Sturen of Avonturen
Nieuwegein 30 November 2010 1
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
2
Productvernieuwing in projectmanagementland • Presentatie van een effectieve tool waarmee stuurgroepleden bewust kunnen worden gemaakt wat hun taken zijn in een project! • GAP analyse stuurgroepleden projectmanager wat betreft uit te voeren taken.
3
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
4
Testvraag
Staan
Zitten
Ik vind het wel eens behelpen met een stuurgroep; te weinig mandaat, te weinig kordaat, te groot, te klein. De groep is niet toegesneden op wat ze moet doen.
Ik heb altijd de ideale stuurgroep voor mijn project op een presenteerblaadje aangereikt gekregen of ervoor gezorgd dat ik hem kreeg.
5
Vraag 1
Staan
Zitten
Ik voer altijd een stakeholderanalyse uit.
Stakeholderanalyse, misschien zou ik het moeten doen. Maar het is weer zo‘n papieren tijger, je doet toch niets met de uitkomsten!
6
De stakeholders in kaart (1/2) Directie en hoger management
Uitvoerenden en leveranciers
Pers en media
Middenkader en staf
Project
Eindgebruikers / klanten
Toezichthoudende instanties 7
De stakeholders in kaart (2/2) Beslisser Beslisser Uitvoerder
Project Beslisser Beslisser
Leverancier
Gebruiker
8
Vraag 2
Staan
Ik zorg dat de stuurgroep compleet is om de belangrijkste stakeholders te vertegenwoordigen.
Zitten
Ik vind het uitdagend om op avontuur te gaan met een stuurgroep en gedurende de rit bij te sturen.
9
Vraag 3
Staan
Ik zorg dat de stuurgroep voornamelijk bijeen komt voor beslissingen.
Zitten
Ik vind het belangrijk om de stuurgroep minstens één keer per maand te onderhouden over de wetenswaardigheden in mijn project.
10
Effectieve meetings • Overleg alleen als dat nodig is geen besluit nodig? Geen vergadering! • Een agenda is ervoor om te volgen. Zorg dat de onderwerpen voorbesproken zijn. • Laat de stuurgroepleden weten wat je van ze verwacht. Zorg dat de opdrachtgever ze op hun taken aanspreekt! • Een aktielijst is voor het opvolgen van akties, niet om ze door te schuiven naar de volgende vergadering. 11
Vraag 4
Staan
Ik breng voors en tegens van een besluit in kaart, peil voor een vergadering de meningen en stem af met mijn opdrachtgever.
Zitten
Ik breng de issues aan. De consequenties van een gevraagd besluit zijn ter afweging van de stuurgroepleden. Het zijn geen kleine kinderen, ze kunnen hun belang goed verdedigen! 12
Vraag 5
Staan
Mijn stuurgroepleden weten precies welke taken ze moeten uitvoeren voor het project. Ze worden daarop ook door de opdrachtgever aangesproken.
Zitten
Mijn stuurgroepleden kunnen wel een cursus Prince2 voor opdrachtgevers gebruiken.
13
Conclusie: Wie nu nog staat mag weg! • Zij hebben hun stuurgroepen prima in de hand. • Hun stuurgroepen weten precies wat ze moeten doen en doen dat ook! • Besluitvorming loopt soepel en is geborgd.
• Maar…. Misschien toch handig om te blijven…… 14
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
15
De tool • Taken & Verantwoordelijkheden (volgens Prince2) worden toegelicht door facilitator • T&V worden geprioriteerd door – Opdrachtgever – Senior Users – Senior Suppliers – Projectmanager
• De facilitator analyseert de verschillen • De stuurgroep discussieert over de resultaten 16
Het PM-team prioriteert alle taken Prince2
Executive Senior Supplier Senior User
Project Manager
Business Case
Business Case
Prio 1
Organisation
Strategy
Prio 2
Finance
Progress
Finance
Prio 3
Progress
Tolerances
Organisation
Prio 4
Business Case
Closure
Progress
Prio 5
Tolerances
Risk Management
Risk Management
Prio 6
Risk Management
Finance
Tolerances
Prio 7
Strategy
Strategy
Closure
Prio 8
Closure
Organisation
17
Sommige taken krijgen sowieso aandacht Executive Senior Supplier Senior User
Project Manager
• Er zijn taken en verantwoordelijkheden die van alle betrokkenen een hoge prioriteit krijgen. • Deze worden naar verwachting goed ingevuld.
Business Case
Prio 1
Strategy
Prio 2
Finance
Finance
Prio 3
Progress
Organisation
Prio 4
Business Case
Progress
Prio 5
Tolerances
Risk Management
Prio 6
Risk Management
Tolerances
Prio 7
Strategy
Closure
Prio 8
Closure
Organisation
18
Over sommige taken ontstaat discussie
• Voor sommige taken is een discrepantie tussen prioriteiten. • Dit hoeft geen probleem te zijn, mits de betrokkenen samenwerken.
Executive Senior Supplier Senior User
Project Manager
Business Case
Prio 1
Strategy
Prio 2
Finance
Finance
Prio 3
Progress
Organisation
Prio 4
Business Case
Progress
Prio 5
Tolerances
Risk Management
Prio 6
Risk Management
Tolerances
Prio 7
Strategy Strategy
Closure
Prio 8
Closure
Organisation
19
Sommige taken blijven liggen • Er zijn taken waaraan geen van de betrokkenen belang hecht. • Deze vormen een risico.
Executive Senior Supplier Senior User
Project Manager
Business Case
Prio 1
Strategy
Prio 2
Finance
Finance
Prio 3
Progress
Organisation
Prio 4
Business Case
Progress
Prio 5
Tolerances
Risk Management
Prio 6
Risk Management
Tolerances
Prio 7
Strategy
Closure
Prio 8
Closure
Organisation
20
Workshop Sturen of Avonturen • In teams van 5-6 personen • Prioriteer 2x de taken van een stuurgroeplid – 1x als stuurgroeplid – 1x als projectmanager – De taak met de meeste aandacht krijgt per rol prio 1 • Lijst met taken en toelichting liggen klaar • Lever de prioriteitenlijst in voor analyse • Tijd: 30 minuten 21
BREAK
22
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
23
Opdrachtgever … Projectmanager … O
PM
Issue & Risk Management Voortgangsbewaking Focus op Baten & Zakelijke rechtvaardiging Verankering in de omgeving Quality & Resultaat In lijn met de strategie
24
Senior-User en projectmanager … SU
PM
Issue & Risk Management Focus op Eindresultaat & Realisatie Baten Ontwerp & Realisatie Continuïteit Bedrijfsvoering Beschikbaarheid van mensen & middelen Informeren & Adviseren gebruikersorganisatie
25
Senior-Supplier en projectmanager … SS
PM
Issue & Risk Management Informeren & Adviseren leveranciersorganisatie Haalbaarheid & Beoordeling Levensvatbaarheid Resources Kwaliteit & Resultaat
26
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
27
Workshop in de Praktijk • Pilot met een stuurgroep binnen een grote telecom provider in Nederland • Interviews met – De opdrachtgever – De Senior Supplier – 3 Senior Users – De projectmanager • Workshop met resultaten ter afsluiting 28
Opdrachtgever en projectmanager zitten veelal op één lijn Project management team
2
2
Issues en risico's versus BC
1
3
Besluiten over issues en risico's
5
1
Voortgangsbewaking
3
5
Projectvoorstel en Business Case
4
11
Financiering
9
4
Stuurgroepvergaderingen
6
6
Escalatie bij overschrijding
7
9
Aansluiting bij strategie
8
7
Batenreviews
10
12
Aanpak en kwaliteit van resultaat
11
8
Overdracht batenreviews
13
10 29
Opdrachtgever en projectmanager zitten veelal op één lijn in sturing Project management team
2
2
Issues en risico's versus BC
1
3
Besluiten over issues en risico's
5
1
• Opdrachtgever en PM besteden veel aandacht aan: – De juiste persoon op de juiste plaats – Operationele sturing • Er wordt ‘dicht op de bal’ gespeeld. 30
Opdrachtgever en PM hebben minder aandacht voor aanpak Escalatie bij overschrijding
7
9
Aansluiting bij strategie
8
7
Batenreviews
10
12
Aanpak en kwaliteit van resultaat
11
8
Overdracht batenreviews
13
10
• Opdrachtgever en PM hebben beperkt aandacht voor: – Escalaties – Aansluiting bij strategie • Opdrachtgever en PM besteden weinig aandacht aan: – tactische aansturing van leveranciers en gebruikers – project aanpak – leveranciers/gebruikers aanspreken op hun verantwoordelijkheid
31
De Senior Users stellen grotendeels dezelfde prioriteiten SU1
SU 2 SU 3
PM
Focus op eindresultaat
1
8
1
2
Ontwerp & realisatie
2
2
7
5
Oplossen meningsverschillen
3
12
3
6
Realisatie baten
4
9
5
7
continuïteit bedrijfsvoering
5
1
2
9
Productbeschrijvingen
6
5
11
10
Beoordeling producten
7
7
8
8
Beschikbaarstellen mensen/middelen
8
11
12
3
Projectborging
9
4
9
4
Informeren en adviseren gebruikersorganisatie
10
3
4
11
Batenreviews
11
10
6
32
Issues en risico's
12
6
10
12 1
Senior Supplier en projectmanager vullen elkaar aan Informeren van leveranciers-management
1
11
Product-beschrijvingen
2
9
leveranciers-aspecten
3
7
beoordelingsmethoden
4
8
realisme van voorstellen
5
2
Projectborging
6
6
levensvatbaarheid
7
4
resources van leveranciers
8
3
Kwaliteitsprocedures
9
10
issues en risico’s
10
1
meningsverschillen
11
5 33
Conclusies van de Stuurgroep • 'Het is goed om te reflecteren op eigen werk.‘ • 'Op dat punt moeten we meer gaan doen.‘ • 'Ik dacht dat mijn collega dat hoger op zijn lijstje zou hebben, ik zal er meer aandacht aan besteden.'
34
Agenda • Inleiding • Projectbesturing • Workshop Sturen of Avonturen BREAK • Conclusies Workshop • De workshop in de praktijk • Afronding BORREL
35
Afronding • Een stuurgroep stuurt nooit vanzelf (of als ze dat wel doen, vaak niet de kant op die jij met je project wilt). • Een beetje bewustwording voor hun taken kan geen kwaad. Deze kan door dit tool op ‘speelse wijze’ worden bijgebracht. • Een Prince2 cursus voor opdrachtgevers kan altijd nog!
36
Prijsvraag • Wie bedenkt de beste naam voor dit tool. • Voorstel (met je naam) inleveren tijdens de borrel.
• Fles wijn als beloning! 37
Bedankt voor jullie aandacht!
Namens Ordina Projectmanagement: Saskia Giebels Otto van Kleef Gert van de Krol Paul Hesselman 38 Bart Damen
Sponsors IPMA-NL Hoofdsponsors
Jaarsponsors
39
