STRATEGI DAN PENERAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE SIAP PAKAI PENDEKATAN TERHADAP PERUSAHAAN DAGANG SUGIARTO PRAJITNO STIE Trisakti
[email protected]
PENDAHULUAN
S
trategi menunjukkan berbagai metode atau cara yang di gunakan untuk dapat mencapai suatu tujuan dalam suatu aktivitas terutama yang terkait dengan pengembangan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi biasanya akan melewati langkah langkah tertentu. Berikut ini adalah berbagai langkah yang ditunjukkan dalam pengembangan sistem informasi yang kita kenal, lewat konsep yang pernah kita pelajari dalam buku sistem informasi akuntansi yaitu: Analisis, perancangan dan implementasi (Bodnar dan Hopwood 2004). Cara pengembangan sistem informasi yang lain adalah Systems analysis, Conceptual design, Physical design, Implementation and conversion, Operations and maintenance (Romney Dan Steinbart 2008). Itulah langkah pengembangan sistem informasi yang berlaku secara umum yang menjadi dasar dalam strategi pengembangan sistem akuntansi bagi suatu organisasi. Pengembangan Sistem Informasi Akuntnasi Dan Siklus Akuntansi Pengembangan sistem informasi merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi. Hasil dari pengembangan dari sistem informasi akan menentukan kinerja organisasi. Kinerja organisasi dapat meningkat atau menurun ka-
rena penerapan dalam sistem informasinya. Oleh sebab itu pengembangan menjadi hal yang sangat dan menjadi perhatian dari semua tingkatan manajemen. Tingkatan manajemen dari tingkat terendah sampai tingkat tertinggi (Lower management, Middle management dan Top Management) sangat menaruh perhatian terhadap hal ini. Hasil dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi akuntansi yang menghasilkan informasi akuntansi berupa laporan keuangan. Laporan keuangan ini berasal dari siklus akuntansi yang merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi yang paling utama. Pada bagian ini kita akan melihat secara sekilas tentang siklus Akuntansi yang mendasar yang terdapat dalam berbagai organisasi (model yang di jadikan dasar konsep siklus aktivitas bisnis biasanya menggunakan perusahaan yang berorientasi laba lihat gambar 01). Siklus akuntansi adalah merupakan proses akuntansi yang menggambarkan aktivitas bisnis yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi. Proses tersebut menunjukkan tahapan yang harus dilalui oleh berbagai unit organisasi, dokumen/catatan akuntansi dan prosedur prosedur yang terkait dalam suatu transaksi dalam menghasilkan informasi laporan keuangan. Tahapan dalam siklus biasanya akan mengikuti urutan sebagai berikut:
Tampilan di atas menggambarkan tahap pemrosesan transaksi mulai dari penggunaan dokumen (bukti transaksi), jurnal, buku besar, neraca saldo, neraca lajur dan laporan keuangan. Pada pemrosesan transaksi dengan komputer tahapan proses siklus akuntansi menjadi lebih pendek, sehingga lebih singkat. Selain itu proses akuntansi dengan komputer lebih akurat. Setelah hasil proses akuntansi dalam siklus akuntansi telah diketahui maka perlu dijabarkan rincian (penjelasan) komponen dari hasil proses akuntansi yang terdiri dari Dokumen (Bukti Transaksi), Jurnal, Buku Besar, Neraca Saldo, Neraca Lajur, dan Laporan Keuangan. Dokumen merupakan komponen pemrosesan transaksi yang digunakan untuk menuliskan transaksi yang terjadi. Jurnal merupakan buku harian yang penulisannya bersifat kronologis dan merupakan tempat untuk klasifikasi dokumen. Buku Besar merupakan komponen untuk menyimpan dan meringkas hasil posting dari jurnal (Yang dimaksud jurnal di sini bisa berupa jurnal umum atau jurnal khusus) . Perlu diperhatikan fungsi buku besar sangat penting karena merupakan tempat melekatnya unsur laporan keuangan.
Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Aktivitas Bisnis Pengembangan sistem informasi akuntansi membutuh kan pemahaman mengenai model siklus aktivitas bisnis yang menjelaskan berbagai bentuk aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi secara umum dan mendasar. Selain itu perlu memahami siklus pemrosesan transaksi. Kedua hal di atas merupakan satu kesatuan yang menggambarkan mekanisme bekerjanya sistem informasi dalam mengatur dan mengendalikan jalan organisasi. Menjelaskan mengenai kegiatan utama apa yang dikerjakan dalam suatu organisasi perlu menggunakan suatu model. Model ini akan menjelaskan bagaimana setiap kegiatan tersebut dilaksanakan, sehingga kita akan mengerti kapan mulai dan berakhirnya kegiatan tersebut. Selain itu sebagai tim pengembang kita akan tahu secara logis ada apa saja dalam setiap langkah tersebut. Konsep yang menjelaskan bagaimana model aktivitas bisnis di jalankan dapat di lihat melalui konsep siklus aktivitas bisnis yang terdiri dari Revenue Cycle, Expenditure Cycle, Production Cycle, Human Resources/Payroll cycle dan Finance.
Pelaksanaan aktivitas bisnis yang di laksanakan oleh organisasi bisnis memerlukan suatu sistem informasi yang mengolah data yang berasal transaksi. Pengolahan data yang dikerjakan oleh sistem informasi dapat dijelaskan melalui rentetan langkah yang disebut sebagai siklus pemrosesan data yang terdiri dari 4 langkah: Data input, Data storage, Data processing, Information output. Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Pengertian strategi di sini hanya menjelaskan bagaimana software akuntansi diperoleh apakah di buat sendiri atau membeli dari pihak ke tiga. Secara konsep strategi adalah sebagai berikut: Purchasing prewritten software, developing software in-house, and hiring an outside company termasuk juga penerapan penggunaan Case dan prototyping dalam mempercepat pengembangan sistem informasi (termasuk sistem informasi akuntansi). Setiap strategi memiliki tujuan yang sama yaitu mencapai hasil yang paling baik dalam pengembangan sistem informasi. Langkah langkah yang harus dilalui dalam pengembangan sistem informasi menurut Romney dan steinbart ada 5 langkah. Langkah yang paling menentukan dalam penggunaan
software siap pakai (Purchasing prewritten software) terletak dalam langkah perancangan konsepsual. Perancangan konsepsual merupakan langkah yang secara logis dapat menjelaskan mekanisme bekerjanya software dikaitkan dengan proses bisnis perusahaan. Kesesuaian antara proses bisnis dengan fasilitas software akan menentukan bisa digunakannya software akuntansi. Dalam tulisan ini diasumsikan kita telah melaksanakan studi kelayakan dan menetapkan pilihan software akuntansi yaitu MYOB Accounting. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Menggunakan Software Siap Pakai Perancangan sistem informasi pada Purchasing prewritten software biasanya tidak terlalu sulit karena perancang sistem informasi tidak perlu merancang komponen sistem informasi tersebut. Perancang sistem informasi hanya perlu untuk memahami mekanisme bekerjanya software dan memahami proses bisnis yang ada dalam organisasi tersebut. Proses yang paling riil dalam perancangan sistem informasi akuntansi adalah perancangan chart of accounts. Sebelum perancangan chart of accounts di laksanakan perlu di lihat bentuk rancangan dasar dari bentuk dasar dari chart of accounts dalam software ini yang bentuknya adalah sebagai berikut:
Gambar 02 Tampilan bentuk dasar chart of accounts
Berdasarkan tampilan tersebut maka dapat dijelaskan bahwa sistem pembuatan chart of accounts dalam MYOB menggunakan sistem kode angka kelompok (Group Code). Dalam Group Code setiap angka menjelaskan kelompok akun tertentu. Secara rinci penjelasannya adalah sebagai berikut : a. Kelompok Angka 1-0000 mewakili kelompok Assets milik perusahaan. Kelompok assets menggambarkan semua kekayaan yang di miliki oleh perusahaan seperti aktiva lancar, aktiva tetap dan aktiva tak berwujud. b. Kelompok Angka 2-0000 mewakili kelompok Liabilities milik perusahaan. Kelompok liabilities menggambarkan semua kewajiban yang harus dilunasi oleh perusahaan dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. c. Kelompok Angka 3-0000 mewakili kelompok Equity milik perusahaan. Kelompok Equity menggambarkan struktur kepemilikan perusahaan. Struktur kepemilikan tergantung dari badan hukum perusahaan apakah PT, CV, Perseorangan dan lain lain. d. Kelompok Angka 4-0000 mewakili kelompokIincome milik perusahaan. Kelompok Income menggambarkan penghasilan/pendapatan pokok perusahaan dalam menjalankan usahanya. e. Kelompok Angka 5-0000 mewakili kelompok Cost of Sales milik perusahaan Kelompok Cost of Sales menggambarkan harga pokok dari produk yang dijual. Produk bisa berupa barang atau jasa. Barang dan Jasa dalam MYOB accounting dapat diidentifikasi ke setiap harga pokoknya. f. Kelompok Angka 6-0000 mewakili kelompok Expenses milik perusahaan Kelompok Expenses menggambarkan semua beban atau biaya yang harus dihitung (baik yang sudah dibayar maupun yang belum dibayar) oleh perusahaan dalam
rangka memperoleh penghasilan atau pendapatan perusahaan. g. Kelompok Angka 8-0000 mewakili kelompok Other Income milik perusahaan Kelompok Other income menggambarkan semua pendapatan di luar usaha pokok perusahaan. h. Kelompok Angka 9-0000 mewakili kelompok Other Expenses milik perusahaan Kelompok Other expenses menggambarkan semua biaya yang harus dihitung (baik yang sudah dibayar maupun yang belum dibayar) oleh perusahaan yang tidak terkait dengan pendapatan pokok usaha perusahaan Proses Perancangan Chart Of Accounts Yang Ada Dalam Sistem Informasi Akuntansi Proses akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan beserta laporan lainnya. Supaya proses pelaporan dapat menghasilkan laporan yang sesuai dengan sistem informasi akuntansi (program akuntansi) ini, maka perlu di lakukan pengaturan chart of accounts dalam program ini. Untuk memahami bagaimana perancangan chart of accounts perhatikan nomor kode akun inti yang ada dalam MYOB accountting dimana nomor ini menggambarkan kelompok akun: Angka 1-0000 mewakili kelompok Assets Angka 2-0000 mewakili kelompok Liabilities. Angka 3-0000 mewakili kelompok Equity Angka 4-0000 mewakili kelompok Income Angka 5-0000 mewakili kelompok Cost of Sales Angka 6-0000 mewakili kelompok Expenses Angka 8-0000 mewakili kelompok Other Income Angka 9-0000 mewakili kelompok Other Expenses Berdasarkan tampilan chart of account di atas anda diminta untuk menginput chart of account tersebut ke dalam MYOB Accounting. Ada 2 cara untuk melakukan penginputan chart of accounts ke dalam program yaitu : 01. Secara input manual 02. Secara import file dari chart of accounts yang telah dirancang terlebih dahulu.
Dua cara yang dimaksud di atas terlalu teknis jadi ditunjukkan secara detail. Dalam tulisan ini penulis hanya menunjukkan secara teoritis dan praktis bahwa proses perancangan ini sangat mudah (Semua langkah yang menjelaskan hal di atas ada dalam buku “Komputerisasi Akuntansi dengan MYOB” yang telah ditulis oleh penulis) . Proses Menjalankan Transaksi Harian Setelah Perancangan Chart of Accounts Proses menjalankan sistem informasi setelah perancangan dilaksanakan adalah merupakan langkah terakhir. Meskipun dalam langkah ini masih perlu untuk melakukan evaluasi terhadap hasil implementasi sistem akuntansi tersebut. Proses implementasi biasanya meliputi: 01. Develop and test software programs
02. Prepare site; install and test hardware 03. Select and train personnel Proses Implementasi dalam kasus penggunaan software akuntansi biasanya mirip yang diberikan dalam Lab Sistem Informasi Akuntansi. Dalam Lab ada proses menyiapkan tempat, install software dan hardware termasuk training kepada peserta lab SIA. Proses menjalankan transaksi harian biasanya dijalankan setelah pengguna sistem sudah selesai melakukan proses pembuatan chart of accounts. Langkah ini termasuk menyusun Ledger, Subledger dan mengisi saldo awal pada neraca dan buku pembantunya. Subledger terdiri dari Piutang, Hutang dan Persediaan. Menjalankan transaksi harian dalam ini akan menggunakan fasilitas yang namanya modul perhatikan gambar 03.
Gambar 03 Modul Yang Terkait Dengan Aktivitas Harian Saat proses ini selesai maka dapat di katakan langkah ini selesai. REFERENSI: Bodner H, George dan Hopwood S, William. 2004. Accounting Information Systems. Prentice Hall 9th Mahmudi, Ali. 2004. Laporan Keuangan Semudah Klik Mouse: MYOB Accounting Plus Versi 13. Yogyakarta: Penerbit ANDI Romney, Marshall, B. dan Steinbart, Paul John. 2008. Accounting Information Systems. Prentice Hall 11th Prajitno, Sugiarto. 2004. Akuntansi Pengantar Berbasis Komputer. Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia. Prajitno, Sugiarto. 2009. Komputerisasi Akuntansi Dengan MYOB. Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia.
