[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 2
Ch 2 Structural Design for Organizations
Pada pokok bahasan ini bertujuan untuk menjelaskan konsep dasar dari struktur organisasi dan memberikan penjelasan mengenai organizational chart. Pokok bahasan ini juga banyak menjelaskan tentang bagaimana information sharing di dalam organisasi berdasarkan struktur organisasi dan juga bagaimana struktur yang efektif di dalam organisasi dalam mencapai organizational goals. Muncul juga penjelasan bagaimana struktur organisasi akan menciptakan organizational activities yang mengikuti bentuk dan struktur tersebut.
Organization Structure 3 komponen penting sebuah struktur organisasi: 1. Mendesain hubungan formal dalam organisasi 2. Mengidentifikasi pengelompokan individual-individual dalam departemen dan tiap departemen agar selaras dengan organizational goals. 3. Struktur organisasi juga adalah sebuah desain untuk sistem komunikasi dalam organisasi, juga integrasi, dan koordinasi efforts dalam sebuah departemen.
Struktur organisasi dapat terlihat jelas dalam organizational chart-nya. Organizational Chart adalah sebuah representasi visual yang menggambarkan bagaimana sebuah organisasi beraktivitas dan proses di dalam organisasi. Organizational Chart juga memberikan penjelasan duties&responsibilities dari tiap-tiap individu yang tergabung dalam sebuah departemen sehingga dapat mencapai tujuan organisasinya. Intinya, dalam organizational chart akan tergambar pula seseorang menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi, juga terlihat pula bagaimana tanggung jawabnya di organisasi tersebut dan lain lain.
Information-Sharing Perspective on Structure Organisasi harus didesain untuk dapat memberikan arus informasi, baik itu secara horizontal maupun vertikal. Dalam organizational chart penting untuk mengetahui bagaimana struktur tersebut dapat menciptakan alur informasi yang dapat tersebar ke seluruh individual di dalam organisasi, karena ketika strukturnya tidak sesuai dengan kebutuhan si penerima informasi akan banyak waktu yang terbuang dalam memroses informasi. Di dalam information sharing juga dapat terlihat apakah organisasi tersebut terfokus dalam vertical communication dan control atau lebih ke arah menciptakan komunikasi yang sifatnya horizontal dan kolaboratif. Perusahaan harus mengerti derajat komunikasi yang digunakan dalam organisasi, seperti seberapa besar mereka harus menggunakan vertical communication dan seberapa besar mereka menggunakan horizontal communication di dalam organisasi untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Vertical Organization didesain untuk efisiensi (Mechanistic) •
Pengambilan keputusan dalam organisasi ini adalah centralized decision making dimana biasanya keputusan diambil oleh top level manager.
•
Penekanan organisasi ini adalah sebuah efisiensi dan kontrol yang baik di dalam perusahaan.
Horizontal Organization didesain untuk menciptakan budaya belajar dan kolaborasi di dalam organisasi (Organic) –
Pengambilan keputusan dengan desain organisasi ini biasanya adalah decentralized decision making
Vertical Information Sharing Vertical Information Sharingdigunakan untuk koordinasi antara level atas dan level bawah dalam organisasi. Fokus utama jenis ini adalah control dalam organisasi. 1. Hierarchical referral adalah model vertical lines yang berfungsi untuk mengidentifikasi chain of command (kasih contoh nanti) 2. Rules/Procedure memberikan sebuah standar informasi untuk pekerja tanpa instruksi Plans sebagai contoh:budgets. Plans biasanya terkait dengan keterbatasan resources dalam organisasi. 3. Vertical information systems adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi dalam sebuah hierarki organisasi
Horizontal Information Sharing and Coordination -
Komunikasi horizontal dalam organisasi mempermudah komunikasi antar departemen Biasanya komunikasi horizontal biasa tidak digambarkan dalam organization chart. Komunikasi horizontal biasanya dimanfaatkan untuk koordinasi yang efektif, knowledgesharing, dan pengambilan keputusan. o Information Systems (cari sistem informasi yang dipake diperusahaan)
o
Full-Time Integrator
o
The strongest horizontal linkage mechanism. Serupa dengan, task forces, namun interaksi yang terjadi biasanya lebih dari dua departemen
Liaison Roles
o
Integrator biasanya ditempatkan diluar departemen tertentu dan mempunyai tanggung jawab untuk mengontrol beberapa departemen. Contoh: brand manager, project manager, product manager.
Teams
o
Digunakan untuk dapat berkomunikasi agar seluruh anggota organisasi bisa memperoleh informasi (cross-functional).
Bertugas untuk menghasilkan direct contact.
Task Forces
Komunikasi/linkage yang terjadi antar dua departemen.
Biasanya dimanfaatkan oleh organisasi untuk membicarakan temporary issue oleh representatif tiap organizational unit.
Relational Coordination •
Frequent, timely, problem-solving communication
•
Informasi yang disampaikan didalam koordinasi ini sangat cepat, tidak terbatas antar departemen dan setiap orang didalam organisasi melakukan interaksi yang kontinyu dalam melakukan sharing informasi juga pengetahuan
Organizational Design Alternatives Required Work Activities Di dalam suatu perusahaan, dibentuknya suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan sangatlah penting. Aktivitas kerja dipecah menjadi beberapa departemen sesuai fungsi yang dibutuhkan untuk mencapai mencapai tujuan perusahaan. Seperti HRD yang melakukan rekrutmen karyawan baru, departemen produksi membuat produk suatu perusahaan.
Reporting Relationship Setelah departemen dibentuk, hal yang selanjutnya dilakukan adalah membentuk suatu hubungan laporan yang biasa disebut sebagai chain of command. Hal ini digambarkan dengan hubungan vertikal dalam suatu bagan organisasi yang menunjukkan hubungan kepada siapa seseorang melaporkan pekerjaannya.
Departmental Grouping Options o o o o o
Functional Grouping : menempatkan karyawan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu departemen. Divisional Gruuping: karyawan ditempatkan sesuai dengan apa yang dibuat/diproduksi oleh perusahaan. Multi-focused Grouping: menggabungkan dua atau lebih grup structural. Biasa disebut sebagai matrix atau hybrid. Horizontal Grouping: karyawan dibentuk dengan cara dikelompokkan dalam suatu grup. Virtual Network Grouping: departemen dapat berbagi informasi ke departemen lain secara virtual.
Functional, Divisional dan Geographic Design Functional Structure Aktivitas kerja dikelompokkan dalam satu fungsi yang sama dari bawah sampai ke atas dalam suatu organisasi. Misalkan insinyur ditempatkan di satu departemen mesin. Dengan struktur fungsional, semua pengetahuan dan kemampuan karyawan terkumpul dan menyediakan informasi yang cukup untuk perusahaan.
Divisional Structure Suatu struktur yang ter-desentralisasi,cdibagi menjadi beberapa departemen dengan tanggung jawab masing-masing produk yang dihasilkan. Struktur ini biasa disebut product structure atau strategic businesses unit structure. Struktur divisi lebih fleksibel dan mudah merubah karena ukurannya lebih kecil dibanding fungsional struktur dan bisa mudah beradaptasi dengan kebutuhan lingkungan.
Geographic Structure Setiap negara memiliki kebutuhan dan selera yang berbeda, oleh karena itu struktur perusahan akan dibagi menjadi ke berbagai jenis struktur yang menyesuaikan dengan kondisi geographic dan target penjualan di negara tersebut.
Matrix Structure Suatu perusahaan terkadang membutuhkan multi fokus antara produksi dan fungsi atau antara produk dan geografi dalam waktu yang sama. Dengan struktur ini perusahaan bisa meningkatkan inovasi untuk membantu dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini bersifat horizontal sehingga divisi produk dan divisi fungsional bisa dilakukan secara bersamaan. Produk manager dan fungsional manager memiliki kekuasan yang sama dalam organisasi dan karyawan melapor kepada kedua manager tersebut.
Horizontal Structure Struktur Horizontal adalah struktur yang mengatur pegawai diantara proses-proses inti. Dalam pembahasan mengenai struktur horizontal, terdapat beberapa hal penting sebagai berikut: •
Sebuah organisasi umumnya mengubah struktur menjadi horizontal selama proses yang dinamakan reengineering.
•
Reengineering atau business process reingeneering, pada dasarnya berarti mendesain ulang organisasi vertikal sepanjang proses atau alur kerja horizontal.
•
Prosesnya mengacu pada grup yang terorganisir dari tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas yang bekerja bersama untuk mengubah input menjadi output yang menciptakan nilai bagi konsumen.
Contoh Struktur Horizontal
Karakteristik Struktur Horizontal •
Strukturnya dibuat di sekeliling pertukaran fungsional proses inti, daripada tugas-tugas, fungsi, atau geografi. Sehingga batas-batas diantara departemen dapat dihapuskan.
•
Self-directed teams, bukan individual, adalah basis dari desain organisasi dan kinerja.
•
Pemilik proses memiliki tanggungjawab untuk setiap proses inti dari keseluruhan prosesnya.
•
Orang-orang di dalam tim diberikan keahlian, perangkat, motivasi, dan kewenangan untuk membuat keputusan sentral bagi kinerja perusahaan.
•
Tim memiliki kebebasan untuk berpikir secara kreatif dan mengambil respon secara lebih fleksibel untuk tantangan baru yang meningkat
•
Pelangganlah yang men-drive perusahaan, dalam arti, efektivitas perusahaan diukur dari tujuan kinerja proses akhir (berdasarkan tujuan untuk membawa nilai kepada pelanggan).
•
Budayanya sangat menerapkan keterbukaan, kepercayaan, dan kolaborasi, terfokus pada peningkatan yang berkelanjutan.
Kekuatan dari Struktur Horizontal - fleksibilitas dan respon yang cepat untuk menghadapi perubahan cepat dari kebutuhan masyarakat - memberikan atensi langsung bagi semua orang melalui produksi dan pengiriman nilai-nilai kepada pelanggan - setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas dari tujuan organisasi - fokus pada kerjasama tim dan kolaborasi - meningkatkan kualitas dari kehidupan bagi pegawai dengan mengajukan mereka kesempatan untuk berbagi tanggungjawab, membuat keputusan, dan dapat dipertanggungjawabkan bagi hasil akhir
Kelemahan dari Struktur Horizontal - menentukan proses-proses inti sangatlah sulit dan memakan waktu - membutuhkan perubahan dalam pembentukan budaya, desain pekerjaan, filosofi manajemen, dan sistem penghargaan dan informasi yang baru - manajer tradisional sangat mungkin untuk menggagalkan perubahan struktur ini ketika mereka harus melepaskan kekuatan dan otoritasnya pada karyawan - memerlukan pekatihan yang signifikan bagi pegawai untuk bekerja secara efektif dalam lingkungan tim yang horizontal - dapat membatasi pengembangan skill secara mendalam
Virtual Networks and Outsourcing Pengembangan terbaru terkait desain organisasi, memperpanjang konsep dari koordinasi horizontal dan kolaborasi melewati batas dari organisasi tradisional. Tren desain organisasi yang paling tersebar beberapa tahun belakangan ini adalah outsourcing dari beberapa bagian dari organisasi ke partner luar. Adapun definisi dari Virtual Networks and Outsourcing adalah sebagai berikut: •
Outsourcing: mengontrak pihak luar dalam melaksanakan tugas-tugas atau fungsi tertentu dalam perusahaan seperti manufakturing, sumber daya manusia, kredit dan proses, ke perusahaan lain.
•
Virtual Network Structure atau Struktur Modular: keadaan dimana perusahaan melakukan subkontrak dari kebanyakan fungsi-fungsi atau proses utamanya dengan perusahaan yang berbeda dan melakukan koordinasi akan aktivitas-aktivitas tersebut lewat markas kecil dari organisasi
Bagaimana Cara Struktur Tersebut Bekerja Virtual Network Organization dapat dilihat sebagai penghubung sentral yang dikelilingi oleh jaringan dari spesialis eksternal. Dengan struktur jaringan, dibandingkan dengan melakukan serangkaian aktivitas di dalam satu perusahaan, seperti aktivitas akunting, desain, manufaktur, marketing, dan distribusi, perusahaan dapat melakukan outsourcing pada perusahaan lain yang terhubung secara elektronik ke kantor pusat Dengan struktur jaringan, pusat kegiatan yang memiliki sistem kelas dunia dapat melakukan pengawasan terhadap proses pengambilan keputusan untuk ditransfer ke aktivitas lain kepada organisasi lain pula.
Contoh Virtual Network
Kekuatan dari virtual network structure : - memampukan bahkan organisasi kecil, untuk mendapatkan talent dan sumber daya bagi perusahaan dari seluruh dunia - memberikan perusahaan kesempatan untuk meraih skala besar dalam pengembangan pabrik, peralatan, dan distribusi fasilitas secara cepat - memampukan organisasi untuk dapat secara fleksibel dan responsif dalam menghadapi perubahan kebutuhan yang cepat - mengurangi biaya overhead administratif
Kelemahan dari virtual network structure : - manajer tidak dapat melakukan pengontrolan dalam banyak kegiatan perusahaan dan terhadap karyawan - membutuhkan kesepakatan waktu yang berat untuk menjalin hubungan mengelola konflik yang potensial terjadi dengan rekan kontrak - ada risiko dari kegagalan organisasi jika rekan gagal dalam mengirim informasi atau materi bisnis - loyalitas karyawan dan budaya perusahaan dapat menjadi lemah karena karyawan merasa bahwa pekerjaannya dapat digantikan dengan rekan kontrak dari luar
Hybrid Structure Struktur Hybrid adalah struktur yang mengkombinasikan berbagai karakteristik dari pendekatan-pendekatan yang berbeda yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan strategi secara spesifik Dijalankan untuk mengambil kekuatan dari berbagai struktur yang ada sekaligus menghindari beberapa kelemahannya. Struktur ini cenderung digunakan dalam menghadapi lingkungan yang berubah secara cepat karena struktur ini menawarkan organisasi fleksibilitas yang lebih besar
Aplikasi dari Desain Struktural •
Setiap tipe struktur harus diaplikasikan pada situasi yang berbeda dan untuk menjawab berbagai kebutuhan yang berbeda pula.
•
Dalam melakukan perubahan atau penyesuaian struktur, kita harus dapat mrnganalisis perubahan kondisi yang terkait oleh perubahan stabilitas lingkungan, atau ukuran organisasi yang berkaitan dengan struktur
•
Setiap bentuk struktur dapat membantu manajer dalam membuat organisasi yang dipimpinnya lebih efisien, bergantung pada permintaan situasi masing-masing
Kelurusan Struktural •
Secara menyeluruh, keputusan paling penting yang dibuat manajer dalam hal mendesain struktur organiasi adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kontrol vertikal dan koordinasi horizontal, tergantung pada kebutuhan dari organisasi.
•
Kontrol vertikal berhubungan dengan tujuan untuk menciptakan efisiensi dan stabilitas
•
Koordinasi horizontal berhubungan dengan pembelajaran, inovasi, dan fleksibilitas.
Gejala-gejala dari Defisiensi Struktural •
Pembuatan keputusan ditunda atau kurangnya kualitas. Pembuat keputusan dapat kelebihan muatan atau daya karena hirarki memiliki terlalu banyak masalah dan menuntut banyak pengambilan keputusan terhadap mereka. Delegasi kepada pegawai dengan level yang lebih rendah tidaklah mencukupi. Penyebab lain dari kualitas yang buruk dari pengambilan keputusan adalah informasi dapat tidak diterima oleh pihak yang tepat.
•
Organisasi tidak merespon secara inovatif terhadap perubahan lingkungan. Salah satu penyebab dari kekurangan inovasi adalah departemen-departemen yang tidak terkoordinasi secara horizontal.
•
Kinerja pegawai menurun dan tujuan tidak dapat diraih. Kinerja pegawai dapat menurun karena struktur tidak menyediakan tujuan, tanggungjawab, dan mekanisme untuk koordinasi yang jelas. Struktur yang baik seharusnya dapat merefleksikan kompleksitas dari lingkungan pasar yang fluktuatif dan harus dapat dengan jelas diinformasikan secara efektif kepada pegawai.
•
Ditemukannya terlalu banyak konflik. Struktur organisasi seharusnya mengizinkan terjadinya konflik akan tujuan departemen untuk dapat dikombinasikan menjadi satu set tujuan bagi keseluruhan organisasi.
Struktur bagi Kebutuhan Organisasi untuk Efisiensi vs Pembelajaran
Hal-hal Esensial dalam Desain •
Struktur Organisasi harus menyelesaikan dua hal bagi organisasi yaitu menyediakan bingkai kerja dari tanggungjawab, melaporkan hubungan, dan pengelompokkan, dan menyediakan mekanisme untuk menghubungkan dan mengkoordinasikan elemen organisasi ke dalam keseluruhan koherensi.
•
Struktur organisasi dapat didesain untuk menyediakan hubungan informasi vertikal maupun horizontal berdasarkan proses informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan keseluuhan organisasi
•
Alternatif-alternatif untuk mengelompokkan karyawan dan departemen ke dalam desain struktural secara keseluruhan meliputi pengelompokkan fungsional, divisional, pengelompokkan multi fokus, pengelompokkan horizontal, dan virtual network grouping
•
Struktur jaringan virtual memperpanjang konsep kolaborasi dan koordinasi horizontal melampaui batas-batas organisasi.
•
Struktur matriks berupaya untuk mencapai keseimbangan seimbang diantara dimensi struktur vertikal dan horizontal
•
Secara keseluruhan, manajer berupaya untuk mencari kesimbangan yang tepat antara kontrol vertikal dan koordinasi horizontal.
•
Akhirnya, sebuah diagram organisasi hanyalah berupa berbagai bentuk garis dan kotak pada selembar kertas. Tujuan dari diagram organisasi adalah untuk meningkatkan dan mengarahkan karyawan ke dalam aktivitas-aktivitas dan komunikasi yang memampukan organisasi untuk mencapai tujuannya.
