Stappenplan BTW-verhoging van 19 naar 21% per 1 oktober 2012 Support ID: Versies:
57354 AccountView Windows
Dit stappenplan hebt u nodig om uw administraties in AccountView gereed te maken voor het nieuwe BTW-percentage. Het bevat verwijzingen naar andere documenten met aandachtspunten voor specifieke modules en producten. Van belang is dat u eerst de supportnote BTW-Verhoging naar 21% leest om de situatie goed te overzien. Lees daarna dit stappenplan volledig door, inclusief de op u van toepassing zijnde module- en productspecifieke informatie voordat u met de uitvoering ervan begint. U kunt dan de volledige situatie overzien en op basis daarvan de overgang gericht aanpakken.
Overzicht van de te volgen stappen per administratie 1. Nieuwe BTW-codes aanmaken (dit kunt u nu al doen en daarna kunt u er ook al mee gaan boeken). 2. De oude BTW-codes in stamgegevens en instellingen vervangen door de nieuwe (dit doet u op een zelf te kiezen moment). U gebruikt daarbij methode 2a of 2b: 2a) Voor versie 9.0c1 of hoger met Service Pack: met een menu-optie de oude BTW-codes vervangen door de nieuwe, in alle relevante stamgegevens en instellingen. 2b) Voor overige versies: met afzonderlijke acties de oude BTW-codes vervangen door de nieuwe: o o o o
in de administratie-instellingen in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren in de stamgegevens van de grootboekrekeningen in de stamgegevens van de autocodes
3. Module- en productspecifieke wijzigingen doorvoeren 4. De omschrijvingen van de BTW-aangifterubrieken wijzigen (dit moet u doen voordat u de digitale BTW-aangifte over oktober of over het vierde kwartaal van 2012 doet).
De stappen 1. Nieuwe BTW-codes aanmaken Bij het aanmaken van een nieuwe BTW-code moet u een grootboekrekening opgeven. Stem daarom eerst met uw accountant af welke rekeningen u voor de nieuwe BTW-codes moet gebruiken. Mogelijk moet u die rekeningen aanmaken voordat u met het aanmaken van de nieuwe BTW-codes begint. U moet in ieder geval een BTW-code voor verkopen aanmaken en één voor inkopen. Hieronder staat hoe u dat doet. 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8. 9.
Kies Document/Stamgegevens administratie/BTW-codes. Kies Bewerken/Toevoegen. Voer een nieuwe BTW-code in. Voer in Omschr BTW-code een nieuwe omschrijving in. Voor de BTW-code voor verkopen wordt dat bijvoorbeeld "BTW af te dragen hoog 21%" en voor die voor inkopen "BTW te vorderen hoog 21%". Voer in Rekeningnummer het grootboekrekeningnummer in dat u met uw accountant hebt afgesproken. Voer in het veld Percentage de waarde 21 in. Voor de BTW-code voor verkopen selecteert u Binnenlandse verkoop bij Type; voor de BTW-code voor inkopen selecteert u daar Binnenlandse aankoop. Ga naar de tab Rekenwijze en selecteer Over basisbedrag bij BTW-rekenwijze. Voor de BTW-code voor verkopen voert 1A in bij Rubriekcode; voor de BTW-code voor inkopen voert u daar 5B in.
Nadat deze BTW-codes zijn aangemaakt, kunt u transacties met een BTW-tarief van 21% gaan invoeren. In de BTW-aangifte zullen deze transacties worden meegenomen. Als u digitaal BTW-aangifte doet en verkooptransacties met 21% vanuit AccountView aangeeft, is het belangrijk dat u op het moment van aangifte een recent Service Pack hebt geïnstalleerd (zie verder: Aandachtspunten BTW-verhoging bij de digitale BTW-aangifte vanuit AccountView). Tip 1: Als u gebruikmaakt van BTW-codes met rekenwijze Verlegd en een percentage van 19%, dan moet u daar ook nieuwe BTW-codes voor aanmaken. Stem ook daarvoor met uw accountant af welke grootboekrekeningen u hiervoor moet gebruiken. Tip 2: Als u beschikt over de module Wijzigen sleutelvelden, dan kunt u ervoor zorgen dat u met dezelfde BTW-codes kunt blijven werken. Voordat u een nieuwe BTW-code aanmaakt, wijzigt u de oude code van bijvoorbeeld 1 in 1O (of een andere code die nog niet bestaat). Hierna maakt u een nieuwe BTW-code 1 aan volgens bovenstaande aanwijzingen. Met deze actie bewerkstelligt u dus dat u kunt blijven werken met de codes die u gewend bent, maar het vervangen van oude BTW-codes in administratie-instellingen en stamgegevens blijft wel nodig. Beschikt u niet over de module Wijzigen sleutelvelden en bent u geïnteresseerd in deze functionaliteit, neem dan contact op met uw AccountView-leverancier.
Tip 3: Als u beschikt over de module Accountants Toolkit, dan kunt u deze nieuwe BTWcodes en grootboekrekeningen in één centrale administratie aanmaken. Deze administratie kan als referentie-administratie in de administratie-instellingen van andere administraties worden ingevoerd, waarna u in deze administraties eenvoudig de nieuwe stamgegevens uit de referentie-administratie kunt overnemen. De module Centraal stambestand biedt een vergelijkbare methode. Pas die alleen toe als u hiermee ervaring hebt en/of in overleg met uw AccountView-leverancier.
2. De oude BTW-codes in stamgegevens en instellingen vervangen door de nieuwe Deze stap voert u uit op een zelf te bepalen moment. Kies daarvoor het moment waarop het voor u handig wordt dat AccountView bij de invoer van nieuwe transacties een BTW-code met het tarief van 21% voorstelt in plaats van een BTW-code met het tarief van 19%.
2a. Vanaf versie 9.0c1 met Service Pack: met een menu-optie de oude BTW-codes vervangen door de nieuwe, in alle relevante stamgegevens en instellingen. Als u deze stap uitvoert, kunt u stap 2b van dit stappenplan in zijn geheel overslaan en verder gaan met stap 3: Module- en productspecifieke informatie. In het venster BTW-codes, waar u in stap 1 de nieuwe BTW-codes hebt aangemaakt, vindt u de nieuwe menu-optie BTW-codes vervangen. Daarmee vervangt u in alle relevante stamgegevens en instellingen oude BTW-codes met 19% door nieuwe codes met 21%. Dat zijn onder andere de stamgegevens van grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, maar ook die van artikelen (van belang als u de module Facturering I gebruikt). Voor de module Centraal stambestand is er een aandachtspunt: de wizard die de BTW-codes wijzigt in de stamgegevens, genereert geen berichten. Dat betekent dat u de wizard in iedere administratie moet uitvoeren waarin u de BTW-codes wilt vervangen. Mocht u voorafgaand aan het uitvoeren van deze stap al handmatig BTW-codes in bepaalde stamgegevens hebben vervangen, dan is dat geen probleem. Bij het uitvoeren van deze menuoptie blijven de al gewijzigde BTW-codes staan. U moet bij het uitvoeren van de menu-optie invoeren welke oude BTW-code door welke nieuwe BTW-code moet worden vervangen. Om deze menu-optie goed uit te voeren, adviseren we de volgende stappen: a. Zorg ervoor dat u het moment van het uitvoeren van deze menu-optie weloverwogen kiest. Zie ook wat daarover in BTW-Verhoging van 19 naar 21% per 1 oktober 2012 wordt gezegd. b. Schrijf voor uzelf op welke oude BTW-code door welke nieuwe moet worden vervangen. c. Zorg veiligheidshalve voor een backup van de administratie. d. Zorg ervoor dat u als enige in de desbetreffende administratie werkt.
e. Kies Document/Stamgegevens administratie/BTW-codes. f. Selecteer de BTW-code die u wilt vervangen. g. Kies Document/BTW-codes vervangen en voer bij vervangen door de nieuwe, vervangende code in. Herhaal de stappen f en g voor elke te vervangen BTW-code afzonderlijk. Als u alle BTW-codes hebt vervangen en u voert hierna transacties in, dan worden steeds BTW-codes met een percentage van 21 voorgesteld. Het blijven voorstellen, dus zo nodig kunt u de BTW-codes nog wijzigen. Dat zal bijvoorbeeld nodig zijn als er nog een factuur met 19% moet worden geboekt.
2b. Voor overige versies: in afzonderlijke stappen de oude BTW-codes vervangen door de nieuwe. Als u stap 2a hebt uitgevoerd, kunt u deze stap in zijn geheel overslaan en verder gaan met stap 3: Module- en productspecifieke informatie. Deze stap 2b bevat de volgende acties: a. BTW-codes in de administratie-instellingen vervangen b. BTW-codes in de stamgegevens van crediteuren en debiteuren vervangen c. BTW-codes in de stamgegevens van grootboekrekeningen vervangen d. BTW-codes in de stamgegevens van autocodes vervangen Ad a. BTW-codes in de administratie-instellingen vervangen Kies Opties/Instellingen/Financieel/Financieel I om het venster Administratie-instellingen Financieel (Financieel I) te openen. Als u in de velden BTW-code deb en of BTW-code cred standaard-BTW-codes voor betalingskorting en kredietbeperking hebt vastgelegd, wijzig deze dan in de nieuw aangemaakte BTW-codes. Ad b. BTW-codes de stamgegevens van crediteuren en debiteuren vervangen U kunt selecties gebruiken om snel na te gaan in welke stamgegevens van debiteuren en crediteuren u de BTW-codes moet vervangen. Hieronder staat beschreven hoe u dat voor de crediteuren doet. 1. Kies Bestand/Crediteuren om het venster Crediteuren te openen. 2. Kies Beeld/Selecteren en maak een selectie op de BTW-code voor te vorderen BTW met het oude percentage van 19. Zie Flexibel gegevens opvragen meer weergaven voor meer informatie over het maken van selecties. 3. Kies F6 om de stamgegevens van de bovenste crediteur te openen. 4. Kies de tab Financieel. 5. Wijzig het veld BTW-code. 6. Kies Bewaren.
7. Druk op Page Down op uw toetsenbord om voor de volgende crediteur dezelfde tab te laten tonen. 8. Herhaal de stappen 6, 7 en 8 totdat u de stamgegevens van alle geselecteerde crediteuren hebt gewijzigd. Het venster Crediteuren is dan leeg omdat er geen crediteuren meer zijn met de oude BTW-code. Als u bij stap 1 (Nieuwe BTW-codes aanmaken) ook nieuwe BTW-codes hebt aangemaakt voor rekenwijze Verlegd, dan herhaalt u deze procedure voor deze BTW-codes. Wijzig nu de BTW-code in de stamgegevens van debiteuren op dezelfde manier. Maak daarvoor een selectie op de BTW-code voor af te dragen BTW met het oude percentage van 19%. Tip 4: Als u beschikt over de module Implementatie Toolkit, dan kunt u de BTW-codes van meerdere crediteuren en debiteuren tegelijk te wijzigen. Deze functionaliteit kunt u gebruiken bij het wijzigen van de BTW-codes in de stamgegevens van grootboekrekeningen (zie de stap hierna), autocodes (zie hierna) en artikelen (zie Aandachtspunten BTW-verhoging bij de module Facturering I). Tip 5: Als u beschikt over de module Centraal stambestand, dan kunt u de wijzigingen in één centrale administratie doorvoeren en deze automatisch laten overnemen in de administraties die op die centrale administratie zijn geabonneerd. Doe dit alleen als u hiermee ervaring hebt en/of in overleg met uw AccountView-leverancier. Ad c. BTW-codes in de stamgegevens van grootboekrekeningen vervangen Gebruik dezelfde werkwijze als voor de debiteuren en crediteuren. Maak daarvoor in het venster Grootboek een selectie voor elke BTW-code waarvoor u een nieuwe hebt gemaakt. Ad d. BTW-codes in de stamgegevens van autocodes vervangen Gebruik dezelfde werkwijze als voor de debiteuren, crediteuren en grootboek. Maak daarvoor in het venster Autocodering (Document/Stamgegevens administratie/Autocodering) een afzonderlijke selectie voor elke relevante BTW-code.
3. Module- en productspecifieke informatie Eerst een algemene aanwijzing over layouts: als u over een of meer van de modules Facturering I, Inkoop I, Verkooporders, Goederenuitgifte, Baliefacturering en Aanmaningen beschikt, dan gebruikt u layouts. Controleer in elk van uw layouts of daarin het oude BTWpercentage van 19% staat en vervang het dan op het meest geschikte moment. Wij adviseren u om tijdig uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, als u meerdere layouts moet wijzigen of daarin extra velden met berekeningen of formules gebruikt. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts. Ook als u tijdelijk layouts nodig hebt met zowel 19% als 21%, is ons advies om uw AccountView-leverancier in te schakelen.
Hieronder volgen verwijzingen naar gerichte informatie per Visma-product en AccountViewuitbreidingsmodule. Klik op de link als u één van de genoemde modules gebruikt. AccountView-modules: • • • • • • • • • • •
Facturering I Verkooporders Inkoop I Prijsafspraken Uren en Declaraties I Projectfacturering Projectvoorschotten Abonnementen Centraal Cliëntbeheer (CCB) Cliënt-import/Cliënt-export Alle modules waarmee u gegevens in AccountView kunt importeren
Visma-producten: • • •
AccountView Go AccountView Scanboeken AccountView Inkomende facturenautorisatie (IFA)
4. De omschrijvingen van de BTW-aangifterubrieken wijzigen Als u het Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd (zie BTW-Verhoging van 19 naar 21% per 1 oktober 2012), kunt u de omschrijvingen van de BTW-aangifterubrieken bijwerken. Als u digitaal BTW-aangifte doet, moet u deze stap uitvoeren voordat u aangifte gaat doen over oktober of het vierde kwartaal van 2012. Als u uw BTW-aangifte op een andere manier doet, is deze stap niet verplicht maar wel aan te bevelen om verwarring te voorkomen. U voert deze wijziging als volgt uit: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/BTW-aangifterubrieken. 2. Kies Document/Standaardcodes rubrieken importeren. 3. Selecteer Overschrijven zonder bevestiging. Hierna heeft BTW-aangifterubriek 1A de omschrijving 1a Belast met hoog tarief en BTWaangifterubriek 1B de omschrijving 1b Belast met laag tarief.
