STRATEGI PUBLIC RELATIONS HOTEL SHANGRI-LA DALAM MENGKOMUNIKASIKAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN TERHADAP KARYAWAN
DISUSUN SEBAGAI PERSYARATAN UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA STARA I (S1) FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
DISUSUN OLEH NIM
: ABDUR RAHMAN : 4420412-055
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA TAHUN 2009
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA
ABSTRAKSI Abdur Rahman ( 4420412-055) Strategi Public Relations Hotel Shangri-La dalam Mengkomunikasikan Kebijakan Perusahaan Terhadap Karyawan IX + 110 Halaman. 4 Lampiran. Bibliografi : 21 buku (1980-2008). Strategi Public Relations adalah merupakan suatu perencanaan manajemen dari PR untuk mencapai tujuan perusahaan. Antara lain untuk merubah perilaku para karyawan dalam jumlah keseluruhan melalui penyampaian ide, informasi dan kebijakan. Untuk itu PR dan manajemen harus mampu memilih langkah-langkah dan strategi yang tepat agar kebijakan-kebijakan yang dikomunikasikan dapat diterima dan berjalan baik. Dengan demikian, tujuan penelitian ini untuk mengetahui strategi PR Hotel Shangri-La dalam mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan. Adapun kerangka konsep (pemikiran) yang digunakan terdiri dari konsep komunikasi dalam organisasi, komunikasi internal (employee relations), strategi komunikasi, Public Relations, kebijakan, perusahaan dan karyawan. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah dengan pendekatan deskriptif kualitatif melalui study kasus. Mencari data dan fakta dengan melakukan wawancara mendalam terhadap beberapa nara sumber (key informan) obyek penelitian. Sehingga dapat dilihat berhasil atau tidak kebijakan yang disampaikan terhadap karyawan. Fokus penelitian yang digunakan mengacu pada konsep manajemen PR oleh Cutlip& Center antara lain pengumpulan data (fact finding), perencanaan ( planning), komunikasi (communication) dan evaluasi (evaluation). Hasil penelitian menunjukkan beberapa prinsip dan strategi komunikasi internal perusahaan dan hubungan baik dengan karyawan. Strategi komunikasi internal melalui komunikasi lisan dan tulisan, diantaranya bertemu langsung dengan para karyawan (dialogue session), atau staff meeting. Adapun secara tulisan antara lain melalui memorandum, surat, email dan sebagainya. Selain itu untuk mendukung kebijakan tersebut dilakukanlah hubungan baik (employee relations) diantaranya memberikan fasilitas pendukung kerja, event-event karyawan dan keluarga karyawan, dan pemberian hadiah untuk anak karyawan yang berprestasi.
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim. Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas segala karunianya sehingga pada ahirnya penulis dapat merampungkan skripsi ini guna memenuhi salah satu syarat mutlak keserjanaan pada Universitas Mercu Buanan SI fakultas ilmu komunikasi jurusan Public Relations. Dimana setiap mahasiswa diwajibkan untuk membuat skripsi. Dalam rangka penulisan skripsi ini penulis memberi judul “ Strategi Public Relations Hotel Shangri-La dalam Mengkomunikasikan Kebijakan Perusahaan Terhadap Karyawan “ dimana bermaksud memberi gambaran strategi komunikasi internal dan hubungan terhadap karyawan. Menyusun skripsi ini bukanlah hal yang dianggap sepele, penulis menyadari sepenuhnya akan banyak kekurangan dan kesalahan ada pada diri penulis dan jauh dari kesempurnaan, meskipun para penulis terdahulu merasa mudah dan di anggap sebagai pelengkap. Dengan demikian dengan tangan terbuka penulis menerima kritikan dan saran untuk memperoleh kesempurnaan bertujuan untuk memperbaiki skripsi ini sekaligus merupakan reprensi untuk kedepannya. Tidak dapat dipungkiri penulisan skripsi tidak terlepas perhatian, petunjuk, tenaga, pikiran, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak untuk kepentingan kelancaran penulis. Maka kesempatan ini penulis akan menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah memberi bantuan baik selama perkuliahan dan proses penyelesaian skripsi.
Dengan secara khusus penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak di bawah ini : 1. Ibu Irmulan Sati selaku dosen pembimbing penulisan materi ini. Terima kasih banyak dapat memberikan pengarahan, waktu dan bimbingan sehingga terselesaikan skripsi ini. 2. Dra. Diah Wardani M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana. 3. Ibu Marhaeni Fajar Kurniawati sebagai Ketua Jurusan Bidang studi Public Relations. 4. Isdawati/Istri, Mahdaniah Rahman dan Ardelia/anak yang tercinta yang selama ini memberi support dan pengertian dalam segala hal untuk tercapainya studi dan skripsi penulis. 5. Ibunda Juraidah tanjung yang tercinta kendatipun berjauhan tetapi doamu tetap menyertaiku setiap saat. 6. Seluruh Dosen dan para manajemen Universitas Mercu Buana. 7. Ibu Fatia Puspitasari manajer Hotel Shangri-La Jakarta dan segenap crewnya. 8. Ibu Ratna Syamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La dan segenap bawahannya yang berkenan memberikan waktu dan kesempatan untuk magang, penelitian untuk keperluan skripsi penulis. 9. Pimpinan penulis dan teman-teman sekantor baik di airport antara lain Tomy, Yadi, Hendra, Iman, Ben, PR Hotel Shangri-La maupun teman-teman selain dari hotel Shangri-La yang berada di airport, dan teman sekampus khususnya afnan my the best frend sebagai pendorong terselesainya skripsi ini.
10. Keluarga yang tercinta dan teman-teman sejawat yang tidak dapat penulis tulis dan ucapkan satu-persatu. Semoga Tuhan yang Maha Esa memberikan rahmat hidayahnya dan balasan yang setimpal. Ahir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat menjadi pengalaman dan pengetahuan yang bermakna dan dapat di inflementasikan dalam kehidupan yang akan datang.
Jakarta, 04 Juni 2009
( Abdur Rahman )
DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan sidang Skripsi ……………………………………………… I Lembar Tanda Lulus Sidang Skripsi ……………………………………………. II Lembar Perbaikan … ………………………………………………………..…. III Lembar Pengesahan ………...………………………………………………….. IV Abstraksi …...…………………………………………………………………… V Kata Pengantar ......................................................................................................VI Daftar Isi ............................................................................................................. VII
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2
Rumusan Permasalahan ............................................................................. 9
1.3
Tujuan Penelitian ....................................................................................... 9
1.4
Signifikansi Penelitian 1.4.1
Signifikansi Akademis ..................................................................10
1.4.2
Signifikansi Praktis .......................................................................10
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1
2.2
Komunikasi Organisasi 2.1.1
Definisi Organisasi.........................................................................12
2.1.2
Definisi Komunikasi Organisasi…………………………………13
2.1.3
Arus Komunikasi dalam Organisasi……………………………..14
2.1.4
Alat Komunikasi…………………………………………………19
Komunikasi Internal…………………………………………………….. 21 2.2.1
2.3
Employee Relations (Public Internal) ………………………………….. 24 2.3.1
2.4
Jenis Komunikasi Internal………………………………………. 22
Kegiatan Employee Relations ………………………………….. 29
Strategi Komunikasi…………………………………………………….. 32
vi
2.4.1
Prinsip-prinsip Strategi Komunikasi ...…………………………. 33
2.4.2
Kolerasi
Antar
Komponen
Komunikasi
dalam
Strategi
Komunikasi……………………………………………………... 34 2.5
2.6
Public Relations (PR) 2.5.1
Pengertian Public Relations ………………………………….… 37
2.5.2
Peran dan Fungsi PR …………………………………………… 39
2.5.3
Kedudukan PR dalam Organisasi ……………………………… 40
2.5.4
Strategi Public Relations (PR)………………………………….. 42
Karyawan ………………………………………………………………. 45 2.6.1
Defisi Kebijakan ………………………………………………. 46
2.6.2
Gambaran Kebijakan …………………………………………... 46
2.6.3
Kebijakan Komunikasi ………………………………………… 47
2.7
Perusahaan ……………………………………………………………... 48
2.8
Karyawan ……. …………………………………………………………50
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Sifat Penelitian ……................................................................................. 52
3.2
Metode Penelitian …................................................................................ 53
3.3
Nara Sumber (Key Informan )................................................................. 53
3.4
Teknik Pengumpulan Data
3.5
3.4.1
Data Primer ............…….............................................................. 56
3.4.2
Data Sekunder ..................... …………………………………… 57
Definisi Konsep 3.5.1
Strategi Komunikasi PR …………………………………………57
3.5.2
Komunikasi Internal ……………………………………………. 58
3.5.3
Kebijakan Internal ………………………………………………58
3.6
Fokus Penelitian …………………………………………………………58
3.7
Tehnik Analisis Data …………………………………………...………..64
vii
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Obyek Penelitian ………………………………………………………...66
4.2
Filosofi Hotel Shangri-La
4.3
4.21
Visi dan Misi Hotel Shangri-La …………………………………68
4.2.2
Misi Hotel Shangri-La …………………………………………. 68
Struktur Organisasi PR Hotel Shangri-La Jakarta ……………………... 69 4.3.1
4.4
Job Describtions PR Hotel Shangri-La Jakarta ………………… 69
Hasil Penelitian 4.4.1
Pengumpulan Data ( fact finding ) ……………………………... 72
4.4.2
Perencanaan (planning) ………………………………………… 77
4.4.3
Komunikasi (communication)………………………………….. 83
4.4.4
Evaluasi (evaluation)…………………………………………… 87
4.5
Analisis Data …………………………………………………………… 96
4.6
Strategi PR dalam Industri Perhotelan ……………………………….. 102
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan …………………………………………………………... 105
5.2
Saran 5.2.1
Praktis ………………………………………………………….107
5.2.2
Akademis ……………………………………………………....110
viii
DAFTAR PUSTAKA & DAFTAR LAMPIRAN
1. Pedoman Wawancara 2. Hasil Wawancara 3. Internal Memorandum 4. Komunikasi Internal ( Web site ) 5. Madding 6. Foto Event Employee Relations 7. Struktur Organisasi Hotel Shangri-La dan PR 8. Biodata Penulis
ix
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pada dasarnya manusia adalah makhluk sosial yang memerlukan orang lain untuk berdampingan, untuk bersosialisasi antara manusia dengan manusia lainnya untuk itu diperlukan suatu kegiatan komunikasi. Komunikasi merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting bagi manusia, karena komunikasi adalah suatu proses untuk dapat memahami dan dipahami oleh orang
lain.
Setiap
makhluk
kesehariannya, namun
hidup
media
memerlukan
yang dipakai
komunikasi
berbeda sesuai
dalam dengan
kebutuhannya masing-masing. Dengan kata lain komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian1. Sejalan
dengan
perkembangan
ilmu
komunikasi
sebagai
ilmu
pengetahuan sosial yang multi disipliner, definisi-definisi yang diberikan para ahli menjadi semakin banyak dan beragam, dari sekian banyak definisi komunikasi tersebut antara lain adalah2 menurut Barelson dan Steiner 1964, “komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar dan angka”. Menurut Gode, 1959, “komunikasi adalah salah satu proses yang
1 2
H. Haffied Cangara. Pengantar Ilmu Komunikasi. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2007, hal 20 Sasa Juarsa. Pengantar Ilmu Komunikasi (Universitas Terbuka), Jakarta,1999, hal 7
1
2 membuat suasana dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki dua orang atau lebih” Dengan demikian yang dimaksud dengan komunikasi adalah “suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua orang atau lebih dengan tujuan tertentu”. Manusia dalam berkomunikasi menggunakan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar, angka dan juga menggunakan akalnya dengan menciptakan bahasa agar dapat berkomunikasi dengan manusia lainnya. Bahasa inilah yang digunakan dalam berkomunikasi dan berhubungan dengan makhluk lainnya sehingga kebutuhannya dapat dipahami oleh pihak lain. Komunikasi bahasa memegang peranan yang sangat penting karena tanpa penguasaan bahasa hasil pemikiran yang bagaimanapun baiknya tidak akan dapat dikomunikasikan kepada orang lain secara tepat, banyak kesalahan informasi dan interpretasi yang disebabkan oleh bahasa itu sendiri. Secara umum ada dua jenis saluran dalam berkomunikasi yaitu saluran berkomunikasi lisan (oral communication) dan saluran komunikasi tertulis (written communication). Keuntungan komunikasi lisan antra lain dapat disampaikan dengan segera, adanya umpan balik dengan segera (instant feedback) dan memberikan kesempatan pada pengirim pesan untuk mengendalikan situasi. Sedangkan komunikasi tertulis keuntungannya adalah bersifat permanen (pesan disampaikan tertulis) dan penyimpangan (distori) dapat dicegah.
3 Menurut
Rolan
Adler
dan
Goerge
Rodman
dalam
bukunya
Understanding Human Communication salah satu fungsi dari arus komunikasi dalam organisasi yaitu Donward Communication dimana berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya3. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah : a. Pemberian (penyampaian) intruksi kerja (job intruction) b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanankan (job discribtion) c. Penyampaian informasi mengenai peraturan atau kebijakan yang berlaku (procedures and practices) Menurut Moekijad, komunikasi memiliki tanggung jawab dan fungsi yang sangat penting dan karena itu komunikasi merupakan bagian struktur organisai yang formal, karena tanpa adanya suatu komunikasi di dalamnya, maka akan terjadi kekacauan dalam organisasi itu sendiri karena apa yang diinginkan suatu individu di dalamnya tidak dapat dimengerti oleh individu lainnya dalam organisasi itu sehingga apa yang diinginkan dan apa yang menjadi tujuan tidak akan dapat tercapai secara maksimal4 Dalam suatu organisasi terdapat sekumpul manusia, dimana di dalamnya terdapat hubungan psikologis, karyawan di dalamnya mempunyai hubungan yang erat karena mereka berintraksi dalam waktu yang sama. Hubungan karyawan itu selain bersifat pribadi juga struktural dan hirarki karena ada pimpinan dan PR yang memimpin. Peraturan serta terdapat pembagian tugas 3
Adler, Roland B&George Roman, Understanding Human Communication, second adition, New York Holt Rinehart & Winston, 1981, hal 19 4 Moekijad, Teori Komunikasi , Mandar Maju, Bandung, 1993, hal 50
4 untuk mencapai tujuan tertentu yang merupakan kepentingan bersama. Oleh karena itu diperlukan kegiatan komunikasi di dalamnya untuk menggerakkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuan kebersamaan. Di dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan seorang PR atau atasan (manajemen) untuk memimpin bawahannya agar dapat menjalankan perusahaan tersebut dan berperan untuk menjaga image dan reputasi perusahaan serta menjaga suasana perusahaan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan artinya dapat mencapai laba. Ketika satu orang yang menduduki suatu jabatan atau disebut sebagai pimpinan atau penyambung lidah organisasi menafsirkan perbuatan. Sehingga komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi dapat dimulai dari sudut yang manapun. Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan. Sistem tersebut banyak menyangkut penafsiran-penafsiran pesan, diantara ratusan bahkan ribuan individu pada saat yang sama yang memiliki jenis hubungan yang berlainan yang dapat menghubungkan pikiran-pikiran. Keputusan dan perilaku yang diatur oleh kebijakan-kebijakan dan aturan-aturan regulasi dan mempunyai gaya yang berlainan dalam berkomunikasi serta mengelola dan memimpin, memotivasi kemungkinan berbeda pula. Berbagai macam jenis yang berbeda-beda mempersepsikan iklim komunikasi. Untuk itu perlu suatu aturan-aturan yang terstruktur dalam organisasi agar pola aturan dapat terlaksana. Seorang PR dan pimpinan dalam organisasi sangat perlu bertanggung jawab atas apa yang diembannya. Karena PR/manajemen mempunyai
5 bawahan-bawahan yang harus bekerja dengan maksimal sehingga organisasi berjalan sesuai dengan visi dan misinya. Adapun kedudukan PR di hotel Shangri-La adalah sebagai pimpinan penting dalam department communication yang dipimpin oleh seorang direktur PR (Director of Public Relations/Communication). Dimana departemen ini PR sangat berperan penting terhadap hotel Sangri-La sehingga PR diberikan kewenangan antara lain, untuk memberikan informasi baik terhadap internal maupun external organisasi berupa kebijakan, nasehat, perosudur, dan program lainya. Selain itu untuk menjaga kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, membina hubungan harmonis terhadap internal dan external organisasi, memberikan ide dan menasehati terhadap pimpinan
organisasi
dalam
kepentingan
bersama serta
menciptakan
komunikasi dua arah untuk memperoleh pengertian dan kerja sama. Untuk itu komunikasi yang diterapkan dalam organisasi harus benarbenar efektif melalui komunikasi internal organisasi, selain itu pula image perusahaan ada dipundak mereka semua, khususnya para manajemen. Dalam suatu organisasi yang terstruktur (formal) departemen-departemen lain sudah dibentuk guna untuk memperkuat hubungan-hubungan, baik itu dalam pelaksanaan maupun dalam perencanaan ke depannya. Tentunya departemen PR (public relations) yang telah ditunjuk oleh perusahaan dapat mengenali kerakteristik komunikasi apa, dan komunikasi bagaimana yang harus diterapkan terhadap karyawannya. Melalui komunikasi internal organisasi tentunya lebih efektif untuk membangkitkan rasa
6 kepedulian dan meningkatkan tanggung jawab penuh terhadap pekerjaan, sehingga mengetahui apa yang diinginkan perusahaan dan karyawan dapat tercapai. Untuk itu PR harus mampu menyusun strategi-strategi. Strategi adalah sebagai penentuan tujuan dan sasaran usaha jangka panjang dan adopsi upaya pelaksanaan dan alokasi sumber daya yang digunakan. Untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui strategi semua harapan dan tujuan organisasi dapat terlaksana, jika didorong dengan komunikasi tentunya dapat memotivasi karyawan. Adapun strategi yang telah dikonsep oleh PR (management) tidak terlepas dorongan (support) yang terus-menerus dilakukan oleh departemen PR itu sendiri. Dalam pelaksanaan strategi komunikasi tentunya tidak terlepas peran seorang PR yang handal di dalam mengimplementasikan tujuan organisasi. Dalam hal ini perusahaan hotel Shangri-La bergerak di bidang jasa dan pelayanan yang beralamat di jalan Jend Sudirman kav 46 kompleks BNI 46 Jakarta pusat. Hotel Shangri-La didirikan pada tahun 1993 dan memiliki 668 kamar siap huni dan 33 lantai, memiliki 3 lantai ruang pertemuan dan 5 Restourant, Bar serta fasilitas lainnya5. Perkembangan hotel ini cukup pesat sesuai dengan perputaran ekonomi saat ini di Indonesia para pelanggan umumnya orang asing khususnya Negara Asean, Australia, Eropa dan Timur Tengah. Setiap minggu 20% hanya penduduk lokal yang berlibur. Hotel Shangri-La dinobatkan sebagai five stars diamond oleh American Akademi Award pada tahun 2001 dan 2003. Hotel Shangri-La ini mempunyai 5
Company Profile Hotel Shangri-La Jakarta, 2008, dan Sertifikat Akademi Award 2001-2003
7 1300 karyawan-karyawati baik kontrak maupun yang sudah permanen. Untuk dapat bertahan dan tetap pilihan utama para karyawan, pelanggan (costumer) dan stakeholder serta hantaman dan gejolak ekonomi domestic maupun international yang tidak stabil. Tuntutan demi tuntutan, pihak manajemen atau perusahaan hotel Shangri-La terus membuat kebijakan-kebijakan
baik
kebijakan pemerintah (DEPNAKER) maupun kebijakan hotel Shangri-La itu sendiri yang disebut kesepakatan kerja bersama ( KKB ). Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan hotel Shangri-La terhadap karyawan tentunya untuk mencapai tujuan kebersamaan. Namun tidak semudah apa yang dibayangkan, pada kenyataannya kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen hotel Shangri-La tepatnya pada awal tahun 2000 menimbulkan kerugian semua pihak. Kebijakankebijakan yang telah dikeluarkan oleh manajemen sering diprotes dan ditolak oleh karyawan, sehingga kebijakan tidak dapat dikomunikasikan secara efektif dan persuasif. Masalahnya, kebijakan yang telah dibuat hanya disampaikan melalui surat yang telah ditempelkan di white board dan dibagikan di departemen masing-masing akan tetapi sebagian besar karyawan kurang antusias karena jam lembur terlalu sering, penambahan jam kerja ( over time ) adalah sebagai bentuk loyalitas sehingga informasi atau pengumuman tidak dapat diterima dengan baik khususnya driver yang
pulang tanpa ada batas waktu yang
menentu hal ini tidak dapat dikatakan komunikasi yang efektif.
8 Beberapa perusahaan perhotelan yang berbintang di Indonesia, pihak PR/HRD (human recources department) terkadang tidak mau menjelaskan dengan kata mufakat kebijakan tersebut hal ini dianggap tidak terlalu penting. Penyampaikan informasi atau berita secara langsung terhadap karyawan sudah dilakukan setiap pertemuan rutin enam bulan sekali dan dianggap sudah cukup akurat. Akan tetapi berbicara atau bertanya di ruangan tersebut karyawan malu dan takut untuk mengutarakan keinginan mereka. Sehingga informasi dan jawaban tidak dapat diterima karyawan secara mufakat. Hal ini berkaitan dengan fungsi informatif dari komunikasi itu sendiri dalam suatu perusahaan, dimana seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi lebih banyak dan tepat. Dengan demikian pesan komunikasi yang dibahas peneliti bukan sekedar pesan biasa tetapi pesan dibuat sehingga menjadi suatu komunikasi yang intraktif antara perusahaan dan karyawan. “Hotel Shangri-La mempunyai departemen PR tersendiri, sehingga PR perlu melakukan strategi untuk menyampaikan pesan baik terhadap internal maupun external organisasi untuk memahami segala kebijakan dan programnya. Dengan memahami kebijakan dapat memperkecil kesalahpahaman dan tidak merugikan atau menguntungkan sebelah pihak saja6”. Adapun beberapa kebijakan yang diterapkan hotel. Shangri-La antara lain 9 jam kerja, service gaji pro-rata, shuttle bus buat karyawati yang pulang jam 22 malam ke atas, pelayanan kesehatan karyawan dan keluarga karyawan dan pembuatan KKB serta kebijakan-kebijakan yang lainnya. Ini adalah sebagian dari berapa kebijakan yang diterapkan pada tahun 2008.
6
Hasil Pemberian Informasi Departemen PR (wawancara), 17 November 2008
9 Oleh karena itu strategi komunikasi sangat penting digunakan suatu perusahaan atau organisasi dalam menyampaikan kebijakan, karena strategi dalam
mengkomunikasikan
kesalahan
penerimaan
dan
kebijakan tidak
diharapkan
mengakibatkan
akan
memperkecil
kemacetan
dalam
pelaksanaan. Akan tetapi pada kenyataan yang terjadi di hotel Shangri-La Jakarta periode November 2007 ketika manajemen perusahaan yang diwakili oleh PR dan HRD sesuai dengan wewenag mereka menyampaikan kebijakan kurang dapat diterima oleh karyawan itu sendiri sehingga menimbulkan protes, dan perbincangan di departemen masing-masing baik itu di kantin karyawan maupun di smoking area.
Hal tersebut tentunya dikhawatirkan oleh
perusahaan dapat menimbulkan loyalitas bekerja karyawan akan menurun dan permasalahan serupa dengan sebelumnya, artinya tahun 2000 karyawan demo hingga hotel tutup sementara. Oleh sebab itu, penulis melihat permasalahan ini sangat penting diteliti, dan merasa tertantang untuk melihat bagaimana strategi komunikasi PR dan manajemen hotel Shangri-La dalam menyampaikan kebijakan terhadap karyawan dan sarana yang digunakan dalam menyampaikan kebijakan sehingga kebijakan yang sampaikan bisa diterima oleh karyawan dan dapat memotivasi kerja dan hubungan yang harmonis (Employee Relations). 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana strategi PR Hotel Shangri-La
10 Jakarta dalam mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan perusahaan terhadap karyawan? 1.3
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui strategi PR Hotel Shangri-La dalam menyampaikan kebijakan-kebijakan perusahaan melalui komunikasi terhadap karyawannya.
1.4
Signifikansi Penelitian
1.4.1
Signifikansi Akademis Penelitian ini di harapkan dapat memberi manfaat bagi pengembangan
ilmu komunikasi khususnya mengenai strategi komunikasi PR dalam hal penyampaian kebijakan perusahaan terhadap karyawan serta meperhatikan faktor-faktor pendukung dan penghambat setiap komponen komunikasi antara lain : 1. Mengenali sasaran komunikasi, yaitu mempelajari siapa-siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi 2. Pemilihan media komunikasi mulai dari yang sederhana hingga yang modern 3. Pengkajian tujuan pesan komunikasi yaitu dengan menentukan teknik apa yang ingin di ambil apakah informasi, persuasi atau intruksi. 4. Peranan komunikator dalam komunikasi yaitu dengan memperhatikan daya tarik sumber dan kredibilitas sumber.
11 1.4.2
Signifikansi Praktis Harapan penulis dapat memberikan masukan positif atau sumbangan
pemikiran terhadap hotel Shangri-La dalam menggunakan strategi komunikasi dalam hal mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan sehingga proses ini dapat berguna bagi organisasi khususnya departemen PR dan manajemen hotel Shangri-La.
12
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1
Komunikasi Organisasi
2.1.1
Definisi Organisasi Menurut Chester Bernard, dalam bukunya The Function of the executive
(1938), mengamati bahwa dalam tinjauan organisasi secara mendalam komunikasi akan menjadi pusat perhatian. Hal ini disebabkan struktur keluasan dan lingkup organisasi hampir seluruhnya ditentukan oleh berbagai teknik, komunikasi organisasi adalah sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu7. Jumlah individu sangat beragam antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang pekerja, dengan kontak yang sangat dekat. Sementara itu ada organisasi yang memiliki ribuan karyawan terbesar diseluruh dunia Tingkat struktur dalam organisasi sangat beragam dari satu organisasi ke organisasi lain, dalam struktur yang sangat ketat, peran dan posisi setiap orang berada dalam hirarki yang didefinisikan dengan jelas di dalam organisasi dengan struktur yang lebih longgar. Peran bisa bergantian dan status hirarki bisa juga kurang jelas relatif kurang penting. Tujuan sebuah organisasi adalah menghasilan pendapatan. Akan tetapi, berbagai tujuan lain yang mendukung harus pula dicapai jika tujuan ahir tersebut ingin dipenuhi. Misalnya agar dapat mendatangkan pendapatan, organisasi 7
Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT.Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2004, hal 52
12
13
mempertahankan nilai kerja yang efektif. Untuk itu, organisasi harus memiliki orang-orang yang bermotivasi dan berdidikasi tinggi.
2.1.2
Definisi Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupu informal dari suatu organisasi bila organisasi semakin besar dan kompleks maka akan mengakibatkan semakin kompleks pula proses komunikasinya8. Komunikasi organisasi di klasifikasikan atas 2 ( dua ) : 1. Komunikasi formal Komunikasi formal yaitu, komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya, memo, kebijakan, peryataan dan surat-surat resmi. 2. Komunikasi informal komunikasi informal, yaitu komunikasi yang disetujui secara sosial, orientasinya bukan pada organisasi tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
8
Ibid, hal 54
14 2.1.3
Arus Komunikasi dalam Organisasi Arah dari arus komunikasi organisasi dapat dibagi atas beberapa bagian,
antara lain : 1. Komunikasi Atas ke Bawah ( downward communication ) Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh pimpinan kepada karyawan adalah komunikasi ke bawah, perintah sering kali merupakan contoh untuk komunikasi ke bawah. Bersama dengan pemberian perintah tersebut biasanya diikuti dengan penjelasan, prosedur, tujuan dan sejenisnya. Komunikasi dari atas ke bawah ini memiliki fungsi, antara lain: a. Pemberian
atau penyampaian instruksi kerja bentuknya perintah,
arahan, penerangan, manual kerja dan uraian tugas. b. Penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan. c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. d. Penyampain informasi mengenai bagaimana penampilan pekerja (bukan hanya dalam arti penampilan fisik) tetapi juga kemampuan menjalankan pekerjaan dan memperlihatkan daya tahan dalam keberhasilan kerja. Dapat pula sebagai pemberian motivasi pada karyawan untuk bekerja lebih baik.
15 e. Pemberian informasi mengenai bagaimana mengembangkan visi dan misi perusahaan. Informasi yang mengalir dari atas ke bawah melalui beberapa metode, yakni : (1). Oral atau lisan (2). Written atau tulisan (3). Pictorial atau skema (4). Kombinasi oral-written-pictorial9 Manajemen dan karyawan seringkali berbicara hal yang berbeda, banyak manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapat dipahami oleh karyawannya. Dari kedua jenis komunikasi ke atas dan ke bawah tersebut, manajemen mengendalikan sistem komunikasinya. Para pemiliki waktu, keahlian dan fasilitas untuk memperbaiki komunikasi yang ada di organisasi. Manajemen memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam membentuk dan mempertahankan sistem komunikasi internal yang efektif dan efisien. 2. Komunikasi dari bawah ke atas (upword communication) Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang tinggi, misalnya dari pelaksana ke manajernya. Jenis komunikasi ini mencakup antara lain : a. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, yang berarti bahwa apa yang sedang terjadi dalam pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan dan masalah lain yang serupa. 9
Soemirat Saleh, Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka, Jakarta, 1999, hal 216-217
16 b. Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab. c. Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan. d. Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainya dan masalah lain yang serupa. Komunikasi ke atas penting untuk mempertahankan pertumbuhan organisasi komunikasi memberikan umpan balik pada manajemen. Umpan balik diperlukan untuk mengetahui semangat kerja para pekerja dan berbagai ketidak puasan yang terjadi. Komunikasi penting untuk membuat bawahan merasa memiliki dan sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pekerjanya. Komunikasi itu juga memiliki beberapa fungsi, yakni : a. Penyampaian informasi mengenai pekerjaan maupun tugas yang sudah dilaksanakan. b. Penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan maupun tugas yang tidak dapat diselesaikan. c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. d. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bagi pemimpin organisasi atau supervisor. Komunikasi ke atas penting bagi organisasi namun sulit untuk dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan yang perlu didengar oleh hirarki yang lebih
17 tinggi. Pesan yang dikirim ke atas terutama menyangkut ketidak puasan para pekerja, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen karena bisa mengganggu produktivitas. Apabila pesan itu diabaikan maka karyawanpun merasa tidak perlu mengirim pesan ke atas. Masalah lain menyangkut komunikasi ke atas adalah manajemen telah menjejali arus pesan ke bawah. Para manajer telah terlalu banyak menjadi sumber pesan mengakibatkan para pekerja menjadi pendengar yang lebih baik. Hambatan lain adalah hambatan fisik. Manajemen biasanya secara fisik terpisah dari pekerjaannya. Dengan demikian situasi menjadi sulit bagi manajemen untuk mengetahui masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang memerlukan perhatian segera. 3. Komunikasi Horizontal. Komunikasi horizontal adalah pesan antar sesama, yakni dari manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bergerak di bagian yang sama di dalam organinasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi horizontal ini memperlancar pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hubungan yang baik dan komunikasi yang bermakna di antara para pekerja merupakan sumber utama kepuasan. Komunikasi horizontal dapat membantu mengkordinasikan berbagai kegiatan di dalam organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman serta keahliannya. Salah satu masalah yang ada pada komunikasi horizontal adalah bahasa yang khusus dikembangkan oleh suatu divisi tertentu dalam organisasi. hambatan lain adalah kecenderungan para pekerja dalam organisasi yang
18 terspesialisasi. Seringkali mereka melihat bahwa bidang mereka merupakan satu-satunya yang paling penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Tujuan dari arah arus informasi ini antara lain : a. Mengkoordinasikan pekerjaan tugas b. Bertukar informasi dalam rencana kegiatan. c. Mengatasi masalah d. Mendapatkan pemahaman bersama e. Memusyawarahkan, negosiasi dan menengahi perbedaan f. Membangun dukungan interpersonal Metode yang bisa dilakukan dalam komunikasi ini adalah : (1). Rapat komite (2). Interaksi informasi selama istirahat (3). Percakapan telepon (4). Memo dan catatatan (5). Aktifitas sosial (6). Lingkaran kualitas, yaitu kelompok pekerja yang suka-rela berbagi dalam kelompok tanggung jawab. Komunikasi
horizontal
yang
efektif
sebagai
pertukaran
dalam
mengumpulkan pengalaman dan sumber daya, tempat kita bekerja di organisasi yang kompetitif. Apabila hanya terdapat satu tempat promosi, dan promosi itu berdasarkan pada kualitas pekerjaan yang dicapai maka sulit bagi pekerja berbagi pengalaman satu dengan yang lainnya 4. Komunikasi Diagonal
19 Komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi di antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian. Kebayakan organisasi akan muncul kebutuhan dari para pekerja untuk saling bertukar informasi secara lintas batas dengan pekerja dengan bagian lain. Di antara mereka yang bertukar informasi jelas tidak ada garis kewenangan untuk memerintah atau bertanggung jawab sehingga komunikasi yang berlangsung berdasarkan hanya penyampaian ide atau kemampuan menjual ide10.
2.1.3
Alat komunikasi Ada beberapa cara untuk menggolongkan atau mengklasifikasikan
komunikasi.
Komunikasi
dapat
dilakukan
secara
mengklasifikasikan
komunikasi. Komunikasi secara langsung ( misalnya surat kepada karyawan ) atau secara tidak langsung ( misalnya mempengaruhi pendapat publik yang di harapkan akan dapat mempengaruhi pendapat karyawan ). Komunikasi dapat menuju ke atas, ke bawah atau ke samping. Komunikasi dapat secara lisan atau tertulis dan merupakan dari penggolongan di atas. Jenis-jenis alat komunikasi yang digunakan adalah : 1. Ke bawah tertulis Komunikasi
yang
bawahannya
dapat
dilakukan
dari
atasan
bermacam-macam
(manajemen)
cara,
misalnya
kepada dengan
penyampaian tertulis yang menggunakan majalah organisasi, papan pengumuman, surat dan memo, poster, selebaran, buku pedoman atau buku penuntun dan laporan tahunan. Cara penyampaian tertulis ini lebih 10
Ibid, hal 221
20 efektif digunakan untuk para karyawan yang berpendidikan sehingga pesan kebijakan dapat tersalurkan dengan baik. 2. Ke bawah Lisan Yaitu komunikasi antara atasan dan bawahan yang dilakukan secara lisan. Dengan cara penyampaian ini maka para karyawan yang kurang berpendidikan dapat mengerti secara langsung kebijakan dari perusahaan tanpa harus berpikir sendiri. Contoh alat komunikasi ini adalah perintah dan pembicaraan tatap muka, ceramah, konfrensi dan pertemuan, wawancara dan penyuluhan, telepon dan alat bantu audio visual lainya, bel, terompet, desas-desus, pertemuan sosial. 3. Ke atas tertulis Komunikasi tidak hanya dilakukan oleh atasan ke bawahan, bawahan juga perlu berkomunikasi dengan atasan untuk menyampaikan pesanya. Namun, cara yang dipakai berbeda dengan cara komunikasi antara atasan pada bawahanya. Para karyawan dapat berkomunikasi dengan atasanya secara tertulis, yaitu komunikasi dengan menggunakan surat, memo, laporan dan formulir, keluhan tertulis dan kontak keluhan, sistem saran, daftar pertanyaan sikap formal. 4.Ke atas lisan Komunikasi antara bawahan pada atasan yang dilakukan secara tertulis kurang efektif, karena terkadang beberapa atasan hanya melihat pesan itu secara sepintas tanpa pertimbangan lebih lanjut. Karena itu disarankan pada karyawan dapat menyampaikan pesanya secara lisan.
21 Dengan komunikasi ke atas lisan, maka para atasan dapat lebih mengerti maksud dari pesan itu. Cara komunikasi lisan berupa diskusi tatap muka (dialog season), wawancara, pertemuan dan konfrensi, telepon, desasdesus, pertemuan sosial. 5. Horizontal Selain komunikasi ke atas dan ke bawah ada juga komunikasi yang horizontal, yaitu komunikasi yang terjadi di antara para karyawan. Cara penyampaian yang dilakukan adalah dengan surat dan memo, laporan, desas-desus, pertemuan, wawancara, telepon dan sistem komunikasi antar komunikasi, formulir.11
2.2
Komunikasi Internal Komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan adalah sebagai pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan lainya dalam suatu jawaban atau perusahaan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jabatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)12. Organisasi sebagai sebuah kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklarifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk
11
Moekijat, Op.cit, 100-101 Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, hal 122 12
22 menyelenggarakan dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, manajer atau atministrator mengadakan peraturan sedemikian rupa sehingga ia tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Ia membuat kelompok-kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang penanggung jawab atas kelompoknya. Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan penanggung jawab kelompok dan jumlah kelompok serta besarnya kelompok tergantung pada besar kecilnya organisasi.
2.2.1 Jenis Komunikasi Internal Komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklarifikasikan atas dua bagian, yaitu : A) Komunikasi personal ( personal communication ) yaitu komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan dua cara : 1. Komunikasi tatap muka (face to face) 2. Komunikasi bermedia ( mediated communication ) Komunikasi personal tatap muka berlangsung secara biologis sambil menatap sehingga terjadi kontak pribadi ( personal contact ). Ini disebut komunikasi antar personal ( interpersonal contact ). Sedangkan komunikasi personal bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan alat, seperti telepon atau memorandum. Karena melalui alat maka antara ke dua orang tersebut tidak terdapat kontak pribadi. Efektifnya komunikasi persuasif dalam situasi komunikasi seperti itu adalah karena terjadinya personal contact yang memungkinkan komunikator mengetahui, memahami dan menguasai :
23 a. Frame of reference komunikan selengkapnya. b. Kondisi fisik dan mental komunikan sepenuhnya. c. Suasana lingkungan pada saat terjadinya komunikasi d. Tanggapan komunikan secara langsung Dengan mengetahui, memahami dan menguasai hal-hal tersebut pimpinan organisasi sebagai komunikator dapat melakukan kegiatan sebagai berikut : (1). Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan (2). Mengulangi kata-kata yang penting disertai penjelasan (3). Memantapkan pengucapan dengan bantuan mimik dan gerak tangan (4). Mengatur intonasi sebaik-baiknya (5). Mengatur rasio dan perasaan. B) Komunikasi kelompok ( group communication ). Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Seperti halnya komunikasi antar personal yang maksudnya dengan komunikasi kelompok di sini ialah komunikasi secara tatap muka, seperti yang terjadi dalam rapat, briefing, brain storming dan lain-lain. Komunikasi kelompok dibagi lagi atas dua bagian, yaitu : 1. Komunikasi kelompok kecil ( small group communication ) Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi antara seorang manajer atau atministrator dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk memberi tanggapan
24 secara verbal. Dengan kata lain dalam komunikasi kelompok kecil pemimpin dapat melakukan komunikasi antar personal dengan salah seorang peserta. Dan Robert F. Bales di dalam bukunya, Interaction Process Analysis, mendefinisikan kelompok kecil itu sebagai sejumlah orang yang terlibat dalam intraksi satu sama lain dalam satu pertemuan yang bersifat tatap muka dimana setiap peserta mendapatkan kesan atau penglihatan antara satu sama lainnya yang cukup kentara, sehingga baik pada saat timbulnya pertanyaan maupun sesudahnya dapat memberikan tanggapan kepada masing-masing perseorangan 13. 2. Komunikasi kelompok besar ( large group communication ) Kelompok besar adalah kelompok komunikan yang jumlahnya banyak, dalam suatu situasi komunikan yang hampir tidak terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal. Dengan kata lain perkataan dalam komunikasi kelompok besar, kecil sekali kemungkinan bagi komunikator untuk berdialog dengan komunikan. Dalam komunikasi internal suatu jabatan atau perusahaan jarang sekali terjadi komunikasi kelompok besar.
2.3
Employee Relations ( Public Internal ) Employee relations di dalam suatu perusahaan merupakan aset yang sangat penting. Dalam dunia Public Relations dikenal hubungan terhadap masyarakat internal (employee relations), yaitu publik yang terdiri dari para
13
Ibid, hal 127
25 pekerja (karyawan) adalah menjadi bagian utama dari unit usaha, perusahaan atau instansi itu sendiri. Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations, hubungan publik internal tersebut sama pentingnya dengan hubungan masyarakat eksternal karena kedua bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain14. Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian (employee relations) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit artinya sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur-unsur proses produksi dan upah yang terkait dengan lingkungan kerja. Pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antara karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif. Untuk itu efektivitas hubungan masyarakat internal tersebut memerlukan suatu kombinasi antara : a. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka (open management). b. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dangan para karyawan. c. Kemampuan manajer humas yang memiliki keterampilan manajerial (manajerial skill) serta berpengalaman atau mendapat dukungan
14
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi Konsep dan Aplikasi, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2007, hal 271
26 kualitas pada sumber daya manusia, pengetahuan (knowledge), media dan teknis komunikasinya yang dipergunakan15. Adapun pelaksanaan program employee relations (hubungan masyarakat internal) yang tepat dalam suatu organisasi merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia dan lain sebagainya demi pencapaian tujuan organisasi. Kemudian pada ahirnya hal tersebut bermuara kepada peningkatan produktivitas perusahaan baik dilihat secara kuantitas maupun kualitas, bentuk produk-produk barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya (konsumen dan customer). Pencapaian produktivitas itu bukan hanya merupakan hasil kerja keras dari pihak pekerjanya, tetapi juga berkaitan dengan hasil motivasi dan prestasi para pekerja yang bersedia untuk bekerja dengan penuh semangat, memiliki kebanggaan, berdisiplin tinggi serta mampu mencapai standart kerja yang efisien dan efektif dalam hal pengeluaran tenaga, biaya dan waktu dalam beproduksi. Keberhasilan dalam pelaksanaan program kerja public relations dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik atau dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pihak pelanggan dan peningkatan citra. Kemudian komunikasi ke dalam dengan melalui program employee relations tersebut diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif, yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak pimpinan perusahaan. 15
Ibid , hal 272
27 Sehingga dapat menciptakan rasa memiliki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. Di samping itu akan mengurangi dampak negatif terhadap manajemen suatu perusahaan seperti timbulnya rasa jenuh dan bosan bagi para pekerjanya. Dengan cara demikian maka pihak manajer humas (public relations manager) dapat membantu manajemen perusahaan untuk menghindari terjadinya suatu pemborosan tenaga waktu dan uang secara sia-sia non produktif. Dalam mengelola employee relations yang merupakan salah satu sarana manajemen yang bersifat teknis dan praktis, manajer humas seharusnya berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri ketauladanan yang dimulai dari pihak atasan (pimpinan). Termasuk adanya komitmen bersama untuk melaksanakan budaya perusahaan (corporate culture) sebagaimana yang telah digariskan bersama antara pihak pemilik dan manajemen perusahaan, baik ditingkat manajemen korporat maupun tingkat pelaksana. Hubungan masyarakat internal (internal public relations) dalam suatu perusahaan, terdiri dari beberapa tingkatan. a. Hubungan dengan pekerja atau karyawan (employee relations) pada umumnya beserta keluarga karyawan khususnya. b. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan (management relations), baik di level korporat atau level sebagai pelaksana.
28 c. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stock holder relations). Menurut Cutlip & Center pengertian publik internal atau dikenal employee relations, yaitu sekelompok orang bekerja (karyawan atau pegawai) di dalam suatu organisasi/ lembaga/perusahaan16. Karyawan atau pekerja merupakan aset yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Nyatanya karyawan itu sendiri terkait erat dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu orang dengan yang lainnya, mempunyai perbedaan-perbedaan yang cukup mencolok. Misalnya dapat dilihat pada tingkat kemampuan, pengalaman, pendidikan, pangkat, gaji, usia dan lain sebagainya. Akan tetapi pada perinsipnya karyawan tersebut memiliki keinginan yang sama terhadap pihak pimpinan atau perusahaan yaitu sebagai berikut. -
Upah yang diberikan cukup dan layak.
-
Ingin mendapatkan perlakukan yang adil dan sama dalam hal kesempatan untuk berkarir dari perusahaan dan meraih perestasi kerja yang maksimal sesuai dengan kemampuan.
-
Iklim tempat bekerja yang kondusif dan penuh ketenangan serta mendapat penghargaan yang baik dari pimpinan.
-
Keinginan-keinginan atau perasaan yang mendapat saluran positif yang diakui atau dihargai oleh perusahaan/pimpinan.
Perbedaan status dan kedudukan masing-masing individu dalam satu perusahaan menimbulkan permasalahaan komunikasi internal seperti perintah 16
Ibid, hal 273
29 yang diberikan oleh pimpinan dan pelaksanaan tugas oleh bawahan termasuk di dalamnya laporan hasil pekerjaan dan sumbang saran kepada perusahaan. Permasalahan inilah yang menjadi suatu bidang komunikasi khusus dalam manajemen humas yaitu sejauhmana kemampuan humas mengelola hubungan masyarakat internal (employee relations) dan penggunaan teknis dari media komunikasi atau metode komunikasinya. Artinya secara fungsional tugas dan teknis, pekerjaan diatur oleh pihak manajemen perusahaan. Pihak manajemen pula yang menentukan siapa yang ditunjuk sebagai pimpinan dan ada pihak lain yang bertindak sebagai bawahan. Kemudian ditetapkan pula persyaratan-persyaratan dan spesifikasi teknis pekerjaan yang ditentukan secara jelas, teratur, tertip dan rinci dalam organisasi. Sehingga ketika sedang berfungsi maka diharapkan tidak akan terjadi kekacauan atau tumpang tindih antara tugas pekerjaan yang satu dengan yang lainnya karena setiap karyawan sudah ditentukan atau akan mengetahui tentang “apa, mengapa dan bagaimana” dalam menjalankan pekerjaannya sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya masing-masing.
2.3.1
Kegiatan Employee Relations Maksud dan tujuan kegiatan komunikasi hubungan masyarakat internal
yang dilaksanaklan oleh public relations melalui program kerja employee relations, antara lain sebagai berkut : a. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan.
30 b. Untuk menghilangkan kesalah pahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya. c. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi/perusahaan. d. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan keadaan pihak manajemen perusahaan (pimpinan). Selanjutnya kegiatan employee relations dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dilaksanakan dalam bentuk berbagai macam aktivitas dan program antara lain sebagai berikut :
1. Program pendidikan dan pelatihan Program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan oleh perusahaan, dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan karyawan, dan kualitas dan kuantias pemberian jasa pelayanan dan lain sebagainya. 2. Program motivasi kerja berprestasi Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement motivation training, dimana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi kerja serta disiplin karyawan dengan harapanharapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai peroduktivitas yang tinggi.
31 3. Program penghargaan Program penghargaan yang dimaksudkan disini adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berperestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaan. Dalam hal ini penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan. 4. Program acara khusus (special event) Yakni merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan kegiatan keagamaan, olahraga, lomba dan hingga berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpinan dan semua para karyawan. Kegiatan dan program tersebut dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara karyawan dan pimpinan. 5. Program media komunikasi internal Membentuk media komunikasi internal melalui buletin, news release (majalah dinding) dan majalah perusahaan yang berisikan pesan informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan17. 2.4
Strategi Komunikasi Strategi komunikasi ini harus mampu menunjukkan bagaimana operasionalnya
secara
praktis harus
dilakukan.
Artinya, pendekatan
(approach) bisa berbeda sewaktu-waktu tergantung pada situasi dan kondisi. 17
Ibid, hal 279
32 R. wayne, Brent D. Peterson, dan M. Dallas menyatakan bahwa tujuan sentral strategi komunikasi adalah: 1. To secure understanding Yaitu memastikan bahwa komunikan mengerti pesan yang diterimanya. 2. To establish acceptance Apabila komunikan telah mengerti dan menerima, maka penerimaannya itu harus dibina. 3. To motivate action Setelah penerimaan komunikan dapat dibina, pada akhirnya kegiatan dimotivasikan22. Dalam strategi komunikasi ada baiknya apabila tujuan komunikasi dinyatakan secara tegas, sebab hal ini menyangkut khalayak sasaran (target audience) yang dalam strategi komunikasi secara makro perlu dibagi-bagi lagi menjadi kelompok sasaran (target groups). Masalah target audience dan target groups ini berkaitan dengan aspek-aspek sosiologis, psikologis, dan antropologis, mungkin pula politis dan ekonomis. Berdasarkan target audience dan target groups ini, memungkinkan pesan yang sama harus diformulasikan berbeda. Atau dengan kata lain kalimat atau kata-kata yang serba abstrak bagi target audience diubah menjadi yang serba kongkret mengenai kebutuhan dan keinginan pribadi (individual wants and needs).
22
Effendy, Onong Uchjana . Op cit, 2006, hal 32
33 Dengan demikian, orang yang menyampaikan pesan atau komunikator ikut menentukan berhasilnya komunikasi. Jadi dalam merumuskan strategi komunikasi selain diperhitungkan kondisi dan situasi khalayak dan sasarannya.
2.4.1
Prinsip-prinsip Strategi Komunikasi Ada beberapa prinsip yang digunakan dalam strategi komunikasi : 1. Penggunaan pesan yang dirancang khusus untuk khalayak yang spesifik 2. Pendekatan, yaitu dengan mengkomunikasikan pesan-pesan bagi golongan yang tidak setuju. 3. Pendekatan narrow casting atau melokalisir penyampaian pesan bagi kepentingan khalayak. 4. Pemanfaatan saluran tradisional yaitu berbagai pertunjukan rakyat 5. Pengenalan para pemimpin opini di kalangan lapisan masyarakat yang berkekurangan. 6. Mengaktifkan keikutsertaan agen-agen perubahan yang berasal dari masyarakat setempat. 7. Menciptakan dan mengikutsertakan dalam membina pembangunan dari tahap awal sampai evaluasi23. Beberapa prinsip strategi komunikasi itu sangat penting
diterapkan 23
pada
suatu
perubahan
dalam
menyampaikan
Ramon Kaban, Jurnal Komunikasi Mediator. Unisba, Bandung, 2000, hal 141
untung kebijakan
34 perusahannya. Namun terkadang dalam suatu perusahaan hanya beberapa perinsip yang dipakai tergantung pada isi pesan kebijakan yang ada24.
2.4.2
Kolerasi Antar Komponen Komunikasi dalam Strategi Komunikasi Dalam rangka menyusun strategi komunikasi diperlukan suatu
pemikiran dengan memperhitungkan faktor-faktor pendukung dan faktorfaktor penghambat. Akan lebih baik apabila dalam strategi itu diperhatikan komponennya setiap komponen tersebut mulai dari komunikan sebagai sasaran komunikasi, media, pesan dan komunikator. Onong Uchjana Effendy menjabarkan empat faktor yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Mengenali Sasaran Komunikasi Mempelajari siapa-siapa yang harus menjadi sasaran komunikasi hal ini juga tergantung tujuan komunikasi apakah sekedar mengetahui atau perobahan tindakan. Untuk itu perlu diperhatikan antara lain : a. Faktor kerangka referensi Pesan komunikasi yang akan disampaikan kepada komunikan harus disesuaikan dengan kerangka referensi (frame of reference)-nya. Kerangka referensi seseorang terbentuk dalam dirinya sebagai hasil dari paduan pengalaman, pendidikan, gaya hidup, norma hidup, status sosial, ideologi, cita-cita dan sebagainya. Yang sukar adalah mengenal kerangka referensi komunikan dalam komunikasi kelompok dan yang lebih sulit lagi adalah mengenal kerangka 24
Ibid, hal 142
35 referensi para komunikan dalam komunikasi massa sebab sifatnya sangat heterogen. Oleh karena itu, pesan yang disampaikan kepada khalayak melalui media massa hanya yang bersifat informatif dan umum, yang dapat dimengerti oleh semua orang mengenai hal yang menyangkut kepentingan semua orang. b. Faktor situasi dan kondisi Yang dimaksud situasi di sini ialah situasi komunikasi pada saat komunikan akan menerima pesan yang disampaikan komunikator. Situasi yang dapat menghambat jalannya komunikasi dapat diduga sebelumnya, dapat juga datang tiba-tiba pada saat komunikasi dilakukan. Sedangkan yang dimaksud kondisi ialah state of personality komunikan, yaitu keadaan fisik dan psikis komunikan pada saat ia menerima pesan komunikasi. Komunikasi tidak akan efektif apabila komunikan sedang marah, bingung, sedih, sakit, atau lapar. Dalam menghadapi komunikan dengan kondisi seperti itu, kadang-kadang komunikator bisa menangguhkan sampai datangnya suasana yang menyenangkan. Akan tetapi tidak jarang pula komunikator harus melakukannya pada saat itu juga, sehingga faktor manusiawi menjadi sangat penting. 2. Pemilihan Media Komunikasi Media komunikasi yang dapat digunakan sangat beragam, seperti telepon, telegram, pamflet, poster, spanduk, surat kabar, majalah, film, radio, dan televisi, yang pada umumnya dapat diklasifikasikan sebagai media tulisan
36 atau cetakan, visual, aural, dan audio-visual. Untuk mencapai sasaran komunikasi komunikator dapat memilih salah satu atau gabungan dari beberapa media, tergantung pada tujuan yang akan dicapai, pesan yang akan disampaikan, dan teknik yang akan dipergunakan. 3. Pengkajian Tujuan Pesan Komunikasi Pesan komunikasi (message) mempunyai tujuan tertentu. Ini menentukan teknik yang akan diambil, apakah teknik informasi, teknik persuasi, atau teknik instruksi. Pesan komunikasi terdiri dari isi pesan (the content of the message) dan lambang (symbol). Isi pesan komunikasi bisa satu, tetapi lambang yang dipergunakan bisa bermacam-macam. Lambang yang bisa dipergunakan untuk menyampaikan isi komunikasi ialah bahasa, gambar, warna, gesture dan sebagainya. 4. Peranan Komunikator dalam Komunikasi Ada faktor penting pada diri komunikator bila ia melakukan komunikasi, yaitu daya tarik sumber (source attractiveness) dan kredibilitas sumber (source credibility). a. Daya tarik sumber b. Kredibilitas sumber Jalaluddin Rakhmat mengatakan bahwa ketika komunikator berkomunikasi dengan pendengar, yang berpengaruh bukan saja yang ia katakan tetapi juga keadaannya sendiri. He doesn’t communicate what he says, he communicate what he is. Ia tidak dapat menyuruh pendengar hanya memperhatikan apa
37 yang ia katakan saja, pendengar juga akan memperhatikan siapa yang mengatakan21.
2.5
Pulic Relations (PR)
2.5.1
Pengertian Public Relations Public Relations apabila diartikan secara umum yaitu membangun
hubungan dengan publik. Apabila dilihat dari sudut etimologi kata public relatioans merupakan gabungan dari dua kata yaitu Public dan Relations , public adalah sekelompok orang atau individu yang terikat suatu oleh satu masalah, kemudian timbul perbedaan pendapat terhadap masalah tadi dan berusaha untuk menanggulangi persoalan tadi dengan diskusi sebagai jalan keluarnya. Kemudian relations adalah hubungan atau relasi yang timbal balik antar public yang berkepentingan. Dalam memahami Public Relatons, kita tidak berpegang dalam satu definisi saja, karena satu definisi tidak mampu menggambarkan subtansi kegiatan humas sesungguhnya. Berikut pegertian PR menurut beberapa ahli komunikasi : 1. Menurut Cutlip, Center dan Glen Broom dalam bukunya “ effective Public Relations “ PR adalah fungsi manajemen yang menilai sikap public, mengidentifikasikan kebijakan dan tatacara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan
21
Jajaluddin Rahmat, Psikologi Komunikasi. PT. Rosda Karya catatan ke 23, Bandung 2005, hal 255
38 suatu perogram kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik22. 2. Menurut Bertrand R Canfield dan Frazier Moore, PR merupakan palsafah sosial dari manajemen yang dinyatakan dengan kebijakan dan memperaktekkan melalui komunikasi timbal balik dengan publik, berusaha untuk menjamin adanya saling pengertian dan kerjasama23. 3. Menurut Dr. Rex Harlow PR adalah merupakan fungsi manajemen dan mendukung pembinaan, mengangkat aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan, membantu manajemen untuk mampu menghadapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif dan bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama24. Menurut institute of public relations pengertian PR secara praktis perencanaan
adalah
dan usaha yang dilakukan untuk menciptakan dan
memelihara keinginan yang baik dan pengertian bersama antara perusahaan dan khalayaknya.25 Dari berbagai definisi tentang PR tersebut dapat disimpulkan bahwa PR merupakan seni (arts) dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi, psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar 22
Scott M. Cutlip, Center and Broom, Effective Public Relations, PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta, 2005, hal 4 23 Djaffar Assegaf, Hubungan Masyarakat Dalam Praktek, Jakarta, 1980, hal 12 24 Rosady Ruslan, Loc.cit. hal 16 25 Scott M.Cutlip, Center and Broom, Loc. cit, hal 4
39 perusahaan atau lembaga, gagasan atau ide yang ditawarkan, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya.
2.5.2
Peran dan Fungsi Public Relations Dalam konsepnya, fungsi Public Relations officer ketika menjalankan
tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator, mediator, maupun organisator, menurut Cutlip, Center serta Canfield fungsi seorang PR adalah sebagai berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal. 3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.26 Sedangkan tugas PR dalam organisasi didasarkan atas peranan yang diberikan oleh pihak manajemen terhadap staf PR itu sendiri. Pada dasarnya ada empat peran PR antara lain : 1. Communication Technician Tugas yang dikerjakan yaitu melakukan komunikasi dan keterampilan jurnalistik serta melaksanakan keputusan yang telah dibuat oleh pimpinan 26
Aly Baktiar, Teknik Hubungan Masyarakat, Universitas Terbuka, Jakarta, 1995, hal 10
40 2. Communication Manager Tugasnya adalah merancang dan mengelola program-program humas secara sistematis, memberi nasehat kepada manajemen dan membuat kebijakan komunikasi, terlibat dalam semua peroses pengambilan keputusan, serta memanfaatkan hasil penelitian untuk merancang dan mengevaluasi kerja mereka. Di bawah communication
manager
terdapat expert prescriber, pasilitator komunikasi, pasilitator peroses pemecahan masalah. Expert prescriber merupakan seorang yang ahli melakukan penelitian
dan menentukan masalah-masalah humas.
Sedangkan pasilitator komunikasi berperan sebagai perantara atau mediator yang peka serta menjaga arus komunikasi dua arah berjalan dengan baik antara organisasi dengan publiknya. Tugas pasilitator peroses pemecahan masalah adalah membantu organisasi dalam memecahkan persoalan komunikasi yang ada. 3. Media relations Tugasnya meliputi, menjadikan bagian-bagian dalam organisasi wellinformed mengenai apa yang dikerjakan oleh media, menjalankan pesan komunikasi timbal balik dengan media dan memproduksi media dan menyebarluaskan pesan. 4. The communication liason role Tugasnya adalah melayani tugas-tugas humas bagi manajer kelas atas dengan mengatasnamakan organisasi dalam setiap event dan pertemuan
41 dengan pihak external, dan membuka kesempatan komunikasi secara dua arah antara manajer dan publiknya27.
2.5.3
Kedudukan Public Relations dalam Organisasi Kedudukan PR dalam suatu struktur organisasi pada masing-masing
lembaga sangatlah beragam tergantung pada kebutuhan manajemen organisasi tersebut, apabila manajemen menganggap PR sangat penting maka kedudukan PR dalam struktur akan berbeda pada level pimpinan yang mempunyai kewenangan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Namun apabila PR dianggap hanya berperan sebagai staf teknis, maka kedudukannya akan berbeda di level menengah atau level pelaksana teknis. Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa pengertian PR dibeberapa organisasi dapat berupa methode of communication28saja, maksudnya adalah fungsi PR dijalankan atau menjadi satu dengan bagian yang lain, berikut adalah komposisi PR dalam suatu organisasi : 1. PR ditempatkan dalam departemen personalia atau menjadi bagian pemasaran atau penjualan. 2. Fungi PR terkadang dirangkap oleh pimpinan atau sekretaris pimpinan
27
Scott M. Cutlip, Center and Broom, Op cit, 2005, hal 32 Onong Uchjana Effendy, Human Relations and Public Relations Dalam Manajemen. PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, 2002, hal 94 28
42 2.5.4
Strategi Public Relations Definisi yang membuat esensi
pemikiran strategis dan ekspektasi
manajemen adalah strategi dapat didefinisikan sebagai penentuan tujuan dan sasaran usaha jangka panjang dan adopsi upaya pelaksanaan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.29 Adapun pengertian tentang strategi PR adalah sebagai alternatif optimal yang dipilih untuk ditempuh guna untuk mencapai tujuan Public Relations dalam menerangkan suatu rencana PR (PR plan)30. Akan tetapi untuk mencapai tujuan tersebut strategi tidak berfungsi sebagai peta jalan yang hanya menunjukkan arah saja, melainkan harus mampu menunjukkan bagaimana taktik operasionalnya. Demikian pula dengan strategi komunikasi yang merupakan paduan perencanaan
program
komunikasi
(communication
planning)
dengan
manajemen komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Strategi merupakan suatu perancanaan manajemen untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam praktek operasionalnya31. Public Relations perlu memiliki taktik tersendiri dalam merumuskan dan menjalankan strategi agar apa yang dirumuskannya dapat diterima di kedua belah pihak internal dan eksternal. Taktik merupakan cara yang digunakan untuk menjalankan strategi. Taktik yang obyektif dapat membantu mencapai strategi satu atau lebih32.
29
M. Cutlip, Center and Broom, Op cit, 2005, hal 353 Rusady Ruslan, Loc.cit, hal 134 31 Rusady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye PR. Rajawali Pers, Jakarta, 2002, hal 91 32 The Official LCCI Examination Board Guide, How to Pass PR,1999, hal 42
30
43 Untuk melakukan kontribusi kepada rencana kerja jangka panjang, maka para praktisis PR dapat melakukan langkah-langkah33, diantaranya : 1. Menyampaikan fakta dan opini, baik yang beredar di dalam maupun yang di luar perusahaan. Bahan-bahan itu dapat diperoleh dari kliping media massa dalam kurun waktu yang tertentu, dengan melakukan penelitian terhadap naskah-naskah pidato pimpinan, bahan yang disampaikan perusahaan serta melakukan wawancara tertentu dengan pihak-pihak yang berkepentingan atau yang dianggap penting. 2. Menelusuri dokumen atau kesepakatan kerja bersama (KKB) perusahaan dan mempelajari perubahan yang terjadi secara histories. Perubahan umumnya disertai dengan perubahan sikap perusahaan terhadap karyawan atau sebaliknya. 3. Melakukan analisis
SWOT (Strenghts, kekuatan, weaknesses,
kelemahan, opportunities, peluang, threats, ancaman). Strategi komunikasi ini harus mampu menunjukkan bagaimana operasionalnya secara praktis harus dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) dapat berbeda sewaktu-waktu, tergantung pada situasi dan kondisi34. Langkah yang dilakukan PR dalam membentuk suatu strategi antara lain : 1. Perencanaan strategi ( planning )
33
Soleh Soemirat & Elvirano Ardianto. Dasar-dasar Public Relations, PT.Remaja Rosda Karya, Bandung, 2002, hal 91 34 Onong Uchyana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT.Remaja Rosdakarya, Bandung, 1990, hal 32
44 Plening merupakan bagian penting dalam memperolah motivasi karyawan untuk mendapatkan keuntungan bersama. Perencanaan ini merupakan yang sangat penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan perusahaan dan karyawan. Serta harus mempunyai kemampuan untuk menghubungkan berbagai masalah baik pekerjaan kurangnya semangat kerja, penjualan terhadap lingkungan dan sebagainya. 2. Manajemen strategi ( strategy management ) Manajemen strategi juga merupakan peroses pengorganisasian jangka panjang dan berbagai fakta. Agar mengetahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan. Sehingga PR dapat menangkap peluang yang ada langsung maupun bertahap untuk pemecahan persoalan kerja. Menurut Scott M Cutlip dan Allen H. Center ada empat tahapan atau langka-langkah pokok sebagai landasan dan acuan untuk pelaksanaan program kerja PR 1. Research – Listening ( penelitian dan mendengarkan ) Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijakan suatu perusahaan atau lembaga. Kemudian melakukan pengevaluasian dari fakta-fakta dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. 2. Planning – Decision ( perencanaan dan pengambilan keputusan)
45 Tahap ini memberikan sikap, ide-ide dan reaksi hanya berkaitan dengan kebijakan serta termasuk menetapkan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan karyawan dan perusahaan. 3. Communication – Action ( mengkordinasikan dan pelaksanaan ) Tahap ini menjelaskan dan sekaligus mendramatisir informasi mengenai langkah yang dilakukan. Sehingga mampu menimbulkan kesan yang secara efektif untuk dapat mempengaruhi bagi pihakpihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. 4
Evaluation (evaluasi) Pada tahap ini, pihak PR mengadakan penilaian terhadap hasil dari program kerja atau aktivitas PR lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik manajemen dan komunikasi yang telah digunakan. How did we do ? (Bagaimana yang telah kita lakukan)35.
2.6
Kebijakan Menurut
Pace,
kebijakan
adalah
pernyataan-pernyataan
yang
dikomunikasikan secara efektif dalam organisasi untuk menjadi bahan pertimbangan. Penyimpangan dari sebuah kebijakan karena kurang efisiennya yang dibatasi oleh sumber daya yang dicurahkan untuk komunikasi dan
35
Rusady Ruslan, Loc.cit, hal, 149
46 sebaliknya yang tingkatan efektifnya tergantung pada sejumlah sumber daya yang dicurahkan pada komunikasi.
2.6.1
Definisi Kebijakan Kebijakan adalah suatu pernyataan yang dirancang sebagai pedoman
bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Suatu kebijakan seringkali diterapkan dari pada dinyatakan secara langsung.36
2.6.2
Gambaran kebijakan Suatu kebijakan dapat dikatakan efektif apabila telah memenuhi lima
persyaratan dasar, yaitu sebagai berikut : 1. Kebijakan akan mencerminkan tujuan dari suatu organisasi. Kebijakan akan diuraikan ke dalam perencanaan dan tujuan organisasi dalam bentuk pernyataan yang menjadi pedoman bagi manajer dan pelaksana. 2. Kebijakan menjadi konsekuensi secara internal. Pedoman kebijakan ini dikembangkan secara logis dan pantas dari satu ke yang lainnya kebijakan tidak boleh kontradiktif satu sama lain atau membatalkan kebijakan yang lebih tinggi dan menyampaikan yang lebih rendah pada organisasi. 3. Kebijakan memberikan keleluasaan dalam pengambilan keputusan. kebijakan menggambarkan pernyataan umum sebagai pedoman bagi suatu organisasi
36
Soemirat Soleh et al, Loc. cit, hal 62
47 4. Kebijakan harus dibuat secara tertulis, penulisan suatu kebijakan bukan berarti membuatnya tidak jelas dan pernyataan terlalu singkat. Tetapi suatu kebijakan yang tidak dicatat sebagai suatu yang kurang, bermakna ganda, kabur, tidak konsisten dan secara konsisten tidak relevan 5. Kebijakan harus dikomunikasikan kepada anggota organisasi. Walaupun kebijakan sebagai suatu gambaran tujuan organisasi, mungkin harus dinyatakan secara hati-hati, menjadi konsekuensi secara penuh satu sama lainnya dan pantas dalam pengambilan keputusan.37
2.6.3
Kebijakan Komunikasi Kebijakan komunikasi menggambarkan suatu penempatan tujuan yang
diinginkan
organisasi
dan
untuk
mencapainya
dengan
memandang
komunikasi. Dalam suatu organisasi dimana tidak terdapat kebijakankebijakan komunikasi formal, setiap individu manajer, supervisor, kepala seksi dan karyawan maka akan menimbulkan konflik antar anggota organisasi ketika interaksi.38 Sigmund (1969) dan Pace (1983), mengemukakan filosofi komunikasi, sebagai berikut : 1. Karyawan harus diberi informasi tentang aktivitas organisasi 2. Karyawan harus diberi informasi tentang tujuan, sasaran, perencanaan dan arah perusahaan .
37 38
Ibid, hal 63 Ibid, hal 63
48 3. Karyawan harus diberi informasi tentang isu negatif, sensitif dan kontroversial 4. Karyawan harus didorong untuk berperan serta dalam berlangsungnya arus komunikasi dua arah 5. Karyawan harus mengadakan pertemuan secara periodik dengan supervisor mereka untuk membahas kinerja kerja dan harapan karyawan 6. Pertemuan harus dilakukan untuk menemui suatu yang penting dan mendorong ekspresi mereka. 7. Karyawan harus memiliki situasi dan kondisi tertentu
yang
memungkinkan secara tepat. Secara filosofis, komunikasi yang efektif dalam organisasi adalah adanya kata sepakat untuk perencanaan informasi jangka panjang dengan aspek lainnya, serta membuka saluran komunikasi dan mengembangkan kebebasan menuangkan ide.
2.7
Perusahaan Pada umunya semua perusahaan bertujuan untuk mencari laba yang sebesar-besarnya
dengan memberikan manfaat bagi orang-orang yang
membutuhkannya sesuai dengan prinsip ekonomi. Pengusaha akan memenuhi kebutuhan masyarakat dengan pengorbanan yang sekecil mungkin agar mendapatkan untung dan uang.
49 Secara institusional, suatu perusahaan merupakan lembaga dimana terdapat kelompok orang yang secara tertentu melakukan kegiatan-kegiatan usaha39. Antara lain kelompok orang-orang yang terdiri atas golongangolongan : 1.
Administrator,
Yaitu
mempertahankan
orang-orang
yang
menentukan
dan
tujuan perusahaannya. Atau mereka yang
menentukan policy (kebijaksanaan) perusahaan. 2. Manajer, Yaitu mereka yang memimpin langsung kerja kearah tercapainya cita-cita perusahaan secara kongkrit. 3. Tenaga Staf, yaitu Orang-orang yang membantu baik administrator maupun manajer. Pada umunya mereka terdiri dari para ahli dalam segala bidang yang terkait dengan usaha perusahaannya, seperti ahli dalam keuangan, ahli teknik, ahli kimia dan sebagainya. 4. Pegawai ( karyawan ) Mereka yang melaksanakan pekerjaan lapangan sesuai dengan bidang usaha
yang
diperlukan
perusahaannya,
baik
yang
bersifat
administratif, teknik atau pekerjaan kasar.
Suatu perusahaan merupakan lembaga administrasi yang memerlukan adanya sarana atau unsur-unsur manajemen. Antara lain meliputi : 1. Men atau tenaga kerja manusia
39
Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan. Kajian Program dan Implementasinya.Yayasan Nuansa Cendekia, Bandung, 2004, hal 163
50 2. Money atau financial yaitu uang yang ingin diperlukan untuk pencapaian tujuan 3. Methods atau cara dan atau sistem kerja dalam usaha mencapai tujuan itu. 4. Materials atau bahan-bahan yang diperlukan 5. Machines atau alat-alat mesin yang diperlukan 6. Market atau pasar yaitu tempat melego hasil produksi kepada masyarakat. Dari keenam unsur tersebut, secara esak dapat diformulasikan sebagai 6 M ( Men, Money, Methods, Matrials, Machines dan Market) (Sukarno)40. Kombinasi antara keempat golongan orang-orang yang ada dalam perusahaan itu dengan keenam unsur manajemennya. Kemudian dipadukan melelui sepesialisasi bidang kerja yang diperlukan sebagai pendorong usaha perusahaan dalam mencapai tujuannya. Masing-masing manajer beserta staf dan tenaga pelaksana berada dalam satu wadah kerja sepesialis sesuai dengan bidang keahliannya.
2.8
Karyawan Menurut Cutlip dan Center, pengertian karyawan, yaitu sekelompok orang bekerja (karyawan atau pegawai) di dalam suatu organisasi/lembaga atau perusahaan41. Karyawan atau pekerja merupakan suatu aset yang cukup penting dalam suatu perusahaan. Ternyata karyawan itu sendiri terkait erat
40 41
Ibid, hal 164 Rosady Ruslan,Op.cit, hal 274
51 dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu orang dengan yang lainnya. Mempunyai perbedaan yang cukup mencolok antara lain dapat dilihat pada tingkat kemampuan, pendidikan, pengalaman, jabatan, gaji dan lain sebagainya. Akan tetapi pada perinsipnya karyawan tersebut memiliki keinginan yang sama terhadap perusahaan, antara lain : -
Upah yang diberikan cukup dan layak.
-
Ingin mendapatkan perlakuan yang adil dan sama dalam hal kesempatan untuk berkarir dari perusahaan dan meraih perestasi kerja yang maksimal sesuai dengan kemampuannya.
-
Mendapatkan iklim dan kondisi kerja yang kondusif penuh ketenangan serta mendapat penghargaan yang baik dari perusahaan dan pimpinan.
-
Keinginan-keinginan atau perasaan yang mendapat saluran positif yang diakui dan dihargai oleh perusahaan dan pimpinan42. Perbedaan status, kultur dan kedudukan individu-individu hal ini dapat
menimbulkan
permasalahan-permasalahan
apakah
berbentuk
perintah,
himbauan dan sebagainya. Sehingga memungkinkan komunikasi internal yang sangat dominan untuk mengatasinya. Dengan demikian pihak manajemen yang menentukan siapa yang diutus atau ditunjuk sebagai pimpinan yang mewakili beberapa karyawan untuk dapat mengatasinya. Kemudian tugas yang harus dikerjakan ditetapkan secara terperinci dan jelas dalam perusahaan untuk tidak tumpang tindih atau menimbulkan pertengkaran.
42
Ibid, hal 274
52
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Sifat Penelitian Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif yakni
penelitian
yang memberikan gambaran mengenai strategi yang
dilakukan oleh PR hotel Shangri-La dalam mengkomunikasikan kebijakankebijakan perusahaan terhadap karyawannya. Penelitian deskriptif ini menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam Metode penelitian kualitatif intrumennya adalah orang (human instrument), yaitu peneliti itu sendiri untuk menjadi intrumen, maka peneliti harus memiliki bekal teori dan wawancara yang luas sehingga mampu bertanya, menganalisis, menggambarkan dan mengkontruksi situasi sosial yang diteliti menjadi lebih jelas dan bermakna.43 Penelitian deskriptif ini ditujukan untuk : 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. 2. Mengidentifikasikan masalah atau memeriksa kondisi dan praktekpraktek yang berlaku. 3. Membuat perbandingan atau evaluasi.
43
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D Alfabet, Bandung, 2006, hal 9
52
53 4. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang .
3.2
Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan pada penulisan ini adalah metode studi kasus, teknik penelitian ini berguna untuk menyelidiki gejala aktual, dalam konteks kehidupan nyata, dimana batas-batas antar gejala dan konteks tidak tergambar jelas dan menggunakan fakta ganda.44 Metode penelitian ini merupakan strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan how (bagaimana) atau why (kenapa) dimana peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki, bilamana fokus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan.45
3.3
Nara Sumber Nara sumber orang yang dapat terpercaya atau key informan tersebut adalah sebagai pihak yang berkompeten dalam pelaksanaan strategi PR dalam mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan perusahaan terhadap karyawannya, sehingga penulis dalam penelitian ini dapat memenuhi data-data akurat yang di butuhkan melalui antara lain :
44
Cholid Nurbono dan H. Abu Achmadi, Metode Penelitian. Bumi Aksara, Jakarta, 1997, hal 46/47 Robert, K, Yin. Study Kasus Desain dan Metode Edisi Revisi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2008, hal 1 45
54 1. Ibu Fatia Diah Pusfitasari sebagai Human Recources Manager.
Ibu Diah adalah sebagai human recources manager, beliau sangat berbeda dengan manajer sebelumnya. Melihat karyawan sebagai partner yang tidak membedakan posisinya. Selain itu kepribadian dan penampilannya yang sangat menarik sehinga karyawan-karyawati sangat antusias terhadap himbauan dan tutur bahasanya.
2. Ibu Ratna Syamsiar Director of Communication
Sekalipun sebagai Direktur komunikasi hotel Shangri-La, membawahi PR manajer beliau sangat berkompeten di dalam menjalankan hubungan atau menyampaikan suatu pesan terhadap karyawan baik ke atas ( management ) bahkan ke departemen-departemen lain dalam hal ini karyawan, sehingga keberadaannya sangat diharapkan oleh karyawan dan manajemen. Berbagai kebijakan yang di program oleh manajemen, beliau sangat efektif dalam penyampaiannya. Untuk itu penulis sangat banyak memperoleh bantuan informasinya.
3.Budianto (Engenering Officer) Selaku ketua SPSJ
Selaku ketua SPSJ ( Serikat Pekerja Hotel Shangri-La Jakarta ), buat karyawan hotel Shangri-La tidak begitu asing lagi, selain hubungannya yang sangat familiar juga banyak menyumbang ide-ide dan harapan terhadap kedua belah pihak atau sebagai lawyer dan jembatan terhadap manajemen dan karyawan jika atau tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan. Sehingga
55 dalam penelitian ini sumbangsihnya sangat banyak membantu dalam mengkomuniksikan kebijakan perusahaan terhadap para karyawan.
4. Wina Dewi, karyawati departemen front officer (F.O) posisi sebagai guest Relations hotel Shangri-La yang mendapatkan penghargaan The Best Employee Of The Year 2008. Wina Dewi bekerja di hotel Shangri-La cukup dikenal akrab oleh tamu member dan karyawan. Wina Dewi sangat banyak memproleh good comment dari guest in-house maupun walk-in melalui program kartu Shangri-La care yang telah dibagikan disetiap kamar tamu. Begitu pula dalam pelayanan di hotel Shangri-La beliau sangat harmonis dan tidak membedakan setatus atau latar belakang. Sehingga dalam penelitian ini sangat membantu peneliti dalam meberikan penjelasan yang transparansi.
5. Ben Yamin adalah karyawan lama, sebagai status karyawan lama yang cukup banyak mengetahui dan mendapatkan kebijakan-kebijakan dari segala situasi yang telah dilakukan manajemen kendati saat krisis ekonomi maupun disaat ramainya pengunjung. Beliau sangat memahami dari berbagai kerakteristik General Manager dan kultur perusahaan. Beliau tetap setia mentaati segala kebijakan, bekerja dengan optimal dan antusias terhadap tanggung jawab, tulus dan kejujuran dalam menjalankan pekerjaan.
Penulis melengkapi serta memperoleh data mengenai strategi PR hotel Shagri-La
dalam
mengkomunikasikan
kebijakan-kebijakan
terhadap karyawannya dengan mewancarai nara sumber di atas.
perusahaan
56 3.4
Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan46. Untuk mendapatkan sejumlah data yang diperlukan maka penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
3.4.1
Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung melalui wawancara yang mendalam (indepth interview) dengan menggunakan pedoman wawancara tatap muka yang berisikan pertanyaan terbuka terhadapa nara sumber. Menurut Masri Singarimbun dan Soffian Effendi, pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang variasi jawabannya belum ditentukan lebih dahulu, sehingga dari pertanyaan yang diajukan responden mempunyai kebebasan untuk menjawab pertanyaan47. Sehingga dapat diperoleh data-data yang dibutuhkan untuk melakukan suatu analisa dalam penelitian ini. Wawancara dilakukan untuk memperoleh data dengan melalui pengamatan
terhadap kegiatan komunikasi PR dan
manajemen hotel Shangri-La dalam mengkomukasikan kebijakan-kebijakan terhadap karyawan.
46 47
Mohammad Nazir, Metode Penelitian, Jakarta, Bahasa Indonesia, 2003, hal 174 Masri Singarimbun, Soffian Effendi, Metode Penelitian Survey, LP3ES, Jakarta, 1989, hal 221
57 3.4.2
Data Sekunder Untuk memperoleh dan melengkapi data penelitian, maka penelitian
mendapatkan data sekunder dengan studi kepustakaan, yaitu dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku bersifat ilmiah yang berkaitan dengan penelitian tersebut. Melakukan wawancara Serta company profile, annual report serta data-data yang berasal dari dokumen resmi hotel Shangri-La mengenai kebijakan perusahaan.
3.5
Definisi Konsep
3.5.1
Strategi komunikasi PR Strategi komunikasi merupakan paduan perencanaan komunikasi
(communication planning) dengan manajemen komunikasi (communication management ) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Strategi ini harus mampu menunjukkan bagaimana operasionalnya secara praktis harus dilakukannya. Dengan kata lain, melalui media komunikasi internal ataupun eksternal, pertemuan langsung (tatap muka ), lisan, telepon serta pendekatan dan kebijakan dapat berbeda-beda setiap saat tergantung situasi dan kondisinya.
Adapun strategi PR merupakan perencanaan (planning) dan
manajemen dari PR untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan menggunakan taktik atau cara untuk mencapai tujuan.
58 3.5.2 Komunikasi Internal Komunikasi adalah suatu pesan yang sangat penting bagi kedua belah pihak, penyampaian tugas serta target yang ingin dicapai perusahaan atau organisasi dengan melalui pembagian tugas. Melalui PR dan manajemen tentunya pesan dari atas atau dari bawah dapat diterima. Hal tersebut dapat dilakukan melalui lisan atau pertemuan lansung, tulisan, media elektronik visual dan sebagainya. Sehingga dapat mentancapkan dalam pikiran karyawan hingga pada pelaksanaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
3.5.3
Kebijakan internal Kebijakan adalah suatu pernyataan yang dirancang sebagai pedoman
organisasi. Peneliti akan melihat apakah kebijakan komuniasi yang seperti, karyawan diberi informasi tentang aktivitas organisasi, tujuan dan sasaran, isu-isu negatif dan komunikasi dua arah. Mengadakan pertemuan tatap muka dan memberikan penghargaan yang seimbang.
3.6
Fokus Penelitian Berdasarkan judul serta tujuan penelitian yang difokuskan adalah bagaimana Strategi PR hotel Shangri-La dalam mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan perusahaan terhadap karyawan. Maka fokus penelitian mengacu pada teori yang digunakan oleh Cutlip dan Center sebagai berikut :
59 1. Pengumpulan Data (facts finding) Mencari dan mengumpulkan fakta atau data-data sebelum melakukan tindakan. Sebelum menentukan strategi apa yang akan dilakukan dalam mengkomunikasikan kebijakan terlebih dahulu PR dan manajemen mempelajari dan mengenali data yang harus dikumpulkan (facts finding) hal ini merupakan tahap kegiatan untuk mendapatkan fakta yang merupakan kaitannya dengan yang dikerjakan melalui komunikasi. Penyampaian kebijakan tidak kalah pentingnya seperti yang telah dilakukan
sebelumnya.
Adapun
penyampaian
kebijakan
dengan
menghadirkan orang-orang yang berpengaruh dalam keputusan kebijakan tersebut. Sehingga PR dan manajemen perusahaan mempelajari kebijakankebijakan dengan melakukan analisa kebijakan yang sebelumnya, hal tersebut dilakukan melalui komunikasi internal seperti duduk bersama atau lisan, tulisan, media cetak dan elektronik dan lain sebagainya. Tahap yang lain adalah, dengan bertambahnya kebijakan-kebijakan baik itu untuk menyamakan atau sebagai bentuk komparasi dengan kebijakan hotel-hotel lain dan kondisi ekonomi yang ada, maka PR dan manajemen menciptakan strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan. Untuk mengkomunikasikan kebijakan tentunya PR dan HRD perlu menggunakan strategi, karena sebuah kebijakan adalah gambaran, pedoman dan tujuan sebuah organisasi secara umum. Untuk membuat dan penyampaian kebijakan selain PR dan HRD tentunya melibatkan SPSJ,
60 pimpinan atau karyawan utusan dari departemen masing-masing sampai ke tahap yang paling rendah adalah karyawan operasional. 2. Perencanaan (planning) Perencanaan adalah berdasarkan fakta yang ada membuat rencana 1 tahun tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah tersebut. Dengan demikian perencanaan kebijakan antara lain : -
Memberitahukan tentang hak-hak karyawan dan keluarga karyawan mengenai kesehatan
-
Memberikan penghargaan bagi karyawan yang banyak memperoleh commmen positif dari tamu.
-
Melakukan
pertemuan,
dialogue
session
untuk
memperoleh
kesepakatan bersama dalam suatu kebijakan dan sebagainya. -
Mengadakan acara yang bersifat kerohanian dan event untuk keluarga karyawan hingga pemberian hadiah dan uang saku bagi anak karyawan yang memperoleh peringkat 1-3 di sekolah mereka dan sebagainya.
Tahap perencanaa yang dilakukan PR dan manajemen adalah sebagian untuk meningkatkan motivasi dan loyalitas terhadap perusahaan. Untuk membina hubungan baik terhadap karyawan sesuai visi dan misi perusahaan, selain itu perusahaan juga melakukan renovasi terhadap fasilitas-fasilitas pendukung seperti locker karyawan-karyawati, fitness center dan tempat peristrahatan karyawan dan lain sebagainya, untuk dapat mengimbangi kebijakan-kebijakan tersebut.
61 3. Komunikasi (communication) Komunikasi adalah rencana yang telah disusun dengan baik berbagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta atau data yang sudah dikumpulkan untuk dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional organisasi. Dalam menjalankankan strategi, PR dan HRD tentunya menjalin hubungan baik (employee relations) dengan karyawan dan para pengurus serikat pekerja (SPSJ) yang telah diangkat oleh karyawan dan pemimpin atau utusan dari departemen masing-masing untuk dapat meberikan informasi-informasi mengenai kebijakan yang ingin dilakukan. Tujuan untuk mendapat dukungan tentang kebijakan tersebut. Hal ini tentunya PR dan manajemen melakukan komunikasi internal melalui lisan (pertemuan langsung) maupun tertulis (surat atau memorandum), menggunakan bahasa formal dan informal. Adapun jenis alat komunikasi antara lain, kebawah langsung atau lisan, memorandum atau tulisan dan horizonal yang berisikan kebijakan untuk standarisasi pelayanan dan kebijakan. Akan tetapi manajemen tidak kalah penting memperhatikan komponen-komponen komunikasi baik faktor pendukung maupun faktor penghambat. 4. Pengevaluasian (evaluating), Pengevaluasian adalah, evaluasi tentang suatu kegiatan apakah sudah tercapai atau belum kemudian hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR untuk yang berikutnya. Beberapa kegiatan yang telah dikomunikasikan oleh PR/Manajemen tentu saja strategi komunikasi kebijakan berbeda-
62 beda mulai dari tahapan perencanaan, strategi komukasi internal bahkan sampai program evaluasi, untuk mengetahui keberhasialan strategi dalam mengkomunikasikan kebijakan, maka dilakukanlah dialogue session, general staff meeting. Tanggapan dan
kritikan
mengenai kebijakan
karyawan dapat ditinjau dan dimusyawarahkan kembali. Selain dengan melakukan dialogue session, general staff meeting dan menghadirkan ketua SPSJ dan utusan dari pemilik modal. Adapun untuk melihat tanggapan karyawan dapat dilihat melalui perbincangan-perbincangan di tempat dimana karyawan berkumpul bersama-sama. Cara lain yang dilakukan untuk dapat mengevaluasi adalah adanya peraturan yang diberlakukan oleh perusahaan-perusahaan hotel berbintang yang ada di Jakarta dan peraturan kebijakan yang dibuat oleh Pemeritah DKI (DEPNAKER). a. Komunikasi Internal / Kebijakan Komunikasi internal adalah bertujuan untuk penyampaian tugas serta target yang ingin dicapai perusahaan sesuai dengan visi dan misinya. Melalui komunikasi organisasi
sehingga kebijakan-kebijakan dapat
disampaikan dengan baik. PR dan manajemen menjelaskan kebijakan secara langsung melalui departemen masing-masing, yang diwakilkan oleh para karyawan utusan, pimpinan maupun SPSJ. Diikuti oleh pemilik
modal
melalui
utusan
dalam
pembuatan
kebijakan.
Mensosialisasikan kebijakan melalui komunikasi dari mulai yang sangat sederhana seperti mengadakan pertemuan langsung, briefing, papan
63 pengumuman dan tulisan seperti surat atau memorandum jika kebijakan sudah di tetapkan. Apakah mengenai kebijakan jam kerja, service gaji pro-rata, shuttle bus karyawati pulang jam 22.00 malam dan pelayanan kesehatan karyawan dan keluarga karyawan atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dan lain sebagainya. b. Hubungan dengan karyawan (Employee Relations) Di dalam suatu organisasi employee relations merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan dalam mengelola sumber daya manusia untuk pencapaian tujuan organisasi. Hal tersebut bertujuan untuk peningkatan produktivitas perusahaan dalam pelayanan. Adapun hubungan-hubungan terhadap karyawan dalam perusahaan bermacam aktivitas dan programnya antara lain : -
Program pendidikan dan pelatihan para karyawan melalui pemanfaatan berbahasa inggris dengan mendatangkan guru dari luar perusahaan,
bertujuan untuk peningkatkan berbahasa,
kinerja dan pelayanan terhadap pelanggan. -
Program motivasi kerja yang berprestasi, program ini disebut peningkatan motivasi melalui pemberian training setiap enam bulan dilakukan. Pemberian reward dan the best employee of the mounth and year
terhadap karyawan yang berprestasi serta
memberikan kesempatan mengikuti program study perusahaan tepatnya di Hongkong.
64 -
Acara-acara khusus (Special event), program ini dilakukan PR dan manajemen dengan memberikan beberapa hadiah sepeda motor, kulkas, TV flat, dan bermacam-macam hadiah lainnya untuk karyawan kontrak maupun yang sudah permanen. Event ini dilakukan pada saat ulang tahun perusahaan dan ulang tahun karyawan setiap dua bulan diadakan sekali. Hal ini dilakukan perusahaan untuk menumbuhkan rasa keakraban karyawan dan perusahaan serta loyalitas akan meningkat.
3.7
Teknik Analisis Data Analisa data adalah prose penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan,48 berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara mendalam dari para sumber terpercaya. Maka penelitian ini akan dideskripsikan dan dijabarkan secara kualitatif yang sesuai dengan tujuan penelitian. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu49. Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber lainnya. Denzin membedakan empat macam trianggulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik dan teori. Adapun teknik triangulasi ialah :
48
Sofyan Effendi dan Cris Manning dalam Masri Singarimbun, Metode Survey LP3ES, Jakarta, 1989, hal 263 49 Lexy J.Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, 2006, hal 330
65 Sumber Berarti membandingkan dan mengecek balik drajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif. Metode Menurut patton, terdapat dua strategi 1). Pengecekan drajat kepercayaan penemuan hasil penelitian beberapa teknik pengumpulan data 2). Pengecekan drajat kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama. Penyidik Dengan jalan memanfaatkan peneliti atau pengamat lainnya untuk keperluan pengecekan kembali drajat kepercayaan data. Pengamatan lainnya membantu mengurangi penyalahgunaan dalam pengumpulan data. Teori Menurut Lincon dan Guba, berdasarkan anggapan bahwa fakta tidak dapat diperiksa drajat kepercayaannya dengan satu atau lebih teori atau penjelasan banding. Jadi, triangulasi berarti cara terbaik untuk menghilangkan perbedaanperbedaan kontruksi kenyataan yang ada dalam konteks suatu study sewaktu mengumpulkan data tentang berbagai kejadian dan hubugan dari berbagai panangan. Dengan kata lain peneliti dapat me-recheck temuannya dengan jalan membandingkan dengan berbagai sumber, metode, penyidik atau teori.
66
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1
Obyek Penelitian Hotel Shangri-La secara umum Hotel
Shangri-La
adalah
merupakan
hotel
yang
berstandart
internasional, nama hotel Shangri-La memberikan suatu lagenda “Surga di Gunung Himalaya” yang mana menjanjikan kebahagian di masa muda, perdamaian dan kebahagian yang abadi. Diabadikan dalam suatu buku Lost Horizon yang ditulis oleh James Hilton pada tahun 1933.50 Hotel Shangri-La Internasional dan hotel Shangri-La Jakarta adalah sebuah anggota perusahaan Kuok Brothers. Pada tahun 1978, group hotel brothers
lebih dahulu disebut hotel Kuok, dimana beliau adalah seorang
berketurunan China dan anak pertama dari saudaranya, bermula bisnis perhotelanya dari yang sangat kecil dan sederhana. Berawal dari 5 gedung yang ada di Fiji dan Malaysia, akan tetapi perubahannya yang sangat pesat hingga sangat terkenal dan dapat menguasai dalam pengembangannya. Sehingga pada tahun 1983 nama yang semula Kuok Brothers telah diganti dengan Hotel Shangri-La yang senama dengan internasional nama yang paling indah. Dengan demikian hotel Shangri-La sekarang ini mempunyai 53 Hotel dan 12 Apartment yang ada di Asia bahkan pada tahun 2001 sudah memasuki benua Eropa. 50
Company Profile Hotel Shangri-La International, Januari 2008
66
67 Hotel Shangri-La yang ada di Jakarta merupakan hotel berkelas internasional, yang dimiliki oleh Kuok, Lyman group dan Bank Bni 46 jl. Jendral Sudirman. Hotel Shangri-La telah dibuka pada tanggal 25 maret 1993. Sebuah hotel bintang lima yang memiliki 668 kamar, Restouran, Bar dan 33 lantai yang siap huni. Sebuah hotel yang mempunyai manfaat yang sangat besar khususnya dari kalangan pebisnis dan perkantoran yang di area Sudirman. Begitu pula dengan ruangan pertemuan yang dapat menampung 3.500 orang dan fasilitas lainnya seperti Restoran, Bar, Lobby serta kolam renang, sauna dan fasilitas lainnya. Bentuk bangunan hotel Shangri-la menampilkan kontemporer yang berbeda dengan hotel lainnya, menujukkan suatu tangga untuk menuju ke atas dari kedua sisinya. Bagian utama hotel yang paling ditonjolkan adalah pada bagian lobby hotel, dari lobby lounge hotel ini terdapat jalan langsung menuju gedung BNI 46. Hotel Shangri-La menyediakan berbagai jenis kamar mulai dari Deluxe room, Excecutive room, Horizon room, Excecutive Suite room, President Suite room. Seluruh kamar yang ada di hotel ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas, yaitu saluran hubungan internasional, minibar ada disetiap kamar serta fasilitas telepon di kamar mandi dan toilet, TV flat, kotak penyimpanan barang berharga dan tombol pengatur suhu ruangan dan hordeng. Khusus tamu yang menggunakan kamar President Suite telah disediakan ruangan lounge excecutive serta fasilitas yang dapat memanjakan penghuninya seperti loundry, massage, dan Limosin transfer in/out airport serta penggunaan bisnis
68 center (free of charge) dan fasilitas lainya. Adapun hotel Shangri-La yang ada di Indonesia saat ini adalah Jakarta dan Surabaya. 4.2
Filosofi Hotel Shangri-La Keramah-tamahan hotel Shangri-La dari orang-orang yang peduli
4.2.1 Visi dan Misi Hotel Shangri-La - Pilihan utama bagi para karyawan, pemegang saham dan mitra usah Itu berarti : .
Memiliki para pelanggan yang setia yang membuat hotel Shangri-La menjadi pilihan utama
.
Menjadi pemimpin pasar sebagai tujuan dimana saja menjalankan usaha
.
Memperkuat nama hotel Shangri-La untuk membangun landasan yang kokoh guna mengembangkan usaha dan terus menerus memperoleh para pelanggan baru dan pemilik modal
.
Menarik dan mempertahankan orang-orang terbaik yang bermotivasi untuk mendapatkan kesetian pelanggan
.
Mencapai laba tertinggi di industri dan penghargaan
.
Mencapai sukses secara financial untuk mendapatkan kesetiaan dari pada pemegang saham dan mitra usaha kita.
4.2.2
Misi Hotel Shangri-La
- Membahagiakan pelanggan selalu dan setiap saat itu berarti :
69 .
Membahagiakan pelanggan hotel Shangri-La dan membuat mereka setia melalui
penghargaan
secara
pribadi,
mengantisipasi
kebutuhan,
fleksibilitas dan peroses perbaikan .
Melampaui harapan para pelanggan melalui pemberian kualitas dan nilai dalam produk-produk dan pelayanan secara konsisten
.
Menjadi panutan dalam bidang pemberian jasa/pelayanan
.
Memenuhi pemberian janji nama besar hotel Shangri-La dan semua nama yang diwakili oleh hotel Shangri-La51.
4.3
Struktur Organisasi Hotel Shangri-La Jakarta
Dir PR/Communication
Ass. PR/Communication Manager
Art. Dir
PR/Communication Officer
Print Shop Coordinator
PR/Communication Coordinator
Print Shop Operation
Photographer
4.3.1 -
Job Describtions PR Hotel Shangri-La secara umum Mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti menghadapi media, komunitas dan konsumen. Memahami tingkah laku dan memperhatikan karyawan, konsumen, dan kelompok lain. Membangun dan memelihara hubungan
51
Guding Prinsiple of Shangrila Hotel Jakarta, Revisi pertama 2002, ke dua 2004, dan ke tiga 2008
70 yang koperatif dengan wakil komunitas, konsumen, dan public interest group, juga dengan perwakilan dari media cetak dan broadcast. -
Menyampaikan informasi pada publik, interest group, pemegang saham, mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari sebuah organisasi.
-
Hubungan dengan mengupayakan pihak manajemen untuk supaya tetap sadar terhadap tingkah laku publik dan menaruh perhatian terhadap grupgrup perusahaan lain dengan siapa mereka berhubungan.
-
Menyiapkan pers rilis dan menghubungi orang-orang di media, yang dapat menerbitkan atau menyiarkan material hotel Shangri-la.
-
Mengatur dan mengumpulkan program-program untuk memelihara dan mempertahankan kontak antara perwakilan organisasi, SPSJ, karyawan dan publik. Mengatur speaking engagement, pidato untuk kepentingan internal dan external perusahaan, membuat film, slide atau presentasi visual lain dalam meeting dan merencanakan konvensi. Mempersiapkan annual reports dan menulis peroposal untuk peroyek-peroyek yang beragam (coorporat sosial responsible).
-
Memberikan saran terhadap manajemen/HRD dalam masalah, kebijakan karyawan atau perusahaan, sosial dan ekonomi, dan peraturan sekarang dan akan datang. Membuat dan menyampaikan informasi tentang kebijakan hotel Shangri-La. Teguran terhadap manajemen dalam kaitan untuk meningkatkan citra dan reputasi organisasi.
-
Mengumpulkan informasi tentang opini baik berasal dari internal maupun eksternal organisasi.
71 Job aktivitas PR Officer hotel Shangri-La : -
Communicating with person in/out side organization
-
Getting information and thinking creatively
-
Communicating with supervisor, employee(SPSJ), manajemen, pers or subordinates
4.4
-
Organizing, plan and prioriting work
-
Interacting with computers
-
Establisting and maintaining interpersonal relationships
-
Making decisions and solving problem
-
Update and using relavant knowledge
-
Scheduling work and activities
Hasil Penelitian Pelaksanaan penelitian mengenai Strategi Public Relations hotel Shangri-La dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan melalui
hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada
beberapa nara sumber (key informan) dari hotel Shangri-La.
Wawancara
tersebut dilakukan dengan lima nara sumber (key informan) antara lain adalah : 1). Fatia Diah Puspitasari selaku Human Recources Manager. 2). Budianto selaku Ketua Serikat Pekerja. 3). Dewi Wina selaku karyawan the best of the year 2008. 4). Ben Yamin selaku karyawan Fron liner yang cukup lama bekerja. 5). Ratna Sjamsiar selaku Direktur PR hotel Shangri-La Jakarta. Berikut ini paparan meraka.
72 4.4.1
Pengumpulan Data ( fact finding ) Sebelum menentukan strategi apa saja yang akan dilakukan dalam
mengkomunikasikan kebijakan perusahanaan terhadap karyawan PR dan HRD terlebih dahulu mengkaji dan mengumpulkan data ( fact finding ) antara lain mencari dan mengumpulkan data-data sebelum melakukan tindakan. Tahap ini merupakan kegiatan memperoleh data dan fakta yang ada kaitannya dengan pekerjaan yang akan dikerjakan. Untuk itu segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan oleh Ibu Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR dan Fatia Diah Puspitasari manajer HRD maka diperoleh data bahwa selain hotel Shangri-La Jakarta para hotel kompetitor juga kurang lebih sama dalam memberikan kebijakan. Tujuan ini untuk membuat karyawan betah dan yaman bekerja dari kebijakan yang diberikan perusahaan. Dengan demikian hotel Shangri-La mencari tahu kebijakan perusahaan perhotelan lain dengan analisa komparasi atau share informasi melalui telephone, fax, E-mail dan sebagainya. Seperti halnya yang diutarakan Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD antara lain : “ Kami melakukan study komparasi baik melalui telephone bertanya langsung, fax dan E-mail kepada hotel yang lain. Selain itu kami juga mempunyai assosiasi sehingga dari sinilah kami memperoleh informasi kebijakan tersebut. Bahkan informasi karyawan yang telah di black list dari hotel sebelumnya dapat kami ketahui”.52
52
Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009
73 Hal ini sebagai perbanding dari kebijakan yang telah diberikan oleh pemerintah
maupun
perusahaan.
Pihak
hotel
Shangri-La
tentunya
membandingkan hal-hal tersebut sebagaimana PR menempatkan perannya seperti yang diutarakan oleh Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR, peran kami disini adalah antra lain : “Sebagai komunikator, duta dan back-up manajemen untuk membangun hubungan baik terhadap internal dan external perusahaan untuk memperoleh image positif terhadap perusahaan sehingga menjadi hotel yang dominan di Jakarta”53. Adapun menurut Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD, para karyawan yang menjadi bagian dari manajemen hotel Shangri-La adalah para karyawan yang telah diutus menjadi perwakilan para karyawan. Mereka yang memiliki inspirasi terhadap karyawan dan manajemen yang dapat memberi dan menyumbangkan ide-ide sehingga salah satu dari mereka diangkat oleh para karyawan sebagai ketua serikat pekerja hotel Shangri-La Jakarta ( SPSJ ) yang dapat di harapkan sebagai lawyer dan berpihak terhadap karyawan. Para karyawan-karyawati yang dipilih sebagai perwakilan karyawan lain diantaranya adalah karyawan dari departemen house keeping, engenering, rooms, F&B, laundry, accounting dan sebagainya. Maka PR dan HRD membuat strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap para karyawan. Karena untuk mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan, PR dan HRD memerlukan strategi sebab sebuah kebijakan perusahaan merupakan kesepakatan yang dimiliki oleh perusahaan hal 53
Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009
74 tersebut sebagai tolak ukur
kelancaran dan terhambat suatu perencanaan
untuk pencapain hasil. Oleh karena itu berhasil atau tidaknya seorang PR mengkomunikasikan kebijakan tergantung dari kerja kerasnya PR dan HRD itu sendiri dalam menggunakan strateginya. Hal ini tidak terlepas kerja sama dari pihak-pihak karyawan yang ada di perusahaan itu sendiri. Semua pihak yang terkait di dalam perusahaan harus ikut terlibat dan berperan dalam membuat dan mengkomunikasikan kebijakan. Seperti yang diutarakan oleh Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD mengatakan mengenai kebijakan yang telah ada saat ini dan bagaimana pendapat para karyawan : “Kebijakan saat ini sangat baik, dan pendapat karyawan secara keseluruhan setuju. Memang tidak dapat kita pungkiri ada beberapa karyawan yang tidak setuju dan bahkan menolak beberapa kebijakan tersebut tetapi setelah diperjelas mereka paham dan mengerti dan secara obyektif karyawan setuju kebijakan tersebut”54.
Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR membenarkan pernyataan di atas tersebut dan menambahkan : “Kebijakan yang diberikan perusahaan adalah untuk meningkatkan pelayanan dan motivasi karyawan”55.
Sebagai PR yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan adalah sebagai pihak yang menjembatani antara karyawan dan manajemen melalui kegiatan 54
Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009 55 Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009
75 komunikasi lisan maupu tulisan. Adapun kebijakan yang telah diterima oleh karyawan adalah kebijakan tentang service pro-rata, 9 jam kerja, kesehatan karyawan dan keluarganya, shuttle bus karyawati pulang jam 22.00 malam, ini adalah kebijakan yang telah berjalan saat ini. Demikianpula kutipan wawancara dengan salah seorang karyawan Dewi Wina selaku karyawan The best employee of the year mengenai kebijakan perusahaan saat ini : “ Kebijakan yang diberikan oleh perusahaan sangat bagus dan mampu memberikan motivasi saya untuk bekerja dan berkarir lebih giat lagi”56. Berdasarkan keterangan di atas dapat terlihat bahwa kebijakan tidak terlepas dari pengalaman pemilik hotel Shangri-La yang ada sebelum Jakarta yaitu di Negara lain seperti Hongkong, Singapura, Malaysia dan Negara lainnya. Menurut PR sesuai dengan visi dan misi perusahaan adalah sebagai pilihan utama para karyawan, stakeholder dan mitra usaha. Hal yang diharapkan oleh karyawan adalah pihak manajemen dapat memberikan apa yang dibutuhkan oleh para karyawan dan keluarga karyawan. Hotel Shangri-La yang mempunyai komitmen untuk selalu memberikan dan menyampaikan kebijakan perusahaan kepada para karyawan untuk meningkatkan hubungan dan efek positif dalam pelayanan. Hal ini dapat terwujud seperti adanya pembangunan beberapa tempat untuk pasilitas karyawan mulai dari renovasi locker karyawan-karyawati dan fasilitas olah raga dan lain-lain yang diusulkan oleh karyawan melalui serikat pekerja dan 56
Hasil Wawancara Langsung dengan Dewi Wina, Karyawan The best Employee Of The Year 2008, Hotel Shangri-La Jakarta, 20 Maret 2009
76 perwakilan karyawan dari setiap departemen yang ada. Dengan demikian untuk menambah fasilitas dan kenyamanan para karyawan-karyawati serta merespon permintaan seluruh karyawan melalui serikat pekerja antara lain renovasi locker, toilet dan kamar mandi, ruangan istirahat karyawan yang over time dan sebagainya secara bertahap. Selain itu memberikan pelayanan kesehatan karyawan dan keluarga karyawan baik rawat inap maupun berobat berjalan dan pemberian service pro-rata yang tahun sebelumnya diinginkan oleh para karyawan. Inilah bentuk tanggung jawab dan kerja keras serikat pekerja terhadap kebijakan perusahaan. Seperti yang diutarakan Budianto selaku ketua SPSJ mengenai pengaruh SPSJ terhadap kebijakan. “Jelas sangat berpengaruh, terbukti dalam pemberian service pro-rata, kesehatan karyawan dan keluarga karyawan ditanggung oleh perusahaan. Pemberian pasilitas tersebut bagian dari kerja keras kami sehingga menemukan titik temu dari kedua belah pihak. Selain itu banyak pasilitaspasilitas seperti renovasi locker karyawan disambut positif oleh perusahaan”57. Hasil wawancara dari narasumber di atas jelas terlihat bahwa terbentuknya suatu kesepakatan dan kebijakan disebabkan karena adanya hubungan baik dari beberapa utusan departemen masing-masing dan serikat pekerja yang dioptimalkan PR untuk memperoleh kesepakatan bersama. Sesuai dengan perinsip-perinsip pedoman hotel Shangri-La diantaranya “ Kami akan pastikan kebijakan dan peroses kerja kami memudahkan tamu
57
Hasil Wawancara dengan Budianto, Ketua SPSJ Hotel Shangri-La Jakarta, 14 Maret 2009
77 dan karyawan dan menunjukkan kejujuran, kepedulian dan integritas dalam setiap hubungan”58.
4.4.2
Perencanaan ( planning ) Setelah mengumpulkan data (fact finding) langkah selanjutnya yang
dilakukan oleh PR yaitu perencanaan. Yaitu merupakan bagian penting di dalam usaha memperoleh opini para karyawan yang dapat menguntungkan kedua belah pihak beradasarkan fakta yang ada. Adapun tahapan PR dan HRD tahun 2008 sudah terangkum dalam kalender 1 tahun perusahaan. Kendatipun rencana itu mencakup schedule dan budget seperti pembuatan news letter, family gathering, dialogue session, staff party dan pembinaan kursus bahasa inggris untuk karyawan dan sebagainya. Tahapan perencanaan PR dan HRD tahun 2008 bertujuan untuk meningkatkan hubungan baik dan berdampak positif terhadap pelayanan terhadap tamu dan perusahaan. Memberikan informasi yang uptodate dan hubungan baik dengan serikat pekerja dan utusan karyawan dari departemen masing-masing. PR juga melakukan komunikasi tulisan antara lain melalui newsletter, white board, memorandum maupun secara lisan atau langsung untuk menyampaikan informasi secara keseluruhan terhadap karyawan sekaligus strategi PR untuk membentuk opini terhadap perusahaan. Biasanya dibentuk pertemuan dua tahap, karyawan yang masuk pagi jam 14.00wib dan yang masuk sore dan malam 15.30wib. Selain menjalankan perencanaan PR di
58
Buku Pedoman Kerja Hotel Shangri-La Jakarta,2008
78 tahun 2008, PR juga menjalankan strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan. Berikut ini kutipan dari Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD mengenai strategi yang dilakukan untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan tehadap karyawan : “Untuk mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan dan keluarga karyawan tentunya membutuhkan strategi, dalam hal ini manajemen mempunyai perwakilan dari setiap departemen dengan demikian kita memanggil dan memberitahukan hal-hal yang ingin disampaikan sesuai dengan apa yang kita inginkan setelah demikian kita sampaikan keseluruh golongan karyawan secara formil melalui memorandum agar tidak terdapat benturan dikemudian hari”.59 Hal tersebut dibenarkan oleh Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR mengatakan : “Menyampaikan kebijakan secara tegas, transparan melalui komunikasi langsung maupun tidak langsung dan hubungan baik sehingga para karyawan dapat menerima dan memahami”.60 Adapun pertemuan langsung dengan General Manager yang dilakukan oleh perusahaan baik berupa laporan atau rencana ke depan dilakukan setiap enam bulan sekali. Salah satunya adalah “ general staff meething “ ini merupakan program manajemen dan PR untuk memberitahukan pencapaian dan perencanaan sekarang dan akan datang melalui departemen masingmasing antara lain F&B, Rooms devision PR & Sales Marketing dan lain sebagainya. Mereka memberitahukan hasil pencapaian mereka selama enam bulan terahir melalui program ini hotel Shangri-La berharap hubungan baik
59
Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009 60 Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009
79 yang dibina dengan para karyawan dapat terus berjalan baik untuk pencapaian yang optimal. Acara general staff meeting yang dilakukan setiap enam bulan dan pada ahir tahun adalah merupakan suatu penghargaan kepada para karyawan yang memperoleh penghargaan the best employee of the year diselenggarakan di ballroom hotel Shangri-La sendiri. Acara tersebut biasanya mengundang para utusan kantor pusat atau owner bersama General Manager hotel Shangri-La untuk memberikan hadiah dan penghargaan dari perusahaan berupa cendra mata, sertifikat hingga tiket liburan bolak-balik ke hotel Shangri-La Hongkong, Singapure dan Malaysia. Pemberian tiket dan hadiah lain disaksikan seluruh karyawan mulai dari pimpinan atas sampai karyawan operasional. Ini adalah bentuk dan upaya PR yang bekerja sama dengan HRD dan pihak-pihak lainnya. Kendati dalam membuat kebijakan tidak terlepas dari ke ikut sertaan pihak manajemen pusat atau perwakilan dari owner, ini menunjukkan bahwa kepedulian dan tanggung jawab untuk memperhatikan keadaan yang sebenarnya dalam perusahaan. Kerena hotel Shangri-La tidak berdiri dengan sendirinya sebab manajemen pusat (Hongkong) membantu dalam bentuk apapun, baik penggantian General Manager dan karyawan expart dari luar seperti cooky alat atau pasilitas lainnya seperti lampu hias restoran, kunci kamar dan sebagainya. Sehingga dalam kebijakan pemberian basic salary pihak Hongkong sagat berpengaruh. Berikut ini kutipan dari Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD :
80 “ Karena keberadaan mereka sangat berpengaruh, karyawan atau manajemen dari pusat sangat berpengaruh dalam pembuatan kebijakan karena hotel Shangri-La adalah salah satu hotel group dan tidak berdiri dengan sendirinya dimana pihak owner harus mengetahui segala bentuk kebijakan yang ada. Apalagi kebijakan tersebut berpengaruh langsung maupun tidak terhadap perusahaan”.61 Kendati demikian pihak manajemen pusat ikut memperhatikan segala bentuk yang ada. Akan tetapi pihak manajemen Shangri-La Jakarta yang berperan besar dalam pemberian kebijakan seperti pro-rata, 9 jam kerja atau 5 hari kerja 2 hari libur, kesehatan karyawan dan keluarga karyawan dan shuttle bus karyawati jam 22.00 malam dan lain-lain.
Untuk itu diperlukan orang-
orang yang dapat mendukung strategi manajemen. Seperti yang diutarakan oleh Ratna Sjamsiar pimpinan PR sebagai berikut : “Para utusan manajemen diantaranya perwakilan masing-masing departemen dan serikat pekerja karena merekalah bagian terpenting untuk pembuatan kebijakan. Strateginya melalui komunikasi langsung dengan mereka di ruangan untuk membahas kebijakan tersebut kendati serupa dalam pembutan KKB ( kesepakatan kerja bersama).”62 Selain untuk melakukan kegiatan-kegiatan positif dengan para karyawan. Manajemen juga melakukan berbagai kebahagiaan dengan keluarga karyaan untuk mengimbangi kebijakan tersebut bagaimanapun juga mereka adalah bagian yang tidak terpisahkan. Perusahaan juga melakukan acara buka puasa bersama dengan keluarga karyawan, terkadang acara maulid nabi atau acara yang bersipat kerohanian untuk menambah keimanan karyawan dan yang beragama muslim non muslim. Acara ini juga dilakukan setiap tahun
61
Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009 62 Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009
81 sekali oleh perusahaan satu diantara acara tersebut disisihkan acara lomba menggambar dan menulis untuk anak-anak karyawan. Pada ahir acara tersebut ada pemberian berupa hadiah dan uang saku untuk anak-anak karyawan yang memperoleh peringkat 1-3 di sekolahnya. Kegiatan ini juga dilakukan untuk mempererat hubungan silaturrahmi perusahaan dan kenyamanan keluarga karyawan. Berikut ini kutipan wawancara Ben yamin selaku karyawan lama. “ Berbagai acara setiap tahunya dilakukan oleh perusahaan memang ini bagian yang paling menyenangkan buat keluarga saya kebetulan anakanak saya masih kecil apalagi terhadap keluarga teman-teman saya yang memperoleh hadiah dan uang”.63 PR dalam menjaga dan membina hubungan baik
dengan internal
perusahaan bertujuan untuk memperoleh hasil timbal balik. Hubungan baik dan saling pengertian memiliki pengaruh positif terhadap perusahaan sehingga mereka loyal dan berdidikasi tinggi. Antara lain karyawan lama
dan
karyawan-karyawati yang memperoleh penghargaan baik dari tamu maupun dari perusahaan. Selain itu PR juga membina hubungan baik dengan orangorang yang dapat sebagai jembatani perusahaan dengan karyawan antara lain adalah serikat pekerja SPSJ dan karyawan utusan dari departemen masingmasing yang memiliki tugas tersendiri. Selain itu memiliki peran sebagai mitra perusahaan terhadap karyawan dalam pembuatan dan penyampaian kebijakan.
63 Hasil Wawancara Langsung dengan Ben Yamin, Karyawan Lama Hotel Shangri-La Jakarta, 16 Maret 2009
82 Bagaimanapun juga karyawan utusan atau pimpinan adalah penyambung lidah dari seluruh karyawan yang berpotensi, keberadaan mereka siap memberikan waktunya jika dibutuhkan manajemen. Selaku ketua serikat pekerja ikut terlibat dan bertanggung jawab atas pembuatan dan penyampaikan kebijakan perusahaan padahal setatus beliau sebagai ketua SPSJ hotel Shangri-La sama seperti karyawan lainnya. Berikut ini penjelasan Budianto selaku ketua SPSJ mengenai tanggung jawabnya dalam membuat dan mengkomunikasikan kebijakan perusahaan. “Sudah seharusnya karyawan/karyawati diperhatikan nasibnya jika tidak mereka berlingdung dengan siapa, selain itu mereka merasa nyaman bekerja dan dapat menerima segala kebijakan”.64 Selain itu HRD juga menjelaskan tugas dan tanggung jawab para karyawan dengan baik melalui pedoman yang telah diberikan perusahaan dengan tujuan akan semakin termotivasi dalam menerima dan menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan. Sehingga komunikasi tersebut dilakukan terhadap karyawan secara teransparan dapat sebagai contoh dan dihargai dengan baik. Berikut ini wawancara dengan Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD : “Komunikasi terbuka dan transparan, hotel Shangri-La juga mempunyai pedoman principle untuk dapat menghargai kejujuran dan kepedulian. Hal ini tentu saja disampaikan melalui media antara lain, news letter, majalah, white board dan memorandum”.65
64
Hasil Wawancara dengan Budianto Karyawan Engenering, Ketua SPSJ Hotel Shangri-La Jakarta, 14 Maret 2009 65 Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009
83 4.4.3
Komunikasi Tahap selanjutnya adalah tahap komunikasi setelah tahap perencanaan,
adapun berbagai rencana sebagai reprensi atau hasil pemikiran yang matang berdasarkan data atau fakta yang telah dikumpulkan pada tahap awal dan kemudian akan dikomunikasikan. Media komunikasi yang digunakan PR dan HRD Hotel Shangri-La Komunikasi yang biasanya digunakan dalam suatu perusahaan adalah komunikasi ke atas, ke bawah dan kesamping. Jenis komunikasi ini memiliki perbedaan dalam media penyampaiannya baik secara lisan (langsung), tulisan (surat, memo, white boart) dan lain-lain. Berdasarkan pengamatan penulis dapat dikatakan hotel Shangri-La melakukan komunikasi antara lain : 1. ke bawah tertulis 2. ke bawah lisan 3. ke atas tertulis 4. ke atas lisan Media tersebut di atas adalah cara berkomunikasi yang sangat efektif dapat menyesuaikan situasi dan kondisi pesan yang ingin disampaikan terhadap seluruh karyawan sesuai dengan keperluannya masing-masing. Seperti yang diutarakan oleh Fatia Diah Puspitasari selaku manager HRD, mengatakan media komunikasi yang digunakan. “Medianya adalah cetak dan elektronik, antara lain surat memorandum, email dan white board. Media ini sangat efektif selain cepat mudah dan sederhana.
84 kami menggunakan media internal perusahaan untuk menyampaikan pesan terhadap seluruh karyawan, karena ada beberapa karyawan tidak femeliar dengan media seperti e-mail sehingga kami menggunakan surat tertulis dan sebagainya. Begitu juga dengan karyawan yang kritis, mereka dapat bertanya langsung ke HRD mengenai berita atau kebijakan yang simpang siur kebenarannya seperti tentang pengurangan karyawan kontrak disebabkan krisis global ekonomi saat ini kendati kami tidak merumahkan karyawan kontrak. Ini merupakan media yang paling efektif dalam perusahaan kami. Shangri-La pusat dan general manager sangat setuju hal ini”66 Untuk menjadikan strategi, PR dan HRD biasanya membina dan menjalin hubungan baik dengan para karyawan antara lain SPSJ dan karyawan utusan dari masing-masing departemen. PR dan HRD selalu memberikan informasi yang akurat tentang keadaan perusahaan yang sebenarnya. Dengan harapan perwakilan karyawan dan departemen tersebut dapat memberikan penjelasan atau selentingan informasi, sehingga para karyawan mendengar informasi tersebut secara positif. Seperti yang disampaikan
Fatia Diah
Puspitasari selaku manajer HRD. Cara berkomunikasi untuk membina hubungan baik dengan karyawan. “Seperti yang telah disampaikan sebelumnya cara berkomunikasi secara terbuka dan gamlang disampaikan apa adanya. Memanggil beberapa utusan dari departemen masing-masing diantaranya serikat pekerja. Sebagai contoh service pro-rata. Hal ini kita sampaikan kepada seluruh karyawan kenapa dan bagaimana hasil service bulan ini diperoleh sehingga total uang gaji diperoleh demikian. Begitu juga untuk membina hubungan baik, kita kan punya staf party, family gathering dan sebagainya. Momen inilah kita gunakan untuk menjalin hubungan erat antar sesama karyawan”67. Pengaruh para utusan karyawan dari departemen masing-masing sangat positif karena mereka karyawan dari level yang berbeda-beda sehingga jika ada informasi atau perencanaan kebijakan dapat disampaikan mereka dengan 66 Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009 67 Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009
85 langsung melalui briefing. Selain itu PR melakukan komunikasi untuk seluruh karyawan melalui langsung baik di ruangan meeting atau menempelkan surat di white board dan terahir mengirim surat memorandum kepada seluruh karyawan. Selain itu, para karyawati yang pulang kerja jam 22.00 malam yang sebelumnya diberikan transportasi melalui slip taxi hal ini merupakan pemborosan. Setiap tahun karyawati bertambah banyak sehingga diberikanlah shuttle bus yang sesuia dengan jalur masing-masing karyawan. Mengingat hal ini adalah suatu pemborosan sehingga perlu ada solusinya. Akan tetapi perobahan atau kebijakan ini tentunya mempunyai proses untuk dapat memperoleh kesepakatan bersama dari para karyawati yang pulangnya paling terahir. Cukup banyak karyawati yang menolak menggunakan shuttle bus yang pada ahirnya karyawati memahami kebijakan tersebut dan ini tidak terlepas dari upaya manajemen. Berikut ini wawancara dari Budianto selaku ketua SPSJ : “Ini adalah bentuk kerja sama. Untuk menghindari salah pengertian dan kami melakukan komunikasi sehingga segala kebijakan dan kesepakatan bersama diketahui berjalan dengan baik”.68 Begitu pula PR dalam menjalin hubungan dengan para karyawan, biasanya dalam melakukan kebijakan PR dan HRD menyelenggarakan acara atau kegiatan tertentu baik terhadap atasan maupun bawahan. Acara tersebut berupa dialogue session untuk merubah atau meningkatkan performance monitor yang setiap tiga bulan ada laporannya dari hotel Shangri-La pusat 68
Hasil Wawancara dengan Budianto Karyawan Engenering, Ketua SPSJ Hotel Shangri-La Jakarta, 14 Maret 2009
86 (Hongkong). Momen ini dilakukan sebagai upaya untuk menyampaikan pesan penting oleh General Manager. Berikut ini wawancara dengan Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR : “Selain dengan bertatap muka langsung kami juga ikut membantu HRD menyampaikan pesan melalui media yang ada baik itu news latter, email, white board bahkan melalui staff meeting yang setiap beberapa bulan dilakukan dan dapat disampaikan langsung oleh General Manager”.69 Selain untuk pemberitahuan hasil kerja selama tiga bulan yang lalu, pertemuan ini juga sebagai media intraktif untuk mengklarifikasi jika ada opini atau berita simpang siur tentang kebijakan yang merugikan karyawan sehingga diperlukanlah komunikasi secara langsung. Seperti yang disampaikan oleh Fatia Fuspitasari selaku manajer HRD mengenai tujuan komunikasi tersebut : “Tentunya untuk menghindari simpang-siur selain itu untuk menjalin hubungan baik kedua belah pihak”.70 Dengan demikian kerja keras dari semua pihak tentunya akan memperoleh hasil yang cukup memuaskan. Ini adalah bentuk keberhasilan yang telah diberikan kepada karyawan sehingga semua pihak akan memperoleh apa yang diinginkan yaitu pencapaian tujuan dan financial. Berikut ini kutipan dari Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR sebagai berikut : “Dari hasil kerja keras para karyawan tentunya tidak terlepas dari kebijakan yang telah disepakati bersama sehingga hotel Shangri-La
69
Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009 70 Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009
87 memperoleh service terbesar di Jakarta tahun ini. Ini bukti yang harus dipertahankan dan ditingkatkan oleh para karyawan”.71 Keberhasilan tersebut sangat penting dipertahankan dengan adanya kesadaran dan saling pengertian (team work). Menghormati sesama karyawan dan atasan sehingga dapat memperoleh hasil yang optimal khususnya saat-saat ekonomi seperti ini. 4.4.4
Evaluasi Langkah terahir yang harus dilakukan PR untuk menjalankan strategi
adalah mengadakan evaluasi. Artinya mengadakan tentang suatu kegiatan yang telah dijalankan PR dan HRD apakah sudah benar-benar tercapai atau belum kemudian evaluasi tersebut akan menjadi dasar kegiatan PR dan HRD untuk selanjutnya. Berbagai kebijakan dan kegiatan komunikasi organisasi yang telah dilakukan oleh perusahaan pada tahun 2008 akan tetapi setiap kebijakan dan kegiatan komunikasi berbeda-beda. Melalui tahap perencanaan strategi komunikasi kebijakan sampai mekanisme untuk evaluasi segala kebijakan. Hal ini dilakukan untuk mengetahuai keberhasilan strategi yang dijalankan yaitu mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan dengan memanggil SPSJ dan karyawan utusan dari masing-masing departemen untuk mencari ide dan kritikan dari para karyawan. Apa saja dampak positif dan negatif yang dirasakan oleh para karyawan.
71
Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009
88 Berikut ini kutipan atau wawancara dengan Ben Yamin selaku karyawan lama tentang ketidak puasan kebijakan tersebut : “Kebijakan seperti pro-rata saya pikir itu biasa-biasa saja, saya merasa tidak terlalu puas dengan apa yang diberikan oleh perusahaan dan itu sudah menjadi hak karyawan yang harus diberikan oleh perusahaan dan mereka hanya akan memotivasi dan mengangkat pemimpin orang-orang yang pro mereka, ini kan tidak netral ”.72 Selain kontra persi mengenai kebijakan tersebut hal ini berbeda dengan apa yang diutarakan oleh Dewi Wina selaku karyawan The best employee of the year mengenai suatu kebijakan : “Sangat setuju, kebijakan adalah bagian kesepakatan kami bersama untuk itu harus maksimal dalam pelaksanaannya karena kami harus memahami apa yang diinginkan perusahaan terlebih dahulu setelah itu baru untuk karyawan”.73 Selain dari berbagai pencapaian, komentar dari karyawan lama dapat di lihat dan di evaluasi. Melalui kegiatan PR dan berbagai kegiatan komunikasi organisasi dan hubungan baik terhadap keluarga karyawan berupa pemberian hadiah untuk anak yang memperoleh peringkat 1-3 di sekolahnya. Tidak hanya disitu saja manajemen melakukan studi komparasi terhadap hotel-hotel yang dianggap sebagai competitor untuk mengetahui kebijakan yang telah mereka berikan terhadap karyawan baik itu berupa kesehatan keluarga karyawan berupa asuransi atau rujukan rumah sakit. Dari berbagai keterangan di atas PR dan HRD mencari tahu kekurangan untuk acuan dan pedoman strategi yang akan datang. Selanjutnya pihak-pihak 72
Hasil Wawancara Langsung dengan Ben Yamin, Karyawan Lama Hotel Shangri-La Jakarta, 16 Maret 2009 73 Hasil Wawancara Langsung dengan Dewi Wina, Karyawan The Best Employee Of The Year 2008, Hotel Shangri-La Jakarta, 20 Maret 2009
89 yang terlibat dalam evaluasi
karena selain PR dan HRD tentunya ada
beberapa pihak yang ikut terlibat dalam menyampaikan kebijakan perusahaan untuk dapat diterima dengan baik. Di luar dari PR dan HRD kami juga memanggil perwakilkan dari setiap departemen Berikut ini wawancara dengan Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR : “Selain HRD dan PR kami juga memanggil perwakilan setiap departemen dan serikat pekerja untuk menyampaikan kebijakan tersebut”.74 Hasil evaluasi tersebut di atas, dapat mengevaluasi berbagai pihak dalam penyampaian kebijakan baik pihak manajemen, serikat pekerja dan para karyawan. Seperti yang diutarakan oleh Budianto selaku ketua SPSJ : “ Kebijakan yang telah disepakati bersama tentu sangat mempengaruhi kinerja karyawan. Seperti contoh 9 jam kerja atau 5 hari kerja 2 hari libur. Karyawan dapat libur bersama keluarganya istirahat yang cukup sehingga ketika kembali bekerja mereka dapat melakukan pelayanan yang tulus terhadap pelanggan melebihi dari apa yang diharapkan oleh tamu”.75 Dengan demikian tidak dapat kita pungkiri ada beberapa hal dalam penyampaian kebijakan tidak memuaskan dari sekian banyak karyawan, akan tetapi secara keseluruhan dapat diterima dan berjalan dengan baik terbukti dari performance monitor perusahaan. Berikut ini kutipan dari Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR : “Dapat kita lihat dari performance monitor yang telah kita berikan kepada setiap tamu yang menginap dan dari setiap kebijakan dapat berjalan
74
Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009 75 Hasil Wawancara dengan Budianto Karyawan Engenering, Ketua SPSJ Hotel Shangri-La Jakarta, 14 Mar et 2009
90 dengan baik seperti kehadiran karyawan, memahami setiap pedoman yang telah kita berikan sehingga pelayanan terhadap tamu lebih meningkat”.76 PR dan HRD terus menerus berupaya untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan untuk dapat di terima oleh semua pihak tentunya cukup sulit karena tidak semua karyawan dapat memahami dan menerima kebijakan tersebut, tetapi PR tetap terus berupaya untuk menjadikan hotel Shangri-La sebagai pilihan utama para karyawan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Walaupun demikian PR dan HRD merasa puas dengan hasil yang telah tercapai pada tahun 2008. Seluruh pihak yang terlibat langsung tidak merasa bosan dan terumenerus meningkatkan kinerja mereka untuk memberikan yang terbaik. jika adapun penyampaian kebijakan tidak tepat atau kurang berhasil khususnya dalam pelaksanaan dilapangan tentunya membutuhkan evaluasi Berikut ini kutipan dari Ratna Sjamsiar selaku pimpinan PR : “Kami akan mempelajari hal tersebut jika diperlukan, akan tetapi setiap kebijakan tidak berhasil kami coba duduk bersama untuk mencari solusi yang lebih tepat bahkan melalui pertemuan dengan general manager agar para karyawan dapat memahami dan menerimanya”.77 Pernyataan PR tersebut ditambahkan oleh Fatia Diah Puspitasari selaku manajer HRD sebagai berikut : “Jarang sekali, Karena kita mengutamakan win-win solusion. Jika mungkin terjadi kita secepatnya mencari penyebab untuk jalan keluarnya selanjutnya akan kami terapkan strategi yang lebih baik untuk kedepannya”78.
76
Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009 77 Hasil Wawancara Langsung dengan Ratna Sjamsiar, Pimpinan PR Hotel Shangri-La Jakarta, 09 Maret 2009 78 Hasil Wawancara Langsung dengan Fatia Diah Puspitasari, Manajer HRD Hotel Shangri-La Jakarta, 11 Maret 2009
91 TABLE Table Kegiatan Komunikasi Kebijakan Perusahaan dan Hubungan Baik (Employee Relation) Terhadap Karyawan
N
Bulan/Tahu
o
n
1
Kegiatan Komunikasi Perusahaan
Januari, 2008
-
Mengadakan pertemuan dengan utusan para karyawan dari departemen masingmasing.
Antara lain : -
Rooms division : concierge- health clubbuisiness center
-
Enginering : electric – Bas control
-
House keeping
: roomboy & public
area -
Loundry
: valet service & employee
uniform -
Security : officer & area
-
F&B
: service & kitchen, dan lain-
lain Seluruh divisi tersebut melakukan pertemuan di ruangan training room di Lt B1 samping ruangan HRD 2
Februari, 2008
-
Mengadakan acara ulang tahun karyawan
92 -
Mengadakan pertemuan dengan para utusan
karyawan
untuk
membahas
tentang kebijakan maupun langkah ke depan yang harus dilakukan -
Konsentrasi tentang
Chinesse food &
new
karyawan
year,
agar
dapat
mengambil cutinya lebih awal atau setelah Chinese new year. 3
Maret, 2008
-
Shangri-la unniversary beserta door price
-
Morning dialogue
-
Mengadakan pertemuan dialogue session baik mengenai kebijakan tentang 9 jam kerja maupun gendala dalam pekerjaan.
-
Maulid Nabi Muhammad SWT
-
Green
day
oleh
manajemen
yang
dilakukan oleh PR dan HRD 4
April, 2008
-
Medical check up yang setiap tahun dilakukan untuk umur 40 tahun ke atas, dan dua tahun sekali di bawah umur 40 tahun
-
Dialogue session dan acara ulang tahun karyawan
93
5
Mei, 2008
-
Mengadakan pemilihan ketua SPSJ yang setiap dua tahun sekali.
6
Juni, 2008
-
General staff meeting.
-
Laporan dari departemen head masingmasing tentang pencapaian dan rencana yang akan datang.
-
Sosialisasi Shangri-la akademi yang dikirim ke Hongkong
7
Juli, 2008
-
Pertemuan
untuk merevisi
beberapa
kebijakan dan pembuatan KKB yang setiap dua tahun sekali. -
Isra
Mi’raj
pemberian
Muhammad uang
hadiah
SAW dan dan
uang
tabungan untuk anak karyawan yang memperoleh peringkat 1-3 di sekolahnya oleh GM -
Mengadakan
pertemuan
dengan
manajemen utusan dari pusat yang ada di Jakarta beserta karyawan pimpinan dan perwakilan karyawan. 8
Agustus, 2008
-
Mengadakan
pertemuan
untuk
memotivasi hasil yang telah dicapai
94 selama enam bulan terahir. -
Family outing yang diadakan di Dufan Ancol/T.Safari
-
Training Shangri-La care yang telah dilakukan oleh HRD
9
September,
-
2008
Mengadakan
pertemuan
dengan
perwakilan karyawan dan SPSJ dengan PR dan HRD sebelum persetujuan ditanda-tangani oleh GM. -
SOP (Staff Opinion Survey), yang wajib diikuti seluruh karyawan.
10
Oktober,
-
2008
Mensosialisasikan
kebijakan
melalui
lisan dan tulisan. -
Dan ucapan-ucapan selamat hari raya Idul Fitri
11
November,
-
2008
Pembagian
buku
KKB
terhadap
karyawan yang berisikan kebijakan dan penandatanganan.
12
Desember, 2008
-
General staff meeting untuk penjelasan pencapaian hasil selama setahun dan laporan seluruh
performance hotel
monitor
Shangri-La
pencapaiannya paling tertinggi.
dari yang
95 -
Laporan dari departemen head masingmasing
-
Pemberian
penghargaan
terhadap
karyawan dan tiket jalan-jalan yang memperoleh the best employee of the year.
96
4.5
Analisa Data Komunikasi internal adalah bagian terpenting dalam menjalankan prosudur atau kebijakan-kebijakan yang ada. PR dan HRD yang sangat bertanggung jawab untuk membuat dan mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan dalam organisasi. Ini merupakan suatu ke ahlian untuk menciptakan suasana yang kondusip untuk dapat diterima oleh semua pihak. Mulai dari atasan terhadap bawahan dan bawahan terhadap atasan atau yang lebih tepat disebut komunikasi internal organisasi komunikasi ke atas lisan dan tulisan, ke bawah lisan dan tulisan dan diagonal. Ini merupakan tugas penting seorang PR dengan dibantu oleh manajemen khususnya HRD. Diketahui bahwa strategi merupakan suatu cara dan taktik, dimana dengan melakukan taktik tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan sehingga memperoleh hasil kedua belah pihak secara optimal. Strategi pada dasarnya adalah perencanaan manajemen untuk mencapai suatu tujuan, akan tetapi untuk mencapai tujuan tersebut strategi tidak cukup berfungsi sebagai peta untuk jalan saja tetapi bagaimana untuk memperoleh cara atau taktik dalam pelaksanaan atau operasionalnya. Disinilah seorang PR yang dibantu oleh HRD memiliki taktik dan strategi tersendiri dengan kultur perusahaan tersebut dalam merumuskan dan menjalankan strategi sehingga dapat berjalan dan diterima oleh kedua pihak karyawan dan manajemen maupun untuk eksternal sekalipun.
97 Adapun hasil penelitian sesuai dengan tujuan peneliti bahwa untuk mengetahui strategi PR hotel Shangri-La dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan. Maka penulis akan menguraikan secara analisis hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara langsung dari beberapa narasumber dibarangi dengan data-data yang lain sehingga diharapkan
sebagai
gambaran
mengenai
strategi
PR
dalam
mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan. Adapun strategi PR dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan adalah untuk memperoleh pengertian dan kerja sama yang baik dengan para karyawan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis dalam perencanaan untuk membuat strategi PR dan manajemen adalah berdasarkan 4 tahap peroses kegiatan PR dan HRD. Antara lain pengumpulan data-data (fact finding) perencanaan (planning) komunikasi (communication) dan yang terahir adalah evaluasi (evaluation). Tahapan inilah yang dilakukan untuk tahap awal dalam strategi yang dilakukan oleh PR. Pengumpulan data yang dilakukan oleh PR untuk mengetahui penyebab terjadinya suatu program yang ingin diterapkan. Langkah pertama adalah pengumpulan data dalam setiap melakukan tugasnya yang berkaitan dengan proses kegiatan yang dilakukan. Ketika dalam mengumpulkan data, PR dan HRD memperoleh data bahwa hotel lain juga kurang lebih sama dalam memberikan kebijakan informasi tersebut melalui hotel-hotel kompetitor dengan menggunakan studi komparasi. Akan tetapi dari visi dan misi perusahaan tetap berbeda sehingga dalam mengkomunikasikan kebijakan
98 perusahaan tentunya mempunyai cara tersendiri diantaranya komunikasi internal lisan dan tulisan dan hubungan yang baik. Selain itu adanya SPSJ perwakilan para karyawan yang diangkat sebagai lawyer dalam perusahaan. Sehingga sebagai bentuk hubungan baik perusahaan dan karyawan dan tanggung jawab SPSJ apa yang diinginkan oleh karyawan antara lain renovasi locker karyawan-karyawati, musolla, kantin, service pro-rata kesehatan karyawan dan sebagainya dapat terpenuhi secara bertahap. Ada beberapa hal lain dalam pengumpulan data selain yang telah disebut di atas. Diperoleh adanya perwakilan dari departemen masing-masing yang cukup berperan aktif dalam membantu kelancaran hubungan dan informasi yang akan disampaikan oleh PR dan HRD secara langsung. Untuk itu dalam mengkomunikasikan suatu kebijakan perusahaan dan merespon berbagai keinginan para karyawan dan manajemen dimanfaatkanlah momen-momen tersebut baik melalui staff meeting, dialogue session dan sebagainya. Dengan pengumpulan data-data di atas menjadi pertemuan PR untuk memperoleh data-data dan fakta untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan. Melakukan pengumpulan data langsung dengan karyawan lama dan yang memperoleh the best employee of the month/year atau secara komunikasi yang tersetruktur dan terprogram sebagai strategi PR dalam mengkomunikasikan kebijakan terhadap semua karyawan. Data dan fakta diperoleh dan dianalisis agar menjadi suatu acuan untuk menyusun perencanaan strategi dalam melakukan program selanjutnya.
99 Selanjutnya adalah perencanaan. Strategi PR dalam mengkomunikasikan kebijakan dengan memberikan berbagai bentuk kegiatan dan cara untuk mendukung hal tersebut. Tetapi PR tidak dengan sendiri tentunya didukung oleh beberapa kalangan dan golongan antara lain HRD, SPSJ dan perwakilan para karyawan dari departemen masing-masing bahkan utusan manajemen pusat yang diwakili di Indonesia. Untuk menghetahui rencana kegiatan dan strategi yang akan dilakukan oleh PR dan manajemen dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan terlihat dari program komunikasi dan kebijakan dalam setahun yang dilakukan oleh PR dan manajemen. Ini merupakan cara untuk memperoleh kenyamanan dan motivasi terhadap karyawan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan penulis, tujuannya ingin mengetahui sejauh mana PR menjalankan strategi dan hubungan baik (employee relations) terhadap karyawan dan perusahaan. Seperti acara keluarga besar karyawan (family gathering) dan pemberian hadiah terhadap anak karyawan yang memperoleh peringkat 1-3 di sekolahnya. Mengadakan acara yang bersifat kerohanian baik untuk beragama muslim non muslim hal ini untuk meningkatkan keimanan dan atitute para karyawan, atasan maupun operasional. Selain itu mengadakan dialogue session, dan general staff meeting untuk untuk menyampaikan hasil yang telah dicapai dan rencan ke depan yang akan dilakukan. Semua rencana dan laporan tersebut disampaikan oleh departemen head masing-masing di ruangan tersebut. Pemberian ucapan terhadap
100 karyawan yang memperoleh good commen, good upselling dan the best employee. Hal ini disampaikan perusahaan untuk menjalankan rencana dan strategi PR dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan didukung dengan media internal organisasi yang ada seperti tulisan newsletter, majalah dan lain sebagainya. Pada saat melakukan komunikasi atau penyampaian pesan salah satu strateginya adalah menjalin hubungan baik (employee relations) dengan para karyawan, SPSJ dan karyawan utusan dari departemen masing-masing atau para pimpinan mereka yang lebih tepat komunikasi lisan dan tulisan ini bagain terpenting jika ingin mengadakan kegiatan komunikasi dan kebijakan selain itu mereka dapat memberikan ide-ide positif. Pengaruh mereka sangat membantu PR dan HRD dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap seluruh karyawan baik mengenai service pro-rata kesehatan atau benefit dan lain sebagainya . Evaluasi adalah bagian yang terahir, PR dan HRD mengevaluasi segala kegiatan yang telah diselenggarakan dan dimonitoring oleh SPSJ dan karyawan utusan dari departemen masing-masing dan manajemen utusan dari pusat yang berada di Jakarta. Untuk itu segala kegiatan ini bagian tanggung jawab PR dan HRD untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap seluruh karyawan walaupun ada beberapa kritikan seperti karyawan lama. Berbeda dengan karyawan yang memperoleh penghargaan serta hasil evaluasi tersebut terbukti dalam perolehan service yang tertinggi dari hotel-
101 hotel lain. Dari hasil komentar dari keseluruhan karyawan dan SPSJ jelas terlihat komunikasi internal adanya keterbukaan dan win-win solution yang diutamakan terhadap kebijakan perusahaan yang telah diterapkan. Adapun mengenai pesan yang disampaikan oleh PR dan manajemen mengenai
suatu
rencana
kebijakan
terus-menerus
sesuai
dengan
perkembangan perekonomian saat ini untuk mewujudkan pilihan utama para karyawan, stakeholder dan mitra usaha. Sehingga penulis menilai beberapa upaya yang dilakukan oleh PR dan HRD sangat tepat dengan segala strategi dan program yang digunakan. Pada intinya upaya PR dan manajemen dibantu dengan para pendukung yang berkompeten dalam mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan tujuanya adalah bukan sekedar penyampaian melainkan dapat memotivasi dan pencapaian hasil yang optimal, loyalitas, ketulusan dan kejujuran. Dengan memanfaatkan para pimpinan dan utusan karyawan, SPSJ sehingga dapat terorganisir. Kegiatan PR dan manajemen di atas adalah merupakan strategi PR untuk kebijakan agar dapat diketahui dan diterima oleh seluruh lapisan golongan. Hal ini dapat terlihat dari berbagai program dan event-event serta aktivitas PR dan HRD dalam membina hubungan baik terhadap karyawan dan keluarga karyawan. Keseluruhan ini untuk mempererat hubungan yang diharapkan tercipta suatu kerja sama dan segala kebijakan dapat diterima semua pihak dengan implementasi pencapaian tujuan
102 yang diharapkan perusahaan adalah pencapaian hasil melebihi dari hotel-hotel pesaing.
4.6
Strategi PR dalam Industri Perhotelan Orientasi pelayanan terhadap pelanggan (customer service orientation), adalah keinginan untuk membantu atau melayani orang lain/pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Artinya berusaha untuk mengetahui dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengertian pelanggan diartikan secara luas adalah internal dan eksternal perusahaan. Adapun orientasi pelayanan ( service oriented) antara lain : “ Membahagiakan pelanggan selalu dan setiap saat “ terhadap : Konsumen : 1. Memastikan produk/jasa yang disediakan benar-benar berhasil sesuai dengan apa yang didengar dan dilihat oleh konsumen. 2. PR dan Marketing membuat program dan promosi yang tepat dan menarik 3. PR/Manajemen juga memantau gerakan para kompetitor (hotel lain yang berbintang di jakarta) Pelanggan : 1. PR dan Manajemen komitmen dengan pelanggan dan pemasok sangat penting bagi keberhasilan. Kami berusaha : a. Mendengarkan pelanggan kami b. Mengkomunikasikan maksud dan harapan bersama c. Menyerahkan produk dan jasa yang motivatif dan bersaing
103 d. Mengutamakan cara bekerja sama, dan melayani pelanggan melalui komitmen dengan seluruh karyawan 2. Membahagiakan pelanggan melalui pemberian kualitas dan nilai dalam produk dan pelayanan kami Karyawan : 1. Para pelaksana lapangan sesuai dengan bidang usaha yang diperlukan perusahaan, yang bersifat teknis maupun lapangan. 2. PR/manajemen menarik dan mempertahankan orang-orang terbaik yang bermotivasi untuk mendapatkan kesetiaan pelanggan. Adapun segmentasinya adalah : Memelihara komunikasi dengan baik terhadap internal/eksternal organisasi 1. Memelihara komunikasi yang baik dengan seluruh karyawan dan pelangan mengenai harapan bersama baik secara lisan mapun tulisan. 2. Memonitor kepuasan para karyawan melalui kotak saran, perbincangan dan keluhan. Adapun pelanggan melalui media cetak seperti koran, majalah, newsletter. Media elektronik seperti email, telephone, tv, radio dan sebagainya. 3. Menyampaikan informasi yang berguna kepada internal dan eksternal organisasi 4. Memberikan pelayanan yang ramah, dan menyenangkan untuk semua pihak Mengambil tanggung jawab (sense of belonging)
104 1. Mengambil tanggung jawab dan ikut tertantang dalam menyelesaikan masalah. 2. Tidak melemparkan atau lepas tangan dari tanggung jawab 3. Menyelesaikan masalah secara cepat dan tidak depensif, walaupun harus mengalami kerugian. Tujuan ahir dari strategi PR dan manajemen untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan adalah untuk meningkatkan motivasi para karyawan dalam bekerja. Seluruh karyawan dapat menerima kebijakan yang telah diberikan oleh manajemen, kebijakan tersebut dapat meningkatkan mutu pelayanan, pengetahuan, semangat kerja sehingga berorientasi financial yang optimal. Tolak ukur dari kerja keras semua pihak selain dari financial adalah performance monitor, secara jelas performance monitor dapat melihat kekurangan dan kelemahan dalam pelayanan, dan produk yang dijual dapat terjawab. Sehingga dari masing-masing departemen dapat melihat dari sudut mana untuk memulai sehingga memperoleh hasil yang lebih baik.
105 BAB V PENUTUP 5.1
Kesimpulan Berdasarkan dari analisis penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti sehingga penulis memperoleh kesimpulan empat tahap strategi PR dalam komunikasi internal perusahaan adalah pengumpulan data (fact finding), perencanaan
(planning),
komunikasi
(communication)
dan
evaluasi
(evaluation) antara lain : 1.
Strategi PR dalam melakukan komunikasi melalui manajemen PR dan sosialisasinya, antara lain pengumpulan data (fact finding). Sebelum
melakukan
strategi
PR
dan
HRD
melakukan
pengumpulan data (fac finding) dan fakta dilapangan seperti studi komparasi tentang kebijakan
hotel
lain.
Membentuk dan
mengangkat ketua serikat pekerja hotel Shangri-La (SPSJ), dan membentuk perwakilan manajemen dari karyawan. Selanjutnya melakukan perencanaan (planning), beberapa event sosial, berupa pemberian uang untuk anak karyawan yang berprestasi, kalender tahunan dengan melakukan komunikasi internal berupa lisan dan tulisan melalui perwakilan karyawan dan SPSJ. 2.
Setelah diperoleh data dan fakta, dan selanjutnya dikomunikasikan (communication) oleh PR/HRD dan pihak terkait melalui komunikasi internal organisasi. Memberikan selembar surat ke departemen masing-masing, email dan sebagainya. Selain itu
105
106 dilakukan pertemuan rutin seperti dialogue session, staff meeting dan sebagainya. 3.
Tugas terahir yang tidak dapat diabaikan oleh PR dan Manajemen adalah evaluasi (evaluation). Secara umum mekanismenya adalah melalui SPSJ dan karyawan utusan dari departemen lain. Hal ini dilakukan untuk mencari solusi untuk memperoleh perbedaan, kelemahan, kekuatan sehingga startegi selanjutnya diketahui dan dapat dilakukan.
4.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis bahwa dalam pelaksanaan strategi komunikasi untuk menyampaikan kebijakan perusahaan, hotel Shangri-La memiliki strategi khusus. Strategi perusahaan
yang
sering
dilakukan
adalah
mengumpulkan
karyawan diruang rapat dan memberikan pengertian kepada mereka
mengenai
apa
maksud
dari
kebijakan,
dan
apa
pengaruhnya terhadap karyawan dan pihak-pihak terkait lainnya. 5.
Bagaimana pesan yang telah disampaikan perusahaan dapat diterima karyawan, semua perogram atau kebijakan perusahaan dapat dibicarakan dan disosialisasikan melalui media internal perusahaan. Antara lain dengan mengirimkan memorandum ke seluruh departemen. Sarana yang disediakan oleh PR Shangri-La untuk menyampaikan pesan kebijakan dengan menggunakan sarana lisan dan tulisan atau tatap muka maupun menggunakan media internal.
107 Tertulis biasanya menggunakan email, memo, newsletter
dan
papan pengumuman. Sedangkan untuk sarana lisan, hotel ShangriLa biasa menggunakan bahasa sederhana dengan mengumpulkan para karyawan dan memberi pengertian atau tatap muka. Maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan PR hotel Shangri-La yang disampaikan secara tertulis atau langsung lebih efektif melalui beberapa perwakilan perusahaan seperti SPSJ, atasan maupun karyawan utusan dari departemen lain. 6.
Perlu dipertahankan oleh segenap komponen khususnya PR dan manajemen telah berhasil dengan perolehan service charge tertinggi dari hotel-hotel yang lain. Inilah bukti dari kerja keras seluruh karyawan antara lain karyawan
fron line, back office,
F&B, Marketing, security dan sebagainya
5.2
Saran
5.2.1
Praktis Besar harapan penulis dapat memberikan masukan positif dan dapat
memotivasi.
Khususnya
PR/manajemen
hotel
Shangri-La
dalam
menggunakan strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan terhadap karyawan antara lain : 1. Hubungan antara PR/manajemen dan karyawan terus-menerus ditingkatkan untuk memperoleh pengertian dan kerja sama sehingga
108 apa yang diterapkan oleh manajemen dapat diterima oleh para karyawan. 2. Setidaknya karyawan merasa dihargai jika pendapat dan ide-ide mereka diperhitungkan khususnya karyawan utusan dari masingmasing bagian, sehinga rasa memiliki dan kebersamaan terus menerus meningkat. Selain itu PR dan HRD dapat mengevaluasi jika beberapa kebijakan dan program yang telah mereka lakukan dapat diperbaiki. 3. Peran PR sangat penting dalam hubungan, tidak terfokus penyampaian kebijakan perusahaan saja tetapi harus mampu mengimbangi fasilitas yang mendukung pekerjaan para karyawan baik di dalam hotel itu sendiri maupun keluarga karyawan antara lain kesehatan karyawan dan keluarga karyawan. 4. Para atasan, SPSJ dan perwakilan dari departemen masing-masing terus menerus melakukan kerja sama. Hal ini untuk memudahkan PR/HRD menyampaikan dan menerima segala keritikan dan saran, sehingga untuk mengkomunikasikan kebijakan perusahaan secara teransparan dapat disampaikan melalui program-program yang akan datang. Antara lain hasil pencapaian service charge, disampaikan saat briefing oleh atasan terhadap bawahannya. Hal ini untuk menghindari kecurigaan dan kesalahan perusahaan dalam pembagian service point.
109 5. Berdasarkan pengamatan dan temuan-temuan penulis dilapangan
bahwa dalam pelaksanaan strategi komunikasi untuk menyampaikan kebijakan perusahaan. Hotel Shangri-La memiliki strategi khusus yang biasa dilakukan dalam strategi perusahaan, antara lain mengumpulkan karyawan diruang rapat dan memberikan pengertian kepada mereka mengenai apa maksud dikeluarkannya kebijakan tersebut. Pesan tersebut disampaikan oleh General manager. 6. Ada beberapa sarana yang disediakan oleh PR hotel Shangri-La untuk menyampaikan pesan kebijakan, menggunakan sarana tertulis dan lisan. Sarana tertulis, biasa menggunakan E-mail, memorandum, newsletter dan papan pengumuman. Sedangkan untuk sarana lisan, hotel ShangriLa mengumpulkan para karyawan, dan serikat pekerja (SPSJ), karyawan utusan manajemen dan utusan dari pusat (owner). Hal ini menunujukkan keseriusan dan kepentingan semua pihak, dan pesan dapat tersosialisasi seluruh golongan secara cepat. Ini merupakan aktivitas yang terus menerus harus ditingkatkan. 7. Kebijakan-kebijakan lama tentunya dapat mengalami perubahan. Terlihat dalam pembuatan KKB baik mengenai kesehatan karyawan dan keluarga karyawan, transportasi, service point dan sebagainya terus menerus
diperhatikan
setiap
tahunnya.
PR/HRD
benar-benar
memperhatikan hal tersebut untuk dapat mengimbangi kebijakan dan tuntuntan dari manajemen. 8. Dalam penyampaian kebijakan-kebijakan perusahaan seringkali SPSJ, karyawan utusan, PR beserta HRD ikut serta didalamnya. Menurut
110 hotel Shangri-La
keikutsertaan segenap golongan akan mendapat
dukungan terhadap kebijakan. Ini merupakan strategi yang dimiliki PR/manajemen hotel Shangri-La agar kebijakan dapat disampaikan dengan baik.
5.2.2
Akademis Hal ini untuk dapat memahami dan mendalami mengenai strategi
komunikasi PR dan manajemen tentang penyampaian kebijakan perusahaan terhadap karyawan dalam suatu perusahaan. Memperhatikan faktor-faktor penghambat dan pendukung setiap komponen komunikasi diantaranya : 1. Pemilihan media komunikasi yang efektif 2. Mengenali sasaran komunikasi mulai dari yang formal maupun informal atau melalui pendekatan dan studi kasus. 3. Pengkajian tujuan pesan komunikasi dengan menentukan teknik apa yang ingin diambil apakah berupa informatif, persuasif maupun intruksi dan lain sebagainya.
DAFTAR PUSTAKA
Adler, Roland B and George Roman, Under Standing Human Communication, Second adition, New York Holt Rinehart and Winston, 1981 Alvinaro, Ardianto & Soemirat, Saleh, Dasar-dasar Public Relations, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, 2002 Assegaf, Djaffar, Hubungan Masyarakat Dalam Praktek, Jakarta, 1980 Baktiar, Aly, Teknik Hubungan Masyarakat, Universitas Terbuka, Jakarta, 1995 Cuttlip, M Scott, Center and Broom, Glen, Effectife Public Relations, PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta, 2005 Cangara H Hafied, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Rosda Grafindo Persada, Jakarta 2007 Nurbono, Cholid dan H. Achmadi, Abu, Metode Penelitian, Bumi Aksara, Jakarta, 1997 Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori dan Perakteknya, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, 2006 Juarsa, Sasa dengan kawan-kawan. Pengantar Ilmu Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 1999 Kaban, Ramon. Jurnal Komunikasi Mediator. Unisba, Bandung, 2000 Moekijat, Teori Komunikasi, Mandar Maju, Bandung, 1993 Moleong J, Lexy, Metode Penelitian Kualitatif, PT. Rosda Karya, Bandung, 2006 Nazir, Mohammad, Metode Penelitian, Jakarta, Bahasa Indonesia, 2003 Ruslan, Rusady. Kiat dan Starategi Kampanye PR, Rajawali Pers, Jakarta, 2002
Ruslan, Rusady. Manajemen PR dan Media Komunikasi. Konsepsi dan Aplikasi. PT. Grafindo Persada, Jakarta, 2007 Soemirat, Saleh, Komunikasi Organisasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 1999 Singarimbun,
Masri, Effendi,Soffian,
Metode Penelitian Survey,
LP3S,
Jakarta,1989 Suhendang, Kustadi, Public Relations Perusahaan Kajian Program dan Implementasinya, Yayasan Nuansa Cendikiawan, Bandung, 2004 The Official LCCI Examination Board Guide, How to pass PR, 1999 Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2004 Yin,K, Robert, Study kasus Desain dan Metode Edisi Revisi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2008
SUMBER LAIN :
Company Profile Hotel Shangri-La Pedoman kerja Hotel Shangri-La Jakarta Informasi PR dan HRD Hotel Shangri-La Jakarta
0
LAMPIRAN 1
1 DRAFF WAWANCRA HUMAN RECOURCES MANAGER ( FATIA PUSFITA SARI)
A . Pengumpulan Data (Fact finding) 1. Bagaimana
fungsi
dan
peran
anda
sebagai
HRD
dalam
mengkomunikasikan kebijakan ? 2. Apakah tugas dan tanggung jawab anda sebagai HRD? 3. Bagaimana menurut anda kebijakan yang telah ada ? dan bagaimana pendapat seluruh karyawan ? 4. Bagaimana cara anda untuk mengetahuai hotel-hotel pesaing memiliki kebijakan yang kurang lebih sama dan untuk membuat para karyawan betah dan nyaman bekerja di perusahaan anda ? B. Perencanaan (Planning) 1. Bagaimana strategi anda untuk mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan ? 2. Mengapa khalayak internal ( karyawan ) dan manajemen yang diutus dari kantor pusat berpengaruh dalam pembuatan kebijakan? 3. Siapa saja khalayak internal yang dipilih untuk mendukung strategi anda dalam mengkomunikasikan kebijakan ? 4. Komunikasi seperti apa yang ingin anda lakukan terhadap karyawan dan keluarga karyawan untuk membangun kebijakan ?
2 C. Komunikasi (Communication) 1. Bagaimana cara anda berkomunikasi untuk membina hubungan baik dengan karyawan ? 2. Bagaimana upaya anda menyampaikan kebijakan terhadap seluruh karyawan ? 3. Megapa anda perlu mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan ? 4. Media apa yang digunakan untuk memnyampaikan kebijakan, mengapa ? D. Evaluasi (Evaluation) 1. Bagaimana anda mengetahui apakah strategi yang anda jalankan berhasil atau tidak ? 2. Siapa saja yang terlibat dalam pengevaluasian ? 3. Bagaimana jika strategi tidak mencapai hasil ? 4. Bagaimana pendapat seluruh karyawan saat ini? 5. Apakah menyampaikan kebijakan berhasil diwujudkan oleh manajemen dan PR ?
KETUA
SERIKAT
PEKERJA
HOTEL
SHANGRI-LA
JAKARTA
(BUDIANTO) A. Pengumpulan Data (Fact finding) 1. Bagaimana fungsi dan peran anda sebagai ketua serikat pekerja hotel Shangri-La ? 2. Apakah tugas dan tanggung jawab anda sebagai serikat pekerja? 3. Apakah tanggung jawab anda berpengaruh terhadap kebijakan ?
3 B.
Perencanaan (Planning) 1. Bagaimana kebijakan saat ini di mata para karyawan ? 2. Bagaimana tugas dan peran HRD dan PR, apakah dapat memberikan kebijakan yang positif terhadap semua pihak ? 3. Menurut anda bagaimana kebijakan hotel Shangri-La saat ini ? 4. Mengapa
anda
ikut
bertanggung
jawab
dalam
membuat
dan
mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan ? 5. Bagaimana jika karyawan tidak setuju dengan kebijakan tersebut ? apa yang anda lakukan ? C.
Komunikasi (Communication) 1. Bagaimana anda mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan untuk dapat diterima dan dipahami ? 2. Mengapa anda sering berkomunikasi dan membina hubungan baik dengan karyawan dan manajemen ?
D. Evaluasi (Evaluation) 1. Apakah kebijakan dapat mempengaruhi perestasi karyawan dalam bekerja? 2. Bagaimana pengaruh kebijakan terhadap karyawan ? 3. Apakah anda sering berkomunikasi dengan manajemen dan karyawan ? 4. Apa persepsi karyawan saat ini terhadap perusahaan dan SPSJ ?
4 THE BEST EMPLOYEE OF THE YEAR ( Dewi Wina ) A. Pengumpulan Data (Fact finding) 1. Apa fungsi dan peran anda sebagai karyawan the best employee of the year? 2. Apa tugas dan tanggung jawab anda ? B. Perencanaan (Planning) 1. Bagaimana pendapat anda terhadap kebijakan hotel Shangri-La ? 2. Apakah anda nyaman dengan kebijakan tersebut ? C. Komunikasi (Communication) 1. Bagaimana dengan penyampaian semua kebijakan ? 2. Bagaimana tanggapan anda mengenai peran PR dan HRD ? 3. Apa persepsi anda mengenai kebijakan karyawan ? D. Evaluasi (Evaluation) 1. Sebagai karyawan the best of the year, apakah anda setuju dengan segala kebijakan yang diberikan manajemen ? 2. Bagaimana persepsi anda mengenai serikat pekerja? Apakah anda puas dengan keberadaannya ?
EMPLOYEE FRON LINER (Ben Yamin) A. Pengumpulan Data (Fect finding) 1. Bagaimana fungsi dan peran anda sebagai karyawan fron line ? 2. Apa tugas dan tanggung jawab anda sebagai karyawan yang cukup lama bekerja ?
5 B. Perencanaan (Planning) 3. Apa pendapat anda mengenai kebijakan perusahaan ? 4. Apakah anda merasa nyaman bekerja di hotel shagri-La ? 5. Apakah kebijakan dapat membuat anda nyaman bekerja ? 6. Selain kebijakan apakah perusahaan memperhatikan kenyamanan keluarga anda (karyawan lain) ? C. Komunikasi (Communication) 1. Bagaimana pendapat anda mengenai penyampaian kebijakan ? 2. Apakah pembuatan kebijakan karyawan dikomunikasikan sebelumnya ? D. Evaluasi (Evaluation) 1. Apakah anda puas dengan kebijakan saat ini, dan dapat memotivasi anda bekerja dan berkarir ? 2. Bagaiman pendapat anda mengenai serikat pekerja hotel Shangri-La, apakah anda puas dengan perlindungannya ?
DIRECTOR OF COMMUNICATION ( Ratna Sjamsiar ) A. Pengumpulan Data (Fact Finding) 1. Bagaimana fungsi dan peran anda di hotel Shangri-La ? 2. Apa tugas dan tanggung jawab anda sebagai pimpinan PR? 3. Bagaimana tanggapan anda mengenai kebijakan ? 4. Bagaimana pengaruh HRD terhadap tugas dan tanggung jawab anda? B. Perencanaan (Planning) 1. Bagaimana strategi anda untuk mengkomunikasikan kebijakan?
6 2. Siapa saja
khalayak internal yang terpilih untuk mendukung dan
mengkomunikasikan kebijakan dan bagaimana strategi anda ? C. Komunikasi (Communication) 1. Bagaimana upaya anda dalam berkomunikasi untuk menyampaikan kebijakan ? 2. Apakah pendapat anda mengenai kebijakan perusahaan saat ini, apakah perlu perbaikan ? D. Evaluasi (Evaluation) 3. Bagaimana anda mengetahui strategi dan kebijakan mendapatkan hasil ? 4. Media apa yang anda lakukan dalam menyampaikan kebijakan ? 5. Siapa saja yang terlibat dalam penyampaian? 6. Apa langkah selanjutnya jika kebijakan atau penyampaian tidak berhasil ? 7. Apakah penyampaian dan kebijakan internal berhasil diterapkan ?
Kebijakan yang telah ditetapkan antara lain : -
Kebijakan tentang service pro-rata
-
Kebijakan tentang 9 jam kerja
-
Kebijakan tentang kesehatan karyawan dan keluarga karyawan
-
Suttle bus karyawati jam 22.00 malam dan lain-lain
7 DRAFF JAWABAN WAWANCRA
Nama Jabatan Hari/Tgl Pukul/lokasi
: : : :
Fatia Pusfita Sari Human Recources Manager Rabu / 11 Maret 2009 16.30-17.40 / Hotel Shangri-La
A . Pengumpulan Data (Fact finding) Jawab : Fungsi dan peranan HRD dalam mengkomunikasikan kebijakan adalah sebagai wadah atau jembatani antara pihak perusahaan dan para karyawan maupun keluarga karyawan. Jawab : Tugas dan tanggung jawab kami (HRD) selain mengenai pendataan seluruh karyawan dan keluarga karyawan, dalam hal kebijakan kami sangat bertanggung jawab menyampaikan secara gamlang dan di sosialisasikan melalui pertemuan langsung maupun secara lisan segala sesuatu yang bersangkutan dengan karyawan maupun keluarga karyawan sehingga dapat dipahami dan diterima dengan baik. Jawab : Kebijakannya saat ini sangat baik, dan pendapat karyawan secara keseluruhan setuju. Memang tidak dapat kita pungkiri ada beberapa karyawan yang tidak setuju dan bahkan menolak beberapa kebijakan tersebut tetapi setelah diperjelas mereka paham dan mengerti dan secara obyektif karyawan setuju kebijakan tersebut. Jawab : Kami melakukan setudi komparasi baik melalui telephone, bertanya langsung, fax dan E-mail kepada hotel yang lain. Selain itu kami juga mempunyai assosiasi sehingga dari sinilah kami memperoleh informasi
8 kebijakan tersebut. Bahkan informasi karyawan yang telah di black list dari hotel-hotel sebelumnya dapat kami peroleh.
B. Perencanaan (Planning) Jawab : Untuk mengkomunikasikan kebijakan terhadap karyawan dan keluarga karyawan tentunya membutuhkan strategi. Dalam hal ini manajemen mempunyai perwakilan dari setiap departemen dengan demikian kita memanggil dan memberitahukan hal-hal yang ingin disampaikan sesuai dengan apa yang kita inginkan setelah demikian kita sampaikanlah keseluruh golongan karyawan secara formil melalui memorandum agar tidak terdapat benturan di kemudian hari. Jawab : Karena keberadaan mereka sangat berpengaruh. Karyawan atau manajemen dari pusat sangat berpengaruh dalam pembuatan kebijakan karena hotel Shangri-La adalah salah satu hotel group dan tidak berdiri dengan sendirinya dimana pihak owner harus mengetahui segala bentuk kebijakan yang ada. Apalagi kebijakan tersebut berpengaruh langsung maupun tidak terhadap perusahaan. Jawab : Antara lain khalayak internal yang berpotensi diantaranya para karyawan yang senior, kalangan atas, bawah, maupun kalangan operasional. Jawab : Komunikasi terbuka dan transparan, hotel Shangri-La juga mempunyai pedoman principle untuk dapat menghargai kejujuran dan kepedulian. Hal ini tentu saja disampaikan melalui media antara lain, news letter, majalah, white board dan memorandum.
9 C. Komunikasi (Communication) Jawab : Seperti yang telah disampaikan sebelumnya cara berkomunikasi secara terbuka dan gamlang disampaikan apa adanya. Memanggil beberapa utusan dari departemen masing-masing diantaranya serikat pekerja. Sebagai contoh service pro-rata. Hal ini kita sampaikan kepada seluruh karyawan kenapa dan bagaimana hasil service bulan ini diperoleh sehingga total uang gaji diperoleh demikian, begitu juga untuk membina hubungan baik, kita kan punya staff party, family gathering dan sebagainya. Momen inilah kita gunakan untuk menjalin hubungan erat antar sesama. Jawab : Kami menyampaikan kebijakan melalui komunikasi langsung dan surat memorandum. Akan tetapi sebelumnya kami sudah sosialisasikan terhadap karyawan melalui staff meeting enam bulan sekali atau melalui moorning briefing. Jawab :Tentunya untuk menghindari simpang-siur, selain itu untuk menjalin hubungan baik kedua belah pihak. Jawab :Medianya adalah cetak dan elektronik, antara lain surat memorandum, email dan white board. Media ini sangat efektif selain cepat mudah dan sederhana. kami menggunakan media internal perusahaan untuk menyampaikan pesan terhadap seluruh karyawan, karena ada beberapa karyawan tidak femeliar dengan media seperti e-mail sehingga kami menggunakan surat tertulis dan sebagainya. Begitu juga dengan karyawan yang kritis,
10 mereka dapat bertanya langsung ke HRD mengenai berita atau kebijakan yang simpang siur kebenarannya seperti tentang pengurangan karyawan kontrak disebabkan krisis global ekonomi saat ini kendati kami tidak merumahkan karyawan kontrak. Ini merupakan media yang paling efektif dalam perusahaan kami. Shangri-La pusat dan general manager sangat setuju hal ini.
D. Evaluasi (Evaluation) Jawab : Untuk mengetahui strategi berhasil atau tidak, tentunya melalui feedback mengenai pemahaman karyawan tentang apa yang telah kita lakukan dan kita perolah. Dapat juga dilakaukan kuis atau game, melalui
para
karyawan trainers yang telah kita regruited, merekalah yang mendatangi setiap karyawan dan menanyakan knowledge atau kebijakan yang harus dilakukan. Jawab : Antara lain HRD, PR, utusan karyawan dan serikat pekerja. Jawab : Jarang sekali karena kita mengutamakan win-win solusion. Jika mungkin terjadi kita secepatnya mencari penyebab untuk jalan keluarnya selanjutnya akan kami terapkan strategi yang lebih baik untuk kedepannya. Jawab : Tidak ada masalah setuju-setuju saja. Karena kami selalu siap menerima kritikan dan saran dari seluruh karyawan. Jawab : Tentu saja berhasil, dapat dilihat dari banyaknya pencari kerja dan dua bulan terahir hotel Shangri-La mendapatkan service point tertinggi dari
11 semua hotel yang ada di Jakarta. Ini bukti kerja keras semua pihak hal demikian sangat sulit kita dapatkan disaat ekonomi seperti ini.
KETUA SERIKAT PEKERJA HOTEL SHANGRI-LA JAKARTA (SPSJ) Nama Jabatan Hari/Tgl Pukul/lokasi
: : : :
Budianto Engeniring Supervisor Sabtu / 14 Maret 2009 10.00-11.00 / Hotel Shangri-La
A. Pengumpulan Data (Fact finding) Jawab
:Sebagai wadah untuk menerima dan menyampaikan pesan baik dari karyawan maupun dari manajemen
Jawab :Membantu memberikan perlindungan dan masukan terhadap hak-hak para karyawan/karyawati dan memonitor kesepakatan yang telah disepakati berjalan atau tidak sesuai dengan undang-undang ketenaga kerjaan saat ini. Jawab :Jelas sangat berpengaruh. Terbukti dalam pemberian service pro-rata, kesehatan
karyawan
dan
keluarga
karyawan
ditanggung
oleh
perusahaan. Pemberian pasilitas tersebut bagian dari kerja keras kami sehingga menemukan titik temu dari kedua belah pihak.
Selain itu
banyak pasilitas-pasilitas seperti renovasi locker karyawan/karyawati disambut positif oleh manajemen.
12 B. Perencanaan (Planning) Jawab : Cukup puas. Terbukti banyak karyawan lama betah bekerja sampai saat ini. Jawab : Visi perusahaan adalah pilihan utama para karyawan, pemilik saham dan mitra usaha dengan demikian HRD dan PR adalah tangan kanan pengusaha program-program dan kebijakannya sangat baik. Tetapi tidak terlepas dengan kerja sama dan hubungan baik dengan serikat pekerja. Jawab :Sangat bagus dapat dibuktikan saya masih memilih tempat ini dalam berkarir. Jawab : Sudah seharusnya karyawan/karyawati di perhatikan nasibnya jika tidak mereka berlingdung dengan siapa, selain itu mereka merasa nyaman bekerja dan dapat menerima segala kebijakan. Jawab :Kami cukup demokratis, jika kebijakan tidak setuju kami akan mengadakan pertemuan dan mempertimbangkan usulan tersebut sehingga memperoleh jalan keluar melalui win-win solutions. C. Komunikasi (Communication) Jawab : Kami memanggil beberapa perwakilan dari departemen masing-masing hingga menemukan titik temu. Setelah kebijakan disepakati bersama kami akan memberitahukannya melalui email, general information, surat atau memorandum dan komunikasi langsung melalui dept-head masingmasing.
13 Jawab : Ini adalah bentuk kerja sama. Untuk menghindari salah pengertian dan kami melakukan komunikasi sehingga segala kebijakan dan kesepakatan bersama diketahui berjalan dengan baik. D. Evaluasi (Evaluation) Jawab :Kebijakan yang telah disepakati bersama tentu sangat mempengaruhi kinerja karyawan. Seperti contoh 9 jam kerja atau 5 hari kerja 2 hari libur. Karyawan dapat libur bersama keluarganya istirahat yang cukup sehingga ketika kembali bekerja mereka dapat melakukan pelayanan yang tulus terhadap pelanggan melebihi dari apa yang diharapkan oleh tamu. Jawab : Sangat positif. Karena sudah ada kesepakatan sebelum dilaksanakan. Jawab : Kita melakukan komunikasi dengan manajemen dan karyawan setiap tiga bulan yang disebut dialogue session dan general staff meeting enam bulan sekali jika pertemuan per-tiga bulan berhasil kita akan sampaikan ke top level (General Manager) untuk menendatangani hasil tersebut. Jawab : Persepsi karyawan terhadap perusahaan adalah sangat baik dan percaya, mereka mengharap segala kebijakan dapat disesuaikan dengan keadaan perekonomian saat ini. Begitu juga persepsi karyawan dengan serikat pekerja mereka sangat optimis dan menghargai terhadap kebijakan-kebijakan yang telah ada dan akan datang dapat diperhatikan lebih baik lagi.
14 THE BEST EMPLOYEE OF THE YEAR Nama Jabatan Hari/Tgl Pukul/lokasi
: : : :
Dewi Wina Guest Relation Officer Jum’at / 20 Maret 2009 16.40-17.40 / Hotel Shangri-La
A. Pengumpulan Data (Fact finding) Jawab : Sama seperti lainnya adalah sebagai pelaksana dari keinginan perusahaan melalui perosudur yang telah diberikan. Jawab :Bekerja sesuai dengan mekanismenya memberikan pelayanan dan pemahaman tentang pasilitas yang harus diperoleh oleh tamu-tamu cekin dimana saya sebagai guest relations harus mampu memberikan pelayanan unik dan menarik melebihi harapan-harapan mereka. B. Perencanaan (Planning) Jawab :Kebijakan yang diberikan oleh perusahaan sangat bagus dan mampu memberikan motivasi saya untuk bekerja lebih giat lagi. Jawab
:Cukup
nyaman,
dengan
beberapa
kebijakannya
terbukti
saya
memperoleh karyawan terbaik tahun 2008 C. komunikasi (Commmunication) Jawab : Cukup transfaransi. Dimana sebagian besar kebijakan harus diberitahukan sebelum adanya kesepakatan ahir. Jawab :Peran PR sengat membantu sekali dalam menyampaikan kebijakan melalui media internal dan dapat sebagai mitra dalam pembuatan dan penyampaian kebijakan. Sedangkan HRD adalah bagian yang terpenting dalam memotivasi karyawan melalui pedoman dan kebijakan untuk
15 pencapaian target perusahaan dan semangat karyawan dalam bekerja untuk menjadi the best dalam segala hal. Jawab : Dalam penyampaian dan pembuatan sangat transfaran di komunikasikan D. Evaluasi (Evaluation) Jawab : Sangat setuju, kebijakan adalah bagian kesepakatan kami bersama untuk itu harus maksimal dalam pelaksanaannya karena kami harus memahami apa yang diinginkan perusahaan terlebih dahulu setelah itu baru untuk karyawan. Jawab : Serikat pekerja cukup menempatkan posisinya. Beberapa karyawan yang pernah mempunyai permasalahan dengan manajemen serikat pekerja sangat aktif membela dan melindungi para karyawan sampai ke arah pembayaran (uang pasangon) jika karyawan tersebut diberhentikan.
EMPLOYEE FRON LINER Nama Jabatan Hari/Tgl Pukul/lokasi
: : : :
Ben Yamin Fron Officer (Reception) Senin / 16 Maret 2009 16.00-17.00 / Hotel Shangri-La
A. Pengumpulan Data (Fact finding) Jawab : Fungsinya adalah sebagai duta perusahaan dimana setiap kebutuhan para tamu yang menginap maupun tidak, dapat kami lanyani melebihi berada di rumah mereka sendiri. Jawab : Memberikan pelanyanan, keamanan dan kenyamanan dari semua para pengunjung.
16 B. Perencanaan (Planning) Jawab : Cukup memuaskan terbukti saya tetap memilih perusahaan ini sebagai tempat saya bekerja di perhotelan. Jawab : Sangat nyaman, dari segala pendapatan, pelayanan kesehatan karyawan dan keluarga kami diperhatikan dengan baik. Jawab : Segala kebijakan yang diberikan perusahaan dapat kami peroleh melalui kesepakatan bersama. Jawab : Berbagai acara setiap tahunya dilakukan oleh perusahaan memang ini bagian yang paling menyenangkan buat keluarga saya kebetulan anakanak saya masih kecil apalagi terhadap keluarga teman-teman saya yang memperoleh hadiah dan uang C. Komunikasi (Communication) Jawab : Penyampaian kebijakan tidak terlepas dari mupakat yang telah disetujui oleh semua pihak antara lain melalui forum yang telah dibentuk manajemen dan serikat pekerja . Jawab :Kebijakan tidak terlepas dari penyampaian sebelumnya melalui perwakilan dari setiap departemen. Setelah kebijakan tersebut disetujui perusahaan akan mengirimkan surat memorandum kepada setiap karyawan dan menempelkan surat pengumuman di white board maupun melalui email karyawan.
17 D. Evaluasi (Evaluations) Jawab : Kebijakan seperti pro-rata saya pikir itu biasa-biasa saja, saya merasa cukup puas dengan apa yang diberikan oleh perusahaan dan itu sudah menjadi hak karyawan yang harus diberikan oleh perusahaan, dan mereka hanya akan memotivasi orang-orang yang tidak tepat saja. Jawab : Serikat pekerja adalah karyawan yang sama dengan kami. Serikat pekerja cukup baik dalam membantu dan melindungi hak-hak para karyawan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Jawab : Sangat puas. Perusahan sangat terbuka terhadap seluruh karyawan yang inigin berkarir dan melihat kemampuan dan keinginan para karyawan itu sendiri dan sejauh mana karyawan itu mentaati peraturan yang telah di sepakati bersama.
DIRECTOR OF PUBLIC RERLATIONS Nama Jabatan Hari/Tgl Pukul/lokasi
: : : :
Ratna Sjamsiar Director of Pulic Relations Senin / 09 Maret 2009 13.30-14.40 / Hotel Shangri-La
A. Pengumpulan Data (Fact Finding) Jawab : Sebagai komunikator, duta dan back-up manajemen untuk membangun hubungan baik terhadap internal dan eksternal
perusahaan untuk
memperoleh image positif terhadap perusahaan sehingga menjadi hotel yang dominan di Jakarta.
18 Jawab :Ikut dalam menunjang kegiatan-kegiatan manajemen baik dalam pembuatan program-program kebijakan maupun untuk menyampaikan pesan dua arah terhadap internal maupun external perusahaan . Jawab :Kebijakan yang diberikan perusahaan adalah untuk meningkatkan pelayanan dan motivasi karyawan. Jawab
:Pengaruh HRD sangat besar dalam hal pembuatan kebijakan tetapi setidaknya tugas kami (PR) adalah untuk memberikan pengertian dan pemahaman tentang kebijakan dan back-up terhadap manajemen.
B. Perencanaan (Planning) Jawab :Menyampaikan kebijakan secara tegas, transparan melalui komunikasi langsung mapun tidak langsung dan hubungan baik sehingga para karyawan dapat menerima dan memahami. Jawab
:Para
utusan
manajemen
diantaranya perwakilan
masing-masing
departemen dan serikat pekerja karena merekalah bagian terpenting untuk pembuatan kebijakan. Strateginya melalui komunikasi langsung dengan mereka di ruangan untuk membahas kebijakan tersebut kendati serupa dalam pembutan KKB ( kesepakatan kerja bersama). C. komunikasi (Communication) Jawab :Selain dengan bertatap muka langsung kami juga ikut membantu HRD menyampaikan pesan melalui media yang ada baik itu news latter, email, white board bahkan melalui staff meeting yang beberapa bulan dilakukan dan dapat disampaikan langsung oleh General Manager.
19 Jawab : Dari hasil kerja keras para karyawan tentunya tidak terlepas dari kebijakan yang telah disepakati bersama sehingga hotel shangri-La memperoleh service terbesar di Jakarta tahun ini. Ini bukti yang harus dipertahankan dan ditingkatkan oleh para karyawan. D. Evaluasi (Evaluation) Jawab : Dapat kita lihat dari performance monitor yang telah kita berikan kepada setiap tamu yang menginap dan dari setiap kebijakan dapat berjalan dengan baik seperti kehadiran karyawan, memahami setiap pedoman yang telah kita berikan sehingga pelayanan terhadap tamu lebih meningkat. Jawab : Melalui white boad, email dan surat memorandum langsung di berikan terhadap setiap karyawan. Selain itu kami juga menggunakan news letter yang setiap tiga bulan kami edarkan. Jawab : Selain HRD dan PR kami juga memanggil perwakilan setiap departemen dan serikat pekerja untuk menyampaikan kebijakan tersebut. Jawab : Kami akan mempelajari hal tersebut jika diperlukan, akan tetapi setiap kebijakan tidak berhasil kami coba duduk bersama untuk mencari solusi yang lebih tepat bahkan melalui pertemuan dengan general manager agar para karyawan dapat memahami dan menerimanya. Jawab : Segala penyampaian kebijakan kami komunikasikan melalui tahap-tahap yang telah kami sampaikan sebelumnya yaitu melalui pertemuan langsung atau yang disebut dialogue session, media cetak dan elektronik
20 sehingga kebijakan tersebut tidak simpang siur dan sampai saat ini kebijakan berjalan dengan baik.
Kebijakan yang telah ditetapkan antara lain : -
Kebijakan tentang service pro-rata
-
Kebijakan tentang 9 jam kerja
-
Kebijakan tentang kesehatan karyawan dan keluarga karyawan
-
Suttle bus karyawati jam 22.00 malam dan lain-lain
