Strategische PersoneelsPlanning - terugblik - stand van zaken - vooruitblik
Maria Boes Provincie Gelderland, afdeling P&O
Agenda workshop • • • •
Context: de provincie Gelderland Terugblik: aanleiding project SPP / HRM agenda Stand van zaken project SPP: opdracht 2013 Vooruitblik
2
Context: de provincie Gelderland
3
Context: programma Mens en Middelen
-Vaste bezetting
-Flexibele schil
-
-Jan 2012
-Vaste werkvoorraad
-Doelstelling -Vaste bezetting
-Jan 2015 4
Context: personele bezetting Ontwikkeling personele bezetting 1400 1300
FTE
1200 1100 Bezetting: ambtenaren in dienst op 31/12
1000 900 800 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Jaar
5
Context: programma inzetbaarheid Interne kwalitatieve mismatch
6
Terugblik: 2009 – start SPP • Aanleiding: rapport Verdult / van der Wind • Samenhang met strategisch (HRM) beleid
Begripsdiscussie SPP: • Capaciteitsplanning • Kwantitatieve personeelsplanning • Kwalitatieve personeelsplanning 7
Strategische Personeelsplanning Capaciteitsplanning R e g e e ra c c o o rd / c o lle g e p r o g r a m m a / ra a d s p ro g ra m m a
S ta p 1 : S c h e r p s te lle n s tr a te g is c h e d o e le n
S ta p 2 : d o e le n o p la g e r e n iv e a u s in d e o r g a n is a tie
S tr a te g is c h e d o e le n (p o litie k e s p e e rp u n te n )
S ta p 3 :
A fle id e n e n u itw e r k e n
O n tw ik k e le n r a p p o r ta g e s o m v o o r tg a n g te m o n ito r e n e n v e r a n tw o o r d in g a f te le g g e n
K r itis c h e s u c c e s D o e le n b o o m
fa c to re n e n p r e s ta tie in d ic a to r e n
M a n a g e m e n tA c tiv ite ite n p la n
ra p p o rta g e s
B e g r o tin g
J a a r v e r s la g (+
n ie u w e s tijl
J a a r r e k e n in g )
-8
Terugblik 2009: formatieadvies “Kwantitatieve personeelsplanning+”: -Proces geïmplementeerd voor provincie / afdeling / team -Rapportages formatie & bezetting+ in cognos kubus: (formatie/bezetting, leeftijd, vast/flex, aantal fte, contractdatum) -Managers toegerust, adviseurs als partner in business -Beleidskeuzes tav kwalitatieve personeelsplanning
9
Terugblik 2010/11: pilot SPP afdeling Kwalitatieve personeelsplanning: - Op zoek naar de juiste taal - Winst: scenariodenken / het goede gesprek - Pilot op 1 afdeling - Lange doorloop, samenloop met reorganisatie
10
Taal SPP - kwalitatief Conceptueel model
Beschreven
Functie
Onbeschreven
Rol
Vraagstukken Partners
Systeemgrens organisatie
-11
Taal SPP - kwalitatief De rollen en de relatie partners en vraagstukken overheid
non-profit organisaties
bedrijven
burgers
probleem en oplossing niet helder
Verkenner
Stimulator
-
-
probleem helder en oplossing niet helder (discussie doelen)
Regisseur
Adviseur
-
probleem niet helder en oplossing helder (discussie middelen)
Adviseur Facilitator
Aanjager
Aanjager
probleem en oplossing helder
Adviseur Facilitator
Aanjager Adviseur
Adviseur
Analyseren Stimulator
Faciliteren
Adviseur
Realiseren Adviseur
-12
Terugblik: doelstellingen SPP 2012 - Uit projectplan SPP afdelingen: “In twee jaar tijd alle afdelingen een project SPP laten uitvoeren en daarmee de gegevens centraal verwerken om op concernniveau inzetbaarheidsanalyses (boven onder en verandercapaciteit) uit te voeren. Dat willen we doen door op afdelingsniveau het “gat” in beeld te hebben tussen de huidige en benodigde formatie over 3-5 jaar in zowel kwaliteit als kwantiteit. Een secundair doel is het borgen van deze methode in de organisatie, zodat de teams en afdelingen SPP zelf kunnen uitvoeren eventueel met de hulp van P&O adviseurs”
`
- Uit projectplan SPP concern: “Op concernniveau structureel de gap (over- onder- en verandercapaciteit) in beeld hebben tussen de huidige formatie/bezetting en de benodigde formatie/bezetting over 4 jaar. Hierdoor is de organisatie in staat om passende instrumenten in te zetten en hebben medewerkers inzicht in over hun plaats op de interne arbeidsmarkt en mogelijkheden om (breed) inzetbaar te zijn” -13
Terugblik: Lessons learned eind 2012 SPP afdeling: • Diversiteit in de 4 afdelingen / maatwerk ook in methode en volgorde • Intensieve trajecten, gemiddeld genomen tevreden klant die systematisch verder geholpen is in denken over personeel • Aandachtspunt: complexiteit gebruikte taal • Aandachtspunt: borging / tooling, veel losse excelsheets • Aandachtspunt: tijdsinvestering management en P&O
`
SPP concern • SPP op de kaart gezet, goede workshop, betrokken managers & OR • Nog geen inzicht in personele bewegingen / behoeften / planning op concernniveau, geen aansluiting tussen SPP-afdeling en Concern • Nog zoeken tussen ‘blauwe’ aanpak met veel gegevens en strategiebepaling op hoofdlijnen • Aanpak nog niet geborgd in regulier werk P&O / reguliere P&C cyclus -14
2013: Programma Inzetbaarheid
15
2013: Stand van zaken Project SPP Uit projectplan, 5 deelresultaten op te leveren in 2013: • SPP afdelingen • Tooling • Borging binnen P&O • SPP concern • SPP management
16
2013: Projectorganisatie SPP
Afdelingen
Concern
Projectorganisatie SPP
Lijnorganisatie
Opdrachtgever programma Inzetbaarheid Ad Nederlof
Directie
Opdrachtgever project SPP Jenny Brugmans
Afdelingsmanager(s)
Projectleider Maria Boes
Projectuitvoering Marjon Albring
Projectuitvoering Ramon Hendriks
P&O adviseur
Secretariaat
Programmamanagers
HR managers (HR overleg)
17
2013: SPP afdelingen in context
1
2
4
5
3
18
SPP afdelingen: stappen Meerjarenplanning 1
Wat gaan we doen?
Personeelsplanning 2
Wat heb ik nodig?
4
Gap analyse
3
Wie heb ik nu?
Werk
5
Maatregelen
Gap
Mensen
19
1-op-1 gesprekken
Werksessie: ‘Wat gaan we doen?’ en ‘Wat heb ik nodig?’
Tussentijdse terugkoppeling
Werksessie: ‘Wat/wie heb ik nu?’
Tussentijdse terugkoppeling
Werksessie: Gap analyse en maatregelen
Terugkoppeling
Kick-off
Volgorde van de stappen
Tussentijdse terugkoppeling
20
SPP afdelingen: taal stap 1/2 Proces Wat! Hoe?
Wat? Hoe?
Wat? Hoe!
Relatie
Inhoud Realiseren Wat! Hoe!
21
SPP afdelingen: taal stap 3 - HR3P Huidige performance
Potentieel
Onder verwachting (1)
Conform verwachting (2)
Boven verwachting (3)
Ver boven verwachting (4)
Potentieel grenzen bereikt (a) Groeimogelijkheden binnen huidige functiedomein (b) Promoveerbaar op korte termijn (2/3 jaar) (c) Nu reeds promoveerbaar (d)
22
SPP afdelingen – taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P )
23
SPP afdelingen – taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P )
24
SPP afdelingen – tooling verschillenanalyse Verschillenanalyse A&B Aantal FTE
Functie(groep) Adviseur B P&O Adviseur B Juridisch Adviseur C Werk en Gezondheid Adviseur C P&O Adviseur D Juridisch Adviseur D Werk en Gezondheid Adviseur D P&O Beleidsmedewerker D project- programmamedewerker D project-/programma ondersteuner B project-/programmaleider B project-/programmaleider C project-/programmaleider D stagiair(e) Totaal
Schaal Rol 12 A 12 R 11 F 11 F A 10 R 10 R 10 F R 10 R
FTE mensen > in 2015 Vast Flexibel Totaal
Rol A R F F
FTE werk 2015 Vast Flexibel Totaal
Verschil Vast Flexibel Totaal
R R F R
+
+
25
Vooruitblik: Resultaat SPP afdelingen • • • • • •
Methodiek / taal ontwikkeld Werk / mensen / gap voor alle afdelingen in beeld Gecommuniceerd naar OR en medewerkers Borging naar P&O gerealiseerd Tooling: link naar HR-systeem, uniforme werkwijze Inzicht / bewustwording op afdelingsniveau bij managers
-> doorontwikkeling in 2014: continue proces! En wat kun je daar dan mee / wat is er nog meer nodig? (SPP concern / SPP management )
26
Vooruitblik: SPP concern • Horizon: SPP Afdelingen tot april 2015, SPP Concern tot 2020 (uitstroom / kennisdrain) • Inzicht in trends op concernniveau, zelfde stappen als SPP afdeling • In 2013: op basis van gedeeltelijke informatie vanuit SPP afdelingen, aangevuld met personeelsmonitor
27
Vooruitblik: SPP management Speciale aandacht voor groep managers, via ander proces, en deels andere taal, wel dezelfde stappen: - Stap 1/2: werk en toekomstig benodigde bezetting Ophalen ontwikkelingen richting 2015: welk type leidinggevende hebben we nodig? Afbakening: lijnmanagement of ook (prioritair) programmamanagers? - Stap 3: mensen Welke scope? Huidig management of ook potentials? Taal: hr3p / drijfveren - Stap 4/5: gap en maatregelen Alleen trends op collectief niveau, geen acties voor ieder individu, komen daarna in regulier P&O proces
28
29
Overtuigingen •
In gesprek ontstaat betekenis (4 v’s)
•
Kennis van de business zit bij de mensen die dit dagelijks doen
•
Hoeft niet in 1 keer goed (liever niet zelfs)
•
SPP is niet van P&O
•
Werk van provincies is veelkleurig, niet te vangen in 1 model
•
Getallen leiden zomaar een eigen leven (1000), altijd in context plaatsen
•
In project SPP: kijk naar aard van het project, zorg voor passende bemensing
•
SPP en reorganisatie gaan niet (zomaar) samen
•
Hou SPP simpel, het is al ingewikkeld genoeg
•
Maak helder wat SPP niet gaat brengen
•
Zet SPP niet los neer als een nieuw instrument
•
Leren door meekijken, samen doen, zelf doen
•
Excel is geweldig, maar werk vanuit 1 basisbestand
30
