, dan wil dat zeggen dat het totaal van uw boekingen en BTW informatie niet overeenstemt met het totaal van uw factuur. Vooraleer u uw werk opslaat, kan u nog de zone Mededeling invullen. Om een gestructureerde mededeling in te vullen, volstaat het om een “+” in te geven en deze te doen opvolgen door de cijfers. Indien de mededeling overeenstemt met een geldige gestructureerde mededeling, zal het programma het formaat ervan automatisch aanpassen (vb.: +++000/0000/00505+++). Indien u alle cijfers de ene na de andere zonder “+” ingeeft, zal BOB 50 voostellen om er het formaat van aan te passen. Hetgeen u hier ingeeft, zal gebruikt worden bij de uitgevoerde/ontvangen betalingen via de bankmodule. De zone Opmerking is een interne zone van uw boekhouding. Vergeet niet om de zones waarin u niet via de <Enter> toets bent gegaan, te wijzigen of aan te vullen, u kan hiervoor en <Shift>+ gebruiken. De inhoud van de factuur In deze grid zal/zullen de boekingsrekening(en) ingevoerd worden van de verschillende BTW tarieven en het bedrag van de boekingen. Als de derdenfiche voorzien is van een standaard boekingsrekening, zal deze rekening automatisch voorgesteld worden in de grid van de factuur. Als u dus de BTW code in de fiche van de algemene rekening ingevuld hebt, zal deze informatie eveneens gerecupereerd worden. Indien u een standaard BTW code in de derdenfiche hebt ingegeven, zal deze voorrang hebben op de code in het boekhoudplan. Het opzoeken van een algemene rekening vanaf een veld rekening gebeurt door middel van een van volgende opdrachten: + om het zoekscherm van de algemene rekeningen te openen, + om het scherm met de boekingsschema’s van de derde te openen of + om het venster te openen met de laatste bewogen rekeningen voor deze derde. Om een boeking toe te voegen, gebruikt u . Om een lijn te verwijderen, gebruikt u de combinatie +. U kan deze grid personaliseren en de grootte van de kolommen aanpassen of er de volgorde van wijzigen.


p. 71 /

80

Het detail van de BTW/BTW In het gedeelte links onderaan het scherm verschijnen er twee tabbladen met meer informatie over de BTW van het document: Detail BTW en BTW De tabel van het eerste tabblad geeft een lijst met het geheel van de BTW codes van het document. Voor elke code die u in de grid gebruikt, verdeelt het enerzijds de totaalbedragen tussen de basis en de BTW en anderzijds tussen de verschillende velden en de betrokken BTW aangiften. Alle bedragen die hier worden ingegeven zijn omschreven in basisvaluta. Zo geeft de grid een algemeen overzicht van de impact van de boeking op vlak van de BTW. In tegenstelling tot het voorgaande tabblad, omvat het tabblad BTW geen informatie over de bedragen van het document. De informatie die erop verschijnt, bevindt zich enkel ter hoogte van de lijn die aangeduid wordt door de pijl uiterst links van het ingavescherm. Voor een gegevenslijn geven de eerste drie velden de geselecteerde BTW code weer en bieden ze de mogelijkheid om deze te vervangen door een bijzondere BTW code die niet beschikbaar is in het standaard selectiescherm van de BTW code. Deze omvat echter enkel de codes van de nationaliteit van de derde. Het veld « Buiten periode » biedt de mogelijkheid om een BTW tarief te selecteren waarvan de geldigheidsdatum niet samenvalt met de ingaveperiode. De velden kosten en BTW recup geven de bedragen, omschrijvingen en basisvaluta weer die respectievelijk opgeslagen moeten worden in de kostenrekening van de BTW rekening.

Het te boeken saldo De eerste tabel rechts onderaan het ingavescherm geeft de som van de basisbedragen weer en de som van de te recupereren BTW bedragen voor het volledige document. Deze informatie verschijnt in vreemde valuta, indien het document omschreven wordt in vreemde valuta en/of basisvaluta. Wanneer men begint met de ingaveopdrachten, geeft de kolom saldo het totaalbedrag dat nog dient geboekt te worden. Het saldo moet nul zijn opdat het programma de factuur zou kunnen opslaan.

De analytische boekingen In dit gedeelte van het venster worden de analytische boekingen ingegeven. De waarden die in deze zones weergegeven worden, omvatten de geselecteerde boeking in de factuur. Let er op dat een optie van de parameters de mogelijkheid biedt om analytische boekingen direct in de factuur in te geven.


p. 72 /

80

De ingave van een financieel dagboek Het ingavevenster bestaat uit 4 delen: 1. De informatie van de hoofding 2. De inhoud van de uittreksels 3. 3 tabbladen, de eerste voor de details van de saldo’s, de tweede voor een samenvatting van de bijkomende kosten en de derde om de informatie te recupereren van de uittreksels van de elektronische rekeningen. (indien u de module Bank heeft) 4. De analytische boekingen. Om van een sectie naar de andere over te gaan, gebruikt u de toetsen en .

De informatie van de hoofding Nadat u de code van het dagboek en de ingaveperiode ingegeven hebt, moet u het oorspronkelijke saldo ingeven van het eerste uittreksel dat u wil ingeven alsook het eindsaldo van het laatste uittreksel dat u wil ingeven. U kan uw werk pas opslaan als het eindsaldo overeenstemt met het beginsaldo verhoogd of verminderd met het totaal van de boekingen die u hebt uitgevoerd.


p. 73 /

80

De inhoud van de uittreksels In deze grid wordt/worden de boekingsrekening(en) en bedrag(en) van de boekingen ingegeven. U kan uw werk pas opslaan als de som van de bedragen overeenstemt met het verschil tussen de begin- en eindsaldo’s die u vooraf ingegeven hebt. De eerste kolom stemt overeen met het nummer van het document van uw financieel dagboek. U kan dit nummer verhogen of verlagen met de toetsen <+> en <->. Zo is het mogelijk om verschillende documenten in te geven in eenzelfde sessie. De tweede kolom stemt overeen met de datum. U kan deze opnieuw ingeven (zonder scheidingstekens) of de kalender oproepen. Om een dag vooruit of achteruit te gaan kan u de toetsen <+> en <-> gebruiken. Vervolgens komen we in de zone waarin men het rekeningtype moet ingeven waarop u de boeking wenst uit te voeren: °

K of 1 voor klanten,

°

L of 2 voor leveranciers,

°

A of 3 voor algemeen.

Een multicriteria zoekopdracht van een document (bedrag, nummer, dagboek,…) is mogelijk door ‘?’ te typen op de plaats van het rekeningtype. In de kolom rekening begint u de referentie van de te boeken rekening te typen en het programma plaatst zich automatisch in de eerste fiche met uw criteria. Om een zoekopdracht uit te voeren, laat u deze zone leeg en gebruikt u opnieuw de <Enter> toets die het scherm in kwestie zal openen. Als deze zone in dit scherm leeg is, zorgt + of + voor de weergave van de verschillende zoeksleutels (naam, bankrekening,…). U kan eveneens een zoekopdracht starten door + te typen of door te klikken in de zone met . Nadat u een rekening geselecteerd hebt, kan u in deze zone een overeenkomst opstellen tussen uw boeking en een vooraf opgeslagen boeking (bijvoorbeeld: een verband leggen tussen een betaling en een factuur). Hiervoor moet u het venster van de historieken openen door te klikken in de zone met of door + te typen. In het venster met de historieken kan u de selectie uitvoeren aan de hand van de spatiebalk en door <Enter> te type om te beëindigen. Tijdens een afpunting zal het programma automatisch de andere boekingszones invullen en plaatst het zich op het bedrag. Als u deze laatste goed vindt, kan u met de een nieuwe boekingslijn aanmaken.


p. 74 /

80

Ten slotte opent de kolom Kost/BTW een venster dat zal dienen om eventuele betalingsverschillen in te voeren die op de automatische rekeningen geboekt zullen worden. Indien u een vereenvoudigde boekhouding wilt, die u de mogelijkheid biedt om de verkopen en aankopen van de financiële dagboeken te beheren, is het eveneens mogelijk om in deze kolom de informatie over de BTW in te geven. Hiervoor moet de boeking gedaan worden op de algemene rekening waarvan het vakje “Ingave financiële BTW” geselecteerd werd in het boekhoudplan. Wanneer u klaar bent met de ingaven, controleert u of alles juist is en slaat u op door op de knop te klikken of de sneltoets + te gebruiken. Als de knop om de gegevens op te slaan niet beschikbaar is, betekent dit dat het resultaat van uw ingaven niet overeenstemt met het eindsaldo dat u vooraf hebt ingegeven. Om een lijn toe te voegen, gebruikt u . Om een lijn in te voegen, gebruikt u . Om een lijn te verwijderen, gebruikt u de combinatie +. U kan deze grid personaliseren en de kolommen aanpassen of de volgorde ervan wijzigen. De totalen / BTW / Info Het 1e tabblad geeft enerzijds het eindsaldo weer van het uittreksel dat aangeduid wordt door de cursor in de grid. Om dit bedrag te visualiseren, moet u klikken op het berekeningsicoon . Daarnaast geeft het eveneens het eindsaldo van de rekening met alle uittreksels samen. Het 2e tabblad omvat alle informatie van de kolom kost/BTW in de hoofdingavegrid. Het 3e tabblad toont de bijkomende informatie in de elektronische rekeninguittreksels die via de bankmodule ingelezen zijn.

De analytische boekingen In dit gedeelte van het scherm gebeurt de ingave van analytische boekingen. De waarden in deze zones zijn de waarden van de geselecteerde boekingslijn. Merk op dat u via een parameteroptie de analytische boekingen direct in de ingavegrid kunt ingeven.


p. 75 /

80

De ingave van diverse verrichtingen De ingave van diverse verrichtingen gebeurt praktisch op dezelfde manier als voor de ingave van de financiële.

biedt u de mogelijkheid om uw boeking vanaf een Excel De knop onderaan het scherm tabel te importeren in plaats van het manueel in te geven in BOB 50. In het venster voor de import van diverse verrichtingen klikt u op de gepaste knop om uw Excel gegevens op te vragen, ofwel door middel van een bestand, ofwel via het klembord. Door middel van het onderste gedeelte van het venster kan u een verbinding opstellen tussen de velden van uw tabel en de kolommen van uw dagboek. Ten slotte klikt u op de knop om de Excel gegevens in te lezen in uw dagboek voor diverse verrichtingen. U moet nu enkel nog uw boeking opslaan.


p. 76 /

80

VI

Installatie

VI.a Wat heeft u nodig ? Vereiste configuratie Besturingssysteem Werkstation: WINDOWS NT 4 Workstation, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, Windows Vista. Besturingssysteem Server: Server: Microsoft NT 4/2000/2003/2008 Server. Mogelijkheid om Sybase Advantage Database Server te gebruiken (minimaal 1Gb RAM).

Minimum vereisten voor de werkstations °

Processor: Pentium II 500 MHz

°

RAM: 256 Mb minimum (512 Mb aanbevolen)

°

Schijfcapaciteit: 500 Mb voor de programma’s

°

Scherm: minimumresolutie 1024 X 768

°

CD ROM lezer

A4 printer (staand en liggend afdrukken) Speciale software voor veiligheidskopieën °

Magnetische band, externe harde schijf of CD ROM schrijver

°

…

CD ROM BOB 50 van Sage Fiche met de installatiecodes.

VI.b Installatie op de harde schijf Waarom? Dit is nodig om BOB 50 te kunnen gebruiken; men kan het programma immers niet direct van de CD ROM aflezen. Men moet het eerst op de harde schijf van de PC installeren en configureren via het installatieprogramma. Voorziene installatietijd: 2 tot 8 minuten. De tijd is afhankelijk van het vermogen van uw systeem en natuurlijk ook van de snelheid van de CD ROM lezer. Deze bewerking, die zeer eenvoudig is, gaat automatisch volgende stappen uitvoeren: 1. Alle programma’s van BOB 50 en statistische gegevens op de harde schijf kopiëren: ISOnormen (land, valuta), postcodes, goederencodes, intrastat … 2. Een submenu BOB 50 in het Startmenu, Programs (Start, Programma’s) aanmaken indien het de eerste keer is dat u de software BOB 50 installeert. 3. Enkele belangrijke toepassingsinstellingen ingeven, zoals de directories waar de gegevens bewaard moeten worden.


p. 77 /

80

Op welke manier een werkversie installeren? Eerst en vooral sluit u alle andere actieve toepassingen correct af. Voor een installatie op het netwerk gaat u naar het volgende hoofdstuk. 1. Plaats de CD ROM BOB 50 – Werkversie in de lezer en sluit deze opnieuw. De installatieprocedure wordt automatisch gestart. Indien dit niet het geval is, volgt u de volgende stappen: a. In het menu Start kiest u de optie Run (uitvoeren). b. Kies de CD ROM lezer met behulp van Browse (Bladeren) of klik op de passende letter. c. Start het programma Setup.exe. Ter informatie, er staan 2 uitvoerbare bestanden (executabels) met de naam Setup op de CD. De ene bevindt zich in de directory BOB 50, de andere in de lijst met bestanden die dadelijk toegankelijk zijn voor het tonen van informatie van de CD. De installatieprocedure die hier beschreven is, start u via dit laatstgenoemde bestand op. Wij raden u aan deze te volgen. 2. Volg de instructies op het scherm. Een eerste scherm vraagt u de taal te kiezen waarin u de demoversie wenst te installeren (Frans of Nederlands). Het tweede scherm toont een welkomsttekst. Klik op « De installatie voortzetten ». Het derde scherm maakt het mogelijk om de installatiedirectory van BOB 50 te bepalen. In het vierde scherm kan u BOB OLE en/of Demogegevens selecteren die bijkomend geïnstalleerd moeten worden naast de standaardinstallatie. Zo installeert BOB OLE de module BOB OLE in verbinding met Word en Excel, zelfs indien uw licentie u geen toegang geeft tot deze module. De keuze van de Demogegevens installeert een reeks dossiers met een hele reeks afgepunte boekingen en afgesloten boekjaren. Bevestig uw selectie door te klikken op « De software installeren ». Het installatieprogramma kopieert de informatie op de harde schijf en configureert automatisch de bestandsbeheerder (BDE). De installatie is nu beëindigd, u kan nu het programma opstarten via het menu Start | Programs | BOB 50 | BOB 50 of ieder ander toegangspad dat u bepaald heeft in de installatieprocedure.

VI.c Installatie op een lokaal netwerk Dit hoofdstuk richt zich tot personen die de technische informaticakennis hebben. We raden u aan beroep te doen op uw verdeler voor de installatie van de beheersoftware op een netwerk. Om de BOB 50 te installeren op een lokaal netwerk is het aanbevolen om de standaardprocedure “NetSetup” te gebruiken. Aan de hand van deze procedure wordt het programma op alle werkstations geïnstalleerd, maar deze gebruiken allemaal dezelfde gegevens die op het netwerk geïnstalleerd zijn. Het voordeel van deze “NetSetup” procedure is dat de synchronisatie van de programma’s die de verschillende werkstations gebruiken, in geval van een update verzekerd is.


p. 78 /

80

Installatie NetSetup 1. Installeer BOB 50 – Werkversie op de harde schijf van het netwerk (zoals beschreven werd in de vorige rubriek « Op welke manier een werkversie installeren »). 2. Start het NetSetup.exe programma dat zich in de installatiedirectory van BOB 50 op het netwerk bevindt vanuit ieder werkstation. Hierdoor kan u op ieder werkstation het programma dat geïnstalleerd is op het netwerk kopiëren. Indien u zo tewerk bent gegaan, volstaat het bij een update van BOB 50, de installatie van het netwerk bij te werken. In geval van een desynchronisatie tussen de versie van het netwerk en de versie op het werkstation ontdekt de gebruiker dit automatisch bij het openen van BOB 50. BOB50 waarschuwt hem hiervoor en zal zijn werkversie bijwerken.

VI.d Serialisatie van de software en installatiecode Beschrijving van de codes in uw bezit: Serienummer bestaande uit 5 delen (Serial N°): Het eerste deel, dat uit 6 cijfers bestaat, identificeert de licentie. Het tweede, derde, vierde en vijfde deel bestaat telkens uit 6 letters en cijfers: zij verwijzen naar de huidige opties van de licentie. Een geheime code eerste gebruiker of First User Key: Deze geheime code maakt het mogelijk om de gebruikersfiche en hun toegangsrechten te beveiligen. Deze geheime code wordt u gevraagd wanneer de gebruikersfiche leeg is en deze geheim moet blijven om ieder misbruik van de software te vermijden. Indien de gebruikersfiche leeg is, moet u bij het opstarten van de software het serienummer invullen en de geheime code ingeven die gelinkt is aan de aanmaak van de eerste gebruiker (First User Key). Na de serialisatie: u moet minstens één gebruiker ingeven en daarna het venster sluiten. Deze eerste gebruiker zal de ‘supervisor’ gebruiker zijn die de toegangsrechten van de andere gebruikers zal bepalen. Naam van de licentie: Naam van de licentiehouder. Een vervaldatum (facultatief) Datum die het gebruik van de toepassing beperkt. Een installatiecode: Deze code zal gegeven moeten worden bij het aanmaken van een nieuw dossier of wanneer het serienummer wijzigt.

VI.e Toegang tot de demogegevens Na de gebruikerscode en het eventuele paswoord ingegeven te hebben, geeft u de referentie van het demodossier in (IF voor het Franstalige demodossier, IN voor het Nederlandstalige demodossier en LU voor het Luxemburgse demodossier). Dit dossier was nog onbekend en het programma stelt u bijgevolg voor om deze toe te voegen in de lijst met dossiers. U aanvaardt dit. Bepaal vervolgens welke directory de gegevens van het dossier bevat: bv C:\BOB50\IN


p. 79 /

80

VII Gebruikslicentiecontract voor de beheerprogramma’s van Sage BELANGRIJK: AANDACHTIG LEZEN VOORALEER HET PRODUCT TE GEBRUIKEN

DIT LICENTIECONTRACT VOOR EINDGEBRUIKERS TUSSEN U (NATUURLIJKE OF RECHTSPERSOON) EN DE ONDERNEMING SAGE IS VAN TOEPASSING OP ALLE BEHEERSOFTWARE VAN SAGE, DIE COMPUTERPROGRAMMA’S, BIJGAANDE ONDERSTEUNING, ONLINE DOCUMENTATIE, AFGEPRINTE DOCUMENTATIE KAN OMVATTEN (HET PRODUCT SOFTWARE). DOOR TE INSTALLEREN, TE KOPIËREN OF DOOR OP GELIJK WELKE MANIER HET COMPUTERPROGRAMMA TE GEBRUIKEN, ERKENT U GEBONDEN TE ZIJN DOOR DE VOORWAARDEN VAN HUIDIGE OVEREENKOMST. INDIEN U NIET AKKOORD BENT MET DE VOORWAARDEN VAN DIT LICENTIECONTRACT, INSTALLEER OF GEBRUIK HET PROGRAMMA DAN NIET, U KAN HET STEEDS TERUGBRENGEN NAAR DE PLAATS VAN AANKOOP OM EEN GEHELE TERUGSTORTING TE KRIJGEN.

LICENTIE SOFTWAREPRODUCT Het SOFTWAREPRODUCT wordt beschermd door de internationale reglementering en internationale overeenkomsten inzake auteursrechten en intellectuele rechten. Het SOFTWAREPRODUCT wordt niet verkocht maar in licentie gegeven. GEBRUIKSLICENTIE. Dit contract staat u volgende rechten toe: Het is u toegelaten om een exemplaar van het PROGRAMMA te installeren en te gebruiken of, in zijn plaats, elke voorgaande versie voor hetzelfde operating system, op een stand alone computer. Plaatsen/Gebruiken op een netwerk. Het is u ook toegelaten een exemplaar van het PROGRAMMA te bewaren of te installeren op een opslagmedium, zoals een netwerkserver, exclusief gebruikt om HET PROGRAMMA te installeren of te gebruiken op uw andere computers door middel van een intern netwerk. U dient echter een speciale licentie te bekomen om te installeren (Netwerk/extra werkpost) op elke aparte computer waarop HET PROGRAMMA werkt vanaf het opslagmedium.

BEPERKINGEN Beperkingen op “reversed engineering”, decompilatie en ontmanteling. Het is u niet toegelaten HET PROGRAMMA terug samen te stellen, het te decompileren of het te ontmantelen, uitgezonderd in het geval waarin deze operaties expliciet toegelaten zijn door een toepasbare regeling niettegenstaande de huidige beperking. Uit elkaar trekken van componenten. HET PROGRAMMA wordt als uniek en enig product onder licentie beschouwd. Het is niet toegelaten de componenten uit elkaar te trekken om ze op meer dan één computer te gebruiken. Verhuur en wederverkoop. De gebruikslicentie is nominatief. Het is u niet toegelaten om HET PROGRAMMA te verhuren, in huur te geven of door te verkopen aan een derde, gelijk wat het doel mag zijn. In geval van faling, concordaat, stopzetten activiteiten eindgebruiker voor gelijk welke reden dan ook, wordt de huidige licentieovereenkomst automatisch stopgezet, zonder opzeg of ingebrekestelling.

GARANTIE EN VERANTWOORDELIJKHEID Gedurende een duur van 12 maanden te beginnen vanaf de datum van aankoop van HET PROGRAMMA, garandeert Sage de correctie van systematische en herhaaldelijke fouten in het functioneren van het programma. In dat geval zal Sage of zijn vertegenwoordiger u gratis een nieuwe versie van het programma bezorgen, evenals de installatievoorwaarden. Sage stelt alles in het werk om het programma nauwgezet te testen; desondanks, wordt het programma geleverd in de staat waarin het zich bevindt en de eindgebruiker gebruikt het programma onder zijn enige verantwoordelijkheid. Sage kan geen enkele garantie geven verbonden aan de kwaliteit van informatie verstrekt door het programma. In geen geval kan Sage of zijn vertegenwoordiger verantwoordelijk gehouden worden voor directe of indirecte schade, verlies van gegevens, exploitatieverlies, enz… verbonden aan het gebruik van het product. In gelijk welk geval, zal de garantie steeds beperkt zijn tot de terugname van het product en het terugstorten van het bedrag van de gebruiksovereenkomst. Nieuwe versie : in het geval van een wijziging, opgelegd door een boekhoudkundige administratie, engageert Sage zich zo snel mogelijk een aangepaste versie op de markt te brengen.

VERBREKING In het geval waarin u zich niet schikt naar het geheel van deze licentie overeenkomst, wordt deze automatisch verbroken, met volle recht, in uw nadeel en zonder mogelijkheid om andere rechten te laten gelden. In dat geval, dient u alle exemplaren van HET PROGRAMMA te vernietigen alsook als zijn componenten. Toepasbaar recht en bevoegdheden Op deze overeenkomst is steeds het Belgische recht van toepassing en enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luik zijn bevoegd.


p. 80 /

80

Syllabus BOB 50 «Stap voor stap» Algemeen : Kennismakingshandleiding

Recommend Documents