Belgische Vereniging voor Interne Communicatie, vzw Zetel: Vonckstraat 24, 1210 Brussel Identificatienummer: 2963/65 Ondernemingsnummer: 408948238
STATUTEN Benaming, zetel, doel en structuur Art. 1 § l.De naam van de vereniging luidt in het Nederlands: ‘Belgische Vereniging voor Interne Communicatie vzw’, afgekort ‘BVIC vzw’ en in het Frans: ‘Association Belge de la Communication Interne asbl’ afgekort: ‘ABCI asbl’. Zij is opgericht voor onbepaalde duur, als een vereniging zonder winstoogmerk. § 2. De oorsprong van de vereniging gaat terug tot augustus 1950. Ze verwierf op 5 mei 1965 haar huidig juridisch statuut (Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 27 mei 1965, blz.1146). § 3. Sinds 8 augustus 2000 mag de vereniging zich 'koninklijk' noemen. Art. 2 De zetel van de vereniging is gevestigd in het gerechtelijk arrondissement Brussel, Vonckstraat 24 te 1210 Brussel. Dit statutair adres is niet noodzakelijk hetzelfde als dat van het secretariaat. Bij wijze van uitzondering op art. 48 kan iedere verplaatsing van de zetel gebeuren door eenvoudige beslissing van de Raad van bestuur, neergelegd bij de griffie van de handelsrechtbank. Art. 3 De vereniging wil de interne communicatie in België bevorderen, ontwikkelen en aanmoedigen. Ze wil inhoud geven aan de deontologie van de beroepsbezigheden die onder die noemer kunnen vallen. Ze behartigt de professionele contacten tussen de leden en verdedigt hun belangen. Ze bevordert de samenwerking met organisaties, verenigingen en personen die een zelfde of een soortgelijk doel nastreven in België en in het buitenland. Art. 4 De vereniging wordt beheerd door een nationale raad van bestuur. Ze bestaat uit twee afdelingen, één in de Nederlandstalige en één in de Franstalige gemeenschap. Iedere
afdeling beschikt over een eigen bestuur (het afdelingsbestuur) en een eigen administratie.
Leden Art. 5 § 1. Alle natuur liike personen tewerkgesteld door een privéonderneming of -organisatie, een publieke instelling of een overheidsadministratie, die actief en in belangrijke mate meewerken aan de producties en activiteiten van interne communicatie van de betrokken organisatie, kunnen lid worden van de vereniging. De leden ontvangen een lidkaart. Een bedrijfsperskaart wordt voorbehouden voor leden die in het kader van de interne communicatie journalistieke activiteiten ontwikkelen en die de deontologische code van de bedrijfsjournalist onderschrijven. § 2. Worden ook aanvaard als lid: - de natuurlijke personen die geregeld prestaties leveren voor de in §1 vermelde activiteiten. Deze activiteiten moeten wel tot hun professionele kernactiviteiten behoren; - natuurlijke personen die in hogescholen of universiteiten communicatieopleidingen verzorgen of communicatieonderzoek verrichten; § 3. Het bewijs dat deze voorwaarden vervuld zijn, moet steeds kunnen voorgelegd worden. Wie niet beantwoordt aan deze voorwaarden, verliest het lidmaatschap. Alle wijzigingen in de status van het lid moeten meegedeeld worden aan het secretariaat van zijn afdeling met de bevestiging dat de voorwaarden vervuld blijven. §4. Met inachtneming van de bepalingen van art. 7, beschikken alle leden over hetzelfde stemrecht in de vergaderingen van hun afdeling en in de algemene vergadering van de vzw.
§ 5. Stagiair(e)-leden kunnen tot de vereniging toegelaten worden tot ze de voorwaarden vervullen om volwaardig lid te worden. De duur van de stage mag niet méér dan twee werkjaren bedragen. Studenten ingeschreven aan een hogeschool of universiteit om er zich te bekwamen in een communicatiediscipline kunnen eveneens als stagiair(e)-lid tot de vereniging toetreden echter tot het einde van de betrokken studies. Stagiair(e)-leden beschikken niet over stemrecht en kunnen niet gekozen of gecoöpteerd worden. § 6. Het aantal leden is onbeperkt, maar mag niet minder bedragen dan 10. De ledenlijst wordt bijgehouden op de zetel van de vereniging. Art. 6. leder lid kiest de afdeling waartoe hij wenst te behoren. Wie toetreedt tot beide afdelingen is aan elke afdeling de lidmaatschapsbijdrage verschuldigd. Niettemin kan slechts één stem worden uitgebracht op de nationale algemene vergadering en kan men slechts bestuurslid zi jn van één afdeling. Art. 7. De raad van bestuur kan aan elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die de vereniging haar maatschappelijk doel helpt bereiken of die door zijn morele of materiële steun tot de bloei van de interne communicatie in België b i j draagt, de titel van erelid toekennen. Art. 8. § 1. Elke aanvraag tot lidmaatschap moet worden ingediend bij het secretariaat van de afdeling waartoe het kandidaat-lid wenst te behoren. Deze kandidaatstelling impliceert het onvoorwaardelijk aanvaarden van de statuten, de deontologische code en het huishoudelijk reglement van de vereniging en van de afdeling waartoe het kandidaat-lid wenst te behoren. De aanvraag is vergezeld van een verklaring dat aan de bepalingen van art. 5 wordt voldaan. § 2. Een nationale toetredingscommissie beslist over de ontvankelijkheid van een aanvraag wanneer onduidelijkheid hierover zou bestaan in de afdeling. De nationale toetredingscommissie oordeelt ook over iedere aanvraag voor toekenning van de bedrijfsperskaart. Bij gelijkheid van stemmen wordt de aanvraag als gunstig beoordeeld. Deze nationale toetredingscommissie wordt op paritaire basis samengesteld door de Raad van bestuur. Minstens één
verkozen bestuurslid van iedere afdeling maakt deel uit van deze nationale toetredingscommissie, die vier maal per jaar samenkomt. § 3. De toetreding gaat in zodra de aanvaarde kandidaat zijn lidgeld betaald heeft. Art. 9. Het staat iedereen vrij uit de vereniging te treden mits schriftelijk ontslag wordt ingediend bij het afdelingsbestuur en de raad van bestuur. Het ontslag leidt niet tot terugbetaling van de lidmaatschapsbijdrage voor het lopende werkjaar. Art 10. Een lid dat meer dan zes maanden achterstallig is met de betaling v a n de lidmaatschapsbijdrage wordt geacht ontslagnemend te zijn zodra twee aanmaningen tot betaling zonder gevolg zijn gebleven. Art 11. Een lid dat niet meer voldoet aan de voorwaarden van het lidmaatschap zoals omschreven in art. 5 van de statuten, wordt geacht ontslagnemend te zijn. Art 12. De algemene vergadering kan op voordracht van de Raad van bestuur en na verzoek van een afdelingsbestuur een lid uitsluiten omwille van het overtreden van de statuten of de ethische code, of om iedere andere ernstige reden. De uitsluiting gebeurt bij geheime stemming en met tweederde meerderheid. Het voorstel tot uitsluiting is zelf het resultaat van een stemming met tweederde meerderheid in het betrokken afdelingsbestuur nadat het lid de gelegenheid heeft gekregen om zich te verantwoorden. Art. 13. Het uitgesloten of ontslagnemend lid mag zijn/haar lid- of bedrijfsperskaart niet meer gebruiken. H i j moet ze meteen inleveren op het secretariaat van zijn/haar afdeling. Het betrokken lid verliest alle rechten op het maatschappelijk bezit. Hij kan noch de vereffening, noch de ontbinding van de afdeling of de vereniging vorderen evenmin als de terugbetaling van de gestorte bijdrage. Hetzelfde geldt voor de erfgenaam van een overleden lid.
Nationale algemene vergadering
Art. 14. De nationale algemene vergadering wordt gevormd door de leden van de vereniging die hun bijdrage betaald hebben. Art. 15. De algemene vergadering komt ten minste éénmaal per j a a r samen, binnen de drie maanden na het afsluiten van het maatschappelijk jaar. De datum en de plaats worden bepaald door de Raad van bestuur. De algemene vergadering neemt kennis van het verslag van de raad van bestuur, keurt na voorlezing van het verslag van de rekeningtoezichters de rekening (bijgehouden conform art. 17 van de Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002) van het afgelopen maatschappelijk jaar goed en ontheft de bestuurders van hun aansprakelijkheid. Op voorstel van de nationale raad van bestuur legt de algemene vergadering het budget vast. Ze keurt de projecten goed die door de Raad van bestuur worden voorgesteld om te kunnen bepalen wat iedere afdeling in het volgende werkjaar moet bijdragen in de werking van de nationale vereniging. De nationale algemene vergadering oefent verder alle wettelijk vastgestelde bevoegdheden uit, zoals ze vermeld zijn in artikel 4 van de Wet van 2 mei 2002. Art. 16. § 1. Een bijzondere nationale algemene vergadering moet worden samengeroepen telkens de Raad van bestuur dit nodig acht of op schriftelijk verzoek van de helft van de leden van de raad van bestuur of nog op schriftelijke aanvraag van ten minste één vijfde van de leden. De aanvraag wordt gericht aan de voorzitter van de raad van bestuur met vermelding van het punt of de punten die op de agenda moeten worden geplaatst. § 2. Behalve over de punten vermeld in art. 16, kan de algemene vergadering slechts delibereren over de punten die expliciet op de dagorde staan. Agendapunten kunnen worden aangebracht indien ze gesteund worden door ten minste een twintigste van het aantal leden en uiterlijk drie weken vóór de vergadering bij de voorzitter werden ingediend. Art. 17. De oproeping tot de gewone of bijzondere algemene vergaderingen gaat ui t van de nationale raad van
bestuur. Dit gebeurt schriftelijk of via e-mail in naam van de raad van bestuur, ten minste twee weken vóór de vergadering, met vermelding van plaats, datum, tijdstip en agenda van de vergadering. Art. 18. leder stemgerechtigd lid mag zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid van de vereniging (met uitzondering van de leden bedoeld in art. 5, §5), dat daartoe schriftelijk werd gemachtigd. Niemand mag houder zijn van meer dan twee volmachten. Art. 19. De voorzitter van de raad van bestuur, of bij ontstentenis de ondervoorzitter, zit de algemene vergaderingen voor. Bij hun afwezigheid en in zover zij geen lid van de raad van bestuur als plaatsvervanger hebben aangeduid, kiezen de aanwezige leden van de raad van bestuur onder hen een plaatsvervanger om de vergadering voor te zitten. Art. 20. Behoudens de wettelijke regelgeving ter zake is elke samenkomst van de nationale algemene vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend. Voor problemen van personele aard kan de voorzitter de geheime stemming opleggen. Het verkiezen van personen gebeurt bij geheime stemming. Art. 21. Het verslag van de algemene vergadering wordt ondertekend door de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris van de vergadering.
Raad van bestuur Art. 22. § 1. De vereniging wordt beheerd door een Raad van bestuur die is samengesteld uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van beide afdelingen. . § 2. Het mandaat van de bestuurder gaat in, een maand na de vergadering van de raad van bestuur die de functie open verklaart. Het mandaat wordt beëindigd met de stopzetting van de afdelingsfunctie die tot de
aanduiding aanleiding heeft gegeven. Het mandaat van de bestuurder is onbezoldigd. Art. 23. Het mandaat van nationaal bestuurder houdt in dat de titularis zich moet kunnen uitdr uk ken in de taal van elk van beide afdelingen. Art. 24.
vergadering. Art. 27. Alle documenten die bindend zijn voor de vzw moeten ondertekend worden door de voorzitter van de raad van bestuur (of bij zijn afwezigheid door de ondervoorzitter) en de nationale secretaris (of de nationale penningmeester), of door twee bestuurders die niet tot dezelfde afdeling behoren.
Bij het vrijkomen van een bestuurdersfunctie, om welke reden ook, voorziet de afdeling waartoe de betrokken bestuurder behoorde in diens vervanging. Dat gebeurt door binnen de twee maanden een nieuwe voorzitter, penningmeester of secretaris aan te stellen.
Art. 28.
Art. 25.
Art. 29.
De raad van bestuur vertegenwoordigt nationaal de vereniging. Hij organiseert indien nodig werkgroepen voor nationale materies. De raad administreert de nationale projecten die door de algemene vergadering werden goedgekeurd.
De raad van bestuur vergadert na oproeping door de voorzitter of - bij zi j n afwezigheid - door de ondervoorzitter, telkens wanneer het voor het belang van de vereniging nodig is en minstens drie keer per werkjaar. Hij wordt ook samengeroepen op schriftelijk verzoek van ten minste één derde van de bestuursleden, De oproepingsbrieven vermelden de agenda. Behalve bij hoogdringendheid worden zij twee weken vóór de bijeenkomst door de nationale secretaris per post of elektronisch verstuurd.
Voor een specifieke opdracht of activiteit kan de raad van bestuur zijn bevoegdheden tijdelijk, volledig of gedeeltelijk delegeren aan andere leden, werkgroepen of het afdelingsbestuur. Alle zaken die niet uitdrukkelijk door de wet of de statuten aan de algemene vergadering of aan de afdelingsbesturen zijn voorbehouden, vallen onder de bevoegdheid van de raad van bestuur. De beslissingen die de raad van bestuur neemt, zijn bindend voor de afdelingen. Bevoegdheidsconflicten worden ter beslissing aan de nationale algemene vergadering voorgelegd. Art. 26. De raad van bestuur wordt voorgezeten door de nationale voorzitter. Deze functie wordt voor een termijn van twee jaar beurtelings waargenomen door de voorzitter van één van beide afdelingsbesturen. Tijdens deze periode fungeert de voorzitter van de andere afdeling als nationale ondervoorzitter. Op dezelfde manier worden de functies van nationaal secretaris en nationaal penningmeester beurtelings opgenomen door de titelhouders in de afdelingen. De nationale secretaris moet tot een andere afdeling behoren dan de voorzitter of de penningmeester. De functiewissel gebeurt in de oneven jaren aan het einde van de gewone nationale algemene
Rechtsvorderingen als aanlegger of als verweerder worden gevoerd op vervolging en ten verzoeke van de voorzitter van de raad van bestuur of - bij diens afwezigheid - van de ondervoorzitter.
Art. 30. Behalve bij eenparig akkoord van de aanwezige leden, mag de raad van bestuur alleen beraadslagen over punten die op de agenda staan. Hij kan geen geldige beslissing treffen tenzij minstens twee leden van elke afdeling aanwezig zijn. Indien echter de afwezigheid van de leden van een zelfde afdeling het nemen van beslissingen gedurende twee opeenvolgende vergaderingen in de weg staat, kan de raad geldig beslissen mits de helft van zijn leden aanwezig is. De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen geeft die van de voorzitter van de vergadering de doorslag. Art. 31. Van de beraadslagingen van de raad van bestuur wordt een verslag opgemaakt dat ondertekend wordt door de voorzitter van de zitting en door de leden die hierom verzoeken. Het verslag wordt naar alle leden van de raad van bestuur gestuurd. Art. 32.
De bestuurders zijn op geen enkele manier persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de vereniging.
Afdelingsbestuur Art. 33. §1. Het bestuur van elke afdeling telt ten minste vier en ten hoogste negen bestuursleden. De bestuursleden worden door de leden van de afdeling gekozen onder de leden van de afdeling tijdens een bijeenkomst die noodzakelijkerwijze wordt gehouden tijdens de drie maanden die de nationale algemene vergadering voorafgaat. Elk lid heeft het recht zich kandidaat te stellen voor een vrij mandaat met uitzondering van de leden bedoeld onder art. 5, §5 § 2. Het mandaat van bestuurslid geldt voor vier jaar. Het is hernieuwbaar en het start aan het einde van de vergadering waarin het bestuurslid benoemd werd. Het mandaat eindigt wanneer de titularis 68 jaar wordt. Het mandaat is niet bezoldigd. § 3. Het mandaat van het lid dat met pensioen gaat of dat niet meer voldoet aan de voorwaarden vermeld in art. 5, kan niet meer worden hernieuwd. Art. 34. De bestuursleden kiezen in hun midden een afdelingsvoorzitter, een afdelingssecretaris en een penningmeester. Ze kunnen ook een ondervoorzitter aanduiden. Deze benoemingen zijn hernieuwbaar en lopen tot het uitdoven van het mandaat van de titularis. Voorzitter, secretaris en penningmeester worden bestuurders van de vereniging conform de bepalingen van art. 22 en 24 van de statuten. Art. 35. § 1. De verkozen bestuursleden van het afdelingsbestuur kunnen andere bestuursleden coöpteren. Die worden met tweederde meerderheid aangesteld door de verkozen bestuursleden voor een mandaat van ten hoogste vier jaar. Het mandaat van de gecoöpteerde bestuursleden is onbezoldigd en hernieuwbaar, behalve in de gevallen bepaald bij art. 33 § 3 en 35 § 2 van de statuten. Het mandaat vervalt op 31 december van het vervaldagjaar. Er kunnen niet meer dan negen gecoöpteerde leden in het afdelingsbestuur zitting hebben. § 2. Men kan niet meer dan drie opeenvolgende malen worden gecoöpteerd. Een nieuwe coöptatie is toegestaan na een jaar onderbreking.
Art. 36. Met uitzondering van de bevoegdheden eigen aan de raad van bestuur mag het afdelingsbestuur alle nodige initiatieven nemen in de afdeling voor zover deze beantwoorden aan de doelstellingen van de vzw. Documenten die binnen deze bevoegdheidsregeling bindend zijn voor de afdeling, moeten ondertekend worden door de voorzitter van de afdeling (of bij zijn afwezigheid door de ondervoorzitter) en de secretaris (of de penningmeester) van de afdeling. Art. 37. Het afdelingsbestuur vergadert na oproeping door de afdelingsvoorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter, telkens wanneer het voor het belang van de vereniging nodig is. Het wordt ook samengeroepen op verzoek van ten minste twee van zijn leden. De oproepingsbrieven vermelden de agenda. Behalve bij hoogdringendheid worden zij twee weken voor de bijeenkomst door de afdelingssecretaris per post of elektronisch verstuurd. Art. 38. Indien de hoogdringendheid de naleving van de verzendingstermijn zoals bepaald in art. 37 niet toestaat, kan geen geldige beslissing getroffen worden indien meer dan een kwart van de leden afwezig is. Art. 39. Het afdelingsbestuur mag alleen, beraadslagen over punten die op de agenda staan, behalve bij eenparig akkoord van de aanwezige leden. Het kan slechts geldige beslissingen nemen als de helft van de leden aanwezig is. De beslissingen van het afdelingsbestuur worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen geeft die van de voorzitter van de vergadering de doorslag. Art. 40. Van de beraadslagingen van het afdelingsbestuur wordt een verslag opgemaakt dat ondertekend wordt door de voorzitter van de zitting en door de leden die hierom verzoeken. De verslagen worden naar alle bestuursleden van de afdeling gestuurd. Ze worden ook verstuurd naar de voorzitter van de andere afdeling.
Bijdrage
Art. 41. § 1. De Raad van bestuur stelt het bedr ag vast v a n de lidmaatschapsbijdrage. Deze bijdrage mag niet meer dan 250 euro per persoon bedragen. § 2. Ook het bedrag van de bij dr age van de afdelingen aan de vereniging wordt j a a r lijks door de Raad van bestuur van de vzw vastgelegd, na overleg met het afdelingsbestuur.
Maatschappelijk jaar Art. 42. Het w e r k j a a r start op 1 j anuar i en eindigt op 31 december.
Rekeningtoezichters
er met het maatschappelijk bezit moet gebeuren door het een bestemming te geven die zoveel m ogelijk aansluit bij het maatschappelijk doel van de vereniging.
Wijziging van de statuten Art. 45. § 1. De raad van bestuur kan de algemene vergadering voorstellen deze statuten te wijzigen nadat dit ter goedkeuring is voorgelegd aan de afdelingsbesturen. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen over de wijziging van de statuten indien deze nadrukkelijk zijn opgenomen in de uitnodiging en indien de vergadering samengesteld is u it minstens twee derden van de leden (aanwezig of vertegenwoordigd).
§ 1. De nationale algemene vergadering stelt jaarlijks vier rekeningtoezichters aan waarvan elke af deling er twee voordraagt. Zij zij n belast met het nazicht van de boekhouding en de rekeningen opgemaakt b i j de afsluiting van het w e r k j a a r door de raad van bestuur en beide afdelingsbesturen.
Elk e wijziging moet aanvaard worden met een tweederde meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Indien de wijziging slaat op één van de doelstellingen waarvoor de vereniging is opgericht, is ze slechts geldig indien ze door een meerderheid van vier v i j f d e n van de aanwezige of vertegenwoordigde leden wordt goedgekeurd.
D e r e k e n i n g t o e z i c h t e r s brengen verslag u i t op de algemene vergadering. Een kopie van h u n verslagen wordt vooraf ter kennisgeving voorgelegd aan de raad van bestuur en aan beide afdelingsbesturen. Hun mandaat bestrijkt één werkjaar en is hernieuwbaar.
§ 2. Indien geen tweederden van de effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd is op de eerste vergadering, kan ten vroegste 15 dagen later een tweede vergadering worden belegd. Die k an dan geldig beslissen ongeacht het a a n t a l aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Art. 43.
§ 2. De boekhouding van beide afdelingen wordt n a a r a a n l e i d i n g van de algemene afdelingsvergadering onderzocht door beide rekeningtoezichthouders van de afdeling. § 3. Mocht de vereniging geconfronteerd worden met omstandigheden zoals beschreven in art. 17 § 5 van de Wet van 27 j u n i 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002, dan zal ze op dezelfde manier rekeningtoezichters aanduiden van het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
Ontbinding, vereffening Art. 44. Bi j vrijwillige ontbinding duidt de algemene vergadering een of twee vereffenaars a a n en om s chrij f t zij h u n bevoegdheden. Zij bepaalt wat
Diverse bepalingen Art. 46. Voor alle gevallen waarin deze statuten niet voorzien, gelden de bepalingen van de Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002. Art. 47. In afwijking van artikel 1325 van het Burgerlijk Wetboek, werden deze statuten opgemaakt in twee exemplaren, waarvan één in het Nederlands en één in het Frans, beide in rechte gelijkwaardig en permanent gedeponeerd in de zetel van de vereniging. Hun inhoud is rechtskrachtig voor de vereniging, voor elk van de huidige of toekomstige leden en voor derden. Bij twijfel over de juiste interpretatie van de Nederlandstalige of Franstalige versie zal het geschil
worden voorgelegd aan het oordeel van de Algemene Vereniging van Beroepsjournalisten van België. De statuten worden neergelegd op de griffie van de handelsrechtbank van het arrondissement.
Overgangsmaatregelen Art. 48. §1. Alle leden met een verkozen mandaat op het ogenblik van de aanvaarding van de nieuwe statuten behouden dat mandaat tot de vervaldag die bij hun verkiezing is vastgelegd. Identificaticienummer : 2963/65 Ondernemingsnummer: 408948238
