Stichting Pensioenfonds SMIT Bestuursreglement V120620
Artikel 1 Inleiding De wijze waarop de Stichting Pensioenfonds SMIT wordt bestuurd ligt op hoofdlijnen vast in de statuten. In dit bestuursreglement wordt hier verder invulling aan gegeven. Het bestuursreglement heeft m.n. betrekking op samenstelling en werkwijze van het bestuur. Samenstelling bestuur Artikel 2 Bestuur 1. Het bestuur bestaat uit ten minste zes leden en is paritair samengesteld. De helft van de bestuursleden worden benoemd door SMIT Nederland B.V. De overige bestuursleden worden benoemd door middel van verkiezingen uit en door de gewezen deelnemers en de pensioengerechtigden. 2. Bestuursleden treden af volgens een rooster van aftreden (zie bijlage). 3. De voorzitter en secretaris gezamenlijk voeren het dagelijks beleid van het fonds. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn op hoofdlijnen vastgelegd in de statuten. Het bestuur kan bevoegdheden delegeren. In deze paragraaf worden verantwoordelijkheden en bevoegdheden op hoofdlijnen weergegeven. Het bestuur kan te allen tijde besluiten bevoegdheden toe te kennen of in te trekken. Artikel 3 Bestuur 1. Het bestuur heeft met name de onderstaande taken en verantwoordelijkheden: Draagt zorg voor de uitvoering van de door de werkgever gedane pensioentoezegging, zoals vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. Ziet toe op een zorgvuldige en toereikende wijze van beheer van de toevertrouwde middelen, opdat de (toekomstige) uitkeringen aan de pensioengerechtigden zo veel mogelijk worden nagekomen. Bepaalt het beleid van het pensioenfonds. Ziet toe op juiste uitvoering van het beleid. Draagt zorg voor inrichting van het bestuursmodel volgens ‘principes goed pensioenfondsbestuur’. 2. Het bestuur is onder meer bevoegd om: Fondsdocumenten (statuten, bestuursreglementen, ABTN, gedragscode, etc.) vast te stellen en te wijzigen. Pensioenreglementen vast te stellen en te wijzigen. Toeslagen op pensioenaanspraken toe te kennen. De uitvoeringsovereenkomst met de werkgever af te sluiten. Taken te delegeren aan het dagelijks bestuur, commissies of derden. De registeraccountant en de certificerend actuaris te benoemen en te ontslaan. De jaarrekening en verslagstaten vast te stellen. Taken uit te besteden aan derden (pensioenadministratie, beleggingsadministratie, vermogensbeheer). (Externe) deskundigen te raadplegen. Contractuele verplichtingen aan te gaan met derden. Alle verdere handelingen te (doen) verrichten die de uitoefening van genoemde taken en verantwoordelijkheden noodzakelijk maken. Artikel 4 Commissies 1. Het bestuur kan besluiten (vaste of tijdelijke) commissies in te stellen. In een commissie is altijd ten minste één bestuurslid vertegenwoordigd. 2. Het bestuur draagt zorg voor voldoende deskundigheid in de betreffende commissie 3. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden worden, afhankelijk van de aard van de commissie, bij installatie van de commissie vastgelegd. 1/5
Stichting Pensioenfonds SMIT Bestuursreglement V120620
Besluitvorming Artikel 5 rechtsgeldige besluiten 1. Het bestuur kan in vergadering rechtsgeldige besluiten nemen, indien ten minste meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is. 2. Als het van belang is dat een onderwerp op korte termijn ter hand wordt genomen, maar aan de voorwaarden in lid 1 niet wordt voldaan, kan de vergadering een uitvoeringsbesluit nemen. De voorzitter van de vergadering bepaalt of een onderwerp urgent is. In de eerstvolgende bestuursvergadering dient het bestuur dit besluit te bekrachtigen. 3. Het bestuur kan buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden schriftelijk instemmen met het betreffende voorstel. Van op deze wijze genomen besluiten zal aantekening worden gehouden door de secretaris. Informatie & communicatie In deze paragraaf worden de communicatielijnen ‘naar boven’, op hoofdlijnen, aangegeven. Hiermee wordt beoogd dat het bestuursorgaan dat bevoegdheden heeft gedelegeerd op de hoogte blijft van relevante zaken. Daarnaast is iedere bij SPS betrokken functionaris verplicht om dat wat hem ter kennis komt op het juiste niveau te communiceren. Artikel 6 Gelegeerde of uitbestede werkzaamheden 4. Het bestuur wordt door individuele bestuursleden of commissies aan wie taken zijn gedelegeerd of partijen aan wie taken zijn uitbesteed geïnformeerd over: Besluiten die zijn genomen in het kader van dagelijkse uitvoering, die afwijken van de pensioenregeling, uitvoeringsregels, overeenkomsten of andere geautoriseerde afspraken. Voorgenomen besluiten die (voorzienbaar) leiden tot het afwijken van afgesproken beleidsruimte of andere geautoriseerde afspraken. Relevante contacten met toezichthouders Ontwikkelingen die de dagelijkse uitvoering te boven gaan Al hetgeen mogelijke risico’s voor het pensioenfonds met zich meebrengt. Planning en voortgang van de werkzaamheden. 5. In het reglement taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dienen deze bepalingen te worden opgenomen. 6. In de overeenkomst met partijen aan wie taken zijn uitbesteed dienen deze bepalingen te worden opgenomen. Deskundigheid Artikel 7 Algemeen Het bestuur streeft ernaar de deskundigheid binnen het bestuur en de kring van beleidsbepalers als geheel op ieder tijdstip voldoende te laten zijn, zodat met het oog op de belangen van de deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en andere belanghebbenden er sprake is van adequate besturing van het fonds. Artikel 8 Deskundigheidsplan 1. Het bestuur stelt een ‘Plan deskundigheidsbevordering’ op. In het deskundigheidsplan wordt aangegeven over welk minimumniveau van kennis en deskundigheid een individueel bestuurslid behoort te beschikken. Tevens wordt het niveau van deskundigheid aangegeven welke door het bestuur als geheel wordt afgedekt.
2/5
Stichting Pensioenfonds SMIT Bestuursreglement V120620
2. Voor de eindtermen voor bestuursleden wordt het ‘plan van aanpak deskundigheidsbevordering’1 als leidraad aangehouden. 3. In het ‘plan deskundigheidsbevordering’ worden mogelijke initiatieven om deskundigheid te bevorderen en instrumenten en voorzieningen om deskundigheid te verbeteren opgenomen. Artikel 9 Verantwoordelijkheid 1. Ieder bestuurslid is in eerste aanleg zelf verantwoordelijk voor het op niveau houden van zijn deskundigheid. Het bestuur zal jaarlijks initiatieven nemen om de deskundigheid van het bestuur als geheel te bevorderen. 2. De deskundigheid van het bestuur zal ieder kalenderjaar, maar in ieder geval nadat zich een wijziging in de kring van beleidsbepalers heeft voorgedaan, worden beoordeeld. 3. In een bestuursverslag zal worden vastgelegd welke initiatieven er zijn genomen om de deskundigheid van de beleidsbepalers (verder) te ontwikkelen. Intern functioneren Artikel 10 Intern functioneren 1. Het bestuur verplicht zich het functioneren van de bestuursorganisatie periodiek te beoordelen. Deze beoordeling voorziet minimaal in het intern toezicht zoals dat is opgenomen in de Pensioenwet. 2. Het bestuur evalueert, mede op grond van de bevindingen van de visitatiecommissie zijn eigen functioneren. Dit onderwerp wordt minimaal eens per jaar op de agenda gezet. Artikel 11 procedure disfunctioneren 1. De voorzitter van het bestuur voert jaarlijks met alle (overige) bestuursleden een individueel gesprek aan de hand van het functieprofiel en de (collectieve) eindtermen zoals die zijn opgenomen in het plan deskundigheidsbevordering. 2. Als een bestuurslid onvoldoende functioneert of niet aan de eindtermen voldoet, dan worden er tussen de voorzitter en het betrokken bestuurslid concrete afspraken over doelstellingen, activiteiten en middelen die nodig zijn om het gewenste niveau te bereiken gemaakt. 3. Als (herhaald) blijkt dat de gemaakte afspraken niet worden nagekomen kan het bestuur besluiten de benoemende partij te verzoeken de betrokken bestuurder te ontslaan. Gedragscode Artikel 12 Opstellen en naleving gedragscode 1. Het bestuur streeft naar een betrouwbaar en integer functioneren van het fonds 2. Het bestuur stelt hiertoe een gedragscode op. De gedragscode is op iedereen van toepassing die over vertrouwelijke informatie en/of over middelen van het fonds kan beschikken. 3. Alle betrokken functionarissen dienen de gedragscode, of een gelijkwaardige gedragscode – ter beoordeling door het bestuur, te ondertekenen en na te leven. Zij leggen jaarlijks een verklaring af waarin zij aangeven de van toepassing zijnde gedragscode te hebben nageleefd. 4. Het bestuur benoemt een compliance officer die tot taak heeft de naleving van de gedragscode te toetsen. 1
Plan van aanpak deskundigheidsbevordering van de gezamenlijke pensioenkoepels juni 2010. 3/5
Stichting Pensioenfonds SMIT Bestuursreglement V120620
Dit reglement is door het bestuur vastgesteld in zijn vergadering op 20 juni 2012 en treedt direct in werking. Het reglement vervangt het reglement d.d. 15 juni 2011. CvB120620
4/5
Stichting Pensioenfonds SMIT Bestuursreglement V120620 Overzicht taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden B besluit, A advies, U uitvoerend bestuur collectief
Organisatie Toezien op goed functioneren van het pensioenfonds Fondsdocumenten (statuten, ABTN) vaststellen Gedragscode vaststellen Beleid risicobeheer vaststellen De administrateur (thans NN/AZL) te benoemen en te ontslaan Afsluiten van overeenkomsten met aangesloten onderneming, de administrateur, etc. Overeenkomsten afsluiten binnen beleidsruimte Uitvoeringshandelingen verrichten binnen bestaande overeenkomsten Controleren verrichtingen administrateur en anderen aan wie het fonds zaken heeft uitbesteed Algemene zaken Voorbereiden beleidsbeslissingen Uitvoering geven aan bestuursbesluiten De registeraccountant en certificerend actuaris te benoemen en te ontslaan De jaarrekening en de verslagstaten vaststellen Benoemen visitatiecommissie Betalingsopdrachten autoriseren Onderhouden contacten met toezichthouders Onderhouden contacten aangesloten onderneming(en) Financiële rapportage opstellen pensioenadministratie Pensioenreglementen vaststellen Toeslagen op pensioenaanspraken toekennen vaststellen uitvoeringsregels communicatie Vaststellen communicatiebeleid Opstellen activiteitenplan communicatie Uitvoering activiteitenplan communicatie vermogensbeheer vaststellen beleggingsbeleid vaststellen strategische beleidsruimte bewegen binnen strategische beleidsruimte vaststellen tactische beleggingsportefeuille aanstellen custiodian / fiduciair manager selecteren vermogensbeheerders opstellen performancerapportages, intern vaststellen staten DNB
individuele commissie commissie bestuurs- beleggings pensioen- communileden commissie zaken catie
U B B B B
A/U
A/U
AZL / NN
ING
extern divers
U U A
A/U
B
A B U
U
U
U
U
U U
U U
U
U
U
U
U U
U U
U
U
U
U
U
U
U
U
B B B
U
U U
U U
B B B
A A A
B B
B B
B B B
A/U
A A U
A A U B A A
A U
A
A
U
U U
5/5
