listopad 07
SWět602
B u l l e t i n o p o č í tač o v ýc h t e c h n o lo g i í c h , d í k y k t e rý m s e l i d e m l é p e p r ac u j e
Co nejvíce zajímalo návštěvníky stánku Software602 na Invexu Co nového předvedly inteligentní formuláře 602XML Jak si v motolské nemocnici poradili s hlášením mimořádných událostí Jak chytrý systém šetří čas manažerů NIDV
w w w.602 .cz
O produktech a lidech
Na invexovém stánku 602 byl největší zájem o inteligentní formuláře a Groupware
Ztrácí Invex nadále na významu? Jak dlouho se ještě může zmenšovat, aby mělo smysl ho pořádat? Nemohl by být kratší? Jak bude vypadat české IT, jestli už nebude Invex? Takové a podobné otázky znějí každoročně v kuloárech už téměř odnepaměti. Ani letos tomu nebylo jinak, s tím rozdílem, že celkový tón byl skeptičtější než jindy. Ale bez ohledu na celkovou situaci veletrhu, u modrého stánku šestsetdvojky bylo i letos živo. „Bylo znát, že návštěvníků je o něco méně než jiné roky. Ale z našeho pohledu splnila expozice účel. Zájemci o naše produkty si nás našli,“ shrnuje marketingový manažer Pavel Durdil. A skutečně, ačkoliv stánek nebyl v obležení, téměř neustále bylo vidět některého z account manažerů, jak představiteli nějakého podniku, úřadu či školy předvádí funkce některého produktu. „Většinou již přicházeli s určitou představou, a teď chtěli bližší informace nebo se zajímali o různé detaily,“ říká Pavel Durdil.
Pozornost vzbudily i další funkce, kterými Groupware
Vedle formulářů 602XML zazářila novinka – 602LAN Suite 5 Groupware. Produkt uvedený na trh pár týdnů před Invexem budil nadšení a získal již během veletrhu desítky zákazníků. Připomeňme jen, že se jedná o bezpečný mailový server a jednotnou komunikační platformu, která zároveň umožňuje sdílet kontakty, úkoly, kalendáře a dokumenty. Návštěvníci stánku oceňovali zejména možnost používat všechny tyto nástroje jako jeden jediný – ze zprávy lze snadno vytvořit úkol, schůzi propojit s dokumenty, u kontaktu vyhledat veškerou dosavadní korespondenci apod. Ale pozornost vzbudily i další funkce, kterými Groupware převyšuje odvětvový standard – například automatická archivace veškeré korespondence spojená s velmi rychlým vyhledávacím nástrojem. Nebo skutečnost, že k systému je možné přistupovat pomocí různých klientů (Outlook, Thunderbird, webový prohlížeč).
převyšuje odvětvový standard
Automat na PDF Dalším tématem častých dotazů a předmětem zájmu byly nástroje pro tvorbu PDF souborů, a to ne ani tak u vybavení jednotlivých počítačů, ale podnikového řešení – Print2PDF Server Edition a Conversion Server. První z nich umožňuje spravovat nástroje na vytváření PDF v celé organizaci, druhý je vlastně automatem na „pédéefka“.
Eva Zawaidehová (vpravo), manažer ka invexové expozice „Letos bylo mnohem méně těch, kdo na náš stánek zabrousili v podstatě náhodou. Přicházeli spíš lidé, kteří už o našich produktech něco věděli. Myslím, že kdyby Invex trval jen tři dny, bohatě by to stačilo“.
Conversion Server může pracovat nad sdíleným adresářem a vytvářet PDF s předem zadanými parametry ze všeho, co je do adresáře uloženo. Nebo hlídat e-mailovou schránku a archivovat vše, co do ní dorazí. Print2PDF Server Edition a Conversion Server. První z nich umožňuje spravovat nástroje na vytváření PDF v celé organizaci, druhý je vlastně automatem na „pédéefka“
Z nabídky pro koncové uživatele dominoval letošní expozici 602 portál 602office.cz, který obsahuje spoustu obsahu užitečnému k tomu, aby používání OpenOffice.org bylo pohodlné a snadné (manuály, návody, makra, šablony, ilustrační obrázky apod.) Ale Invex, to nejsou jen produkty. Je to především doba setkávání lidí. Doba vytváření nových vztahů, ale hlavně setkávání těch, kdo si během ostatního roku nedokáží udělat čas. A taky doba shonu, někdy i nervů v pohybu a všeho ostatního, co k atmosféře takového veletrhu patří. A pak návrat do normálního života – pořádně se vyspat, sečíst objednávky… ostatně, nebude to dlouho trvat a bude na místě začít uvažovat, co příští rok.
Formuláře ve světle reflektorů
Někoho zaujal 602XML Designer Express, někoho řešení pro systematické předávání údajů a někoho zase schvalování bez papírů
KDO ASPOŇ TROCHU SLEDUJE HLAVNÍ TRENDY V NAHRAZOVÁNÍ PApÍROVÝCH DOKUMENTŮ, toho určitě nepřekvapí, že hlavním tématem invexovské přítomnosti Software602 byly inteligentní formuláře 602XML. Přišlo kvůli nim nejvíce lidí, vzbudily nejvíce pozornosti a dařilo se i obchodně.
„Jednoznačně se potvrdilo, že roste zájem komerční sféry. V poslední době mezi zákazníky přibývají i zvučná jména,“ říká account manažer Petr Pilin, který během invexových dnů hovořil s řadou zájemců.
Přišli IT manažeři, fandové i ministr Naráží tak na možná trochu neobvyklou cestu inteligentních formulářů 602XML na český a slovenský trh. Zatímco většinou tomu bývá tak, že se technologie prosadí v komerčním sektoru a postupně ji přebírá i veřejná správa, u inteligentních formulářů tomu bylo naopak. Podniky si jich pořádně všimly až poté, co se de facto staly odvětvovým standardem v úřadech všech úrovní. Úspěšný vstup do světa velkých podniků ovšem neznamená, že by ve veřejném sektoru ubývalo zajímavých projektů. Asi nejvýraznější z nich – budování sítě terminálů Czech POINT, kde bude možné získat na počkání nejrůznější výpisy (katastr nemovitostí, živnostenský rejstřík, trestní rejstřík) - přilákal na modrý stánek i ministra vnitra Ivana Langera. O jaké aspekty práce s formuláři – vedle zmíněného Czech POINTu – se zajímali návštěvníci nejvíce? Bylo by je možné rozdělit na tři skupiny. První z nich představují lidé zaměření na technologické inovace. Ti se většinou přišli podívat na 602XML Designer Express, což je snadno ovladatelný a cenově dostupný nástroj pro vytváření jednodušších formulářů. Další skupina zájemců
Jaké podniky chtějí XML formuláře Další skupina přicházela z organizací, kde chtějí lépe pokrýt systematické předávání údajů – zápisy z porad, výkazy, objednávky apod. Nasazení inteligentních formulářů znamená, že takové dokumenty už nejsou vytvářeny v kancelářských programech, ale v řešení, které uživatele provede vyplněním, některá políčka vyplní automaticky, zabrání uživateli ignorovat pokyny, poskytne možnost podepsat digitálním podpisem a automaticky přenese data do určené databáze. … formou flexibilní stavebnice – od samostatného nástroje pro tvorbu jednodušších formulářů přes různé projektové licenci až po kompletní technologii…
přicházela z organizací, kde chtějí lépe pokrýt systematické předávání údajů – zápisy z porad, výkazy, objednávky…
A pak jsou organizace, kde chtějí nahradit oběh papírových dokumentů a automatizovat řízení schvalovacích procesů. „Jako demo jsme využívali dovolenku, protože tu najdete snad v každém podniku nebo úřadě,“ vypráví Petr Pilin. Návštěvníci stánku si mohli vyzkoušet vyplnění – zadáte jméno, z číselníku vyberete data začátku a konce dovolené, systém spočítá počet dnů, ke jménu doplní číslo útvaru, případně vám dá vybrat (pokud je v organizaci více lidí stejného jména), pak zadáte digitální podpis a systém už obstará „schvalovací kolečko“, na jehož konci dostanete informaci, že dovolenka byla schválena (v horším případě zprávu, že ji šéf nepovolil) a data jsou odeslána do dalších systémů podniku. V praxi pokrývají inteligentní formuláře i mnohem komplikovanější procesy, ale dovolenka dobře odpovídala potřebám veletržní ukázky. Už jen proto, že není zaměstnance, který by s ní občas nepřišel do kontaktu.
Plaťte jen za to, co potřebujete Bylo naopak něco, co se nelíbilo? „Technologie samotná byla přijímána jednoznačně pozitivně, jako ostatně vždy,“ tvrdí Petr Pilin. Ale někteří zkoušeli, zda by to nemohlo být levnější. A to přesto, že formuláře vyjdou na nepatrný zlomek ceny jakéhokoliv konkurenčního řešení. „Není na tom nic divného, nikdo nechce platit víc než nezbytně musí“. Tady se ukazuje velkou výhodou, že Software602 nabízí formuláře formou flexibilní stavebnice – od samostatného nástroje pro tvorbu jednodušších formulářů přes různé projektové licenci až po kompletní technologii s možností vytvářet složité formuláře, organizovat automatický sběr dat a oběh dokumentů, řídit přístupová práva a vše, co k tomu patří. Bylo vidět, že pro hodně organizací je právě tento stavebnicový přístup zajímavý – mohou si koupit přesně to, co dokáží využít a další investice odložit.
Po zavedení for mul ářů 602XML začali hl ášení vyplňovat i lék aři
Rozhovor s Mgr. Blankou Vurmovou z oddělení kvality ve FN Motol
Ve Fakultní nemocnici v Motole zahájili v srpnu letošního roku systematické sledování „mimořádných událostí“, což zahrnuje nepředvídatelné události, které vedly k poškození pacienta nebo k riziku tohoto poškození, narušují normální fungování části nemocnice nebo představují bezpečnostní riziko. To si vyžádalo spoustu organizační práce, přípravu interního předpisu a postupů, školení zaměstnanců a také rozšíření IT infrastruktury. Zvoleným řešením jsou inteligentní formuláře 602XML, jejichž oběh zajišťuje 602XML Form Server. Na zkušenosti z prvních měsíců provozu jsme se zeptali Mgr. Blanky Vurmové ze Samostatného oddělení řízení kvality.
Z jakého důvodu jste začali mimořádné události sledovat? Důvodem bylo získání zpětné vazby. Umožňuje nám to sledovat situaci, reagovat na ni a přijímat potřebná opatření. Může se stát, že se zjistí, že určitý aspekt nějaké činnosti není pokryt interním předpisem, je tedy zapotřebí předpis dopracovat. Jinde se zase ukáže např. nutnost proškolení personálu. Nebo můžeme navrhnout změnu formulářů ve zdravotnické dokumentaci. Je to něco, co není ve FN Motol tak úplně nové. Jednu z mimořádných událostí – pád hospitalizovaného pacienta – sledujeme už od roku 2004. Letos došlo pouze k tomu, že se pády hospitalizovaných pacientů začaly hlásit elektronicky. Jak vypadá hlášení a jeho zpracování? Hlášení vyplní osoba, která je události přítomna (lékař, sestra, ale i ostatní personál). Vyplněný dotazník, včetně nepovinného jména a telefonní linky toho, kdo jej vyplnil, přijde k nám na oddělení řízení kvality, kde jsem hlavním administrátorem mimořádných událostí. Případ řeším buď sama nebo jej předám některému z dalších administrátorů – podle oblasti, jaké se událost týká, tedy podle toho, zda se jedná o záležitost lékařskou, provozní apod. Někdy obsahuje hlášení dostatek informací k tomu, aby bylo možné případ uzavřít, jindy je třeba provést došetření. To znamená znovu kontaktovat toho, kdo hlášení podal, zjistit další skutečnosti, dojít na pracoviště, kde k události došlo, nahlédnout do zdravotnické dokumentace pacienta…A na základě těchto zjištění se událost klasifikuje a uzavře. Pokud se jedná o závažnou mimořádnou událost, provádí se analýza, které se účastní více administrátorů. V rámci tohoto postupu je o události informován také příslušný náměstek ředitele nemocnice.
A jak jste spokojená s technologií, tedy s inteligentními formuláři 602XML? Jsem opravdu spokojená, co se týče základních uživatelů, tedy osob, které hlásí. To řešení je příjemné, jednoduché, šetří čas, lidé nemají problémy s vyplněním kolonek. Co se týče administrace, tam ještě pokračuje ladění některých věcí. Co by mělo v administraci fungovat lépe? Jak se vám s ní vlastně pracuje? Pracuje se s tím dobře. Opravdu to urychluje práci. Nemusím nic tisknout a dávat do obálky. Navíc hlášení obsahují citlivá data, která není možné posílat jen tak. V rámci Form Serveru je komunikace zajištěna elektronickými podpisy. O každém novém hlášení dostávám informaci do mailu, takže nemusím sledovat, zda něco nepřišlo přímo ve Form Serveru. Ale vedle toho jsou detaily, které potřebujeme doladit. Někdy potřebujeme elektronické hlášení někomu poslat a odstranit identifikaci zaměstnance, který hlášení podal, a v dalším kroku tuto identifikaci zase obnovit. První verze systému nám nevyhovovala prakticky vůbec, teď je to lepší, ale pořád to není tak uživatelsky příjemné, jak bychom potřebovali. Takže spolu s 602 připravujeme řešení, které nám bude zcela vyhovovat.
U pádu hospitalizovaných pacientů je postup trochu jiný. Tam šetření a klasifikace události probíhá na úseku hlavní sestry, až poté je případ postoupen k nám. Proč jste se rozhodli nahradit papírové formuláře, které se používaly pro hlášení pádu hospitalizovaných pacientů? Hlavním důvodem bylo zrychlení předávání informací o mimořádných událostech a snadnější zpracovávání dat. Jsme veliká organizace, není technicky možné, aby někdo běhal mezi odděleními s papírovými formuláři. A kdybychom použili standardní cestu přes podatelnu, trvalo by 2-3 dny, než by se k nám hlášení dostalo. Navíc jsme očekávali, že hlášení bude hodně, takže bychom nebyli schopni ručně zpracovat tolik formulářů. A nebáli jste se, že uživatelé zvyklí na papíry nebudou chtít vyplňovat elektronické formuláře? Ano, trochu jsme se báli, aby se nesnížil počet hlášení u pádů. Snížil se? Ne. Projevila se změna k lepšímu. Hlásit začali i lékaři. Předtím bylo hlášení pádu pacienta popsáno pouze v Metodickém pokynu ošetřovatelské péče – závazným pouze pro sestry. Dnes je předpis o hlášení mimořádných událostí závazný pro všechny zaměstnance
Během prvních měsíců provozu systém vůbec prošel řadou změn. U některých záležitostí jsme až v reálném provozu zjistili, že bychom je chtěli jinak, než jsme si původně mysleli. A v dalších bodech jsme udělali při formulaci zadání kompromis a když jsme s tím chvíli pracovali, zjistili jsme, že se potřebujeme vrátit k našim původním požadavkům. Kromě toho jsme ladili i samotný formulář. U jedné kolonky jsme zjistili, že uživatelé zadávají jinou informaci, než jsme chtěli. Stačilo zpřesnit označení kolonky a je to v pořádku. Jak rychle se daří ty změny provádět? Většina z nich je opravdu blesková. Když jde o drobnosti, tak to je velice rychlé. Když to jsou věci, které se musí vyvíjet, tam to trvá o něco déle, ale zase ne příliš dlouho. Když si vezmete, že ten formulář je v plném běhu od srpna, teď je listopad a už jsme provedli několik změn, vidíte, že ty změny netrvají dlouho. Ale to říkám jako uživatel, nemůžu mluvit za IT.
Inteligentní formuláře podpoří výrobu taxametrů
Další českou firmou, která se rozhodla pokrýt ně-
Jednička za rychlost a správnost
V Národním institutu pro další vzdělávání vzniklo unikátní řešení schopné zajistit posouzení a schválení desítek kontraktů denně
které podnikové procesy inteligentními formuláři 602XML, je Torola Electronics, což je dominantní tuzemský výrobce taxametrů a elektronických
Je-li nějaký dokument tak důležitý, že musí být schválen na několika
záznamníků pohybu kamiónů, jehož produkty
úrovních a toto schválení musí být i zpětně doložitelné, řeší se to větši-
montují do svých vozů automobilky jako DAF,
nou tak, že papír oběhne několik stolů a poté je i se všemi podpisy uložen
Karosa, Volvo a Mercedes-Benz. Firma má sídlo ve Frýdku Místku, výrobní závod ve Frenštátu a zaměstnává přibližně 150 lidí.
v archivu. Sice to zdržuje a je náchylné k chybám, ale dá se to vydržet. Pokud má organizace více pracovišť, takže papíry musí běhat mezi nimi, je to obtížnější. A co když jde počet takových dokumentů do desítek den-
Inteligentními formuláři chce Torola pokrýt ze-
ně? V Národním institutu pro další vzdělávání (NIDV) si s takovou situací
jména schvalovací procesy a sběr pravidelně se
úspěšně poradili a dosáhli takové efektivity, že jen málokterá komerční
opakujících dokumentů (výkazy, zápisy apod.).
organizace je schopná s nimi soutěžit.
Vedení společnosti od nové technologie očekává zejména zkrácení lhůt potřebných ke schvalování. Nasazení je usnadněno tím, že firma má dobře zdokumentované procesy. Mapování proběhlo v rámci přípravy na certifikaci podle ISO standardu v roce 2005.
Uzavření dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce dnes vypadá tak, že pracovník regionálního centra otevře inteligentní formulář, jehož vyplnění je otázkou několika minut, elektronicky podepíše a odešle dál. Informační systém předkládá dokument dalším odpovědným osobám (manažer projektu, ředitel pobočky apod.) až po ředitele NIDV. Na konci procesu obdrží pracovník, který smlouvu navrhl, definitivně schválený dokument, čím získává pravomoc podepsat listinu jménem institutu.
Rozhodující první krok
Jednání městské rady v Karviné podle Form Serveru
Městský úřad v Karviné se rozhodl nasazením inteligentních formulářů 602XML automatizovat nutnou administrativu spojenou s přípravou agendy pro zasedání rady. Řešení nahradí oběh papírových dokumentů se schvalovacími „košilkami“. Systém bude fungovat tak, že zaměstnanec ve svém počítači vypracuje materiál pro zasedání rady a podepíše digitálním podpisem. 602XML Form Server zajistí oběh tohoto dokumentu a schválení (nebo návrat s připomínkami) přes vedoucího oddělení a ředitele odboru až po příslušného radního. Po úplném schválení je z materiálu automaticky vyroben podklad pro jednání rady. Mezitím zajistí 602XML Form Server také automatické zařazení materiálu na program příslušné schůze rady. Pracovník odpovědný za přípravu schůze tak bude informován o tom, že se na dokumentu pracuje a momentálním stavu schvalování, takže pracovník odpovědný za přípravu programu v každém okamžiku vidí, na kterých dokumentech se pracuje a jak daleko práce postoupila.
w w w.602.cz
Ještě před dvěma lety vše vypadalo úplně jinak. Zaměstnanec NIDV měl k dispozici vzory smluv v kancelářském programu. Na základě takového vzoru vytvořil smlouvu, vytiskl, podepsal a poslal do oběhu. Papír koloval mezi psacími stoly a pracovišti, postupně doputoval do Prahy a zpět, a po několika dnech či týdnech se vrátil k zaměstnanci, který jej vytvořil. „Problém nebyl jen v rychlosti schvalování, ale i v tom, že při vytváření návrhů vznikalo příliš mnoho chyb,“ vzpomíná ICT koordinátor NIDV Martin Kačena. „Bylo zřejmé, že po rozběhu národních projektů kapacita takového řešení prostě nemůže stačit.“ Na jaře 2006 v institutu zprovoznili řešení, které si sami vyvinuli a v jehož prostředí obíhaly wordové dokumenty opatřené digitálním podpisem (k podepisování byly využity certifikáty České pošty). „Bylo hodně důležité, Papír koloval mezi psacími stoly že jsme měli podporu vedení. Pan ředitel se zajímá o a pracovišti, postupně doputonové technologie, často sám přichází s podněty a hledá val do Prahy a zpět, a po několimožnosti, jak bychom je mohli více využívat,“ pochvaluka dnech či týdnech se vrátil je si Martin Kačena. Toto elektronické řešení umožnilo k zaměstnanci, který jej vytvořil zvládnout nárůst agendy, nicméně výsledný stav nebyl zdaleka ideální. Zůstal problém s chybovostí a proces vyžadoval příliš mnoho lidského času. Zejména manažery schvalování dokumentů zdržovalo mnohdy více, než bylo únosné. Manažer dostal e-mail, nalogoval se do řešení, našel tam návrh smlouvy, text zkontroloval a elektronicky podepsal. S postupujícím rozšiřováním aktivit NIDV a tudíž rostoucím počtem kontraktů to znamenalo, že někteří vedoucí pracovníci by měli trávit schvalováním až několik hodin denně. Rýsovala se tedy potřeba další technologické změny.
Ušetřené hodiny Tou další změnou bylo právě nahrazení wordovských dokumentů inteligentními formuláři 602XML. „Vybírali jsme z několika dodavatelů a ta volba byla jednoznačná. Líbila se nám technologie, cena byla přijatelná, ale hlavně šlo o přístup lidí z 602. Cokoliv jsme potřebovali, bylo do druhého dne,“ říká Martin Kačena. „Nepamatuji si, že by spolupráce s nějakým externím dodavatelem byla tak hladká.“ Pochvaluje si i jednoduchost technologie a snadnost nasazení. Spolupráce byla zahájena v létě, v září již proběhlo školení, kdy byli uživatelé seznámeni s formuláři a vyzváni, aby si do svých počítačů nainstalovali 602XML Filler, od října je řešení v ostrém provozu. „Zavedení nebylo obtížné, naši uživatelé jsou zvyklí na poměrně časté změny. Řešili jsme jen problémy toho typu, že pár lidí si včas nestáhlo Filler nebo že někteří nebyli zvyklí zadávat datum výběrem,“ pokračuje Martin Kačena. Přínosy řešení jsou jednoznačné. Skokově se snížila chybovost a čas, který vedoucí pracovníci věnují schvalování smluv, se snížil z hodin na řádově minuty denně.
