www.thuiskopie.nl
Stichting de Thuiskopie Controleprotocol Thuiskopieregeling 2013
December 2012
Inhoudsopgave Controleprotocol Thuiskopieregeling 2013
1
1.
Controleprotocol Thuiskopieregeling 2013
3
1.1.
Inleiding
3
1.2.
Wettelijk kader
3
1.3.
Doel en reikwijdte controle
3
1.4.
De verantwoording Thuiskopieregeling 2013
4
2.
De controle
6
2.1.
Doel van de controle
6
2.2.
De controle aanpak
6
2.3.
Controleverklaring en deadline
6
2.4.
Materialiteit
7
2.5.
Melding van aandachtspunten
7
3.
Contactgegevens
8
3.1.
Stichting de Thuiskopie
8
Bijlagen
9
www.thuiskopie.nl
1.
Controleprotocol Thuiskopieregeling 2013
1.1.
Inleiding Per 1 januari 2013 is de Thuiskopieregeling geldend op de meeste apparaten waarop of waarmee consumenten kunnen kopiëren. Vanaf dan vallen naast CD’s en DVD’s ook smartphones, laptops, tablets en PC’s, harddisk recorders, settopboxen, audio- en videospelers en externe harddisks onder de Thuiskopieregeling. Een compleet overzicht vindt u op www.thuiskopie.nl. Dit controleprotocol beschrijft de controleaanpak inzake de controle van het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen van Stichting de Thuiskopie (hierna: De Thuiskopie).Tevens zijn de achtergronden van de Thuiskopieregeling alsmede nadere handreikingen en aandachtspunten voor de accountantscontrole in dit controleprotocol opgenomen. In dit controleprotocol worden enkele begrippen gehanteerd overeenkomstig de in de Incassoovereenkomst Thuiskopie gedefinieerde begrippen. Voor de nadere uitleg en eenduidigheid verwijzen wij derhalve naar het tussen de contractant en de Stichting de Thuiskopie gesloten overeenkomst.
1.2.
Wettelijk kader De importeur, groot- of tussenhandelaar of fabrikant van voorwerpen die onder de Thuiskopieregeling vallen zijn verplicht om thuiskopievergoeding te betalen op het moment van import of (voltooiing van) fabricage. De wettelijke basis voor deze vergoeding betreft artikel 16 lid c e.v. van de Auteurswet en artikel 10 lid e van de Wet op de Naburige Rechten. Stichting de Thuiskopie is bij besluit van 15 mei 2012 van de Minister van Veiligheid en Justitie belast met de inning en verdeling van de thuiskopievergoeding. Om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting is de contractant de Incasso-overeenkomst Thuiskopie aangegaan met Stichting de Thuiskopie. In artikel 10 van de incasso-overeenkomst zijn de bepalingen opgenomen inzake de controle van het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen. De contractant heeft de keuze om of een accountantscontrole te laten uitvoeren of in beginsel 2 keer per jaar de benodigde gegevens te verstrekken aan De Thuiskopie. In paragraaf 1.3 wordt nader ingegaan op de door de contractant beschikbaar te stellen informatie ten behoeve van de uitvoering van de controle.
1.3.
Doel en reikwijdte controle Het doel en de reikwijdte van dit protocol is de externe accountant van de contractant te instrueren welke uitgangspunten in de accountantscontrole betrokken moeten worden ter onderbouwing van zijn professionele oordeelsvorming over het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen. Het controleprotocol is van toepassing op het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen vanaf 1 januari 2013. Dit controleprotocol beoogt richting te geven aan de controlewerkzaamheden van de externe accountants van de contractant, zodat kan worden voldaan aan de verwachtingen van Stichting de Thuiskopie betreffende de reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole op het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen. Het controleprotocol vestigt de aandacht op een aantal specifieke aspecten, die voor de onderhavige controle van belang zijn. Het bevat in beginsel geen controletechnische uiteenzettingen omdat die, vanuit het vakgebied van
www.thuiskopie.nl
certificerende accountants, worden geacht bekend te zijn en conform de NV COS in overeenstemming moeten zijn met de standaarden. Voor deze opdracht geldt standaard 800 ‘Uitvoering van bijzondere controleopdrachten’ waarin expliciet staat aangegeven dat de NV COS 100-999, met uitzondering van NV COS 700, van toepassing zijn. De controleverklaring wordt afgegeven ten behoeve van Stichting de Thuiskopie ter controle en ter bepaling van de definitieve Thuiskopieheffing. Indien de Contractant er voor kiest geen accountantscontrole te laten uitvoeren op het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen zal conform de Incasso-overeenkomst Thuiskopie het recht voorbehouden zijn aan Stichting de Thuiskopie om zelfstandig controle (te laten) uitvoeren op de beschikbaar te stellen gegevens. Artikel 10 lid 3 van de Incasso-overeenkomst Thuiskopie heeft betrekking op de door de contractant aan te leveren gegevens. Deze gegevens betreffen: Jaarverslag inclusief jaarrekening; Uitsplitsing van de (in de jaarrekening verantwoorde) omzet naar omzet voorwerpen en overige omzet. Goederenbeweging (in aantallen en geld) van de omzet voorwerpen; Procedurebeschrijving en werkinstructies inzake Thuiskopie heffingsvrije leveringen; Bevestiging bij het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen cf. Bijlage 3 Deze gegevens dienen binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar aan De Thuiskopie te worden verstrekt. In Artikel 10 lid 4 van de Incasso-overeenkomst Thuiskopie is overeengekomen dat in het geval van de door De Thuiskopie uit te voeren controlewerkzaamheden alle benodigde gegevens beschikbaar moeten worden gesteld. Deze gegevens zijn voor De Thuiskopie noodzakelijk om de juistheid en volledigheid van de (geld/)goederenbeweging vast te stellen ter bepaling van de juistheid en volledigheid van de Thuiskopieheffing 2013. Naast de bovengenoemde gegeven kan dat bestaan uit de onderstaande (niet limitatieve) bewijsstukken en documenten: Procedurebeschrijving en werkinstructies inzake Thuiskopie heffingsvrije leveringen; In- en verkoop facturen; Exportdocumenten, vervoersdocumenten en/of douanedocumenten; Elke andere noodzakelijk geachte informatie. De accountant betrekt ten behoeve van zijn oordeelsvorming ten minste de bovengenoemde gegevens, bewijsstukken en documenten bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden.
1.4.
De verantwoording Thuiskopieregeling 2013 Maandelijks dient de declarant verantwoording af te leggen aan De Thuiskopie inzake de Thuiskopieheffing. De verantwoording middels het Overzicht Maandopgave wordt door de declarant via de portal van De Thuiskopie of door middel van een interface ingediend. Deze maandelijkse opgave bevat de elementen zoals zijn beschreven in de handleiding ‘Hoe doe ik opgave aan Stichting de Thuiskopie (Bijlage 1). Op basis van de verantwoorde aantallen per voorwerp wordt met de vaste tarieven de totaal af te dragen Thuiskopieheffing berekend. Naast de aantallen per categorie dient ook maandelijks, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, te worden aangegeven aan welke organisaties heffingsvrij is geleverd. Deze heffingsvrije leveringen kunnen betrekking hebben op leveringen aan andere contractanten, aan professionele gebruikers of op exportleveringen. Voor nadere
www.thuiskopie.nl
informatie over de categorieën en de definities verwijzen wij naar de in paragraaf 2.1 genoemde documenten en/of naar de bijlagen van dit controleprotocol. Ten behoeve van de cumulatieve verantwoording over het gehele kalenderjaar kan de declarant het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen printen. Deze jaaropgave dient, voorzien van de controleverklaring van de onafhankelijke accountant, conform dit controleprotocol te worden ingediend. Indien correcties dienen te worden doorgevoerd op de eerder ingediende maandelijkse opgave dient dit verantwoord te worden in de 13e periode opgave. Na verwerking dient opnieuw de geactualiseerde jaaropgave te worden uitgeprint. Het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen bevat per voorwerpcategorie de onderstaande elementen: • Aantal totaal verkocht; • Aantal heffingsvrij geleverd aan contractanten; • Aantal heffingsvrij geleverd aan professioneel eindgebruikers, • Aantal heffingsvrij geëxporteerd; • Totaal aantal heffingsplicht; • Tarief per heffingsplichtig voorwerp; en • Totaal af te dragen Thuiskopieheffing (per product en cumulatief). Op basis van artikel 12 van de Incasso-overeenkomst Thuiskopie bestaat er een informatieplicht die redelijkerwijs benodigd is voor een deugdelijke uitvoering van de overeenkomst. In de context van dit controleprotocol dient het Overzicht Maandopgave de aantallen en gegevens juist en volledig weer te geven: Volledigheid betekent dat transacties van voorwerpen en heffingsvrije transacties niet zijn weggelaten; Juistheid betekent de aantallen, bedragen en heffingsvrije leveringen op juiste wijze per categorie voorwerp zijn opgenomen in het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen. Indien het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen betrekking heeft op meerdere juridische entiteiten, verkoopketens of merken dient conform het model in bijlage 4 een overzicht te worden verstrekt aan De Thuiskopie waaruit de samenstelling van de leveringen van voorwerpen blijkt.
www.thuiskopie.nl
2.
De controle 2.1. Doel van de controle Het doel van de controle is om de accountant in staat te stellen een oordeel uit te spreken of het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen, met in achtneming van de in dit protocol gegeven aanwijzingen, is opgesteld in overeenstemming met: • de Incasso-overeenkomst Thuiskopie; inclusief de bijlagen, • de voorwaarden Professioneel Gebruiker; • de voorwaarden Restitutie bij Export. 2.2. De controle aanpak De onafhankelijke accountant van de contractant richt zijn controle zodanig in dat met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan worden gedaan dat het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen geen onjuistheden bevat met een belang dat groter is dan de voorgeschreven materialiteit (paragraaf 2.4.). De accountant dient zijn controlewerkzaamheden af te stemmen op zijn inschatting van de risico’s op de aanwezigheid van een materiële onjuistheid in het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen. De aard, het tijdstip en de diepgang van de controlemaatregelen dienen in overeenstemming te zijn met de uitkomsten van de risicoanalyse. Deze analyse omvat onder meer de beoordeling van de interne beheersomgeving (inclusief de geautomatiseerde omgeving), voor zover als nodig voor de inschatting van het risico dat materiële fouten in het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen zich kunnen voordoen. Daarbij dient mede aandacht te worden besteed aan de getroffen beheersmaatregelen om de juistheid en de volledigheid van de opgave te waarborgen en de naleving van de in het kader van de Thuiskopieregeling relevante wet- en regelgeving te waarborgen. De accountant neemt de risicoanalyse op in zijn dossier. Uit het dossier blijkt op welke wijze de conclusies naar aanleiding van de inschatting van risico’s is onderbouwd alsmede de controlemaatregelen die zijn genomen voor het mitigeren daarvan. Bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden betrekt de accountant de in paragraaf 1.3. van dit protocol genoemde gegevens, bewijsstukken en documenten. Deze detailgegevens zijn voor de accountant noodzakelijk om een oordeel te kunnen geven over de juistheid van de heffingsvrije leveringen. Dit impliceert dat, rekening houdend met de in paragraaf 2.4. genoemde materialiteit, het oordeel van de accountant tevens betrekking heeft op de detailgegevens zoals deze maandelijks door de declarant worden verantwoord via de portal van De Thuiskopie. Dit betreft derhalve naast de aantallen en de voorwerpen expliciet de juistheid van de (tenaamstelling van de) heffingsvrije leveringen.
2.3. Controleverklaring en deadline De controleverklaring van de onafhankelijke accountant bij het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen dient te voldoen aan het voorgeschreven model zoals opgenomen in bijlage 2. Het voor identificatie doeleinden gewaarmerkte jaaroverzicht dient bij de controleverklaring te worden gevoegd. Alvorens de controleverklaring te verstrekken dient de directie/bestuurder van de contractant de bevestiging bij de jaaropgave te verstrekken. De originele bevestiging dient voor het eigen dossier van de accountant en een afschrift van de bevestiging wordt bij de gewaarmerkte jaaropgave gevoegd en is daarmee onderdeel van de aan Stichting de Thuiskopie te rapporteren verantwoording Thuiskopieheffing. Het model van de bevestiging is opgenomen in bijlage 3.
www.thuiskopie.nl
De totale verantwoording bestaande uit de controleverklaring van de onafhankelijke accountant, de gewaarmerkte Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen en een afschrift van de bevestiging bij de jaaropgave dient uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van het kalenderjaar in het bezit te zijn van De Thuiskopie.
U dient zicht strikt te houden aan de bovengenoemde deadlines van 30 juni 2014.
2.4. Materialiteit Geconstateerde fouten en onzekerheden (controleverschillen) dienen te worden gecorrigeerd. Ongecorrigeerd gebleven controleverschillen van betekenis kunnen de positieve strekking van de accountantsverklaring beïnvloeden. Een controleverklaring met een goedkeurend oordeel impliceert dat, uitgaande van een betrouwbaarheid van 95%, de meest waarschijnlijke fout niet groter is dan 1% van de verantwoorde Thuiskopieheffing alsmede van de verantwoorde heffingsvrije gegevens. Voor de strekking van de goedkeurende controleverklaring, verklaring met beperking, afkeurende verklaring en verklaring van oordeelonthouding, gelden de volgende toleranties, die zijn uitgedrukt in een percentage van de verantwoorde totale Thuiskopieheffing over het boekjaar:
Fouten in de opgave Onzekerheden in de controle
Goedkeurende oordeel <= 1% <= 3%
Oordeel met beperking > 1% en<= 3% > 3% en<= 10%
Oordeelonthouding n.v.t. > 10%
Afkeurend oordeel > 3% n.v.t.
Indien de onafhankelijke accountant niet tot een goedkeurend oordeel kan komen dient hij terstond Stichting de Thuiskopie hierover te informeren. De adresgegevens zijn opgenomen in hoofdstuk 3. De Thuiskopie behoudt het recht om indien noodzakelijk geacht aanvullende gegevens bij de contractant op te vragen en/of zelf aanvullende controles (bij de contractant) uit te voeren.
Indien u niet tot een goedkeurend oordeel kunt komen dient u Stichting de Thuiskopie terstond te informeren.
2.5. Melding van aandachtspunten Indien in de uitvoering van de werkzaamheden bijzonderheden dan wel specifieke aandachtspunten blijken die binnen de verantwoording van het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen, of anderszins gevolgen heeft voor de totstandkoming of oordeelsvorming dient u contact op te nemen met Thuiskopie. Afhankelijk van de bevindingen zal in overleg worden bepaald hoe de verantwoording binnen de voorwaarden van de Incassoovereenkomst Thuiskopie zal moeten plaatsvinden. Thuiskopie houdt zich daarbij de rechten voor om, binnen alle redelijkheid voor de oordeelsvorming, aanvullende informatie te overleggen dan wel een de declarant van nadere informatie te voorzien. Een dergelijke situatie kan zich voordoen inzake gebeurtenissen na balansdatum, claims en geschillen of nader te verstrekken informatie bij de jaaropgave om de juiste en volledige verantwoording te kunnen doen. De adresgegevens van Stichting de Thuiskopie zijn opgenomen in hoofdstuk 3.
www.thuiskopie.nl
3. 3.1.
Contactgegevens Stichting de Thuiskopie Het adres van Stichting de Thuiskopie is: Stichting de Thuiskopie Postbus 3060 2130 KB Hoofddorp Email:
[email protected] Telefoon: +31 (0) 23 8700 206
U dient Stichting de Thuiskopie terstond te informeren indien u niet in staat bent aan één of meerdere van de in het controleprotocol genoemde voorwaarden te voldoen.
www.thuiskopie.nl
Bijlagen Bijlage nummer Handleiding ‘Hoe doe ik opgave aan Stichting de Thuiskopie’
1
Model controleverklaring
2
Bevestiging bij de jaaropgave
3
Overzicht entiteiten verantwoord in de jaaropgave
4
www.thuiskopie.nl
Bijlage 1 – Handleiding ‘Hoe doe ik opgave aan Stichting de Thuiskopie’
Hoe doe ik opgave aan Stichting de Thuiskopie? Bent u een importeur of fabrikant van voorwerpen die onder de thuiskopieregeling vallen, dan bent u verplicht om thuiskopievergoeding te betalen op het moment van import of (voltooiing van) fabricage. De thuiskopievergoeding wordt via de verkoopprijs van het betreffende voorwerp doorberekend aan de consument. Per 1 januari 2013 is de thuiskopieregeling geldend op de meeste apparaten waarop of waarmee consumenten kunnen kopiëren. Vanaf dan vallen, naast CD’s en DVD’s ook apparaten zoals smartphones, laptops, tablets en PC’s ,harddisk recorders, settopboxen, audioen videospelers en externe harddisks onder de thuiskopieregeling. Een compleet overzicht vindt u op www.thuiskopie.nl. Door een contract af te sluiten met Stichting de Thuiskopie is het mogelijk om het opgavemoment door te schuiven naar het moment van uitlevering aan uw klanten. In dat geval hoeft u de vergoeding pas af te dragen als u de producten heeft verkocht. Dit levert u een aantal voordelen op. U hoeft dan geen thuiskopievergoeding te betalen over uw voorraden. Daarnaast biedt het contract mogelijkheden voor contractanten om heffingsvrij onderling te leveren, de controle op de juistheid van de opgaven wordt vereenvoudigd en u kunt uw klanten die voor een professionele gebruikersregeling in aanmerking te komen, beter faciliteren, Voor de mogelijkheden van het afsluiten van een contract kunt u contact opnemen met Stichting de Thuiskopie. Om het zo eenvoudig mogelijk te maken zijn er drie manieren beschikbaar om opgave te doen aan Stichting de Thuiskopie. * 1. 2.
3.
De portal van Stichting de Thuiskopie (hierna:Thuiskopie portal) Een beveiligde digitale omgeving waarin u door in te loggen, handmatig de opgave- gegevens kunt invoeren. Excel interface (alleen mogelijk voor contractanten) De opgavegegevens kunnen via een Excel overzicht opgestuurd worden. Hier wordt een strikt formaat aangehouden zodat de informatie beter automatisch verwerkt kan worden. XML interface (alleen mogelijk voor contractanten) ** Via een automatische XML interface kan uw ERP-systeem periodiek de benodigde informatie naar Stichting de Thuiskopie sturen.
* Alle scherm afbeeldingen in dit document zijn nog aan wijzigingen onderhevig. Uiteindelijke schermen kunnen op detail verschillen. ** de exacte formaatbeschrijvingen worden begin december afgerond en gepubliceerd
www.thuiskopie.nl
1 Opgave via de Thuiskopie portal De Thuiskopie portal is te bezoeken via de website www.thuiskopie.nl.
Door op de knop ‘inloggen’ te klikken na invoer van uw TKnummer en wachtwoord, komt u in het beveiligde gedeelte van de Thuiskopie portal. Als u nog geen TKnummer en wachtwoord heeft, kunt u zich hier registreren en na goedkeuring uw persoonlijke Thuiskopie inloggegevens ontvangen, waarmee u alsnog kunt inloggen. Nadat u ingelogd bent, komt u in uw eigen werkomgeving van de Thuiskopie portal waarin u uw contactgegevens, facturen, berichten en relevante documenten kunt inzien en waar nodig wijzigen.
www.thuiskopie.nl
Door op de knop ‘Direct opgave doen’ te klikken, komt u in het opgavescherm waar u per relevante productgroep de gevraagde gegevens kunt invoeren. Indien u contractant bent verschijnt onderstaand scherm waarin u de verkoopgegevens kunt invoeren. De eventuele heffingsvrije verkopen zullen gespecificeerd worden per (mede)contractant en/of professionele gebruikers (profgebruikers).
Indien u alle gegevens heeft ingevoerd, krijgt u op het overzichtsscherm een totaaloverzicht van de opgave voor desbetreffende periode. Hier kunt u de opgave accorderen en naar Thuiskopie verzenden.
Indien u geen contractant bent verschijnt onderstaand scherm, waarin u de geïmporteerde en/of gefabriceerde gegevens kunt invoeren. Hierbij zullen de bijbehorende facturen/formulieren als bijlagen toegevoegd moeten worden.
www.thuiskopie.nl
Nadat uw opgave verwerkt is, zult u hiervoor een factuur ontvangen van Stichting de Thuiskopie op het door u opgegeven e-mailadres. Deze factuur zal tevens via de portal ingezien kunnen worden.
2 Opgave via Excel De opgave gegevens kunnen via een Excel overzicht opgestuurd worden. Hier wordt een strikt formaat gehanteerd zodat de informatie automatisch verwerkt kan worden. U dient per maand twee Excel bestanden aan te leveren: -
Maandelijkse totaalopgave Dit bestand bevat voor de opgegeven periode, per productgroep alle verkochte aantallen in Nederland. Maandelijks relatieoverzicht Dit bestand bevat voor de opgegeven periode, per productgroep de heffingsvrij geleverde aantallen per contractant/professioneel gebruiker (profgebruiker)
Het maandelijkse opgavebestand bevat de volgende elementen: -
-
TK registratie nummer Het registratienummer waarmee u geregistreerd staat bij Stichting de Thuiskopie. Datum vanaf (jjjjmmdd) Start datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de eerste dag van de maand. Datum t/m (jjjjmmdd); Einddatum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de laatste dag van de maand Productgroep code de productgroep code volgens onderstaande tabel. Totaal verkocht Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal verkochte producten waar nog geen heffing over betaald is. Heffingsvrij geleverd aan contractanten
www.thuiskopie.nl
-
-
Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan geregistreerde contractanten. De geregistreerde contractanten kunt u vinden op www.thuiskopie.nl Heffingsvrij aan profgebruikers Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan geregistreerde profgebruikers. De geregistreerde profgebruikers kunt u vinden op www.thuiskopie.nl nadat u ingelogd bent. Heffingsvrij geëxporteerd Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij geëxporteerde producten. Heffingsplichtig Dit wordt berekend door de totaal verkochte aantallen te verminderen met de heffingsvrije verkochte (aan contractanten, profgebruikers) en heffingsvrij geëxporteerde aantallen.
www.thuiskopie.nl
Het maandelijkse relatie overzicht bestand bevat de volgende elementen: -
-
TK Registratienummer Het registratienummer waarmee u geregistreerd staat bij Stichting de Thuiskopie Datum vanaf (jjjjmmdd) Start datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de eerste dag van de maand. Datum t/m (jjjjmmdd) Eind datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de laatste dag van de maand Productgroep code De productgroep code volgens onderstaande tabel. Relatie type (CNT/PRF) De volgende types kunnen opgegeven worden: o CNT – Contractant. De geregistreerde contractanten kunt u vinden op www.thuiskopie.nl o PRF - De geregistreerde profgebruikers kunt u vinden op www.thuiskopie.nl nadat u ingelogd bent. Relatie KvKnummer of BTW nummer Het Kamer van Koophandelnummer waarmee de relatie geregistreerd staat. Relatie Naam De officiële handelsnaam waaronder de relatie geregistreerd staat. Heffingsvrij verkocht Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan de opgegeven relatie.
www.thuiskopie.nl
Product groep definitie. In onderstaande tabel staat de productgroep code waaronder u de verschillende producten kunt rapporteren. De exacte definitie van de verschillende producten vindt u op www.thuiskopie.nl.
Productgroep
Producten
CD
CD-r
DVD
DVD-r
HD
Externe harddisk
TAB
Tablet
> 8 GB
TAB-LAAG
Tablet
≤ 8 GB
TEL
Smartphone/Telefoon MP3 functie
≥ 16 GB
TEL-LAAG
Smartphone/Telefoon MP3 functie
< 16 GB
PC
Personal Computer
LAP
Laptop
AVP
Audio/Video speler (MP3/MP4 etc.)
> 2 GB
AVP-LAAG
Audio/Video speler (MP3/MP4 etc.)
≤ 2 GB
HDR
Harddisk recorder
> 160 GB
HDR-LAAG
Harddisk recorder
≤ 160 GB
STB
Settopbox
> 160 GB
STB-LAAG
Settopbox
≤ 160 GB
Voorbeeld maandelijkse opgave bestand:
capaciteit
www.thuiskopie.nl
Voorbeeld maandelijkse relatie overzicht:
3 Opgave via een XML interface *XML opgaveformaat zal medio december 2012 beschikbaar komen. De XML-interface zal eenmalig in uw systeem dienen te worden gebouwd en is de meest eenvoudige manier om opgave te doen. De interface kan periodiek aangeroepen worden, waarna de informatie vanuit uw systeem naar de Thuiskopie FTP-server wordt gestuurd voor verdere verwerking. Uw gegevens zullen automatisch worden verwerkt. U kunt de ontvangen informatie via de Thuiskopieportal inzien.
www.thuiskopie.nl
Bijlage 2 – Model Controleverklaring Uiterste datum om in te dienen bij Stichting de Thuiskopie is 30 juni 2014.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de directie van [naam contractant] Inzake: Thuiskopieregeling 2013 Wij hebben het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen (hierna 'de jaaropgave') voor het jaar geëindigd op 31 december 2013 van [naam contractant] te [vestigingsplaats contractant] gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van de directie De directie van de vennootschap is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaaropgave op basis van de Incassoovereenkomst Thuiskopie tussen Stichting de Thuiskopie en [naam contractant], gedateerd [datum incasso-overeenkomst]. De directie is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als de directie noodzakelijk acht om het opstellen van de jaaropgave mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaaropgave op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaaropgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaaropgave. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaaropgave een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de jaaropgave door de vennootschap, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de vennootschap. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door de directie van de vennootschap gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaaropgave. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel Naar ons oordeel is de jaaropgave voor het jaar geëindigd op 31 december 2013 van [naam contractant] in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld op basis van de Incasso-overeenkomst Thuiskopie tussen Stichting de Thuiskopie en [naam contractant], gedateerd [datum incasso-overeenkomst].
Beperking in gebruik en verspreidingskring De jaaropgave en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bestemd voor de directie van de vennootschap ter verantwoording aan Stichting de Thuiskopie inzake de Thuiskopieheffing 2013. De jaaropgave en onze verklaring daarbij zijn niet geschikt voor andere doeleinden. De controleverklaring (of delen daarvan) mag daarom, zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf, niet in welke vorm dan ook aan derden ter beschikking worden gesteld.
www.thuiskopie.nl
Wij aanvaarden derhalve geen aansprakelijkheid jegens derde partijen die inzage krijgen in deze verklaring of deze verklaring in handen krijgen. Dit doet geen afbreuk aan ons oordeel. [Plaats], [datum] [Naam accountantskantoor]
[Naam accountant]
www.thuiskopie.nl
Bijlage 3 – Bevestiging bij het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen Uiterlijk 30 juni 2014 op te leveren per post.
[Briefhoofd van de declarant] [Datering: in het algemeen gedateerd op dezelfde datum als de controleverklaring]
(Naam accountantskantoor) t.a.v. [Naam partner/directeur] [Adres]
Betreft: Bevestiging bij het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen 2013
Geachte …………, Wij verstrekken deze bevestiging vanwege uw controle van het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen (‘de jaaropgave’) van [naam declarant] (‘de [entiteit]’) over het boekjaar geëindigd op 31 december 2013. Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen Wij hebben een door ondergetekende(n) getekend exemplaar van de jaaropgave als bijlage bij deze brief gevoegd en geven daarmee uitdrukking aan onze verantwoordelijkheid voor het opmaken van de jaaropgave. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor het opmaken van de jaaropgave. De jaaropgave heeft onze instemming en wij zijn van mening dat de jaaropgave een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de af te dragen thuiskopieheffing van de [naam declarant] voor het kalanderjaar eindigend per 31 december 2013 en voldoet aan de voor het doel ervan te stellen eisen en als zodanig geschikt is voor Stichting de Thuiskopie ter vaststelling van de thuiskopieheffing 2013. Bedoelde eisen zijn onder meer vastgelegd in de door Stichting de Thuiskopie uitgevaardigde Incasso-overeenkomst Thuiskopie ten aanzien van de opstelling van de jaaropgave en de te hanteren uitgangspunten en tarieven. Wij zijn onze verantwoordelijkheden voor het opmaken van de jaaropgave over 2013 nagekomen. Administratie Wij hebben een deugdelijke administratie gevoerd op de wijze zoals nader omschreven in het Burgerlijk Wetboek, die een goede basis vormt voor de totstandkoming van de jaaropgave die aan de door Stichting de Thuiskopie gestelde eisen voldoet. Onjuistheden en fraude Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de opzet, invoering en werking van de maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken. Wij hebben de resultaten van onze inschatting van het risico dat de jaaropgave afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten als gevolg van fraude (inclusief de mededelingen hierover van werknemers, voormalige werknemers, regelgevende instanties of anderen), volledig aan u gemeld. Wij hebben u alles gemeld dat ons bekend is in verband met fraude en vermoede fraude die op de [naam declarant} van invloed zijn en waarbij
www.thuiskopie.nl
leidinggevenden, werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing van de entiteit en anderen, in het geval dat de fraude materieel kan zijn voor de jaaropgave, betrokken zijn. Overige bevestigingen Om misverstanden te vermijden bevestigen wij een aantal specifieke zaken die wij in het kader van de controle al mondeling aan u hebben gemeld. De weergegeven bevestigingen zijn gebaseerd op de ons bekende feiten en op informatie die wij verkregen door navraag bij andere directieleden en bij medewerkers van de [naam declarant] met voldoende kennis en ervaring. Wij bevestigen naar ons beste weten en overtuiging dat: 1.
alle activa, passiva, transacties en overeenkomsten en voorwaardelijke baten en lasten zijn opgenomen in de administratie die als basis dient voor de jaaropgave. Van alle activa heeft de [naam declarant] de volledige en onbeperkte eigendom, tenzij uit de jaaropgave anders blijkt.
2.
wij de bij ons bekende informatie met betrekking tot de identificatie van verbonden partijen en aangaande transacties met deze partijen volledig aan u verstrekt hebben. De relaties en transacties met verbonden partijen zijn op passende wijze in de jaaropgave verwerkt in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW.
3.
wij de significante veronderstellingen die zijn gehanteerd bij het maken van schattingen ten aanzien van [noemen van onderdelen waar schattingen zijn gehanteerd] redelijk achten.
4.
wij u alle bekende actuele of mogelijke rechtszaken en claims waarvan de effecten moeten worden overwogen bij het opmaken van de jaaropgave aan u bekend hebben gemaakt en hebben verwerkt en toegelicht in de jaaropgave. Behalve deze, zijn wij niet op de hoogte van het bestaan van andere aanvullende claims uit hoofde van aansprakelijkheidstelling en deze zijn ook niet te verwachten.
5.
de jaaropgave geen onjuistheden of onvolledigheden van materieel belang bevat. Wij zijn van mening dat de niet-gecorrigeerde afwijkingen, zoals opgenomen in het bijgevoegde, door u vervaardigde, overzicht, afzonderlijk of geaggregeerd, niet van materieel belang zijn voor de jaaropgave als geheel. Wij hebben geen kennis van andere ongecorrigeerde afwijkingen die, afzonderlijk of samen met de hiervoor bedoelde ongecorrigeerde afwijkingen, van materieel belang zijn voor de jaaropgave als geheel.
6.
wij u inlichtingen hebben verstrekt omtrent alle bekende gevallen of vermoedens van het niet naleven van wet- en regelgeving (inclusief aspecten van overeenkomsten), waarmee bij het opstellen van de jaaropgave rekening moet worden gehouden. [Of: Er is geen sprake geweest van overtreding of mogelijk overtreding van wet- en regelgeving waaraan de [naam declarant] is onderworpen.]
7.
wij u alle informatie hebben verschaft die relevant is voor het opmaken van de jaaropgave en u inzage gegeven hebben in de gehele administratie en de daaraan ten grondslag liggende gegevens. Hieronder zijn begrepen de financiële administratie en alle daaraan gerelateerde gegevens, alle notulen van bestuursvergaderingen, mededelingen over alle van belang zijnde gebeurtenissen na balansdatum en informatie die na balansdatum beschikbaar is gekomen. De notulen van bovenvermelde vergaderingen vormen een compleet verslag van hetgeen op deze vergaderingen is besproken en van de beslissingen die zijn genomen. Wij hebben u onbeperkte toegang verschaft to personen van onze organisatie die relevant zijn voor uw controle van onze jaaropgave.
8.
er geen redenen zijn om aan de continuïteit van de activiteiten van de [naam declarant] te twijfelen.
9.
er geen gebeurtenissen tussen de balansdatum en de datum van deze brief zijn die aanleiding zouden kunnen geven tot een aanpassing van de jaaropgave.
www.thuiskopie.nl
Hoogachtend, _______________________________________ [Naam van de algemeen directeur] _______________________________________ [Naam van de financieel directeur/controller] ______________________________________ [Naam en functie van andere leden van het management van wie het passend wordt geacht dat zij de brief ondertekenen]
Bijlagen: - Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen - Overzicht ongecorrigeerde afwijkingen
www.thuiskopie.nl
Bijlage 4 – Overzicht entiteiten verantwoord in de Jaaropgave Indien het Jaaroverzicht opgave Thuiskopievergoedingen betrekking heeft op meerdere juridische entiteiten, verkoopketens of merken dient onderstaande overzicht te worden verstrekt aan De Thuiskopie. Naam entiteit
Handelsnaam
KvK-nummer
Vestigingsplaats
