STUDI SISTEM MANAJEMEN PEMELIHARAAN RUMAH SAKIT PADA RUMAH SAKIT IMMANUEL BANDUNG. Anton Soekiman 1 dan Greta Setiawan 2

STUDI SISTEM MANAJEMEN PEMELIHARAAN RUMAH SAKIT PADA RUMAH SAKIT IMMANUEL BANDUNG Anton Soekiman1 dan Greta Setiawan2 1

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Sipil, Universitas Katolik Parahyangan, Jl. Ciumbuleuit 94 Bandung Email: [email protected] 2 Alumni Fakultas Teknik Jurusan Teknik Sipil, Universitas Katolik Parahyangan, Jl. Ciumbuleuit 94 Bandung

ABSTRAK Setiap rumah sakit memiliki fungsi utama yang sama, yaitu untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Akan tetapi visi dan misi setiap rumah sakit dapat saja berlainan satu sama lain. Visi dan misi tersebut kemudian akan menjadi tolak ukur dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan. Dari visi dan misi akan diketahui seberapa rumit sistem pemeliharaan yang akan dilaksanakan. Jika sistem pemeliharaannya cukup rumit, maka akan dibutuhkan suatu organisasi yang khusus menangani pemeliharaan agar hasil dari kegiatan pemeliharaannya baik. Organisasi ini kemudian akan digerakkan oleh suatu sistem manajemen untuk mencapai tujuannya yang tentunya harus sejalan dengan visi dan misi dari rumah sakit tersebut. Salah satu visi dari Rumah Sakit Immanuel Bandung adalah memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu kepada masyarakat. Visi inilah yang akan dijadikan dasar dalam penelitian ini untuk mengevaluasi manajemen pemeliharaan yang dilaksanakan. Dengan menggunakan data-data historis, wawancara dengan para pekerja, serta pengamatan di lapangan, dilakukan analisis untuk mengetahui tingkat keefektifan serta keefisienan kegiatan pemeliharaan di Rumah Sakit Immanuel. Hasil analisis menunjukan bahwa sistem manajemen pemeliharaan yang saat ini dijalankan oleh pihak Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) Immanuel sebenarnya sudah cukup lengkap, namun karena dalam pelaksanaannya tidak dilakukan dengan tertib maka hasil yang diperoleh tetap tidak dapat maksimal. Hal ini terjadi, karena proses evaluasi yang merupakan salah satu tahap penting dalam sistem manajemen tidak dapat dilaksanakan. Padahal jika proses evaluasi ini dapat dijalankan, maka akan didapatkan nilai keefektifan dan keefisienan pekerjaan saat ini, yang kemudian akan dijadikan pedoman untuk perencanaan pelaksanaan kegiatan selanjutnya menuju ke arah yang lebih baik. Kata kunci:

1.

manajemen pemeliharaan, sistem pemeliharaan rumah sakit, efektifitas dan efisiensi pemeliharaan

PENDAHULUAN

Pemeliharaan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk menjaga atau memastikan bahwa keadaan bangunan beserta sarana dan prasarananya dalam kondisi baik, yang dapat beroperasi dengan sewajarnya, dan dapat diterima oleh standar-standar yang ada. Kegiatan pemeliharaan penting untuk diterapkan pada bangunan, terutama untuk bangunan yang memiliki fungsi penting, seperti rumah sakit. Sebuah rumah sakit yang baik, harus selalu siap melayani masyarakat. Akan tetapi kualitas pelayanan setiap rumah sakit tentu akan berbeda-beda, tergantung dari visi dan misi yang dimiliki oleh rumah sakit tersebut. Dalam hal inilah manajemen pemeliharaan menjadi hal yang sangat penting, karena manajemenlah yang akan menggerakkan seluruh sumber daya yang ada, agar rumah sakit tersebut dapat mencapai visi dan misinya. Permasalahan utama yang timbul adalah bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pemeliharaan yang sebaiknya dilakukan oleh pihak rumah sakit, agar pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dapat dilaksanakan dengan baik, dengan biaya yang efisien. Tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi apakah sistem manajemen pemeliharaan yang saat ini diterapkan di rumah sakit Immanuel Bandung sudah baik (dalam arti efektif dan efisien) atau belum, dengan cara: a. Menganalisis sistem manajemen pemeliharaan yang saat ini sedang dilaksanakan, mulai dari kaitannya dengan visi dan misi, struktur organisasi, sampai dengan mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan yang tengah dilaksanakan. b. Membuat susunan rangkaian pekerjaan yang sebaiknya dilakukan oleh pihak rumah sakit Immanuel, agar pekerjaan pemeliharaan dapat efektif dan efisien.

KoNTekS 6 Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012

MK-55

Manajemen Konstruksi Mengingat luasnya cakupan objek penelitian, maka lingkup pembahasan penelitian ini difokuskan pada sistem manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana untuk rumah sakit Immanuel di luar peralatan elektromedis. Sementara itu, pembahasan dan penelaahan dilakukan pada tataran deskriptif kualitatif untuk menilai apakah pekerjaan pemeliharaan telah dilakukan dengan efektif dan efisien. 2.

KAJIAN PUSTAKA

Ada berbagai macam definisi pemeliharaan yang telah dibuat oleh para ahli. Salah satunya adalah definisi pemeliharaan menurut Duffuaa et al. (1999), yaitu kombinasi dari kegiatan-kegiatan di mana peralatan dan/atau sebuah sistem dirawat atau diperbaiki agar tetap berfungsi sesuai dengan rencana. Sedangkan untuk klasifikasi kegiatan pemeliharaan yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah pengklasifikasian yang dibuat oleh Chanter dan Swallow (1996) karena bentuk pengelompokannya sederhana tetapi lengkap (Gambar 1), sehingga cocok untuk diterapkan pada bangunan atau sistem yang memiliki komponen yang banyak, seperti rumah sakit.

Gambar 1. Tipe pemeliharaan (Chanter dan Swallow, 1996) Komponen pemeliharaan berdasarkan Chanter dan Swallow (1996) tersebut dapat dijelaskan, sebagai berikut: a.

Pemeliharaan terencana/ planned maintenance. Merupakan pemeliharaan yang terorganisir dan dilakukan atas pemikiran untuk masa depan. Sistem ini menggunakan dokumen-dokumen yang dicatat/direkam sebagai panduan untuk perencanaan dimasa yang akan datang. Dalam sistem pemeliharaan ini, akan ada kemungkinan pelaksanaan sekarang akan berbeda dengan pelaksanaan dimasa yang akan datang (dapat terjadi fleksibilitas yang mengarah pada kemajuan).

b.

Pemeliharaan tidak terencana/unplanned maintenance. Disebut juga sebagai sistem pemeliharaan ad-hoc, yaitu pemeliharaan tanpa perencanaan terlebih dahulu.

c.

Preventive Merupakan pemeliharaan yang dibuat terprogram dengan interval waktu tertentu, yang dilakukan sebelum komponen mengalami kerusakan. Biasanya diterapkan pada peralatan yang kritis. Berdasarkan pelaksanaannya, Chanter dan Swallow (1996) membagi pemeliharaan preventive ke dalam dua bagian, yaitu : • pemeliharaan berdasarkan kondisi alat Merupakan pemeliharaan preventive yang mengacu pada kondisi item yang dipantau berdasarkan proses monitoring secara terus menerus atau secara rutin. • pemeliharaan berdasarkan jadwal Merupakan pemeliharaan preventive yang mengacu pada penetapan periode pemeliharaan berdasarkan selang waktu tertentu dengan pertimbangan berbagai hal, seperti jumlah waktu operasi.

d.

Corrective Merupakan aktivitas yang dilakukan setelah terjadi kerusakan. Pemeliharaan corrective dilakukan dengan tujuan untuk mengembalikan fungsi dari alat tersebut.

MK-56


Manajemen Konstruksi Sistem pemeliharaan Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Pemeliharaan dapat dianggap sebagai sebuah sistem dengan kumpulan kegiatan-kegiatan yang disediakan secara paralel dengan sistem produksi. Dalam suatu sistem produksi pasti akan ada kegiatan input yang diproses untuk menghasilkan output. Input biasanya akan berupa material mentah, pekerja, dan proses produksi. Sedangkan output terdiri dari dua macam, yaitu produk hasil proses produksi dan kemunduran dari peralatan. Output kedua inilah yang menyebabkan kegiatan pemeliharaan dibutuhkan. Pada proses selanjutnya, kemunduran peralatan tersebut akan digunakan oleh sistem pemeliharaan sebagai input, untuk mengetahui bagaimana kondisi dari pekerja, suku cadang, dan peralatan produksi yang dapat memenuhi kapasitas produksi. Sistem pemeliharaan ini menurut Duffuaa et al. (1999) dapat digambarkan dalam suatu bentuk pemodelan input-output seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Sistem pemeliharaan (Duffuaa et al., 1999) Secara garis besar, proses kegiatan pemeliharaan dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu perencanaan/planning, organizing, dan feed back control. Ketiga hal ini akan terus berlangsung selama kegiatan pemeliharaan dilaksanakan, sehingga membentuk suatu siklus yang tidak putus. Organisasi Pemeliharaan Organisasi dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan kewajiban setiap orang yang terkait di dalam kegiatan pemeliharaan, baik ketika proses perencanaan, pelaksanaan, serta evaluasi. Dengan adanya bentuk organisasi, kegiatan pemeliharaan dapat berjalan dengan lancar, karena setiap orang di setiap bagian perusahaan sudah mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Dalam suatu perusahaan, posisi departemen pemeliharaan dalam suatu organisasi akan sangat dipengaruhi oleh visi dan misi dari perusahaan, serta kepentingan kegiatan pemeliharaan yang berkaitan erat dengan kondisi dan fungsi bangunan/alat tersebut. Hal-hal yang perlu menjadi perhatian departemen pemeliharaan dalam melaksanakan tugasnya adalah: • Harus menyediakan pelayanan yang pantas, sesuai dengan pedoman dan standar yang ada • Harus dapat memonitor dan mengontrol pelaksanaan dengan efektif.


MK-57

Manajemen Konstruksi 3.

PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DI RS IMMANUEL

Lokasi studi yang menjadi bahan kajian dalam penulisan makalah ini adalah Rumah Sakit Immanuel, yang merupakan salah satu rumah sakit umum swasta terbesar di kota Bandung. Rumah sakit ini memiliki lahan seluas ±4.8 hektar, serta memiliki fasilitas dan penunjang kesehatan yang cukup lengkap. Dalam melakukan studi manajemen pemeliharaan, langkah awal yang perlu dilakukan adalah mencari visi dan misi didirikannya badan usaha tersebut. Karena dari visi dan misi tersebut, akan dapat diketahui kegiatan pemeliharaan yang bagaimana yang sebaiknya dilakukan, agar tujuan didirikannya badan usaha tersebut dapat tercapai. Begitu pula dengan rumah sakit, walaupun setiap rumah sakit memiliki tujuan yang sama, yaitu melayani kesehatan masyarakat, tetapi perlu diperhatikan kualitas pelayanan yang bagaimana yang ingin diberikan, dan kepada golongan masyarakat mana pelayanan kesehatan tersebut akan diberikan. Hal-hal inilah yang menyebabkan sistem pemeliharaan yang diterapkan tidak sama untuk setiap rumah sakit. Rumah sakit yang bertujuan untuk melayani masyarakat golongan ekonomi lemah tentu akan berusaha meminimalkan biaya yang akan dibebankan kepada masyarakat, yang menyebabkan kualitas pelayanannya tentu akan sangat berbeda dengan rumah sakit mewah yang ingin memilki kualitas pelayanan yang semaksimal mungkin. Salah satu visi dan misi dari rumah sakit Immanuel yang dijadikan sebagai acuan dalam makalah ini adalah memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu. Rumah Sakit Immanuel lebih menitikberatkan tujuannya pada pelayanan kesehatan, tetapi karena pelayanannya ingin memiliki kualitas yang baik, maka kenyamanan pasien tentu tidak akan diabaikan. Hal ini menyebabkan kegiatan pemeliharaan di Rumah Sakit Immanuel membutuhkan sistem manajemen yang baik. Mengingat cukup kompleksitas dan kuantitas fasilitas dan penunjang kesehatan yang perlu dipelihara, maka akan lebih efektif jika dibentuk sebuah departemen khusus yang menangani seluruh kegiatan pemeliharaan. Dalam hal ini Rumah Sakit Immanuel sudah mengambil langkah strategis dengan membentuk IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit) yang bekerja langsung di bawah pengawasan direktur utama. Organisasi Pemeliharaan IPS RS Immanuel Di dalam organisasinya, IPSRS dipimpin oleh kepala bagian IPSRS (Gambar 3). Kepala bagian IPSRS ini akan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada direktur utama dalam bentuk laporan bulanan dan rapat yang diadakan setiap tiga bulan sekali. Rapat tersebut akan dihadiri oleh seluruh staf direksi (yang terdiri dari direktur utama, direktur keperawatan dan SDM, direktur keuangan pemasaran, direktur operasional pusat diagnostik, direktur operasional pusat medik), beserta seluruh kepala bagian, termasuk diantaranya kepala bagian pemeliharaan sarana rumah sakit.

Gambar 3. Struktur organisasi IPSRS Untuk mempermudah pelaksanaan, kepala bagian pemeliharaan sarana rumah sakit dibantu oleh tiga kepala subbagian (bagian mekanik dan listrik, bangunan dan sanitasi, serta bangunan elektromedik-non medik dan pendinginan), di mana kepala subbagian tersebut masing-masing akan dibantu oleh pelaksana. Sedangkan MK-58


Manajemen Konstruksi untuk urusan administrasi, IPSRS memilki bagian administrasi, yang akan membantu seluruh subbagian dalam hal administrasi, dan akan bertanggungjawab langsung kepada kepala bagian, tetapi posisi bagian administrasi ini sejajar dengan pelaksana. Pembagian Tenaga Kerja Struktur organisasi yang baik, tentu akan berusaha sedemikian rupa untuk dapat membagi pekerjaan secara merata. Agar overload pada suatu bagian dapat dihindari, maka divisi yang dianggap mendapatkan tugas lebih berat tentu akan memiliki jumlah pekerja yang lebih banyak daripada divisi lain. Saat ini, di dalam departemen IPSRS Immanuel, pekerjaan pemeliharaan dibagi ke dalam empat divisi, yaitu: (1) Mekanikal dan listrik, (2) Bangunan, sarana RS, dan sanitasi, (3) Elektromedik/nonmedik dan pendingin, dan (4) Administrasi . Untuk dapat mengetahui beban kerja pada tiap-tiap divisi, maka data laporan kerusakan akan sangat dibutuhkan, karena melalui data tersebut dapat diketahui frekuensi kerusakan terbesar terjadi pada alat apa. Informasi ini akan mencerminkan divisi mana yang memikul beban paling berat. Agar analisis dapat dihasilkan dengan lebih rinci, maka masing-masing divisi yang langsung berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan yaitu mekanikal dan listrik, bangunan dan sanitasi, serta elektronik (hanya meliputi elektrononmedik dan pendingin, karena pada penelitian ini elektromedik tidak dibahas) akan dibagi lagi menjadi beberapa kategori, yaitu: 1. Mekanikal dan elektrikal • Mekanikal meliputi mesin steril, mesin pengering, mesin uap, mesin press, pompa, dsb • Elektrikal meliputi instalasi listrik, lampu, dsb 2. Bangunan, sarana RS, dan sanitasi • Bangunan meliputi atap, dinding, jendela, lantai. • Sarana RS meliputi tempat tidur pasien, kursi, meja, sofa, dsb • Sanitasi meliputi westafel, kloset, bak cuci, dsb 3. Elektronika meliputi seluruh barang-barang elektronik, seperti televisi, lemari es, air conditioner, dsb. Agar tidak terjadi kesalahan interprestasi, maka dari masing-masing kategori, setiap kerusakan diidentifikasi tingkat kerusakannya, apakah kerusakan yang terjadi tergolong kerusakan ringan atau kerusakan berat. Dalam mengidentifikasi tingkat kerusakan agar lebih akurat, data mengenai durasi perbaikan alat atau biaya perbaikan alat dapat dipergunakan. Akan tetapi kegiatan ini menjadi sulit dilakukan, karena IPSRS Immanuel tidak memiliki data biaya perbaikan, sedangkan data durasi kerja walaupun sudah dicatat hasilnya sama sekali tidak akurat, karena berdasarkan pengamatan dilapangan dan hasil wawancara, durasi kerja yang sesungguhnya terjadi sulit dicatat, hal ini disebabkan karena ketika seorang pekerja sedang memperbaiki satu alat, seringkali pekerja tersebut dipanggil untuk memperbaiki alat lain yang kepentingannya lebih mendesak. Karena alasan-alasan itulah, maka identifikasi tingkat kerusakan ini dikerjakan dengan sudut pandang subjektif, dilihat dari jenis alat, kerusakan yang terjadi, dan tindakan yang dilakukan. Pembagian tingkat kerusakannya adalah sebagai berikut: • Kerusakan ringan, artinya alat tersebut tidak mengalami kerusakan yang serius, sehingga perbaikan yang dilakukan tidak terlalu rumit. • Kerusakan berat, artinya alat tersebut mengalami kerusakan yang parah, sehingga membutuhkan penanganan yang rumit, kadang-kadang memerlukan penanganan pihak ketiga untuk memperbaikinya. Dengan menggunakan ketentuan-ketentuan tersebut, maka dari data laporan kerusakan akan didapatkan skema yang dapat dilihat pada gambar 4. Dari gambar tersebut terlihat bahwa beban kerja terberat dipikul oleh divisi bangunan, sarana RS, dan sanitasi. Dengan data demikian, maka dapat dinilai pembagian jumlah pekerja pada divisi bangunan, sarana RS, dan sanitasi lebih banyak daripada divisi lain, sudah merupakan suatu tindakan yang tepat.


MK-59

Manajemen Konstruksi

Gambar 4. Rincian kerusakan sarana dan prasarana RS Immanuel 4.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN RS IMMANUEL

Periode Pemeliharaan Dalam menentukan periode kegiatan pemeliharaan, saat ini pihak IPSRS Immanuel tidak melakukan analisa untuk mengetahui durasi yang tepat agar hasil kerjanya dapat efektif, durasi ditentukan berdasarkan pengalaman (dengan sistem coba-coba). Sebenarnya cara yang tepat dalam menentukan durasi dari kegiatan pemeliharaan adalah dengan menganalisanya berdasarkan data historis mengenai kerusakan yang terjadi. Untuk melakukan analisa durasi, langkah-langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Data peralatan yang mengalami kerusakan dibagi menjadi beberapa kategori berdasarkan jenis peralatannya. 2. Dari masing-masing kategori, setiap kerusakan diidentifikasi tingkat kerusakannya, apakah kerusakan yang terjadi merupakan kerusakan ringan atau berat, seperti dapat dilihat pada gambar 5-7. 100.00 berat

99.50

%

99.00 98.50 ringan

98.00 97.50 97.00 mekanikal

elektrikal

berat

0.87

0.55

ringan

99.13

99.45 Kategori

Gambar 5. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk mekanikal dan elektrikal

MK-60


Manajemen Konstruksi 100.00 berat

90.00 80.00

%

70.00 60.00

ringan

50.00 40.00 30.00

bangunan

sanitasi

berat

10.35

10.27

sarana RS 6.23

ringan

89.65

89.73

93.77

Kategori

Gambar 6. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk bangunan, sanitasi, dan sarana RS.

100.00 95.00

berat

90.00 85.00

%

80.00 75.00 70.00

ringan

65.00 60.00 55.00 50.00 elektronika

Gambar 7. Perbandingan tingkat kerusakan ringan dan berat untuk alat elektronika. 3.

Agar pelayanan yang diberikan dapat maksimal, maka dari masing-masing kategori pada tiap tingkat kerusakan, diperinci letak dari alat yang mengalami kerusakan tersebut. Langkah ini dibuat, karena diasumsikan bahwa alat yang sama tidak selalu membutuhkan jenis pemeliharaan yang sama, tergantung dimana alat tersebut ditempatkan. Untuk itu, ruangan-ruangan yang ada di rumah sakit Immanuel dibagi menjadi tiga kategori prioritas pelayanan berdasarkan fungsinya, yaitu: • Ruangan-ruangan yang perlu mendaptkan prioritas paling tinggi terdiri dari: poliklinik, ruang pelayanan 24 jam, ruang radiologi, ultrasonografi, fisiologi klinik, endoskopi, fisioterapi, laboratorium, unit dialisa, kamar bedah, ruang ICU, NICU, serta ruang rawat inap VIP. • Ruangan-ruangan yang prioritas pemeliharaannya lebih rendah dibandingkan dengan kategori pertama, terdiri dari ruang rawat inap (kelas1 sampai kelas 3), dan kantor. • Ruangan-ruangan yang prioritas pemeliharaannya paling rendah, terdiri dari: ruang pertemuan, tempat umum (seperti lokasi ruang tunggu dan sekitarnya), ruangan penunjang pelayanan rumah sakit (seperti ruang sterilisasi, ruang cuci), kampus (Sekolah Tinggi Kesehatan Immanuel). Selanjutnya, alat-alat yang tergolong penting untuk melayani pasien (misalnya: frekuensi permintaan pasiennya tinggi, atau frekuensi kerusakannya tinggi dengan harga yang cukup rendah) terutama alat yang terdapat di ruangan prioritas utama, dipelihara dengan sistem pemeliharaan preventive, atau jika sistem ini terlalu sulit untuk dilakukan dapat dilakukan dengan sistem pemeliharaan perbaikan (pemeliharaan corrective), tetapi dengan syarat bahwa durasi pelayanan perbaikannya singkat, sehingga tidak mengganggu kenyamanan konsumen. Sebagai contoh: lampu yang terdapat pada ruangan prioritas satu akan mendapat kegiatan pemeliharaan preventive (atau corrective tetapi dengan pelayanan kerusakan 24 jam, dengan durasi perbaikan kurang dari lima menit), sedangkan untuk lampu yang terdapat di ruangan prioritas dua dan tiga dilakukan dengan sistem corrective dengan durasi pelayanan kurang dari 20 menit. Jadi, dari tahap ini akan didapatkan jenis pemeliharaan yang sebaiknya dilakukan, agar hasil pelayanannya yang lebih bermutu, serta kegiatan pemeliharaan yang dilaksanakan dapat efektif dan efisien, dibandingkan dengan yang tengah dilaksanakan saat ini. (Saat ini di rumah


MK-61

Manajemen Konstruksi sakit Immanuel, alat yang sama dimana pun alat tersebut ditempatkan akan mendapatkan kegiatan pemeliharaan yang sama) Untuk mengerjakan tahap ini, data-data dari laporan kerusakan yang dibutuhkan adalah: ruangan tempat dimana alat yang mengalami kerusakan ditempatkan (untuk dapat menentukan prioritas kegiatan pemeliharaan), tanggal kerusakan tersebut terjadi (untuk mengetahui frekuensi terjadinya kerusakan), tingkat kerusakan (didapat dari analisa langkah kedua), Durasi kerja perbaikan, serta biaya perbaikan/pembelian alat baru. (Dari dua data terakhir, maka akan dapat diambil keputusan apakah alat tersebut akan mendapatkan sistem preventive atau corrective, bila ditinjau dari biaya dan waktu perbaikan. Hal ini terutama diperuntukan untuk alat yang memiliki harga yang mahal, atau durasi perbaikannya lama sehingga dapat mengganggu kenyamanan konsumen.) Akan tetapi data mengenai harga alat atau biaya perbaikan sama sekali belum dimiliki oleh IPSRS Immanuel. Sedangkan data mengenai ruangan, serta durasi kerja yang saat ini sudah ada, tidak memadai untuk dianalisis. 4.

Untuk alat-alat yang menggunakan sistem pemeliharaan preventive, akan membutuhkan analisa waktu yang efektif untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan. Dalam menganalisa, akan diambil beberapa sampel yang dianggap dapat mewakili kelompok dari alat tersebut. Data-data yang diperlukan untuk menganalisa periode kegiatan pemeliharaan adalah: nomor inventaris alat yang mengalami kerusakan (untuk dapat mengambil sampel alat), periode kegiatan pemeliharaan yang saat ini tengah dilaksanakan, serta tingkat kerusakan yang terjadi. Sebenarnya dalam sistem data IPSRS Immanuel sudah ada kolom mengenai nomor inventaris alat, tetapi tidak pernah diisi oleh instalasi pelapor. Hal ini terjadi karena oleh para pekerja instalasi pelapor hal ini dianggap bukan merupakan suatu yang penting (pekerja menganggap banyak pekerjaan penting lain yang harus dilakukan daripada mengisi nomor inventaris alat). Hal-hal tersebutlah yang menyebabkan analisis ini tidak dapat dilakukan. Padahal jika analisis ini dilakukan akan sangat menguntungkan rumah sakit Immanuel, karena dengan diketahuinya periode waktu yang tepat untuk mengganti alat, maka biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan pemeliharaan akan jauh lebih efisien, serta hasil pelayanan IPSRS akan lebih bermutu.

Biaya Pemeliharaan Pengevaluasian biaya pemeliharaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan untuk mengetahui tingkat efisiensi kegiatan pemeliharaan yang sedang dilaksanakan, karena melalui biaya pemeliharaan dapat diketahui apakah biaya yang dikeluarkan saat ini sebanding dengan hasil yang diperoleh. Langkah-langkah yang dilakukan dalam mengevaluasi biaya pemeliharaan adalah: 1. 2. 3.

Mendokumentasikan semua biaya yang dikeluarkan oleh IPSRS dalam hal kegiatan pemeliharaan, dari biaya pemeliharaan sampai biaya perbaikan. Dari data-data biaya tersebut, dengan menggunakan ilmu ekonomi rekayasa akan dapat disimpulkan apakah biaya yang dikeluarkan saat ini sudah efisien atau belum. Jika dari analisis tersebut menyebutkan bahwa biaya yang saat ini dikeluarkan tidak efisien atau tidak sebanding dengan hasilnya, maka perlu dicari jalan penyelesaiannya. Jalan penyelesaian dapat berupa penggantian alat (merk/jenis) atau juga tipe pemeliharaan (preventive/corrective).

Untuk melakukan analisis biaya, syarat mutlak yang harus dimiliki adalah data biaya pemeliharaan. Karena saat ini IPSRS tidak memilikinya, maka analisa biaya tidak dapat dikerjakan, yang mengakibatkan tingkat efisiensi kegiatan pemeliharaan tidak dapat diukur. Administrasi Sistem administrasi yang ada di IPSRS Immanuel saat ini sebenarnya sudah cukup lengkap, dengan adanya dokumen-dokumen mengenai laporan kerusakan serta jadwal pemeliharaan preventive, di mana pada laporan kerusakan sudah terdapat kolom-kolom yang memuat data-data penting untuk evaluasi kegiatan pemeliharaan di masa mendatang, akan tetapi tidak sedikit dari kolom-kolom penting tersebut yang kosong (seperti kolom nomor inventaris), sehingga tidak dapat dilakukan analisis untuk menghasilkan pelayanan pemeliharaan yang lebih bermutu dimasa mendatang. Di atas telah disebutkan bahwa sistem administrasi di IPSRS Immanuel cukup lengkap, yang berarti masih terdapat beberapa kekurangan. Kekurangannya adalah tidak adanya pendokumentasian mengenai biaya yang dikeluarkan oleh IPSRS, yang sebenarnya data mengenai biaya pemeliharaan ini merupakan suatu yang penting. Pelaksanaan pencatatan laporan kerusakan ke dalam dokumen IPSRS saat ini dilakukan dengan sistem komputer yang dioperasikan oleh tenaga manusia, menyebabkan banyaknya terdapat kesalahan-kesalahan MK-62


Manajemen Konstruksi ketika proses pengetikan, serta banyaknya digunakan kata-kata yang tidak baku. Masalah ini memang terlihat kecil, tetapi sebenarnya hal ini dapat mengakibatkan kesalahan interprestasi dan memperpanjang waktu proses evaluasi yang tentu saja akan merugikan pihak IPSRS sendiri. Sistem Komunikasi Saat ini sistem komunikasi yang ada di rumah sakit Immanuel yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan dapat dibagi kedalam tiga kategori, yaitu: permintaan pemeliharaan, permintaaan perbaikan, dan kegiatan kalibrasi. Berdasarkan fakta yang ada, kendala yang menyebabkan kegiatan perbaikan menjadi kurang efektif berada pada arus komunikasinya. Pada arus komunikasi permintaan perbaikan terdapat arus dimana petugas administrasi akan menginformasikan tentang kerusakan yang harus diperbaiki kepada pengatur, hal ini menyebabkan akan bertambahnya durasi waktu (durasi permintaan perbaikan/tanggal laporan adanya kerusakan sampai penugasan kepada pelaksana).

Gambar 8. Durasi waktu laporan permintaan perbaikan-penugasan Dalam menghadapi masalah ini, maka diusulkan bahwa formulir laporan perbaikan untuk IPSRS sendiri dibuat rangkap dua, dengan tujuan: a. rangkap ke-1 untuk bagian administrasi, yang kemudian akan dilanjutkan dengan pencatatan laporan kerusakan untuk dijadikan dokumen b. rangkap ke-2 untuk pengatur, sehingga pengatur dapat langsung menerima laporan kerusakan dan dapat menugaskan pelaksana untuk dilaksanakan pekerjaan perbaikan. c. Dengan demikian maka durasi waktu permintaan perbaikan sampai penugasan dapat berkurang, sehingga kualitas pelayanan IPSRS dapat meningkat. Tugas, Tanggung Jawab dan Kewenangan Tugas, tanggung jawab, dan kewenangan dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi IPSRS saat ini masih adanya tumpang tindih antara satu bagian dengan bagian lain. Hal ini terjadi, di mana pengatur yang sebenarnya memiliki tugas mengkoordinasikan dan mengarahkan para pelaksana agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, mendapat tugas tambahan untuk melaksanakan tugas yang seharusnya dikerjakan oleh pelaksana. Hal ini dapat menyebabkan tugas pengatur sendiri menjadi tidak maksimal. Menanggapi hal ini, maka diusulkan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi IPSRS sebagai berikut: 1. Kepala bagian IPSRS Kepala bagian IPSRS dalam tingkatan manajemen dapat disetarakan dengan manajemen menengah (middle management), yang harus mempertanggungjawabkan keseluruhan kerja IPSRS kepada direktur utama rumah sakit (top management). Untuk itu tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh kepala bagian IPSRS adalah: a. Membuat tujuan usaha IPSRS (yang disesuaikan dengan visi dan misi rumah sakit) b. Membuat program rencana kerja IPSRS jangka panjang misalnya bulanan. c. Mengatur, mengarahkan, dan mengkoordinasi pengatur agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik d. Memantau seluruh pekerjaan yang dilaksanakan di IPSRS, dengan memeriksa laporan yang dibuat oleh pengatur. Bila perlu diadakan rapat dengan pengatur setiap bulannya. Standar keberhasilannya: Tujuan IPSRS tercapai (dengan terlaksananya program kerja yang telah direncanakan). Kewenangan: yang saat ini dilaksanakan di IPSRS Immanuel sudah baik, karena dapat menunjang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.


MK-63


2.

Pengatur Dalam tingkatan manajemen, pengatur dalam struktur organisasi IPSRS dapat disetarakan dengan manajemen bawah (lower management), karena langsung berhubungan dengan tenaga operasi yaitu pelaksana. Maka tugas-tugasnya adalah: a. Mengarahkan, mengkoordinasi pelaksana yang menjadi tanggung jawabnya b. Membuat detail jadwal pemeliharaan yang akan dikerjakan oleh para pelaksana, yang telah disesuaikan dengan tujuan IPSRS (yang dibuat oleh kepala bagian IPSRS) Tanggung jawab yang harus dipikul oleh pengatur adalah seluruh pekerjaan yang dilaksanakan oleh pelaksana yang berada dibawah tanggung jawabnya. Standar keberhasilan: b. Jadwal pemeliharaan dilaksanakan dengan baik oleh pelaksana yang berada dibawahnya c. Frekuensi kerusakan alat yang berada dibawah tanggung jawabnya rendah Kewenangan: a. Mengambil keputusan tindakan pemeliharaan dan perbaikan apabila terjadi kerusakan pada alat yang berada dibawah tanggung jawabnya b. Memberi teguran secara lisan dan tulisan kepada pelaksana yang berada di bawahnya c. Memberi rekomendasi untuk pemberian surat peringatan

3.

Pelaksana pekerjaan pemeliharaan Tugas dan tanggung jawab: a. Melaksanakan seluruh jadwal pemeliharaan yang ditugaskan oleh pengatur b. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakannya kepada pengatur Standar pekerjaan: a. Dapat melaksanakan dengan baik seluruh jadwal pemeliharaan yang dibuat oleh pengatur b. Alat yang berada dibawah tanggung jawabnya memiliki frekuensi kerusakan yang rendah. (menunjukan bahwa kualitas kerjanya baik) Kewenangan: Memasuki ruangan, di mana alat yang menjadi tanggung jawabnya berada setelah mendapat persetujuan dari pengatur.

MK-64



Susunan Rangkaian Kegiatan Berdasarkan analisis yang telah dilaksanakan di atas, maka dapat dibuat susunan rangkaian kerja yang sebaiknya dilaksanakan oleh IPSRS Immanuel adalah sebagai berikut:

Gambar 9. Susunan rangkaian kegiatan pemeliharaan

Gambar 10. Detail kegiatan evaluasi


MK-65

Manajemen Konstruksi 5.

KESIMPULAN

Dalam bidang pemeliharaan, Rumah Sakit Immanuel saat ini memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut: a.

b.

c.

Dalam mencapai tujuannya, yaitu memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, Rumah Sakit Immanuel sudah memiliki badan khusus yang diberi nama IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit) untuk menangani kegiatan pemeliharaannya. Di dalam IPSRS sendiri sudah ada pembagian kerja yang cukup merata, sehingga overload dapat dihindari, hal ini terbukti dari pembagian jumlah tenaga kerja yang lebih banyak pada sub instalasi yang sering mendapatkan keluhan, dibandingkan dengan sub instalasi lainnya. Permintaan pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan alat sudah dalam bentuk tertulis, yaitu berupa formulir. Dan formulir permintaan tersebut sudah baik, karena dinilai sudah dapat menjelaskan secara detail pekerjaan yang diminta.

Sedangkan kekurangan-kekurangan yang dapat menyebabkan pekerjaan pemeliharaan tidak mencapai hasil yang optimal adalah: a.

b. c.

d.

Pada laporan kerusakan, tidak ada data-data penting mengenai: • biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan, sehingga pekerjaan yang saat ini sedang dilaksanakan tidak dapat dinilai keefisienannya. • Nomor inventaris alat, tingkat kerusakan, serta tempat keberadaan alat, yang sangat dibutuhkan untuk evaluasi. Adanya arus komunikasi yang terlalu panjang dalam proses permintaan perbaikan alat, sehingga kecepatan pelayanan menjadi berkurang. Pihak pelapor seringkali tidak mengisi formulir perbaikan dengan lengkap, karena kurang mengerti manfaatnya. Padahal data-data tersebut akan sangat dibutuhkan oleh pihak IPSRS dalam proses evaluasi. Data mengenai laporan kerusakan yang dibuat oleh bagian administrasi, banyak menggunakan kata-kata tidak baku, yang sulit untuk dimengerti oleh pihak lain, sehingga menghambat proses analisis untuk evaluasi.

Saran yang diberikan kepada pihak rumah sakit Immanuel, agar kegiatan pemeliharaan yang dilakukannya dapat lebih efektif dan efisien adalah: a. b. c.

d.

e.

Seluruh biaya kegiatan pemeliharaan didokumentasikan, agar tingkat efisiensi kegiatan pemeliharaan dapat diketahui. Pada laporan mengenai kerusakan alat, sebaiknya dijelaskan mengenai letak keberadaan alat, dan tingkat kerusakan alat, karena hal-hal ini diperlukan pada saat proses evaluasi. Para pekerja IPSRS, khususnya yang bekerja pada bagian administrasi di beri pelatihan, agar dapat membuat laporan dengan lebih tertib dan teratur, yang dapat mendukung seluruh tahapan dalam siklus manajemen pemeliharaan khususnya tahap evaluasi yang saat ini sulit untuk dilaksanakan dengan baik, karena laporan yang dimiliki belum memadai. Sebaiknya para karyawan di setiap instalasi rumah sakit diberikan pengarahan, agar mengerti akan pentingnya mengisi seluruh data-data di formulir (terutama formulir permintaan perbaikan alat) yang selama ini diabaikan. Formulir permintaan perbaikan alat untuk pihak IPSRS dibuat rangkap dua, di mana formulir tersebut diserahkan oleh pelapor kepada pihak administrasi dan pengatur dalam waktu yang bersamaan, sehingga baik pihak administrasi maupun pelapor dapat langsung mengerjakan tugasnya masing-masing. Dengan demikian maka kecepatan pelayanan perbaikan dapat meningkat

DAFTAR PUSTAKA Chanter, B. and Swallow, P. (1996). Building Maintenance Management. Blackwell Science Pty Ltd., 54 University Street, Carlton, Victoria. Duffuaa, S.O.; Raouf, A.; Campbell, J.D. (1999). Planning and Control of Maintenance Systems: Modeling and Analysis. John Wiley and Sons, Inc., New York. Gopalakrishnan, P. and Banerji, A. (2002). Maintenance and Spare Parts Management. Prentice Hall of India Private Ltd., New Delhi. Miller, E.J. and Blood, J.W. (1977). Modern Maintenance Management. Taraporevala Publishing Industries Private Ltd., Bombay. Shohet, I.M. (2006). ”Key Performance Indicators for Strategic Healthcare Facilities Maintenance”. J. Constr. Eng. and Mgt., ASCE, 132(4), 345-352.

MK-66


STUDI SISTEM MANAJEMEN PEMELIHARAAN RUMAH SAKIT PADA RUMAH SAKIT IMMANUEL BANDUNG. Anton Soekiman 1 dan Greta Setiawan 2

Recommend Documents