Strategische Personeelsplanning en Onderwijslogistiek
Strategische Personeelsplanning
1
Strategische Personeelsplanning / onderwijslogistiek
1.Impact van ontwikkelingen 2.Integraal plannen 3.De oplossing 4.De Businesscase 5.Het project 6.Terugblik 7.Vragen
2
Impact van ontwikkelingen
Student- en docent CGO tevredenheid
CGO Toename inschrijvingen
CGO
Kosten flexibilisering
Wet- en regelgeving
Kwaliteit
Leven lang leren
Financiering OCW Efficiency
Barsten van de bom
Start nieuw studiejaar: Verwerken last-minute inschrijvingen Onduidelijkheden in opleidingprogramma’s Beschikbaarheid juiste expertise (docenten) Ruimtegebrek in m2 en soort Slechte kwaliteit roosters
Zorg voor juiste dingen op het juiste moment op de juiste plaats!
Huidige situatie
Huidige situatie wordt nauwelijks gepland op strategisch en tactisch niveau maar veelal geroosterd op operationeel niveau:
1.Informatie niet beschikbaar.
2.Roosteren vanuit het aanbod.
3.Geen optimale bijsturing.
Ideale onderwijsorganisatie
In de ideale onderwijsorganisatie leiden vraag naar (soorten) onderwijs en studentvoorkeuren tot een beslag op capaciteit wat leidt tot het vaststellen van een onderwijsaanbod wat weer een impact heeft op de voorkeuren van studenten. Dit is een iteratief proces.
Logistiek systeem
Leervraag (voorkeuren)
Capaciteits Beslag (docenten, lokalen)
Aanbod Onderwijs (opleidingen)
APS - Advanced Planning & Scheduling
APS is een term voor softwarematige oplossingen die onder meer door beschreven logica, het correct omgaan met regels en beperkingen en ondersteund door wiskundige intelligente (optimalisatie modellen /routines) ingewikkelde planningsproblemen op kunnen lossen.
Plannen met APS-technologie
Met behulp van APS-technologie is het mogelijk om te plannen en bij te sturen (schedulen), rekening houdend met factoren op strategisch (lange termijn), tactisch (middellange termijn) en operationeel (korte termijn) niveau.
Voorkomen is beter dan genezen!
Planmatige benadering
Strategisch
Tactisch Operationeel
Bijsturing
Wet- en regelgeving
Ontwikkeling curriculum
Lange termijn Beschikbare gebouwen/personeel Demografische factoren voorspellingen Huisvesting / personeel Opleidingen
Ingeschreven studenten
Onderwijsproducten
Logistieke beperkingen
Ruimteplanning Personeelsplanning
Type ruimtes/ expertise
Rooster
Beschikbare middelen
Bijsturing
Ziekmeldingen
Leervragen studenten
Calamiteiten
Conclusie
niet roosteren maar integraal plannen!
Scope van de oplossing
Realisatie van optimale inzet en beschikbaarheid van docenten, huisvesting en middelen, door:
te plannen op strategisch en tactisch niveau onderwijsontwikkelingen mee te nemen rekening te houden met student én docentvoorkeuren (logistieke) beperkingen direct mee te nemen scenarioplanning, simulatie en optimalisatie Is geen roosterpakket!
Verwachtingen van de toepassing 1. Management Informatie Systeem, d.w.z. de manager beslist. 2. Personeelsplanning op Strategisch niveau, toekomstige vraag en toekomstig aanbod 3. Optimale planning: de gebruiker geeft aan waarop moet worden geoptimaliseerd. 4. Gaat uit van scenario’s: bijv. introductie nieuwe opleiding/locatie 5. Geen roosterapplicatie; levert dus geen taakverdeling 6. Verschaft informatie op strategisch niveau: bijv opleiding en mogelijkheid tot omscholing/bijscholing 7.
Verschaft inzicht in de consequenties van bepaalde personeelsmutaties
14
Vragen
15
Meerjarenpersoneelsplanning
Matchen van personeelsaanbod in competenties en expertises en de vraag naar personeel op strategisch niveau
16
Redenen waarom 1.
Afstemmen medewerkers aanbod op scenarioplanning van keuzes door studenten (onderwijs) en INHolland.
2.
Optimalisatie van competenties van medewerkers organisatie lange termijn.
3.
Beheersbaarheid van personeelsplanning op lange termijn
4.
Optimaal gebruik van capaciteiten binnen INHolland op lange termijn
5.
Betere afstemming tussen financiën en prestaties binnen INHolland op lange termijn
6.
Match tussen vraag (competenties nodig) en aanbod (docenten, medewerkers, middelen) op lange termijn.
17
Projectdoelen
Verkleinen aantal openstaande vacatures versus overtollige werknemers op INHolland niveau op langer termijn.
Inzicht aanbod en vraag: Aanbod van de vraag naar docenten en medewerkers voor de komende 4 jaar inzichtelijk maken
18
Vraag & Aanbod
AANBOD
VRAAG
Rollen / activiteiten / expertisegebieden
# studenten
locatievoo rkeuren
Locatie
Omvang
beschikba arheid
Naam
Locatie Docent Z
HRMkenmerken
Expertises
locatievoo rkeuren
Scenario’s
Onderwijsrendement
TIE ALIS A OP TIM
Budget
HRMkenmerken
Expertises
HRMkenmerken
Expertises
Naam Omvang
taakbelast ing
taakverdel ing
roostervoo rkeuren
Omvang
Docentenpaspoort
Locatie
(4 jaar / 3 jaar / 2 jaar / 1 jaar)
Naam
taakbelast ing
Expertises
Docentenpaspoort
taakverdel ing
Omvang
Docentenpaspoort
HRMkenmerken
roostervoo rkeuren
taakbelast ing
Locatie
taakverdel ing
roostervoo rkeuren
beschikba arheid
Naam
locatievoo rkeuren
Docentenpaspoort Docent Y
Docent W beschikba arheid
locatievoo rkeuren
KWALITATIEVE MATCH
taakbelast ing
taakverdel ing
roostervoo rkeuren
besch ikba arheid
Docent X
Onderwijsprogramma’s RAPPORTAGE: - taaktoedeling - HRM-kenmerken - vacatures - overformatie - rollen / expertisegebieden Per jaar een andere view!!!
19
Expertises
20
Vraag en aanbod van onderwijs
21
Visie Vanuit een visie klein beginnen met de focus op toegevoegde waarde
22
Projectopzet
Project Kickoff Fase 0 Opstart
QBA Acceptatie
Fase 1 Analyse
70% demo
Fase 2 Modelleren
95% versie
Fase 3 Iteratieve Ontwikkeling
Go-live Decision Support
Fase 4 Implementatie
“Het implementatietraject wordt sterk gedreven door interactie met gebruikers. Vooral tijdens de analyse fase en tijdens de fase van iteratief ontwikkelen is de inbreng van gebruikers met kennis van het proces essentieel.” Het totale traject kent 3 maanden analyse, 1,5 maand modeling. Hierbij is de Ab Ovo aanpak bij dergelijke APS trajecten heel sterk gestuurd op budget en timeboxing.” 23
Terugblik op het projectverloop Project was opgedeeld in fasen
Het project is binnen tijd en budget afgerond.
Het vervolg bestaat uit : •
Uitrol naar centrale organisatie
•
Het operationaliseren van de tool zodat deze door opleidings/infomanagers gebruikt gaat worden.
24
FO06
Terugblik op het projectresultaat De applicatie is opgeleverd, is bruikbaar en beschikbaar;
De opleidingsmanagers hebben na de geplande training in september de applicatie in gebruik genomen en er ervaringen mee opgedaan.
25
Dia 25 FO06
Welke ervaringen > relateren aan business case Freek Oosterom; 13-4-2010
Vragen
26
“Planning in Onderwijslogistiek”
Inleiding scope planning
Case: Opleidingen op verschillende locaties Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op alle opleidingen inzet?
Case: Opleidingen op verschillende locaties Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op meerdere locaties inzet?
Case: Huisvesting niet volledig benut Vraag: Wat gebeurt er als ik ruimtes wil vrijmaken?
Case: Inschrijvingen opleiding bedrijfseconomie 10% gestegen Vraag: Wat is de impact op beschikbaarheid docenten, huisvesting?
Definiëren scenario’s
28
Onderhouden Expertises
29
Handmatig plannen
30
Handmatig plannen
31
Handmatig plannen
32
Toewijzingen
33
Toewijzingen per medewerker
34
Handmatig plannen
Handmatig plannen van de laatste groep kan ook met “drag & drop”.
•Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.
Controle planning
Inplannen laatste groep leidt tot overcapaciteit bij docent
Alle groepen zijn nu gepland.
•Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.
De tool
