[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 3
CH 3: Strategy and Effectiveness
Peran Strategic Direction dalam Desain Sebuah Organisasi Pemilihan dari goal dan strategi sangat mempengaruhi bagaimana organisasi tersebut harus di desain. Organizational goal adalah sebuah kondisi yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi. Para manager tingkat atas atau biasa disebut top executive manager menentukan tujuan akhir dari organisasi dan arah yang harus di lalui untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan dan arah inilah yang nantinya akan membentuk desain sebuah organisasi. Oleh karena itulah tanggung jawab dari top manager adalah untuk menentukan goal, strategi, dan desain agar sebuah organisasi bisa beradaptasi dengan lingkungan yang ada. Berikut adalah peran dari top manager dalam menentukan arah, desain, dan keefektifan dari sebuah organisasi guna beradaptasi dengan lingkungannya.
Pada gambar di atas dijelaskan bahwa lingkungan adalah sebuah kondisi baik eksternal maupun internal yang ada disekitar organisasi. Internal meliputi strength, weakness, distinctive competence, leader style, dan past performance. Sementara eksternal meliputi opportunities, threats, uncertainty, dan resource availability. Proses men-setting arahan atau direction dimulai dengan menilai peluang dan ancaman yang ada pada lingkungan eksternal, termasuk jumah perubahan, ketidak pastian, dan ketersediaan sumber daya. Kondisi lingkungan inilah yang harus dihadapi oleh pihak top manager untuk kemudian menentukan desain seperti apakah yang cocok untuk sebuah organisasi.
Organizational Purpose Semua organisasi pasti didirikan atas dasar sebuah alasan atau tujuan. Hal ini terkait dengan goal secara umum atau misi. 1. Strategic Intent Organisasi memiliki goal dan strategi yang berbeda-beda. Untuk menggapai sukses, maka goal dan strategi organisasi difokuskan dengan cara strategi intent. Strategic intent berarti semua energy dan sumber daya yang dimiliki organisasi difokuskan guna mencapai tujuan yang diinginkan. Caranya adalah dengan membuat goal yang ambisius, jelas, dan spesifik. Contoh : goal yang di demonstrasikan oleh Microsoft yaitu “put e computer on every destk in every home”. Dengan pernyataan yang jelas tersebut semua energy dan sumber daya yang dimiliki oleh Microsoft difokuskan untuk mencapai tujuan tersebut. kuncinya adalah focus. Strategi intent memiliki dampak terfokusnya setiap tindakan yang diambil oleh pihak manajemen. Terdapat tiga aspek yang perlu diperhatikan jika ingin melakukan strategic intent :
Mission Misi sering juga disebut goal organisasi secara umum, official goal, atau alasan utama didirikannya sebuah organisasi. Misi adalah sebuah pernyataan yang mengumandangkan tentang nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh sebuah organisasi. Tujuan utama dari misi adalah sebagai sarana komunikasi untuk mengkomunikasikan nilai dan keyakinan apa yang dibawa oleh sebuah organisasi. Berikut adalah sontoh dari mission statement yang baik dari Machias Savings Bank. Mission To be exceptional in every relationship, in every product developed, in every service rendered and every promise made. Vision To provide the most exceptional banking experience in the state of maine. Principle o Driven to the best o Build a winning performance culture o Execute as one
Core competence Adalah sesuatu yang special yang hanya dimiliki oleh organisasi yang membedakan antara organisasi dengan para pesaingnya. Core competence lebih kepada area di mana organisasi lebih superior seperti R n D, teknologi yang expert, proses yang efisien, dan pelayanan konsumen yang berbeda. Contohnya adalah apple yang superior dengan produknya yang artistic.
Competitive advantage Competitive advantage berarti sesuatu atau apa yang membedakan sebuah organisasi dari organisasi yang lainnya yang menjadikan organisasi tersebut dipandang berbeda dalam caranya memenuhi kebutuhan pelanggan di sebuah pasar. Contohnya adalah perusahaan printing Mimeo yang menawarkan jasa print cepat dengan keunggulan menerima pengerjaan printing ‘deadline’. Keunggulan layanannya yang cepat inilah yang membedakan perusahaan ini dari para kompetitornya sehingga Mimeo memiliki tempat tersendiri di mata para pelanggannya.
2. Operating goals Overall performance Ialah goal yang dilihat dari performa sebuah organisasi. Dalam organisasi yang profit oriented. Performance goal bisa diterjemahkan menjadi net income,earning per share, atau return on investment yang ingin dicapai oleh organisasi. Contohnya : Toyota Motor Corporation yang mentargetkan penjualan sebesar 10 juta kendaraan dan mencapai keuntungan operasional sebesar 12 milliar dollarpada pertengahan decade. Sementara dalam organisasi non-profit oriented overall performance goal bisa diterjemahkan sebagai efisiensi biaya dan baik buruknya layanan yang diberikan oleh organisasi. Contohnya : kantor pelayanan pajak yang mentargetkan pelayanan atas pertanyaan sebesar 85% tentang hukum pajak. Resource Ialah goal yang berkaitan dengan bagaimana mendapatkan sumber daya material dan pendanaan yang dibutuhkan. Contohnya adalah bagaimana dana yang harus didapat untuk membangun sebuah pabrik, menemukan material yang murah, dan meng-hire teknisi atau sumber daya manusia yang berkualitas. Contohnya : strabucks membentuk aliansi dengan India’s Tata Grop untuk mendapatkan bahan baku kopi yang yang murah dan berkualitas.
Market Ialah goal yang berkaitan dengan seberapa luas market share yang ingin dicapai. Tipe goal yang ini berkaitan erat dengan pekerjaan divisi marketing. Contohnya : L’Oreal yang mentargetkan jumlah klien mereka menjadi dua kali lipat pada tahun 2020. Employee development Ialah sebuah goal yang berkaitan dengan pengembangan individu organisasi untuk mencapai kualitas yang diinginkan oleh organisasi. Goal jenis ini berkaitan dengan divisi sumber daya manusia seperti training karyawan, promosi, keselamatan, dan pertumbuhan dari para karyawan. Contohnya : Wegman Food Market yang menghabiskan 40 jam setiap tahnnya untuk training karyawannya dan menawarkan beasiswa untuk pengembangan diri karyawan mereka. Productivity Ialah goal yang focus kepada bagaimana cara mencapai output yang diinginkan dengan input dan sumber daya tertentu. Output dari tipe goal ini adalah “cost for a unit of production”, “units produced per employee”, atau “resource cost per employee”. Contohnya : Illumination entertainment yang memiliki goal untuk membuat film dengan biaya separuhnya dengan studio yang lebih besar. Innovation and change Ialah goal yang berkaitan dengan internal flexibility dan kesiapan terhadap ketidakpastian lingkungan. Goal ini juga kerap diartikan sebagai pengembangan dari pelayanan, produk, atau juga proses produksi yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Contohnya : google yang mentargetkan inovasi kecil untuk setiap 6 bulan sekali dan inovasi yang radikal untuk jangka waktu 1 tahun sekali.
Arti penting Goal Setiap goal baik official goal/mission maupun operating goal memiliki arti atau fungsinya masing-masing bagi sebuah organisasi.
Mission : Official Goal 1. mengkomunikasikan tujuan dan nilai dari organisasi 2. legitimasi
Operating Goal
1. menyediakan arahan dan motivasi bagi karyawan 2. menyediakan guideline 3. mendefinisikan performa standard yang harus dipenuhi
Framework Dalam memilih Strategi dan Desain Untuk mensuport dan mencapai strategi intent dan menjaga agar orang tetap focus terhadap arahan yang telah ditentukan oleh misi, visi, dan operating goal, manajer harus menentukan pendekatan atau kerangka kerja apa yang akan digunakan oleh organisasi. Terdapat dua model dalam menentukan kerangka kerja yaitu Porter’s Competitive Model dan Miles Snow Strategy Typology. 1. Porter’s Competitive Model Differentiation Differentiation strategy ialah dimana organisasi menggunakan strategi dimana perusahaan menawarakan produk dan service yang unik dan berbeda dengan harga premium. Organisasi jenis ini tidak bersaing dengan harga, karena mereka percaya bahwa dengan produk dan service yang unik dan berbeda mereka akan tetap memiliki pengsa pasar tersendiri meskipun dengan harga premium. Contohnya : Apple.inc dimana produknya terkenal artistic dan dengan harga premium namun tetap diminati pelanggan.
Low cost leadership Ialah strategi untuk meningkatkan pangsa pasar dengan cara menjaga agar biaya tetap rendah dibandingkan dengan competitor. Dengan strategi ini organisasi mencari keunggulan dalam efisiensi fasilitas, pengurangan biaya, dan penggunaan control yang ketat dalam memproduksi produk dan service disbanding competitor. Strategi tipe ini lebih condong kepada pencarian stabilitas dari peluang yang sudah ada daripada mencari peluang baru dengan inovasi dan change. Contoh : Acer menjadi produsen computer terbesar kedua di dunia dengan strategi ini. Differentiation
Low-cost Leadership
fokus kepada keunikan
fokus kepada efisiensi dan biaya rendah
contohnya : Apple
contohnya : walmart
2. Miles Snow Strategy Typologya Prospector Ialah strategi dimana organisasi berinovasi, mengambil risiko, mencari peluang baru, dan bertumbuh. Strategi ini sangat cocok untuk lingkungan yang dinamis dimana kreativitas lebih penting daripada efisiensi. Contoh : Nike yang selalu mengeluarkan inovasi baru dengan desain sepatu barunya yang ditambahkan dengan teknologi pengukur performa pemain di dalamnya. Defender Defender strategi ialah strategi kebalikan dari prospector strategi. Daripada mencari peluang baru, tipe strategi ini lebih menekankan kepada penstabilan peluang yang sudah ada yaitu dengan menjaga pelanggan yang sudah ada alih-alih mencari pelanggan baru. Contoh : Paramount Picture yang selalu menghindari risiko dan terkadang menolak menggarap film dengan profil yang tinggi untuk menjaga agar biaya tetap pada level rendah.
Analyzer Analyzer adalah strategi dimana organisasi tetap berinovasi namun juga tetap menjaga kestabilan pangsa pasarnya. Caranya ialah dengan diferensiasi produk dimana produk tertentu digunakan untuk menjaga pangsa pasar sementara produk lain yang benar-benar baru digunakan untuk membuka pasar baru. Contohnnya : amazon.com diaman strateginya adalah tetap menjaga core bisnisnya untuk tetap pada penjualan buku online dan juga membuka pasar baru dengan penyewaan film online dan digital music store termasuk Apple iTunes didalamanya. Reactor Ialah strategi yang sangat reaktif dimana strategi organisasi sangat bergantung pada kondisi lingkungan (peluang dan ancaman). Dengan strategi ini para top manager tidak mendefinisikan strategi jangka panjang atau mengeluarkan mission statement secara eksplisit. Jadi organisasi akan mengambil langkah apa pun untuk memenuhi kebutuhan lingkungan. Contohnya :
Bagaimana Strategi Mempengaruhi Desain Organisasi Pilihan strategi mempengaruhi karakteristik internal organisasi. Karakteristik desain organisasi perlu mendukung pendekatan kompetitif perusahaan. Misalnya, perusahaan yang ingin tumbuh dan menciptakan produk baru akan berbeda dengan perusahaan yang terfokus dalam mempertahankan pangsa pasar untuk produk lama di industri stabil.
Faktor Kontigensi Lain yang Mempengaruhi Desain Organisasi Strategi merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi desain organisasi. Meskipun begitu, desain organisasi adalah hasil dari banya kontigensi. Penekanan pada efisiensi dan kontrol (mechanic) terhadap pembelajaran dan fleksibilitas (organic) ditentukan oleh kontigensi – kontigensi strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup, tekhnologi, dan kultur organisasi. Organisasi didesain untuk mengikuti faktor – faktor kontigensi.
Di lingkungan stabil, misalnya, organisasi bisa memiliki struktur mekanik yang menekankan pada kontrol vertikal, efisiensi, spesialisasi, dan sebagainya. Namun, perubahan lingkungan yang cepat menuntut sturktur yang lebih fleksibel, organik, dengan kordinasi horizontal yang kuat dan kolaborasi antar team dan mekanisme. Desain juga harus mengikuti arus kerja tekhnologi di organisasi. Misalnya di tekhnologi produksi massal, seperti pabrik mobil, fungsi organisasi yang terbaik adalah dengan penekanan pada efisiensi, formalisasi, spesialisasi, pengambilan keputusan yang tersentralisasi dan kontrol yang ketat. Bisnis online, di sisi lain dapat lebih fleksibel. Salah satu tanggung jawab manajer adalah untuk mendesain organisasi yang sesuai dengan kontigensi faktor strategi, lingkungan, ukuran dan siklus hidup, tekhnologi dan kultur. Mencari desain yang cocok akan membuat organisasi menjadi efektif sementara ketidakcocokan dapat menghancurkan perusahaan. Asssesing Organization Effectiveness Mengerti tujuan dan strategi organisasi, selain itu itu konsep desain yang sesuai terhadap banyak kontigensi, adalah langkah pertama untuk mengerti keefektifan organisasi Keefektifan Efektif adalah konsep yang luas. Keefektifan mengevaluasi sejauh mana tujuan – tujuan perusahaan dapat dicapai.
Efisiensi Efisiensi merupakan konsep yang lebih sempit yang terdapat di sis internal perusahaan. Efisiensi adealah jumlah sumber daya yang digunakan untuk memproduksi suatu output. Ini bisa diukur sebagai rasio dari input ke output. Jika suatu organisasi bisa mencapai suatu level produksi dengan sumber daya sedikit dari organisasi lain, ini dapat dikatakan lebih efisien. Secara keseluruhan, kefektifan sulit diukur di organisasi. Organisasi itu besar, berbeda, dan terpecah – pecah. Mereka melakukan banyak aktifitas, mengejar banyak tujuan dan menghasilkan hasil yang berbeda – beda. Manajeryang kemudian menentukan indikator – indikator apa yang yang diperlukan untuk mengukur efektifan dan efisiensi. Empat pendekatan yang mungkin dilakukan untuk mengukur kefefektifan adakah, 1. The Goal Approach 2. The Result-Based Approach 3. The Internal Process Approach 4.The Strategic Constituents Approach Siapa yang Memutuskan? Orang – orang kunci di organisasi seperti top manajers atau anggota direksi, harus mengambil keputusan yang sadar untuk memutuskan keefektifan organisasi. Kefektifan organisasi merupakan konstruksi sosial yang berarti kehadirannya diciptakan dan didefinisikan oleh induvidual atau grup dalam organisasi, bukan pihak eksternal.
Empat Pendekatan Efektif
1. Pendekatan Tujuan : terdiri dari identifikasi suatu tujuan output organisasi dan menilai seberapa baik organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Pendekatan ini sangatlah logis karena organisasi akan ingin mencapai suatu target output, profit, dan kepuasan pelanggan. Pendekatan ini akan mengukur perkembangan terhadap tujuan – tujuan yang telah ditentukan. Indikator: Tujuan yang dipertimbangkan adalah tujuan – tujuan operasi, karena tujuan resmi cenderung abstrak dan sulit untuk diukur. Contoh – contoh indikator pendekatan tujuan adalah : 1. 2. 3. 4. 5.
Profitability Market Share Growth Social Responsibility Product Quality
Kegunaan : Pendekatan tujuan sangat sering digunakan untuk organisasi bisnis karena tujuan output bisa diukur dengan mudah.
2. Pendekatan Berbasis Sumber Daya Pendekatan berbasis sumber daya melihat pada sisi input di sisi transformasi. Pendekatan ini mengasumsikan organisasi harus berhasil dalam mendapatkan dan mengatur sumber daya yang berharga untuk menjadi efektif karena secara strategi, sumber daya yang berharga dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitif. Dari perspektif sumber daya, keefektifan suatu organisasi didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya yang langka dan berharga dan mampu mengintegrasikan dan mengatur mereka. Indikator : Mendapatkan dan dengan sukses mengatur sumber daya merupakan kriteria dimana keefektifan dinilai.
Pendekatan Proses Internal Dalam pendekatan proses internal, efetivitas diukur dengan kesehatan dan efisiensi organisasi internal. Organisasi yang efektif memiliki memiliki proses internal yang lancar, dimana pekerjanya bahagia dan puas. Pendekatan ini tidak mempertimbangkan lingkungan eksternal. Elemen penting dalam efektivitas yaitu bagaimana organisasi mengelola sumber daya yang ia punya, yang ter refleksi dalam kesehatan dan efisiensi internal. Indikator dalam efektivitas proses internal mencakup :
Budaya perusahaan yang kuat, adaptif dan lingkungan kerja yang positif Keyakinan dan kepercayaan antara pekerja dengan manajemen
Efisiensi operasional, seperti menggunakan sumber daya minimal untuk mencapai suatu hasil
Komunikasi horizontal dan vertikal yg tidak terdistorsi
Karyawan yang tumbuh dan maju
Koordinasi antar bagian di organisasi
Kegunaan Pendekatan proses internal penting karena penggunaan efisien atas sumber daya dan fungsionis internal yg harmonis adalah cara yang baik menilai efektivitad organisasi. Keikutsertaan karyawan secara aktif serta budaya perusahaan yang positif juga penting dalam mengukur efektivitas. Namun pendekatan proses internal punya kekurangan yaitu hubungan perusahaan dengan pihak eksternal tidak dievaluasi. Selain itu mengukur kesehatan dan fungsionis internal cenderung subjektif.
PENDEKATAN KONSTITUEN STRATEGIS pendekatan ini mengukur efektivitas dengan memfokuskan pada kepuasan stakeholder. Indikator penentuan efektivitas organisasi terbagi atas pihak2 yang mempunyai pengaruh terhadap organisasi dimana tiap pihak memiliki kriteria berbeda atas efektivitas.
Jika organisasi gagal untuk kebutuhan beberapa grup konstituen, maka kemungkinan perusahaan tidak memenuhi tujuan efektivitasnya. Riset menunjukkan bahwa penilaian beberapa konstituen merupakan refleksi akurat dari efektivitas organisasi. Pendekatan konstituen strategis melihat lebih luas efektivitas dan memasukkan faktor yang diluar organisasi juga. Pendekatan ini populer karena karena ia didasari atas pemahaman bahwa efektivitas itu kompleks, konsep multidimensional dan tidak memiliki pengukuran tunggal.
MODEL EFEKTIVITAS TERINTEGRASI Competing values model mencoba menyeimbangkan masalah di banyak sisi dibandingkan memfokuskan pada satu bagian. Pendekatan ini mengkombinasikan beberapa indikator menjadi suatu kesatuan framework. Model ini didasari asumsi bahwa terdapat ketidaksetujuan dan pola pikir yang saling berlawanan
mengenai
efektivitas konstitusi. Indikator Fokus organisasi, yaitu apakah nilai dominan organisasi terkait masalah yang bersifat eksternal atau internal. Fokus internal merefleksikan konsern manajemen terkait kemakmuran dan efisiensi atas karyawan sedangkan dari sisi eksternal yaitu kemakmuran organisasi tersebut dan juga lingkungan. Struktur apakah stabilitas atau fleksibilitas. Stabilitas merefleksikan nilai manajemen atas efisiensi dan top down control sedangkan fleksibilitas merepresentasikan nilai untuk belajar dan berubah. Dimensi nilai atas struktur dan fokus direpresentasikan bagan berikut :
Kombinasi dari dimensi tersebut memberikan 4 pendekatan terhadap efektivitas organisasi. Kombinasi atas fokus eksternal dan struktur yang fleksibel merujuk pada penekanan sistem terbuka. Tujuan utama manajemen yakni pertumbuhan dan akuisisi sumber daya. Nilai dominan yang tertanam disini adalah perusahaan membangun hubungan yang baik dengan lingkungan untuk mendapatkan sumber daya dan berkembang. Kombinasi atas struktur yang stabil dan fokus yang eksternal merepresentasikan penekanan tujuan rational. Tujuan utama perusahaan adalah produktivitas, efisiensi dan profit. Perusahaan ingin mencapai tujuan dengan terkontrol. Tujuan turunan yang memfasilitasi pencapaian ini adalah perencanaan internal dan goal setting. Kombinasi atas fokus internal dan struktur yang stabil atau terkontrol menghasilkan penekanan proses internal. Tujuan utamanya adalah pengaturan organisasi yang stabil yang menjaga dengan cara yang terkontrol. Perusahaan yang sudah stabil di lingkungannya dan cenderung menjaga posisi mereka saat ini cenderung merefleksikan penekanan ini. Subgoalnya meliput komunikasi yang efisien, manajemen informasi, dan pengambilan keputusan. Kombinasi atas internal fokus dan struktur yang fleksibel menrefleksikan penekanan human relations. Konsern utama manajemen untuk pengembangan dari sumber daya manusia. Karyawan diberikan hak kesempatan mendapatkan otonomi dan pengembangan.
Perusahaan yang menerapkan ini lebih cenderung konsern terhadap karyawan dibandingkan lingkungan. Pada bagan diatas ditunjukkan pertentangan atas value tesebut, tugas manajer menentukan nilai mana yang menjadi prioritas perusahaan. Sebagai contoh dijelaskan di bagan berikut :
Perusahaan A dapat dikatakan sebagai organisasi muda yang mencoba mencari niche serta berfokus mengokohkan diri di lingkungan eksternal maka penekanan utamanya berada di fleksibilitas, inovasi, akuisisi dari sumber daya dan kepuasan kontituen eksternal. Sedangkan kontras dari organisasi B adalah perusahaan yang sudah well establish dimana nilai dominannya produktivitas dan profit. Perusaaan ini fokus pada goal setting dan kesuksesan produksi dan profit sehingga masalah human relation dan fleksibilitas tidak menjadi konsern utama.
Kegunaan. Competing Values Model membuat 2 kontribusi. Pertama ia mengintegrasikan konsep-konsep efektivitas yang berbeda menjadi satu perspektif. Model ini menggabungkan ide dari tujuan output, akuisisi sumber daya dan pengembangan sumber daya manusia sebagai tujuan yang ingin dicapai organisasi. Kedua, model ini menekankan bagaimana kriteria efektivitas terkonstruksi secara sosial dari nilai manajemen dan menunjukkan bagaimana ada di waktu bersamaan. Manajer harus mengambil keputusan nilai mana yang harus diutamakan dan nilai mana yang lebih less concerned.
Oleh:
Maulia Farsiko Gama Anastasia Mahendra Afrina Rachmadina
