Stappenplan Casuscoördinatie en Casusautoriteit Inleiding Kinderen en jongeren in Lelystad laten opgroeien tot burgers die volwaardig meedoen! Dat is de ambitie van alle ouders/opvoeders en de partners van het Centrum voor Jeugd en Gezin(CJG) in Lelystad. Dit document bevat een beschrijving van stappen op het moment dat er vragen/signalen vanuit ouders en/of professionals zijn. In Lelystad willen de professionals de verschillende leefdomeinen van kinderen/jongeren zoals het gezin, de school en de vrije tijd, daar waar nodig verbinden in een handelingsgerichte aanpak (zie voor een beschrijving de documenten CJG 12 - en CJG 12+). Om de samenwerking goed te laten verlopen en ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken worden nagekomen, is er casuscoördinatie nodig. De regie ligt in principe altijd bij de ouders/opvoeders. De casuscoördinator stuurt het proces om te komen tot een integraal plan en stuurt het proces van uitvoering van het integrale plan. De casuscoördinator is geen aparte functie maar een taak van een CJG-consulent of (als het alleen om onderwijs problematiek gaat) bijvoorbeeld een IB -er of zorgcoördinator. De instelling waar de zwaarte van de gesignaleerde problematiek ligt neemt in overleg met de ketenpartners de casusregie. Uitzondering is de jeugd- bescherming en - reclassering . De beschreven werkwijze is als een paraplu voor de wijze waarop nu door CJG-partners coördinatie wordt uit gevoerd: JGZ zorgcoördinatie, JGZ zorgcoördinatie +, JGZ bemoeizorg, maatschappelijk werk, gezinscoach, JPW, Consulentschap MEE, BJZ casemanagement, (gezins)voogdij, onderwijs en jeugdzorginstellingen. Vanuit de verschillende organis aties worden er andere namen gebruikt, in een bijlage wordt het verder bijgewerkt. De gezamenlijke partners in Lelystad verbonden aan het CJG onderschrijven de afspraken weergegeven in dit document.
CJG Lelystad november 2012
Stappenplan casuscoördinatie. Stappen casuscoördinatie (CC) Stap 1
Beschrijving proces van signaal tot opvolging. Vraagverheldering
Stap 2
Bepaling (voorliggende ) probleem
Stap 3
Routing bepalen
Stap 4
Stap 5
Stap 6
Uitvoering door de CC Maakt systeem gericht plan van aanpak Coördineert de uitvoering en signaleert vertraging indien aan de orde. Ziet toe dat afspraken worden nagekomen Zorgt dat veiligheid van de jongere wordt bewaakt Zorgt dat daar waar zorgen zijn adequaat wordt gehandeld. Bewaken en regelen van de continuïteit van de ondersteuning/zorg
Bij stagnatie neemt CC contact op met zijn/haar manager, bespreekt plan van aanpak en de reden van stagnatie. Dit wordt beschreven. CC maakt plan voor de toekomst
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Acties
Resultaat
>Gesprek met ouders/verzorgers /jongere >Bespreking met ouders/school/CJG consulent: po in breedte overleg, vo in zorgteam binnen twee weken.
Ouders/opvoeders zijn bekend met de routing van de ondersteuning Benoemen CC (indien mogelijk). Indien het probleem gerelateerd is aan het school CC. Ligt he probleem bij jongere/gezin dan is CJG-consulent CC. Vaststellen CC en alle besproken casuïstiek. Mogelijk her-bepalen van CC (zie stap 2). Vastleggen afspraken.
>Analyse maken van vraag/handelingsverlegenheid: organiseert een MDO (multidisciplinair overleg), >CC werkt systeem gericht! > CC heeft hiertoe, indien gewenst, collegiaal overleg in kernteam 12- of ZAT VO > CC profileert zich niet als medewerker van organisatie X maar als CC/CJG-consulent >CC is geen functie maar een taak; hij/zij kan naast sturen op proces ook inhoudelijke hulp bieden. >Verzamelt hiervoor de benodigde informatie en informeert alle betrokkenen. >CC is zo lang mogelijk dezelfde persoon zodat gezin met zo weinig mogelijk hulpverleners te maken heeft. >CC weegt registratie in ESAR af, mits niet al geregistreerd en zorgt indien nodig dat registratie gebeurd. >CC zet samen met ouders/opvoeders netwerk in. >CC betrekt onderwijs altijd bij de planvorming en maakt afspraken over de betrokkenheid van onderwijs bij de uitvoering. >CC organiseert Ronde tafel overleg en zorgt ervoor dat ook ouders/opvoeders/jongere aanwezig zijn. Zie verder bij Casusautoriteit.
Zodra jeugdbescherming-reclassering dan is BJZ altijd CC
Doelen, werkwijze, verantwoordelijkheden en termijnen zijn duidelijk voor alle betrokkenen inclusief ouders/opvoeders. CC is bekend gemaakt bij alle betrokkenen. Gezin neemt zo snel als mogelijk zelf weer regie. Alle betrokken kunnen op de hoogte zijn Terugkoppeling naar betrokken, incl. ouders /opvoeders.
van de casuscoördinator :
Verantwoordelijkheid De casuscoördinator is , vanaf het moment dat hij/zij casuscoördinator is tot het afronden van het ondersteuningstraject, verantwoordelijk voor het proces. Bevoegdheden De casuscoördinator heeft de bevoegdheid om collega professionals aan te spreken op de gemaakte afspraken. Indien er tussen de professionals geen duidelijkheid komt in het toewijzen van een casuscoördinator of als gemaakte afspraken door professionals (ook na aanspreken door casuscoördinator) niet worden nagekomen, neemt de betrokken professional(X) dit op met zijn/haar manager. Vervolgens is de manager verantwoordelijk om contact op te nemen met de managers van de betrokken organisaties om tot een oplossing te komen en zo nodig een bijeenkomst te organiseren . Binnen 4 weken na het signaal van de casuscoördinator aan zijn/haar leiding gevende vindt het overleg met de managers van de betrokken professionals plaats. Het resultaat van deze bijeenkomst is comm itment op het plan van aanpak en herbevestiging van een casuscoördinator. Indien de
CJG Lelystad november 2012
bijeenkomst tussen de managers niet het gewenste resultaat oplevert, is de manager van de professional(X) verantwoordelijk vo or het opnemen van contact met de CJG casus autoriteit en het bespreken van de vraagstukken bij de casus. Het verslag van het overleg tussen de managers wordt gezonden naar de casusautoriteit.
CJG Lelystad november 2012
Stappenplan casusautoriteit. De casusautoriteit is een vorm van opschaling om 2 redenen: 1. De managers van de verschillende organisaties komen niet tot overeenstemming over de aanpak 2. Een zeer complexe problematiek waarbij partijen behoefte hebben in ondersteuning voor heroverweging Stappen casusautoriteit (CA)
Acties
Resultaat
Stap 1
De CA wordt ingeschakeld op aanreiken van CC in of na overleg met zijn/haar manager.
Zo snel mogelijk ondersteuning/zorg vervolgen en CA zal z.s.m. afschalen door herbenoemen CC.
Stap 2
CA roept alle betrokken instellingen (indien nodig binnen 48 uur) bij elkaar (MDO). Dit kunnen naast professionals ook hun leidinggevenden of directies zijn. Ouders/opvoeders zijn hierbij niet uitgenodigd. Waarbij je uitgaat van dat de ouders de verantwoordelijkheid houden (kinderen onder de 16 jaar)
Tijdelijk inzet om ondersteuning/zorg opnieuw op te pakken en (mogelijk gewijzigd) plan van aanpak vast te stellen Inventarisatie tijdens MDO: Waren juiste professionals betrokken? Is/was er voldoende en juiste deskundigheid aanwezig? Zijn er leemten in hulpverleningsaanbod? Hoe was de samenwerking/ afstemming? In welke mate is het team van professionals er in geslaagd de beoogde doelen te bereiken? Wie biedt er nu hulpverlening en wie wordt/blijft CC?
De CA heeft binnen 36 uur beschikking over secretariële ondersteuning, alle acties worden vastgelegd in een digitaal logboek. MDO wordt afgesloten met : Een integraal plan van aanpak Afspraken wie wat doet en wanneer Rol van de CC wordt herbevestigd Alle betrokken organisaties sturen binnen een week een schriftelijke bevestiging van hun acties naar de CC. De CC (her)start verdere werkzaamheden conform de afspraken.
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de casusautoriteit: Verantwoordelijkheden De casusautoriteit is vanaf het moment dat hij/zij in actie is tot het maken van een integraal plan van aanpak verantwoordeli jk voor het proces. De casusautoriteit draagt ondersteuning/zorg dat er een integraal plan van aanpak komt waarmee de impasse tusse n organisaties is doorbroken. Dit plan van aanpak is SMART geformuleerd. De casusautoriteit zorgt dat alle betrokken partners/professionals en ouders/opvoeders het integraal plan van aanpak digitaal ontvangen. De casusautoriteit heeft de verantwoordelijkheid om jaarlijks een evaluatie van zijn/haar werkzaamheden samen met een advies naar de stuurgroep CJG te sturen. Dit advies komt tenminste 1 maal per jaar op de agenda van de stuurgroep CJG. De gemeente Lelystad heeft de verantwoordelijkheid om de uitkomst van de bespreking in de stuurgroep CJG op de agenda van de stuurgroep ondersteuning/zorg en veiligheid te agenderen. Bevoegdheden De casusautoriteit heeft de bevoegdheid om de betrokken professionals en instellingen aanwijzingen te geven . Als de instellingen zich niet aan deze aanwijzingen houden, neemt de casusautoriteit contact op de met de directie van de betrokken instelling. I ndien deze instelling de aanwijzing van de casusautoriteit niet opvolgt, dan neemt de casusautoriteit contact op met de betr okken wethouder van de gemeente Lelystad. Vanaf dat moment speelt de casusautoriteit geen rol meer: de verantwoordelijkheid voor de voortgang van het proces in de casus ligt bij de gemeente Lelystad op bestuurlijk niveau. Door het onderschrijven van dit do cument committeren de convenantpartners zich aan deze rol van de casusautoriteit.
CJG Lelystad november 2012
Uitvoering casusautoriteit en kosten. Uitvoering: In de stuurgroep CJG is besloten dat vanuit BJZ het AMK uitvoering zal geven aan de casusautoriteit. De heer W.Tak teammanager van het AMK treedt op als Casusautoriteit. BJZ, AMK is bereikbaar. Het mail adres van de casusautoriteit is :
[email protected] Indien een casus wordt aangemeld wordt uiterlijk de volgende werkdag met de werkzaamheden aangevangen. Een aanmelding bij de casusautoriteit vindt plaats via de mail of telefonisch met vermelding van de stagnatie en het plan van aanpak. Tevens wordt het verslag van het overleg tussen de mana gers gezonden naar de casusautoriteit (zie stap 5 casuscoördinatie). BJZ draagt zorg dat vervanging aanwezig is in verband met vakantie/ziekte. Tevens draagt BJZ zorg dat de casusautoriteit secretariële ondersteuning heeft indien een casus wordt aangemel d. Ten behoeve van de uitvoering zal een folder met informatie gemaakt worden voor de medewerkers van de instellingen die partne r zijn in het CJG. Kosten: Op basis van 6 zaken per jaar zijn de kosten geraamd op:
Kosten per casus
Aantal Uur
Uren inzet van de casusautoriteit/of vervanger
€ 850
Sub totaal kosten 1 casus
4 2 4 4 Tot 14 4 6 Tot 10 24
Sub totaal voor 6 zaken per jaar
144
€ 6900
Evaluatierapportage 1 maal per jaar Uren casusautoriteit
8
Uren inzet secretariële ondersteuning
Kosten
- Contact met casuscoördinator - Contact met directie/management instelling - Bijeenroepen van MDO - Rapportage - Secretariële ondersteuning MDO - Rapportage MDO € 300 € 1150
8 Tot 16
€ 970
8 2 26
€ 210 € 120 € 1300
Uren secretariële ondersteuning Overleg met stuurgroep CJG Sub totaal evaluatie Totaal kosten casusautoriteit per jaar
Opmerking:
- Evaluatie rapportage op basis van digitaal logboek en gehouden MDO’s - Advies voor verbetering van casuscoördinatie in relatie tot casusautoriteit - Uitwerking evaluatie rapportage, verzameling gegevens uit digitaal logboek - Bespreking evaluatie + verbeterplan
€ 8200
De begroting van de kosten is gemaakt voor 6 zaken per jaar. Indien het aantal zaken in het jaar de 6 benadert zal in overleg met de stuurgroep aanvullende subsidie aangevraagd worden. Tevens zal na het eerste jaar de inzet in tijd van de uitvoering van d e casusautoriteit en de kosten, in de evaluatie meegenomen worden.
CJG Lelystad november 2012
