Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ Eikenlaan 34 9697 RW Blijham Tel: 0597-565500 Fax: 0597-565505 receptie@Blanckenbörg.nl www.Blanckenbörg.nl
1
Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaggeving
3
2. Profiel van de organisatie
3
2.1 Algemene gegevens over de instelling 2.2 Structuur van de instelling 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 2.3.3 Werkgebieden 2.4 Samenwerkingorganisaties
3 4 4 4 5 5 5
3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering
10
3.1 Normen voor goed bestuur/Zorgbrede Governance Code 3.2 Raad van Bestuur 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) 3.4 Bedrijfsvoering 3.5 Cliëntenraad
10 12 12 12 13
4. Beleid, inspanningen en prestaties
16
4.1 Meerjarenbeleid 4.2 Algemeen Beleid verslagjaar 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten/patiënten 4.4.1 Kwaliteit van zorg 4.4.2 Klachten 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid 4.5.2 Kwaliteit van het werk 4.6 Samenleving 4.7 Financieel beleid
16 18 18 19 20 25 31 31 41 44 45
5. Jaarrekening
46
Bijlage 1. Samenstelling diverse organen St. Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ Bijlage 2. Afkortingenlijst Bijlage 3. Organogram
2
Maatschappelijk verslag 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Voor u ligt het jaardocument van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’, waarin de periode januari 2009 tot en met december 2009 wordt beschreven en verantwoord. Wie is onze opdrachtgever vroeg menigeen zich af in 2009 ? Is dat de bewoner, het zorgkantoor, de gemeente, de familie van de bewoner, de talrijke verwijzers etc ? Zelfs beleidsmakers waren in verwarring over deze vraag. In talrijke interviews gaven ze daar blijk van. In de Blanckenbörg hebben we onverminderd geprobeerd om de bewoner/cliënt centraal te laten staan. Deze heldere opstelling maakte voor iedereen duidelijk dat de Blanckenbörg een zorgcentrum is waar we ons bezig houden met zorg- en dienstverlening. Dit leverde ons complimenten op in de sfeer van dat we zo bijzonder zijn. Dat we zo gewoon zijn en zo toegankelijk en laagdrempelig zijn voor iedereen. En dat is wat we ook willen zijn; een huis te midden van de samenleving waar we deel van uit maken; een huis van iedereen, een huis voor iedereen. We hebben in 2009 wederom veel aandacht gehad voor de kwaliteit van ons werk; u kunt dit nalezen in het hoofdstuk kwaliteit. Op deze plaats is een woord van dank op zijn plaats voor iedereen die ons gesteund heeft bij ons werk in 2009; beleidsmakers in allerlei hoedanigheden, medewerkers van andere organisaties en instanties die nauw met ons samenwerken, maar ook de medewerkers zowel betaald als onbetaald, de Raad van Toezicht en de Cliëntenraad wil ik vanaf deze plaats heel hartelijk bedanken voor hun vele werk. Ook dit jaar kiezen we er voor, om de verslagen van de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en Raad van Toezicht weer integraal op te nemen. Zij geven een goed beeld van hun vele werk tijdens het afgelopen jaar voor wat betreft inhoud, maar ook wat betreft sfeer. Mocht u na het lezen van dit jaardocument vragen of opmerkingen hebben of wilt u anderszins iets met ons bespreken, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Mw. drs. E.J. Krol, directeur/bestuurder
2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene gegevens over de instelling Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ Eikenlaan 34 9697 RW Blijham 0597-565500 41014042 receptie@Blanckenbörg.nl www.Blanckenbörg.nl
3
2.2 Structuur van de instelling Het bestuursverslag geeft een beeld betreffende de stand van zaken op de balansdatum en de gang van zaken gedurende het boekjaar van het Zorgcentrum. Ook verstrekt het algemene informatie over de strategie, de productie en opbrengsten, de kwaliteit en cliënttevredenheid en het personeel. De statutaire doelstelling van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is als volgt vastgelegd: ´Het bieden van een passende huisvesting en voor zover nodig verzorging, begeleiding en verpleging, alsmede activiteiten in het kader van aanvullende dienstverlening ten behoeve van voornamelijk ouderen´. De identiteit van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is algemeen. Er wordt naar gestreefd, met respect voor ieders levensvisie en geloofsovertuiging, te komen tot een warme huiselijke sfeer. Door ons te richten op praktische samenwerkingsverbanden met andere zorgaanbieders (zowel intra- als extramuraal), kan de zorg rondom de cliënt effectiever en efficiënter worden georganiseerd. Na het lezen van dit jaarverslag hopen wij dat u het met ons eens bent, dat in alle bescheidenheid gesteld mag worden dat deze doelstelling in 2009 is gehaald. Voor wat betreft medezeggenschapsstructuur voor medewerkers en cliënten verwijzen wij naar respectievelijk hoofdstuk 3 paragraaf 3.3 en hoofdstuk 4 paragraaf 4.5. Als aparte bijlage hebben wij het organogram toegevoegd. (bijlage 1) 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering De kernactiviteiten van de organisatie zijn het huisvesten en verzorgen/verplegen van ouderen met een positieve indicatie voor het verzorgingshuis en het bieden van geschikte huisvesting aan zelfstandig wonende ouderen. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ telt dit boekjaar 95 plaatsen (55 reguliere verzorgingshuisbedden en 40 verpleeghuiszorgbedden). In 2009 biedt Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’, alle zeven reguliere AWBZ-functies: Verblijf, Ondersteunende Begeleiding, Verzorging, Verpleging en Huishoudelijke Verzorging, Behandeling en Activerende Begeleiding. Stichting Zorgcentrum ‘Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ beheert tevens 84 aanleunwoningen. Met uitzondering van de dertig aanleunwoningen in de Kroonhoeve zijn alle gebouwen eigendom van Vestia. Acantus is eigenaar van de Kroonhoeve. Daarnaast levert Stichting Zorgcentrum ‘Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ alle zorg ten behoeve van de drie kdo -kamers en extramurale zorg ten behoeve van de cliënten in de aanleunwoningen. Ook is zij een actieve leverancier van de overbruggingszorg. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is in 2009 tevens leverancier van huishoudelijke ondersteuning (WMO) en staat open voor hen die vanuit hun PGB budget zorg- of dienstverlening willen inkopen in de aanleunwoningen. Ook is voor dorpbewoners woonachtig op loopafstand van het zorgcentrum mogelijk om een abonnement te verkrijgen op personenalarmering in de thuissituatie. AWBZ-functies geleverd door het concern Functie Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ
Ja/nee JA JA JA JA JA JA JA
4
Doelgroepen cliënten AWBZ-zorg Doelgroep Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Psychiatrische aandoening
Ja/nee JA JA JA
2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegeven Cliënten Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
Aantal/bedrag 98 10 51
98 20689 14600 2137 9590 203 109 € 7.016.661,€ 6.110.765,€ 905.896,-
2.3.3 Werkgebieden Het werkgebied van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ ligt binnen de gemeente Bellingwedde. De cliëntenpopulatie komt met name uit deze gemeente, er wonen echter ook cliënten uit omliggende gemeenten en cliënten afkomstig uit andere provincies. In 2009 hebben we ook gemerkt dat we door ons steeds unieker wordende concept van kleinschaligheid en korte lijnen een aantrekkelijke zorgaanbieder zijn voor mensen die uit andere delen van het land afkomstig zijn. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is alleen werkzaam in de regio van het zorgkantoor Groningen. 2.4 Samenwerkingorganisaties Samenwerkingsrelaties Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ nam actief deel aan verschillende samenwerkingsverbanden en overlegsituaties. In 2009 zijn de samenwerkingsverbanden voortgezet en soms uitgebreid. Ze worden hieronder kort benoemd. Stichting Oosterlengte In 2009 werd samengewerkt op basis van het samenwerkingsconvenant met Stichting´Oosterlengte´, betreffende een van de twee verpleeghuisunits van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’. Stichting ´Oosterlengte´ leverde de specifieke expertise nodig voor een verpleeghuisunit Eiber. Hierbij ging het om de deskundigheid van de
5
logopedist, diëtist, ergotherapeut, fysiotherapie, psycholoog en de verpleeghuisarts. Deze disciplines werden, naast het multidisciplinaire overleg, op consultbasis opgeroepen. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft gekozen voor een afwijkende constructie ten aanzien van het landelijke beleid. Vanwege de lokale bekendheid en de continuïteit in zorg werd gekozen voor handhaving van de huisarts in nauwe samenwerking met de verpleeghuisarts. De taken en bevoegdheden van de verpleeghuisarts en de huisarts zijn in de notitie BOPZ en in het samenwerkingsconvenant exact vastgelegd. Door vertrek van de een aantal verpleeghuisartsen bij Stichting “Oosterlengte” en de verschuivingen op de algehele arbeidsmarkt voor verpleeghuisartsen is in goed overleg met alle partijen gekozen om tijdelijk een verpleeghuisarts van Zorggroep “Meander” in te huren voor beide verpleeghuisafdelingen. Zorggroep ‘Meander’ In 2009 werd samengewerkt volgens de afspraken van het samenwerkingsconvenant afgesloten met Zorggroep ‘Meander’ betreffende de nieuwste verpleeghuisunit op de eerste verdieping, te weten ‘Lijster’. Zorggroep ‘Meander’ levert de deskundigheid van de logopedist, diëtist, ergotherapeut, fysiotherapie, psycholoog en de verpleeghuisarts. Deze disciplines werden, naast het multidisciplinaire overleg, op consultbasis opgeroepen. Zij doen dit op uiterst pro-actieve wijze, die goed aansluit bij Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ cultuur. Ook voor deze afdeling is eveneens gekozen voor de samenwerking met een van de lokale huisartsen. Door deze constructie zijn in inmiddels 2 van de 4 huisartsen uit de gemeente Bellingwedde op een intensievere manier verbonden aan de organisatie. Lokale en Gemeentelijke projecten Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is actief in de samenwerking met zeer veel andere partijen op verschillende fronten. Hieronder worden de belangrijkste projecten en initiatieven weergegeven. Ten behoeve van de leesbaarheid wordt niet ieder project genoemd in dit document. Sommige projecten zijn al diverse keren eerder beschreven in de jaardocumenten van de afgelopen jaren en worden eenvoudig weg voortgezet en voor andere projectinitiatieven is het nog te vroeg om hier ruchtbaarheid aan te geven. ´Steunstee´ Binnen het ´Steunstee’ project wordt samengewerkt op individueel cliëntniveau door de medewerkers en leidinggevenden van Stichting ´Oosterlengte´, ´Thuiszorg Groningen’ , Stichting Welzijn “Old Ambt’ en de Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’. Eerstelijnsoverleg ‘Bellingwedde’ Vanuit de ´Steunstee´ ontstond in 2003 de behoefte, om het eerstelijnsoverleg verder uit te breiden met de huisartsen en het algemeen maatschappelijk werk. De regie is in handen van Stichting ‘Welzijn Oldambt’ te Bellingwedde en het secretariaat wordt sinds 2002 gevoerd door Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’. In 2009 is deze constructie ongewijzigd voortgezet. Netwerk Dementie Groningen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft vanaf 23 oktober 2006 tot met september 2007 deelgenomen aan een gemeentelijke werkgroep (vanuit gemeente Bellingwedde) voortvloeiend uit een vraag van het Landelijk Dementie Programma Groningen (LDPG). Aansluitend daarop is de organisatie in 2009 ingestroomd in het Netwerk Dementie Groningen. Deze keten is gestart in 2008, met een officiële start door middel van het ondertekenen van een samenwerkingsovereenkomst in februari 2009.
6
Deelnemende partijen zijn1: Contractanten AWBZ: - Dignis | Lentis (hoofdaannemer) - Zorggroep Meander (hoofdaannemer) - Christelijke woonzorgcombinatie BCM - Stichting Christelijke Zorgvoorzieningen De Borg - Stichting De Hoven - Stichting Oosterlengte - Stichting Thuiszorg Groningen - Stichting Zorgcentrum “de Blanckenbörg” - Woonzorgcentra ’t Gooregt - Zonnehuisgroep Noord - Zorggroep Groningen na 1-2 2009 aangesloten - Thuiszorg Comfort - Stichting Thuiszorg Diensten Centrale / WoonZorg groep - Exploitatiestichting Westerholm / Rikkers-Lubbers - Stichting Vredewold Contractanten niet AWBZ: - Alzheimer Nederland, afdeling Groningen - District Huisartsen Vereniging - Provinciaal Coördinatiepunt Vrijwillige Thuishulp en Mantelzorg Groningen - UMCG - Martini Ziekenhuis Groningen. Het doel van het Netwerk Dementie Groningen is om alle dementiezorg in de provincie Groningen binnen drie jaar werkelijk op elkaar af te stemmen. Deze afstemming richt zich op het bevorderen van de samenhang op inhoudelijk, financieel en juridisch niveau, zodanig dat er een goed werkende keten ontstaat. Uitgangspunten zijn de bouwstenen zoals ze zijn geformuleerd door inkoop leidraad dementie (mei 2009). Einddoelen zijn daarbinnen goed casemanagement met een centrale regierol voor de cliënten en mantelzorgers. Daarnaast een transparant instroom- en doorstroombeleid en een centraal registratiepunt waarmee ook het totale volume van dementiezorg bepaald wordt, met als resultaat een aantoonbare vermindering in zorgconsumptie, behoud van functies en verbeterde levenskwaliteit. Palliatief netwerk Oost – Groningen Ook in 2009 heeft Stichting zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ actief deelgenomen aan het palliatief netwerk Oost – Groningen. Samenstelling van het netwerk: - Zorgbelang Groningen - Thuiszorg Groningen - Huisartsen, vacature - Stichting St. Maartenhuis - Stichting Oosterlengte - Ommelander ziekenhuisgroep locatie st. Lucas, vacature - Zorggroep Meander - Stichting Vrijwillige Terminale Palliatieve Zorg Veendam e.o - Stichting zorgcentrum “de Blanckenbörg” De missie van het netwerk is het verbeteren van de kwaliteit van zorg voor de palliatieve patiënt, zowel op het organisatorische, professionele als relationele vlak door het optimaliseren van de samenwerking met betrekking tot palliatieve zorg in de gemeenten Winschoten, Menterwolde, Reiderland, Bellingwedde en Scheemda en delen van de 1
Startnotitie Netwerk Dementie Groningen, versie 24 juni 2009
7
gemeenten Pekela en Veendam. In het werkgebied wonen 82.733 inwoners. Veel aandacht is in het verslagjaar besteed aan de praktische uitwerkingen van de activiteitenplannen die in het kader van het bonus malus inkoopbeleid van Menzis zijn opgesteld en de problemen die t.a.v. de financiële afhandeling zichtbaar werden. Het netwerk participeerde in persoon van Henny Snoek vanuit ‘de Blanckenbörg’ in het provinciale overleg, waarin de 4 Groningse netwerken, provincie, Zorgbelang Groningen, IKNO, UMCG en Zorgkantoor bijeen komen. Doel van dit provinciaal overleg is te komen tot afstemming, uitwisseling van ervaring en verdere samenwerking. Ook in dit overleg is veel aandacht besteed aan het beleid van Menzis en de gevolgen en uitwerkingen hiervan binnen de netwerken. Afgesproken is dat elke organisatie gaat werken met aandachtsvelders palliatieve zorg. Dit zijn medewerkers binnen de organisatie die als taak krijgen als vraagbaak te dienen voor hun collega’s op de werkvloer en kennis over de palliatieve zorg ook actief uit te dragen. Voor iedere afdeling binnen ‘de Blanckenbörg” is een medewerker geschoold in 2009 (6 medewerkers totaal), die intern de werkgroep palliatieve zorg vormen voor 2010. Zorg Innovatie Forum In 2009 heeft Stichting zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ een samenwerkingsconvenant ondertekend ten behoeve van het zorginnovatieforum. Deelnemende partijen zijn: ELANN Zorgkantoor Menzis Gemeente Winschoten Groepspraktijk Scheemda Huisarts Winschoten Koalaweb Lentis Stichting Oosterlengte Provincie Groningen Rijksuniversiteit Groningen Stichting Welzijn Oldambt Thuiszorg Groningen UMCG Zonnehuisgroep Noord Zorg Innovatie Forum Zorgbelang Groningen Zorggroep Meander Stichting de Hoven Ommelander ziekenhuisgroep Stichting zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ Onderwerp van deze samenwerking is het masterplan “Zorg voor de Toekomst OostGroningen”, dat voortgekomen is uit de showcase Zorg voor de Toekomst Oost-Groningen. Er zal daarbij in het bijzonder worden stil gestaan bij de actielijn “Zorg op Afstand”. Onderdeel van deze actielijn is een aanvraag “Yes We Care” die ingediend is bij het ministerie van VWS. Project ambulant expertiseteam (psycho)geriatrie In 2009 heeft ‘de Blanckenbörg’ in samenwerking met Stichting Oosterlengte het project ambulant expertiseteam (psycho)geriatrie opgestart. Het doel van dit project is het opstarten van een ambulant expertisetam, welke multidisciplinaire zorg levert aan (psycho) geriatrische cliënten, met als doel de kwaliteit van zorg rondom de cliënten te vergroten. Subdoelen zijn: De ketenzorg rondom geriatrische ouderen in ons werkgebied te ontwikkelen De samenwerking tussen verschillende zorgaanbieders rondom deze keten te ontwikkelen
8
De ketenzorg te formaliseren met behulp van protocollen Doelgroepen van cliënten die bij dit project in aanmerking komen zijn: dementie, geronto – psychiatrie, decubitus, CVA-bazorg, valproblematiek, diabeteszorg, jong – dementerenden, cliënten met Korsakov en Niet Aangeboren Hersenletsel – cliënten. Het project is in de ontwikkelingsfase, waarbij in 2010 er concreet gestalte wordt gegeven aan het ambulante team en verdere samenwerking.
Verdere samenwerkingen In 2009 heeft Stichting zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ nog 2 samenwerkingsconvenanten afgesloten. Eén ten behoeve van CVA – ketenzorg met Stichting Oosterlengte. Dit is door omstandigheden bij Stichting Oosterlengte nog niet verder vormgegeven. Daarnaast is een samenwerkingsconvenant gesloten met Dignis / Lentis ten behoeve van samenwerking tussen GGZ en instellingen voor ouderenzorg om ketenzorg te realiseren met betrekking tot opname van geronto – psychiatrische cliënten in het verzorgingshuis of verpleeghuis. Ook deze samenwerking heeft nog geen verdere invulling gekregen door het vertrek van de directeur Algemene Zaken bij Dignis / Lentis. Een en ander krijgt een vervolg in 2010. Samenwerking met Provinciale/Regionale organisaties. Thuiszorg Groningen In 2009 heeft Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ ondanks alle grote zorgen omtrent het voorbestaan van “Thuiszorg Groningen” op uiterst prettige wijze en constructief samengewerkt met medewerkers ‘Thuiszorg Groningen’. Men slaagde er telkens opnieuw in, met behulp van creatieve oplossingen, te komen tot een sluitend zorgaanbod betreffende de individuele cliënt in de aanleunwoning. Het vertrek van een aantal zeer ervaren (senior) medewerkers van “Thuiszorg Groningen” heeft ons in persoonlijke zin erg geraakt. Met sommigen van hen hadden wij de afgelopen jaren een zeer goede werkrelatie opgebouwd waardoor er in de dagelijkse praktijk oplossingen bedacht konden worden niet geheel voor de hand liggen. GGZ team 290 Ook met relatief nieuwe partijen zoals team 290 werd op individueel niveau zeer plezierig samengewerkt. Sommige medewerkers waren voor ons al goede bekenden vanuit hun vorige werkkringen in de regio. Samenwerkende Autonome Zorgaanbieders (SAZ) Binnen dit samenwerkingsverband werden op bestuurdersniveau gemeenschappelijke aangelegenheden besproken. In 2009 moesten we helaas wederom constateren dat het voorbestaan van de relatief kleine stand-alone organisatie steeds lastiger wordt. Van goede samenwerkingrelaties op directieniveau moest afscheid genomen worden.
9
3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Normen voor goed bestuur/Zorgbrede Governance Code Taken en verantwoordelijkheden De Raad van Toezicht heeft een aantal statutaire taken en verantwoordelijkheidsgebieden. De taken en verantwoordelijkheidsgebieden zijn de volgende: het toezicht houden het werkgeverschap van de raad van bestuur het klankborden (adviseren) het reguleren van statuten, reglement van de raad van toezicht en goedkeuren van het reglement van de bestuurder de statutaire goedkeuringsbeslissing de eigen werkzaamheden en de verantwoording van dit alles. De Raad van Toezicht werkt op afstand van de organisatie en heeft derhalve geen inhoudelijke bemoeienis met de dagelijkse gang van zaken. Toezicht De Raad van Toezicht heeft gedurende het verslagjaar toezicht gehouden op de uitvoering van door de wetgever en uitvoeringsorganen vastgestelde regelgeving Begroting /Exploitatie Om het toezicht te kunnen vervullen wordt de Raad periodiek geïnformeerd middels Kern Prestatie Indicatoren en over de voortgang met betrekking tot de voor het jaar vooraf gestelde doelen voor de organisatie. Daarnaast wordt de planning- en control cyclus gevolgd met maandelijkse rapportage betreffende de voortgang en mogelijke bijsturing. Werkgeverschap De Raad van Toezicht toetst jaarlijks het functioneren van de bestuurder volgens een vaste procedure aan de hand van de realisatie van de vooraf gestelde doelen voor het jaar en de rapportage daarover. De doelen bestrijken de gebieden organisatieontwikkeling, Human Resource, financiën en strategie en deze worden indien noodzakelijk aangepast aan veranderende omstandigheden. In het functioneren wordt eveneens betrokken de uitkomst van een evaluatie door de direct aan de bestuurder rapporterende managers van de organisatie. De beoordeling van de bestuurder door de Raad van Toezicht vindt eveneens jaarlijks plaats volgens een vaste procedure en tijdslijn Regeling van de Besturing De Stichting heeft een Reglement Raad van Toezicht en een Reglement Bestuurder. Na het aanpassen van de statuten van de Stichting en goedkeuring die daaraan verleend is door de Raad van Toezicht zijn beide reglementen geactualiseerd. Hierbij is aansluiting gezocht bij de Good Governance aanbevelingen en het referentiereglement van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ).
10
Eigen werkzaamheden Voor zowel de gehele Raad van Toezicht als voor de individuele zetels is een profielschets aanwezig. Het profiel van de Raad omvat nu de volgende gebieden: Algemeen management Gezondheidszorg/Ouderenzorg Operationeel Financieel Organisatieontwikkeling Algemene maatschappelijke vertegenwoordiging De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar 5 keer vergaderd. Delegaties van de Raad van Toezicht hebben in 2009 2 keer gesproken met de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Daarnaast heeft er tweemaal een bijeenkomst plaatsgevonden met het sectormanagement en de staffunctionarissen van de organisatie. Periodiek vinden een aantal reguliere bijeenkomsten plaats tussen de bestuurder en de voorzitter en secretaris van de Raad van Toezicht. Ondanks de aanbeveling in de Good Governance met betrekking tot het instellen van een compensatiecomité en een audit comité, heeft de Raad, gezien de omvang van de organisatie besloten deze niet in te stellen maar ad hoc in te vullen. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks haar functioneren en haar kwaliteit door dit te bespreken volgens een protocol in een van haar vergaderingen. De leden van de Raad hebben uit hoofde van andere functies geen directe relatie met de Stichting. De zittingstermijn van een lid van de Raad van Toezicht bedraagt vier jaar en kan twee keer worden verlengd. De Raad ontvangt voor haar werkzaamheden een onkostenvergoeding, deze is gereglementeerd. De voorzitter van de Raad ontvangt een vaste kostenvergoeding van € 1.000, de overige leden € 500 per jaar. Tevens ontvangen alle leden van de Raad een vacatiegeld van € 125 per vergadering. De beloning van de bestuurder is door de Raad vastgesteld in overeenstemming met de geldende richtlijnen en is vermeld in het jaarverslag. In december 2009 heeft de Raad van Toezicht afscheid genomen van dhr. J. Mulder. Gesteld kan worden dat hij met zijn inzet en bevlogenheid zowel als secretaris en later als lid een grote bijdrage heeft geleverd aan de modernisering van het bestuur van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’. Voor het up to date houden van de kennis van de Raad van Toezicht is zij aangesloten bij de NVTZ. In het verslagjaar zijn door de Raad van Toezicht geen speciale commissies ingesteld. Drs. F.W. Steenhuisen (voorzitter)
J. Spa (secretaris)
11
3.2 Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Naam Mw. drs. E.J. Krol
Bestuursfunctie Directeur/bestuurder
Nevenfuncties geen
De bezoldiging van de directeur/bestuurder geschiedt volgens het referentiereglement van de NVTZ. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ verstrekt geen bezoldigingen die in het kader van de "Wet Openbaarheid uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens" (WOPT) boven een gemiddeld ministersalaris uitkomen. 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) Het aantal zetels in de Raad van Toezicht bedraagt aan het eind van 2009 5 zetels, de samenstelling van de Raad is aan het eind van het verslagjaar als volgt: Naam
Aandachtsgebied
Dhr. Drs. F.W. Steenhuisen, Dhr. Van der Brug Mevr. G. Hooge Dhr. E.D. Woltjer Mevr. J. Spa
toezichthouder/voorzitter
Nevenfuncties geen
geen geen geen geen Uitgangspunt bij de invulling van nevenfuncties is dat het geen conflicterende nevenfuncties betreft.
toezichthouder toezichthouder toezichthouder toezichthouder/secretaris
3.4 Bedrijfsvoering De administratieve procedures zijn in het jaar 2009 vastgelegd conform de kaderregeling AO/IC. De procedures worden continue bewaakt en aangepast indien noodzakelijk door een extern adviseur in samenspraak met de direct betrokken functionarissen, sector manager zorg en bestuurder. De procedure betreffende indicatie, registratie en declaratie heeft veel aandacht gehad en zal verder worden uitgewerkt in het jaar 2010. Er hebben diverse workshops plaatsgevonden voor de medewerkers om de vertaling van de indicatie in het zorg-/leefplan gestalte te geven, hoe de gegeven zorg in relatie staat tot de indicatie en hoe dit vervolgens is verantwoord. Beoordeling heeft plaatsgevonden door een extern adviseur en door Ernst en Young. Maandelijks is er managementrapportage beschikbaar voor de bestuurder en MT-leden. De accountant heeft de gedeclareerde productie over 2009 goedgekeurd door middel van het document productieverantwoording 2009 die tevens door de bestuurder is ondertekend.
12
3.5 Cliëntenraad JAARVERSLAG CLIËNTENRAAD ‘ DE BLANCKENBÖRG’ 2009
LEDEN: In het jaar 2009 bestond de Cliëntenraad uit de volgende leden: Mw. S. Greven (voorzitter) Mw. B. H. Pot-Brader (secretaris/penningmeester) Mw. J. Bergman-Heidema (lid) Mw. M. Bijhold-Ensing (lid) Mw. G. Kuiper-Steinfelder (lid) Dhr. W. Koopman (lid) Dhr. H. Borgers (lid) Mw. A. Jongeling (ondersteuner) In de vacature, die is ontstaan na het overlijden van Mw. U. Stubbe is voorzien met de benoeming van dhr. H. Borgers per 16 april 2009. Mw. A. Jongeling is toegetreden als ondersteuner van de Cliëntenraad per 1 januari 2009. VERGADERINGEN: De Cliëntenraad kwam in 2009 negen keer bijeen voor een vergadering met de bestuurder. Tijdens deze vergaderingen komen alle belangrijke ontwikkelingen en activiteiten binnen ‘de Blanckenbörg’ aan de orde. De Cliëntenraad wordt hiermee op de hoogte gehouden over vele zaken, en kan hierover in de meeste gevallen gevraagd, maar ook ongevraagd advies uitbrengen. Mw. drs. E. J. Krol, in haar functie van directeur/bestuurder, woonde alle vergaderingen bij. Dhr. E. D. Woltjer woonde namens Raad van Toezicht de meeste vergaderingen bij. De vergaderingen werden, telkens gedeeltelijk, bijgewoond door: Mw. H. Fridrichs (Sector manager Zorg) Mw. D. Wilpstra (Sector manager Facilitair) Mw. H. Snoek (Coördinerend Teamleider) Mw. A. de Vries (Overbruggingscoördinator) Mw. C. de Boer (Teamleider Activiteitenbegeleiding/Vrijwilligers) Dhr. B. Krol en dhr. F. Heeren (Technische Dienst) Op 28 januari 2009 werd de Algemene Jaarvergadering gehouden De vergaderingen van LOC (Landelijke Organisatie Cliëntenraden) en ROC (Regionale Organisatie Cliëntenraden) werden gehouden op 20 april 2009 in Zorgcentrum het “Vondelhuys”te Winschoten en op 30 september 2009 in Zorgcentrum ‘de Renselheerd’ te Winschoten. Thema’s van deze bijeenkomsten waren respectievelijk WERKEN MET ZORG(LEEF) PLANNEN en DAAR HEBT U RECHT OP IN EEN AWBZ-INSTELLING. Deze onderwerpen worden door LOC en ROC op een zodanige wijze gepresenteerd, dat de leden van de diverse Cliëntenraden dit mee kunnen nemen naar hun Zorginstelling, waar deze onderwerpen ongetwijfeld aan de orde komen. Nam het aantal deelnemers de laatste jaren wat af, tegenwoordig ziet men steeds een grote opkomst. Ook in 2009 was een vast onderdeel een rondje langs de Cliëntenraden. Zo kan men met elkaar van gedachten wisselen over actuele ontwikkelingen. Tijdens deze vergaderingen worden de aanwezigen ook op de hoogte gebracht van het LOC-nieuws, zowel landelijke als provinciaal.
13
EXTRA BIJEENKOMSTEN:
14 januari 2009: Bespreking resultaten onderzoek Cliënt en Kwaliteit. 30 januari 2009: Herdenkingsbijeenkomst overleden bewoners. 30 april 2009: Koninginnedag met o.a. vlaghijsen. 14 mei 2009: Bespreking met leden van de Ondernemingsraad. 28 mei 2009: Bespreking HKZ (Harmonisatie Kwaliteit Zorg). 15 juni 2009: Bespreking met leden van de Raad van Toezicht. 6 augustus 2009: Bespreking met dhr. E. Klok, adjunct directeur Zorgbelang. 1 oktober 2009: Bespreking met leden van de Ondernemingsraad. 30 oktober 2009: Medewerkers-jubileum. De jaarlijkse Bazar, waar de Cliëntenraad ook aan deel neemt, is vanwege de dreiging van de Mexicaanse griep uitgesteld naar voorjaar 2010.
ACTIVITEITEN: Op 30 januari 2009 vond voor de tweede keer een Herdenkingsbijeenkomst plaats voor familie en vrienden van overleden bewoners. Deze bijeenkomst, op voorstel van de Cliëntenraad, zal jaarlijks worden georganiseerd. Uit reacties is gebleken, dat dit zeer op prijs wordt gesteld. De Cliëntenraad organiseert 1x per jaar een ontspanningsavond voor haar bewoners. Dit jaar is gekozen voor een optreden van het duo Trijn en Sietse tijdens de Koninginnedagviering. Op 6 augustus 2009 vond een bijeenkomst plaats van de Cliëntenraad en Zorgbelang Groningen in aanwezigheid van mw. drs. E. J. Krol, directeur/bestuurder. De adjunctdirecteur dhr. E. Klok was aanwezig namens Zorgbelang. Het enquêterecht is namens de Cliëntenraad ondergebracht bij Zorgbelang Groningen. Na enige vertraging is dit nu goed geregeld. Het is de bedoeling, dat deze bijeenkomst jaarlijks wordt geëvalueerd. Op 30 oktober 2009 werd een jubileum-receptie gehouden voor medewerkers met een meerjarig dienstverband. Mw. S. Greven, als voorzitter van de Cliëntenraad, sprak de jubilarissen toe en bood een cadeaubon aan. Bij huwelijk biedt de Cliëntenraad eveneens een cadeaubon en bij geboorte een taart aan. Nieuwe bewoners van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ en de aanleunwoningen kregen na enige tijd een bezoekje van twee leden van de Cliëntenraad, wat vergezeld ging van een boeket bloemen. Voorts werden de activiteiten uit de Nieuwsbrief met deze bewoners besproken, wat doorgaans zeer op prijs werd gesteld. Na plm. 6 weken neemt de Cliëntenraad formulieren in ontvangst, die zijn verstrekt bij opname. Hier kan anoniem worden ingevuld hoe de informatie rond de opname bij de nieuwe bewoners is overgekomen. Zo kan men er achter komen, wat eventueel nog verbeterd kan worden. Op voorstel van de Cliëntenraad was de fotograaf Peter Blokzijl uit Stadskanaal aanwezig op 28 november 2009. Men kon foto’s laten maken van bewoners en/of familie. Ook medewerkers en vrijwilligers konden eveneens een foto laten maken. Menucommissie: drie leden van de Cliëntenraad hebben zitting in deze commissie. In het jaar 2009 kwamen de leden vijf keer bijeen voor een overlegvergadering. Inzake de maaltijden en de uitbreng-maaltijden zijn tal van zaken aan de orde geweest. Parkoverleg: twee leden van de Cliëntenraad zijn vertegenwoordigd in het Parkoverleg. Hierin hebben eveneens zitting mw. drs. E.J. Krol, als voorzitter, en de Technische Dienst van ‘de Blanckenbörg’. Voorts gemeente Bellingwedde en de Dorpsraad Blijham. Synergon was tot de zomervakantie hierbij betrokken. Men kwam
14
in 2009 drie keer bijeen, waarbij het onderhoud van het park en de woonomgeving van ‘de Blanckenbörg’ werden besproken. Nieuwsbrief: de Cliëntenraad levert maandelijks een bijdrage aan de Nieuwsbrief. Actuele zaken, die van belang zijn voor de bewoners, kunnen hier worden vermeld. De Cliëntenraad hoopt door de Nieuwsbrief beter zichtbaar te worden voor de bewoners. Postbus Cliëntenraad: bij de receptie hangt nog steeds de postbus van de Cliëntenraad. Bewoners kunnen hier terecht met kun suggesties en opmerkingen. Web-site: de Cliëntenraad staat op de Web-site van ‘de Blanckenbörg’ met een nieuwe foto en informatie. PUNTEN VAN BESPREKING TIJDENS DE VERGADERINGEN:
Jaardocument 2008 en Jaarrekening. Begroting 2010. Rapportage interne controle AO/IC 2009. Kwaliteit van de Zorg. Kwaliteit van de maaltijden/uitbrengmaaltijden. HKZ (Harmonisatie Kwaliteit Zorg) Onderzoek Cliënt en Kwaliteit. Plan van aanpak n.a.v. onderzoek Cliënt en Kwaliteit. Notitie Wensen van de Cliënt. Zorgleveringovereenkomsten. Overeenkomst Cliëntenraad/Zorgaanbieder. Invloed Cliëntenraad krachtens Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Zorgzwaartepakketten. WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Decubituszorg. Reanimeren. Waskostenregeling voor AWBZ-instellingen. Vergoeding kleding bij fout in wasproces. Kostprijs maaltijden voor 2009 vastgesteld. Enquêterecht(nieuwe versie). Klachtenreglement. Overleg met Technische Dienst. Omroep en Kabel T.V. Mededelingen voor de Nieuwsbrief. Stand van zaken 2009 in het kader van het project Valpreventie “Blijf Staan”. Rollator-check voor bewoners verzorginghuis en aanleunwoningen en omwonenden. Inventarisatie en uitkomst antislip badmat. Brandveiligheid en beveiliging. Inspectie waterleiding i.v.m. besmetting. Aandacht voor de woonomgeving. Plannen bouw Zorgcentrum in Bellingwolde door Oosterlengte. Aanleg Groentetuintje bij “Blijborgje”. Aanbrengen zeepdispensers en handdoekhouders in verzorginghuis. Aanschaf koffieautomaat en tijdstip koffiedrinken in de recreatiezaal. Mexicaanse griep en vaccinatie. Protocol overlijden bewoner. Respectvol omgaan met overledene (het uitdragen).
15
Opstarten gespreksgroep Geestelijke Verzorging. Medewerking onderzoek door Universiteit over cliëntervaringen. TOT SLOT: In het jaar 2009 heeft de Cliëntenraad veelvuldig kunnen meedenken over tal van zaken binnen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’. Waar mogelijk heeft de Cliëntenraad gevraagd, maar ook ongevraagd kunnen adviseren over nieuwe ontwikkelingen en veranderingen. Om goed te kunnen meepraten, was het nodig veel stukken te lezen. De Cliëntenraad hoopt op deze manier te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de zorg binnen ‘de Blanckenbörg’ voor alle bewoners, nu en in de toekomst. Over actuele zaken werd de Cliëntenraad op de hoogte gehouden door de vergaderingen met de directeur/bestuurder. Deze vergaderingen zijn steeds in goed overleg en in een prettige sfeer gehouden, waarbij de indruk werd gekregen, dat er naar de mening van de Cliëntenraad werd geluisterd. De Cliëntenraad is directie en medewerkers dan ook zeer erkentelijk voor deze goede samenwerking. Voor nu en in de toekomst wensen we allen veel succes met hun werk in het belang van ‘de Blanckenbörg’ en haar bewoners.
4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Visie en strategie Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’’ In het beleidsplan van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ staat de verbreding en verdieping van het zorg- en dienstenaanbod centraal. Dit dient zowel binnen de organisatie als naar buiten toe plaats te vinden. De organisatie realiseert zich, dat landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen van invloed zijn op de strategische keuzes die Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ maakt. Doel van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is, om zich verder te ontwikkelen tot een regionaal zorgcentrum met een multifunctioneel karakter. Om de ontwikkeling in de richting van een multifunctioneel centrum te bewerkstelligen zijn er concrete acties ondernomen op diverse fronten. In 2009 is de restaurantfunctie weer verder uitgebouwd. Zowel cliënten intramuraal als extramuraal, bezoekers, medewerkers, vrijwilligers en ouderen wonend in de nabijheid van het woonzorgcentrum zijn welkom in het restaurant. Voorts is er in 2009 verder gewerkt aan het leveren van het zorg- en dienstenpakket ten behoeve van de ouderen wonend in de directe omgeving van het zorgcentrum. De mogelijkheid om een abonnement te nemen op een alarmeringssysteem waarbij de medewerkers van ‘de Blanckenbörg ‘ 24 uur per dag de eerste opvang garanderen en indien nodig andere zorg in gang zetten. Visie op Zorg Binnen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ wordt een emancipatorische zorgvisie gehanteerd. De belangrijkste kenmerken hiervan zijn: De cliënt geeft zelf richting aan zijn leven. De cliënt staat centraal De organisatie ondersteunt en adviseert, voor zover zij hiertoe in staat is en de cliënt dat wenst.
16
Indien de cliënt niet meer in staat is zelfstandig keuzes te maken, wordt de familie/worden derden erbij betrokken. Er wordt in de dagelijkse omgang gewerkt volgens het holistische model. Visie op Medewerkers
De organisatie is gericht op de ontplooiing en ontwikkeling van de medewerker. De medewerker heeft een actieve rol. De medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het functioneren van de organisatie.
Toekomst De ontwikkelingen zullen ook voor Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’’ niet stilstaan. In 2010 zullen we onderzoeken of onze huidige doelgroep uitgebreid moet worden. De Blanckenbörg zal hiertoe deelnemen in tal van zorgketens. De zorg- en dienstverlening extramuraal zal nog meer dan in 2009 een speerpunt worden voor de nabije toekomst. Niet alleen voor wat betreft de zorg maar ook diensten zoals maaltijdservice, linnenverzorging en ondersteuning door onze eigen technische dienst kunnen nog meer ingezet worden. Steeds meer cliënten in de aanleunwoningen maar ook rondom ‘de Blanckenbörg’ gaan de voor de hand liggende keuze maken om een volledig of gedeeltelijk zorg- en dienstenpakket van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ af te nemen. In 2009 heeft een zeer fors aantal bewoners van de aanleunwoningen deze keuze al gemaakt. In een betrekkelijk ruime woning toch verzekerd zijn van een kwalitatief goed pakket van zorg en diensten op zeer korte afstand is voor veel mensen een zeer aantrekkelijk idee. Dit zorg- en dienstenaanbod kan al dan niet gecombineerd met het gebruik van diensten en zorg van andere zorgaanbieders. Samenwerken met anderen, om te komen tot een passend aanbod voor al onze cliënten, zal ook in 2010 onverminderd doorgaan. Iedere keer opnieuw zullen wij zoeken naar nieuwe partners om onze zorg- en dienstverlening zo volledig mogelijk vorm te geven. Soms zullen dit compleet nieuwe partners zijn waar nog niet eerder mee is samengewerkt. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ zal steeds op zoek zijn naar partners waarmee we het zorgen diensten aanbod nog meer kunnen verbeteren. Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ zal kritisch blijven op haar schaalgrootte en de overheadkosten. Goede zorg- en dienstverlening is onze corebusiness en de organisatievorm is daaraan ondergeschikt. Kleinschaligheid is geen doel op zich, maar een vorm om de zorg- en dienstverlening zo efficiënt mogelijk te organiseren. Leidraad voor Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ voor beleid en uitvoering, zal ook in 2010 de menselijke maat zijn. In kleinschalige verbanden vinden mensen zowel vertrouwdheid als dynamiek en hier ontplooien mensen gemakkelijker initiatieven dan in grote anonieme organisaties. We streven er naar om de beste te zijn en niet naar de grootste !
17
4.2 Algemeen Beleid verslagjaar De onderdelen van het algemeen beleid zijn opgenomen in paragraaf 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid.
4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Inleiding Het kwaliteitsbeleid is erop gericht om de continuïteit van de organisatie te waarborgen en te leiden naar gerichte verbetering van de zorg- en dienstverlening. Om dit te bewerkstelligen is er een kwaliteitssysteem ingericht. Met behulp van het kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op de HKZ normen wil Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ kwaliteit op een integrale en systematische manier implementeren. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat alle lopende interne ontwikkelingen (o.a. Kaderregeling AO/IC, Cliënttevredenheidsonderzoeken) en externe ontwikkelingen (o.a.de norm verantwoorde zorg, modernisering AWBZ) worden geïntegreerd in het kwaliteitsmanagementsysteem. Cliëntveiligheid vormt onderdeel van de norm en wordt met de reguliere certificatie van het kwaliteitsmanagementsysteem meegenomen. Stichting zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is continu op zoek naar vernieuwing en kijkt kritisch mee naar veranderingen. Zo hebben we in 2009 een bijeenkomst bijgewoond van PREZO. Perspekt heeft in opdracht van ActiZ een kwaliteitssysteem voor de Normen voor Verantwoorde zorg ontwikkeld met de naam PREZO. Het is een hulpmiddel voor zorginstellingen bij het sturen op Verantwoorde zorg en het doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen en betere prestaties op het gebied van innovatie, verbetercapaciteit en klantgerichtheid. Volgens ActiZ is het nadrukkelijk niet de bedoeling een nieuw kwaliteitscertificaat in het leven te roepen. PREZO heeft als enige kwaliteitssysteem de normen voor Verantwoorde zorg als vertrekpunt. Het systeem gaat uit van cliëntprestaties en is daardoor een hulpmiddel voor het management en de medewerkers. In het systeem nemen de zorgrelatie met de cliënt en de activiteiten van de medewerkers een prominente plek in. Per prestatie voor de cliënt is concreet zichtbaar welke taken en verantwoordelijkheden bij de medewerker en bij de organisatie liggen. Voor het management levert PREZO relevante sturings- en verbeterinformatie op. Hierbij staat de sturing op prestaties, veiligheid en verantwoord ondernemen centraal. Met PREZO lijkt een nieuwe generatie kwaliteitssystemen te worden ingeluid die past bij de visie van Verantwoorde Zorg. We zullen het komende jaar beoordelen of dit een praktisch werkmodel en een instrument voor bestuurders en managers kan zijn. Vooralsnog gaat de organisatie een nieuwe ronde in voor de HKZ certificering in 2010.
Certificering In december 2006 heeft de documentbeoordeling HKZ fase 1 plaatsgevonden, deze is uitgevoerd door KIWA Certificatie en Keuringen . De document beoordeling is als goed beoordeeld. Op vrijdag 23 februari 2007 volgde de in initiële audit HKZ fase 1, deze is ook afgenomen door de KIWA. De eind audit voor de HKZ (fase 2 en 3) is in 2007 positief afgerond. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft het HKZ certificaat ontvangen. De openstaande aandachtspunten zijn op 15 januari 2008 getoetst en op orde bevonden. De reguliere audit op 28 en 29 mei 2008, afgenomen door KIWA, is goed doorlopen er waren geen kritische punten. De organisatie is goed op koers! De audit op 28 mei van het verslagjaar is afgenomen door twee auditoren van KIWA en is glansrijk doorlopen. De organisatie is gegroeid, we komen steeds meer in de cyclus van PDCA.
18
Omdat het certificaat drie jaar geldig is maakt de organisatie zich op om opnieuw te kunnen voldoen aan het certificatieschema van Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector ( HKZ). KIWA Certificatie en Keuringen zal de vereiste audits uitvoeren op 14 en 15 april 2010. Interne audit Ter verbetering van de kwaliteit worden twee keer per jaar interne audits afgenomen. De eerste interne in 2009 audit stond gepland in april en de tweede in november. Het gehele proces is doorlopen tijdens de beide audits. De interne audits zijn afgenomen door een extern bureau. De verbetervoorstellen zijn besproken en afgerond in het kwaliteitsoverleg. Dit is een overleg tussen de Coördinerend teamleiders en de manager kwaliteitszorg. Dit overleg is opgestart in het verslagjaar en is een goed instrument om de voortgang te bewaren en de vaart erin te houden. Om kwaliteit verder te borgen is de afdeling kwaliteit uitgebreid met een nieuwe medewerker. Een ander middel om de kwaliteit continu te verbeteren zijn de verbetervoorstellen. Om de toegankelijkheid en het gebruik van de verbetervoorstellen te vergroten is er voor gekozen om de papieren versie van het formulier ook gedigitaliseerd aan te bieden op het intranet. In het begin werd hier veel gebruik van gemaakt maar tijdens het verslagjaar zijn er minder voorstellen ingediend. Doordat het gebruik van intranet gestimuleerd zal worden hebben we de verwachting dat er ook meer gebruik zal worden gemaakt van de module verbetervoorstellen. Digitaal Kwaliteitshandboek In 2009 is er bekeken hoe we het digitale handboek kunnen overplaatsen naar intranet. De technische mogelijkheden zijn inmiddels op orde, in 2010 zal de bibliotheek op intranet worden ingericht. In het verslagjaar zijn er computers geplaatst in de recreatie zaal en zijn er offertes aangevraagd voor het plaatsen van computerzuilen.
4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten/patiënten Cliëntperspectief Cliënt en kwaliteit Binnen de organisatie is onder de intramurale cliënten, de cliënten extramurale zorg en de contactpersonen van de de cliënten psychogeriatrie een cliëntenraadpleging gehouden. Het onderzoek is uitgevoerd door Cliënt en Kwaliteit in de maanden oktober, november en december van 2008. Het onderzoek is uitgevoerd op basis van de CQ index. Met de CQ Index is het mogelijk om op gestandaardiseerde wijze de kwaliteit van zorg vanuit cliëntenperspectief in kaart te brengen. De gebruikte vragenlijsten geven inzicht in twee zaken: wat cliënten belangrijk vinden én wat hun ervaringen zijn met de zorg. De resultaten van cliëntenraadplegingen met de CQ Index kunnen hierdoor voor allerlei doeleinden met elkaar vergeleken worden. Het eindrapport is besproken op 14 januari 2009. Dit in samenspraak met de cliëntenraad, de directie het MT en de teamleiders uit de zorg. Van hieruit zijn de maatregelen ter verbetering en het plan van aanpak opgesteld. De voortgang wordt bewaakt doordat de manager kwaliteitszorg met enige regelmaat aan de cliëntenraad verantwoording aflegt over de stand van zaken.
19
Van de cliënten die zijn benaderd in de extramurale setting hebben te weinig de vragenlijst correct ingevuld en geretourneerd. Het aantal was te weinig om de uitkomsten en de gemiddelde mening te weerspiegelen. Het aantal was ook te laag om te verwerken in uitkomstgrafieken. Wel is er op hoofdlijnen weergegeven wat er leeft. Aan de hand daarvan is er ook voor het blok extramuraal een plan van aanpak opgesteld.
Rapportcijfer totaal oordeel instelling
Rapportcijfer oordeel verzorging &verpleging
Cliënten intramuraal
7,8
8
Contactpersonen psycho-
8.1
8.1
geriatrie Cliënten extramuraal
Geen cijfer te bepalen.
8
De volledige resultaten van het onderzoek zijn terug te vinden via de kwaliteitskaart www.kiesbeter.nl. Kwaliteitskader Verantwoorde zorg Het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg bevat meetbare indicatoren die laten zien in hoeverre het een zorgorganisatie lukt om verantwoorde zorg te leveren. Sinds april 2007 wordt het Kwaliteitskader gehanteerd. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft in week 14 van het verslagjaar meegedaan met de landelijke meetweek. Hierbij is gebruik gemaakt van de Tool van Actiz. O Het meten van de indicatoren heeft drie doelen. Allereerst geven de indicatoren informatie voor interne sturing. Zij maken duidelijk waar een zorgorganisatie goed in is en waar deze zich nog kan verbeteren. Daarnaast geven de indicatoren informatie aan de consument. Zij kunnen op de website van ‘Kies Beter’ zorgaanbieders vergelijken en selecteren op basis van specifieke wensen of eisen. Tenslotte leggen de zorgaanbieders door middel van het meten van de indicatoren verantwoording af aan de Inspectie en andere partijen. De indicatoren maken mogelijke (gezondheids)risico’s in de zorg zichtbaar. 4.4.1 Kwaliteit van zorg Resultaten en verbeterpunten Verantwoorde zorg( Intra- en extramuraal) Thema’s verantwoorde zorg 1. Zorg- en leefplan/behandelplan
Beleid, inspanningen, resultaten en verbeterpunten Ter voorbereiding op het zorg/leefplan is inmiddels het zorgplan op basis van SAMPC gekoppeld met het activiteitenplan. Nadruk in 2009 heeft gelegen in de vertaling en verantwoording van de ZZP in het zorgplan. De vier domeinen: Lichamelijk welbevinden/gezondheid woon-/leefomstandigheden participatie’ mentaal welbevinden zijn vooralsnog vertaald binnen de SAMPC methodiek. In 2009 heeft iedere contactverzorgende opnieuw cursus gehad met toetsing om dit goed in de praktijk te kunnen uitvoeren. De toets moest met een voldoende worden afgesloten om de functie van verzorgende te
20
mogen behouden. Tevens heeft de verzorgende hiermee een degelijke basis om straks inhoudelijk te kunnen werken met een ECD. In 2010 zal een keuze gemaakt worden voor een pakket, waarbij een koppeling is tussen de bewonersadministratie, registratie normen verantwoorde zorg en zorg-leefplan / cliëntagenda. Zoals voorgaande jaren is geïntroduceerd is het MDO inmiddels ingeburgerd binnen het zorgproces voor alle afdelingen. Er is hard gewerkt aan de AO/IC controlepunten waarmee we een resultaat van bijna 100% hebben gehaald. Rapportage: De rapportage blijft een punt van aandacht. Rapporteren n.a.v. zorgplan, voor 2009 stond dan ook de cursus contactverzorging / rapportage - zorgplan nieuw (2 dagdelen), herhalingscursus contactverzorgende / rapportage - zorgplan (2 x 1 dagdeel), de cursus hulp aan contactverzorgenden / rapportage - zorgplan voor zorgassistenten (1 dagdeel) gepland. Verbeterpunt 2010: Voor 2010 is het de bedoeling hier begeleiding en controle momenten te plannen om dit goed te kunnen borgen. ZZP In middels is de ZZP registratie volledig opgenomen in de MDO systematiek. In 2009 is de relaties tussen de ZZP ’s en de in te zetten formatie verder gestalte gegeven. Voor de zorg is dit helder, voor de overige diensten zal in 2010 ook deze relatie worden gelegd. Afwijkingen: Centraal worden alle registraties verzameld en ter bespreking meegenomen in de vergaderingen van het managementteam. Dit moet in 2010 leiden tot verbeteracties (PDCA) Zorg rondom levenseinde: In 2009 is de notitie met bijbehorende formulieren geïmplementeerd op de beide PG afdelingen. Gezien het voordeel van het multidisciplinair team is eind 2009 besloten de teamleider Somatiek/extramuraal toe te voegen aan de zorgbeleidsbesprekingen van deze afdelingen zodat ook zij gebruik kunnen maken van deze expertise voor het verzorgingshuis. Verdere implementatie zal dan ook in 2010 plaatsvinden
21
2. Communicatie en informatie
De organisatie heeft een goede relatie met de cliëntenraad, de vergaderingen verlopen volgens een vaste planning. Dagelijks intercom berichten en kabel tv.Ook is er maandelijks een nieuwsbulletin. Iedere cliënt heeft een vaste contactverzorgende. Voor wat betreft de informatieverstrekking naar nieuwe cliënten wordt sinds 2008 gebruik gemaakt van een checklist. Hierin staat o.a. vermeld wie wanneer welke informatie heeft gegeven. Deze checklist is in het verslagjaar aangepast en werkt erg goed. De coördinator overbruggingszorg heeft een Welkom Wonen Pakket samengesteld voor aspirant cliënten, hierin staat alle informatie betreffende de organisatie. Punt van aandacht is dat de informatie actueel moet zijn.
3. Lichamelijk welbevinden
Tijdens het MDO wordt structureel aandacht besteed aan het lichamelijk welbevinden en de gezondheid van de cliënt. De organisatie stelt zich actief op als het gaat om het aanbieden van individuele activiteiten gericht op lichamelijke activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn: - de aanschaf van de duo fiets; - wekelijkse ochtend gymnastiek; - door de aanschaf van een nieuw hulp oproepsysteem en de plaatsing van extra steunzenders is het mogelijk om rondom het gebouw te wandelen. Hierdoor is het veiliger geworden voor cliënten om naar buiten te gaan. Ook zijn er mobiele telefoons beschikbaar voor wandelingen die buiten het bereik van het hulpoproepsysteem vallen.
4. Zorginhoudelijke veiligheid
Hygiëne Met de invoering van het HKZ worden de WIP richtlijnen gehanteerd en heeft iedere medewerker in h het zakhandboekje hygiëne op de werkvloer ontvangen. Decubitus: Binnen de organisatie is in 2007/2008 een pilot gedraaid vanuit Zorg voor Beter. Dit traject is in het verslagjaar organisatiebreed geïmplementeerd en loopt naar tevredenheid. BIG Iedere medewerker heeft een BIG paspoort. De verpleegkundigen dragen hun kennis over door 4 keer per jaar een scholingsmiddag te organiseren voor de medewerkers in de zorg. In het BIG paspoort worden deze scholingen afgetekend.
22
Medicatie De medicijndistributie blijft een punt van aandacht. Inmiddels zijn twee van de vier huisartsen overgestapt op het nieuwe systeem. De andere twee apotheekhoudende huisartsen zijn eind 2009 begonnen met de voorbereidingen. De verwachting is dat ook zij medio 2010 volledig over zijn op het baxtersysteem. Verbeterpunt 2010: Splitsing van het protocol in een onderdeel gebruiker en onderdeel levering. MIC De voorbereidingen om de werkwijze van de MIC – commissie aan te passen zijn eind 2008 afgerond. In het verslagjaar zijn de coördinerend teamleiders van de zorg betrokken bij de MIC vergaderingen. Dit heeft tot doel om gezamenlijk de processen rondom de meldingen en met name de verbeterpunten goed in kaart te kunnen brengen. Het ligt in de lijn om het komend jaar ook de ander disciplines erbij te betrekken. Valpreventie: Twee medewerkers hebben de scholing Valpreventie gevolgd. Het preventie team vallen is niet alleen werkzaam binnen de muren van de Blanckenbörg. Zij geven ook voorlichting in de diverse Steunstee’s in de regio. In het verslagjaar hebben zij een presentatie valpreventie gegeven en de rollatorcheck gedaan in de Steunstee van Blijham. 5. Woon- en leefomstandigheden
De huiskamers van de PG afdelingen zijn sfeervoller gemaakt. Hiervoor is per afdeling een kleine commissie samengesteld. Deze commissie heeft met een beperkt budget in het verslagjaar de entourage rondom de maaltijden in de huiskamers sfeervoller weten te maken. Voor het vervangen van de keukens en het interieur in de huiskamers van de PG afdelingen is inmiddels een inrichtingscommissie aan de slag gegaan. In het LTHP is reeds opgenomen dat het wenselijk is dat er een uitbreiding komt van het aantal huiskamers. Dit gaat echter in overleg met de eigenaar van het gebouw. In het najaar 2009 is er een haalbaarheidsonderzoek gedaan door Vestia (in samenwerking met KAW) waarin voor de huiskamers op de PG afdelingen twee scenario’s zijn opgesteld. Ook voor de begane grond zijn twee scenario’s opgesteld. De terugkoppeling van het onderzoek staat gepland op 18 februari 2010.
6. Participatie en dagstructurering
In het verslagjaar is gewerkt aan de verdere vormgeving van de individuele dagbesteding. Het vragenformulier t.a.v. de levensloopgeschiedenis is in 2009 in concept opgesteld en is in het verslagjaar geïntroduceerd en zal in 2010 verder worden geïmplementeerd
23
De individuele activiteitenplannen zijn in 2009 verder geïmplementeerd. Tevens is op de verpleegafdelingen het levensboek geïntroduceerd. Er is een uitbreiding van uren gerealiseerd betreffende de activiteitenbegeleiding /dagbesteding van zowel individuele cliënten als groepen cliënten. De dagverzorging “Blijborgje” is verder geprofessionaliseerd door de inzet van het multidisciplinaire team van het verpleeghuis. In verband met de lange wachtlijsten zal in 2010 worden gekeken naar uitbreidingsmogelijkheden. (eventueel ook in de weekenden) 7. Mentaal welbevinden
8. Veiligheid wonen en verblijf
Vanuit het cliënttevredenheidsonderzoek wordt gesteld dat het aanbod van geestelijke verzorging aansluit bij de behoefte. In het kader van de zorg aan nabestaanden is de voorbereiding gestart voor het organiseren van herdenkingsbijeenkomsten. In het verslagjaar is de herdenkingsdienst gehouden op 30 januari. De organisatie en de uitvoering is in handen van de manager algemene zaken. Legionellabeheer Daar Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ wederom had te maken met een onschadelijke variant van de legionella in het koud waternet, zijn er geregeld gesprekken gevoerd met de toenmalig eigenaar (Woonzorg Nederland) van het gebouw. Geconstateerd is dat het voor Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ onmogelijk is om dit in de beheerssfeer op te lossen, het probleem zit in de installatie. Stichting zorgcentrum “de Blanckenbörg’ heeft VROM ingeschakeld, met als gevolg dat het waterbedrijf Groningen een inspectie heeft uitgevoerd. De bevindingen zijn vastgelegd in een rapport. De gesprekken gaan verder met de nieuwe eigenaar, Vestia Midden Nederland. Dit heeft geleid tot een nieuw risico analyse opgesteld door bureau Kalsbeek, waaruit bleek dat er in de waterinstallatie nog een aantal knelpunten zijn opgespoord. Deze punten zijn inmiddels aangepakt, we blijven echter alert op die punten waar nog een lichte besmetting is geconstateerd. Voor 2010 staan acties gepland om deze knelpunten verder op te lossen. Brandveiligheid Er is een instructiekaart kaart ontwikkeld hoe te handelen bij brand voor de cliënten. Deze is besproken in de vergadering van de cliëntenraad. De kaarten zijn opgehangen in de appartementen. Tevens is er een ontruimingsoefening gehouden met figuranten van de toneelvereniging, de BHV’ ers, directie en MT.Dit in samenwerking met de brandweer en instructeur van de BHV opleiding. De BHV structuur is aangepast, de BHV’ers zijn e geschoold tot 1 BHV-er. Met ingang van december 2009 is deze structuur van start gegaan. De evaluatie
24
staat gepland medio februari 2010. Dit om deze verandering goed te volgen en daar waar nodig aan te passen en extra scholing te bieden. Aan het einde van het verslagjaar (december) is de brandmeldinstallatie vervangen. De locatie van de brandmelding is nu te zien in de display van de pieper. Dit levert tijdswinst op maar vraagt wel een andere inzet van de BHV’ers. Dit staat onder de aandacht voor 2010. Tillen/fysieke belasting Dit verslagjaar is veel aandacht besteed aan de scholing en instructie van medewerkers van de ondersteunende diensten. Er zijn twee verplichte plenaire bijeenkomsten georganiseerd in november. 9. Voldoende en bekwaam personeel
Om tot een goede kwalitatieve en kwantitatieve bezetting te komen is in 2009 conform afspraak het basisrooster herzien. Het basisdienstenpatroon wisselt op basis van de zorgzwaartepakketten. Dit heeft in 2009 veel gevraagd van de planning en daarmee van de flexibiliteit van medewerkers. De planning is geregeld conform de hiervoor geldende HKZ normen, waarbij rekening wordt gehouden met het deskundigheidsniveau, de BIG, de BHV en de verpleegkundige bereikbaarheid. Om de juiste managementinformatie te genereren om op basis daarvan tijdig te kunnen bijsturen is vanuit het geautomatiseerd dienstroosterpakket, Plancare een start gemaakt met verschillende rapportages. Uitbreiding van rapportagevormen voor managementinformatie is een aandachtspunt voor 2010. Om 24 uurs verpleegkundige bereikbaarheid te kunnen garanderen is er een verpleegkundige bereikbaarheidsdienst. Aan deze bereikbaarheidscyclus nemen 7 verpleegkundigen deel. De verpleegkundigen zijn in het Refajaziekenhuis in 2009 bijgeschoold ten aanzien van de verpleegtechnische vaardigheden. Om de uitvoering van de zorgverlening per afdeling te kunnen ondersteunen werkt er op iedere afdeling een verpleegkundige. Ook zijn de (waarnemend) teamleiders technische dienst en de directie 24 uur per dag bereikbaar.
10. Ketenzorg
Zie hoofdstuk samenwerking.
4.4.2 Klachten Vanaf 1995 is de Wet Klachtrecht Cliënten Zorginstellingen van kracht. Derhalve is een systematische aanpak van opvang, bemiddeling en behandeling van klachten noodzakelijk. Een goede en zorgvuldige omgang met signalen en klachten van cliënten hoort bij de functie van alle medewerkers in de instelling. Het effectief omgaan met klachten is een voorwaarde voor de goede relatie tussen de cliënt en de organisatie en biedt kansen om de kwaliteit te verbeteren. Binnen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ wordt een klacht gezien als
25
een ‘gratis advies’ waar we graag ons voordeel mee doen. Toch zal het niet altijd lukken om klachten op te lossen binnen de organisatie, daarom is er een onafhankelijke vertrouwenspersoon aangesteld en maken we gebruik van een externe klachtencommissie. Het klachtenreglement is opgesteld en vastgesteld binnen de cliëntenraad. In samenwerking met Stichting ´Oosterlengte´ is het klachtenreglement, de klachtenmeldingskaart en het registratieformulier klachten cliënten Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ ontwikkeld. Met ingang van 1 juni 2005 is een officiële overeenkomst met Stichting ´Oosterlengte´ gesloten om gezamenlijk gebruik te maken van een externe klachtencommissie. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is van mening dat een klachtencommissie, alleen werkzaam ten behoeve klachten van Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’, onvoldoende ervaring opdoet en hierdoor te weinig kennis en vaardigheden vergaart betreffende een juiste klachtenafwikkeling. Dit is niet omdat we er vanuit gaan dat Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ geen of weinig klachten krijgt, maar omdat we een relatief kleine schaalgrootte hebben. Leden van de klachtencommissie zullen bij gebrek aan voldoende werkzaamheden mogelijk afhaken en daardoor kan de continuïteit van een goede klachtencommissie in gevaar raken. Omdat Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ verpleeghuisunits heeft, hebben wij aansluiting gezocht bij een klachtencommissie die voorziet in de eisen gesteld aan een klachtencommissie voor organisaties met BOPZ erkenning. In 2009 zijn er geen wijzigingen geweest in de wetgeving die ons gedwongen hebben onze samenwerkingsovereenkomst met stichting “Oosterlengte” aan te passen. In dit verslagjaar zijn er wederom geen formele klachten geweest die de officiële klachtencommissie hebben bereikt. Dat er dit jaar geen officiële klachten waren betekent niet dat alles even goed liep. Zo zijn er wel kritische opmerkingen gemaakt door mensen die niet helemaal tevreden waren met hetgeen zij hebben waargenomen. Hieronder worden een paar van deze opmerkingen, met onze acties of reacties puntsgewijs weergeven. Een opmerking die ons dit jaar bereikte had te maken met duidelijker communiceren en je nog meer in de bewoner verplaatsen. Zo gaf een bewoonster aan dat er ’s nachts iemand op haar kamer was geweest die niets gezegd had. Dit had de bewoonster ongerust gemaakt. Bij nader onderzoek bleek een van onze verzorgenden de verkeerde kamer binnengetreden te zijn en zij had in de veronderstelling dat de bewoonster sliep, haar niet gezegd dat zij zich had vergist in het kamernummer. Tijdens de analyse achteraf realiseert zij zich dat wakker gemaakt worden terwijl je slaapt minder erg is dan wakker liggen omdat je bang bent. De volgende opmerking was van enigszins vergelijkbare orde; twee stagiair(e)s hadden de opdracht om bij alle bewoners in de aanleunwoningen een kaartje aan de binnenzijde van de voordeur aan te brengen met daarop de telefoonnummers van o.a. contactpersonen die in noodgevallen gebeld moeten worden. Dit zijn de zogenaamde SOS kaarten. De stagiair(e)s hadden tijdens hun rondgang een aantal bewoners meerdere keren niet thuisgetroffen. In hun jeugdig enthousiasme om de opdracht zo goed mogelijk af te maken hadden zij zich met de zogenaamde masterkey (welke slechts in noodgevallen en volgens afspraken met de bewoner of diens familie bij ziekte door de verantwoordelijke dienst van de afdeling in overleg met de leidinggevenden gebruikt mogen worden) toegang tot de woning verschaft en hadden de kaartjes reeds aan de binnenkant van de deur bevestigd. Zij hadden zich niet gerealiseerd dat zij daarmee de privacy van de bewoner hadden geschonden. Nauwkeurige analyse van een en ander deed hun beseffen dat zij een essentieel deel van het proces over het hoofd hadden gezien. Zij hebben de bewoners daarvoor hun excuses aangeboden welke zonder uitzondering door de bewoners zijn aanvaard. Met betrekking tot het inwerken van stagiair(e)s omtrent het sleutelgebruik zijn duidelijke afspraken gemaakt met de praktijkbegeleiders en de werkbegeleiders.
26
Onvoldoende financiele middelen maakt het inhuizen in met name een aanleunwoning soms erg lastig. Voor de nieuwe bewoner spelen gevoelens van schaamte mogelijk mee om niet te vragen naar mogelijkheden van vergoedingen bij de gemeente. Het heeft ons geleerd dat we nog meer laagdrempelig moeten komen met adviezen richting het contact opnemen met de gemeente. Ook zullen wij de gemeentebestuur moeten blijven attenderen op de regionale cultuur omtrent schaamte inzake armoede. Soms zijn de effecten van de zogenaamde efficiënte inkoop bij de andere zorgaanbieders erg ongelukkig. Hele jonge onervaren mensen worden op pad gestuurd in een gebied dat zij soms op geen enkele manier kennen. Hun routeplanning is dusdanig krap gepland dat zij theoretisch al bijna niet tijd kunnen komen. Zij komen in voorkomende gevallen soms bijna een uur te laat (of komen soms helemaal niet meer en bellen de Blanckenbörg in paniek op voor het overnemen van werkzaamheden) en hebben daarbij ondersteuning nodig van onze vaak oudere ervaren collega’s van de Blanckenbörg om enigszins weer zichzelf te worden. Helaas richt de woede van de bewoner in de aanleunwoning zich in tussentijd tijdens het lange wachten op onze, overigens uiterst solidaire, medewerkers. Zij zijn immers wel beschikbaar. Inmiddels heeft de Blanckenbörg eind 2009 intern beleid gemaakt om in de toekomst deze diensten bij deze zorgaanbieder(s) in rekening te brengen. Dit geeft voor alle partijen duidelijkheid en houdt de menselijke verhoudingen tussen zorgverleners onderling vanuit verschillende organisaties en onze bewoners plezierig. Alle zorginstellingen staan onder druk van de zogenaamde marktwerking maar wij hechten binnen de Blanckenbörg aan een warm menselijk klimaat voor iedereen; ook voor onze collega’s bij andere zorgaanbieders. Zij doen immers ook hun uiterste best. Het schoonhouden van een intramuraal appartement was een keer expliciet aandachtspunt. Tijdens het vorderen van de dag bleek regelmatig dat het appartement niet meer voldoende schoon was. Vooral op tijdstippen dat de familie langs kwam zagen zij een appartement dat zeker niet altijd meer helemaal goed schoon was. Onderzoek leerde ons dat een keer per dag schoon maken in dit geval echt onvoldoende was. Er is besloten om aan het einde van de dag nog een kort moment in te lassen om de ruimte “bij te tippen”. Dit is voor de bezoekende familie een beduidende verbetering. Ook hebben zij aangeboden om aan het eind van de dag zelf nog enkele schoonmaakwerkzaamheden te doen tijdens hun dagelijks bezoek. Op deze wijze kan zowel de bewoner, als de familie en de organisatie verkeren in een situatie die zo dicht mogelijk bij hun wensen en hun mogelijkheden komt. Iedere opmerking is geprobeerd met een zeer open houding te ontvangen. Cliënten en hun familieleden zijn telkens weer verzekerd dat kritische opmerkingen binnen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ welkom zijn. Op het moment van het schrijven van dit jaarverslag heeft geen enkele opmerking de directie bereikt dat cliënten of hun familie zich geremd zouden voelen om kritische opmerkingen te maken. We hopen van harte, dat dit ook in 2010 weer het geval mag zijn. Melding incidenten cliënten Waar zorg wordt verleend worden ook fouten of bijna fouten gemaakt. Deze incidenten worden geregistreerd en geanalyseerd om er lering uit te trekken. Er is dan ook een formele commissie waarin zowel interne als externe leden zitting hebben. Het doel van de commissie is het analyseren en evalueren van de ingevulde formulieren ter bevordering van de kwaliteit van de zorg. In 2009 hebben we besloten de MIC commissie vergaderingen te verbreden met het laten aanschuiven van de teamleiders zorg. Samen met hen als groep maar ook voor een gedeeltelijk individueel werd er toelichting gevraagd op bepaalde meldingen, analyses en verbeteracties tegen het licht gehouden. Een en ander ging in een uiterst ontspannen sfeer waarbij de kwaliteitsverbetering voorop stond. Er is gekozen om te starten met de teamleiders van de sector zorg; van deze afdelingen komen de meeste MIC
27
meldingen. Wel werd er bij alle acties door alle leden van de commissie actief gekeken op de impact die het voor de andere bedrijfsonderdelen kon hebben.
Melding incidenten Commissie (MIC) De commissie vergaderde in 2009 2 keer. De ingevulde formulieren worden geanalyseerd en de uitkomsten hiervan zijn teruggekoppeld tijdens een plenaire personeelsbijeenkomst. Ook binnen de teambesprekingen worden de incidenten geregisteerd, geanalyseerd, verbeteringen besproken en gecontroleerd op het feit of het werkt. Er worden MIC-registratieformulieren ingevuld voor de meldingen betreffende cliënten en personeel/vrijwilligers. Datzelfde geldt voor het formulier ter preventie van incidenten. Dit betreft het formulier gevaarlijke situaties.
28
Het afgelopen jaar zijn in totaal 295 MIC-formulieren ingevuld. In 2008 waren dit er nog 40 meer per jaar. e
e
Meldingen in het jaar 2008
Bg/Extramuraal
1 etage
2 etage
Medicatie incidenten Val incidenten Fysiek/Verbaal geweld, waaronder: 1.MIP vernederingen/krenking 2.MIB vernederingen/krenking 3.MIB agressie Overig, waaronder: 1.MIP (Beperkt) Letsel bij uitvoering werk 2.MIP Beroepsgerelateerde klachten 3.MIB Stoten, Knellen, Botsen 4.MIB Gevaarlijke Situaties 5.MIB Vermissing 6.MIB Verbranding 7.MIB Andere Incidenten 8.MIB Onbekend 9.MIP Gevaarlijke situaties Totaal
21 93
18 42
8 49
47 184
4
16 2 3
5 5 4
25 7 7
1
3
3
1 4
4
1 8
1 7 3 130
9 3 3 104
2 2 3 85
6
12 12 9 325
Meldingen in het jaar 2009
Bg/Extramuraal
1 etage
2 etage
TD/VD/LK/adm
Totaal
34 121
14 48
4 24
-
52 193
8 1
8 5 1
4 2
1
16 9
-
-
2
-
2
7 171
4 80
2 2 40
3 4
Medicatie incidenten Val incidenten Fysiek/Verbaal geweld, waaronder: 1.MIP vernederingen/krenking 2.MIB vernederingen/krenking 3.MIB agressie Overig, waaronder: 1.MIP (Beperkt) Letsel bij uitvoering werk 2.MIP Beroepsgerelateerde klachten 3.MIB Stoten, Knellen, Botsen 4.MIB Gevaarlijke Situaties 5.MIB Vermissing 6.MIB Verbranding 7.MIB Andere Incidenten 8.MIB Onbekend Totaal
e
TD/VD/LK/adm
6
e
Totaal
13
5
14 2 2 295
29
Wat valt op in 2009 ten opzichte van 2008 ? Ten eerste de afname van de meldingen omtrent verbaal geweld. In 2009 is met behulp van bureau Intracare – consult een programma samengesteld en uitgevoerd om medewerkers te trainen met het omgaan van verbaal geweld. Dit was voor de meeste medewerkers een behoorlijke eye-opener. Het gezamenlijk delen en trainen was voor alle teams een zeer verbindende activiteit. Het aantal valincidenten is gegroeid ten opzichte van vorig jaar. We schreven vorig jaar het volgende over dit speerpunt vanuit de MIC commissie: “Afgelopen jaar hebben de valincidenten volop de aandacht gehad onder andere door het projectteam “Blijf Staan”. Zo is er dit verslagjaar een experiment gestart om te kijken wat de meest doelmatige douchemat is met betrekking tot de veiligheid. De gehele CR maar ook steekproefsgewijs bepaalde bewoners die intramurale zorg ontvangen, zijn gevraagd om diverse douchematten te testen. In het najaar van 2008 zijn deze gegevens in kaart gebracht en is besloten de proef verder uit te breiden. De resultaten hiervan zijn voorjaar/medio 2009 vermoedelijk bekend.” Inmiddels is de proef afgerond en is na rijp beraad met de CR besloten om de invoering van standaard douche-matjes optie niet in te voeren, althans niet op deze wijze. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat er bij bewoners zeer grote verschillen waren in hun ervaringen per douche-matje. Zo bleek het afhankelijk te zijn van eerdere ervaringen met (andere) douchematjes maar ook van het type vloer van de douche. Ook was de persoonlijke smaak van invloed op de testresultaten. Daarom is besloten dat bij de inhuizing door de overbruggingszorgcoordinator en de medewerkers er actief gewezen wordt op het aanschaffen van een douche-mat maar wordt er geen advies gegeven over welke douchemat het beste zou kunnen zijn zoals eerder werd beoogd. Verder is besloten de lijn die vorig jaar is ingezet vast te houden; er in de teams uitgebreid gesproken over de beleidskeuze dat je soms maar enig risico op vallen voor lief moet nemen om de bewoner meer vrijheid en daardoor meer levensplezier te geven. Aandacht in praktische zin voor hulpmiddelen zoals het gebruik van valbroeken e.d. is ook weer uitgebreid punt van aandacht geweest. De persoonlijke risico inventarisatielijsten voor iedere individuele bewoner zijn in 2009 in gebruik genomen. Ook is er op zeer creatieve wijze gezocht naar andere manieren om onrust bij bewoners (en daarbij het risico valpartijen) in goede banen te lijden. Het aanschaffen van bijvoorbeeld een zitzak (de zogenaamde Sensit) met flappen die de bewoner kunnen toedekken (en die de bewoner zonder moeite kan weghalen) bleek in die zin een goede investering te zijn. Deze zitzak geeft een heerlijk gevoel van geborgenheid en ontspanning. De onrust neemt daarbij zichtbaar af. Opvallend is de toename van het aantal MIC meldingen op de begane grond en extramuraal. De steeds hoger wordende zorgzwaarte is hiervan zeker een van de redenen. De afwijkende scores op de landelijke gemiddelden van de ZZP-scores is daarmee ook zeker onderbouwd. Bij het extramurale deel zien we eveneens een forse toename; de bewoners van de aanleunwoningen hebben steeds meer ondersteuning en zorg nodig om hun leven vorm te geven. Dit zal ongetwijfeld lijden tot een andere (zwaardere) indicatiestelling in de zeer nabije toekomst. In 2009 is er gekozen om de formatie van de technische dienst uit te breiden om bewoners op zeer natuurlijke wijze nog meer te kunnen ondersteunen bij hun dagelijks leven. Alle medewerkers van de technische dienst zijn naast hun technische kwaliteiten ook geselecteerd op zeer goede agogische vaardigheden. Zij zijn naast alerte ondersteuners in de dagelijkse praktijk zeer actieve signaleerders van onderlliggende problemen. Daarmee zijn de aanleunwoningen in de Blanckenbörg een goed voorportaal geworden van de zorgafdelingen van het verzorgingshuis en verpleeghuis. De lange wachtlijsten voor de aanleunwoning staven deze mening zeker.
30
4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid In 2007 is het personeelsbeleidsplan 2007-2010 opgesteld voor die jaren zijn een 4 tal hoofddoelen gesteld: - het waarbogen van de kwaliteit van medewerkers - het optimaliseren van de functiedifferentiatie - het creëren van een gezond en veilig werkklimaat - Uitvoeren medewerkerstevredenheidsonderzoek. De volgende subdoelen vanuit het personeelsbeleidsplan kwamen in 2009 aan de orde of hebben en vervolg gehad uit voorgaande jaren: Hoofddoel: waarborgen kwaliteit van medewerkers Subdoel: HKZ, Harmonisatie, kwaliteitsbeoordeling in de gezondheidszorg. Meetbaar doel: behalen van de HZK certificering en voldoen aan de jaarlijkse interne audits. Doel behaald: ja. Hoofddoel: waarborgen kwaliteit van medewerkers Subdoel: ziekteverzuim. Meetbaar doel: beperken van het verzuim op jaarbasis tot een half procent onder het landelijk niveau. Als bron zullen de verzuimcijfers van Vernet worden gehanteerd. Doel behaald: ja. Over het jaar 2009 werd een verzuimcijfer van 5,29% gerealiseerd, dit is exclusief zwangerschap gerelateerd verlof. Op dit moment zijn de jaarcijfers bij Vernet nog niet bekend, we zullen in eerste instantie uitgaan van de cijfers t/m 3e kwartaal 2009 Voor onze instelling gaf dit een resultaat van 5,15%, landelijk gezien was dit 5,82%. Hoofddoel: het optimaliseren van de functiedifferentiatie. Subdoel: functiebeschrijving. Meetbaar doel: per functie niveau is een passende taak-functie omschrijving aanwezig uiterlijk 1 januari 2008, welke jaarlijks in een functioneringsgesprek zal worden geëvalueerd Doel behaald: ja. In 2008 zijn met hulp van een extern adviseur alle functies binnen ons zorgcentrum opnieuw beschreven, gewaardeerd en vastgesteld. Voor nieuwe functies zijn in 2009 nieuwe beschrijvingen opgesteld. Met 86,88% van alle werknemers is in 2009 een functioneringsgesprek gevoerd waarbij de functiebeschrijving één van de onderwerpen van gesprek is geweest.
31
Hoofddoel: het optimaliseren van de functiedifferentiatie. Subdoel: Werving en selectie op basis van functiedifferentiatie Meetbaar doel: per vacature zal worden bezien voor welke functienivo moet worden geworven en of splitsing van bevoegdheden mogelijk is. Dit verloopt via de procedure vacaturestelling De personeelskosten per werknemer zullen in 2009 gedaald zijn t.o.v. voorgaande jaren. Doel behaald: ja /nee. Per vacaturestelling is binnen het MT besloten voor welke functieniveau zal moeten worden geworven. Werving- en selectie verloop via de procedure vacaturestelling. De personeelskosten per werknemer zijn in 2009 gestegen t.o.v. voorgaande jaren een verklaring hiervoor is dat qua extramurale dienstverlening een (inhoudelijk) forse uitbreiding heeft plaats gevonden (te lage WMO-tarieven) en dat een meting met deze cijfers derhalve geen juist beeld geeft. Hoofddoel: het creëren van een gezond en veilig werkklimaat. Subdoel: informatievoorziening. Meetbare doelen: - controle op het houden van teambesprekingen voor alle medewerkers, door directie. - het opzetten, voor 1 juli 2007, van een intranet, door de intranetbeheerder - het continu onderhouden van een intranet, door de intranetbeheerder. - het jaarlijks houden van thema gerichte plenaire bijeenkomsten, door het MT. - het verzenden van de nieuwsflitsen en de HKZ nieuwsbrieven vier keer per jaar, door het MT. De doelen zijn behaald, het personeelshandboek zal in 2010 een update krijgen. Het creëren van een gezond en veilig werkklimaat. Subdoel: weten wat er leeft. Meetbaar doel: het twee jaarlijks houden van een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers. Het daaruit opstellen en implementeren van verbeterplannen. De uitkomsten van dit onderzoek zullen door het MT in het jaarplan worden meegenomen. Doel behaald: ja. In het voorjaar van 2008 is een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd door PGGM HR advies. Alle afdelingen zijn gestart met een van de uitkomsten van dit onderzoek, te weten communicatie. Zij hebben per team de belangrijkste adviezen voor verbetering van dit onderwerp ingebracht. De werkgroep medewerkersraadpleging heeft deze adviezen samengevat en een top drie gemaakt, te weten: - wijze van communiceren > informatie voor wie, hoe en wanneer? - medewerker verantwoordelijkheid > voorbereiden van vergaderingen, lezen notulen, lezen intranet, nieuwsbrieven etc. - aanspreken > op welke wijze gaan we met elkaar om t.a.v. het geven van feedback. Voor 2010 zullen alle teams de verbeterpunten m.b.t. het verlagen van de werkdruk werkdruk aanleveren.
32
In 2009 is intern een medewerkersonderzoek verricht met als hoofddoel het peilen van de mening van de medewerkers omtrent het belonen van niet verzuim, wijze van belonen, andere omstandigheden die wel of niet verzuimen beïnvloeden etc. Dit onderzoek werd door de werkgroep verzuimbeheersing (waarin een aantal SMT- en OR- leden zitting hebben genomen) geïnitieerd. 53,3% van de respondenten gaf aan tegen het (financieel) positief belonen van niet verzuimen te zijn. Als hoofdreden werd hierbij het sociale aspect van collega’s onderling aangegeven. 83,7% van alle werknemers geeft aan het eens of helemaal eens te zijn met de stelling “ik heb plezier in mijn werk” De werkgroep verzuimbeheersing gaat met de uitkomsten van dit onderzoek verder aan de slag om het niet verzuimen positief te belichten en daarmee hopelijk het verzuimgedrag positief te beïnvloeden. Het creëren van een gezond en veilig werkklimaat. Subdoel: leeftijdsbewust personeelsbeleid: Meetbaar doel: leeftijdsbewust personeelsbeleid uitwerken en implementeren. Doel behaald: ja. In het voorjaar van 2008 is door PGGM HR advies een onderzoek gehouden naar levensfase problematiek binnen ‘de Blanckenbörg’. De aandachtspunten zullen per afdelingen worden besproken en waar mogelijk zullen adviezen uitgebracht worden ter verbetering. Het creëren van een gezond en veilig werkklimaat. Subdoel: loopbaanbegeleiding: Meetbare doelen: het opstellen van loopbaanbeleid en het opstellen van Persoonlijke ontwikkelingsplannen. Doel behaald: nee Het managementteam heeft besloten met de invoering van persoonlijke ontwikkelingsplannen te starten na volledige inbedding van het voeren van functioneringsgesprekken. In 2009 is met 86,8% van alle werknemers een functioneringsgesprek gevoerd. Een van de doelen voor 2010 zal zijn deze score op te voeren naar boven de 95% in dat geval zal voor 2011 de invoering van ontwikkelingsplannen opnieuw worden bezien. Het creëren van een gezond en veilig werkklimaat. Subdoel: veiligheid: Meetbare doelen: - up to date houden van de huidige Risico Inventarisatie & Evaluatie. - uitvoering geven aan het Arbobeleid. - het opstellen van een arbocheck extramuraal. - het uitwerken van de algemene leveringsvoorwaarden. - checken ARBO beleid middels: * evaluatie in de werkgroep RI&E * evaluatie in het SMT betreffende verzuim wegens arbeidsomstandigheden * evaluatie in de MIC commissie t.a.v. (bijna) incidenten, medewerkerraadpleging Alle bovenstaande doelen zijn behaald.
33
In november 2009 is via de IMA (Inspectie Methode Arbeidsomstandigheden) een update van de huidige RI&E opgesteld door een extern adviseur. Hierbij is met name aandacht besteed aan nieuw ontwikkelde diensten. De werkgroep RI&E zal in 2010 zich actief met het opstellen van een plan van aanpak RI&E bezig houden. Verloop personeel Instroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar Uitstroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar
Aantal dienstverbanden 111 62
Vacatures
Totaal aantal vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar
Totaal personeel Personeel met patiënt-/cliëntgebonden functies
1 0
Aantal fte 15,90 3,86
Aantal moeilijk vervulbare vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar 0 0
Algemeen: In 2009 is een wijziging doorgevoerd in de taakverdeling t.a.v. personeelszaken. Zo is het takenpakket van de huidige secretaresse uitgebreid met de werving- en selectie van de basis functies. Zij is in 2009 eveneens gestart met de opleiding HBO-PM. Mede hierdoor kon in 2009 meer aandacht worden besteed aan de salarisadministratie en konden een aantal processen verder worden geprofessionaliseerd.
34
COMMUNICATIESTRUCTUUR / DIVERSE OVERLEGVORMEN Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Doel Verslaglegging Besluitvorming Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
Frequentie Doel Verslaglegging Besluitvorming Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Doel Verslaglegging Besluitvorming Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
Frequentie Doel
Verslaglegging Besluitvorming
: MT – vergadering : Bestuurder : Directie, sectormanagers : 1 x per 2 weken : Ontwikkelen en vaststellen van stichtingsbeleid en bespreken planning & control. : Notulen : Op basis van consensus, uiteindelijk besluit van de bestuurder. : Afstemmingsoverleg : Sectormanager : Sector managers, + CTL + Hoofd voeding, Hoofd technische dienst, Coördinator AB/vrijwilligers, Verzuimcoördinator, Overbruggingszorgcoördinator. : 1 x per 6 weken : Afstemming tussen de sectoren, beleidsmatige zaken voorbereiden/bespreken : Notulen : Op basis van consensus, anders beslist de voorzitter : Ctl-overleg : Sectormanager : Sectormanager zorg en coördinerend teamleiders, periodiek sluit de medewerker P&O en de centrale planner zorg aan voor afstemming. : 1 x per 2 weken (week tussen MT vergaderingen) : Zaken die vanuit MT in de lijn besproken moeten worden en v.v. : Notulen : Indien nodig op basis van consensus. : Productie-overleg : Sectormanager zorg : EAD, medewerker bewonersadministratie, overbruggingszorgcoördinator, coördinerend teamleiders, sectormanager zorg. : 1 x per 4 weken : Afstemming en overleg over afgesproken en gerealiseerde productie, indicaties, routes bewonersmutaties, registraties en bespreken, implementeren en evalueren van nieuwe ontwikkelingen binnen de AZR. : Notulen : op basis van consensus, anders beslist de voorzitter.
Specifiek Zorg: Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Werkoverleg (per team) : Leidinggevende : Leidinggevende met aanwezige medewerkers : 1 x per 2 weken/ 1 x per 4 weken/ 6 keer per : Notulen : Wederzijds informeren en afstemming van zaken.
35
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Groot team (per team) : Leidinggevende : Leidinggevende met alle teamleden : 1 x per kwartaal / 6 keer per jaar : Notulen : Thema gericht, grote projecten bespreken (HKZ, HACCP, ZZP etc), teambuilding, visie op werken en samenwerken
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
Verslaglegging Doel
: Multi Disciplinair Overleg (MDO)/bewonersbespreking : Coördinerend Teamleider (technisch) : Verpleeghuisarts (voor PG), huisarts, Psycholoog, Coördinerend teamleider, contactverzorgende, verpleegkundige, cliënt of diens belangenbehartiger (later stadium) : PG minimaal drie keer per jaar, verzorgingshuis twee keer per jaar/ extramuraal minimaal 1 keer per jaar. : Notulen : Evalueren en vaststellen zorgbeleid (zorgplan)
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Artsenoverleg : Coördinerend Teamleider : Verpleeghuisarts, huisarts, coördinerend teamleider, verpleegkundige : Wekelijks : Notulen : Zorgvragen Cliënt bespreken, evalueren en afspraken maken
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
: Opnamecommissie : Sectormanager Zorg : Sectormanager zorg, overbruggingscoördinator, Coördinerend Teamleiders : Maandelijks (1 x per 4 weken) : Notulen : Wachtlijst bespreken, bezetting bespreken, prioriteit in opnames bepalen, nieuwe cliënten extramuraal bespreken. Bespreken van de opname mogelijkheden van de organisatie en het deskundigheidsniveau op dat moment.
Frequentie
Frequentie Verslaglegging Doel
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
Frequentie Verslaglegging Doel:
: Zorgbeleidsbespreking (ZBB) : Sectormanager zorg : Verpleeghuisartsen, psychologen (vanuit Stichting Oosterlengte, Zorggroep Meander), Coördinerend teamleiders van de verpleegafdelingen, huisartsen verbonden aan de verpleeghuisafdelingen, Coördinerend teamleider Somatiek / extramuraal : 1 x per 8 weken : Notulen : Vertaling van het strategisch beleid naar afdelingsniveau, afstemming tussen de twee verpleeghuisafdelingen en diens disciplines binnen de kaders van het organisatiebeleid, praktische vertaling van beleidsnotities naar medewerkers op de verpleegafdeling, voorstellen doen betreffende nieuwe ontwikkelingen in welzijn en zorg voor psychogeriatrische cliënten.
36
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Verpleegkundigen overleg ( bereikbaarheidsdienst) : CTL er / sectormanager zorg : CTL er, verpleegkundigen, incidenteel sector manager zorg : één keer per 4 weken : notulen/logboek : intervisie afstemming, deskundigheidsbevordering, monitoring van de zorg en vanuit dit overleg ontwikkelingen volgen en in gang zetten. Verpleegkundigen casuïstiek.
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Plannersoverleg : CTL er : CTL ers, Planner pool, periodiek sector manager zorg : 1 x per 2 weken : notulen : afstemming roosterplanning
Specifiek Facilitair: Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Werkoverleg (per team) : Leidinggevende : Leidinggevende met aanwezige medewerkers : 1 x per 2 weken/ 1 x per 4 weken : Notulen : Wederzijds informeren en afstemming van zaken
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Facilitair overleg : Sectormanager facilitair : Leidinggevenden facilitair blok : 1 x per 6 weken : Notulen : Wederzijds informeren en afstemming van zaken
Soort vergadering
: Individuele gesprekken tussen de sectormanager facilitair en de hoofden van dienst. : Twee wekelijks : Bespreken van praktische invulling, afstemming, werkwijze, werkafspraken.
Frequentie Doel
Soort vergadering: Voorzitter Deelnemers Frequentie Doel
: Vakinhoudelijk overleg met medewerkers huishoudelijke dienst : Sector manager facilitair : Medewerkers huishoudelijke dienst : twee keer per jaar : Het op de hoogte houden van de medewerkers omtrent de ontwikkelingen op het gebied van schoonmaak/onderhoud en het bespreken van vakinhoudelijke zaken.
Algemeen: Soort vergadering Voorzitter Deelnemers
: Groot Administratief overleg : Bestuurder : Medewerkers afd. P&O, administratie, medewerkers receptie,
37
Frequentie Doel Verslaglegging Besluitvorming Soort vergadering Voorzitter Deelnemer Frequentie Doel Soort vergadering Deelnemers Frequentie Doel Verslaglegging
secretariaat, bewonersadministratie, financiële administratie : 4 keer per jaar. : Zaken die vanuit MT in de lijn besproken moeten worden en v.v. met nadruk op administratieve processen : Notulen : Op basis van consensus, uiteindelijk beslist de bestuurder. : Financieel overleg : Bestuurder : medewerker P&O, medewerker EAD, medewerker salarisadministratie, extern financieel adviseur. : twee keer per jaar : afstemming financiële processen : afstemmingsoverleg P&O en verzuimcoördinator : medewerker P&O, verzuimcoördinator, bij complexe situaties de bestuurder. : Maandelijks : Afstemming administratieve procedures rondom verzuim : Tijdsplanningen worden verwerkt in de persoonlijke agenda, afspraken worden verwerkt in de formulieren.
Soort vergadering Deelnemers Frequentie Doel Verslaglegging
: P&O overleg : Bestuurder, P&O - ers : Wekelijks : Wederzijdse afstemming en informatie : Tijdsplanningen worden verwerkt in de persoonlijke agenda, afspraken worden verwerkt in de formulieren. (contract e.d.)
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Doel
: Sociaal medisch team (SMT) : Verzuimcoördinator : Verzuimcoördinator, bedrijfsarts, directeur, leidinggevenden : 1 x per 6 weken : Verzuim algemeen bespreken, individueel verzuim bespreken, afspraken maken en evalueren.
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Beleidsteam : Bestuurder : MT - leden, stafleden, externe consultant, verzuimcoördinator : 1 x per twee maanden : Notulen : Ontwikkelen, bespreken, evalueren en bijstellen strategisch beleidsplan . Bewaken voortgang van de werkgroepen uitwerking van het strategisch beleidsplan.
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Melding Incidenten Cliënten-Commissie : Bestuurder : Managementteamleden, 3 externe MIC – leden : 2 x per jaar : Notulen : Voorgevallen en geregistreerde incidenten in de organisatie bespreken en acties op afspreken, evalueren.
38
Soort vergadering Voorzitter Deelnemers Frequentie Verslaglegging Doel
: Kwaliteitsoverleg : Manager kwaliteitszorg : Manager kwaliteitszorg, medewerker kwaliteitszorg, Coördinerend teamleiders : 1 x per 6 weken : Notulen : Lopende zaken en nieuwe ontwikkelingen vanuit HKZ bespreken volgens PDCA
Soort vergadering : Formatie / Productie-overleg Voorzitter : Bestuurder Deelnemers : Managementteam Frequentie : Maandelijks Verslaglegging : Notulen Doel : bespreken MARAP, verantwoording en beheersbaarheid De EAD 1 x per maand aan bij het MT voor bespreking van de MARAP. Daarin worden tevens voorbereidingen getroffen om de MARAP-besprekingen verder in de P&C cyclus te borgen. Overige Overlegvormen: Ten behoeve van de inspraak door cliënten is er binnen de Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg”een cliëntenraad. Deze vergadert één keer per zes weken, in aanwezigheid van de bestuurder. Van deze vergadering worden notulen opgesteld. Binnen Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ fungeert ten behoeve van de medezeggenschap van de medewerkers een ondernemingsraad. De ondernemingsraad voert overleg met de bestuurder. Van dit overleg worden notulen opgesteld. De bevoegdheden van de ondernemingsraad zijn vastgelegd in het reglement OR, op basis van de Wet op de Ondernemingsraden. Als toezicht houdend orgaan kent Stichting Zorgcentrum “de Blanckenbörg”een Raad Van Toezichtmodel, deze vergadert zes keer per jaar samen met de bestuurder van de organisatie, op basis van een vaste agenda. Van deze vergadering worden notulen opgesteld.
Ziekteverzuim Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft in het verslagjaar, wederom veel aandacht besteed aan de beheersing van het ziekteverzuim. Dit heeft er mede toe geleid dat er een Werkgroep Verzuimbeheersing is gestart. Er word frequent SMT-overleg gevoerd in aanwezigheid van alle leidinggevenden, de arboarts en een afvaardiging van de OR. Ook word door de leiddinggevende en de verzuimcoördinator veel aandacht besteed aan het persoonlijke contact met de verzuimende medewerker. De Wet Verbetering Poortwachter en het investeren in een prettige werkomgeving met veilige werkplekken dienen als leidraad. Binnen de organisatie wordt gewerkt vanuit een sterk moreel besef. Naast een gericht organisatiebeleid heeft iedere medewerker zelf verantwoordelijkheden in het werk en in het persoonlijk leven.
39
Ziekteverzuimpercentage over het verantwoordingsjaar, excl. zwangerschaps- en bevallingsverlof
Verslagjaar 5,27%
Vorig jaar 4,71%
Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ geeft uitvoering aan het meerkeuzesysteem, zoals gebruikelijk binnen de CAO-V&V. Ontspanning In 2009 is er aandacht geweest voor ontspanningsactiviteiten voor medewerkers, partners en hun kinderen. Scholing Registratie BOL en BBL routes 2009 BOL route Aantal personen
Aantal weken per stagiaire
Uren per week per stagiaire
1
2
40
4
2 3 4
8 13 3 7 1 1 2 0 1
40 10 10 20 10 40 20 0 1
12 32 32 32 40 24 32 0 30
Totaal bijzonderheden aantal uren stage (per stagiaire) 160 1 stagiaire gestopt na 6 weken 480 320 320 640 400 640 640 0 30
0
0
0
0
1.1
5 Spw 3 Spw 4 Sph Dollard College Sport en beweging
0
40
BBL route Aantal personen
Aantal weken per leerling
Uren per week per leerling
Totaal aantal uren op de afdeling
Bijzonderheden en bekostiging
3
40
16
640
3
-2 -4
40 40
16 16
640 640
Sav 4 5 Spw 3 Spw 4 Sph FD bedrijfsadministratie Zelfstandig werkend kok
2 1
40 40
16 16
640 640
Centrum vakopleiding -Blanckenbörg -Centrum vakopleiding Blanckenbörg Blanckenbörg
1
40
16
640
1.2
1 2
werkleerervaringsplek 2 MBA (master of 1 business administration) MMO (middel 1 management opleiding)
Blanckenbörg leerling gestopt per 1dec Stam Start feb 08 – najaar 2010
12 24 168 Duur opl. 2.5 jaar Duur Start sept 09 – opl. 1 juni 2010 school jaart Voorts heeft de sectormanager haar MBA opleiding voortgezet en de coördinerend teamleider extramuraal/somatiek besloten een vervolg op de eerder afgesloten MMO opleiding te starten.
4.5.2 Kwaliteit van het werk De onderdelen van kwaliteit van werk zijn opgenomen in paragraaf 4.5.1 Personeelsbeleid.
41
Jaarverslag Ondernemingsraad 2009. De ondernemingsraad bestaat momenteel uit zeven personen: (voorzitter) Sophia Guikema (vice-voorzitter) Geesje Küpers (secretaris) Truus Pathuis Ingrid Weeke (vice-secretaris) Remmie Buter lid Anja Glaus lid Monique Schouten lid Alberta Kuil (ambtelijk secretaris)
Besproken onderwerpen: Maandelijkse Exploitatieoverzichten Terugkoppeling bijeenkomst invoering traject PGGM: communicatie en leeftijdsbewustpersoneelsbeleid CAO: verlofmandje Begroting Jaarplan Ardyn Verloop contacten Vestia Vervallen van meer/min uren Handboek OR Jaarrekening 2008 AO/IC ZZP-scores, inzet van personeel Ziekteverzuim Medewerkerraadpleging Verloop WMO-aanbesteding Herschikkingstaat en rekenstaat voor extern deskundige Werkgroep verzuimbeheersing Basisrooster Rapport Cliënt en Kwaliteit Fysieke belasting Voorstel collectieve verzekering Bestemmingsplan Plenaire bijeenkomst Planning keuken Werkwijze extramuraal: thuiszorg of verzorgingshuis WIA en WGA Gesprek met vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen Komst nieuw zorgcentrum Bellingwolde OR-reglement voor update HKZ-handboek HKZ-voorbereiding Legionella PGGM vraag maandelijkse uitdraai v.h. personeelsbestand Nieuwe CTL-er extramuraal Uren en planning OR Vakantieplanning Ontwikkeling verbouwplannen Wachtlijsten, recente stand van zaken.
42
Cursus OR: In 2009 is de OR twee keer op cursus geweest. De eerste keer was op 20 en 21 april en de onderwerpen waarmee we aan de slag zijn gegaan waren: Evaluatie van de afgelopen periode. Persoonlijke verbeterpunten formuleren. Verbeteren van de samenwerking. Doelen helder krijgen en verbeteren van overleg/argumentatievaardigheden. De tweede keer was op 16 en 17 november. De onderwerpen die we toen hebben besproken waren: Verbeteren van de communicatie binnen de OR. Betere werkverdeling binnen de OR. Onderwerpen zijn verdeeld in werkgebieden. De bedoeling is om in 2010 in te gaan voeren. Werkafspraken maken. Aan de hand van deze afspraken wordt een OR handboek opgesteld.
Overige activiteiten: De OR neemt deel aan diverse werkgroepen, zoals RI&E, SMT en Ziekteverzuimwerkgroep. Vanuit de ziekteverzuimwerkgroep kwam het idee om een beloningssysteem in te voeren. We waren van mening dat dit een belangrijk onderwerp is en we wilden hierover medewerkerraadpleging houden. Dit is gedaan in de vorm van een enquête. De uitkomst hiervan wordt in 2010 bekend gemaakt. Verder heeft de OR haar reguliere overleggen gehad met de Cliëntenraad en met de Raad van Toezicht.
43
4.6 Samenleving Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ heeft in het verslagjaar geen aanvullend beleid ontwikkeld met betrekking tot het milieu. De organisatie voert actief beleid op het terrein van het maatschappelijk ondernemen ten aanzien van allerlei sociale aspecten. Stichting Zorgcentrum `de Blanckenbörg` is zich bewust van de maatschappelijke rol die zij vervult in de regio op het gebied van de arbeidsvoorziening. Met het oog op de personeelsproblematiek in de zorg is het van belang een aantrekkelijke werkgever te zijn. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ doet dit door het bieden van een scholingsplan welke aansluit bij de wensen van zowel de organisatie als de wens van de medewerker. Ook biedt de organisatie graag, indien wettelijk mogelijk, gesubsidieerde arbeidsplaatsen vanuit werkverruimende trajecten en re-integratie trajecten. Dit verloopt, na de afbouw van Stichting Op Maat, ook via Adviespunt Oldambt, Nettojob en UWV. Zo worden er binnen de organisatie regelmatig plaatsen aangeboden binnen het administratieve en facilitaire blok en in mindere mate in de zorg. De begeleiding is intensief en met name gericht op arbeidsethos, werktempo, passen in de groep, sterke kanten en aandacht voor te ontwikkelen vaardigheden. Binnen de sector verzorging biedt de organisatie ook zeker mogelijkheden. Binnen de organisatie zijn 70 vrijwilligers werkzaam die allerlei aanvullende t aken verrichten. Deze inzet draagt in grote mate bij aan het welzijn van de cliënt. De maatschappelijke participatie wordt binnen de organisatie verder vormgeven in het komende jaar. Het idee hieromtrent is om de groep op te delen in ‘cellen’ ; Groepen vrijwilligers die gekoppeld zijn aan bepaalde activiteiten. Daarmee zou ook voor de vrijwilligers de binding met de organisatie Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ maar ook met andere vrijwilligers intensiever worden. De achterliggende gedachte is hierbij dat mensen hun betrokkenheid, tijd en talenten pas om zetten in vrijwillige inzet, wanneer activiteiten of functies passen bij hun levensfase, competentie en agenda. Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ is met enkele andere partijen mede oprichter en vormgever van het Alzheimercafé. In het Alzheimercafé ontmoeten lotgenoten elkaar, ontvangen informatie over het verloop van dementie, advies over hoe men hiermee kan omgaan en andere informatie zoals juridische informatie. Regelmatig worden sprekers uitgenodigd omtrent het onderwerp dementie en Alzheimer. Het Alzheimercafé wordt ondersteund door Alzheimer Nederland. Rotary Pekela heeft zich het afgelopen jaar zeer actief ingezet om samen met Stichting Zorgcentrum ´de Blanckenbörg´ het welzijn van de cliënten te bevorderen. Dit heeft tot verschillende uitstapjes geleid naar de Blauwestad en lichtweek Wedde. De bewoners van ‘de Blanckenbörg’ hebben hiervan enorm genoten. Ook biedt Rotary Pekela ondersteuning, zowel financieel als praktisch, bij het project gangenstelsel van de activiteitenbegeleiding. Het doel van dit project is om onder andere de gangen van de instelling een sfeervolle aankleding te geven met zintuiglijke prikkels. Ook in 2010 biedt Rotary Pekela een helpende hand om dit project te realiseren, een initiatief waar wij erg blij mee zijn.
44
4.7 Financieel beleid Het afgelopen jaar is Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ er in geslaagd om met een positief resultaat het jaar af te sluiten. Het resultaat over 2009 bedraagt € 65.359,- positief (2008: € 80.137,- positief). Zoals in onderstaand overzicht wordt genoemd, geeft dit een resultaat ratio van slechts 0,93 %. Dit is conform de begroting over 2009, deze was ingezet op de 0-lijn. Vanaf 2010 vindt bekostiging plaats op basis van ZZP’s. In aanloop daarop is het herallocatie traject reeds in 2009 ingezet met als budgettaire gevolg een bedrag van € 555.729,- positief. Het herallocatietraject is voor Stichting Zorgcentrum ‘de Blanckenbörg’ hierdoor volledig afgerond. Het herallocatiebudget is volledig aangewend in de personele inzet om te kunnen blijven voldoen aan de normen die aan de geleverde ZZP’s worden gesteld.
Resultaatratio Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar
Vorig jaar -/- 1,24 % € 80.137,€ 6.465.602,-
Verslagjaar 0,93% € 65.359,€ 7.016.661,-
Liquiditeit Liquiditeit Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal kortlopende schulden
Vorig jaar 110,00% € 1.190.723,241.554,€ 1.082.505,-
Verslagjaar 108,99 % € 1.186.177,€ 179.140,€ 1.088.373,-
Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal eigen vermogen Totaal opbrengsten
Vorig jaar 39,69 % € 820.405,€ 2.067.210,12,69 % € 820.405,€ 6.465.602,-
Verslagjaar 41,66 % € 885.764,€ 2.125.925,12,86 % € 902.064,,€ 7.016.661,-
45
