STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU

STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)

Program: Integrovaný operační program Výzva: 06 – Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích Žadatel: Město Jičín

Květen 2010

1

2

Úvod ....................................................................................................................................................... 8 1.1

Základní informace k projektu .......................................................................................................................8

1.2

Účel, pro který je studie proveditelnosti zpracována a k jakému datu ........................................................10

1.3

Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby ......................................................................10

1.4

Investor ........................................................................................................................................................10

1.5

Cílové skupiny projektu ................................................................................................................................ 10

Rekapitulace výsledků studie.................................................................................................................. 12 2.1

3

4

Manažerský souhrn...................................................................................................................................... 12

Současný stav a historie projektu............................................................................................................ 13 3.1

Strategie a cíle .............................................................................................................................................13

3.2

Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu ...............................................................................16

3.3

Charakteristika projektu ..............................................................................................................................17

3.4

Varianty řešení .............................................................................................................................................19

3.5

Etapy projektu..............................................................................................................................................19

3.6

Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP ........................................................................................20

Analýza poptávky a koncepce marketingu ............................................................................................... 22 4.1 Analytická část .............................................................................................................................................22 4.1.1 Analýza poptávky výstupů projektu .....................................................................................................22 4.1.2 Definice nabídky výstupů projektu ......................................................................................................22 4.2 Návrhová koncepční část .............................................................................................................................23 4.2.1 Marketingová strategie........................................................................................................................24 4.2.2 Marketingový mix ................................................................................................................................25 4.2.3 Koncepce odbytu .................................................................................................................................27

5

6

7

Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti ................................................................................. 29 5.1

Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k provozování služeb ........................29

5.2

Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP ..................29

Lokalita a okolí ...................................................................................................................................... 30 6.1

Umístění projektu ........................................................................................................................................30

6.2

Životní prostředí v jeho okolí ........................................................................................................................31

6.3

Stav technické infrastruktury .......................................................................................................................32

6.4

Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení ...............................................................32

Technické řešení .................................................................................................................................... 34 7.1

Specifikace zadání pro TC.............................................................................................................................34

7.2

Obecné požadavky na Datové centrum .......................................................................................................34

7.3

Ostatní vstupy pro budování TC ORP ...........................................................................................................34

7.4

Vlastní koncept řešení .................................................................................................................................. 35

Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)

Strana 2 (celkem 161)

7.4.1

Návrh a popis architektury řešení ........................................................................................................35

7.5 Porovnání variant technologických řešení TC ORP:......................................................................................42 7.5.1 Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů ..........................................................................................42 7.5.2 Výhody a nevýhody jednotlivých řešení ..............................................................................................43 7.5.3 Analýza technických a bezpečnostních rizik ........................................................................................44 7.6 Doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace ..............49 7.6.1 Specifikace zadání technického řešení ................................................................................................49 7.6.2 Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu ...............................................................54 7.6.3 Požadavky na dodavatele a provozovatele TC .....................................................................................54 7.7 Provozní zajištění TC ....................................................................................................................................54 7.7.1 Potřebné energetické a materiálové toky ...........................................................................................54 7.7.2 Záruky a servis .....................................................................................................................................54 7.7.3 Údržba a nákladnost oprav ..................................................................................................................55 7.7.4 Údaje o životnostech jednotlivých zařízení..........................................................................................55 7.7.5 Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení ................................................................................55 8

Organizace a režijní náklady ................................................................................................................... 56 8.1

Organizační model investiční fáze ...............................................................................................................56

8.2

Provozní model ............................................................................................................................................56

8.3

Role všech organizací v projektu ..................................................................................................................56

8.4

Organizace výběrových řízení ......................................................................................................................57

8.5

Právní opatření nutná pro realizaci projektu ...............................................................................................57

8.6 Popis obsahu provozních směrnic technologického centra a dalšího ICT vybavení a smluvních ujednání (návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele ...............................................................................58 9

Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci ..................................................................................................... 61 9.1

Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu ....................................61

9.2

Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti ...............................................................................62

10

Realizace projektu, časový plán ........................................................................................................... 64

10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu ............................................................64 10.1.1 Povinné požadavky ..............................................................................................................................64 10.2 11

Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu ........................................................66 Finanční analýza projektu, finanční plán .............................................................................................. 68

11.1

Zajištění dlouhodobého majetku .................................................................................................................68

11.2

Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) – vymezení struktury a velikosti oběžného majetku ............69

11.3

Přehled celkových nákladů v investiční fázi .................................................................................................69

11.4

Přehled celkových nákladů v provozní fázi ...................................................................................................72

11.5

Příjmy provozní fáze.....................................................................................................................................73

11.6

Finanční plán investiční a provozní fáze.......................................................................................................74

11.7

Přehled financování projektu .......................................................................................................................74

11.8

Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů ..............................................................................................74

11.9

Závěry finanční analýzy................................................................................................................................ 76



12

Ekonomická analýza projektu ............................................................................................................. 78

12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu pomocí sociálně ekonomické analýzy nákladů a užitku a citlivostní analýzy .....................................................................................................................................................................78 12.1.1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku ...................................................................................78 12.1.2 Citlivostní analýza ................................................................................................................................81 12.2

Doporučení vybrané varianty.......................................................................................................................81

12.3

Doporučení vybrané varianty.......................................................................................................................81

12.4

Závěry ekonomické analýzy .........................................................................................................................82

13 13.1 14

Analýza rizik ....................................................................................................................................... 83 Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění ..................................83 Udržitelnost projektu ......................................................................................................................... 89

14.1

Institucionální rovina ...................................................................................................................................89

14.2

Finanční rovina.............................................................................................................................................89

14.3

Provozní rovina ............................................................................................................................................89

15

Závěr ................................................................................................................................................. 90

15.1

Shrnutí výsledků ...........................................................................................................................................90

15.2

Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .......................................................................90

15.3

Popis postupu návazných projektů ..............................................................................................................90

15.4

Závěry a doporučení..................................................................................................................................... 91

16

Zadávací dokumentace ....................................................................................................................... 93

16.1

Zadávací dokumentace k vyhlášení výběrového řízení na zhotovitele projektu ..........................................93

16.2

Řádný položkový rozpočet ...........................................................................................................................93

16.3

Výkaz výměr .................................................................................................................................................93

17

Elektronická spisová služba ................................................................................................................. 94

17.1 Úvod .............................................................................................................................................................94 17.1.1 Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby ..............................................................94 17.1.2 Cílové skupiny projektu........................................................................................................................94 17.2 Současný stav a historie projektu ................................................................................................................95 17.2.1 Zvažované varianty řešení ...................................................................................................................95 17.2.2 Etapy projektu .....................................................................................................................................96 17.3 Funkční požadavky na vybrané spisové služby.............................................................................................96 17.3.1 Definice dalších požadovaných funkcí .................................................................................................97 17.4 Poptávka a nabídka, Analýza trhu – nabídka služeb ...................................................................................98 17.4.1 Varianty poptávaného řešení ..............................................................................................................98 17.4.2 Doporučená varianta řešení ..............................................................................................................100 17.4.3 Orientační nabídka na trhu ................................................................................................................103 17.5 Organizace a režijní náklady ......................................................................................................................103 17.5.1 Organizační model .............................................................................................................................103 17.5.2 Provozní model ..................................................................................................................................104 17.5.3 Role všech organizací v projektu........................................................................................................104 17.5.4 Organizace výběrových řízení ............................................................................................................104 Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


17.5.5

Smluvní ujednání (návrh SLA) pro provozované komponenty...........................................................104

17.6 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci .......................................................................................................104 17.6.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu .........................104 17.6.2 Struktura mzdových nákladů .............................................................................................................105 17.7 Realizace projektu, časový plán .................................................................................................................105 17.7.1 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu..............................................105 17.8 Finanční analýza projektu, finanční plán ...................................................................................................107 17.8.1 Přehled celkových nákladů v investiční fázi .......................................................................................107 17.8.2 Přehled celkových nákladů v provozní fázi ........................................................................................107 17.8.3 Příjmy provozní fáze ..........................................................................................................................108 17.8.4 Závěry finanční analýzy ......................................................................................................................108 17.9

Analýza rizik v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění ....................................109

17.10 Udržitelnost projektu .............................................................................................................................111 17.10.1 Institucionální rovina .....................................................................................................................111 17.10.2 Finanční rovina...............................................................................................................................111 17.10.3 Provozní rovina ..............................................................................................................................112 17.11 Závěr ......................................................................................................................................................113 17.11.1 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .........................................................113 17.11.2 Závěry a doporučení ......................................................................................................................113 18

Studie proveditelnosti – vnitřní integrace MěÚ Jičín........................................................................... 115

18.1 Úvod ...........................................................................................................................................................115 18.1.1 Základní informace k projektu ...........................................................................................................115 18.1.2 Účel zpracování ..................................................................................................................................115 18.1.3 Identifikační údaje předkladatele ......................................................................................................116 18.1.4 Investor ..............................................................................................................................................116 18.1.5 Cílové skupiny projektu......................................................................................................................116 18.2 Rekapitulace výsledků studie .....................................................................................................................117 18.2.1 Obsah studie ......................................................................................................................................119 18.3 Současný stav a historie projektu ..............................................................................................................120 18.3.1 Strategie a cíle ...................................................................................................................................120 18.3.2 Informace o vývoji projektu a jeho současném stavu .......................................................................120 18.3.3 Charakteristika projektu ....................................................................................................................120 18.3.4 Varianty řešení vnitřní integrace úřadu .............................................................................................122 18.3.5 Etapy projektu ...................................................................................................................................122 18.3.6 Návaznost na další projekty v rámci výzvy IOP ..................................................................................122 18.3.7 Návaznost na další projekty v rámci výzvy OP LLZ .............................................................................123 18.4 Analýza poptávky a koncepce marketingu ................................................................................................124 18.4.1 Analytická část ...................................................................................................................................124 18.4.2 Návrhová koncepční část ...................................................................................................................124 18.5 Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti ..................................................................................124 18.5.1 Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek ..................................................................124 18.5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy ..................................................................125 18.6 Lokalita a okolí ...........................................................................................................................................126 18.6.1 Umístění projektu ..............................................................................................................................126 18.6.2 Životní prostředí v okolí .....................................................................................................................126 18.6.3 Stav technické infrastruktury .............................................................................................................126 18.6.4 Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení ....................................................126 18.7

Technické řešení .........................................................................................................................................127



18.7.1 18.7.2 18.7.3 18.7.4

Vlastní koncept řešení .......................................................................................................................127 Porovnání variant technologických řešení .........................................................................................134 Doporučení upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace .....135 Provozní zajištění ICT vybavení ..........................................................................................................137

18.8 Organizace a režijní náklady ......................................................................................................................138 18.8.1 Organizační model investiční fáze .....................................................................................................138 18.8.2 Provozní model ..................................................................................................................................138 18.8.3 Role všech organizací v projektu........................................................................................................138 Město Jičín .........................................................................................................................................................138 Česká republika..................................................................................................................................................138 18.8.4 Organizace výběrových řízení ............................................................................................................138 18.8.5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu .....................................................................................138 18.8.6 Popis obsahu provozních směrnic a smluvních ujednání pro jednotlivé provozované části/subdodavatele TC .....................................................................................................................................139 18.9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci .......................................................................................................139 18.9.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu ...................................................................................139 18.9.2 Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti .....................................................................140 18.9.3 Struktura mzdových nákladů .............................................................................................................140 18.10 Realizace projektu, časový plán .............................................................................................................140 18.10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu..............................................140 18.10.2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu ..........................................140 18.11 Finanční analýza projektu, finanční plán ...............................................................................................141 18.11.1 Zajištění dlouhodobého majetku ...................................................................................................142 18.11.2 Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) ................................................................................142 18.11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi ...................................................................................142 18.11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi ....................................................................................142 18.11.5 Příjmy provozní fáze ......................................................................................................................143 18.11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze ........................................................................................143 18.11.7 Přehled financování projektu.........................................................................................................143 18.11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů ................................................................................144 18.11.9 Závěry finanční analýzy ..................................................................................................................144 18.12 Ekonomická analýza projektu ................................................................................................................144 18.12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu ...............................................................................................145 18.12.2 Doporučení vybrané varianty ........................................................................................................145 18.12.3 Závěry ekonomické analýzy ...........................................................................................................145 18.13 Analýza rizik ........................................................................................................................................... 146 18.13.1 Projektová rizika ............................................................................................................................146 18.13.2 Technická a realizační rizika ...........................................................................................................147 18.13.3 Legislativní a organizační rizika ......................................................................................................148 18.13.4 Ekonomická a investiční rizika .......................................................................................................148 18.14 Udržitelnost projektu .............................................................................................................................149 18.14.1 Institucionální rovina .....................................................................................................................149 18.14.2 Finanční rovina...............................................................................................................................149 18.14.3 Provozní rovina ..............................................................................................................................149 18.15 Závěr ......................................................................................................................................................150 18.15.1 Shrnutí výsledků.............................................................................................................................150 18.15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .........................................................150 18.15.3 Popis postupu návazných projektů ................................................................................................150 18.15.4 Závěry a doporučení ......................................................................................................................150 19

Příloha 1 – Analýza současného stavu ............................................................................................... 152



19.1.1 19.1.2 19.2

Dotazy k řízení chodu úřadu – správa organizační struktury (tajemník) ...........................................152 Důležité SW funkce ............................................................................................................................156

Potřeby z pohledu úřadu, směřující k problematice vnitřní integrace .......................................................158

19.3 datové podklady ........................................................................................................................................ 159 19.3.1 IS ve správě ÚMČ ...............................................................................................................................159 19.3.2 Agendy nepodpořené IS.....................................................................................................................160 19.3.3 Záměry na pořízení nebo vytvoření nových ISVS ...............................................................................160 19.4

Architektura SW ......................................................................................................................................... 160

19.5

Architektura HW ........................................................................................................................................ 161

19.6

Definice problémů systému a hodnocení jejich závažnosti ........................................................................161



1

Úvod

Tento dokument rozpracovává záměr budování Technologického centra a elektronické spisové služby Obce s rozšířenou působností Jičín (dále jen ORP), který je schválen Radou města i Zastupitelstvem města (usnesení Rady města č. 77 a ve stejném znění i Usnesení Zastupitelstva města č.19 ze dne 15.6.2009): „1. Žádost o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu na Technologická centra a elektronické spisové služby v území a finanční spoluúčast města ve výši 15% z dotace max. výše 4 000 000,- Kč a podmínky pro poskytnutí dotace; 2. Dohodu o partnerství k projektu „Technologická centra a elektronické spisové služby“ mezi městem Jičín a Královéhradeckým krajem, IČ 70889546 a s tím související finanční spoluúčast Jičína max. do výše 20.000 Kč 3. Předložení individuálního projektu v rámci Operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost na IP 4.1 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností a finanční spoluúčast města ve výši 15% z dotace max. výše 2 779 000,- Kč a podmínky pro poskytnutí dotace.“). Dále Rada města Jičín schválila dne19.5.2010 rozšíření podání žádosti i o část III. Vnitřní integrace úřadu do výzvy č. 06 IOP V případě poskytnutí podpory bude předložen Radě a zastupitelstvu města návrh na navýšení prostředků vyčleněných na projekt, aby byla zajištěna hladká realizovatelnost projektu. Dokument je realizován na základě uzavřené dohody o partnerství k projektu Technologické centrum a spisové služby Královéhradeckého kraje. Východiskem pro zpracování studie proveditelnosti je výzva IOP č. 06 - „ROZVOJ SLUŽEB EGOVERNMENTU včetně příslušných příloh, vyhlášená Odborem strukturálních fondů MV ČR

V OBCÍCH“

Zdroje dat pro zpracování této studie: 1. Studie proveditelnosti „Studie proveditelnosti technologického centra a elektronické spisové služby ORP Jičín“ zadaná Královéhradeckým krajem 2. Studie proveditelnosti „Studie proveditelnosti Vnitřní integrace úřadu Města Jičín“ zpracovaná spol. Autocont z 18.5.2010 3. Informace poskytnuté zaměstnanci MěÚ Jičín Studie proveditelnosti je zpracována dle metodiky výzvy IOP č. 06, ke dni 30.5.2010

1.1

Základní informace k projektu

Název:


Zkratka:

TC ORP

Projekt je součástí projektu regionálních center, tzv. eGON center, která mají složku technologickou, vzdělávací a administrativní. Takto pojatá centra se stávají výrazným nositelem a šiřitelem znalostí konceptu eGovernment v regionech. Realizací eGON center se vytváří koncept rozvoje IS podle místních a regionálních podmínek v technologické oblasti i v oblasti provozního a personálního zajištění jeho rozvoje. Projekt zřízení technologického centra ORP, včetně zajištění povinných služeb poskytne potřebnou technologickou infrastrukturu pro provoz: spisových služeb včetně pracovních datových úložišť, elektronické spisovny a rozhraní na datové schránky ve vazbě na implementaci zákona 300/2008 Sb., o Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, typových projektů samospráv systémových služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí, centrálních projektů, zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů, Garant projektu: Lokalita: Doba realizace: Doba udržitelnosti: Rozpočet projektu:

Město Jičín Město Jičín, území spadající pod obec s rozšířenou působností Jičín (76 obcí) 3/2010 (přípravná fáze) – 6/2011 (ukončení celého projektu) 5 let 6 324 356,78 Kč (včetně DPH) – celý projekt Z toho: 3 293 099,60 – I. část Technologické centrum ORP Jičín 1 670 772,00 – II. část –Elektronická spisová služba 1 529 412,00 – III. Část – Vnitřní integrace úřadu

Hodnotící kritérium

Zdůvodnění záměru

projektového

Odkaz na studii proveditelnosti

Odkaz na žádost o finanční podporu nebo na povinné / nepovinné přílohy žádosti o finanční podporu

Kapitola č. 3.1., 3.2., 3.3., 3.4., 4.2.

Žádost Benefit 7, Kapitola č. 4., str. 8-11

17.1, 17.2 18.3.1,183.2,18.3.3,18.3.4 Vazba na tematickou strategii SA

Kapitola č. 3.1., 17.1, 18.3.1

x

Umístění projektu v Hexagonu veřejné správy

Kapitola č. 3.1., 18.3.2

x

Volba klíčových aktivit

Kapitola č. 3.3., 17.7.1, 18.10.2

Benefit: Kapitola č. 4, str. 9-10

Kapitola č. 3.6., 15.3

x

Kvantifikace cílových hodnot

Kapitola č. 3.3., 18.3.3.6

Benefit: Kapitola č. 11, str. 26

Ekonomický dopad

Kapitola č. 12.1., 17.8, 18.11.8,

x

Technické parametry řešení

Kapitola č. 7, 17.3, 18.7

x

Vazba projektu na centrální řešení

Kapitola č. 3.1., 17.3, 18.7

Kapitola č. 4.

Projektový tým

Kapitola č. 9., 17.6.1, 18.9

Kapitola č. 5.,6.

Finanční náročnost projektu

Kapitola č. 11.1, 11.3, 17.8.1, 18.11.3.

Kapitola č. 13., příloha č. 3 Řádný položkový rozpočet

Partnerství

Kapitola č. 6.4., 8.1, 17.4.2, 18.6.4

Kapitola č. 8.

Řízení rizik (identifikace, návrhy opatření)

Kapitola č. 13., 17.9, 18.13

Kapitola č. 4.

Udržitelnost projektu

Kapitola č. 14, 17.10, 18.14.

Kapitola č. 4.

Horizontální kritéria

Kapitola č. 6.2, 18.6.2,

Kapitola č. 20

Provázanost LZZ

projektu

s OP



1.2

Účel, pro který je studie proveditelnosti zpracována a k jakému datu

Studie proveditelnosti je zpracovávaná za účelem: specifikace záměru vybudování TC ORP z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje, specifikace záměru pořízení elektronické spisové služby nebo upgrade stávající elektronické spisové služby pro potřebu ORP a jí zřizovaných organizací a umožnění přístupu k elektronické spisové službě pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP, prokázání, že pro samotný projekt byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta, prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu, prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti, prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti jeho financování ze strany žadatele po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů. Tento dokument rozpracovává záměr pořízení a implementace: I. část - vybudování technologického centra ORP Jičín z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje, II. část - pořízení elektronické spisové služby ORP Jičín pro MěÚ Jičín, jím zřizované organizace, partnerské obce nacházející se na území ORP a jimi zřizované organizace III. část - vytvoření vnitřní integrace systémů pro ORP Jičín

1.3

Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby

Název organizace: IČ: Adresa: Telefon: E-mail: Web: Kontaktní osoba:

1.4

Město Jičín 00271632 Žižkovo nám.18, 50601 Jičín +420 493 545 470 [email protected] www.mujicin.cz Ing. Petr Brunner, vedoucí oddělení informatiky

Investor

Investor záměru je: Název organizace: IČ: Adresa: Telefon: E-mail: Web: Kontaktní osoba:

1.5

Město Jičín Město Jičín 00271632 Žižkovo nám.18, 50601 Jičín +420 493 545 470 [email protected] www.mujicin.cz Ing. Petr Brunner, vedoucí oddělení informatiky

Cílové skupiny projektu

Mezi cílové skupiny patří: •

ORP Jičín jakožto garant realizace a provozovatel TC, zároveň jako konzument služeb poskytovaných TC,

•

zřizované a zakládané organizace ORP Jičín jakožto konzument služeb poskytovaných TC,

•

obce a jimi zřizované organizace ve správním území ORP, jakožto partneři projektu a zároveň jako konzumenti služeb poskytovaných TC,



•

sekundárně občané prostřednictvím regionálních služeb TC, které budou realizovány po vytvoření TC ORP, přičemž TC ORP vytváří infrastrukturu pro jejich realizaci.



2 Rekapitulace výsledků studie Rozsah a obsah studie proveditelnosti je dán doporučenou osnovou, která je součástí příručky žadatele o finanční podporu v rámci výzvy č. 06 Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, „ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ pro část I - Zřízení Technologického centra obce s rozšířenou působností, včetně zajištění povinných služeb a část II - Pořízení elektronické spisové služby Obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve správním obvodu obce s rozšířenou působností. V úvodu je představen předkladatel a garant projektového záměru Technologického centra a elektronické spisové služby ORP Jičín, projektový záměr a cílové skupiny projektu. Popis současného stavu a historie projektu je zaměřen na informace o vývoji projektu, jeho strategickém rámci a návaznosti na další celostátní a regionální projekty. Koncepce marketingu je zpracována s ohledem na cílové skupiny tak, aby tyto skupiny cíleně a efektivně oslovila a zároveň byla plně v souladu s požadavky dotačního titulu. Byl charakterizovány a popsány dostupné hmotné dodávky potřebné k provozování služeb a navrženy základní požadavky, parametry a kritéria výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP. Umístění projektu je pospáno v kapitole Lokalita a okolí, která prostorově definuje umístění projektu, jeho návaznost na okolí (spádová oblast ORP) a možnosti dané lokality. Technický návrh představuje vlastní koncept a jeho jednotlivé komponenty řešení technologického centra ORP v návaznosti na koncept kraje a provádí vymezení v budoucnu poskytovaných služeb. Na technický koncept navazuje návrh organizačního modelu jak pro etapu výstavby, tak pro etapu provozu (udržitelnosti) projektu. Další kapitola je věnována řešitelskému a organizačnímu týmu z pohledu jeho složení a požadavků na kvalifikaci a zkušenosti jednotlivých členů. Dále je provedena finanční a ekonomická analýza projektu, která prokázala v porovnání s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu) realizovatelnost a společenskou efektivnost (dle všech spočtených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt). V dalších kapitolách je zpracován časový plán projektu s realizací TC ORP do konce roku tak, aby další navazující projekty tzv. regionálních služeb, mohly být následně realizovány (TC ORP vytváří pro tyto projekty technologický rámec), dále je zpracována udržitelnost projektu (60 měsíců) a identifikovány rizika s návrhem jejich eliminace. Závěrečná kapitola je zaměřena na shrnutí výsledků formou vyjádření se k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu a doporučení dalšího postupu.

2.1

Manažerský souhrn

Projekt technologických center (TC) je součástí projektu regionálních center, tzv. eGON center, která mají složku technologickou, vzdělávací a administrativní. Takto pojatá centra se stávají výrazným nositelem a šiřitelem znalostí konceptu eGovernment. Z pohledu umístění v hierarchii veřejné správy se eGON centra dělí na eGON centra na úrovni obecních úřadů obcí s rozšířenou působností (ORP) a na krajských úřadech. Studie vymezuje pojem Technologické centrum a okruhu aplikací, které je možno v Technologických centrech provozovat, a základních podmínek jejich provozu. Návrh odvozujeme od analýz, které proběhly v minulém období, z kterých vyplývá mimo jiné nízká úroveň využití synergických efektů mezi stupni veřejné správy. Zejména z průzkumu projektových záměrů samospráv však vyplývá i snaha měst a obcí III. stupně řešit problémy informatizace komplexně v rámci svého správního obvodu. Cílem projektu je Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


tuto snahu podpořit realizací TC na všech krajích a co největším počtu ORP a umožnit tak obcím lépe naplnit požadavek být dobrým hospodářem. Technologická centra ORP budou určena zejména k provozu systémů spisových služeb včetně pracovních negarantovaných datových úložišť a rozhraní na datové schránky ve vazbě na implementaci zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, typových projektů samospráv, systémových služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí, centrálních projektů, zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů, V Technologickém centru je rovněž možné provozovat pro vlastní potřebu ORP jakékoliv aplikace, primárně však slouží k zajištění informatizace celého správního obvodu. Technologická centra ORP umožní posílit infrastrukturu ICT a podpořit ORP ve snaze o standardizaci IS obcí v rámci správního obvodu a zajištění stanovené úrovně služby.

3 Současný stav a historie projektu 3.1

Strategie a cíle

Cílem TC ORP je vybudování infrastruktury pro provoz systémů:

spisových služeb včetně pracovních negarantovaných datových úložišť a rozhraní na datové schránky ve vazbě na implementaci zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,

typových projektů samospráv,

systémových služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí,

centrálních projektů, zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů.

Strategický rámec projektu TC vychází ze stanovené strategie efektivní veřejné správy dané dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY - Strategie realizace Smart Administration v období 2007–2015, dále na připravovanou realizaci základních registrů veřejné správy a na návrhy typových projektů samospráv. VIZE TECHNOLOGICKÉHO CENTRA ORP Technologické centrum a okruh aplikací, které je možno v Technologických centrech provozovat, je definován na úrovni technologické architektury a infrastruktury pro poskytování regionálních služeb v oblasti eGovernmentu, jako součást eGON centra ORP. Technologická architektura a infrastruktury TC musí tvořit robustní, škálovatelný, bezpečný, stabilní, vysoce dostupný a parametrizovatelný celek s odolností proti výpadkům, umožňující provoz klíčových aplikací a informačních systémů, v nepřetržitém režimu, tj. 5 dní v týdnu a 12 hodin denně. Jednotlivé části infrastruktury TC jsou vzájemně integrovány, řízeny a monitorovány. Mezi klíčové zákazníky, kteří čerpající služby patří: ORP zakládané a zřizované organizace ORP obce Z pohledu klíčových zákazníků čerpající služby TC především z pohledu budoucího rozvoje je dále vhodné uvažovat: stát (prostřednictvím distribuovaných řešení, jako jsou např. základní registry) Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


občané (čerpající služby typu životní situace prostřednictvím samoobslužných kanálů (self care services) další organizace v regionu. TC ORP bude komunikačně propojeno s TC Královéhradeckého kraje. STRATEGIE REALIZACE SMART ADMINISTRATION Vláda vytyčila základní směřování ke zkvalitňování veřejné správy ve strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration). V kontextu projektu technologických center jsou zásadní stanovené strategické cíle:

Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy, což souvisí především s:

vytvářením synergických efektů v budování komplexní infrastruktury v rámci regionu (úroveň kraje, ORP, obce a zřizovaných organizací),

vytvářením standardizovaných prostředí s možností virtualizace,

vytvářením standardizovaných typových aplikací (z pohledu minimálních nároků na funkcionalitu).

realizací vnitřní integrace úřadů

Přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu, což souvisí především s návaznými projekty, tzv. Regionálními službami Technologických center“ jako jsou:

Zřízení nebo update stávající spisové služby na krajích či obcích a Integrace vnitřního chodu úřadu, což souvisí s možností efektivního zjišťování stavu podání a vyřizování případu (vazba na projekt CzechPOINT@home),

Digitální mapa veřejné správy, což souvisí s dostupností mapových podkladů v oblasti účelových katastrálních map, technických map a územně analytických podkladů,

Digitalizace a ukládání dat, včetně zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti,

CzechPOINT@home (portál občana jakožto systém podporující elektronickou komunikaci veřejnosti s VS na lokální – místní úrovni; součástí jsou zpracované životní situace s návazností na elektronické formuláře, rezervační systém schůzek na příslušném úřadě, zjištění stavu podání).

Výše uvedené projekty jsou rozpracovány v dokumentech vycházejících právě ze strategie Smart Administration, především se jedná o Strategii implementace eGovernment do území. Projekt TC ORP má, z pohledu hodnocení prováděného podle vrcholů HEXAGONu, dopad do všech vrcholů:



Obrázek 1 Vrcholy Hexagonu TC ORP

legislativa (vybudování infrastruktury bude využito pro naplnění realizace řešení v oblasti spisové služby a archivace / zákon o archivnictví a spisové službě, datových schránek / zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, základních registrů / zákon o základních registrech. Realizace projektu přispěje k optimalizaci regulatorní, legislativní zátěže vyplývající z zákonů, vyhlášek a nařízeních. Projekt přispěje ke zjednodušení, zefektivnění a urychlení chodu úřadu z pohledu dodržování postupů daných zákony, vyhláškami a nařízeními

organizace (podpora jednotlivých činností je zajišťována na úrovni, kde se její realizace jeví jako nejvhodnější (kompetence, kapacity, znalost apod. - z tohoto důvodu jsou různé povinné služby poskytovány na různých úrovních pro různé klienty, v případě TC ORP lze zmínit např. provoz spisových služeb pro zřizované organizace, provoz negarantovaného úložiště pro obce atd.). Aktivity projektu přinesou zásadní změnu organizace výkonu veřejné správy ze současných procesů na efektivní elektronické procesy. Dále projekt řeší efektivní vynakládání veřejných prostředků potřebných pro provoz úřadu. Realizací projektu dojde k naplnění požadavku efektivní veřejné správy – „obíhají informace, nikoli občan, úředník“. Provedením organizačních změn dojde k zefektivnění procesů Úřadu, zvýší se celková kvalita a rychlost jeho služeb poskytovaných občanům a organizacím a jejich spokojenosti. Dojde ke snížení duplicity činností.

občan (dopad na občana zejména při realizaci služby TC ORP Portál občana CzechPOINT@home, což souvisí zejména s dostupností a transparentností informací). Zaměření projektu a jeho opatřeních přinese ve svém důsledku zvýšení přidané hodnoty veřejné správy z pohledu občana, respektive dojde ke zvýšení komfortu občana ve smyslu poskytovaných služeb – usnadnění styku občana s veřejnou správou, transparentnost jednání a úkonů.

úředník (dopad na úředníka příp. politika je opět v navazujících projektech, jako je Spisová služba, Vnitřní integrace úřadu a další). Vazba projektu na prvek „úředník“ je velmi silná. Úředník hraje důležitou roli v celém procesu implementace technologického centra. Realizací projektu dojde ke zvýšení kvality a efektivity práce zaměstnanců úřadu (úředníků), snížení korupce, zvýšení transparentnosti a efektivity jednotlivých úředních úkonů.

technologie (zásadní dopad pro vytvoření adekvátní infrastruktury pro navazující projekty, bez které by nebylo možno koordinovat aktivity jednotlivých aplikačně nebo datově zaměřených projektů jedná se o zásadní koncepční rámec). ). Informační a komunikační technologie je vnímána i ve veřejné správě jako hlavní zdroj reformy a inovace. Efektivní využívání moderních informačních technologií je jedním z prosazovaných přístupů, které mohou odstranit zbytečnou byrokracii a čas všem uživatelům.Projekt přispěje k zefektivnění procesů veřejné správy, k modernizaci a standardizaci jednotlivých úkonů. Projekt má jednoznačně pozitivní dopad na tento vrchol hexagonu.



finance (synergický efekt nejen v kontextu různorodosti navazujících projektů, ale také z pohledu rozdělení regionu - kraj, ORP). Implementace výstupů projektu přinese zajištění efektivnosti práce Úřadu a snížení nákladů veřejných financí vynakládaných na zajišťované veřejné služby.

STRATEGIE IMPLEMENTACE EGOVERNMENT DO ÚZEMÍ Dokument MV ČR definuje záměry státu při implementaci eGovernmentu do území, a to formou soustavy typových projektů, které je možné a důležité realizovat, aby byly všechny základní strategické dokumenty naplněny. Projekty jsou koncipovány v souladu s Integrovaným operačním programem a Operačním programem lidské zdroje a zaměstnanost. Tím naplňují požadavek odstranění územních disparit vývoje informatizace ČR. STRATEGIE ROZVOJE SLUŽEB PRO „INFORMAČNÍ SPOLEČNOST“ Strategie rozvoje služeb pro „informační společnost“ navazuje na analytické poznatky, rozvíjí a specifikuje cíle v oblasti podpory eGovernment a racionalizace využívání ICT veřejnou správou. Z pohledu koncepce budování TC ORP je zásadní stanovení cíle v oblasti infrastruktury: •

„vytvoření robustní, bezpečné a efektivní infrastruktury, schopné zprostředkovat přístup k datovým zdrojům s potenciálem dalšího rozvoje“.

TECHNOLOGICKÁ CENTRA ORP Projekt TC ORP plně respektuje dokument Technologické centrum obce s rozšířenou působností (Koncept a východiska), který vytváří základní rámec této studie a definuje povinné služby. VAZBA NA CENTRÁLNÍ PROJEKTY Vybrané připravované, nebo probíhající centrální projekty, se svými rozsahy a dopady dotýkají i projektu TC ORP, zejména s ohledem na možné využití infrastruktury pro provozování jejich částečných funkcionalit nebo využití jejich určitých služeb. Některé z nich nejsou dosud definovány tak, aby bylo možno vazbu zcela vymezit. Jedná se zejména o základní registry veřejné správy a centrální místo služeb (CMS).

3.2

Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu

Historie projektu spadá až do doby utváření krajských samospráv a vzniku obcí s rozšířenou působností, kdy na poli informatizace byly vytvořeny základní dokumenty, jejichž cílem bylo nastavit základní rámec ICT. Hlavními východisky projektu jsou: Informační strategie města Jičín Tato atestovaná informační strategie navazuje na globální strategii rozvoje města Jičín. Závěry ze strategie města Jičín jsou čerpány z těchto zdrojů: Programové prohlášení Rady města Jičín na volební období 2006-10 (http://www.mujicin.cz/vismo/dokumenty2.asp?u=5954&id_org=5954&id=585266&query=program ov%E9&p1=28215 ); Strategický plán rozvoje města Jičín (http://www.mujicin.cz/vismo/zobraz_dok.asp?u=5954&id_org=5954&id_ktg=2803&archi v=0&p1=43271 ); Informační strategie a bezpečnostní politika Měú Jičín (http://www.jicin.eu/urad/systemove_pozadavky_jicin.pdf ). Projekt Technologického centra je plně v souladu s vyhlášenou výzvou č. 06 Ministerstva vnitra ČR „ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ (Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní veřejné správě, Oblast podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě). Zpracování studie proveditelnosti zároveň vychází z realizovaného průzkumu mezi obcemi. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Zásadní pro realizaci projektu je požadavek legislativy ‐ novely zákona č. 499/2004 Sb., který zavádí povinnost vést spisovou službu pro územní samosprávné celky a jejich zřizované organizace. V přechodných lhůtách novela obsahuje ustanovení: "Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona".

3.3

Charakteristika projektu

V rámci TC ORP bude infrastruktura připravena na provoz uvedených aplikací a služeb. Na úrovni ORP je nutné zajistit dohled a servis nad provozem po dobu 12 hodin/ 5 dní v týdnu. TCP ORP budou určena k provozu systémů, povinných aplikací: Negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů jako výstupů dat ze systému elektronické spisové služby nebo document management systemu v kapacitě dostatečné pro vlastní potřebu ORP a potřeby všech obcí správního obvodu a jejich organizace. V rámci projektu ukládání a digitalizace dat do ní obce a města ukládají neukončené a neuzavřené spisy v elektronické podobě, tedy jak vlastní, tak přijaté písemnosti spadající do režimu evidence a archivace podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (povinná služba), Elektronická spisová služba, pro vlastní ORP, jí zřízené a založené organizace (povinná služba). Dále je možné TC ORP využít pro provozování aplikací v širokém spektru funkcí systémů samospráv, aplikovaných podle konkrétního realizačního projektu, jakými jsou zejména: Účetnictví, rozpočet, správa aktiv (majetek) , agendové systémy samosprávy. Aplikace centrálních projektů: Agendový systém RUIAN územní identifikace (sběr dat o změnách v území) agendový systém ROB (ohlašovna, matrika), agendový systém RPP (organizační struktura a kompetence). Aplikace systémového charakteru: (budou umístěny podle konkrétních projektů CMS a studie proveditelnosti TCK.) Provoz schránek elektronické pošty, provoz domény, pravidelné zálohování vyhrazeného datového prostoru, základní zabezpečení (firewall, antivir, antispam, zabezpečené přenosové kanály, VPN). V Technologickém centru je rovněž možné provozovat pro vlastní potřebu ORP jakékoliv aplikace, primárně však slouží k zajištění informatizace celého správního obvodu. Na základě výzvy TC ORP byly stanoveny dílčí oblasti následovně: Serverová část Datové úložiště Byly vybrány objektivně měřitelné indikátory, které jsou potřebné k předložení žádosti o dotaci z IOP a k tomuto projektu jsou relevantní a kvantifikovatelné. Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn. je nutné naplnit zvolenou cílovou hodnotu.



Indikátory oblasti 2.1 a jejich kvantifikace: Indikátor Počet úřadů se zavedeným systémem elektronické spisové služby a elektronicky řízeným oběhem dokumentů Počet vybudovaných datových úložišť pro potřeby elektronizace veřejné správy

Měrná jednotka

Současný stav

Stav realizaci projektu

počet

1*

20

počet

0

1

po

Tabulka 1 - Indikátory výstupu projektu

*) MěÚ Jičín v současné době má nainstalován elektronický systém spisové služby. V rámci realizace projektu dojde k upgradu této spisové služby a nákup licencí pro organizace zřizované městem Jičín (11 organizací), které budou využívat hostovanou ESS. Vysvětlení k popisu vybraných indikátorů: Počet úřadů se zavedeným systémem elektronické spisové služby a elektronicky řízeným oběhem dokumentů – indikátor vyjadřuje počet úřadů obcí (všech typů) ve správním obvodu ORP, které využívají elektronický systém spisové služby a elektronicky řízený oběh dokumentů. V rámci aplikace Strategie Smart Administration a elektronizaci veřejné správy se tím rozumí zavedení a používání spisové služby při oběhu dokumentů v úřadu. Počet vybudovaných datových úložišť pro potřeby elektronizace veřejné správy – indikátor vyjadřuje počet vybudovaných a využívání datových úložišť pro potřeby územní veřejné správy ve správním obvodu ORP. To zahrnuje poskytování služeb dalším subjektům veřejné správy podle definovaných podmínek a vazeb. Základní údaje o lokalitě jsou uvedeny v kapitole 6. Lokalita a okolí. Účelem projektu je zvýšení informatizace, zlepšení a rozšíření služeb zákazníkům, zajištění povinných a nepovinných služeb TC. Technologická centra ORP umožní posílit infrastrukturu ICT a podpořit ORP ve snaze o standardizaci IS obcí v rámci správního obvodu a zajištění stanovené úrovně služby. Klíčovými aktivitami projektu jsou: Vypracování studie proveditelnosti Zpracování žádosti o dotaci Výběrová řízení na dodavatele Uzavření partnerských smluv s obcemi Publicita projektu Dodávka technologií a zkušební provoz Provoz TC nejméně po dobu udržitelnosti projektu Podávání pravidelných monitorovacích zpráv Očekávaným přínosem je zlepšení a rozšíření služeb zákazníkům, zefektivnění veřejné správy. Předpokládanými výstupy projektu jsou: Vybudování TC ORP, Zřízení nebo update stávající spisové služby, Negarantované úložiště. Zřízení nebo update stávající spisové služby Jedná se o projekt, jehož realizace paralelně probíhá s budováním TC ORP, přičemž spisová služba bude využívat technologickou infrastrukturu TC. Služba bude poskytována pro: ORP zakládané a zřizované organizace ORP Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


obce ve správním obvodu ORP a jimi zřizované organizace Projekt je řešen včetně zajištění úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů. Negarantované úložiště Negarantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů nevyřízených a neuzavřených spisů v elektronické podobě. Je základem konstrukce TC ORP. Služba je určena pro: ORP zakládané a zřizované organizace ORP obce ve správním obvodu ORP a jimi zřizované organizace

3.4

Varianty řešení

Projekt Technologické centrum ORP je možno řešit v několika variantách:

Nerealizovat TC ORP vůbec (ORP nepodá projekt dle výzvy) – pak by se nesplnily požadavky zákona o spisové službě Nerealizovat TC ORP a pronajmout si jej jako službu (outsourcing) – protože podmínkou pro poskytnutí dotace je nutné vlastnit technologii a příslušné licence, není tato varianta realizovatelná Realizace hlavního i záložního TC ORP vlastními silami v prostorách města – město nemá druhou budovu mimo záplavové území Realizace pouze hlavního TC ORP vlastními silami v prostorách města Realizace hlavního i záložního TC ORP vlastními silami v v zabezpečených prostorách externího správce Realizace pouze hlavního TC ORP vlastními silami v v zabezpečených prostorách externího správce

Z pohledu možnosti využití stávajících zařízení (HW) a SW je jednoznačně problematická nemožnost garance minimální doby udržitelnosti především z pohledu nezajištění smluv o podpoře a servisu existujících zařízení (HW) a SW v délce trvání pěti let.

3.5

Etapy projektu

Projekt bude realizován v rámci dvou etap. Harmonogram realizace je navržen ve třech fázích: Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti a dalších potřebných dokumentů včetně jejich schválení , uzavření potřebných partnerských smluv

Realizační fáze – vypsání veřejné zakázky a vlastní dodávka řešení, implementace a zkušební provoz bude rozděleno do dvou etap: o

o

První etapa zahrnuje a končí dodáním/převzetím HW a SW pro TC ORP od vybraného dodavatele. Po jejím ukončení město Jičín předloží žádost o platbu a vyplacení dotace za první etapu realizace. Druhá etapa zahrnuje kompletní implementaci a zprovoznění TC ORP včetně provedení funkčních testů a nezbytného školení. Po jejím ukončení město Jičín předloží žádost o platbu a vyplacení dotace za druhou etapu realizace.

Provozní fáze – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu Přípravná fáze byla zahájena zpracováním této studie proveditelnosti a žádosti o dotaci (od 1.3.2010). Vlastní realizační fáze bude zahájena po podání příslušného projektu ve 2.čtvrtletí. Projekt je koncipován jako III. Etapový projekt: I. etapa - Dodávka HW pro TC, realizace ESS Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


1.3.2010 – 30.11.2010 Příprava projektu, realizace výběrového řízení, Realizace dodávek HW pro TC a realizace implementace elektronické spisové služby. 1. etapa bude ukončena převzetím HW a SW, poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace. ESS - 1. etapa bude ukončena převzetím licencí SW (upgrade ESS města Jičín i spisovek pro organizace a obce), poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za dodaný SW. II. etapa - implementace HW pro TC a ESS 01.12.2010 - 31.01.2011 Realizace implementace HW pro technologické centrum, zprovoznění všech služeb. 2.etapa bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za zaškolení, zkušební provoz a předání do produktivního provozu, nechá zpracovat audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV. ESS - bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za implementaci ESS, testovací provoz a zaškolení, nechá zpracovat audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV III. etapa - realizace vnitřní integrace úřadu 01.02.2011 - 30.06.2011 V rámci III. etapy projektu bude realizována vnitřní integrace úřadu. Poté dojde k podání závěrečné monitorovací zprávy s žádostí o platbu. Tato etapa je blíže popsána v dalších části této studie – kapitola 18

3.6

Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP

TC ORP je budováno s ohledem na další podporované aktivity IOP, pro které TC ORP vytváří technologické zázemí, jedná se o tzv. regionální služby, mezi které patří především: ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA ORP Jedná se o projekt, jehož realizace paralelně probíhá s budováním TC ORP, přičemž spisová služba bude využívat technologickou infrastrukturu TC. Služba bude poskytována pro: •

obec s rozšířenou působností a jí zřizované organizace,

•

obce a jimi zřizované organizace ve správním obvodu obce s rozšířenou působností, které projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP

Projekt je řešen včetně vazby na negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů. Projekt je v přípravné fázi a je schválený Zastupitelstvem města Jičín. DIGITALIZACE A UKLÁDÁNÍ DAT Digitalizace a ukládání dokumentů je projekt zaměřený na zpracování dokumentů pro potřebu fungování úřadů a dále na záchranu, ochranu a zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti, kterým hrozí nebezpečí fyzického poškození či rozpadu v důsledku jejich častého používání. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


TC ORP navazuje na projekt Digitalizace a ukládání hlavně v rámci propojení s Krajskou digitální spisovnou (KDS), která navazuje na projekty implementace (či rozšíření) elektronické spisové služby u různých subjektů kraje. Krajská digitální spisovna bude zajišťovat správu úředních dokumentů na úrovni kraje v době od uzavření (vyřízení) do skartace či vyřazení do Národního digitálního archivu. Z právního pohledu bude KDS provozována především podle zákon č. 499/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů, Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a další platné legislativy. Projekt je v přípravné fázi. CZECH POINT@HOME Projekt bude zaměřen na efektivnější komunikaci občana s VS včetně služeb typu popisu životních situací a jejich navázání na elektronická podání formou formulářů, rezervace času úředníka, zjišťování stavu případu či informací zveřejněných na elektronické úřední desce. TC ORP je navrženo tak, aby pokrylo předpokládané požadavky na infrastrukturu pro realizaci tohoto projektu. Královéhradecký kraj o tento projekt bude žádat prostřednictvím vyhlášených výzev IOP. Projekt je v přípravné fázi. ORP Jičín dále předpokládá realizaci i projektů v rámci výzev OPLZZ, které mají vazbu na TC ORP. Jsou to zejména: Výzva č. 40 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností V rámci tohoto projektu bylo vytvořeno eGON Centrum obce s rozšířenou působností, zajišťující školení (prostřednictvím vlastních školitelů proškolených Institutem pro místní správu Praha s bezplatným využitím centrálního eLearningového výukového prostředí Institutu pro místní správu Praha) pro vlastní úředníky, vlastní zaměstnance, členy zastupitelstva obce s rozšířenou působností a zaměstnance zřizovaných organizací, kteří budou plnit úkoly spojené s jednotlivými prvky eGovernmentu. Dále pak v rámci svého správního obvodu eGON centrum zajistí školení pro úředníky obcí základního typu a úředníky obcí s pověřeným obecním úřadem, členy zastupitelstev těchto obcí a zaměstnance jimi zřizovaných organizací, kteří budou z těchto prostředků školeni bezplatně. Obec s rozšířenou působností může školit také úředníky, zaměstnance a členy zastupitelstev obcí a zaměstnance organizací jimi zřizovaných, které se nacházejí ve správním obvodu jiné obce s rozšířenou působností v rámci kraje. Projekt je v řešení, žádost na realizaci tohoto projektu již byla podána, Zastupitelstvo ho schválilo. Výzva č. 53 - Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy Cílovými skupinami projektu jsou: • obce s rozšířenou působností, jejich orgány a jimi zřízené nebo založené organizace a jejich zaměstnanci; • politici obcí z rozšířenou působností, včetně volených zástupců; • obce ve správním obvodu dané obce s rozšířenou působností, jejich zaměstnanci; politici a volení zastupitelé V rámci výzvy budou podpořeny projekty zaměřené na zvýšení kvality veřejných služeb prostřednictvím: • aplikace modelu Společný hodnotící rámec (model CAF) • implementace principů projektového a/nebo procesního řízení • strategického plánování a tvorby zásadních koncepcí rozvoje daného samosprávného celku • řízení ekonomiky s akcentem na rozpočtový proces a strategické plánování • vzdělávání ve výše uvedených oblastech. Tento projekt je v přípravné fázi.



4 Analýza poptávky a koncepce marketingu Tato kapitola se zabývá analýzou poptávky a nabídky, jako podklad pro vytvoření marketingové strategie, marketingového mixu a popisu koncepcí odbytu.

4.1

Analytická část

Předmětem této kapitoly je analýza poptávky a nabídky realizace TC ORP. Aby mohla být formulována poptávka po službách TC, je třeba znát, kdo bude cílovou skupinou konzumentů služeb. Mezi klíčové konzumenty služeb budou patřit: ORP zakládané a zřizované organizace ORP obce ve správním území ORP zřizované a zakládané organizace obcí ve správním území ORP stát (prostřednictvím distribuovaných řešení, jako jsou např. základní registry) občané (čerpající služby typu životní situace prostřednictvím samoobslužných kanálů) další organizace v regionu. 4.1.1 Analýza poptávky výstupů projektu Při poptávání zajištění služeb TC ORP byly zohledněny následující vstupy: Stávající stav technické architektury a infrastruktury ORP. Výzva IOP č. 06 na rozvoj služeb eGovernmentu v obcích. Koncepce a východiska realizace technologických center popsaná v dokumentu MV ČR „Technologické centrum obce s rozšířenou působností (Koncept a východiska)“. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, výzvy číslo 06 na rozvoj služeb eGovernmentu v obcích, včetně souvisejících příloh. Výsledek průzkumu požadavků na zajištění služeb TC ORP. Poptávka na vybudování technologického centra ORP je zaměřena zejména na:

vytvoření robustní platformy (HW, SW, virtualizace) a nezbytné síťové infrastruktury

poskytování povinných služeb, které lze rozdělit na služby:

Negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů jako výstupů dat ze systému elektronické spisové služby nebo document management systému v kapacitě dostatečné pro vlastní potřebu ORP a potřeby všech obcí správního obvodu a jejich organizace. (povinná služba)

Elektronická spisová služba, pro vlastní ORP, jí zřízené a založené organizace (povinná služba)

Další typové projekty – služby ORP a obcí ve správním obvodu ORP

Z příručky pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1 vyplývají i další požadavky na informování o projektu a propagaci projektu. Závazná pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření, kterými se musí příjemci řídit, jsou v příloze č. 4 této příručky.

4.1.2 Definice nabídky výstupů projektu Nabídka výstupů projektu TC ORP obsahuje:

Poskytování služeb TC ORP pro své zákazníky včetně zajištění synergie s realizovanými či



probíhajícími projekty.

4.2

Zajištění vnitřní organizace a provozu TC.

Zajištění služeb hostované ESS pro zapojené obce a jimi zřizované organizace

Zajištění služeb hostované ESS pro organizace zřizované městem Jičín

Návrhová koncepční část

Na základě výše uvedené analýzy byl stanoven hlavní cíl projektu vytvoření TC ORP: „Vytvoření dostatečné robustní, škálovatelné, bezpečné, stabilní, vysoce dostupné a konfigurovatelné technické infrastruktury, odolné proti výpadkům, která umožňuje provoz klíčových aplikací, informačních systémů a služeb, v režimu 5 dní v týdnu a 12 hodin denně a umožňující jejich integrovatelnost“. Dekompozicí tohoto hlavního cíle byly stanoveny dílčí cíle pro oblasti: HW a síťové infrastruktury Dílčí cíle Zajištění robustnosti řešení Zajištění škálovatelnosti a konfigurovatelnosti řešení Zajištění rozšiřitelnosti Zajištění odolnosti proti výpadkům Možnosti rozložení zátěže Zajištění integrovatelnosti jednotlivých HW komponent Zajištění a garantování dostatečné síťové konektivity TC na okolní subjekty

Popis Prostředí vytvářející velmi kvalitní základ HW infrastruktury Prostředí umožňující nastavovat a konfigurovat jednotlivé komponenty technické infrastruktury TC s ohledem na provozované aplikace Prostředí umožňující rozšiřitelnost / doplňování jednotlivých HW komponent Vybudování stabilního prostředí TC, odolného proti výpadkům a proti chybám Prostředí umožňující rovnoměrně rozkládat zátěž mezi jednotlivé nody Zajištění, aby jednotlivé komponenty technické infrastruktury byly vzájemně kompatibilní Zejména mezi krajským úřadem, zakládanými a zřizovanými organizacemi, ORP, obcemi a dalšími vybranými subjekty

Tabulka 2 – Dílčí cíle, HW a síťové infrastruktury

SW architektury Dílčí cíle Provozování aplikací poskytování služeb Řízení procesů a služeb

orientovaných

na

Popis Provozování aplikací v rámci TC, jejichž vnitřní architektura bude architektura orientovaná na poskytování a konzumování služeb (např. SOA) Řízení aplikačních procesů (aplikačních workflow) prostřednictvím katalogu služeb organizace

Tabulka 3 – Dílčí cíle, SW architektury

Organizace a řízení TC Dílčí cíle

Popis

Zajištění potřebné dostupnosti jednotlivých aplikací a služeb TC Umožnění postupného rozšiřování služeb

Zajištění potřebné dostupnosti aplikací, hostovaných v prostředí TC, na základě uzavřených SLA Umožnění postupného rozšiřování aplikačních a dalších služeb na základě rostoucích požadavků zákazníků TC Garantování, že jednotlivé hostované služby nejsou v rozporu s platnou legislativou Jedná se o zajištění a dodržování všech principů popsaných ve skupině cílů "HW a síťová infrastruktura“ Jednoznačné stanovení odpovědnosti za data v rámci TC . Jednoznačné stanovení odpovědnosti za aplikace a systémové služby provozované v rámci TC Na základě uzavřených SLA smluv, popř. jiných dohod a ujednání.

Garantování poskytování služeb TC v souladu s legislativou Zajištění systémové architektury po celou dobu udržitelnosti TC Zajištění a garantování zodpovědnosti za data Zajištění a garantování zodpovědnosti za aplikace Zajištění a garantování zodpovědnosti za provozované služby Dodržování pravidel a podmínek začlenění a provozování aplikace v rámci TC Udržování pasportu aplikací a služeb provozovaných v rámci TC Zajištění dostatečné kapacity lidských zdrojů pro provoz a údržbu TC Řízení globální architektury TC jako celku

Vydefinování a následné dodržování pravidel a podmínek, za kterých může být aplikace, nebo systémová služba, provozována v rámci TC. Vytvoření a aktualizace seznamu aplikací a služeb, které jsou hostované v prostředí TC. Zajištění dostatečný počet kvalifikovaných lidských zdrojů (pracovníků) pro provoz a správu globální architektury TC Řízení všech vrstev TC. Jedná se zejména o vrstvy: - HW a síťové infrastruktury - aplikační architektury - nabízených služeb



- lidských zdrojů provozující a udržující TC

Tabulka 4 – Dílčí cíle, Organizace a řízení TC

Tyto cíle jsou v plném souladu se strategií budování technologických center - jedním ze třech pilířů eGON center. Způsob, jakým se docílí naplnění jednotlivých dílčích cílů a specifikace metrik měřitelnosti jejich dosažení, již nejsou předmětem tohoto dokumentu a měly by být popsány v informační strategii. 4.2.1

Marketingová strategie

Cílem marketingové strategie je popsat způsob dosažení výše uvedených cílů pro výše definované segmenty zákazníků. Důležitým faktem při budování TC ORP je poskytnout svým zákazníků jasně definovaný rámec kvalitních a dostupných služeb, specifikovaných v rámci SLA. Proto, aby mohly být služby TC ORP zajištěny v odpovídající kvalitě (jako je dostupnost služby, doba její odezvy, doba jejího zprovoznění při jejím výpadku, atd.), je nezbytné, aby byly provozovány na robustní, bezpečné a do budoucna rozšiřitelné infrastruktuře a architektuře. Podle cílového segmentu zákazníků lze služby poskytované v rámci TC ORP rozdělit na interní (kde je primárním zákazníkem MěÚ) a externí (obce, zakládané a zřizované organizace obcí a ORP, stát, občané a další organizace v regionu). Mezi interní služby / aplikace poskytované TC ORP patří:

Negarantované úložiště (povinná aplikace)

Elektronická spisová služba (povinná aplikace)

Účetnictví

Rozpočet

Výkaznictví

evidence majetku

evidence autorizované konverze

personalistika

docházka

stavební řízení

místní poplatky

evidence soudních sporů

sociální agenda

sociálně právní ochrana dětí

přestupky

správní řízení

matrika

Volby

legalizace, vidimace

přidělování adres (ČP, ČO, Ulice)

kopie dat centrálních registrů

školská matrika

systém elektronického zadávání zakázek

právní předpisy



schránky el. pošty

vyhrazený datový prostor

virtuální stroje

prostor pro replikaci distrib. systémů

Využití technologie virtuálních desktopů

službu provozu certifikační autority

síťové služby

Mezi externí služby / aplikace TC ORP patří:

4.2.2

Negarantované úložiště (povinná aplikace)

Elektronická spisová služba (povinná aplikace)

CZECHPOINT@HOME / CZECHPOINT@OFFICE

evidence autorizované konverze

správní řízení

legalizace, vidimace

přidělování adres (ČP, ČO, Ulice)

kopie dat centrálních registrů

školská matrika

systém elektronického zadávání zakázek

právní předpisy

schránky el. pošty

vyhrazený datový prostor

virtuální stroje

prostor pro replikaci distrib. systémů

terminal server

službu provozu certifikační autority

síťové služby

Marketingový mix

„Marketingový mix je soubor taktických marketingových nástrojů - výrobkové, cenové, distribuční a komunikační politiky, které firmě umožňují upravit nabídku podle přání zákazníků na cílovém trhu“. Obsahuje a konkretizuje všechny kroky, které organizace dělá, aby vzbudila poptávku po produktu. Tyto kroky jsou rozděleny do čtyř proměnných: •

Produkt (služba) - uspokojuje požadavky zákazníka.

•

Cena - hodnota vyjádřená v penězích, za kterou se produkt prodává (služba poskytuje).

•

Místo - jak se bude produkt prodávat (služba nabízet), včetně distribučních cest, jejich dostupnosti, atd.

•

Propagace - jak se spotřebitel (konzument služby) o produktu dozví.

Následující kapitoly se detailněji zabývají popisem jednotlivých proměnných. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


PRODUKT Produktem (službou) v pojetí TC ORP to jsou především služby provozu elektronické spisové služby splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů a poskytování služeb negarantovaného úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů. Kromě těchto jsou to i další služby spojené s provozem TC ORP (management, monitoring, zálohování, …) a dalších projektů v rámci realizace Strategie implementace eGovernmentu. V rámci kapitoly 4. Analýza poptávky a koncepce marketingu jsou specifikovány jednotlivé zákaznické segmenty a nabízené služby. Jak je uvedeno výše, sada služeb bude provozována na robustní, bezpečné a do budoucna rozšiřitelné infrastruktuře a architektuře splňující cíle popsané v kap. 4.2. Návrhová koncepční část. Tato architektura bude připravena provozovat služby v režimu 12x5, včetně garantování vysokého stupně zabezpečení. Udržitelnost celé infrastruktury a architektury řešení je předpokládána minimálně po dobu 60 měsíců. Detailní popis technické architektury, hostující jednotlivé aplikace, které poskytují sadu služeb, je obsahem kap.7. Technické řešení. Pravidla o poskytování a garantování služeb budou součástí SLA mezi jejich poskytovatelem a konzumentem. V případě poskytování služeb cílovým zákazníkům - občanům (např. služba typu CzechPOINT@home), budou pravidla pro jejich poskytování a garantování zveřejněna prostřednictvím dostupných informačních zdrojů, souvisejících s jejich poskytováním (např. v prostředí webového portálu poskytující danou službu typu CzechPOINT@home). CENA Služby TC budou poskytovány zdarma. Podmínkou pro čerpání dotace z fondu EU na jeho výstavbu je jeho neziskovost. To znamená, že pokud by v budoucnu byla stanovena cena za poskytování vybraných služeb, nesmí dojít k převýšení jejich provozních nákladů. Ty jsou zohledněny v samostatné kapitole 11. Finanční analýza projektu, finanční plán. Partnerské obce se budou účastnit na financování projektu ve výši vlastního podílu 15% na pořízení elektronické spisové služby, případně na úhradě nezpůsobilých výdajů vzniklých při pořízení elektronické služby. Předběžně byla tato spoluúčast odhadnuta na Kč 239 868,- pro všechny obce. MÍSTO TC ORP bude vybudováno v prostorách stávající serverovny města Jičín. Toto centrum bude splňovat následující přísná kritéria na zajištění vyhovujícího umístění, která jsou specifikována v dokumentu „Technologické centrum obce s rozšířenou působností (Koncept a východiska)“: teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%, v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře a teploty, tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace, v prostorách je zajištěn rozvod elektrické energie 230V/50Hz s „bezvýpadkovým“ zálohováním, samostatně jištěný pro rozvaděč nebo prostor a je rovněž zajištěn benzin agregát, vnější ochrana budovy Městskou policií 24 hodin denně a 7 dní v týdnu, jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor, prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody. Veškeré poskytované služby TC ORP budou nabízeny z jednoho místa. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


PROPAGACE Aby byla propagace poskytovaných služeb TC efektivní, je třeba ji zacílit na správný segment zákazníků. Cílem propagace je získat zájem u potenciálního zákazníka využívat služeb TC ORP. Z důvodů velmi podobného charakteru přístupu k poskytovaným službám je možné následující zákaznické segmenty pro účely propagace služeb, sloučit v jeden a to „obce a organizace“. Jde o zákaznické segmenty: Zřizované a zakládané organizace ORP Obce, Zřizované a zakládané organizace obcí. Propagace služeb TC ORP je zaměřena na následující zákaznické segmenty: obce a organizace občané další organizace v regionu EU (primárně z důvodu čerpání dotace na zprovoznění TC ORP) Obce a organizace Klíčové prostředky propagace poskytování služeb TC ORP obcím a organizacím jsou předpokládány: Kampaň - oslovení obcí a organizací cílenou nabídkou za účelem uzavření smluvního vztahu (SLA). Osobní jednání cílené na konkrétní zákazníky - kde budou prezentovány aktuální informace o službách a infrastruktuře TC ORP, o možnostech jeho rozšiřování, apod. Webový portál ORP JIČÍN - obsahující základní informace o TC ORP včetně nabízených služeb formou reklamy. Občané Klíčové prostředky propagace poskytování služeb TC ORP občanům jsou předpokládány: Webový portál ORP - zveřejnění vybraných informací zaměřené na občany (např. dostupnost a spolehlivost služeb CzechPOINT@home, včetně IT podpory řešení životních situací, apod.). Publikování v tisku, odborných časopisech s informacemi o projektu a poskytovaných službách občanům. EU Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření jsou uvedena v příloze č. 4 příručky pro žadatele a příjemce finanční podpory, výzvy IOP č. 6. Bude se jednat zejména o označení pořízené techniky informace o spolufinancování projektu ze zdrojů EU (samolepky) dle podmínek dotačního programu. Dále budou informace o projektu umístěny na webových stránkách obce. Žadatel označí veškerou dokumentaci (VŘ, smlouvy a další) logy programu dle pravidel. Dále bude vyrobena a po ukončení projektu viditelně umístěna informační cedule. Dle Nařízení 1828/2006 čl. 8, odst. 4 a usnesení Vlády ČR č. 1580/2008 bude žadatelem poskytnut souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců dotace. 4.2.3

Koncepce odbytu

TC ORP je budováno za účelem poskytování služeb různým zákaznickým segmentům, jak je popsáno v předchozích kapitolách. Z dotazníkového průzkumu a na základě společného workshopu s jednotlivými ORP v rámci Královéhradeckého kraje se dospělo k závěru, že za účelem pokrytí služeb celého kraje bude Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


vybudováno TC na úrovni kraje a každá z ORP bude budovat své vlastní TC ORP. V rámci přípravy projektu eGon centrum Jičín se uskutečnila jednání s obcemi správního obvodu ORP Jičín, kde byla projednávána jejich účast na projektu a definováno partnerství. Z důvodu zajištění potřebné součinnosti budou s partnery uzavřeny potřebné smlouvy o partnerství vymezující práva a povinnosti jednotlivých subjektů (min. v oblasti vzájemného poskytování služeb a dalšího provozu a rozvoje projektu). Starostové obcí již písemně vyjádřili jejich zájem na využívání služeb TC ORP Jičín – elektronické spisové služby (a to jednak v režimu hostované spisové služby či zájmem o pořízení vlastní spisové služby pro účely obce a jimi zřizovaných organizací).



5

Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti

Předmětem kapitoly je charakteristika a popis dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování služeb a návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP.

5.1

Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k provozování služeb

Z pohledu dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování TC ORP jsou uvažovány pro datovou a aplikační vrstvu následující s přihlédnutím k využití virtualizačních technik: Aplikační servery Disková úložiště SW pro virtualizaci Služba oživení a instalace aplikačního serveru, diskového úložiště

5.2

Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP

Schéma veřejných zakázek: budování TC ORP bude vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných zakázkách, realizována formou podlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení. Základní parametry pro veřejnou zakázku jsou obsaženy v dalších částech této studie.



6 Lokalita a okolí 6.1

Umístění projektu

Charakteristika ORP JIČÍN Správní obvod Jičín leží na severozápadě Královéhradeckého kraje. Na severu a západě sousedí s Libereckým a Středočeským krajem, na jihu s obcemi správního obvodu Nový Bydžov, na východě se správními obvody Hořice a Nová Paka. Správní území zahrnovalo k 31.12. 2004 78 obcí, což je druhý nejvyšší počet v kraji. Od 1.1. 2005 došlo k přesunu obce Staré Smrkovice ze správního obvodu Jičín do správního obvodu Hořice a snížení tak počtu obcí správního obvodu na 77. Na celkovém počtu obyvatel se správní obvod podílí více než 8 procenty, na území kraje 12 procenty a patří mezi největší správní obvody. Ve městech Jičín, Kopidlno, Lázně Bělohrad, Libáň a Sobotka žilo k 31.12. 2004 téměř 60 procent obyvatel správního obvodu. Na pětině území se rozkládají lesy, téměř 70 procent tvoří zemědělská půda. Území se rozkládá v Jičínské pahorkatině, největší řeka Cidlina jím protéká od severozápadu k jihovýchodu. V severní části území se nachází Prachovské skály, brána do Českého ráje, který je naší nejstarší chráněnou krajinnou oblastí. Erozními pochody silně rozčleněné pískovcové útvary tvoří dnes romantická skalní města i řadu samostatných skalních útvarů bizardních tvarů. Jsou opravdových rájem pro horolezce. Území dotvářejí četné prameny s potoky v hlubokých kaňonovitých údolích a rybníky, z nichž mnohé jsou využívány k rekreaci. Centrum správního obvodu město Jičín má své pohádkové kouzlo, a to především díky spisovateli Václavu Čtvrtkovi a jeho loupežníku Rumcajsovi. Každoročně se v Jičíně koná festival „Jičín – město pohádky“ pro malé i velké návštěvníky. Nedaleko od Jičína se nachází lázeňské městečko Železnice. Na východě území nalezneme malebné městečko Lázně Bělohrad. Zdejší bohatá ložiska rašeliny dala základ vzniku slatinných lázní, kde se léčí onemocnění pohybového ústrojí. Na opačném konci území správního obvodu je rodné město Fráni Šrámka Sobotka, z nedalekého čedičovém vrchu na město shlíží barokní lovecký zámeček Humprecht. Jičínsko je málo lidnatý zemědělský kraj s velkým počtem malých obcí (průměrně se 100 obyvateli na obec) a jen s několika malými městy, z nichž největší je Jičín s 16.000 obyvateli. Průměrná hustota obyvatelstva ORP je nízká, méně než 10 na km2. Ve správním celku ORP Jičín je 76 obcí, většina z nich prvního typu. Jejich starostové jsou většinou lidé blížící se důchodu, neuvolnění z funkce, proto mohou úřadovat jen po večerech (typicky od 17 do 19 hodin) a z toho plyne i nízký stupeň informatizace obecních úřadů. Většina obcí si připojení do internetu pořídila teprve v r.2009 a to většinou jen v omezené rychlosti 2 Mb. Bohužel řada obcí nepoužívá ani e-mail a komunikace s nimi je zdlouhavá, neoperativní. Od projektu TC a ESS si slibujeme i zlepšení této komunikace. Školení starostů obcí, jejich zaměstnanců, úředníků, zastupitelů a zřízených organizací začalo v 12/2009 v rámci projektu eGon centra Jičín a doufáme, že i tím se podaří zvýšit informatizaci obcí. Od všech obcí byly vyžádány informace o jejich ESS, konektivitě do internetu a dalších údajích potřebných pro analýzu a tuto studii.



Obrázek 2 - Mapa ORP Jičín

TC ORP bude realizováno v prostorách ORP JIČÍN, na adrese Žižkovo nám. 18, 506 01 JIČÍN. Bude poskytovat sadu služeb pro své zákazníky, zejména pro: Obce – město Jičín a obce na území ORP zakládané a zřizované organizace obcí

6.2

Životní prostředí v jeho okolí

Technologické centrum ORP Jičín bude umístěno v technologické místnosti v budově Žižkovo nám.18 městského úřadu Jičín. V rámci realizace projektu nebudou prováděny žádné stavební úpravy. Tím pádem nebude docházet k překračování požadované meze hlučnosti, ani k znečišťování životního prostředí. Nezbytnou podmínkou provozování technologického centra je jeho zásobování elektrickou energií. Nicméně ani v tomto případě nebude docházet k negativnímu vlivu na životní prostředí. Veškeré obměňované technologické části budou ekologicky zlikvidovány. Realizace projektu nebude mít žádný negativní, ani pozitivní vliv na životní prostředí. Předpokladem pro toto tvrzení je skutečnost, že budované Technologické centrum ORP bude dimenzováno s dostatečným serverovým výkonem, dostatečným diskovým prostorem a dostatečnou propustností komunikační infrastruktury, aby do něj mohly být postupně (případně ihned po vybudování) přesouvány služby provozované ve stávající IT infrastruktuře městského úřadu. Po přesunutí budou odpovídající technické prostředky stávající IT infrastruktury odstaveny. Díky tomu, že navrhované moderní technologie TC ORP budou mít nižší spotřebu elektrické energie, dá se předpokládat, že celková energetická bilance IT infrastruktury zůstane zachována, tzn. nedojde k navýšení spotřeby elektrické energie. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


6.3

Stav technické infrastruktury

Informační infrastruktura a komunikační infrastruktura představují základní pracovní nástroj veřejné správy. Základ informační infrastruktury tvoří technologické centrum ORP. Základem komunikační infrastruktury je síť Internet a jednáme o připojení do KIVS (komunikační infrastrukturu veřejné zprávy na Policii ČR v Balbínově ulici 24, Jičín, kam vede multimodové optické vlákno z budovy Měú).

6.4

Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení

Do projektu budování TC ORP jsou zapojeny následující subjekty: Členové projektového týmu z obcí ORP: obec Lužany, obec Běchary na základě partnerské smlouvy. Projektu se jako konzumenti služeb účastní organizace města Jičín, Měú Jičín, 19 obcí ze správního celku ORP Jičín a jimi zřizované organizace na základě písemného vyjádření o zájmu využívat služby TC ORP. S těmito subjekty bude uzavřena partnerská smlouva o využívání služeb TC ORP. Seznam obcí 1.typu (nemají ani stavební ani matriční úřad), které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu: obec

1. Dřevěnice 2. Kbelnice 3. Konecchlumí 4. Kovač 5. Lužany 6. Ohaveč 7. Ostružno 8. Samšina 9. Sedliště 10. Soběraz 11. Újezd pod Troskami 12. Veliš 13. Vršce 14. Běchary 15. Železnice

telefon

e-mail

web

493 597 235 493 532 824 493 597 148 724 179 875 493 597 178 493 571 785 493 533 030 493 572 101 493 598 161 493 522 024 493 591 195 493 539 662 493 552 223 493 552 235 493 532 934

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

www.podchlumi.cz/kovac www.luzany.cz

www.samsina.onas.cz www.sedliste-jc.cz www.sobrada.cz www.velis.cz www.bechary.cz www.zeleznice.net

Seznam organizací obcí, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:

1. Základní škola a mateřská škola Lužany (zřízená obcí Lužany) 493 597 163

[email protected]

2. Masarykova základní škola (zřízená městem Železnice) 493 532 936

3. Základní škola Sobotka

493 571 539 [email protected]


[email protected] www.zszeleznice.cz (zřízená městem Sobotka) www.zs.sobotka.indos.cz , IČO 71001379


Seznam obcí 1.typu, které požádaly o nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce:

1. obec Podůlší 2. obec Žeretice 3. Obec Bukvice

493 597 125 493 592 330 493 594 277

[email protected] [email protected] [email protected]

www.zeretice.org www.obecbukvice.cz

(Keo) (Keo) (Munis)

Obec 2.typu (má stavební i matriční úřad), která požádala o nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce: 1.Město Sobotka

493 572 201

[email protected]

www.sobotka.cz

(Ginis)

Seznam organizací zřízených městem Jičín, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:

1. Kulturní zařízení města Jičína, IČ: 13584430, 493 531 568

www.kzmj.cz

[email protected]

493 532 451

www.kackojicin.cz

[email protected]

493 531 356

http://1zs.mujicin.cz

[email protected]

493 531 566

http://4zs.jicin.cz

[email protected]

493 532 645

http://www.zusjicin.cz

[email protected]

493 532 046

http://3zs.jicin.cz

[email protected]

493 532 405

www.2zsjc.cz

[email protected]

493544744

www.tsjc.cz

[email protected]

493 533 462

www.sport-jicin.cz

[email protected]

493 546 212

http://www.ssmj.cz

[email protected]

493 532 833

http://knihovna.jicin.cz [email protected]

2. K-klub – středisko volného času, Valdštejnovo nám.99, Jičín, IČ: 71234918, 3. Základní škola a mateřská škola, Jičín,17.listopadu 109, IČ: 70886822 4. Základní škola, Železnická 460, Jičín, IČ: 70886784 5. Základní umělecká škola, Jičín, IČ: 67440690

6. Základní škola, Poděbradova 18, Jičín, IČ: 75019485 7. Základní škola, Husova 170, Jičín, IČ: 70886849 8. Technické služby města Jičín, IČ: 64814467 9. Sportovní zařízení města Jičín, IČ: 70974349 10. Sociální služby města Jičín, IČ: 70888167

11. Knihovna Václava Čtvrtka, Jičín, IČ: 00370967

Seznam obcí a měst, které požádaly pouze o negarantované úložiště dat provozované na TC ORP:

1. 2. 3. 4. 5.

obec Staré Místo městys Podhradí město Lázně Bělohrad město Kopidlno obec Češov

493 534 268 493 532 892 493 792 276 493 552 291 493 555 148


[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

www.antee.cz/staremisto www.obcecr.cz/podhradi www.lazne-belohrad.cz www.kopidlno.cz


7 Technické řešení Předmětem této kapitoly je popis technického řešení TC ORP.

7.1

Specifikace zadání pro TC

Technologická centra budou integrální součástí systému eGovernment, propojeného infrastrukturou KIVS. Implementace eGovernment vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. Na úrovni Krajů a ORP získá informatika výrazně regionální charakter. Technologická centra budou postupně rozšiřována implementací nových funkcí. Technologické centrum ORP využívá výhod „cloud computingu“ jako jsou výkon (sdílení hardwarových prostředků umožňuje lépe přerozdělovat výkon mezi jednotlivé uživatele a služby), bezpečnost (celé datacentrum je zabezpečeno mnohem lépe než jeden počítač), mobilita (uživatel se může k datacentru připojit kdekoliv, nezávisle na platformě). Technologickým základem „cloud computingu“ je virtualizace.

CMS

TC ORP

TC K

TC ORP

7.2

TC ORP

Obecné požadavky na Datové centrum

Datové centrum TC ORP musí splňovat následující minimální požadavky: o bude chráněno proti neoprávněnému přístupu o

teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%

o

v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře, teploty a infra čidlo pohybu. Čidla budou zapojena do rack monitoring systému

o

tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace

o

v prostorách je zajištěn rozvod elektrické energie 230V/50Hz s „bezvýpadkovým“ zálohováním, samostatně jištěný pro rozvaděč, napájení je rovněž zajištěno diesel (benzin) agregátem

o

je zajištěna vnější ochrana budovy vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7 dní v týdnu

o

jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor

o

prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody, mimo bezprostřední dosah produktovodů a jinak kritických míst a leží v místech, kde je možné zabezpečit bezproblémové zásobování elektrickou energií

7.3

Ostatní vstupy pro budování TC ORP o

ORP musí zajistit bezpečnost svého TC

o

TC K bude poskytovat pro TC ORP službu garantovaného úložiště



7.4

Vlastní koncept řešení

Technologické centrum ORP je infrastrukturním základem pro poskytování služeb TC ORP. Cílem je zajištění co nejlepších podmínek provozu informačních systémů v režimu 12x5 hodin.

TC ORP vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro provozování aplikací a služeb. TC ORP bude integrováno s TC K na úrovni distribuce dat, aplikací a služeb navázaných na CMS (na obrázku nahoře TC C). Technologické centrum zahrnuje následující vrstvy: o Komunikační infrastruktura – zajišťuje komunikaci vrstev TC uvnitř i vně o

Systémová infrastruktura – zajišťuje výpočetní výkon a prostor pro ukládání dat aplikací a služeb

o

Systémové služby – zajišťují spolupráci mezi jednotlivými systémy, zajišťují bezpečný přístup ke službám a aplikacím, apod.

o

Aplikační vrstva – obsahuje aplikační logiky hostujících aplikací, včetně databázových serverů

o

Bezpečnost – zajišťuje minimalizaci možných bezpečnostních incidentů

o

Servis, podpora a řízení infrastruktury TC ORP

o

Klientská – zohledňuje a reprezentuje klientovi služby a jeho uživatelské rozhraní

7.4.1

Návrh a popis architektury řešení

7.4.1.1 Současný stav V současné době je technologická místnost Města Jičín vybavena několika servery s operačními systémy Windows a Linux. Připojení do Internetu je zabezpečeno sw firewallem. Antivirovou ochranu, antispyware, antispam a antimalware řeší produkt AVG. Antispam řeší také produkty Amavis a SpamAssassin. Internetová konektivita je dostatečná – 50Mbs fullduplex po optice (záložní připojení je realizováno technologií WIFI 30Mbs ).



Některé vyjmenované sw položky budou využity pro budování Technologického centra Města Jičín: produkt AVG je dostačující a bude využit při budování TC ORP. 7.4.1.2 Datové centrum ORP Vzhledem k prostorovým možnostem MěÚ Jičín bude vybudováno jedno nové Datové centrum pro účely TC ORP. Všechny důležité komponenty řešení TC ORP budou koncipovány jako redundantní. Principielně je schéma takto budovaného TC ORP na následujícím obrázku:

Místnost Datového centra TC ORP Jičín bude ve stávající serverové místnosti na adrese: Žižkovo náměstí 18, Jičín 506 01, místnost 303, kam budou umístěny tři servery a jedno diskové pole, dva Ethernet L3 switche, VPN router. Dále bude zapojen stávající benzínový motorgenerátor. Umístěn bude též záložní zdroj napájení pro pokrytí energetických nároků DC.

R OZVADĚČ Stávající serverovna bude rozšířena o jeden rozvaděč s minimálními parametry - výška 41U, hloubka 1000mm, bez bočnic a bez dveří.

M OTORGENERÁTOR Bude využit stávající motorgenerátor. Motorgenerátor musí mít systém automatické regulace otáček a dostatečný výkon, aby byla vyloučena nefunkčnost UPS vlivem jejich kolísání změnou zátěže.



Z ÁLOŽNÍ ZDROJ NAPÁJENÍ (UPS) Datový rozvaděč v Hlavním datovém centru bude vybaven UPS s dostatečným výkonem, aby pokryl energetické nároky po dobu nezbytně nutnou na náběh benzín agregátu. Z tabulky spotřeby komponent Datového centra ve čtvrtém roce provozu a spotřeby stávajících technologií vyplývá potřeba jedno/třífázové UPS s výkonem 5,5kVA.

Příkon a chlazení 5.rok

Příkon a chlazení 1.rok Příkon(W) Chlazení(BtU/h) Měřený Maximální Měřené Maximální

Servery Disková pole Aktivní prvky UPS Klimatizace Celkem hw

800 770 700 1500 3770

1800 980 1246 2000 6026

3450 2380 840 1200

5624 3244 1730 2456

7870

13054

Příkon(W) Chlazení(BtU/h) Měřený Maximální Měřené Maximální

Servery Disková pole Aktivní prvky

800 1540 700

1800 1960 1246

UPS Klimatizace

1500

2000

Celkem hw

4540

7006

3450 4760 840

5624 6488 1730

1200

2456

10250

16298

N APOJENÍ NA EZS Datové centrum musí být napojeno na systém EZS. Datové centrum bude napojeno na stávající EZS.

M ONITOROVACÍ SYSTÉM PRO ROZVADĚČE (R ACK M ONITORING S YSTÉM – RMS) Rack monitoring systém bude napojen na všechny zásadní systémy technologických místností. Od napájení (vstup i výstup u UPS), přes čidla teploty a kouřová spolupracuje také s klimatizační jednotkou a je připojen do LAN a pomocí SNMP protokolu předává informace o všech událostech vyhodnocovacímu systému (např. KIWI Syslog) a díky němu podávat administrátorovi systému varovná nebo kritická hlášení.

K LIMATIZACE Datové centrum musí být vybaveno klimatizací. Využije se stávající klimatizační jednotky.

S YSTÉMOVÁ INFRASTRUKTURA Architektura vrstvy systémové infrastruktury pokrývá potřeby aplikací a služeb a je navržena pro budoucí růst. Systémová infrastruktura TC ORP se skládá zejména ze serverové části, části datového úložiště a jejich vzájemného propojení a to buď přímého, nebo využitím virtualizačních technik. Využitím virtualizace serverů je dosaženo zajištění optimálního výkonu a požadované garance dostupnosti služeb.

S ERVERY Služby a aplikace provozované v TC ORP jsou provozovány na serverech. Pro zajištění požadované dostupnosti a výkonnosti bude vybudováno prostředí pro provoz aplikací na fyzických serverech i ve virtuálním prostředí.

V IRTUALIZACE SERVEROVÁ Serverová virtualizace zajistí: o schopnost zajištění garance služby o

možnost provozovat služby v záložním datovém centru

o

záloha a obnova v definovaném čase

o

lepší využitelnost hardware

o

nižší nároky na management prostředí

o

provisioning , schopnost rychle reagovat na budoucí potřeby ICT

o

nižší energetická náročnost



o

nezávislost na hardware fyzického serveru

o

škálovatelnost

o

možnost využívat fault tolerance služby i pro servery, které nelze provozovat v clusteru

TIERED STORAGE Koncept ukládání dat využívá Tiered storage.

Tier

Technologie disků

Tier 1

SAS disky, 15000 RPM

Tier 2

SATA disky

Požadovaný způsob připojení pro T1 - T2 je SAN 4Gb, případně výkonnější. Předpokládá se s nasazením jednoho diskového úložiště s čistou kapacitou 3,6TB na discích SAS (RAID6) pro T1 a čistou kapacitou 2x 12TB na discích SATA (RAID6) pro T2. Navržená kapacita vychází z požadavků ORP: milion dokumentů ročně při průměrném objemu 2MB na dokument a provozu 5 let = 10TB diskové kapacity. Dále je nutné kalkulovat s prostorem na zálohy, prostorem na další testovací virtuální stroje atd. Pokud by průměrná velikost dokumentů byla 5 MB, pak by úložiště obsahovalo po 5 letech 25 TB pouze na datech! Je třeba předpokládat i skenování map a výkresů pro stavební a jiná řízení, což by objemy dat navýšilo. Diskové úložiště musí umožňovat jednoduchou a dostatečnou rozšiřitelnost. V dokumentu Technologické centrum obce s rozšířenou působností, (Koncept a východiska) jsou následující požadavky na TC ORP vztahující se k diskovým úložištím: • •

• • •

K serverům bude připojeno úložiště k ukládání dat databáze a aplikačního serveru. Ukládání dat řešit prostřednictvím NAS (Networked Attached Storage) popř. SAN (Storage Area Network), s implementovanou TIER architekturou a HSM (Hierarchical Storage Management) designem. Produkční data ukládat na TIER 0 na rychlé FC disky (nebo rychlejší) diskového úložiště (např. rychlost pro 4KB bloky alespoň 60 tis. IOPS pro RAID 6, R/W sekvenčně). Propojení serverů a diskového pole bude redundantní pro zajištění vysoké dostupnosti dat. Diskové pole musí být dostatečně výkonné a škálovatelné, aby pokrylo předpokládané budoucí nároky aplikací, a musí umožňovat použití jako vysoce výkonných, tak kapacitních disků. Klíčové komponenty systému pro ukládání dat budou řešeny jako redundantní

Minimální konfigurace: Čistá využitelná kapacita: 1TB Navržená hw konfigurace diskových úložišť je navržena s ohledem na skutečné požadavky ORP. Splňuje veškeré požadavky na redundanci komponent a přípojných cest, splňuje požadavky na výkonnost, škálovatelnost, použitelnost jak vysoce výkonných, tak vysokokapacitních disků. Splňuje požadovaný způsob připojení – v tomto případě SAN. Požadavek na Tier 0 pro TC ORP pokládáme za nadbytečný a jen velmi těžko splnitelný. TC ORP na rozdíl od TC K nebude s největší pravděpodobností ani v budoucnosti potřebovat úložiště s takovým výkonem. Rozbor výkonnosti různých typů diskových úložišť: Požadavek na sekvenční R/W diskové operace nad 4kB bloky dat 60.000 IOPs je v současné době splnitelný pouze diskovými poli se stovkami disků nebo úložišti s technologií Flash. Bereme-li v potaz horší údaj výkonnosti, což je čtení dat z disku, pracujeme u klasických disků typu FC nebo SAS s číslem cca 180 IOPs na jeden disk, 60.000 IOPs pak splní pouze diskové úložiště s cca 330 disky (jenom cena disků je pak kolem 6 mil.Kč bez DPH) nebo zmíněné diskové úložiště s disky případně CACHE pamětí typu Flash. Obě varianty ale finančně výrazně přesahují možnosti rozpočtu TC ORP. Pro vysoké nároky na výkon diskového systému je v současné době spíše používán systém vyrovnávacích pamětí typu Flash nebo DRAM umožňující dočasné přesunutí bloků dat s vysokými nároky na IOPs. Pak není nutné dimenzovat velikost Flash nebo DRAM paměti na všechna produkční data nebo celé databáze, ale postačí kapacita výrazně nižší. Rozbor požadavků jednotlivých typů aplikací provozovaných v prostředí TC ORP na IOPs: V následující tabulce se pokoušíme o konsolidaci požadavků z několika typických aplikací, které budou nasazeny v prostředí TC ORP. Nelze je pokládat za absolutní, ale kromě údajů o požadavcích databázového serveru jsou velmi přesné. Databázový server může ve skutečnosti generovat požadavky Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


nižší (v případě většího počtu uživatelů, extrémně velké databáze nebo extrémní databázové úlohy, která zpracovává všechna data, mohou být i větší), do tabulky jsme záměrně použili údaj poměrně vysoký. Z tabulky je vidět, že i v případě, kdy všechny aplikace (databázový a poštovní server, file server a virtuální servery) budou požadovat data z diskového úložiště současně, mohou se tyto požadavky dostat na cca 1400 IOPs. Požadavky na takový výkon splňuje prakticky jakékoliv diskové úložiště osazené pevnými disky typu SAS nebo SATA (v maximální konfiguraci desítkami takových disků).

Typická aplikace

IOPs

200 uživatelská databáze

800

600 uživatelských poštovních schránek

300

200 uživatelů souborového diskového systému

60

10 virtuálních serverů

250

Celkem pro 200 uživatelů a 10 virtuálních serverů

1410

Rozbor výkonnosti různých typů pevných disků: FC disky se od SAS disků používaných v současných diskových úložištích liší především typem použitého datového konektoru, který slouží pro přenos dat z disku do řadiče a opačně. FC disk s 15.000 otáčkami za minutu má tedy stejnou výkonnost jako SAS disk se stejným počtem otáček. FC SATA disk má pak analogicky stejnou výkonnost jako SATA disk používaný v policích s disky SAS. V současné době již dokonce existují SAS a SATA disky s přenosovou rychlostí 6Gb/s, tedy o 1/3 větší než většina FC disků 4Gb/s. Nicméně výkonnost kteréhokoliv disku je závislá především na době potřebné na vybavení jedné I/O operace a ta se pohybuje kolem 5ms i u těch nejvýkonnějších pevných disků současnosti.

G ARANTOVANÉ ÚLOŽIŠTĚ Garantované úložiště bude vybudováno v TC K jako jeho povinná služba. TC ORP vybuduje bezpečný způsob připojení ke garantovanému úložišti podle jeho definice ve studii proveditelnosti TC K.

LAN TC ORP bude osazeno minimálně dvěma Ethernet přepínači. Servery pro virtualizaci budou propojeny do každého páteřního switche vždy minimálně jednou Gb linkou. Návrh sítě LAN je pak odolný proti jednonásobné chybě hardware. Vícenásobná porucha hardware (výpadek obou Ethernet přepínačů současně) může znamenat výpadek. Aktivní prvky datového centra budou chráněny proti poškození bleskem. LAN infrastruktura TC ORP bude využívat následující vlastnosti důležité zejména pro zajištění kvality služeb, bezpečnosti a dostupnosti: o podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs, 802.1ad - Q-in-Q) o

podpora pro Microsoft NLB Cluster (Multicast)

o

podpora dynamického routingu (VRRP)

o

podpora Multiple Spanning Tree (802.1s)

o

podpora IPv6

o

podpora agregace portů (802.1ad - LACP)

o

podpora Advanced QoS

TC ORP bude osazeno centrálním routerem s IPS vlastnostmi. Centrální router bude na rychlosti minimálně 1Gb propojovat MAN, LAN, KIVS a internet sítě.

SAN Na následujícím obrázku je přehledně znázorněno rozložení jednotlivých stavebních prvků TC ORP Jičín včetně SAN: Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


TC ORP Jičín

Elektrocentrála Ethernet switche Management a Backup server

Silová přípojka

Server serverové virtualizace

Rozvaděče

Server serverové virtualizace

Záložní zdroj napájení (UPS) +

X

!

N+ 1

VPN HA router

Bezpečnost Dohled

Diskové pole FC 1

Dodávka energie

Datové centrum

MAN

KIVS

Internet

S YSTÉMOVÉ SLUŽBY Zajišťují spolupráci mezi jednotlivými systémy, zajišťují bezpečný přístup ke službám a aplikacím, apod.

ZÁLOHOVÁNÍ A OBNOVA DAT Zálohování a obnova dat jsou v konceptu TC ORP řešeny zálohováním dat na storage server s odpovídající diskovou kapacitou a pomocí zálohovacího software. Záloha je prováděna metodou D2D. Zálohování pokrývá servery systému WINDOWS, LINUX.

V ZDÁLENÝ PŘÍSTUP (VPN), TERMINÁLOVÝ PŘÍSTUP Vzhledem k rozboru získaných dat od obcí a organizací zatím není nutné uvažovat o terminálových službách. Navrhovaná infrastruktura je připravena pro rozšíření o možnost vzdáleného přístupu.

C ENTRÁLNÍ SLUŽBY TC ORP je s centrálním technologickým centrem TC C (CMS) propojeno pomocí infrastruktury KIVS. CMS je místo, kde dochází k výměně dat mezi centrálními informačními systémy. CMS zabezpečuje provoz generických služeb (adresářové služby, identity management, jmenné služby DNS, služba přesného času NTP), tak dalších centralizovaných služeb v budoucnu.

S ERVIS , PODPORA A ŘÍZENÍ INFRASTRUKTURY TC ORP Cílem koncepce této vrstvy je zajištění takové úrovně podpory a řízení implementovaných a provozovaných technologií a služeb, aby byl zajištěn provoz 12x5 a požadovaná dostupnost a kvalita služeb.

H ELPDESK Pro zajištění správy servisních požadavků a podpory uživatelů bude využíván Helpdesk.

S MLUVNÍ VZTAHY Smluvní vztahy vychází ze schématu veřejných zakázek. Veřejná zakázka -> smlouva o dílo + servisní smlouva Základní parametry smluv o dílo: Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


1. Smluvní strany 2. Předmět plnění 3. Termíny plnění, harmonogram projektu 4. Cena plnění 5. Platební podmínky 6. Komunikace, pravomoci a odpovědnosti zástupců smluvních stran 7. Místo a způsob plnění 8. Předání a Akceptace Díla 9. Změnové řízení 10. Práva a povinnosti smluvních stran 11. Odpovědnost za škodu 12. Záruka 13. Prodlení, sankce 14. Platnost, odstoupení a zánik smlouvy 15. Řešení sporů 16. Závěrečná ustanovení 17. Přílohy: •

Podrobný popis plnění /kalkulace ceny

•

Zásady vedení projektu - Zakládací listina projektu

Základní parametry servisní smlouvy jsou shodné se smlouvou o dílo. Místo bodu 8. Předání a akceptace je u servisní smlouvy Způsob plnění. Příloha : - Obsah Služeb, včetně jejich parametrů.

P ATCH MAN AGEMENT A PROFYLAXE Patch management je proces pro zajištění maximální ochrany systémů před známými zranitelnostmi a jejich bezpečnou implementaci.

Využitím technologie virtualizace serverů pro plánování a testování disaster recovery procesů dosáhneme možnosti testovat bezpečnostní opravy software a ověřit funkcionalitu. Preferované je používání aplikací a systémů, na které poskytuje výrobce nebo dodavatel systém automatického oznamování, případně automatického systému detekce přítomnosti nové bezpečnostní opravy, nebo rozšíření funkcionality. V intervalech předepsaných provozními směrnicemi je nutné provádět profylaxi hardwarových komponent, zejména update potřebných firmware, kontrolu stavu baterií UPS apod.

Š KOLENÍ Na úrovni odboru informatiky ORP je doporučeno základní zaškolení do úrovně operátora instalovaných technologií.

L ICENCE Na straně ORP bude stanovena odpovědnost za správu licencí používaného software.



M AINTENANCE Je nezbytné mít zajištěnou maintenance nebo servisní podporu na všechny kritické komponenty systému po celou dobu udržitelnosti projektu. Jedná se zejména o: o bezpečnostní produkty (anti-x ochrana) o

SAN a LAN komponenty

o

Serverovou virtualizaci

o

UPS

S ERVISNÍ PODPORA Servisní podpora bude personálně řešena z kapacit IT oddělení.

M AN AGEMENT A MONITORING Využije se možnosti monitorování zařízení přes SNMP dodaných technologií. Servery a storage U storage pro Tier 1 a Tier 2 je vyžadován management chybových stavů od výrobce storage. Na úrovni TC ORP bude implementován management výrobce technologie. Datové centrum Datové centrum bude monitorováno rack monitoring systémem. Ostatní Všechny další implementované technologie budou využívat výše uvedené management nástroje, pokud je to možné, případně vlastní. Preferováno je propojení managementů do systému managementu aplikací nebo komunikační infrastruktury. Bezpečnost Vrstva bezpečnost zajišťuje minimalizaci možných bezpečnostních incidentů. Bezpečnost TC ORP se prolíná všemi vrstvami a všemi prvky řešení. Tato kapitola popisuje vlastnosti řešení bezpečnosti z pohledu síťových útoků, virového nebo podobného útoku. Anti-x ochrana Anti-x ochrana TC ORP bude budována jako host ochrana, tzn. bude instalována v operačním systému serveru. Anti-x ochrana TC ORP splňuje následující prvky ochrany: o antivirová ochrana o

ochrana před spywarem nebo obdobným škodlivým kódem

o

brána - firewall pro hostitelský operační systém

o

vyžadována je centrální správa

Klientská vrstva Klientská vrstva zajišťuje uživatelské rozhraní pro přístup k aplikační logice hostovaných aplikací, popř. služeb. Preferovaný přístup k aplikacím TC ORP je pomocí bezpečného webovského přístupu (SSL) ke službám a hostovaným aplikacím. SSL certifikáty služeb (aplikací) budou součástí implementace služeb.

7.5

Porovnání variant technologických řešení TC ORP:

7.5.1 Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů Nabídky dodavatelů budou porovnány co do kvality produktů a ceny v rámci etapy výběru dodavatele. Jakékoliv srovnání v této fázi by nemělo, vzhledem k šíři a rozmanitosti produktů na trhu, odpovídající vypovídací hodnotu.



7.5.2 Výhody a nevýhody jednotlivých řešení 1) Varianta 1- „Na zelené louce“ – kompletní vybudovaní TC ORP se všemi atributy serverové i diskové virtualizace s možností licencovat diskovou virtualizaci až na kapacitu 50TB s replikací dat TC ORP do TC K včetně virtuálních serverů bez využití jakéhokoliv stávajícího zařízení. Vzhledem k tomu, že požadavky hw a sw vybavení technologiemi jsou vysoké, odpovídající kompletní nové řešení by znamenalo investici ve výši cca 7Mil. Kč včetně DPH. Výhody: - Všechny hw komponenty jsou vybaveny „novou“ zárukou a maintenance, takže TC ORP je jimi pokryto jako celek -

Všechny hw komponenty jsou na stejné úrovni, co se týče spotřeby (každý nový hw se od předchozí generace liší nižší spotřebou a vyšším výkonem)

-

Support takové infrastruktury lze řešit jako celek bez nutnosti hledat a nastavovat pravděpodobně složité vztahy s poskytovatelem stávajícího supportu (pokud existuje a je využíván)

-

Celková investice do TC ORP je vyšší, je nutné nakoupit veškeré hw vybavení serverů, diskových úložišť, síťových aktivních prvků, odpovídající záložní zdroje napájení, motorgenerátor, rozvaděče, zabezpečení technologické místnosti, veškeré sw licence, hw i sw nainstalovat. Často není v prostorových možnostech ORP uvolnit další místnost nebo její část pro nové technologie

-

Po nějakou dobu je nutné provozovat souběžně kompletně nové TC ORP a stávající IT infrastrukturu ORP

-

Na celou hw i sw infrastrukturu TC ORP je nutné zaškolit administrátory ORP

-

Ceny licencí diskové virtualizace jsou vysoké a roční provozní náklady tomu odpovídají

Nevýhody:

2) Varianta 2 – „Integrace” se stávajícími technologiemi (hw, sw) IT systémů ORP, kompletní vybudovaní TC ORP se všemi atributy serverové virtualizace Výhody: -

S výhodou lze využít všechny již zavedené, osvědčené hw i sw technologie bez nutnosti školení administrátorů ORP (pokud jsou již proškoleni).

-

O částku za hw a sw, který bude využit ze stávajících technologií se sníží celková investice do TC ORP

-

Lze zvolit optimální rozložení záruk a maintenance na jednotlivé hw i sw komponenty, zohlednit přitom redundanci všech prvků a vybudovat po všech stránkách zabezpečené TC ORP

-

Není nutné hledat další prostor pro umístění technologií TC ORP, postačí uvolnit případně rozšířit stávající

-

Relativně nízké roční provozní náklady

-

Využitá hw zařízení mohou mít pouze omezenou dobu záruky, v případě jejich poruchy v pozáruční době se mohou zvýšit náklady na provoz TC ORP

Nevýhody:

3) Varianta 3 – „Minimální” z hlediska investic, kompletní vybudovaní TC ORP se všemi atributy serverové i diskové virtualizace s možností licencovat diskovou virtualizaci na kapacitu max.10TB (kalkulace Varianty 3 je na 2TB virtualizované diskové kapacity), bez dvou FC diskových úložišť (disková úložiště jsou řešena pouze interní kapacitou serverů) Výhody: -

Minimální investice do hw a sw

-

Nezávislost TC ORP na okolí



Nevýhody: -

Nutnost řešit veškeré provozní požadavky (především na zvyšování dostupnosti aplikací a dat obecně) v rámci TC ORP “vlastními” silami

-

Nutnost řešit kvalitní autonomní systém zálohování dat v rámci TC ORP

-

Vysoké roční provozní náklady

Jako optimální řešení byla zvolena varianta 2 „Integrace“. Důvodem je využití stávajících investic do budování ITC. 7.5.3 Analýza technických a bezpečnostních rizik Technická rizika návrhu hw a sw TC ORP

M OTORGENERÁTOR Porucha motorgenerátoru neohrozí za běžné situace (nepřerušovaná dodávka elektrické energie z rozvodné sítě) provoz TC ORP. Jeho technický stav bude podrobován pravidelným technickým kontrolám včetně funkčních s doplňováním paliva, aby byl v případě výpadku dodávky el. energie schopen provozu. Motorgenerátor musí být vybaven funkcí automatické regulace otáček. Bez této funkce bude ohrožena funkčnost zásobování celého TC ORP elektrickou energií a to změnou otáček a frekvence výstupního napětí MG při změně zátěže s následným výpadkem UPS. Je také smlouva s Dobrovolným záchranným sborem o případném zapůjčení jejich motorgenerátoru. Nicméně úzkým hrdlem je zálohování napájení konektivity do internetu – ISP disponuje jen 30 minutovými UPS. Na 30 minut je dostačující i UPS 5,5kW.

UPS Porucha elektroniky UPS neohrozí za běžné situace (nepřerušovaná dodávka elektrické energie z rozvodné sítě) provoz TC ORP, napájení TC ORP bude v případě takové poruchy UPS pokračovat bez výpadku z rozvodné sítě. Aby systém UPS takto zafungoval, bude správně vyřešen interní nebo externí modul ByPass tak, aby porucha UPS znamenala automatické přepojení napájení hw TC ORP přímo na rozvodnou síť (případně motorgenerátor).

K LIMATIZACE Porucha klimatizační jednotky může způsobit nežádoucí zvýšení teploty v technologické místnosti a poruchu serverů nebo diskových polí. Pro minimalizaci rizika je vhodné osadit serverovou místnost dvěma klimatizačními jednotkami.

M ONITOROVACÍ SYSTÉM Veškeré zásadní parametry technologické místnosti a zařízení v ní budou sledovány monitorovacím systémem RMS. Automatizovaným vyhodnocováním nestandardních stavů lze předejít větším výpadkům.

S ERVERY HW porucha jednoho serveru (taková, která způsobí celkový výpadek stroje a jeho nedostupnost v infrastruktuře TC ORP) serverové virtualizace v hw redundantní konfiguraci TC ORP nezpůsobí výpadek poskytovaných služeb delší než několik minut – virtuální stroj bude automaticky nastartován na jiném uzlu. Porucha Management serveru nezpůsobí výpadek služeb TC ORP, pouze nebudou po dobu jeho opravy k dispozici některé management nástroje. Zdvojování Management serverů není vhodné, nárůst ceny neodpovídá přínosu.

D ISKOVÁ ÚLOŽIŠTĚ Porucha jednoho pevného disku v každém RAID setu konfigurovaného diskového úložiště nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. RAID sety budou nakonfigurována jako RAID6, pak mohou bez dopadu na poskytování služeb vypadnout až dva disky v každém z nich. Porucha jednoho řadiče diskového úložiště nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. Diskové úložiště bude vybaveno dvěma diskovými řadiči. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


E THERNET HW porucha jednoho Ethernet switche nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. HW porucha jednoho routeru nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. Bezpečnostní rizika návrhu hw a sw TC ORP Pro zajištění bezpečnosti technologických center jsou definovány bezpečnostní principy: •

•

•

•

důvěrnost, tj. zajištění ochrany citlivých dat před nepovolaným přístupem. Za spolehlivý prostředek je považováno šifrování. Tam, kde hrozí riziko neoprávněného přístupu k citlivým datům, je navrhováno aplikovat vhodnou formu šifrování (např. využitím PKI); dostupnost, tj. zajištění dostupnosti dat a systémů v takovém definovaném rozsahu a v době, ve které je oprávněný uživatel požaduje. Jako vhodné opatření je navrhována např. redundance zdrojů týkajících se jak informací, tak potřebné infrastruktury (mirorring, vyrovnávání zátěže, replikace, hot-site, záložní zdroje energie, alternativní komunikační kanály atd.); integrita, tj. neporušitelnost a celistvost informací/zpráv, u kterých je požadováno, aby při přenosu a zpracování nedošlo k jejich neoprávněné změně. Navrhovaným bezpečnostním opatřením pro zajištění integrity dat je např. elektronický podpis (resp. PKI); odpovědnost, tj. požadavek na zajištění auditu, který prokazatelně dokládá určitou činnost. Za opatření zajišťující odpovědnost jsou považovány auditní záznamy (logy), vedené o každém zásahu v systému. Požadavek na vedení auditů je dále rozšířen o požadavek zajištění důvěrnosti a integrity logů, tzn., že tyto záznamy jsou považovány za důvěrná data a mohou být přístupné pouze oprávněným uživatelům, a dále že nemohou být mazány, upravovány či pozměňovány.

Prvním krokem při řešení bezpečnosti TC je vstupní analýza, která má za cíl identifikovat požadavky, které jsou na TC kladeny z hlediska informační bezpečnosti. Určité požadavky s sebou přináší zákonné předpisy, standardy a normy se vztahem k informační bezpečnosti, některé specifické požadavky si vyžádá navrhovaná architektura řešení, další požadavky jsou podmíněny technickou náročností navrženého řešení. Na základě analýzy všech těchto požadavků a cílů projektu, obecně požadovaných vlastností a provozních nároků kladených na TC je třeba zabývat se konkrétními bezpečnostními aspekty, jako jsou např. požadavky vyplývající z právních předpisů pro ISVS, požadavek zajištění kontinuity a obnovitelnosti provozu TC a s tím spojený požadavek na redundanci a zálohování systémů a dat, požadavek klasifikace a ochrany ukládaných dat, požadavky na zabezpečení fyzického a logického přístupu k TC (identity management), požadavky na zabezpečení komunikace, požadavky napojení na dohledové systémy apod. Požadavky zákonných předpisů: Zajištění ochrany informací ve smyslu ustanovení zákona č. 365/2000 Sb. a vyhlášky č. 529/2006 Sb. předpokládá mj. splnění požadavků na kvalitu a bezpečnost v rámci dlouhodobého řízení informačních systémů veřejné správy (ISVS). Novelizovaný zákon č. 365/2000 Sb., o ISVS, ukládá orgánům veřejné správy (dále jen OVS) povinnosti pro zajištění kvalitních dat veřejné správy a bezpečné technologické výměny informací za předem stanovených podmínek. Prováděcí právní předpis k tomuto zákonu - vyhláška č. 529/2006 Sb., o dlouhodobém řízení ISVS stanovuje pro OVS spravující ISVS povinný rozsah a obsah dokumentace. Tato dokumentace je předkládána při atestaci, kterou OVS prokazuje splnění zákonných požadavků prostřednictvím: •

informační koncepce, která má za cíl dokumentovat: o

stanovené kvalitativní a bezpečnostní cíle a požadavky, a vytvářet plán řízení a naplnění těchto cílů a požadavků v oblasti dat, služeb a technických a programových prostředků,

o

obecné principy pořizování, vytváření a provozování ISVS,



•

provozní dokumentace (zejm. bezpečnostní politiky), která popisuje funkční a technické vlastnosti ISVS.

Oblast ochrany dat je řešena několika zákonnými normami, přičemž je kladen důraz na zabezpečení informací v průběhu celého jejich životního cyklu, tj. veškeré zpracování informací (od pořizování až po likvidaci): • •

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů; Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.

Systémy zpracovávající utajované informace dle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, se řídí právními předpisy NBÚ a musejí být řešeny samostatně. S účinností od 1. července 2009 jsou zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vytvořeny právní podmínky pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“), který stanovením základních požadavků na funkce těchto systémů vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. Národní standard je určen především veřejnoprávním původcům uvedeným v zákoně, kteří vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby povinně, a pouze vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Zákonná úprava chrání autorská práva, když zakazuje neoprávněné užívání autorsky chráněného programu. To znamená, že lze používat pouze legální SW v souladu s licenčním ujednáním: • • •

Zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů; Usnesení vlády č. 58 z 13. 1. 2003 o kontrole a evidenci počítačových programů; Usnesení vlády č. 624 z 20. 6. 2001 o pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly užívání počítačových programů.

Veškeré procesy řízení bezpečnosti TC by měly být založeny na předepsané dokumentaci (bezpečnostní politika, směrnice a uživatelské příručky, havarijní plán, příp. bezpečnostní plán/projekt), která bude popisovat a dokumentovat zavedený systém, stanoví jednoznačná pravidla a postupy řízení bezpečnosti na všech úrovních a poskytne nástroj pro efektivní řízení informační bezpečnosti. Dokumentace k informační bezpečnosti Bezpečnostní politika - základní bezpečnostní dokument odrážející: • • • • • • • • • • •

požadavky na bezpečnost (legislativní, organizační, technologické); organizační strukturu bezpečnosti TC; definici pravomocí a zodpovědností; definici aktiv (hodnot) v IS a jejich vlastnictví, včetně tzv. "informačních aktiv", což jsou v podstatě data či informace; klasifikaci zpracovávaných informací (rozdělení dat dle důležitosti a citlivosti, způsob nakládání s daty a jejich ochrana v jednotlivých kategoriích); přehled bezpečnostní dokumentace (politika, směrnice a postupy); personální politiku (pravidla zvyšování bezpečnostního povědomí, vzdělávání a školení uživatelů); politiku objektové bezpečnosti (která obnáší pravidla fyzického přístupu a ochrany HW, aktivních prvků sítě apod.); politiku logického přístupu (pravidla pro přidělování/změnu/rušení přístupových práv); řešení bezpečnostních incidentů (tzn. kdo, co, komu, jakým způsobem hlásí, kdo řeší, vyhodnocuje a přijímá nápravná a preventivní opatření, kdo za co odpovídá); pravidla případného outsourcingu (tj. na co je třeba pamatovat ve smlouvách, záruky, lhůty atd.).



Bezpečnostní politika informačního systému (také systémová bezpečnostní politika) by měla obsahovat specifikaci bezpečnostních požadavků a konkrétních opatření pro určený systém (nebo subsystém). Město Jičín vlastní certifikát o shodě s požadavky vyhlášky č. 529/2006 Sb. Plán bezpečnosti Plán bezpečnosti popisuje plán realizace přijatých bezpečnostních opatření, jejich implementace do praxe. Představuje návrh konkrétních bezpečnostních řešení rozpracovaný do harmonogramu pro implementaci jednotlivých opatření formou samostatných projektů, které obsahují: • • • • • •

kapacitní náročnost, časovou náročnost, nároky na zdroje, finanční náklady, priority projektů, příp. termíny realizace a odpovědnosti.

Zpracování celkového bezpečnostního projektu následuje zpravidla po analýze rizik IS, návrhu, přijetí a schválení bezpečnostních opatření. Analýza rizik Zpracování příslušné dokumentace v rozsahu požadovaném výše uvedenou vyhláškou by měla předcházet realizace analýzy rizik TC za využití vhodné metodiky (viz např. ČSN ISO/IEC TR 13335), a to jak po stránce procesní, tak po stránce technického a technologického vybavení TC, tzn. počítačové a komunikační bezpečnosti. Ze závěrů analýzy rizik totiž vyplynou nejen rizika, ale také návrh implementace bezpečnostních opatření, prvků a kontrol, vhodných k detekci, prevenci a eliminaci zjištěných rizik. Zohlednění výsledků analýzy rizik IS v bezpečnostní politice a souvisejících dokumentech je důležité při výběru a implementaci bezpečnostních opatření do provozu. Oblasti, které by měly být analyzovány z hlediska bezpečnostních rizik v rámci procesní bezpečnosti, zahrnují: •

• •

organizačně-administrativní opatření (systém managementu bezpečnosti, struktura, hierarchie, odpovědnost, kompetence, kontroly a vyhodnocování úrovně a účinnosti systému, řízení dokumentace a záznamů), personální politiku (řízení lidských zdrojů, procesy náboru a při nástupu, v průběhu a při ukončení pracovního poměru, bezpečnostní povědomí uživatelů, vzdělávání a školení), fyzickou oblast zabezpečení nebo také objektovou bezpečnost TC (řízení fyzického přístupu do TC a k systému, klíčové hospodářství, prvky ochrany objektu před vnějšími vlivy, EZS, EPS, kamerové systémy, záložní zdroje energie, ochrana rozvodů, kabeláže, náhradní lokality atd.).

Pro řízení procesů lze využít např. rámce ITIL (ČSN ISO/IEC 20000) s dlouhodobě ověřeným a používaným procesním modelem PDCA (Plan-Do-Check-Act), který pokrývá komplexně problematiku ITprocesů v celém životním cyklu. Model de facto sestává z výše uvedených čtyř navazujících etap, které se cyklicky opakují: • • • •

Plan – ustavení ISMS, Do – provozování ISMS, Check – monitorování a kontrola ISMS, ActT – vylepšení ISMS.

Technická/technologická bezpečnost se zaměřuje na opatření z oblasti HW-zařízení, nástrojů, technologií a postupů v rámci ICT, které představují např. bezpečnostní síťové a komunikační prvky, autentizační mechanismy, systémy detekce a prevence průniku (IDS/IPS), monitoring, dohledové systémy, HW/SW firewally, anti-x nástroje, PKI a elektronický podpis, šifrovací SW, zálohovací systémy, UPS atd. Analýza rizik by měla pokrývat následující cíle: Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


•

•

•

Identifikovat rizika o

identifikovat aktiva v rámci rozsahu TC a jejich vlastníky,

o

identifikovat hrozby pro tato aktiva,

o

identifikovat zranitelnosti, které by mohly být hrozbami využity,

o

identifikovat dopady na aktiva (při ztrátě důvěrnosti, integrity a dostupnosti).

Analyzovat a vyhodnocovat rizika: o

posoudit dopady na provoz TC,

o

posoudit reálnou pravděpodobnost selhání bezpečnosti,

o

odhadnout úrovně rizik,

o

určit, zda jsou rizika akceptovatelná nebo vyžadují zvládání dle kritérií,

Vybrat a implementovat vhodné cíle opatření a jednotlivá bezpečnostní opatření pro zvládání rizik.

Požadavky na zajištění a obnovu funkčnosti Jedním z klíčových požadavků na provozuschopnost, jenž se promítá do požadavků bezpečnosti, je požadavek na zajištění stanovené doby odezvy a obnovy funkčnosti. Problematiku řízení mimořádných událostí a havárií s dopadem na TC je nutno řešit komplexně, na základě podrobné analýzy podmínek, požadavků a potřeb všech zainteresovaných stran. Pro pokrytí zjištěných požadavků dostupnosti bude nezbytné zajistit: •

•

•

redundantní (záložní) lokalitu/lokality pro TC v bezpečné minimální vzdálenosti a s potřebným vybavením, HW, SW a komunikační infrastrukturou pro okamžité převzetí funkce primárního centra, implementaci vhodného zálohovacího systému (pro všechny komponenty v primárním i záložním TC (datová a aplikační vrstva) jak pro zálohování a archivaci dat/databází, tak pro zálohu instalačních sad/médií, „obrazů“ disků, konfigurací a nastavení, ať už se jedná o virtualizované nebo fyzické prostředí, o způsob on-line nebo off-line zálohování a ukládání záloh v diskovém úložišti či na zálohovací knihovny, s dostatečnou kapacitou pro předpokládaný objem, četnost a frekvenci zálohování, s dostatečným výkonem a propustností, s ochranou proti výpadku, s možností vzdáleného řízení a správy. Neodmyslitelnou součástí celého systému zálohování je požadavek testování správnosti, čitelnosti a obnovitelnosti záloh včetně zabezpečení zálohovaných dat v záložních úložištích a řešení bezpečné skartace. procesní stránku řízení mimořádných událostí, počínaje určením vlastníků jednotlivých aktiv, přes definici požadavků na zálohování (objem, frekvence, periodicita, priorita) , až po tvorbu a údržbu havarijního plánu (včetně plánu zachování kontinuity a obnovy provozu), ve kterém jsou zvažovány všechny kritické systémy a služby, všechny relevantní typy havárií a mimořádných událostí v závislosti na zranitelnostech (výstup z analýzy rizik), jejich potenciální dopad a odpovídající reakce na každou událost s cílem minimalizovat ztráty, rychle a efektivně odstranit následky a v souladu s požadovanými lhůtami obnovit funkčnost TC. Součástí havarijního plánování musí být také definice způsobů testování správnosti a účinnosti plánů a jejich aktualizace v případě změn.

Požadavky z oblasti fyzické/objektové bezpečnosti na TC: •

Umístění centra v lokalitě: o

pod plnou kontrolou zadavatele (bez volného pohybu osob),

o

mimo záplavovou zónu, chráněné proti vytopení (nevhodné místo v suterénu nebo naopak v podkroví budov),



•

•

•

7.6

o

odolné proti otřesům,

o

odolné proti povětrnostním vlivům a přírodním katastrofám,

o

odolné proti elektromagnetickému vyzařování.

Zajištění bezpečnostních perimetrů: o

uvnitř budovy s pevnými zdmi,

o

vstupy opatřené systémem bezpečnostních zámků/čteček karet,

o

zabezpečená kabeláž, rozvody a linky (ne volně či snadno fyzicky přístupné, umístěné např. ve žlabu, zasekané ve zdi, chráněné lištami apod.),

o

bezpečnostní mříže (v přízemí či nižších patrech snadno dostupných zvenčí),

o

EZS (elektrický zabezpečovací systém), příp. v kombinaci s kamerovým systémem, umožňující monitoring vstupu, detekci incidentů násilného vniknutí do objektu, porušení oken/dveří/pohybu v lokalitě, a reakci prostřednictvím napojení na centrální dispečink,

o

EPS (elektrický protipožární systém) vybavený vhodnými čidly (teplotní/kouřová), příp. automatizovaný systém hašení určený pro elektrická zařízení (v bezobslužných prostorách), propojený na centrální dispečink.

Zajištění organizačně-administrativní bezpečnosti (fyzický přístup): o

kontrola a evidence vstupu oprávněného personálu do objektu,

o

klíčové, příp. kartové hospodářství (zajištění bezpečného úložiště klíčů/vstupních karet, evidence vydávání, výměny, odevzdávání klíčů k objektům, dokumentovaná, vynucovaná a ověřovaná politika nakládání s klíči/kartami pro fyzický přístup k objektům v lokalitě),

o

obsluha centrálního dispečinku (centrální pult ochrany, kamerový systém, EZS, EPS).

Zajištění provozního prostředí: o

vytápění/klimatizace místností s výpočetní technikou,

o

dodávky energií (elektřina, voda, teplo...),

o

nepřerušitelný zdroj napájení (UPS) pro krátkodobé výpadky a překlenutí kolísání napětí,

o

náhradní/alternativní zdroj energie (agregát) s dostatečnou kapacitou, v bezpečné lokalitě, včetně zajištění obsluhy, dostatečného množství pohonných hmot,

o

náhradní/alternativní komunikační kanál poskytující připojení pro napojení na KIVS při poruše/poškození/zničení stávající kabeláže.

Doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace

7.6.1 Specifikace zadání technického řešení Technologická centra budou integrální součástí systému eGovernment, propojeného infrastrukturou KIVS. Implementace eGovernment vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. Na úrovni Krajů a ORP získá informatika výrazně regionální charakter. Technologická centra budou postupně rozšiřována implementací nových funkcí.



Technologické centrum ORP využívá výhod „cloud computingu“ jako jsou výkon (sdílení hardwarových prostředků umožňuje lépe přerozdělovat výkon mezi jednotlivé uživatele a služby), bezpečnost (celé datacentrum je zabezpečeno mnohem lépe než jeden počítač), mobilita (uživatel se může k datacentru připojit kdekoliv, nezávisle na platformě). Technologickým základem „cloud computingu“ je virtualizace.

CMS

TC ORP

TC K

TC ORP

TC ORP

Obecné požadavky na Datové centrum Datové centrum TC ORP musí splňovat následující minimální požadavky: o bude chráněno proti neoprávněnému přístupu o

teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%

o

v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře, teploty a infra čidlo pohybu. Čidla budou zapojena do rack monitoring systému

o

tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace

o

v prostorách je zajištěn rozvod elektrické energie 230V/50Hz s „bezvýpadkovým“ zálohováním, samostatně jištěný pro rozvaděč, napájení je rovněž zajištěno diesel (benzin) agregátem

o

je zajištěna vnější ochrana budovy vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7 dní v týdnu

o

jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor

o

prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody, mimo bezprostřední dosah produktovodů a jinak kritických míst a leží v místech, kde je možné zabezpečit bezproblémové zásobování elektrickou energií

Ostatní vstupy pro budování TC ORP o ORP musí zajistit bezpečnost svého TC TC K bude poskytovat pro TC ORP službu garantovaného úložiště Část 1 - Technologické centrum ORP Servery: 2x Server pro virtualizaci serverů v konfiguraci: o dva čtyřjádrové procesory s výkonem dostatečným pro provoz až 20ti virtuálních serverů o

minimálně 24GB RAM

o

dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15k pro systém, hw RAID řadič s podporou RAID 0, 1

o

dva minimálně 4Gb/s FC HBA pro připojení k diskovému úložišti

o

provedení Rack

o

certifikace hw serveru pro serverovou virtualizaci

Operační systémy virtuálních serverů: o

licence pro provoz minimálně 8 Windows serverů ve virtuálním prostředí

1x Server pro zálohování a management o

jeden čtyřjádrový procesor s výkonem dostatečným pro provoz zálohovacího software



o o o o o o o

minimálně 6GB RAM rozšiřitelnost až na 14 pevných disků, možnost kombinace SAS a SATA pevných disků dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15K rpm sedm pevných disků s minimální kapacitou 1TB/7200 rpm baterií zálohovaná cache paměť RAID řadiče s velikostí minimálně 512MB licence pro vzdálený management serveru – sw nezávislá grafická konzole provedení rack

Diskové pole: 1x diskové pole: o Dual controller o

Minimálně dva minimálně 4 Gb/s FC porty na řadič

o

Minimálně 2GB CACHE (minimálně 1GB na řadič)

o

Možnost osazení disky SAS a SATA v jedné polici současně

o

Možnost rozšíření na minimálně 96 disků 3,5“

o

Možnost snapclon a snapshot funkcionality

o

Možnost replikace a synchronního mirroru na úrovni pole

o

Licence (např. managementu) na neomezenou diskovou kapacitu

o

Certifikace pro serverovou virtualizaci

o

Certifikace pro MS SQL cluster

o

Certifikace pro MS Windows 2003 a všechny vyšší

o

Podpora RAID 0, 1, 3, 5, 6, 10

Minimální osazení diskového pole disky: 8x pevný disk SAS 600GB/15k a 16x pevný disk SATA II 2TB. Virtualizace serverová: Požadavkem je design řešení funkční i v případě výpadku jednoho fyzického stroje. Licence pro nabízené 2 fyzické servery, včetně managementu pro servery nabízené výše a licencí pro zajištění jednotlačítkového přechodu funkce TC ORP do TC K o Hypervizor naistalovaný přímo na hardware, umožňující plnou virtualizaci jakéhokoliv x86 stroje o

Umístění kompletního prostředí včetně OS a aplikací do virtuálních strojů bez závislosti na provozovaném hardware

o

Virtualizace a agregace x86 strojů a k nim připojených síťových a datových úložišť do unifikovaných souborů zdrojů

o

Škálovatelnost pro možnost podpory IT prostředí jakékoliv velikosti

o

Vysoce výkonný klastrový systém zajišťující přístup k datovým diskům virtuálního stroje několika nainstalovaných host serverů současně

o

Symetrický multiprocesing zlepšující výkonnost virtuálního stroje a umožňující, aby jediný virtuální stroj využíval několika virtuálních procesorů současně

o

Centralizované řízení zajišťující automatický provoz a vysokou dostupnost IT prostředí

o

Centralizované řízení umožňující integraci s produkty spravovanými třetí stranou přes rozhraní různých webových služeb a rovněž vývoj produktů podle přání zákazníka

o

Centralizované řízení umožňující nastavení jednoduchého a plně automatického disaster recovery řešení (konfigurace, testování, výpadek, obnova) včetně plné integrace s výrobci diskových polí pro TC ORP

o

Dynamické a inteligentní přiřazení hardwarových zdrojů k zajištění optimálního propojení business provozu a IT



o

Kontinuální dynamický balancing aplikačního výkonu nad dostupnými HW zdroji

o

Inteligentní alokace zdrojů na základě předdefinovaných pravidel

o

Migrace virtuálních strojů za provozu zajišťující tak plynulou správu a údržbu IT

o

Jednoduché, centralizované zálohovací zařízení pro virtuální stroje

o

Nepřetržitý monitoring všech host serverů ve zdrojovém poolu a v případě detekce selhání host serverů automatické iniciování procesu restartování všech dotčených virtuálních strojů na zbývajících host serverech

o

Podpora operačních systémů Windows 2000 a novější, Linux,

o

Support poskytovaný výrobcem sw

Aktivní prvky: Součástí nabídky budou dva Ethernet switche umožňující bezobslužné převzetí veškerých funkcí včetně VLAN druhým switchem v případě poruchy jednoho z nich o o o o o o o o o o o o o

1 open module slot, 20 x 10/100/1000 porty, 1 RS-232C DB-9 console port, 4 x dual-personality porty (metalické porty, které je možné použít pro připojení mini-gbic Minimální přenosová rychlost 1 Gbit/s Switching capacity minimálně 101 Gbps Velikost tabulky adres minimálně 10,000 entries Možnost managementu switche Licence umožňující funkcionality OSPFv2, PIM Dense mode, PIM Sparse mode, VRRP, podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs) podpora pro Microsoft NLB Cluster (Multicast) podpora dynamického routingu (VRRP) podpora Multiple Spanning Tree (802.1s) podpora IPv6 podpora agregace portů (802.1ad - LACP) podpora Advanced QoS

Součástí nabídky budou dvě bleskojistky zajišťující ochranu aktivních prvků před zásahem bleskem o o o o o o o o o o o o o o o

umístění SPD ST 3 maximální pracovní napětí Uc 48 V DC / 34 V AC jmenovitý proud IL 100 mA C2 jmenovitý výbojový proud (8/20 s) linka – linka In 150 A C2 jmenovitý výbojový proud (8/20 s) linka – PE In 2,5 kA C2 ochranná napěťová hladina linka – linka při In UP 110 V C2 ochranná napěťová hladina linka – PE při In Up 400 V C3 ochranná napěťová hladina linka – linka při 1 kV/ s Up 155 V C3 ochranná napěťová hladina linka – PE při 1 kV/ s Up 400 V vložný útlum při 250 MHz 1,5 dB doba odezvy linka – linka ta 1 ns doba odezvy linka – PE ta 100 ns kryti IP 20 připojeni vstup – výstup patch cord RJ 45 – patch cord RJ 45 montáž na plochu/lišta DIN

Součástí nabídky budou dva routery v zapojení do jednoho virtuálního celku s následujícími parametry: Počet fyzických rozhraní o 10/100/1000BASE-T – min. 1 rozhraní pro připojení do LAN o 10/100 Base-TX – min 3 rozhraní pro připojení Policie, KIVS, Internet o Podpora min. 4x SFP rozhraní 1000Base-X pro připojení optické MAN Stavový firewall - požadovaný výkon Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


o

Minimálně 40Mbps

Překlad adres o Source NAT o Port Address Translation PAT o Static NAT o Destination NAT Směrování IPv4 o Statické směrovací záznamy Zabezpečení vysoké dostupnosti o Možnost zapojení v clusteru o dvou fyzických jednotkách o Podpora režimu Active/active (obě jednotky aktivní) nebo Active/Passive – (jedna jednotka aktivní, druhá ve standby režimu) o Synchronizace konfigurace mezi oběma jednotkami v clusteru o Synchronizace otevřených relací na firewallu mezi oběma jednotkami v clusteru Intrusion prevention systém o Propustnost min 40 Mbps o Detekce protokolových anomálií o Detekce útoků dle stateful signatures – dle řetězců identifikujících hrozbu obsažených v záhlavích aplikačních protokolů Logging and Monitoring o Monitoring datových toků pomocí technologií NetFlow nebo sFlow nebo J-Flow o SNMPv3 o RADIUS accounting, možnost logování změn v konfiguraci Administrace o Autentizace administrátorů vůči RADIUS, LDAP, SecureID o SSH o Web management pomocí HTTPS o Zálohování a obnova z ascii-editovatelného souboru Šest optických modulů pro routery UPS: o

Součástí nabídky bude třífázový záložní zdroj napájení s výkonem minimálně 5,5kVA, účinností min.92% při počítačové zátěži, minimální dobou provozu na baterie 15 minut a možností modulárně rozšiřovat tuto dobu. Možnost managementu přes SNMP. Součástí nabídky bude kompletní elektroinstalace mezi hlavním silovým rozvaděčem, motorgenerátorem a UPS.

Rack s výbavou: o

Součástí nabídky bude rám minimálně 41U šířka 600mm hloubka 1000mm kompatibilní se všemi nabízenými komponentami v rack provedení. Montážní materiál, případně potřebné police a jiné komponenty (Patch panely 24 portů potřebná TP kabeláž). Jedna zásuvková lišta 6x 230V a jedno PDU 6x 230V.

RMS + čidla: o

Součástí nabídky bude Rack monitoring systém a jedno kouřové a teplotní čidlo.

Implementace: o

Součástí nabídky bude položkový výčet veškerých potřebných prací potřebných pro kompletní fyzickou instalaci všech navržených technologií, sw instalaci navržených licencí, zprovoznění



funkčních celků, nastavení datových replikací systému, převedení funkce TC ORP do TC K včetně zkušebního obousměrného převodu a nutná administrátorská školení. Součástí prací bude vytvoření kompletní a detailní dokumentace TC ORP. Součástí nabídky bude dále návrh způsobu zajištění provozu TC ORP. Software: Součástí nabídky budou dvě serverové licence operačního systému umožňující chod až osmi virtuálních serverů na serverech fyzických. Součástí nabídky bude jedna serverová licence operačního systému pro zálohovací server. Součástí nabídky budou dvě licence pro databázový server per procesor. Součástí nabídky bude software pro zálohování dat s následující funkcionalitou: o o o o o o o

granulární technologie − Sharepoint – obnova i jednotlivých dokumentů z jediné zálohy Sharepoint databáze Možnost kontinuálního zálohování − Souborových Windows serverů 128bitové a 256bitové šifrování AES pro zálohy uložené mimo pracoviště nebo odeslané prostřednictvím veřejných sítí komplexní ochranu dat na heterogenních serverech jednoprůchodovou zálohu, technologii důkladného obnovení požadavek na certifikaci WINDOWS 2008 „Certified for WINDOWS 2008“ podpora WINDOWS SERVER 2008 R2

7.6.2 Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu Implementaci hw i sw technologií TC ORP doporučujeme svěřit renomovaným firmám, které vzejdou z Veřejné soutěže. S vítěznými firmami doporučujeme uzavřít kvalitní Smlouvy o dílo se sankcemi za nedodržení termínů nebo funkčnosti jednotlivých prvků nebo celků. Základní školení vlastních administrátorů doporučujeme realizovat v průběhu budování TC ORP. Technickou podporu doporučujeme svěřit renomované firmě, která má dostatečné technické i personální zázemí, zkušenosti se stejnou technickou podporou a je tedy schopna provoz TC ORP dlouhodobě a kvalitně zajišťovat. 7.6.3 Požadavky na dodavatele a provozovatele TC Dodavatel TC (TC ORP) vzejde z Veřejné soutěže. Dodavatele doporučujeme vybírat z firem, jejichž stabilita na trhu IT v České republice je velká tzn., že existují minimálně deset let a více. Kvality takových firem doporučujeme prověřit i na několika vybraných referencích. Stejně doporučujeme přistupovat také k výběru Provozovatele TC.

7.7

Provozní zajištění TC

7.7.1 Potřebné energetické a materiálové toky Vzhledem k využití velkého množství současných technologií IT infrastruktury dojde k navýšení spotřeby elektrické energie vybudováním TC ORP, které není ve srovnání se spotřebou veškerých ostatních IT technologií Města Jičín zásadní. Celkové navýšení spotřeby je necelých 4000W. Spotřeba bude v čase klesat přesunováním stávajících serverů do virtuálního prostředí a odstavením odpovídajících hw serverů. Další materiálové toky potřebné pro provoz TC ORP budou za případné rozšiřování diskové kapacity úložišť. 7.7.2 Záruky a servis Doporučujeme pořídit veškeré hw komponenty pro vybudování TC ORP vybavit standardní zárukou se zajištěným servisem. Na sw komponenty není možné v řadě případů zakoupit delší podporu, než na jeden rok, tyto investice je tedy nutné přesunout do provozních nákladů TC ORP v následujících letech.



7.7.3 Údržba a nákladnost oprav V rámci Záruky na veškeré hw komponenty TC ORP budou všechny oprávněné záruční opravy řešeny bezplatně. 7.7.4 Údaje o životnostech jednotlivých zařízení Životnost serverů a diskových úložišť je 5let, životnost Diesel agregátu minimálně 10 let, při správné údržbě i více, životnost záložních zdrojů napájení je 6 let (předpokládána je nutnost výměny baterií). 7.7.5 Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení Vzhledem k tomu, že hw komponenty TC ORP budou nové se zárukou, provozní náročnost vlivem opotřebení nebude během této doby narůstat.



8 Organizace a režijní náklady 8.1

Organizační model investiční fáze

Garantem budování projektu je Město Jičín Partnery ORP jsou obce Běchary a Lužany. Vybraní zástupci obcí jsou rovněž zastoupeni v projektovém týmu TC ORP. Za účelem budování TC ORP bude uzavřena partnerská smlouva o spolupráci mezi ORP a jednotlivými obcemi. Vedení města nepředpokládá spolufinancování vybudování TC ORP partnery projektu (mimo spoluúčast obcí při financování realizace elektronické spisové služby). Obce zapojené do realizace projektu na základě jejich zájmu o využívání Technologického centra a elektronické spisové služby jsou obsaženy v kapitole 6.4. této studie.

8.2

Provozní model

Provozovatelem TC bude město, kdy zástupci provozu jsou členy projektového týmu. Rozsah služeb souvisejících s prováděním profylaxe a údržby bude předmětem smluv o servisu a podpoře mezi provozovatelem a dodavatelem řešení vybraného na základě veřejné soutěže. V rámci jednání na městském úřadu ORP Jičín byly důkladně projednávány jednotlivé modely spolufinancování provozu TC ORP v rozsahu předpokládaných budovaných služeb:

Provoz TC ORP bude zajištěn z prostředků města. Nepředpokládá se spolufinancování provozu TC ORP partnery.

Provoz TC ORP bude zajištěn z prostředků města

Na základě výsledků jednání byl zvolen model, který nepředpokládá spolufinancování provozu TC ORP partnery projektu v rozsahu předpokládaných budovaných služeb. Část elektronická spisová služba bude spolufinancována obcemi na základě jejich podílu na nákladech pořizovaných komponent spisové služby (hostovaná spisová služby či vlastní spisová služba). Město Jičín uzavře po skončení záruční lhůty s dodavatelem technického řešení rozšířenou smlouvu na zajištění údržby pořizovaných systému po dobu 5 let, tak aby byla zajištěna udržitelnost projektu. Tato smlouva bude obsahovat požadovat na provedení servisního zásahu do 4 hodin od nahlášení. Tyto podmínky zajistí vysokou funkčnost systému po celou dobu udržitelnosti projektu. Financování bude zajištěno z rozpočtu města Jičín.

8.3

Role všech organizací v projektu

Na projektu se budou účastnit různé cílové skupiny, které v projektu vystupují v různých rolích. ORP JIČÍN ORP Jičín prostřednictví svého městského úřadu je garantem projektu. Prostřednictvím vlastních kapacit: •

Zajišťuje financování projektu

•

zajišťuje provoz, servis a dohled,

•

garantuje poskytované služby,

•

je zadavatelem veřejných soutěží,

•

přebírá dodávky,

•

zajišťuje metodickou podporu uživatelům,



•

provádí školení.

ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP JIČÍN Zřizované organizace ORP Jičín jsou z pohledu TC konzumentem služeb. Jedná se zejména o povinné služby (realizované návaznými projekty): •

Elektronická spisová služba, včetně úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů.

OBCE A JEJICH ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE Obce a jejich zřizované organizace jsou z pohledu TC konzumentem služeb. Jedná se zejména o povinné služby (realizované návaznými projekty): •

Elektronická spisová služba, včetně úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů

•

Využívání hostované spisové služby

•

Podílejí se na spolufinancování projektu – části elektronická spisová služba

•

Mají zástupce v projektovém týmu

ČESKÁ REPUBLIKA Česká republika prostřednictvím Ministerstva vnitra ČR vystupuje v projektu je konceptor a realizátor eGovernment v ČR. Prostřednictvím strategie Smart Administration a operačních programů vytváří podmínky pro realizaci včetně finanční podpory.

8.4

Organizace výběrových řízení

Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s: •

zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění;

•

v případě zakázek nespadajících do režimu zákona bude postupováno v souladu s vnitřní směrnicí o veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13);

•

Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Limity a pravidla zakázek malého rozsahu jsou uvedeny v příloze č. 7 Příručky pro žadatele).

Dojde k vyhlášení zadávacího řízení na generálního dodavatele všech částí – technologické centrum, elektronická spisová služba a vnitřní integrace. Generální dodavatel bude moci realizovat projekt s využitím subdodávek pro jednotlivé komponenty systému.

8.5

Právní opatření nutná pro realizaci projektu

Podmínkou budování TC ORP je sada právních opatření. Zásadními opatřeními jsou: •

•

usnesení Rady města : o

usnesení č. 77 (citováno v bodě 1 této studie) Rady na realizaci Technologického centra ORP,

o

usnesení č. 106 Rady města o rozšíření projektu o vnitřní integraci

o

usnesení rady na výběr dodavatele – bude realizováno

usnesení Zastupitelstva města: o

•

usnesení zastupitelstva na realizaci Technologického centra ORP a usnesení zastupitelstva na příjem dotace (citováno v bodě 1 této studie),

Smlouva o poskytnutí dotace mezi Městem Jičín a Ministerstvem vnitra České republiky,



8.6

•

Smlouva o spolupráci mezi Městem Jičín a partnerskými obcemi, která bude uzavřena před vlastním zahájení realizace projektu a bude určovat práva a povinnosti partnerů, včetně finančního rámce zapojení obcí do projektu (v případě ESS)

•

Smlouva o dodávce a servisu mezi Městem Jičín a vybraným dodavatelem řešení (veřejná soutěž).

•

Rozšíření servisní smlouva na zajištění údržby systému s podmíněnou odezvou do 4 hodin od nahlášení události (oprava, zapůjčení náhradního řešení v místě zásahu)

Popis obsahu provozních směrnic technologického centra a dalšího ICT vybavení a smluvních ujednání (návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele

Pro TC ORP je výzvou definovaná dostupnost v režimu 5x12 (tj. 5 dní v týdnu, v délce 12 hod). Základní definovanou garantovanou dobu odezvy tvoří 4 hodiny a garantovanou dobou odstranění problému do 24 hodin. Z povahy těchto uvedených základních SLA parametrů je doporučeno realizovat SLA v režimu garantované odezvy 4 hodiny a dobou odstranění problému do 24 hodin. Tyto klíčové SLA musí být zakotveny ve smluvní ujednání mezi ORP a subjekty užívajícími služby ORP; dále v provozních směrnicích ORP a v jednotlivých záručních podmínkách zařízení TC ORP. Provozní směrnice TC ORP musí doplnit existující politiku zejména o bezpečnostní provozní procedury, které musí být dodržovány, organizační opatření, odpovědnost osob působících v TC ORP. Musí předepsat pravidla chování směrem k jednotlivým subjektům. Provozní směrnice musí definovat i pravidla organizační a administrativní povahy, různé procedury v oblasti fyzické a personální bezpečnosti a práce s dokumenty tak, jak jsou potřebné pro zajištění bezpečnosti během provozu TC ORP. Vzhledem k předpokládanému modelu provozu TC ORP je nutné zpracovat směrnici zahrnující interakci se správci systému, zejména identifikaci a autentizaci (akce uživatele, pravidla pro hesla, akce správy - prvotní přidělení hesla, seznamy uživatelů, ať už interních či externích), audit (akce správce - kontrola a uchovávání auditních záznamů, ošetřování incidentů), řízení přístupu (akce správce i uživatelů v oblasti nastavování přístupových práv, pravidla pro vlastnická práva), akce uživatele a správce vyžadované v oblasti zálohování, akce uživatele a správce v oblasti komunikační bezpečnosti apod. Provozní směrnice musí pamatovat také na realizaci opatření z hlediska bezpečnostních funkcí z oblasti počítačové bezpečnosti náhradními opatřeními. Obsah provozních směrnic: • Stručný popis TC ORP, jeho rozsahu, umístění, napojení na externí systémy, jeho funkčnosti. • Údaj, v jakém bezpečnostním provozním módu TC ORP pracuje a jaký je nejvyšší stupeň utajení informací v TC ORP zpracovávaných a ukládaných. • Funkce (role) zavedené v TC K pro výkon správy bezpečnosti IS a činnosti, které zajišťují. • Postup pro zařazení osoby do seznamu oprávněných osob a pro její vyřazení, kdo o zařazení/ vyřazení rozhoduje, kdo vede seznam uživatelů. • Jmenný seznam uživatelů/správců, s uvedením přístupových práv konkrétních osob (skupin uživatelů) k objektům IS/TC ORP. • Schválená základní konfigurace, umístění jednotlivých komponent TC ORP, odpovědnost za dodržování konfigurace HW a SW, systém řízení konfigurace (schvalování změn, aktualizace). • Fyzické zabezpečení TC ORP. • Pravidla pro správu auditních a provozních záznamů IS. • Procedury vztahující se k provádění údržby HW a SW. • Postup při haváriích: Pro případ havárie (způsobené například chybou obsluhy, poruchou techniky nebo živelní pohromou), musí být, zejména: o stručně a jasně popsán sled činností pracovníka při dané události, o v bezpečnostních směrnicích musí být uvedena: činnost následující ihned po havárii, vedoucí k minimalizaci škod, činnost, která vede k likvidaci následků havárie a která obsahuje konkrétní pracovní postup se jmény a způsobem vyrozumění a dosažení pracovníků povolávaných na pracoviště, Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


způsob zálohování informačního systému, způsob zajištění servisní činnosti, způsob zajištění nouzového provozu informačního systému s vyjmenováním minimálních funkcí, které musí být zachovány. Pro provoz prostředků technické bezpečnosti tj. elektrické zabezpečovací signalizace, elektrické požární signalizace apod., odkaz na příslušné směrnice. Procedury pro kontrolu personálu údržby a jiného podpůrného personálu, který může potřebovat přístup do oblasti, v níž je umístěn IS nebo vzdálené pracovní stanice a terminály. Kontaktní osoby pro jednotlivé oblasti bezpečnosti a provozu TC ORP.

o o

o

Smluvní ujednání pro zajištění provozu TC ORP musí zajistit požadovanou kvalitu služeb. Kritické HW prvky jsou redundantní, vzhledem k provedené analýze požadavků a návrhu TC ORP je na HW a SW prvky TC K optimální smluvně požadovat garantovanou odezvu do 4 hodin. Požadovaná dostupnost aplikací bude zajištěna jak HW redundancí komponent, tak provozem aplikací v režimu vysoké dostupnosti ať už na úrovni virtualizace či clusteru.





9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci Předmětem této kapitoly je prokázání kompetencí a kvalifikací řešitelského týmu na straně zákazníka.

9.1

Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu

Nezbytným faktorem úspěšné realizace projektu je vybudování kvalitního projektového týmu. Tým pro realizaci TC ORP je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně zabezpečeny. Projektový tým má složení: Tab. Složení projektového týmu Role

Funkce

Jméno a příjmení

garant (sponzor) projektu

Tajemník, Měú Jičín

ing. Peter Bareš

vedoucí projektového týmu

informatik Měú Jičín

ing. Petr Brunner

systémový architekt


Bob Šviha

aplikační architekt


Bob Šviha

budoucí administrátoři systému a helpdesku - provoz


Martin Janouch, Bob Šviha a 1 nový informatik pro odpol.směny

administrátor dotace

Projekt. Jičín

konzultant obcí zapojených v projektu

starosta obce Běchary

ing. Jan Škoda

organizace veřejných zakázek

ředitel

Ing. Ludvík Blažek

právní poradenství

právnička města Jičín

JUDr. Zdeňka Brožová

propagace a publicita projektu

projekt Jičín

manažer

manažer

účetnictví projektu – finanční hlavní účetní Města manažer dotační poradenství

projektový manažer

Města

ing. Martin Mitlöhner

Města ing. Martin Mitlöhner Alena Křivková Ing. Martin Sedláček

Tabulka 5 – Složení projektového týmu TC ORP

Během přípravné fáze byl vytvořen pracovní tým pro všechny fáze projektu. Výkonným manažerem (sponzorem) pro všechny fáze projektu byl ustanoven tajemník městského úřadu v Jičíně. Jeho odpovědností je řízení projektu a projektového týmu, kontrola jednotlivých aktivit, řízení krizových situací, rozhodovací pravomoc. Dále zastupuje investora navenek společnosti, jedná jménem Úřadu města. Mezi členy pracovního týmu patří i externí projektový manažer, který připravuje projektovou žádost, koordinuje přípravné aktivity, v realizační fázi zpracovává monitorovací zprávy, řídí změny v projektu. V pracovním týmu je také informatik města, který řeší technické zadání projektu. V investiční fázi projektu připravuje technické specifikace, provádí kontrolu kvality díla, komunikuje s dodavatelem. Finančním manažerem projektu je hlavní účetní města, která zajišťuje finanční řízení, fakturaci, připravuje finanční podklady pro jednání projektového týmu. Zdárné dokončení projektu se bude odvíjet od vysokého pracovního nasazení všech subjektů zainteresovaných na výsledku. Zvolený projektový tým má zkušenosti s veřejnými dotačními tituly, včetně projektů financovanými ze zdrojů EU. Projektový tým může být narušen vypadnutím některého člena z týmu. Z dlouhodobého hlediska lze člena týmu nahradit, ostatní členové by pak nového člena v týmu zaučili. Pokud se jedná o krátkodobé výpadky členů týmu, bude zde fungovat zastupitelnost v rámci týmu. Klíčová je pozice účetního, který musí bezpodmínečně zaúčtovat náklady správně (investiční, neinvestiční).



Podrobná specifikace úloh jednotlivých členů projektového týmu je uvedena v žádosti projektu. Tým má za úkol realizační činnosti, jednotliví pracovníci mají většinou přímou nebo nepřímou odpovědnost, pouze u vybraných činností se setkáme s činností řídící, popř. schvalovací.

9.2

Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti

Požadavky na projektový tým a osoby zajišťující provoz a podporu TC ORP jsou s ohledem na činnosti vysoké. Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu, jednotlivé kvalifikace pracovníků budou blíže popsány v projektové žádosti o dotaci. Navržený tým je dostatečně kvalitní a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi: •

projektové řízení,

•

administrace dotace,

•

administrace veřejných zakázek,

•

podpora uživatelů TC ORP (městský úřad, obce, organizace),

•

zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část eGON centra),

•

komplexní správa hardware (pracovních stanic, serverů, datových úložišť a telekomunikační infrastruktury),

•

servis hardware (instalace aplikačního SW, OS, atd., profylaxe, zajištění obnovy provozu, výměna vadných součástek, reklamační řízení, upgrade SW, součinnost s dodavateli infrastruktury),

•

komplexní správa sítí (instalace, testování a opravy kabeláží, instalace, konfigurace a správa firewalů, návrh VPN propojení poboček, zabezpečení sítě, antivirová ochrana, vzdálený dohled),

•

správa softwarových licencí (nákupy licencí a multilicencí, upgrade licencí).





10 Realizace projektu, časový plán Následující kapitoly jsou zaměřeny na specifikaci harmonogramu projektu.

10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu Následující tabulka představuje časový průběh investičních a provozních výdajů rozložených v čase.

Tabulka 6 - Časový průběh investičních a provozních nákladů

10.1.1 Povinné požadavky Řešení zajištění teploty a relativní vlhkosti V případě kdy v stávajících prostorách ORP není možné plnit požadavky na zajištění teploty a relativní vlhkosti je nutné provézt odpovídající stavebně technická opatření. Z pohledu technických opatření je možné uvažovat instalaci klimatizačních jednotek ve výkonu odpovídajícím požadavkům technologie TC ORP, tj. řádově 6000BTU. Při uvažovaném chladícím výkonu 2,5 až 5,5kW v sestavě vnitřní a vnější jednotky je zjištěná cena sady složené z vnitřní a vnější jednotky spolu, kompletní instalací v ceně 90.000,- Kč s DPH (pozáruční servis není zahrnut). Zajistí město Jičín ze svého rozpočtu. Čidla kouře a teploty. V případě kdy v stávajících prostorách ORP není možné plnit požadavky na přítomnost čidel teploty a kouře, bude nutné tato čidlo instalovat. Jičín má vyřešeno. Z pohledu technického řešení je relativně nejsnazší cestou využití tzv. RMS (rack monitoring systému), který slouží ke sledování prostředí v stojanu technologie (racku). Zjištěná cena tzv. je 20.000,- Kč s DPH (pozáruční servis není zahrnut). Elektronická zabezpečovací signalizace V případě, kdy ve stávajících prostorách ORP není instalována elektronická zabezpečovací signalizace, bude nutné EZS instalovat. Jičín má vyřešeno. Zjištěná cena pořízení EZS včetně její instalace v rozsahu pokrytí prostor TC ORP (místnost do 20m2, 3xčidlo, řídící jednotka, signální jednotka) činní 42.000,- Kč s DPH (pozáruční servis není zahrnut). Napájení Z pohledu zajištění požadavků na bezvýpadkové napájení jsou uvažovány UPS a generátor. V případě, kdy stávající řešení nevyhovuje požadavkům na zajištění bezvýpadkového napájení, bude nutné instalovat UPS nebo generátor. Jičín má vyřešeno.



Zjištěná cena motor generátoru o stálém výkonu 6kW (3 fáze) činí řádově 59.000,- Kč s DPH (bez instalace, pozáručního servisu) Zjištěná cena UPS (2000VA, 20 min) činí řádově 28.000,- Kč s DPH (bez instalace, pozáručního servisu) Fyzická ochrana Prostor TC ORP, budova v níž se nachází TCP ORP musí být střežena (zajištěna vnější ochrana) vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Cenu nelze odhadnout. Zajistí Městská policie Jičín. Evidence osob vstupujících do prostor TC ORP Vstup osob do TC ORP být evidován. V případě neexistence evidence osob vstupujících od prostor TC ORP je nutné zajistit zřízení této evidence. V závislosti na místních podmínkách je možné zajistit evidenci přijetím odpovídajících organizačních opatření či například instalaci vstupně identifikačních systémů. Cenu nelze odhadnout. Jičín má vyřešeno. Povodňová ochrana Prostory TC ORP musí být umístěny mimo povodňovou zónu. Jičín má vyřešeno. Prašnost, vibrace Prostory TC musí minimalizovat působení vibrací, prachu na zařízení umístěná v TC. V případě problémů s prašností je možné instalovat odpovídající filtry do klimatizačních jednotek pro omezení prašnosti. Problém řešení vibrací obvykle vyžaduje řešení na úrovni stavebně technického projektu (cenu není možné stanovit). Jičín má vyřešeno. Základní fyzická bezpečnost Z pohledu fyzické ochrany je předpokládáno, že prostor TC je tvořen samostatným uzamykatelným prostorem, jehož konstrukce vylučuje možnost například násilného vniknutí. V případě neplnění této podmínky je nutné zajistit odpovídající stavebně-technická opatření. Cenu těchto opatření není možné stanovit odhadem (je nutné nejprve zpracovat stavebně technický projekt). Jičín má vyřešeno. Stojan technologie Pokud v prostorách TC ORP není volný stojan pro umístění technologie, je nutné zakoupit stojan pro technologii. Odhadovaná cena je v rozsahu 10.000,- Kč s DPH (bez instalace, kabeláže napájení, atd.) Přívod elektrické energie Je doporučeno realizovat napájení dvěma nezávislými napájecími okruhy (se samostatným jištěním, případně i zálohováním), tj. je nutné uvažovat tři zásuvky E IEC884-1 na každém okruhu. V případě neplnění této podmínky je nutné zajistit odpovídající stavebně-technická opatření. Cenu těchto opatření není možné stanovit odhadem (je nutné nejprve zpracovat stavebně technický projekt). LAN konektivita Technologie TC ORP bude zapojena do dedikovaných VLAN nejlépe prostřednictvím gigabitEthernet rozhraní (např. metalické), počet dedikovaných portů pro technologii TC ORP je 8. V případě kdy již stávající LAN přepínač nevyhovuje, je předpokládaná cena L3 přepínače s 24 porty 50.000,- s DPH (bez instalace a pozáručního servisu). Jičín má vyřešeno. Zálohování V případě neexistence zálohovací strategie, je nutné řešit projekt zálohování na úrovni komplexního projektu. Odhadovaná cena je v rozsahu 150.000,- s DPH např. za nákup páskové knihovny (LTO, 4 mechaniky, zásobník na 24 pásek, 19,2TB) doplněné o vhodná organizační opatření. Vzdálený přístup k zařízením TC ORP Propojení TC ORP a TC Královéhradeckého kraje Připojení uživatelů hostované spisové služby k TC ORP Vzdálený přístup, propojení TC ORP a kraje a připojení uživatelů je možné realizovat prostřednictvím VPN přes internet. Pokud ORP není vybaveno odpovídajícím firewallem/VPN koncentrátor pro realizaci VPN je předpokládaná cena firewallu/VPN koncentrátoru v rozsahu od 50.000,- do 200.000,- Kč s DPH (bez instalace, konfigurace, pozáručního servisu, atd.). Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Současně je doporučena kapacita připojení do sítě Internet 10Mbit/s. Cena za připojení se zásadně liší v závislosti na místních podmínkách (dostupnosti infrastruktury poskytovatelů) a není možné odhadnout zřizovací a provozní náklady. Jičín má vyřešeno svým firewallem a VPN sítě umí nastavit informatici. Ochrana serverů V závislosti na platformě provozovaného serveru a zvoleném operačním systému je nutné realizovat vhodnou bezpečnostní politiku (omezení přístupu, antivir, atd.). Cenu není možné stanovit. Jičín má vyřešeno. Řízení a monitoring Aplikace pro řízení a monitoring by měly být součástí dodávky jednotlivých zařízení. V případě neexistence monitorovacích nástrojů může ORP využít monitorovací SW na bází open source / freeware (volně dostupný SW). Jičín podá tento požadavek do podmínek výběr.řízení.

10.2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu Harmonogram projektu realizace technologického centra ORP je navržen do třech fází: -

Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání veřejné soutěže.

-

Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu.

-

Fáze provozu TC ORP – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.

Harmonogram realizace projektu TC ORP

2009 10 11 12

1

2

3

4

5

2010 6 7

8

9

10 11 12

2011 1 2

Přípravná fáze Zpracování studie proveditelnosti Zpracování žádosti o dotaci Příprava výběrového řízení na realizaci TC ORP a elektronické spisové služby Uzavření partnerských smluv Výběrové řízení (VŘ) na dodavatele Schválení výsledků veřejné soutěže zastupitelstvem Fáze realizace projektu Dodávka řešení ukončení 1.etapy, monitor.zpráva, žádost města o platbu Zkušební provoz, školení Ukončení zkuš.provozu a zahájení produktivního provozu ukončení 2.etapy, audit, monitor.zpráva, žádost města o platbu. Fáze provozu TC ORP Tabulka 7 - Harmonogram projektu

Projekt bude realizován v rámci tří etap, jejichž cílem bude 1. vybudovat TC ORP a 2. zprovoznit všechny jeho služby (zkušební provoz a zahájení produktivního provozu), popsané v rámci této studie. 3. etapa projektu je popsána v 17 kapitole této studie – Vnitřní integrace úřadu 1. etapa bude ukončena převzetím HW a SW, poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 2.etapa bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za zaškolení, zkušební provoz a předání do produktivního provozu, nechá zpracovat audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


3. etapa projektu je popsána v 17 kapitole této studie – Vnitřní integrace úřadu.



11 Finanční analýza projektu, finanční plán Kapitola Finanční analýza projektu, finanční plán je kapitolou, kde bude provedena syntéza jednotlivých, dosud analyzovaných částí. Ve finanční analýze jsou uvažovány pouze přímé finanční toky vyplývající z realizace projektu, jejichž příjemcem je nositel projektu ORP Jičín. Všechny uvažované hodnoty jsou očištěny od redundantních částek. Veškeré dopady a hodnoty jsou vyjádřeny za použití diferenční (přírůstkové) metody v podobě hotovostního toku. Je tedy započítávána pouze změna (kladná či záporná) způsobená investicí oproti nulové variantě. Skutečné hotovostní (či kvazihotovostní) toky jsou uvažovány jako příjmy a výdaje, nikoli jako náklady a výnosy v účetním smyslu. Pro výpočet ukazatelů nejsou započítány náklady spojené s předinvestiční fází projektu. Veškeré uvedené hodnoty budou v reálných cenách roku 2010. Nicméně je nutné uvést další faktory, které mohou mít vliv na skutečnou cenu v době realizace, jakými mohou být například:

Obecná depreciace cen technologií dostupných na trhu

Kurzové rozdíly (z velké části lze předpokládat nasazení importovaných technologií)

Inflace

Vliv výběrového řízení (obzvláště v případě realizace výběrového řízení prostřednictvím veřejné zakázky)

Všechny ceny jsou uvedeny s DPH. Obec není z popisovaných aktivit plátcem DPH. Všechny hodnoty jsou pro potřeby výpočtů uváděny v ročním rozlišení, nikoli však v kalendářních letech, ale v roční vzdálenosti od zahájení projektu.

11.1 Zajištění dlouhodobého majetku Níže je v tabulce uveden přehled dlouhodobého majetku pořizovaného v rámci projektu technologického centra, včetně pořizovaných vedlejších služeb nutných k realizaci projektového záměru.



Tabulka 8: Přehled pořizovaného majetku – rozpočet části TC ORP

11.2 Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) – vymezení struktury a velikosti oběžného majetku Provozní fáze nebude vyžadovat vytváření žádných zásob či podobných položek, pro zajištění provozu budou potřeba jen běžné úhrady provozních nákladů (energie, pronájem připojení do Internetu, mzdy apod.). Vzhledem k objemu v porovnání s aktivy ORP se nebude jednat o zásadní stálý nárůst oběžných aktiv a není tedy nutné se specificky zabývat řízením pracovního kapitálu.

11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v investiční fázi, všechny částky jsou s DPH. V závislosti na upgradovaném typu spisové služby (zdůvodněno v bodě 17) je dále nutné zakoupit následující SW: Licence pro provoz databázového systému na virtuálním serveru se dvěma CPU bez nutnosti licencovat zvlášť klientské přístupové licence k databázím - za předpokladu, že databázový server bude provozovaný v režimu Active-Passive, lze řešit pořízením licence 2x Microsoft SQL server 2008 Standard na serveru. Předpokládaná cena licence pro jeden fyzický procesor SQLSvrStd 2008 SNGL MVL 1Proc je cca 163 000,- bez DPH. Pětiletá podpora je u tohoto produktu obsažena. Licence Windows serverů pro provoz virtuálních serverů - za předpokladu, že na každém fyz. serveru budou 4 virtuální servery, lze řešit nákupem 2x Windows Server 2008 R2 Enterprise Edition. Každá licence umožňuje provoz až 4 virt. serverů. Předpokládaná cena 1 lic. WinSvrEnt 2008R2 SNGL MVL je cca 50 000,- bez DPH. Pětiletá podpora je u tohoto produktu obsažena. Položka číslo 1

Popis

Množství

Servery pro virtualizaci: o dva čtyřjádrové procesory s výkonem dostatečným pro provoz

2


Cena za ks (s DPH) 140.083 Kč


až 20ti virtuálních serverů

2

3

o

minimálně 24GB RAM

o

dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15k pro systém, hw RAID řadič s podporou RAID 0, 1

o

dva minimálně 4Gb/s FC HBA pro připojení k diskovému úložišti

o

provedení Rack

o

certifikace hw serveru pro serverovou virtualizaci

Server pro zálohování a management: o

jeden čtyřjádrový procesor s výkonem dostatečným pro provoz zálohovacího software

o

minimálně 6GB RAM

o

rozšiřitelnost až na 14 pevných disků, možnost kombinace SAS a SATA pevných disků

o

dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15K rpm

o

sedm pevných disků s minimální kapacitou 1TB/7200 rpm

o

baterií zálohovaná cache paměť RAID řadiče s velikostí minimálně 512MB

o

licence pro vzdálený management serveru – sw nezávislá grafická konzole

o provedení rack Diskové pole: o Dual controller o

Minimálně dva minimálně 4 Gb/s FC porty na řadič

o

Minimálně 2GB CACHE (minimálně 1GB na řadič)

o

Možnost osazení disky SAS a SATA v jedné polici současně

o

Možnost rozšíření na minimálně 96 disků 3,5“

o

Možnost snapclon a snapshot funkcionality

o

Možnost replikace a synchronního mirroru na úrovni pole

o

Licence (např. managementu) na neomezenou diskovou kapacitu

o

Certifikace pro serverovou virtualizaci

o

Certifikace pro MS SQL cluster

o

Certifikace pro MS Windows 2003 a všechny vyšší

o

Podpora RAID 0, 1, 3, 5, 6, 10

o

Čtyři propojovací FC kabely 5m LC/LC

1

139.200 Kč

1

750.434 Kč

1

21.943 Kč

Minimální osazení diskového pole disky: 8x pevný disk SAS 600GB/15k a 16x pevný disk SATA II 2TB.

4

5

Rozvaděč a vybavení: o

rám minimálně 41U šířka 600mm hloubka 1000mm kompatibilní se všemi nabízenými komponentami v rack provedení. Montážní materiál, případně potřebné police a jiné komponenty (Patch panely 24 portů potřebná TP kabeláž).

o

Jedna zásuvková lišta 6x 230V

o

Jedno PDU 6x 230V

UPS: o

1

75.240 Kč

Součástí nabídky bude třífázový záložní zdroj napájení s výkonem minimálně 5,5kVA, účinností min.92% při počítačové zátěži, minimální dobou provozu na baterie 15 minut a



možností modulárně rozšiřovat tuto dobu. Možnost managementu přes SNMP. Součástí nabídky bude kompletní elektroinstalace mezi hlavním silovým rozvaděčem, motorgenerátorem a UPS

6

Switche o

o o o o o o o o o o o o o

7

1 open module slot, 20 x 10/100/1000 porty, 1 RS-232C DB-9 console port, 4 x dual-personality porty (metalické porty, které je možné použít pro připojení mini-gbic Minimální přenosová rychlost 1 Gbit/s Switching capacity minimálně 101 Gbps Velikost tabulky adres minimálně 10,000 entries Možnost managementu switche Licence umožňující funkcionality OSPFv2, PIM Dense mode, PIM Sparse mode, VRRP, podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs) podpora pro Microsoft NLB Cluster (Multicast) podpora dynamického routingu (VRRP) podpora Multiple Spanning Tree (802.1s) podpora IPv6 podpora agregace portů (802.1ad - LACP) podpora Advanced QoS bleskojistka pro každý switch

Routery: o

10/100/1000BASE-T – min. 1 rozhraní pro připojení do LAN

o

10/100 Base-TX – min 3 rozhraní pro připojení Policie, KIVS, Internet

o

Podpora min. 4x SFP rozhraní 1000Base-X pro připojení optické MAN

o

Minimálně 40Mbps

o

Source NAT

o

Port Address Translation PAT

o

Static NAT

o

Destination NAT

o

Statické směrovací záznamy

o

Možnost zapojení v clusteru o dvou fyzických jednotkách

o

Podpora režimu Active/active (obě jednotky aktivní) nebo Active/Passive – (jedna jednotka aktivní, druhá ve standby režimu)

o

Synchronizace konfigurace mezi oběma jednotkami v clusteru

o

Synchronizace otevřených relací na firewallu mezi oběma jednotkami v clusteru

o

Propustnost min 40 Mbps

o

Detekce protokolových anomálií

o

Detekce útoků dle stateful signatures – dle řetězců identifikujících hrozbu obsažených v záhlavích aplikačních protokolů

o

Monitoring datových toků pomocí technologií NetFlow nebo sFlow nebo J-Flow


2

120.442 Kč

2

113.700 Kč


8 9

o

SNMPv3

o

RADIUS accounting, možnost logování změn v konfiguraci

o

Autentizace administrátorů vůči RADIUS, LDAP, SecureID

o

SSH

o

Web management pomocí HTTPS

o

Zálohování a obnova z ascii-editovatelného souboru

o

Tři optické moduly pro router

RMS: o

Software: o

dvě serverové licence operačního systému umožňující chod až osmi virtuálních serverů na serverech fyzických.

o

jedna serverová licence operačního systému pro zálohovací server.

o

dvě licence pro databázový server per procesor.

o

software pro zálohování dat s následující funkcionalitou:

o

granulární technologie o Sharepoint – obnova i jednotlivých dokumentů z jediné zálohy Sharepoint databáze Možnost kontinuálního zálohování o Souborových Windows serverů 128bitové a 256bitové šifrování AES pro zálohy uložené mimo pracoviště nebo odeslané prostřednictvím veřejných sítí komplexní ochranu dat na heterogenních serverech jednoprůchodovou zálohu, technologii důkladného obnovení požadavek na certifikaci WINDOWS 2008 „Certified for WINDOWS 2008“ podpora WINDOWS SERVER 2008 R2 licence serverové virtualizace pro 2 fyzické servery včetně managementu fyzických a virtuálních serverů

o o o o o o o

10 11

Rack monitoring systém a jedno kouřové a jedno teplotní čidlo

Instalační a konfigurační práce Studie proveditelnosti management žádostí, publicita CELKEM

1

47.756 Kč

1

964.776 Kč

1

300.300 Kč

1

100.000 Kč 3.148.099 Kč

Tabulka 9 - Přehled celkových nákladů

11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v provozní fázi, všechny částky jsou s DPH. Od 1.1.2011 bude obec účtovat o odpisech z tohoto důvodu jsou odpisy uvedeny v přehledu provozních nákladů. Majetek bude obcí účetně odepisován lineárně 5 let. Tabulka 10: Přehled provozních nákladů na maintanace Provozní náklady - maintanance Maintenance serverů pro virtualizaci

109 994 Kč

Maintenance diskového pole

78 486 Kč

Maintenance serveru pro zálohování

28 800 Kč



Maintenance routerů

252 708 Kč

12 262 Kč

12 262 Kč

Maintenance software serverové virtualizace

57 864 Kč

57 864 Kč

57 864 Kč

57 864 Kč

Maintenance software pro zálohování

15 936 Kč

15 936 Kč

15 936 Kč

15 936 Kč

CASH FLOW

469 988 Kč

-

73 800 Kč

-

73 800 Kč

-

86 062 Kč

-

86 062 Kč

V roce 1 a 2 jsou předpokládány nižší náklady na maintanace z důvodu poskytované standardní záruční doby 2 roky na dodané zařízení a produkty. Přehled celkových provozních nákladů je následující: Tabulka 11 - Přehled celkových nákladů v provozní fázi

Energie – v TC ORP je počítáno s výkonem 4 kw/hod (HW, klimatizace, bezpečnostní a kouřová čidla aj.) Osobní náklady – tato položka zahrnuje především pravidelnou činnost spojenou s provozem TC ORP v předpokládaném rozsahu 0,5 zaměstnance. Dále též může zahrnovat například fyzickou ochranou budovy, v níž bude TC ORP umístěno (během provozních hodin úřadu bude ochrana zajištěna zaměstnanci, mimo tuto dobu bude budova zajištěna bezpečnostním pracovníkem dohlížející nad budovou). Ostatní provozní náklady – zde jsou započítány nahodilé, nepředpokládané náklady související s provozem TC ORP Náklady na služby - maintanance – jedná se o rozšířené náklady na údržbu produktů, které jsou podrobněji kalkulovány v tabulce uvedené výše.

11.5 Příjmy provozní fáze Předkládaný projekt nepočítá s částečným pokrytím provozních nákladů na energii, osobních nákladů aj. Tyto náklady budou hrazeny městem Jičín. Projekt počítá pouze s příspěvkem obcí na spolufinancování pořízení elektronické spisové služby. Kalkulace těchto příjmů je uvedena v kapitole 17.



11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze

Tabulka 12 - Přehled celkových finančních toků projektu – cash-flow projektu

11.7 Přehled financování projektu Investiční etapa bude financována z dotace a rozpočtu ORP, provozní etapa z rozpočtu ORP. Část nákladů na pokrytí výdajů na energii, ostrahu objektu atd. může být pokryta od obcí a zřizovaných organizací, maximálně do výše provozních výdajů ORP. Tabulka 13: Přehled financování projektu – část TC ORP

Celkové výdaje Celkové způsobilé výdaje Celkové nezpůsobilé výdaje Celkové investiční způsobilé výdaje Celkové neinvestiční způsobilé výdaje Dotace 85% Celkem Dotace 85% investiční Dotace 85% neinvestiční

3 293 099,60 3 293 099,60 0,00 3 278 099,60 15 000,00 2 799 134,66 2 786 384,66 12 750,00

11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů Pro vyhodnocování přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou konstrukcí: Čistá současná hodnota (NPV): Čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků n

NPVt = ∑

CFt (1 + r ) t (respektive

t =0 souvisejících s investicí. A vypočte se provozních toků – současná hodnota vstupní investice), kde:

NPVt CFt r t n

jako

současná

hodnota

je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“; je tok plynoucí z investice; je diskontní míra; představuje období; je poslední období.

Vnitřní výnosové procento (IRR): Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistí současní hodnota toků plynoucích z projektu Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


n

0=∑ je rovna 0. Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu CFt IRR t n

t =0

CFt (1 + IRR) t , kde:

je tok plynoucí z investice; je vnitřní výnosové procento; představuje období; je poslední období.

Doba návratnosti:

DN = Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice. Vypočte se DN I CFb

I CFb , kde:

je doba návratnosti (v letech); je suma investovaných prostředků; je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu.

Index rentability: Vypočte se NPV/I , kde: NPV

je čistá současná hodnota projektu;

I

je suma investovaných prostředků

Stanovení diskontní míry Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu, které jsou použity na financování investice. Schématicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt: WACC = wv*kv + wp*kp, kde WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital); wv, wp

váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných);

kv

míra nákladů na vlastní kapitál;

kp

míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně poskytovatelem dotace). Všechny zdroje budou mít veřejný základ (dotace + rozpočet kraje), takže pro potřeby následujících výpočtů budeme používat dlouhodobou reálnou společenská diskontní míru 5 % p.a. Všechny zahrnuté hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní sazbu převádět na nominální. Základní hlediska Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční. Opět vycházíme ze všech předpokladů a analýz, které byly uvedeny v předchozích kapitolách. Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli Čistá současná hodnota Vstupní hodnoty:

CFt r n

viz tabulka Průběh peněžního toku projektu 5 % p.a. 5



Výsledná hodnota: -2 744 018 Kč Čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř 2,8 milionů Kč. Daná investice (projekt) je tedy z čistě finančního pohledu (měřeného přímou ziskovostí) neefektivní. Jedná se ale o nekomerční investici. Vnitřní výnosové procento Vstupní hodnoty: CFt viz tabulka Průběh peněžního toku projektu n 5 Výsledná hodnota: nelze vypočítat (čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř 2,8 milionů Kč, tudíž nelze stanovit vnitřní výnosové procento)

Doba návratnosti Výsledná hodnota:

nelze spočítat - vychází záporné číslo (záporná hodnota jako taková je výpočtově nelogická, tudíž je uvedeno, že vychází záporná hodnota a nelze spočítat. Je zbytečné uvádět přímou hodnotu záporného čísla.)

Index rentability Výsledná hodnota:

- 0,83

Dle indexu rentability není projekt komerčně přínosný.

11.9 Závěry finanční analýzy Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pomocí socioekonomické analýzy.





12 Ekonomická analýza projektu V této kapitole se zaměříme na širší (socio)ekonomickou analýzu projektu.

12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu pomocí sociálně ekonomické analýzy nákladů a užitku a citlivostní analýzy 12.1.1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku V předchozí kapitole byla vyhodnocena efektivnost projektu z čistě finančního pohledu předkladatele projektu, tento pohled je totožný s komerčním hodnocením projektů. Závěry z předešlé kapitoly tedy nemají žádnou vypovídací hodnotu s ohledem na celkovou společenskou přínosnost projektu. V této kapitole tedy budeme zkoumat socio-ekonomické dopady projektu. Zaměření a cíle Pro vyhodnocení socio-ekonomického přínosu se nejčastěji využívá metodika CBA, což je standardní technika určená ke kalkulaci nákladů a přínosů a tím slouží jako podklad pro kvalifikované rozhodování. V CBA se pokoušíme vyjádřit v peněžních hodnotách (monetarizovat) všechny dopady projektu (u kterých to lze) tak, abychom byli s to porovnat pozitivní i negativní dopady na společné (monetární) bázi. Základní hlediska Prvním krokem postupu analýzy nákladů a přínosů je určení dotčených skupin včetně kritéria pro začleňování. Pro tento projekt bylo jako základní kriterium začleňování vybráno území ORP Jičín. Toto kritérium bylo zvoleno zejména na základě očekávané působnosti projektu i jeho zaměření. Základními dotčené skupiny jsou: •

ORP Jičín

•

obce a jimi zřizované organizace

•

zřizované a zakládané organizace města Jičín

•

subjekty na území ORP

•

občané.

Monetarizované přínosy a náklady Kromě přímých finančních nákladů a přínosů je možné v peněžní podobě vyjádřit přínos pro ORP spočívající v realizaci a provozu předkládaného projektu. Vzhledem k části zákonné povinnosti i dalším politickým i nepolitickým rozhodnutím by ORP služby běžící na technologickém centru realizoval i bez tohoto projektu. Potřebné vybavení by si pak musel komerčně pronajmout. Vzhledem z rozsahu technologického centra by platba za jeho služby komerčnímu subjektu dle odhadů byla 1 450 000 Kč ročně. Provoz projektu tedy bude ročně nepřímo generovat úspory v této velikosti. Projekt dále zefektivní vnitřní procesy MěÚ Jičín, čímž bude docházet k úsporám času jak při práci zaměstnanců úřadu, tak i klientů. Tyto úspory byly odhadnuty finančně na min. Kč 50 000 ročně. Vyjma uvedeného nelze další přínosy projektu převést do finančního vyjádření při zachování potřebné objektivity a spolehlivosti. Nemonetarizované přínosy a náklady projektu Vyjma všech finančních i na finanční částky převoditelných nákladů a přínosů projekt dále generuje, popřípadě indukuje celou řadu nemoetarizovatelných přínosů. Jedná se zejména o následující: •

zefektivnění fungování veřejného sektoru,

•

větší dostupnost veřejných služeb,

•

vyšší míra spolehlivosti služeb veřejné správy,

•

naplňování politiky eGoverment.



Průběh socio-ekonomických přínosů a nákladů Tabulka 14 - Průběh socio-ekonomických přínosů a nákladů

Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů Pro vyhodnocování přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou konstrukcí: Čistá současná hodnota (NPV): Čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků n

NPVt = ∑

CFt (1 + r ) t (respektive

t =0 souvisejících s investicí. A vypočte se provozních toků – současná hodnota vstupní investice), kde:

NPVt CFt r t n

jako

současná

hodnota

je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“; je tok plynoucí z investice; je diskontní míra; představuje období; je poslední období.

Vnitřní výnosové procento (IRR): Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistí současní hodnota toků plynoucích z projektu n

0=∑ je rovna 0. Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu CFt IRR t n

t =0

CFt (1 + IRR) t , kde:

je tok plynoucí z investice; je vnitřní výnosové procento; představuje období; je poslední období.

Doba návratnosti: Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice. Vypočte se

I CFb , kde:



DN =

DN I CFb

je doba návratnosti (v letech); je suma investovaných prostředků; je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu.

Index rentability: Vypočte se NPV/I , kde: NPV

je čistá současná hodnota projektu;

I

je suma investovaných prostředků

Stanovení diskontní míry Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu, které jsou použity na financování investice. Schematicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt: WACC = wv*kv + wp*kp, kde WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital); wv, wp

váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných);

kv

míra nákladů na vlastní kapitál;

kp

míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně poskytovatelem dotace). Všechny zdroje budou mít veřejný základ (dotace + rozpočet ORP), takže pro potřeby následujících výpočtů budeme používat dlouhodobou reálnou společenská diskontní míru 5 % p.a. Všechny zahrnuté hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní sazbu převádět na nominální. Základní hlediska Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční. Opět vycházíme ze všech předpokladů a analýz, které byly uvedeny v předchozích kapitolách. Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli Čistá současná hodnota Vstupní hodnoty: CFt viz tabulka Průběh socio-ekonomického toku projektu r 5 % p.a. n 5 Výsledná hodnota: 1 515 144 Kč Čistá současná hodnota investice vyšla kladně ve výši více než 1,5 milionu Kč. Daná investice (projekt) je tedy ze společenského pohledu efektivní.

Vnitřní výnosové procento Vstupní hodnoty:

CFt n

viz tabulka Průběh socio-ekonomického toku projektu 5

Výsledná hodnota:

26 % p.a.

Daný projekt zhodnocuje společensky vložené veřejné prostředky více než 26 % ročně. Je tedy společensky efektivní.



Doba návratnosti Výsledná hodnota:

3,17 let

Společensky se tato investice vrátí za necelé 3,2 roky. Index rentability Výsledná hodnota:

0,46

Dle indexu rentability je projekt společensky přínosný. 12.1.2 Citlivostní analýza Citlivostní analýza zkoumá proměnlivé a nejisté předpoklady předkládaného investičního projektu prostřednictvím jejich vlivu na finanční ukazatele, kdy se zjišťuje, o kolik procent se změní výsledná hodnota ukazatele, když se kritický faktor (předpoklad) změní o 1 procento (popřípadě jinou smysluplnou jednotku). Citlivostní analýza byla provedena pro tyto parametry finančního, respektive socio-ekonomického modelu projektu: 1. zvýšení nákladů o 1% 2. snížení příjmů o 1% 3. zvýšení investice o 1% 4. všechny faktory společně Po provedení příslušných výpočtů byly zjištěny následující hodnoty: Z výsledků citlivostní analýzy vyplynulo, že v modelu výpočtu kriteriálního ukazatele finanční čistá současná hodnota je rizikovým faktorem pouze roční úspora oproti pronájmu.

12.2 Doporučení vybrané varianty V celé studii byla porovnávána navržená technologická varianta s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu). Dle výsledků socio-ekonomické analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky efektivní a realizovatelnou. Tabulka 15: Vysledky citlivostní analýzy

1. zvýšení nákladů o 1% 2. snížení příjmů o 1% 3. zvýšení investice o 1% 4. všechny faktory společně

Citlivostní analýza DN VV 3,45 25,3% 3,43 25,6% 3,46 24,9% 3,48 24,6%

INDEX RENTABILITY 0,45 0,46 0,44 0,43

Všechny ukazatele vykazuji velice nízkou citlivost na změnu vstupních předpokladů. Nejcitlivěji reagují na změnu všech vstupních předpokladů společně. Ve všech sledovaných případech zůstává hodnota ukazatelů příznivá. Projekt je realizovatelný.

12.3 Doporučení vybrané varianty V celé studii byla porovnávána navržená technologická varianta s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu). Dle výsledků socio-ekonomické analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky efektivní a realizovatelnou. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


12.4 Závěry ekonomické analýzy Ekonomická analýza prokázala, že předkládaný projekt je socio-ekonomicky přínosný. V navržené variantě při uvedených vstupních podmínkách je jeho socio-ekonomická čistá současná hodnota1 515 144 Kč. Vnitřní výnosové procento 26 % p.a.. Doba návratnosti 3,17 roků a index rentability 0,46. Dle všech uvedených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt.



13 Analýza rizik 13.1 Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění Tato kapitola se hlouběji zabývá odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření pro jejich eliminaci. Pro přehlednost byla jednotlivá rizika rozdělena do skupin: •

Projektová rizika

•

Technická a realizační rizika

•

Legislativní a organizační rizika

•

Ekonomická a investiční rizika

Jednotlivá rizika projektu jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje: •

Popis rizika – projevy rizika

•

Dopad na projekt – priorita, pravděpodobnost a možné dopady projektu – rozděleno do tří úrovní (nízký, střední, vysoký)

•

Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika – rozděleno do tří úrovní (nízká, střední , vysoká)

•

Opatření k omezení rizika - návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.

•

Kritérium úspěchu - měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, pokud bude riziko eliminováno.



HLAVNÍ PROJEKTOVÁ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem projektu realizování technologického centra ORP. Popis rizika

Termíny v harmonogramu nebudou dodrženy

uvedené projektu

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t

Opatření k omezení rizika

Kritérium úspěchu

Vysoký

Vysoká

Alokovat dostatečné množství kvalitních kapacit, jak na straně dodavatele, tak zákazníka.

Původní termíny harmonogramu projektu budou dodrženy.

Aktivně kontrolovat veškeré termíny harmonogramu a včas řešit možné zpoždění termínu. Prostory pro umístění TC ORP nebudou připraveny v dostatečném předstihu

Vysoký

Nízká

Aktivně přistupovat k přípravě prostor technologického centra ORP. Přizpůsobit harmonogram projektu budování TC ORP vzhledem k jeho případným úpravám.

Prostory pro budoucí TC ORP budou připraveny v dostatečném předstihu.

Nebude zajištěna odpovídající součinnost interních pracovníků MěÚ

Střední

Střední

V dostatečném předstihu alokovat odpovídající kvalitní zdroje na straně zákazníka za účelem poskytnutí požadované při výstavbě součinnost technologického centra ORP.

Nedojde k prodlení harmonogramu projektu z důvodů neposkytnutí součinnosti interními pracovníky městského úřadu.

Nedojde k alokaci dostatečného množství kvalitních pracovníků na straně dodavatele

Střední

Střední

Smluvně ošetřit kvalitní pracovníky dodavatele na základě jejich zkušenostmi při realizaci obdobných zakázek a na základě poskytnutých CV.

Nedojde k opoždění termínu realizace na straně dodavatele a projekt bude realizován v odpovídající kvalitě.

Nedojde k dohodě o výčtu poskytovaných služeb TC ORP

Střední

Nízká

Projednat a smluvně deklarovat s jednotlivými obcemi a zřizovanými a zakládanými organizacemi ORP výčet všech služeb (systémových, aplikačních a agendových), které budou nabízeny v rámci TC ORP.

Existuje dohoda mezi ORP a obcemi a zřizovanými a zakládanými organizacemi o poskytování služeb technologickým centrem ORP.

Tabulka 16 - Hlavní projektová rizika



TECHNICKÁ A REALIZAČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem technologického centra ORP.

Popis rizika

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t


Dopad na projekt

HW architektura není optimální – dochází k nestabilitě systému, výpadkům aplikací, není dostatečný diskový prostor, není možné hw dále rozšiřovat.

Vysoký

Nízká

Navrhnout technickou architekturu dostečně robustní, škálovatelnou, rozšiřitelnou, integrovatelnou, založenou na technologii virtualizace (nezávislost aplikací na konkrétním HW).

Všechny specifikované služby technologického centra ORP jsou pokryty.

Termín dodání jednotlivých technických komponent nebude dodržen

Střední

Aktivně, s dostatečným předstihem prověřovat veškeré termíny harmonogramu související s dodávkou HW.

Nedojde k časovému posunu termínu dodání HW komponent.

Střední

Nedochází k problémům s jejich stabilitou a výkonem.

Včas eskalovat a řešit možné zpoždění termínu. Vyhrazené systémové zdroje pro provoz centrálních aplikací nebudou dostatečné

Vysoký

Střední

Alokovat dostatečnou kapacitní rezervu technologického centra pro provoz centrálních aplikací. sledovat volné Průběžně systémové zdroje technologického centra a v případě potřeby řešit jejich navýšení.

Nenastane problém s přidělením požadovaných systémových zdrojů a potřebné diskové kapacity při implementaci centrálních aplikací.

Síťová konektivita mezi TC ORP a jeho zákazníky není postačující

Vysoký

Nízká

Odhadnout potřebný datový tok mezi technologickým centrem ORP a jeho zákazníky a v případě, že propustnost nebude dostatečná, zahájit aktivity zaměřené na její posílení.

Nedochází k prodlevám a novým výpadkům při konzumování služeb technologického centra ORP.

Nebude zajištěna odpovídající technická podpora po dobu udržitelnosti projektu

Střední

Nízká

Vyhradit dostatečné finanční zdroje na pokrytí nezbytné technické podpory ze strany dodavatele.

Vzniklé závady odstraněny včas SLA).

jsou (dle

Implementovat známé a prověřené technologie, které lze, částečně, spravovat alespoň vlastními zdroji. Pokrytí SW dostatečné

licencemi

není

Nízký

Nízká

Na základě výčtu služeb technologického centra ORP navrhnout odpovídající počet licencí. Vyčlenit dostatečné finanční zdroje pro potenciální nákup chybějících licencí.

Veškeré požadované služby technologického centra ORP jsou pokryty a provozovány a nejsou v konfliktu s licenčními ujednáními.

Mít pod kontrolou následné rozšiřování služeb technologického centra ORP. Neodpovídající prostory pro vybudování technologického centra ORP

Vysoký

Nízká

Prostory technologického centra ORP musí odpovídat podmínkám, popsaných v dokumentu "Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností, včetně spisových služeb (Koncept a východiska), Zpracovatel: MV ČR". HW


navrhovat

dostatečně

Prostory technologického centra vyhovují podmínkám popsaných v "Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností, včetně spisových služeb (Koncept a východiska), Zpracovatel: MV ČR".


robustně tak, aby bylo možné jej v maximální možné míře „pouze“ rozšiřovat. Prostory navrhnout dostatečně velké – počítat s jistou rezervou při jeho následném rozšiřování.

Prostory jsou navrženy tak, aby byla vytvořena určitá rezerva pro možnost jeho následného rozšíření.

Tabulka 17 - Technická a realizační rizika

LEGISLATIVNÍ A ORGANIZAČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s legislativou a organizací technologického centra ORP. Popis rizika

Dojde dotace

k porušení

podmínek

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Vysoký

Nízká

Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace, zveřejněné na portále MV.

Dotace je přidělena a vyplacena.

Zajistit udržení podmínek po celou dobu udržitelnosti projektu.

Nepodaří se uzavřít partnerskou smlouvu s obcemi o spolupráci při budování technologických center

Střední

Nízká

V dostatečném časovém předstihu projednávat podmínky uzavření partnerské smlouvy s jednotlivými obcemi.

Případná kontrola neshledala porušení podmínek, za kterých byla dotace přidělena – nedochází k vrácení dotace. Partnerská smlouva s danými obcemi je uzavřena a plněna.

Eliminovat rizika plynoucí z nepodepsání smlouvy. Nepodaří se uzavřít SLA o poskytování služeb TC

Střední

Nízká

Realizovat kampaň zaměřenou na průzkum jednotlivých zákazníků (obce a zřizovaných a zakládaných organizací), jaké služby chtějí v rámci technologického centra ORP využívat. Aktivně komunikovat se zákazníky dostupnost jednotlivých služeb.

Na každou poskytovanou službu technologického centra ORP je uzavřena SLA. V případě anonymního čerpání služby existují zveřejněné podmínky jejího provozu.

Nedostatečná politická podpora projektu

Střední

Nízká

Realizovat kampaň zacílenou na politiky ORP, za účelem vysvětlení důležitosti a prospěšnosti budování TC ORP v souvislostí se strategií eGovernmentu kraje.

Realizace projektu.

Nezájem ze strany obcí

Nízký

Nízká

Komunikovat se zástupci obcí (včetně politiků) užitečnost a prospěšnost TC ORP.

Uzavření dohod o společném budování technologického centra.

Odstoupení partnerů od smlouvy

Nízký

Nízká

Zapojení jednotlivých zástupců partnerů do projektu realizace a rozvoje TC ORP.

Setrvání všech partnerů, kteří uzavřeli s městkým úřadem dohodu o spolupráci, po celou dobu udržitelnosti projektu.

Tabulka 18 - Legislativní a organizační rizika



EKONOMICKÁ A INVESTIČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná ekonomická a investiční rizika výstavby technologického centra ORP. Popis rizika

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Náklady na realizaci TC nepřiměřeně přesáhnout náklady, spočítané v rámci studie proveditelnosti

Střední

Střední

Zajistit garanci cen nabídky v souladu s poskytnutou výší dotace.

Náklady na vybudování TC ORP nepřevyšují očekávané výdaje.

Dotace na vybudování TC ORP nebude poskytnuta

Vysoký

V případně odůvodněného nárůstu výdajů je nezbytné zajistit jejich pokrytí vlastními zdroji. Nízká



Tabulka 19 - Ekonomická a investiční rizika





14 Udržitelnost projektu Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. V tomto případě se jedná o vybudování technické architektury a infrastruktury TC ORP a provozování základních služeb pro své zákazníky. Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace technologického centra ORP. Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což může vést i k požadavku na jeho vrácení. Následující kapitoly se detailněji zabývají udržitelnosti projektu v rovinách: •

Institucionální

•

Finanční

•

Provozní.

Pro Město Jičín je prioritou udržení a rozvíjení technologických center ve všech rovinách.

14.1 Institucionální rovina Vybudováním TC se obecní úřad zavazuje, minimálně po dobu udržitelnosti projektu - což je po dobu 60 měsíců, poskytovat služby technologického centra svým zákazníkům. Po celou dobu udržitelnosti bude vlastníkem projektu Město Jičín.

14.2 Finanční rovina Jak je již uvedeno v kap. 11.5. Příjmy provozní fáze, předkládaný projekt nebude generovat žádný zisk. Investiční etapa bude financována z dotace a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu ORP. ORP počítá s alokací a vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění udržitelnosti TC ORP.

14.3 Provozní rovina Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných pracovníků jak ze strany městského úřadu, tak ze strany dodavatele řešení pro zajištění provozu TC ORP. Město Jičín má sestavený kvalitní projektový a realizační tým. Seznam jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a realizačního týmu je uveden v kap. 9. Lidské zdroje, vlastnící a zaměstnanci. Z technologického hlediska bude nutné zajistit pravidelnou obnovu a upgrade pořízených technologií tak, aby technologické centrum jako takové bylo schopno poskytovat plánované služby, včetně pokrytí potřebných SW licencí. Veškerý upgrade jak HW, tak SW bude na stejné, či vyšší úrovni, než původně nakoupený. Veškeré vybavení TC ORP zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu. Popis technické architektury, zajišťující její udržitelnost po celou dobu projektu, je uveden v kap. 7. Technické řešení. Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem a údržbou těchto zařízení. Bude uzavřena rozšíření servisní smlouva s požadovanou dobou odezvy do 4 hodin po nahlášení poruchy. Tato smlouvy bude financována města Jičín minimálně po dobu udržitelnosti projektu. Veškeré náklady spojené s provozem tohoto centra budou financovány z rozpočtu ORP. Při pořizování nového hardwarového i softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


15 Závěr Záměr budovat eGovernment v ORP Jičín je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007– 2015. V tuto chvíli se jedná o jedinečnou příležitost, kdy je možné vlastní záměry podpořit i finančně, a to prostřednictvím finančních zdrojů EU (operačních programů IOP a OP LZZ). Při využití finančních zdrojů je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů, což může sehrát významnou roli při rozhodování o realizaci či nerealizaci výše představených investičních záměrů vedoucích k efektivnějšímu poskytování služeb. Realizace a finanční podpora sebou přináší i závazky. Tyto závazky je potřeba vnímat zejména v zajištění udržitelnosti projektu, na kterou se nevztahují dotační tituly (je financována z rozpočtu ORP). Současně lze konstatovat, že projekt nebude v regionu ojedinělý, ale navazuje na TC kraje a další TC ORP.

15.1 Shrnutí výsledků Studie proveditelnosti je zpracovávaná za účelem: •

specifikace záměru vybudování TC ORP z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje,

•

specifikace záměru pořízení elektronické spisové služby nebo upgrade stávající elektronické spisové služby pro potřebu ORP a jí zřizovaných organizací a umožnění přístupu k elektronické spisové službě pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP,

•

prokázání, že pro samotný projekt, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta,

•

prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu,

•

prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti,

•

prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti jeho financování ze strany žadatele po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů.

Uvedené bylo výše v jednotlivých kapitolách prokázáno. Takto navržený projekt přispěje výrazným způsobem k rozvoji eGovernment v regionu.

15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pomocí socioekonomické analýzy, a ta prokázala, že předkládaný projekt je přínosný. V navržené variantě při uvedených vstupních podmínkách je jeho socio-ekonomická čistá současná hodnota 1 515 144,- Kč. Vnitřní výnosové procento 26 % p.a.. Doba návratnosti 3,17 roků a index rentability 0,46. Dle všech uvedených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt. V kombinaci se získáním dotace je projekt realizovatelný a přínosný.

15.3 Popis postupu návazných projektů Harmonogram postupu navazujících projektů závisí na termínech vyhlášení jednotlivých výzev v rámci IOP a OPLZZ. Navazující projekty: • Elektronická spisová služba ORP - realizace 2010 • Digitalizace a ukládání (realizuje kraj) – předpoklad 2011 • CzechPOINT@home – předpoklad 2011 • Vzdělávání v eGON centerech ORP – probíhá (2009 – 2012) • Vnitřní integrace úřadu ORP – předpoklad 2010 – 2011 • Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné zprávy – předpoklad 2010 – 2011



15.4 Závěry a doporučení Na základě uvedených zjištění lze doporučit TC ORP k realizaci.





16 Zadávací dokumentace 16.1 Zadávací dokumentace k vyhlášení výběrového řízení na zhotovitele projektu Část budování TC ORP bude vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných zakázkách, realizována formou podlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení. Zadávací dokumentace bude připravena v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb a závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Závazné postupy jsou uvedeny v příloze č. 8 Příručky pro žadatele).

16.2 Řádný položkový rozpočet Viz. kapitola 16.3.

16.3 Výkaz výměr viz tabulka 14 v kapitole 11.3



17 Elektronická spisová služba 17.1 Úvod ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROJEKTU Název: Elektronická spisová služba ORP Jičín Zkratka: ESS TC Popis: Projekt Elektronická spisová služba ORP umožňuje pořízení elektronické spisové služby ORP splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo upgrade stávající elektronické spisové služby, splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů pro potřebu obce s rozšířenou působností a jí zřizovaných organizací. Současně umožní přístup k elektronické spisové službě splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP. Garant projektu: ORP Jičín Lokalita: ORP Jičín Doba realizace: 9/2010-12/2010 Doba udržitelnosti: 5 let Rozpočet projektu:

1 670 772,00 Kč (z toho 168 926,82 nezpůsobilé výdaje)

17.1.1 Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby Název organizace: Město Jičín IČ: 00271632 Adresa: Žižkovo nám.18, 50601 Jičín Telefon: +420 493 545 470 E-mail: [email protected] www.mujicin.cz Web: Kontaktní osoba: Ing. Petr Brunner, vedoucí oddělení informatiky

17.1.2 Cílové skupiny projektu Cílovými skupinami jsou: obec s rozšířenou působností Jičín jakožto garant realizace a odběratel poskytované služby, zřizované organizace ORP, které jsou odběratelem (klientem) poskytované služby. Soupis organizací je uveden v kapitole 17.4.1. Varianty poptávaného řešení, (doplní jednotlivé ORP) obce ve správním území ORP a jimi zřizované organizace, které jsou odběratelem (klientem) poskytované služby. V kapitole 17.4.2. Doporučená varianta řešení je uveden seznam obcí, které požádaly o zajištění přístupu k elektronické spisové službě. Seznam je rozdělen na obce, které požádaly o elektronickou spisovou službu v hostovaném režimu provozovanou na TC ORP a na obce, které projevily zájem o nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce. Vyjádření zájmu dané obce je doložen písemným rozhodnutím příslušného orgánu obce (zastupitelstva, rady, nebo starosty obce).



17.2 Současný stav a historie projektu Projekt Elektronická spisová služba ORP Jičín je plně v souladu s vyhlášenou výzvou č. 06 Ministerstva vnitra ČR „ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ (Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní veřejné správě, Oblast podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě) a úzce souvisí s projektem Technologické centrum ORP, který poskytuje pro provoz elektronické spisové služby potřebnou infrastrukturu a negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů. Projekt je realizován na základě usnesení Rady města Jičín č. 77 a usnesení Zastupitelstva města č. 19. Dalšími východisky studie proveditelnosti jsou:

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Provedený průzkum stavu vybavenosti obcí a zřizovaných organizací elektronickými spisovými službami a jejich požadavků na zajištění přístupu ,

Zásadní pro realizaci projektu je požadavek legislativy ‐ novely zákona č. 499/2004 Sb., který zavádí povinnost vést spisovou službu pro územní samosprávné celky a jejich zřizované organizace (§ 63). V přechodných lhůtách novela obsahuje ustanovení: "Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona".

17.2.1 Zvažované varianty řešení Projekt zahrnuje tři části. Zvažované Varianty řešení jsou uvedeny pro každou část samostatně: I.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD JIČÍN •

Upgrade stávající spisové služby úřadu Varianta předpokládá provedení upgrade stávající spisové služby úřadu a rozšíření počtu licencí na tzv. „multilicenci“. Stávající spisová elektronická služba Ginis je produkt společnosti Gordic s.r.o. a plně vyhovuje dosavadním požadavkům uživatelů a legislativy s výjimkou funkcí vyplývajících z novely zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a zákonu 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. ESS je součástí IS GINIS a je úzce provázaná na ekonomiku, registry a kartotéku osob, správní a sociální agendy, matriku.

•

Pořízení nové spisové služby úřadu Varianta předpokládá pořízení nové spisové služby úřadu při zajištění funkčních požadavků uvedených v kapitole 17.3 a zajištění plné kompatibility s architekturou a databázovým prostředím úřadu. Součástí pořízení je nákup multilicence, implementace včetně konfigurace dle současného stavu a provedení školení a migrace dat ze stávající spisové služby

II.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP JIČÍN •

Hostovaná spisová služba v TC ORP Jičín Varianta předpokládá pořízení spisové služby centrálně žadatelem, ORP Jičín, s tím, že se jedná o realizaci řešení formou hostingu, kdy spisová služba bude instalována v TC ORP. Licence pro zřizované organizace jsou pořízeny ORP Jičín, které může udělit zřizovaným organizacím podlicenci. Provoz hostované spisové služby je zajištěn ORP jako služba poskytovaná zřizovaným organizacím. Zřizované organizace jsou klienti systému, kdy podlicence a služba zajištění provozu po dobu udržitelnosti projektu jsou zřizovaným organizacím poskytnuty bezúplatně. Je nutné pro zřizované organizace pořídit multilicenci hostované spisové služby.

•

Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní



technologii zřizované organizace Varianta předpokládá pořízení licencí plné verze elektronické spisové služby pro zřizované organizace, které budou provozované na vlastní technologii zřizované organizace. Zřizovaná organizace musí disponovat potřebnou HW a SW infrastrukturou a musí samostatně zajišťovat provoz a správu spisové služby. III.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO OBCE VE SPRÁVNÍM OBVODU ŽADATELE • Hostovaná spisová služba v TC ORP Varianta předpokládá pořízení spisové služby centrálně žadatelem ORP Jičín, s tím, že se jedná o realizaci řešení formou hostingu, kdy spisová služba bude instalována v TC ORP. Licence pro obce jsou pořízeny ORP Jičín, které může udělit zřizovaným organizacím podlicenci. Provoz hostované spisové služby je zajištěn ORP jako služba poskytovaná obcím. Obce jsou klienti systému, kdy podlicence a služba zajištění provozu po dobu udržitelnosti projektu jsou jim poskytnuty bezúplatně. Je nutné pro obce pořídit multilicenci hostované spisové služby. • Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce Varianta předpokládá pořízení licencí plné verze elektronické spisové služby pro obce, které budou provozované na vlastní technologii zřizované obce. Obec musí disponovat potřebnou HW a SW infrastrukturou a musí samostatně zajišťovat provoz a správu spisové služby. Bylo by potřeba pro obce pořídit multilicenci plné verze spisové služby. Obce se bohužel nedohodly na jednom dodavateli ESS. Každá obec požaduje ESS od jiného dodavatele. Obce jinou ESS používat nechtějí, takže by vysoutěženou ESS nepoužívaly. Obcím by bylo možno vysoutěžit jejich ESS v komoditním výběrovém řízení.

17.2.2 Etapy projektu Projekt bude realizován jako dvouetapový. Harmonogram realizace je navržen ve třech fázích: • Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti a dalších potřebných dokumentů včetně jejich schválení , uzavření potřebných partnerských smluv • Realizační fáze – vypsání veřejné zakázky a vlastní dodávka řešení, implementace a zkušební provoz • Provozní fáze – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu Přípravná fáze byla zahájena zpracováním této studie proveditelnosti. Vlastní realizační fáze bude zahájena po podání příslušného projektu v polovině roku 2010. Ukončení realizační fáze je předpokládáno v 12/2010.

17.3 Funkční požadavky na vybrané spisové služby Funkční požadavky na spisovou službu jsou definovány v Příloze č. 1 – VZOROVÉ OSNOVY STUDIE PROVEDITELNOSTI Příručky pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP výzvy č. 06 – ROZVOJ SLUŽEB EGOVERNMENTU V OBCÍCH. Jsou to: ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU (ELEKTRONICKÉ) SPISOVÉ SLUŽBY VYHOVUJÍCÍ AKTUÁLNÍ NOVELE ZÁKONA 499/2004 A 190/2009 SB. O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ A ZÁKONU 300/2008 SB. O ELEKTRONICKÝCH ÚKONECH A AUTORIZOVANÉ KONVERZI DOKUMENTŮ. •

Příjem a evidence doručených i vlastních listinných dokumentů o Evidence doručených i vlastních elektronických dokumentů o Zobrazení zpráv doručených do datové schránky a elektronické podatelny



Vytvoření dokumentu ze zprávy doručené do datové schránky nebo elektronické podatelny o Označení dokumentů evidenčním číslem a číslem jednacím o Vedení podacího deníku Oběh a vyřizování dokumentů – evidence předání a převzetí o Sledování stavu vyřízení dokumentů o Práce se spisy a uzavírání spisů Práce s elektronickými dokumenty - Vložení, zobrazení a editace elektronických dokumentů o Ukládání elektronických dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, o Automatická kontrola a doplňování časových razítek a elektronických značek dle požadavků zákona o Elektronické podpisy (podepsání souboru, ověření podpisu) o Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak o Automatická konverze dokumentů do ukládacího nebo výstupního datového formátu Odesílání listinných i elektronických dokumentů o Odesílání dokumentů poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou o Evidence doručení dokumentu o Automatická evidence dodejky z datové schránky Vyřízení a uzavření Ukládání a skartace - evidence skrartačních znaků a lhůt o Ukládání spisů a dokumentů o Podpora skartačního řízení pro papírové i elektronické dokumenty ¨ o Předávání spisů a uzavřených dokumentů do e-spisovny Požadavky na integraci s Datovými schránkami – plná integrace s datovými schránkami (dopad zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákona č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - projekt MV ČR „Datové schránky“) Shoda s platnou legislativou, nároky kladené na systémy zadavatele, a její současná i budoucí údržba, zejména respektování vydaných národních standardů a rozhraní za účelem ukládání dokumentů Součástí musí být i dokumentace a kompletní popis dodaných API rozhraní pro integraci s dalšími systémy. o

•

•

•

• •

•

•

•

Protože pro provoz elektronických spisových služeb bude využívána infrastruktura technologického centra ORP, je vyžadována kompatibilita s architekturou a databázovým prostředím ORP Jičín a komunikace s negarantovaným úložištěm nevyřízených a neuzavřených spisů provozovaným v TC ORP. 17.3.1 Definice dalších požadovaných funkcí Systém spisové služby musí dále splňovat tyto požadavky: Možnost poskytovat hostované řešení Možnost provozu serverové části ve virtuálním prostředí Podpora integrace s informačními systémy obcí a zřizovaných organizací Poskytovat otevřené komunikační rozhraní pro externí informační systémy (webové služby), zejména ISDS a ISZR Přístup prostřednictvím webového rozhraní Podpora logického oddělení jednotlivých organizací v rámci databáze i samostatných databází pro jednotlivé organizace (každá organizace vlastní databázi) Provádění autorizované konverze z moci úřední (z datové zprávy do listinné podoby i naopak) dle zákona 300/2009Sb. Převod elektronického dokumentu do formátu PDF/A-1b Podepisování elektronických dokumentů PDF/A zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu a používání formátu PDF verze 1.7 (stanovují Vyhlášky Min.vnitra 191-4/2009Sb.) Používání kvalifikovaných časových razítek (označování datových zpráv čas.razítkem dle zákona 190/2009Sb.)



Požadavky obcí: zajistit, aby nikdo kromě nich neviděl do jejich neuzavřených spisů. Tento požadavek je legitimní a zajistit ho lze pomocí šifrování dat. Požadavek zákona 101/2000Sb. na ochranu osobních údajů lze rovněž řešit šifrováním dat.

17.4 Poptávka a nabídka, Analýza trhu – nabídka služeb 17.4.1 Varianty poptávaného řešení Poptávkové řízení pro výběr dodavatele v rámci všech třech částí projektu bude realizováno dle Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013“ a vnitřní směrnice o veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13).

POROVNÁNÍ VARIANT ŘEŠENÍ Hodnocení variant je provedeno pro každou část samostatně. I.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD 1. Upgrade stávající spisové služby úřadu Výhody využití stávající spisové služby Ginis spočívají hlavně v již existujícím propojení do IS Měú, jehož je ESS nedílnou součástí zajišťující oběh dokumentů mezi všemi agendami (účetnictví, spisovna, poplatky, přestupky, banka, pokladna, matrika, volby, kartotéka osob, registr obyvatel), dále v tom, že zaměstnanci již absolvovali ucelenou řadu školení a v tom, že nemalá část spisovky byla pořízena, naimplementována, zaplacena a jde jen o její doplnění podle požadavků zákona. Výhoda je i v tom, že informatici Měú Jičín již ESS dobře znají a administrují ji od roku 2006. Nevýhody využití stávající spisové služby spočívají hlavně v nutnosti lokální instalace a nastavení, ale dodavatel již nabízí i webového klienta. Předpokládaná cena upgrade stávající spisové služby města Jičín vychází z nabídky stávajícího dodavatele. Níže uvedená cenová nabídka obsahuje i náklady na pořízení 11 ks licencí pro hostovanou spisovou službu pro organizace zřizované městem Jičín.

hostovaná ESS pro 1 organizaci hostovaná ESS pro organizace Města Jičín upgrade ESS Ginis pro Město Jičín CELKEM upgrade ESS Měú+organizace zřizované

1 11 1

cena ESS implementace Údržba - provozní Celkem s DPH bez DPH bez DPH náklady 12 600,00 11 300,00 28 680,00 5 500,00 138 600,00 124 300,00 315 480,00 60 500,00 529 120,00 65 400,00 713 424,00 175 624,00 1 028 904,00 667 720,00 189 700,00 236 124,00

Celkové náklady na upgrade stávající spisové služby činí Kč 713 424,- vč. DPH 2. Pořízení nové spisové služby úřadu Výhody nákupu nové spisové služby nejsou žádné. Nevýhody nákupu nové spisové služby spočívají hlavně v promrhání již vydaných peněz města, školení, nepropojení s IS města, nutností importovat stávající data z GINISu do jiné spisovky a v mnohem vyšší ceně. Toto řešení pro město Jičín nepřichází v úvahu ! Předpokládaná cena je kvalifikovaný odhad vyplývající z orientačního průzkumu trhu a je cca 1.200.000 Kč bez DPH. Udržovací roční poplatek (maintenance) cca 200.000 bez DPH. II.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP 1. Hostovaná spisová služba v TC ORP Výhody hostované spisové služby spočívají hlavně v jednoduchosti implementace, správy, údržby, zálohování, vyšší bezpečnosti dat, jednotnosti a centralizovanosti dat v TC ORP. Dále v tom, že již několik let se oddělení informatiky Měú Jičín stará o LAN a data zřízených organizací, čili tímto způsobem bychom přirozeně doplnili stávající



pomoc. Nevýhody hostované spisové služby spočívají hlavně v nutnosti mít pro práci s ESS kvalitní internetové připojení v režimu 12x5, což je díky městské optické síti zajištěno. hostovaná ESS pro 1 organizaci hostovaná ESS pro organizace Města Jičín upgrade ESS Ginis pro Město Jičín CELKEM upgrade ESS Měú+organizace zřizované

1 11 1

cena ESS implementace Údržba - provozní Celkem s DPH bez DPH bez DPH náklady 12 600,00 11 300,00 28 680,00 5 500,00 138 600,00 124 300,00 315 480,00 60 500,00 529 120,00 65 400,00 713 424,00 175 624,00 1 028 904,00 667 720,00 189 700,00 236 124,00 Cel

kové předpokládané náklady na zajištění hostované spisové služby pro organizace zřizované městem Jičín (11 organizací) činní Kč 315 480,- vč. DPH 2. Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii zřizované organizace Výhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v možnosti pracovat s ESS i bez funkčního připojení k internetu. Další výhoda: je možné budoucí propojení na další SW organizací. Nevýhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že aplikace u uživatele nemusí být aktuální nebo správně nastavená a dále, že organizace nemají personál, který by byl po zaškolení schopen samostatně zajišťovat provoz a správu spisové služby, protože nedisponují dostatečnou počítačovou gramotností. Předpokládaná cena je kvalifikovaný odhad vyplývající z orientačního průzkumu trhu a je 28 000 Kč včetně DPH. O lokální ESS neprojevila zájem žádná organizace. III.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO OBCE VE SPRÁVNÍM OBVODU ŽADATELE 1. Hostovaná spisová služba v TC ORP Hostovanou ESS požaduje velká většina obcí, jež projevily písemný zájem. Výhody hostované spisové služby spočívají hlavně v jednoduchosti implementace, správy, údržby, zálohování, vyšší bezpečnosti dat, jednotnosti a centralizovanosti dat v TC ORP. Dále v jednodušší metodické podpoře obcím oproti lokální spisovce. Nevýhody hostované spisové služby spočívají v nutnosti mít pro práci s ESS kvalitní internetové připojení v režimu 12x5. To si obce zajistily samy tím, že mají se svým poskytovatelem připojení dohody SLA v jimi požadované úrovni. Tyto dohody tato studie ani ORP Jičín neřeší, pouze jsme je v rámci průzkumu na obcích zjistili.

Typ ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS

Obce s hostovanou Eelektornickou spisovou službou - limit 19 000,- kč dotace cena ESS implementace organizace Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH Běchary 12 600 11 300 28 680 5 500 Dřevěnice 12 600 11 300 28 680 5 500 Kbelnice 12 600 11 300 28 680 5 500 Konecchlumí 12 600 11 300 28 680 5 500 Kovač 12 600 11 300 28 680 5 500 Ohaveč 12 600 11 300 28 680 5 500 Ostružno 12 600 11 300 28 680 5 500 Samšina 12 600 11 300 28 680 5 500 Sedliště 12 600 11 300 28 680 5 500 Soběraz 12 600 11 300 28 680 5 500 Újezd pod Troskami 12 600 11 300 28 680 5 500 Veliš 12 600 11 300 28 680 5 500 Vršce 12 600 11 300 28 680 5 500 Železnice Masarykova základní škola Železnice 25 200 22 600 57 360 11 000 Lužany Základní škola a mateřská škola Lužany 25 200 22 600 57 360 11 000 Celkem 487 560 214 200 192 100 93 500 obec

Celkové náklady na pořízené hostované spisové služby pro obce zařazené pod ORP Jičín, včetně jimi zřizovaných organizací Kč 487 560,- vč. DPH 2. Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce Výhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že nebude konektivita ani dostupnost našeho serveru vyžadována v režimu 12x5, obce budou moci Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


pracovat i bez připojení k internetu. Další výhoda: je možné propojení na další SW na obci. Nevýhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že pro uživatele bude složitější rozpoznat, zda jde o problém na TC ORP nebo jejich konektivity a bylo by jasnější, kdy mají volat dodavatele konektivity a kdy TC ORP. Také v tom, že aplikace u uživatele nemusí být aktuální nebo správně nastavená a dále, že obce nemají personál, který by byl po zaškolení schopen samostatně zajišťovat provoz a správu spisové služby, protože nemají dostatečnou počítačovou gramotnost. Rovněž je složitější metodická podpora obcím oproti hostované ESS. O lokální ESS projevily zájem jen 3 obce 1.typu a město Sobotka (má stavební úřad i matriku), ale každá obec chce jinou ESS. Typ ESS ESS Keo-X ESS Keo-X ESS Munis

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - limit 19 000,- Kč dotace cena ESS implementace organizace obec Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH Podůlší 10 800 10 000 24 960 5 400 Žeretice 10 800 10 000 24 960 5 400 Bukvice 10 800 10 000 24 960 5 400 Celkem 74 880 32 400 30 000 16 200

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - (obce se stavební úřadem a matrikou) - limit 60 000,- dotace cena ESS implementace organizace obec Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH 79 428 11 082 ESS Ginis * město Sobotka Základní škola Sobotka 44 110 22 080 Typ ESS

*) ESS Ginis pro město Sobotka obsahuje tyto části: WESS el.spisová služba, síťová verze rozhraní na datové schránky rozhraní na CzechPoint WRAK Registr konverzí EPD el.podatelna

Celkové náklady na pořízení licencí plné verze ESS na vlastní technologii obcí zařazených pod ORP Jičín a jimi zřizovaných organizací činní Kč 154 308,- vč. DPH 17.4.2 Doporučená varianta řešení Na základě porovnání byly pro jednotlivé části doporučeny tyto nejvhodnější varianty: I.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD Je doporučena varianta upgrade stávající spisové služby Ginis městského úřadu, protože je jednoznačně výhodnější i levnější.

II.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP Jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP provozovaná ORP realizovaná v rámci upgrade stávající spisové služby městského úřadu, protože je jednoznačně výhodnější i levnější. Seznam organizací, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu je uveden v Příloze 2. O lokální ESS nepožádala žádná organizace zřízená městem Jičín.

III.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO OBCE VE SPRÁVNÍM OBVODU ŽADATELE I pro tuto část je jako nejvhodnější doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP, provozovaná ORP, realizovaná nákupem multilicence hostované spisové služby pro obce a jejich organizace, protože většina obcí požádala o hostovanou ESS. Pro obce, které projevily zájem o ESS Triáda, GINIS a Keo-X, může být vysoutěžena a nakoupena licence plné verze elektronické spisové služby v komoditním výběrovém řízení.



Seznam obcí 1.typu (nemají ani stavební ani matriční úřad), které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu: obec

1. Dřevěnice 2. Kbelnice 3. Konecchlumí 4. Kovač 5. Lužany 6. Ohaveč 7. Ostružno 8. Samšina 9. Sedliště 10. Soběraz 11. Újezd pod Troskami 12. Veliš 13. Vršce 14. Běchary 15. Železnice

telefon

e-mail

web

493 597 235 493 532 824 493 597 148 724 179 875 493 597 178 493 571 785 493 533 030 493 572 101 493 598 161 493 522 024 493 591 195 493 539 662 493 552 223 493 552 235 493 532 934

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

www.podchlumi.cz/kovac www.luzany.cz

www.samsina.onas.cz www.sedliste-jc.cz www.sobrada.cz www.velis.cz www.bechary.cz www.zeleznice.net

Seznam organizací obcí, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:

1. Základní škola a mateřská škola Lužany (zřízená obcí Lužany) 493 597 163

[email protected]

2. Masarykova základní škola (zřízená městem Železnice)

[email protected] www.zszeleznice.cz (zřízená městem Sobotka) www.zs.sobotka.indos.cz , IČO 71001379

493 532 936

3. Základní škola Sobotka

493 571 539 [email protected]

Seznam obcí 1.typu, které požádaly o nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce:

1. obec Podůlší 2. obec Žeretice 3. Obec Bukvice

493 597 125 493 592 330 493 594 277

[email protected] [email protected] [email protected]

www.zeretice.org www.obecbukvice.cz

(Keo) (Keo) (Munis)

Obec 2.typu (má stavební i matriční úřad), která požádala o nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce: 1.Město Sobotka

493 572 201

[email protected]

www.sobotka.cz

(Ginis)

Seznam organizací zřízených městem Jičín, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:

1. Kulturní zařízení města Jičína, IČ: 13584430, 2.

493 531 568 www.kzmj.cz [email protected] K-klub – středisko volného času, Valdštejnovo nám.99, Jičín, IČ: 71234918, 493 532 451 www.kackojicin.cz [email protected]



3. Základní škola a mateřská škola, Jičín,17.listopadu 109, IČ: 70886822 493 531 356

http://1zs.mujicin.cz

[email protected]

493 531 566

http://4zs.jicin.cz

[email protected]

4. Základní škola, Železnická 460, Jičín, IČ: 70886784 5. Základní umělecká škola, Jičín, IČ: 67440690

493 532 645 http://www.zusjicin.cz [email protected] 6. Základní škola, Poděbradova 18, Jičín, IČ: 75019485 493 532 046 http://3zs.jicin.cz [email protected] 7. Základní škola, Husova 170, Jičín, IČ: 70886849 493 532 405 www.2zsjc.cz [email protected] 8. Technické služby města Jičín, IČ: 64814467 493544744 www.tsjc.cz [email protected] 9. Sportovní zařízení města Jičín, IČ: 70974349 www.sport-jicin.cz [email protected] 493 533 462 10. Sociální služby města Jičín, IČ: 70888167 493 546 212 http://www.ssmj.cz [email protected] 11. Knihovna Václava Čtvrtka, Jičín, IČ: 00370967 493 532 833 http://knihovna.jicin.cz [email protected]



17.4.3 Orientační nabídka na trhu Zjištěním cen na trhu vyplynuly tyto ceny ESS pro obce a jejich organizace: a) Hostovaná spisová služba pro 1 subjekt je v rozmezí od 7200 do cca 18.000 Kč bez DPH. Některé ESS vyžadují pro přístup k terminálovému serveru licenci - je nutná licence CAL pro server za cca 3000 Kč pro každou organizaci a obec. To je cena bez školení a implementace, která se pohybuje od 3600 do 19000 Kč bez DPH za subjekt podle dodavatele. b) Licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce pro 1 subjekt je podle dodavatele cca 11.000 – 18000 Kč bez DPH. Cena školení a implementace je cca 10000 – 19000 bez DPH podle dodavatele. c) Upgrade spisové služby pro město Jičín, pořízení 11 licencí pro hostovanou spisovou službu pro organizace zřizovaných městem a pořízení elektronické spisové služby pro obce v ORP Jičín bude podle předběžných nabídek stát 1 670 772 Kč s DPH vč. standardní dvouleté podpory. Upgrade spisové služby Města Jičín cena ESS implementace Údržba - provozní Celkem s DPH bez DPH bez DPH náklady hostovaná ESS pro 1 organizaci 1 12 600,00 11 300,00 28 680,00 5 500,00 hostovaná ESS pro organizace Města Jičín 11 138 600,00 124 300,00 315 480,00 60 500,00 upgrade ESS Ginis pro Město Jičín 1 529 120,00 65 400,00 713 424,00 175 624,00 CELKEM upgrade ESS Měú+organizace zřizované 1 028 904,00 667 720,00 189 700,00 236 124,00 Typ ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS

Typ ESS ESS Keo-X ESS Keo-X ESS Munis

Obce s hostovanou Eelektornickou spisovou službou - limit 19 000,- kč dotace cena ESS implementace organizace Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH Běchary 12 600 11 300 28 680 5 500 Dřevěnice 12 600 11 300 28 680 5 500 Kbelnice 12 600 11 300 28 680 5 500 Konecchlumí 12 600 11 300 28 680 5 500 Kovač 12 600 11 300 28 680 5 500 Ohaveč 12 600 11 300 28 680 5 500 Ostružno 12 600 11 300 28 680 5 500 Samšina 12 600 11 300 28 680 5 500 12 600 11 300 28 680 5 500 Sedliště Soběraz 12 600 11 300 28 680 5 500 Újezd pod Troskami 12 600 11 300 28 680 5 500 Veliš 12 600 11 300 28 680 5 500 Vršce 12 600 11 300 28 680 5 500 Železnice Masarykova základní škola Železnice 25 200 22 600 57 360 11 000 Lužany Základní škola a mateřská škola Lužany 25 200 22 600 57 360 11 000 Celkem 487 560 214 200 192 100 93 500 obec

obec Podůlší Žeretice Bukvice

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - limit 19 000,- Kč dotace cena ESS implementace organizace Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH 10 800 10 000 24 960 5 400 10 800 10 000 24 960 5 400 10 800 10 000 24 960 5 400 Celkem 74 880 32 400 30 000 16 200

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - (obce se stavební úřadem a matrikou) - limit 60 000,- dotace cena ESS implementace organizace obec Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH ESS Ginis * město Sobotka Základní škola Sobotka 44 110 22 080 79 428 11 082 Typ ESS

Tabulka 20 - Orientační nabídka trhu

17.5 Organizace a režijní náklady 17.5.1 Organizační model Hostovaná spisová služba bude provozovaná ORP. ORP zajistí její pořízení, implementaci a provoz, včetně hotline. Heldesk dodavatele bude v ceně maintenance, protože jen dodavatel jako vlastník programovacího kódu je schopen vyřešit všechny problémy ESS.



17.5.2 Provozní model ORP, oddělení informatiky je garantem, provozovatelem spisové služby. Provoz bude zajištěn odd. informatiky ORP. ORP předpokládá spolufinancování 15 procentní spoluúčasti obcí na dotaci jejich ESS, provoz bude zajištěn prostředky ORP. Cena maintenance bude první a druhý rok zahrnuta v pořizovací ceně ESS, pro další roky bude zajištěna jednotlivými subjekty nákupem – cena roční maintenance pro třetí až pátý rok pro každou obec a organizaci se předpokládá cca 5500 Kč a bude vysoutěžena. Příspěvek obcí na spolufinancování projektu je předběžné kalkulován ve výši Kč 239 868,00. 17.5.3 Role všech organizací v projektu Projektu hostované spisové služby se účastní následující subjekty: ORP ORP je garantem projektu, zajišťuje provoz hostované spisové služby (zajišťuje metodickou podporu uživatelů, provádí školení) a je také současně uživatelem. Zřizované organizace města Jičín Zřizované organizace jsou uživateli služeb hostované spisové služby. Obce ve správním obvodu a jimi zřizované organizace Zřizované organizace jsou uživateli služeb hostované spisové služby. 17.5.4 Organizace výběrových řízení Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu bylo postupováno a bude se i nadále postupovat v souladu s: zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění; v případě zakázek nespadajících do režimu zákona bude postupováno v souladu s vnitřní směrnicí o veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13); Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Závazné postupy jsou uvedeny v příloze č. 8 Příručky pro žadatele) 17.5.5 Smluvní ujednání (návrh SLA) pro provozované komponenty Spisová služba bude provozována v režimu 12x5. Spisová služba bude realizována v rámci TC ORP. Garantovaná doba odezvy činí 4 hodiny s dobou odstranění 24 hodin.

17.6 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci Kapitola je zaměřena na specifikaci funkcí a rolí v rámci realizace a provozu systému centrální hostované spisové služby ORP. 17.6.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu Nezbytným faktorem úspěšné realizace projektu je vybudování kvalitního projektového týmu. Tým pro realizaci je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně zabezpečeny. Projektový tým má složení:



Město Jičín Role

Funkce

Jméno a příjmení

garant (sponzor) projektu

Město Jičín, starosta

ing. Martin Puš

vedoucí projektového týmu


ing. Petr Brunner

systémový architekt


Bob Šviha

aplikační architekt


Bob Šviha

budoucí administrátoři systému a helpdesku - provoz


Martin Janouch, Bob Šviha a 1 nový informatik pro odpolední směny

administrátor dotace

projekt Jičín

konzultanti dalších organizací zapojených v projektu

starostové obcí Běchary a Lužany

ing. Jan Mitlöhner

organizace veřejných zakázek


Mgr. Eva Vogeltanzová

právní poradenství


Mgr. Eva Vogeltanzová

manažer

města

ing. Martin Mitlöhner Škoda

a

ing.

Martin

Tabulka 21 - Složení projektového týmu SPS TC ORP

Požadavky na projektový tým a osoby zajišťující provoz a podporu jsou s ohledem na činnosti vysoké. Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu. Navržený tým je dostatečně kvalitní (všichni jeho členové tyto činnosti již více než 5 let vykonávají v rámci své profese) a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi: projektové řízení, administrace dotace, administrace veřejných zakázek, podpora uživatelů, zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část eGON centra), servis (profylaxe, zajištění obnovy provozu, reklamační řízení, upgrade SW, součinnost s dodavatelem řešení), správa softwarových licencí (nákupy licencí, upgrade licencí). Z pohledu zajištění provozu a podpory SPS je předpokládána alokace 0,5 člověka (0,5 úvazku). 17.6.2 Struktura mzdových nákladů Mzdové náklady nejsou uznatelnými výdaji projektu. Alokované kapacity realizačního týmu a pracovníků zajišťujících provoz budou hrazeny z rozpočtu ORP po celou dobu udržitelnosti projektu a jsou pokryty současnými pracovníky. Předpokládané roční mzdové náklady pro zajištění provozu a podpory systému Kč 202 500 (hrubá mzda 25 000 měsíčně + odvody zaměstnavatele, půl úvazku pro projekt).

17.7 Realizace projektu, časový plán 17.7.1 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu Harmonogram projektu realizace elektronické spisové služby je navržen do třech fází: -

Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání veřejné soutěže.

-

Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu.

-

Fáze provozu – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu (5let).



Harmonogram realizace projektu TC ORP

2009 10 11 12

1

2

3

4

5

2010 6 7

8

9

10 11 12

2011 1 2

Přípravná fáze Zpracování studie proveditelnosti Zpracování žádosti o dotaci Uzavření partnerských smluv Výběrové řízení na dodavatele, schválení

Fáze realizace projektu Instalace a konfigurace hostované spisové služby. Upgrade současného řešení spisovky Ginis ukončení 1.etapy, monitorovací zpráva, žádost města o platbu Testovací provoz Školení Akceptace. Ukončení test.provozu a zahájení produktivního provozu ukončení 2.etapy, audit, monitor.zpráva, žádost města o platbu

Fáze provozu SPS ORP Tabulka 22 - Harmonogram projektu

Projekt bude realizován ve dvou etapách, jejichž cílem bude: 1. vybudovat elektronickou spisovou službu TC ORP a 2. zprovoznit všechny jeho služby (testovací provoz a zaškolení), popsané v rámci této studie. 1. etapa bude ukončena převzetím licencí SW (upgrade ESS města Jičín i spisovek pro organizace a obce), poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za dodaný SW. 2.etapa bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za implementaci ESS, testovací provoz a zaškolení, nechá zpracovat audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV.



17.8 Finanční analýza projektu, finanční plán 17.8.1 Přehled celkových nákladů v investiční fázi Součástí nákupu upgrade, hostované i plné verze ESS bude také standardní podpora – maintenance v délce standardní záruční lhůty 2 let. Pro další období udržitelnosti projektu město zajistí a bude financovat rozšířenou maintenance s garancí servisního zásahu do 4 hodin. Veškeré uvedené výdaje budou vynaloženy v roce 2010. Proplaceny z dotace budou v roce 2011. Upgrade spisové služby Města Jičín cena ESS implementace Údržba - provozní Celkem s DPH bez DPH bez DPH náklady hostovaná ESS pro 1 organizaci 1 12 600,00 11 300,00 28 680,00 5 500,00 hostovaná ESS pro organizace Města Jičín 11 138 600,00 124 300,00 315 480,00 60 500,00 upgrade ESS Ginis pro Město Jičín 1 529 120,00 65 400,00 713 424,00 175 624,00 CELKEM upgrade ESS Měú+organizace zřizované 1 028 904,00 667 720,00 189 700,00 236 124,00

Obce s hostovanou Eelektornickou spisovou službou - limit 19 000,- kč dotace Typ ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS hostovaná ESS

Typ ESS ESS Keo-X ESS Keo-X ESS Munis

organizace

obec

Běchary Dřevěnice Kbelnice Konecchlumí Kovač Ohaveč Ostružno Samšina Sedliště Soběraz Újezd pod Troskami Veliš Vršce Železnice Masarykova základní škola Železnice Lužany Základní škola a mateřská škola Lužany Celkem

obec Podůlší Žeretice Bukvice

cena ESS bez DPH

implementace bez DPH

12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 12 600 25 200 25 200 214 200

11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 11 300 22 600 22 600 192 100

Cen s DPH celkem 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 28 680 57 360 57 360 487 560

údržba - provoz 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 11 000 11 000 93 500

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - limit 19 000,- Kč dotace cena ESS implementace organizace Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH 10 800 10 000 24 960 5 400 10 800 10 000 24 960 5 400 10 800 10 000 24 960 5 400 Celkem 74 880 32 400 30 000 16 200

Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - (obce se stavební úřadem a matrikou) - limit 60 000,- dotace cena ESS implementace organizace Typ ESS obec Cen s DPH celkem údržba - provoz bez DPH bez DPH 79 428 ESS Ginis * město Sobotka Základní škola Sobotka 44 110 22 080 11 082

Tabulka 23 - Celkové náklady na ESS

17.8.2 Přehled celkových nákladů v provozní fázi Spisová služba v hostovaném režimu bude provozována v TC ORP. 4 obce budou mít lokální ESS a jejich data budou kopírována do negarantovaného úložiště v TC ORP. Veškerý SW je dodáván včetně dvouleté podpory. Další maintenance pro 3. až 5. rok pro město Jičín bude činit ročně 245 923 Kč. Maintenance pro 3. až 5. rok projektu nejsou uznatelným nákladem a budou hrazeny jednotlivými organizacemi, obcemi a městy; k tomu se všechny subjekty smluvně zaváží a tím bude zajištěna pětiletá udržitelnost projektu. Maintenance si hradí každý subjekt sám přímo dodavateli jeho ESS se kterým bude mít uzavřenu řádnou smlouvu. Dalšími provozními náklady budou mzdové náklady na 0,5 pracovního úvazku informatika, který bude provádět běžnou údržbu systému. Dalšími kalkulovanými náklady jsou náklady na energie a dále na další služby spojené s provozem ESS. Obec bude od roku 2011 odepisovat pořízený majetek. Přehled nákladů a výnosů tak obsahuj odpisy pořízeného dlouhodobého majetku. Kalkulované provozní náklady a výnosy obsahuje následující tabulka: Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Tabulka 24 - Kalkulované provozní náklady

Finanční toky jsou obsaženy v následující tabulce:

Tabulka 25 - Finanční toky

17.8.3 Příjmy provozní fáze Z pohledu provozní fáze nejsou předpokládány příjmy. Dle partnerských smluv přispějí obce na pořízení ESS ve výši 15% podílu na pořízení ESS. Příjmy jsou kalkulovány v tabulce uvedené v předchozí kapitole ve výši Kč 239 868,17.8.4 Závěry finanční analýzy Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pozitivně.



17.9 Analýza rizik v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění Tato kapitola se hlouběji zabývá expertně odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření pro jejich eliminaci. Pro přehlednost byla jednotlivá rizika rozdělena do skupin: •

Projektová rizika

•

Technická a realizační rizika

•

Legislativní a organizační rizika

•

Ekonomická a investiční rizika

Jednotlivá rizika jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje: •

Popis rizika – projevy rizika

•

Dopad na projekt – priorita, pravděpodobnost a možné dopady projektu – rozděleno do tří úrovní (nízký, střední, vysoký)

•

Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika – rozděleno do tří úrovní (nízká, střední , vysoká)

•

Opatření k omezení rizika - návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.

•

Kritérium úspěchu - měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, pokud bude riziko eliminováno.

PROJEKTOVÁ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem projektu realizování elektronické spisové služby TC ORP. Popis rizika

Termíny v harmonogramu nebudou dodrženy

uvedené projektu

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Střední

Střední

Alokovat dostatečné množství kvalitních kapacit, jak na straně dodavatele, tak zákazníka.

Původní termíny harmonogramu projektu budou dodrženy.

Aktivně kontrolovat veškeré termíny harmonogramu a včas eskalovat a řešit možné zpoždění termínu. Infrastruktura nebude připravena v dostatečném předstihu.

Vysoký

Nízká

Aktivně přistupovat infrastruktury. Přizpůsobit projektu infrastruktuře.

k přípravě

harmonogram připravované

Infrastruktura připravena v dostatečném předstihu.

bude

Nebude zajištěna odpovídající součinnost interních pracovníků MěÚ

Střední

Střední

V dostatečném předstihu alokovat odpovídající kvalitní zdroje na straně zákazníka za účelem poskytnutí požadované součinnosti.

Nedojde k prodlení harmonogramu projektu z důvodů neposkytnutí součinnosti interními pracovníky městského úřadu.


Vysoký

Nízká

Smluvně ošetřit kvalitní pracovníky dodavatele na základě jejich zkušenostmi při realizaci obdobných zakázek a na základě poskytnutých CV.

Nedojde k opoždění termínu realizace na straně dodavatele a projekt bude realizován v odpovídající kvalitě.

Tabulka 26 - Projektová rizika



TECHNICKÁ A REALIZAČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem centrálně hostované spisové služby. Popis rizika

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Spisová služba je dodána v neodpovídající funkcionalitě.

Vysoký

Nízká

Realizace na základě smlouvy se specifikací sankcí a pokut.

Funkční spisová služba.

Vyhrazené systémové zdroje pro provoz spisové služby nebudou dostatečné

Vysoký

Nízká

Alokovat dostatečnou kapacitní rezervu technologického centra pro provoz.

Nenastane problém s přidělením požadovaných systémových zdrojů a potřebné diskové kapacity při implementaci a provozu.

Průběžně sledovat volné systémové zdroje technologického centra a v případě potřeby řešit jejich navýšení. Síťová konektivita mezi TC ORP a jeho zákazníky není postačující

Vysoký

Nízká

Odhadnout potřebný datový tok mezi technologickým centrem ORP a jeho zákazníky a v případě, že propustnost nebude dostatečná, zahájit aktivity zaměřené na její posílení.

Nedochází k prodlevám a novým výpadkům při konzumování služeb technologického centra ORP.


Střední

Nízká


Vzniklé závady odstraněny včas SLA).

jsou (dle

Implementovat známé a prověřené technologie, které lze, alespoň částečně, spravovat vlastními zdroji.


LEGISLATIVNÍ A ORGANIZAČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s legislativou a organizací projektu. Popis rizika

Dojde dotace

k porušení

podmínek

Nepodaří se uzavřít smlouvu o podpoře s dodavatelem řešení.

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Vysoký

Nízká



Střední

Nízká

Zajistit udržení podmínek po celou dobu udržitelnosti projektu.

Případná kontrola neshledala porušení podmínek, za kterých byla dotace přidělena – nedochází k vrácení dotace.

V dostatečném časovém předstihu projednávat podmínky uzavření smlouvy s dodavatelem.

Smlouva o podpoře je s dodavatelem řešení uzavřena a plněna.

Eliminovat rizika plynoucí z nepodepsání smlouvy. Výrazné legislativní změny v oblasti spisové služby.

Střední

Střední

Podepsání smlouvy s dodavatelem řešení zahrnující závazek dodržování shody s legislativou.

Systém splňuje po dobu udržitelnosti projektu shodu s legislativou.

Tabulka 28 - Legislativní a organizační rizika Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


EKONOMICKÁ A INVESTIČNÍ RIZIKA V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná ekonomická a investiční rizika projektu.

Popis rizika

Dopad na projekt

Pravděp odobnos t



Náklady na realizaci nepřiměřeně přesáhnout náklady, spočítané v rámci studie proveditelnosti

Střední

Nízká

Zajistit garanci cen nabídky v souladu s poskytnutou výší dotace.

Náklady na realizaci a provoz nepřevyšují očekávané výdaje.

Dotace na realizaci centrální hostované spisové služby nebude poskytnuta

Vysoký

V případně odůvodněného nárůstu výdajů je nezbytné zajistit jejich pokrytí vlastními zdroji. Nízká

Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace, zveřejněné na portále MV. Alokace finančních z vlastního rozpočtu.


prostředků


17.10 Udržitelnost projektu Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. V tomto případě se jedná o pořízení a provoz spisové služby pro ORP Jičín, zřizované organizace ORP, obce a jejich zřizované organizace. Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace. Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což může vést i k požadavku na jeho vrácení. Následující kapitoly se detailněji zabývají udržitelnosti projektu v rovinách: •

Institucionální

•

Finanční

•

Provozní.

Pro městský úřad je prioritou udržení a rozvíjení spisové služby ve formě centrálního hostingu ve všech rovinách. 17.10.1 Institucionální rovina Město Jičín/obec byla zřízena zákonem o obcích č. 128/2000 Sb. v rámci reformy veřejné správy. A jako taková může být zrušena pouze změnou zákona (tato legislativní změna se nepředpokládá). Pořízením elektronické spisové služby se město Jičín zavazuje, minimálně po dobu udržitelnosti projektu - což je po dobu 60 měsíců, poskytovat služby elektronické spisové služby svým zákazníkům. Po celou dobu udržitelnosti bude vlastníkem projektu město Jičín. 17.10.2 Finanční rovina Jak je již uvedeno v kap. 17.8 Finanční analýza projektu, předkládaný projekt nebude generovat žádné příjmy. Investiční etapa bude financována z dotace a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu ORP po dobu udržitelnosti projektu.



17.10.3 Provozní rovina Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných pracovníků jak ze strany městského úřadu, tak ze strany dodavatele řešení pro zajištění provozu služeb elektronické spisové služby. Město Jičín má sestavený kvalitní projektový a realizační tým, který má s realizací obdobných projektů dlouhodobé zkušenosti. Podrobný popis jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a realizačního týmu je uveden v kap. 17.6. Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci. Z technologického hlediska bude nutné zajistit pravidelnou údržbu pořizovaného řešení tak, aby jak řešení pro Městský úřad Jičín, tak i centrální hostovaná spisová služba pro zřizované organizace, obce a jejich zřizované organizace byla schopna poskytovat plánované služby, včetně pokrytí legislativních změn. Veškerý upgrade bude realizován tak, aby zachoval kvalitativně stejnou nebo vyšší úroveň, než původně pořízený. Veškerý pořizovaný majetek zůstane v majetku ORP Jičín po celou dobu udržitelnosti projektu. Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem, zajištěním mj. smlouvou o podpoře s dodavatelem řešení. Veškeré náklady spojené s provozem budou financovány z rozpočtu ORP. Při pořizování nového softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek.



17.11 Závěr 17.11.1 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pozitivně s nulovou návratností, ale s přidanou hodnotou poskytovaných služeb. Navíc pro realizaci projektu je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů z IOP, prioritní osy 2 ‐ Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblasti podpory 2.1 ‐ Zavádění ICT v územní veřejné správě, což zvyšuje atraktivitu této investice. 17.11.2 Závěry a doporučení Rozvoj informatiky je nutno chápat jako nezbytnou součást strategického rozvoje celého regionu. V době zvýšeného tlaku na efektivní výkon veřejné správy je informatika nepostradatelným nástrojem úspěšného fungování každé ORP jako významného článku veřejné správy v České republice. Záměr budovat eGovernment je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007–2015. Realizace projektu je vyžádaná legislativními požadavky, které jsou promítnuté do novely zákona č. 499/2004 Sb. a zákona č. 300/2008 Sb., které zavádí povinnost vést spisovou službu pro územní samosprávné celky a jejich zřizované organizace a využívat datové schránky. Projekt dále efektivně navazuje na budované technologické centrum ORP, které vytváří potřebnou technologickou infrastrukturu. Jak již bylo uvedeno výše, studie proveditelnosti s ohledem na legislativní povinnost elektronické spisové služby porovnávala varianty lišící se způsobem pořízení a provozu. Porovnávanými variantami byly vyhodnoceny jako nejvýhodnější tyto varianty: I.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD Je doporučena varianta upgrade stávající spisové služby městského úřadu Jičín.

II.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP Jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP provozovaná ORP realizovaná v rámci hostované spisové služby.

III.

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO OBCE VE SPRÁVNÍM OBVODU ŽADATELE I pro tuto část je jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP provozovaná ORP. Jen 4 obce požádaly o lokální ESS.





18 Studie proveditelnosti – vnitřní integrace MěÚ Jičín Název veřejné zakázky malého rozsahu: Zadavatel: Název: IČ: Adresa sídla: Osoby oprávněné jednat za zadavatele: Kontaktní osoby: Telefon: e-mail: Zpracovatel: Název: IČ: Adresa sídla: Osoby oprávněné jednat za zpracovatele: Kontaktní osoby: Telefon: e-mail:

Studie proveditelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín Město JIčín 00271632 Žižkovo náměstí 18, Valdické Předměstí, 50601 Jičín 1 Martin Puš, starosta města Petr Brunner, informatik +420493545111 [email protected]

Autocont CZ a.s. 47676795 Nemocniční 12, Ostrava, 701 00 Ing.Jaroslav Dvořák Ing. Pavel Kubický +420 724 144 906 [email protected]

18.1 Úvod 18.1.1 Základní informace k projektu Název: Vnitřní integrace MěÚ Jičín Zkratka: VIU Popis:

Projekt řeší problematiku kultivace vnitřních systémů chodu úřadu, zejména SW zpracování jednotlivých agend, vazby na ekonomiku a správu aktiv obecně. Cílem projektu je umožnit efektivní pořizování vstupních dat, zvýšit transparentnost výkonu veřejné správy vůči veřejnosti a v důsledku zkvalitnit a zefektivnit vlastní činnost úřadu. Výstupem projektu je úprava vnitřního prostředí úřadu pro naplnění nutné vazby na Základní registry, zejména na Registr práv a povinností a vnitřní integrace všech SW komponent optimálně do jednoho uceleného informačního celku. Projekt bude rovněž podporovat práci úředníků a zaměstnanců úřadů sjednocením jejich pracovního počítačového prostředí a také postupnou standardizací procesů vykonávaných jednotlivými orgány veřejné moci. Jeho součástí bude analýza procesů v návaznosti na zavedení Technologických center.

Garant projektu: Lokalita: Doba realizace: Doba udržitelnosti: Rozpočet projektu:

Město Jičín ORP Jičín (76 obcí) 03/2010-6/2011 5 let 1.529.412 ,- Kč (včetně DPH)

18.1.2 Účel zpracování Studie proveditelnosti je zpracována za účelem:



bližší specifikace záměru projektu Vnitřní integrace úřadu z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje; prokázání, že pro samotný projekt, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta; prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu; prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti; prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti žadatele pokračovat v jeho financování po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů; podání žádosti o poskytnutí dotace (jako nutná příloha).

18.1.3 Identifikační údaje předkladatele Studie proveditelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín Zadavatel: Název: IČ: Adresa sídla: Osoby oprávněné jednat za zadavatele: Kontaktní osoby: Telefon: e-mail:

Město Jičín 00271632 Žižkovo náměstí 18, Valdické Předměstí, 50601 Jičín 1 Martin Puš, starosta města Petr Brunner, informatik +420493545111

[email protected] Tabulka 30 - Identifikační údaje předkladatele

18.1.4 Investor Investor je shodný s předkladatelem žádosti o dotaci, tj. město Jičín. 18.1.5 Cílové skupiny projektu Mezi cílové skupiny patří: MěÚ Jičín jako garant realizace a jeho úředníci; Zřizované organizace MěÚ Jičín jako uživatelé některých služeb; Občané a organizace ve městě Jičín jako uživatelé služeb úřadu města;



18.2 Rekapitulace výsledků studie Technické řešení je připraveno v jedné variantě, která počítá s investičními náklady ve výši 1.529.412.Kč a s ročními provozními náklady ve výši 118 224,-Kč (uvedeno vždy včetně DPH). Z toho předpokládaná částka spoluúčasti rozpočtu města činí 229.411,80 Kč. Naplnění cílů projektu Dokument s označením Vnitřní integrace úřadu (typizovaný projekt), který je přílohou výzvy IOP 06 definuje v kapitole 2.4. na straně č. 6 následující cíle projektu, jejich naplnění lze shrnout následovně: 1. Analyzovat stav současného systému řízení úřadu, navrhnout a realizovat jeho úpravy tak, aby bylo s ohledem k velikosti úřadu dosaženo cílového stavu, tedy zajistit optimální způsob fungování úřadu, prezentaci služeb vůči veřejnosti, řízení změn ve struktuře úřadu, managementu řízení a spolupráci se základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám Přínos projektu k naplnění cíle: v rámci prací na studii proveditelnosti byla provedena analýza, která definovala hlavní článek chybějící funkcionality, doporučila doplnění funkcionality systému a nastínila i směr dalšího rozvoje ICT Města Jičín. 2. Integrovat všechny existující SW komponenty do technologického centra (TC) a zajistit jejich vzájemnou provázanost a sjednocení či propojení jednotlivých aplikací optimálně do jednoho informačního systému. Přínos projektu: Záměrem města Jičín je vybudovat v rámci výzvy 06 Technologické centrum, projekt Vnitřní integrace úřadu přispívá k naplnění tohoto cíle podstatným způsobem, doplňuje podstatné SW produkty a definuje vazby, které je nutno rozvíjet v dalších etapách. 3. Provést upgrade stávajících SW komponent nebo nákup chybějících SW komponent pro optimalizaci řízení chodu úřadu a schopnost zveřejnění maximálního množství informací o činnosti úřadu občanům a institucím Přínos projektu: všechny komponenty doporučené k doplnění směřují k naplnění tohoto cíle. 4. Připravit vlastní agendové informační systémy žadatele na komunikaci se základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám Přínos projektu: cíl je naplněn zavedením SW pro management identit, potřebných evidencí, zejména katalog agend a aplikací a systémem správy přístupový oprávnění. 5. Provést integraci SW komponent pro výkon agend a jejich elektronizaci Přínos projektu: integrace bude provedena zejména na úrovni agend vnitřního chodu úřadu doplněním dalších funkcionalit portálu úředníka. 6. Provést optimalizaci rolí jednotlivých uživatelů ICT při zajištění agend vykonávaných žadatelem, včetně řešení bezpečných a transparentních přístupů Přínos projektu: projekt zavádí programové vybavení, které takovouto optimalizaci umožní efektivně realizovat. 7. Zajistit úpravy ICT komponent nebo uceleného řešení tak, aby vytvářely efektivní podporu procesů probíhajících v rámci působností žadatele

Přínos projektu: doplněním identitního systému a zkvalitněním služeb portálu úředníka a rozvojem základní komponenty portálu občana, je dosaženo optimální podpory procesů. V rámci finančních možností výzvy 06. 8. Prezentovat poskytované služby prostřednictvím portálu Přínos projektu: projekt vytvoří datové struktury, které je možné prezentovat prostřednictvím portálu určeného veřejnosti. Zajistí transparentní přehled o službách a jejich zajištění, prostřednictvím managementu identit (IDM). Naplnění integračních bodů Dokument s označením Vnitřní integrace úřadu (typizovaný projekt), který je přílohou výzvy IOP 06 definuje na v kapitole 2.8. Přístup k eGon službám, na straně č. 8 následující integrační body, prostřednictvím nichž je přístup ke službám zajištěn: 1. Integrační bod č. 1 – úprava elektronické spisové služby ve vazbě na Informační systém datových schránek a na elektronizaci procesů uvnitř úřadu. Přínos projektu: Městský úřad Jičín má spisovou službu plně komunikující se systémem datových schránek. Projekt Vnitřní integrace úřadu prohlubuje integraci spisové služby o další rozhraní. 2. Integrační bod č. 2 – nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka: Přínos projektu: projekt Vnitřní integrace úřadu implementuje nové komponenty, nezbytné pro naplnění funkcí tohoto integračního bodu. Je to zejména možnost zpracováno referenční evidence organizační struktury úřadu až do úrovně definice pozic a rolí, vazba na evidenci zaměstnanců, katalog služeb a aplikací a systém řízení oprávnění přístupu zaměstnanců k agendám a aplikacím. Vytváří tak prostředí naplňující integrační bod 2 a předpoklady pro zabezpečovaný přístup k citlivým osobním údajům agendových systémů. 3. Integrační bod č. 3 – komunikace se základními registry Přínos projektu: doplňované komponenty systému obsahují v maximální míře služby potřebné pro komunikaci se základním Registrem práv a povinností (RPP) a jsou základem komunikace agend s Registrem osob, Občanů a Územních identifikací a adres. Provedení integrace není možné bez detailní znalosti požadované funkcionality připravovaných centrálních projektů. Ty dnes plně definovány nejsou. Proto se řešení soustřeďuje na doplnění funkcí, které jsou již nezpochybnitelné a u nichž lze za současné míry poznání funkcí informačního systému základních registrů (ISRR) vyčíslit náklady na jejich pořízení. 4. Integrační bod č. 4 – komunikace s Portálem veřejné správy Přínos projektu: doplňované komponenty systému obsahují v maximální míře služby potřebné pro komunikaci prostřednictvím Portálu veřejné správy (PVS). Provedení integrace není možné bez detailní znalosti požadované funkcionality připravovaných centrálních projektů. Ty dnes plně definovány nejsou. Proto se řešení soustřeďuje na doplnění funkcí, které jsou již nezpochybnitelné a u nichž lze za současné míry poznání vyčíslit náklady na jejich pořízení. Přidaná hodnota projektu Přidanou hodnotu navrhovaného systému lze spatřovat zejména v oblasti: 1. Schopnost popsat aktuální práva a povinnosti přístupu k agendám jednotlivých úředníků městského úřadu 2. Popis požadavků agendy na práci s informačním systémem základních registrů (ISZR) 3. Podpora schopnosti agendových systémů komunikovat s ISZR (čtení, zápis) 4. Schopnost zjistit aktuální stav organizační struktury až do úrovně roli 5. Schopnost evidovat a zjistit aktuální stav přístupových oprávnění k rolím v agendě a funkcím v aplikaci Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


6. Šíře pokrytí agend vnitřního chodu úřadu prostřednictvím portálu úředníka 7. Přehlednost a úplnost smluv a rozhodnutí učiněných úřadem 8. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu řešeného úřadem

Shrnutí obsahu dodávky nových komponent a doplnění funkcí 1. Doplnit jako základní komponentu systém pro správu referenční organizační struktury 2. Doplnit evidenci agend (procesů) tak, aby bylo možné komunikovat s budoucím RPP, tj. zejména přijmout externí katalog agend, popsat práva v rámci agendy, propojit se systémem adresářových služeb 3. Doplnit vazby v systému tak, aby si systémy sdílely data a stav organizace byl čitelný z jednoho zdroje 4. Zajištění služeb personalistiky vůči evidenci organizační struktury 5. Podklady k prezentaci služeb a organizační struktury na portálu města 6. Doplnit formulářový systém zejména pro použití na žádosti různých typů a vnitřní chod úřadu 7. Portál úředníka rozvinout v základní rovině podpory projektů smluv v oblasti dotací a investic 8. Migrovat správu DMS do standardního úložiště 9. Doplnit funkcionalitu workflow mimo agendu spisové služby

18.2.1 Obsah studie Materiálové vstupy projektu jsou především ve formě softwarového vybavení, dále pak ve formě lidských zdrojů zajišťujících provoz, elektrické energie, papír atd.. Finanční analýza projektu mapuje finanční toky po dobu udržitelnosti projektu. Protože se jedná o neziskový projekt, z čistě finančního hlediska vychází ve všech variantách jako finančně neefektivní. Následující ekonomická analýza projektu zohledňuje nefinanční přínosy projektu. Navržený harmonogram počítá s podáním žádosti o dotaci v květnu 2010 a následnými organizačními a implementačními kroky tak, aby ostrý provoz postupně nabíhal v roce 2011. Doba udržitelnosti projektu je stanovena nejméně na 5 let. Studie identifikuje potenciální rizika projektu včetně jejich rozdělení do kategorií podle závažnosti. Jako možná klíčová rizika je identifikováno nedodržení termínů implementace, nevhodně navržená technická architektura a porušení podmínek udělení dotace. Klíčová rizika lze minimalizovat odborným vedením projektu a výběrem kvalifikovaného dodavatele řešení. Doporučení vývoje mimo projekt - směřovat k zavedení systému postupného čištění referenčních dat, tak aby v době realizace IZSR byla data kvalitní.



18.3 Současný stav a historie projektu Tato kapitola detailněji popisuje současný stav a historii projektu a to z pohledu centrálního (projekty a strategie popsané Ministerstvem vnitra České republiky), tak z pohledu regionálního, tj. především z pohledu MěÚ Jičín a Kraje Královehradeckého. 18.3.1 Strategie a cíle Strategický rámec projektu vnitřní integrace úřadu vychází ze stanovené strategie efektivní veřejné správy dané dokumentem „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015“. Vlastní projekt Technologická centra a elektronické spisové služby v území je součástí Intervence 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě Integrovaného operačního programu (IOP). Cílem IOP je modernizace a zefektivnění činnosti a procesů v oblasti veřejné správy a navazujících veřejných služeb a územního rozvoje jako předpokladu pro vytvoření moderní občanské společnosti a zvýšení konkurenceschopnosti regionů a ČR jako celku. Cílem oblasti intervence 2.1 je dosažení rychlejšího a spolehlivějšího poskytování veřejných služeb nejširší veřejnosti a prostřednictvím elektronické správy pak umožnit občanům a podnikatelským subjektům jednoduše a rychle komunikovat s úřady územní veřejné správy. 18.3.2 Informace o vývoji projektu a jeho současném stavu Mezi základní dokumenty, které započaly rozvíjet myšlenky budování vnitřní integrace úřadu v rámci kraje a ORP, patří: • Městský úřad Jičín – Informační strategie – atestace IS Městského úřadu Jičín dle zákona č. 365/2000 Sb. O informačních systémech veřejné správy. • Program rozvoje Královehradeckého Kraje – specifikace cíle 3: Zvýšení kvality technického prostředí s důrazem na rozvoj síťové infrastruktury; • Koncepce informatizace regionu – kapitola Regionální koncept. V rámci zpracování Studie proveditelnosti hostingového centra Kraje Královehradeckého se uskutečnil společný workshop se zástupci kraje a jednotlivých ORP, kde byl projednán záměr budování TC kraje a jednotlivých ORP. 18.3.3 Charakteristika projektu 18.3.3.1 Základní údaje o projektu Realizace projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín výrazně rozvíjí jeho procesní, administrativní a provozní složku. Zapadá do logického rámce budování technologických center a je v souladu s následujícími koncepčními dokumenty: Program rozvoje Královehradeckého Kraje; Koncepce informatizace Královehradeckého Kraje. 18.3.3.2 Lokalita Projekty v rámci IOP v oblasti intervence 2.1 spadají do cíle Konvergence, takže mohou být realizovány pouze na území ČR mimo hl. m. Prahy. Projekt Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín se dotýká pouze vlastního úřadu města a jeho zřázených a založených organizací. 18.3.3.3 Účel projektu Oblast intervence 2.1 IOP se zaměřuje na modernizaci územní veřejné správy a zkvalitnění a zefektivnění služeb veřejné správy prostřednictvím lepšího využití informačních a komunikačních technologií v území, podporujících komplexní informatizaci a rozvoj informačních systémů v orgánech územní veřejné správy. Vlastní modernizace odstraňuje současné slabé stránky: • nedostatečné využívání moderních ICT v územní veřejné správě; • neznalost a nízká míra využívání metod a modelů fungování elektronické veřejné správy; • špatná infrastrukturní vybavenost pro šíření vysokorychlostního připojení k internetu; • velký podíl dosud nedigitalizovaných dat; • roztříštěné, nejednoznačné a nedostatečně popsané datové zdroje územní veřejné správy;

• • • • •

chybějící standardy pro výměnu a sdílení dat mezi subjekty veřejné správy; malá nabídka služeb na úrovni interakcí a transakcí; nedostatečné zabezpečení informačních sítí a služeb; nedostatečná informovanost veřejnosti o možnostech, které jim eGovernment nabízí; nedostatečná počítačová gramotnost.

Účelem projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín je především zefektivnit správu města a připravit měst a jeho organizace na Komunkaci s ISZR. Obrázek 3 Vrcholy Hexagonu TC ORP

Projekt má tak z pohledu hodnocení podle vrcholů Hexagonu veřejné správy dopad do všech jeho vrcholů: • technologie – zásadní dopad v doplnění SW technologií jako nepostradatelné složky systému služeb, s cílem efektivní správy provozu a podpory optimalizace služeb; • finance – efektivita provozu a správy systému přinese úsporu provozních nákladů; • legislativa – systém umožní precizovat služby (agendy) poskytované veřejnosti a navazující na legislativu v globálním i lokálním pohledu. • organizace – podpora jednotlivých činností bude zajišťována na úrovni, kde se její realizace jeví jako nejvhodnější (kompetence, kapacity, znalost apod.) – z tohoto důvodu jsou různé povinné služby poskytovány na různých úrovních pro různé klienty. • občan – dopad na občana je výrazný zejména při realizaci poskytování služeb MěÚ Jičín veřejnosti, jako jsou územně analytické podklady a územně plánovací dokumentace, což souvisí zejména s dostupností a transparentností informací; • úředník – dopad na úředníka je v jasném vyprofilování jeho pracovní náplně, definici pravomocí a odpovědnosti, které má vůči jednotlivým agendám. 18.3.3.4 Klíčové aktivity Uvedené klíčové aktivity, jejich logika, načasování a způsob provedení přímo naplňují koncepční dokument „Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností včetně spisových služeb (koncept a východiska)“ a svým výsledkem přispívají k implementaci přijaté „Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby“: • vytvoření projektového záměru; • zpracování Studie proveditelnosti (v rozsahu daném závaznou strukturou) jako povinné přílohy žádosti o přidělení finanční podpory; Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


zpracování a předložení žádosti o udělení finanční podpory – postup je definován v dokumentu “Příručka pro žadatele a příjemce”; • vlastní proces implementace projektu Vnitřní integrace úřadu a povinných a nepovinných služeb včetně zkušebního provozu; • rutinní provoz implementovaných služeb po definovanou dobu udržitelnosti projektu. Podrobný rozpad, načasování a provázání všech klíčových aktivit je uvedeno a detailněji popsáno níže. •

18.3.3.5 Výstupy projektu Výstupem projektu je fungování nově doplněných kommponent systému, úprava procesů správy agend, aplikací, přístupových oprávnění, a nově zavedených aplikací po stanovenou dobou udržitelnosti minimálně 5 let. Jako vedlejší produkt studie proveditelnosti lze spatřovat definici rámce rozvoje dalších souvisejících oblastí řízení ICT MěÚ Jičín. 18.3.3.6 Měřitelné indikátory Indikátory pro oblast intervence 2.1 a její jednotlivé aktivity jsou definovány v příloze číslo 2 Příručky pro žadatele pro předkládaný projekt je to indikátor: • počet úřadů s provedenou integrací. Část Výzvy 06

III. Vnitřní integrace úřadu ORP

Název indikátoru

Počet úřadů s provedenou integrací ICT

Stávající hodnota

0

Cílová hodnota

1 (Město Jičín)

Plánované dosažení

06 / 2011

Tabulka 31 - Indikátory

18.3.4 Varianty řešení vnitřní integrace úřadu Varianta je vybrána z množiny řešení, které jsou pro vnitřní integraci úřadu MěÚ Jičín důležité (viz tabulka kapitola 18.7). Jedná se o kombinaci funkcionalit, které mohou být realizovány různými produkty na trhu. Konkrétní řešení vznikne vlastní dodávkou dle vybrané nabídky. Postup volby optimální varianty je popsán v kapitole číslo 18.7 Technický návrh. 18.3.5 Etapy projektu Etapou projektu se rozumí technicky, finančně a časově nezávislá fáze projektu, která je logicky kontrolovatelná. Projekt může být, ale nemusí být rozdělen do několika etap. Délka etapy projektu je minimálně 3 měsíce. Jestliže by poslední etapa byla kratší než 3 měsíce, spojuje se s předchozí etapou. Projekt je rozdělen na 3 finanční etapy. Projekt realizace VIÚ Jičín bude realizován v rámci jedné etapy, která bude dále rozdělena do následujících fází: • Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání soutěže; • Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu; • Fáze provozu integrovaného systému města – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu. Jednotlivé fáze, jejich délka a celková doba realizace projektu TC jsou uvedeny a detailněji popsány v kapitole 18.10. 18.3.6 Návaznost na další projekty v rámci výzvy IOP Předkládaný projekt má přímou vazbu na další projekty realizované z IOP. V rámci výzvy 06 je přímo provázán na část TC ORP a spisové služby, základní vazbou je požadavek komunikace se ISZR, rovněž řešeným v rámci IOP. Návaznost byla popsána v předchozích částech této studie.



18.3.7 Návaznost na další projekty v rámci výzvy OP LLZ Projekt Vnitřní integrace úřadu je logickou součástí projektu TC MěÚ Jičín a úzce souvisí s jeho další složkou, kterou je vzdělávání v oblasti eGovernmentu – finančním zdrojem je operační program lidské zdroje a zaměstnanost (OP LLZ). Tato oblast se zaměřuje na vytvoření koncepce činnosti TC a systému vzdělávání úředníků i občanů v používání služeb eGovernmentu. Návaznost byla popsána v předchozích částech této studie.



18.4 Analýza poptávky a koncepce marketingu Tato kapitola analyzuje poptávku “zákazníků“ – cílových skupin projektu po výstupech (službách) projektem dodaných. Projekt vnitřní integrace má následující typy zákazníků – cílových skupin. MěÚ Jičín jako garant realizace a jeho úředníci; Zřizované organizace MěÚ Jičín jako konzumenti některých služeb; Občané a organizace ve městě Jičín jako kozumenti služeb úřadu města; 18.4.1 Analytická část Projekt je realizován za účelem efektivity provozu vnitřního chodu úřadu. Jeho potřeba byla analyzována v rámci popisu současného stavu (příloha studie proveditelnosti). Pro cílové skupiny a. a b. je kapitola nerelevantní, neboť implementace bude provedena nařízením managementu úřadu. Cílové skupiny c. Se bude týkat výstup ve formě prezentace služeb úřadu a jeho organizační struktury na www. Tato prezentace je bezplatná. 18.4.2 Návrhová koncepční část 18.4.2.1 Marketingová strategie 18.4.2.2 Marketingový mix Marketingový mix je soubor taktických marketingových nástrojů, které firmě umožňují upravit nabídku podle přání zákazníků na cílovém trhu. Obsahuje a konkretizuje všechny kroky, které organizace vykonává, aby vzbudila poptávku po produktu. Produkt Produktem, který bude vyžadovat je prezentace organizační struktury a služeb poskytovaných městský úřad Velké Meziříčí veřejnosti v internetové prezentaci města, rezentace možnosti komunikace s občanem pomocí elektronické pošty a možnost využití formulářů na základní konstrukci „portálu občana“. Cena Cena výše uvedeného produktu je nulová – je poskytován zdarma Místo Produkt bude dostupný kdekoliv a komukoliv na internetu prostřednictvím webových stránek MěÚ Jičín. Propagace Aby byla propagace poskytovaných služeb TC efektivní, je třeba ji zacílit na správný segment zákazníků. Cílem propagace je získat zájem u potenciálního zákazníka využívat nabízenou službu. Zákazníkem jsou obecně občané a organizace - veřejnost Marketingový mix - klíčové prostředky propagace poskytování služby: • Webová prezentace Jičín – zveřejnění vybraných informací zaměřené na občany (např. dostupnost a spolehlivost služeb včetně IT podpory řešení životních situací, apod.; • Publikování v tisku, odborných časopisech s informacemi o projektu a poskytovaných službách občanům. 18.4.2.3 Koncepce odbytu Pojem odbyt je pro projekt Vnitřní integrace úřadu nerelevantní, a tedy i celá tato kapitola, neboť nabízené služby nejsou placené a ani jejich charakter nedává možnost měření odbytu.

18.5 Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti Předmětem kapitoly je charakteristika a popis dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování služeb a návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP. 18.5.1 Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek Kapitola není pro projekt Vnitřní integrace úřadu relevantní, neboť tento nepředpokládá žádné materiálové vstupy.

18.5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy Vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných zakázkách, bude soutěž realizována formou nadlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení. Prokázání kvalifikačních a profesních předpokladů bude v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek. Při prokazování ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů se doporučuje požadovat výši plnění pojistné smlouvy, obratu uchazeče a složení jistiny v rozsahu odpovídajícímu finančnímu objemu zakázky. S ohledem na charakter zakázky se doporučuje prokázání minimálních technických kvalifikačních předpokladů formou: • Seznamu významných dodávek obdobného charakteru realizovaných dodavatelem v posledních třech letech v hodnotě minimálně 3 000 000 Kč bez DPH za každou z nich; • Certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem (České technické normy řady ČSN EN ISO 9001:2001) akreditovanou osobou na oblast servisních služeb, řízení projektů, helpdesku v oblasti výpočetní techniky a certifikát systému řízení jakosti podle České technické normy řady ČSN ISO/IEC 20000 na poskytování IT služeb; • Certifikátu na systém managementu bezpečnosti informací podle ČSN ISO/IEC 27001; • Čestného prohlášení prokazujícího shodu požadovaného výrobku s technickými předpisy v souladu se zákonem číslo 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, že výrobky nabízené dodavatelem musí splňovat podmínky pro uvedení na trh podle českých, obecně závazných předpisů; • Uchazeč doloží přehled certifikací a profesní způsobilosti u osob odpovědných za implementaci a poskytování servisních služeb



18.6 Lokalita a okolí 18.6.1 Umístění projektu Projekt bude realizován v rámci Technologického centra MěÚ Jičín. 18.6.2 Životní prostředí v okolí V rámci realizace projektu nevzniknou žádné negativní dopady na životní prostředí. Zavedením nových systémů, agend, digitalizací dokumentů a integrací v rámci úřadu dojde například ke snížení potřeby tištěných dokumentů, které sebou přinese i omezení množství produkovaných odpadů a snížení spotřeby elektrické energie.. 18.6.3 Stav technické infrastruktury Technická infrastruktura potřebná k projektu bude vytvořena realizací projektu Technologického centra. SW komponenty dodané a implementované v rámci projektu Vnitřní integrace úřadu, budou provozovány v tomto technologickém centru. 18.6.4 Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení Do projektu budování VIU jsou zapojeny následující subjekty: - Členové projektového týmu z obcí ORP: obec Lužany, obec Běchary na základě partnerské smlouvy. - Projektu se jako konzumenti služeb účastní organizace města Jičín, Měú Jičín, 30 obcí ze správního celku ORP Jičín a jimi zřizované organizace (seznam v Příloze).

18.7 Technické řešení 18.7.1 Vlastní koncept řešení Zadání projektu Vnitřní integrace úřadu je vyvoláno potřebou města řešit problémy rozvoje informatizace, které jsou v souladu s obsahem koncepčního dokumentu MVČR Výzvy IOP 06 „Vnitřní integrace úřadu“. Naplnění vnitřní integrace jsme hodnotili zejména v následujících kriteriích kvality vnitřní integrace úřadu: Odbor

1 Oddělení Role

2

Agenda / 400 Kroky oprávnění Peronalistika Zaměstnanec

5

9 Případ

SW oprávnění

Podání DS, ePod

SW vybavení

Spisová služba

6

7

LDAP/AD Agenda

Portál občana

Přidělení plán

Ortál úředníka

Objekt Majetek

Kontrola

3

Subjekt

4

Mapy (GIS) Zpracování

0

Dokumenty Uzavření Workflow

8

Předpisy

1. Známe organizační strukturu, zaměstnance a pracovní náplň. 2. Máme katalog agend, a nabízíme jej veřejnosti. 3. Rozpoznáme partnera a všechny případy, které s ním řešíme. 4. Víme, kde se co děje díky referenční evidenci objektů. 5. Přístup k systému spravujeme bezpečně a z jednoho místa. 6. Stav případů umíme detailně sledovat. 7. Umíme pracovat s logikou životních situací. 8. Vedeme detailních evidenci plateb a závazků. 9. Ovládáme systém identifikátorů a základních časových řad. 10. Využíváme standardní šablony, datové zdroje, a úložiště dokumentů.

Párování Platby Požadavek Na rozpočet Ekonomika

Jednotlivé moduly řízení uvedené v kapitole 6. přílohy výzvy IOP 06 - Vnitřní integrace úřadu - byly v rámci analýzy současného stavu otestovány sadou dotazů. V následující tabulce je souhrn hodnocení klíčových prvků, které mají pro integraci systémů zásadní význam a lze je implementovat :

1. Modul řízení organizace 1.1.Modelování Prvek umožní připravit změny v organizační struktuře, katalogizaci agend, modely činností v agendách, vazbu na organizační legislativní předpisy, organizační strukturu ve variantách. Umožní předat budoucí stav řídícímu modulu. struktury Příprava na změny se provádí pouze "ručně" v kanceláři tajemníka a oddělení personalistiky. Změny jsou různého charakteru a obtížnosti. Některé změny legislativy mohou být velmi rozsáhlé (např. včetně stavebních úprav). Prvek je důležitý při složitějších organizačních změnách, je to modelovací nástroj. Doporučujeme problematiku řešit - s nižší prioritou! Může být nasazen v dalších etapách rozvoje ICT města. 1.2. Referenční Řídící modul pro evidenci (okamžitý stav) stromové organizační struktury úřadu umožní vytvoření stromové Organizační struktura struktury odborů, oddělení, rolí (pozic) a pracovní náplně organizačních celků (přiřazení zaměstnanců - se děje vazbou na referenční evidenci zaměstnanců, nebo ručně). Může nabídnout tvorbu pracovních náplní podle katalogu prací MPSV. Město nemá v systému referenční evidenci organizační struktury v použitelné elektronické formě. Jednotlivé systémy si zpravidla udržují svoji strukturu. Je nezbytné doplnit řešení prostřednictvím personálního systému, nebo samostatně stojícím modulem. 1.3. Zaměstnanci Evidence zaměstnanců existuje v různých komponentách systému - mzdový systém, web, LDAP atd.. V personalistice a mzdách je zpravidla udržována nejpřesnější evidence, mohla by být pro systém referenční. Mzdová a personální evidence je dominantní, doporučujeme využít jako referenční. Nutno tedy doplnit rozhraní (vazbu) pro využití ostatními systémy. 1.4. Personalistika Často nebývá využívána do důsledku ani v oblasti organizační struktury, i pokud je dodána. Dosavadní řešení vyhovuje, je však potřeba v budoucnu rozvinout jeho využívání. 1.5. Adresářové Řízení přístupových oprávnění k diskovému prostoru, datům a aplikacím. Jedna ze základních komponent (AD, služby LDAP) Město má LDAP Linux. V rámci projektu chce město implementovat systém adresářové služby dle standardu X.509. Migrace bude řešena

v rámci předkládaného projektu. 1.6. Katalog agend, Evidence agend (procesů, služeb), rodný list agendy, kroky, které agenda vyžaduje a za něž je možno (nutno) mít včetně práv odpovědnou osobu. V současných strukturách nebývá realizován, agendy se definují až na úrovni oddělení. Důležitá je identifikace aplikace, která agendu podporuje. Základní funkcí prvku je přiřazení práva k agendě a dílčímu úkonu agendy. Tak vzniká přehled práv a povinností na úrovni ORP. Takový systém není použit. Implementace nového systému je nezbytná vzhledem k budoucí vazbě na ISZR - RPP je základním doporučením studie proveditelnosti. Funkce katalogu lze dostatečně přesně vymezit, stejně jako definici "agendy" jako pojmu spojeného ISZR. 1.7. Katalog Evidence aplikací (procesů, služeb), které agenda vyžaduje a za něž je možno (nutno) mít odpovědnou osobu. V aplikací, včetně současných strukturách nebývá realizován. Vhodné je vybudovat úplný přehled použitých aplikací ve vztahu k práv agendě. Pokud je daná aplikace je způsobilá, bude možno přiřazovat práva k aplikaci v různých krocích. Minimální je právo spuštění aplikace. Existuje pouze „ruční“ evidence dosud systémově neřešeno. Doporučujeme prvek doplnit do systému ve vazbě na katalog agend. 1.8. Groupware Zajišťuje komunikaci jednotlivců a skupin, kalendáře, e-mail, práce týmů… Je řešeno na bázi Linux. Město nebude výměnu řešit v rámci probíhající etapy, je však možno uvažovat rozvoj tímto směrem.

2. Modul integrace spisové služby a dokumentů 2.1. Spisová služba celková funkce

Funkce evidence došlých a odeslaných dokumentů, sdružování do spisů. Ovládání čísel jednacích. Na ORP zpravidla mají, spravuje organizační strukturu, může být referenční organizační strukturou, nebo by měla umět organizační strukturu přijmout z jiného systému, musí dodávat čísla jednací, vyžaduje evidenci zaměstnanců. Město má systém GINIS, plně funkční, poskytuje službu ČJ pro externí moduly. V budoucnu je možno jeho užívání rozvinout, přizpůsobit možnosti využití externí referenční evidence organizační struktury a partnerů. Další body obsahují doporučené dílčí úpravy. 2.2. Dokumenty SpS Podpora práce s dokumenty v elektronické podobě v oblasti spisové služby. Město používá úložiště Ginis. Bude provedeno doplnění systému a převedení správy dokumentů pod jiné - standardní - DMS, s využitím dostupných konektorů GINIS. 2.3 Dokumenty mimo V současném systému vždy existuje nezanedbatelné množství dokumentů, které neprojdou spisovou službou, je SpS třeba je uložit v elektronické podobě v rámci DMS systému, včetně jejich popisných dat. Práce s těmito dokumenty nebývá řešena - funkce DMS tedy nebývá řešena jako systém. Takové dokumenty existují a nejsou ukládány v žádném standardním úložišti. Bude řešeno sjednocení správy dokumentů pod jedno standardní úložiště. 2.4. Workflow SpS Řeší dodání záznamu o dokumentu, nebo celého dokumentu úředníkovi, který jej má vyřídit. Město používá WF Ginis funkční v rozsahu procesů spisové služby. Žádná zásadní opatření se nepředpokládají. 2.5. Workflow mimo Komponenta je nezbytná k řešení problematiky informování o stavu případu. Po předání dokumentu k vyřízení na SpS stůl úředníka se odehrává proces řešení případu, který může být ze zákona řešen sadou povinných kroků, nebo je prostě vyžaduje. Stav řešení případu je další stupeň WF, který řeší agendový systém, nebo není řešen vůbec. Úřad tak zpravidla také nemá schopnost monitorovat detailně stav řešení případu a poskytnout žadateli podrobnější informace elektronickou cestou. Taková potřeba existuje, včetně sledování podrobného stavu podání a není podpořena SW. Doporučujeme doplnění systému o funkce podporující možnost správy WF mimo rámec spisové služby a podporu sledování podrobného stavu podání. 2.6. Konektory SpS Spisová služba (SpS) je důležitým prvkem systému a je nutno rozvíjet využití rozhraní - konektorů - na okolní komponenty ICT. Existují nevyužité možnosti integrace spisové služby GINIS a ostatních prvků ICT. Doporučujeme implementovat zejména konektor pro převod dokumentů do standardního DMS, SW technologii podporující převod dokumentů do elektronické podoby, funkčnost časových razítek a práci s ePodatelnou města.

3. Modul „portály“ 3.1. Prezentace města

Je realizována zpravidla prostřednictvím dodaného redakčního systému. Obsahuje zpravidla kontakty na úředníky a organizační strukturu, někdy s popisem náplní jednotlivých organizačních celků. Nebývá propojena na referenční datové zdroje - data se pořizují ručním záznamem - přepisem v redakčním systému. Je možné napojit je na referenční data a nepořizovat tak údaje duplicitně. Město vytváří svou prezentaci prostřednictvím redakčního systému, bez vazby na databáze kontaktů a zaměstnanců. Je možno dále rozvinout. Problematiku nehodnotíme jako celek nezbytnou, doporučujeme řešit mimo rámec výzvy 06. 3.1.1. Prezentace Jeden z definovaných požadavků v dokumentu „Vnitřní organizace úřadu“ služeb a organizační struktury Tuto část město pořizuje odděleně od datových zdrojů. Po vytvoření referenční organizační struktury (včetně katalogu agend, aplikací, práv a oprávnění), bude datově připravena pro prezentaci na internetu. 3.2. Portál občana Portál občana chápeme jako součást prezentace města na internetu zaměřenou na prezentaci portfolio agend (služeb) veřejnosti, jeho funkce mohou být zejména: Město má rozvinuty dílčí části takového portálu, jako celek problematiku neřeší. Z klíčových funkcí portálu občana doporučujeme rozvinout pouze dílčí části ve smyslu níže popsaných funkcí, což nedoporučujeme řešit v rámci 06. 3.2.1. Životní situace Pomůcka usnadňující komunikaci občana s úřadem - popis postupu podle standardní osnovy, nebo dále propracovaný popis služby. Navazuje na náplně odborů, legislativu, práva a povinnosti úředníků v jednotlivých agendách. Problematika souvisí s PVS, kde jsou typové životní situace popsány. Mají umístěno v rámci prezentace města. Doporučujeme dále rozvíjet mimo rámec výzvy 06. 3.2.2. Formulářový Zpravidla formuláře žádostí, navazující na agendy, nebo životní situace. Po jejich vyplnění jsou postoupeny systém přenosovými prostředky k úředníkovi, který případ vyřizuje. Stupeň rozvinutí může být - formulář bez možnosti vyplnění, s možností vyplnění, on line formuláře agendového systému, formulářový systém různých dodavatelů, s propadem dat do příslušného agendového systému, s kontrolovanou identitou subjektu, nebo objektu, s logickými a syntaktickými kontrolami. Město nepoužívá žádný takový systém, přijalo by nějaký formulářový systém z důvodu potřeby vystavit formuláře na WWW, řešení je vhodné až po provedení základních kroků vnitřní integrace úřadu. Doporučujeme řešit mimo rámec výzvy 06. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


3.2.3. Rezervace Funkce umožňující pracovat na portále s kalendářem úředníka a objednat schůzku. Tak doplňuje funkce času používaných vyvolávacích systémů. Neřešeno, doporučujeme řešit mimo rámec 06. 3.2.4. Externí identita Systém umožňující ověřené přihlášení občana na portál a důvěrnou komunikaci s úřadem prostřednictvím registrace uživatele. Neřešeno, doporučujeme řešit mimo rámec 06. 3.3. Portál úředníka

Sjednocuje uživatelské pracovní prostředí úředníka na jeho stanici, integruje ovládání jím používaných aplikací a agend z různých systémů na různém stupni, podle hloubky propracování systému uživatelských oprávnění. Neřešeno, doporučujeme řešit. Město zahájí implementaci v omezeném rozsahu - v rámci problematiky správy právních aktů, smluv a dotací a následného postupného rozšiřování užití systému mimo rámec výzvy 06. Portál vytvoří jiné prostředí pro řešení agend a WF mimo rámec spisové služby.

4. Modul „vazby“ 4.1. Vazba Zaměstnanci Organizace

Cílem vazby je propojení referenční evidence zaměstnanců s organizační strukturou, nebo přenesení struktury zaměstnanců do organizační struktury. Je možno řešit vybavením personálního systému příslušným rozhraním. Cílovou komponentou, kde dojde k vlastnímu vytvoření vazby, může být SW spisové služby, pokud tyto komponenty mají příslušné funkce rozvinuty, nebo jiná, speciální komponenta, která zajistí evidenci vazeb. Není v současném systému řešena. Řešit dodávkou nové komponenty personálního systému. 4.2. Vazba Prostředky adresářových služeb nebývají vhodné pro správu stromové organizační struktury. Data o organizační organizační struktura struktuře vytvořená v referenčním systému lze do nich přenést prostřednictvím rozhraní, referenční zdroj - LDAP organizační struktury musí být takovým rozhraním vybaven, cílový SW musí umět takovou službu přijmout. Není v současném systému řešena. Doporučujeme řešit implementaci adresářové služby a podstatně tak zefektivnit funkci systému. 4.3. Vazba - výdej Č.J. agendě

Doplnění čísel jednacích (č.j.) do agendy, která stojí mimo spisovou službu je nutno na spisové službě požadovat, aby vznikla konzistentní evidence č.j. pro všechny agendy. Je ovšem možno pracovat i mimo č.j., potom je nutno č.j. nahradit jiným identifikátorem. Současná spisová služba má příslušné rozhraní, využívá se v rámci vazby na SW VITA. Doporučujeme rozšíření využití připraveného rozhraní. Bude řešeno mimo rámec výzvy 06. 4.4. Vazba - výdej Referenční evidence organizační struktury - pokud existuje – musí mít rozhraní pro dodávku organizační struktury organizační struktury do ostatních komponent, které ji potřebují. V současném systému neřešeno. Velmi důležitá vazba - zavedením referenční evidence organizační struktury (viz výše) je možno postupně řešit mimo rámec výzvy 06 rozvoj rozhraní důležitých komponent - SpS, ERP, ostatní agendové systémy. 4.5. Vazba - přiřazení Záznam, že aplikaci nebo detailně některou její dílčí funkci, má právo provádět určitý zaměstnanec. Bývá řízeno práva k aplikaci zpravidla detailně v rámci funkcí řízení oprávnění ve vlastní aplikaci. Řešeno nesystémově - samostatně v rámci jednotlivých agendových systémů - ne v rámci celého systému. Je nezbytné tuto funkcionalitu integrovat jako prioritní požadavek v rámci výzvy 06, pro nově doplňované aplikace řešit systémově. 4.6. Vazba - přiřazení Záznam, že agendu nebo detailně některý její krok má právo provádět určitý zaměstnanec. Bývá běžně zpracováno práva k agendě pouze ručně, zpravidla na úrovni vedoucího oddělení - vůči "svým" zaměstnancům. Řešeno "ručně" na úrovni oddělení. Je nezbytné tuto funkcionalitu integrovat jako prioritní požadavek v rámci výzvy 06, pro nově doplňované agendy řešit systémově - v rámci zavedení katalogu agend - viz výše. 4.7. ePUSA plnění Vyžaduje plnění daty organizační struktury a zaměstnanců. Bývá zajištěno "ručním" přepisem. dat Data plní "ručně" v základní úrovni, zejména v oblasti krizového řízení. Plnění dat systému ePusa zajistí využitím příslušných rozhraní referenční zdroj organizační struktury, zaměstnanců, a další komponenty. 4.8. Vazba agenda Registr je referenční evidence dané entity (subjektu, nebo objektu). Vazba bývá řešena pouze částečně. Agendové IZSR - čtení, převzetí systémy nepožadují důsledně verifikaci údajů. To přináší jeden z největších problémů současných systémů a taky je důvodem řešení základních registrů veřejné správy. Neřešeno. Do budoucna bude řešeno prostřednictvím IZSR, vazby ani rozhraní však není dosud známo, nebude se tedy řešit ani v rámci výzvy 06. Tento základní požadavek vnitřní integrace doporučujeme řešit doplněním katalogu agend s evidencí práv a povinnosti pracovat se základními registry - agendy budou mít v katalogu příznak těchto služeb. Dořešení proběhne mimo rámec 06. 4.9. Vazba agenda Vyšší úroveň vazby umožní agendě zapsat změnu do registru (referenčního zdroje) práv a povinností. IZSR - zápis práva Neřešeno. Do budoucna bude řešeno prostřednictvím IZSR, vazby ani rozhraní však není dosud známo, nelze tedy řešit ani v rámci výzvy 06. Tento základní požadavek vnitřní integrace doporučujeme řešit doplněním katalogu agend s evidencí práv a povinnosti pracovat se základními registry - agendy budou mít v katalogu příznak těchto služeb. Dořešení proběhne mimo rámec 06.

5. Modul Back Office 5.1. Integrace Back Office

Základní komponenty jsou - ERP - Spisová služba - agendové systémy by měly být propojeny tak, aby umožnily evidovat případy v celém jejich životním cyklu, a ve všech datových aspektech – číselná data, finanční údaje, dokumenty, eventuálně potřebné mapové a multimediální podklady. Je řešeno částečně - viz analýza současného stavu. Doporučujeme celkové propracování vazeb mezi agendovými systémy a účetnictvím, nelze však jako celek realizovat v rámci výzvy 06. Reálné kroky v rámci výzvy jsou popsány v následujících bodech. 5.2. Agendy pokryté Systémy typu VERA, Ginis pokrývají velkou část agend do různé hloubky, zejména v jejich finančních aspektech. současným SW Ne všechny agendy však pokrývají procesně a evidenčně. Ve spojení se spisovou službou jsou základem evidence "případů", nebývají však integrovány a implementovány důsledně. Je řešeno základním "SW balíkem", který se dotýká velké části agend, není však implementován důsledně ve všech aspektech systému. Nutno analyzovat a zajistit potřebné úpravy implementace systému Ginis a rozvoj implementace. 5.3. Agendy vnější Existuje nezanedbatelná oblast agend nabízených veřejnosti, které nejsou plně evidenčně a procesně pokryty nepokryté SW základním agendovým "balíkem". Je možno doporučit jejich pokrytí nějakým obecným produktem s příslušnou evidenční a procesní funkcionalitou. Takové agendy existují (viz analýza souč. stavu). Doporučujeme řešit dodávkou konfigurovatelného nástroje a následným postupným Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


rozvojem řešení. 5.4. Agendy vnitřní nepokryté SW

Vnitřní agendy jsou procesy vyřízení nejrůznějších žádanek a požadavků, rezervací, námětů - služeb nezbytných pro vnitřní chod úřadu. Bývají pokryty částečně a nesystematicky různými aplikacemi. Možno doporučit celkovou integraci, jejich pokrytí nějakým produktem. Takové agendy existují (viz analýza souč. stavu). Doporučujeme řešit dodávkou konfigurovatelného nástroje a následným postupným rozvojem řešení. 5.5. Správa Systém tvorby pohledávek a závazků, propojení plateb a příjmů peněz, informování potřebných úředníků, vymáhání saldokonta pohledávek, zaúčtování pohledávek, prezentace saldokonta partnera. Systém by měl pracovat detailně slučováním položek se ztrácí schopnost řídit. Saldokonto závazků a pohledávek je řešeno v rámci Ginis, umožňuje další rozvoj. Doporučujeme dále analyzovat a řešit integraci. Nelze řešit v rámci finančních prostředků výzvy 06. 5.6. Evidence Nemovitý majetek je hodnota, která musí být důsledně evidována přesně identifikována ve vazbě na základní majetku registry s pečlivým monitorováním aktivit probíhajících na majetku, nebo v jeho okolí. Město pracuje na převedení systému Gordic - EMA do nového systému. Doporučujeme další rozvoj. Nelze řešit v rámci finančních prostředků výzvy 06. 5.7. Evidence případů Ve spojení se spisovou službou by měly implementované systémy umožnit evidovat "případy" a kdykoliv informovat žadatele o stavu jejich vyřízení, s poskytnutím veškerých záznamů, které jsou s případem spojeny, včetně finančních údajů o stavu pohledávky. Systémy nebývají integrovány a implementovány tak důsledně, aby celý problém řešily. Problematika je řešena pouze dílčím způsobem. Doporučujeme dále řešit, naplnění cíle však nelze dosáhnout s finančními prostředky EU 06. V rámci předkládaného projektu je navržena řada úprav směřujících k tomuto cíli. Rozvoj doporučujeme řešit prioritně. 5.8. Evidence práv a Agendy zakládající práva a povinnosti stran, nebývají systematicky zpracovány ve všech aspektech - administrativní povinností, výnosů, , dokumentační, finanční. Tvoří důležitý prvek ve vztahu k budoucímu registru práv a povinností. Vnitřní chod úřadu smluv a rozhodnutí je důmyslným komunikačním a koordinačním systémem. Smluvní vztahy s externími subjekty, příprava jednání orgánů města (volených i nevolených) a evidence usnesení a úkolů z těchto jednání vyplývajících je vlastně obrovským procesem správy vnitřních projektů. Aplikační podpora bývá řešena specializovanými agendami, často napojenými na spisovou službu. Lze sem zařadit i problematiku správy přístupových certifikátů. Doporučujeme důsledně řešit v rámci výzvy 06, v částech 5.8.1., 5.8.2.. 5.8.1. Evidence Příprava jednání rady města, zastupitelstva a dalších odborných útvarů a komisí, evidence jejich usnesení a plnění usnesení a úkolů úkolů. Řešit pokud možno rozvojem funkcionality stávajících aplikací. 5.8.2. Projekty smluv Proces přípravy smluv, včetně „hlídání termínů“ připomínkového řízení a dalších náležitostí. v oblasti dotací a investic Takovou evidenci město dosud vede pouze ručně. Město požaduje řešení v rámci výzvy 06. 5.8.3. Evidence Evidence platnosti certifikátů certifikátů Takovou evidenci město dosud vede pouze ručně. Město požaduje řešení v rámci výzvy 06.

Tabulka 32 - Přehled klíčových prvků

Funkce těchto prvků je možné zajistit kombinací různých produktů, technologií a řešení. Výběrovým řízením bude zvolena jejich optimální kombinace. Výsledky jsme shrnuli do skupin komponent podle postavení v systému. Provedená analýza stavu VIÚ prokázala, že některé důležité funkční celky a moduly v činnosti úřadu buď zcela schází, nebo vykazují nedostatky, které je nutno odstranit, pokud má vývoj IS úřadu směřovat k naplnění požadavků vztahující se k funkcím eGoverment a tedy dle představ rámce „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015“. 18.7.1.1 Návrh a popis architektury řešení Technické řešení jednotlivých bodů musí tvořit celek, který musí být v budoucnu schopný adaptace. Oblasti řešení a jednotlivé moduly odpovídají procesu zpracování agend, požadavkům eGovernment na registraci agend, zejména v oblasti práv a povinností přístupu jejich uživatelů k ISZR. Koncept řešení je syntézou technologií se schopností koexistovat v jednou funkčním prostředí. V řešení doporučujeme orientovat se na kompozici otevřených systémů budovaných na principu SOA architektury. Doporučení ze strany dodavatele studie proveditelnosti je do budoucna se neorientovat na dodávku velkých jednolitých SW „balíků“, které řeší veškeré potřeby uživatele. Celkový koncept musí být rozumnou, vyváženou konstrukcí, která využije výhod obou přístupů. Architektura systému bude u nově pořízených komponent důsledně třívrstvá SOA. • Všechny prvky budou implementovány do technologického centra MěÚ Jičín. • Funkce doplněné do současně provozovaných komponent budou technologicky řešeny v intencích těchto doplňovaných systémů. 18.7.1.2 Variantní návrhy technického řešení Varianta „na zelené louce“ – vnitřní integrace se všemi atributy nejmodernější architektury by představovala zmaření dlouhodobého úsilí města o vybudování kvalitního systému, přitom celá řada prvků systému je velmi kvalitních. Varianta nepřichází v úvahu ani z finančních důvodů. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Varianta výměny základních komponent (například agendových systémů, ERP, SpS) může být v budoucnu řešením, vyžaduje další analýzu, z hlediska omezeného objemu finančních prostředků však rovněž nepřichází v úvahu. Celkové náklady na realizaci potřebných úvah podstatně převyšují možnosti dotace z prostředků EO – výzva 06 a eventuálně možnosti dotovat projekt z rozpočtu města. Varianta vnitřní integrace „minimální” z hlediska investic, je jedinou možnou variantou, která podle podmínek výzvy musí prokazatelně zlepšit parametry systému: 1. Schopnost popsat aktuální práva a povinnosti přístupu k agendám jednotlivých úředníků 2. Popis požadavků agendy na práci se základními registry 3. Schopnost agendových systémů komunikovat s registry (čtení, zápis) 4. Přehlednost a úplnost práce s právy a povinnostmi, smlouvami a rozhodnutími učiněných úřadem 5. Schopnost zjistit aktuální stav organizace s co nejkratší periodou (nejlépe 1 den). 6. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu 7. Schopnost monitorovat všechny případy žadatele (partnera) 8. Možnost podat jakékoliv podání elektronicky Volba výsledné varianty požadované funkcionality je ovlivněna i následujícími skutečnostmi 1. Nejistota projektů ISZR - vazba na registry je definována velmi nezřetelně. Není naprosto jisté, jakým způsobem bude možno zajistit požadavek realizace vazby agendových systémů na základní registry veřejné správy. Lze si představit například řešení u každé jednotlivé agendy samostatně, nebo skupinově, ba dokumente pro všechny agendy v rámci jednoho ORP dohromady. Z těchto důvodů není vhodné řešit úpravy agendových systémů směrem ke komunikaci s registry. 2. Produkty „middleware“ - integrační platforma bude zřejmě v budoucnu nutným článkem SW výbavy ICT města. V současném stavu však není jasné, jak budou vazby na základní registry realizovány. Proto nákup takového produktu se nejeví jako primární. Je celé řada nutných kroků, které je nutno vykonat dříve. 3. Finanční omezení je dáno částkou 1.529.412.-, z čehož vyplývá možnost Doplnění jedné podstatné komponenty systému s nejvyšší prioritou, v co nejdokonalejší výbavě Doplnění více komponent tak, aby rozvoj systému nebyl jednostranný – tuto variantu doporučujeme. Následující tabulka je výsledkem analýzy současného stavu a obsahuje prvky systému (funkce), které je nutné dodat, aby přidaná hodnota byla optimální a dodávka byla z finančního hlediska reálná: Funkce VIÚ dle typového projektu 1. Systém řízení organizace 1. 1. Modelování organizační struktury 1.2. Referenční Organizační struktura 1.3. Zaměstnanci 1.4. Personalistika 1.5. Adresářové služby 1.6. Katalog agend, práv a povinností 1.7. Katalog aplikací a oprávnění 1.8. Groupware 2. Integrace Spisová služba a dokumentů 1. Spisová služba 2. Správa dokumentů SpS 3. Dokumenty mimo SpS

Řešit výzvou 06 ano ne

Poznámka

Způsob dodávky Produkt/technolo gie

x x

IDM x x

IDM

x

Pouze migrace

x

Dodat, včetně základní náplně

x

IDM IDM

x

x x x


Migrovat do standardního úložiště Dodat standardní úložiště

DMS


4. Workflow SpS 5. Workflow mimo SpS 6. Integrace spisové služby a okolí 6.1. Conector Ginis na standardní DMS 6.2. Web rozhraní na ePodatelny 6.3. Podpora skenování dokumentů 6.4. Funkčnost časových razítek SpS 3. Portály 1. Prezentace města 1.1 Prezentace služeb a org. struktury 2. Portál občana 2.1. Životní situace 2.2. Formulářový systém 2.3. Rezervace času 2.4. Externí identita 3. Portál úředníka 4. Vazby 1. Vazba Zaměst. - Organizace (výdej) 2. Vazba organizační struktura LDAP 3. Vazba - výdej Č.J. (SpS) agendě 4. Vazba - příjem organizační struktury 5. Vazba - přiřazení práva k aplikaci 6. Vazba - přiřazení práva k agendě 7. ePUSA plnění dat 8. Vazba agenda - IZSR - čtení, převzetí 9. Vazba agenda - IZSR 5. Back Office 1. Integrace Back Office 2. Agendy pokryté současným SW 3. Agendy vnější nepokryté SW 4. Agendy vnitřní, nepokryté SW

x x x x

WF SpS SpS

x x x

SpS SpS SpS x

x

POR x x x x x

x

Dodat základní komponentu x

POR

Řešeno již v rámci bodu 1.3

x

IDM x x

x x x

IDM IDM IDM x

Vytvořit předpoklady

x

Vytvořit předpoklady

x x x

Dodat produkt k postupnému využití Dodat produkt k postupnému využití

x

5. Správa saldokonta 6. Evidence majetku 7. Evidence případů 8. Evidence v oblasti práv, povinností x 8.1. Evidence usnesení a úkolů x 8.2. Projekty oblasti dotací a investic x 8.3. Evidence certifikátů x Tabulka 33 - Přehled nezbytných prvků systému

Agendy Agendy

x x x Agendy SpS Agendy Agendy

Funkcionalitu, kterou je nutno dodat lze logicky rozdělit do následujících aplikací, nebo produktů: 1. Identity management (IDM) Pro rozvoj vnitřní integrace úřadu je považována za nejdůležitější – ne-li nepostradatelnou komponentu. IDM jsou různých kategorií funkčnosti, výbavy a ceny. Zásadní je tedy definovat požadavek na doplnění takového produktu a vymezit finanční možnosti nákupu a implementace. IDM umožňuje centralizovanou správu organizační struktury a přístupových práv v prostředí Linux, Windows nebo vlastních aplikací, kterými mohou být v prostředí úřadu provozované agendy. Je zpravidla napojen na personální systém, jako nositele zdrojových informací o uživatelích a následně dále přenáší a aktualizuje adresářovou službu organizace (LDAP,AD). IDM udržuje evidenci úživatelů, jejich zařazení v organizační struktuře, přiřazuje jednotlivé organizační role, definuje činnosti, spravuje profily a řídí přístupová práva do aplikací. Vyspělejší systémy IDM Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


umožňují integraci se systémy jako například ePUSA, nebo jsou technologicky připraveny na budoucí integraci s ISZR.

2. Portálová řešení (POR) Portálová řešení slouží zejména ke zefektivnění práce uživatelů, zpřístupnění informací z různých, často nesourodých zdrojů a jejich centralizace do jednovo místa. Jsou často doplněna o řešení třetích stran. V neposlední řadě umožňuje full-textové vyhledávání nad celým obsahem. V rozsahu činností úřadu lze tato řešení efektivně využít jako prezentační vrstvu pro efektivní chod uvnitř úřadu, podporu projektového řízení, správu veškerých dokumentů či správu work-flow nad dokumenty. Napojením vybraných agend nebo spisové služby pomocí externích konektorů lze docílit ještě jednoduššího a efektivnějšího přístupu datům a informacím. Některé typy portálových řešení jsou vybudovány na otevřené architektuře, takže implementace potřeb nebo agend, která jsou v součastné době v rámci úřadu provozována „ručně“, lze tímto způsobem vyřešit. Příkladem může být například „evidence usnesení a úkolů“, nebo rezervace zdrojů, jako je zasedací místnost. 3. DMS Document management systém je systém určený ke správě elektronických dokumentů nebo dokumentů převedených do digitální podoby například scanováním. Výstupy lze propojit s portálovým řešením a spisovou službou. Cílem systémů DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. Umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů. 4. Spisová služba (SpS) Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Spisová služba pracuje naprosto rovnocenně s analogovými i elektronickými dokumenty. Je možné tedy evidovat jak papírový, tak elektronický dokument i např. obrazový nebo zvukový záznam. Údaje o jednotlivých dokumentech se do systému pořizují ručním zadáváním, elektronickým vstupem nebo lze načíst data z jiných programů (systémů, např.DMS). Systém musí splňovat zákonné požadavky na řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Systém spisové služby bývá velmi často součástí agendových systémů úřadu.

5. Agendy Analýzou současného stavu byla indikována skupina vnitřních i vnějších procesů - agend, které nejsou podporovány žádným SW. Jejich struktura a počet se může do budoucna měnit v závislosti na změnách Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


legislativy a organizaci práce úřadu. Pokrytí těchto procesů bude realizováno prostřednictvím SW produktu, umožňujícího efektivní doplnění SW podpory takových agend. Významnou část tvoří agendy, které se dotýkají práv a povinností v oblasti smluvních vztahů zejména v oblasti dotací a investic. Evidence certifikátů je pro identifikaci práv a povinností úředníků v novém systému velmi důležitým prvkem.

Pro stanovení orientační ceny dodaného řešení jsme posuzovali zejména produkty • V obasti DMS o Fille Net o Documentum

o o o o o •

V oblasti portálů o Windows SharePoint Services o Microsoft SharePoint Server 2007 o Redakční systémy – příklady: o WebRedakce o WebGet o Edituj o Joomla o

•

eWay-CRM Gordic DMS Efiles document Siemens DMS Dynamica – Ready DMS

Microsoft SharePOINT

V oblasti manažerů identit o o o

o o o o

Microsoft Forefront identity manager IBM Tivoli Directory Integrator IBM Tivoli Identity Manager

Oracle identity manager Novell Identity Manager EOS4 Marbes consulting Moduly Ginis jako rozšíření stávající spisové sužby

Pro řešení je nutno vybrat produkty zejména s ohledem na cenu, nabízenou funkcionalitu a provozní náklady. 18.7.2 Porovnání variant technologických řešení Varianty technologického řešení budou porovnány v rámci provedeného výběrového řízení. 18.7.2.1 Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů Nabídky dodavatelů budou porovnány co do kvality produktů a ceny v rámci etapy výběru dodavatele. Jakékoliv srovnání v této fázi by nemělo, vzhledem k šíři a rozmanitosti produktů na trhu, odpovídající vypovídací hodnotu. 18.7.2.2 Výhody a nevýhody řešení Varianta „na zelené louce“ – vnitřní integrace se všemi atributy nejmodernější architektury by představovala zmaření dlouhodobého úsilí města o vybudování kvalitního systému, přitom celá řada prvků systému je velmi kvalitních. Varianta nepřichází v úvahu ani z finančních důvodů. Varianta výměny základních komponent (například agendových systémů, ERP, SpS) může být v budoucnu řešením, vyžaduje další analýzu, z hlediska omezeného objemu finančních prostředků však rovněž nepřichází v úvahu. Celkové náklady na realizaci potřebných úvah podstatně převyšují možnosti dotace z prostředků EO – výzva 06 a eventuálně možnosti dotovat projekt z rozpočtu města. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Varianta vnitřní integrace „minimální” z hlediska investic, je jedinou možnou variantou, která podle podmínek výzvy musí prokazatelně zlepšit parametry systému: 1. Schopnost popsat aktuální práva a povinnosti přístupu k agendám jednotlivých úředníků 2. Popis požadavků agendy na práci se základními registry 3. Schopnost agendových systémů komunikovat s registry (čtení, zápis) 4. Přehlednost a úplnost práce s právy a povinnostmi, smlouvami a rozhodnutími učiněných úřadem 5. Schopnost zjistit aktuální stav organizace s co nejkratší periodou (nejlépe 1 den). 6. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu 7. Schopnost monitorovat všechny případy žadatele (partnera) 8. Možnost podat jakékoliv podání elektronicky 18.7.2.3 Analýza technických a bezpečnostních rizik Technická a bezpečností rizika, vnější i vnitřní, budou ošetřena v rámci projektu technologického centra. Pro uvažovanou dodávku není jejich hodnocení relevantní. 18.7.3 Doporučení upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace Zakázku doporučujeme řešit prostřednictvím výběru jednoho dodavatele, s možností subdodávek. Dodavatel zajistí koordinaci dodávky a celkovou integraci systému, tedy: • Implementaci nových komponent (IDM, POR, Agendy) •

Naplnění daty v rozsahu pilotního vzorku

•

Proškolení klíčových uživatelů zákazníka

•

Doplnění a ověření funkčnosti integračních můstků

18.7.3.1 Celková požadovaná funkcionalita na produkty Systém pro údržbu a tvorbu organizační struktury •

Zajišťuje rozhraní pro tvorbu vlastní organizační struktury

•

Je integrován s pesronálním systémem a využívá ho jako zdroj dat.

•

Nabízí služby ostatním aplikacím (agendovým systémům) a umožňuje jim řídit oprávnění (případně funkčnost) na základě pozic objektů v organizační struktuře

•

Systém je integrován s Active directory, modifikuje attributy objektů v AD včetně příslušností ve skupinách a organizačních jednotkách.

•

Systém umožňuje specifikovat oprávnění autentikovaných uživatelů pro změny prohlížení a mazání objektů v organizační struktůře.

•

Systému umožňuje správu externích organizací (správa více organizačních struktur)

•

Umožňuje audit jednotlivých změn v organizační struktuře.

•

Umožňuje ověření uživatele a definici přístupvých oprávnění pro čtení, změny a mazání objektů a atributů v organizační struktuře. (ověřování je integrováno s active directory).

•

Systém umožňuje propad attributů a oprávnění v rámci stromu organizační struktury.

• Integrace spisové služby

•

Integrace stávající spisové služby a okolí

•

Propojení stávající spisové služby na standardní DMS

•

Web rozhraní na ePodatelny

•

Podpora skenování dokumentů

•

Schopnost vydávat časová razítka SpS



•

Schopnost evidence usnesení a úkolů

Portálové řešení

Požadavek na řešení komplexní sady nástrojů pro správu a řízení elektronického obsahu a procesů mimo spisovou službu Obecné požadavky na systém pro správu obsahu a procesů • Systémy pro správu obsahu a procesů musí být vzájemně provázány. •

Systémy pro správu obsahu a procesů musí mít standardizované (nebo obecně rozšířené) a intuitivní webové komunikační rozhraní.

•

Webový interface musí podporovat běžné webové prohlížeče, kompatibilita musí být zajiěštěna s Internet Explorer (min. IE verze 7 nebo vyšší verze)

Řešení bude obsahovat informace o všech potřebných nástrojích tak, aby byla zajištěna plná funkcionalita poptávaného řešení včetně nástrojů pro zálohování a archivaci dat. Požadavky na systém správy obsahu • Systém musí být integrován se známými klientskými aplikacemi systému Microsoft Office. •

•

Systém musí být propojitelný s poštovním systémem (informovat uživatele pomocí emailů, umět zpracovat příchozí emaily a zařadit je do úložiště).

•

Systém musí poskytovat snadno ovladatelné funkce vytváření, schvalování a publikování webového obsah.

•

Webový interface musí být škálovatelný – poskytovat možnost více pohledů na obsah a možnost uživatelského přizpůsobení bez znalosti programového kódu.

•

Systém musí být integrován a Active directory.

•

Systém musí umožnit definovat vlastní zásady správy dokumentů zajišťující řízení přístupových práv na úrovni jednotlivých položek.

•

Systém musí umožnit zadávat období platnosti dokumentů a definovat akce při vypršení platnosti dokumentů.

•

Systém musí podporovat sledování změn a verzí jednotlivých dokumentů se zachováním originálu dokumentu.

•

Systém umožní vytvářet dokumenty ze šablon.

•

Systém nesmí povolit uživatelům změny dokumentu, pokud je tento dokument editován jiným uživatelem.

•

Systém musí ukládat elektronický obsah do společného úložiště.

•

Systém musí být založen na objektech, které je možné do systému vkládat a rozšiřovat tím jeho funkce.

•

Systém musí podporovat distribuovanou architekturu a rozložení zátěže.

•

Systém musí být uživatelsky intuitivně konfigurovatelný s transparentním úložištěm dat.

•

Systém musí být otevřený, s podporou standardních formátů, API nebo SDK.

•

Systém musí mít možnost vytvářet definovatelná metadata k ukládaným dokumentům

•

Systém musí podporovat více jazyků vč. češtiny.

Systém musí mít integrované funkce vyhledávání obsahu s možností definice zdrojů obsahu, nastavení relevance výsledků a správy přístupu k vyhledávaným datům. Požadavky na systém pro správu procesů: • Systém musí používat grafické prostředí pro vytváření procesů. •

•

Systém musí zajišťovat garantovaný předdefinovaného procesního modelu.

•

Systém musí umožnit integrované ověření uživatelů a jejich práv pomocí Active Directory.


oběh

všech

elektronických

informací

podle


•

Systém musí mít jednotné uživatelské prostředí pro zpracování procesní agendy.

18.7.4 Provozní zajištění ICT vybavení 18.7.4.1 Potřebné energetické a materiálové toky Projekt vnitřní integrace úřadu nezvýší energetické a materiálové toky. 18.7.4.2 Záruky a servis Na software pořizovaný v rámci projektu doporučujeme zakoupit maintenance. Maintenance není uznatelným nákladem a je provozním nákladem. 18.7.4.3 Údržba a nákladnost oprav Kapitola je pro projekt nerelevantní, neboť se jedná pouze o dodávku SW produktů. 18.7.4.4 Údaje o životnostech jednotlivých zařízení Kapitola je pro projekt nerelevantní, neboť se jedná pouze o dodávku SW produktů. 18.7.4.5 Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení Kapitola je pro projekt nerelevantní, neboť se jedná pouze o dodávku SW produktů.



18.8 Organizace a režijní náklady 18.8.1 Organizační model investiční fáze Projekt Vnitřní integrace úřadu vyžaduje ve všech etapách spolupráci tajemníka, informatika a eventuálně ekonoma. Předpokládá se zavedení procesu správy přístupových oprávnění k agendám a aplikacím, dále proces katalogizace agend, správa organizační struktury. K podchycení přístupových oprávnění je nutné spolupracovat i s organizacemi města. 18.8.2 Provozní model Provozovatelem projektu bude městský úřad Jičín a to prostřednictvím informatiků odboru kanceláře tajemníka, kdy zástupci provozu jsou členy projektového týmu. Možné modely financování provozu v rozsahu předpokládaných budovaných služeb jsou následující: • Provoz komponent implementovaných v rámci projektu bude zajištěn z prostředků ORP – nepředpokládá se spolufinancování provozu TC ORP partnery/ zákazníky (konzumenty služeb). • Na provozu se finančně nepodílí žádná další organizace. Rozsah služeb souvisejících s prováděním profylaxe a údržby bude předmětem smluv o servisu a podpoře mezi provozovatelem a dodavatelem řešení vybraného na základě veřejné soutěže. 18.8.3 Role všech organizací v projektu Na projektu se budou účastnit různé cílové skupiny, které v projektu vystupují v různých rolích. MĚSTO JIČÍN Město Jičín prostřednictví svého MěÚ je garantem projektu. Prostřednictvím vlastních kapacit nebo případně dodavatelů řešení: • zajišťuje provoz, servis a dohled; • garantuje poskytované služby; • je zadavatelem veřejných soutěží; • přebírá dodávky; • zajišťuje metodickou podporu uživatelům; • provádí školení. ČESKÁ REPUBLIKA Česká republika prostřednictvím MV ČR vystupuje v projektu jako tvůrce konceptu a realizátor eGovernment v České republice. Prostřednictvím strategie Smart Administration a operačních programů vytváří podmínky pro realizaci včetně finanční podpory. 18.8.4 Organizace výběrových řízení Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s: • Zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění; • Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. Ledna 2009 (Závazné postupy jsou uvedeny v příloze č. 8 Příručky pro žadatele); • Podle Vnitřního předpisu č. 4/2010 Směrnice o veřejných zakázkách o Stanovuje pravidla pro rozhodování a schvalování veřejné zakázky: Záměr schvaluje Rada města a Zastupitelstvo, veřejnou soutěž schvaluje Rada města. 18.8.5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu Podmínkou budování projektu je sada právních opatření. Zásadními opatřeními jsou: • usnesení Rady MěÚ Jičín: o usnesení rady na realizace studie proveditelnosti o usnesení rady na realizaci projektu Vnitřní integrace úřadu; Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


•

• •

o usnesení rady na výběr dodavatele; usnesení Zastupitelstva MěÚ Jičín: o usnesení zastupitelstva na realizaci Vnitřní integrace úřadu; o usnesení zastupitelstva na příjem dotace; Smlouva o poskytnutí dotace mezi městem Jičín a Ministerstvem vnitra České republiky; Smlouva o dodávce a servisu mezi městem Jičín a vybraným dodavatelem řešení (veřejná soutěž).

18.8.6 Popis obsahu provozních směrnic a smluvních ujednání pro jednotlivé provozované části/subdodavatele TC Pro potřebu provozu systému Vnitřní integrace bude však důležité vytvořit následující vnitřní směrnice, které navážou na Provozní směrnice TC ORP: • Směrnice o vedení změn v organizaci • Směrnice o katalogizaci agend a aplikací • Směrnice procesu vedení smluv, • Směrnice vedení usnesení a úkolů orgánů města • Úprava spisového řádu dle doplněných funkcí spisové služby Služby paušální technické podpory • Provádění změn dodaného software vyplývajících ze změn obecně platných předpisů České republiky, včetně distribuce úprav dodaného SW. Distribuce upraveného SW bude provedena před termínem účinnosti změn právních předpisů; pokud právní předpis nabude účinnosti dříve než 30 dnů po uveřejnění ve Sbírce zákonů, bude distribuce upraveného SW provedena nejpozději do 30 dnů ode dne uveřejnění ve Sbírce zákonů. • Provádění obecných změn SW v důsledku vývoje HW a SW prostředků. • Distribuce nových verzí elektronicky při nepřetržitém odběru systémové roční podpory. • Elektronická distribuce nových verzí, a to zapsáním informace o zpřístupnění nové verze do HelpDesk a zpřístupnění pokynů k jejímu elektronickému stažení objednatelem z datového úložiště zhotovitele. • Služba Hot-line pro řešení technických problémů. • Služba HelpDesk pro zajištění veškeré písemné komunikace. • Nutná konfigurace základního nastavení SW pro příspěvkové organizace objednatele Služby paušální technické podpory jsou poskytovány k jedné „referenční“ instalaci SW a dodavatel poskytne pracovníkům města nástroje pro automatizované kopírování do všech ostatních instalací. Služby podpory na vyžádání • Expertní a konzultační činnost: o tvorba software (analytické a návrhové práce) podle požadavků objednatele; o konzultační činnost a vypracování metodik pro zpracování dat; o analytické a návrhové práce v oblasti datových modelů; o záchrana a obnova dat. Poskytování služeb technické podpory na vyžádání bude prováděno na základě písemných požadavků objednatele. Dodavatel řešení je povinen na základě požadavku objednatele zpracovat a s objednatelem odsouhlasit způsob realizace služeb a časový harmonogram jejich provádění.

18.9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci 18.9.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu Nezbytným faktorem úspěšné realizace projektu je vybudování kvalitního projektového týmu. Tým pro realizaci Vnitřní integrace úřadu Jičín je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně zabezpečeny. Projektový tým má složení: Role Funkce Jméno a příjmení Garant (sponzor) projektu tajemník Měú Jičín Ing. Peter Bareš Vedoucí projektového týmu ved.odd. informatiky Ing. Petr Brunner



Systémový architekt Aplikační architekt Administrátor dotace Organizace veřejných zakázek Právní poradenství

Informatik Informatik vedoucí OK odborný poradce vedoucí PO

Petr Brunner Bob Šviha ing. Martin Mitlöhner zajištěno externí firmou JUDr. Zdeňka Brožová

Tabulka 34 - Specifikace funkcí a pozic v projektovém týmu

18.9.2 Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu. Zkušenosti členů projektového týmu jsou obsaženy v žádosti Benefit7. Navržený tým je dostatečně kvalitní a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi: projektové řízení; administrace dotace; administrace veřejných zakázek; podpora uživatelů implementovaného SW zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část TC); správa softwarových licencí (nákupy licencí a multilicencí, upgrade licencí). 18.9.3 Struktura mzdových nákladů Mzdové náklady nejsou uznatelnými výdaji projektu. Alokované kapacity realizačního týmu a pracovníků zajišťujících provoz budou hrazeny z rozpočtu MěÚ Jičín po celou dobu udržitelnosti projektu a jsou pokryty současnými pracovníky.

18.10 Realizace projektu, časový plán 18.10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu Přehled celkových nákladů projektu a nákladů v investiční fázi je uveden v kapitole 18.11. 18.10.2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu Projekt Vnitřní integrace úřadu bude realizován v rámci jedné etapy (celkově 3. Etapa projektu), jejímž cílem bude implementovat dodaný SW a zprovoznit jeho funkce. Harmonogram projektu realizace je navržen pro všechny tři fáze: • Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti včetně souvisejících dokumentů a příloh, její schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání jednotlivých soutěží; • Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, zkušební provoz; • Fáze provozu Implementovaných systémů – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.



Harmonogram realizace projektu Vnitřní integrace úřadu

4

5

6

Přípravná fáze Vytvoření studie proveditelnosti Uzavření partnerských smuv Zpracování žádosti o dotaci Schválení dotace Příprava výběrových řízení Schválení výběrových řízení Realizace soutěže Schválení výsledků soutěže Fáze realizace projektu Předpoklad realizace TC Dodávka systému řízení organizave Zkušební provoz Ukončení zkušebního a zahájení produktivního provozu Dodávka integrace spisové služby Zkušební provoz Ukončení zkušebního a zahájení produktivního provozu Dodávka v oblasti portálů Zkušební provoz Ukončení zkušebního a zahájení produktivního provozu Dodávka v oblasti back office Zkušební provoz Ukončení zkušebního a zahájení produktivního provozu Zahájení fáze provozu vnitřní integrace úřadu Závěrečné vyhodnocení projektu

7

2010 8 9 10 11 12 1

2

3

2011 4 5

6

7

8

9 10 11 12

….. v termínu ukončení reaizace + 12 měsíců

Tabulka 35 - Harmonogram realizace projektu

Následující tabulka obsahuje klíčové milníky projektu: Vytvoření studie proveditelnosti Schválení projektu radou, včetně jeho financování a specifikace rozsahu partnerských smluv Akceptace studie proveditelnosti Zpracování žádosti o dotaci Schválení přidělení dotace MV ČR Schválení výběrových řízení radou Schválení výsledků výběrového řízení zastupitelstvem Dokončení realizace TC Převzetí dodávky do zkušebního provozu – de částí Ukončení zkušebního provozu a zahájení produktivního provozu

Proběhlo 05/2010 31.5.2010 08/2010 09/2010 12/2010 01/2011 06 / 2011 07/2011

Tabulka 36 - Přehled klíčových milníků projektu

18.11 Finanční analýza projektu, finanční plán Ve finanční analýze jsou uvažovány pouze přímé finanční toky vyplývající z realizace projektu, jejichž příjemcem je nositel projektu. Všechny uvažované hodnoty jsou očištěny od redundantních částek. Veškeré dopady a hodnoty jsou vyjádřeny za použití diferenční (přírůstkové) metody v podobě hotovostního toku. Je tedy započítávána pouze změna (kladná či záporná) způsobená investicí oproti nulové variantě. Skutečné hotovostní (či kvazihotovostní) toky jsou uvažovány jako příjmy a výdaje, nikoli jako náklady a výnosy v účetním smyslu. Pro výpočet ukazatelů nejsou započítány utopené náklady, tj. náklady spojené s předinvestiční fází projektu. Vzhledem k velkému množství možných variant technického řešení s ohledem na detailní komponenty, nikoli však funkčnost celku, nejsou v této studii porovnávány jednotlivé varianty mezi sebou, je pouze porovnána navržená technická varianta s variantou nulovou. Rozdíly ekonomické analýzy mezi jednotlivými technologickými variantami by neměly dostatečnou vypovídací hodnotu k vzájemnému porovnání. Veškeré uvedené hodnoty budou v reálných cenách roku 2009. Všechny ceny uvádíme s DPH (není v tuto chvíli jasné, jakou částí si bude v jednotlivých položkách obec DPH uplatňovat). Všechny hodnoty jsou pro potřeby výpočtů uváděny v ročním rozlišení, nikoli však v kalendářních letech, ale v roční vzdálenosti od zahájení projektu. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


18.11.1 Zajištění dlouhodobého majetku Kapitola obsahuje vymezení dlouhodobého majetku, určení investičních nákladů. Dlouhodobý hmotný majetek nebude pořízen. Pořízený dlouhodobý nehmotný majetek tvoří SW licence dodaných produktů. Jejich konkrétní rozložení a cena je závislé na obchodní nabídce. 18.11.2 Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) Kapitola obsahuje vymezení struktury a velikosti oběžného majetku. Provozní fáze nebude vyžadovat vytváření žádných zásob či podobných položek, pro zajištění provozu budou potřeba jen běžné úhrady provozních nákladů (energie, opravy/údržba apod.). Vzhledem k objemu v porovnání s aktivy obce se nebude jednat o zcela zásadní stálý nárůst oběžných aktiv a není tedy nutné se specificky zabývat řízením pracovního kapitálu.

18.11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v investiční fázi, všechny částky jsou s DPH.

VIÚ ORP - Město Jičín bez DPH

Řízení identit v organizaci Rozšíření funkcionality spisové služby a agend IS Portálová řešení - žádanky, rezervace, DMS, workflow mimo SpS Licence portál + WF Licence databázového serveru Implementace Implementace řízení identit Implementace portál a workflow Studie proveditelnosti, management žádostí, propagace

Celkem VIÚ ORP

DPH 20%

včetně DPH

159 600 Kč 340 833 Kč

31 920 Kč 68 167 Kč

191 520 Kč 409 000 Kč

235 464 Kč 71 980 Kč 163 484 Kč 500 500 Kč 211 750 Kč 288 750 Kč

47 093 Kč 14 396 Kč 32 697 Kč 100 100 Kč 42 350 Kč 57 750 Kč

282 557 Kč 86 376 Kč 196 181 Kč 600 600 Kč 254 100 Kč 346 500 Kč

38 113 Kč

7 623 Kč

45 736 Kč

1 236 397 Kč

247 279 Kč

1 529 412 Kč

Tabulka 37 - Přehled celkových nákladů v investiční fázi

18.11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi Kapitola obsahuje problematiku servisních podmínek, amortizace. Níže je v tabulkách uveden přehled celkových nákladů v provozní fázi, všechny částky jsou s DPH. Obec bude od roku 2011 účtovat o odpisech majetku. Pořízený investiční majetek bude odepisován po dobu 5 let, lineárně. V ceně produktů je podpora pro první rok. V následující tabulce jsou údržbové poplatky v čase. Přehled celkových nákladů v provozní fázi Rok Ma i ntena nce doda ných produktů

0 118 224 Kč

1 118 224 Kč

2 118 224 Kč

3 118 224 Kč

4 118 224 Kč

Tabulka 38 - Přehled provozních nákladů



Tabulka 39: Přehled celkových provozních náladů a výnosů

18.11.5 Příjmy provozní fáze Kapitola není relevantní. Předkládaný projekt nebude generovat žádné příjmy.

18.11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze Níže následují tabulky obsahující jednotlivé položky investiční i provozní fáze pro všechny uvažované varianty. Pro účely výpočtu kriteriálních ukazatelů není zahrnuta položka „Studie proveditelnosti“, neboť se jedná o tzv. „utopené náklady“, které se do výpočtu nezahrnují. Přehled celkových finančních toků projektu

Tabulka 40 - Přehled celkových finančních toků projektu

18.11.7 Přehled financování projektu Investiční etapa bude financována z dotace a rozpočtu ORP, provozní etapa pak z rozpočtu ORP. Tabulka 41: Přehled financování projektu

Celkové výdaje

1 529 412,00

Celkové způsobilé výdaje Celkové nezpůsobilé výdaje Celkové investiční způsobilé výdaje

1 529 412,00 0,00 1 529 412,00



Celkové neinvestiční způsobilé výdaje Dotace 85% Celkem Dotace 85% investiční Dotace 85% neinvestiční

0,00 1 300 000,20 1 300 000,20 0,00

18.11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů Posouzení variant řešení není pro tuto část výzvy relevantní. Celkové finanční toky projektu lze předpokládat u všech variant stejné. 18.11.9 Závěry finanční analýzy Posouzení variant řešení není pro tuto část výzvy relevantní. Celkové finanční toky projektu lze předpokládat u všech variant stejné.

18.12 Ekonomická analýza projektu Kromě finančního pohledu lze vyjádřit přínos pro město spočívající v realizaci a provozu předkládaného projektu i ekonomicky. Přínosy však lze v projektu Vnitřní integrace úřadu vyčíslit - převést do finančního vyjádření – jen velmi obtížně, při zachování potřebné objektivity a spolehlivosti. Proto používáme slovní formu popisu ekonomických přínosů. Vyjma všech finančních, i na finanční částky převoditelných nákladů a přínosů, projekt dále generuje, popřípadě indukuje, celou řadu nefinančních přínosů. Jedná se zejména o následující: 1. V oblasti řízení organizace a. Katalogizace agend – služeb – a jejich popis jsou základem pro následnou implementaci controllingu chodu úřadu b. Přehlednost organizačního uspořádání a detailní znalost lidských zdrojů umožní lépe využít disponibilních zdrojů c. Řízení oprávnění zamezí eventuálním ztrátám a postihům z úniků informací 2. V oblasti spisové služby a. Doplněním práce s dokumenty a řízením procesů i mimo současnou působnost spisové služby se chod úřadu dále zefektivní 3. V oblasti portálových řešení se zvýší informovanost a. Občanů o poskytovaných službách, sníží se množství jejich návštěv a koordinace jejich „pohybu“ po úřadu. b. Větší dostupnost veřejných služeb. c. vyšší míra spolehlivosti služeb veřejné správy; d. Úředníků – zvýší se vědomí významu práce úředníka pro chod systému a tím tlak na odpovědný přístup k zajištění služeb. 4. V oblasti Back Office a. Zvýší se efektivita nepokrytých agend 5. V oblasti evidence práv a povinností a. Zvýší se jednoznačnost výkladů a vazeb na iniciační dokumenty. Kromě těchto vlivů platí obecně pozitivní vliv projektu na •

úsporu čau a materiálu zaměstnanců úřadu

•

zefektivnění fungování veřejného sektoru

• naplňování politiky eGovernment Výsledné přínosy závisí rovněž na výběru dodavatele a dodaných produktů. Za předpokladu zachování trendu rozvoje eGovernment je velmi reálné, že oproti „nulové variantě“ je výhodnost zřetelná, neboť by město Jičín předpokládané služby v budoucnu realizovalo i bez tohoto projektu a tedy bez dotace – pouze z prostředků vlastního rozpočtu.



18.12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem není kapitola relevantní. 18.12.2 Doporučení vybrané varianty „Nenulovou variantu“ jednoznačně doporučujeme k realizaci. 18.12.3 Závěry ekonomické analýzy Na základě uvedených skutečností konstatujeme, že navržená nenulová varianta ekonomicky efektivní.



18.13 Analýza rizik Tato kapitola se zabývá expertně odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření pro jejich eliminaci. Rizika plynoucí z projektu budování a provozu TC ORP lze rozdělit do několika skupin: • Projektová rizika • Technická a realizační rizika • Legislativní a organizační rizika • Ekonomická a investiční rizika Jednotlivá rizika jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje: • Popis rizika – projevy rizika • Dopad – priorita, pravděpodobnost a možné dopady jsou vyznačeny barevně: o Nízký – zeleně o Střední – žlutě o Vysoký – červeně • Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika. o Nízká – zeleně o Střední – žlutě o Vysoká – červeně • Akční plán – návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika. • Kritérium úspěchu – měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, při eliminaci rizika. 18.13.1 Projektová rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem realizace projektu. Dopad

Pravd ěpodo b.

Termíny uvedené v harmonogramu projektu nebudou dodrženy

Vysoký

Vysok á

P 2

Opozdí se projekt technologického centra

Vysoký

Nízká

P 3

Nebude zajištěna odpovídající součinnost interních pracovníků ORP

Střední

Střední

P 4


Střední

Střední

Čí sl o P 1

Popis rizika

Tabulka 42 - Projektová rizika

Akční plán (ošetření rizika) Alokovat dostatečné množství kvalitních kapacit, jak na straně dodavatele, tak zákazníka. Aktivně kontrolovat veškeré termíny harmonogramu a včas eskalovat a řešit možné zpoždění termínu. Aktivně přistupovat k přípravě prostor technologického centra ORP. Přizpůsobit harmonogram projektu budování TC ORP vzhledem k jeho případným úpravám. V dostatečném předstihu alokovat odpovídající kvalitní zdroje na straně zákazníka za účelem poskytnutí požadované součinnost při výstavbě technologického centra ORP. Smluvně ošetřit kvalitní pracovníky dodavatele na základě jejich zkušenostmi při realizaci obdobných zakázek a na základě poskytnutých CV.

Kritérium úspěchu Původní termíny harmonogramu projektu budou dodrženy.

Prostory pro budoucí TC ORP budou připraveny v dostatečném předstihu.

Nedojde k prodlení harmonogramu projektu z důvodů neposkytnutí součinnosti interními pracovníky ORP. Nedojde k opoždění termínu realizace na straně dodavatele a projekt bude realizován v odpovídající kvalitě.

18.13.2 Technická a realizační rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem SW technologií. Popis rizika

Dopad

Pravd ěpodo bnost

T1

Termín dodání jednotlivých technických komponent nebude dodržen

Střední

Středn í

T2

Vyhrazené systémové zdroje pro provoz centrálních aplikací nebudou dostatečné

Vysoký

Středn í

T3


Střední

Nízká

T4

Pokrytí SW licencemi není dostatečné

Nízký

Nízká

T5

Vyhrazené systémové zdroje pro provoz dodaných komponent nebudou dostatečné.

Vysoký

Nízká

Čísl o

T6

Nebude zajištěna odpovídající technická podpora po dobu udržitelnosti projektu.

Střední

Nízká

Akční plán (ošetření rizika)


Aktivně, s dostatečným předstihem prověřovat veškeré termíny harmonogramu související s dodávkou HW. Včas eskalovat a řešit možné zpoždění termínu. Alokovat dostatečnou kapacitní rezervu technologického centra pro provoz centrálních aplikací. Průběžně sledovat volné systémové zdroje technologického centra a v případě potřeby řešit jejich navýšení.

Nedojde k časovému posunu termínu dodání HW komponent.

Vyhradit dostatečné finanční zdroje na pokrytí nezbytné technické podpory ze strany dodavatele. Implementovat známé a prověřené technologie, které lze, alespoň částečně, spravovat vlastními zdroji. Na základě výčtu služeb technologického centra ORP navrhnout odpovídající počet licencí. Vyčlenit dostatečné finanční zdroje pro potenciální nákup chybějících licencí. Mít pod kontrolou následné rozšiřování služeb technologického centra ORP.

Alokovat dostatečnou kapacitní rezervu technologického centra pro provoz.

Nenastane problém s přidělením požadovaných systémových zdrojů a potřebné diskové kapacity při implementaci centrálních aplikací. Vzniklé závady jsou odstraněny včas (dle SLA).

Veškeré požadované služby technologického centra ORP jsou pokryty a provozovány a nejsou v konfliktu s licenční mi ujednáními.

Průběžně sledovat volné systémové zdroje technologického centra a v případě potřeby řešit jejich navýšení.

Nenastane problém s přidělením požadovaných systémových zdrojů a diskové kapacity při implementaci a provozu.


Vzniklé závady jsou odstraněny včas (dle SLA).

Implementovat známé a prověřené technologie, které lze, alespoň částečně, spravovat vlastními zdroji. T7

Napojení aplikací na budoucí centrální registry nebude nárokovou službou v rámci údržby systémů

Střední

Nízká

Jednat od průběžně s dodavateli aplikací k napojením na registry

Aplikace budou napojeny




18.13.3 Legislativní a organizační rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s legislativou a organizací technologického centra ORP. Čísl o

Popis rizika

Dopad

Pravd ěpodo bnost

O1

Dojde k porušení podmínek dotace

Vysoký

Nízká

O4

Nedostatečná politická podpora projektu

Střední

Nízká

O7

Nepodaří se uzavřít smlouvu o podpoře s dodavatelem SW řešení

Střední

Nízká

Akční plán (ošetření rizika) Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace, zveřejněné na portále MV. Zajistit udržení podmínek po celou dobu udržitelnosti projektu.

Realizovat kampaň zacílenou na politiky kraje, za účelem vysvětlení důležitosti a prospěšnosti budování TC ORP. V dostatečném časovém předstihu projednávat podmínky uzavření smlouvy s dodavatelem. Eliminovat rizika plynoucí z nepodepsání smlouvy.

O8

Výrazné legislativní změny

Střední

Středn í

Podepsání smlouvy s dodavatelem řešení zahrnující závazek dodržování shody s legislativou.

Kritérium úspěchu Dotace je přidělena a vyplacena. Případná kontrola neshledala porušení podmínek, za kterých byla dotace přidělena – nedochází k vrácení dotace. Realizace projektu.

Smlouva o podpoře je s dodavatelem řešení SpSl uzavřena a plněna.

Systém splňuje po dobu udržitelnosti projektu shodu s legislativou.

Tabulka 44 - Legislativní a organizační rizika

18.13.4 Ekonomická a investiční rizika V rámci této skupiny uvádíme hlavní identifikovaná výstavby technologického centra ORP. Číslo

Popis rizika

E1

Náklady na realizaci nepřiměřeně přesáhnout náklady, spočítané v rámci studie proveditelnosti

E2

Dotace na realizaci projektu nebude poskytnuta

Dopad

Pravděpo dobnost

Střední

Střední

Vysoký

Nízká

Akční plán (ošetření rizika)


Zajistit garanci cen nabídky v souladu s poskytnutou výší dotace. V případně odůvodněného nárůstu výdajů je nezbytné zajistit jejich pokrytí vlastními zdroji. Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace, zveřejněné na portále MV. Alokace finančních prostředků z vlastního rozpočtu.

Náklady na vybudování TC a realizaci SpSl nepřevyšují očekávané výdaje.





18.14 Udržitelnost projektu Udržitelnost projektu je doba, po kterou musí příjemce podpory zajistit a udržet výstupy projektu. V tomto případě se jedná o provozování SW komponent dodaných v rámci projektu. Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace. Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což může vést i k požadavku na jeho vrácení. Udržitelnosti projektu lze popsat v následujících rovinách: institucionální, finanční, provozní. Pro MěÚ Jičín je prioritou udržení a rozvíjení provozu ve všech rovinách. Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku a může vést k požadavku na jeho vrácení. MěÚ Jičín předpokládá, že efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace komponent. Po uplynutí této doby se předpokládá, že komponenty (po obměnách) budou dále funkční. 18.14.1 Institucionální rovina Za realizaci projektu je plně zodpovědný MěÚ Jičín. Realizací projektu se MěÚ Jičín zavazuje provozovat služby minimálně po dobu udržitelnosti projektu, tj. po dobu 60 měsíců. Po celou tuto dobu bude vlastníkem projektu. 18.14.2 Finanční rovina Jak je uvedeno v kapitole 11, předkládaný projekt nebude generovat příjmy. Investiční etapa bude financována z dotace IOP a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu MěÚ Jičín. MěÚ Jičín počítá s vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění udržitelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu. 18.14.3 Provozní rovina Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných pracovníků jak ze strany ORP, tak ze strany dodavatele řešení. Seznam jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a realizačního týmu ORP je uveden v kapitole 18.9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci. Z technologického hlediska je nutné zajistit upgrade pořízených SW licencí tak, aby bylo možno poskytovat plánované služby. Při pořizování nového softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek. Veškeré vybavení zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu. Je nutné zajisti pravidelnou údržbu pořizovaného řešení tak, aby dodané a upravené komponenty byly schopny poskytovat plánované služby, včetně pokrytí legislativních změn. Upgrade bude realizován tak, aby zachoval kvalitativně stejnou nebo vyšší úroveň, než původně pořízený. Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem, zajištěním mj. smlouvou o podpoře s dodavatelem řešení.

18.15 Závěr 18.15.1 Shrnutí výsledků Realizace eGovernment v Královehradeckém kraji a správním území ORP MěÚ Jičín je jednou z priorit rozvoje regionu. Jedná se o dlouhodobý proces ve změně procesů a poskytování služeb veřejné správy, realizované na všech úrovních – od malých obcí, obcích s pověřeným obecním úřadem, obcích s rozšířenou působností až po kraj, včetně jejich zřizovaných organizací. Jedná se o změny nejen uvnitř těchto subjektů, ale i v komunikaci s okolím. Aby deklarované služby mohly být poskytovány na kvalitativně vyšší úrovni, je potřeba využít nejen možnosti, které umožňují prostředky ICT, ale také revidovat procesy, funkce či kompetence, spojené i se vzděláváním úředníků či politické reprezentace. Záměr takto budovat eGovernment v rámci správního území MěÚ Jičín je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007–2015. V tuto chvíli se jedná o jedinečnou příležitost, kdy je možné vlastní záměry podpořit i finančně, a to prostřednictvím finančních zdrojů EU (operačních programů IOP a OP LZZ). Při využití finančních zdrojů je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů, což může sehrát významnou roli při rozhodování o realizaci výše představených investičních záměrů vedoucích k efektivnějšímu poskytování služeb. Rozsah a obsah Studie proveditelnosti je dán závaznou osnovou, která je součástí příručky žadatele o finanční podporu v rámci výzvy Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, „TECHNOLOGICKÁ CENTRA A ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY V ÚZEMÍ“. Studie proveditelnosti je zpracována na základě informací známých a dostupných v období dubna a května 2010. 18.15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu Ekonomické hodnocení projektu jsme provedli „slovní metodou“. Na základě uvedených skutečností konstatujeme, že navržená nenulová varianta ekonomicky efektivní a rentabilní, mimo jiné i proto, že navržená investice je budoucnu nevyhnutelná. 18.15.3 Popis postupu návazných projektů Projekt vnitřní integrace úřadu navazuje na realizaci technologického centra města Jičín. Realizace je podmíněna zdárným ukončením implementace technologického centra, jak je naznačeno v harmonogramu – kapitola 18.10.2.. 18.15.4 Závěry a doporučení Doporučujeme řešit nejen rámec projektu výzvy 06, ale i návazné etapy rozvoje informatizace.

Seznam zkratek Zkratka API CDP CMS CPU DMS DNS EU ESS IOP ISZR LUN MAN MěÚ MVČR OAIS OCR OP LZZ ORP PO PÚ RAID RMS RPM SAN SATA SLA SNMP SP TC TC K TC ORP TCP/IP ÚAP ÚPD URL VDI VIÚ VPN WMS

Význam Application Programming Interface Continuous Data Protection Centrální místo služeb Central Processing Unit Data Management Systém Domain Name System Evropská unie Elektronická spisová služba Integrovaný operační program Informační systém základních registrů Logical Unit Number Metropolitan area network Městský úřad Ministerstvo vnitra České republiky Open Archival Information Systém Optical 151harakter recognition Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Obec s rozšířenou působností Portál občana Portál úředníka Redundant Array of Independent Disks Rack Monitoring System Revolutions per Minute Storage Area Network Seriál ATA Service Level Agreement Simple Network Management Protocol Studie proveditelnosti Technologické centrum Technologické centrum kraje Technologické centrum obce s rozšířenou působností Transmission Control Protocol and the Internet Protocol Územně analytické podklady Územně plánovací dokumentace Uniform Resource Locator Virtual Desktop Infrastructure Vnitřní integrace úřadu Virtual Private Network Web Map Service – webová mapová služba



19 Příloha 1 – Analýza současného stavu 19.1.1 Dotazy k řízení chodu úřadu – správa organizační struktury (tajemník) Předpokladem chodu úřadu je aktuální organizační řád, popisující a zakládající znalost organizační struktury, činností a lidí, kteří je vykonávají. Práce s organizační strukturou je nenápadná každodenní úvaha o tom, jak váš úřad pracuje. Je základem pořádku pro vás, ale i pro občany vašeho města. Bez kvalitního popisu organizační struktury nebudou vědět kam jít, co kde vyřídit, vy budete zase odkázáni na svou paměť. Tím důležitější je, pokud chceme komunikovat elektronickou cestou. 1.

Máte referenční organizační schéma (klasický „pavouk“)?

Ano, na webu 2.

Kdo jej vytváří? Kancelář tajemníka, neudržují pro PO a ostatní …

3.

Kdo jej vydává? Kancelář tajemníka …

4.

Máte organizační řád s popisem náplně práce jednotlivých odborů, oddělení, organizací?

ano ano Ano – udržuje vedoucí právního a personálního oddělení 5.

Z jakého zdroje čerpáte pracovní náplně a činnosti? (katalog činností, katalog prací MPSV… vlastní popis)

Všechny zdroje … 6.

Organizační schéma a organizační řád jsou aktuální a aktualizovány? Jak často? Z jakých důvodů?

Ano, organizační řád cca každý rok. Máme přehled o organizační struktuře včetně příspěvkových organizací. 7.

Různé změny mohou být různě obtížné - je pro vás změna organizační struktury obtížným procesem?

Na úrovni jednotlivých zaměstnanců ano - je to časté, zejména „na sociálce“.

8. Posuzujete varianty změn organizační struktury – modelujete dopady navrhovaných změn? Využíváte nějaký SW na kreslení organizačních schémat, modelování procesů apod.? Problém není tak velký, abychom to nezvládli. Takové změny jsou málo četné, organizace je relativně

stabilní. Nyní připravují vznik nové organizace Správa nemovitostí a.s.. 9.

Uchováváte nějak starší verze organizačního schématu a řádu? (např. jak úřad vypadal za určitého politika?) Pamatujete si, jak to bylo minulý rok – potřebujeme to?

Ano, ukládáme si obrázek v Corel Organizační řád – starší verze pouze jako papírové dokumenty.

10. Role ve vazbě na organizační strukturu (povolání, pozice - jako vedoucí, referent, právník) dle katalogu prací (469/2002 Sb., 137/2009 ) – kdo to navrhne a stanoví? Vedete to v personálním systému, nebo jiných databázových systémech? Zpracovává to personální oddělení, mají VEMA, která se příliš nevyužívá pro personalistiku – je tam jedna paní, která to stačí zpracovat. Spisová služba Ginis, udržuje organizační strukturu až do role referenta. GINIS je na úřadě dominantním systémem. 11. Jak evidujete přiřazení zaměstnanců na role, pracovní pozice, jak připravujete změny?

Po domluvě personální odděleni a pan tajemník. Evidujeme pouze manuálně 12. Máte zařazení zaměstnance na pozici evidováno v nějaké databázi (např. personální systém)?

Dtto (Excel?). 13. Máte podchyceno zastupování v organizaci?

Mají řešeno na obecné rovině pravidel vnitřní směrnicí tajemníka, 14. Je přiřazení rolí přístupné uživatelům uvnitř systému?



Intranet obsahuje zejména vnitřní směrnice. Přiřazení rolí se prezentuje prostřednictvím redakce internetu. 15. Je přiřazení rolí přístupné uživatelům vně systému?

Mají do úrovně zaměstnanců, pokud je informace o výkonu agendy, bude uvedena na WWW. Snaží se o to 16.

Jak často připravujete změny v tomto uspořádání? Udržíte přehled aktuální se zpožděním 1 den?

Děláme to měsíčně 17. Vytváříte automatizovaně popis pracovní náplně zaměstnanců dle katalogu prací? (nebo prostřednictvím rolí?)

Nevytváříme 18.

Jak často probíhají změny zařazení zaměstnance – v úrovni odboru, oddělení, je vaše evidence aktuální?

Každý měsíc jeden až tři lidé přejdou na něco jiného, nebo nastoupí noví zaměstnanci. 19. Je přijetí nového zaměstnance podporováno automatickým přiřazením práv a povinností, vybavením atd.?

Není – je nutno pořídit do každého systému zvlášť. 20. Máte řešenu bezpečnostní směrnici (přiřazení oprávnění přístupu k datům a funkcím agendy (nejen pouze u automatizovaných funkcí)!?

Mají, včetně atestu dokumentace k informačnímu systému.

Agenda (služba, proces) Agenda (činnost, administrativní služba) je řešení podání, o kterém je nutné rozhodnout (různou formou jako rozhodnutí, smlouva, výnos). Jak tomu říkáte? Vyhovuje vám tento slovník? Jaký pojem použijeme? V rámci veřejné správy lze rozeznat stovky agend. Povinnost jejich registrace

agend vyplývá ze zákona 111/2009 sb. o základních registrech veřejné správy. Pro orientaci lze použít Katalog prací MPSV, nebo Katalog činností ORP MVČR. Agendy lze členit

21. Jak řešíte „vnější agendy“ – jsou iniciovány podáním občana, nebo organizace, nebo vnitřním impulsem (zavedení řízení) směřujícím vůči okolí – vnější služby, jsou jedinečné, např. následujících typů i. Smlouvy různého obsahu dle odborů – skenujeme, máme vazbu na GIS (T- Mapy), vedeme pouze evidenčně, účtuje se do GINIS jako daně, dávky - proces je papír a „ruční“ zaúčtování. ii. Právní spory v různých věcech (např. byty) – byty řeší byťák, SW není, ostatní vše ručně … iii. Správní řízení dle odborů – odbor dopravy – modul přestupky systému GINIS …. OK 1. Správní agendy 2. Stavební - VITA 3. Vodoprávní VITA 4. Životní prostředí – ručně, GINIS nabízí modul pro ŽP – možno nakoupit iv. Příjmy a poplatky dle odborů – Ginis je všude, pokladna , banka, platby …. v. Sociální agendy – modul pro odesílání plateb vi. Výběrová řízení dle odborů vii. Přestupky - dle odborů Chceme nasadit faktury na rozpočet a elektronicky, mají koupeno, nutno dokoupit licence (KDF), elektronický podpis Rozpočet mají koupený, ale nevyužívají Dopravně správní agendy OK nouze Registr živnostenského podnikání Nabídka od Ginis – propojení lepší nežli od ministerstva. 22. Jak řešíte „vnitřní agendy“ - jsou například následující viii. Požadavky - technické, administrativní, opravy - většinou na oddělení informatiky telefonicky ix. Rezervace vnitřních zdrojů - automobily, zasedačky, projektory - Excel, papírově x. Cestovní příkazy a žádosti o povolení - papírově xi. Požadavky (např. na školení, požadavek nákupu), - papírově xii. Objednávky (např. nákup spotřebního materiálu, služeb atd…) – mají pouze excel, chtěli by elektronicky, je možno GINIS, xiii. Rozpočet - požadavek na zajištění financí, návrh rozpočtové změny …. Potřebují zajistit aby byly podchyceny nejen na základě zbožného přání – změn je cca 300 do roka Chtějí zavedení modulu usnesení rady … dnes se dělá vše ručně! Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx.

Definice problému a jeho publikace – tel. Požadavek (návrh) na svěření majetku- papírově Pořádání vnitřní akce - školení atd … - mailem Žádosti o přístupové oprávnění k funkcím SW - mailem Vnitřní stížnosti, náměty, návrhy, iniciativy - tel. Komunikace projektů - územní plán, výběrové řízení, příprava usnesení - papírově Usnesení orgánů města - sdílený disk a dokumenty ve Wordu – zde chceme nasadit modul Usnesení Zastupitelstva a Rady a modul Úkoly od Ginisu. xxi. Pracovní týmy, pracovní porady, úkoly z porad … - nic - papírově

Přivítali bychom koncept integrovaného portálu úředníka, který by propojil již vytvořené agendy a doplnil ty, které je potřeba s možností řízení WF na úrovni odpovědnosti za jednotlivé agendy, včetně podpory projektového řízení, a funkčního nasazení správy dokumentů, které nemají přímou souvislost se spisovou službou (např. příprava smluv). Požadavky jsou vedeny v excelu, bylo by vhodné řešit, včetně požadavků na nákup.

Případ jako celek, tedy včetně finančních operací, které s ním souvisí, současný systém neumí zpracovat. Mají podchyceny pouze případy, kdy osoba má závazek - z GINISU vyjedou dlužné částky, přeplatky atd. Jako velmi důležité vidíme řešení oblasti rozpočtu. Agendy, jako např. pojištění majetku, jsou vhodné pro takové zpracování (ohlídat, kdo to měl pojistit, pokud dojde ke škodě, je to problém). Je třeba být opatrný na správné nastavení odpovědnosti a kontrolu plnění nutných kroků – například u příchozích faktur a odsouhlasení jejich proplacení. Je zde prostor např. pro MS Project. Portál úředníka vytvoří úkol (např. nezapomeň pojistit majetek)! Velmi důležité je řešit problematiku smluv (modul GINIS máme nakoupen ???) - paměť úřadu stojí a padá se stávající garniturou. Přivítali bychom správu certifikátů. 23. Víte, jaké konáte činnosti (agendy)? Máte nějaký soupis agend - katalog?

Nemáme 24. Máte katalog agend vedený v nějaké databázi? Další dotazy (do č 50, kromě 43) na toto téma jsou bezpředmětné, pokud město nemá katalog služeb 25. Jak často a z jakých důvodů tento katalog aktualizujete? 26. Máte provázán výkon agend s organizační strukturou? (vazbu agend (činností) a organizační struktury)? 27. Udržujete tento popis? Jak často? Je nyní aktuální? (eGovernment to bude chtít denně prostřednictvím Registru práv a povinností). 28. Máte popsáno, kdo, kde (kteří úředníci), jak a které vykonávají agendy? 29. Je tento popis evidován v počítačové databázi? Každá agenda má určitou posloupnost kroků (úkonů) – proces, každý krok má určitou důležitost 30. Máte popsány kroky agend – žádných, některých (důležitých), všech? 31. Je tento popis veden v nějaké databázi? 32. Evidujete pracovní pozice (role funkce) ve vazbě na katalog agend (služeb) 33. Víte, jaké mají zaměstnanci v konkrétní agendě povinnosti a odpovědnost – v rámci jednotlivých kroků agendy? 34. Agenda vždy vyžaduje určité znalosti – máte evidenci kompetencí zaměstnanců k výkonu agendy? 35. Agenda má své nezbytné vybavení (tužky, papír, zařízení (kopírka, foto, kamera, GPS) – udržujete nějak přehled o tom, jaké vybavení kdo potřebuje? 36. Modelujete procesy agend v rámci nějakého modelovacího systému? Aktualizujete tyto modely? 37. Agenda může vyžadovat komunikaci s jinými úředníky, i externími organizacemi – kolečko, další písemnou komunikaci s žadatelem atd. – máte takový přehled o agendách 38. Máte detailnější přehled o průběhu agend?

náplně prací všech oddělení a odborů jsou detailně popsány v Organizačním řádu 39. Máte nějaký SW pro řízení procesů (tzv. workflow)? Vazba na další SW?



Je součástí jádra GINIS a pouze pro GINIS, automatické založení dokumentu, mají 165 úředníku, z toho 120 používá, výjimky jsou na OK nouzi, RŽP a IISSDE (tj. odbory dopravy a správních agend). 40. Vytváříte systematicky popisy životních situací a agend, které se k nim vztahují?

cca 70, jsou na webu, zatím nebudou dělat dál 41. Máte přehled, které agendy jsou podporovány nějakým SW?

ne zcela 42. Máte přehled, které agendy nejsou podporovány žádným SW?

OŽP – kácení stromů, je ve sps, Evidence požadavků na auto Cestovní příkazy … Žádosti o granty, všechny viz bod 1.3.2 (Agendy nepodpořené IS) 43. Máte evidován SW – jednotlivé aplikace, řídíte licenční politiku?

Máme – viz atest informačního systému 44. Víte, kdo jej smí užívat? 45. Máte stanovena pravidla přístupu k SW? Kdo má jaká přístupová práva k funkcím SW a s jakými daty pracuje? 46. Jak máte evidovaná uživatelská konta? 47. Máte tyto evidence zpracovány v nějakém databázovém prostředí?

Každá agenda může představovat účetní operaci? Vzhledem k velkému množství agend a případů je dobrý přehled o těchto operacích důležitým podkladem hospodaření úřadu (popište systém) 48. Máte detailní a úplný přehled pohledávek spojených s agendami? (popište situaci) - ano v Ginisu 49. Máte detailně řešenu vazbu na ekonomický systém? - ano 50. Jaké SW prostředky za tímto účelem používáte a jak jsou provázány v rámci celého procesu (včetně předpisů plateb, platby, vymáhání…) – Ginis (DDP, BUC, POK, UCTO) 51. Jak řešíte oblast závazků a tedy požadavků na rozpočet, jeho krytí, řízení cash flow … - jen ručně, denně máme stavy účtů a v BUC hlídáme, abychom nevyplatili více peněz než je na účtech. 52. Máte řešenu detailní evidenci majetku (podle skupin) v celém jeho životním cyklu (včetně údržby)? – v EMA 53. Umíte zpracovat celkové detailní saldokonto za partnera konsolidované za oblast pohledávek i závazků? Pohledávky máme v DDP, ale závazky města podchyceny nejsou, je jich málo.

Každá agenda produkuje dokumenty a může používat pro jejich vytvoření navržené šablony, nebo elektronické formuláře 54. Používáte nějaký systém pro správu dokumentů v elektronické podobě? – WorkFlow je součástí Ginisu a má vazbu na spisovku Ginis (USU), ale není to samostatný modul, jen součást jádra Ginis. 55. Komunikuje s tímto systémem vaše spisová služba? - ano 56. Komunikují s tímto systémem vaše agendové systémy? Je tato komunikace otevřena pro všechny agendy? – jen moduly Ginisu a VITY, ostatní ne.

V rámci agendy řešíte jednotlivé případy. Případ se může týkat více organizačních útvarů. 57. Jste schopni žadateli zprostředkovat elektronicky informace o stavu případů, které řešíte na jeho podání? - ne 58. Jste schopni zpřístupnit žadateli dokumentaci a údaje o finančních transakcích, které jsou s případem spojeny? - ne

Případy zpracovávají zaměstnanci, kteří jsou zařazeni na nějaké pozici – plní nějakou roli (např. referent). 59. Víte vždy přesně, který zaměstnanec v daném okamžiku řeší jaký případ? – ne, ale ví to jeho vedoucí odd. 60. Víte, kdo přidělil případ určitému zaměstnanci? – u výkonu státní správy ano (vedoucí odboru) Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Životní cyklus případu je určen procesem agendy případ může být řešen různými systémy na různých místech organizace, evidován různými SW systémy. Udržujete souvislost evidovaných případů? – otázku vynechat, situaci odvodit podle výsledku. - ne 61. Popis případu by měl být tvořen systém základních číselných řad – lze konstatovat, že identifikátory navazují? i. ČJ, identifikace v evidence agendy, V.S., ID subjektu, ID objektu, lokalizace …. – částečně (ne granty, smlouvy, dotace) 62. Žadatelé a objekty (parcely, domy …) v agendě musí být přesně identifikovány, máte nějaký systém ověření identity subjektu, objektu a adresy proti referenční evidenci? Je možné zaručit, že identifikace subjektů, objektů a míst jsou v různých systémech stejné (lze rozpoznat všechny záznamy vedené úřadem za jednotlivce)? Za hlavní systémy back office považujeme • Ekonomický systém • Spisová služba • Velké agendy (např. poplatky ze psů, majetkové agendy, …) • Registr a Evidence stran (partnerů) • Registr a Evidence objektů • Registr a Evidence adres • Personalistika a mzdy

• Není jeden dominantní ani referenční systém Ginis má obvyklé problémy s evidencí partnerů jsou evidováni vícekrát, existuje vazba VITA – GINIS, ovšem vytváří duplicity, město to pociťuje jako problém. Bylo by vhodné najít řešení možnost řešení (bavit se s Ginis)! Objekty – smlouvy GIS, používají uživatelé aplikací, katastrální mapa, možnost dohledat majitele. Máme dálkový přístup na katastr. Byty – vede si městský bytový podnik, pasport bytů - nevíme, zda to má Bytový podnik. Malý majetek (DHM) – mají ve starší verzi Gordic – EMA. 63. Máte evidenci majetku propojenou s GIS?

Ano, spojeno s GIS – smlouvy T-Mapy Starý modul EMA – gordic … Máme nový modul majetek GINIS, ale zatím není zcela implementován 64. Potřebujete informace o „aktivitách“ na majetku? (např. zjistit správce, zda tam probíhají nějaké záměry) - ne 65. Máte zpracovánu směrnici o nakládání s majetkem?

ano 66. Jak udržujete popis organizačních struktur a dalších, výše uvedených prvků u organizací MČ? – vedou si samy organizace, protože jsou to samostatné subjekty se svým IČO. 67. Jaké nejdůležitější vnitřní směrnice máte, proč jsou pro vás důležité?

Mají jich hodně, spisový a skartační řád, oběh účetních dokumentů, Organizační řád, …. 19.1.2 Důležité SW funkce 19.

Evidence aplikací a jejich instancí (s vazbou na agendy a databáze?) - existuje, je udržována?

Ano – atest informačního systému

20. SW pro řízení přístupových oprávnění k funkcím a datům, eventuálně úkonům procesů • • • •

Zda vůbec, kde a jak je to řízeno? LDAP, AD, HR, jiné? – máme LDAP SW pro personalistiku? Vazba mezi HR, AD, LDAP

21. Synchronizace dat s aplikacemi pro řízení uživatelských přístupů a správu identit •

Existuje systém ovládání uživatelských oprávnění – řízení přístupu k funkcím a datům aplikací? - ne

a. Jednoznačná identifikace uživatelských kont •

FIM? Nebo každá aplikace řeší zvlášť? - zvlášť



•

Řešení přístupu externích pracovníků, dodavatelů, k aplikacím, datům a funkcím – individuálně nastaví informatici tunel ve firewallu a povolí /přesměrují port pro IP adresu.

b. Propojení uživatele a pracovníka •

•

Kde – v AD, LDAP. Vazba 1:1 nebo 1:N – AD nemáme, chceme ho. LDAP máme na Linuxu, ale jen jako mailový seznam Měú - je možné ho převést na Windows server 2008 do TC ORP. Řešení externích pracovníků, dodavatelů, …

c. Možnost nastavení odlišných oprávnění uživatele v každé instanci téže aplikace •

ano

d. Sdružování oprávnění do profilů! •

sdružování rolí do profilů? – v Ginisu a VITA ano, v jiných IS ne.

e. Hromadné řízení uživatelských přístupů a oprávnění •

Nebo se vše dělá pracně ručně? Máte nějakou aplikaci? – nemáme, v každém IS nastavujeme zvlášť

f. Export dat (např. zveřejnění telefonního seznamu) • •

z aplikace pro evidenci organizační struktur/AD atd. – ručně Word publikace účelových seznamů - ne

Nemáme

22. Práce s databází elektronických formulářů – příjem formulářů • Formuláře – umožní efektivně formalizovat procesy • Používáte nějaký systém elektronických formulářů? Nemáme – líbilo by se nám to, nikoliv ovšem pro životní situace, jejichž popis by měl vzniknout v centru (můžete krátce specifikovat, jak byste systém užili?) – jako žádosti na www

23. Významný SW pro řešení činností (agend) – použité agendové systémy, existují nepokryté činnosti? •

Prosíme o soupis SW včetně stručné charakteristiky jejich funkcí předaný na konzultaci v Hradci.

- viz Atest IS Měú Jičín

24. Popis funkcí použité spisové služby •

• • •

Je to „otevřený“ systém? – relativně – prosím doplnit zda a jak využíváte rozhraní GINIS - Ginis i Vita podporují webové služby a jsou jimi propojeny navzájem i s ISDS. Stejně by mělo být napojení na ISZR.

Předání dat mezi spisovou službou – agendovým systémem – má vazbu na VITU Předání dat mezi GINIS a IS datových schránek a naopak – je v pořádku? ano

Spisová služba má všechny potřebné standardní funkce? - ano

25. Integrace back office – rekapitulace výše zjištěného, stavu Zahrnuje ERP, Agendy, HR, SpS, DMS, GIS Jaké vzájemné vazby váš SW velmi kvalitně řeší? – ekonomické pohledávky (DDP), výkazy, účetnictví, spisovku • Jaké vzájemné vazby váš SW naopak kvalitně, nebo vůbec neřeší? – kartotéka subjektů trpí duplicitami; objednávky jsou jen papírové, smlouvy jsou naskenované, ale nikoli OCR a provázané jsou na GIS a nikoli na GINIS. Nemáme projektové řízení. Nemáme identity management ani AD. Dominantní je GINIS, řeší účetnictví, agendové systémy, dosud nemáme implementovaný rozpočet, ale budeme jej zavádět. Spisová služba má vlastní úložiště dokumentů. GIS máme zejména pro oblast majetku, včetně přímého přístupu na katastr. VEMA je využita převážně ve mzdové oblasti, nemá vazbu na další systémy. • •

26. Integrace agendových systémů – rekapitulace zjištěného stavu Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


• • • • •

Datová integrace – strany (partneři), organizační struktura, objekty – správa kmenových dat agend – existuje vícenásobné evidování dat, žádná evidence není dominantní, nebo referenční. Integrace datových forem DMS, GIS, Data Evidence a identifikace případu včetně logování – ne zcela, případ není v rámci SpS a účetnictví jednoznačně identifikován (smlouvy, objednávky , subjekty) Procesní integrace BO, integrační platforma – datová synchronizace systémů, regulace redundance – není použito Aplikační integrace - ucelené řešení Ginis

27. ePUSA, nebo v budoucnu jiný systém pro plnění dat o ÚVS • Stav systému, je plněn, nebo ne? Plníme ručně data, která jsou povinná - krizové řízení

28. Integrace ORP – zřízené organizace • Je, není, částečně, ručně – jak Spravujeme jejich sítě, máme 16 organizací, zajišťujeme exporty, importy, nové verze, HW do škol, hostujeme meilové schránky, webové stránky, redakční systém, prostor pro prezentace. Máme metropolitní síť, poskytují informace v GIS pro Technické služby (pasport zeleně), sbíráme data za Český ráj, turistický server . Jiná integrace není, byla by vhodná aplikace typu projektového řízení a Přehled plánovaných akcí na veřejném prostranství/prostorách města.

29. Integrace ORP – obce (jak na I. a II. tak i na sousední III.) • Je, není, částečně, ručně – jak? Školení, spisovka dle jejich výběru, TC a negarantované úložiště. Obcím zajistíme mít libovolnou hostovanou službu.

30. integrace funkcí CzechPOINT • nepředpokládá se • Charakteristika využití, hodnocení systému Mají na živnostenském

19.2 Potřeby z pohledu úřadu, směřující k problematice vnitřní integrace •

Vnitřní adresace úřadu

•

Systém řízení služeb

Usnesení a porady (Ginis) Evidence úkolů (Ginis) Integrace agendových systémů pro zpracování faktur (Ginis) Zpracování událostí – lze vynechat z Ginisu

•

Vnější integrace systému

Rozhraní RŽP a SSL Ginis – lze vynechat z nabídky Ginisu Rozhraní OK nouze a SSL Ginis – již otestované, stačí koupit od Ginisu, důležité. Rozhraní CzP a SSL Ginis – lze vynechat z nabídky Ginisu Rozhraní Ginisu na registry (v budoucnu se tomu nevyhneme) Rozhraní na PVS – lze vynechat z Ginisu Rozhraní na CzP@office – autorizovaná konverze (lze vynechat z Ginisu) REP – Česká pošta (lze vynechat z Ginisu)



19.3 datové podklady 19.3.1 IS ve správě ÚMČ V této části jsou identifikovány používané IS. Pro analýzu integrace vnitřního chodu úřadu jsou uvažovány ISVS, provozní informační systémy s vazbou na ISVSi ostatní provozní informační systémy bez vazby na ISVS. Použitelné SW komponenty – a jaké používáte vy?

Název

Poznámka

Míra podpory /spokojenost Plná, Dobrá, Částečná, Nevyhovující

Personalistika

VEMA nevyužívají

málo využívané možnosti

Mzdy

VEMA

plná

Účetnictví

Ginis

plná

Majetek

EMA = evid.majetku

částečná

Spisová služba Modelování organizační struktury Evidence organizační struktury

Ginis

plná

dobrá

IDM

LDAP Linux -

DMS

Ginis

plná

GIS

T-Mapy

plná

Agendové systémy

Ginis atd.

plná

Pouze evidenčně v gisu-

částečná

LDAP/ AD

Smlouvy Objednávky

-excel

nevyhovující

Přestupky, delikty, pokuty

Ginis(zřejmě ne všechny)

plná

Příjmy a poplatky

Ginis a další různě

plná

Stavební řízení

VITA

plná

Matrika

Ginis

plná

Ohlašovna

Ginis

Ginis-plná, IISSDE je oddělené

Na bázi Linux (Zatím neuvažovali exchange, nutno konzultovat s TC !!!)

není

Workflow

Spisovka, jinak ne

je jen součástí jádra Ginisu, nikoli samostatné

Formuláře

CzP, vlastního nic

na webu máme HTML-formuláře

Evidence partnerů

Kartotéka Ginis trpí multiplicitami, ale je tam možnost ověřit firmy v ARES, ISDS, občany v Reg.obyvatel

částečná

Evidence adres, parcel, obcí

GIS

dobrá

Evidence majetku

EMA, dosud nepřevedeno do Ginisu, pak bude provázanost majetku na účetnictví

dobrá

Groupware

Exchange – přímá vazba na share point …. Portál úředníka Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


19.3.2 Agendy nepodpořené IS Agenda

Způsob podpory

Poznámka

služební auta

Papírově, XLS

portál úředníka

cestovní příkazy

papíry

Kopecká

výpočet příspěvků cizích žáků v ZŠ

excel

ODBOR ŠKOL., Mádlová

stravenky

papír

pokladní

soukromé a soc.telefonáty

z Allwinu do Excelu

evidence výběrových řízení

excel

inv.odbor má „tajná“ VŘ - vyřešit

evid.smluv

v GISu

nepropojeno na ekonomiku a objednávky

evid. objednávek

excel + word

nepropojeno na ekonomiku a smlouvy

evid.dotací a jejich řízení

excel

Mitlöhner

evid.grantů (kultura,sport)

excel

chybí řízení, propojení na ekonomiku a smlouvy, ale modul SMLOUVY Ginis máme v plánu až po ISZR (kapacitní důvody)

rezervace místností, techniky, akcí

papír

(předpoklad: Portál úředníka), veř.prostranství

zábory komunikací, evidence akcí, povolených reklamních poutačů „A“

excel

odbory dopr., OSA, kultury, Krejčí, organizace, Měst.policie

rezervace lidí (kalendář úředníkaweb); kalendář jednání komisí Rady a ZM

nic nic

(předpoklad: Portál úředníka + web)

evid. kácení stromů

word

a další správní řízení + podpora SŘ

Podklady pro Radu a Zastupitelstvo

word

vazba na Ginis- nový modul USNesení a ÚKoly

dopisy ze soc.odboru (spisy OK Nouze)

ručně

řešit lze modulem Ginisu: Rozhraní OK nouze a spis.

notifikace občanům, že jejich žádost o průkaz byla vyřízena

žádná

evid. kopání (optická síť)

vazba na GIS a Ginis-spisovku

19.3.3 Záměry na pořízení nebo vytvoření nových ISVS Agenda

Uvažovaný produkt

Poznámka

předchozí agendy 1.3.2

Portál úředníka

s vazbou na ekonomiku a spisovku Ginis a GIS

projektové řízení

Project+Sharepoint

dtto

vazba na 4 zákl. reg.

web služby Ginis ?

ISZR navázat nejen na Ginis, ale i na další SW úřadu

formuláře

602XML server

z webu. Doručení : mailem, ISDS, písemně. Navázat na Ginis-spisovku. Naprosto NUTNÁ bude vaše SPOLUPRÁCE S HAIDA S.R.O. N.BOR (resp. Gordic s.r.o.) ! ředitel mgr. Socha: 604 204 244 [email protected]

provázat SW úřadu

?

jednotná správa uživatelů

MS Identity manager + AD

ekonom. vazby

Ginis

sken.linka, el.faktury, vazba na Rozpočet, obj. a smlouvy

19.4 Architektura SW Posouzení existujících SW komponent, návrh jejich úprav nebo náhrady je základní aktivitou projektu. Posouzení zahrnuje potenciální využití integrační platformy a nástrojů pro podporu toku pracovních činností. Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)


Typ SW Využívané DB systémy Využívané OS Integrační platforma

Poznámka MS SQL, MySQL pro Intranet Linux a Windows 2003 -

19.5 Architektura HW Současná HW architektura není v rámci analýzy vnitřního chodu úřadu popisována. Návrh TC je plně řešen ve Studii proveditelnosti a předpokládá se s převedením provozovaných aplikací a systémů do TC.

19.6 Definice problémů systému a hodnocení jejich závažnosti Problémy současného nastavení systému vnitřního chodu úřadu jsou definovány a hodnoceny pro každou analyzovanou oblast v kapitole 19. Kategorie problému stávající web-služby organizacím

Popis problému Poskytují maily organizacím – 16 organizací cca 100 schránek, server je v DMZ

Závažnost vyřešit přechod na Exchange server a antiX-ochranu, firewall !

multiplicity subjektů

v Kartotéce Ginisu jsou firmy/občané vícekrát

velká, Ginis neumí zajistit automatizované řešení, úředník musí pro jistotu ověřovat, zda nedošlo ke změně – ISZR by to měl vyřešit – počkáme ?

zábor veřejných prostranství a akcí

není jedna evidence, stává se, že v 1 den je více akcí nebo 2 akce v jedné místnosti

malá

identity management a AD chybí

v každém SW je nutno úředníka zadat, chybí přehled

střední

Usnesení Rady a Zastupitelstva (nasadit modul Ginisu)

jsou jen ve Wordu

velká (vyřešíme nákupem modulu Ginis)

Úkoly a jednání (nasadit modul Ginisu)

úkoly z Rady nejsou automatizovaně k dispozici

střední (vyřešíme nákupem modulu Ginis)

projektové řízení

chybí, chaos v inv. projektech

střední až velká

evidence smluv

je jen vazba naskenovaných smluv + metadat na GIS. Vhodné přidat OCR a pak fulltext vyhledávání

střední až malá

propojení spisovky a OKNouze - to nabízí Ginis

ručně se denně přepisují adresy na obálky z OK Nouze do Ginisu

velká (vyřešíme nákupem vazby na Ginis)

skenování důležitých dokumentů do ESS

nepřevádíme dokumenty/podání do el.podoby a tudíž nevedeme spisy v el.podobě

velká - nabídku mám od Ginisu na cca 110.000 za SW Sirius a k tomu musím dokoupit A3 skener nebo multifunkční stroj



STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU

Recommend Documents