STATUTEN GRENSOVERSCHRIJDEND OPENBAAR LICHAAM
Conceptvoorstel
September 2007
1
STATUTEN GRENSOVERSCHRIJDEND OPENBAAR LICHAAM
De algemene vergadering van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam Euregio Benelux Middengebied
Voor zover het haar bevoegdheden betreft,
gelet op
- de Benelux-Overeenkomst van 12 september 1986 inzake grensoverschrijdende samenwerking tussen territoriale samenwerkingsverbanden of autoriteiten,
- op het interne recht van België en Nederland ter zake,
OVERWEGENDE dat het wenselijk is gebleken de bestaande grensoverschrijdende samenwerking tussen de voornoemde provincies juridische vorm te geven in het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam, met als doel: - de afbouw van grensbelemmeringen, - het verbeteren van economische, sociale, ecologische, toeristische en culturele factoren, - het bevorderen van samenwerking op vlak van infrastructuur, - het bevorderen van contacten tussen burgers onderling en tussen burgers en instellingen, bedrijven en organisaties, - het bevorderen van de samenwerking tussen instellingen, bedrijven en organisaties, en al hetgeen dat hiermee hetzij rechtstreeks hetzij onrechtstreeks verband houdt, of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin,
besluit de statuten van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam van 1 juli 2002 te wijzigen en gewijzigd vast te stellen als volgt:
2
HOOFDSTUK I - ALGEMEEN
ARTIKEL 1 – DEFINITIES
In de statuten wordt verstaan onder:
Het grensoverschrijdende openbaar lichaam: ‘het grensoverschrijdend openbaar lichaam Euregio Benelux Middengebied’.
De deelnemende partners: ‘de Nederlandse provincies Limburg en Noord-Brabant en de Belgische provincies Antwerpen, Limburg en Vlaams-Brabant’.
Raden: ‘de provincieraden van de Belgische provincies en de provinciale staten van de Nederlandse provincies’.
Gedeputeerden: ‘de bestendig afgevaardigden van de Belgische provincies en de gedeputeerden van de Nederlandse provincies’.
De Benelux-Overeenkomst: ‘Benelux-overeenkomst inzake grensoverschrijdende samenwerking tussen territoriale samenwerkingsverbanden of autoriteiten van 12 september 1986’.
ARTIKEL 2 – NAAM
Het grensoverschrijdend openbaar lichaam is genaamd Euregio Benelux Middengebied.
ARTIKEL 3 – DUUR
Het grensoverschrijdend openbaar lichaam wordt opgericht voor onbepaalde duur.
ARTIKEL 4 – AMBTSGEBIED
Het ambtsgebied van het grensoverschrijdend openbaar lichaam strekt zich uit over het gebied van de deelnemende partners. 3
ARTIKEL 5 – ZETEL
De zetel van het grensoverschrijdend openbaar lichaam is gevestigd te Steenweg op Gierle 100, Campus Blairon 660, 2300 Turnhout, België.
HOOFDSTUK II - DOEL
ARTIKEL 6 – DOEL
Het grensoverschrijdend openbaar lichaam heeft tot doel de grensoverschrijdende samenwerking tussen instellingen, organisaties en bedrijven te bevorderen, om zo te komen tot de afbouw van grensbelemmeringen, het verbeteren van economische, sociale, ecologische, toeristische en culturele factoren, het bevorderen van samenwerking op vlak van infrastructuur, het bevorderen van contacten tussen burgers onderling en tussen burgers en instellingen, bedrijven en organisaties, het bevorderen van de samenwerking tussen instellingen, bedrijven en organisaties, en al hetgeen dat hiermee hetzij rechtstreeks hetzij onrechtstreeks verband houdt, of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin.
Zonder beperkend te zijn kan het grensoverschrijdend openbaar lichaam ter realisatie van haar doel samenwerken met en uitvoering geven aan initiatieven van andere instellingen, organisaties en bedrijven, overgaan tot het verwerven en beheren van fondsen, uitgaven doen in het kader van de samenwerking, permanente of ad hoc adviesgroepen instellen, het instellen of bevorderen van onderzoeken, het formuleren van voorstellen en adviezen en het geven van toelichting.
HOOFDSTUK III - ORGANEN
ARTIKEL 7 – BESTUURS- EN BEHEERSORGANEN
De beheers- en bestuursorganen van het grensoverschrijdend lichaam zijn: -
de algemene vergadering 4
-
de raad van bestuur
-
het dagelijks bestuur
DEEL I – DE ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 8 – SAMENSTELLING VAN DE ALGEMENE VERGADERING
1. De algemene vergadering wordt gevormd uit drie leden van de raden van elk van de deelnemende partners waaronder in elk geval de gedeputeerde bevoegd voor grensoverschrijdende samenwerking. De gedeputeerde, bevoegd voor de grensoverschrijdende samenwerking die geen deel uitmaakt van de betreffende raad wordt altijd aan de leden van de algemene vergadering toegevoegd.
2. De leden buiten de gedeputeerde die bevoegd is voor de grensoverschrijdende samenwerking worden door de raden van de deelnemende partners uit hun midden gekozen.
3. Het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam heeft bijgevolg een algemene vergadering die is samengesteld uit minstens vijftien en hooguit twintig leden.
4. Zowel de leden van de raad van bestuur als het dagelijks bestuur kunnen de vergaderingen bijwonen als adviserend lid. Zij hebben in geen enkel geval enig stemrecht.
5. Op de vergaderingen kunnen secretariaatsmedewerkers, deskundigen en vertegenwoordigers van andere instellingen en organisaties worden uitgenodigd als adviseur. Zij hebben in geen enkel geval enig stemrecht.
6. De voorzitter zit de algemene vergadering voor. Bij zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de ondervoorzitter. Zijn zij beiden afwezig dan worden ze vervangen door het oudste in jaren aanwezige lid.
5
ARTIKEL 9 – VERANTWOORDING
Een aangewezen lid van de algemene vergadering:
a. kan door de raad van de desbetreffende deelnemende partner ter verantwoording worden geroepen voor de door hem uitgevoerde werkzaamheden in de algemene vergadering van het grensoverschrijdend openbaar lichaam, b. verliest zijn mandaat indien hij het vertrouwen van deze raad niet meer bezit.
ARTIKEL 10 – EINDE LIDMAATSCHAP
De leden van de algemene vergadering treden in ieder geval af: - bij overlijden, - bij beëindiging van de functie van raadslid of gedeputeerde, - wanneer de raad van de desbetreffende deelnemende partner daartoe verzoekt.
In deze gevallen zullen de raden van de deelnemende partners in hun eerstvolgende vergadering hun vertegenwoordiger(s) in de algemene vergadering aanwijzen.
ARTIKEL 11 – BEVOEGDHEDEN
Aan de algemene vergadering horen de bevoegdheden met betrekking tot de volgende specifieke aangelegenheden: - het wijzigen van de statuten, - het benoemen en afzetten van de voorzitter en ondervoorzitter, - het benoemen en afzetten van de leden van de raad van bestuur, - het goedkeuren van de begrotingen, de begrotingswijzigingen, de rekeningen, het verlenen van décharge aan de raad van bestuur en de secretaris, het jaarlijks activiteitenverslag en (wijzigingen aan) het intern reglement, - besluiten omtrent de toetreding en uittreding van leden, - besluit tot ontbinding van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam.
ARTIKEL 12 – ORDE VAN VERGADEREN
6
1. De algemene vergadering vergadert minstens één maal per jaar, en dit vóór 1 juli. Daarnaast kan de vergadering worden bijeengeroepen telkens wanneer de voorzitter zulks wenselijk acht of indien 3/5 van de leden van de algemene vergadering daartoe schriftelijk verzoekt. De oproeping tot de vergadering gebeurt door de secretaris op verzoek van de voorzitter en dit minstens twee weken voor de vergadering. Deze oproeping geschiedt schriftelijk, dit is per post, fax, email of anderszins en vermeldt behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de agenda met de te behandelen punten en voegt in bijlage toe de voor de vergadering bestemde documenten.
2. De vergaderingen van de algemene vergadering zijn openbaar.
ARTIKEL 13 – WIJZE VAN BESLUITVORMING
De voorzitter gaat aan de hand van de aanwezigheidslijst na of de algemene vergadering rechtsgeldig besluiten kan nemen. De algemene vergadering kan maar besluiten nemen indien een volstrekte meerderheid van de deelnemende partners, dit is tenminste 3/5, aanwezig of vertegenwoordigd is. De algemene vergadering kan geen besluiten nemen indien uitsluitend Belgische dan wel Nederlandse deelnemende partners aanwezig zijn. In dat geval zal de algemene vergadering worden uitgesteld. Tijdens de daaropvolgende algemene vergadering wordt er een beslissing genomen over de punten opgenomen op de oorspronkelijke agenda en dit los van het feit of het vereiste aanwezigheidsquorum en / of spreiding over Belgische en Nederlandse deelnemende partners al dan niet bereikt wordt. Ieder lid van de algemene vergadering mag zich op de vergadering bij wijze van schriftelijke volmacht laten vertegenwoordigen, door een derde naar keuze. Ieder lid van de algemene vergadering heeft één stem. De besluiten worden genomen bij unanimiteit, en er wordt geen rekening gehouden met de onthoudingen en de blanco of nietige stemmen. De secretaris maakt notulen op van de algemene vergadering en bewaart deze in een register dat op de zetel wordt bijgehouden. De leden van de algemene vergadering ontvangen binnen de vier weken na datum van de algemene vergadering een afschrift van deze notulen per post, fax, email of anderszins. De notulen worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende algemene vergadering. .
7
ARTIKEL 14 – DE VOORZITTER
1. De algemene vergadering wijst in zijn midden een voorzitter en een ondervoorzitter aan. Het voorzitterschap wordt toegekend voor een duurtijd van twee jaar en wordt afwisselend waargenomen door een Nederlands - en een Belgisch gedeputeerde bevoegd voor de grensoverschrijdende samenwerking en lid van de algemene vergadering. Als de gedeputeerde, die het voorzitterschap van algemene vergadering vervult, wordt opgevolgd in de betreffende raad, dan gaat het voorzitterschap van de algemene vergadering automatisch over op de opvolger van de gedeputeerde en dit voor de resterende duur van de lopende voorzitterstermijn. 2. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze in al zijn functies vervangen door de ondervoorzitter, bij afwezigheid van voorzitter en ondervoorzitter door het oudste in jaren aanwezige lid.
3. De algemene vergadering kan de voorzitter ontslaan als deze het vertrouwen van de vergadering niet meer bezit en daartoe een unanieme beslissing genomen wordt.
DEEL II – DE RAAD VAN BESTUUR
ARTIKEL 15 – SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN BESTUUR
1. De raad van bestuur bestaat uit die vijf leden van de algemene vergadering die in bevoegd zijn voor de grensoverschrijdende samenwerking.
2. De voorzitter van de algemene vergadering maakt automatisch deel uit van de raad van bestuur en heeft net als de overige leden van de raad van bestuur, stemrecht.
3. De secretaris van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam of zijn vertegenwoordiger woont de vergaderingen bij als adviserend lid. Hij heeft in geen enkel geval enig stemrecht. .
4. Op de vergaderingen van de raad van bestuur kunnen secretariaatsmedewerkers, deskundigen en vertegenwoordigers van andere instellingen en organisaties worden uitgenodigd als adviseur. Zij hebben in geen enkel geval enig stemrecht.
8
5. De raad van bestuur wordt geleid door de voorzitter van de algemene vergadering, of, bij zijn afwezigheid de ondervoorzitter. Zijn zij beiden afwezig dan worden ze vervangen door het oudste in jaren aanwezige lid.
ARTIKEL 16 – VERANTWOORDING
De raad van bestuur legt voor het door haar gevoerde beleid, verantwoording af aan de algemene vergadering.
ARTIKEL 17 – EINDE LIDMAATSCHAP
Het mandaat van de leden van de raad van bestuur neemt een einde: - bij overlijden, - bij ontslagname als gedeputeerde, - bij ontslag door de algemene vergadering.
In deze gevallen zal de algemene vergadering op haar eerstvolgende vergadering overgaan tot de benoeming van de nieuwe bestuurder(s).
ARTIKEL 18 – BEVOEGDHEDEN
1. De raad van bestuur bereidt de vergaderingen voor van de algemene vergadering en voert de besluiten van de algemene vergadering uit.
2. De raad van bestuur bezit de volheid van bevoegdheid voor alle beslissingen die vallen binnen de finaliteit van het grensoverschrijdende openbaar lichaam, en voor zover deze niet uitdrukkelijk onder de bevoegdheid van de algemene vergadering vallen.
3. Het benoemen en afzetten van een secretaris.
4. De raad van bestuur heeft de mogelijkheid bepaalde bevoegdheden te delegeren aan één of meer van zijn leden dan wel aan de secretaris.
ARTIKEL 19 – ORDE VAN VERGADEREN 9
De raad van bestuur vergadert minstens twee maal per jaar. Daarnaast kan de raad van bestuur worden bijeengeroepen telkens wanneer de voorzitter zulks wenselijk acht of indien één van de overige bestuursleden de voorzitter daartoe schriftelijk verzoekt.
De oproeping tot de vergadering gebeurt door de secretaris op verzoek van de voorzitter en dit minstens twee weken voor de vergadering. Deze oproeping geschiedt schriftelijk, dit is per post, fax, email of anderszins en vermeldt behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de agenda met de te behandelen punten en bevat in bijlage de voor de vergadering bestemde documenten.
ARTIKEL 20 – WIJZE VAN BESLUITVORMING
De voorzitter gaat aan de hand van de aanwezigheidslijst na of de raad rechtsgeldig besluiten kan nemen. De raad kan maar besluiten nemen indien een volstrekte meerderheid van de deelnemende partners, dit is tenminste de helft plus één, aanwezig of vertegenwoordigd is. De raad kan geen besluiten nemen indien uitsluitend Belgische dan wel Nederlandse deelnemende partners aanwezig zijn. In dat geval zal de raad van bestuur worden uitgesteld. Tijdens de daaropvolgende raad van bestuur wordt er een beslissing genomen over de punten opgenomen op de oorspronkelijke agenda en dit los van het feit of het vereiste aanwezigheidsquorum en/of spreiding over Belgische en Nederlandse deelnemende partners al dan niet bereikt wordt. Ieder lid van de raad van bestuur mag zich op de vergadering bij wijze van schriftelijke volmacht laten vertegenwoordigen door een door hem aan te wijzen afgevaardigde van zijn provincie.
Iedere bestuurder heeft één stem.
De besluiten worden genomen bij unanimiteit. Er wordt geen rekening gehouden met de onthoudingen en de blanco of nietige stemmen.
De leden kunnen éénparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur horen. Daartoe zal door de secretaris op verzoek van de voorzitter een rondschrijven per brief, fax, email of anderszins met vermelding van de agenda, een kopie 10
van de stukken waarover een besluit wordt genomen en de voorstellen van besluit worden verstuurd naar alle leden van de raad van bestuur, met de vraag de voorstellen van besluit goed te keuren en binnen de termijn van twee weken na ontvangst van het schrijven getekend terug te sturen naar de zetel van het grensoverschrijdend openbaar lichaam, en dit per brief fax, e-mail of anderszins. Is binnen de vooropgestelde termijn van twee weken de goedkeuring van alle leden niet ontvangen, dan worden de voorgestelde beslissingen geacht niet te zijn genomen. Hebben bepaalde voorstellen wel doch andere niet de unanieme goedkeuring van de raadsleden gekregen, dan zijn enkel de unaniem goedgekeurde voorstellen aangenomen en de andere verworpen De secretaris maakt notulen op van de raad van bestuur en bewaart deze in een register dat op de zetel wordt bijgehouden. De bestuursleden ontvangen binnen de vier weken na datum van de vergadering een afschrift van deze notulen per post, fax, email of anderszins. De notulen worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende algemene vergadering.
DEEL III – HET DAGELIJKS BESTUUR
ARTIKEL 21 – AANSTELLING SECRETARIS
De raad van bestuur stelt een secretaris aan die in dienst van het grensoverschrijdend openbaar lichaam werkzaam is.
ARTIKEL 22 – BEVOEGDHEDEN
Bij besluit van de raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam overgedragen worden aan de secretaris.
De secretaris kan een bijzondere volmacht verlenen met het oog op het bijwonen dan de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering.
ARTIKEL 23 – ONTSLAG SECRETARIS
De raad van bestuur kan de secretaris ontslaan als deze het vertrouwen van de raad van bestuur niet meer bezit en daartoe een unanieme beslissing genomen wordt.
11
DEEL IV – EXTERNE VERTEGENWOORDIGING
ARTIKEL 24 – EXTERNE VERTEGENWOORDIGING
Het grensoverschrijdend openbaar lichaam wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter van de raad van bestuur, alleen optredend of door minstens drie leden van de raad van bestuur, vertegenwoordigd door minstens een Belgische en een Nederlandse deelnemende partner.
Verder wordt het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam vertegenwoordigd, in en buiten rechte door de secretaris alleen optredend, voor wat betreft het dagelijks bestuur van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam. Engagementen die het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam voor meer dan één kalenderjaar verbinden of die niet zijn voorzien in de begroting kwalificeren niet als dag aan dag bestuur.
HOOFDSTUK IV – FINANCIËLE MIDDELEN
ARTIKEL 25 – VERKRIJGEN VAN FINANCIËLE MIDDELEN
Het vermogen van het grensoverschrijdend lichaam zal worden gevormd door: - de bijdragen van de deelnemende partners verschuldigd overeenkomstig de bijdrageregeling; - subsidies; - giften, schenkingen, erfstellingen en legaten; - alle andere verkrijgingen en baten.
HOOFDSTUK V - RAPPORTERING
ARTIKEL 26 – BEGROTING
1. De algemene vergadering stelt de begroting van het grensoverschrijdend openbaar lichaam vast uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt.
12
2. De begroting wordt voor ieder ter inzage gelegd en is tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar.
3. Het bepaalde in de leden 1 en 2 is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.
ARTIKEL 27 – REKENING
1. De algemene vergadering stelt de rekening van het grensoverschrijdend openbaar lichaam samen met het activiteitenverslag vast, uiterlijk 1 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking hebben.
2. De rekening en het activiteitenverslag worden voor ieder ter inzage gelegd en is tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar.
ARTIKEL 28 – BOEKHOUDING EN BOEKJAAR
1. De boekhouding en het kasbeheer beantwoorden aan de eisen gesteld in het interne recht van de betrokken landen.
2. Het boekjaar stemt overeen met het burgerlijk jaar. Het eerste boekjaar begint evenwel op de datum van oprichting en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
HOOFDSTUK VI – TOETREDING – UITTREDING – ONTBINDING
ARTIKEL 29 – TOETREDING
1. Toetreding tot het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam door anderen kan plaatsvinden indien alle leden van de algemene vergadering unaniem daartoe hebben besloten.
2. De algemene vergadering legt op voorstel van de raad van bestuur de voorwaarden en de gevolgen van de toetreding van de nieuwe leden vast.
13
ARTIKEL 30 – UITTREDING
1. Een deelnemende partner kan uit het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam treden door een daartoe strekkend besluit van de daartoe bevoegde organen van de deelnemende partner.
2. Bij uittreding dient een opzegtermijn van twee jaren in acht te worden genomen.
3. De algemene vergadering legt op voorstel van de raad van bestuur de voorwaarden en de gevolgen van de uittreding vast.
ARTIKEL 31 – ONTBINDING
1. Het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam kan op voorstel van de raad van bestuur, ontbonden worden ingevolge een beslissing van de algemene vergadering.
2. De beslissing van de algemene vergadering houdende de ontbinding van het grensoverschrijdend openbaar lichaam is slechts geldig indien alle leden van de algemene vergadering aanwezig zijn en daartoe unaniem hebben besloten.
ARTIKEL 32 – VEREFFENING
1. Bij ontbinding van het grensoverschrijdend openbaar lichaam wordt door de algemene vergadering een college van vereffenaars aangesteld. De algemene vergadering bepaalt de bevoegdheden van de vereffenaars en de wijze waarop de vereffening moet geschieden.
2. De algemene vergadering legt de wijze van vereffening en verdeling vast in een vereffeningsplan.
3. Het vereffeningplan voorziet minstens in de financiële gevolgen, de overgang van rechten en plichten, de bestemming van eigendommen en de gevolgen voor het personeel van het grensoverschrijdend openbaar lichaam.
4. De partners blijven te allen tijde verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling.
14
HOOFDSTUK VII - SLOTBEPALINGEN
ARTIKEL 33 - INTERNE REGLEMENTEN
1. De raad van bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen waarin de onderwerpen worden geregeld die niet in deze statuten zijn vervat, en dat in overeenstemming is met het interne recht van de betrokken landen, het internationaal recht en deze statuten.
2. Indien de raad van bestuur daartoe zou besluiten, wordt dit reglement ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
ARTIKEL 34 – TOEZENDINGSPLICHT
De algemene vergadering zendt deze stukken alsook de besluiten tot wijziging aan het secretariaat-generaal van de Benelux Economische Unie te Brussel, ten behoeve van notificatie als toepassing van de Benelux Overeenkomst inzake grensoverschrijdende samenwerking tussen territoriale samenwerkingsverbanden of autoriteiten.
ARTIKEL 35 – TOEPASSELIJK RECHT
1. Van toepassing is het Benelux Verdragsrecht. Voor alles wat overeenkomstig dit recht is geregeld zal het recht van toepassing zijn dat het meest aansluiting vertoont met de betreffende situatie. In deze zal uitgegaan worden van het criterium ‘plaats waar de meest kenmerkende prestatie wordt gesteld’.
2. Geschillen tussen de deelnemende partners worden beslecht in onderling overleg. Bij gebreke aan akkoord zal het geschil middels arbitrage beslecht worden.
3. Voor alle andere geschillen zijn de rechtbanken van de woonplaats van de verweerder bevoegd.
15
ARTIKEL 36 - INWERKINGTREDING Deze statuten vervangen de statuten die 1 juli 2002 zijn ingegaan. Deze statuten zijn van kracht vanaf de datum van ondertekening.
Ondertekend te Turnhout op 19 september 2007, Voor de Algemene Vergadering M. Swinnen.
(voorzitter van de Algemene Vergadering van het Grensoverschrijdend Openbaar Lichaam Euregio Benelux Middengebied )
16
