Hoe doe ik opgave aan Stichting de Thuiskopie? Bent u een importeur of fabrikant van voorwerpen die onder de thuiskopieregeling vallen, dan bent u verplicht om thuiskopievergoeding te betalen op het moment van import of (voltooiing van) fabricage. De thuiskopievergoeding wordt via de verkoopprijs van het betreffende voorwerp doorberekend aan de consument. Per 1 januari 2013 is de thuiskopieregeling geldend op de meeste apparaten waarop of waarmee consumenten kunnen kopiëren. Vanaf dan vallen, naast CD’s en DVD’s ook apparaten zoals smartphones,laptops, tablets en PC’s ,harddisk recorders, settopboxen, audio- en videospelers en externe harddisks onder de thuiskopieregeling. Een compleet overzicht vindt u op www.thuiskopie.nl. Door een contract af te sluiten met Stichting de Thuiskopie is het mogelijk om het opgavemoment door te schuiven naar het moment van uitlevering aan uw klanten. In dat geval hoeft u de vergoeding pas af te dragen als u de producten heeft verkocht. Dit levert u een aantal voordelen op. U hoeft dan geen thuiskopievergoeding te betalen over uw voorraden. Daarnaast biedt het contract mogelijkheden voor contractanten om heffingsvrij onderling te leveren, de controle op de juistheid van de opgaven wordt vereenvoudigd en u kunt uw klanten die voor een professionele gebruikersregeling in aanmerking te komen, beter faciliteren, Voor de mogelijkheden van het afsluiten van een contract kunt u contact opnemen met Stichting de Thuiskopie. Om het zo eenvoudig mogelijk te maken zijn er drie manieren beschikbaar om opgave te doen aan Stichting de Thuiskopie. * 1. De portal van Stichting de Thuiskopie (hierna:Thuiskopie portal) Een beveiligde digitale omgeving waarin u door in te loggen, handmatig de opgavegegevens kunt invoeren. 2. Excel interface (alleen mogelijk voor contractanten) De opgavegegevens kunnen via een Excel overzicht opgestuurd worden. Hier wordt een strikt formaat aangehouden zodat de informatie beter automatisch verwerkt kan worden. 3. XML interface (alleen mogelijk voor contractanten) ** Via een automatische XML interface kan uw ERP-systeem periodiek de benodigde informatie naar Stichting de Thuiskopie sturen.
* Alle scherm afbeeldingen in dit document zijn nog aan wijzigingen onderhevig. Uiteindelijke schermen kunnen op detail verschillen. ** de exacte formaatbeschrijvingen worden begin december afgerond en gepubliceerd
1 Opgave via de Thuiskopie portal De Thuiskopie portal is te bezoeken via de website www.thuiskopie.nl.
Door op de knop ‘inloggen’ te klikken na invoer van uw TKnummer en wachtwoord, komt u in het beveiligde gedeelte van de Thuiskopie portal. Als u nog geen TKnummer en wachtwoord heeft, kunt u zich hier registreren en na goedkeuring uw persoonlijke Thuiskopie inloggegevens ontvangen, waarmee u alsnog kunt inloggen. Nadat u ingelogd bent, komt u in uw eigen werkomgeving van de Thuiskopie portal waarin u uw contactgegevens, facturen, berichten en relevante documenten kunt inzien en waar nodig wijzigen.
Door op de knop ‘Direct opgave doen’ te klikken, komt u in het opgavescherm waar u per relevante productgroep de gevraagde gegevens kunt invoeren. Indien u contractant bent verschijnt onderstaand scherm waarin u de verkoopgegevens kunt invoeren. De eventuele heffingsvrije verkopen zullen gespecificeerd worden per (mede)contractant en/of professionele gebruikers (profgebruikers).
Indien u alle gegevens heeft ingevoerd, krijgt u op het overzichtsscherm een totaaloverzicht van de opgave voor desbetreffende periode. Hier kunt u de opgave accorderen en naar Thuiskopie verzenden.
Indien u geen contractant bent verschijnt onderstaand scherm, waarin u de geïmporteerde en/of gefabriceerde gegevens kunt invoeren. Hierbij zullen de bijbehorende facturen/formulieren als bijlagen toegevoegd moeten worden.
Nadat uw opgave verwerkt is, zult u hiervoor een factuur ontvangen van Stichting de Thuiskopie op het door u opgegeven e-mailadres. Deze factuur zal tevens via de portal ingezien kunnen worden.
2 Opgave via Excel De opgave gegevens kunnen via een Excel overzicht opgestuurd worden. Hier wordt een strikt formaat gehanteerd zodat de informatie automatisch verwerkt kan worden. U dient per maand twee Excel bestanden aan te leveren: -
-
Maandelijkse totaalopgave Dit bestand bevat voor de opgegeven periode, per productgroep alle verkochte aantallen in Nederland. Maandelijks relatieoverzicht Dit bestand bevat voor de opgegeven periode, per productgroep de heffingsvrij geleverde aantallen per contractant/professioneel gebruiker (profgebruiker)
Het maandelijkse opgavebestand bevat de volgende elementen: -
-
-
-
-
-
-
TK registratie nummer Het registratienummer waarmee u geregistreerd staat bij Stichting de Thuiskopie. Datum vanaf (jjjjmmdd) Start datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de eerste dag van de maand. Datum t/m (jjjjmmdd); Einddatum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de laatste dag van de maand Productgroep code de productgroep code volgens onderstaande tabel. Totaal verkocht Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal verkochte producten waar nog geen heffing over betaald is. Heffingsvrij geleverd aan contractanten Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan geregistreerde contractanten. De geregistreerde contractanten kunt u vinden op www.thuiskopie.nl Heffingsvrij aan profgebruikers Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan geregistreerde profgebruikers. De geregistreerde profgebruikers kunt u vinden op www.thuiskopie.nl nadat u ingelogd bent. Heffingsvrij geëxporteerd Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij geëxporteerde producten. Heffingsplichtig Dit wordt berekend door de totaal verkochte aantallen te verminderen met de heffingsvrije verkochte (aan contractanten, profgebruikers) en heffingsvrij geëxporteerde aantallen.
Het maandelijkse relatie overzicht bestand bevat de volgende elementen: -
-
-
-
TK Registratienummer Het registratienummer waarmee u geregistreerd staat bij Stichting de Thuiskopie Datum vanaf (jjjjmmdd) Start datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de eerste dag van de maand. Datum t/m (jjjjmmdd) Eind datum van rapportage. Bij maandelijkse rapportage is dit de laatste dag van de maand Productgroep code De productgroep code volgens onderstaande tabel. Relatie type (CNT/PRF) De volgende types kunnen opgegeven worden: o CNT – Contractant. De geregistreerde contractanten kunt u vinden op www.thuiskopie.nl o PRF - De geregistreerde profgebruikers kunt u vinden op www.thuiskopie.nl nadat u ingelogd bent. Relatie KvKnummer Het Kamer van Koophandelnummer waarmee de relatie geregistreerd staat. Relatie Naam De officiële handelsnaam waaronder de relatie geregistreerd staat. Heffingsvrij verkocht Binnen de gegeven periode en productgroep, het totaal aantal heffingsvrij verkochte producten aan de opgegeven relatie.
Product groep definitie. In onderstaande tabel staat de productgroep code waaronder u de verschillende producten kunt rapporteren. De exacte definitie van de verschillende producten vindt u op www.thuiskopie.nl. Productgroep CD DVD HD TAB TAB-LAAG TEL TEL-LAAG PC LAP AVP AVP-LAAG HDR HDR-LAAG STB STB-LAAG
Producten CD-r DVD-r Externe harddisk Tablet Tablet Smartphone/Telefoon MP3 functie Smartphone/Telefoon MP3 functie Personal Computer Laptop Audio/Video speler (MP3/MP4 etc.) Audio/Video speler (MP3/MP4 etc.) Harddisk recorder Harddisk recorder Settopbox Settopbox
capaciteit
> 8 GB ≤ 8 GB ≥ 16 GB < 16 GB
> 2 GB ≤ 2 GB > 160 GB ≤ 160 GB > 160 GB ≤ 160 GB
Voorbeeld maandelijkse opgave bestand:
Voorbeeld maandelijkse relatie overzicht:
3 Opgave via een XML interface *XML opgaveformaat zal medio december 2012 beschikbaar komen. De XML-interface zal eenmalig in uw systeem dienen te worden gebouwd en is de meest eenvoudige manier om opgave te doen. De interface kan periodiek aangeroepen worden, waarna de informatie vanuit uw systeem naar de Thuiskopie FTP-server wordt gestuurd voor verdere verwerking. Uw gegevens zullen automatisch worden verwerkt. U kunt de ontvangen informatie via de Thuiskopieportal inzien.
