Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda
Inhoud • De weg naar een Machtiging voor vervanging • Een E-depot opbouwen • Structuur van je E-depot? • En dan…
Even voorstellen • 2003 in DIV-wereld terechtgekomen • Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscripten) • Vooral DMS trajecten: gebruikerstrainingen, RMA inrichting, digitale DIVprocessen • Consultant bij Dino4
Herkenbaar? • Hybride dossiers • Beheer papieren archief (traditionele dossiers) • Digitale documenten (inscanning of digital born) • Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)
Oplossing? • “Alle papieren documenten weggooien” • Digitale documenten leidend maken! Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten (=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)
In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond Actief voor bewoners, bedrijven en overheid Milieu-expertise voor binnen- en buitenland
24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven. 6
Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)
Actief voor medewerkers en bezoekers Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties 1 bureauhoofd
24 medewerkers 150.000 dossiers 7
De Weg naar de Machtiging • Machtiging aanvragen: eng! • DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’) • Aangroei 400 m per jaar tegengaan • SSA: op termijn vervangen
• Machtiging van Gedeputeerde Staten
De Weg naar de Machtiging
Handboek samenstellen
Audit
Machtingsaanvraag indienen
Substitutie wordt verleend
Dubbel archiveren papier én digitaal hoeft niet meer
Machtiging Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen Nog maar weinig machtigingen afgegeven: Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud), Financiële Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften) Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden Provincie Overijssel: ..
Wetgeving - Archiefwet, artikel 7
Vernietig baar
Machtiging van zorgdrager
Te bewaren
Machtiging van Onze Minister OCW (Rijksarchiefbewaarplaats)
of Gedeputeerde Staten
Handboek • • • •
Toont situatie van jouw informatiehuishouding Puur beschrijvend Kwaliteitsproject! Helaas geen ‘model’ handboek of standaard
Wat zijn de minimale eisen in je informatiehuishouding? Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur
Minimale eisen handboek: inhoud 1. Archiefbeschrijving 2. Processen & structuur 3. Techniek 4. Kwaliteitsmanagement
Minimale eisen handboek 1. Archiefafbakening: Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? DCMR: primaire proces 2. Processen & structuur : Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de digitale documenten in een structuur kan opbergen?
Voorwaarden 3) Techniek (ICT) Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar? 4) Kwaliteit Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden? DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers
De weg naar substitutie • Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties Doe het samen! • Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489, 2082) • Inrichting digitaal beheer van documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen • Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)
Machtiging • Je hebt de machtiging en dan ? • E-depot krijgt status!
Een e-depot bouwen E-depot? Definieer E-depot … - Bak met digitale documenten - En aanvullende info over.. - Te vernietigen of te bewaren informatie? - Alleen voor semi-statische informatie? - Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?
E-depot Of “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige harden software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt” (rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)
Welke structuur in je E-depot? Waar worden records beheerd? • In dynamische fase: in DMS of processysteem • Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit • Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot
Welke structuur in je E-depot? Welke records heb je? • Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen • Documenten: per soort gecategoriseerd • Gestructureerde processen (AO) • Zaakgericht: processen met daarin zaken • Ongestructureerde en semi-gestructureerde informatie?
Welke beheer-instrumenten heb je? • DSP • Fileplan • Zaaktypencatalogus
Documentair Structuur Plan • DSP : proces-georienteerd • Compleet overzicht informatie beheer • Voordelen: alle documenten in processen onder te brengen • Aan elk proces koppel je een bewaartermijn • Zaak, dossier of document • Keuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)
Fileplan
• Documentgeorienteerd
• Term wordt in DMS E-Docs gebruikt • Voorbeeld: University of Toronto
Zaaktypencatalogus • Zaaksgewijs archiveren • Compleet overzicht van alle zaak- informatie voor gemeentelijke activiteiten • Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak • Dienstverlening staat voorop • Komt samen met DSP
Samengevat • Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd • Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur) • Werk samen met archiefinspectie!
Vragen?
