Subsidiereglement Jeugdraad De Haan Een en ander wordt geregeld in het Jeugdbeleidsplan (JBP). Aanvraagformulieren kunnen verkregen worden bij de Jeugddienst of op de website www.dehaan.be/jeugd
POST 1: “Subsidiëring van het jeugdwerk” - 38% 1.1. Verdeling Startbedrag (7%) Het subsidiebedrag wordt gelijk verdeeld over de onderscheiden jeugdverenigingen die voldoen aan de voorwaarden gesteld in het decreet van 09.06.1993, houdende subsidiëring van gemeentebesturen inzake het voeren van een jeugdwerkbeleid. Bijdrage per lid (7%) Volgens het aantal leden, wonende op het grondgebied van de gemeente De Haan, die de onderscheiden jeugdverenigingen effectief ingeschreven hebben, wordt het subsidiebedrag verdeeld. Activiteitenbijdrage (24%) Volgens het aantal activiteiten en de deelnemende leden, woonachtig te De Haan, wordt het subsidiebedrag verdeeld op basis van een 80%-regel. 1.2. Aanvraagmodaliteiten Een vereniging moet haar aanvraag tot subsidiëring indienen bij de jeugddienst uiterlijk op 31 maart van het werkingsjaar. Bij de aanvraag dienen volgende zaken gevoegd te worden: een kopie van de officiële ledenlijst bij de koepelorganisatie of verzekeringsmaatschappij met vermelding van naam, voornaam, adres en geboortedatum. 3-maandelijks moet er een lijst met activiteiten + het aantal deelnemers ingediend worden. In te dienen tegen uiterlijk 4 april /4 juli /3 oktober/12 december. Een vereniging die voor de eerste keer een aanvraag indient, moet 1 jaar werking kunnen voorleggen. 1.3. Timing voor het indienen van de aanvraagformulieren Om een vlotte verwerking van de gegevens te garanderen moet de onderstaande timing voor het indienen van formulieren en activiteitenkalenders gerespecteerd worden.
Aanvraagformulier werkingsgeld jeugdverenigingen: in te dienen uiterlijk 31 maart. Indienen van de activiteitenkalender van uw vereniging per kwartaal: 1ste kwartaal eindigt op 31 maart: in te dienen vóór einde 1ste kwartaal 2de kwartaal eindigt op 30 juni: in te dienen vóór einde 2de kwartaal 3de kwartaal eindigt op 30 september: in te dienen vóór einde 3de kwartaal 4de kwartaal eindigt op 31 december: in te dienen vóór 10 december.
Alle formulieren die na de uiterlijke data worden binnengebracht kunnen niet meer in aanmerking komen voor de subsidies.
POST 2: “Kampsubsidies” - 12% 2.1. Verdeling Voor ondersteuning van jeugdkampen wordt 12% van het totaal bedrag voorzien. 2.2. Aanvraagmodaliteiten Voorwaarden voor kampen en bivakken: initiatieven met minimum 2 overnachtingen en 3 dagen met activiteiten in aanmerking genomen; het kamp of bivak moet plaatsvinden buiten de grenzen van De Haan; zowel binnen- als buitenlandse initiatieven kunnen worden gesubsidieerd; bij het aanvraagformulier moet het volgende worden gevoegd: namenlijst van de deelnemers en een uitgebreid kampprogramma; subsidieaanvragen dienen 30 dagen vóór de kampperiode te gebeuren en bijkomende inlichtingen (namenlijst + uitgebreid kampprogramma) ± 5-tal dagen voor het vertrek. 2.3. Timing voor het indienen van de aanvraagformulieren Om een vlotte verwerking van de gegevens te garanderen moet de onderstaande timing voor het indienen van formulieren gerespecteerd worden. Aanvraagformulier kampsubsidies: in te dienen uiterlijk 30 dagen vóór elke kampperiode.
POST 3: “Projecten en culturele activiteiten” - 29,5% 3.1. “Projectsubsidies” - 29,5% Binnen de perken van het beschikbare krediet (voorzien in het jeugdwerkbeleidsplan) wordt aan jeugdverenigingen, jeugdraad of groepjes jongeren een toelage ter ondersteuning voor het organiseren van projecten toegekend onder de in dit reglement gestelde voorwaarden. De subsidie wordt toegekend aan Haanse jeugdverenigingen of aan een groepje Haanse jongeren en heeft tot doel, nieuwe initiatieven te stimuleren die inspelen op de behoeften van kinderen en jongeren die wel/niet georganiseerd zijn. Een project komt in aanmerking indien het voldoet aan volgende voorwaarden: De doelgroep van het project zijn Haanse jongeren tussen 6 en 25 jaar. De organisatoren moeten voor tenminste ¾ jonger zijn dan 30 jaar. Het project moet open staan voor iedereen. Het project moet de specifieke werking overschrijden, een ongebruikelijke activiteit of gericht zijn op een specifiek of nieuw doelpubliek. De uitvoering van het project moet plaats hebben op Haans grondgebied en georganiseerd worden door voornamelijk Haanse jongeren. De nodige verzekeringen dienen afgesloten te worden (objectieve aansprakelijkheid inzake brand en ontploffing, burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen) door de organisatoren. In tijd en ruimte beperkt initiatief, bij voorkeur binnen de vrije tijd van kinderen en jongeren. Volgende projecten komen niet in aanmerking: Projecten met een commercieel doel of met een deelnameprijs. Projecten die niet voor en door jongeren worden gerealiseerd. De toekenning van de subsidie, op basis van de criteria beschreven in dit reglement, gebeurt door het College van Burgemeester & Schepenen op advies van het dagelijks bestuur van de jeugdraad. De toelage wordt berekend op de gemaakte kosten. Men kan maximum 50% van de gemaakte kosten toegekend krijgen, met een maximum van 300 euro. Indien de aanvrager reeds een andere gemeentelijke subsidie ontvangen heeft voor hetzelfde project dan kan er geen extra subsidie meer toegekend worden. De initiatiefnemers verbinden zich ertoe de samenwerking met het gemeentelijk jeugdwerk kenbaar te maken door op alle publiciteit volgende zin toe te voegen: “In samenwerking met Jeugdraad De Haan”. Volgende kosten komen in aanmerking: Huur van spel- en sportmateriaal dat kadert binnen een doelgerichte activiteit. Promotiekosten (affiches & flyers). Honoraria van sprekers of lesgevers, uitkoopsommen.
Huur van logistiek materiaal. Andere op voorhand gespecificeerde en goedgekeurde kosten. Onderstaande kosten komen niet in aanmerking: Voeding en drank. Producten die worden doorverkocht aan deelnemers. Sabam en Billijke Vergoeding. Verzekeringen. Het totale budget wordt evenredig gespreid over 4 kwartalen. De subsidies worden uitbetaald tot zover het budget van projectsubsidie van dat kwartaal strekt. Mocht het budget van één kwartaal ontoereikend zijn om de uitgaven van dat kwartaal te dekken, worden de subsidies proportioneel verdeeld onder de goedgekeurde projecten. Als een budget van het eerste kwartaal niet opgebruikt is, wordt het overgeheveld naar het volgende kwartaal. 3.2. “Ondersteuning organisatie gratis livemuziekfestival voor Haanse jongeren”: Jaarlijks wordt er een minimumbedrag van €1500,00 gereserveerd voor de ondersteuning van een livemuziekfestival voor Haanse jongeren. Deze subsidie zal verleend worden indien het festival voldoet aan volgende voorwaarden: De doelgroep van het festival zijn Haanse jongeren tussen 16 en 25 jaar. De toegang tot het festival is volledig gratis. De organisator(en) of de VZW is(zijn) aangesloten bij de Haanse jeugdraad. Op de affiche van het festival staat livemuziek geprogrammeerd die inspeelt op de huidige interesses van de doelgroep. De uitvoering van het festival moet plaats hebben op Haans grondgebied. De nodige verzekeringen dienen afgesloten te worden (objectieve aansprakelijkheid inzake brand en ontploffing, burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen) door de organisatoren. Volgende kosten voor het organiseren van het festival komen in aanmerking: Promotiekosten (affiches & flyers). Uitkoopsom van artiesten. Andere op voorhand gespecificeerde en goedgekeurde kosten. Onderstaande kosten voor het organiseren van het festival komen niet in aanmerking: Voeding en drank. Producten die worden doorverkocht aan deelnemers. Sabam en Billijke Vergoeding. Verzekeringen.
3.3. Aanvraagmodaliteiten: Om voor betoelaging in aanmerking te komen, moet een project minimum acht weken voor het begin ervan ter goedkeuring worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad, die dan adviseert aan het schepencollege. Een project wordt goedgekeurd op basis van een concrete aanvraag en het daar bijhorende dossier dat een degelijke financiële en pedagogische aanpak waarborgt. Een aanvraag kan ieder moment van het jaar worden ingediend. De uitbetaling zal gebeuren binnen een periode van 2 maanden na het einde van elk semester, na het voorleggen van een evaluatieverslag en een gedetailleerde staat van inkomsten en uitgaven. Op dit aanvraagformulier moet worden vermeld: Het volledige programma, het verloop van de activiteit (opgesplitst in voorbereidingstijd, uitvoering en evaluatie). Wat men met het project wenst te bereiken. Plaats, datum, duur van het project. Raming van de kosten: inkomsten en uitgaven (met vermelding van eventuele andere subsidies). Lijst van de organisatoren met vermelding van twee meerderjarige personen (naam, adres, geboortedatum), die als verantwoordelijke inrichters die gevolmachtigd werden om de subsidie in ontvangst te nemen. Het rekeningnummer waar de subsidie kan gestort worden. Ten laatste 4 weken na het project dient bij de jeugddienst een kort evaluatieverslag binnengebracht te worden. Dit verslag bevat zeker volgende elementen: Een evaluatie van het project (naar voorgestelde doel en doelstellingen). Financieel verslag; alle onkosten moeten met de nodige bewijsstukken aangetoond worden. (factuur met duidelijke omschrijving van het product en datum). Alle wijzigingen aan het project (zowel data als inhoud) moeten zo vlug mogelijk, schriftelijk of per mail, aan de jeugddienst worden gemeld. Het gemeentebestuur kan controle uitoefenen en de uitbetaalde projectsubsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen indien deze werd toegekend op basis van onjuiste aangifte. Enkel het College van Burgemeester en Schepenen kan, na advies van de gemeentelijke Jeugdraad, geschillen beslechten.
POST 4: “Jeugdhuiswerking” - 12,5% 4.1. “Ondersteuning jeugdhuiswerking” - 12,5% Per kwartaal wordt ¼de van een vastgelegd jaarpercentage (12,5%) uitbetaald aan de jeugdhuiswerking indien men kan aantonen dat er tijdens dat kwartaal een kernwerking heeft plaatsgevonden, ook de geprogrammeerde activiteiten komen hiervoor in aanmerking. KERNWERKING: Hiermee wordt een openingsavond bedoeld. Deze werking bestaat uit vrijwilligers jonger dan 25, eventueel aangevuld met een permanent verantwoordelijke. Vergadering van het dagelijks bestuur of andere vergaderingen (animatie, programmatie, …) tellen niet mee. De werking richt zich voornamelijk tot tieners, adolescenten en jongvolwassenen van 15 tot 25 jaar. Leden en/of deelnemers worden actief gestimuleerd om activiteiten mee te helpen uitwerken en/of te organiseren. De vereniging moet beschikken over een permanente ontmoetingsruimte en voldoende sanitaire voorzieningen. GEPROGRAMMEERDE ACTIVITEITEN: Naast de openingsuren zoals vermeld in de statuten en/of het huishoudelijke reglement van het jeugdhuis, worden hier ook extra activiteiten (bijv. film, fuif, …) meegeteld.
POST 5: “Kadervorming” - 8% Kadervorming behelst de pedagogische, methodische en geprogrammeerde vorming en vervolmaking van kaderleden (leiders/leidsters, monitors/monitrices, animators, bestuursleden) met het oog op de animatie en begeleiding van jongeren op weg naar volwassenheid. De kadervorminginitiatieven moeten aan volgende voorwaarden voldoen: De deelnemers zijn tenminste 16 jaar. Ze omvatten een programma dat tenminste één van volgende elementen inhoudt: pedagogische vorming, algemene sociale vorming, culturele vorming, creatieve technieken, sport-, spel- en openluchtactiviteiten. Kadervorming moet relevant zijn voor de begeleidingstaak of de verantwoordelijkheid die de cursist waarneemt. In geval van twijfel dient de betrokken jongere de relevantie aan te tonen. Kadervorming dient gegeven te worden of onder toezicht te staan van een bevoegde en gekwalificeerde begeleiding. De gevolgde methodes dienen aangepast te zijn aan het jeugdwerk. Om voor subsidiëring in aanmerking te komen, moet een kadervorminginitiatie minimum 4 opeenvolgende uren effectieve vormingstijd omvatten en moet de aanvrager in De Haan wonen. Interne kadervorming moet voor minimum 10 personen worden georganiseerd.
Komen in niet in aanmerking: Cursussen die aansluiten bij een beroepsopleiding. Stages verbonden aan monitorencursussen. Cursussen die uitsluitend de opleiding of vervolmaking in een sporttak beogen. 5.1. Aanvraagmodaliteiten: Op het aanvraagformulier moet het onderwerp en de relevantie aangetoond worden van de vorming. Externe kadervorming Externe kadervorming, uitgezonderd vorming die leidt tot attest Jeugdwerk. 50% van de kostprijs van een cursus met een maximum van € 40,00 per cursus. Externe kadervorming die leidt tot attest Jeugdwerk (Animator, Hoofdanimator, Instructeur, Hoofdinstructeur). 50% van de kostprijs van een cursus met een maximum van € 75,00 per cursus. Interne kadervorming 75% van honoraria en reiskosten van lesgevers (voor zover deze € 10,00/per lesuur niet overschrijdt) met een maximum van € 74,00/per lesgever/per dag. 50% van de kosten gemaakt voor het organiseren van een bestuursvormingsdag met een maximum van € 186,00 per vormingsinitiatief.
