Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
1
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) INHOUDSOPGAVE 1. Voorwoord .............................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Algemene beschrijving ................................................................................. 4 2.1 Algemene gegevens ..................................................................................... 4 2.2 Missie .......................................................................................................... 5 2.3 Beschrijving van het concept ....................................................................... 5 2.4 Behoefte ...................................................................................................... 6 2.5 Doelstelling .................................................................................................. 6 3. Organisatieplan............................................................................................. 7 3.1 Organigram bestuur ..................................................................................... 7 3.2 Algemeen organigram ................................................................................. 8 3.2.1. Uitleg algemeen organigram .................................................................... 9 3.3 Verdeling van de afzonderlijke organisatietaken ...................................... 15 3.3.2. Projectcoordinator ................................................................................... 5 3.3.3. Projectleiders............................................................................................ 5 3.3.4. Structuur projecten .................................................................................. 6 3.3.5. Organigram Projectstructur...................................................................... 6
4. Inrichting administratie en boekhouden .................................................. 21 4.1 Voorraadbeheer .......................................................................................... 22 5. Huisregels .................................................................................................... 23 6. Stappenplan werving ambassadeurs ........................................................ 24 7. Financiel plan .............................................................................................. 28 8. Marketingplan ............................................................................................ 31 8.1 Doelgroep ................................................................................................... 31 8.2 Product ...................................................................................................... 31 8.3 Prijs ............................................................................................................ 31 8.4 Plaats ......................................................................................................... 32 8.5 Promotie ..................................................................................................... 32 8.6. Oflinestrategie: voortzetten en uitbereiden ............................................. 33 8.7.Online strategie: ontwikkelen en optimaliseren ........................................ 34 9. Actiepunten maart 2013-december 2013.................................................. 36
2
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 1. Voorwoord Dit is het beleidsplan van Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs, hierna SVA. Het plan omvat een overzicht van de organisatie, de doelstellingen, projecten en geeft inzicht in de werving en het beheer van de fondsen. Het plan is opgesteld alleen voor het intern gebruik en dient als richtlijn gebruikt te worden. SVA vormt een netwerk van vrijwilligers met en zonder vluchtelingen achtergrond. Samen zetten wij ons in om vooroordelen weg te nemen en ontmoeting, begrip en tolerantie te bevorderen. Wij zijn actief in de regio Midden-Nederland. Zo vertellen wij onze persoonlijke verhalen op scholen en andere instanties en doen wij mee aan plaatselijke debatten over bijvoorbeeld mensenrechten of integratie. Wij laten ons zien op festivals en andere events en komen regelmatig in de plaatselijk of landelijke media. In al onze activiteiten laten wij mensen kennismaken met vluchtelingen en met het thema ‘vluchten’. Het doel is het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen in de samenleving om zo ook vluchtelingen in staat te stellen zelf bruggen te bouwen tussen vluchtelingen en Nederlanders. De huidige projectcoördinator is verantwoordelijk voor organiseren van projecten. De activiteiten worden tegen een kleine vergoeding aangeboden aan bedrijven , scholen, organisaties, verenigingen en nog veel meer maatschappelijke organisaties en instanties.
Voorzitter Fatma Mahtab 4 maart 2013
3
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 2. Algemene beschrijving 2.1. Algemene gegevens Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) site : www.vluchtelingenambassadeurs.nl. (onder voorbehoud) Email:
[email protected] (zolang de stichting geen eigen e-mail heeft) Telefoonnummer: 0624352001 contactpersoon: Fatma Mahtab 2.1.2. Notariële oprichting van de stichting Op 1 januari 2013 is de stichting bij notariële akte opgericht. In de statuten van de stichting zijn de doelstellingen als volgt geformuleerd: ‘ Het bevorderen, stimuleren en ondersteunen van projecten gericht op de ontwikkeling van vluchtelingen in Nederland. Het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen. Bij te dragen aan het verkleinen van de kloof tussen Nederlanders en vluchtelingen in Nederland onder meer door het bevorderen van ontmoeting, begrip en tolerantie, om daarmee vooroordelen en discriminatie tegen te gaan en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord’. 2.1.2. Het bestuur Het bestuur bestaat op dit moment uit: Fatma Mahtab (voorzitter) Omid Javaheryzad (secretaris) Maham Adib (penningmeester) Siavash Siamak Farohki (vice – voorzitter) De leden van het bestuur ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. 2.1.3. Correspondentieadres en inschrijving K.V.K. De stichting heeft als correspondentieadres: Frankenburg 59, 2235 AN Valkenburg (Zuid-Holland) en is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer Maham moet dit invullen, hij heeft de papieren. Het rekeningnummer bij de (…) bank is : Maham moet dit invullen. Graag ook de rrsid nummer… 4
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 2.1.4. Boekjaar en jaarstukken Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. Jaarlijks wordt door de penningmeester een financieel verslag opgesteld met een balans en een overzicht en verantwoording van de inkomsten en uitgaven. De opgestelde jaarrekening wordt gecontroleerd door het bestuur en daarna formeel vastgesteld door het Stichtingsbestuur. 2.1.5. Adviseurs De Stichting kent Raad van Advies en Raad van Ambassadeurs. Voor uitleg zie Hoofdstuk 3.2.1. 2.2.Missie Het doel is het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen in de samenleving om zo ook vluchtelingen in staat te stellen zelf bruggen te bouwen tussen vluchtelingen en Nederlanders. 2.3.Beschrijving van het Concept 2.3.1. Samenwerkende organen Vluchtelingen ambassadeurs zijn altijd een onderdeel van vluchtelingenwerk geweest. Vluchtelingenwerk is op dit moment onze samenwerkende orgaan. Op dit moment is er een start gemaakt voor een duurzame samenwerking met de UAF. Wij streven naar om in toekomst nog meer samenwerkende organen en stichtingen te hebben om zoveel mogelijk samen te kunnen werken. 2.3.2. Fondsenwerving in Nederland Fondsenwerving is voor ons veel breder dan het zoeken naar financiën. We hebben het dan over werving van kennis, menskracht, diensten, geld of materialen. Via fondsen, sponsors en donateurs, maar ook via subsidies, aanbestedingen en zelffinanciering willen wij onze stichting gezond houden. 2.3.3 Activiteiten van de stichting Om onze missie en strategie te bereiken willen wij zoveel mogelijk verschillende doelgerichte projecten aanbieden. Minimaal twee per maand. De projecten kunnen bestaan uit workshops, voorlichtingen, trainingen, maar ook sociale activiteiten voor de ambassadeurs. 5
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 2.4.Behoefte SVA zal zich moeten focussen op haar projectensysteem en haar beleid. Om een goede strategie aan te houden zal zij meer aandacht moeten besteden aan haar kerncompetenties: projecten en ambassadeurs. Op deze manier kan zij zich volledig richten op project tot project en uitbouwen tot een specialisme. Naast een duidelijke focus is het voor de stichting belangrijk om groei van het aantal ambassadeurs en haar klanten te realiseren. Om deze groei te realiseren zal het huidige ambassadeurs en klantenbestand uitgebreid moeten worden. Om deze uitbreiding te bewerkstelligen moet de stichting een bepaalde percentage van haar huidige budget beschikbaar stellen voor promotionele activiteiten. Het budget is vrij beperkt en daarom is het belangrijk om activiteiten te kiezen die niet te veel kosten, maar wel een gunstig effect op de beleidsvoering van de stichting hebben. Deze uitbreiding kan zowel relatie-intensivering met bestaande ambassadeurs en klanten betekenen als het aantrekken van nieuwe ambassadeurs en klanten. Wanneer de stichting in staat is om nieuwe ambassadeurs en klanten aan te trekken zal zij haar doelstelling voor 2014 kunnen realiseren. Bovendien moet de stichting meer aandacht besteden over de koers van haar beleid. Om dit te realiseren moeten er duidelijke richtlijnen worden opgezet met duidelijke afspraken. Tot slot moet de stichting haar samenwerking met de externe organisaties versterken. 2.5.Doelstelling Wij willen harmonie binnen de Nederlandse samenleving. Samen zetten wij ons in om vooroordelen weg te nemen en ontmoeting, begrip en tolerantie te bevorderen. SVA heeft ten doel; Het bevorderen, stimuleren en ondersteunen van projecten gericht op de ontwikkeling van vluchtelingen in Nederland; Het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen; Bij te dragen aan het verkleinen van de kloof tussen Nederlanders en vluchtelingen in Nederland onder meer door het bevorderen van ontmoeting, begrip en tolerantie, om daarmee vooroordelen en discriminatie tegen te gaan.
6
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3. Organisatieplan 3.1. Organigram bestuur o Het bestuur van SVA bestaat uit een door het bestuur vast te stellen aantal van tenminste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen. Het huidige bestuur bestaat uit vier natuurlijke personen. o Bestuurders worden benoemd door het bestuur. In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien, doch in ieder geval binnen drie maanden. o Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een vice - voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. o Daarnaast zijn de statutaire en huishoudelijke regels zijn hier van toepassing.
7
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.2. Algemeen organigram
8
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.2.1. Uitleg organigram Raad van Advies
o Het bestuur kan een raad van advies instellen, bestaande uit een door het bestuur te bepalen aantal van ten minste drie natuurlijke personen. o De leden van de raad van advies worden benoemd door het bestuur. o De raad van advies is samengesteld uit personen die, op grond van hun affiniteit met de doelstellingen van de stichting , kennis en ervaring op voor het bestuur relevante terreinen, als klantbord van het bestuur kunnen fungeren. o De leden van de raad van advies worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn onbeperkt herbenoembaar. o De leden van de raad van advies kunnen zowel gevraagd als ongevraagd advies uit brengen aan het bestuur. o Het bestuur zorgt ervoor dat de raad van advies ten minste een maal per jaar bijeenkomt.
9
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Raad van Ambassadeurs
o De stichting kent een raad van ambassadeurs bestaande uit als zodanig door het bestuur erkende vluchtelingen ambassadeurs. o De doelstelling van raad van ambassadeurs is het volgen van en adviseren over de realisatie van de doelstelling van de stichting. Daarnaast komt aan de raad van ambassadeurs de bevoegdheid toe het jaarlijks door het bestuur op te stellen beleidsplan van de stichting goed te keuren. o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het bestuur. o Erkenning als vluchtelingen ambassadeur kan op dezelfde wijze waarop zij geschiedt ook weer ingetrokken. o Een vluchteling ambassadeur wordt met de erkenning als zodanig benoemd voor onbepaalde tijd. o De raad van ambassadeurs komt ten minste een maal per jaar met het bestuur bijeen.
10
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Projectcoördinator
o De stichting kent een projectcoördinator bestaande uit als zodanig door het bestuur erkende vluchteling ambassadeur. o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het bestuur. o De doelstelling van de projectcoördinator is het organiseren van bijeenkomsten en persoonlijke ontmoetingen om de doelstelling van de stichting te realiseren. o De projectcoördinator wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar. o De projectcoördinator is verantwoordelijk voor alle projecten binnen de stichting. o De projectcoördinator volgt de instructies vastgesteld door het bestuur. o De projectcoördinator stelt een projectplan vast gericht op de doelstellingen van de stichting en het beleidsplan. o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn hier van toepassing.
11
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Projectleider
o De stichting kent een projectleider bestaande uit als zodanig door het bestuur erkende vluchteling ambassadeur. o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als projectleider erkennen. Een potentiele vluchtelingen ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het bestuur. o De doelstelling van de projectleider is het uitvoeren van de projecten die binnen haar takkenpakket valt. o De projectleider wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar. o De projectleider volgt de instructies die zijn ingesteld door het bestuur en projectcoördinator. o De projectleider werkt intensief samen met de projectcoördinator. o De projectleider volgt de instructies die zijn vastgesteld in de projectplan en andere regelementen vastgesteld door het bestuur en projectcoördinator. o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn hier van toepassing.
12
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Fondswerver
o De stichting kent een fondswerver bestaande uit als zodanig door het bestuur benoemd. De fondswerver hoeft niet een vluchteling ambassadeur te zijn. o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die zowel aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting als voldoende kennis en ervaring hebben voor de functie fondswerver benoemen. o
De doelstelling van de fondswerver is het werven van fondsen voor de doelstellingen van de stichting.
o De fondswerver wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf maanden op basis van een overeenkomst van opdracht. o Hier zijn de regels van de overeenkomst van opdracht zoals overeengekomen met het bestuur van toepassing. o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn hier ook van toepasing.
13
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Ambassadeurs
o De stichting heeft vrijwilligers bestaande uit als zodanig door het bestuur erkende vluchteling ambassadeur. o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het bestuur. o Het werk van de ambassadeur is vrijwillig maar niet vrijblijvend. De ambassadeur behoort de regelementen en het beleid van de SVA te respecteren. o De doelstelling van de ambassadeur is het hetzelfde als het doel van de SVA. o De ambassadeur wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar. o De ambassadeur volgt de instructies die zijn ingesteld door het bestuur, projectcoördinator en projectleiders. o De ambassadeur werkt intensief samen met de projectleiders. o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn hier van toepassing.
14
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.3. Verdeling van de afzonderlijke organisatietaken De voorzitter en secretaris worden bij voorkeur benoemd uit de bestuursleden die al gedurende ten minste één jaar in functie zijn. De secretaris vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid of er wordt (vooraf) vanuit het bestuur een plaatsvervangende voorzitter aangesteld. Gezamenlijk vormen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester het dagelijks bestuur van de stichting. Het dagelijks bestuur kan naast de algemene vergaderingen tussendoor als dagelijks bestuur overleg voeren. Dit betreft dan vaak overleggen die te maken hebben met de uitvoering van besluiten van het totale bestuur. Naast deze basisfuncties binnen het bestuur van de SVA, is er ook nog de functie van overig bestuurslid. De overige bestuursleden nemen deel aan alle algemene vergaderingen van het bestuur. Zij hebben een gelijkwaardige positie in de besluitvorming van het bestuur. Hoewel de verantwoordelijkheid van de overige bestuursleden ten opzichte van de drie bovenstaande functies anders is, is het verstandig om een duidelijk beeld te hebben van de kennis en kwaliteiten die deze leden toe kunnen voegen aan het bestuur. De voorzitter is belast met: 1. het leiden van alle vergaderingen; 2. het coördineren van het bestuursbeleid en in het algemeen het initiëren van en zorgen voor een goed verloop van de, in het belang van de stichting, noodzakelijke werkzaamheden; 3. het samenstellen van het jaarverslag. 4. Contactpersoon tussen het bestuur en projectcoördinator De secretaris is belast met: 1. de administratie en correspondentie 2. de voorbereiding en het beleggen van alle vergaderingen; 3. het notuleren van alle vergaderingen; 4. het verschijnen van publicaties en periodieken; 5. het beheer van de eigendommen, geldmiddelen daarvan uitgesloten.
15
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) De penningmeester is belast met: 1. het beheer, de invordering en uitbetaling van de gelden van de stichting en de boekhouding daarvan; 2. het regelmatig, doch ten minste eenmaal per jaar, verslag uitbrengen van de financiële positie van de stichting; 3. het elk jaar opstellen van een begroting voor het komende stichtingsjaar; 4. het meewerken aan het jaarlijkse verslag van een door het bestuur aangewezen externe registeraccountant en het jaarlijkse verslag van de financiële commissie (indien aanwezig). 5. contactpersoon tussen het bestuur en de fondswerver. De Vice – voorzitter is belast met: 1. de ambassadeurs administratie 2. contactpersoon tussen de ambassadeurs en het bestuur 3. PR-coördinator
16
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.3.2. Projectcoördinator De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie van de projecten van de stichting. De projectcoördinator staat in lijn onder het bestuur van SVA. De projectcoördinator heeft de ruimte om eigen regelementen en richtlijnen op te stellen (binnen de door het bestuur vast te stellen kaders). De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de voortgang van de projecten. Zij/hij werkt intensief samen met de projectleiders. De projectcoördinator is belast met: 1. Zelfstandig binnen halen van nieuwe projecten en opdrachten 2. Coördinatie van de projecten van SVA 3. Ondersteuning bij ontwikkelen nieuwe projecten 4. Contact onderhouden met de opdrachtgevers 5. Begeleiden en mede aansturen projectleiders 6. Projectplan opstellen voor het hele jaar en in overleg met het bestuur 7. Richtlijnen opstellen voor de projectleiders (in overleg met het bestuur) 8. Maandelijks verslag en of overleg over de voortgang van de projecten aan het bestuur 9. Jaarlijkse verslag over de projecten
17
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.3.3. Projectleiders De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van een bepaald project. De projectleider staat in lijn onder de projectcoördinator. De projectleider heeft de ruimte om zelf te bepalen welke project hij/zij graag wilt uitvoeren. Ook kan een projectleider een eenmalig project uitvoeren. De projectleider heeft ook de ruimte (binnen de kaders van het bestuur en projectcoördinator) om op eigen initiatief een project te ontwikkelen. De projectleider is belast met: 1. Ondersteuning van de projectcoördinator bij het binnen halen van nieuwe projecten. 2. Uitvoering van de activiteiten binnen het project. 3. Contact onderhouden met de ambassadeurs. 4. Taakverdeling tijdens een activiteit 5. Richtlijnen opstellen voor de ambassadeurs (in het kader van het project) 6. Evaluatie over het voortgang van de project. 7. Alle andere bijkomende taken en afspraken. 3.4. Structuur projecten Het is de bedoeling dat SVA in de toekomst diverse projecten gericht op haar doelstellingen kan aanbieden. De projecten zullen uit verschillende soorten activiteiten bestaan. Zo kan gedacht worden aan culturele activiteiten, workshops en spel en sport activiteiten. Om deze missie te realiseren moet SVA meer ambassadeurs werven. SVA heeft op dit moment te weinig geschikte ambassadeurs om nieuwe projecten te kunnen ontwikkelen. Daarom heeft SVA nu voor een simpele projectsysteem gekozen. Onze missie is om voor het eind van het jaar 2013 minimaal 24 diverse projecten hebben georganiseerd. Deze kunnen bestaan uit zowel workshops, sociale activiteiten, trainingen en voorlichtingen. Op dit moment begint SVA met twee projecten: 1. Project voorlichting/workshops 2. Project ambassadeurswerving en Teambuilding 18
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Ad. 1. Project voorlichting/workshops: Stef Stam is de projectleider van dit projectgroep. Op basis van de richtlijnen en projectplan opgesteld door projectcoördinator en het bestuur zal Stef voor de uitvoering zorgen. Tijdelijk zal deze project uit twee delen bestaan, project workshops en project voorlichting. Met workshops kan gedacht worden aan activiteiten zoals communicatietrainingen, presentatietrainingen, fort europa spel, mensenbieb etc. project voorlichting spreekt voor zich. Als wij meer projectleiders hebben, dan zal de project workshop een aparte project worden. Het is wel de bedoeling dat tijdens de activiteiten tenminste een van de begeleiders aanwezig is. Van dit projectgroep wordt verwacht dat de projectleider op het veld aanwezig is, mocht hij/zij niet kunnen dan is de projectcoördinator de aangesproken persoon. In noodgevallen kan beroep worden gedaan op het bestuur. Ad. 2. Project ambassadeurswerving en teambuilding: Annabel Bosma is de projectleider van dit project. Op basis van de richtlijnen en projectplan opgesteld door projectcoördinator en het bestuur zal Annabel voor de uitvoering zorgen. Tijdelijk zal dit project uit twee delen bestaan, project ambassadeurswerving en project team-building. Als wij meer projectleiders hebben, dan zal het project teambuilding een aparte project worden. Team-building zal de functie hebben om de samenwerkingsverband onder de ambassadeurs(inclusief het bestuur) te versterken en ambassadeurs te motiveren. Project ambassadeurswerving geeft de projectleider meer de vrijheid om eigen beleid te voeren, wel met respect voor de richtlijnen opgesteld door het bestuur en de projectcoördinator. Daarnaast werkt de projectleider intensief samen met de PR-groep voor de promotie van het project. Dit geldt uiteraard voor alle projecten. Maar dit project vergt meer aandacht. Op dit moment zijn er weinig ambassadeurs die ervaring hebben met de PR daarom zal het bestuur hiermee helpen. De sollicitatiegesprekken zullen door de projectleider georganiseerd worden. Tijdens de sollicitatiegesprekken moeten minimaal twee bestuursleden aanwezig zijn. Dit in verband met onze statuten en vrijwilligerscontract.
19
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 3.4.2. Organigram projectstructuur
20
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 4. Inrichting administratie en boekhouden De onderstaand ordners zullen worden gebruikt om de administratie op orde te houden: KASADMINISTRATIE: In deze ordner bevinden zich alle facturen, Treinkaartjes, kwitanties etc op van elke betaling en elke ontvangst die contant gebeurt. (betalingen die met de pinpas worden gedaan horen hier NIET in thuis, deze horen bij de ordner bank) Het opbergen dient te gebeuren op datum volgorde en aan het eind van iedere maand dient een kopie van Uw kasboek hieraan toegevoegd te worden. BANKADMINISTRATIE: In deze ordner bevinden zich de ontvangen bankafschriften op, uiteraard op datum volgorde, met daarbij de factuur die betaald is, de kassabon van de betaling per pinpas, een kopie van een factuur waarop de betaling van de derde is ontvangen en voorts zo verder dat voor iedere mutatie die op de bankrekening heeft plaatsgevonden een bijlage bij het bankafschrift komt. UREN REGISTRATIE: Hierin wordt alle uren die door de bestuursleden zijn besteed aan de activiteiten bijgehouden. Hierdoor krijgt U een goed inzicht hoelang de bestuursleden met bepaalde activiteiten zijn bezig geweest en of dit in overeenstemming is met de tijd die ervoor vooraf ingeschat was. Blijkt in de praktijk dat deze tijden nogal afwijken van de calculatie vooraf, dan is het verstandig om voor de toekomst de calculaties hierop aan te passen. CONTRACTEN EN OVEREENKOMSTEN :In deze ordner worden de overeenkomsten of andere afspraken en contracten bewaard. Dit vergemakkelijkt het opzoeken van zaken aanzienlijk. AGENDA: In deze ordner wordt bijgehouden op welk tijdstip de bestuursleden ergens zijn geweest en waarvoor. Van de ene kant vergemakkelijkt dat het nazoeken achteraf, maar ook bij controle van gereden km met Uw auto en de tijd die de bestuursleden spenderen voor activiteiten.
21
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 4.1.Voorraadbeheer Er is een onderzoek nodig om de gebruiksfrequentie van de belangrijkste producten die SVA nodig heeft. Hierna zullen wij bepalen hoeveel wij van dit product kunnen bestellen. Natuurlijk zullen wij rekening houden, indien nodig , met de houdbaarheidsdatum. Vervolgens zullen wij de besteltijd en levertijd van deze producten in kaart brengen. Databeheer Actieve leden: Voor alle ambassadeurs die actief zijn voor de stichting worden hun gegevens opgeslagen en bewaard. De onderstaande gegevens worden geregistreerd: Datum van inschrijving(DD,MM,JJJJ),Voornaam, achternaam, geboorte datum(DD,MM,JJJJ), geboorteplaats en land, adres, postcode en plaats, telefoonnummer, e-mail adres, functie, wanneer in NL gekomen(het jaar). Niet actieve leden: Voor de ambassadeurs die meer dan zes manden niet actief zijn en ook niet hebben laten weten de reden hiervoor. Voor de leden die de reden hebben gegeven, wordt er een notitie van gemaakt zodat de bestuursleden op de hoogte worden gehouden.
22
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 5. Huisregels 1. We tonen verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van ons werk en van dat van anderen. 2. We respecteren elkaar en elkanders mening en inzet. 3. Discriminatie, alsmede (dreiging van) geweld, in welke vorm dan ook, worden niet getolereerd. 4. Het gebruik maken van of het in bezit zijn van welk wapen dan ook tijdens activiteiten is ten strengste verboden. 5. We doen wat we zeggen, en we zeggen wat we doen. 6. Declaratie van vervoerkosten worden gedaan door het formulier volledig en correct in te vullen en binnen twee weken na de activiteit retourneren naar de penningmeester. 7. Afmelden voor een activiteit in verband met bijvoorbeeld ziekte of privé omstandigheden dient minimaal 24 uur van te voren gedaan te worden. 8. Bij conflicten of misverstanden met collega’s, melden dit aan een van de bestuursleden. 9. Conflicten met de partner van SVA kunnen in principe niet voorkomen, mocht dit je toch gebeuren blijf dan beleefd en vriendelijk en laat dit door de bestuursleden afhandelen. 10.Ga met onze spullen en de spullen van onze partners om alsof het je eigen spullen zijn. 11.Drugs nuttigen voor, tijdens of direct na een activiteit of een vergadering is niet toegestaan. 12.Diefstal betekent ontslag en aangifte bij de politie. 13.We werken samen, teamspirit is het motto!
23
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 6. Stappenplan werving ambassadeurs Met deze stappenplan is het de bedoeling dat wij niet alleen mensen informeren over de activiteit van Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs(SVA) maar ook ze motiveren om dit vrijwilligerswerk te doen. Dit wervingsplan maakt deel uit van het algemene communicatieplan van SVA. Wij informeren anderen eerst over het bestaan van SVA en proberen een positief beeld te schetsen van onze activiteiten. Daarna communiceren wij over een door ons gewenste gedragsverandering: wordt vrijwilliger binnen SVA! Dit communicatie en wervingsplan gaan wij systematisch aanpakken om succesvol te zijn. Hiermee gaan wij onze energie, tijd en geld besparen.
Stappen: 1
Bepalen waar wij welke vrijwilligers voor zoeken (functie, taak of klus)
2
Maken een profiel van de vrijwilligers die wij zoeken
3
Bepalen tot wie wij ons willen richten
4
Vaststellen de wervingsboodschap met betrekking tot:
5
inhoud (waar leggen wij de nadruk op?) toon (hoe zeggen wij het?) zender (wie zeggen het?) Bepalen hoe wij de boodschap willen overbrengen:
6
mediakeuze (folder via de bibliotheek, interview in wijkkrant) gesprek (spreekuur, Open Dag) folders (huis-aan-huis verspreiden, via leden) enz. Bepalen waar, wanneer en door wie de wervingsboodschap overgebracht gaat worden.
24
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) STAP1
Vrijwilligers gezocht voor…: wees helder en duidelijk! Hier bepalen wij waar wij vrijwilliger voor zoeken. Gaat het om een functie? Moet er medewerking worden verleend aan een project of aan een activiteiten of dienst? Zijn het taken of klussen die snel en vakkundig moeten worden uitgevoerd? de activiteit moet zo concreet mogelijk omschreven worden. Bvb: wij zoeken een muzikant voor de teambuilding avond, en geen artiest voor vluchteling avond. STAP 2 Maak een profiel van de vrijwilliger die u zoekt! Ook als er geen bijzondere eisen of kwaliteiten worden verlangd, is dit belangrijk. Mensen hebben allemaal verschillende persoonlijke omstandigheden, interesses en maatschappelijke achtergronden. Hier proberen wij vast te stellen welke mensen het makkelijkst aansluiting vinden bij SVA. Niet om mensen uit te sluiten, maar om uw kansen op succes te vergroten. Bij het samenstellen van het profiel wordt rekening gehouden met de volgende zaken: wensen ten aanzien van vaardigheden, deskundigheid en kwaliteiten geslacht leeftijd opleidingsniveau plaats van het vrijwilligerswerk in het dagelijks leven van de vrijwilliger (naast betaald werk of studie) leefsituatie (zelfstandig, bij ouders) maatschappelijke of culturele achtergrond (religie, etniciteit of sociale klasse)
25
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) STAP 3 Bepalen tot wie wij ons richten Wij richten de boodschap rechtstreeks tot de aspirant-vrijwilliger. Maar het is ook denkbaar om gebruik te maken van tussenpersonen. Let dus op: is de boodschap bedoeld voor de aspirant-vrijwilliger zélf, een tussenpersoon, een sleutelfiguur, ouders, of leerkrachten? Bij een tussenpersoon, worden andere middelen en een andere toon gebruikt om de boodschap over te brengen. Stap 4 De wervingsboodschap Met deze wervingsboodschap moeten wij de interesse wekken van onze doelgroep. De wervingsboodschap moeten drie elementen bevatten die met elkaar een eenheid vormen: de inhoud van de boodschap, de toon van de boodschap en degene die de boodschap overbrengt. STAP 5 De Boodschap overbrengen Hoe gaan wij de vrijwilligers te benaderen? De directe benadering is altijd de beste! mensen persoonlijk vragen! Mensen direct aanschrijven, via brieven of e-mail. Daarna altijd persoonlijk dat mondeling vragen! Plan schriftelijke informatie in een pr-plan. Laat het uw wervingscampagne ondersteunen. Wij kunnen plaatselijke radio en TV-zenders inschakelen. Een eigen website, met links naar sites die voor onze wervingsdoelgroep interessant zijn.
26
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) STAP 6 De Plaats waar wij vrijwilligers zoeken Waar kunnen wij de vrijwilligers vinden die wij zoeken? Als dit zo gericht mogelijk gedaan wordt, levert het meest resultaat op, en kost het minst. De plekken waar een duidelijke relatie met onze activiteit ligt zijn de meeste interessanter. Folders uitdelen op een drukke koopavond of het hangen van een affiche in de discotheek heeft niet zoveel zin als er niet een duidelijke relatie ligt met onze activiteiten. Waar moeten wij altijd aandenken: Goed bereikbaar zijn, via e-mail, telefoon o.d. Want wanneer ik vrijwilligerswerk wil komen doen, maar ik krijg geen contact met u kom ik niet meer! Een informatiepakket samenstellen dat wij geïnteresseerden toe kunnen sturen. De nadruk leggen op de taken, verantwoordelijkheden en activiteiten, op wie, wat, waar. Zorgen dat dit klaar ligt, zodat wij dit alleen maar op hoeven te sturen. Zorgen ervoor dat wij aspirant vrijwilligers snel en goed te woord staan. Nieuwe vrijwilligers het gevoel geven dat wij blij zijn dat ze er zijn, dat ze welkom zijn, Doseren de informatie die wij nieuwe vrijwilligers geven. Ook in een gesprek moeten wij vooraf bedenken, wat wij nu vertellen en wat later kan. Stellen een informatie pakket over de interne werkwijze samen.
27
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 7. Financiële plan Algemeen Om Vluchtelingen Ambassadeurs te kunnen professionaliseren is een investering nodig van ruim €14.525,- per jaar. Op dit moment is er een bedrag van ruim €6.000,beschikbaar op de rekening van VWN (verkregen door fondsenwerving). Dit bedrag dient door VWN overgemaakt te worden naar een rekeningnummer van Vluchtelingen Ambassadeurs. Naast het bedrag worden ook een deel van de kosten van activiteiten vergoedt door de opdrachtgevers. Alle bedragen die extra binnen komen worden gereserveerd en begroot voor 2014 of wordt de begroting van dit jaar bijgesteld. Financieringsbehoefte Op dit moment is er geen behoefte aan een (externe) financieringsbedrag. VA heeft al een startkapitaal van ruim €6.000,- . Er is tevens een doel van VA om nooit een financiering op te vragen bij een kredietverlener. Geld dient verdient te worden door donaties en schenkingen en door fondsenbenadering. Investeringsbegroting Overzicht Zie bijlage Toelichting Inventaris interieur Het pand van VWN beschikt over een vergaderzaal, een kast, een opieer/print/fax apparaat en een bergruimte. VWN heeft VA toestemming gegeven om gebruik te kunnen maken van de bovenstaande faciliteiten. Soms is er noodzakelijk om gebruik te maken van faciliteiten (vergaderzaal) van vrijwilligercentrale of andere zalen t.b.v. activiteiten. Hiervoor is er een budget van 600 euro opgenomen in investeringsplan. Inventaris Exterieur Een bordje om aan te geven dat de bezoekers van VA aan het juiste adres zijn. Hierop dienen de naam en logo van VA vermeld staan. Overige bedrijfsmiddelen Deze bedrijfsmiddelen worden gebruikt voor de dagelijkse activiteiten. Een camera is met name belangrijk omdat de foto's vervolgens gebruik kunnen worden voor promotiemiddelen.
28
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Website Voor het bouwen van een website, inclusief CMS (Content Management System) is een bedrag begroot van €750,- (excl.). Bij de ontwikkeling dient de opdrachtnemer rekening te houden met het optimaliseren van de vindbaarheid van de website. Opstartkosten Advies en Ondersteuning SVA maakt bij het inzetten van de groeistrategie gebruik van expertise van bestuursleden. Deze mensen maken reiskosten. deze kosten dienen terug betaald de worden. Het is nu nog de vraag of VWN deze kosten wilt vergoeden uit VWN fonds. Is dit het geval, wordt er een ruimte van ca. 1000 euro gemaakt. De uren worden niet uitbetaald. Het gaat hier tenslotte om vrijwilligers. Of er uren gereserveerd worden voor projectcoördinatie en/of fondsenwerving, is er nog veel onduidelijkheden. Na een intern overleg dient deze begroting aangepast te worden. Financieringsbegroting Niet van toepassing Exploitatie Begroting Zie bijlage Algemeen Onderstaande begroting geeft een prognose voor 2013. Opbrengsten De omzet bestaat uit een tweetal bronnen: te weten Fondsenwerving en vergoeding voor het organiseren van de activiteiten. Bij de prognose voor 2012 is uitgegaan van de maanden januari t/m december waarbij vanaf juli t/m augustus de activiteiten sterk afnemen. Er is een startkapitaal (verworven bij een fonds) van €6.000,- beschikbaar. Daarnaast gaan we op dit moment er van uit dat er een bedrag van €2.500,verkregen kan worden via vergoedingen t.a.v. organiseren van activiteiten. Kosten Post kosten bestaat uit een financieringsbedrag van €3.075,- en geschenken aan Ambassadeurs en gasten van €2.000,Overige kosten In bijlage treft u een overzicht van overige kosten. Grootste kostenpost bestaan uit reiskostenvergoeding van Ambassadeurs en organisatoren/uitgenodigde kasten. Ook 29
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) is er een bedrag van €6.000,- opgenomen t.a.v. promotiekosten en een bedrag van €600,- voor zaalverhuur, op het moment dat het pand van VWN niet beschikbaar of geschikt is. Afschrijvingskosten heeft betrekking tot afschrijving camera. Begroting laat zien dat er een sprake is van een afwijking van €6.025,-. Dit bedrag dient binnengehaald te worden door fondsenwering en/of vergoedingen. Lukt het niet, betekent dit dat er minder activiteiten georganiseerd kunnen worden.
30
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 8. Marketingplan 8.1. Doelgroep 2 doelen, dus 2 doelgroepen. Doel 1) werven ambassadeurs, doel 2) werven fondsen Doelgroep 1: (Voormalig) Vluchtelingen, hoger opgeleid?, alle leeftijden. Zij zoeken een manier om hen verleden te delen en hierdoor te groeien. Doelgroep 2: Organisaties die actief bezich zijn/ bezich willen zijn met MVO en hierdoor 'goede doelen' zoeken om in te investeren, welke aansluiten bij hun eigen bedrijfs normen en waarden. 8.2. Product SVA bied geen fysieke producten maar diensten aan, zoals hierboven omschreven, 2 verschillende doelgroepen. Aan de ambassadeurs biedt SVA verschillende bijscholingstrajecten en netwerkmogelijkheden. Bijscholing kan worden gegeven in de vorm van bijvoorbeeld presentatietrainingen en taalcursussen. Netwerkmogelijkheden doen zich voor door de activiteiten die worden georganiseerd voor de ambassadeurs door de stichting. Verder biedt SVA mogelijkheden aan organisaties om projecten te organiseren. Hierbij kan worden gedacht aan workshops, cursussen, trainingen, voorlichtingen, lezingen etc. Deze worden geleid door de ambasadeurs zelf. Beide services zullen worden getekend door betrokkenheid, creativiteit en flexibiliteit. 8.3. Prijs Zowel leverancier als consument belangrijk. Verhouding tussen vraag en aanbod. SVA biedt de ambassadeurs x bedrag per project & reiskosten vergoeding. Verder zal SVA afhankelijk zijn van sponsoren. Deze bestaan in 3 verschillende catagorien: Goud: minimale donatie x per jaar Zilver:minimale donatie x per jaar Brons:minimale donatie x per jaar Per project zal worden bepaald aan de hand van het aantal uren voorbereidingstijd en eventuele middelen die moeten worden aangeschaft wat de kosten voor de klant zullen worden. Hierbij wordt rekening gehouden met het x bedrag en reiskosten waar de ambassadeur recht op heeft.
31
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 8.4. Plaats Momenteel heeft SVA geen fysiek kantoor, wat voor u ook niet nodig is. Distributie kanaal waar via de ambassadeurs en de sponsoren in contact kunnen komen met SVA is voornamelijk de website en de sociale media onder beheer van SVA. 8.5. Promotie: promotiemix: Public relations: Als beginnende stichting wil SVA veel tijd en energie steken in de leveranciers, con-cullega's, ambassadeurs en klanten. Het opbouwen van een goede relatie en hiermee ook goede naamsbekendheid is essentieel voor het overleven van de stichting. Free publicity: Als stichting zijnde is free publicity een speerpunt waar zeer op gefocust zal worden. Het zorgen voor media aandacht (on en offline) voor projecten en de ambassadeurs is essentieel. Hiermee zal regionaal begonnen worden en er zal gebruik worden gemaakt van de contacten van de ambassadeurs en adviseurs om dit voor elkaar te krijgen. Eveneens zal sociaal media hierin een grote rol spelen, hierbij moet worden gedacht aan positieve recensies. Reclame: Betaalde advertenties, reclame folders e.d. zullen niet de focus hebben in eerste instantie van de stichting. Dit omdat de kosten niet zullen opwegen tegen de baten. Wanneer SVA succesvol blijkt kan hier verder over worden uitgebreid. Persoonlijke verkoop: Dit staat bekend als duur maar effectief promotie middel. Echter zal dit als onderdeel van Public relations worden ingezet. Dit omdat als beginnende organisatie er vooral nog moet worden gewerkt aan klantenbinding en het creëren van een vertrouwensband. Verkooppromotie: Dit zal worden vormgegeven door het relatie plan welke bij prijs kort staat omschreven, naar mate een sponsor meer geld doneert per jaar, hoe meer aandacht er aan deze word besteed (bijvoorbeeld door als hoofdsponsor op de website te staan, relatie geschenken etc.) Cold calling: Daar het klantenbestand van SVA nog relatief klein is zal dit ook worden ingezet als verkoop tool. Hoe dit vorm gaat krijgen is reeds nog niet bekend, echter zou dit ook een goede leerervaring voor de ambassadeurs kunnen blijken.
32
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 8.6. Offline strategie: voortzetten en uitbreiden Breng-een-lid(klant) programma De beste reclame is nog altijd een aanbeveling die een huidige lid/opdrachtgever in zijn/haar eigen netwerk kan doen. Deze vorm van marketing is vooralsnog de belangrijkste motor bij het binnenhalen van nieuwe leden en opdrachtgevers. Om dit verder te stimuleren dient SVA bepaalde maatregelen nemen. Hieronder valt er te denken aan beloningen en geschenken. Blijf klant programma Terugkerende opdrachtgevers vormen een belangrijke basis voor de continuïteit van een stichting. Vaste opdrachtgevers dienen met regelmaat in zonnetje gezet te worden. Hieronder valt er te denken aan dankwoorden op het website van SVA, betrekken van de opdrachtgevers bij interne feesten, versturen van kerstpakketten en kaarten etc. Doelgroepen marketing: SVA is voor een zeer breed publiek toegankelijk. Desalniettemin kan het handig zijn de zichtbaarheid binnen een aantal subcategorieën te vergroten. Hiervoor heeft SVA een aantal doelgroepen gedefinieerd die apart kunnen worden aangesproken. Op termijn kunnen hiervoor ook specifieke diensten worden aangeboden. Enkele van deze subgroepen zijn:
Schoolgemeenschappen (hoge) onderwijsinstellingen Gemeenten Immigranten / asielzoekers Werkzoekende allochtonen Studentenverenigingen Mensenrechtenorganisatie Media
Voor het bereiken van deze subcategorieën is zowel offline als online zichtbaarheid een must. Offline zichtbaarheid heeft betrekking op visitekaartjes en flyers. Online zichtbaarheid heeft betrekking op online advertising en vindbaarheid en instructies in bijvoorbeeld regionale kranten of informatie bulletin van de scholen en universiteiten.
33
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 8.7. Online Strategie: Ontwikkelen en optimaliseren Brainstormsessies met de leden Op deze manier kunne we komen tot een organisatie breed gedragen online strategie . Samen met de leden en collega's moeten de online doelstellingen steeds verder geoptimaliseerd te worden; Achterhalen wat voor SVA een effectieve en onderscheidende positionering is. Een doelgerichte brainstormsessie die concreet bijdraagt aan online strategie en/of online positionering. In een opzet waarbij alle deelnemers de kans krijgen op ongedwongen wijze hun eigen inzichten, ervaringen en meningen toe te lichten . Met als resultaat voor de organisatie een duidelijk beeld van de nieuwe online kansen, mogelijkheden en positionering Waardoor SVA meer rendement kan behalen uit haar online activiteiten. Op dit moment bestaat de online marketing strategie uit een drietal onderdelen: 1. Professionaliseren van de website 2. SEO (Search Engine Optimalisation) technieken toepassen 3. Online Advertising Professionalisering van de website: Website moet voor de leden en opdrachtgevers direct duidelijk maken wat SVA te bieden heeft. Daarnaast biedt de website diverse vormen voor het maken van contact. Denk hierbij aan telefonisch contact en e-mail contact. De uitstraling van de website moet passen bij de filosofie van SVA. Dit wordt mede bereikt door het kiezen van de juiste tone of voice, de juiste kleuren en het gebruik van ondersteunend beeldmateriaal. Op dit moment is met name het gebruik van ondersteunend beeldmateriaal niet optimaal. SEO technieken toepassen Bij het ontwikkelen van de website dient SVA al direct rekening te houden met het aanbrengen van SEO technieken aan de achterkant van de website. Dit betreft ondermeer het aanbrengen van metatags voor de homepage en de subpagina’s. Het juist gebruik van koppen 1, 2 en 3 en het aanbrengen van keywords op voor google relevante plaatsen zijn van groot belang. Tot slot is het aanbrengen van een sitemap en in tweede instantie het starten van linkbuilding noodzakelijk om de vindbaarheid positief te beïnvloeden.
34
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) Online advertising De zichtbaarheid van SVA wordt verder vergroot door het gebruik van online advertising mogelijkheden. Daarnaast is het blijven gebruik van sociale media als Hyves, Linkedin en facebook aan te bevelen. Gebruik en up to date houden van deze media dienen serieus te worden genomen. Om online advertising verder te optimaliseren en zoekwoorden steeds efficiënter in te kopen en in te zetten is het periodiek analyseren van de website statistieken essentieel.
35
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA) 9. Actiepunten periode maart 2013- december 2013 1. Project voorlichting/workshops Dit project is en blijft de belangrijkste activiteit van SVA. Enerzijds omdat het de belangrijkste bron van inkomsten is waarmee andere activiteiten kunnen worden gefinancierd, anderzijds omdat hiermee onze doelgroepen in de regio worden bereikt, wat van belang is voor de PR van SVA. Daarom zal in de komende periode veel aandacht worden besteed aan de kwaliteit van de uitvoering. 2. Project ambassadeurswerving Dit project dient met grote zorg te worden uitgevoerd. De toenemende activiteiten van SVA, alsook de belangstelling van diverse instanties en personen voor de opzet en activiteiten van SVA, brengen met zich mee dat er in de komende periode aandacht zal moeten worden besteed aan de organisatie en taakverdeling binnen de stichting. Met name het aantal vrijwilligers zal moeten worden uitgebreid. 3. Netwerken en relaties Gezien het belang van een goed functionerend netwerk zullen de relaties middels mailings, publicaties en presentaties van ons bestaan op de hoogte worden gesteld. Een belangrijk element hierbij is de relatie met de diverse soortgelijk organisaties in de regio. 4. Public Relations Voor de P.R. is een goede en regelmatige informatie van de media en van potentiële relaties nuttig. Het belang van een website neemt meer en meer toe. Daarom zal worden bekeken op welke wijze deze nog beter benut kan worden. Daarbij moet ook gedacht worden aan het gebruik van e-mails. Er wordt een e-mail bestand van de deelnemers aan diverse activiteiten bijgehouden.
36
