Nomor : 690/QM/XII/2012 Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Pemberitahuan Bimbingan Teknis Menyusun Inventory System/Sistem Persediaan Rumah Sakit
Kepada Yth : Direktur Rumah Sakit Seluruh Indonesia di tempat
Dalam manajemen rumah sakit terutama obat-obatan, alat habis pakai dan semua komponen yang menunjang pelayanan, ketersediaannya menjadi hal yang sangat penting. Persediaan barang / inventory sebagai elemen utama modal kerja merupakan aktiva yang selalu berputar yang terus menerus mengalamai perubahan, dimana besar kecilnya inventory ini mempunyai efek keuntungan rumah sakit dan meningkatnya kecepatan pelayanan. Mengendalikan persediaan atau inventory management yang tepat bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, biaya operasional, biaya gedung, dll) dan resiko kerusakan barang yang lebih besar. Pelatihan ini memberikan arahan bagi supervisor atau staf inventory mengenai teknik dan metoda pengelolaan inventory yang efektif dan terintegrasi, yang meliputi aktivitas pengklasifikasian material dan perhitungan inventory optimumnya, pembelian, pergudangan, pengendalian inventori, dan beserta sistem administrasi dan sistem informasi, untuk itu Quantum Management menyelenggarakan Bimbingan Teknis Menyusun Inventory System/Sistem Persediaan Rumah Sakit, yang akan dilaksanakan pada tanggal 11 – 13 Pebruari 2013 di Hotel Grand Cempaka Jakarta, Jln. Letjen Suprapto Cempaka Putih, Jakarta. Sehubungan pentingnya Bimbingan Teknis Menyusun System Inventory Rumah Sakit, diharapkan kepada seluruh Rumah Sakit mengirimkan staf terkait dalam 1 tim sebagai peserta pada Bimbingan Teknis dimaksud. Karena adanya pembatasan jumlah peserta, maka bagi calon peserta agar segera mendaftar sedini mungkin. Jika ada hal-hal yang masih perlu dikonfirmasikan, dapat menghubungi contact person Sdr. Eko Winoto, No. HP : 081 213 236 988. Rincian kegiatan sebagaimana tertuang dalam TOR terlampir. Demikian, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih.
Surakarta, 26 Desember 2012
Quantum Management
Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director
Jl. Cahaya IV/3 Ngoresan, Jebres, Solo 57126 Telp/fax. 0271-664982. E-mail:
[email protected], Website : www.quantummanagement.biz
BIMBINGAN TEKNIS HOTEL GRAND CEMPAKA JAKARTA, 11 - 13 PEBRUARI 2013 Inventory merupakan persediaan barang, obat obatan dan bahan habis pakai di suatu rumah sakit. Biasanya merepresentasikan sedikitnya 40% dari total modal yang diinvestasikan. Sehingga pengelolaan inventory adalah hal yang krusial bagi pihak manajemen. Dalam manajemen rumah sakit terutama obat-obatan, alat habis pakai dan semua komponen yang menunjang pelayanan, ketersediaannya menjadi hal yang sangat penting. Persediaan barang / inventory sebagai elemen utama modal kerja merupakan aktiva yang selalu berputar yang terus menerus mengalamai perubahan, dimana besar kecilnya inventory ini mempunyai efek keuntungan rumah sakit dan meningkatnya kecepatan pelayanan. Kesalahan dalam manajemen inventory/ persediaan dapat menurunkan kualitas pelayanan, yang selanjutnya berbuntut panjang bagi indikator-indikator pelayanan yang lain. Mengendalikan persediaan atau inventory management yang tepat bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, biaya operasional, biaya gedung, dll) dan resiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun bila persediaan terlalu sedikit mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena seringkali barang persediaan tidak dapat didatangkan secara mendadak yang menyatakan terhentinya proses pelayanan, tertundanya keuntungan, bahkan hilangnya pelanggan. Manajemen inventory merupakan aktivitas yang sangat penting dalam rumah sakit karena menjamin ketersediaan pasokan baik untuk obat obatan maupun perlengkapan operasional lainnya pada biaya yang minimum. Pelatihan ini memberikan arahan bagi supervisor atau staf inventory mengenai teknik dan metoda pengelolaan inventory yang efektif dan terintegrasi, yang meliputi aktivitas pengklasifikasian material dan perhitungan inventory optimumnya, pembelian, pergudangan, pengendalian inventori, dan beserta sistem administrasi dan sistem informasi. Training ini mengajak anda mendalami teknik-2 pengendalian persediaan dalam konsep terpadu, latihan dan diskusi kasus. TUJUAN Meningkatnya pengetahuan para manajer rumah sakit dalam penyusunan inventory system/sistem persediaan, yang dapat mendukung meningkatnya kualitas pelayanan dan efektifitas serta efisiensi di rumah sakit. SASARAN 1. Terselenggaranya bimbingan teknis bagi para manajer rumah sakit secara intensif kaitannya dengan konsep dan praktek penyusunan sistem inventori. 2. Terjadinya interaksi yang efektif antara peserta dan narasumber dalam lingkup inventori INDIKATOR 1. Peserta mampu memahami pengelolaan inventori dan aspek aspek yang berpengaruh. 2. Peserta mampu menyusun sistem inventori di rumah sakit. 3. Peserta mampu mengelola inventori dengan efektif dan efisien
MATERI
Pemahaman Inventory Management o
Manajemen inventori dalam industri manufaktur dan rumah sakit;
o
Hubungan manajemen inventori dengan biaya rumah sakit
o
Pemahaman umum manajemen inventori, pengertian manajemen inventori RS, manajemen logistik dan kelompok barang inventori
Hubungan inventori dengan biaya o
Pengaruh inventori terhadap biaya
o
Resiko biaya akibat kesalahan mengelola persediaan
Aplikasi Teknis Manajemen Inventori o
Fungsi manajemen inventori dalam struktur organisasi;
o
Tahapan dalam perencanaan dan penganggaran persediaan;
o
Proses pengadaan persediaan;
o
Proses distribusi dan penyimpanan;
o
Teknis pengawasan persediaan
o
Evaluasi kinerja manajamen inventori
o
Jenis format inventarisasi persediaan
Purchasing o
Pentingnya pembelian yang efektif
o
Aktivitas dan sumber-sumber pembelian
o
Sistem dan Prosedur pembelian
o
Kriteria pemilihan supplier
o
Teknik dan metode pemilihan supplier
Sistem inventory di RS Pemerintah
WAKTU DAN TEMPAT Hari/tanggal : Senin – Rabu, 11 – 13 Pebruari 2013. Tempat
: Hotel Grand Cempaka Jakarta, Jl. Letjen Suprapto Cempaka Putih Jakarta
KRITERIA PESERTA 1. Direktur Utama/Direktur/Wakil Direktur RS 2. Kepala Bagian/Bidang/Pejabat Pengelola Farmasi, Rumah Tangga, Asset RS 3. Kepala Bagian/Bidang/Pejabat Pengelola Anggaran/Keuangan/Akuntansi RS 4. Pejabat/kepala instalasi Farmasi, Laboratorium RS 5. Manajer, Supervisor atau staf inventory 6. Lain-lain yang terkait dengan manajemen inventory/persediaan Catatan : Disarankan peserta dalam bentuk tim minimal 3 orang untuk setiap RS NARASUMBER / FASILITATOR Bimtek ini akan dipandu sepenuhnya oleh :
dr. Hanna Permana Subanegara, MARS. Konsultan dan pakar Manajemen RS, berpengalaman 12 tahun sebagai direktur RS pemerintah dan direktur sebuah RS Swasta di Jakarta.
Dr. Sandra Dewi, MARS, konsultan manajemen rumah sakit, berpengalaman sebagai direktur di beberapa rumah sakit swasta di Jakarta.
METODE BIMTEK 1. Presentasi 20 % 2. Diskusi 20 % 3. Latihan menyusun inventory system 60 % KELENGKAPAN PESERTA Peserta disarankan : 1. Membawa Laptop dengan fasilitas CD room 2. Membawa data/statistik inventory/persediaan RS 3. Membawa data keuangan akhir 2012 (kas, piutang, utang, nilai persediaan obat/alkes/gizi/ATK/rumah-tangga, nilai aset, anggaran pendapatan/belanja dll). PENDAFTARAN DAN INVESTASI Pendaftaran peserta dimulai tanggal 2 Januari 2013 s.d. 8 Pebruari 2013, dengan cara : 1. Melalui SMS ke, No. 081 213 236 988 (Eko Winoto), 081 329 599 189 (Edhy Hendrarto) 2. Melalui website www.quantummanagement.biz 3. Mengirimkan fax formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai bukti transfer biaya investasi ke Quantum Management No. Fax : 0271-664982.
Sehubungan terbatasnya tempat, dimohon segera mendaftarkan diri sebelum tanggal 8 Pebruari 2013. Pandaftaran dapat ditutup apabila sudah mencapai jumlah peserta yang ditentukan oleh penyelenggara. Disarankan tiap Rumah Sakit mengirimkan 3 (tiga) orang dalam 1 (satu) tim, dengan investasi per orang/peserta sebagai berikut : 1. Paket A : Rp 4.500.000,-/ orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / 1 kamar 1 orang (single), di Hotel Grand Cempaka Jakarta). 2. Paket B : Rp 4.000.000,-/ orang (termasuk akomodasi menginap 2 malam / 1 kamar 2 orang (twin share), di Hotel Grand Cempaka Jakarta) 3. Paket C : Rp 3.500.000,-/ orang tanpa akomodasi menginap CARA PEMBAYARAN Semua pembayaran dilakukan melalui transfer Bank BNI Cab. Surakarta Rek. 0267001330 a.n. Anggita Pratami Langsa, (dinyatakan pada formulir pendaftaran yang di fax). FASILITAS 1. Akomodasi Hotel dan breakfast bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta 2. Mengikuti Bimtek selama 3 hari 3. Coffee break, lunch dan dinner selama Bimtek 4. Exclusive Bimtek kits, modul/makalah dalam bentuk hard copy/soft copy 5. Sertifikat, foto bersama dan member card Quantum Management Catatan : Bagi peserta yang menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta : a. Check in mulai pukul 14.00 wib (dapat lebih awal kalau keadaan hunian hotel memungkinkan) hari Senin tanggal 11 Pebruari 2013 b. Check out pukul 12.00 wib hari Rabu tanggal 13 Pebruari 2013. Selain tanggal tersebut, bagi peserta yang hendak menginap di Hotel Grand Cempaka Jakarta, biayanya di luar paket bimtek / masuk Personal Account.
JADWAL DAN MATERI: Hari Pertama : Senin, 11 Pebruari 2013 Waktu Materi / Kagiatan 12.00 – 15.00 Registration & Hotel Check In 15.00 – 16.30 Sesi 1 Pemahaman manajemen inventori 16.30 – 19.00 Break & Dinner Sesi 2 Hubungan antara Inventori dengan biaya 19.00 – 20.30 operasional rumah sakit Hari Kedua : Selasa, 12 Pebruari 2013 Waktu Materi Sesi 3 Aplikasi teknis manajemen inventori - Fungsi manajemen inventori dalam struktur organisasi 08.30 – 10.00 - Tahapan dalam perencanaan dan penganggaran persediaan 10.00 – 10.15 Coffe break Sesi 4 Aplikasi teknis manajemen inventori 10.15 – 11.45 - Proses pengadaan persediaan - Proses distribusi dan penyimpanan 11.45 – 13.00 Rehat siang/Lunch Sesi 5 Aplikasi teknis manajemen inventori - Teknis pengawasan persediaan 13.00 – 14.30 - Evaluasi kinerja manajemen inventori - Jenis format inventarisasi persediaan 14.30 – 14.45 Coffe break 14.45 – 16.15 Sesi 6 Purchasing 16.15 – 19.00 Rehat malam/dinner 19.00 – 20.30 Sesi 7 Latihan dan diskusi interaktif
Fasilitator dr. Hanna Permana S., MARS. dr. Hanna Permana S., MARS.
Fasilitator
dr. Sandra Dewi., MARS
dr. Sandra Dewi., MARS
dr. Sandra Dewi., MARS
dr. Sandra Dewi., MARS dr. Sandra Dewi., MARS
Hari Ketiga : Rabu, 13 Pebruari 2013 Waktu Materi 08.30 – 10.00 Sesi 8 Sistem inventori pada RS Pemerintah 10.00 – 10.15 Coffe break
Fasilitator dr. Hanna Permana S., MARS.
10.15 – 11.45 Sesi 9 Review & diskusi
dr. Hanna Permana S., MARS. Dr Sandra Dewi, MARS
11.45 – 13.00 Rehat Siang/Lunch & hotel check out INFORMASI TAMBAHAN Hotline Service : Quantum Contact person
Management.
Jl. Cahaya IV No. 3 Ngoresan Jebres Solo Telp. /
Fax. 0271-664982, e-mail
[email protected], : Sdr. Eko : 081 213 236 988 atau Edhy : 0813 2959 9189.
Surakarta, 26 Desember 2012
Quantum Management
Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director
