Journal Of Economic Management & Business - Volume 13, Nomor 1, Januari 2012 Journal Of Economic Management & Business Volume 13, Nomor 1, Januari 2012 ISSN: 2301-4717 Hal. 73-79
BEBERAPA HAL YANG BERKAITAN DENGAN SISTEM PELAYANAN DI PELABUHAN Suatu Kajian Literatur
rasyimah
Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Malikussaleh
this research aims to investigate shipping and cargodoring service system of goods and services at PT. PBM Adhi Guna Putera Lhokseumawe. Service is an intangible activitity in order to serve customers’ needs or to satisfy other people to gain compensation. Service is also inseparable part of administration and management which has several characteristics i.et tangible, realible, responsiveness, assurance and empathy. Several shipping documents are very important to be mentioned i.e. Bill of Lading, Manifest, Delivery Order, Notice, Loading Order, Shipping Order and guarantee certificate. Keywords: services, goods, shipping documents
73
74
rasyimah
Latar Belakang Pedagang mengangkut barang-barang dari suatu tempat ke tempat lain melalui darat, laut dan sekarang melalui udara. Namun, dasa warsa akhir ini bidang angkutan barang melalui laut meningkat sangat cepat. Kapal laut merupakan salah satu alat pengangkutan yang efisien. Ukuran kapal, kecepatan dan perlengkapannya selalu berubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi. Kemajuan teknologi dan kemampuan berfikir manusia semakin meningkat maka kapal-kapal pengangkutan sekarang itu semakin canggih dan serba otomatis. Peralatan komunikasi (telepon, fax, email dan internet) dapat dilakukan dari laut, komputerisasi mudah dalam bekerja, navigasi, tango otomatis, tutup palka (Hatcth Cover) menggunakan system Hidraulic, crane kapal, menggunakan peralatan dan sebagainya. Mengingat laut sebagai pemersatu wilayah nusantara juga sebagai penghubung antar kota dan kepulauan sehingga transportasi laut memegang peranan penting untuk mobilisasi penduduk dan barang. Kondisi geografis Indonesia sebagai negara maritim menjadikan transportasi laut sangat dominan dan memiliki peran strategis bagi kehidupan bangsa dan Negara. Transportasi laut sangat penting peranannya dalam mewujudkan wawasan nusantara, dengan demikian transportasi-transportasi laut sangat vital dan strategis serta mewujudkannya tersebut harus didukung oleh sistem pelayanan perusahaan. Pelayanan jasa merupakan sebagai kegiatan menawarkan jasa pokok perusahaan atas sarana peralatan yang dimiliki di operasikan perusahaan. Sebagian besar perusahaan bersaing tidak hanya perusahaan lokal dan nasional, tetapi juga memerlukan jasa perusahaan pelayaran dalam melakukan aktivitas operasionalnya. Salah satu bentuk pelayanan yang penting adalah pelayanan jasa bongkar muat pelabuhan. Pelayanan jasa bongkar muat
diharapkan dapat memberikan pelayanan dengan baik dan efektif dengan menentukan jenis pelayanan yang akan diberikan kepada pemakainya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk menginvestigasi system pelayanan bongkar muat tepatnya barang dan jasa pada PT. PBM Adhi Guna Putera Lhokseumawe. KAJIAN LITERATUR Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani ”system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Kata sistem telah banyak digunakan untuk banyak hal dan bidang sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. Havery (2009 : 38) mengatakan sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu kesatuan tujuan yang telah ditentukan. Menurut Manama (2004 : 45) sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien. Menurut Churchman (1999 : 26) sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Higgins (1994 : 3) sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan. Menurut Huse dan Bowdict (1999 : 20) sistem adalah suatu seri
Journal Of Economic Management & Business - Volume 13, Nomor 1, Januari 2012
atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan. Elemen Dalam Sistem Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem yang terdiri dari tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik, dan lingkungan. Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak terwujud adalah informasi, misalnya permintaan jasa pelanggan (Manetsch dan Park : 1979) Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja bisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
75
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus di jaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen: (a) Objek, yang dapat berupa bagian, elemen ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus, tergantung kepada sifat sistem tersebut. (b) Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya. (c) Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. (d) Lingkungan, tempat di mana sistem berada. (www.answers.com/system) Namun demikan jika dilihat dari tipenya maka sistem terdiri dari beberapa hal. Menurut Eriyatno (1999: 26) ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori: Atas dasar keterbukaan yang meliputi, Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya, Sistem tertutup. Dan satu tipe lagi yaitu atas dasar komponen, Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi dan sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide. Pengertian Pelayanan Menurut Kotler (1994: 3) mendefinisikan pelayanan sama dengan service dalam bahasa Inggris yang artinya sebagai pekerjaan yang dilakukan untuk orang lain. Berdasarkan pendapat Kotler diatas dapat diartikan service sebagai :Semua barang pengeluaran industri yang mednukung operasi suatu perusahaan. Kegiatan tak berwujud yang
76
secara terpisah bila didefinisikan berfungsi memuaskan keinginan serta tidak terikat kepda penjualan suatu produk atau jasa lainnya. Sedangkan menurut Husaini (2001: 8) mengemukakan bahwa ”pelayanan yaitu suatu sikap atau cara karyawan dalam melayani para pelanggan secara memuaskan, sasaran dan manfaat dari itu semua garis besarnya terdapat 4 (empat) unsur pokok yaitu kecepatan, ketetapan, keramahan dan kenyamanan. Dari kedua pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa pelayanan merupakan suatu kegiatan tak terwujud untuk melayani kebutuhan para pelanggan secara memuaskan atau memuaskan keinginan orang lain dengan memperoleh imbalan. Pelayanan juga sebagai bagian yang tak terpisahkan dari admnistrasi dan manajemen mempunyai sejumlah karakteristik. Lock dan Widodo (1998: 272) mengemukakan lima prinsip yang harus diperhatikan dalam memberikan pelayanan agar kualitas pelayanan dapat tercapai antara lain: Tangible (terjemahan) seperti kemampuan fisik, peralatan, personil dan komunikasi material. Realible (handal) yaitu kemampuan membentuk pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan memiliki kemampuan dan ketrampilan dalam melaksanakan tugas. responsiveness (pertanggung jawaban), yaitu rasa tanggung jawab terhadap mutu pelayanan. assurance (jaminan) yaitu pengetahuan, perilaku dan kemampuan pegawai. Dan emphaty (empati) yaitu perhatian perorangan pada pelanggan. Pengertian Barang dan Jasa Menurut Waluyo (2001: 18) barang adalah setiap benda, baik berwujud maupun tidak berwujud, baik bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan, atau dimanfaatkan oleh konsumen atau pelaku usaha. Menurut Levid (1997 : 39) jasa adalah ”segala aktivitas atau manfaat yang dapat ditawarkan oleh
rasyimah
suatu kelompok kepada yang lainnya yang pada dasarnya tidak nyata dan tidak berakibat pada kepemilikan apapun”. Sedangkan menurut Payne (2008 : 8) jasa adalah merupakan suatu kegiatan yang memiliki beberapa unsur ketakberwujudan (intangibility) yang berhubungan dengannya yang melibatkan beberapa interaksi dengan konsumen atau dengan property dalam kepemilikannya dan tidak menghasilkan transfer kepemilikan, perubahan kondisi mungkin saja terjadi dan produksi jasa bisa saja berhubungan atau bisa pula tidak berkaitan dengan produk fisik. Dari kedua pendapat diatas dapat diambil kesimpulan jasa adalah aktifitas atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu perusahaan yang memiliki beberapa unsur ketakberwujudan yang melibatkan beberapa interaksi dengan konsumen atau properti dalam kepemilikannya dan tidak menghasilkan transfer kepemilikan. Pelayanan Pelabuhan Pelabuhan adalah terminal tempat kapalkapal melakukan bongkar muat barang yang ditujukan untuk memudahkan perpindahan barang dari angkutan ke angkutan dara sebaliknya. Untuk melayani bongkar muat tersebut, pelabuhan menyediakan fasilitas super structure dan infra structre berupa dermaga, gudang, lapangan. Dalam memberikan pelayanan di pelabuhan khususnya operasi penyerahan dan penerimaan muatan atau barang-barang yang disebut dengan operasi penjualan jasa khususnya barang yang disesuaikan dengan dokumen-dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan operasi baik bagi pihak pengangkut (carrier), pengiriman (Shipper) maupun bagi penerima barang (cosigne). Dokumen pengapalan (shipping document) mempunyai fungsi sebagai alat untuk (1) Menyatakan hak milik atas barang-barang yang diangkut oleh kapal serta hak-hak lain yang timbul sebagai akibat dari pengangkut tersebut. (2) Melindungi muatan mulai sejak dipersiapkan untuk dimuat di dalam kapal
Journal Of Economic Management & Business - Volume 13, Nomor 1, Januari 2012
di pelabuhan pemuatan sampai muatan ini diserahkan kepada pemiliknya (cosigne) di pelabuhan tujuan barang. Beberapa bentuk dokumen pengapalan untuk pelayanan bongkar dan muat yang harus dilakukan dan difasilitasi antara berbagai pihak. Bill of Lading adalah suatu syarat yang diberi tanggal dan ditangani, dimana pengangkut menerangkan bahwa hanya sudah menerima barang. Manifest merupakan daftar dari semua barang yang ada di dalam kapal untuk diangkut kesuatu pelabuhan pembongkaran dibuat manifest tersendiri atas barang-barang yang akan dibongkar di pelabuhan bersangkutan. Surat mualim dikeluarkan oleh mualim setelah barang-barang dimuat kedalam kapal, surat mualim diajukan oleh pengirim barang kepada bagian muatan. Selanjutnya, Perintah Penyerahan (Delivery Order) merupakan Dokumen ini lebih dikenal dengan singkatan D/O disediakan oleh pengangkut di pelabuhan tujuan. D/O diberikan oleh pengangkut kepada penerima barang sebagai pengganti Surat Mualim asli. Surat Pemberitahuan (Notice) yaitu surat pemberitahuan bertujuan untuk mempelancar arus barang untuk menghindarkan gangguan di pelabuhan, mengingat lebih cepat barang-barang diambil oleh penerima barang lebih baik bagi pengangkut. Loading Order (Perintah Mendarat) merupakan perintah yang ditujukan kepada nakhoda untuk pembongkaran sejumlah barang di suatu pelabuhan yang bukan pelabuhan semula. Shipping Order (Surat Perintah) disebut juga sebagai surat perintah pengapalan ialah suart sesuatu kapal dimana telah dengan sah memuat kapalnya. Dan terakhir, Sertifikat Pemuatan yaitu sertifikat yang dapat memberi jaminan kepada pembeli bahwa barang-barang tersebut memang benar-benar dimuat ke dalam kapal yang mengangkutnya ke pelabuhan. Di samping itu, perlu diketahui juga beberapa pihak yang berkaitan dalam proses pengangkutan laut yang berhubungan erat
77
dalam angkutan barang. Soemanto dari Yayasan Maritim Indonesia menyebutkan 11 (sebelas) yang berkaitan dengan angkutan bongkar muat.yaitu: Agent, Kapal, perusahaan bongkar muat, cargo surveyors, warehousing company, measuring company, tallying company, perusahaan supervisi, forwarding, trucking company, dan lightering company. KESIMPULAN Kesimpulan dari konseptual paper ini adalah memberikan penjelasan tentang pelayanan tentang sistem pelayanan pelabuhan. Pelayanan jasa merupakan sebagai kegiatan menawarkan jasa pokok perusahaan atas sarana peralatan yang dimiliki di operasikan perusahaan. Sebagian besar perusahaan bersaing tidak hanya perusahaan lokal dan nasional, tetapi juga memerlukan jasa perusahaan pelayaran dalam melakukan aktivitas operasionalnya. pelayanan merupakan suatu kegiatan tak terwujud untuk melayani kebutuhan para pelanggan secara memuaskan atau memuaskan keinginan orang lain dengan memperoleh imbalan. Pelayanan juga sebagai bagian yang tak terpisahkan dari administrasi dan manajemen mempunyai sejumlah karakteristik. Dalam operasionalnya ada lima prinsip yang harus diperhatikan dalam memberikan pelayanan agar kualitas pelayanan dapat tercapai antara lain: Tangible (terjemahan) seperti kemampuan fisik, peralatan, personil dan komunikasi material. Realible (handal) yaitu kemampuan membentuk pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan memiliki kemampuan dan ketrampilan dalam melaksanakan tugas. responsiveness (pertanggung jawaban), yaitu rasa tanggung jawab terhadap mutu pelayanan. assurance (jaminan) yaitu pengetahuan, perilaku dan kemampuan pegawai. Dan emphaty (empati) yaitu perhatian perorangan pada pelanggan (Lock dan Widodo,1998). Berkaitan manajemen pelayanan
78
pelabuhan dalam melayani bongkar muat tersebut, pelabuhan menyediakan fasilitas super structure dan infra structre berupa dermaga, gudang, lapangan. Dalam memberikan pelayanan di pelabuhan khususnya operasi penyerahan dan penerimaan muatan atau barang-barang yang disebut dengan operasi penjualan jasa khususnya barang yang disesuaikan dengan dokumen-dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan operasi baik bagi pihak pengangkut (carrier), pengiriman (Shipper) maupun bagi penerima barang (cosigne). Dokumen pengapalan (shipping document) mempunyai fungsi sebagai alat untuk (1) Menyatakan hak milik atas barang-barang yang diangkut oleh kapal serta hak-hak lain yang timbul
rasyimah
sebagai akibat dari pengangkut tersebut. (2) Melindungi muatan mulai sejak dipersiapkan untuk dimuat di dalam kapal di pelabuhan pemuatan sampai muatan ini diserahkan kepada pemiliknya (cosigne) di pelabuhan tujuan barang. Di samping itu, perlu diketahui juga beberapa pihak yang berkaitan dalam proses pengangkutan laut yang berhubungan erat dalam angkutan barang. Soemanto dari Yayasan Maritim Indonesia menyebutkan 11 (sebelas) yang berkaitan dengan angkutan bongkar muat.yaitu: Agent, Kapal, perusahaan bongkar muat, cargo surveyors, warehousing company, measuring company, tallying company, perusahaan supervisi, forwarding, trucking company, dan lightering company.
Journal Of Economic Management & Business - Volume 13, Nomor 1, Januari 2012
79
REFERENSI Bernand. 1994. Pengertian Organisasi, Pusat Penerbit PT. Jakarta. Churchman. 1999 Menuju Pendidikan Bermutu, Mataram : NTP Press. H. 45-46 Eriyatno. 1999. Ilmu Sistem Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. Jilid Satu, IPB Press, Bogor. Gibson. 1994. Tujuan Organisasi, cetakan ketujuh, Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada. Havery. 2009, Definisi Sistem, Erlangga. Higgins. 1994, Definisi Sistem, Erlangga. Huse dan Bowdict. 1999, Definisi Sistem, Erlangga. Husaini. 2001, Prinsip-Prinsip Pelayanan Publik, Jakarta : Penerbit Bina Aksara Kotler. 1994, Pengertian Pelayanan Publik, Cetakan Kedua. Yogyakarta. Levid. 1997, Pemasaran Buku 2. Jakarta : Salemba Empat. Lock dan Widodo. 1998. Pengertian Pelayanan Publik, Cetakan Ketiga. Yogyakarta: Tiara Wacana. Manama. 2004. Definisi Organisasi, PT. Askindo, Banda Aceh. Payne. 2008, Pemasaran Buku 2. Jakarta : Salemba Empat. Person. 1994, Ilmu Sistem Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen Jilid Satu, Bogor. Soemanto, Djati, ( ) Sisi Lain Produktivitas Bongkar Muat di Pelabuhan, Yayasan Pers Maritim Indonesia. Jakarta Terry. 1993.Pengertian Struktur Organisasi, Rineka Bandung, Jakarta Umar, Husein. 1998. Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Umum. Waluyo, 2001. Prosedur Pengiriman Barang, Raja Grafindo Persada, Jakarta. www.answers.com/system, 13 September 2010), diakses di Lhokseumawe.
80
rasyimah
