Stapsgewijs naar duurzame toegang

Stapsgewijs naar duurzame toegang Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Enno Meijers – Thesis Master of Business Informatics Avans+ Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek

STAPSGEWIJS NAAR DUURZAME TOEGANG Onderzoek naar een strategisch stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Thesis Master of Business Informatics – Avans+ Enno Meijers [email protected] Middelburg ‐ april 2010 Begeleidingscommissie: Dr. Ed. W. M. Landman – docent Methoden en Technieken, Avans+ Dr. J.A. Brandenbarg – directeur Zeeuwse Bibliotheek in opdracht van:

in samenwerking met:

Omslagfoto: http://www.flickr.com/photos/michele123mstudios – silver beams & sky 2 De Creative Commons Naamsvermelding‐Gelijk delen 3.0 Nederland Licentie is van toepassing op dit werk. Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by‐sa/3.0/nl/.

Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt mijn thesis als afsluiting van de MBI‐opleiding waar ik in 2007 aan begonnen ben. Met dit werkstuk sluit ik een periode af van hard werken en veel presteren maar ook van veel inspiratie en geprikkeld worden. Ik hoop dat u evenveel plezier zult beleven aan het lezen van dit werkstuk, als ik heb gehad op mijn ontdekkingsreis door de complexe wereld van digitale duurzaamheid. Met deze thesis heb ik geprobeerd om een bijdrage te leveren aan de uitdagingen waar wij voor staan in deze nieuwe digitale wereld, of dit gelukt is hoor ik graag van u terug. Nu mijn studie tot een eind komt, maak ik graag gebruik van de gelegenheid om een aantal mensen te bedanken. In het bijzonder wil ik mijn vrouw en kinderen bedanken voor hun eindeloos geduld en begrip voor de vele momenten waarop ik mijn studie prioriteit moest geven. Ook de Zeeuwse Bibliotheek wil ik graag bedanken voor het bieden van de gelegenheid voor het volgen van deze studie en voor het leveren van interessant praktijkmateriaal. Dit werkstuk zelf is het resultaat van een intensieve samenwerking met een groot aantal mensen. Ik wil dan ook beginnen met het bedanken van twee personen voor de bijzonder plezierige en vruchtbare samenwerking. Allereerst bedank ik Inge Angevaare van de NCDD voor haar kritische blik (tot in de kleinste details…) en haar aanstekelijke gedrevenheid in het zoeken naar oplossings‐ richtingen voor een duurzamere digitale wereld. Daarnaast bedank ik Annelies van Nispen van DEN voor het delen van haar kennis en haar enthousiasme voor dit onderwerp en voor de stevige discussies die daaruit volgden. Op deze plaats wil ik ook graag alle reviewers van het stappenmodel van harte bedanken. Het was voor mij een bijzondere ervaring om in één oog opslag zoveel gerespecteerde meningen naast elkaar te zien. Tot besluit bedank ik ook mijn begeleider Ed Landman voor de stimulerende begeleiding, zijn rotsvaste geloof in dat het goed zou komen werkte aanstekelijk. Ik wens u veel plezier bij het lezen van deze thesis! Enno Meijers, 14 april 2010

Managementsamenvatting Digitale informatie speelt een steeds grotere rol voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland. Vanuit het oogpunt van zichtbaarheid en laagdrempelige toegang tot de collectie werkt men massaal aan het digitaliseren van de fysieke collecties. Daarbij krijgen ook steeds meer instellingen te maken met materialen die alleen nog maar in digitaal vorm bestaan. Uit recente onderzoeken blijkt dat in een groot deel van de erfgoedinstellingen de duurzame toegankelijkheid van deze digitale informatie weinig of geen aandacht krijgt. De kans is groot dat er hierdoor op lange termijn digitale informatie verloren zal gaan. Naast de financiële schade die daardoor ontstaat, kan dit ook het definitieve verlies van kostbare informatie betekenen. Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is een onderwerp waar men sinds eind jaren negentig op nationale en internationale schaal intensief onderzoek naar doet. Hierover is veel gepubliceerd, vooral door de publieke sector. Zodoende is er een breed scala aan normen, richtlijnen, beleidskader, toetsingsinstrumenten en best practices beschikbaar. Zoals uit dit onderzoeksrapport blijkt, biedt deze informatie echter te weinig aanknopingspunten voor de kleinere en middelgrote erfgoedinstellingen om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan met het verbeteren van de duurzame toegang van hun digitale informatie. Dit rapport beschrijft het onderzoek dat uitgevoerd is naar een aanpak om deze kloof te overbruggen. In het kader van dit onderzoek is een strategisch stappenmodel ontwikkeld dat de kleinere erfgoedinstellingen in staat moeten stellen om stapsgewijs de risico’s op verlies van digitale informatie te verminderen. In hoofdlijnen behandelt het model achtereenvolgens het strategisch verankeren van duurzame toegang, het borgen van de digitale objecten, het toevoegen van de noodzakelijke metadata en het aanpassen aan de veranderende omgeving. Het reduceren van de complexiteit en het inrichten als een continu proces van verbetering vormden hierbij belangrijke uitgangspunten. De ordening van de onderwerpen naar hun bijdrage aan het verminderen van de risico’s is nog niet eerder zo nadrukkelijk beschreven. De bruikbaarheid van dit theoretisch model is vervolgens getoetst onder twaalf deskundigen uit het werkveld. Daarnaast is er een praktijktoets uitgevoerd in de Zeeuwse Bibliotheek. De belangrijkste

conclusie was dat het stappenmodel bruikbaar is voor het ontwikkelen van beleid voor duurzame toegang tot de digitale erfgoed informatie. Het onderzoek toonde echter ook aan dat het goed organiseren van duurzame toegang tot digitale informatie een lastige uitdaging is, die de kleinere erfgoedinstellingen naar verwachting niet zelfstandig tot een goed eind zullen kunnen brengen. Dit rapport eindigt daarom ook met een aantal aanbevelingen waarin landelijke koepelorganisaties, grote instellingen en marktpartijen worden opgeroepen om de kleinere erfgoedinstellingen te helpen bij het verbeteren van de duurzame toegang tot hun digitale informatie. De kleinere erfgoedinstellingen zelf zullen daarbij actief op zoek moeten gaan naar nieuwe samenwerkingsverbanden en rolverdelingen om zo de juiste taken op de juiste schaal te kunnen realiseren.

Inhoudsopgave: 1.

Inleiding: duurzame toegang ‐ een lastige nieuwe taak ........................................................... 11

2.

Een verkenning van het probleem ........................................................................................... 13

3.

Onderzoeksopzet ...................................................................................................................... 18

4.

Informatiemanagement als optiek ........................................................................................... 23

5.

Inleiding tot de definitie van een strategisch stappenmodel ................................................... 28

6.

Een kort overzicht van de bestaande instrumenten ................................................................ 32

7.

Een impressie van het werkveld ............................................................................................... 37

8.

Volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid ................................................................ 40

9.

Kaders van het stappenmodel .................................................................................................. 45

10.

Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat .............................................................. 50

11.

Deel B: De digitale objecten veilig stellen ................................................................................ 53

12.

Deel C: Duurzaam toegang bieden ........................................................................................... 59

13.

Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek ............................................................................ 67

14.

Resultaten externe validatie ..................................................................................................... 74

15.

Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................... 88

16.

Geraadpleegde bronnen........................................................................................................... 93

Bijlage 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp ............................................................................. i Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving ................................................................................... ii Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package ..................................................................... iii Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel .............................................. iv Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel .................................................. viii Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel ........................................................... ix Bijlage 7: Toetsing Zeeuwse Bibliotheek ................................................................................................ xii Bijlage 8: Resultaten expert review ...................................................................................................... xvii

1. Inleiding: duurzame toegang een lastige nieuwe taak In onze moderne wereld is digitale informatie niet meer weg te denken. Het bedrijfsleven, de overheid, de wetenschap, de media, er is geen sector waar digitale informatie geen belangrijke rol speelt. Veel van deze digitale informatie is afkomstig uit de publieke sector en veel digitale informatie vindt uiteindelijk een onderkomen in de publieke sector. De bibliotheken, archieven en musea vormen in deze ontwikkelingen een belangrijk schakelpunt. Enerzijds werken deze cultureel erfgoedinstellingen hard aan het digitaal toegankelijk maken van hun collecties en anderzijds vormen ze voor veel digitale informatie het eindstation. Vooral de functie als eindstation lijkt voor de cultureel erfgoedinstellingen een lastige nieuwe taak te worden. Digitale informatie speelt in het dagelijkse leven een onmisbare rol. In korte tijd is er een samenleving ontstaan waaruit digitale informatie niet meer weg te denken is. Een belangrijk deel van de digitale informatie op het gebied van cultuur, onderwijs en wetenschap is afkomstig uit de publieke sector. Musea, archieven, bibliotheken en andere erfgoedinstellingen hebben, doorbouwend op hun traditionele taken, inmiddels hun aandacht gericht op het laagdrempelig toegang bieden tot digitale informatie. Men beschouwt dit als een noodzakelijke voorwaarde om in de huidige samenleving een rol te blijven spelen. Al in 2002 trokken de onderzoekers van het DigiCULT project (European Commission, 2002) de conclusie: “In the Information Society, in the long run, only the digital will survive in the memory of a nation as it is more readily available and accessible than analogue cultural heritage resources.” Dankzij het laagdrempelig karakter van internet ontstaat er ook een grote hoeveelheid aan digitale informatie uit andere, private en particuliere, bronnen. Een steeds groter deel van deze informatie is van belang voor de kennis en cultuur van de samenleving. Door deze ontwikkelingen staan cultureel erfgoedinstellingen voor een aantal forse uitdagingen. In de eerste plaats zien ze zich genoodzaakt om zo snel mogelijk hun content digitaal beschikbaar te stellen om hun zichtbaarheid en meerwaarde in de moderne maatschappij te behouden. In de tweede plaats vraagt de verandering van informatieschaarste naar informatieovervloed om het vinden van een nieuwe rol. De erfgoedinstellingen hebben hun huidige rol als toegangspoort tot

Stapsgewijs naar duurzame toegang

11

Thesis MBI – april 2010

kennis en cultuur voor een groot deel verloren ‐ en of ze over de juiste competenties beschikken om als filter en wegwijzer in de moderne informatiesamenleving te kunnen fungeren is nog de vraag. De derde uitdaging is het voor de lange termijn garanderen van toegang tot de informatie. Voor digitale informatie blijkt dit een complexe opdracht te zijn die niet eenvoudig in het verlengde ligt van het beheer van de fysieke informatiebronnen. In tegenstelling tot informatie op fysieke dragers vraagt digitale informatie om een continu proces van aandacht en onderhoud. Dit rapport richt zich op deze laatste uitdaging. Centraal daarbij staat de vraag wat (kleine) erfgoedinstellingen kunnen doen om duurzame toegang tot hun digitale informatie beter te waarborgen. Leeswijzer Het rapport begint met een algemene verkenning van het probleem van digitale duurzaamheid in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt de opzet van het onderzoek verder toegelicht. Hoofdstuk 4 beschrijft de onderzoeksoptiek waarin een verband gelegd wordt tussen informatiemanagement en de problematiek van digitale duurzaamheid. In de hoofdstukken 5 tot en met 12 wordt de ontwikkeling van het stappenmodel voor duurzame toegang beschreven. Dit deel vormt de kern van het theoretische model van deze thesis en is ter beoordeling integraal aan de reviewers voorgelegd. In hoofdstuk 13 worden de resultaten besproken van de praktijktoetsing van dit model in de Zeeuwse Bibliotheek. Hoofdstuk 14 beschrijft de resultaten van de expert review van het stappenmodel. Beide toetsingen leiden uiteindelijk naar de conclusies en aanbevelingen die beschreven zijn in hoofdstuk 15.


12


2. Een verkenning van het probleem Het op een duurzame manier toegankelijk houden van digitale informatie is blijkbaar een lastige opgave, maar wat is nu eigenlijk precies het probleem? In tegenstelling tot traditionele media voor informatieopslag als papier, zijn digitale dragers niet automatisch geschikt voor bewaring op de langere termijn. Digitale informatie vraagt om voortdurende verzorging omdat allerlei bedreigingen de beschikbaarheid op langere termijn in gevaar brengen. Dit hoofdstuk bespreekt de belangrijkste van deze bedreigingen en de consequenties daarvan voor de organisaties die het langetermijn beheer moeten uitvoeren. Veranderingen in de technologie Om te beginnen levert de snelle ontwikkeling van de digitale techniek een groot probleem op voor het bewaren van digitale informatie. Eén van de Britse onderzoeksnetwerken voor digitale duurzaamheid, the Digital Preservation Coalition, deed in 2006 een uitgebreid onderzoek naar de problemen met duurzame toegang tot digitale informatie. In het rapport dat hierover gepubliceerd werd, “Mind the Gap” (Waller & Digital Preservation Coalition, 2006) worden onder andere de volgende technologische bedreigingen genoemd: •

De dragers van digitale informatie zijn niet duurzaam

De huidige digitale dragers hebben een beperkte houdbaarheid. Afhankelijk van het type drager kan deze variëren van enkele jaren tot misschien enkele tientallen jaren, maar een duurzaam medium voor de opslag van digitale informatie bestaat (nog) niet. Daarbij komt het verschijnsel dat door de technologische ontwikkelingen digitale dragers snel opgevolgd worden door dragers die meer capaciteit hebben of sneller werken. Er lijkt op dit gebied sprake van een merkwaardige paradox tussen de toename van opslag capaciteit en de afname in duurzaamheid van het medium. •

De hardware om de dragers te kunnen benaderen veroudert snel

Naast de opslagmedia zelf veroudert ook de hardware om deze media te kunnen lezen en verwerken in hoog tempo. Door de voortschrijdende techniek krijgen hardwaresystemen een steeds hogere verwerkingscapaciteit. Vanwege het hoge tempo waarin dit gebeurt is het niet mogelijk om de oude systemen voor langere tijd te blijven ondersteunen. In veel gevallen wordt de winst in snelheid en capaciteit bereikt door het toepassen nieuwe technologie die niet compatible is met voorgaande systemen. Stapsgewijs naar duurzame toegang

13


•

De software om de gegevens op de dragers te interpreteren veroudert snel

Ook de software die gebruikt wordt om de digitale informatie te lezen en te bewerken verandert voortdurend. Vaak betekenen nieuwe versies van de softwaresystemen ook nieuwe versies van bestandsformaten. Voor tekst documenten en grafische formaten ontstaan er langzamerhand afspraken over standaardformaten. Op andere terreinen zoals audiovisueel materiaal of CAD‐ bestanden is vaak specifieke software nodig voor het afspelen of bewerken. Veranderingen in de omgeving Het zorgvuldig bewaren van digitaal opgeslagen gegevens en het kunnen teruglezen van die gegevens alleen is niet voldoende. De opgeslagen data wordt pas informatie wanneer er voldoende extra informatie over deze data beschikbaar is. Deze extra informatie, vaak aangeduid met de term metadata, is nodig om de opgeslagen bits te vertalen in data, om de data te kunnen vertalen in informatie en om uiteindelijk de informatie betekenis te kunnen geven in een bepaalde context. Het beheren van de relevante metadata vormt dus een extra uitdaging voor het op een duurzame manier toegankelijk houden van de digitale informatie. De hoeveelheid extra informatie die aan het digitale object moet worden toegevoegd om de informatie op de lange termijn van betekenis te laten zijn is afhankelijk van de doelgroep waarvoor men de informatie opslaat. In de literatuur duidt men dit aan met de term “Designated Community”. In het artikel “The CASPAR Approach to Digital Preservation”(Giaretta, 2007) geeft David Giaretta hiervan een aardig voorbeeld door zich af te vragen welke informatie een Marsmannetje nodig zouden hebben om het signaal te kunnen ontcijferen van de Ionosonde (een digitaal radar signaal dat de ruimte in wordt gezonden ): “Representation Information for Martians How much Representation Information would one need to provide for a Martian to understand and use Ionosonde‐data which is digitally encoded? Where to start? Let’s start with a definition on paper of the format – and maybe a Rosetta Stone equivalent of Martian to English (or Chinese or whatever language the document is written in). But what about some other things like bits? binary notation, IEEE encoding for floating point numbers, definitions of the names of the data values, relationship between the data values, definition of frequency, definition of a second, basic physics, graduate‐level physics, English, etc., etc? The list is very, very long.”

De keuze van de beoogde doelgroep is dus van invloed op de hoeveelheid metadata die bij het digitale object opgeslagen moet worden. Daarbij is het mogelijk dat in de loop van de tijd de beoogde doelgroep zelf wijzigt, bijvoorbeeld wanneer specialistische informatie ook voor een breder publiek Stapsgewijs naar duurzame toegang

14


ontsloten gaat worden. Maar het kan ook zijn dat de context en de kennis van de beoogde doelgroep in de loop van de tijd wijzigt waardoor het noodzakelijk wordt om extra metadata op te nemen. Veranderingen in de organisatie Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is niet alleen een uitdaging op het gebied van techniek en metadatabeheer. Organisaties die de langetermijnzorg voor digitale informatie op zich willen nemen moeten een strategische keuze maken waarbij zij bereid moeten zijn om vergaande organisatieaanpassingen door te voeren. In het artikel “Thirteen Ways of Looking at ….Digital Preservation” uit D‐Lib Magazine (Lavoie & Dempsey, 2004) beschrijven Lavoie en Dempsey dertien verschillende invalshoeken van waaruit het probleemgebied van digitale duurzaamheid beschouwd kan worden en geven daarmee een aardig beeld van de breedte van het probleemgebied. In hun optiek is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie: •

Een continu proces…

Veroudering van digitale informatie is een voortdurend proces en de bestrijding daarvan moet ook als continu proces ingericht worden, waarbij er geen tijd is voor uitstel want achteraf repareren is geen optie. •

Een set van afgesproken resultaten…

Met welke doelstelling wordt het materiaal duurzaam ontsloten? Gaat het om het behouden van de informatie, gaat het om een exacte kopie, moet alle beschikbare functionaliteit in stand gehouden worden? •

Een goed begrepen verantwoordelijkheid…

Duurzame toegang tot digitale informatie begint bij de creatie van het digitale object. In tegenstelling tot de conservering van fysieke objecten moet nu de verantwoording voor de duurzame toegang door de organisatie gedeeld worden met de makers en bewerkers van de informatie. •

Een selectie proces…

De hoeveelheid digitale informatie groeit enorm en is veel te groot om in totaliteit verwerkt te kunnen worden; selectie is absoluut noodzakelijk, maar op grond waarvan? •

Een economisch duurzame activiteit…

Een continu proces vereist ook een continue financieringsstroom. Tot op heden wordt duurzame toegang vaak gefinancierd uit tijdelijke middelen, waarbij het digitaliseren vaak nog veel meer aandacht krijgt conservering. Stapsgewijs naar duurzame toegang

15


•

Een gezamenlijke inspanning…

Om de enorme uitdagingen het hoofd te bieden is samenwerking noodzakelijk; dit levert schaalvoordelen op en voorkomt onnodige verdubbelingen. Maar hoe en met wie? •

Een onschadelijke bezigheid…

In veel gevallen beschikt de bewarende instelling niet over de rechten op het materiaal. Duidelijke afspraken over de consequenties van het duurzaam bewaren zijn nodig. Wanneer het borgen van duurzame toegang tot digitale informatie strijdig is met belangen van andere partijen is de kans op succes gering. •

Een gespreide taak…?

Het vanuit één organisatie uitvoeren van alle taken is vaak niet haalbaar en wellicht ook ni et zinvol. Kan duurzame toegang georganiseerd worden via gedistribueerde functionaliteit in een samenwerkingsnetwerk? •

Een complementaire taak…

Het materiaa l moet integraal beschikbaar zijn voor de dienstverlening, er moet geen “dark archive” ontstaan dat los staat van de overige dienstverlening van de instelling. •

Een goed begrepen proces…

Binnen het denken over duurzame toegang tot digitale informatie moet er verder kennis ontwikkeld worden over standaarden, over richtlijnen en indicatoren voor het inrichten van de processen en moeten er mechanismen komen voor certificering. •

Een transactioneel proces…

Duurzame toegang is te complex om het helemaal zelf te realiseren. Een deel van het proces of het volledige proces onderbrengen bij anderen zal nodig zijn. De vraag is dan wel wat voor soort transacties moet worden ingericht, wat de businessmodellen zijn, waar de financiering vandaan moet komt, hoe een schatting gemaakt kan worden van de kostenontwikkeling en welke garanties geëist kunnen worden voor de uitkomst of voor het proces. •

Een proces met veel keuze mogelijkheden…

Gaat de digitale representatie dienen als vervanger van het origineel of worden beide duurzaam opgeslagen? Wat is een vervanger van het origineel: een exacte kopie bijvoorbeeld, inclusief paginanummers die kloppen (belangrijk voor referenties), of gaat het alleen om de informatie zelf, welke eisen of voorkeuren heeft de gebruiker? Stapsgewijs naar duurzame toegang

16


•

Een meerwaarde voor de maatschappij…

Het duurzaam toegankelijk zijn van digitale informatie levert een meerwaarde op voor de maatschappij. De kosten voor het duurzaam toegankelijk houden worden echter nog niet breed gedeeld. De kans bestaat dat instellingen zich vanwege de complexiteit van de uitdaging vooral richten op hun direct belangen – dit ten koste van het maatschappelijk belang. Tot slot Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie kan dus gezien worden als een breed maatschappelijk probleem met technische, economische en organisatorische uitdagingen. Afgaande op de beschikbare publicaties lijkt het er op dat vooral de publieke sector (overheid, wetenschap en cultureel erfgoed) zich verdiept in het vinden van adequate oplossingen. Toch heeft ook de private sector belang bij het vinden van oplossingen voor het probleem van digitale duurzaamheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om het voor de lange termijn beschikbaar houden van kennis (intellectueel eigendom), van gegevens in juridische of financiële transacties of van testresultaten van medicijnen. In de literatuur is tot op heden echter nog weinig terug te vinden over de manier waarop de private sector deze problematiek benadert. Voor dit onderzoek is dan ook vooral geput uit publicaties van publieke instellingen zoals universiteiten, nationale bibliotheken en archieven of andere onderzoeksinstellingen en (internationale) samenwerkingsprojecten. In de volgende hoofdstukken wordt het onderzoek naar het omgaan met digitale duurzaamheid beschreven, gericht op een specifiek deel van de publieke sector, namelijk de kleinere erfgoedinstellingen.


17


3. Onderzoeksopzet Dit hoofdstuk behandelt het ontwerp en de uitvoering van het onderzoek. Het beschrijft de definitie van het probleemgebied en geeft een analyse van de verschillende aspecten die hierbij van belang zijn. Verder wordt de doelstelling van het onderzoek beschreven en wordt er inzicht gegeven in de opbouw van het onderzoek en de gevolgde strategie voor de uitvoering daarvan. Kader van het onderzoek Het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie is nog een jong probleem. Pas in de afgelopen tien tot vijftien jaar is men begonnen met het doen van onderzoek naar de mogelijke oplossingen. Vooral in de publieke sector lijkt er een steeds breder wordende dialoog over de beste benadering van dit probleem te ontstaan. In dit domein zijn het vooral de overheid (in het bijzonder de archieven), de wetenschap en de cultureel erfgoedsector die zich inspannen voor het vinden van oplossingen. Dit onderzoek is met name toegespitst op de cultureel erfgoedsector en in het bijzonder op de problematiek van de kleinere en middelgrote collectiebeherende instellingen. De doelstelling was het uitvoeren van een praktijkgericht onderzoek vertrekkend vanuit de vraag op welke manier de bestaande theoretische inzichten kunnen bijdragen aan betere resultaten voor duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie in de kleinere erfgoedinstellingen. Het kader voor dit onderzoek was de huidige praktijk voor het beheer van digitale erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek. Om echter tot relevante resultaten te komen voor de hele erfgoedsector in Nederland is voor dit onderzoek samenwerking gezocht met een aantal landelijke koepelorganisaties en diverse experts en ervaringsdeskundigen uit de erfgoedsector. Probleemschets De Zeeuwse Bibliotheek beheert een aantal unieke collecties op het gebied van Zeeuws cultureel erfgoed. Deze collecties omvatten diverse materialen zoals boeken, foto’s, prentbriefkaarten, kranten en affiches. De Zeeuwse Bibliotheek heeft eind jaren negentig besloten om deze fysieke collecties te gaan digitaliseren om zodoende een groter publiek te kunnen bereiken en tegelijkertijd het originele materiaal te beschermen tegen verdere slijtage door raadplegen. In de afgelopen jaren zijn op deze wijze forse digitale collecties ontstaan die een steeds belangrijker rol zijn gaan spelen in de dienstverlening van de Zeeuwse Bibliotheek.


18


Het technisch en inhoudelijk beheer van de collecties is inmiddels vrij goed verankerd in de organisatie, maar de huidige manier van werken waarborgt niet, het voor de lange termijn toegankelijk houden van deze collecties. Dit is onder andere opgemerkt in een eerder onderzoek naar technische maatregelen voor het opslaan van de digitale materialen (Boogerd, 2008). In de beleidsvisie van de Zeeuwse Bibliotheek voor de komende jaren speelt het beschikbaar stellen van digitaal erfgoed materiaal een belangrijke rol. De verwachting is, dat het aantal digitale objecten en de diensten die op basis hiervan ontwikkeld worden in de komende jaren sterk zal groeien. Dit maakt de noodzaak voor een goed uitgekristalliseerd beleid ten aanzien van digitale duurzaamheid nog groter. Uit recente werkveld onderzoeken in de cultureel erfgoedsector (zie hoofdstuk 8) blijkt dat de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek sterk vergelijkbaar is met die in andere erfgoedstellingen. Waar de grote, nationale instellingen er steeds beter in slagen om duurzame toegang tot hun digitale informatie te realiseren blijven de kleine en middelgrote instellingen nog zoeken naar de juiste aanpak, als het al niet ontbreekt aan het bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang. Er is veel wetenschappelijke informatie voorhanden en er wordt veel onderzoek gedaan, maar hiervan is maar weinig toegespitst op het formuleren van concreet beleid in de kleinere erfgoedinstellingen. De vraag die dit onderzoek probeert te beantwoorden is dan ook: op welke manier kan de nu al aanwezige algemene kennis over duurzame toegang vertaald worden naar een betere beleidsmatige borging van duurzame toegang tot de digitale collecties van de kleinere erfgoedinstellingen in het algemeen en de Zeeuwse Bibliotheek in het bijzonder? Nadere probleem analyse De kern van de problematiek wordt gevormd door het risico van verlies van digitale informatie op langere termijn. Centraal in dit onderzoek staat de vraag welke maatregelen een organisatie kan nemen om de kans op verlies van digitale informatie zo klein mogelijk te houden. Anders geformuleerd gaat het om de mate waarin de aspecten van duurzaam beheren (beleid, inrichting, technologie) een positief effect hebben op de mate van toegankelijkheid van digitale informatie (beschikbaarheid, betekenis) op langere termijn. Er lijkt een sterk positief verband te bestaan tussen goed beheer en duurzame toegang, de maatregelen zijn immers met dat doel ontwikkeld. De vraag rijst hierbij echter wel of meer aandacht voor aspecten van duurzaam beheer in alle gevallen ook automatisch een betere waarborg voor duurzame toegang oplevert. De verwachting is dat de contex t van de organisatie namelijk een belangrijke rol speelt bij de effectiviteit van de maatregelen. Zo kan een kleine erfgoed instelling beleid formuleren ten aanzien Stapsgewijs naar duurzame toegang

19


van duurzaam beheer van digitale collecties, maar wanneer ze niet kan beschikken over voldoende middelen, deskundig personeel of de juiste technische faciliteiten zal dit voor de duurzame toegang op langere termijn waarschijnlijk betrekkelijk weinig meerwaarde hebben. Zo is het denkbaar dat het richten op het zo goed mogelijk uitvoeren van één maatregel effectiever is dan het proberen te implementeren van een breed scala aan maatregelen. Voor het onderzoek wordt verondersteld dat de context waarin de organisatie opereert van invloed is op de mate waarin maatregelen voor duurzaam beheer een positief effect op de duurzame toegang tot de digitale informatie kunnen hebben. De doelstellingen en grootte van de organisatie worden hierbij als belangrijkste kenmerken van de context beschouwd. Doelstelling van het onderzoek Op grond van deze analyse is de doelstelling voor dit onderzoek als volgt geformuleerd: De doelstelling van het onderzoek is het doen van aanbevelingen aan de stuurgroep Informatisering & Automatisering ter verbetering van het beleid op het gebied van duurzame toegang tot de digitale erfgoedcollecties in de Zeeuwse Bibliotheek door inzicht in te geven in de maatregelen die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Methode van onderzoek De bestudering van de theorie over duurzame toegang tot digitale informatie, in combinatie met de bestudering van werkveldonderzoeken over de huidige beheerpraktijk van digitale erfgoedcollecties en het vooronderzoek, leverde inzichten op in de wijze waarop beleidsmaatregelen voor het beheer van digitale collecties kunnen bijdragen aan het beter waarborgen van de duurzame toegang tot de digitale erfgoedcollecties voor kleine en middelgrote erfgoedinstellingen. Op grond van deze richtlijnen is het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor digitale erfgoed collecties geanalyseerd en is tevens de toepasbaarheid van deze richtlijnen in de cultureel erfgoed sector getoetst door het raadplegen van experts en ervaringsdeskundigen in de cultureel erfgoed sector. Uiteindelijk heeft dit geleid tot de formulering van aanbevelingen voor de verbetering van het huidige beleid voor duurzame toegang tot de digitale collecties, specifiek voor de Zeeuwse


20


Bibliotheek én voor (kleine) erfgoedinstellingen in het algemeen. Bijlage 1 geeft een schematisch overzicht van het onderzoeksontwerp. Centrale vragen In het onderzoek stonden de volgende vragen centraal : I.

Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van de digitale erfgoed bronnen, rekening houdend met de omvang en doelstelling van de organisatie?

II.

Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?

III.

Op welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?

Onderzoeksstrategie Het onderzoek is uitgevoerd als een casestudy met de huidige praktijksituatie van het duurzaam beheren van de digitale collectie in de Zeeuwse Bibliotheek als uitgangspunt. De resultaten hiervan kunnen een bijdrage leveren aan het verbeteren van de duurzame toegang tot deze collecties. Daarnaast had dit onderzoek ook de ambitie om een bijdrage te leveren aan de oplossing van deze problematiek bij andere vergelijkbare erfgoedinstellingen. Om die reden is er voor het uitvoeren van het onderzoek intensief contact onderhouden met andere erfgoedinstellingen, onafhankelijke experts en de koepelorganisaties Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). Dit leverde enerzijds de mogelijkheid op de externe geldigheid van het onderzoek te waarborgen en anderzijds vormden deze contacten een belangrijke bron voor informatie naast de beschikbare publicaties. Beschrijving van het onderzoek Duurzame toegang tot digitale informatie raakt veel verschillende aspecten van de organisatie. Als eerste stap in het onderzoek is er dan ook gezocht naar het een onderzoeksoptiek die als leidraad kon dienen voor het plaatsen van de verschillende aspecten. Het onderzoek zelf is gestart met een vrij uitvoerige verkenning van de huidige theorievorming op gebied van digitale duurzaamheid. Door de actieve rol die de publieke sector hierin speelt is veel materiaal openbaar beschikbaar op internet. Voor het indelen van de literatuur is gebruik gemaakt van de zogenaamde PADI‐thesaurus die gepubliceerd is door de National Library of Australia (PADI, 2009). Vervolgens is de context van het probleemgebied in kaart gebracht (zie voor een indruk hiervan de mindmap in bijlage 2). Daarna zijn de meest relevante modellen en onderzoeksresultaten Stapsgewijs naar duurzame toegang

21


bestudeerd die in gebruik zijn voor of van toepassing zijn op het duurzaam beheren, het ontwikkelen van beleid en het beoordelen van de risico’s. Als tweede onderdeel van het theoretisch kader is er een analyse gemaakt van de stand van zaken in de erfgoedsector in Nederland. Hiervoor is gebruik gemaakt van uitgebreide documentatie in de vorm van onderzoeksrapporten en interviewverslagen die DEN en NCDD in de afgelopen jaren gepubliceerd hebben. Vervolgens is een strategisch stappenmodel opgesteld uitgaande van de theoretische kaders en de beschrijving van de praktijksituatie van de cultureel erfgoed sector. Het stappenmodel beschrijft de meest effectieve maatregelen voor het realiseren van duurzamere toegang tot de digitale collecties. De maatregelen zijn geordend naar de bijdrage aan het verminderen van de risico’s op verlies van informatie en zijn gericht op implementatie bij kleinere en middelgrote erfgoedinstellingen. Het theoriemodel is getoetst door middel van een review door twaalf experts en ervaringsdeskundigen uit de cultureel erfgoedsector. Het resultaat van de review bestond uit tien ingevulde vragenlijsten met tien vragen die betrekking hadden op een aantal centrale uitgangspunten en veronderstellingen voor het stappenmodel. De resultaten van de review hebben geleid tot de formulering van een aantal conclusies en aanbevelingen voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale informatie in de cultureel erfgoedinstellingen. Parallel aan de review is het theoriemodel gebruikt om het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek op het gebied van duurzame toegang tot digitaal erfgoedmateriaal te toetsen. Op grond hiervan wordt een aantal aanbevelingen gedaan ter verbetering van het beleid voor duurzame toegang in de Zeeuwse Bibliotheek.


22


4. Informatiemanagement als optiek Digitale duurzaamheid is een vakgebied waarin veel aspecten een rol spelen. Voor we hier in detail op ingaan is het nuttig om eerst even stil te staan bij de optiek van waaruit het probleemgebied bekeken kan worden. In dit hoofdstuk wordt het Amsterdams negenvlak uit de theorie van informatiemanagement voorgesteld als raamwerk om de verschillende aspecten van duurzame toegang een plaats te geven. Vanuit dit perspectief wordt het algemene referentiekader voor duurzame toegang tot digitale informatie, het OAISmodel, geïntroduceerd. Het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie is een organisatorische uitdaging met veel verschillende facetten. Het gaat enerzijds om het bepalen van een duurzame lange termijn strategie die via beleidsdoelen vertaald moet worden in het inrichten van de organisatie en het implementeren van taken en processen. Tegelijkertijd heeft duurzame toegang een sterke technologische component: op basis van een voortdurend veranderende technologische omgeving moet een stabiele en duurzame informatie‐infrastructuur te gerealiseerd worden. Door op deze manier naar de problematiek te kijken kunnen we duurzame toegang tot digitale informatie ook definiëren als een specifiek voorbeeld van een informatiemanagement probleem. Het gaat tenslotte om het realiseren van een optimale afstemming tussen het bedrijfsdomein, het informatie‐ en communicatie domein en het technologie domein. De afstemming binnen elk domein is vervolgens weer onder te verdelen in drie lagen: een laag waarin het gaat om het richten, een laag waarin het inrichten centraal staat en de laag waarin het gaat om het verrichten. Op deze manier ontstaat er een matrix, die bekend staat als het Amsterdams Informatiemanagement Model (Abcouwer, Gels, & Truijens, 2006). Schematisch ziet deze matrix er als volgt uit:


23


Figuur 1 ‐ Amsterdams Informatiemanagement Model (bron: E. Meijers)

Dit “Amsterdams negenvlak” biedt een handzame manier om naar de verschillende facetten van informatiemanagement problemen te kijken. Het doel moet altijd zijn om de componenten van dit raamwerk met elkaar in evenwicht te brengen. In de omgeving van de organisatie vinden voortdurend veranderingen plaats die tot uitdrukking komen in invloeden op de hoekpunten van het negenvlak. Door aanpassing van de interne infrastructuur (het binnenste kruis) zoekt een organisatie een nieuw evenwicht dat past bij de veranderde omgeving (zie de literatuur voor meer informatie). Dit mechanisme kan ook worden toegepast op duurzame toegang tot digitale informatie. Voorbeelden van veranderingen in de hoekpunten zijn: •

verandering in de beleidsdoelenstellingen of de maatschappelijke opdracht (links boven)

•

de komst van nieuwe technologie (rechtsboven)

•

het verouderen van dragers of software (rechtsonder)

•

veranderingen in de doelgroep (linksonder).

Voor duurzame opslag is het essentieel dat de invloeden van uit de hoekpunten zo weinig mogelijk tot verlies van informatie leiden. De oplossing zal daarvoor moeten liggen in een stabiele inrichting van de interne infrastructuur. In 2002 heeft NASA een referentie model gepubliceerd dat een blauwdruk is van een dergelijke stabiele architectuur voor duurzame toegang, het zogenaamde “Open Archival Information System (OAIS) Reference Model” (CCSDS, 2009).


24


Het OAIS‐model, inmiddels opgenomen als ISO standaard (ISO‐14721:2002), geeft een conceptuele beschrijving van een architectuur voor duurzame toegang tot (digitale) informatie. Het model is algemeen geaccepteerd als functioneel model voor het inrichten van duurzame digitale archieven. Een belangrijke meerwaarde van het model is de definitie van een neutraal begrippenkader waarin de verschillende functies en taken binnen een duurzaam archief beschreven worden. Centraal in het OAIS Reference Model staat het Archief Informatie Pakket (AIP). Het duurzaam in stand houden van dit object is de kern van digitale duurzaamheid (zie bijlage 3). Om het complete Archief Informatie Pakket op een duurzame manier samen te stellen en toegankelijk te houden is een reeks van processen nodig. Het onderstaande schema geeft een overzicht van de belangrijkste processen die het OAIS Reference Model hiervoor definieert.

Figuur 2 ‐ OAIS Functioneel Model (bron: CCSDS 650.0.‐P‐1.1 pag. 4‐2)

Zoals de figuur aangeeft onderscheidt het OAIS‐Model zes verschillende functionele gebieden met de daarbij behorende processen.


25


Het OAIS‐Model beschrijft de volgende basisfuncties van een archiefsysteem voor het duurzaam opslaan en toegankelijk maken van digitale informatie: •

de opname‐functie (“ingest”)

Dit is de start van het archiveringsproces; het opnameproces beoordeelt het aangeboden materiaal op geschiktheid voor de opname. Daarbij wordt gekeken naar diverse aspecten zoals kwaliteit, formaat en volledigheid. •

de opslag‐functie (“storage”)

Deze functie verzorgt de opslag van het digitale object en de bijbehorende metadata. Het goed uitvoeren van deze functie vraagt om een continu proces; er moet een voortdurende controle zijn op het in goede conditie zijn van de opslagomgeving en de opgeslagen gegevens. •

data‐beheer‐functie (“data management”)

Deze functie zorgt voor de instrumenten voor het toekennen en onderhouden van alle metadata die nodig zijn voor het duurzaam beheer van het informatieobject. Dit gaat verder dan het alleen maar toekennen van metadata voor het ontsluiten; er is ook behoefte aan het (bijvoorkeur automatisch) vastleggen van formaattype, controlewaarden (“fixity”), wijzigingshistorie (“provenance”) en gebruiksvoorwaarden (“access rights”). •

raadpleeg‐functie (“access”)

Het uiteindelijke doel van de duurzame opslag is altijd om op enig moment een bepaalde doelgroep toegang te geven tot de informatie. De raadpleeg functie verzorgt het vindbaar maken van de informatie en het geven van toegang tot het opgeslagen object onder de voorwaarden die bij opslag vastgelegd zijn. In veel gevallen is de raadpleeg‐functionaliteit nauw verbonden met de data‐beheer‐ functie en wordt die daardoor vaak ook beperkt. •

beheer (“administration”)

Van uit deze functie wordt het beheer van het archief gecoördineerd; deze functie omvat onder andere het bewaken van het opname proces, configuratie management voor hard‐ en software, het monitoren van de processen, het documenteren van en rapporteren over de opgeslagen objecten, het ontwikkelen en onderhouden van het archiveringsbeleid en het ondersteunen van de gebruikers. Stapsgewijs naar duurzame toegang

26


•

planning‐functie (“preservation planning”)

Deze functie evalueert de inhoud van het archief en rapporteert over risico’s, mogelijke verbeteringen, aanpassing van het beleid van het archief of migraties die uitgevoerd moeten. Het gaat hierbij vooral om het volgen van externe ontwikkelingen zoals die in de technologie of veranderingen bij gebruikers of producenten, en het adviseren over noodzakelijke aanpassingen. De diverse onderdelen uit dit kort beschreven referentiekader zullen in de volgende hoofdstukken regelmatig aan de orde komen en verder worden uitgewerkt in te nemen maatregelen voor beleid, inrichting en uitvoering.


27


5. Inleiding tot de definitie van een strategisch stappenmodel Het aanbieden van digitale informatie is van essentieel belang voor de toekomst van de erfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collecties is in volle gang maar de duurzame borging daarvan ontbreekt in veel gevallen. Dit hoofdstuk vormt de inleiding tot de definitie van een strategisch stappenmodel dat de kleinere erfgoedinstellingen op weg kan helpen om de duurzamer toegang te realiseren. Voorwoord bij het stappenmodel In de komende hoofdstukken wordt het ontwerp van een strategisch stappenmodel in detail beschreven. Dit stappenmodel is in het kader van het onderzoek getoetst door experts uit het werkveld. Om de resultaten van deze toetsing zo transparant mogelijk te maken is de oorspronkelijke tekst die de reviewers voorgelegd hebben gekregen hier integraal opgenomen; er zijn alleen enkele fouten in de tekst verbeterd. In bijlage 8 vindt u een volledig overzicht van de beoordeling door de reviewers. Omdat bij de review bleek dat enkele begrippen niet eenduidig waren, worden die hier kort toegelicht. Allereerst miste men een definitie van de kleinere erfgoedinstelling. In dit stappenmodel wordt met “erfgoedinstelling” de volgende groep instellingen bedoeld: bibliotheken, archieven en musea die verantwoordelijk zijn voor het beheren van een cultuur historische collectie. Belangrijk is dat deze instellingen een maatschappelijke opdracht hebben om deze taak uit te voeren en daarvoor middelen ter beschikking gesteld krijgen. In praktische zin kan de term “kleinere erfgoedinstelling” opgevat worden als alle erfgoedinstellingen die niet tot de grote nationale instellingen behoren. Verder bleek de term “archief” tot verwarring te leiden bij een deel van de reviewers. De term “archief” wordt in deze tekst gebruikt als vertaling van de Engelse term “repository” en is daarmee bedoeld als een neutrale term voor de opslag van digitale materialen. Probleemschets duurzame toegang in Nederland In de afgelopen vijftien jaar hebben vooral grote nationale instellingen en onderzoekscentra zoals de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, Beeld en Geluid en Data Archiving and Networked Services (DANS), veel onderzoek gedaan naar de problematiek van duurzame toegang tot digitale informatie. Inmiddels beschikken deze grote instellingen over duurzame archieven of e‐depots waar een deel van hun digitale informatie een veilig onderkomen heeft gekregen. Zo heeft de Koninklijke Stapsgewijs naar duurzame toegang

28


Bibliotheek sinds 2003 een e‐Depot operationeel voor de opslag van Nederlandse digitale publicaties en e‐journals van internationale wetenschappelijke uitgevers. DANS draagt zorg voor de opslag van belangrijke datasets uit onderzoeksprogramma’s in de alfa‐ en gammawetenschappen. Sinds eind 2009 beschikt het Nationaal Archief over een e‐Depot voor het onderbrengen van de digitale archiefstukken van de rijksoverheid. Inmiddels worden er ook plannen uitgewerkt om de Regionale Historische Centra en andere archiefdiensten in Nederland bij dit systeem aan te laten sluiten. Verder is Beeld en Geluid van uit zijn oorspronkelijke taak als archiefinstelling voor de publieke omroep aan het doorgroeien naar een nationaal archief voor (digitale) audiovisuele media. Zie voor een vollediger overzicht het rapport “Toekomst voor ons digitaal geheugen” (NCDD, 2009). Ondanks deze initiatieven ontbreekt er een nationale visie en aanpak voor het borgen van duurzame toegang tot digitale informatie voor de publieke sector. Om hier verandering in te brengen is in 2008 de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) opgericht. De NCDD is een sectoroverstijgend samenwerkingsverband met vertegenwoordigers uit de overheid, wetenschap en de erfgoedsector, opgericht met als doel om te komen tot een duurzame nationale infrastructuur voor digitale informatie. In 2009 heeft de NCDD een inventariserend onderzoek (NCDD, 2009) uitgevoerd waaruit bleek dat er voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen nog weinig concrete oplossingen zijn voor de duurzame opslag van digitale materialen. Het zelf organiseren van een dergelijke voorziening is voor deze groep een (te) kostbare en een te complexe onderneming, en tegelijkertijd zijn de grote instellingen vooralsnog terughoudend om hun voorzieningen voor materiaal van derden open te stellen. Op hetzelfde moment constateert het rapport “De Digitale Feiten” (DEN, 2009a) dat er in de onderzochte erfgoedinstellingen in Nederland in 2007 gemiddeld 100.000 euro per jaar wordt besteed aan het digitaliseren van de collectie. Dit betekent dat er sprake is van een snel groeiende aanwas van digitale objecten waarvoor geen faciliteiten beschikbaar zijn om duurzame opslag en toegang mee te waarborgen. Deze constatering is ook terug te vinden in de “NCDD Inputnotitie sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009). Veel instellingen lijken het probleem te onderkennen, maar zijn in afwachting van de komst van een nationale infrastructuur voor de duurzame opslag en beschikbaarstelling waarin ze hun materialen kunnen onderbrengen. Stapsgewijs naar duurzame toegang

29


Strategisch stappenmodel voor erfgoedinstellingen Het niet nemen van maatregelen betekent echter het riskeren van verlies van met schaarse middelen bekostigde gedigitaliseerde objecten of van objecten waarvan geen (analoge) originelen (meer) beschikbaar zijn. In de komende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel gepresenteerd waarmee kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen gaan om dit risico te verkleinen. Hiervoor wordt enerzijds geput uit de kennis, ervaringen en best practices die beschreven zijn door nationale en internationale instituten en onderzoekers. Tegelijkertijd wordt er gespiegeld aan de huidige praktijksituatie om zo te komen tot een realistisch inpasbaar model voor duurzame toegang tot digitale informatie. Het stappenmodel is gericht op het ondersteunen van cultureel erfgoedinstellingen bij het uitwerken van maatregelen om het risico van verlies van digitale informatie te verkleinen. De voorgestelde maatregelen raken aan veel gebieden binnen de organisatie, van de ontwikkeling van beleid tot de inrichting van ICT‐infrastructuur en beheerprocessen, maar ze zijn zodanig in te vullen dat de complexiteit hiervan in verhouding blijft tot de aard, grootte en doelstelling van de organisatie. Het reduceren van de complexiteit van het proces is een belangrijk uitgangspunt geweest bij het opstellen van dit stappenmodel. Digitale duurzaamheid roept voor veel mensen een beeld op van “het voor de eeuwigheid bewaren van alle digitale informatie”. Dit is een onbereikbare en weinig zinvolle doelstelling. De sleutel voor dit stappenmodel ligt dan ook in het verkleinen van het probleemgebied. Door het verstandig kiezen van de juiste schaal voor de tijdshorizon, de complexiteit van data, de functionaliteit en de betrouwbaarheid van voorzieningen ontstaat er zicht op een oplosbaar probleemgebied. Als hulpmiddel voor het vormgeven van het stappenmodel wordt een volwassenheidsmodel gebruikt dat is opgesteld door de Amerikaanse onderzoeker Charles M. Dollar. Naast het beschrijven van een inpasbaar stappenmodel op strategisch, tactisch en operationeel niveau wordt er op diverse plaatsen stil gestaan bij de rollen en taken die in een groter (regionaal of landelijk) samenwerkingsverband zouden kunnen worden ondergebracht of die aan externe leveranciers zouden kunnen worden uitbesteed. Het stappenmodel zelf heeft een sterk verwijzend karakter naar eerder gepubliceerde instrumenten en methodieken. Voor een aantal gebieden wordt hierbij ook nadrukkelijk aandacht voor verwijzingen naar generieke (IT) instrumenten en best practices.


30


In de volgende hoofdstukken wordt het stappenmodel beschreven, hierbij is de volgende indeling gehanteerd: •

Hoofdstuk 6: globaal overzicht van het kennisdomein

•

Hoofdstuk 7: analyse van het werkveld

•

Hoofdstuk 8: introductie van een volwassenheidsmodel van Dollar

•

Opbouw van het stappenmodel: o Hoofdstuk 9: kader en afbakening o Hoofdstuk 10: deel A – het bepalen van de context en het mandaat o Hoofdstuk 11: deel B – de digitale objecten veilig stellen o Hoofdstuk 12: deel C – duurzame toegang bieden


31


6. Een kort overzicht van de bestaande instrumenten Digitale duurzaamheid is een dankbaar onderwerp voor onderzoek en publicaties. Beleidsrichtlijnen, toetsingscriteria en referentiekaders zijn in ruime mate te vinden. Maar op welke manier helpen zij de kleine erfgoedinstellingen om verder te komen? In dit hoofdstuk wordt een aantal instrumenten geselecteerd dat als bouwsteen zal dienen voor het verder ontwikkelen van het stappenmodel. Het OAIS‐model vormt een centraal uitgangspunt bij de bespreking van het stappenmodel. Naast dit OAIS‐model is er een grote hoeveelheid literatuur op het gebied van digitale duurzaamheid oftewel “digital preservation” te vinden. Veel van dit materiaal is het resultaat van onderzoeksprojecten uitgevoerd door samenwerkingsverbanden van nationale bibliotheken en universiteitsbibliotheken in Europa, de VS en Australië. Het is niet altijd helder wat de samenhang tussen de diverse instrumenten is en welke relevantie ze hebben voor de verschillende sectoren; ook het ambitieniveau blijft vaak onduidelijk. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de belangrijkste instrumenten en richtlijnen die in de literatuur beschreven zijn, onderverdeeld naar instrumenten gericht op beleidsontwikkeling, instrumenten voor toetsingen en risicoinventarisatie, praktische richtlijnen en best practices. Instrumenten voor beleidsontwikkeling In de literatuur wordt veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van beleid voor het realiseren van een zo geheten “Trusted Digital Repository”, een duurzame digitale bewaarplaats. Men benadert dit als een topdown proces dat moet starten bij de ontwikkeling van beleidsrichtlijnen. Deze vormen de basis voor de verdere inrichting van de organisatie en de uitvoering van de beheerprocessen in de praktijk. Een voorbeeld van een zeer compleet instrument voor beleidsformulering is de “Planning Tool for Trusted Electronic Repositories – PLATTER” (DPE, 2008). Dit instrument is ontwikkeld door het project Digital Preservation Europe (DPE) en heeft als doel te komen tot het formuleren van concrete, meetbare doelstellingen voor het digitaal archief. Op basis hiervan worden de benodigde processen en infrastructuur ingericht en kan men in een cyclisch proces toetsen of de doelstellingen bereikt worden. PLATTER richt zich op het formuleren van beleid op in totaal negen verschillende terreinen.


32


Voor elk terrein biedt PLATTER een uitvoerige bespreking van de verschillende aspecten. Het is daarmee een nuttig instrument om als checklist te gebruiken bij het ontwikkelen van beleid. Naast PLATTER zijn er veel andere publicaties te vinden met richtlijnen voor het formuleren van beleid voor duurzame toegang. Enkele voorbeelden daarvan zijn “Digital Preservation Policies Study” (Beagrie, Semple, Williams, & Wright, 2008), “Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities” (Research Libraries Group.;OCLC., 2002) “Digital Preservation Policy Framework” (McGovern, 2007). Ook in Nederland zijn er instrumenten ontwikkeld voor het omgaan met digitale informatie. Het betreft hier vooral normen kaders die richtinggevend zijn voor het ontwikkelen van beleid. Zo is er voor de overheid “De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” (e‐overheid, 2009), voor ruwe onderzoeksdata heeft DANS het “Data Seal of Approval” (DANS, 2010) opgesteld. Voor de cultureel erfgoed sector heeft DEN “de BASIS voor Duurzaamheid” (DEN, 2009b) geformuleerd. DE BASIS is gebaseerd op de kwaliteitscyclus en onderscheidt achtereenvolgens de fasen van beleid ontwikkelen, plannen maken, uitvoering en evaluatie. DE BASIS is opgesteld als globaal kader en spitst zich toe op het inrichten van de (werk)processen van de organisatie en beleidsmatige inbedding daarvan, bijvoorbeeld het bepalen van het mandaat (techniek, financiële middelen en mensen). Een ander belangrijk aspect bij de ontwikkeling van beleid voor digitale duurzaamheid is de ontwikkeling van het businessmodel voor duurzame toegang. Het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie vraagt om structurele financiële middelen, maar om die te verkrijgen zou duidelijk moeten worden wat de baten zijn. Het uitwerken van de vraagstukken rondom het businessmodel valt buiten het kader van dit onderzoek; voor meer informatie hierover wordt verwezen naar een recente publicatie van DEN en Kennisland “Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed” (de Niet, Verwayen & van Kersen, 2009). Andere relevante bronnen zijn “Sustaining the digital investment” (Lavoie & Blue Ribbon Task Force , 2008), het “LIFE‐project” (University College London & British Library, 2010), “Espida Handbook” (Currall & McKinney, 2007), “Supporting SME Collecting Organisations” (Peacock, Swatman & Lu, 2009). Om te komen tot een praktische benadering voor de (kleine) erfgoedinstellingen bieden deze instrumenten voor beleidsontwikkeling niet veel houvast. Veel van deze documentatie is van een tamelijk abstract niveau. Vaak is het niet duidelijk wat het uiteindelijke doel is dat men nastreeft en welk ambitieniveau men hierbij kiest. Een kleine organisatie met weinig kennis en middelen zal immers andere keuzes moeten en kunnen maken dan een groot instituut met ruime budgetten en veel deskundigheid. De PLATTER tool wekt Stapsgewijs naar duurzame toegang

33


de indruk een schaalbaar model te zijn door vooraf een digitaal archief te karakteriseren op basis van een aantal kenmerken zoals doel en functie, schaalgrootte, werkwijze en technische inrichting. Helaas is er geen voorbeeld te vinden waar PLATTER wordt toegepast en ontbreekt de relatie tussen deze karakterisering en de invulling van de beleidsmaatregelen zelf. Omdat PLATTER wel een volledig en helder beeld schetst van alle aspecten die met duurzame toegang te maken hebben, biedt het instrument wel de meeste aanknopingspunten als checklist voor het opstellen van beleid voor (kleine) erfgoedinstellingen. Instrumenten voor certificering en risico inventarisatie Een ander belangrijk onderwerp in de literatuur over digitale duurzaamheid wordt gevormd door toetsingsinstrumenten voor het kunnen bepalen van de mate waarin een duurzaam archief ook daadwerkelijk duurzaam opereert. De betrouwbaarheid van een digitaal archief is immers pas na lange tijd werkelijk vast te stellen. Wanneer dan blijkt dat bepaalde zaken niet goed geregeld zijn, is de kans groot dat er al onherstelbaar verlies is opgetreden. Om deze reden probeert men aan de hand van toetsing van de huidige werkwijze voorspellingen te doen over het duurzame karakter daarvan. De toetsing wordt gebaseerd op het beleid en de procedures zoals die in de diverse documenten zijn vastgelegd. Daarmee is het complementair aan de instrumenten voor beleidsformulering die in de vorige paragraaf beschreven zijn. Het belangrijkste instrument voor toetsing van het duurzame karakter van een digitaal archief is de “Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist – TRAC” (Center for Research Libraries & OCLC, 2007). Deze TRAC checklist is breed geaccepteerd als toetsingskader voor duurzame digitale archieven. Op basis van de TRAC heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) een concept toetsingskader voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie voor de Nederlandse archiefsector opgesteld onder de naam “Eisen Duurzaam Digitaal Depot ‐ ED3” (LOPAI, 2008). Een benadering vanuit een andere invalshoek is “Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment – DRAMBORA” (McHugh, Ruusalepp, Seamus & Hofman, 2007). Basis voor deze toetsing is het in kaart brengen van de risico’s van de huidige manier van opereren. DRAMBORA maakt op basis van het gedocumenteerde beleid en procesbeschrijvingen de risico’s inzichtelijk die de huidige manier van opereren met zich mee brengt. Hoewel dit instrument wel de onderlinge relaties tussen de risico’s in beeld brengt, krijgen alle risico’s dezelfde weging in termen van impact en waarschijnlijkheid. Hierdoor is een prioritering van de risico’s niet eenvoudig te maken. Daarnaast ontbreekt ook nu de relatie met het ambitieniveau van de organisatie; een risico heeft immers altijd een relatie met het doel dat men stelt. DRAMBORA Stapsgewijs naar duurzame toegang

34


geeft wel een zeer volledig overzicht van de risico’s waaraan een duurzaam archief blootgesteld kan zijn; in totaal worden er 78 beschreven. Naast de genoemde instrumenten zijn er meer ‘self‐assessments’ en andere toetsingsinstrumenten te vinden, maar een verdere behandeling hiervan valt buiten de scope van deze uiteenzetting. Hoewel een aantal van deze instrumenten nadrukkelijk bedoeld is om toegepast te worden op alle types digitale archieven in alle sectoren, is door de opzet de praktische toepasbaarheid in het algemeen beperkt tot organisaties die beschikken over goed gedocumenteerde beleidsplannen en procedures. Verder ontbreekt ook bij deze instrumenten een mogelijkheid om gradaties aan te brengen in de te bereiken doelen en de daar aan gekoppelde minimumvereisten. Best practices en praktische richtlijnen Behalve deze breed ingestoken instrumenten bevat de literatuur ook een scala aan meer praktisch georiënteerde richtlijnen en best practices. Veel van deze zijn geschreven van uit een specifieke sector, achtergrond of focus op het probleemgebied, bijvoorbeeld de formaat‐problematiek, de metadata‐structuren of het preserveringsbeleid. Er is veel documentatie van deze categorie te vinden; een goed startpunt hiervoor is bijvoorbeeld het “Digital Preservation Handbook” (Jones, Beagrie & DPC, 2008). De onderstaande richtlijnen hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het formuleren van het in dit document beschreven model: •

“Guidelines for the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003)

Dit document is in 2003 opgesteld door de Naltional Library of Australia in opdracht van UNESCO en is getoetst door 175 experts uit 86 landen. Het doel van de Guidelines was om te komen tot een uitgebreide checklist voor organisaties die het duurzaam ontsluiten van het digitale cultureel erfgoed tot doel hebben. Dit document besteedt nadrukkelijk aandacht aan de bewustwording van de noodzaak tot het duurzaam toegankelijk maken van het cultureel erfgoed en de verantwoording die dit met zich mee brengt voor musea, bibliotheken en archieven. •

“Een digitaal archief in 10 stappen” (Boudrez, 2009a)

Dit document biedt een stappenplan voor het opzetten en het beheren van een betrouwbaar en duurzaam digitaal archief. Het stappenplan is geschreven door Filip Boudrez, één van de onderzoekers verbonden aan het Expertisecentrum DAVID in Antwerpen. Het stappenplan is opgesteld op basis van de functionele eisen voor digitale archivering en de bijbehorende maatregelen voor risicobeheer. Het stappenplan vindt hierbij een goed evenwicht tussen theoretische onderbouwing en praktische uitvoerbaarheid. De doelstelling van het stappenplan is om zowel particulieren als kleine of middelgrote archiefbeherende instellingen richting te geven voor de Stapsgewijs naar duurzame toegang

35


realisatie van een digitaal archief. Hoewel het stappenplan laagdrempelig is ingestoken, ontbreekt ook hier een duidelijke aanwijzing voor de volgorde waarin maatregelen moeten worden uitgewerkt. Verder veronderstelt het stappenplan dat de instelling beschikt over een vrij hoog kennisniveau op het gebied van software en metadatabeheer. Niettemin levert het stappenplan van Boudrez een belangrijke bijdrage aan het model dat in het kader van dit onderzoek wordt ontwikkeld. Tot zover deze korte impressie van de publicaties op het gebied van digitale duurzaamheid. De bovenstaande documenten geven zeker een beeld van wat er op het gebied van beleid, inrichting en uitvoering in organisaties zou moeten gebeuren, maar geven nog weinig concrete antwoorden op de vraag welke maatregelen, en in welke volgorde, kleine en middelgrote erfgoedinstellingen in Nederland moeten nemen om de duurzame toegang tot hun digitale informatie beter te waarborgen. Veel van de instrumenten en richtlijnen beschrijven een eindstadium of ideaal waarin alles op de juiste manier geregeld is. Hoe de weg naar deze ideale wereld zou moeten lopen blijft echter onderbelicht. Om deze route voor de kleine erfgoedinstellingen in Nederland nader in te kunnen vullen is het nuttig om eerst na te gaan waar het startpunt ligt. Met dit doel voor ogen wordt in het volgende deel op basis van diverse recente onderzoeken die in deze sector zijn uitgevoerd, een beeld geschetst van de huidige stand van zaken in de cultureel erfgoedinstellingen.


36


7. Een impressie van het werkveld In de afgelopen jaren is er vrij veel onderzoek gedaan naar de praktijksituatie van de cultureel erfgoedinstellingen. Het digitaliseren van de collectie blijkt hoog op de agenda te staan, maar men lijkt zich weinig bewust van de risico’s die de digitale materialen op langere termijn lopen. Op basis van diverse, recente publicaties wordt in dit hoofdstuk een beeld geschetst van de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie in Nederland. In Nederland is er een grote verscheidenheid aan instellingen die erfgoedcollecties beheren; het merendeel van de collecties is ondergebracht bij musea, archieven, bibliotheken en historische verenigingen. Deze collecties bevatten archiefmaterialen, tekstueel materiaal, beeldmateriaal, museale objecten en multimedia. Het digitaal beschikbaar stellen van selecties uit deze materialen staat hoog op de agenda. Uit een recente inventarisatie onder 119 instellingen in het kader van het kwantitatief onderzoek “De Digitale Feiten” (DEN, 2009a) blijkt dat tot op heden nog maar een klein deel van de collecties gedigitaliseerd is en dat men zich in de komende tijd vooral zal richten op het digitaliseren van beeldmateriaal en multimedia. Het onderzoek, met name uitgevoerd onder nationale instellingen en koplopers, heeft geen specifieke aandacht besteed aan de digitale duurzaamheidproblematiek. Wel concluderen de onderzoekers dat bij veel instellingen de planvorming en monitoring van de digitaliseringsactiviteiten verbeterd kan worden: “Er wordt volop gedigitaliseerd, maar de meerderheid van de instellingen is (nog) niet in staat harde cijfers te geven over de totstandkoming van hun digitale collecties.” Verder trekken de onderzoekers de conclusie dat ongeveer 4% van het totale budget van de instellingen structureel aan het digitaliseren van de collectie wordt besteed. Voor de onderzochte instellingen kwam dit neer op ongeveer 100.000 euro per jaar! In de afgelopen jaren is een aantal onderzoeken uitgevoerd dat een scherper beeld schetst van de huidige praktijk ten aanzien duurzame opslag van en toegang tot digitale objecten in de cultureel erfgoedsector. Zo heeft de NCDD in 2009 een verkenning uitgevoerd naar de stand van zaken rondom de toegang tot duurzame informatie in de Nederland. De focus van dit onderzoek lag bij de sectoren wetenschap, overheid en cultuur. De resultaten van deze verkenning zijn gepubliceerd onder de titel “Toekomst voor ons digitaal geheugen” (NCDD, Stapsgewijs naar duurzame toegang

37


2009). In de “Inputnotitie sector cultuur/erfgoed” (van Nispen, 2009) voor de NCDD‐verkenning wordt de volgende conclusie getrokken: “Binnen de sector Cultuur/Erfgoed bestaat nog geen grootschalige operationele dienstverlening op het gebied van duurzame toegankelijkheid… Investering in beleid, kennis, duurzame opslag en technische oplossingen voor permanente toegankelijkheid is noodzakelijk”. Ook andere bronnen bevestigen dit beeld. Zo zijn voor dit onderzoek de verslagen doorgenomen van de gesprekken die Digitaal Erfgoed Nederland met diverse instellingen voerde rondom het thema duurzame toegang (DEN, 2008). Op de website bij de onderzoeksverslagen vat DEN de stand van zaken als volgt samen: “Digitale duurzaamheid staat vooralsnog in de kinderschoenen. Iedereen blijkt inmiddels wel doordrongen van het belang. Slechts een beperkt aantal instellingen heeft inmiddels een duurzaamheidsplan of ‐paragraaf opgesteld”. Het onderzoek vroeg instellingen of zij beschikken over een informatieplan met daarin een duurzaamheidsparagraaf. Het volgende citaat als antwoord op deze vraag illustreert het gebrek aan bewustzijn van de duurzaamheidsproblematiek: “Onze collectie is vrijwel 100% geregistreerd, beschreven en gedigitaliseerd, het is mosterd na de maaltijd om dan nog een informatieplan te schrijven”. Andere bronnen bevestigen dit beeld. In de informatieplannen van cultureel erfgoedinstellingen die zijn opgenomen in het ICT‐register (DEN, 2010) richt men zich vooral op de toegang tot de digitale informatie en associeert men duurzaamheid vooral met veilige opslag van de digitale objecten. Een andere bron, een verkenning naar het beheer van de beeldcollecties van historische verenigingen – “Vroeger is van ons” (Lusenet, 2009) laat zien dat digitalisering van beeldcollecties massaal plaatsvindt maar dat het duurzaam beheren en toegankelijk maken van het materiaal weinig aandacht krijgt. Algemeen beeld van de erfgoedinstellingen Op grond van het voorgaande ontstaat het volgende beeld van duurzame toegang tot digitale informatie in de kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen in Nederland: •

Veel instellingen hebben geen duidelijk beeld van hun rol, hun functie en hun mandaat ten aanzien van het duurzaam beheren van digitale informatie en de verantwoordelijkheid die daarmee gepaard gaat.

•

Veel instellingen hebben geen specifiek beleid ontwikkeld voor duurzame toegang; in veel gevallen komt men niet verder dan het formuleren van beleid ten aanzien van digitalisering.

•

De digitale objecten en de metadata worden beheerd in omgevingen waar in beperkte mate sprake is van professioneel IT‐beheer.


38


•

Het beheer van metadata richt zich vrijwel uitsluitend op de inhoud; het vastleggen van metadata noodzakelijk voor duurzaam beheer zoals het registreren van gebruikte formaten, herkomst‐ of referentie informatie of het vastleggen van een digitale “handtekening” bij de objecten, krijgt weinig aandacht.

•

De collectievorming van digitale materialen ligt in het algemeen in het verlengde van de werkwijze voor de fysieke collectie; een duidelijk selectiebeleid voor digitale objecten of een visie op born‐digital materiaal (=materiaal zonder fysieke bron) ontbreekt in het algemeen.

Uit het bovenstaande blijkt duidelijk dat veel instellingen niet goed raad weten met de complexe problematiek van duurzame toegang. Op hetzelfde moment investeert men op grote schaal in het digitaliseren van de collecties, in veel gevallen gebruikmakend van de diverse subsidieprogramma’s voor digitalisering. Bij het uitvoeren van deze digitaliseringsprojecten ontbreekt het aan aandacht om de duurzaamheid van het resultaat te borgen. Dit ondanks pogingen van de overheid om dit via de subsidievoorwaarden af te dwingen, zoals bij het subsidieprogramma “Digitaliseren met beleid” (SenterNovem, 2009). In de volgende hoofdstukken wordt een stappenmodel beschreven dat erfgoedinstellingen op weg kan helpen naar een duurzamere manier van omgaan met hun digitale informatie.


39


8. Volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid Om de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie op een hoger plan te brengen is een geleidelijke aanpak nodig, stap voor stap werken aan een betere oplossing. Charles M. Dollar vertaalde een ‘volwassenheidsmodel’ dat al jaren toegepast wordt in de IT naar het gebied van digitale duurzaamheid. In dit hoofdstuk wordt de bruikbaarheid van dit volwassenheidsmodel voor de cultureel erfgoedinstellingen in Nederland beoordeeld. Duurzame toegang tot digitale informatie blijkt voor veel erfgoedinstellingen een lastig onderwerp te zijn. Er is een grote kloof waarneembaar tussen wat de theorie beoogt en de dagelijkse praktijk. De gebruikelijke route van beleid opstellen, plannen maken en vervolgens uitvoeren lijkt een brug te ver voor veel instellingen. Op hetzelfde moment speelt digitalisering een belangrijke rol in de strijd om de aandacht van klant. De digitale representatie van de fysieke collectie is een belangrijk speerpunt voor het zichtbaar maken van wat de instelling te bieden heeft. Een deel van de erfgoedinstellingen is zich bewust van de noodzaak en de complexiteit van de problematiek. Zij vestigen hun hoop op oplossingen op regionaal of nationaal niveau omdat ze zich realiseren dat hun huidige capaciteiten te beperkt zijn. Een nationale infrastructuur voor duurzame toegang is echter nog niet inzicht, ook al heeft de NCDD die ambitie uitgesproken en zijn er interessante initiatieven gaande zoals de “Pilot gebruik Digitaal Depot RHC’s‐Nationaal Archief” (Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot, 2010) of de pilot voor lokaal en regionaal AV‐materiaal van Beeld en Geluid met de dienst ProArchive (Beeld en Geluid, 2009). De grote instellingen zijn echter (nog) niet in staat om de cultureel erfgoedinstellingen voldoende faciliteiten te bieden. De pilot van het Nationaal Archief stelt voorlopig beperkingen aan het type instelling en het materiaal, de Koninklijke Bibliotheek houdt in ieder geval tot 2012 de deur van het e‐Depot dicht voor extern materiaal. De prijsstelling van de diensten van Beeld en Geluid is van dien aard dat in de praktijk de drempel voor veel kleinere instellingen te hoog is. De diensten van DANS beperken zich in hoofdzaak tot onderzoeksinstellingen. Dit zijn allemaal logische keuzes van uit het perspectief van deze instellingen, maar zij bieden daarmee geen oplossingen voor de kleinere instellingen. Een nationale infrastructuur voor digitale duurzaamheid is dus voorlopig nog een scenario dat ver in de toekomst ligt.


40


Ook de marktpartijen bieden momenteel nog weinig integrale oplossingen voor digitale duurzaamheid. De initiatieven die er zijn, richten zich vooral op de grotere archieven zoals het Stadsarchief Amsterdam in samenwerking met het bedrijf Data Matters (Stadsarchief Amsterdam, 2010). De dienstverlening van overige marktpartijen beperkt zich in het algemeen tot deeloplossingen zoals het aanbieden van diensten voor opslag of registratiesystemen voor het beheer van de inhoudelijke metadata. De kleine en middelgrote instellingen zullen zelf aan de slag moeten om de duurzame toegang tot hun digitale informatie te borgen. Ze zullen een manier van omgaan met digitale duurzaamheid moeten zien te vinden waarbij ze niet mogen vastlopen in onrealistische uitdagingen op financieel, technisch of organisatorisch vlak. De richtlijnen en toetsingcriteria, zoals in hoofdstuk 6 besproken, zijn gericht op het nastreven van de ideale situatie. Om tot een werkbare situatie voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen te komen is een andere benadering nodig. Er is behoefte aan een groeimodel waarin de erfgoedinstellingen zelf de doelen kunnen kiezen die binnen hun bereik liggen. Door de keuze van de doelen en de volgorde van de stappen te baseren op de risico’s die men op dat moment loopt, kan er een groeipad ontstaan naar volwassenheid in het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Zeker wanneer dit als een cyclisch proces wordt ingericht met kleine verbeterstappen, ontstaat een model waarmee ook kleine instellingen mogelijk uit de voeten kunnen. Een dergelijk groeimodel naar volwassenheid is een bekend model in de IT. Eén van de bekendste voorbeelden hiervan is het Capability Maturity Model Integration – CMMI (SEI, 2010) waarvan de basis ontwikkeld is in 1990 en dat zich richt op het professionaliseren van het ontwikkelproces van software. Inmiddels bestaan er ook voor diverse anderen terreinen vergelijkbare modellen. De essentie van deze volwassenheidsmodellen is het inrichten van een cyclisch proces van verbetering om zodoende een steeds hoger kwaliteitsniveau te bereiken, vergelijkbaar met andere kwaliteitsmodellen als INK of de Demming‐cyclus. Afhankelijk van het niveau waarop men zich op dit moment bevindt, worden processen geselecteerd voor verbetering. De niveaus zijn meestal beschreven in een aantal (meestal vier of vijf) afgebakende stadia die een bepaald niveau van volwassenheid aangeven. De meerwaarde van deze benadering is dat men in kleine stappen probeert tot een procesverbetering te komen in plaats van in één keer het eind niveau proberen te bereiken. Ook voor digitale duurzaamheid is er een volwassenheidsmodel geformuleerd. In 2007 heeft Charles M. Dollar in de context van een opdracht van de Delaware Division of Libraries een voorlopige versie Stapsgewijs naar duurzame toegang

41


van een volwassenheidsmodel gepubliceerd, het “Digital Preservation Capability Maturity Model” (Dollar, 2007), gebaseerd op het gedachtegoed achter het CMMI‐model. Inmiddels is dit model gereviseerd en in april 2010 zal aan de City of Toronto een aangepaste versie van dit model gepresenteerd worden. De informatie die hieronder volgt is gebaseerd op deze, nog niet gepubliceerde versie, die Dollar voor dit onderzoek ter beschikking gesteld heeft. Voor zijn volwassenheidsmodel heeft Dollar de theoretische kaders, die in hoofdstuk 6 besproken zijn, samengevat in vijftien kernfactoren voor digitale duurzaamheid verdeeld over twee groepen. De eerste groep bevat de elementen die samen de infrastructuur voor digitale duurzaamheid vormen en de tweede groep bevat de processen die noodzakelijk zijn om een duurzame dienstverlening voor opslag van en toegang tot digitale informatie te realiseren. Het onderstaande schema geeft de samenhang van deze vijftien kernfactoren weer:

Figuur 3 ‐ Digital Preservation Infrastructure and Processes, Bron: Charles M. Dollar (Dollar, 2010)


42


Voor elk van de processen en infrastructuurelementen worden in dit model vijf niveaus van volwassenheid gedefinieerd naar analogie van het CMMI‐model. Op grond van de optelsom van de score op elk van de componenten ontstaat er een totaalscore die aangeeft in welke volwassenheidsfase de organisatie zich bevindt, Dollar beschrijft de volgende vijf stadia: •

Niveau 1: Nominal Digital Preservation Capability

Op dit niveau is er geen sprake van een systematisch programma voor digitale duurzaamheid of het bestaat uitsluitend op papier. Op dit niveau loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico om op lange termijn verloren te gaan. •

Niveau 2: Minimal Digital Preservation Capability

Activiteiten op het gebied van digitale duurzaamheid vinden ad‐hoc plaats op een ongestructureerde en onvoorspelbare manier. Er is enig begrip van de digitale duurzaamheidsproblematiek, maar dit blijft beperkt tot enkele mensen binnen de organisatie. Op dit niveau loopt veel digitale informatie het risico om op lange termijn verloren te gaan. •

Niveau 3: Intermediate Digital Preservation Capability

Op dit niveau is er sprake van een infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de bijbehorende processen zijn aanwezig. Hiermee is de basis aanwezig voor het verder uitbouwen van het vermogen voor het bieden van duurzame opslag van en toegang tot digitale informatie. Op dit niveau loopt een klein deel van de digitale informatie een risico om op lange termijn verloren te gaan. •

Niveau 4: Advanced Digital Preservation Capability

De organisatie beschikt over een solide infrastructuur voor digitale duurzaamheid en de bijbehorende processen zijn goed geborgd en gedocumenteerd. Hiermee heeft de organisatie een grote capaciteit bereikt voor het realiseren van duurzame opslag en toegang tot digitale informatie. Het risico op verlies op de lange termijn van digitale informatie is slechts in enkele gevallen aanwezig. •

Niveau 5: Optimal Digital Preservation Capability

Op dit niveau heeft de organisatie een zeer grote capaciteit bereikt om duurzame opslag van en toegang tot digitale informatie te realiseren. Digitale duurzaamheid is onderdeel van de strategische focus van de organisatie en men werkt continu aan de verbetering van de kwaliteit van de processen. Verlies van digitale informatie op de lange termijn is op dit niveau niet aan de orde. Dit volwassenheidsmodel lijkt een nuttig raamwerk te zijn voor het in beeld brengen van de manier waarop een organisatie omgaat met digitale duurzaamheid. Het resultaat, onderverdeeld in vijftien Stapsgewijs naar duurzame toegang

43


verschillende aspecten, levert inzicht in de capaciteit die een organisatie ontwikkeld heeft voor het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie. Door de verdeling naar vijf niveaus van volwassenheid biedt dit instrumenten een gedifferentieerder aangrijpingspunt dan de eerder besproken instrumenten. Om van duurzame toegang tot digitale informatie te kunnen spreken moet er echter sprake zijn van een situatie waarbij er structureel aandacht en zorg is voor de infrastructuur en processen voor digitale duurzaamheid. In dit volwassenheidsmodel betekent dit dat de organisatie zich minimaal in niveau 3 moet bevinden. Pas op dit niveau is er sprake van een beperkt risico voor verlies van digitale informatie. De organisatie heeft in dat geval de duurzame toegang op een structurele manier ingericht en kan dan ook de eerder besproken instrumenten gebruiken om verder uitbouwen naar hogere niveaus, bijvoorbeeld door middel van een risicoinventarisatie op basis van DRAMBORA. De definities van de lagere niveaus in dit model zijn nuttig om een plaats te bepalen in het groeiproces en om vervolgens op grond hiervan de doelen voor verbetering te kunnen definiëren. In het kader van duurzame toegang moeten niveau 1 en 2 gezien worden als een tussenfase op weg naar niveau 3 of hoger en niet zo zeer als een te bereiken doel op zich. Bijlage 4 geeft een beschrijving van de doelen die met elk van de vijftien factoren worden nagestreefd én de concrete maatregelen die voor niveau 3 gerealiseerd moeten zijn. Op basis van het beeld uit de praktijkanalyse in de erfgoedinstellingen uit hoofdstuk 7 wordt de inschatting gemaakt dat voor de doelgroep van dit onderzoek vrijwel geen van de aspecten zich boven niveau 1 of 2 zal bevinden. Dit betekent dat er op veel terreinen verbetering nodig is. Het tegelijk formuleren van een groot aantal verbeterdoelen is echter niet werkbaar en realistisch. Dit vraagt om een verdere verfijning van dit model. In het volgende hoofdstuk wordt dit verder uitgewerkt door de vijftien aspecten uit het volwassenheidsmodel te ordenen naar urgentie en de afname van het risico op verlies van digitale informatie.


44


9. Kaders van het stappenmodel In de volgende hoofdstukken wordt een strategisch stappenmodel beschreven om de erfgoedinstellingen op weg te helpen met het realiseren van duurzame toegang tot hun digitale informatie. De basis voor dit stappenmodel wordt gevormd door de vijftien factoren uit het hiervoor beschreven volwassenheidsmodel. Deze worden in een logische volgorde gegroepeerd zodat er een stappenmodel ontstaat waarbij elke stap het risico op verlies van digitale informatie verder reduceert. Om de complexiteit van de uitdaging te reduceren wordt er in dit hoofdstuk allereerst een afbakening van het soort materiaal en de tijdshorizon gemaakt. Inleiding In dit hoofdstuk wordt een strategisch stappenmodel beschreven dat instellingen op weg kan helpen met het duurzamer opslaan en toegankelijk maken van hun digitale collecties. Na het doorlopen van de stappen uit dit stappenmodel zou voldoende inzichten en kennis opgebouwd moeten zijn om op een goed gefundeerde wijze een besluit te nemen over de verdere ambities. Dit stappenmodel is bedoeld als overbrugging naar een toekomstig scenario van een regionale of landelijke infrastructuur voor digitale duurzaamheid, maar ook als de eerste opstap naar het realiseren van een eigen digitaal archief. Zoals gezegd kan de huidige beheerpraktijk bij de kleine en middelgrote instellingen leiden tot ongewenst verlies van digitale informatie op langere termijn. Dit stappenmodel laat zien dat elke instelling een start kan maken met het verbeteren van het inrichten en uitvoeren van de beheerprocessen of het initiatief nemen om materiaal op andere wijze verantwoord onder te brengen. Het terugbrengen van de complexiteit speelt hierin een belangrijke rol. Voor het realiseren van een volledig betrouwbare oplossing voor duurzame toegang is het doorlopen van alle stappen noodzakelijk en bijvoorkeur meerdere malen met voortschrijdend inzicht. Op die manier ontstaat een proces van continue verbetering. Maar zelfs als niet het hele traject doorlopen wordt, zal het uitwerken van elke stap in deze volgorde een vermindering van het risico op verlies van digitale informatie op leveren.


45


Afbakening van materiaal en tijdshorizon Digitale duurzaamheid wordt pas een hanteerbaar concept wanneer we het kunnen terugbrengen tot de juiste proportie – namelijk die proportie die past bij de eigen organisatie. In de “Guidelines for the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003) opgesteld in opdracht van UNESCO, worden vier verschillende assen beschreven waarlangs men de eigen ambitie kan aftekenen: •

het soort materiaal dat men veilig wil stellen,

•

de tijd die men wil overbruggen,

•

de functies die men wil realiseren,

•

de betrouwbaarheid van de processen die men nastreeft.

De functionaliteit en de betrouwbaarheid van de processen vormen het uitgangspunt voor het volwassenheidsmodel. De doelstelling hierbij is het bereiken van een zo hoog mogelijk niveau van betrouwbaarheid en een zo volledig mogelijke functionaliteit conform de concepten beschreven in het OAIS‐model. Het stappenmodel richt zich op instellingen die een start willen maken met het duurzaam toegankelijk houden van digitaal materiaal. Dit betekent dat het belangrijk is dat men zich bewust wordt van wat duurzame toegankelijkheid precies betekent en met zich meebrengt. Om dit inzichtelijk te maken is het nuttig om met een beperkte hoeveelheid, bijvoorkeur technisch relatief eenvoudig materiaal uit de collectie alle stappen te doorlopen en het beheersregime vervolgens geleidelijk uit te bouwen. Uitgaande van een situatie waarin er vrijwel geen voorzieningen voorhanden zijn zal relatief eenvoudig materiaal volop aanwezig zijn. Op deze manier wordt eerst het “laaghangende fruit” aangepakt, maar is men tegelijkertijd toch al op weg naar een duurzamer beheer van de digitale informatie. Door een verstandige afbakening naar het soort materiaal en de gekozen tijdshorizon worden de juiste condities geschapen om een cyclisch proces van verbetering en opschaling op gang te brengen, waarbij de doelen regelmatig worden bijgesteld. Keuze van het materiaal Digitaal (erfgoed)materiaal heeft een aantal verschillende kenmerken die de complexiteit van het duurzaam toegankelijk maken bepalen. Om een inschatting van de complexiteit te maken is het nuttig om kort stil te staan bij een aantal van deze kenmerken. In de literatuur, bijvoorbeeld PLATTER (DPE, 2008), worden de volgende aspecten van digitale data beschreven: de complexiteit, de mate van specialisatie (voor het bewaren en het kunnen gebruiken), de gevoeligheid, de rechten, en manier waarop het materiaal gemaakt is. Stapsgewijs naar duurzame toegang

46


Voor het inschatten van de risico’s is het relevant of het fysieke origineel nog beschikbaar is of niet. In het algemeen is digitaal erfgoedmateriaal ontstaan als resultaat van het digitaliseren van een fysieke origineel. In bijzondere gevallen is het fysieke origineel na digitaliseren niet meer beschikbaar, in dit geval is er sprake van substitutiedigitalisering, bijvoorbeeld wanneer het origineel door slechte staat de digitalisering niet overleeft. In toenemende mate krijgen de erfgoedinstellingen ook te maken met materialen die het resultaat zijn van een digitaal creatieproces, bijvoorbeeld de beelden van een digitale camera. Men gebruikt hiervoor vaak de term “born‐digital” materiaal. Bijkomende problemen van dit “born‐digital” materiaal zijn de vaak grote hoeveelheden waarin het beschikbaar komt waardoor nieuwe selectiecriteria noodzakelijk zijn en het ontbreken van controle over het creatieproces waardoor essentiële data kan ontbreken of migratie naar andere formaten noodzakelijk is. Een instelling die de eerste stappen zet op het gebied van duurzame opslag en toegang doet er verstandig aan om zich in eerste instantie te richten op materiaal dat een eenvoudige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere omstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Wanneer er digitaal materiaal aanwezig is zonder fysieke origineel dan is het verstandig om dit materiaal een hoge prioriteit te geven zodra men overtuigd is van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de omslagomgeving. Kijkend naar de huidige en geplande digitaliseringsactiviteiten binnen de cultureel erfgoed sector, zoals die bijvoorbeeld worden beschreven in het rapport De Digitale Feiten (DEN, 2009a), dan ligt er een sterke nadruk op het digitaliseren van het beeldmateriaal. Dit materiaal past in het algemeen prima binnen deze eerste afbakening. Keuze van de tijdshorizon Een andere manier om de complexiteit te reduceren is het afbakenen van de tijdshorizon. Het duurzaam toegang bieden tot digitale informatie is een uitdaging die van gedaante verandert afhankelijk van de horizon die men kiest. Het bewaren van een digitaal bestand om het na een jaar nog te kunnen gebruiken is een volstrekt andere uitdaging dan het voor een periode van honderd jaar bruikbaar houden. In dit stappenmodel kiezen we voor een tijdshorizon van ongeveer vijf jaar. Dat lijkt kort, maar een langere termijn is nauwelijks te overzien, enerzijds doordat de technologie zich snel ontwikkelt, en anderzijds omdat bijvoorbeeld de NCDD werkt aan landelijke en/of regionale infrastructuren voor de langere termijn. Een periode van vijf jaar loopt ongeveer synchroon met de tijdsplanning van de meeste beleidsplannen en met de investeringscycli van IT‐infrastructuur componenten.


47


Door te kiezen voor een periode van vijf jaar zullen sommige aspecten van duurzame opslag en toegang wellicht minder belicht worden, maar toch is het een bewuste keuze om op de korte termijn de complexiteit te verminderen. Het uitgangspunt blijft immers het inrichten van een proces van continue verbetering. Door een tijdshorizon van vijf jaar te kiezen en de doelen regelmatig te evalueren en bij te stellen ontstaat er een voortschrijdend groeiproces richting duurzame toegang. De opbouw van het stappenmodel Met deze afbakening in het achterhoofd wordt het tijd om de stappen te beschrijven die een cultureelerfgoed organisatie zou moet zetten om te komen tot een duurzame borging van digitale informatie. Dit stappenmodel bestaat uit drie delen; in het eerste deel staat het bepalen van de ambitie van de organisatie centraal, het tweede deel gaat over het veiligstellen van de digitale objecten en het derde deel richt zich op het duurzaam toegang bieden tot de digitale informatie. De organisatie moet zelf aan de slag met de problematiek van digitale duurzaamheid, ze moet plannen maken en acties ondernemen. Maar andere organisaties kunnen aan dit proces een belangrijke bijdrage leveren. Zo is een deel van de problematiek terug te brengen tot het professionaliseren van de IT‐omgeving en hiervoor is ruime ondersteuning in de markt te vinden. Een ander deel betreft toepassingen voor het beheren van de relevante metadata voor duurzaamheid. De markt hiervoor is nog niet ver ontwikkeld; landelijke organisaties zoals DEN zouden hierin een stimulerende en sturende rol in kunnen spelen. Verder betreft het ook het reageren op technologische veranderingen. Het volgen hiervan is geen vanzelfsprekende taak voor de kleine erfgoedinstelling, samenwerken in landelijke of globale netwerken ligt meer voor de hand. De NCDD zou een rol kunnen spelen in het samenbrengen van de juiste partijen die dit verder vorm zouden kunnen geven. Deze constatering mag dan ook beschouwd worden als een oproep aan de koepelorganisaties en leveranciers van beheersystemen en IT‐diensten om hun meerwaarde voor de kleine en middelgrote cultureel erfgoedinstellingen beter zichtbaar te maken. In de volgende hoofdstukken worden de verschillende delen van het stappenmodel beschreven. Deze stappen zijn niet uitputtend beschreven; ze zijn vooral bedoeld om een beeld te schetsen van het doel dat in elke stap bereikt zou moeten worden. Bij het opstellen van dit stappenmodel is naast het volwassenheidsmodel van Dollar, vooral geput uit PLATTER (DPE, 2008), “Guidelines for the Preservation of Digital Heritage” (National Library of Australia, 2003) en het stappenplan van Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a). Voor vollediger informatie over de behandelde onderwerpen verwijs ik dan ook nadrukkelijk naar deze documenten.


48


De toegevoegde waarde van het stappenmodel is het rangschikken van de stappen naar volgorde van urgentie met als leidraad de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Dollar. Bijlage 5 geeft een overzicht van alle stappen en geeft hun relatie met de elementen van het volwassenheidsmodel weer.


49


10.

Deel A: Het bepalen van de context en het mandaat

In dit eerste deel van het stappenmodel staat de bewustwording centraal van de rol die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien van duurzame toegang tot het digitale erfgoed. Het accepteren van de verantwoordelijkheden hiervoor moet een bewuste strategische keuze zijn. De organisatie moet over voldoende mandaat en draagvlak beschikken om een rol te kunnen spelen en vervolgens haar rol ook actief uit te dragen binnen het netwerk. Voordat de eerste stappen gezet kunnen worden naar een duurzamere toegang tot digitale informatie, moet elke organisatie zich de vraag stellen welke rol ze in dit verband heeft. In dit deel wordt stil gestaan bij het bepalen van de context; wat verwachten de omgeving, de producenten, gebruikers en andere belanghebbenden van de organisatie? Vervolgens moet de context vertaald worden in het accepteren, verwoorden en uitdragen van een verantwoordelijkheid voor het digitale materiaal. In het volwassenheidsmodel zijn worden deze onderwerpen beschreven in de elementen Designated Community, Collaborative Engagement en daarop volgend met Governance, Policy. Deel A stap 1: de context bepalen Voor dat men start met het inrichten van een programma voor duurzame toegang tot digitale informatie is het verstandig om eerst een beeld te vormen van de mate waarin duurzame toegang tot digitale informatie van belang is voor de organisatie. Een mogelijk startpunt is om na te gaan welke rol digitale materialen bij de levering van de huidige producten en diensten leveren, wat de herkomst van de materialen is en wie de beoogde gebruikers zijn. Maar ook gaat het om het vaststellen waarom deze diensten worden aangeboden. Is deze activiteit verankerd in het beleid van de organisatie of een toevallige ontwikkeling? Welke rol speelt digitale informatie in het huidige collectiebeleid, welke digitaliseringsprojecten zijn er (geweest) en met welk doel? Voorbeelden van andere vragen die nuttig kunnen zijn voor het nadenken over de context zijn: •

Wordt al het materiaal toegankelijk gemaakt of is er sprake van alleen maar archiveren?

•

In welke mate is het productieproces te beïnvloeden, zijn er mogelijkheden voor het afdwingen van formaten of standaarden?

•

Speelt de digitale informatie ook een rol binnen de organisatie zelf of wordt het alleen maar aan het publiek aangeboden?


50


•

Zijn er nog andere belanghebbenden, is er sprake van een (wettelijke) verplichting om het materiaal te archiveren, en toegankelijk te maken?

•

Beschikt de organisatie over de capaciteiten om een duurzame toegang tot digitale informatie te realiseren of zou zij deze kunnen ontwikkelen? Heeft de organisatie serieuze ambities om dit te doen?

•

Zijn er andere organisaties die hier al mee bezig zijn of dit eigenlijk zouden moeten doen? Zijn er andere organisatie die het zouden kunnen doen of het graag willen doen?

•

Is samenwerking voor bepaalde functies mogelijk of is er een mogelijkheid om het beheer aan een andere organisatie uit te besteden?

Het beantwoorden van deze vragen levert inzicht op in het belang dat de organisatie heeft bij het duurzaam borgen van het digitale materiaal. Maar ook wie de beoogde gebruikers zijn van het materiaal, nu en in de toekomst, is van essentieel belang om te kunnen bepalen welke toegang er geboden moeten en welke metadata er bij het digitale object opgeslagen moeten worden. Verder gaat het ook om het in beeld brengen van de producenten van het materiaal en vooral ook de relatie die een organisatie daarmee heeft en de controle die men op het productieproces kan uitoefen. Een ander belangrijk aspect van de context is de samenwerking binnen de organisatie en met andere organisaties. Analoog aan de opkomst van “cloud computing” en “software as a service” lijkt ook de opkomst van netwerkfuncties voor digitale duurzaamheid voor de handliggend. Diverse Europese onderzoeksprojecten zijn al bezig met het ontwikkelen van instrumenten, zie bijvoorbeeld het artikel van Sierman (Sierman, 2009). De mogelijkheden van samenwerking met andere organisaties of het uitbesteden van taken aan externe partijen kunnen bijzonder waardevol zijn. Zeker voor de instellingen die tot de doelgroep van dit stappenmodel horen is het aan te bevelen om zeer kritisch te kijken naar wat met men zelf organiseert en wat met behulp van externe deskundigheid gerealiseerd kan worden. Deel A stap 2: mandaat en draagvlak Een organisatie die zich committeert aan het duurzaam toegankelijk houden van digitaal materiaal zal een reeks nieuwe taken en processen moeten inrichten. De organisatie neemt hiermee een belangrijke verantwoording op zich. Ze verplicht zich tot het inrichten en onderhouden van een faciliteit die garanties kan bieden voor het duurzaam opslaan en toegankelijk houden van de informatieobjecten. Daar zijn structurele middelen voor nodig, kennis en vaardigheden, en er moet geïnvesteerd worden in het ontwikkelen van vertrouwen en geloofwaardigheid bij de producenten en de gebruikers.


51


Het is essentieel dat de organisatie hiervoor voldoende mandaat en draagvlak krijgt van alle belanghebbenden, de interne organisatie, de financiers, de leveranciers van informatie, de gebruikers van de informatie en collega instellingen. Als dit mandaat en draagvlak niet voldoende aanwezig, is wordt het realiseren van de ambitie een lastige opgave. In dat geval is het verstandiger om een samenwerkingspartner te zoeken die daartoe wel in staat is. Een dergelijke samenwerking kan verschillende vormen krijgen variërend van het volledig overdragen van het materiaal tot het gezamenlijk realiseren van bepaalde functies. Het niet nemen van de verantwoordelijkheid voor de duurzame borging van het materiaal en toch blijven doorgaan met de productie van digitaal materiaal is onverstandig, tenzij de organisatie er bewust voor kiest om maar een korte periode over het digitale materiaal te willen beschikken. Welke beslissing er ook genomen wordt, het zal voor alle belanghebbenden duidelijk moeten zijn welke rol de organisatie speelt in het borgen van de duurzame toegang tot de digitale informatie. De afbakening, de context en de strategische keuzes die men maakt, moeten worden vastgelegd in een beleidsplan voor digitale duurzaamheid. Een dergelijk plan bevat de informatie over de manier waarop een stabiele omgeving gecreëerd kan worden op financieel, organisatorisch en technologisch gebied, een omgeving die erop gericht is om de beoogde gebruikers op begrijpelijke en betrouwbare wijze duurzame toegang tot de digitale erfgoedinformatie te bieden. PLATTER (DPE, 2008) biedt goede aanknopingspunten voor het verder concretiseren van een dergelijk beleidsplan. Het is belangrijk om daarbij de gekozen afbakening van tijd en materiaalsoort in gedachte te houden. Voor een verdere bespreking verwijs ik naar bijvoorbeeld “UNESCO Guidelines for the preservation of digital heritage” (National Library of Australia, 2003) en “Safeguarding Collections at the Dawn of the 21st Century” (Meyer, 2009)


52


11.

Deel B: De digitale objecten veilig stellen

De kern van duurzame toegang is het voor langere tijd kunnen beschikken over het digitale object. In dit deel staat dan ook het fysiek opslaan en bruikbaar houden van het digitaal object centraal. Op basis van een bewust gekozen bewaarstrategie wordt de benodigde opslagomgeving bepaald en worden de processen voor het verantwoord beheren ingeregeld. Uit de werkveld onderzoeken besproken in hoofdstuk 7 komt duidelijk naar voren dat de opslag van digitale informatie op dit moment bij veel instellingen een groot risico vormt. Er is sprake van opslag op offline media als externe harde schijven, dvd’s en cd’s zonder enige vorm van periodieke controle van de informatie op deze dragers. Het veiligstellen van de aanwezige digitale objecten is dan ook het eerstvolgende deel van het stappenmodel. Het doel bij dit deel is om het verlies van data te voorkomen door de data in een veilige omgeving op te slaan waar ze beschermd zijn tegen bedreigingen als veroudering, slijtage, technologische of inhoudelijke veranderingen, technisch falen van systemen, rampen, schade door menselijk interactie of software. Deze doelstellingen zijn ook terug te vinden in het volwassenheidsmodel. De relevante elementen uit het volwassenheidsmodel zijn zodanig geordend dat er een logische opbouw ontstaat. Het gaat hier om de het inrichten en uitwerken van de volgende infrastructuur componenten en processen: •

stap 1: Het ontwikkelen van een strategie voor duurzame toegang, in deze fase met name gericht op het bewaren van het digitaal object (Strategy).

•

stap 2: Het inzichtelijk maken van het aanwezige en te verwachten digitale materiaal dat opgenomen moet worden in het archief (Digital Records Survey).

•

stap 3: Het inrichten van een opslagomgeving (Storage Management).

•

stap 4: Het inrichten van een proces dat zorg draagt voor het op een verantwoorde wijze opnemen van digitale materialen (Ingest).

•

stap 5: Het inrichten van de processen voor beveiligen, monitoren en vervangen van de opslagomgeving (Digital Records Security, Planned Device & Media Renewal, Technical Expertise).


53


Deel B stap 1: eisen voor veilige opslag Deel A eindigde met het formuleren van een beleid voor duurzame toegang tot digitale informatie in hoofdlijnen. Dit deel start met het vertalen van dit beleid naar een strategie, een aanpak om de duurzame toegang te realiseren. Het volwassenheidsmodel van Dollar stelt dat het gaat om het implementeren van maatregelen die de digitale gegevens beveiligt tegen bedreigingen door veroudering (van technologie en opslag media) en die de integriteit van het object beschermt. Deze maatregelen komen neer op het levend houden van de digitale data door ze tijdig te verhuizen naar nieuwe dragers en het tijdig migreren van de bestanden naar duurzamere (open) formaten. In dit deel wordt het veilig stellen behandeld. In deel C komt de migratie van formaten aan de orde. Het gaat hier dus om het definiëren van de maatregelen die nodig zijn voor het beschikbaar krijgen van het materiaal, het opslaan in het archief en het beschermen tegen alle denkbare bedreigingen. Wanneer we kijken naar de eisen voor veilige opslag, beschrijft PLATTER de doelen die nagestreefd moeten worden; concreet gaat het hierbij om de acquisitie van het materiaal en het inrichten van de technische infrastructuur. PLATTER beschrijft in het “Acquistion Plan” de volgende doelen: •

definieer concreet om welk materiaal het gaat en in welke hoeveelheden het gaat,

•

stel in samenspraak met de leveranciers de voorwaarden voor opname vast,

•

evalueer periodiek de relevantie van alle gemaakte afspraken,

•

ga na op welke manier men daadwerkelijk de beschikking krijgt over materiaal,

•

maak het opname proces meetbaar.

In het “Technical Plan” beschrijft PLATTER de volgende doelen: A. De IT‐infrastructuur moet correct gedimensioneerd worden voor de opslag, de verwerking en het transport van de te verwachten materialen: •

de hardware, software en het netwerk moeten de te verwachten belasting aankunnen,

•

de infrastructuur moet gebaseerd zijn op goede ondersteunende systemen en software,

•

er moet een proces zijn dat de migratie initieert van hardware‐ en softwarecomponenten die niet langer ondersteund (zullen) worden,

•

er moet een proces zijn dat alle wijzigingen in de IT‐infrastructuur registreert.

B. De IT‐infrastructuur moet in staat zijn om de integriteit en de beveiliging van de opgeslagen data te garanderen door deze te beschermen tegen toegang door ongeautoriseerde gebruikers, tegen verlies door gebeurtenissen van buiten of binnen de organisatie (natuurrampen of virussen). Stapsgewijs naar duurzame toegang

54


C. Er moet sprake zijn van een gegarandeerde dienstverlening aan de gebruikers, met de volgende randvoorwaarden: •

de dienstverlening moet aansluiten bij de veranderende behoefte van de gebruikers, dit kan betekenen dat bestaande diensten uitgefaseerd moeten worden en nieuwe diensten ontwikkeld moeten worden,

•

de informatie over gebruikers is alleen met de juiste autorisaties toegankelijk,

•

voorkom onderbreking van de dienstverlening door enkelvoudig falen (zorg voor redundantie),

•

voorkom onderbreking van de dienstverlening door externe verstoring (zorg voor uitwijk, back‐up).

Een groot deel van bovenstaande eisen zijn algemene eisen voor het leveren van een professionele IT‐dienst, het ligt voor de hand om de kwaliteitssystemen toe te passen die voor IT‐beheer ontwikkeld zijn, zoals IT Service CMM (Niessink & Clerc, 2010) of de breed ondersteunde ITIL‐ methodiek (Bon & ITSMF Nederland, 2006). De eisen voor de technische infrastructuur en de beheersprocessen moeten nu concreet gemaakt worden voor de eigen situatie. Daarvoor is het nodig om eerst een inventarisatie te maken van het aanwezige en te verwachten materiaal. Deel B stap 2 : inventariseren De volgende stap gaat over het nauwkeurig in beeld krijgen van het materiaal. Van elk bestand moet in ieder geval het type drager, de locatie, het identificatienummer, het formaat en de grootte bepaald worden. Deze gegevens spelen ook in de vervolgstappen een belangrijke rol. Als hulpmiddel hierbij zijn diverse registratie en extractietools beschikbaar, waarvan er een aantal genoemd worden in het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b). Uiteindelijk levert de inventarisatie een beeld op van het te bewaren materiaal. Zoals bij de afbakening besproken is, is het verstandig om te beginnen met een selectie van eenvoudig materiaal. Het is wel belangrijk om bij de inventarisatie na te gaan welk materiaal van uit het perspectief van duurzaamheid prioriteit zou moeten krijgen. Om te bepalen welk materiaal kwetsbaar is, kan er gekeken worden naar het type drager waarop het materiaal staat, de schade die eventueel verlies de organisatie toebrengt, het al dan niet beschikbaar zijn van de fysieke originelen (om zo nodig opnieuw te kunnen digitaliseren), en de courantheid van het gebruikte bestandsformaat. Het kan verstandig zijn om een expert in te schakelen om hier een deskundig advies over te geven.


55


Deel B stap 3: inrichten van een opslag omgeving De opslagomgeving neemt een centrale plaats in bij het duurzaam beheren van digitaal materiaal. Het volwassenheidsmodel stelt voor niveau 3 de eis dat de digitale objecten in minimaal twee online kopieën op verschillende locaties aanwezig zijn en een offline kopie op een derde locatie is. In veel erfgoedinstellingen is er echter nog sprake van het gebruik van offline opslag op harde schijven of zelfs dvd’s of cd’s. Omdat het duurzaam toegankelijk houden een continu proces is waarbij de objecten regelmatig gecontroleerd moeten worden, is alleen offline opslag sterk af te raden. Bij opslag op externe harde schijven is het al een optie om deze in ieder geval met een systeem te verbinden zodat (automatische) controles makkelijk uitgevoerd kunnen worden. Bij het gebruik van offline opslag oplossingen zullen er handmatige procedures ingericht moeten worden die periodieke controle van alle bestanden mogelijk maken. Bij de keuze van een opslagsysteem vormen allereerst de omvang en verwachte groei belangrijke parameters. Houd hierbij rekening met de gekozen tijdshorizon; een afschrijvingstermijn van circa vijf jaar is voor dit type apparatuur realistisch. Bij de keuze van het systeem zijn de redundantie en flexibiliteit belangrijke factoren. Om duurzame toegang te waarborgen is het essentieel dat de gegevens onveranderd blijven. Een manier om objecten hierop te controleren is door periodiek alle objecten met een eerder gemaakte digitale handtekening te vergelijken. Opslagsystemen die dergelijke functies volledig geïntegreerd en geautomatiseerd aanbieden zijn in ontwikkeling (Factor e.a., 2009), (Gladney, 2007). Wanneer een automatische controle niet tot de mogelijkheden behoort zal een handmatige procedure ingericht moeten worden, zie hiervoor ook stap 5 en deel C. Het inrichten van een opslagomgeving is een cruciaal onderdeel van het realiseren van duurzame toegang tot digitale informatie en gaat vaak gepaard met forse investeringen. Wanneer men niet over voldoende technische expertise beschikt, is het raadzaam om een externe deskundige een advies uit te laten brengen en/of de mogelijkheden te onderzoeken om de objecten extern onder te brengen. Let hier bij vooral op de garanties en de randvoorwaarden die van toepassing zijn. Een belangrijk aandachtspunt bij de keuze van de opslag‐ en beheersystemen is de interoperabiliteit zodat afhankelijkheid van specifieke software, hardware of leveranciers voorkomen wordt. Daarnaast is dit ook van belang voor een brede toegankelijkheid van het materiaal. Deel B stap 4: opname van digitale materialen De volgende stap is het daadwerkelijk opnemen van het materiaal in het archief. Voordat het materiaal definitief opgenomen kan worden moeten er eerst een aantal controles uitgevoerd


56


worden. In het stappenplan van het Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) worden de volgende controles geadviseerd: •

controleer bij opname in het digitale archief of de digitale documenten niet corrupt of beschadigd zijn en wel kunnen worden geopend

•

controleer de digitale objecten op virussen alvorens ze in het digitale archief op te nemen

•

controleer of de digitale objecten vrij zijn van specifieke reconstructieschakels zoals encryptie en wachtwoorden

•

controleer bij opname in het digitale archief of de vereiste softwareondersteuning voor het leesbaar maken van de documenten aanwezig is

•

controleer bij opname in het digitale archief of de technische metadata over het bestandsformaat aanwezig zijn

•

controleer bij opname in het digitale archief of de representaties voldoen aan het voorgeschreven formaatprofiel

Deel B stap 5: beheer van de opslag omgeving In essentie is de opslagomgeving een IT‐omgeving die beheerd moet worden conform de gangbare praktijk van het IT‐beheer. Het gaat hierbij om het onderhouden van het systeem en het garanderen van een van te voren bepaald niveau van dienstverlening. Naast het bieden van operationele ondersteuning aan de gebruiker zijn er processen nodig die zorgen voor de beveiliging, beschikbaarheid en tijdige vervanging van het systeem. Deze zaken vallen onder het standaard beheer van IT‐omgevingen zoals dit bijvoorbeeld beschreven in ITIL (Bon & ITSMF Nederland, 2006). Verder is het verstandig om een extra proces in te richten dat bijvoorkeur automatisch en zo vaak mogelijk een aantal specifieke controles uitvoert. Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) noemt onder andere de volgende controles: •

controleer of alle digitale objecten nog aanwezig zijn

•

controleer of de bitintegriteit van de digitale objecten in orde is

•

controleer of alle documenten geopend kunnen worden

•

controleer of de kwaliteit en de performance van het opslagsysteem nog intact zijn

•

controleer of de digitale objecten virusvrij zijn

Het onderhouden van een betrouwbare technische infrastructuur voor digitale objecten vereist grondige kennis en ervaring met het beheren van technische omgevingen. Wanneer die niet voorhanden is of ontwikkeld kan worden binnen de eigen organisatie is het raadzaam om alternatieve oplossingen te zoeken. Eén mogelijkheid is het uitbesteden van deze taken aan een


57


leverancier van IT‐diensten of aan een samenwerkingspartner. Het is dan het uiteraard belangrijk om zelf de dienstverlening scherp te definiëren en veel aandacht te besteden aan het monitoren en evalueren – daar moet in ieder geval de nodige expertise voor ontwikkeld worden.


58


12.

Deel C: Duurzaam toegang bieden

Met dit laatste deel van het stappenmodel komen we bij essentie, het duurzaam toegang bieden tot de digitale informatie. Dit deel bestaat uit drie stappen; het formuleren van beleid voor duurzame toegang, het beheren van de metadata, en voortdurend aanpassen aan veranderingen in de omgeving. Zoals zal blijken vormen deze stappen de meest complexe uitdagingen. Duurzame toegang is nog een jonge tak van sport waarvoor kanten klare

oplossingen

ontbreken.

Toch

bieden

de

volgende

stappen

voldoende

aanknopingspunten om aan de slag te gaan. Het uiteindelijke doel van alle voorgaande stappen is om de beoogde gebruikers langdurig toegang te bieden tot digitale informatie. De gebruiker moet eenvoudig over de voor hem relevante informatie kunnen beschikken en er op kunnen vertrouwen dat de informatie betrouwbaar is. In dit proces spelen de metadata over het digitale object een cruciale rol; die is nodig om het object te kunnen vinden, toegang te kunnen verkrijgen, het object betekenis te kunnen geven en de authenticiteit te kunnen bepalen. Maar met het zorgen voor een veilige opslag en het toekennen van metadata zijn we er nog niet. Zowel de gebruiker als diens omgeving veranderen in de loop van de tijd. Om de duurzame toegang te borgen is er ook een proces nodig dat voortdurend de veranderingen in de omgeving registreert en daaruit opmaakt of de digitale objecten of de systemen aangepast moeten worden. In dit deel van het stappenmodel worden bovenstaande onderwerpen uitgewerkt aan de hand van de ordening van de relevante elementen uit het volwassenheidsmodel. De opbouw ziet er als volgt uit: •

stap 1: beschrijven van de doelen voor duurzame toegang (Designated Community, Access, Strategy)

•

stap 2: metadata beheer (Metadata, Integrity en Security)

•

stap 3: de veranderende omgeving (Open Source Software and Open Standard Formats)


59


Deel C – stap 1: duurzame toegang Niet de opslag zelf maar het bieden van toegang tot de digitale informatie is het uiteindelijke doel van een duurzaam archief. De eerste stap in dit deel is bedoeld om planmatig vast te leggen op welke manier de gebruikers informatie moeten kunnen vinden en gebruiken, welke vorm van ‘ontsluiting’ het meest geschikt is voor de beoogde doelgroep, en welke maatregelen er nodig zijn om de duurzaamheid te waarborgen. Allereerst is hiervoor een helder beeld van de doelgroep nodig. Het is welbekend en een belangrijk gegeven dat gebruikers steeds minder geneigd zijn om op specifieke plaatsen te gaan zoeken; ze verwachten dat informatie beschikbaar is op die plaatsen waar ze het vaakst komen, zoals Google. Tegelijkertijd is er een trend te signaleren dat informatie steeds vaker hergebruikt wordt om nieuwe informatiediensten (‘mash‐ups’) mee vorm te geven. Bronnen die dit soort gebruik niet kunnen ondersteunen blijven snel ongebruikt. Van uit het perspectief van de gebruiker is het daarom sterk aan te bevelen om de informatie aan te bieden op basis van open standaarden, eenvoudig doorzoekbaar en met zo weinig mogelijk drempels. Dollar geeft als voorbeeld voor de doelen voor toegang voor niveau 3 van het volwassenheidsmodel het aanbieden van de informatie in gangbare formaten als ASCII, PDF of TIFF. Welke beschrijvende metadata toegevoegd moeten worden aan het opgeslagen object om het raadplegen mogelijk te maken is afhankelijk van de aard van het object en het gebruiksdoel. Het gaat hierbij om beschrijvende metadata zoals een bibliografische beschrijving, een archiefbeschrijving of een beschrijving van een kunstobject, maar ook om ontsluitingsmechanismen door toekenning van trefwoorden, tags, taxonomieën en het opnemen van verwijzingen naar de context van het object buiten het archief. Een uitvoerige behandeling hiervan valt buiten de scope van dit document. Voor het waarborgen van duurzame toegang tot de digitale informatie moeten er nog meer metadata aan het object worden toegevoegd. In de eerste plaats moet er sprake zijn van een duurzame relatie tussen het object en de metadata; daarnaast moet de authenticiteit van het object gewaarborgd worden. Daarvoor moet de onveranderbaarheid (‘fixity’), de oorsprong en de historie van het object inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Ten slotte moet de toegang tot het object te allen tijde in overeenstemming zijn met de afspraken die bij de opname in het archief gemaakt zijn. Voor elk object zal duidelijk moeten zijn wie onder welke voorwaarden toegang krijgt. Door het veilig opslaan van het object en het vastleggen van de relevante metadata bij het object, zijn al flinke stappen op weg naar duurzame toegang gezet. Wat nu nog moet gebeuren is het inrichten van een proces dat de veranderingen in de technologie, in de productieprocessen van de


60


producenten of in de context van de gebruikers registreert en opgrond daarvan aanpassingen voorstelt. Het meest voor de hand liggende probleem dat hierbij kan optreden is het in onbruik raken van bestandsformaten. De beste strategie die men kan kiezen is ook hier het zoveel mogelijk toepassen van open standaarden en open source software. Open standaarden zijn leverancier‐ en applicatieonafhankelijk en bieden de beste overlevingskansen. Open source software heeft daarbij als groot voordeel dat de gebruikte formaten en protocollen via de broncode ook direct gedocumenteerd zijn. Voor de overdracht aan toekomstig beheerders van het archief, maar ook voor het inzicht geven in de ontstaansgeschiedenis van het digitale object, is het zo goed mogelijk documenteren van het archief erg belangrijk. Denk hierbij aan het documenteren van het archiveringsbeleid, de keuzes van systemen en formaten maar ook de werkprocessen, procedures en databasemodellen enzovoorts. Bovenstaande onderwerpen moeten verder worden uitgewerkt in een plan voor duurzame toegang dat als leidraad dient bij het verder concretiseren zoals dit in de volgende stappen wordt beschreven. Zie voor een verdere uitwerking van bovenstaande doelstellingen in concrete beleidsdoelen onder meer het “Access Plan” en het “Data Plan”, “Preservation Plan” van PLATTER (DPE, 2008) en het stappenplan van Expertisecentrum DAVID (Boudrez, 2009a). Deel C stap 2: beheer van metadata Het herziene OAIS‐model (CCSDS, 2009) onderscheidt vijf verschillende soorten metadata die een rol spelen bij duurzame opslag en toegang: referentie, context, onveranderbaarheid (‘fixity’), herkomst (‘provenance’) en toegang (‘access’). Het beheren en koppelen van deze informatie aan het object is een van de grote uitdagingen voor duurzaam beheer. De gangbare software die gebruikt wordt voor collectiebeheer in bibliotheken, musea en archieven heeft in het algemeen nog weinig functionaliteit voor het beheren van de specifieke metadata voor digitale duurzaamheid. Binnen grote instellingen als nationale archieven en bibliotheken en universiteiten zijn in de afgelopen jaren dergelijke systemen ontwikkeld, maar deze zijn vooralsnog te complex om in kleinere instellingen toe te passen. Vaak zijn ze daarbij sterk ontwikkeld voor opslag en archivering en is de functionaliteit voor het bieden van toegang nog beperkt. Sommige instellingen, zoals het stadsarchief Antwerpen, kiezen ervoor om een systeem in eigen beheer te ontwikkelen zodat dit maximaal toegespitst is op de eigen omgeving. Dit is echter voor kleinere instellingen niet eenvoudig te realiseren omdat er veel kennis van technologie en metadatabeheer voor nodig is.


61


In de markt verschijnen langzamerhand meer commerciële aanbieders die kant‐en‐klare systemen kunnen leveren, maar in hoeverre deze oplossingen ook schaalbaar zijn naar kleine en middelgrote instellingen is op dit moment nog niet duidelijk. Dit betekent dat er naast aanwezige beheersystemen voor het collectiebeheer aparte administraties nodig zijn voor het borgen van de band tussen metadata en object, voor het opslaan en controleren van digitale handtekeningen (‘checksums’) en het registreren van de herkomst en wijzigingshistorie. Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van de verschillende soorten metadata besproken: A. Referentiemetadata In de terminologie van het OAIS‐model zorgen deze metadata voor duurzame adressering van het archiefpakket zodat verwijzingen voor een lange tijd geldig blijven; deze duurzame adressering wordt vaak aangeduid met ‘persistent identifier’. Tot op heden is er nog geen unanieme opvatting over welk systeem het beste gebruikt kan worden voor duurzame adressering. Er zijn verschillende methodieken in omloop, de bekendste zijn “Persistent URL (PURL)”, “Digital Object Identifier (DOI)” en “the Handle System”. Er is op dit moment in Nederland voor het digitaal erfgoed nog geen overeenstemming voor het gebruik van één van deze systemen. In het kader van CATCH‐plus project is er in 2009 een interessante analyse gemaakt van de huidige stand van zaken en de mogelijke routes om tot een eenduidiger situatie voor het digitaal erfgoed te komen (Brugman, 2009). Een tweede probleem dat zich voordoet rondom identificatie is het realiseren van een duurzame verbinding tussen het digitale object zelf en de beschrijvende metadata. In termen van het OAIS‐ model worden deze beide voorgesteld als elementen van één informatiepakket. De huidige commerciële collectiebeheersystemen voorzien nog niet in een dergelijke ondeelbare koppeling. Het stadsarchief Antwerpen ontwikkelde om die reden een eigen systeem waarbij zowel de metadata als het digitaal object in één XML bestand zijn ondergebracht. De kleine en middelgrote erfgoedinstellingen doen er verstandig aan om in ieder geval een heldere systematiek te kiezen die goed te onderhouden is en die de uniciteit binnen de eigen omgeving garandeert. In afwachting van verdere ontwikkelingen in de komende jaren is het raadzaam om met periodieke controles de vindbaarheid te bewaken van zowel de metadata als de objecten en van de onderlinge relaties daartussen. Tenslotte valt, in de definitie van het OAIS‐model, ook de ‘beschrijvende’ metadata binnen de referentiemetadata, dus de bekende bibliografische beschrijving, de objectbeschrijving of de archiefbeschrijving. Op deze materie ga ik niet dieper in omdat die voor alle instellingen als een bekend proces verondersteld wordt. Stapsgewijs naar duurzame toegang

62


B. Metadata ten behoeve van authenticiteit Digitale informatie is kwetsbaar en eenvoudig te manipuleren. De authenticiteit van het digitale object is daarom een belangrijk aandachtspunt, óók voor instellingen die hier in de fysieke wereld niet veel aandacht aan hoefden te besteden. Een ludiek voorbeeld van hoe gemakkelijk digitale informatie gemanipuleerd kan worden is de internethype rondom de valse claim van Sarkozy dat hij bij de val van de muur in Berlijn aanwezig was geweest. Dit leidde tot een vermakelijke reeks van digitale geschiedvervalsingen (Rocketboom, 2009). Juist door de enorme stortvloed aan informatiebronnen die slecht geverifieerd kunnen worden, kan het aanbieden van openbare, betrouwbare informatie een belangrijke meerwaarde hebben. Voor het bewaren van de authenticiteit zijn twee aspecten belangrijk. In de eerste plaats is het van belang dat het digitale object zelf onveranderd blijft. Hiervoor kan men bij opname een digitale “handtekening” (bijvoorbeeld een MD5/SHA‐2 hash) maken en die opslaan om later voor controle te kunnen gebruiken. Daa rnaast moet er een nauwkeurige historie gedocumenteerd worden, beginnend bij de opname van het object en gevolgd door elke wijziging die er in het archiefpakket wordt aangebracht. Dit zijn arbeidsintensieve en complexe stappen die bij voorkeur volledig geautomatiseerd zouden moeten worden. Laagdrempelige opslagomgevingen met een dergelijke functionaliteit daarin geïntegreerd, zijn echter nog niet voorhanden. In zijn boek “Preserving Digital Information”(Gladney, 2007) doet Gladney hier wel een zeer gedetailleerd voorstel voor. Ook op het gebied van authenticiteit worden lastige discussies gevoerd, bijvoorbeeld over de vraag wanneer een informatieobject feitelijk veranderd is. In een bijdrage voor de UNESCO conferentie “Preserving the digital heritage” maakt David Bearman een verschil in benadering van informatie tussen bibliotheken, musea en archieven: “Libraries are satisfied to preserve the information content of a historical publication…Museums aim largely to preserve the experience that a user would have had at the time the work was originally made available…In an archive, the link back to the original form is crucial. Without this connection, the content is useless as evidence…” (Lusenet, Netherlands National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek, 2007). C. Overige metadata Het OAIS‐model benoemt verder de ‘context’ metadata. Experisecentrum DAVID (Boudrez, 2009b) geeft hiervan de volgende voorbeelden: het beschrijven van de archiefvormer, het beschrijven van Stapsgewijs naar duurzame toegang

63


het werkproces waarbinnen het document een rol/functie vervulde, en het documenteren van de relatie met archiefbestanddelen en andere documenten. In de conceptversie van een herzien OAIS‐model (CCSDS, 2009), waarvan de reviewperiode in november 2009 werd afgesloten, is een nieuw soort metadata opgenomen, namelijk “access rights” metadata. Deze informatie beschrijft de voorwaarden waaronder het materiaal bewerkt mag worden voor duurzame opslag en opgevraagd mag worden door de gebruiker. De toegangsrechten worden bepaald door de afspraken die gemaakt zijn bij de opname van het materiaal. Zoals gezegd hebben maar weinig collectiebeheersystemen voorzieningen voor het onderbrengen van al deze verschillende typen metadata. Wellicht zijn er mogelijkheden om bestaande records uit te breiden met de belangrijkste metadata voor duurzame toegang. Een andere optie is het zelf samenstellen van deze data in bijvoorbeeld XML‐structuren. Er bestaan diverse XML‐schema’s die toegepast kunnen worden op de OAIS metadata, de bekendste hiervan is PREMIS (Library of Congres, 2009). Wanneer de metadata worden beheerd in een conventioneel collectiebeheersysteem bestaat het risico dat het voortbestaan van de gegevens in meer of mindere mate afhankelijk is van de leverancier van dat systeem. Ga daarom in ieder geval altijd na of er sprake is van een regeling waarbij de broncode beschikbaar blijft in de toekomst (bijvoorbeeld via een ESCROW‐regeling) en kies voor een systeem dat in staat is om alle data in een open formaat te exporteren zonder tussenkomst van de leverancier. Zorg er verder voor dat de metadata onder dezelfde condities worden opgeslagen als de digitale objecten zelf, met dezelfde spreiding en hetzelfde back‐upregime. Een opzet waarbij de metadata en het object op een duurzame wijze bij elkaar gehouden kunnen worden heeft sterk de voorkeur, bijvoorbeeld door metadata en object onder te brengen in een gezamenlijke XML‐container. Ook hiervoor is er een standaard gedefinieerd, namelijk METS (Library of Congres, 2010), maar het gebruik van die standaard vereist nogal wat kennis. Eenvoudig te implementeren oplossingen zijn helaas nog niet beschikbaar. Deel C stap 3: de veranderende omgeving Na het veilig onderbrengen van de objecten en het toekennen van voldoende metadata om duurzame toegang te borgen blijft er nog een belangrijke bedreiging over, namelijk die van nieuwe technologische ontwikkelingen. IT‐technologie verandert immers voortdurend en in een hoog tempo. Wanneer hiermee onvoldoende rekening wordt gehouden kan dit op langere termijn ernstige schade toebrengen aan de opgeslagen digitale informatie.


64


Het belangrijkste doel van duurzaam beheer is het leesbaar houden van de informatie. Digitale informatie is opgeslagen als een lange reeks bits, ook wel de “bitstream” genoemd. Deze “bitstream” wordt bij het benaderen door het systeem een aantal malen terugvertaald, bijvoorbeeld: van bits naar bytes, naar sectoren op de harde schijf, naar een bestand, naar een gecodeerd formaat, naar een voor mensen leesbare representatie (letters, beelden, enz.). Voor elke vertaalslag zijn afspraken vastgelegd in formaatspecificaties die in het OAIS‐model worden aangeduid met ‘representatie‐ informatie’. Het leesbaar kunnen houden van de digitale informatie is direct gekoppeld aan het bekend zijn met de definities van de gebruikte formaten. Vaak heeft men niet de beschikking over de definities van de formaten maar alleen over software die in staat is om de informatie te lezen. Daarmee wordt de leesbaarheid van de informatie afhankelijk van de beschikbaarheid van de software en dus wordt de duurzaamheid beperkt omdat de levensduur van (“closed source”) software in het algemeen beperkt is. Een van de mogelijkheden om dit risico te verkleinen is het tijdig migreren van objecten naar formaten die een duurzamer karakter hebben omdat de definities algemeen beschikbaar zijn. Formaten die gebaseerd zijn op open standaarden hebben hierbij de voorkeur, want ze worden breder ondersteund en kunnen vaak door meerdere softwareprogramma’s gelezen worden. Een bijzondere soort software is de open source software waarbij de broncode altijd volledig beschikbaar is. Hierdoor is men niet afhankelijk van het voortbestaan van een bepaalde leverancier. Tevens biedt open source software het voordeel dat via de broncode de formaatdefinitie zelf ook gedocumenteerd is. Voor de duurzaamheid van digitale informatie is het dus wenselijk om zo veel mogelijk gebruik te maken van open standaarden en open source software. Digitale informatie die niet op open standaarden gebaseerd is, moet zo veel mogelijk gemigreerd worden naar zulke open standaarden. Een dergelijke migratie kan echter ook weer verlies veroorzaken van kwaliteit of van essentiële kenmerken. Vaak kiest men er om die reden voor om het oorspronkelijk formaat naast het gemigreerde formaat te bewaren in afwachting van een methodiek waarbij een conversie zonder verlies kan worden uitgevoerd. Het maken van een keuze voor het migreren naar een ander formaat is een beslissing die grote gevolgen kan hebben. Om te beginnen is het erg belangrijk om een goed inzicht te hebben in de formaten waarin de informatie voor migratie is opgeslagen. Eerder genoemde inventarisatietools zoals JHOVE en DROID zijn daarvoor nuttige hulpmiddelen. Zij herkennen veel formaten en kunnen die relateren aan algemene formaatregisters zoals PRONOM (National Archives, 2010). Wanneer het Stapsgewijs naar duurzame toegang

65


migreren naar een ander formaat niet acceptabel is, kan ervoor gekozen worden om de oorspronkelijke hard‐ en softwareomgeving door middel van software te emuleren zodat het bestand toch geraadpleegd kan blijven worden, maar dit is een lastige methode. Bij de opname van digitale objecten in het archief is het belangrijk om na te gaan of alle formaten voldoende ondersteund worden. Op basis van deze informatie en de actuele technische ontwikkelingen zal men periodiek moeten nagaan of migratie of emulatie noodzakelijk is vanwege het ontstaan van afhankelijkheden van specifieke software of het ontbreken van software voor het kunnen teruglezen van de informatie. Het zal duidelijk zijn dat de afwegingen die gepaard gaan met keuzes voor of tegen migreren en het gekozen moment niet altijd eenvoudig te maken zijn. Het is verstandig om hierover van te voren extern advies in te winnen. Aangezien het hier om uitdagingen gaat waarmee alle beheerders van digitale informatie te maken krijgen, is het te hopen en te verwachten dat binnen een landelijke of zelfs internationale infrastructuur instanties zullen ontstaan die dergelijke adviezen kunnen geven. Tot slot Voor het inspelen op veranderingen in de omgeving zijn naast de technologische ontwikkelingen ook de overige ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie van belang. Zoals in deel A beschreven is, staat bij duurzame toegang de beoogde gebruiker centraal. In de loop van tijd kunnen de behoeftes van deze groep veranderen en misschien ontstaan er ook wel nieuwe groepen of verdwijnen bestaande groepen. Ditzelfde geldt ook voor de producenten van het materiaal en de voorwaarden waaronder het materiaal wordt aangeboden. Eigenlijk is er maar één manier om met deze veranderingen om te gaan: periodiek moet iedere organisatie alle stappen opnieuw doorlopen en evalueren, en zo nodig het beleid en de uitvoering aanpassen. Het strategische stappenmodel uit is dan ook een instrument om een cyclisch proces van verbetering op gang te brengen en te houden met als resultante een steeds hoger niveau van volwassenheid van de duurzame toegang die tot digitale informatie wordt geboden.


66


13.

Praktijk toetsing in de Zeeuwse Bibliotheek

In de vorige hoofdstukken is het stappenmodel voor duurzame toegang tot digitale informatie beschreven. De volgende stappen in het kader van het onderzoek zijn het valideren van dit model door middel van een expert review en het toetsen van de praktijksituatie in de Zeeuwse Bibliotheek aan de hand van het stappenmodel. Vanwege het korte beschikbare tijdbestek zijn deze stappen niet na elkaar uitgevoerd maar gelijktijdig. In dit hoofdstuk worden de resultaten van de praktijktoetsting in de Zeeuwse Bibliotheek beschreven; het volgende hoofdstuk behandelt de resultaten van de expert review. Voor het toetsen van de huidige stand van zaken ten aanzien van duurzame toegang tot digitale informatie in de Zeeuwse Bibliotheek zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •

Bestudering van de relevante (beleids)stukken

•

Toetsing van het volwassenheidsniveau volgens Dollar

•

Analyse van de digitale collecties.

De resultaten van deze praktijktoets worden in de volgorde van de stappen van het theoretisch model besproken. Om een indruk te krijgen van het algemene beeld wordt eerst het volwassenheidsniveau volgens het model van Dollar bepaald. Vervolgens worden aan de hand van het stappenmodel de verschillende aspecten van de duurzame toegang besproken. Uitvoering volwassenheidstoets Dollar Om het volwassenheidsniveau van de duurzame toegang tot digitale informatie in de Zeeuwse Bibliotheek te meten is de toetsing uitgevoerd die Dollar in zijn artikel beschreven heeft (Dollar, 2010). De toetsing is uitgevoerd door de vijftien aspecten die Dollar beschrijft te bespreken met Marlies Jongejan, hoofd Collectievorming en Inlichtingen en Anne Buteijn, coördinator Zeeuws Documentatiecentrum. Dit gesprek vond plaats op 30 maart 2010. Per aspect is een gezamenlijke keuze gemaakt van het niveau dat het beste van toepassing is op de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek. De totale score kwam niet boven het laagste niveau dat Dollar definieert, niveau 1, Nominal Digital Preservation Capability. Op dit niveau is er geen sprake van een systematisch programma voor digitale duurzaamheid, of het bestaat uitsluitend op papier. Op niveau


67


1 loopt de meeste, zo niet alle digitale informatie een risico om op de lange termijn verloren te gaan. Onderstaand diagram geeft het resultaat weer. De (rood)gestippelde lijn in het diagram geeft het gewenste

minimale

niveau

weer

dat

als

minimaal

doel

gekozen

is

voor

het

stappenmodel.

Figuur 4 ‐ resultaat toetsing Zeeuwse Bibliotheek met volwassenheidsmodel Dollar

Uit deze meting kan een aantal conclusies worden getrokken: a. Het eerder opgeroepen beeld van een zorgelijke situatie ten aanzien van de duurzame toegang tot het digitale erfgoed in de sector wordt met deze meting bevestigd. Binnen de doelgroep van de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen kan de Zeeuwse Bibliotheek beschouwd worden als een van de instellingen die deel uitmaakt van de voorhoede, wat onder meer zichtbaar is door vergelijking van de ICT‐profielen in het ICT‐register van DEN (DEN, 2010) en nationale onderzoeken als de Nationale Verkenning (van Nispen, 2009). Op grond hiervan is het aannemelijk te veronderstellen dat de gemiddelde score binnen de doelgroep nog lager uitvalt. b. De uitkomst van deze meting onderschrijft dan ook de noodzaak voor een meer gedetailleerde ordening van de aspecten zoals in het stappenmodel dat hiervoor beschreven is gebeurd. Het feit dat er in deze meting op bijna de helft van de aspecten minimaal gescoord wordt, houdt in dat op veel gebieden actie nodig is. Het model zelf geeft echter geen informatie over de manier waarop hierin prioriteiten bepaald kunnen worden. Stapsgewijs naar duurzame toegang

68


Vergelijking met het stappenmodel Om een gedetailleerder beeld te krijgen van de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek wordt in het volgende deel aan de hand van het stappenmodel de situatie in de Zeeuwse Bibliotheek beschreven. Naast de formele documentatie zijn hierin ook mijn eigen kennis en inzichten over de manier waarop de organisatie omgaat met digitale duurzaamheid verwerkt, omdat ik van uit mijn functie(s) hier zelf de meeste bijdragen aan geleverd heb. Toetsing op basis van deel A van het stappenmodel In het eerste deel van het stappenmodel staat het bepalen van de context en het mandaat centraal. In de Zeeuwse Bibliotheek spelen de digitale collecties en in het bijzonder de Zeeuwse digitale collecties een belangrijke rol in de strategie van de organisatie. Het in 2009 opgestelde strategiedocument (Jongejan, 2009) zegt hier onder andere het volgende over: “Succesvolle content projecten zoals de Beeldbank en de Krantenbank worden gecontinueerd. Met het digitaliseren van kinderboeken, andere papieren erfgoedcollecties en beeld en geluid worden grote stappen gezet. Het aanbieden van de gedigitaliseerde producten moet zoveel mogelijk op een eenduidige manier gebeuren met zoveel mogelijk samenhang. De informatiearchitectuur en de duurzame opslag verdienen veel aandacht.” De Zeeuwse Bibliotheek beschikt verder over een informatieplan dat in 2008 is opgesteld en waarin zowel het informatiebeleid als het digitaliseringsbeleid en het duurzaamheidsbeleid aan de orde komen (Meijers, 2008). Zowel in het strategiedocument als in het informatieplan wordt de noodzaak voor het verder uitwerken van de duurzaamheidsaspecten onderkend. In de huidige situatie is er sprake van een bewuste, strategische keuze voor digitale collecties en van een beginnend denken over duurzame toegang. De kaders zijn daarmee in principe voldoende ingevuld. Maar uitwerking op tactisch en uitvoerend niveau ontbreekt nog vrijwel volledig. Op basis van de inzichten van het volwassenheidsmodel en stappenmodel kunnen de onderstaande aanbevelingen worden gedaan: Aanbevelingen volgend uit deel A van het stappenmodel: Om een hogere score te bereiken zouden de volgende aanbevelingen opgepakt moeten worden: •

Beschrijf in detail de beoogde doelgroepen van de collecties (zowel de producent als de consument) en ga na welke eisen en behoeften hieruit voortvloeien (afspraken, formaten, metadatering etc.)


69


•

Werk de strategische keuze voor duurzame digitale informatie uit in de consequenties voor de rollen, taken en verantwoordelijkheden die deze keuze met zich mee brengt, besteed daarbij aandacht aan het vinden van de benodigde middelen om dit te realiseren en de manier waarop de maatregelen geïmplementeerd kunnen worden.

•

Breng duurzame toegang onder de aandacht binnen de organisatie en werk aan het ontwikkelen van een breed bewustzijn van de duurzaamheidsproblematiek in de organisatie. Maak het opnemen van de zorg voor de digitale materialen kenbaar binnen en buiten de organisatie en zorg voor een periodieke evaluatie van de bereikte resultaten.

Toetsing op basis van deel B van het stappenmodel: In het volgende deel van het stappenmodel staat het borgen van het digitale object centraal. Dit deel start met het formuleren van een concrete strategie voor het realiseren van duurzame toegang. Op dit moment is eigenlijk alleen in het informatieplan een eerste aanzet hiertoe terug te vinden. Een gedetailleerde beschrijving van de activiteiten en de processen die duurzame opslag en toegang borgen ontbreekt. Ook ontbreekt het aan een helder beeld van de aard en omvang van de huidige digitale collecties en de te verwachten groei. In het kader van het onderzoek is een analyse uitgevoerd van de materialen die op dit moment in de online storage opgeslagen zijn (zie bijlage 7). In de huidige praktijk ontbreken gedocumenteerde vaste afspraken over te gebruiken formaten en resolutie. Bij de analyse van de objecten komt dit naar voren uit de diversiteit aan formaten en de regelmatige wijzigingen in de grootte van de objecten die verder niet gedocumenteerd zijn. Naast de digitale objecten die opgeslagen zijn in de opslagomgeving komen ook digitale objecten voor die opgeslagen zijn op andere offline media zoals externe hardeschijven, dvd’s en cd‐roms. Welke collecties dit precies betreft en over hoeveel materiaal het gaat is niet duidelijk in beeld. Ook bleek bij de bespreking dat er geen sprake is van een capaciteitsplanning ten aanzien van de opslagomgeving. Zo is de verwachting dat tegen eind 2011 het aantal pagina’s in de krantenbank meer dan verdubbeld zal zijn op grond van de huidige digitaliseringsplanning. Of deze objecten ook daadwerkelijk onder gebracht kunnen worden in de huidige opslagomgeving is nog onduidelijk. De opslagomgeving zelf is momenteel nog niet gespiegeld; wel is er sprake van een veilige offline back‐up. Door de sterk groeiende hoeveelheden data wordt het werken met offline back‐ups voor


70


grote verstoringen steeds minder praktisch. Zo nam in 2008 het terugzetten van de krantenbank na een fatale crash van de opslagserver meer dan acht dagen in beslag. Het technisch beheer van de opslagomgeving is onderdeel van het reguliere IT‐beheer. De opslagomgeving voor de digitale collecties is onderdeel van de totale opslagomgeving voor de organisatie. De opslag voor de productiesystemen (Vubis), administratiesystemen (Novell etc.) en de digitale collecties is gecombineerd in één systeem. Formele afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening (Service Level Agreements) ontbreken; wel is er een vrij hoog intern kennisniveau en zijn er supportcontracten met externe leveranciers. De investeringscyclus voor de opslagomgeving is vijf jaar, de keuze van de opslagomgeving wordt bepaald aan de hand van de stand van de techniek en de totale capaciteitsbehoefte geschat over een periode van vijf jaar. Er blijken geen procedures te zijn voor het nieuw plaatsen van het materiaal (ingest) of voor het periodiek controleren van de ‘fitheid’ van alle aanwezige objecten. Het huidige beheer van de opslag omgeving bestaat alleen uit het technisch beheer van de servers en disks. Aanbevelingen volgend uit deel B van het stappenmodel: Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de volgende aspecten: •

Maak onderscheid tussen het IT‐beleid in het algemeen en het IT‐beleid voor duurzame toegang, zodat specifieke duurzaamheidsaspecten als (open) software en standaarden, integriteit, toegankelijkheid, veroudering, beheer, enz. apart afgewogen kunnen worden.

•

Besteed aandacht aan het ontwikkelen van kennis en expertise op het gebied van duurzame opslag en toegang, vooral gericht op het implementeren van de kennis en inzichten in de dagelijkse uitvoering van het beheer. Overweeg het benoemen van centraal coördinatie punt voor duurzame toegang tot digitale informatie.

•

Richt een proces in dat er voor zorgt dat er een volledig beeld is van welke digitale informatie duurzaam bewaard moet worden en welk materiaal hierbij prioriteit moet krijgen.

•

Stel opname criteria op voor nieuw materiaal en richt een proces in dat nieuwe materialen registreert en controleert op het voldoen aan deze criteria.


71


•

Richt een proces in waarbij periodiek controles uitgevoerd worden om de conditie van alle opgeslagen objecten te controleren.

•

Overweeg het realiseren van een extra online opslagomgeving op een andere locatie om een hogere mate van beveiliging en beschikbaarheid te bereiken.

Zie voor meer gedetailleerde informatie over deze aspecten deel B uit het stappenmodel. Toetsing op basis van deel C van het stappenmodel: In het derde deel van het stappenplan staat de toegankelijkheid van de digitale objecten centraal. Voor de toetsing van de manier waarop de Zeeuwse Bibliotheek met de onderwerpen uit dit deel van het stappenmodel omgaat, biedt het informatieplan (Meijers, 2008) de meeste aanknopingspunten. Uit het informatieplan komt duidelijk naar voren dat er aandacht besteed wordt aan de toegankelijkheid van digitale collecties via open standaarden zoals de ondersteuning van open protocollen voor het doorzoeken van de collecties en de keuze van breed geaccepteerde formaten. Er wordt gesignaleerd dat er voor een aantal systemen een grote afhankelijkheid is van specifieke softwareleveranciers. Verder zoekt men naar een nieuwe informatiearchitectuur die meer openheid en flexibiliteit biedt om meer gebruik te bereiken door een grotere doelgroep. De toegang zelf tot het digitaal materiaal is goed; via diverse raadpleeg programma’s kunnen de digitale objecten in een gangbaar formaat worden opgevraagd. Het toekennen en beheren van metadata komt in het informatieplan maar in beperkte mate aan bod. Er worden geen concrete doelgroepen gedefinieerd en de metadatering is vooral gericht op een algemene inhoudelijke ontsluiting. Algemene afspraken over welke metadata opgenomen worden en welke richtlijnen en referenties gebruikt worden zijn niet gemaakt. Voor de gedigitaliseerde collecties is hierbij bewust een keuze gemaakt om maar een beperkte hoeveelheid metadata toe te voegen om de digitalisering en ontsluiting van de collecties zo snel mogelijk uit te kunnen voeren. Het toekennen van specifieke metadata vanuit het perspectief van duurzame toegang vindt niet plaats. Aanbevelingen volgend uit deel C van het stappenmodel: Om een hoger niveau van volwassenheid te bereiken zou aandacht besteed moeten worden aan de volgende aspecten: Stapsgewijs naar duurzame toegang

72


•

Ontwikkel een specifiek beleid voor de toegang tot digitale informatie met als belangrijkste aandachtsgebieden metadatering en formaten (open standaarden, open software). Als uitgangspunt hiervoor kan het huidige informatieplan dienen. Besteed hierbij specifiek aandacht aan het in beeld brengen van de behoefte van de doelgroep en de consequenties daarvan voor de metadatering. Neem daarin ook de toekomstige ontwikkelingen mee, zoals de opkomst van geografische ontsluiting en evalueer dit periodiek.

•

Geef concrete invulling aan het toekennen van metadata voor duurzame toegang, denk hierbij aan zaken als de borging van de relatie tussen metadata en object, de registratie van formaten, het vastleggen van bestandsgrootte en checksum. Bepaal van de verschillende aspecten hoe deze informatie vastgelegd kan worden. Zoek pragmatische oplossingen voor het vastleggen metadata die nog niet in het beheersysteem passen zoals informatie over het formaat, de digitale handtekening, de relatie tussen object en beschrijving. Documenteer de keuzes en beschrijf de beheerprocessen nauwkeurig zodat er meer uniformiteit ontstaat. Breng expertise over metadatering zoveel mogelijk onder één noemer, zorg voor een aansturing vanuit één punt.

•

Overleg met de leveranciers en gebruikersgroepen over maatregelen om de beheersystemen voor metadata beter geschikt te maken voor het vastleggen van de metadata voor duurzaamheid.

•

Baseer keuzes voor formaten of migratiestappen op informatie uit de expertisecentra KB, DEN en e‐David. Schakel bij twijfel over de juiste beslissingen externe expertise in.


73


14.

Resultaten externe validatie

In dit deel worden de resultaten besproken van de review van het stappenmodel. Het doel van de review was om te komen tot een externe validatie van het stappenmodel door middel van een toetsing door een aantal experts uit het werkveld dan wel experts met grondige kennis van het werkveld. Bij elke vraag worden de antwoorden en de toelichting daarop besproken, en het geheel wordt afgerond met een korte samenvatting. De conclusies en aanbevelingen die hieruit volgen vindt u in het volgende hoofdstuk. In totaal zijn twaalf personen gevraagd om mee te werken aan dit onderzoek. In bijlage 8 vindt u een korte beschrijving van de personen en hun relatie met het onderwerp. Alle uitgenodigde personen hebben meegewerkt aan de review. Tien deelnemers hebben een volledig ingevulde vragenlijst teruggestuurd. Twee personen hebben een korte algemene reactie gegeven. Deze reacties zijn gebruikt voor de algemene beeldvorming en worden niet expliciet besproken. De antwoorden op de vragen vormen de basis voor de inhoudelijke toetsing. Een volledig overzicht van alle antwoorden op de vragen is te vinden in de bijlage. Hieronder worden de resultaten per vraag besproken en samengevat in enkele hoofdlijnen. Het volgende hoofdstuk geeft de conclusies en aanbevelingen die hieruit af te leiden zijn. Vraag 1a Het stappenmodel begint met een analyse van het probleemgebied voor de cultureel erfgoedinstellingen. Hierbij worden onder andere twee conclusies getrokken. Conclusie 1: De huidige richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te richten. Onderschrijft u deze conclusie? In de antwoorden op de vragen komen twee aspecten duidelijk naar voren. Het eerste aspect betreft de instellingen zelf. Men schetst een duidelijk beeld van de oorzaken voor de problemen met duurzame toegang in de kleinere erfgoedinstellingen. Als belangrijkste worden genoemd:


74


gebrek aan kennis, menskracht en middelen. Daarnaast constateert men ook een gebrek aan bewustzijn van de problematiek en het ontbreken van een gezamenlijke aanpak. Verder lijken de instellingen niet goed raad te weten met de complexiteit van het onderwerp. Het tweede aspect dat naar voren komt heeft betrekking op de richtlijnen en kaders zelf. De meerderheid van de ondervraagden geeft aan dat de huidige richtlijnen en kaders te weinig gericht zijn op de praktijk in de kleinere instellingen en te veel gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met duurzame toegang en dat ze te veel een ideaal plaatje als einddoel hebben. Verder geeft een aantal mensen aan dat er een grote hoeveelheid informatie is, die breed verspreid is en daardoor erg ondoorzichtig is. Enkele mensen nuanceren dit beeld; zo wordt bijvoorbeeld De BASIS Digitale Duurzaamheid genoemd als kader waarin wel concrete aanbevelingen staan. Ook de bepalingen in de Archiefwet geven wel degelijk duidelijke kaders voor het beheer van wettelijk archiefmateriaal. Samengevat De antwoorden op deze vraag bevestigen de veronderstelling dat er behoefte is aan concrete, op de praktijk toegespitste informatie waarmee kleinere erfgoedinstellingen zelf aan de slag kunnen om hun duurzame toegang te verbeteren. Uit de antwoorden ontstaat het beeld dat de huidige beschikbare informatie ondanks de grote hoeveelheid en de versnippering wel een beeld geeft van “wat” er moet gebeuren, maar informatie over “hoe” kleinere erfgoedinstellingen hiermee aan de slag moeten ontbreekt voor veel deelaspecten van duurzame toegang. Vraag 1b Conclusie 2: De erfgoedinstellingen richten zich vooral op het digitaliseren van hun collecties, maar creëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden van het digitale materiaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informatie op langere termijn. Onderschrijft u deze conclusie? De antwoorden op deze vraag toonden veel onderlinge overeenkomsten.

Men

geeft

aan

dat

de

huidige

digitaliseringsprojecten vooral gericht zijn op het snel toegang geven tot het erfgoedmateriaal. Het digitaal beschikbaar maken van de collectie wordt vaak beschouwd als een eenmalige actie waarvoor

incidentele

middelen

vrijgemaakt

of

via

subsidieprogramma’s verkregen kunnen worden. Het besef dat


75


het materiaal ook duurzaam geborgd en toegankelijk gehouden moet worden, komt vaak pas achteraf. Het enige voorbeeld van een subsidieprogramma waarbij de eis gesteld werd om op voorhand na te denken over de lange termijntoegang tot het digitale erfgoedmateriaal was “Digitaliseren met Beleid”; deze regeling is inmiddels gestopt. In de antwoorden wordt benadrukt dat het duurzaam toegankelijk houden structurele kosten met zich mee brengt die alleen maar zullen stijgen in de loop van de tijd. Dit kan alleen opgebracht worden wanneer de instellingen bereid zijn om hiervoor fundamentele keuzes te maken. Daarbij wordt echter ook een belangrijke kanttekening geplaatst ten aanzien van de urgentie. De huidige digitaliseringsactiviteiten die in de kleinere erfgoedinstellingen plaatsvinden betreffen hoofdzakelijk materiaal waarvan de fysieke drager beschikbaar blijft. Het belang van duurzaam toegankelijk houden zit daarbij niet zo zeer in het voorkomen van informatieverlies maar vooral het voorkomen van opnieuw te moeten digitaliseren en het daarmee dus voorkomen van kapitaalvernietiging. Alleen voor digitaal materiaal waarbij de originele drager er niet (meer) is, is er werkelijk sprake van verlies van informatie. Eén van de ondervraagden verwacht dat de huidige gedigitaliseerde materialen binnen een termijn van 25 jaar toch opnieuw gedigitaliseerd zullen gaan worden vanwege de voorschrijdende technologie. Een ander merkt op dat er bij duurzame toegankelijkheid niet alleen aandacht moet zijn voor de collecties zelf, maar ook voor de registratiesystemen die deze collecties ontsluiten. Samengevat De meerderheid van de ondervraagden onderschrijft de constatering dat de huidige praktijk in de kleinere erfgoedinstellingen risico op verlies van digitale informatie met zich mee brengt. Er moet gewerkt worden aan de bewustwording van de duurzaamheidsaspecten, beginnend bij het digitaliseringsproces. Het duurzaam beheer van digitale collecties moet structurele aandacht krijgen binnen in de instellingen. Het risico op verlies van informatie in totaliteit bestaat bij digitale materialen waarbij er geen sprake is van een fysiek origineel; hiervoor is extra aandacht nodig.


76


Vraag 2a De vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Charles M. Dollar worden als uitgangspunt gebruikt voor het formuleren van het stappenplan in de veronderstelling dat deze elementen alle relevante aspecten voor duurzame toegang tot digitale erfgoedcollecties omvatten. Geven de vijftien elementen die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel naar uw mening inderdaad een volledig beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang? De ondervraagden die zich voldoende toegerust voelden om deze vraag te kunnen beantwoorden oordelen positief over het volwassenheidsmodel. Naar hun mening zijn alle relevante aspecten van duurzame toegang onder gebracht in het model. Het met behulp van dit model meten van het volwassenheidsniveau voor duurzame toegang tot digitale informatie vond men een aansprekend concept. Op basis van een dergelijke meting kan een organisatie bepalen op welke plaats in het spectrum men zich bevindt en welke aspecten extra aandacht moeten krijgen. Men had wel twijfels over de geschiktheid van dit model voor de toepassing binnen kleinere erfgoedinstellingen. Een van de ondervraagden vreest dat dit een model “een brug te ver” is voor deze doelgroep en dat invoering ervan te ingewikkeld en te tijdrovend zal zijn. Een ander geeft aan dat de criteria wellicht te zwaar zijn voor alle vormen van digitale objecten. Samengevat Naar de mening van de ondervraagden vormen de vijftien kernelementen uit het volwassenheidsmodel van Dollar een volledig beeld van de aspecten van duurzame toegang tot digitale informatie. Dit is een belangrijke constatering aangezien deze kernelementen als uitgangspunt dienen voor het stappenmodel dat in het kader van dit onderzoek ontwikkeld is. De kanttekening dat het huidige model niet zonder meer toe te passen is binnen de doelgroep bevestigt het idee dat een verfijning van het model wenselijk is. De suggestie die een van de personen deed, om het uitwerken van de aspecten te relateren aan het soort materiaal is een interessant concept om verder te onderzoeken.


77


Vraag 2b Als doelstelling van het stappenplan wordt het bereiken van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel gekozen omdat dit het eerste niveau is waarbij er sprake is van het op structurele wijze borgen van duurzame toegang tot digitale informatie. Acht u het nastreven van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen? Hoewel de meerderheid van de ondervraagden deze vraag met “ja” beantwoordt, klinken er in de toelichting op de antwoorden behoorlijk wat aarzelingen. In grote lijnen beschouwt men het nastreven van het niveau 3 uit het volwassenheidsmodel als een nastrevenswaardig, ambitieus en noodzakelijk doel. Tegelijkertijd schat men in dat dit voor de kleinere erfgoedinstellingen een lastig te bereiken doel is. Een aantal ondervraagden beschouwt dit zelfs als een onrealistisch en niet te bereiken doel voor de kleinere erfgoedinstellingen. Als belangrijkste obstakels voor het kunnen bereiken van niveau 3 ziet men het gebrek aan kennis en geld om de noodzakelijke stappen te kunnen zetten. Verder spelen ook andere factoren een rol zoals de mate waarin men invloed heeft op het productieproces (met name bij de archieven) maar ook het selectieproces, “niet alles hoeft bewaard te worden”. Bij meerdere personen komt de rol die de instelling uiteindelijk zelf kan spelen in de zorg voor het materiaal naar voren en ook de onderlinge verhoudingen tussen de instellingen. Voor het kunnen bereiken van een hoger niveau van duurzame toegang acht men samenwerking, gezamenlijke diensten en faciliteiten en standaardisatie van beheer noodzakelijk. Samengevat Het stappenmodel zoals dat in dit onderzoek beschreven is heeft als uitgangspunt het beschrijven van de maatregelen die nodig zijn om te komen tot een structurele situatie waarin de duurzame toegang tot digitale informatie geborgd is. In het volwassenheidsmodel is niveau 3 het eerste niveau waarbij er sprake is van structurele processen en structuren die duurzame toegang waarborgen. Dit is de motivatie geweest om dit niveau als richtpunt te kiezen voor het stappenmodel. In de antwoorden op deze vraag wordt de kloof tussen de theorie en de praktijk goed zichtbaar. Men is het er wel mee eens dat niveau 3 een nastrevenswaardig niveau is maar tegelijkertijd signaleert men dat dit in de huidige situatie een onrealistisch doel is. Het stappenplan zal meer aanknopingspunten Stapsgewijs naar duurzame toegang

78


moeten bieden voor een start vanuit de huidige situatie bij de kleine instellingen. Aan de andere kant zal er een nieuwe rolverdeling tussen de instellingen nodig zijn om te komen tot een echte structurele borging van het digitaal erfgoedmateriaal op een hoog niveau. Vraag 3 Het stappenmodel is opgebouwd door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen. Het uitgangspunt voor deze ordening is de mate waarin het implementeren van een stap bijdraagt aan het verminderen van het risico op verlies van digitale informatie. Daarnaast is er rekening gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van complexiteit en de beschikbaarheid van standaardoplossingen. Onderschrijft u in grote lijnen de volgorde waarin de vijftien elementen zijn geordend? In het stappenmodel worden de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel van Dollar geordend naar hun bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies van digitale informatie. Het merendeel van de ondervraagden kon zich vinden in de voorgestelde ordening van de elementen. Men kwalificeerde dit als een logische en duidelijke volgorde. Eén van de deelnemers aan de review miste in de huidige presentatie van het stappenmodel de mogelijkheid om snel een beeld te kunnen krijgen van waar een organisatie staat zoals dit bij het oorspronkelijke model van Dollar wel mogelijk is. Een ander punt van kritiek is het gebrek aan realisme bij de beschrijving van de stappen. Het stappenmodel beschrijft wat er zou moeten gebeuren en geeft in ieder geval volgens één van de reviewers te weinig informatie over wat er nu werkelijk gedaan kan worden door een kleinere instelling. Dit sluit aan bij de discussie over het na te streven volwassenheidsniveau bij de vorige vraag. Opvallend is dat geen van de ondervraagden de manier van inschatting van de risico’s ter sprake bracht. Dit werd wel genoemd door een andere reviewer in een algemeen commentaar op het stappenplan. Bij het opstellen van het stappenmodel is vrij veel tijd besteed aan het vinden van een methode voor een werkbare risicoanalyse voor de doelgroep. Met name de DRAMBORA (McHugh


79


e.a., 2007) toolkit is hiervoor uitgebreid bestudeerd, maar uiteindelijk bleek dit geen werkbare aanknopingspunten te bieden voor de ordening van de stappen. Er is om die reden gekozen voor een ordening op basis van de eerder beschreven werkveldanalyse en de eigen ervaring met deze problematiek. Samengevat Uit de reacties van de ondervraagden volgt dat de gekozen volgorde van de stappen in het stappenmodel valide is. Voor zover men een mening heeft over dit onderwerp, is er geen kritiek op de ordening van de stappen en onderschrijft men daarmee ook het uitgangspunt dat deze volgorde vanuit het oogpunt van de vermindering van de risico’s effectief gekozen is. Voor dit onderzoek is dat een relevante constatering omdat dit de enige feitelijke toevoeging aan de bestaande theorie is. De ordening van de stappen op basis van hun bijdrage aan het verminderen van het risico voegt een dimensie toe aan het volwassenheidsmodel van Dollar. Dit zou mogelijk een basis kunnen zijn voor een verdere verfijning van de toetsing van Dollar. Het uitwerken hiervan valt buiten de scope van dit onderzoek. Vraag 4a In de afbakening van het stappenmodel wordt bewust gekozen voor een beperking naar tijdshorizon en naar materiaalsoort om zo de complexiteit van het probleemgebied te reduceren. Het model hanteert een tijdshorizon van vijf jaar omdat dit ongeveer overeenkomt met de gemiddelde geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren; er vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en bijstellingen plaats. Biedt deze benadering van de tijdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om stapsgewijs uit te bouwen naar een steeds hogere kwaliteit van duurzame toegang? Zoals de grafiek hiernaast doet vermoeden was er over deze vraag geen verschil van mening of inzicht. Mits het cyclisch karakter en de noodzaak voor tussentijdse evaluaties nadrukkelijk naar voren komt, vinden alle ondervraagden een tijdshorizon van vijf jaar een goed uitgangspunt. Eén van de ondervraagden geeft aan dat bij een dergelijke tijdshorizon het ook mogelijk moet zijn om nauwkeurig schattingen te maken van de kosten voor


80


duurzame toegang, wat ook voor de grote instellingen bijzonder relevant is. Vraag 4b Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op materiaal dat een eenvoudige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere omstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal zonder fysieke drager krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw mening voldoende groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar duurzame toegang tot een steeds breder scala aan digitaal erfgoedmateriaal? Het voorstel om stapsgewijs op te bouwen, vertrekkend vanuit een startpunt met eenvoudige materialen oogstte behoorlijk wat kritiek. Enerzijds kan men zich wel vinden in het een geleidelijke opbouw om zodoende steeds verder uit te breiden naar meer en complexere materialen. Maar men beschouwde het bovenstaande voorstel als een te sterke vereenvoudiging van de werkelijkheid. In veel instellingen beschikt men al over digitale collecties die zeer verschillend van aard kunnen zijn; er worden voorbeelden genoemd van complexe materialen zoals gearchiveerde websites en CAD‐ tekeningen. Archiefinstellingen hebben te maken met wettelijke verplichtingen waarbij een selectie op basis van materiaalsoort niet aan de orde is. Verder vraagt men zich af of vertrekken vanuit een model voor eenvoudig materiaal voldoende zekerheden biedt om later ook complexere materialen onder te kunnen brengen. Ook het voorrang geven aan materiaal zonder fysieke drager is niet onomstreden. Veel van deze materialen komen uit digitale productieprocessen waarbij veel materiaal tegelijk geproduceerd wordt, bijvoorbeeld de digitale foto’s van een fotograaf. De collectiebeheerder zal zich moeten afvragen wat wel en niet bewaard moet worden. Eén van de ondervraagden suggereerde de introductie van een waardestellend kader waarin de waarde van de collectie gemeten wordt met daaraan gekoppeld een inventarisatie van de risico’s die de collectie loopt. Dergelijke keuzes zijn onderdeel van het collectie‐ en selectiebeleid dat door de komst van de digitale informatie wellicht aan herijking toe is.


81


Samengevat De keuze in het stappenmodel om vooral met eenvoudige materiaalsoorten te beginnen en van daar uit verder te groeien wordt met gemengde gevoelens ontvangen. De problemen die men hierbij signaleert zijn zeker reëel. Er is een grote diversiteit aan materialen binnen de instellingen met vaak weinig regie over het productieproces en het selectiebeleid voor digitale materialen is nog weinig uitgekristalliseerd. Op korte termijn zal hier niet veel aan veranderen. Toch is het belangrijk om te starten met het werken aan duurzame toegang. Naast het realiseren van duurzame toegang is het belang hierbij ook vooral een grotere bewustwording en meer kennisopbouw door er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Uitgaande van een cyclisch proces met een tijdshorizon van circa vijf jaar acht ik de risico’s van het op deze manier starten beperkt en de opbrengsten daarvan groot. Vraag 5 In deel A van het stappenplan staat de rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien van duurzame toegang tot het digitale erfgoed. Vanwege de grote verantwoordelijkheid en verplichtingen die duurzame toegang met zich meebrengt moet de organisatie op basis van voldoende mandaat en draagvlak een strategische keuze maken in welke rol zij wil en kan spelen. Verwacht u, op grond van uw kennis van de sector, dat cultureel erfgoedinstellingen in de komende jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken? De ondervraagden worstelden zichtbaar met het beantwoorden van deze vraag. Men heeft de indruk dat het besef aan het ontstaan is bij de kleinere instellingen dat voor het realiseren van duurzame toegang fundamentele en strategische keuzes nodig. Steeds meer instellingen stellen informatieplannen op met aandacht voor duurzaamheidsbeleid. Men is er van overtuigd dat de noodzaak steeds meer onderkend wordt om te komen tot fundamentele keuzes, maar de verwachting is dat in de komende jaren de keuzes vooral nog op ad‐hoc basis gemaakt zullen worden. Meerdere ondervraagden wijzen naar de rol die de grote instellingen kunnen spelen om de kleinere instellingen hierbij verder te helpen. Het gaat daarbij vooral om het leveren van kennis en het bieden van faciliteiten. Ook samenwerking tussen de instellingen onderling wordt gezien als een kans om tot een betere fundamentele benadering van duurzame toegang te komen.


82


Samengevat Men is het eens met de stelling dat het bieden van duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie voor alle instellingen een fundamentele, strategische keuze betekent. Men heeft de indruk dat steeds meer instellingen dit beseffen en hier de noodzaak van inzien. Maar men is niet optimistisch over het tempo waarin de instellingen in staat zullen zijn om dit op strategisch niveau te kunnen verankeren. Onderlinge samenwerking, een faciliterende rol van de grotere instellingen en sturing door de overheid zijn de drie factoren die genoemd worden om dit proces eenvoudiger te maken. Vraag 6 Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het opsplitsen van het probleem van digitale duurzaamheid. Voor de verschillende deelgebieden die op die manier ontstaan kunnen verschillende oplossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen van de digitale objecten beschreven in deel B, vooral beschouwd als een generiek IT‐probleem. Onderwerpen als back‐ups, beveiliging, vervanging van hardware en software‐ en capaciteitsbeheer horen thuis bij reguliere IT‐beheer taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden vanuit de optiek van ITIL (een referentiekader voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan wordt dan ook voor het merendeel van de stappen in deel B een beroep gedaan op de standaard dienstverlening van IT‐leveranciers in de markt. Onderschrijft u deze visie? Het grootste deel van de ondervraagden onderschrijft de visie dat de IT‐leveranciers een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het borgen van de digitale objecten. Men beschouwt dit als een goed alternatief voor het zelf organiseren en inrichten van een voorziening voor duurzame opslag. Wellicht zou dit zelfs ook efficiënter kunnen zijn dan het in huis oppakken van deze onderwerpen. Een aantal personen benadrukt dat de regie, controles en eindverantwoording in ieder geval bij de instelling zelf moeten blijven. Ook andere kanttekeningen worden gemaakt. Zo geeft men aan dat het niet altijd eenvoudig is om een passende leverancier te vinden. Maar ook dat het kennis‐ en kundeniveau van de leverancier met betrekking tot duurzame toegang soms “belabberd” is. En men waarschuwt voor een te grote afhankelijkheid van de leveranciers.


83


Daarnaast wordt de vraag gesteld of ITIL (en BiSL) voldoende aanknopingspunten bieden voor alle technische componenten waarmee duurzame toegang wordt gerealiseerd en de lange termijn visie die daarvoor nodig is. Nader onderzoek naar de concrete toepassingsmogelijkheden is hiervoor nodig. Samengevat Het inschakelen van de externe deskundigheid van IT‐leveranciers voor de technische onderdelen van duurzame toegang wordt gezien als een zinvolle suggestie. Er is verder onderzoek nodig om na te gaan voor welke onderdelen van deel B uit het stappenplan IT‐leveranciers de grootste bijdrage kunnen leveren en onder welke voorwaarden dit het beste kan gebeuren. Gestructureerde beheersmethodieken als ITIL en BiSL vormen hiervoor de kaders. Vraag 7 Het derde deel van het stappenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel wordt vooral aandacht besteed aan het belang van de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het voortdurend controleren en actueel houden van alle opgeslagen informatie. Bij de bespreking van het metadatabeheer wordt vastgesteld dat huidige collectie beheersystemen die in gebruik zijn bij de erfgoedinstellingen nauwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoegen van de metadata voor duurzame toegang en voor het creëren van een duurzame koppeling tussen object en metadata. Welke van de onderstaande oplossingsrichtingen acht u de meest succesvolle? De antwoorden op deze vragen kwamen onderling vrij sterk overeen ondanks de verschillende perspectieven van de reviewers. De meest succesvolle oplossingsrichtingen werden als volgt gescoord: 1. inrichten van een landelijke of regionale infrastructuren (90%) 2. binnen de sector ontwikkelen van eigen instrumenten (90%) 3. sturing door landelijke of koepel organisatie, bijv. door certificering (80%) 4. afwachten tot de markt dit op pakt (40%) 5. niets doen want het is geen probleem (0%) Hierbij werd terecht opgemerkt dat in de vraag diverse probleemgebieden worden genoemd waarvoor verschillende oplossingsrichtingen denkbaar waren. Het eindresultaat zal naar verwachting een hybride situatie zijn waarbij een combinatie van verschillende oplossingsrichtingen wordt


84


toegepast. Samenwerking met marktpartijen zal nodig zijn om de collectie beheersystemen op de juiste wijze aangepast te krijgen. Certificering kan hierbij een stimulerende rol spelen omdat marktpartijen zich kunnen onderscheiden van de concurrentie door de mate waarin ze voldoen aan de kwaliteitseisen. Certificering is echter ook een lastig instrument om in te regelen en men verwacht niet dat dit op korte termijn van de grond zal komen. Het meeste verwacht men van de inrichting van landelijke of regionale infrastructuren of combinaties daarvan. Daarbij kan het noodzakelijk zijn om specifieke instrumenten voor de sector te ontwikkelen; hierbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld de persistent identifier problematiek. Samengevat Uit de antwoorden van de ondervraagden ontstaat het beeld dat er in de nabije toekomst landelijke en regionale infrastructuren zullen ontstaan waarbinnen de cultureel erfgoedinstellingen de duurzame toegang tot hun digitale informatie op een hoogwaardige manier kunnen organiseren. Waar nodig zullen hiervoor sector specifieke oplossingen worden ontwikkeld en worden samenwerkingsverbanden met marktpartijen aangegaan al dan niet aangejaagd door een certificeringsysteem. Vraag 8 Een ander belangrijk onderwerp voor duurzaam beheer is het bepalen van een strategie voor migratie en emulatie om de negatieve gevolgen van technologische veranderingen tegen te gaan. Het migreren naar of uitfaseren van bepaald formaten zijn ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleiding die een dergelijke actie nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals de technologische ontwikkelingen. Ziet u in dit verband een rol weggelegd voor een landelijk of internationaal samenwerkingsverband of organisatie om te adviseren over de te ondernemen acties als gevolg van technologische veranderingen (“technology watch”)? Zo ja, welke organisatie(s) zouden deze rol op zich moeten nemen? Er was volledige overeenstemming over de noodzaak voor het inrichten van een zogenaamde “technology watch”. Dit zou in ieder geval op nationaal niveau georganiseerd moeten worden,


in

85

verbinding

met

internationale


samenwerkingsverbanden. Voor het opnemen van deze rol kijkt men naar vooral naar de grote instellingen, de NCDD, DEN of samenwerkingsverbanden tussen deze partijen. In de plannen voor een gemeenschappelijk e‐depot voorziening voor de archiefinstellingen is een “technology watch” voorzien. Samengevat Het volgen van de technologische ontwikkelingen en het bepalen van de maatregelen die daaruit voort komen is geen taak waarmee de kleinere erfgoedinstellingen belast zouden moeten worden. Ze zouden gebruik moeten kunnen maken van de kennis van de grote instellingen of nationale samenwerkingsverbanden. Vraag 9 Het stappenmodel is gericht op het op gang brengen van een proces van continu verbeteren. Periodiek moeten eerder gemaakte keuzes geëvalueerd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt of de omgeving opnieuw beoordeeld worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het stappenplan weer doorlopen moeten worden. Denkt u dat het stappenmodel in de huidige vorm voldoende aanknopingspunten biedt voor erfgoedinstellingen om een dergelijke kwaliteitscirkel in te richten? Hoewel het grootste deel van de ondervraagden deze vraag met “ja” beantwoordde is er uit de toelichting toch behoorlijk wat aarzeling te lezen. Men beoordeelt het stappenmodel positief omdat het de bewustwording van de problematiek bevordert, kan bijdragen aan de kennisvermeerdering en opbouw van de interne infrastructuur voor duurzame toegang. Zeker wanneer het wordt neergezet als een dynamisch model en de randvoorwaarden en er voldoende draagvlak in de organisatie is, ziet men in het stappenmodel wel nuttige handvatten om met duurzame toegang aan de slag te gaan. Men is wel van mening dat het iteratieve karakter te weinig naar voren komt en daarmee ook het cyclische aspect niet goed zichtbaar is. Men schat in dat het model als vrij complex ervaren wordt en nog te weinig aansluit bij de dagelijkse praktijk van de instelling, ook omdat de benadering generiek is terwijl erfgoedinstellingen allemaal hun eigen specifieke problemen hebben. Eén van de


86


ondervraagden twijfelt aan de effectiviteit van dergelijke modellen in het algemeen en verwacht dat er meer behoefte is aan een organisatiebrede infrastructuur die regelmatig geëvalueerd wordt. Samengevat Uit de review blijkt dat de meeste ondervraagden het idee van een stapsgewijs model positief beoordelen en een nuttig concept vinden voor het verbeteren van de duurzame toegang tot digitale erfgoedinformatie. Het model zal nog wel op diverse punten moeten worden bijgeschaafd om het ook daadwerkelijk voldoende bruikbaar te laten zijn in de kleinere cultureel erfgoedinstellingen voor toepassing op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Vraag 10 Het stappenmodel is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep bruikbaar zijn bij de ontwikkeling van beleid op een van de volgende beleidsterreinen? Vrijwel alle ondervraagden achtten het stappenmodel bruikbaar voor de ontwikkeling van beleid op de volgende beleidsterreinen: ‐

organisatiebeleid: 100%

‐

informatiebeleid: 100%

‐

digitale duurzaamheidsbeleid: 95%

‐

IT‐ beleidsplan: 90%

Men gaf wel aan dat het niet reëel is te verwachten dat kleinere erfgoedinstellingen beleid op deze vier terreinen zelfstandig kunnen ontwikkelen. Men beschouwt dit meer als iets voor de middelgrote en grotere instellingen; voor de kleinere instellingen zal een nog concretere uitwerking nodig zijn.


87


15.

Conclusies en aanbevelingen

De doelstelling van het onderzoek was het beantwoorden van de volgende drie centrale vragen: I.

Welke maatregelen of richtlijnen voor het beheren van digitale collecties dragen volgens de bestaande literatuur bij aan het duurzaam toegankelijk houden van digitale erfgoed bronnen rekening houdend met de omvang en doelstelling van de organisatie?

II.

Wat is de mening van de experts en ervaringsdeskundigen over de toepasbaarheid van deze richtlijnen in kleine en middelgrote erfgoedinstellingen?

III.

Op welke wijze wijkt het huidige beleid van de Zeeuwse Bibliotheek voor het beheer van de digitale collecties af van de geformuleerde richtlijnen?

Het antwoord op de derde vraag is inzichtelijk gemaakt bij de bespreking van de praktijktoets in de Zeeuwse Bibliotheek in hoofdstuk 13. Op basis van de bevindingen zijn daar ook aanbevelingen geformuleerd in de volgorde van de onderwerpen van het stappenplan. De eerste twee vragen hebben betrekking op het theoretische kader van het onderzoek en de externe validatie hiervan door een expert review. Hieronder volgt een korte analyse van de gebruikte theorie in combinatie met de resultaten van de toetsing en de review om uiteindelijk tot een de definitieve antwoorden op de eerste twee vragen te komen. Analyse Strikt genomen luidde het antwoord op de eerste centrale eigenlijk “geen” omdat er in de literatuur geen richtlijnen of kaders te vinden zijn die rekening houden met de kennis, menskracht of middelen van een organisatie en met kleine erfgoedinstellingen in het bijzonder. Deze conclusie werd onderschreven door de meerderheid van de ondervraagden (zie vraag 1a). Er bleek echter wel een volwassenheidsmodel voor digitale duurzaamheid te bestaan, al was dit een zeer onbekend model waarvan geen secundaire toetsing van was te vinden. Omdat dit model gerelateerd was aan bekende, in de IT veel toegepaste en beproefde modellen zoals CMMI, is er toch voor gekozen om met dit model te gaan werken. Het volwassenheidsmodel bevat geen richtlijnen of kaders maar is een toetsing van het vermogen voor het bieden van duurzame toegang tot digitale informatie in een organisatie door dit vermogen in gradaties weer te geven.


88


De kern van het volwassenheidsmodel bestaat uit vijftien aspecten van digitale duurzaamheid die onderverdeeld zijn in volwassenheidsniveaus van één tot vijf. Het merendeel van de ondervraagden was van mening dat deze vijftien elementen een volledig beeld geven van de meest relevante aspecten van duurzame toegang (zie vraag 2a). Met deze conclusie was het toepassen van de vijftien elementen gevalideerd. In het volwassenheidsmodel worden vijf niveaus gedefinieerd voor het vermogen voor duurzame toegang. Uit de algemene literatuur zoals die in hoofdstuk 6 besproken is, kan worden opgemaakt dat duurzame toegang alleen succesvol geïmplementeerd kan worden wanneer het uitgangspunt een structurele borging van processen en taken is. Voor de volwassenheidsniveaus betekent dit dat de eerste twee niveaus eigenlijk afvallen omdat hier sprake is van ad‐hoc of toevallige situaties. Pas op niveau drie praat het model over een structurele borging. Voor het stappenmodel is om die reden niveau drie als minimaal uitgangspunt gekozen – hoewel tegelijkertijd duidelijk bleek dat dit een lastig te bereiken doel zou zijn. In antwoord op de vraag of men dit een realistische doelstelling vond (zie vraag 2b) was er duidelijk aarzeling. Men achtte dit wel een wenselijke en noodzakelijke ambitie maar men twijfelde wel sterk aan de haalbaarheid. Uit de praktijktoetsing van de Zeeuwse Bibliotheek bleek dat de haalbaarheid in inderdaad een probleem was. Een tweede probleem met het volwassenheidsmodel was het grote aantal aspecten en de verwachting dat veel instellingen uit de doelgroep op een groot deel hiervan laag zouden scoren. Normaal gesproken ligt het voor de hand om de aandacht te richten op het laagst scorende aspect en dit te verbeteren en zo verder. Lage scores op veel aspecten geeft echter geen inzicht in welke stap eerst gedaan moet worden. Voor de Zeeuwse Bibliotheek bleken maar liefst zeven van de vijftien de laagste score te halen. Om deze reden is er besloten om een ordening in de aspecten aan te brengen op basis van de bijdrage aan het verminderen van het risico op verlies van digitale informatie. Deze ordening is gekozen op basis van het bestuderen van onder ander de DRAMBORA toolkit (McHugh e.a., 2007) en op basis van de inzichten uit de werkveld analyse. In reactie op de vraag of men deze ordening in grote lijnen onderschrijft antwoordde een meerheid bevestigend (zie vraag 3). Verder werd de reviewers gevraagd of het voorgestelde stappenmodel voldoende aanknopingpunten bood voor het inrichten van een cyclisch proces van continu verbeteren zodat een steeds hoger niveau van duurzame toegang bereikt kan worden. Deze vraag werd positief beantwoord. De laatste


89


vraag betrof de bruikbaarheid van het stappenmodel voor het ontwikkelen van de diverse aspecten van het beleid. Ook hier antwoordde men positief op. Conclusies Op basis van de bovenstaande analyse kunnen de volgende conclusies worden getrokken: •

De gangbare kaders en richtlijnen bieden te weinig aanknopingspunten voor het realiseren van duurzame toegang voor de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

•

Het volwassenheidsmodel van Dollar is niet rechtstreeks bruikbaar voor het bepalen van de prioriteiten in verbeteracties voor een meer duurzame toegang voor de instellingen in de doelgroep.

•

De voorgestelde ordening van de vijftien aspecten voor duurzame toegang op basis van de bijdrage aan de vermindering van de risico’s op verlies van informatie is zinvol en op een correcte wijze vormgegeven.

•

Het op deze manier ontwikkelde stappenmodel kan ingezet worden voor het ontwikkelen van een cyclisch proces van verbetering van duurzame toegang tot de digitale erfgoed informatie.

•

Het stappenmodel (of componenten daarvan) is bruikbaar voor het leveren van een bijdrage aan het organisatiebeleid, informatiebeleid, digitale duurzaamheidbeleid en het IT‐beleid van de kleine en middelgrote erfgoedinstellingen.

Aanbevelingen Het onderzoek heeft naast de onderbouwing van deze conclusies ook veel informatie en inzichten opgeleverd die van nut kunnen zijn voor eventuele vervolgstappen. In het kort zijn hieronder de belangrijkste aanbeveling samengevat. Aanbeveling voor de verbetering van het stappenmodel •

Er moet in het stappenmodel meer aandacht besteed worden aan het onderscheid tussen de verschillende digitale materialen en collecties zoals born‐digital en ander materiaal zonder fysiek origineel, aan de complexiteit en diversiteit van de materialen in de collecties, aan de rol van de context van de verschillende sectoren en de afzonderlijke doelstellingen.


90


•

Het huidige stappenmodel is op diverse gebieden nog erg theoretisch en ambitieus, het zou nuttig zijn om het nog meer toe te spitsen op de haalbare praktijk (wellicht overwegen om niveau drie als ambitie los te laten of meer gradaties aan te brengen bijvoorbeeld afhankelijk van het materiaal).

•

Het huidige stappenmodel biedt geen mogelijkheid voor toetsing zoals het volwassenheidsmodel dat wel doet. Wellicht is het mogelijk om een combinatie te maken tussen beide modellen.

•

Het huidige model besteedt bewust weinig aandacht aan de beschikbare middelen voor duurzame toegang omdat dit als een strategische keuze gezien wordt zoals de collectievorming zelf dit ook is. Onderzoek de mogelijk om bestaande inzichten voor businessmodellen voor duurzame toegang te integreren in het stappenmodel.

•

Besteedt meer aandacht aan betere definities van de doelgroep en de soorten instellingen in grootte en doelstelling en onderzoek de consequenties hiervan voor het model.

Aanbevelingen voor kleinere erfgoedinstellingen: •

Beschouw het bieden van duurzame toegang als een strategisch onderwerp en niet als een IT‐ probleem. Volg de aanpak van het stappenplan, kies daarbij voor een stapsgewijze, cyclische opbouw. Zorg voor een breder bewustzijn van de problematiek van duurzame toegang in de organisatie en maak één persoon verantwoordelijk wordt voor het veranderingsproces.

•

Zoek samenwerking met collega instellingen en grotere instellingen, ga na of bepaalde taken of verantwoordelijkheden door samenwerking met andere instellingen kunnen worden ingevuld. Kijk daarbij ook naar sectoroverstijgende mogelijkheden.

•

Kijk kritisch naar wat eventueel door anderen gedaan kan worden, ga na welke functionaliteiten al beschikbaar zijn op het gebied van IT, metadatabeheer en kennis. Verdeel de problematiek in handelbare onderdelen.

Aanbevelingen voor DEN •

Onderzoek de mogelijkheden om onderdelen van dit stappenmodel en het volwassenheidsmodel te combineren met de Basis Duurzaamheid. Werk concrete voorbeelden hiervan uit in kleinere instellingen.

•

Stimuleer samenwerking en kennisuitwisseling binnen de sector, probeer hierin een regisseursrol te vervullen.


91


•

Ga in gesprek met de marktpartijen en doe concrete aanbevelingen voor toe te passen standaarden voor opslag en metadatabeheer (zie het als een eerste stap naar certificering, de markt vraag er zelf om!).

•

Stimuleer de partijen die werken aan een persistent‐identifier oplossing om snel tot resultaat te komen.

Aanbevelingen voor NCDD •

Bevorder het delen van kennis en faciliteiten door de grote instellingen op een manier waarmee de kleinere instellingen uit de voeten kunnen.

•

Werk aan het tot stand komen van een platform die de rol van “technology watch” voor de publieke sector vervullen.

Aanbevelingen voor de leveranciers: •

Investeer in kennis over duurzame toegang tot digitale informatie.

•

Ontwikkel schaalbare diensten voor duurzame opslag en beheer van digitale objecten in samenwerking met koplopers en koepelorganisaties.

•

Pas de huidige beheersystemen aan zodat metadata voor de ondersteuning van duurzame toegang hier in onder gebracht kan worden. Maak de systemen zo open mogelijk door het implementeren van open standaarden en open protocollen.


92


16.

Geraadpleegde bronnen

Abcouwer, T., Gels, H., & Truijens, J. (2006). Informatiemanagement en informatiebeleid. Den Haag: Academic Service. Beagrie, N., Semple, N., Williams, P., & Wright, R. (2008). Digital Preservation Policies Study . Charles Beagrie Limited. Beeld en Geluid. (2009). Proarchive. Verkregen Februari 14, 2010, van http://instituut.beeldengeluid.nl/index.aspx?ChapterID=8633. Bon, J., & ITSMF Nederland. (2006). Foundations of IT service management op basis van ITIL (5e ed.). [Zaltbommel]: Van Haren Publishing. Boogerd, M. (2008). DigiCure ; Duurzame opslag van digitale collecties. Vlissingen: Hogeschool Zeeland. Boudrez, F. (2009a). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertisecentrum DAVID. Verkregen Januari 9, 2010, van http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf. Boudrez, F. (2009b). Een digitaal archief in 10 stappen. Antwerpen: Expertisecentrum DAVID. Verkregen December 13, 2009, van http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digArchStappenplan.pdf. Brugman, H. (2009, Juni 3). CATCH Plus: Persistente Identifiers. Verkregen Februari 22, 2010, van http://www.catchplus.nl/wp‐content/uploads/2010/01/discussiedocument‐PIDs‐ CATCHPlus1.pdf. CCSDS. (2009). Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) (PINK BOOK). Consultative Committee for Space Data Systems. Verkregen November 11, 2009, van http://public.ccsds.org/sites/cwe/rids/Lists/CCSDS%206500P11/CCSDSAgency.aspx. Center for Research Libraries , & OCLC. (2007). Trustworthy repositories audit & certification (TRAC): criteria and checklist. Chicago :;Dublin, Ohio :: Center for Research Libraries ;;OCLC Online Computer Library Center, Inc., Currall, J., & McKinney, P. (2007). espida Handbook. Expressing project costs and benefits in a systematic way for investment in information and IT. Glasgow: University of Glasgow. Verkregen Januari 8, 2010, van http://hdl.handle.net/1905/691. DANS. (2010). Data Seal of Approval. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.datasealofapproval.org/. DEN. (2009a). De Digitale Feiten : onderzoek naar de omvang en kosten van gedigitaliseerd cultureel erfgoed : eindrapportage. Den Haag: Stichting DEN. DEN. (2009b). De Basis voor duurzaamheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.den.nl/debasis.


93


DEN. (2008). Gespreksverslagen DE BASIS Vervaardiging en Duurzaamheid. Verkregen Februari 13, 2010, van http://wiki.den.nl/Analyseperiode2. DEN. (2010). ICT‐Register voor het cultureel erfgoed. Verkregen Februari 13, 2010, van http://www.den.nl/register. Dollar, C. M. (2007). Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model and Digital Preservation Readiness Balanced Scorecard ‐ Working Paper . Cohasset Associates, Inc. Dollar, C. M. (2010). Revised Digital Preservation Readiness Capability Maturity Model. Cohasset Associates, Inc. DPE. (2008). Repository Planning Checklist and Guidance DPE D3.2 (PLATTER). Digital Preservation Europe. Verkregen Januari 9, 2010, van http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/reports/Repository_Planning_Checkli st_and_Guidance.pdf. e‐overheid. (2009). De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Verkregen Februari 1, 2010, van http://www.e‐overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html. European Commission. (2002). The DigiCULT report technological landscapes for tomorrow's cultural economy : unlocking the value of cultural heritage : full report. Luxembourg :: Office for Official Publications of the European Communities, Verkregen November 6, 2009, van http://www.digicult.info/pages/report2002/dc_fullreport_230602_screen.pdf. Factor, M., Henis, E., Naor, D., Rabinovici‐Cohen, S., Reshef, P., Ronen, S., e.a. (2009). Authenticity and provenance in long term digital preservation: modeling and implementation in preservation aware storage. In First workshop on on Theory and practice of provenance (pp. 1‐10). San Francisco, CA: USENIX Association. Verkregen Februari 22, 2010, van http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1525938&jmp=abstract&coll=GUIDE&dl=GUIDE&CFID =77168475&CFTOKEN=94025708#abstract. Giaretta, D. (2007). The CASPAR Approach to Digital Preservation. The International Journal of Digital Curation, 2(1). Verkregen November 15, 2009, van http://www.ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/29. Gladney, H. (2007). Preserving digital information. Berlin ;;New York: Springer. Jones, M., Beagrie, N., & DPC. (2008). Digital Preservation Handbook. London: Digital Preservation Coalition. Verkregen van http://www.dpconline.org/advice/digital‐preservation‐ handbook.html. Jongejan, M. (2009, Januari 26). Zeeuwse Bibliotheek als openbare en wetenschappelijke bibliotheek 2009‐2012; Strategiedocument. Zeeuwse Bibliotheek. Lavoie, B., & Blue Ribbon Task Force . (2008). Sustaining the digital investment : issues and challenges of economically sustainable digital preservation : interim report of the Blue Ribbon Task Force on Sustainable Digital Preservation and Access. San Diego, CA : Communications Group San Diego Supercomputer Center. Verkregen Januari 7, 2010, van http://brtf.sdsc.edu/biblio/BRTF_Interim_Report.pdf. Lavoie, B., & Dempsey, L. (2004). Thirteen Ways of Looking at...Digital Preservation. D‐Lib Magazine, 10(7/8). Verkregen November 14, 2009, van http://www.dlib.org.proxy.library.uu.nl/dlib/july04/lavoie/07lavoie.html.


94


Library of Congres. (2009, November). PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity . Verkregen Februari 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/premis/index.html. Library of Congres. (2010, Februari). Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) Official Web Site. Verkregen Februari 23, 2010, van http://www.loc.gov/standards/mets/. LOPAI. (2008). ED3 : eisen duurzaam digitaal depot : toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. Groningen: Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs. Lusenet, Y. (2009). Vroeger is van ons; Gesprekken over beeldcollecties bij historische verenigingen. DEN e.a. Verkregen Februari 12, 2010, van http://www.erfgoednederland.nl/nieuws/digitale‐ publicatie‐vroeger‐is‐van‐ons. Lusenet, Y., Netherlands National Commission for UNESCO, & Koninklijke Bibliotheek. (2007). Preserving the digital heritage : principles and policies. Amsterdam: Netherlands National Commission for UNESCO ;European Commission on Preservation and Access. McGovern, N. Y. (2007, Oktober). Digital Preservation Policy Framework ‐ Outline. ICSPR. Verkregen Januari 7, 2010, van http://www.icpsr.umich.edu/files/ICPSR/curation/preservation/policies/dp‐policy‐ outline.pdf. McHugh, A., Ruusalepp, R., Seamus, R., & Hofman, H. (2007). Digital Repository Audit Method Based on Risk Management (DRAMBORA). Digital Curation Centre (DCC) and DigitalPreservationEurope (DPE). Verkregen December 2, 2009, van http://www.repositoryaudit.eu/download. Meijers, H. (2008, Oktober). Informatieplan digitale collecties. Zeeuwse Bibliotheek. Meyer, L. (2009). Safeguarding Collections at the Dawn of the 21st Century: Describing Roles & Measuring Contemporary Preservation Activities in ARL Libraries. Washington D.C.: Association of Research Libraries. Verkregen Januari 9, 2010, van www.arl.org/bm~doc/safeguarding‐collections.pdf. National Archives. (2010, Februari). PRONOM. Verkregen Februari 22, 2010, van http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx. National Library of Australia. (2003). Guidelines for the preservation of digital heritage. Canberra: National Library of Australia. NCDD. (2009). Toekomst voor ons digitaal geheugen: duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland, interimrapport. Verkregen November 14, 2009, van http://www.ncdd.nl/documents/NCDDToekomst2009_000.pdf. Niessink, F., & Clerc, V. (2010). IT Service CMM ‐ Introduction. Verkregen Februari 24, 2010, van http://sites.google.com/site/itservicecmmwebsite/. de Niet, M., Verwayen, H., & van Kersen, J. (2009). Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed. DEN / Kennisland / OCW. Verkregen Januari 7, 2010, van http://www.den.nl/getasset.aspx?id=Businessmodellen/BusinessModelInnovatie.pdf&assett ype=attachments.


95


van Nispen, A. (2009). Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid ‐ Inputnotitie sector cultuur/erfgoed. Den Haag: NCDD. Verkregen September 24, 2009, van http://www.ncdd.nl/activiteiten‐natverkenning.php. PADI. (2009). PADI Thesaurus National Library of Australia. Verkregen December 13, 2009, van http://www.nla.gov.au/padi/topics/thesaurus.html. Peacock, D., Swatman, P. M., & Lu, N. (2009, Augustus 27). Supporting SME Collecting Organisations: A Business Model Framework for Digital Heritage Collections. Australasian Journal of Information Systems, 16(1). Verkregen Januari 8, 2010, van http://dl.acs.org.au/index.php/ajis/article/view/558/442. Research Libraries Group.;OCLC. (2002). Trusted digital repositories : attributes and responsibilities : an RLG‐OCLC report. Mountain View Calif.: RLG. Rocketboom. (2009). Sarkozy was there. Know Your Meme. Verkregen Maart 31, 2010, van http://knowyourmeme.com/memes/sarkozy‐was‐there. SEI. (2010). Capability Maturity Model Integration (CMMI). Verkregen Februari 15, 2010, van http://www.sei.cmu.edu/cmmi/. SenterNovem. (2009). www.digitaliserenmetbeleid.nl. Verkregen Februari 14, 2010, van http://www.digitaliserenmetbeleid.nl/. Sierman, B. (2009). The Jigsaw Puzzle of Digital Preservation — an Overview. Liber Quarterly, 19(1). Verkregen Januari 9, 2010, van http://liber.library.uu.nl/index.html. Stadsarchief Amsterdam. (2010). Introductie E‐depot. Verkregen Februari 14, 2010, van http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e‐depot/introductie/index.nl.html. University College London, & British Library. (2010). LIFE: Life Cycle Information for E‐Literature. Verkregen Maart 5, 2010, van http://www.life.ac.uk/. Waller, M., & Digital Preservation Coalition. (2006). Mind the gap assessing digital preservation needs in the UK. Heslington, York :: Digital Preservation Coalition, Werkgroep Pilot Gebruik Digitaal Depot. (2010). Pilot dienstverlening digitaal depot. Verkregen Maart 5, 2010, van http://digitalearchieven.blogspot.com/.


96


Bijlage 1: Conceptueelmodel en onderzoeksontwerp Conceptueel model:

Onderszoeksopzet:

Bijlagen

i

Bijlage 2: Globaal overzicht onderzoeksomgeving

Bijlagen

ii

Bijlage 3: Opbouw van een Archival Information Package

Bijlagen

iii

Bijlage 4: Beschrijving van de elementen van het volwassenheidsmodel Element

Doel

Toetsing niveau 3 (intermediate)

Policy

A digital preservation program should be based on a policy that articulates a commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance.

A formal written digital preservation policy has been issued and widely disseminated.

Strategy

A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.

Governance

Collabrative engagement

Technical expertise

A digital preservation strategy is in place that (1) keeps the bit stream of digital documents alive through planned device/media renewal and (2) mitigates technology obsolescence through migration of digital records to technology neutral open standard formats. A digital preservation program has a legal mandate that includes An official mandate and an explicit and unambiguous assignment of roles, supporting procedures for the responsibilities, and accountability for executing the digital long term preservation of records preservation program. This includes public dissemination of its that identify roles and requirements, decisions, development, and actions to ensure responsibilities has been long‐term preservation and access to digital content in its implemented but the business custody. unit that owns the digital preservation program is not identified. A viable and comprehensive digital preservation program is There is sufficient awareness of based on a collaborative framework within which digital the role of collaboration in digital preservation issues and concerns are addressed that take into preservation that a collaborative account interdependencies between and among business framework is established within functions and processes, legal and statutory requirements, and which many digital preservation historical accountability, This framework leverages resources, projects are undertaken. promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives. A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure and requisite processes, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist within program staff or may be provided by an IT Department or external service providers.

Bijlagen

iv

Sufficient professional technical expertise to support an intermediate program of digital preservation exists.

Element

Doel

Open Source Software and Technology Neutral Open Standard Formats

A viable digital preservation program employs technology neutral open standard file formats and open sources to help mitigate technology obsolescence through backward interoperability. In addition, the program will monitor or have access to sources that monitor the obsolescence status of file formats.

Designated Communities

Digital Records Survey


A sufficient number of technology neutral open standard formats have been adopted to protect the content and structure of digital records that are likely to be transferred to the digital repository. The concept of digital preservation open source software has been adopted but no digital preservation open source software is implemented... The designated communities of a digital preservation repository Publicly available written consist of the producers of the records and the users of the documentation exists that records. A digital preservation repository has written procedures identifies target producers and and formal agreements with producers of digital records that users of digital records of records clearly document their role and responsibilities and the and defines their roles and conditions under which their records may be ingested (e.g., obligations in sufficient detail to acceptable file formats) and preserved. Similarly, a digital support only a few detailed ingest preservation repository will have written procedures that and access processes. identify a target user community and specify the formats in which records are accessible. A digital preservation program collects and analyzes information about the scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future. Scope references the quantity of digital records in three stages of technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that can only be extracted by special computer code that is written locally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibility over several generations of technology. Location refers to the physical location where digital records are maintained and may include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments

Bijlagen

v

A digital records survey is place that involves a comprehensive analysis of a records schedule or other written documentation as well as information collected in through interviews and questionnaires that identify the scope and quantity of most (75%) of the digital records that an organization must preserve. The analysis is updated every two years.

Element

Doel


Compliance with ISO 14721 and TRACC Ingest Requirements

A digital preservation program supports the ingest of digital records in accordance with the requirements of ISO 14721 and ISO 18492.

Storage Management

A digital preservation program supports the normalization of digital records over time (i.e., transformation to new formats, operating systems, or architecture) with no diminution in authenticity and maintains the records in a dedicated logical storage repository in which multiple copies of digital records are stored in different physical locations. Referential integrity of the digital records is ensured by requiring successful completion of all preservation actions at each physical location.

Repository tools and technologies are in place to conduct virus checks, validate and normalize file formats, transfer digital records to new storage devices/media, and normalize digital records containing text, selected structured data (spreadsheets), and digital images. Metadata is manually captured or created that establishes a broad context of who created and used the digital records, and relationships with other digital records. The storage of the two copies of digital records stored on logical or physical network storage repositories and maintained at two separate locations is supplemented with a “dark archives” at a third location. The referential integrity of all three copies is ensured by synchronizing digital preservation activities and documenting that all activities have been successfully completed. A device and media renewal procedure that renews device/storage media every ten years is supplemented by an annual media inspection program to identify storage media that face imminent catastrophic loss. Comparison of SHA‐2 hash digests before and after preservation activities to validate the integrity of digital record.

Planned Device & There is no known “permanent” storage device medium that is Media Renewal not vulnerable to decay and technology obsolescence. Consequently, a threshold issue of a digital preservation program is to keep “alive” the bit stream of digital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) and media renewal. Digital Records Integrity

A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromised. The bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration when preservation activities (e.g., media renewal) occur over time. This process describes the controls and mechanism that should be implemented to protect the integrity of digital records.

Digital Records Security

A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digital records, support periodic backup of digital records that are stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery.

Bijlagen

vi

Disaster recovery, business resumption and backup processes are network based. Physical security is assured through role based permission access.

Element

Doel


Digital Preservation Metadata

A digital preservation program collects and maintains metadata that describes the preservation activities associated with the preservation of digital records. This metadata constitutes an audit trail that documents what preservation actions were carried out, why they were carried out, when they were carried out, and how they were carried out and with what results. Preservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of digital records over the long term as preservation activities are executed.

Preservation metadata for most digital records of long‐term value is collected on a systematic basis in accordance with established guidelines and protected at the same level as the digital records associated with the metadata.

Access to Digital Records

The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because digital preservation does not focus on the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and access are mutually dependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authentic and usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital records that are being properly preserved.

Some digital records of long term value are electronically accessible but only in ASCII text, TIFF images, or PDF.

Bijlagen

vii

Bijlage 5: Stappenmodel met relatie naar het volwassenheidsmodel

Bijlagen

viii

Bijlage 6: De vijftien elementen in relatie tot het stappenmodel Stap Element

Doel

Deel A Designated Stap 1 Communities

The designated communities of a digital preservation repository consist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.g., acceptable file formats) and preserved. Similarly, a digital preservation repository will have written procedures that identify a target user community and specify the formats in which records are accessible. Deel A Collaborative A viable and comprehensive digital preservation program is based on a Stap 1 engagement collaborative framework within which digital preservation issues and concerns are addressed that take into account interdependencies between and among business functions and processes, legal and statutory requirements, and historical accountability, This framework leverages resources, promotes stewardship, and shares knowledge about digital preservation initiatives. Deel A Governance A digital preservation program has a legal mandate that includes an explicit Stap 2 and unambiguous assignment of roles, responsibilities, and accountability for executing the digital preservation program. This includes public dissemination of its requirements, decisions, development, and actions to ensure long‐term preservation and access to digital content in its custody. Deel A Policy A digital preservation program should be based on a policy that articulates a Stap 2 commitment to ensure the preservation of accessible, authentic, and usable digital records for as far into the future as necessary. The policy should be communicated to all stakeholders in digital preservation. Adherence to the policy should be periodically audited for compliance. Deel B Strategy A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and Stap 1 activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection. Deel B Digital Records Survey A digital preservation program collects and analyzes information about the Stap 2 scope and location of digital records that currently are eligible or will be eligible for preservation in the future. Scope references the quantity of digital records in three stages of technology dependency of digital records. o Legacy digital records are embedded in obsolete formats that can only be extracted by special computer code that is written locally or by using a qualified third party. o Near‐legacy digital records are embedded in formats that are native, technology dependent but tools are available to normalize the records to technology neutral formats. o Non‐legacy digital records are embedded in open standard technology neutral formats that enable backward compatibility over several generations of technology. Location refers to the physical location where digital records are maintained and may include stand alone desktop applications, collaborative work environments, databases, and systems, among others, along with their associated environmental storage environments

Bijlagen

ix

Deel B Storage Management Stap 3

Deel B Compliance with ISO Stap 4 14721 and TRACC Ingest Requirements Deel B Planned Device & Stap 5 Media Renewal

Deel B Digital Records Stap 5 Security

Deel B Technical expertise Stap 5

Deel C Access to Digital Stap 1 Records

Deel C Designated Stap 1 Communities

Deel C Strategy Stap 1

Bijlagen

A digital preservation program supports the normalization of digital records over time (i.e., transformation to new formats, operating systems, or architecture) with no diminution in authenticity and maintains the records in a dedicated logical storage repository in which multiple copies of digital records are stored in different physical locations. Referential integrity of the digital records is ensured by requiring successful completion of all preservation actions at each physical location. A digital preservation program supports the ingest of digital records in accordance with the requirements of ISO 14721 and ISO 18492. There is no known “permanent” storage device medium that is not vulnerable to decay and technology obsolescence. Consequently, a threshold issue of a digital preservation program is to keep “alive” the bit stream of digital records through periodic planned device (e.g., “spinning disks”) and media renewal. A digital preservation program should have in place processes that ensure the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digital records, support periodic backup of digital records that are stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery. A viable digital preservation program requires sufficient technical expertise in digital preservation technologies to support all of the structure and requisite processes, including the on‐going professional development of digital preservation expertise and skills. This technical expertise may be exist within program staff or may be provided by an IT Department or external service providers. The purpose of digital preservation is to ensure that authentic and usable digital records are accessible as far into the future as may be necessary. Accessibility is an operative word because digital preservation does not focus on the longevity of digital records as an end in itself. Preservation and access are mutually dependent. Preservation of accessible, authentic, and usable digital records without access is not sustainable; access to authentic and usable digital records cannot be accomplished without preservation measures and resources. Consequently, a digital preservation program should include a capability for users to have access to digital records that are being properly preserved. The designated communities of a digital preservation repository consist of the producers of the records and the users of the records. A digital preservation repository has written procedures and formal agreements with producers of digital records that clearly document their role and responsibilities and the conditions under which their records may be ingested (e.g., acceptable file formats) and preserved. Similarly, a digital preservation repository will have written procedures that identify a target user community and specify the formats in which records are accessible. A comprehensive digital preservation strategy stipulates the processes and activities that will be uniformly and consistently executed to implement a digital preservation policy. Among the topics a digital preservation strategy should address are how to deal with technology obsolescence (including legacy file formats), storage media, and integrity protection.

x

Deel C Open Source Software A viable digital preservation program employs technology neutral open Stap 1 and Technology standard file formats and open sources to help mitigate technology Neutral Open Standard obsolescence through backward interoperability. In addition, the program Formats will monitor or have access to sources that monitor the obsolescence status of file formats. Deel C Digital Preservation A digital preservation program collects and maintains metadata that Stap 2 Metadata describes the preservation activities associated with the preservation of digital records. This metadata constitutes an audit trail that documents what preservation actions were carried out, why they were carried out, when they were carried out, and how they were carried out and with what results. Preservation metadata plays a key role in establishing the authenticity of digital records over the long term as preservation activities are executed. A digital preservation program can demonstrate that the integrity of the content, context, and structure of digital records has not been compromised. The bit streams underlying digital records are vulnerable to alteration when preservation activities (e.g., media renewal) occur over time. This process describes the controls and mechanism that should be implemented to protect the integrity of digital records. Deel C Digital Records A digital preservation program should have in place processes that ensure Stap 2 Security the security of digital records through techniques that block unauthorized access to the digital records, support periodic backup of digital records that are stored at offsite storage repositories, and support disaster response and business recovery. Deel C Open Source Software A viable digital preservation program employs technology neutral open Stap 3 and Technology standard file formats and open sources to help mitigate technology Neutral Open Standard obsolescence through backward interoperability. In addition, the program Formats will monitor or have access to sources that monitor the obsolescence status of file formats.

Deel C Digital Records Stap 2 Integrity

Bijlagen

xi

Bijlage 7: Toetsing Zeeuwse Bibliotheek Analyse Krantenbank De onderstaande gegevens zijn verzameld in december 2009 en januari 2010 door middel van analyses met de DROID tool. Overzicht Krantnaam Goesche Courant (gco) Ierseksche en Thoolsche Courant (itc) Noord‐Bevelands Nieuws‐ en adv.blad (nbn) Vlissingse Courant (vco) Volksblad (vol) Vrije Stemmen uit de Ganzestad (vsg) Vrije Stemmen (vst) Vlissingsch Weekblad (vwb) Zierikzeesche Courant (zco) Zierikzeesche Nieuwsbode (zni) Breskensche Courant * (pdp)

grootte (Gb) 491,67 34,53 161,16 1792,48 34,13 4,50 13,22 8,73 167,63 2270,00 96,26

pagina's 55.638 11.013 13.232 88.210 5.541 503 1.391 1.754 19.600 155.795 14.832

5074,30

367.509

De Breskensche Courant is wel op de file server aangetroffen maar nog niet opgenomen in de index van de krantenbank.

Bijlagen

xii

Aanwas De onderstaande grafiek geeft de jaarlijkse aanwas van de krantenbank weer. De krantenbank groeide in de afgelopen jaren gemiddeld met ruim 122.000 pagina’s en 1,65 Tb per jaar.

Aangetroffen bestandsformaten Voor elke gescande krantenpagina wordt een JPEG afbeelding gemaakt, hiervan wordt een OCR‐ bestand en Tiled JPEG afgeleid. Per pagina komen er zodoende altijd 3 bestanden voor waarbij de JPEG zelf als de master beschouwd moet worden. De JPEG bestanden komen voor in 3 verschillende formaten in de volgende verdeling:

De JPEG Tiled bestanden worden niet herkend door de DROID tool maar zijn wel gebaseerd op een externe standaard. De OCR is opgebouwd uit XML bestanden volgens een door Pictura gebaseerd formaat. Een definitie hiervan is niet in het bezit van de Zeeuwse Bibliotheek. NB: Voor de Ierseksche en Thoolsche Courant (11.000 pagina’s) ontbreken de oorspronkelijk JPEG bestanden, hiervan zijn alleen de afgeleide Tiled JPEG en OCR‐bestanden aanwezig. Bijlagen

xiii

Beeldbank Voor de beeldbank zijn de affichecollectie, de fotocollectie en de prentbriefkaartencollectie geanalyseerd. Voor deze collecties wordt achtereenvolgend een overzicht gegeven van de totale jaarlijkse aanwas (gebaseerd op de laatste mutatiedatum van het bestand) en de gebruikte formaten. Affichecollectie

Bijlagen

xiv

Fotocollectie

Uit de verhouding tussen het aantal objecten en de totale grootte blijkt dat er in de loop van de tijd met een steeds grotere resolutie gescand/gefotografeerd wordt. Het is niet bekend in hoeverre dit een toevallige ontwikkeling is of een bewuste keuze. Gebruikte bestandsformaten:

Bijlagen

xv

Prentbriefkaarten

Geluidsarchief (online ‐ deel)

Alle objecten staan op de server in het FLAC formaat.

Bijlagen

xvi

Bijlage 8: Resultaten expert review code P1

naam E.J. Keulemans

functie wnd. provinciaal archief inspecteur

organisatie provincie Zeeland

P2

M. Lindeman

Technisch Directeur

Pictura ‐ bedrijf dat software en digitaliseringsdiensten levert voor de erfgoedsector

Bijlagen

xvii

betrokkenheid bij digitale duurzaamheid Onderzoek naar bewaarbeleid optische schijven (2005‐heden). Heeft geresulteerd in een eindreferaat voor de post‐ doctorale opleiding Informatie‐ en Documentmanagement (IDM) aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam. Cum laude geslaagd.

Het bedrijf rekent een groot aantal klanten uit de erfgoedsector tot haar klantenkring. Voor veel van deze klanten slaan wij de door ons gedigitaliseerde en door de klant aangeleverde bestanden op op onze eigen technische infrastructuur op NetApp apparatuur. Voor onze klanten proberen wij mee te denken en softwaretools te ontwikkelen om bij te dragen aan duurzame toegang tot de digitale informatie.

relatie cultureel erfgoed 1984‐1986, Gemeentearchief Middelburg (stagiaire Archiefschool) 1987‐1988, Gemeentearchief Rijswijk (archivist) 1990‐1992, Ministerie van Financiën (archivist) 1992‐2000, Nationaal Archief (rijksarchiefinspecteur, archivist, systeembeheerder) 2001‐heden, Provincie Zeeland (seniormedewerker informatievoorziening, applicatiebeheerder, wnd. provinciaal archiefinspecteur)

relatie kleinere erfgoed instellingen Kleinere erfgoedinstellingen zoals gemeentearchieven hebben (nog) niet zo veel digitale informatie in hun collectie. Het beperkt zich vaak tot wat optische schijven en een digitale fotocollectie, die op intra‐ en internet beschikbaar wordt gesteld. Het is echter een kwestie van tijd voordat het digital born materiaal vanuit de zorgdrager (i.c. gemeente) wordt overgedragen.

Ik ben al zo'n jaar of 12 betrokken bij Pictura als technisch verantwoordelijk persoon voor de door ons ontwikkelde software en de door ons geleverde technische infrastructuur.

Veruit de meeste erfgoedinstellingen in onze klantenkring zijn klein tot middelgroot. We zijn betrokken vanaf het ontstaan van digitaal erfgoed door digitalisering tot het publiceren en beschikbaar stellen d.m.v. Webtoepassingen. Voor het toekennen van metadata aan digitaal materiaal hebben wij diverse softwaretoepassingen gemaakt, waarbij wij vaak gebruik proberen te maken van beschikbare metadatastandaarden als Dublin Core en EAD.

P3

I. Angevaare Coördinator

Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)

P4

F. Bosmans

Hoofd ICT

Tresoar ‐ combinatie van Als hoofd ICT zowel bibliotheek, archief en verantwoordelijk voor literair museum (duurzame) opslag als voor digitalisering en beschikbaarstelling va de website aan het publiek

P5

M. Ras

Hoofd e‐Depot

Koninklijke Bibliotheek

Bijlagen

xviii

Landelijk samenwerkingsverband van tien grote instellingen met digitale collecties . NCDD heeft als doel met als doel om te komen tot een infrastructuur voor digitale duurzaamheid waarin voor alle informatie uit de publieke sector die bewaard moet worden duurzaam beheer gerealiseerd kan worden.

Vóór mijn huidige functie was ik o.a. beleidsmedewerker bij de Hoofdafdeling Verwerking Publicaties van de Koninklijke Bibliotheek waaronder het e‐ Depot valt.

Niet uit de eerste hand; wel uit de tweede hand door de landelijke Verkenning Digitale Duurzaamheid van de NCDD waar ik projectleider van was. Zie het rapport Toekomst voor ons digitaal geheugen op http://www.ncdd.nl

huidige functie

Ervaring met de eigen instelling en met andere archieven (RHC’s) van vergelijkbare omvang.

Als projectleider ROB (webmaster en adviseur webarchivering. Nu als digitale projecten); DEN hoofd van de afdeling e‐ (adviseur) en huidige functie Depot. Binnen deze afdeling komen alle digitale publicatie binnen die de instelling verzamelt en worden ze verwerkt. Metadata gaat naar metadataopslag en content wordt opgeslagen in daarvoor ontwikkeld digitaal archief, het e‐Depot.

Uit contacten en uit ervaringen bij DEN.

P6

M. de Niet

Directeur

Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐ kenniscentrum voor het cultureel erfgoed

In vorige functie bij Koninklijke Bibliotheek: Hoofd Digitale Duurzaamheid (R&D); voor DEN is digitale duurzaamheid een van de belangrijkste werkterreinen

KB ‐ hoofd innovatie projecten & hoofd digitale duurzaamheid.

Niet in kleine erfgoedinstelling gewerkt, maar via DEN veel met middelgrote en kleine instellingen te maken, o.a. in monitoring onderzoek

P7

A. van Nispen

Senior Medewerker kwaliteitszorg

Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) ‐ ICT‐ kenniscentrum voor het cultureel erfgoed

Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid en opsteller van imputnotitie Cultuur/Erfgoed. Duurzame toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied van mijn takenpakket. In het verleden werkzaam bij het Nederlands Historisch Data Archief.

Onderzoeker voor sector cultuur/erfgoed voor de Nationale Verkenning Digitale Duurzaamheid en opsteller van imputnotitie Cultuur/Erfgoed. Duurzame toegankelijkheid is een belangrijk aandachtsgebied van mijn takenpakket. In het verleden werkzaam bij het Nederlands Historisch Data Archief.

Kennis op basis van gesprekken met kleinere erfgoedinstellingen en informatieplannen.

P8

Hanneke van Aalst

Hoofd Informatie en Kennis

Zeeuws Archief o Het Zeeuws Archief is het historisch centrum van Zeeland. Het beheert en bewaart belangrijke bronnen over de Zeeuwse geschiedenis en maakt dit cultureel erfgoed zoveel mogelijk in samenwerking met anderen digitaal zichtbaar.

Als vertegenwoordiger van het Zeeuws Archief in het kernteam Pilot E‐Depot van de Regionaal Historische Centra en het Nationaal Archief was ik betrokken bij de pilot waarin de dienstverlening aan de RHC’s en andere archiefinstellingen in de Digitale Depot Applicatie van het NA getoetst werd. Deze dienstverlening betrof de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van digitaal archiefmateriaal.

‐ Het Zeeuws Archief als afdelingshoofd Informatie en Kennis (sinds 1/9/2009) ‐ Het Streekarchivariaat Noordwest‐Veluwe eerst als adjunct‐, daarna als streekarchivaris (1999‐2009).

Tot 1 september 2009 was ik streekarchivaris op de Noordwest‐ Veluwe. Het Streekarchivariaat Noordwest‐Veluwe is een samenwerkingsverband van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek en kan op grond van de beschikbare formatie (ca 7 fte) worden aangemerkt als een kleine erfgoedinstelling.

Bijlagen

xix

P9

Chido Houbraken

adviseur/auditor/archivaris

vrij gevestigd

Betrokken geweest bij het opstellen van zowel ED3 als NEN2082

Provinciale Archiefinspectie Flevoland, adjunct provinciaal archiefinspecteur (2006 – 2009)

P10

Veronique de Tier

Adviseur streektalen / onderzoeker dialectologie

Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland / Universiteit Gent

betrokken bij diverse digitaliseringsprojecten voor audio en dialectwoorden boeken

Ja, bij de SCEZ. Adviseur streektalen In de universiteit ligt de nadruk op onderzoek, in mijn geval dialecten wat uiteraard een deeltje van het immaterieel cultureel erfgoed is, maar de benadering is wetenschappelijk en niet zozeer "cultureel"

P11

Filip Boudrez

Hoofd e‐depot

Stadsarchief Antwerpen

o.a. oprichter Expertisecentrum e‐David

NB: alleen algemeen commentaar geleverd

P12

Yola de Lusenet

zelfstandig onderzoeker en adviseur

Als freelancer werk ik aan opdrachten die te maken hebben met erfgoed en publiceren op het web. Daarvoor doe ik onderzoek, schrijf, geef lezingen en cursussen, lever advies over projecten en help ze te realiseren.

o.a. Executive Secretary van NB: alleen algemeen de European Commission on commentaar geleverd Preservation and Access (ECPA); Coördinator van TAPE (Training for Audiovisual Preservation in Europe); Coördinator van SEPIA (Safeguarding European Photographic Images for Access); lid UNESCO Memory of the World Technical Scientific Committee 2001‐2008

Bijlagen

xx

Niet veel, enkel een beetje via de Klapbank (zie www.zeeuwse klapbank. nl) en de gewone individuele opslag van eigen teksten en fotomateriaal. In de universiteit vooral door databasevorming maar dat valt wellicht een beetje buiten deze context.

vraag 1a Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft een analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, hierbij wordt onder meer de volgende conclusie getrokken: De huidige richtlijnen, normenkaders, toetsingscriteria en best practices bieden te weinig aanknopingspunten voor de kleinere cultureel erfgoedinstellingen om duurzame toegang tot digitale informatie in te richten. Onderschrijf u deze conclusie? code P1

antwoord ja

toelichting Het is voor een kleinere erfgoedinstelling nu vaak 'trial & error' om te komen tot duurzame toegang tot digitale informatie. De belangrijkste oorzaak is het gebrek aan (specialistische) kennis en de schroom om samen te werken met andere (kleine) erfgoedinstellingen. Daarnaast is een aantal instellingen nog druk doende met het toegankelijk maken van de analoge informatie en men doet de digitale informatie "er even bij".

P2

nee

Ik denk dat er op zich genoeg informatie beschikbaar is om de genoemde do elstelling te realiseren. De informatie sluit waarschijnlijk niet aan bij het kennisniveau van de erfoedinstellingen, is verspreid en weinig concreet.

P3

ja

De bestaande toetsingskaders zijn te veel geschreven va nuit de grote instellingen – logisch omdat de kennis die erachter zit d aar vandaan komt. Daarom houden ze te weinig rekening met het gebrek a an menskracht, kennis en middelen dat de kleine erfgoedinstellingen kenmerk t. Bovendien worden de meeste kaders gekenmerkt door een zwart‐wit situa tie, er is niks of er is een ideale situatie. Voor kleine erfgoedinstellingen is de ideale situatie misschien niet eens haalbaar of wenselijk.

P4

ja

Belangrijkste drempel is dat alles wat er ligt nog vertaal d moet worden naar de concrete, dagelijkse praktijk. Hiervoor is geen menskrac ht beschikbaar (en ontbreekt ook vaak de benodigde kennis).

P5

ja

Daarbij moet aange tekend worden of al deze kleinere in stellingen uitgebreide kennis moeten hebb en op dit toch zeer complexe en du re terrein. Beter lijkt het me om de grote re erfgoedinstellingen een rol van k enniscentrum te geven en duurzame opslag en toegang centraal te regelen. Zeg maar een soor t van safe places network binnen Nederland.

P6

deels

DE BASIS Digitale Duurzaamheid, zoals ontwikkeld door DEN in nauwe samenspraak met d e erfgoedsector, bevat vele concrete aanbevelingen, juist ook voor kleinere in stellingen. In DE BASIS zitten enkele concrete suggesties die niet in het stappenplan zitten, zoals het aanstellen v an één aanspreekpunt in je organisatie voor kennisuitwisseling met andere partijen.

P7

Ja

Ik onderschrijf de bovenstaande conclusie dat veel richtlijnen, normenkaders etc gericht zijn op instellingen die al bezig zijn met de implementatie van duurzame toegankelijkheid en die daar ook veel in investeren. Mijn indruk is ook dat deze richtlijnen te “zwaar” is, bijv. teveel technische kennis veronderstellen die niet (of minder) aanwezig is in de organisatie van kleinere erfgoedinstellingen. De richtlijn ontwikkelt door DEN, DE BASIS duurzaamheid richt zich hoofdzakelijk op formuleren van beleid en mandaat. Deze wordt misschien ervaren als te breed.

Bijlagen

xxi

P8

deels

Het is jammer dat in het artikel consequent alle erfgoedinstellingen over een kam worden geschoren. Er is m.i. een essentieel verschil tussen erfgoedinstellingen die zich voor een groot deel van hun collectie moeten houden aan de bepalingen in de archiefwet (http://www.archief.nl/wetten‐ regelgeving/archiefwet), en erfgoedinstellingen die dat niet hoeven. De instellingen uit de eerste categorie beheren overigens ook veel materiaal dat niet onder de wet valt (zie mijn commentaar in het artikel). Ik ben het eens met de stelling voor zover het materiaal betreft dat niet onder de archiefwet valt. Het is duidelijk dat iedereen nog druk bezig is met het uitvinden van hoe de wielen aan de kar bevestigd moeten worden. (het wiel is er zelf al wel geloof ik :‐) Als je maar beperkte middelen hebt, is er eigenlijk nog te weinig houvast.

P9

deels

Op zich zijn er meer dan voldoende aanknopingspunten, maar juist de grote hoeveelheid maakt het ondoorzichtig. De kleinere instellingen hebben te weinig capaciteit om uit te vinden wat voor hen geschikt is.

P10

ja

Ik vrees dat de individuele "cultureelerfgoedwerkers" die niet bij ICT betrokken zijn weinig te horen krijgen van wat er op dat gebied gebeurt, behalve eerder toevallig of als de instelling zelf er heel veel aandacht voor heeft. Ik zelf heb over de publicaties in punt 2 nog nooit iets gehoord, maar ook niet dat er op landelijk niveau bijvoorbeeld aandacht is voor dit probleem. Ik denk wel dat sommigen van mijn collega's daar mee mee bezig zijn en/of aangestuurd worden. Ik denk bv. aan de archeologie en de musea die op dit punt landelijk wel aangestuurd worden i.v.m. collectiebeheer en zo. Helaas weet ik daar niet zo veel van. Zelf denk ik weinig na over digitaliseren en veilig opslaan en zorgen dat het duurzaam toegankelijk wordt, omdat het in mijn werkveld nog niet echt aan de orde is geweest.

Bijlagen

xxii

vraag 1b Hoofdstuk 1 t/m 3 geeft e en analyse van het probleemgebied voor de cultureelerfgoedinstellingen, hierbij wordt onder meer de volgende c onclusie getrokken: De erfgoedinstellingen richten zich met name op het digitaliseren van hun collecties maar cr eëren niet de noodzakelijke randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden van het digitale m ateriaal. Hierdoor is er sprake van een groot risico voor verlies van digitale informatie op langere termijn. Onder schrijf u deze conclusie?

code P1

antwoord ja

toelichting Mee eens, men denkt vaak dat het digitaliseren van de analoge collectie een eenmalige actie is en dat men daarna niets meer hoeft te doen. Randvoorwaarden voor borging worden helaas pas achteraf opgesteld waardoor het risico op verlies van digitale informatie groot is. Er zijn zelfs erfgoedinstellingen (kleine archiefdiensten) die hun analoge collecties slechts zeer beperkt digitaliseren, omdat men bang is voor een teruglopend aantal bezoekers.

P2

ja

We zien binnen ons bedrijf dat er gemakkelijk projecten worden opgestart om te digitaliseren en dat het besef dat de digitale informatie duurzaam moet worden opgeslagen pas recentelijk begint door te dringen en dat men ook realiseert dat dit kosten met zich meebrengt. Wij proberen als bedrijf wel in te spelen op genoemde randvoorwaarden. Omdat verlies van data op middellange termijn voor ons als bedrijf zeer schadelijk is, proberen wij uiteraard zelf wel zorg te dragen voor de technische randvoorwaarden die nodig zijn.

P3

deels

Ja, digitale informatie wordt niet dusdanig beheerd dat het op de lange termijn veilig is, maar ook een beetje nee omdat gedigitaliseerde collecties de minst bedreigde categorie digitale informatie is. Enerzijds omdat het in‐huis is geproduceerd met robuuste bestandsformaten en anderzijds omdat er altijd nog een fysiek object overblijft waarmee zonodig opnieuw gedigitaliseerd zou kunnen worden. Vaak gaat het ook om kopieën voor onlineinformatie over de collecties, en het is de vraag of die duurzaam beheerd moeten worden.

P4

deels

Er vindt nog weinig vervangings digitalisering plaats en ook de verwerving van digitale objecten is nog beperkt. Dit betekent dat de duurzame opslag meer gericht is op het “niet over doen” van digitalisering. Daarnaast is mijn persoonlijke overtuiging dat veel van het de afgelopen jaren verrichtte digitaliseringswerk binnen 25 jaar opnieuw zal moeten gebeuren ivm een scala aan technische ontwikkelingen.

P5

ja

Probleem daarbij is structurele financiering. Voor digitalisering is subsidie te vinden, voor een structurele activiteit (die volgt op al dat digitaliseren) als het duurzaam toegankelijk houden van al het gedigitaliseerde materiaal is het veel moeilijker middelen te vinden en/of vrij te maken. Erfgoedinstellingen hebben daar meestal geen budgetten voor (ook de grotere niet), budgetten moeten steeds groter worden vanwege de stijgende behoefte aan duurzame toegang (en meer en diverser materiaal). Daarnaast is het heel moeilijk om keuzes te maken. Overgang van een traditionele bibliotheek naar een digitale bibliotheek is een proces van jaren en kan niet zonder keuzes plaatsvinden.

P6

ja

Een van de grootste hobbels om te nemen is het vergroten van bewustzijn van risico op dataverlies en daarmee eigen kapitaalvernietiging. Het gaat mij hierbij niet alleen om de gedigitaliseerde collecties, maar juist ook de informatiesystemen over de collecties. Deze behoren inmiddels tot de 'core assets' van een instelling, maar er is te weinig kennis van digitale risico's zodat er geen acties worden ondernomen om schade op langere termijn tegen te gaan.

Bijlagen

xxiii

P7

ja

Dit is een van de belangrijke conclusies van de nationale verkenning, dit wordt mede getriggerd door overheidsbeleid en de focus van subsidieverstrekkers op access op korte termijn en die niet tot nauwelijks eisen stellen aan de lange termijntoegang van digitaal erfgoed. De enige regeling waar dit was geïmplementeerd was "Digitaliseren met beleid". Deze regeling is gestopt.

P8

ja

Dat staat als een paal boven water. Er is op dat punt niet zoveel verschil tussen digitale en analoge collecties, behalve dat analoge collecties (mits onder de juiste omstandigheden bewaard) met de nodige investeringen altijd wel weer toegankelijk te krijgen zijn. Veel instellingen, incl archiefdiensten, beschikken over te weinig middelen in relatie tot hun ambitieniveau om alles te doen wat ze zouden willen (of zelfs moeten) doen aan het beheer van hun collecties. Ongeacht of dat analoge of digitale collecties zijn.

P9 P10

ja ja

onderschrijft toelichting P8 Omdat de meeste erfgoedinstellingen klein zijn en de medewerkers dikwijls individueel bezig zijn, wordt er weinig aandacht besteed aan randvoorwaarden voor het borgen en toegankelijk houden. Als zoiets niet gezamenlijk wordt aangepakt, zijn de randvoorwaarden niet ideaal. En uiteraard moet de ICT‐voorziening ook goed zijn, en daar laat het zeker bij kleinere instellingen soms veel te wensen over. Dit heeft uiteraard dikwijls te maken met het feit dat erfgoedinstellingen het niet breed hebben en dus niet het nodige kapitaal kunnen voorzien voor dergelijke weloverwogen maar waarschijnlijk vaak dure en tijdsintensieve opslag en duurzame toegankelijkheid.

Bijlagen

xxiv

vraag 2a Geven de vijftien elementen die zijn beschreven in het volwassenheidsmodel naar uw mening inderdaad een volledig beeld van de meest relevante aspecten van duurzame toegang?

code P1

antwoord ja

toelichting Ja, mee eens. Maar het blijft een theoretisch model met aannames terwijl de praktijk weerbarstig is. Ik vraag me wel af in hoeverre grote(re) erfgoedinstellingen omgaan met duurzame toegankelijkheid en hoe men zou 'scoren' op het volwassenheidsmodel van Dollar.

P2

geen mening

Ondanks dat de 15 elementen goed doordacht lijken te zijn, is het ondoenlijk voor mij om een goede mening te vormen over het missen van elementen of van aspecten van digitale duurzaamheid. Onze insteek is ook wel iets anders omdat wij nauwelijks met Digital Born materiaal werken en over het algemeen alleen beeldmateriaal verwerken.

P3 P4

ja ja

Ik heb de indruk van wel. Ik zou eerder zeggen te volledig dan onvolledig. Ik blijf mij afvragen (ook in het licht van nog onvoorziene ontwikkelingen) of het zinvol is om dezelfde zware criteria te hanteren voor alle vormen van digitale objecten. Voor digital born materiaal en vervangings digitalisering wel, voor andere soorten veel minder. En als gezegd, we hebben tot nu toe vooral ervaring met de ‘lichte’ soort.

P5

ja

Ja goed model, zou internationaal in de praktijk getoetst moeten worden. wel denk ik dat dit een brug te ver is voor de kleinere instellingen. Voor hun zal dit te ingewikkeld en te tijdrovend zijn. Ze hebben de kennis hiervoor niet in huis. Daarom beter dat ze aanhaken bij de grote partijen.

P6 P7

ja ja

Mooi model De kracht van het maturity model is dat het een positief groeimodel is dat (veel) ruimte laat voor de organisatie om inzicht te krijgen in de eigen processen, deze te beoordelen en te kunnen beoordelen waar de organisatie prioriteiten zou moeten leggen om digitale duurzaamheid te implementeren. De 15 elementen voldoende voor kleinere erfgoedinstellingen en geven goede handvaten om digitale duurzaamheid te kunnen implementeren in de organisatie.

P8

geen mening geen mening ja

P9 P10

Het model gaat uit van alle mogelijkheden, van ongeveer geen digitalisering tot zeer goed onderhouden en overdachte digitalisering. Ergens moet elke instelling dus wel zijn beginpunt kunnen zoeken en vinden en beseffen hoeveel stappen nog doorlopen moeten worden voor een ideaal eindpunt bereikt kan worden. Op basis van een dergelijk stappenplan kan elke organisatie zelf kijken hoe ver men met bepaalde onderdelen kan en moet gaan en wat daarin belangrijk is en minder belangrijk.

Bijlagen

xxv

vraag 2b Acht u het nastreven van niveau 3 uit het volwassenheidsmodel een realistische doelstelling voor de cultureel erfgoedinstellingen?

code P1

antwoord ja

toelichting Jazeker maar dan moet een ergoedinstelling zo vroeg mogelijk worden betrokken in het primaire besluitvormingsproces van de zorgdrager. Nu is dat niet het geval, een archiefdienst wacht rustig af wat de zorgdrager aanbiedt ter overbrenging. Bedenk daarbij ook dat elke zorgdrager (lees: overheidsinstelling) in Nederland op basis van de Archiefwet 1995 een verplichting tot vernietiging heeft d.m.v. een selectielijst. Dus er wordt een selectie van het beschikbare materiaal aangeboden.

P2

ja

Veel van de aspecten met name relevant voor niet‐beeldmateriaal, waar mijn expertise niet echt ligt. Als ik het betrek op beeldmateriaal lijkt de doelstelling realistisch.

P3

deels

Ik denk dat de cultureel erfgoedsector zo divers is, dat het moeilijk is om algemene uitspraken van deze aard te doen. Vandaar dat de stappen ‘policy’ en ‘strategy’ zo belangrijk zijn (context en mandaag). Het kan heel legitiem zijn voor bepaalde instellingen om te besluiten er niet aan te beginnen. De kracht van het stappenmodel moet dan zijn om daar ruimte voor te bieden. Dat zou in het artikel wat nadrukkelijker als optie benoemd kunnen worden: het digitale tijdperk kan leiden tot een nieuwe werkverdeling tussen instellingen, daar moeten ze goed over nadenken. In dit kader zou ook het thema ‘selectie’ iets meer nadruk mogen krijgen in het artikel. Niet alles hoeft voor altijd bewaard te worden. Liever niet, zelfs. Dit zou een plek moeten krijgen in Deel A stap 1 – niet onder ‘keuze van het materiaal’ voor de eerste verbeteractie . Dat is een pragmatische.

P4

ja

Het aspect van ‘collaboration’ komt wat mij betreft hier wat uit de lucht vallen en ik zie ook niet helemaal hoe dat binnen deze context een rol dient te spelen. Afgezien daarvan een nastrevenswaardig niveau.

P5

deels

Ja en nee. Ja zeker voor de grotere erfgoedinstellingen die een nationaal belang hebben en een nationale rol hebben (of zouden moeten hebben). En nee voor de kleinere erfgoedinstellingen. Hiervoor ontbreekt daar weer geld en kennis.

Bijlagen

xxvi

P6

deels

Nee (niet op korte termijn) / Ja (op langere termijn, > 5 jaar). Ik vind het stappenplan zoals het nu is opgesteld niet geschikt voor de kleine instellingen, omdat het onrealistische eisen stelt. Het biedt denk ik wel houvast voor middelgrote instellingen, maar zelfs daar heb ik twijfels. Ik vind dat het artikel te veel ingaat op wat niveau drie inhoudt, en daarmee het groeimodel van fase 1 (waar de meeste instellingen nu zitten) naar fase 2 verwaarloost. Die stap zou al een grote stap voorwaarts betekenen. De stap van fase 1 naar fase 2 komt niet voldoende uit de verf in het stappenmodel, vermoedelijk door een overwaardering van niveau 3. Zelfs de grote databeherende instellingen voldoen in diverse opzichten nog niet aan dit niveau. Zie ook bijlage 2: daar zijn de fasen geheel uit beeld verdwenen, terwijl die m.i. cruciaal zijn voor de kleinere instellingen. Overigens zou ik het ook goed vinden als het artikel in zou gaan op wat verstaan wordt onder grote / middelgrote en kleine instellingen, met name in termen van benodigde kennis en financiële middelen.

P7

ja

“Ja”, moet worden geïnterpreteerd als een wenselijk ja. Op dit moment is stage 3 nog een zeer ambitieus niveau voor de meeste erfgoedinstellingen. Het zou wel een realistische, maar ambitieuze doelstelling kunnen zijn.

P8

ja

We hebben niet zoveel keus. Op de een of andere manier ontkomen we er niet aan ervoor te zorgen dat we zover komen. Een en ander staat of valt met samenwerking. Individueel opereren kost teveel geld en maakt de risico’s op verlies alleen maar groter.

P9

ja

zelfs niveau 4 is goed denkbaar, ook voor kleine instellingen. Maar wel op voorwaarde van samenwerking, shared services en standaardisatie van beheer. En daar zit vermoedelijk de bottleneck.

P10

ja

Erfgoedinstellingen kunnen niet meer voorbij aan digitalisering. Het bereiken van niveau 3 lijkt me haalbaar, maar het zal wel niet zo gemakkelijk zijn om iedereen op dat niveau te krijgen. Daarvoor zal vanuit de organisatie gezorgd moeten worden voor de randvoorwaarden en voor een redelijk gelijkvormig systeem binnen de organisatie.

Bijlagen

xxvii

vraag 3 Het stappenmodel is opgebouwd door de vijftien elementen uit het volwassenheidsmodel te ordenen. Het uitgangspunt voor deze ordening is de mate waarin het implementeren van een stap bijdraagt aan het verminderen van het risico van verlies van digitale informatie. Daarnaast is er rekening gehouden met de uitvoerbaarheid, de mate van complexiteit en de beschikbaarheid van standaardoplossingen. In bijlage 1 is gebruikte ordening van de elementen weergegeven. Onderschrijft u in grote lijnen de volgorde waarin de vijftien elementen zijn geordend?

code P1

antwoord Ja

toelichting De elementen zijn zorgvuldig gekozen en logisch opgebouwd. Maar zoals gezegd: het is en blijft een theoretisch model. Om te onderzoeken of dit model in de praktijk werkbaar is, zou een grootschalig empirisch onderzoek onder kleine Nederlandse erfgoedinstellingen kunnen worden gehouden.

P2

geen mening

Evenals in antwoord 2a kan ik hier geen gefundeerde mening over hebben.

P3

Ja

Met de aantekening dat sommige zaken, zoals metadata, eigenlijk al bij productie geregeld moeten zijn – vaak onder verantwoording van een andere organisatie dan de erfgoedinstelling. Ik zou dit toch even melden in het artikel, helemaal aan het begin, bij context en mandaat.

P4

Ja

Er zit een duidelijke opbouw in van bewustwording en beleidsformulering via inrichting naar strategie en uitvoering....

P5

Ja

P6

ja

Het concept van het stappenplan is goed, de invulling vind ik minder. Er wordt veel tekst gewijd aan wat *moet* gebeuren, maar er is niet voldoende realisme aanwezig over wat nu werkelijk gedaan *kan* worden door een kleinere instelling. Zie bijv. Deel B, stap 3 en Deel C, stap 1: deze hoge eisen zijn m.i. niet uit te voeren voor kleinere instellingen.

P7

nee

De wijze waarop de 15 elementen zijn gekoppeld aan de 5 stadia zoals uitgeschreven in het stuk van Charles Dollar is naar mijn mening een betere ordening die meer & snel inzicht geeft waar de organisatie staat.

P8

geen mening geen mening ja

P9 P10

Ik ben wel een leek, maar ik denk dat het opdelen van de "opdracht" in kleinere haalbare gehelen de beste oplossing is voor erfgoedinstellingen. OP die manier kunnen ze op eigen tempo beginnen en proberen toch op een redelijke termijn een hoger niveau te bereiken. Dat er ook naar veiligheid en gemak van toegang en opslag wordt gekeken, lijkt me zeer goed. Ook dat gebeurt, vind ik, volgens logische stappen. Ik kan de volgorde van het stappenplan onderschrijven.

Bijlagen

xxviii

vraag 4a Het stappenmodel kiest voor een tijdshorizon van vijf jaar omdat dit ongeveer overeenkomt met een gemiddelde geldigheidsduur van beleidsplannen en afschrijvingstermijnen bij IT‐investeringen. Het stappenplan gaat daarbij echter ook uit van het voortdurend doorlopen van een cyclisch proces van verbeteren, er vinden dus regelmatig tussentijdse evaluaties en bijstellingen plaats. Biedt deze benadering van de tijdshorizon naar uw mening voldoende ruimte om stapsgewijs uit te bouwen naar een steeds hogere kwaliteit van duurzame toegang?

Code P1

antwoord ja

toelichting Het is belangrijk om vooraf een keuze te maken welke collectie duurzaam toegankelijk wordt gehouden. Naast de 'beperking naar tijdshorizon' en 'materiaalsoort' wil ik daarom toevoegen 'maatschappelijk belang'. Het is ondoenlijk en praktisch onmogelijk om alle digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Deze keuze wordt bij analoge archieven ook toegepast (d.m.v. een selectielijst), omdat anders de toegankelijkheid van het materiaal niet kan worden gewaarborgd.

P2

ja

Mits de juiste budgetten geregeld kunnen worden! Bij duurzame opslag hoort immers ook een langdurend budget.

P3

ja

Maar het cyclische karakter van het proces kan wat mij betreft nog niets meer de nadruk krijgen in het artikel. Het staat er wel, maar ik denk dat het enkele keren herhaald moet worden om echt te ‘landen’.

P4 P5

ja ja

Tja, dat blijft moeilijk. Eigenlijk willen we verder vooruit plannen en ook verder vooruit weten wat het allemaal gaat kosten. Daarvoor worden ook rekenmodellen ontwikkeld (zie LIFE project). Maar in de praktijk blijft het toch lastig rekenen. Wat kost nu een preservation action daadwerkelijk als we die gaan uitvoeren? Het lijkt nu praktischer om 5 jaar vooruit te kijken, dat kunnen we bevatten en dus becijferen. Maar het blijft knagen omdat je verder vooruit moet denken als erfgoedinstelling.

P6 P7

ja ja

Goed uitgangspunt De overweging om het stappenmodel synchroon te laten lopen met beleidsplannen en afschrijvingstermijnen is naar mijn mening een zeer zinvolle die ook voldoende ruimte biedt om vooruitgang te boeken dmv het stappenplan

P8

ja

P9 P10

Bijlagen

ja ja

Door te benadrukken dat tussentijds geëvalueerd en bijgesteld moet worden wordt aan de verantwoordelijke duidelijk dat het hiermee niet ‘klaar’ is. Dat is denk ik een van de belangrijke elementen van digitale duurzaamheid: toegankelijkheid is nooit af onderschrijft P8 Dat lijkt me inderdaad ideaal. Op de universiteit heb ik het meegemaakt dat onze eerste digitale bestanden op floppy's nooit zijn overgebracht naar andere dragers, met als gevolg dat het materiaal nu niet/nauwelijks meer bereikbaar is of niet meer te lezen. De oude banden die in de UGent (zoals bij het Meertens instituut) aanwezig zijn worden op dit ogenblik gedigitaliseerd, maar het gaat heel traag omdat het geen apart project is en het werk tussendoor moet gebeuren. Om de vijfjaar controleren of men ze nog kan lezen of overbrengen op andere dragers lijkt me heel verstandig en hard nodig, alleen vrees ik dat het in de praktijk moeilijk wordt om dat te realiseren, zeker in instellingen met weinig capaciteit. Misschien moet de overheid voorzien dat er systemen blijven bestaan om oude bestanden te blijven omzetten tegen een kleine vergoeding. De kleinere erfgoedinstellingen hebben immers niet voldoende middelen om zelf te investeren in dergelijke systemen en wellicht ook niet de tijd om te zorgen dat oudere bestanden nu op tijd kunnen omgezet worden naar de huidige algemene standaarden. Op die manier zal veel materiaal op verouderde dragers blijven liggen en vergeten worden.

xxix

Vraag 4b Het stappenmodel adviseert de erfgoedinstelling om de zorg in eerste instantie te richten op materiaal dat een eenvoudige digitale representatie heeft, in eigen huis geproduceerd wordt en waar geen bijzondere omstandigheden spelen op het gebied van rechten of ethische normen. Het materiaal zonder fysieke drager voorrang krijgt hierbij voorrang. Biedt deze benadering naar uw mening voldoende groeiperspectief om stapsgewijs uit te bouwen naar duurzame toegang tot een steeds breder scala aan digitaal erfgoedmateriaal ?

code P1 P2

antwoord ja nee

toelichting

P3

ja

Maar benadruk ook hier iets meer dat dit het begin is, en dat andere categorieën moeten volgen – zoals born digital, dat nu m.i. iets te vluchtig de revue passeert.

P4

deels

Lijkt realistisch, maar in de praktijk zijn veel instellingen al in het bezit van een verscheidenheid aan digitaal materiaal, op verschillende manieren met verschillende doeleinden geproduceerd. Bij een ‘blanco’ situatie een redelijk advies, waarbij het ‘in eigen huis geproduceerd’ wat mij betreft niet zo relevant is.

P5

nee

De praktijk is dat we websites archiveren. Deze zijn complex. De praktijk van andere erfgoedinstellingen is dat CAD tekeningen gearchiveerd dienen te worden. we kunnen ons dus niet richten op de minder complexe materialen. Wel zou born digital voorrang moeten krijgen als er echt geen fysieke equivalent is. Maar dat ook niet zomaar. Van belang is het dat waarden en risico’s van collecties in kaart gebracht worden. er moet een waardestellend kader geïntroduceerd worden waarin de waarde van een collectie gemeten kan worden. vervolgens kan er een risico inventarisatie uitgevoerd worden daarop.

P6

ja

Persoonlijk zou ik ook graag zien dat de metadatasystemen (databases) in een vroeg stadium in het duurzaamheidsbeleid worden meegenomen.

P7

nee

Zoals je weet verschillen we van mening over welke prioriteit welk materiaal moet krijgen. Het groeiperspectief zal afhangen van de collectie van instelling.

P8

deels

Voor gedigitaliseerd materiaal zonder wettelijke archieffunctie lijkt me dit een goed uitgangspunt. Ook om betrokkenen de gelegenheid te geven te leren omgaan met dit materiaal. Het kan echter de duurzame opslag van archief in de zin van de wet niet vervangen en de indruk dat dit wel zou kunnen, moet vermeden worden.

P9

deels

Een mooi groeiscenario is zo zeer wel mogelijk. Ik vraag me wel af waar dit groeiscenario stopt voor kleine instellingen. Op den duur is er wellicht te weinig capaciteit om door te groeien naar niveau 3. Het zou misschien niet het enige groeiperspectief moeten zijn.

Bijlagen

Het toespitsen op “eenvoudig” materiaal kan leiden tot een te eenvoudige voorstelling van zaken en de bijbehorende gekozen oplossing. Het is nog maar de vraag of een dergelijke oplossing zicht laat opschalen tot “ingewikkeld” materiaal.

xxx

P10

ja

Materiaal dat toch voor handen is zal de eerste vijf jaar ook nog niet verdwijnen, toch moet er rekening mee gehouden worden dat ook dergelijke analoge bronnen verloren kunnen gaan of verouderen en daardoor vergeten, we moeten dus niet alleen focussen op materiaal waarvan geen fysieke drager beschikbaar is. Het biedt zeker voldoende groeiperspectief, denk ik, omdat het laagdrempelig begint, maar om alles in gedigitaliseerde vorm om te zetten en te bewaren, zal voor vele kleinere instellingen toch een onbereikbare kaart blijven, tenzij de evolutie zo snel gaat dat digitaliseren een fluitje van een cent wordt, en dan nog zal er moeten nagedacht worden over de bewaringsprocedures

Bijlagen

xxxi

vraag 5 In deel A van het stappenp lan staat de rol centraal die de organisatie kan en wil spelen ten aanzien van duurzame toegang tot het digitale er fgoed. Vanwege de grote verantwoordelijkheid en verplichtingen die duurzame toegang met zich meebrengt moet de organisatie op basis van voldoende mandaat en draagvlak een strategische keuze maken welke rol zij wil en kan spelen. Zie ook hoofdstuk 6, pagina 18 en verder. Verwacht u, op grond van uw kennis van de sector, dat cultureel erfgoedinstellingen in de komende jaren in staat zullen zijn om dergelijke fundamentele, strategische keuzes te maken?

code P1

antwoord nee

toelichting Kleine erfgoedinstellingen ontberen kennis, kunde en middelen voor duurzame toegankelijkheid. Daarom moet men de krachten bundelen en bereidheid tot verregaande samenwerking en kennisdeling. Dat is de enige manier om te kunnen overleven in het digtale tijdperk, versnippering te voorkomen en het digitale erfgoed veilig te stellen.

P2

ja

Het besef dat gedigitaliseerd materiaal niet uitsluitend op een DVD'tje kan worden opgeslagen lijkt behoorlijk doorgedrongen te zijn tot onze klantenkring. Dat het daarbij logisch is dat opslag ook geld kost, wekt ook weinig verbazing binnen organisaties. Ik denk wel dat in dit kader veel praktijken die vanzelfsprekend lijken te zijn door de geleverde kwaliteit , expliciet gemaakt moeten worden.

P3 P4

geen mening deels

P5

geen mening

P6

ja

kan ik vanuit mijn positie niet goed inschatten Sommige. Archieven hebben geen keus. Op bepaalde terreinen zullen ze deze rol wel moeten spelen. Moeilijk. Dat moet gedragen worden door de overheid. Grote instellingen moeten samenwerken hierin. Met enige aarzeling. DEN heeft de afgelopen jaren flink gestuurd op het opstellen van informatieplannen. Wat jij in deel A beschrijft komt voor een heel groot deel overeen met onze aanbevelingen voor een informatieplan (dat wordt noem je overigens niet, helaas). Een informatieplan bestaat uit drie delen: een informatiebeleidsplan, een digitaliseringsplan en een duurzaamheidsplan. Zie ons themadossier hierover op www.den.nl. Er zijn inmiddels zo'n 125 Nederlandse erfgoedinstellingen met een informatieplan (meestal gefinancierd uit Digitaliseren met beleid). De instellingen zijn verplicht het informatieplan bij ons te evalueren. Zonder uitzondering zijn de instellingen zeer blij deze exercitie gedaan te hebben. Het duurzaamheidsplan is bij de meesten nog niet heel goed uitgewerkt, maar er is wel een goede start gemaakt. Overigens verzamelen wij alle informatieplannen, dus als je die duurzaamheidsplannen eens wilt inzien...

P7

ja

Met reserve. Als een organisatie zichzelf deze vragen gaat stellen en ze vastlegt in beleidsplannen en mandaat is de eerste stap gezet naar groei en ontwikkeling van digitale duurzaamheid. Dit vergt wel investering van de instellingen om die gefundeerde en fundamentele keuzes te kunnen maken. Of dit laatste op grote schaal binnen de komende 5 jaar zal gebeuren, betwijfel ik.

P8

ja

Ik denk dat archiefdiensten, in deze geholpen door een nationaal initiatief dat op dit moment van de grond wordt getild inderdaad in staat zullen worden gesteld dergelijke keuzes te maken. Voor andere erfgoedinstellingen zal iets soortgelijks georganiseerd moeten worden omdat de investeringen in infrastructuur en kennis te hoog zijn.

Bijlagen

xxxii

P9

nee

Zeker bij kleine instellingen zal de keuze niet fundamenteel en strategisch zijn, maar ad hoc. Men heeft te veel energie nodig om het hoofd boven water te houden, om hier structureel tijd en capaciteit voor vrij te maken. Als men kan meeliften met een groter, bijvoorbeeld landelijk, project, dan is er een kans dat men meegaat.

P10

deels

Elke erfgoedinstelling op zich zal wellicht wel een aantal strategische keuzes moeten maken de volgende jaren omdat er niet aan te ontsnappen is, maar die vele kleinere erfgoedinstellingen op een lijn krijgen zal wellicht veel moeilijker zijn. Iedereen denkt immers dat wat hij doet beter is dan wat een ander doet. En je hebt de individuele medewerkers die ervoor zullen moeten zorgen dat er een overzicht komt van wat er is en in welke volgorde dingen moeten gebeuren. Ik denk dat niet elke individuele medewerker dit kan en/of wil. De ene keer wegens tijdsgebrek, de andere keer omdat de capaciteiten hiervoor niet voldoende aanwezig zijn. Dus zelfs al zal de instelling regels bedenken en een stappenplan opmaken, dan nog is de vraag of het bij iedere individuele medewerker opgepakt wordt.

Bijlagen

xxxiii

vraag 6 Bij het inrichten van het stappenmodel is nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden voor het opsplitsen van het probl eem van digitale duurzaamheid. Voor de verschillende deelgebieden die op die manier ontstaan kun nen verschillende o plossingsrichtingen worden gekozen. Zo wordt het borgen van de digitale objecten, beschreven in deel B, met name beschouwd als een generiek IT‐probleem. Onderwerpen als backups, beve iliging, vervanging van hardware en software, en capaciteitsbeheer horen thuis bij reguliere IT‐behe er taken die bijvoorbeeld benaderd kunnen worden van uit de optiek van ITIL (een een referentiekade r voor het inrichten van de beheerprocessen). In het stappenplan wordt dan ook voor het merend eel van de stappen in deel B een beroep gedaan kan worden op standaard dienstverlening van IT‐leveranciers in de markt. Zie ook hoofdstuk 7, pagina 20 en verder. Onderschrijft u deze visie?

code P1

antwoord ja

toelichting Ja, mits men ook hier weer intensief samenwerkt en niet probeert zelf het wiel uit te vinden. Er is nog een wereld te winnen in het Zeeuwse erfgoedlandschap. Als men niet tijdig gaat samenwerken, dan voorzie ik dat sommige erfgoedinstellingen op termijn moeten sluiten.

P2

ja

Ik denk dat de groep waarvoor dit stappenplan ontwikkelt is, moeilijk in staat zal zijn om zelf zorg te dragen voor een goede technische infrastructuur en dus al snel bij een IT partner zal aankloppen. Denk ook aan de archieven die “verplicht” zijn om hun IT infrastructuur bij de gemeente af te nemen en regelmatig op een blok zullen stuiten met hun specifieke opslagbehoefte.

P3 P4

ja ja

Helemaal mee eens en belangrijk om te melden! Ondanks de overvloed aan leveranciers met dergelijke producten en dienstverlening is het niet altijd eenvoudig om een keuze te maken resp. een leverancier te vinden die ‘past’. Daarnaast vind ik de afhankelijkheid van leveranciers die in de sector hier en daar bestaat nogal dubieus.

P5 P6

ja ja

P7

nee

Bij deze wil ik een nuancering aanbrengen. Ik ben met je eens dat veel zaken als een generiek IT‐probleem kunnen worden gezien. Maar duurzame toegankelijkheid gaat verder dan de standaard IT‐processen (maar dat is in de hogere niveau’s). ITIL (ed) is zeker een goed middel om goede beheersafspraken te maken en grip te krijgen op de processen. Maar het uitbesteden aan ICT‐afdeling of externe bedrijven ontslaat erfgoedinstellingen niet van hun verplichting om de eindregie en kwaliteitscontroles te moeten voeren. Ook stap 2: inventariseren valt waarschijnlijk buiten de methodieken als ITIL. Dus vandaar de nuancering.

P8

nee

De verantwoordelijkheid voor de objecten blijft te allen tijde bij de beheerder. Inhoudelijk is hij degene die er verstand van heeft, en dat kan niet aan IT‐leveranciers worden uitbesteed.

Bijlagen

Digitale duurzaamheid vergt specialistische kennis. Maar we moeten niet over het hoofd zien dat heel veel kleine instellingen hun collectieregistratie in Word, Access, Excel, Cardbox of andere PC‐software uitvoeren. Daar is dus geen IT‐infrastructuur aanwezig waar ITIL als norm kan gelden. Zie ook de opmerking hierboven dat de te grote focus op niveau 3 ervoor zorgt dat de bescheiden stap van niveau 1 naar niveau 2 onderbelicht blijft, wat het realistische karakter van het stappenplan ondermijnt.

xxxiv

P9

nee

gezien mijn ervaringen met IT‐organisaties, zou ik dit nooit enkel en alleen als IT‐beheer beschouwen. Vervanging van hard‐ en software, bijvoorbeeld, kan onmiddellijke gevolgen hebben voor het gedrag (en dus de representatie) van een digitaal object. Welke onderdelen van het gedrag onaangetast moeten blijven, is eveneens een zaak van de eigenaar. Aangezien van tevoren niet te voorzien is welke upgrades plaats gaan vinden – en dus wat de effecten op het gedrag zijn – moet steeds de eigenaar/deskundige geraadpleegd worden. Het feit dat iets een horizon van 5 jaar heeft, wil niet zeggen dat je niet moet nadenken over wat er na de 5 jaar kan gebeuren. En dat zie ik – met mijn beperkte kennis van de normen – maar zeer beperkt terug in ITIL en BiSL e.d. In mijn optiek zijn IT‐leveranciers al helemaal niet geïnteresseerd in dat soort langetermijn problematiek. Die willen vooral snel wat wegzetten, liefst met jaarlijks te betalen licenties. Zelfs leveranciers als Netapp hebben in mijn opinie een belabberd kennis‐ en kundeniveau op dit punt.

P10

ja

Inhuren van dergelijke goed geïnformeerde mensen kost wellicht veel minder dan eigen werknemers of klanten het werk te laten doen. En als dat ICT'ers zijn lijkt me dat zeer verstandig. Zij kunnen bijspringen waar nodig en controleren, zij kunnen de systemen opzetten waaraan de individuele werknemers zich moeten of kunnen houden.

Bijlagen

xxxv

vraag 7 Het derde deel van het sta ppenplan richt zich op het bieden van duurzame toegang. In dit deel wordt vooral aandacht besteed aan het belang va n de juiste metadata, de juiste formaat keuze en het voortdurend controleren en actueel houden van alle opgeslag en informatie. Bij de bespreking van het metadatabeheer wordt vastgesteld dat huidige collectie beheersystemen die in gebruik zijn bij de erfgoedinstellingen nauwelijks mogelijkheden bieden voor het toevoegen van de metada ta voor duurzame toegang en voor het creëren van een duurzame koppeling tussen object en metadata. Zie ook hoofds tuk 8, pagina 24 en verder. Welke van de onderstaan de oplossingsrichting acht u de meest succesvolle?: a. afwachten tot de mark t dit op pakt Ja / Nee b. sturing door landelijke of koepel organisatie bijv. door certificering Ja / Nee c. inrichten van een lande lijke of regionale infrastructuren Ja / Nee d. binnen de sector ontwik kelen van eigen instrumenten Ja / Nee e. niets doen want het is geen probleem Ja / Nee

code P1 P2

c d e toelichting a b ja nee nee nee ja nee nee nee Wellicht enigszins gekleurd door commerciële belangen, geloof ik in de ja ja markt. Het zou wel heel goed zijn als er een landelijke certificering komt, MITS die aansluit bij de doelgroep die dit stappenplan voor ogen heeft. Dit dwingt alle leveranciers om duurzaam met het door haar beheerde erfgoed om te gaan en geeft een meetbaar kwaliteitsinstrument waarmee een marktpartij zich ook kan onderscheiden van de concurrent. Het inrichten van landelijke of regionale infrastructuren zal leiden tot kolossale systemen die in de praktijk niet beheersbaar zullen blijken te zijn.

P3

ja

ja

ja

ja

nee Ik denk dat we te maken krijgen met een hybride situatie, waarin het heil niet van één kant zal komen, maar een diversiteit aan oplossingen (hopelijk!) beschikbaar zal zijn voor een diversiteit aan vragen/problemen.

P4

nee ja

ja

ja

nee Door dit van de markt te laten afhangen vergroot je je afhankelijkheid (al worden er open formaten gebruikt). M.i. is het ontwikkelen van eigen instrumenten binnen de sector, met voldoende blik en afstemming er buiten, en gedragen door grotere infrastructuren de beste optie.

P5 P6

nee ja ja ja

ja ja

ja ja

P7

ja

nee ja

ja

nee nee Ik heb meerdere opties met ja beantwoord, omdat er nog niet een eenduidige oplossing in het verschiet ligt. nee Deze vraag is lastig te beantwoorden, omdat de oplossingsrichtingen oplossingsrichtingen zijn voor verschillende problemen en niet alleen voor het boven beschreven metadatabeheer. Antwoord a is bijv. noodzakelijk voor met metadatabeheer omdat oplossingen geïmplementeerd zullen moeten worden in de meest gangbare collectiebeschrijvingssystemen. B. is een traject dat de komende jaren niet van de grond zal komen. C. Op dit moment heb ik zelf mijn hoop enigszins gevestigd op deze combinatie. Het ontwikkelen van regionale infrastructuur die kan aansluiten op landelijke infrastructuur. De archiefsector is het meest vergevorderd. D. Dit zal noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor metadata en persisent identifiers. E. NEE, spreekt voor zich!

Bijlagen

xxxvi

P8

nee ja

ja

ja

nee Voor de archieven is afwachten geen optie. Er moet landelijke infrastructuur worden ingericht en de sector moet, evt in samenwerking met marktpartijen komen tot eigen instrumenten die vervolgens via de koepelorganisatie(s) worden geïmplementeerd.

P9 P10

nee ja nee ja

ja ja

ja ja

nee onderschrijft P8 nee Een getrapte werking lijkt me ideaal. Landelijk wil men iets, door het aanbieden aan de lagere komt het systeem gemakkelijker bij het individu. De ene vertelt het ahw door aan de andere. Als de overheid dus stuurt door certificering of door landelijk iets voor te stellen, vind ik dat een goed idee, maar ik zou de erfgoedinstellingen dan niet aanbevelen dat ze moeten wachten, tenzij het heel duidelijk blijkt dat het op korte termijn in orde komt. Het zelf ontwikkelen van standaarden die aangepast kunnen worden aan een ander systeem lijkt me het beste.

Bijlagen

xxxvii

vraag 8 Een ander be langrijk onderwerp voor duurzaam beheren is het bepalen van een strategie voor migratie en emulatie om de negatiev e gevo lgen va n tech nologische veranderingen tegen te gaan. Het migreren naar of uitfaseren va n bepaald fo rmate n zijn ingrijpende keuzes met mogelijk verstrekkende gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid. Tegelijkertijd is de aanleidi ng die een dergelijke actie nodig maakt vaak juist erg algemeen zoals de technologische ontwikkelingen. Zie ook h oofdstuk 8 , deel C –stap 3, pagina 28 en verder. Ziet u in dit verband een rol weggelegd voor een landelijk of internationaal samenwerkingsverband of organisatie om te adviseren over de te ondernemen acti es als gevolg van technologische veranderingen (‘technology watch’)? Zo ja, welke organisatie(s) zouden deze rol o p zich moeten nemen?

code P1

antwoord ja

toelichting Nationaal samenwerkingsverband tussen Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, GA Rotterdam, GA Amsterdam en grote commerciële partners nemen het voortouw vanwege aanwezige know‐how. Internationaal samenwerkingsverband (vergelijkbaar met Planets maar dan groter) en samen zoeken naar organisatorische‐ en technologische oplossingen. Want internationaal probleem en niet beperkt tot landsgrenzen.

P2

ja

Het zou heel goed zijn als voor elk denkbare digitale informatie een standaard beschikbaar is gegeven de huidige stand de techniek. Voor digitaal beeldmateriaal zal dit niet zo'n vaart lopen, hier zijn bestandsformaten redelijk permanent gebleken. Het lijkt mij wel redudant om hier iets binnen Nederland voor op te zetten. Het PRONOM (http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM) project lijkt goed aan te sluiten bij wat hier gevraagd wordt.

P3

ja

Technology watch is bij uitstek een taak om gezamenlijk op te pakken. De NCDD zou een goed platform zijn om de kennis uit de verschillende sectoren bij elkaar te brengen. Wellicht ligt hier ook een rol voor DEN.

P4

ja

Dit aspect is volstrekt niet door kleinere instellingen uit te voeren. Naar mijn idee zouden er één of meer landelijke organisaties hier zorg voor moeten dragen (dus niet alleen adviseren). Dit kunnen ook samenwerkingsverbanden zijn. Voor het archiefwezen kan het consortium rond het Nat. Archief hier een rol bij spelen.

P5

ja

P6

ja

NCDD en grotere erfgoedinstellingen. Ook vanuit de overheid verwacht ik wel iets hierin. Europeana gaat een technology watch uitvoeren, met name met het oog op zoekservices, maar dat hangt natuurlijk deels samen met digitale duurzaamheid. Het ligt het meest voor de hand dat de internationale koplopers met doorontwikkelde e‐ depots dit oppakken.

P7

ja

Technology watch is noodzakelijk. Dit zou moeten worden gedaan door de grote landelijke partners (de NCDD‐leden) die gekwalificeerd personeel om deze taak uit te voeren. De technology watch moet zo breed mogelijk worden gecommuniceerd en verspreid door bijv. Bureau NCDD in samenwerking met andere partijen zoals DEN.

P8

ja

In de plannen voor een gemeenschappelijke e‐depotvoorziening voor het archiefwezen is een technology watch opgenomen.

Bijlagen

xxxviii

P9

ja

gezien de omvang van het kennisgebied en de snelheid waarmee de technische omgeving verandert is bundeling en centrering van kennis een absolute noodzaak. Op voorwaarde dat deze kennis ook weer direct en vrijelijk beschikbaar wordt gesteld, al dan niet voorzien van een advies. Deze rol moet vooral liggen bij grote, stabiele organisaties die mensen (en dus de kennis) kunnen vasthouden en voldoende capaciteit kunnen vrijmaken om de functie in stand te houden.

P10

ja

Het zou fantastisch zijn als er ergens een probleemoplossend centrum zou komen voor dergelijke moeilijke vragen Als er een waarschuwing komt, is men zich meer bewust van de negatieve kanten van opslag enz. de meesten zijn immers vrij slordig in het opslaan van hun digitaal materiaal, omdat men zich te weinig bewust is van virussen, crash van een computer waarvan geen backup is. Dat gebeurt vaker op thuiscomputers dan in werksituaties, maar velen werken ook thuis verder aan hun teksten enz. Vaak worden de laatste versies dan weer niet teruggebracht op de wekcomputer waardoor er verschillende versies van een zelfde bestand bestaan.

Bijlagen

xxxix

vraag 9 Het stappenmodel is gericht op het gang brengen van een proces van continu verbeteren. Periodiek moeten eerder gemaakt keuze geëvalueerd worden en nieuwe mogelijkheden in de markt of de omgeving opnieuw beoordeeld moet worden op hun meerwaarde voor de organisatie. Maar ook voor elke nieuwe materiaalsoort, voor elke nieuwe collectie, voor elke nieuwe doelgroep zou het stappenplan weer doorlopen moeten worden. Denkt u dat het stappenmodel in de huidige vorm bruikbaar voldoende aanknopingspunten voor een erfgoedinstellingen om een dergelijke kwaliteitscirkel in te richten?

code P1

antwoord ja

toelichting Ja, mits het stappenplan een dynamisch product is. Tussentijdse aanpassingen zijn mogelijk waardoor vrij snel kan worden ingespeeld op de veranderingen in het werkveld. Alleen dan biedt het stappenplan voor kleine erfgoedinstellingen een houvast bij duurzame toegankelijkheid.

P2

ja

P3

deels

Uitgaande van de geschiktheid van het model zie ik niet in waarom dit model niet bruikbaar zou zijn in een continu proces. Zoals hierboven al gemeld ben ik van mening dat het iteratieve karakter in het artikel wat meer nadruk zou mogen krijgen. Dat is immers de boodschap die moet ‘landen’.

P4

nee

Dit geldt niet specifiek voor dit model, maar in zijn algemeenheid voor dergelijke modellen. Er is een organisatiebrede infrastructuur nodig die met enige regelmaat geëvalueerd moet worden

P5

nee

Ik verwacht toch dat dit iets te moeilijk is en erfgoedinstellingen allemaal hun eigen specifieke problemen hebben. Maar het is een begin. Daarop moeten we verder bouwen.

P6

ja

Met aarzeling. De hele aanpak van DEN om kwaliteitszorg voor digitalisering te vergroten is gericht op verstekring van de cyclische aanpak. Maar zie je opmerking op p. 11 dat dit voor veel instellingen een brug te ver lijkt. Als dat werkelijk zo is, dan geldt dat dus net zo goed voor jouw stappenplan.

P7

ja

Omdat ik geoefend ben te denken vanuit het model van DEN en het cyclische aspect daar met name in de toepassing van de kwaliteitscyclus/Deming cycle is ingepast, zie ik het cyclische aspect minder goed terug in dit model. Het maturity model is een model dat op langere termijn cyclischer/werkbaarder is, omdat dat model de verschillende groeiniveau’s al voorgedefineerd heeft en het makkelijker is om als organisatie prioriteiten te stellen. Het stappenmodel heeft geprobeerd handvaten te bieden om aan de slag te gaan en dat is de grote verdienste. Of het in de praktijk makkelijk te implementeren zal zijn, zal in de toekomst moeten blijken.

P8

ja

Zeker voor de eerste periode waarin er nog erg veel gedaan moet worden aan bewustwording, kennisvermeerdering en opbouw van de benodigde interne infrastructuur.

P9

ja

het zou interessant zijn om (op den duur) in het stappenmodel per sector op te nemen wanneer ze kunnen aansluiten op een landelijke voorziening. Dit kan stimulerend werken om zo snel mogelijk een bepaald niveau te bereiken. Voorbeeld: om als archiefdienst aan te sluiten bij de landelijke e‐depot voorziening, moeten de eerste 2 stappen afgerond zijn en 2 elementen van de 3e stap. Door aansluiting bij deze voorziening, worden in één keer bijna alle elementen van stap 3 geïmplementeerd en enkele van stap 4.

P10

ja

als er voldoende geld en motivatie is

Bijlagen

xl

vraag 10 Het stappenmodel is bedoeld als hulpmiddel bij het maken van strategische keuzes voor duurzame toegang tot digitale informatie. Verwacht u dat dit onderdelen van dit stappenmodel voor de doelgroep bruikbaar is voor bij de ontwikkeling van beleid op een van de volgende beleidsterreinen: a. organisatiebeleid Ja / Nee b. informatiebeleid Ja / Nee c. digitale duurzaamheidsbeleid Ja / Nee d. IT‐ beleidsplan Ja / Nee

code P1

a b c ja ja ja

d ja

toelichting Duurzame toegankelijkheid begint bij de bron dus bij de zorgdrager. Dat betekent het vastleggen van zoveel mogelijk relevante metadata, in een stabiele en gecontroleerde omgeving. Zodra digitale informatie wordt overgedragen aan een erfgoedinstelling, is het noodzakelijk dat duurzame toegankelijkheid gewaarborgd blijft. Dit kan alleen als het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het digitale duurzaamheidsbeleid én het IT‐ beleidsplan naadloos op elkaar zijn afgestemd. Het is een nobel streven want ik vermoed dat vele kleine erfgoedinstellingen geen expertise noch de tijd hebben om deze vier noodzakelijk peilers in hun organisatie in te bedden.

P2

ja ja ja

ja

Ik denk dat elk model zal bijdragen aan het besef dat digitale duurzaamheid van wezenlijk belang is voor elke organisatie. Ik denk echter wel dat het model nog concreter mag: “bij het handje nemen” dus. Er blijft veel ruimte over waar erfgoedinstellingen toch mee zullen moeten worstelen om daadwerkelijk te kunnen spreken van digitale duurzaamheid.

P3 P4

ja ja ja ja ja ja

ja ja

P5 P6

ja ja deels ja ja ja

P7

ja ja ja

nee Maar opnieuw: voor de grotere erfgoedinstellingen Met de kanttekening dat ik dit eerder vind gelden voor de middelgrote ja instellingen dan voor de kleinere. Ja, ik denk dat het stappenplan, maar met name de toelichting goede ja handvaten geeft om goede beleidskeuzes te maken , die moeten worden vastgelegd in resp. A, B, C & D. Dit is beleid dat door DEN al jaren wordt uitgedragen en DE BASIS duurzaamheid geeft daar ook voorzetten voor. Al gaat dit model veel dieper.

P8 P9 P10

ja ja ja ja ja ja ja ja ja

ja ja ja

Lijkt me een open deur onderschrijft P8 Ja, bij dergelijke operaties moet er eerst en vooral vanuit de organisatie meegedacht worden , maar zij moeten de opdracht doorgeven aan andere verantwoordelijken van IT enz. Vooral de IT'ers zullen aan de individuele personen in de organisatie duidelijk moeten maken hoe ze digitaal materiaal moeten opslaan en toegankelijk maken. Als iedereen weet welke informatie minimaal nodig is, kan dit voor het digitale duurzaamheidsbeleid een goede start zijn. Het is immers ook een kwestie van afspraken en gewoontes, waarvan elk onderdeel van de organisatie op de hoogte moet zijn. Tussentijdse controles door IT'ers of een verantwoordelijke lijken daarbij zeker geen overbodige luxe.

Bijlagen

xli

Stapsgewijs naar duurzame toegang

Recommend Documents