Lampiran 1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Departemen
STRUKTUR ORGANISASI SBU DISTRIBUSI WILAYAH III
GENERAL MANAGER PENGENDALIAN KINERJA DAN
HUKUM
PENJUALAN DAN LAYANAN
DISPATCHING CENTER
SISTEM MANAJEMEN GAS
PERENCANAAN PENJUALAN
OPERASI DAN PEMELIHARAAN WILAYAH
PENJUALAN DAN LAYANAN AREA
114
OPERASI DAN PEMELIHARAAN
INTEGRITAS JARINGAN DAN K3PL
ENJINIRING DAN PEMBANGUNAN
KEUANGAN DAN SDM
KEUANGAN DAN SDM
INTEGRITAS JARINGAN
PERENCANAAN DAN LAYANAN ENJINIRING
KEUANGAN
LOGISTIK
K3PL
PEMBANGUNAN
SDM
ADMINISTRASI UMUM
WORKSHOP
Universitas Sumatera Utara
A. Departemen Operasi dan Pemeliharaan Fungsi Departemen Operasi dan Pemeliharaan Departemen Operasi dan Pemeliharaan mempunyai fungsi memastikan seluruh jaringan pipa gas bumi beserta fasilitas penunjangnya telah dimanfaatkan secara optimal untuk pelaksanaaan penyaluran gas dari pemasok kepada pelanggan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tugas Departemen Operasi dan Pemeliharaan Untuk menjalankan fungsinya, Departemen Operasi dan Pemeliharaan mempunyai tugas : a. Mengelola Rencana Kerja dan Anggaran untuk kegiatan operasi dan pemeliharaan. b. Memastikan terintegrasinya rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen operasi dan pemeliharaan maupun dengan satuan kerja yang lain di dalam organisasi SBU III. c. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kerja antar satuan kerjadi dalam departemen operasi dan pemeliharaan. d. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi ketersediaan pasokan gas dan rencana penyaluran gas. e. Mengendalikan pengoperasian dan pemeliharaan jaringan pipa dan fasilitas penunjangnya berjalan dengan baik. f. Mengendalikan pengelolaan asset jaringan pipa dan fasilitas penunjangnya berjalan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
g. Memastikan terlaksananya perbaikan dan kalibrasi alat ukur yang digunakan sebagai alat transaksi. h. Mengendalikan penyusunan laporan periodic departemen operasi dan pemeliharaan sebagai dasar melakukan analisa untuk memastikan pencapaian target kinerja, dan menetapkan tindak lanjut yang tepat.
B. Departemen Integritas Jaringan dan K3PL Fungsi Departemen Integritas Jaringan dan K3PL Departemen Integritas Jaringan dan K3PL mempunyai fungsi melakukan penilaian terhadap integritas jaringan dan fasilitas penunjangnya serta memastikan terlaksananya K3PL terhadap jaringan maupun non jaringan serta tanggung jawab social dan lingkungan. Tugas Departemen Integritas Jaringan dan K3PL Untuk menjalankan fungsinya, Departemen Integritas Jaringan dan K3PL mempunyai tugas : a. Mengelola Rencana Kerja dan Anggaran untuk kegiatan integritas jaringan serta fasilitas penunjangnya, K3PL serta tanggung jawab social dan lingkungan. b. Memastikan terintegrasinya rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen integritas jaringan dan K3PL maupun dengan satuan kerja yang lain di dalam organisasi SBU III.
Universitas Sumatera Utara
c. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen integritas jaringan dan K3PL. d. Memastikan pemutakhiran sistem informasi jaringan dan terpeliharanya kehandalan serta kelaikan sisterm jaringan dan fasilitas penunjangnya. e. Melakukan monitoring dan pengendalian K3PL terhadap jaringan dan non jaringan serta fasilitas penunjangnya. f. Memastikan pelaksanaan program tanggung jawab social dan lingkungan. g. Memberikan rekomendasi terhadap penilaian integritas jaringan dan K3PL. h. Mengendalikan penyusunan laporan periodic departemen integritas jaringan dan K3PL sebagai dasar melakukan analisa untuk memastikan pencapaian target kinerja, dan menetapkan langkah tindak lanjut yang tepat.
C. Departemen Enjiniring dan Pembangunan Fungsi Departemen Enjiniring dan Pembangunan Departemen Enjiniring dan Pembangunan mempunyai fungsi memastikan terpenuhinya dan tersedianya rancangan teknis serta terlaksananya pembangunan dan/atau perbaikan jaringan dan non jaringan beserta fasilitas penunjangnya di wilayah kerja SBU III.
Tugas Departemen Enjiniring dan Pembangunan Untuk menjalankan fungsinya, Departemen Enjiniring dan Pembangunan mempunyai tugas :
Universitas Sumatera Utara
a. Mengelola Rencana Kerja dan Anggaran untuk pelaksanaan pembangunan dan/atau perbaikan jaringan dan non jaringan beserta fasilitas penunjangnya. b. Memastikan
terintegrasinya rencana kerja antar satuan kerja di dalam
departemen enjiniring dan pembangunan maupun dengan satuan kerja yang lain di dalam organisasi SBU III. c. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen enjiniring dan pembangunan. d. Memastikan terlaksananya perencanaan dan layanan enjiniring untuk pembangunan jaringan, non jaringan, perbaikan jaringan dan non jaringan pipa gas beserta fasilitas penunjangnya. e. Memastikan terlaksananya pembangunan dan kualitas jaringan, non jaringan, perbaikan jaringan dan non jaringan pipa gas beserta fasilitas penunjangnya sesuai rencana. f. Mengendalikan penyusunan
laporan periodic departemen enjiniring dan
pembangunan sebagai dasar melakukan analisa untuk memastikan pencapaian target kinerja, dan menetapkan langkah tindak lanjut yang tepat.
D. Fungsi Dinas Sumber Daya Manusia Dinas Sumber Daya Manusia mempunyai fungsi memastikan pelaksanaan kegiatan manajemen SDM SBU III dapat mendukung produktifitas kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
Universitas Sumatera Utara
Tugas Dinas Sumber Daya Manusia Untuk menjalankan fungsinya, Dinas Sumber Daya Manusia mempunyai tugas : a. Melakukan koordinasi, pengawasandan evaluasi pelaksanaan administrasi SDM. b. Mengelola perencanaan dan pengadaan tenaga kerja. c. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pembinaan dan pengembangan SDM. d. Melaksanakan pengaturan penempatan pekerja melalui proses mutasi an rotasi, serta mengevaluasi usulan promosi. e. Memastikan ketepatan waktu dan keakuratan pelaksanaan administrasi SDM, remunerasi dan database kepegawaian. f. Memastikan pelaksanaan peraturan perusahaan dan berjalannyakegiatan hubungan industrial sesuai dengan aturan yang berlaku. g. Menindaklanjuti keluhan dan perselisihan pekerja kepada pihak yang terkait.
E. Departemen Logistik dan Administrasi Umum Fungsi Logistik dan Administrasi Umum Departemen Logistik dan Administrasi Umum mempunyai fungsi melaksanakan pengadaan dan distribusi barang dan/atau jasa serta layanan administrasi umum agas dapat memenuhi kebutuhan semua satuan kerja.
Universitas Sumatera Utara
Tugas Departemen Logistik dan Administrasi Umum Untuk menjalankan fungsinya, Departemen Logistik dan Administrasi Umum mempunyai tugas : a. Mengelola Rencana Kerja dan Anggaran untuk pelaksanaan kegiatan logistic dan administrasi umum. b. Memastikan terintegrasinya rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen logistic dan administrasi umum, maupun dengan satuan kerja yang lain di dalam organisasi SBU III. c. Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan rencana kerja antar satuan kerja di dalam departemen logistic dan administrasi umum. d. Mengelola dan mengendalikan pengadaan barang dan/atau jasa, persediaan, serta administrasi umum. e. Meengendalikan penyusunan laporan periodic departemen logistic dan administrasi umum sebagai dasar melakukan analisa untuk memastikan pencapaian target kinerja, dan menetapkan langkah tindak lanjut yang tepat.
F. Bagian Pengendalian Kinerja dan Hukum Fungsi Bagian Pengendalian Kinerja dan Hukum Bagian Pengendalian Kinerja dan Hukum mempunyai fungsi melakukan pengelolaan masalah hokum dan hubungan masyarakat serta menyediakan dan menganalisa data kinerja bagi General Manajer untuk memonitor kinerja semua satuan kerja di SBU III.
Universitas Sumatera Utara
Tugas Bagian Pengendalian Kinerja dan Hukum Untuk menjalankan fungsinya, Bagian Pengendalian Kinerja dan Hukum mempunyai tugas : a.
Melakukan koordinasi pelaksanaan negosiasi bersama Satuan Kerja terkait dalam rangka penyusunan kesepahaman, kesepakatan, dan perjanjian yang terkait dengan aspek hukum.
b.
Melakukan koordinasi dan evaluasi penanganan masalah hukum dan hubungan masyarakat.
c.
Melaksanakan pengendalian pengelolaan dan administrasi dokumen perjanjian, asset, dan pertanahan.
d.
Melakukan koordinasi, pengawasan dan evaluasi proses penyediaan dan analisa data bagi General Manajer untuk memonitor kinerja semua satuan kerja.
e.
Memfasilitasi General Manajer dalam menindaklanjuti permasalahan kinerja.
f.
Mengkoordinir pelaksanaan manajemen risiko, GCG, Budaya Perusahaan, dan sistem manajemen.
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 2 Diagram Alir Berlangganan Pelanggan RT & PK
Account Executive RT & PK
Administrasi Penjualan Area
Fungsi Enjiniring dan Pembangunan SBU
Kepala Fungsi Penjualan dan Layanan Area
Calon Pelanggan/ Pelanggan Menyampaikan rencana berlangganan gas
Menyampaikan formulir berlangganan gas serta persyaratan yang harus dipenuhi pelanggan
Menerima dokumen permohonan berlangganan gas, kemudian menyerahkan kepada AE RT & PK
Menerima disposisi Kepala Fungsi Penjualan dan Layanan Area untuk mengevaluasi calon pelanggan RT/PK
Mengevaluasi calon pelanggan: - Kategori pelanggan - Lokasi pelanggan - Rencana penambahan pelanggan Mengajukan berkas permohonan beserta hasil evaluasi
Melengkapi formulir permohonan berlangganan dan melengkapi dokumen persyaratan lainnya
Menganalisa hasil evaluasi AE RT & PK
Tidak Disetujui
Disetujui
Daftar waiting list/potensi calon pelanggan RT/PK
Menerima formulir penundaan berlangganan gas
- Memproses persetujuan berlangganan - Mengirimkan surat persetujuan berlangganan gas ke pelanggan
AE RT & PK menyampaikan daftar instalatur untuk pemasangan pipa instalasi RT/PK
Menerima persetujuan berlangganan gas
Memilih instalatur untuk pemasangan pipa instalasi Memproses pemasangan jaringan pipa dan fasilitas
Memproses pemasangan pipa instalasi pelanggan
Penyerahan jaminan pembayaran
Melaksanakan gas in
Penandatanganan bukti berlangganan gas antara calon pelanggan dengan Kepala Fungsi Penjualan dan Layanan Area
Melaksanakan pelayanan pelanggan dan kegiatan operasional
150
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 3 Diagram Alir Penerimaan Melalui Loket
AREA PELANGGAN
KASIR/ PETUGAS LOKET
PELAKSANA KEUANGAN
SBU
KANTOR PUSAT
STAF PENERIMAAN AR
STAF DIVISI PERBENDAHARAAN
1
2
3
4
4
5a
5b
151
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 4 Diagram Alir Penerimaan Melalui GOPAY (Gas Online Payment)
PELANGGAN
SBU
KANTOR PUSAT
STAF PENERIMAAN AR SBU
STAF DIVISI PERBENDAHARAAN
1
2
2
3a
3b
152
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 5 Diagram Alir Penerimaan Melalui VA (Virtual Account)
PELANGGAN
SBU
KANTOR PUSAT
STAF PENERIMAAN AR SBU
STAF DIVISI PERBENDAHARAAN
1
2
2
3a
3b
153
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 6 Diagram Alir Penerimaan PPOB (Payment Point Online Bank) Melalui Masa Transisi
PELANGGAN
SWITCHING COMPANY
BANK SETTLEMENT
SBU STAF PENERIMAAN AR SBU
KANTOR PUSAT STAF DIVISI PERBENDAHARAAN
1
2
3
4
4
5a
5b
154
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 7 Diagram Alir Penerimaaan Melalui PPOB (Payment Point Online Bank) Setelah Masa Transisi
PELANGGAN
SWITCHING COMPANY
BANK SETTLEMENT
SBU
KANTOR PUSAT
STAF PENERIMAAN AR SBU
STAF DIVISI PERBENDAHARAAN
1
2
3
4
5
5
6a
6b
155
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
