Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
STRATÉGIAI TERV A 370/2011. (XII.31.) kormány rendelet 30. §-a szerint előírt stratégiai ellenőrzési tervet a költségvetési szervnek az alábbi, egységes tartalommal javasolt elkészíteni. STARTÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERV A szervezet hHosszútávú célkitűzéseik
A belső ellenőrzés sStratégiai céljaiok
Ellenőrzés által vizsgált területek a szervezet és tevékenység változásai miatt
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenységének kialakítása, folyamatos működtetése. Az Önkormányzat működésének fejlesztése és eredményességének növelése. A belső ellenőrzési dokumentációs rendszer kialakítása, folyamatos működtetése. Az önkormányzati feladatok megfelelő végrehajtásának elősegítése. Azonosított folyamatok 5 éves ciklusban történő teljes körű ellenőrzése.
Integritás értékelése A tervezéssel kapcsolatos feladatok irányítása, ellenőrzése Tervezéssel kapcsolatos dokumentumok gyűjtése Tervezéssel kapcsolatos értekezleten, megbeszélésen, továbbképzésen való részvétel
Kockázati tényezők A tervezés folyamatát nem megfelelően felügyelik Az egyes részterületekről nem gyűjtik össze a szükséges dokumentumokat Nincs kellő információ a tervek összeállításához
Kockázati tényezők értékelése
A K A
1
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Költségvetési terv javaslat kidolgozásában való részvétel Felügyelt szervvel kapcsolattartás Elemi költségvetés elkészítése, továbbítása Elemi költségvetés megőrzése Az előirányzat-felhasználás jogszabályoknak, és belső szabályoknak megfelelő irányítása, ellenőrzése Eredeti előirányzatok meghatározása, előirányzat lebontás Előirányzat felhasználási ütemterv készítése, szükség szerinti módosítása
Kockázati tényezők A tervek összeállításához szükséges munkatársak nem állnak rendelkezésre Nem megfelelő információáramlás Nem készül el az elemi költségvetés A későbbiekben nem áll rendelkezésre a költségvetés Az előirányzat-felhasználás nem szabályozott, nincs ellenőrzés
Az elemi költségvetés alapján az előirányzatok nem kerülnek a feladatokra lebontásra Nem készül ütemterv Nincs folyamatos módosítás
Likviditási terv készítése és módosítása
Nem készül likviditási terv
Kockázati tényezők értékelése
A A K A K K K K K
Nincs folyamatos módosítás
M
A kötelezettségvállalással kapcsolatos nyilvántartások vezetése – a vonatkozó belső szabályzat szerint
Nincs nyilvántartás A nyilvántartás vezetése nem folyamatos, nem szolgáltat megfelelő információt
M
A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása – a vonatkozó külön belső szabályzat szerint
Nem a jogosultak gyakorolják a jogköröket A jogkörök gyakorlása formális
K
2
K
A
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Jogszabályoknak megfelelő előirányzat-felhasználás
Előirányzat-könyvelés A saját hatáskörű előirányzat módosítás jogszabálynak megfelelő kidolgozása Az előirányzat-módosítás továbbítása Az előirányzat-módosítással kapcsolatos dokumentumok gyűjtése Az üzemeltetési, fenntartási, működtetési tevékenység irányítása, ellenőrzése Az üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadások tervezése Költségtakarékos, hatékony előirányzat felhasználás e kiadások körében Karbantartási terv kidolgozása
Kockázati tényezők Visszaélés menedzsment szinten Szándékos szabálytalanságok Csalás elkövetése külső személy által Csalás elkövetése belső személy által A közbeszerzési szabályok figyelmen kívül hagyása Az előirányzat könyvelés nem biztosít megfelelő információt a rendelkezésre álló előirányzatokról Az előirányzat módosítások túltervezése Az előirányzat módosítások alultervezése A módosítások nem kerülnek továbbításra a felügyeleti szerv részére Nem áll rendelkezésre kellő információ a módosításhoz Nem hatékony irányítás Ellenőrzés hiánya A költségvetési keret nem biztosítja az alapfeladatok ellátását Pazarlás Nem fontossági sorrendben történő felhasználás Nincs karbantartási terv A terv nem tartalmazza a szükséges karbantartásokat
3
Kockázati tényezők értékelése
K M K K K A K K K K K M M K K K K
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Felújítási javaslat készítés Üzemeltetési kiadások elkülönítése felhasználási hely szerint Selejtezési feladatok ellátása Beruházások jogszabályok, illetve belső szabályozások szerinti bonyolítása Fejlesztési elképzelések kidolgozása Beruházással kapcsolatos hatékonysági, gazdaságossági vizsgálatok végzése Beruházás megkezdése előtti eljárás lefolytatásában való közreműködés – pályáztatás, ajánlatkérés stb. Beruházási kiadások tervezése, ütemezése
Beruházás lebonyolítása A beruházások teljesítésének ellenőrzése, a teljesítés igazolása
Kockázati tényezők
Kockázati tényezők értékelése
Nem készül javaslat A javaslatok nem tartalmaznak sorrendiséget Nem kellő információ az egyes felhasználási helyek költségigényéről Használhatatlan eszközök felhalmozódása Jogszabályok, belső szabályozás megsértése
K M
Nincsenek fejlesztési elképzelések
A M K K
A kidolgozások pontatlanok Nem készülnek elemzések Az elemzések pontatlanok
A A A
Nincs kompetens személy
K Nincs tervezés Nem megfelelő tervezés A beruházás nem a feladatoknak megfelelően ütemezett Nincs bonyolító A bonyolító nem megfelelő szakértelme Nincs teljesítésigazolás
K K K K A A
Nem a műszaki tartalomnak megfelelő igazolás
K
4
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése A beruházások befejezése után a beruházások aktiválásával, állományba vételével kapcsolatos feladatok
A vagyonnyilvántartás irányítása, ellenőrzése A vagyonnyilvántartás rendszerének a jogszabályokban, valamint a belső szabályzatokban előírtak szerinti működtetése A vagyon naprakész könyvviteli nyilvántartása (főkönyvi számlákon és analitikus nyilvántartásokban) Az ingatlanvagyon nyilvántartás vezetése, egyeztetése A kincstári vagyonra vonatkozó jogszabályok betartása a vagyonhasználat, hasznosítás során A használatba adott vagyon leltározása A munkaerő-gazdálkodási tevékenység irányítása, ellenőrzése
A munkaerő-gazdálkodás jogszabály szerinti bonyolítása
Kockázati tényezők
Kockázati tényezők értékelése
Nincs műszaki átadás-átvétel
A
A műszaki átadás-átvétel nem dokumentált
A
A számviteli nyilvántartásokba nem kerül bevezetésre Elégtelen információ az aktiváláshoz Nincs, nem megfelelő irányítás, ellenőrzés Nincs vagyonnyilvántartás A vagyonnyilvántartás pontatlan vezetése
A A K A A
Lemaradások a nyilvántartásokban
A Az egyeztetések elmaradása a földhivatallal és a főkönyvi könyveléssel A vagyon értékesítésére vonatkozó szabályok megsértése
K
A vagyontárgyak eltűnése, használhatatlanná válása
M
Nem megfelelő szervezet kialakítása Hiányzó összhang a kompetenciák és folyamatok között A béralap és létszámkeret túllépése
5
A
K A K
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Gondoskodik a munkaerőgazdálkodással kapcsolatos általános adminisztrációs, nyilvántartási és egyéb munkajogi feladatok ellátásáról Közreműködik a megfelelő létszámigény kimunkálásában Közreműködik a létszám és személyi juttatás előirányzat tervezésénél Közreműködik az előirányzatmaradvány személyi juttatások maradványa részének meghatározásában, valamint e maradvány felhasználási javaslata kidolgozásánál Irányítja és ellenőrzi a készpénzkezelést. Felelős a házipénztár és készpénz kezelés belső szabályzat szerinti gyakorlatáért Ellátja a házipénztár és pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat – külön belső szabályzat szerint
Kockázati tényezők Nincs nyilvántartás
Kockázati tényezők értékelése
K
A nyilvántartások vezetése elégtelen A munkaerő létszáma kevesebb a szükségesnél A munkaerő képzettsége nem megfelelő A munkatársa tapasztalata nem megfelelő A szükségesnél kevesebb létszám és személyi juttatás tervezése Az előirányzatok túllépése
K K K K A
A
Nem megfelelő irányítás Nincs ellenőrzés Téves kifizetések Dupla kifizetések Késő kifizetések A pénztáros nem megfelelő szakképzettsége
K K K A A A
A pénztáros nem megfelelő tapasztalata
A
A pénztáros személyével szembeni erkölcsi kifogások
K
6
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Kettős könyvelés vezetésének irányítása
Kockázati tényezők A könyvelési adatbázis kialakítása nem történt meg A könyvelési adatbázis kialakítása nem feladatorientáltan történt A számviteli rendszer nem menedzsment orientált
Kettős könyvelés
A könyvelés nem átfogó A könyvelés nem lezárt A könyvelés nem folytonos Hibák az adatbevitelben
Analitikus nyilvántartás vezetésének irányítása
A könyvelési adatbázis kialakítása nem történt meg A könyvelési adatbázis kialakítása nem feladatorientáltan történt Számviteli rendszer nem menedzsment orientált
Analitikus nyilvántartások
A könyvelés nem átfogó A könyvelés nem lezárt A könyvelés nem folytonos Hibák az adatbevitelben
INTEGRITÁS rendszer működtetésében való részvétel Adatszolgáltatás a felügyeleti szerv részére
Nincs kidolgozva a INTEGRITÁS Az ellenőrzési pontok nem teljes körűen kerültek meghatározásra A jelentések nem megfelelő időzítése A jelentések nem megfelelő struktúrája A jelentések nem megfelelő tartalma
7
Kockázati tényezők értékelése
K K A A K K K K K K A K K K K A A K A
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Adatszolgáltatás (a pénzügyigazdálkodási területen) más szervnek Szabályzatok elkészítése
Kockázati tényezők A jelentések nem megfelelő időzítése A jelentések nem megfelelő struktúrája A jelentések nem megfelelő tartalma Nem minden szabályzat készült el Túlszabályozott rendszer A szabályzatok nem aktualizáltak Nem minden munkafolyamat szabályozott A munkafolyamatok összehangolása nem szabályozott Felesleges munkavégzés Párhuzamos munkavégzés
IT stratégia elkészítése Fizikai védelem kiépítése a számítógépek és az adatok védelmére
A hálózati és egyedi alkalmazásokhoz hozzáférés szabályozása Irányítja és ellenőrzi a pénzkezelést
Nem készül IT stratégia A szabályozás nem teljes körű A biztonságra vonatkozó előírások nem megfelelőek A munkatársak nem tartják be a biztonsági előírásokat A biztonság védelmének tárgyi feltételei nem adottak Adatlopás A hozzáférések jelszóval nem védettek A jelszavak titkossága nem biztosított Nem megfelelő irányítás Nincs ellenőrzés
8
Kockázati tényezők értékelése
A K K A K K M A A K K M K K K K K A K K
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Integritás értékelése Ellátja a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat – külön belső szabályzat szerint
Kockázati tényezők Téves kifizetések Dupla kifizetések Késő kifizetések
Kockázati tényezők értékelése
K A A
A=alacsony kockázatú K=közepes kockázatú M=magas kockázatú
Belső ellenőrök felsorolása
Varga Péter
Belső ellenőrök képzettsége Okleveles nemzetközi adószakértő, regisztrált belső ellenőr, belső ellenőrzési vezető
9
Szükséges ellenőri létszám szintenkénti bontásban 1 fő belső ellenőrzési vezető
Hajdúhadház Város Önkormányzata, Intézményei valamint Polgármesteri Hivatala
Belső ellenőrzési fejlesztési terv elemei A belső ellenőrzés és az ellenőrzött szervezeti egységek közötti folyamatos munkakapcsolat megteremtése. A belső ellenőrzés által tett javaslatok folyamatos beépítése a napi munkavégzés elemeibe. A belső ellenőr tanácsadói tevékenységének folyamatos igénybevétele a pénzügyi folyamatok során.
Belső ellenőrök képzési tervének elemei
Belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye
Törvényi előíráson alapuló kötelező képzéseken történő részvétel.
A munkavégzéshez szükséges irodarész, számítástechnikai eszközök.
A kötelező képzéseken túli folyamatos pénzügyi képzéseken való részvétel a belső ellenőr által.
Hosszú távú, éves tervek megismerése, a szükséges hazai és EU jogszabályokhoz hozzáférés, saját szabályzatok megismerése, fontosabb vezetői döntések megismerése, vezetői-, munkaértekezleteken részvétel szükség szerint.
A belső ellenőrök képzései során megszerzett tudásanyag folyamatos továbbítása az ellenőrzött szervezeti egységek felé.
Pénzügyi-, irányítási-, és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók.
2016. év december hó 1. nap
Jóváhagyta:
………………………………………………………….
10
