Strategisch beleidsplan De Vogellanden, Centrum voor Revalidatie en Bijzondere Tandheelkunde

1

Strategisch beleidsplan 2014-2016 De Vogellanden, Centrum voor Revalidatie en Bijzondere Tandheelkunde

Je wilt dat je kind gelukkig is

Plezier hebben met elkaar

Zo gewoon als mogelijk, zo bijzonder als nodig

Eruit halen wat erin zit

Het ongewoon goed doen

Strategisch beleidsplan 2014-2016, versie 2014-01-15

2

Inhoud Beleidsplan 1. Inleiding.............................................................................................................................................. 3 1.1 De belangrijkste uitgangs- en focuspunten ............................................................................ 3 1.2 Missie, visie, kernwaarden en klantwaarde ........................................................................... 6 1.3 Samenleving en externe belanghebbenden ......................................................................... 8 2 Bedrijfsbureau .................................................................................................................................. 10 2.1 Financiën & Informatie ............................................................................................................ 10 2.2

Human Resource ................................................................................................................ 12

2.3 Kwaliteit & Veiligheid ............................................................................................................... 15 2.4 Communicatie & PR ................................................................................................................ 18 2.5 Research & Development ...................................................................................................... 20 3 Facilitair bedrijf ................................................................................................................................. 22 3.1 Organisatie facilitair bedrijf ..................................................................................................... 22 3.2 Doelstellingen facilitair bedrijf................................................................................................. 23 3.3

Ontwikkelingen facilitair bedrijf ......................................................................................... 23

3.4 Actieplan en monitor facilitair bedrijf .................................................................................... 24 Bijlage 1 organisatiestructuur ........................................................................................................... 26 Bijlage 2 communicatiestructuur ...................................................................................................... 31

Jaarplan 2014 1

monitor jaarplan Vogellanden ................................................................................................... 34

2

Van KPI naar: Doel, actie en resultaat voor 2014 ................................................................. 35


3

1. Inleiding 1.1 De belangrijkste uitgangs- en focuspunten Ondanks allerlei ontwikkelingen in de zorgsector waaronder verdergaande marktwerking, een doelmatigheidskorting van tien procent voor de komende drie jaar, aandacht voor volume-eisen, politieke discussies over concentratie en spreiding van zorg, houden we vast aan onze missie en visie. Wij geloven dat het voor onze regio belangrijk is dat er een sterk, breed georiënteerd revalidatiecentrum beschikbaar blijft. Groei op zich is geen doel, maar zeer goede professionele zorg bieden, is waar het om gaat. Om dit te realiseren zullen we de komende jaren in topconditie moeten zijn en daarom hebben we ruim de tijd genomen om met onze medewerkers, medisch specialisten en andere belanghebbenden invulling te geven aan dit beleidsplan 2014-2016 van De Vogellanden. De Vogellanden, centrum voor revalidatie en bijzondere tandheelkunde De Vogellanden is een centrum dat specialistische revalidatie en vanaf 1 januari 2014, bijzondere tandheelkunde biedt voor jong en oud. Dat is waar we voor staan en dat is wat we ongewoon goed willen doen. Samenwerken en klantgericht werken, zijn voor ons de belangrijkste uitgangspunten voor de komende jaren. Dit plan is daarom tot stand gekomen door nauwe samenwerking tussen de bestuurder, de professionals in de zorg, het managementteam en de staffunctionarissen. De professional is verantwoordelijk Bij de reorganisatie in 2013 en bij het tot stand komen van dit beleidsplan, hebben we er bewust voor gekozen het primaire proces in alles leidend te laten zijn, immers dat is waar we het allemaal voor doen. Dit hebben we ook duidelijk tot uiting laten komen in de organogrammen, we gaan uit van Resultaat Verantwoordelijke Eenheden (RVE's) zie bijlage 1 en in de RVE is duidelijk te zien dat het gaat om de multidisciplinaire teams rond de patiënt. We gaan van hiërarchie naar coachen en samenwerken. Niet de baas, maar wie het weet mag het zeggen. De medische dienstverlening aan onze patiënten in de RVE's, is het leidende principe en alle andere bedrijfsonderdelen faciliteren de RVE's en daarmee onze patiënten. In de zorg worden verschillende termen gehanteerd voor de klant zoals; patiënt, cliënt of revalidant. Alle termen zijn goed, maar omdat we vanuit het klantperspectief willen werken en graag één term willen hanteren, zullen we vanaf nu spreken over klanten. De klant is waar we het allemaal voor doen We willen het ongewoon goed doen. Daarmee bedoelen we dat onze klanten (revalidanten, familie, bezoekers, zorgpartners, collega’s) ons als zeer goed beoordelen. Onze bejegening speelt hierbij een belangrijke rol. We zijn dus klantgericht, maar wat bedoelen we daar precies mee? Mahamat Ghandi verwoordt “klantgericht” heel mooi overeenkomstig onze opvatting:

Onze klant is de meest belangrijke bezoeker van ons pand. Hij is niet afhankelijk van ons, Maar wij zijn afhankelijk van hem Hij is geen verstoring van ons werk Hij is het doel van ons werk Hij is geen buitenstaander van wat we doen Hij is een deelnemer aan wat we doen Wij verlenen hem geen dienst door hem te dienen Hij verleent ons een dienst, door ons die kans te geven.


4 Aantoonbare kwaliteit Naast de goede waardering van onze klant, willen we onze hooggekwalificeerde zorg ook kunnen aantonen. Het welverdiende HKZ certificaat is hier een voorbeeld van. We willen inzicht geven in de geleverde kwaliteit. Een complicatie- c.q. kwaliteitsregistratie is voor ons daarom een vereiste en zal in de komende drie jaar worden opgezet en uitgebreid. Wij willen echter voorkomen dat dit leidt tot onnodige regelgeving en bureaucratie. Medewerkers als bron van verbetering In deze tijd zullen we moeten excelleren om mee te kunnen blijven doen, maar excelleren is zo langzamerhand topsport geworden. Dat vraagt om een goede conditie van de organisatie, de medewerkers en de medisch specialisten. De organisatie van nu leunt meer en meer op de directe inbreng van de medewerkers. Dit is waarom we gekozen hebben voor een organisatie waarin we de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie leggen en de communicatielijnen zo kort mogelijk zijn. Samenwerken en vertrouwen zijn de belangrijkste voorwaarden voor succes. Alle medewerkers moeten kennis van zaken hebben, ieder op hun eigen vakgebied, maar vooral ook betrokkenheid en bevlogenheid voelen en uitstralen. Medewerkers zijn de belangrijkste bron van verbetering voor onze organisatie en voor het toekomstig succes van ons centrum. Het is wenselijk actiever gebruik te maken van ideeën van onderaf en daar meer ruimte voor te geven, dus meer Bottom up te werken. Wij willen daarnaast medewerkers voldoende ruimte geven door de regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Een bijkomend voordeel is dat we hiermee de onnodige bureaucratie willen uitbannen. Goede zorg voor onze klanten kunnen we alleen dan bieden, als onze medewerkers goed in hun vel zitten. Wij vinden in dat kader een prettige werksfeer, goede arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden essentieel. Leiderschap Om ongewoon goede diensten te kunnen leveren moeten onze medewerkers in topconditie verkeren en heel goed kunnen samenwerken. Dit willen we faciliteren door veel aandacht te hebben voor leiderschap en persoonlijke ontwikkeling. Leiderschap is het goede voorbeeld stellen, duidelijk zijn en verantwoordelijkheid nemen en anderen in staat stellen hun werk goed te doen. Nieuw leiderschap heeft niets te maken met het managen van mensen. Dat doen de mensen zelf. We bedoelen met leiderschap dat we iedereen betrekken bij het doel en de hoge prioriteiten van het bedrijf. Leiderschap houdt dus twee dingen in: • Richting geven. Onze richting hebben we samen verwoord in onze missie en visie. We houden onze richting scherp door ons bij alles wat we doen af te vragen, of het waarde bijdraagt aan de klant. •

Het stimuleren van emotionele betrokkenheid. Dit doen we door op elkaar over te brengen dat we de moeite waard zijn en potentieel hebben, door anderen te inspireren, zodat iedereen het beste uit zichzelf naar boven kan halen. Dit stimuleert dat wij geloven in onszelf en elkaar.

Leiderschap is dus van en voor iedereen: om samen te kunnen werken en effectief met de klant te kunnen werken. We zijn onze eigen en elkaars leider. Het is wellicht allemaal common sense, maar daarmee nog geen common practice. Het klinkt simpel. Het is niet simpel. Het vereist karakter en discipline. En het vraagt oefening en er aandacht aan besteden. En dit is waarom we trainingsmiddagen hebben opgesteld voor de leidinggevenden en de artsen en een cultuurprogramma en teamtrainingen voor iedereen. Uitgangspunten • We werken met en voor onze klanten. Daar doen we het voor. De klant is bij alles wat wij doen het uitgangspunt. Dat is terug te lezen in onze visie en missie maar bovenal is dat merkbaar in ons contact met de klant. Onze kernwaarden zijn erop gericht de klant te coachen naar een zo goed mogelijk leven. We werken daarom professioneel en met humor, mensgericht en met compassie, we doen het met elkaar en we zijn betrouwbaar. • De klant houdt zoveel als mogelijk, regie ook over zijn eigen revalidatieproces. • We werken voortdurend aan verbetering van de zorg voor onze klanten. • Wetenschappelijk onderzoek en opleiden zijn cruciaal voor het bieden van goede zorg • De zorg is leidend in alles wat we doen. Deze zorg wordt vervolgens ondersteund door het management, de stafafdelingen en het facilitair bedrijf van de organisatie. • We willen zo weinig mogelijk regels, bureaucratie control en beheer. Onze focus ligt op de dienstverlening en de mensen. We zijn mensgericht en niet systeemgericht. • De verantwoordelijkheid ligt bij alle medewerkers, zo laag mogelijk in de organisatie.


5 • •

We zorgen voor goede informatie en kaders, zodat iedereen daarbinnen op zijn manier zelfstandig kan bijdragen aan onze missie en visie en aan innovatie. Een goede dienstverlening kunnen we alleen leveren als onze medewerkers goed in hun vel zitten en het beste uit zichzelf kunnen halen. We kiezen daarom voor een coaching en leiderschap.

Belangrijkste focuspunten voor de komende jaren • Onophoudelijke Optimalisatie en borging van de zorgkwaliteit o.a. door: - Het in kaart hebben van de zorgprocessen en deze onophoudelijk verbeteren - Kwaliteitsregistraties zijn geïmplementeerd - De ontwikkeling van een gangbeeld/bewegingslaboratorium - Wetenschappelijk onderzoek en publicaties - Het voorkomen van ongewenste wachttijden - Het optimaal functioneren van de multidisciplinaire teams door perfect methodisch handelen - Minimaliseren voorwaarde scheppende tijd (is maximaliseren productiviteit) - Handhaven HKZ certificaat • Een gastvrije en klantgerichte cultuur o.a. door: - Alle medewerkers volgen trainingen en het cultuurprogramma van de Vogellanden - Iedere maand worden leiderschapsbijeenkomsten georganiseerd voor alle leidinggevenden - De revalidatieartsen en coördinerende tandartsen volgen per kwartaal leiderschapsbijeenkomsten • -

Onophoudelijk verbeteren van de bedrijfsvoering processen o.a. door: Patiëntenplanning die naadloos aansluit op het individuele behandelplan van de patiënt Juiste en tijdige managementinformatie beschikbaar De productie is conform onze afspraken met de verzekeraar Alle patiëntendossiers zijn digitaal Minimaliseren overheadkosten Optimale samenwerking tussen vakgroepen en RVE's waar nodig Productievolume en inzet personeel (kosten), zijn communicerende vaten

• -

Zorginnovatie. We behandelen/coachen revalidanten op afstand (thuis) m.b.v. technologie Publicaties wetenschappelijk onderzoek en promoties Ontwikkeling van centers of excellence: deze staan en zijn goed bekend Ontwikkelen en opstarten pilot obesitas

• We handelen en werken op een maatschappelijke verantwoorde manier - We houden rekening met het milieu - We investeren in duurzaam personeelsbeleid • We staan bekend als een goede samenwerkingspartner in de regio - Samenwering met Sint Jansdal Harderwijk meer vorm geven - Samenwerking met Via Reva onderzoeken - Samenwerking met IJsselheem meer inhoud geven • Doelmatigheidskorting van 10% - Door bovenstaande focuspunten uit te voeren, zullen we een doelmatigheid van tenminste 10% kunnen realiseren. Het monitoren van verbetering Bovenstaande focuspunten voor de komende jaren, worden geconcretiseerd in het jaarplan 2014, dat bestaat uit de monitor Vogellanden 2014 en de actie/resultatenlijst. De Vogellanden monitor wordt vervolgens door vertaald naar een monitor per RVE. De monitor bestaat uit vijf aandachtsgebieden: • Bedrijfsvoering (F&I) • Medewerkers (H&R) • Kwaliteit en Veiligheid • De klant (Communicatie & PR) • Research & Development


6 Per aandachtsgebied zijn maximaal vijf Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) genoemd. Deze KPI's worden vervolgens in het jaarplan vertaald naar concrete acties en resultaten. In de maandrapportage wordt conform de monitor gerapporteerd. Met elkaar hebben we in dit beleidsplan de doelstellingen voor de komende jaren uitgezet. Dit beleidsplan is echter geen statisch document en zal voortdurend, maar in ieder geval jaarlijks worden bijgesteld op basis van recente ontwikkelingen. Doelstellingen zijn in globale termen gedefinieerd, maar worden concreet vertaald in SMART geformuleerde acties in ons van dit beleidsplan afgeleide jaarplan. Per maand houden we de vorderingen van deze acties bij middels een monitor die we beschikbaar stellen en bespreken in alle belangrijke afstemmingsorganen. Ieder kwartaal zal de kwartaalrapportage uitgebreid worden besproken in een gecombineerde bijeenkomst van het managementteam overleg (MT leden) en het Strategisch Overleg (RVE management en bestuurder). Leeswijzer Dit beleidsplan is tot stand gekomen in nauwe samenwerking tussen alle bedrijfsonderdelen van De Vogellanden. Dit document is als geheel te lezen, maar is uitgewerkt in vijf afzonderlijke, samenhangende onderdelen te weten: • De Vogellanden (beleidsplan en jaarplan) • De RVE Volwassenenrevalidatie (RVE-V) (beleidsplan en jaarplan) • De RVE Isala Revalidatie (RVE-I) (beleidsplan en jaarplan) • De RVE Kinderrevalidatie (RVE-K) (beleidsplan en jaarplan) • De RVE Bijzondere Tandheelkunde (RVE-BT) (beleidsplan en jaarplan) In het deel over De Vogellanden, vindt u de informatie die van toepassing is op De Vogellanden als geheel. Het bevat naast uitgangs- en focuspuntenpunten, missie, visie en kernwaarden ook informatie over het bedrijfsbureau en het facilitair bedrijf. In de bijlage vindt u de organisatiestructuur en communcatiestructuur.

1.2 Missie, visie, kernwaarden en klantwaarde e

Nooit eerder dan in de 21 eeuw volgden veranderingen elkaar zo snel op. Nooit eerder werd zo veel kennis en informatie gedeeld. Dat biedt volop kansen om talenten te benutten en gezamenlijk doelen na te streven. Juist in deze omgeving klinkt de roep om verbinding en leiderschap, om oprechte aandacht voor alles om ons heen en evenwicht tussen opbrengst en welzijn. Het gaat in onze maatschappij niet alleen om meetbare prestaties, maar vooral om persoonlijke ontwikkeling van zowel onze medewerkers als onze patiënten. Missie We bieden specialistische revalidatie en bijzondere tandheelkunde voor jong en oud Onze missie, het bestaansrecht van De Vogellanden, is het aanbieden van specialistische revalidatie en bijzondere tandheelkunde voor jong en oud. Dat is waar we voor staan, dat is wat we goed willen doen! Patiënten voelen zich gehoord en gesteund en worden gezien als partner in de zorg. We willen hen zoveel mogelijk regie geven over hun eigen zorgproces. Bij alles wat we doen, willen we onszelf de vraag stellen "wat voegt dit toe aan de klantwaarde?" Onze handelingen zijn alleen nuttig als deze direct of indirect iets toevoegen aan onze klantwaarde. Verder streven we naar een huiselijke omgeving, waardoor patiënten zich op hun gemak voelen. Deze benadering is niet alleen prettig voor patiënten, maar draagt ook bij aan hun genezing. Visie We coachen onze revalidant naar een zo goed mogelijk leven Eigen regie De Vogellanden coacht revalidanten naar optimale benutting van eigen mogelijkheden. Wij dagen hen uit hun talenten optimaal te ontwikkelen en daarmee hun beperking te compenseren. We dagen hen uit om vol te houden en nooit op te geven, om op wilskracht te winnen. Revalidanten leren de regie te nemen en een nieuw leven op te bouwen vanuit hun nieuwe situatie. Zo bouwen we gezamenlijk aan


7 zelfstandigheid en een reëel en positief zelfbeeld. Via multidisciplinaire revalidatie coachen we revalidanten zodat zij optimaal voorbereid zijn op hun plek in de samenleving. Coachen Met onze visie willen we aangeven dat het primaire proces centraal staat in onze organisatie. We willen van het begeleiden en voorschrijven naar coachen van revalidanten. Zo kunnen revalidanten waar mogelijk zelf de regie gaan nemen in hun revalidatieproces. We coachen revalidanten op leefstijl. Een voorbeeld: het heeft geen zin iemand met overgewicht op een dieet te zetten dat hij na afloop daarvan niet vol kan houden. Daarom willen wij onze revalidanten een andere ‘lifestyle’ aanbieden. Door bewustwording en een andere levensstijl kunnen revalidanten zelf invulling geven aan een nieuw leven. De Vogellanden is een revalidatiecentrum dat met een open blik de toekomst in kijkt. Een organisatie e die openstaat voor wat de 21 eeuw van ons en van onze revalidanten vraagt en een plek waar iedereen persoonlijk leiderschap toont en handelt vanuit eigen kracht: met hoofd hart en handen. Kernwaarden • Hoofd: Professioneel met Humor • Hart: Mensgericht met Passie • Handen: Betrouwbaar met Elkaar Om daadwerkelijk richting te geven aan onze identiteit, hebben we kernwaarden benoemd. Ze geven aan wat de kern is van ons handelen en wat de verbindende elementen zijn. De kernwaarden zeggen hoe we zijn, hoe we willen zijn en met welke eigenschappen. Ze roepen het beeld van De Vogellanden op. Ze maken duidelijk welke waardeoriëntatie we innemen: hoe we kijken naar onze structuur, cultuur, kwaliteit van arbeid, strategie en systemen. e

In de 21 eeuw moeten we niet alleen luisteren naar ons hoofd, maar ook naar ons hart, zodat onze handen kunnen realiseren wat nodig is voor onze toekomst. Hoofd Het hoofd staat symbool voor kennis, inzicht, weten welke richting men uit wil als individu, als team en als organisatie. Hart Hart en ziel staan voor (com)passie en emotie. De motors die ons stimuleren en motiveren om bepaalde doelen te bereiken. Wanneer leren en ontwikkelen ook gekoppeld zijn aan voelen en ervaren, wint het aan effectiviteit en kracht. Handen Handen staan symbool voor actie, taken, realisatie. Strategieën, oplossingen en acties die ontstaan en geborgen zijn in hoofd en hart worden omgezet in actie en waarneembaar resultaat. Alles in het teken van de Klantwaarde In onze klantwaarden komen de specifieke klantbeleving en klantwaardering tot uitdrukking die patiënten en verwijzers als onderscheidende kenmerken voor onze organisatie naar voren brengen. Door de klantwaarden op excellente wijze waar te maken, zijn wij in staat het ultieme doel van meer dan tevreden patiënten en verwijzers (dus loyale klanten) te realiseren. Uitgangspunt is dat onze kwaliteit en veiligheid altijd op orde zijn. De klantwaarde die daarbij hoort, is ‘professionaliteit’. Verdere kenmerken onze klantwaarden zich door: compassie, nabijheid en gastvrijheid. Onze missie is het aanbieden van specialistische revalidatiezorg voor jong en oud. Dat mag gewoon klinken en dat is het ook. Het verschil maken we door de manier waarop we het doen, zoels in onze visie staat verwoord. Onze slogan drukt echter de kern van ons succes uit: De Vogellanden doet het ongewoon goed. Slogan Het ongewoon goed doen.


8

1.3 Samenleving en externe belanghebbenden Maatschappelijke verantwoording duurzaam ondernemen Door de steeds snellere veranderingen in een steeds verdergaande netwerkeconomie wordt het adaptief vermogen en de vitaliteit van mens en organisatie steeds belangrijker. Goede producten of diensten alleen zijn niet meer voldoende, ook de wijze waarop die producten of diensten worden gemaakt en geleverd, is relevant. Het gaat er om de goede dingen op de juiste manier te doen. De vraag hoe je de juiste verbinding legt en hoe je mensen in hun kracht zet, spelen hierbij een cruciale rol. De bedrijfsidentiteit en het imago worden in belangrijke mate hierdoor bepaald. De komende jaren willen we in de bedrijfsvoering en in het uitvoeren van onze kerntaken, naast het financiële resultaat en goed en gezond werkgeverschap, nadrukkelijk rekening houden met kernthema’s op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen: ethiek, het milieu (energiebesparing en afvalverwerking), transparantie, kwaliteit van zorg, inkoop en maatschappelijk betrokken ondernemen, zodat er een goede balans blijft tussen al deze factoren. Meerdere onderzoeken wijzen uit dat maatschappelijk verantwoord ondernemen leidt tot betere financiële prestaties, op korte en lange termijn. “Doing good’op mensen milieugebied leidt tot ‘doing well” op financieel gebied. Ethiek Ethiek heeft een zichtbare plaats binnen de organisatie en is verwoord in de beleidsnotitie over ethisch beraad binnen De Vogellanden. Milieu Dit betekent: zuinig omgaan met het milieu door efficiënter gebruik van (energie)bronnen, voorkomen van verspilling. Voorbeelden: • Bij de nieuwbouw van het Centrum Bijzondere Tandheelkunde wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen en grondstoffen. (Voorbeelden: Hoge thermische isolatie waarden, Energiezuinige installaties, met warmte terugwinning, energiezuinige verlichting (bv met bewegingssensoren en dag/nacht schakelingen), Over de hele linie zoveel mogelijk gebruik maken van lage milieubelastende materialen (FSC keurmerk hout voor wanden en kozijnen, Gevels daken: toe te passen materialen met een lage milieubelasting, Hergebruik van materialen). Nieuwbouw zal minimaal voldoen aan de geldende EPN-norm, gestreefd wordt naar een lager energiegebruik dan de norm voorschrijft. • Installatie onderdelen/apparaten die vervangen dienen te worden, zijn bij voorkeur minder milieu belastend en geselecteerd op duurzaamheid. • Ook willen we de komende jaren gaan investeren in de eerste zonnepanelen waarmee we het zwembad willen verwarmen Tevens zal de 15 jaar oude zwembadinstallatie worden gerenoveerd, hierbij wordt bv gebruik gemaakt van energiezuinige waterpompen (pulserend ipv van continue) • Inzetten op een gezonde werkomgeving en duurzaam inzetbare medewerkers waarbij veiligheid, vitaliteit en welzijn voorop staan, waarin medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid nemen naast een goede beloning. In het kader van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid vinden wij het belangrijk het milieu zo min mogelijk te belasten. Bij de uitvoering van de milieu weten regelgeving is dit dan ook ons uitgangspunt. Daarbij staan preventieve maatregelen om milieubelasting zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken centraal. Om de bewustwording te vergroten, is ook voorlichting en communicatie erg belangrijk. De komende jaren zullen we in dat kader de volgende activiteiten ondernemen: •

• • •

Lidmaatschap MVO Nederland,en/of MPZ (milieu platform zorg) deze organisaties geven veel handvatten voor het MVO ondernemen (voorbeelden actuele milieu maatregelen: printen standaard dubbelzijdig, gescheiden afval inzamelen proef start per 1 feb in de keuken en verpleegafdelingen, Pc’s gaan na 15 min op stand-by, milieuvriendelijke schoonmaak). Voorlichting geven over maatregelen die medewerkers zelf kunnen nemen om energieverbruik en afvalstromen te beperken; Stimulering van het gebruik van de fiets met MKA regeling; Veiligheidsronde nood- en oogdouches; -> aanwezig bij Tech. Dienst.


9 • • • •

Start ontwikkeling beleid en implementatie van duurzaam inkopen (aanschaf materialen met een lange levensduur, een laag energieverbruik en beperking verpakkingsmateriaal); Instructie m.b.t. verantwoorde opslag en afvoer van gevaarlijke stoffen op de afdelingen om de logistieke stromen veiliger te maken en te vereenvoudigen; Registratie van gevaarlijke stoffen in de gevaarlijke stoffen applicatie zorgsector; Mogelijkheden onderzoeken om luiers, babydoekjes en incontinetieafval apart in te zamelen en aan te bieden voor recycling.

Maatschappelijke betrokkenheid De externe omgeving is voor ons van groot belang. We leveren een hoge kwaliteit van zorg en willen graag maatschappelijk betrokken zijn. Dit doen we op verschillende manieren. Voorbeelden: • Het houden van algemene voorlichtingsavonden; • Samenwerking Wezo (groenvoorziening Vogellanden wordt door Wezo onderhouden), maatschappelijke stages, samenwerking ROC • Op regionaal niveau werken we samen bij de bemiddeling van re-integrerende en boventallige medewerkers en delen kennis met andere deelnemende bedrijven in netwerkbijeenkomsten. • We nemen deel aan de week van de arbeidsmobiliteit. In deze week hebben werknemers van andere bedrijven, van verpleegkundigen van het Baken tot een manager van de Rabobank, een dag meegelopen bij de Vogellanden. Wajong e.d. • De therapeuten van De Vogellanden, locatie Hengeveldcollege, hebben samen met docenten achttien leerlingen met een beperking van De Twijn, school voor speciaal onderwijs, getraind zodat zij als estafetteteams konden deelnemen aan de triatlon Zwolle. In overleg met de organisatie van Triatlon Zwolle zijn er punten aangepast in het parcours en in de regels voor de betreffende leerlingen. De komende jaren willen we het duurzaam ondernemen verder vorm geven en implementeren en daarin onze maatschappelijke betrokkenheid in duurzame relaties versterken en zichtbaar maken. • De Vogellanden ondersteunt en participeert waar mogelijk actief in maatschappelijke doelen en activiteiten in de directe omgeving, maar ook op grote afstand. Zo wordt in 2014 samen met opleidingsinstituut Landstede en de beheerder van het naastgelegen sportpark een zogenaamde beweegtuin voor ouderen gerealiseerd nabij de accommodaties van VV Zwolle en De Vogellanden. • Daarnaast wordt al meerdere jaren samen met andere Nederlandse organisaties (o.a. Deltioncollege, Baalderborg) kennis en deskundigheid overgedragen aan de Stichting Al Kafaat, die zorg en onderwijs voor gehandicapten in Libanon levert. • Actief en mede vormgeven van het regionale sociaal pact vanuit de WGV, met het doel boventallige medewerkers in de zorg te voorkomen c.q. te herplaatsen. Een goede samenwerking met alle actoren om de werkgelegenheid voor de zorgmedewerkers op peil te houden. • Door de controles, de uitvoering van de RIE’s en de communicatie daarover, wordt men zich steeds meer bewust van de milieubelasting en stimuleren we de beperkte inzet van gevaarlijke stoffen en energieverbruik. Met deze inspanningen zijn we weer een stap dichterbij de bronzen waardering op de milieuthermometer. Raadpleging belanghebbenden De Vogellanden is een regionaal centrum voor Revalidatie en Bijzondere Tandheelkunde dat zich richt op de regio Overijssel. Onze ambitie een gastvrij centrum te zijn waar iedere klant op maat de medische hulp krijgt, kunnen we alleen waarmaken als we daarbij alle relevante belanghebbenden betrekken. Dat geldt zowel voor het primaire zorgproces als voor financiële en andere ondersteunende zaken. Onze drie belangrijkste pijlers zijn: patiënten(zorg), werknemers/medisch specialisten en een financieel gezonde basis. In dit beleidsplan is in diverse paragrafen beschreven welke belanghebbenden wij bij deze pijlers betrokken hebben en hoe we dit hebben gedaan. Dit geldt zowel voor de interne belanghebbenden als de externe; werknemers, OR, medisch specialisten, cliëntenraad, verzekeraars, financiers, etc. Behalve deze partijen zijn er nog tal van andere organisaties die bij onze activiteiten betrokken worden; vanuit onze kerntaak en maatschappelijke positie gezien is dat niet meer dan logisch. Het gaat daarbij onder andere om huisartsen en apothekers uit de regio, verpleeg- en verzorgingshuizen, B&W van diverse gemeenten, etc. Maar bijvoorbeeld ook de omwonenden en de aangrenzende sportverenigingen zijn een belangrijke partner voor diverse activiteiten. Door de samenwerking met al deze belanghebbenden en door open te staan voor hun ideeën en bijdragen, proberen wij onze maatschappelijk belangrijke positie zo goed mogelijk in te vullen.


10

2 Bedrijfsbureau Het bedrijfsbureau is de verzameling van staffuncties die de organisatie en professionals ondersteunt bij het leveren van een optimale zorg aan de revalidanten. De stafdiensten zijn, ieder op hun eigen vakgebied, verantwoordelijk voor het goed en tijdig adviseren van het management en de RVE's. Daarnaast functioneren zij tevens als controller/ waarschuwer voor de RVE's en het management en zijn zij verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de managementinformatie. Het bedrijfsbureau kent zes bedrijfsonderdelen, die samen verantwoordelijk zijn voor de managementrapportage conform de monitor: • Finance en Information • Human & Resource • Kwaliteit & Veiligheid • Communicatie & PR • Research & Development • ICT

2.1 Financiën & Informatie F&I is een stafafdeling binnen het bedrijfsbureau. De huidige bezetting van de afdeling (inclusief manager ) is sinds jaar en dag 3,94 fte, ofwel 142 uur per week (conform begroting 2013). De manager F & I geeft leiding aan de afdeling, neemt deel aan het Managementteam, en rapporteert rechtstreeks aan de bestuurder. Taken afdeling Financiën & Informatie De doelstelling van F&I is afgeleid van de doelstellingen van De Vogellanden. F & I verzorgt de financiële en salarisadministratie voor de organisatie en ondersteunt het management van de organisatie bij het (bij-)sturen van de organisatie op diverse deelterreinen. De ondersteuning van het management vindt plaats middels het gevraagd en ongevraagd verstrekken van managementinformatie en – adviezen en het voorbereiden en uitvoeren van taken, met name op de deelgebieden financiën, salarissen, pensioenen, productie, productiviteit, treasury, sales en verzekeringen. F & I is verantwoordelijk voor het beheer van administratieve procedures en het in de praktijk goed functioneren van de administratieve procedures in de hele organisatie. Ontwikkelingen afdeling Financiën & Informatie Voor 2014-2016 ziet de afdeling F en I als belangrijkste ontwikkelingen die aandacht vragen: • Organisatie-brede doelmatigheidsverbetering: • druk vanuit zorgverzekeraars op verhouding prijs – prestatie maakt het noodzakelijk als organisatie fors in te zetten op doelmatigheidsverbetering met 10 % in 3 jaar; • ten behoeve van doelmatigheidsverbetering verder ontwikkelen van kostprijzen voor de diverse kostendragers en zorgproducten en registreren van productiviteitsgegevens en kengetallen (benchmarks) op diverse deelgebieden; • het over de organisatie (met name management) verspreiden van kennis in en begrip van DBC-zorgproducten, productie- en productiviteitskengetallen en kostprijzen. • Het koppelen van systemen om onnodige meervoudige registraties te beperken (bijvoorbeeld viervoudige vastlegging van ziek- en herstelmeldingen) en vervolgens het in kaart brengen en vastleggen van bestaande koppelingen tussen systemen. Dit kan onderdeel zijn van een leantraject. • Ontwikkelen van de Sales organisatie: het belang van contractonderhandelingen neemt verder toe. Specifieke deskundigheid op dit gebied moet verder worden ontwikkeld. • Uitrollen en in overleg met gebruikers verder verbeteren van een BI-tool voor het professioneel genereren en presenteren van managementrapportages op de deelgebieden financiën, personeel, verzuim, productie en productiviteit. •


11 Doelstellingen Financiën & Informatie Wat

Doel

Doelmatigheidsverbetering Doelmatigheid Verbetering met 10 % t.o.v. huidige situatie

Huidige situatie

Norm

Meten

Regie

Planning

Nulmeting = begroting 2013

Jaarlijks 3 % verbetering

Manage mentrapporta ges en jaarlijks e begrotin gscyclus Jaarlijks vaststell en kostprijz en Intervie ws

Bestuurder

Jaar 14

15

16

Manager F&I

14

15

16

Bestuurder /Manager F&I

14

15

16

Realisat ie van koppelin gen waardo or dubbele invoer vervalt

Leanmanager

14

15

16

??

14

15

16

Jaar 14

15

16

Jaar 14

15

16

Inzicht in kostprijzen

Kostprijzen kostendragers en DBC zijn bekend

Kostprijzen zijn verouderd

Jaarlijkse update o.b.v. begroting en nacalculatie

Verspreiden van kennis over DBC’s en kengetallen

Kennis over DBC’s bij manage-ment

Koppelen van systemen

Voorkomen van dubbele registraties

Onvoldoende kennis bij management Viervoudig vastleggen van ziek- en herstelmeldin gen

Management kan sturen op DBC’s en kengetallen. Systemen aan elkaar gekoppeld

Vastlegging van systeemkoppelingen

Inzicht in koppelingen tussen systemen

Systemen wel gekoppeld maar niet vastgelegd

Goed functionerend informatieman ege-ment

Deskundigheid op gebied van sales

Onvoldoende deskundighei d

Voldoende deskundigheid

Cursus onderha ndelen

Bestuurder

Management kan zelfstandig rapportages gebruiken

Handmatige Excelspreadsheet s

Management kan volledig zelfstandig rapportages interpreteren en toepassen

Kwartaa lenquête onder gebruik ers

Manager F&I

Sales Ontwikkelen salesfunctie BI-rapportagetool Uitrollen rapportagetool


12

2.2

Human Resource

Het bestaansrecht van De Vogellanden is onze missie “het bieden van specialistische revalidatie voor jong en oud”. Om onze missie tot uitvoering te laten komen zijn hiervoor medewerkers nodig. Gekwalificeerde, voldoende en gemotiveerde medewerkers die professioneel met humor, mensgericht met passie en betrouwbaar met elkaar (DNA) elke dag werkzaam zijn. Zowel op medisch, verzorgen verpleegniveau als op facilitair en ondersteunend niveau met als doel om hun werk elke keer “ongewoon goed te doen”. De afdeling HR van De Vogellanden ondersteunt, signaleert en adviseert de leidinggevenden en de medewerkers bij het uitvoeren van de missie. Zij realiseert dit door het (pro)actief constateren en analyseren van (lacunes in) het beleid, het volgen van landelijke ontwikkelingen ten aanzien van HR-beleid en ontwikkelingen binnen Revalidatie Nederland en het anticiperen daarop met acties voor de organisatie. De afdeling brengt adviezen uit aan de bestuurder/MT ten aanzien van verdere (HR)ontwikkeling, ondersteund leidinggevenden, neemt deel aan werkgroepen en commissies, stelt (beleids)stukken op en is verantwoordelijk voor een goed functioneren van het personeelsbeheersysteem. De afdeling valt rechtstreeks onder en is verantwoording verschuldigd aan de bestuurder. Er zijn twee medewerkers HR en een manager HR aan de afdeling verbonden, Linda Dimmers, Jolanda Roeda en Jolanda van Zwol. Doelstelling human resource • • • • • •

Adviseren over alle ter zake doende HR activiteiten bij de leidinggevenden, door ondersteuning te bieden bij het uitvoeren van de HR zaken door de leidinggevenden Werken conform de kernwaarden en HR denken bij leidinggevenden en in de organisatie stimuleren en ondersteunen. HR wordt daarbij expliciet gezien als verantwoordelijkheid van alle leidinggevenden en sleutelfunctionarissen. Inzetten van HR instrumenten die bijdragen aan ontwikkeling en innovatie. Medewerker KPI's meetbaar maken en verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de managementrapportages mbt HR en medewerker. HR middelen inzetten en faciliteren met als doel het behoud van duurzaam inzetbare, gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers. Tools aangeven waarmee een verdere flexibilisering van de inzet van medewerkers kan worden gerealiseerd

Ontwikkelingen human resource Gekwalificeerde medewerkers Leren doen wij elke dag, zelf en met elkaar, een leven lang. Voor de aankomende jaren is er een cultuur leertraject ontworpen waarbij het eigen leiderschap een ste speerpunt is. Daarnaast is er een 1 aanzet gemaakt voor een strategisch meerjaren opleidingsplan. Dit plan wordt gekoppeld aan de strategie van de organisatie waardoor ontwikkeling, efficiëntie en innovatie gestimuleerd worden. Voldoende medewerkers De handelsmarkt (vraag) is direct gekoppeld aan de arbeidsmarkt (aanbod). Omdat er momenteel een wereldwijde economische recessie gaande is, is de werkloosheid gestegen. De aankomende jaren zal dit herstellen en de voorspelling zijn er dat er een tekort aan vakmanschap en technisch personeel gaat ontstaan. De Gezondheidszorg heeft bij hoog conjunctuur moeite om personeel te krijgen en het boeien en binden van jongeren. In de toekomst kiezen werkgevers niet hun werknemers meer, werknemers kiezen hun werkgever. Het is belangrijk dat wij als Vogellanden een aantrekkelijke werkgever zijn waar werknemers met plezier kunnen werken en zich kunnen ontwikkelen. Onze eigen medewerkers zijn onze beste ambassadeurs, Zij zullen de boodschap van aantrekkelijke werkgever kunnen verspreiden. De RVE’s en het bedrijfsbureau (sleutelfiguren) hebben een belangrijke rol in. Flexibilisering Medewerkers De afdeling HR is verantwoordelijk om instrumenten beschikbaar te stellen die kunnen aangeven welke functies en medewerkers De Vogellanden nodig heeft de komende jaren en hoe zich dit


13 verhoud tot de arbeidsmarkt. Zo kan pro actief geacteerd worden om in de toekomst voldoende en duurzaam inzetbaar personeel te krijgen en te behouden. Daarnaast is het tijdig op en af kunnen schalen erg belangrijk ten opzichte van de productie. HR zal met instrumenten komen waarmee het flexibiliseren van de inzet van medewerkers mogelijk wordt gemaakt, zonder dat dit ten koste gaat van het binden en boeien van de medewerkers. Gemotiveerde medewerkers Goed werkgeverschap Evaluatie reorganisatie De Vogellanden Nieuwe Stijl In oktober 2014 wordt er een evaluatie gehouden van de reorganisatie. Zijn de doelstelling van de reorganisatie gehaald of niet en waar moet worden bijgesteld. Tevens vindt in deze periode ook het tweejaarlijkse Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO) plaats. Deze uitslag kan vergeleken de worden met de uitslag van het MTO 2012. In 2016 zal de 3 MTO gaan plaatsvinden. Met dit instrument hopen wij input te krijgen in het goed en aantrekkelijk werkgeverschap met als doel medewerkers met plezier, vitaal en duurzaam inzetbaar te houden. Medewerkers zouden niet moeten denken aan De Vogellanden als een werkgever maar aan een plek waar je samen met veel plezier en passie je professie uitvoert.

Transitie: Een structurele verandering die het resultaat is van op elkaar inwerkende en elkaar versterkende ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld economie, cultuur, technologie, instituties en natuur en milieu. Doelen afdeling Human Resource Doel Huidige Norm Wat situatie Algemeen (missie, visie strategie en de ontwikkeling in de maatschappij Reorganisatie De Evaluatie effect/ In ontwikVogellanden criteria reorganisatie keling Nieuwe Stijl Herplaatsing boventallig verklaarde medewerkers Integratie CBT

Meten

Regie

Planning

Enquête en financiële analyse

HR

Jaar 14

15

16

Geen gedwongen ontslagen

2 boventalligen

0

HR

14

15

16

Overname medewerkers en integratie binnen de Vogellanden

--

Goed geregistreerd e en geïnformeerd e medewerker

HR

14

15

16

14

15

16

14

15

16

Commerciële dienstverlening

Deskundigheid van --De Vogellanden op de markt zetten Arbeidsorganisatie: Hoe organiseren wij de factor arbeid? Organisatiestructuur

Evalueren effect/criteria reorganisatie

Vastgesteld en per 01-072013 in uitvoering

Enquête/ financiële analyse en MTO

HR


14 Functiebeschrijving en

actualiseren

Niet aangepast aan Nieuwe Stijl Arbeidsvoorziening: Hoe voorzien wij de factor arbeid? Strategische Welke/ hoeveel DBC sypersoneels-planning medewerkers stematiek hebben wij nodig

Elke functie is beschreven in een fube

Tellen

HR

Dots begroting

Binnen de begroting

HR/F &I

Arbeidsomstandigheden: Onder welke omstandigheden wordt het werk uitgevoerd Arbo-jaarplan en Jaarplan niet Jaarplan/ arbo jaarverslag aan-wezig verslag cyclus verslag wel cyclus Duurzaam inzetbare Visie op -----Laag medewerkers duurzaamheid en verzuim preventie Arbeidsverhoudingen: Hoe gaan wij met elkaar om? Cultuur Leertraject, Ontwerpen en In MTO Eigen leiderschap logistiek uitvoeren ontwikkeling Enquête cultuur leertraject reorganis atie Opleidingsbeleid Ontwikkeling/opleidi In (meerjaren) ng gekoppeld aan ontwikkeling strategisch beleid Opleidingsregistrati Weten welke Alleen Digitaal Aanwezig e-systeem medewerkers welke papieren inzichtelijk -heid opleiding heeft versie digitale gedaan en registratie signalering bij verloop. Arbeidsvoorwaarden: Wat hebben wij te bieden? Primaire en secondaire arbeidsvoorwaarde n

Ruimte om alle verlofuren op te nemen in het lopende jaar

Overschot in verlof van PBL uren

Opname jaar verlof en reservering van PBL

Maandelij kse monitor verlof opname

14

15

16

Jaar 14

15

16

Jaar 14

15

16

14

15

16

Jaar 14

15

16

14

15

16

HR/IC T

14

15

16

HR/F &I

14

15

16

14

15

16

HR

14

15

16

HR

14

15

16

HR

14

15

16

HR

14

15

16

HR

HR

Intrinsieke beloning

Aantrekkelijk werkgeverschap Afdeling HR: Koppeling tussen ontwikkeling op macro-,meso- en micro-niveau Huis op orde/HKZ Ken- en stuurgetallen

HKZ op orde en lean werken

onbalans

Nieuwe wetgeving, sociaal akkoord

Integreren van nieuwe regel – en wetgeving binnen de organisatie

---

Digitaliseren personeelsdossier en registratie systemen

Efficiënter beheer van gegevens

Niet gedigitaliseer d

Belasting en belastbaarheid (vraag en aanbod)

Formatie (FTE) en positie, kennis in balans brengen

onbalans

balans

1 fte op 100 medewerkers

Tevreden heid medewer kers HR info De Vogelland en voldoen aan enkele wetten. Personee ls-dossier en gevolgde opleiding en zijn gedigitaliseerd Geen structurel e overwerk en verlofopn ame


15

2.3 Kwaliteit & Veiligheid De afdeling kwaliteit (Q) van De Vogellanden ondersteunt de organisatie en professionals bij het leveren van een optimale zorg aan de revalidanten. Zij realiseert dit door het (pro)actief constateren en analyseren van (lacunes in) het beleid, het volgen van landelijke ontwikkelingen ten aanzien van kwaliteitsbeleid en ontwikkelingen binnen Revalidatie Nederland en het anticiperen daarop met acties voor de organisatie. De afdeling brengt adviezen uit aan de bestuurder/MT ten aanzien van verdere (kwaliteits)ontwikkeling, begeleidt medewerkers, neemt deel aan werkgroepen en commissies, stelt (beleids)stukken op, is verantwoordelijk voor een goed functioneren van het documentbeheersysteem en medeverantwoordelijk voor het functioneren van het intranet. De afdeling valt rechtstreeks onder en is verantwoording verschuldigd aan de bestuurder. Er zijn twee vaste stafmedewerkers aan de afdeling verbonden: Harriet van Ettekoven en Mariëlle Zwaga. Taken afdeling kwaliteit De stafafdeling wil • het kwaliteitsdenken bij medewerkers stimuleren en tot een vast onderdeel van het dagelijkse werk maken en wil medewerkers ondersteunen bij hun werkzaamheden ten aanzien van kwaliteitsontwikkelingen. Kwaliteit wordt daarbij expliciet gezien als verantwoordelijkheid van alle medewerkers, • kwaliteit meetbaar maken via de kwaliteitsmonitor in de kwartaalrapportages, • kwaliteit zichtbaar maken via behoud van HKZ certificering en voldoen aan de eisen van de branchevereniging Revalidatie Nederland (RN) zoals de prestatie-Indicatoren (PI). Ontwikkelingen afdeling kwaliteit Voor 2014-2016 ziet de afdeling kwaliteit een aantal ontwikkelingen die aandacht vragen: De belangrijkste zijn: • Verantwoording: - landelijke doorontwikkeling van de externe indicatoren (prestatie-indicatoren Zichtbare Zorg) - aanleveren van benchmark gegevens (indicatoren, decubitusmeting, CQ-index, resultaatmetingen als PEDI en USER) - aanleveren gegevens ‘Ervaringsindicatoren’via visitaties (VRA, opleiding) en HKZ • Invoering Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en andere digitalisering van de organisatie • Patiëntenparticipatie - Kwalitatieve meting van patiënttevredenheid: spiegelgesprekken - Vergroten van de eigen regie van revalidant (shared decision making) • Wet- en regelgeving: invoering Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ), NEN-ISO 7510 (combinatie FB en Kwaliteit) • E-health Deze ontwikkelingen komen grotendeels terug in dit beleidsplan en zullen tevens terug te vinden zijn in de beleidsplannen van andere afdelingen. Doelstellingen afdeling kwaliteit Wat Toetsingen HKZ

Visitatie opleiding (Isala en Vogellanden)

Interne audits

Doel

Huidige situatie

Norm

Meten

Regie

Planning

Behoud certificaat: zichtbaar maken van kwaliteit Behoud opleidingserkennin g

Certifica at

Jaarlijkse verlenging

Kwaliteit

Jaar 14 15

16

Erkennin g

5-jaarlijkse verlenging

Behoud HKZcertificaat Erkenningsbrief

14

15

16

Processen verbeteren met input van

16x p.j.

16 x p.j.

Rapportage

14

15

16

Opleiding s commissi e Kwaliteit


16

Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI)

VRA kwaliteitsvisitatie

medewerkers Processen verbeteren met input van medewerkers Herregistratie artsen

0x p.j.

2 x p.j.

Rapportage

Kwaliteit

14

15

16

Erkennin g

5-jaarlijkse verlenging

Positief visitatierapp ort Rapportage SMR

Medische Staf

14

15

16

Kwaliteit

14

15

16

Rapportage

Kwaliteit

Jaar 14 15

16

Kwartaalrap portage klachtenfun ctionaris

Bestuurder

14

15

16

14

15

16

Systematische Inzicht in 1x p.j. 1x p.j. Management Review werkzaamheid (SMR) kwaliteitssysteem Patiëntentevredenheid: Inzicht in tevredenheid van onze revalidanten Spiegelgesprekken Kwalitatief 0 x p.j. 2 x p.j. onderzoek revalidantwaarderi ng Klachten Inzicht in aantal en Jaarversl Kwartaalsoort klachten ag verslag

Tevredenheidsenquetes:

RVE-managers beschikken over uitkomsten tevredenheidsmeti ngen: (Enquete kliniek)

Jaarversl ag

Jaarverslag

Verslag kliniek

Kwaliteit

14

15

16

(Thema-enquête)

Jaarversl ag

Jaarverslag

Kwaliteit

14

15

16

(CQI-verslag)

Verslag 1x per drie jaar Geen

Eens in drie jaar

Verslag themaenquêtes CQ-index

Kwaliteit

14

15

16

Ervaringsin dicatoren

Kwaliteit

14

15

16

•

Tevredenheidsenq uetes: kliniek

•

Tevredenheidsenq uetes: Themaenquetes CQI

Ervaringsindicatore n (onderdeel prestatieindicatoren)

(Rapportage RN)

• •

•

•

Kw.rapport age RVE-V Jaarrappor tage RVEK

Interne-monitor Kwaliteitsmonitor

Twee weken na afronding kwartaal kwaliteitsmonitor aanleveren aan betrokkenen Documentbeheer/gebruik

Geen

100% binnen twee weken na afronding kwartaal

Aangelever de kwaliteitsmo nitor

Kwaliteit

14

15

16

Inrichting i-document

Nu DKS

≤ 30 sec zoektijd per document (u.spec limit)

Stopwatcht est bij 30 metingen

Kwaliteit

14

15

16

Medewerkers kunnen documenten die zij nodig hebben voor hun werk binnen 30 sec. terugvinden in i-doc


17

Overige Eigen regie van revalidant en

Shared decission making agenderen op strategisch overleg

Ontwikkeli ng Vogelland en Academy E-health

Vogellandenexpe rtise is toegankelijk voor externen

EPD

Discussie gestart over e-health Ontwikkelen en invoeren EPD

Deels vormgegeven via behandelovereenko mst, maar het wordt nog onvoldoende ervaren Geen

Besluit over shared decision making

Notulen

Bestuurd er

14

15

16

Projectplan is uitgevoerd en geïmplemente erd

Scholingsaan bod op de website

PIPmanager

14

15

16

Geen

Projectplan is ontwikkeld Projectplan is ontwikkeld

projectplan

Bestuurd er PIPmanager

201 4 201 4

201 5 201 5

201 6 201 6

Geen

projectplan


18

2.4 Communicatie & PR De afdeling communicatie & PR ondersteunt de organisatie bij de interne en externe patiëntencommunicatie. Communicatie is van groot belang voor de manier waarop de organisatie bekendheid verwerft en moet vanzelfsprekend naadloos aansluiten bij de missie, visie en kern- en klantwaarden van de organisatie en de ontwikkelen van de organisatie. In de komende twee jaar is het vergroten van de zichtbaarheid van de organisatie een belangrijk aandachtspunt. Het regelmatig publiceren in lokale media en het verder ontwikkelen van communicatiemiddelen zoals social media zijn daar onderdeel van tegenwoordig is de social media niet meer weg te denken en neemt met betrekking tot de communicatie en verbinding een zeer prominente plek in. Dit is de reden waarom wij ervoor kiezen onze huisstijl te updaten en een nieuwe website te laten ontwikkelen die aansluit bij de eigentijdse behoeften van onze medewerkers en klanten. We willen niet alleen de ontwikkelingen van De Vogellanden meer onder de aandacht brengen van het publiek en specifieke stakeholders, maar we willen ook meer directe interactie met onze medewerkers, klanten en samenwerkingspartners mogelijk maken. Huisstijl In het derde kwartaal van 2013 is de opdracht voor een nieuwe huisstijl gegeven aan vormgever Jet Westbroek. Naar verwachting wordt medio 2014 een nieuw logo gepresenteerd. De huisstijl wordt daarna doorgevoerd in alle communicatiemiddelen van De Vogellanden. Communicatiemiddelen Website De website is het centrale communicatiemiddel van De Vogellanden. In samenwerking met de ICTmanager en een derde partij wordt een strategie ontwikkeld om de website eigentijdser en interactiever te maken. De nieuwe missie, visie en kernwaarden zijn centrale uitgangspunten voor de uitstraling van de site. Ook wordt gekeken hoe we vanuit de website specifieke doelgroepen zoals verwijzers beter kunnen voorzien van informatie, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven. Social Media De Vogellanden zet Facebook en Twitter in als communicatiemiddel naar externe doelgroepen. Deze middelen kunnen sterker worden ingezet. Ze zijn bij uitstek geschikt om naast de professionaliteit ook de mensgerichte kant van de organisatie te laten zien. De PR&Communicatiefunctionaris plaatst berichten op het twitteraccount en de facebookbedrijfspagina van De Vogellanden. Daarnaast zullen steeds meer medewerkers via hun eigen account in contact treden met de klanten. Dit juichen we van harte toe. De communicatiefunctionaris begeleidt waar nodig medewerkers om social media in te zetten als ambassadeur van De Vogellanden. Daarnaast monitort de PR&Communicatiefunctionaris social media. We zullen een paar spelregels opstellen die ons helpen bij het juist hanteren van de social media. Films We zullen in de komende jaren veel meer gebruik gaan maken van beeld in plaats van tekst. Beeld spreekt voor zich. In korte films van de verschillende RVE’s krijgen geïnteresseerden binnen enkele minuten een duidelijk beeld van wat De Vogellanden kan betekenen voor (potentiële) revalidanten en patiënten. Evenementen De PR&Communicatiefunctionaris ondersteunt organisatoren van evenementen op het gebied van communicatie. In 2014 zijn dat in ieder geval: • Opening nieuwe Centrum Bijzondere Tandheelkunde in De Vogellanden • VrijUitActief • BIDD • Dag van de mantelzorg • Symposium Daarnaast organiseert de PR&Communicatiefunctionaris de Open Dag van Zorg en Welzijn in maart 2014.


19 Bijzondere PR en pers momenten - Vanaf 1 januari 2014 is Centrum Bijzondere Tandheelkunde onderdeel van De Vogellanden en medio 2014 verhuist het centrum naar de Hyacinthstraat 66a - Alle evenementen - Bijzondere giften van externe partijen - Samenwerking met het Sint Jansdal te Harderwijk - Innovaties Interne communicatie De communicatiefunctionaris is (mede-)verantwoordelijk voor het intranet en het personeelsblad. Het personeelsblad verschijnt vier keer per jaar onder eindredactie van de communicatiefunctionaris.


20

2.5 Research & Development Research Naast de primaire zorg is opleiding, onderzoek en innovatie binnen de gehele organisatie van groot belang. De staffunctie research richt zich op ondersteuning bij, coördinatie van en verspreiding van kennis over wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijke publicaties die binnen De Vogellanden worden uitgevoerd resp. zijn geproduceerd. Deze functie wordt in deeltijd dienstverband (0.2 fte) uitgevoerd door de researchcoördinator, die functioneel wordt aangestuurd door de researchcommissie en hiërarchisch door de bestuurder. Wij verzorgen de volledige aio’s opleiding revalidatiegeneeskunde samen met de Isala Klinieken en ook stages voor diverse andere paramedische opleidingen. Opleiding vereist onderzoek en daarvoor is een researchcoördinator aangesteld die tevens voorzitter is van de research commissie. Daarnaast heeft de Vogellanden een overeenkomst met het academische centrum UMCG in het kader van researchsamenwerking. Onderzoeksprojecten van zowel aio’s als medewerkers worden binnen de RVE uitgevoerd. Development Om al onze zorgprocessen ongewoon goed uit te kunnen voeren is innovatie en ontwikkeling onontbeerlijk. Dit is het onophoudelijk verbeteren van onze zorg, medische en bedrijfsprocessen en werkwijzen. Om dit proces bij alle medewerkers te stimuleren, wordt hier actief op gecoacht door alle leidinggevenden en is er extra ondersteuning van de recent aangestelde Manager Innovatie en Processen. De staffunctie procesinnovatie en projectmanagement richt zich op het innoveren en verbeteren van zorgen bedrijfsprocessen volgens de principes van Lean-management. Dit gebeurt door: • het verspreiden van kennis over Lean(-methoden) binnen de organisatie en het coachen van medewerkers in de Lean-methodiek bij de uitvoering van verbeterprojecten • door het structureren en coördineren van decentrale Lean- en/of innovatieprojecten, dan wel het leiding geven aan grootschaliger, organisatiebrede projecten. • het lean-denken in de hele organisatie onderdeel wordt van de dagelijkse manier van werken en ons helpt ons motto tot uitvoer te brengen: het ongewoon goed doen. • het continu verbeteren van processen door alle verspilling er uit te halen, waardoor alles wat je doet (in)direct van waarde is voor de klant. Het gaat niet om harder werken, maar om het werk slimmer te organiseren en uit te voeren met een constante focus op het klantbelang. De functionaris manager Procesinnovatie en Projecten (1 fte) rapporteert aan de bestuurder. Taken Research & Development • de bestuurder / het MT adviseren mbt (het inspelen op) ontwikkelingen op het gebied van wetenschappelijk onderzoek en procesinnovaties die voor de strategie en het beleid van De Vogellanden van belang kunnen zijn. • het doen van c.q. deelnemen aan wetenschappelijk onderzoek bij medewerkers stimuleren; • het Lean-denken en het continu bezig zijn met verbeteren vanuit dit denken tot een 2e natuur en vast onderdeel van het dagelijkse werk van medewerkers maken; • kennis over toe te passen Lean-methoden verspreiden; • medewerkers ondersteunen bij het verbeteren van hun werkprocessen; • verbetering van procesefficiëntie en projectvoortgang meetbaar maken en monitoren. De belangrijkste projecten zullen worden gemonitord en gerapporteerd in de maandrapportage.

Beleidsdoelen Research De researchcommisie (RC) heeft als doel het stimuleren van, het opzetten en uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek met als streven om zo hoogwaardige wetenschappelijke resultaten te bewerkstelligen vanuit de revalidatiegeneeskunde in de Zwolse regio. De RC brengt advies uit aan de bestuurder over ingediende en lopende wetenschappelijke onderzoeken. Hierbij let de commissie op inhoud (aansluiting bij de onderzoekslijnen die opgesteld zijn binnen De Vogellanden, de organisatie, voortgang en afronding van de projecten. * Onderzoeken focussen op de Centers of Excellence * Subsidiemogelijkheden benutten * Eén promotie in 2014 en 4 publicaties in internationaal tijdschrift * Stimuleren en faciliteren van onderzoek bij alle vakgroepen * Optimale deelname aan de resaerchbijeenkomsten


21 * Bekendheid verwerven met onze onderzoeksresultaten Beleidsdoelen staffunctie procesinnovatie en projectmanagement • Kennis van en kunnen werken conform de Leanmethode is aanwezig bij alle leidinggevenden • Denken in termen van continu verbeteren is gemeengoed binnen De Vogellanden • Alle primaire en bedrijfsprocessen verlopen lean • Er wordt gewerkt met een elektronisch patiëntendossier • Alle patiëntdossiers zijn digitaal • Projectmanagement verloopt volgens een vaste structuur • Twee Lean Six Sigma Black Belts opgeleid en gecertificeerd • Lean-theorie bij alle leidinggevenden geïntroduceerd • Maandrapportage voortgang projecten ingevoerd • Softwarepakket Minitab is aangeschaft Leanprojecten worden conform planning gemonitord en uitgevoerd Mogelijke leanprojecten: • Continu verbeteren m.b.v. dagborden binnen kliniek geïmplementeerd • Proces van aanmelding tot opname kliniek verloopt Lean • Wachtijdvariatie bij poli orthopedie is binnen gestelde norm gebracht • Proces van aanmelding tot in behandeling polikliniek SV verloopt Lean • Planning RVE Kinder revalidatie verbeterd • Planning RVE Volwassen Revalidatie verbeterd • Proces van aanmelding tot in behandeling polikliniek SK verloopt Lean • Efficiënter dicteren en uitwerken van gedicteerde brieven en verslagen binnen de kinderrevalidatie • Invoer werkdag / -tijdverdeling medewerkers (Beaufort, Square, Ecaris, eigen overzichten) efficiënter maken • Proces verbeteren van vacaturestelling > werving > aanname > inwerken > evaluatie • Leansessie om oplossingen te bedenken voor in behandeling hebben van groeiende populatie NMA-patiënten • Electronisch patiëntendossier ingevoerd e • 2 medewerkerstevredenheidmeting is uitgevoerd (september 2014) Interne RAP-trainers zijn opgeleid en hebben elk team basistraining gegeven


22

3 Facilitair bedrijf Het Facilitair Bedrijf is ondersteunend aan het primaire proces. Zij leveren producten en diensten op gebied van huisvesting, services en middelen. Hierbij stellen zij de medewerkers, revalidanten en bezoekers centraal. Wij zijn klantgericht, hebben korte lijnen en onze systemen zijn ondersteunend aan de processen en de werkzaamheden. Wij werken continu aan verbetering van onze processen, en houden hierbij rekening met doelmatigheid en duurzaamheid. Dit doen wij met gemotiveerde en vriendelijke medewerkers.

3.1 Organisatie facilitair bedrijf Het Facilitair Bedrijf bestaat uit verschillende afdelingen die zich bezig houden met een breed scala aan aandachtsgebieden zoals huisvesting, services, middelen en technische ondersteuning. Het Facilitair Bedrijf bestaat uit 35 medewerkers met een totaal van 21,17 FTE. organogram van het Facilitair Bedrijf. De Manager Facilitair Bedrijf ontvangt direct leiding van de bestuurder. Organogram

Facilitair Bedrijfsbureau Bij het Facilitair Bedrijfsbureau kunt u terecht met alle vragen en meldingen terecht op facilitair gebied (ICT, inkoop, huisvesting, services en middelen) De medewerkers van het Facilitair Bedrijfsbureau zorgen ervoor dat uw vraag of melding op de juiste manier wordt afgehandeld. Technische Dienst De Technische Dienst zorgt ervoor dat installaties en gebouwen op de juiste manier worden onderhouden. Het te verrichten onderhoud wordt door de Technische dienst samen met diverse onderhoudspartners volgens een meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Daarnaast verhelpt de technische dienst alle storingen en meldingen op technisch gebied. Keuken en restaurant De medewerkers van de keuken en het restaurant verzorgen op een prettige manier de lunch, de vergaderservice en diverse cateringvoorzieningen.


23

Schoonmaak De gebouwen van De Vogellanden worden door de firma Hectas op een vriendelijke en klantgerichte wijze schoongehouden. Receptie De centrale receptie is het gezicht en eerste contactpunt van De Vogellanden. Wij vinden het heel belangrijk dat iedereen zich welkom en gastvrij voelt in onze organisatie. Adaptatie De afdeling Adaptatie zorgt ervoor dat hulpmiddelen zoals rolstoelen, loopmiddelen en algemeen dagelijkse leven (ADL) hulpmiddelen worden verstrekt aan revalidanten. Zij zorgen ervoor dat deze hulpmiddelen in goede conditie zijn en blijven. Tevens verstrekt de afdeling informatie over hulpmiddelen aan revalidanten en medewerkers. Logistiek De afdeling Logistiek is verantwoordelijk voor alle interne en externe logistiek van De Vogellanden. Zij zorgen voor de externe logistieke stromen zoals de post, afval, linnen en oud papier. Daarnaast beheren zij het magazijn en verzorgen de goederenontvangst voor de organisatie. Medische Bibliotheek De medische bibliotheek, heeft het beheer over de alle medische boeken en tijdschriften. De Bibliothecaris geeft ook informatie en advies aan artsen en behandelaren. Tevens wordt de database met boeken beheerd.

3.2 Doelstellingen facilitair bedrijf Zorgorganisaties worden gedwongen steeds markt- en klantgerichter te werken binnen een relatief krimpend budget. Als organisatie moeten we over de periode van 2014 – 2016 een rendementsverbetering van 10% realiseren. Het Facilitair Bedrijf zal daarom onophoudelijk de processen moeten blijven verbeteren. Als ondersteunende dienst zal er daardoor steeds gezocht moeten worden naar een balans tussen service, kwaliteit en prijs. Het Facilitair Bedrijf zal zich de komende jaren richten op: • Op Klantgerichte wijze invulling geven aan het gevraagde dienstenniveau • Inkoop voordelen realiseren conform per jaar afgesproken targets • Het minimaliseren van de inzet van medewerkers en diensten die nodig zijn om het primaire proces te ondersteunen • Middels een reorganisatieplan zal de gevraagde dienstverlening opnieuw worden geformuleerd

3.3

Ontwikkelingen facilitair bedrijf

• Begeleiden Nieuwbouw CBT De Vogellanden - In juli 2013 is de bijzondere tandheelkunde overgenomen van de Isala Klinieken. Gevolg hiervan is dat er nieuwbouw plaats gaat vinden aan het hoofdgebouw van De Vogellanden. De nieuwbouw gaat plaatsvinden van november 2013 tot en met juli 2014. Wij willen hierbij rekening houden met de uitgangspunten van het MVO. •

Van een klantbewuste naar een klantgerichte cultuur

• Verbeteren beheersplannen (BHV, Legionella, apparatuur) - Naar aanleiding van de HKZ zijn verschillende beheersplannen en procedures geactualiseerd naar werkelijkheid. De komende jaren worden deze plannen stelselmatig geactualiseerd • •

Tijdig adviseren over het meerjarenonderhoudsplanningen/Instandhoudingsvoorzieningen Tijdig adviseren over de behoefte Renovatie gebouwen


24 • •

•

Kosten/ baten bewustwording medewerkers Decentralisatie van verantwoordelijkheden ProReva realiseert in 2014 nieuwbouw naast ons kinderrevalidatiegebouw. Er zijn oriënterende gesprekken geweest voor eventuele samenwerking op facilitair gebied

3.4 Actieplan en monitor facilitair bedrijf Actieplan facilitair bedrijf Nr.

Wat

1 Bedrijfsvoering 1.1 Personele kosten

1.2

MVO

1.3

Optimalisatie Facilitair Management Informatie Systeem Materiele kosten

1.4

Doel

Huidige situatie

2013 minus minimaal 20% Processen verbeteren, management informatie genereren, kostenbesparing en klantgerichter werken. Kosten- en milieubewuster denken en handelen

0% voltooid

Norm

Meten

Jaar 14 15

16

14

15

16

14

15

16

10 % lager

14

15

16

Project afgerond

…% besparing op energieko sten

0%

Niet meer registreren dan gevraagd wordt Aanbesteding inkopen

Planning

2 Medewerkers 2.1

FTE’s

21,17

19,05

14

15

16

2.2

Ziekteverzuim

3.2

3.4

14

15

16

2.3

Medewerkerstevredenheid

2.4

Jaargesprekken

Onbekend

90%

14

15

16

% jaargesprekken waarvan verslag aanwezig bij HRM

100%

100%

14

15

16

Tevredenheid over de klantvriendelijkheid van de Facilitaire Dienstverlening Facilitaire processen zijn eenduidig, Meldingen en aanvragen worden behandeld Medewerkers hebben verstand van zaken Meldingen en aanvragen worden binnen twee weken afgehandeld Er is een facilitair aanspreekpunt tijdens kantooruren

Onbekend

90%

KTO

14

15

16

Onbekend

100%

KTO

14

15

16

Onbekend

100%

FACILITOR

14

15

16

Onbekend

100%

KTO

14

15

16

Onbekend

80%

FACILITOR

14

15

16

100%

100%

KTO

14

15

16

3 Kwaliteit van dienstverlening 3.1

Klantvriendelijkheid

3.2

Professionaliteit

3.3

Betrouwbaarheid

3.4

Deskundigheid

3.5

Snelheid

3.6

Bereikbaarheid

4 Klant en markt


25 4.1

nieuwbouw CBT

Operationele RVE CBT De Vogellanden

0% voltooid

100% voltooid per 1 juli

14

15

16

14

15

16

5 (Lean)Projecten 5.1

Maaltijdvoorziening


26

Bijlage 1 organisatiestructuur

De Vogellanden Hoofdstructuur Raad van Toezicht

Bestuurder HRM Stafbestuur F&I Medische staf ICT Procesinnovatie & projecten Cliëntenraad Kwaliteit Marketing & communicatie

Ondernemingsraad

Bedrijfsbureau Facilitair bedrijf

RVE ziekenhuis revalidatie

RVE volwassenen revalidatie

RVE kinderrevalidatie

RVE bijzondere tandheelkunde

hiërarchische relatie adviserende relatie functionele relatie


27

RVE volwassenenrevalidatie Manager bedrijfsv Management assistent

RVE management Medisch manager

Operationeel leidinggevende

Verpleging

Operationeel leidinggevende / Capaciteitmanager

coördinator

Planbureau

(Med.secr) polikliniek

Med.secr kliniek

Aktiviteitentherapie

Psychologie

Maatsch. werk

Arbeidsreïntegratie

Bewegingagogie

Logopedie

Fysiotherapie

Ergotherapie

Revalidatieartsen

coor

coor

coor

coor

Behandelteam CVA RA 1 Behandelteam Dwarslaesie Behandelteam Traumatisch Hersenletsel RA 2 Behandelteam MS en Parkinson RA 3 Behandelteam Cognitieve revalidatie Revalidant RA 4 Behandelteam Chronische pijn RA 4 Behandelteam Orthopedie / Multi-trauma Behandelteam Prothesiologie RA 6 Behandelteam NeuroMusculaire Aandoeningen

coor

coor

coor

coor

coor


28

RVE kinderrevalidatie Manager bedrijfsv Management assistent




Medisch secretariaat / planning Hyacinthstraat

Medisch secretariaat / planning Boterdiep

Medisch secretariaat / planning Hengeveldcollege

Therapeutische groepsleiding

Maatsch. werk

Orthopedagogiek

Bewegingagogie

Logopedie

Fysiotherapie

Ergotherapie

Revalidatieartsen RA 1


Zorgproces polikliniek 0-8 jaar incl. TPG en behandeling AA en eetstoornissen (locatie Hyacinthstraat)

RA 2 RA 3

Zorgproces polikliniek 8-18 jaar incl. gangbeeldanalyse en behandeling pijn, NMA, DCD, CP en handen (locatie Hyacinthstraat)

Revalidant

RA 4 Zorgproces schoolgeïntegreerde revalidatie 4—12 jaar (Twijnlocatie Boterdiep)

RA 5 Zorgproces schoolgeïntegreerde revalidatie 13-20 jaar (Twijnlocatie Hengeveldcollege)

coor

coor

coor

coor

coor

coor


29

RVE ziekenhuisrevalidatie Manager bedrijfsv


Operationeel leidinggevende Medisch secretariaat / planning

Handtherapie

Gipskamer

Medische psychologie

Ergotherapie

Logopedie

Fysiotherapie

Bewegingswetenschapper

Revalidatieartsen

coor

coor

RA 1 Alg. polikliniek, neurochirurgie, amputatie, handrevalidatie, pijnwerkgroep

RA 2 Alg. polikliniek, amputatie, handrevalidatie, diabetische voet

Revalidant

RA 3 Alg. polikliniek, neurorevalidatie, chronische pijn

PA

Alg. polikliniek, neurorevalidatie, spasticiteitsbehandeling

coor

coor

coor

coor


30

RVE bijzondere tandheelkunde Manager bedrijfsv


Operationeel leidinggevende Tandtechnisch laboratorium

Medisch secretariaat / planning

Financiën / ICT

Orthodontie

Psychologie

Fysiotherapie

Preventieassistent Mondzorgkundige Mondhygiënist

Assistenten

Tandartsen Karin

Volwassenen: angst & psychiatrie / verslaafden

opeiding

Kinderen

opeiding

ass. coörd. Bernadette ass. coörd.

Patiënt Hellen Gehandicaptezorg / Geriatrie

opeiding

MFP / Orofaciale pijn / VP

opeiding

ass. coörd.

Paul ass. coörd.

ass. coörd.

Bart

coor


31

Bijlage 2 communicatiestructuur Bestuurder

HRM Stafvoorzitter

F&I

Medische staf

ICT Cliëntenraad

Procesinnovatie & projecten Kwaliteit

Ondernemingsraad

Strategisch overleg

Marketing & communicatie Bedrijfsbureau Facilitair bedrijf

Medisch manager

Medisch manager

Medisch manager





32

Bestuurder

Medische staf

Manager HRM

HRM

Manager F&I

F&I ICT

Cliëntenraad

Manager P&P

Procesinnovatie & projecten Kwaliteit

Ondernemingsraad Marketing & communicatie

MT (bedrijfsvoering)

Bedrijfsbureau

Manager FB

RVE-manager

RVE-manager



Facilitair bedrijf



33

Jaarplan Vogellanden 2014 De Vogellanden, Centrum voor Revalidatie en Bijzondere Tandheelkunde

Je wilt dat je kind gelukkig is

Plezier hebben met elkaar

Zo gewoon als mogelijk, zo bijzonder als nodig

Eruit halen wat erin zit

Het ongewoon goed doen


34

1

monitor jaarplan Vogellanden

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4 4.1 4.2 4.3

4.4 5 5.1 5.2 5.3

Omschrijving Bedrijfsvoering (- = positief, + =negatief) Opbrengsten Kosten Personeelskosten Materiaal kosten Doorberekende productie Inkoop voordeel Resultaat Medewerker FTE Ziekteverzuim FJG aantal per jaar en inhoud Persoonlijke ontwikkeling en vakkundigheid Medewerkers tevredenheidonderzoek RI & E Kwaliteit Toegangstijd RN prestatie-indicatoren HKZ certificaat Kwaliteitsregistratie Veiligheid Klachten/Complimenten VIM Klant/ Patiënt PTO Innovaties/ zorgvernieuwing ICT digitaal dossier Naamsbekendheid en toegangkelijkheid Research & Development Ontwikkelen Centers of excellence Promotie/artikelen/publicaties LEAN projecten

Begroot 2013

Begroot 2014

Werkelijk 2014

18.097.800 18.275.300 17.697.800 17.875.300 12.917.500 13.087.000 4.780.300 4.788.300 0 0 0 0 400.000 200.000

205 3,5% 250 ?

203,53 3,5% 300

8

+ + 3* + 100% + 100% +

+ 3,5* + 100% + 100% +

8

≥8

1/2/2/


35

2

Van KPI naar: Doel, actie en resultaat voor 2014

1. Bedrijfsvoering Kritische succesfactor Doel

Acties

Resultaat

Kritische succesfactor Doel Acties

Resultaat Kritische succesfactor Doel

Acties

Resultaat

2. Medewerker Kritische succesfactor Doel Acties

Resultaat Kritische succesfactor Doel Acties

Resultaat

1.1 Opbrengsten a. Productie conform afspraak verzekeraars (te laag betekent onvoldoende inkomsten en te hoog wordt niet vergoed door verzekeraar) b. Extra inkomsten door subsidies binnenhalen c. Extra inkomsten door vermarkten eigen producten a. Monitoren van de productie, per groep en per verzekeraar a. Inzicht in dbc en bijdrage aan productie en kosten a. Goede samenwerkingsafspraken met verwijzers b. Bepaalde subsidies waarbij en inspanningsverplichting en opbrengsten in goede balans zijn, trachten binnen te halen c. Bijvoorbeeld: Opleidingen, trainingen en reintergratie vermarkten a. Productie conform begroot b. Ca. 20.000 euro extra inkomsten door subsidie c. Ca. 20.000 euro extra inkomsten door vermarkten eigen producten 1.2.1 Personeelskosten Personeelskosten minimaliseren - De vakgroepen minimaliseren de voorwaardescheppende tijd (12%) - De overhead (secretariaten) minimaliseren door invoeren EPD - Facilitair Bedrijf minimaliseren personeelskosten (reorganisatie) - Verpleegafdelingen functiedifferentiatie, minimaliseren inzet diensten - Optimaliseren werkwijze en werkprocessen In verhouding 3% minder personeelskosten tov de productie 1.2.2 Materiële kosten a. Inkoopvoordelen: aanbestedingen door facilitair bedrijf b. Inkoopvoordelen medicatie verpleegafdeling c. Minder energieverbruik a. aanbesteding leveranciers door facilitair bedrijf b. aanbesteding medicatie door verpleegafdeling c. Instaleren zonnepanelen voor verwarming zwembad c. Bewust omgaan met energie door iedereen a. Inkoopvoordeel van 60.000 euro tov 2013

2.1 Het aantal netto FTE’s conform begroot en productie a. De begrote fte's zijn afgestemd op de begroting en de productie b. Flexibiliseren personeelsbestand a. Niet meer FTE's inzetten dan begroot of in balans met de productie a. Geen tijd voor tijd uren schrijven a. Tijdig opnemen vakantie uren b. H&R stelt flexibele arbeidscontracten beschikbaar b. Goede verhouding vaste en flexibele arbeidscontracten a. FTE inzet conform begroting en in relatie tot de productie b. Flexibele inzetbaarheid van 15% 2.2 Ziekteverzuim De medewerkers zijn gezond en vitaal - We zijn betrokken en gaan zorgvuldig en stimulerend met elkaar om - Uitvoering geven aan het preventief ziekteverzuim beleid - Zorgdragen voor een goed RI&E beleid - Persoonlijke ontwikkeling en samenwerken coachen - Juiste mens op de juiste plek Het verzuim is maximaal 3,4%


36 Kritische succesfactor Doel

Acties



Resultaat Kritische succesfactor Doel Acties Resultaat 3. Kwaliteit en Veiligheid Kritische succesfactor Doel Acties




2.3 Functionerings / jaargesprekken: aantal per jaar en inhoud We organiseren functionerings/ jaargesprekken op zodanige wijze, dat ze als toegevoegde waarde worden ervaren en de (persoonlijke) ontwikkeling wordt gestimuleerd. - Vaststellen hoe we gesprekken gaan voeren en met wie - Uitvoeren van functionerings/ jaar gesprekken op zodanige wijze, dat ze als toegevoegde waarde worden ervaren en de (persoonlijke) ontwikkeling wordt gestimuleerd. - In de gesprekken komen zowel de inhoudelijke kennis en vaardigheid, als houding en gedrag aan bod - Vaststellen wat de beste frequentie is voor FJG gesprekken Medewerkers ervaren FJG gesprekken als frequent genoeg en waardevol en dragen bij aan hun persoonlijke ontwikkeling en presteren. 2.4 Persoonlijke ontwikkeling en vakkundigheid Maximaal budget beschikbaar voor opleiding - Lagere personeelskosten dan begroot mogen besteedt worden aan opleidingen - Waar mogelijk in goed overleg, opleiding in eigen tijd - Verplichte opleidingen moeten worden gedaan en betaald Goed opgeleide, vakkundige en professionele medewerkers 2.5 Medewerkerstevredenheidsonderzoek Zeer tevreden medewerkers - Zorgdragen voor een prettige samenwerkingscultuur - Leiderschap en coaching inzetten - Juiste mens op de juiste plek Medewerker tevredenheid van 7,6 naar 8 2.6 Risico inventarisatie en evaluatie Inschatten risico's op de werkvloer en voorkomen incidenten Uitvoeren RI&E en uitvoeren acties die hieruit voortvloeien Tijdig uitgevoerde RI&E en acties die hieruit voortvloeien

3.1 toegangstijden De toegangstijden zijn acceptabel en volgens onze norm - Vaststellen wachttijden Q2 - Monitoren wachtijden vanaf Q3 - Goede afspraken en samenwerking met de verwijzers - Optimaliseren aannamebeleid en werkwijze opnamecommissie - Werken met groepen, zodat beter geanticipeerd kan worden op drukke momenten Toegangstijden conform onze norm 3.2 RN Prestatie Indicatoren (PI’s) Gelijk of hoger scoren dan landelijk gemiddelde op de wettelijke en vastgestelde PI's (RN) - Indicatoren doornemen in het MT - Afspreken wie verantwoordelijk is voor het voldoen aan de PI’s - Monitoren of er aan voldaan wordt - Actie indien nodig Voldoen aan de wettelijke en door ons vastgestelde PI's 3.3 HKZ certificaat Voldoen aan HKZ normen, maar geen bureaucratie - Voldoen aan de eisen van de HKZ - Vaststellen waar het niet effectief werkt, maar bureaucratisch - Monitoring en audits ter controle uitvoeren - Aanpassen registratie en werkwijze indien nodig Verlengen HKZ certificaat en aantoonbare kwaliteit 3.4 Kwaliteitsregistraties Aantoonbare kwaliteit medisch handelen - Vaststellen welke kwaliteitsregistraties Q1 a.d.h.v. document


37

Resultaat Kritische succesfactor Doel Acties Resultaat Kritische succesfactor Doel Acties


Resultaat

kwaliteitsregistraties - Doorontwikkelen kwaliteitsregistraties Q2 en Q3 - Monitoren kwaliteitsregistraties Q4 - Normen stellen en publicaties 2015 Voldoen aan de kwaliteitsnormen die we stellen 3.5 Veiligheid De zorg voor onze revalidanten is veilig. - Vaststellen wat resultaten zijn van een goed VMS-systeem Voldoen aan de kwaliteitsnormen die we stellen / NTA 8009-2011 3.6 Klachten/complimenten Alle klachten worden goed afgehandeld en we leren ervan - Alle klachten en complimenten zijn bekend en worden geregistreerd - Alle klachten zijn bekend bij het management - Alle klachten worden met de betrokkenen besproken en er wordt van geleerd - Er wordt verslag gemaakt van de verbeteracties en gemonitord Tevreden klanten en we leren van onze fouten 3.7 VIM Voorkomen van fouten - Van alle incidenten een VIM melding maken - Per Q een rapportage en vaststellen verbeterpunten - Verbeterpunten implementeren en monitoren Voorkomen incidenten door inzicht in en verkleinen risico's

4. Revalidant / Markt Kritische succesfactor Doel Acties



Resultaat

Kritische succesfactor Doel Acties

Resultaat

4.1 Patiënt tevredenheids Onderzoek Meten patienttevredenheid - Constante meting eigen PTO - Kwartaalrapportages ervaringsindicatoren RVE-V / jaarrapportage RVE-K - Driejaarlijks de CQI Revalidatie Nederland voor de benchmark - Voldoen aan missie en visie en kernwaarden en verwachting klant Patient Tevredenheid van gemiddeld = of > 8 4.2 Innovatie / zorgvernieuwing Onophoudelijk verbeteren van onze werkprocessen en therapheutischeen medische begeleiding - Medewerkers voorzien van de juiste informatie en waar nodig ondersteuning bieden en stimuleren tot het onophoudelijk verbeteren van hun eigen werkprocessen Betere kwaliteit van zorg en doelmatigheid 4.3 ICT Digitaal Patiënten Dossier Betere beschikbaarheid en kwaliteit van informatie en standaardiseren en verbeteren werkwijze en formulieren. - Alle patienten dossier worden gedigitaliseerd Q3, Q4 - Alle werkwijzen beter en slimmer georganiseerd Q1, Q2 - Kwaliteitsverbetering, door minder kans op fouten - Doelmatigheidsverbetering leidt tot minder inzet medewerkers in 2015 4.4 Naamsbekendheid en toegankelijkheid Meer naamsbekendheid en goede toegangkelijkheid - Regelmatig persberichten - Meer gebruik maken van social media (twitter, facebook) - Nieuwe website bouwen die voldoet aan de eisen van deze tijd - Nieuwe Huisstijl en logo - 5 persberichten - Eigentijdse en toegangkelijke website


38 5. Opleiding, ontwikkeling, onderzoek Kritische succesfactor 5.1 Ontwikkeling Centers of excellence (COE) Doel Speerpunt ontwikkelen, waarmee wij landelijk aantoonbaar goed zijn en voorop lopen. Acties - Vaststellen Center of Excellence Q1 - Vaststellen aan welke eisen de COE moet voldoen en tijdslijn Q1 en Q2 - Vaststellen kennisteam, deelnemers en doelen Q2 - Monitoren doelstellingen Resultaat COE conform norm en meer verwijzingen bovenregionaal Kritische succesfactor 5.2 Promotie, artikelen en publicaties Doel Opleiding en wetenschappelijk onderzoek op hoog niveau en aantoonbare verbeteringen op medisch gebied Acties Resultaat - 1 promotie, 2 publicaties, 5 artikelen Kritische succesfactor 5.3 Leanprojecten Doel Onophoudelijk verbeteren van onze werkprocessen en innovatie Acties - Vaststellen leanprojecten en resultaten 2014 Q1 - Implementeren, Monitoren en rapporteren leanprojecten Resultaat - Kwaliteitsverbetering en doelmatigheid conform vastgesteld


Strategisch beleidsplan De Vogellanden, Centrum voor Revalidatie en Bijzondere Tandheelkunde

Recommend Documents