Startnotitie
Voorlopige projectnaam:
Invoering zaakgericht werken
Beoogd ambtelijk opdrachtgever:
Froukje Palstra
Beoogd bestuurlijk opdrachtgever:
Jan Willem van Dongen
Voorgenomen projectleider:
Martin Moes
Inhoud: 1. Aanleiding, huidige situatie (pg. 2-3) 2. Gewenste situatie (pg. 3-4) 3. Projectopdracht en scope (pg. 5-6) 4. Haalbaarheid, kansen, essentiële randvoorwaarden en risico’s (pg. 6-7) 5. Draagvlak en participatie (pg. 8-9) 6. Globale projectaanpak en –organisatie (pg. 10-11) 7. Inschatting doorlooptijd, benodigde uren en middelen -kosten en baten- (pg. 12-14)
Deze startnotitie is goedgekeurd door:
Ambtelijk opdrachtgever:
Bestuurlijk opdrachtgever:
Projectleider:
Naam: Froukje Palstra
Naam: Jan Willem van Dongen
Naam: Martin Moes
Handtekening:
Handtekening:
Handtekening:
d.d.
d.d.
d.d.
1
1. Aanleiding en huidige situatie Zaakgericht werken wordt wel omschreven als een vorm van digitaal en procesgericht werken, waarbij alle informatie en bijbehorende documenten, die tijdens het proces worden ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over het proces wordt geregistreerd in een zaakdossier. Deze informatie kan uniform worden ontsloten naar medewerkers, inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Op die manier hebben alle betrokkenen altijd inzicht in de voortgang en de resultaten van de zaak1. In het raadsprogramma 2014 – 2018 staat dat onze inwoners centraal staan in onze gemeente. Daar hoort bij dat wij onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties optimaal van dienst willen zijn. Zaakgericht werken gaat ons daarbij helpen. Het stelt de organisatie in staat om efficiënter en transparanter te werken. Zaakgericht werken biedt inzicht in werkvoorraden en doorlooptijden. Informatie wordt eenduidig opgeslagen en is eenvoudig terug vindbaar. Zaakgericht werken zorgt er voor dat de medewerkers van de 1e lijn van Publiek (Klant Contact Centrum (KCC)) beschikken over een actueel klantbeeld, waarmee zij inwoners nog beter van dienst kunnen zijn. Daarnaast vormt zaakgericht werken een belangrijke pijler onder onze online dienstverlening en komt tegemoet aan de maatschappelijke trend van meer zelfredzaamheid door inwoners zelf. Digitale aanvragen worden via het zaaksysteem afgehandeld en door aan te sluiten op MijnOverheid.nl (of een PIP) hebben inwoners te allen tijde inzicht in de voortgang en het resultaat van hun aanvraag. Zaakgericht werken is ook een middel om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. Het biedt daarmee mogelijkheden voor de ontwikkeling naar een moderne, toekomstbestendige netwerkorganisatie. Zaakgericht werken stelt ons in staat om gegevens eenduidig en uniform uit te wisselen met ketenpartners. Dit wordt steeds belangrijker; veel landelijke beleidsontwikkelingen gaan er van uit dat gemeenten zaakgericht werken (o.a. Transitie Sociaal Domein/nieuwe Omgevingswet). Zaakgericht werken past binnen de ambitie van de Nederlandse overheid om dienstverlening verder te digitaliseren. Zo is in de Visiebrief Digitale Overheid 2017 opgenomen, dat inwoners en bedrijven uiterlijk in 2017 alle zaken die ze met overheid doen, volledig digitaal kunnen afhandelen. Ook de Digitale Agenda 2020 van de VNG sluit daar op aan. Daarvoor is een Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) ontworpen, waarbij is afgesproken dat alle overheden zullen aansluiten op de Berichten box via de portal MijnOverheid.nl. Wil de gemeente aanhaken op deze ontwikkelingen, dan is het noodzakelijk dat de gemeente aan de slag gaat met digitaal en zaakgericht werken. Zaakgericht werken is ook opgenomen als één van de thema’s in het Uitvoeringsplan Informatisering 2014-2018. Uitgangspunt bij het opstellen van deze startnotitie is dat de gemeente Utrechtse Heuvelrug het traject zaakgericht werken individueel opstart. Omdat zaakgericht werken ook voor andere RID gemeenten een thema is, zal waar mogelijk samenwerking worden gezocht met de betreffende gemeenten. Aangezien de invoering van zaakgericht werken complex is en de samenwerking op het terrein van informatievoorziening nog in een beginfase is, wordt door externen geadviseerd om de invoering in eigen beheer uit te voeren. Samenwerking beperkt zich, indien mogelijk, tot opstellen een van Programma van Eisen en een gezamenlijke aanbesteding.
1
Een zaak wordt wel gedefinieerd als “een samenhangende hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”. Voorbeelden van zaken zijn het aanvragen van een horecavergunning, het aanvragen van een traplift of het behandelen van een WOZ bezwaarschrift.
2
Huidige situatie Zaakgericht werken leidt tot digitalisering van werkprocessen. Op dit moment is dat nog niet zo, zoals blijkt uit onderstaande figuur. Doordat een deel van het proces nu nog analoog en documentgericht is, maken wij onvoldoende gebruik van de moderne, digitale mogelijkheden, zijn wij niet in staat onze (digitale) dienstverlening verder te verbeteren en is er weinig inzicht in de actuele status en voortgang van werkprocessen.
2. Gewenste situatie In het najaar van 2015 is een business case opgesteld voor de invoering van zaakgericht werken. Hierin zijn - op basis van interviews met enkele collegeleden en medewerkers uit alle lagen van de organisatie - onder meer de ambities van de gemeente met betrekking tot zaakgericht werken bepaald. In volgorde zijn dit: 1) Grip op processen / in control zijn; 2) Verbeterde dienstverlening; 3) Procesoptimalisatie (zodanig inrichten van het proces dat met de inzet van zo weinig mogelijk middelen zo goed mogelijk het gewenste resultaat wordt gerealiseerd. De kortstondige "laag hangend fruit" projecten);
4) Informatie centraal ontsluiten, waardoor informatie versnippering wordt geminimaliseerd; 5) Aansluiting landelijke ontwikkelingen en wetgeving. Deze ambities zijn uitgewerkt in een drietal scenario’s:
3
In onderstaand overzicht is voor elk scenario aangegeven in hoeverre zij invulling geven aan de ambities van de gemeente. Uitgangspunt bij het opstellen van deze startnotitie is dat de gemeente vooralsnog kiest voor een vorm van implementatie van scenario’s 1 en 2, zoals besproken in het Managementoverleg in het najaar 2015. De verwachting is dat bij de implementatie van de scenario’s 1 en 2, scenario 3 al voor een deel wordt ingevuld. Scenario Ambitie
1
2
3
1)
Grip op processen / in control zijn
√
√
√
2)
Verbeterde dienstverlening
√
√
3)
Procesoptimalisatie
4)
Informatie centraal ontsluiten
5)
Aansluiten op landelijke ontwikkelingen en wetgeving
√ √
√
√
√
√
Zaakgericht werken biedt een basis voor de hierboven genoemde ambities. Echter, het is belangrijk om op te merken dat zaakgericht werken niet alleen in deze ambities kan voorzien. Hiervoor is meer nodig, zoals een Klantcontactsysteem (KCS) of aansluiting op MijnOverheid.nl. Maar misschien nog wel belangrijker is dat zaakgericht werken een andere, digitale en meer generieke manier van werken vraagt. Dit vergt een wezenlijke verandering in het DNA van de organisatie. Efficiënt, transparant en dienstverlenend zaakgericht werken wordt ondersteund door een zaaksysteem. In onderstaande figuur is schematisch weergegeven uit welke componenten en koppelingen het zaaksysteem bestaat. De componenten die in het kader van dit project zullen worden aangeschaft en geïmplementeerd, zijn geel gemarkeerd. De overige componenten bestaan al of worden in het kader van andere, gerelateerde projecten gerealiseerd (blauw gemarkeerd).
4
3. Projectopdracht/scope We bieden optimale digitale dienstverlening aan onze burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven, krijgen grip op onze informatiehuishouding en verhogen de kwaliteit van onze interne bedrijfsvoering. Hierdoor kan de gemeente haar klanten en medewerkers op het gewenste en toekomstgerichte niveau bedienen. Resultaten die hierdoor ontstaan zijn: - Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven (externe verbeterde dienstverlening) - Verbetering kwaliteit, grip en betere toegankelijkheid van de informatiehuishouding - Verbetering van de interne bedrijfsvoering - Verbetering van de onderlinge afstemming met ketenpartners - Hogere transparantie doordat burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven in staat zijn om online zaken te regelen en inzicht te krijgen in de status van de zaak (zelfredzaamheid). Het middel dat wij hiervoor inzetten is zaakgericht werken dat wordt ondersteunt door een zaaksysteem. Hierdoor is het mogelijk alle contacten (telefonisch, digitaal, analoog, etc.), extern of intern, kanaal onafhankelijk als een zaak te behandelen waarbij alle bijbehorende gegevens in het proces worden toegevoegd aan het zaakdossier. We kunnen deze informatie onafhankelijk van plaats en tijd opvragen en de inwoners en bedrijven informeren over de voortgang van de zaak. Een gemeente die zaakgericht werkt is beter in staat om proactieve dienstverlening te realiseren en aanvragen van inwoners en bedrijven sneller en beter af te handelen. Het digitaliseren en dus verbeteren van de dienstverlening is een belangrijk onderdeel van zaakgericht werken. Het stelt de inwoner in staat om online de gewenste dienstverlening te realiseren en inzicht te krijgen in de status van de zaak. Daarnaast verbeteren we met zaakgericht werken de interne bedrijfsvoering. Met de inzet van digitale formulieren, basisregistraties en een zaaksysteem ontstaat een papierarme organisatie en is het mogelijk dat (product)aanvragen compleet en digitaal binnenkomen en automatisch worden toegewezen aan de juiste afdeling, anderzijds doordat het zaaksysteem bij de afhandeling administratieve taken digitaliseert. Het project “Invoering zaakgericht werken” kent een doorlooptijd van meerdere jaren en zal voor onze gemeente een flinke omslag betekenen. Dit project levert de volgende resultaten op: -
-
-
er is een zaaksysteem, waarmee onder andere de mogelijkheid aanwezig is dat een KCCmedewerker alle zaken eenvoudig kan raadplegen en de behandelaar van een zaak snel kan traceren. er heeft een en verander- cultuurtraject plaats gevonden om zaakgericht werken als concept in de DNA van de medewerkers te krijgen; de overgang van document gericht werken naar zaakgericht werken heeft plaats gevonden; bestaande werkprocessen zijn gedigitaliseerd; alle zaakinformatie wordt eenduidig en integraal opgenomen en is terug te vinden in één zaakdossier, waardoor het mogelijk is om managementinformatie te creëren over de afhandeling van zaken, openstaande zaken en de workload bij medewerkers; digitaal en zaakgericht archiveren geschiedt uniform op basis van gegevens uit de zaaktypecatalogus.
5
-
-
er wordt gebruik gemaakt van een persoonlijke internet pagina, waarop inwoners hun aanvragen digitaal kunnen aanvragen en digitaal kunnen volgen (koppeling MijnOverheid.nl-Lopende Zaken; is in het Uitvoeringsplan Informatisering opgenomen als apart project); bedrijven maken gebruik van de digitale box bij ‘Antwoordvoorbedrijven’ die voor de ondernemer met e-herkenningsmiddelen toegankelijk is. er is betere bewaking en monitoring van terugbelverzoeken omdat deze als zaak geregistreerd en bewaakt worden. de digitale handtekening is ingevoerd. het proces van bestuurlijke besluitvorming vindt digitaal plaats; diverse koppelingen zijn aangebracht, onder andere : . van het zaaksysteem met de basisregistraties (minimaal BRP, BAG, Handelsregister); . van webformulieren met het zaaksysteem om automatische registratie van formulieren in het zaaksysteem mogelijk te maken; . van het zaaksysteem met de gemeentelijke sjablonengenerator; . van het zaaksysteem met Geo-informatie.
De volgende zaken zijn géén resultaat van het project: -
het vervangen van taak specifieke applicaties door de inzet van het zaaksysteem2. Dit zal worden opgepakt als aparte projecten. procesverbetering (= beheersen proces, verbeteren kwaliteit, verlagen kosten. Kortom voorkomen van verspilling(en). Dit zijn de langdurige projecten.
De invoering van zaakgericht werken heeft een nauwe relatie met het Uitvoeringsprogramma Informatisering 2014-2018 en het Programma Dienstverlening. Beide programma’s bevatten onderdelen, waarvoor zaakgericht werken een voorwaarde is (bijvoorbeeld de aansluiting op MijnOverheid.nl – Lopende Zaken). Gedurende de uitvoering van het project zal daarom aansluiting worden gezocht bij deze programma’s, om te borgen dat scope, capaciteit en planning worden afgestemd.
4. Haalbaarheid, kansen, essentiële randvoorwaarden en risico’s Essentiële randvoorwaarden Zaakgericht werken is meer dan alleen de aanschaf en de implementatie van een zaaksysteem. Het vergt een andere manier van werken en dit vergt veel tijd en inspanning. Randvoorwaarden hierbij zijn: -
2
Sponsorschap vanuit het management; Een goed werkende projectorganisatie; Een heldere projectscope; Voldoende capaciteit vanuit de betrokkenen in de hele organisatie; Goede interne communicatie en begeleiding (door key-users); Ontwikkeling digitale vaardigheden van medewerkers;
Wel zal bij de aanschaf van taak specifieke applicaties steeds worden gekeken of de gevraagde functionaliteit wordt geboden door het zaaksysteem.
6
-
-
Veranderende competenties van de DIV medewerkers (DIV 2.0), omdat zij (net als de rest van de organisatie) digitaal gaan werken en moeten doorgroeien van een traditioneel uitvoerende rol naar een meer controlerende, sturende, begeleidende en adviserende rol (als key-users); Cultuurverandering inclusief bereidheid en betrokkenheid om te ontwikkelen Kwalitatief en kwantitatief benodigde invulling de functies kwaliteitsmanagement en functioneel beheer (zaaksysteem wordt een generieke applicatie).
Kansen Wanneer aan deze essentiële randvoorwaarden wordt voldaan, biedt de invoering van zaakgericht werken de volgende kansen voor de organisatie: -
Verbeterde gemeentelijke dienstverlening door middel van digitalisering Vergroten zelfredzaamheid van onze inwoners Centrale ontsluiting van informatie; Verbeterde beschikbaarheid van informatie; Meer grip op processen en verantwoording hierover; Een transparante en eenduidige manier van werken; Inzicht in doorlooptijden en werkvoorraden; Verbeterde mogelijkheden om tijd en plaats onafhankelijk te werken; Digitaal, papierarm werken; Mogelijkheid om samen te werken in keten
Risico’s
# 1
2
3
4
5
Risico
Tegenmaatregel
Terugvallen in de oude gewoonte van documentgericht werken en niet van zaakgericht werken. Kans is aanwezig als de basis niet goed is ingericht. Voor de uitvoering van de projectwerkzaamheden is onvoldoende personele capaciteit aanwezig. Tijdelijke uitbreiding met extra capaciteit is noodzakelijk. Indien dit niet mogelijk blijkt, dan is de planning niet haalbaar. Voor uitvoering van de werkzaamheden is ook inzet nodig van thema’s en teams. Samenwerking en betrokkenheid is essentieel. Mocht dit niet geborgd zijn, dan stagneert de uitvoering van de werkzaamheden. Met de uitvoering van de werkzaamheden gaan we van “stilstand” naar een “hogere versnelling”. De kans bestaat dat we te snel gaan voor medewerkers om hierin mee te kunnen komen. Een risicofactor is onvoldoende bewustwording van de gevolgen van zaakgericht werken en digitale documentstromen. Dit is een hele omslag voor de medewerkers. Hierdoor kan weerstand ontstaan.
Regie/sturing is ondergebracht bij het Managementteam. Eerst zorgen dat de basis op orde is.
6
Beschikbaarheid RID voor installatie werkzaamheden.
7
Budgetoverschrijding.
8
Onvoldoende functioneren ICT infrastructuur
In deze startnotitie is rekening gehouden met extra capaciteit voor de periode van drie jaar.
Gebruik maken van de projectstructuur waarbij actief wordt samengewerkt met alle thema’s en teams. Vanuit het MT/sponsorgroep toezien op naleving van deze samenwerking. Het is van belang dat het tempo afgestemd wordt en blijft met de organisatie. De projectorganisatie zal hierop scherp zicht houden door goede communicatie, juist afgestemde trainingen en regelmatige inloopsessies Trainingen op de werkvloer om medewerkers te helpen werken met de nieuwe systemen. Laagdrempelige begeleiding, enthousiasmeren. Inschakelen van het MT als sponsorgroep . Maar vooral vanaf het begin van het project de communicatie afstemmen op het niveau en de fase van het project. Met de RID vroegtijdig de projectplanning bespreken en over de benodigde inzet van de RID afspraken maken en vastleggen. Voortdurende afstemming met RID om direct op mogelijke knelpunten te kunnen anticiperen. Budgetbewaking door projectleider met terugkoppeling naar stuurgroep en bestuur. In overleg met de RID zorgen dat de implementatie van de backend migratie uiterlijk 1 januari 2017 afgerond is.
7
5.
Draagvlak en participatie
Het project wordt uitgevoerd in twee fasen, een fase van voorbereiding (initiatie tot en met aanbesteding; zie paragraaf 6) en een fase van daadwerkelijke implementatie van zaakgericht werken3. In onderstaande overzichten is aangegeven wie betrokken zijn bij beiden fasen.
3
Zie ook paragraaf 6
8
Uiteindelijk krijgt iedereen in de organisatie te maken met zaakgericht werken. Het is daarom van belang dat er breed draagvlak en betrokkenheid voor wordt gecreëerd. Daarin zijn de volgende rollen van belang: 1. Project sponsors Het management speelt een essentiële rol in het draagvlak voor het project. Het is van belang dat zij zich committeren aan het project en het belang er van actief uitdragen en daar naar handelen. Zij treden op als sponsors van het project in de verschillende thema’s. De sponsorgroep maakt tevens onderdeel uit van de stuurgroep zaakgericht werken (zie ook paragraaf 6 onder Projectorganisatie). 2. Klankbordgroep Vanaf de start zal de organisatie worden betrokken bij de invoering van zaakgericht werken. Hiertoe wordt een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers (eindgebruikers) vanuit de zes thema’s. 3. Key users Tijdens en na de uitrol van het zaaksysteem zal een aantal medewerkers optreden als keyuser (met name medewerkers team Informatie en Gegevens). De key-users brengen procesinhoudelijke kennis in tijdens de inrichting van het zaaksysteem. Zij testen en accepteren de inrichting en zij ondersteunen collega’s tijdens en na de uitrol van het zaaksysteem op een afdeling.
9
6.
Globale projectaanpak en –organisatie
Aanpak In het onderstaande schema is de projectaanpak op hoofdlijnen beschreven.
Projectfase 1. Voorbereiding
Activiteiten
Benodigde disciplines
a) Initiatie
- Opstellen startnotitie; - Financiële traject; - Bestuurlijk traject (PHO, MT, B&W en Raad). - Verkennen van de mogelijkheden tot samenwerking met RID gemeenten.
-
DIV Cluster I Financiën Portefeuillehouder MT College van B&W Gemeenteraad
b) Definitie
- Projectgroep ZGW samenstellen; - Klankbordgroep ZGW samenstellen (communicatie, procesdeskundige, vertegenwoordigers vanuit alle thema’s); - Marktverkenning / oriëntatie / beeldvorming, o.a. door: - Workshop marktoverzicht zaaksystemen (KB&P); - Oriëntatie/beeldvorming door bezoek aan andere organisaties - Leveranciers demo’s. - Richting en scope bepalen; - Opstellen en goedkeuring projectplan.
-
DIV Cluster I Inkoop Agendaleden Klankbordgroep
c) Ontwerp
- Voorbereiden aanbesteding; - Opstellen programma van eisen.
-
DIV Cluster I Inkoop RID Agendaleden Klankbordgroep
d) Aanbesteding
- Aanbesteden nieuwe software.
-
DIV Cluster I Inkoop RID
-
-
DIV Cluster I RID Hele organisatie
2. Implementatie a) Realisatie
Implementatie nieuwe software; Inrichting zaaksysteem; Inrichting Klant Contact Systeem; Verandertraject; Nazorg.
b) Borging en overdracht
- Overdracht projectresultaat aan lijnorganisatie.
c) Afronding
- Oplevering projectresultaat aan opdrachtgevers; - Decharge en ontbinding projectgroep. - Evaluatie met opdrachtgevers en projectleden
10
- DIV - Cluster I - RID
Projectorganisatie Het project valt onder het Uitvoeringsprogramma Informatisering 2014-2018. Echter, vanwege de omvang kent het project Invoering Zaakgericht werken een afwijkende, stevig aangezette projectorganisatie. Deze projectorganisatie is hieronder weergegeven voor de Voorbereidingsfase (initiatie t/m aanbesteding). Voor de implementatiefase geldt een andere projectorganisatie, die zal worden opgenomen in het projectplan voor deze fase.
11
7.
Inschatting doorlooptijd, ureninzet en benodigde middelen (kosten en baten)
Doorlooptijd De verwachte doorlooptijd van dit project is ca. 3 jaar, namelijk een voorbereidingsfase van 1 jaar (initiatie t/m aanbesteding) en een implementatiefase van 2 jaar (proof-of-concept, testen, voorbereiden, daadwerkelijke uitrol en fijn slijpen). Dit betekent dat, wanneer medio 2016 wordt gestart, het project medio 2019 wordt afgerond. Op basis van de ervaringen bij andere gemeenten, is de verwachting dat daarna nog veel aandacht nodig is voor nazorg en verdere optimalisatie. De doorlooptijd is onder andere zo lang omdat zaakgericht werken een flinke verandering in de manier van werken en de DNA van de organisatie met zich meebrengt. De ervaring bij andere organisaties is dat dit veel tijd en inspanning vergt van alle medewerkers in de organisatie. Ureninzet Voor de invoering van zaakgericht werken wordt op hoofdlijnen/indicatief vanuit de organisatie de volgende inzet verwacht: Fase
Medewerker
Uren / fte
Periode
Voorbereiding
Projectleider
0,4 fte
2016
Projectgroep deelnemers
0,1-0,2 fte
2016
Agendaleden / klankbordgroep
Ca. 60 uur
2016
Projectondersteuning
0,1 fte
2016
Inkoop
Ca. 120 uur
2016
Projectleider
0,4 fte
2017/2018
DIV adviseur
0,6 fte
2017/2018
Functioneel beheerder mid office
0,6 fte
2017/2018
Kwaliteitsmedewerker DIV
0,4 fte
2017/2018
Adviseur kwaliteits- en procesmanagement
0,4 fte
2017/2018
Implementatie
Overige medewerkers (nader bepalen) Beheer
2017/2018
Functioneel beheerder
0,6 fte
>2018
Kwaliteitsmedewerker DIV
0,4 fte
>2018
Een meer gedetailleerde invulling zal in het projectplan worden uitgewerkt.
Financiële paragraaf Algemeen In het ‘Uitvoeringsplan informatiebeleid 2014 – 2018’ is de invoering van zaakgericht werken als ‘wens’ benoemd. Voor de realisatie van een ‘wens’ geldt de volgende spelregel: Projecten worden als “wens” betiteld en alleen opgenomen op basis van een positieve business case waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en/of verhoging van kwaliteit blijkt. De directie besluit tot opname in de planning van projecten die op basis van de positieve business case minimaal budgetneutraal zijn. Het bestuur besluit over opname van projecten waar de positieve business case enkel betrekking heeft op kwaliteitsverbetering. 12
Uitgaven De kapitaalsinvestering bedraagt € 370.000 en is als volgt opgebouwd: Kostensoort
Bedrag
Kosten interne projectleider (2 ½ jaar)
100.000
Kosten implementatie en overige kosten (eenmalig)
70.000
Externe ondersteuning (2017-2018; begeleiding, inrichten systeem, zaaktypes etc.)
85.000
Extra ondersteuning kwaliteitsmanagement/functioneel beheer (half 2017-half 2018)
75.000
Subtotaal
330.000
Onvoorzien (conversie Corsa etc.)
40.000
Totale kapitaalsinvestering
370.000
Deze kapitaalsinvestering kan op grond van onze ‘nota waarderen en afschrijven’ worden geactiveerd (conform hoofdstuk 3 Waarderingsgrondslagen; Directe en Indirecte Kosten) en afgeschreven worden op basis van een maximale periode van 5 jaar. Deze investering past binnen de bandbreedte zoals vermeld in de opgestelde business case. Omdat de uitgaven uit de voorbereidingsfase 2016 ten laste kunnen worden gebracht van interne inverdieneffecten en in 2017 de lasten bestaan uit rente uitgaven, beslaat de feitelijke afschrijvingstermijn hierdoor de periode 1 januari 2018 tot en met 31 december 2022. De opleidingskosten (vergroting digitale vaardigheden organisatie en opleiding super-users) worden ten laste gebracht van het Concern opleidingsplan 2017-2018. De uitgaven (kapitaalslasten, gebruikskosten, onderhoud etc.) zijn in beeld gebracht voor een periode van 7 jaar (2017 tot en met 2023), omdat in de praktijk in redelijkheid is aan te nemen dat de gebruiksduur van het systeem langer is dan de financiële afschrijvingstermijn van 5 jaar. Er is sprake van een gemiddelde structurele last van € 231.543,- per jaar.
Baten/inverdieneffecten De baten/inverdieneffecten zijn in overleg met het management eveneens in beeld gebracht voor een periode van 7 jaar (2017 tot en met 2023), omdat in de praktijk in redelijkheid is aan te nemen dat de gebruiksduur van het systeem langer is dan de financiële afschrijvingstermijn. Er is sprake van een gemiddeld structureel inverdieneffect van € 231.764,- per jaar. Deze inverdieneffecten zijn gelieerd aan het kader van zaakgericht werken, maar komen, naast de voordelen van een betere dienstverlening aan onze burgers en verbetering van de interne bedrijfsvoering, ook sterk tegemoet aan andere ambities/thema’s van onze gemeente zoals verdergaande digitalisering, online dienstverlening, duurzaamheid, transparantie, Het Nieuwe Werken, procesgericht werken en denken en een papierarme organisatie. Gelieerd aan deze ambities/thema’s kunt u in hoofdlijnen denken aan inverdieneffecten als gevolg van: vermindering van administratieve en fysieke/handmatige werkzaamheden en de daarvoor benodigde hulpmiddelen optimalisering van het databeheer minder fysieke en telefonische contactmomenten met de inwoners en meer digitale contactmomenten met de inwoners applicatie rationalisatie (verminderen van huidige individuele applicaties en gezamenlijk concentreren van deze applicaties in een zaaksysteem) 13
inverdieneffecten online dienstverlening plaats onafhankelijk kunnen werken
Resumé Er wordt voldaan aan de spelregel vanuit het ‘Uitvoeringsplan informatiebeleid 2014 – 2018’, dat zowel de opgestelde business case als de opgestelde startnotitie een positief beeld geven, waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en verhoging van kwaliteit blijkt. Voor de jaren 2017 tot en met 2023 komen de baten/inverdieneffecten overeen met de uitgaven voor de jaren 2017 tot en met 2023. De voorinvestering verdient zich binnen zeven jaar terug (budget neutraal). Dit leidt tot de volgende kosten-baten verhouding in de periode tot en met 2023. 2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
Kosten
55.000
70.950
247.950
280.360
277.770
275.180
272.590
196.000
Baten/inverdieneffecten
55.000
70.950
236.900
262.900
262.900
262.900
262.900
262.900
Totaal
0
0
11.050
17.460
14.870
12.280
9.690
In grafiek ziet dit er als volgt uit (2017 = jaar 1):
14
-/- 66.900
