KÉPZÉSI ESEMÉNY, NYÁRI ISKOLA VAGY HELYSZÍNI SZEMLE SZERVEZÉSE, MEGVALÓSÍTÁSA ÉS DOKUMENTÁLÁSA VÁZLAT
Supported by
Miért szervezzünk képzést? Felesleges megkérdezni, hogy kell-e képzést tartani, ha van rá igény és legalább egy minimális közönség vállalja, hogy részt vesz rajta. Van egy másik kérdés, amit az elején célszerű feltenni: Megvalósítható az esemény, ad-e információt az erőforrásokról és a rendelkezésre álló költségvetésről, valószínűleg elég lesz-e a képzésre? A következő tervezet ad igenlő választ az előbbiekben feltett kérdésekre, miszerint a feltételek adottak. Kérem, vegye figyelembe, hogy a lépések nem mindig szigorú sorrendben követik egymást. Ehelyett, néhány lépés függ egymástól, együtt kell figyelembe venni őket, vagy átfedésben van egymással.
Esemény szervezés A döntés, egy képzési esemény megtartásáról folyamatban van, készenállunk, hogy elkezdjük a tervezési szakaszt – ez a fázis szervezés alatt áll éppen, amíg az esemény maga folyamatosan halad. A folyamat magába foglalja a következő lépéseket: Határozza meg a képzés témáját, gondosan szűkítse le a tématerületet, és állapítsa meg az esemény általános céljait. A képzés arra koncentrálódjon, hogy ezek a célok megvalósuljanak, és kerülje el, hogy túl nagy fába vágja a fejszét. Kezdetektől fogva írásban készítsen mindent, ez meg fogja könnyíteni a célok elérését a későbbiekben és valószínűleg sikeresebb eseményt fog tudni szervezni. Tervezze meg az eseményt költségvetési keretek között. Ez lehet, hogy nehezebb mint amilyennek hangzik, különösen amíg döntés születik néhány későbbi lépéssel kapcsolatban mint például (helyszín, időtartam, regisztrációs díj (ha van, de biztos, hogy néhány díj nem lesz feltétele a részvételnek) valamint a résztvevők száma akik úgy döntenek, hogy jelentkeznek. A projekt végrehajtása során a költségvetésen belül változatlan figyelmet igényel számtalan változó tényező. Döntse el, milyen formában akarja megvalósítani az eseményt – előadás, szeminárium, workshop (1-2-3 napos), gyakorlati képzés, kirándulás stb. A kirándulás hatékony eszköz lehet bármelyik szemináriumhoz, mivel lehetőséget nyújt ahhoz, hogy a résztvevők kiszakadjanak az iskolai környezetből és a megszerzett tudást valós körülmények között is alkalmazni tudják. Habár, fontos megfontolni gyakorlati szempontokat: többek között a képzési helyszín közelségét, közlekedési megfontolásokat. Kritikus, hogy legyen prioritás ellátogatni a helyszínre. Legyen biztos benne, hogy a helyszín megközelíthető gépkocsival. Ebben az időszakban a tréner nyomás alatt lesz, hogy konkrét eredményeket produkáljon. Fontos lehet a tréner számára, hogy indokolja a biztonsági megfontolásokat. Ha a tréning várhatóan folytatódik a következő nap, érdemes a résztvevőket kisebb csoportokba osztani, majd a tanultakat másnap reggel prezentációk formájában a teljes hallgatóságnak bemutatni.
Supported by
2
1. Határozza meg a potenciális résztvevők célcsoportját. Készítsen listát azokról akiket meg szeretne hívni. Hasznos lenne átgondolni, többek között, a minimum és maximum meghívotti létszámot, a nemek szerinti csoportosítást és azt, hogy a résztvevők hasonló képzettségi szinten legyenek. 2. Döntse el, milyen időtartamú legyen a képzés (fél napos, egy napos vagy hosszabb) alaposan fontolja meg, hogy a célcsoport mennyi időt szán egy képzésre. Az egynaposnál hosszabb képzéseket nehéz eladni, főleg a dolgozó emberek időtakarékossága miatt. Érdemes átgondolni a kapcsolódást egy nagyobb rendezvényhez, így időt és energiát takaríthat meg, nem beszélve a reklámról. 3. Döntse el az esemény időpontját, így elég idő marad a felkészülésre és a kapcsolódásra egy másik eseményhez, bevonva potenciális résztvevőket. Ellenőrizze, hogy van-e más közösségi esemény nemzeti, regionális vagy helyi szinten az adott célcsoportra vonatkozólag, az átfedések elkerülése érdekében. Ideális esetben, nem lesz hasonló esemény az adott időpontban, ami a képzésünk célcsoportját érintené. Szervezzen egy olyan eseményt mely tartalmában megegyezik hasonló témájú, jelenleg működő eseménnyel. 4. Határozzuk meg a legjobb módszert a célcsoport elérésére, használjuk a személyes technikákat amikor lehetséges és kapcsolódjunk különböző egyéni csatornákon a megcélzott területhez - használjuk a szájreklámot amikor lehetséges – Szintén gondoljuk át a hirdetéseket melyeket a célcsoport megszerzése miatt jelentetünk meg, használjunk olyan weboldalt, ami a célcsoport számára könnyen elérhető. 5. Biztosítsunk kontakt személyt, hogy kézben tartsa a képzés szervezését. A legelső feladat a tréner számára, hogy elkészíti a résztvevők szükségletfelmérését. A trénernek tapasztaltnak és jártasnak kell lennie a résztvevők értékelésének módszerében, ahogy a kutatás mutatja, a felnőtt emberek könnyebben megtanulnak valamit a gyakorlatban, mint hallás útján. 6. Struktúráljuk a képzést. Fordítsunk figyelmet az egész struktúrára, úgy ahogy az egyéni részletekre. i. Nézzük át a képzés időtartamát és a szüneteket. ii. Szánjunk időt minden szakaszra, kiemelten a kérdésekre és a válaszokra iii. Számítsunk váratlan késésekre (számítsunk 10 % plusz időt minden szakasz végén) iv. Hagyjunk időt a résztvevőknek a megismerkedésre v. Tájékoztassuk a résztvevőket az ebédidőről, a találkozási lehetőségekről, és az extra költségekről (medence, koktél) vi. Tájékoztassuk a résztvevőket a szabályokról (mobiltelefon használat, pontosság) vii. Ha lehetséges legyünk rugalmasak a képzés során a pontozással viii. Mindig kérdezzük meg a résztvevőket a képzéssel kapcsolatos elvárásaikról ix. Majd a képzés végén mérjük az elégedettséget . 7.
Supported by
Válasszon megfelelő tapasztalattal rendelkező előadót. Általában az a legjobb, ha 20 percnél többet nem töltünk elméleti résszel szünet nélkül, mert a koncentráció kevésbé működik jól ezután. Az előadónak tekintettel kell lennie mások mondanivalójára, elkerülve az ismétlést. Ha szükségesnek ítéljük adjunk iránymutatást a előadónak, mint például:
3
Formatiert: Nummerierung und Aufzählungszeichen
i. ii. iii. iv. v.
Túl sok részlet közlése szűk időkeretek mellett, gátolja a sikert Készítsünk másolatot az előadásokról a résztvevőknek Limitáljuk az előadásokat 5 téma köré csoportosítva, emeljük ki a legfontosabbakat és ismételjük el azokat, így elősegítve a tanulási folyamatot A legfontosabb témát hagyjuk a végére Hagyjunk időt kérdésekre és válaszokra
8. Döntsön az esemény helyszínéről (város és/vagy helyszín) kapcsolódjon egy másik rendezvényhez ha lehetséges, így lehetőség lesz közös szponzorálásra. Jelentkezzen az eseményre és ellenőrizze, hogy minden rendben van-e. Ellenőrizze, hogy a helyszín megfelel-e a célcsoportnak. A közlekedés oda és vissza elérhető, ha nem, intézze el. Kapcsolódva egy másik eseményhez, lehet, hogy összhangba lehet hozni a két rendezvényt. Ha nem egész napos rendezvényről van szó, akkor legfeljebb fél napos programként lehetne kapcsolni az eseményhez. 9. Néhány jól ismert személyiség beszédével vagy részvételével járulhatna hozzá a képzés sikeréhez. Hívjuk meg a polgármestert, hogy vegyen részt az első alkalommal. 10. Fejleszteni kell a feladatlistát, megnevezni a kitöltésért és az értékelésért felelős személyt a prioritásoknak megfelelően. A minta ellenőrző listákkal vizsgálni lehet , hogy a képzés előkészítése időben elkezdődött-e, az alábbiak szerint: a. Minimum 8 héttel a képzés előtt i. Elkészíteni és kiküldeni a meghívókat a célcsoportnak, belefoglalva a napirendet és a megközelítési információkat (hogyan juthatnak a helszínre, parkolási lehetőség) ii. Meghívni néhány speciális tudással rendelkező előadót b. 8 héttel az esemény előtt i. Kontakt személyek ii. Elküldeni fordításra a szükséges részeket iii. Lefoglalni a helyszínt c. 4 héttel az esemény előtt i. Szobafoglalás a trénerneknek, előadóknak, nem helybeli résztvevőknek ii. Kapcsolatfelvétel egy közlekedési céggel (három oldalú felelősség biztosítás) iii. Kapcsolódó kiadványok nyomtatásának befejezése d. 2 héttel az esemény előtt i. A szobafoglalások visszaigazolása ii. Gépjármű bérlések visszaigazolása iii. Az előadókkal való egyeztetés a napirendről és a helyszínről iv. A részvevőkkel való egyeztetés a napirendről és a helyszínről (beleértve a helyszín megközelítéséről való tájékoztatást) v. Megkérdezni a résztvevőket milyen eszközökre lesz szükségük vi. A képzés helyszínének feltérképezése vii. Másolat készítése a tananyagról és a résztvevők számára oktatási csomag előkészítése e. Egy héttel az esemény előtt i. Ellenőrizni, hogy az ültetés megfelelő és kényelmes-e (átrendezhető-e kör alakban) ii. Ellenőrizni, hogy minden eszköz rendelkezésre áll-e (projektor, tábla, stb.) iii. Parkolási lehetőség rendben van-e
Supported by
4
Formatiert: Nummerierung und Aufzählungszeichen
iv. Ellenőrizni a catering szolgáltatás megfelelőségét (tea, kávé, frissítők) f. Az esemény előtti este: i. Helyszín bejárás ii. Győződjön meg róla, hogy az ülések beállításai megfelelőek-e (átrendezhető-e kör alakban) iii. Használjon bannereket és feliratokat iv. Ellenőrizze, hogy a tábla megfelelő helyen van-e és készítsen hozzá különböző színű filceket v. Ellenőrizze a számítógépek, projektorok működését, inkább most foglalkozzon ezekkel, mint másnap reggel g. A képzés napja i. Érkezzen a kezdés előtt egy órával ii. Nézzen utána utoljára a technikai részleteknek iii. Ellenőrizze a regisztrációs táblát a bejáratnál iv. Ellenőrizze a résztvevők számára előkészített anyagot, tartalmaz-e mindent v. Öltözzön csinosan 11. Határozza meg a felelősségi köröket – ki miért felelős? – készítsen egy idősort melyen szerepelnek az elvégzendő feladatok 12. Határozza meg a kiegészítő költségeket, amikre biztosan szükség lesz – nyomtatott eszközök, illusztráció, tájékoztatók, képernyő, projektor, hangosítás, tolmács, fotós, stb. Az összes tájékoztatónak könnyen érthetőnek kell lennie. Nagyobb mennyiség flip-chart táblára és filcre lesz szükség több színben. 13. Fel kell venni a kapcsolatot a lehetséges helyszínnel (pl. hotel) és megbeszélni az igényeket és költségeket, tárgyalni! 14. Hívja meg a media képviselőit, hogy tudósítsanak az eseményről. 15. Ha lehetséges, készítse el és adja ki a sajtóközleményeket az esemény előtt és után, kiemelve olyan fontos témákat, mint például a klímaváltozás. Történni fog valami hírértékű az eseményen? Ha igen, informálja a médiát. 16. Adjon tájékoztatást az esemény eredményeiről, beleérte a beszédeket, papírformában vagy a projekt honlapján. 17. Készítsen hatékonyság értékelést az eseményről, beleértve a résztvevők kérdőíveit (az egyéni szekciókról és az egész rendezvényről) kérjen visszajelzést a negatív és pozitív tapasztalatokról.
Supported by
5
Formatiert: Nummerierung und Aufzählungszeichen
Formatiert: Nummerierung und Aufzählungszeichen
A rendezvény megvalósítása Ha a tervezési/szervezési folyamat jól szervezett volt és hatékony oktatókat sikerült választani, a rendezvény problémamentesen lezajlott. De technikai segítség rendelkezésre állt a problémák megoldása során. A rendezvény sorsa ezek után a tréner kezében van. Tippek a trénereknek: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.
A kétirányú kommunikáció a legjobb megoldás: aktívan figyelni azt aki éppen beszél, hogy megmutassuk értjük, amit mond (vagy kérdezni, ha nem így van) El kell kapni a fonalat az előadás közben Véleményt kell nyilvánítani, ha nem értünk egyet Minden kérdésre udvariasan kell reagálni Kérdezz nyitott kérdéssel, hogy bátorítsd a hozzászólókat, kérdezz ellenőrző vagy tisztázó kérdéseket Mutakozz be és kérd, hogy tegyék ezt a résztvevők is Törd meg a jeget a hallgatóság előtt, mielőtt a napirendre térnél Adj minden résztvevőnek egy kártyát és kérd meg őket, hogy írják rá, mik az elvárásaik a képzéssel kapcsolatban, a tréner össze fogja szedni ezeket a kártyákat A program időbeosztását tartani kell az eredeti időpontokhoz
Záró esemény: Ha jól csináltuk, akkor a képzés végére a résztvevők meg tudják majd állapítani, hogyan tudják hasznosítani a képzésen tanultakat a munkájuk során. Az oktató most felolvassa a képzés elején kiosztott kártyákon olvasható elvárásokat, amiket a résztvevők támasztottak a rendezvény felé. A tréner meg fogja kérdezni a résztvevőket, hogy vajon fognak-e még találkozni. (ha a csoport kis létszámú akkor álljanak egymáshoz közelebb) Ez egy jó alkalom a csoportfénykép elkészítésére. Végül, adjunk 20 percet a résztvevőknek, hogy értékeljék a tréninget.
Supported by
6
Az esemény dokumentálása Az esemény után két dolgot biztosan meg kell csinálni: 1. Végezze el az utólagos vizsgálatot ott és akkor a képzés helyszínén (mindenkin, aki valamilyen módon hozzájárult a képzéshez) és döntse el, mi ment jól, és mi kevésbé, mely részeken kell majd változtatni. Készítsen belőle egy rövid feljegyzést. 2. Őrizze meg az összes dokumentációt a rendezvényről. Ezek a következők legyenek: o A számlák másolatai o Az esemény dátuma, időpontjai, helyszínei o A tervezés során használt időbeosztást o Az előadók neve, elérhetősége, ötletei o Az eseménnyel kapcsolatos meghívók, szórólapok, reklámok másolata o Lista a résztvevőkről o Az utólagos vizsgálat másolata o Bármi más, amit fontosnak gondol a jövőre nézve (vagy hasonló) valami amiből túl sok volt, vagy nem volt elég például étel/frissítők, parkolási lehetőség, túl hosszú vagy rövid ütemezés stb. Tartsa a dokumentációt egy dossziéban, ahol könnyű és logikus lesz számon tartani a következő turnus számára is. Elektronikus módon is tárolhatja az adatokat egy közös meghajtón. Ha ezt megteszi, biztos lehet benne, hogy segíti a következő esemény szervezőit és meghálálhatja az előző csoport segítségét. Az eseményről el kell készíteni a megfelelő hírleveleket fényképekkel, és elektronikusan továbbítani az email címlistán szereplőknek. A támogatók és szponzorok hasonlóan összeállított anyagot kapjanak. A képzés anyaga kerüljön feltöltésre a szervező weboldalára. Az egyéni előadásokat meg kell vizsgálni, hogy önálló cikként megfelelnének-e szakmai kiadványokban vagy más médiumokban. Említse meg a támogatók/szponzorok nevét az összes kiadványban logóval együtt, használja a Pro.motion projekt sablonjait (doc,ppt) beleértve az Intelligens Energia Európa feliratait is. Fontos, hogy elemezze a résztvevők által kitöltött értékelő lapokat. Minden szekció végén értékelő lapokat kell kitölteni. Az esemény végén kell lennie egy átfogó értékelésnek. A visszajelzéseknek öszintének kell lenni, és nem látszat intézkedésnek. Az értékeléseket a tréning végén kell értékelni. A legfontosabb, meg kell határozni, hogy a képzés megfelelt-e a résztvevők elvárásainak, és hogy a gyakorlati tudásszintjük növekedett-e. Ne feledje, hogy a hozzászólások általában jószándékúak, de néhány használhatatlan. Olvassa el gondosan és keresse a lényeget. Koncentráljon a többség véleményére, de érdemes átgondolni a kisebbség észrevételeit is, néha ezek többet árulnak el a résztvevőkről, mint magáról az eseményről. Készítsen listát a tanulságokról. Őrizze meg a következő tréningre, úgy mint a Pro.motion értékelést és tanulmányt. Ellenőrizze, hogy az értékelésre adott válaszok a teljesítményértékelés részei. A szekciók értékelő lapjai anonímak, de rákérdeznek a kitöltő munkahelyi beosztására. Hagyjon elég helyet, hogy teljes mértékben kitöltsék azokat. Kérdezze meg: A tréning melyik része volt a leghasznosabb és a legkevésbé használható?
Supported by
•
Írja le, mit profitált a képzésből.
•
Hogyan lesz segítségére a tréning, jövőbeli munkája során?
7
Mit gondol a többi résztvevőről? Készségesek és interaktívak voltak? •
Melyik résztvevő működött közre a legjobban?
•
Mi a véleménye a kiadványokról a tananyagban? Hogyan fejleszthetik tudását?
•
Mi a véleménye a fő trénerről? És a többi trénerről?
•
Hogyan lehetne a tréning hasznosabb?
•
Milyen utánkövetési módszert javasol?
•
Van észrevétele a szervezéssel kapcsolatban?
•
Egyéb észrevételek?
•
Vannak ötletei/észrevételei kapcsolatban?
a
jövőben
megrendezésre
kerülő
tréningekkel
Azon felül, hogy a résztvevők kitöltenek egy értékelő kérdőívet a képzésről és magáról az eseményről, megkérhetjük őket, hogy töltsenek ki egy kérdőívet arról, hogyan hasznosítják a tréning során megszerzett tudást a munkájuk során. Az alábbiakban megtalálhatja a minta kérdőíveket, hogy a saját igényeinek megfelelően használhassa azokat.
Supported by
8
Képzés értékelő kérdőív minta Kurzus: Csoport: Helyszín: Időpont: Válaszoljon a kérdésekre, a véleményének megfelelően. Értékelő skála:
Kiváló (5) Nagyon jó (4) Jó (3) Elfogadható (2) Rossz (1)
A következő értékelő kérdőív a Pro.motion projekt értékelése és fejlesztése során lesz segítségünkre. Ezzel a kérdőívvel szeretnénk megtudni a véleményét a képzésről.
A következő nézőpontokból lesz értékelve a képzés: Általános benyomás Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Óra látogatás
Supported by
9
Beillesztve a téma megnevezése Érdeklődés a téma iránt Mennyire volt érdekes a téma? 5
Kiváló
4
3
2
1
Rossz
4
3
2
1
Rossz
4
3
2
1
Rossz
Innováció a témán belül 5
Kiváló
A téma használhatósága 5
Kiváló
Az óra időtartama (az érdeklődési és fontossági szinthez képest) Kiváló
Too short5
Good
Too long 5
5
Rossz
Egyensúly az elméleti és gyakorlati részek között Kiváló
Too theoretical 5 1 2 3
Good
Too practical 5
5
Rossz
Példák a tréning alatt Gyakorlatias példák a tréning során, milyennek találta őket? Segítség volt az új tudás megszerzésében Kiváló
5
4
3
2
1
Rossz
2
1
Rossz
1
Rossz
Segített alkalmazni a tanultakat a jövőbeni munka során Kiváló
5
4
3
Segített új ötleteket kitalálni jövőbeni tevékenységekhez Kiváló
Supported by
5
4
3
10
2
Tréner előadása: Kérem, értékelje a trénert az alábbi szempontok szerint:
Néve beillesztése
Technikai tudás Kiváló
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5 3
5 2
5 1
Rossz
Tanári képességek Kiváló
5
Motiválási képességek Kiváló Eredetiség Kiváló
Audiovizuális eszközök használata Kiváló
5
5 4
Név beillesztése
Kérem, értékelje a trénert az alábbi szempontok szerint Technikai tudás Kiváló
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5 3
5 2
5 1
Rossz
Tanári képességek Kiváló
5
Motiválási képességek Kiváló Eredetiség Kiváló
Audiovizuális eszközök használata Kiváló
Supported by
5
5 4
11
Képzés értékelő kérdőív minta Csoport teljesítménye (részvételi szint) Kiváló
5
5 4
5 3
5 2
5 1
Rossz
5 3
5 2
5 1
Rossz
Összefoglaló vélemény a képzésről Kiváló
5
5 4
Általános vélemény Mi tetszett a legjobban?
Mi tetszett a legkevésbé?
Mely területen lát lehetőségeket a fejlődésre?
Milyen javaslatai vannak a következő tréningek tekintetében?
Egyéb javaslatok:
Supported by
12
Minta kérdőív a résztvevők által megszerzett tudás hasznosítására E kérdőív célja az, hogy megtudjuk, hogy a résztvevők a tréningen megszerzett tudást mennyire tudják használni a napi munkájuk során. Természetesen nem minden téma fedi le a napi feladatokat és kötelezettségeket. Ennek ellenére, számunkra fontos megtudni, hogy a képzés milyen hatással van a résztvevők munkavégzésére. Kérjük, szánjon pár percet a következő kérdőív kitöltésére. 1. Kérem az alábbi táblázatban 9 jellel jelölje, melyik képzésen vett részt: Képzés [beillesztve az idő és helyszín]
Részt vettem (9)
Beillesztve a téma megnevezése
Képzés [beillesztve az időpont és helyszín]
Részt vettem (9)
Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése
Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése
2. Kérem az alábbi táblázatban jelölje 9 jellel azt a témát, amely ön szerint fontossággal bír a munavégzése során: Téma
(9)
Beillesztve a téma megnevezése
Téma
(9)
Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése
Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése Beillesztve a téma megnevezése
3. Kérem, fejtse ki melyik témából mit tud a későbbiekben hasznosítani, hivatkozva a tréning során tanultakra. Téma
Beillesztve a téma megnevezése []
9
□ □
Supported by
Javaslatok Közvetlenül részt vettem a tervezés/megvalósítás/módosítás szakaszban [Beillesztve megnevezése] a régióban/városban/vállalatnál.
□
Kérem tegyen 9 jelet a megfelelő négyzetbe Használta, vagy profitált a képzésből?
Új
Kérem tegyen 9 jelet a megfelelő négyzetbe Egyéb javaslatok:
Használtam
13
Módosított
□
□
Profitáltam
□
a téma
4. Kérem, értékelje a tréning során megszerzett tudás használhatóságát.:
Köszönöm részvételét a tanulmányban. Kérem térjen vissza a [Beillesztve a téma megnevezése] kitöltéséhez.
Supported by
14
