Stap 7: We kunnen gaan beginnen! Hoe werkt de groepsapp?
De inloggegevens per groep
Iedere groep heeft een eigen tablet met daarop de Joyn DayCare groepsapp. Iedere groep heeft zijn eigen persoonlijke gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord om in te loggen. Deze kun je terug vinden en wijzigen in het Joyn DayCare organisatieportaal. Vraag hier naar bij de beheerders van het organisatieportaal van jouw organisatie.
Controleer de instellingen De instellingen van het tablet Een goede en sterke internet/WiFi verbinding is van cruciaal belang, zodat de groepsapp en de foto app op het tablet optimaal werken. Je kunt dit controleren door te kijken bij de Wi-Fi instellingen van het tablet. Daarnaast moet je de juiste tijdzone instellen, namelijk; + 01:00 Europese Standaardtijd. Het is belangrijk om ook voor de groepsapp de juiste tijden te registreren.
De groepsapp Open de groepsapp. Er wordt gevraagd om de pincode: 1111 in te voeren. Nadat je dit hebt gedaan kom je bij de instellingen. (zie afbeelding) Voer allereerst de gebruikersnaam (e-mailadres) + wachtwoord in. Controleer vervolgens of de volgende gegevens juist zijn in gesteld zoals hiernaast vermeld staat. Zo ja? Druk op opslaan en open de app opnieuw. Vanaf nu kun je met de groepsapp aan de slag!
Zijn alle instellingen gedaan?
Dan begint het invoeren! Zo werkt het: Week 1 en 2 De eerste twee weken heb je de tijd om even aan Joyn DayCare te wennen. Zo ervaar jij als pedagogisch medewerker hoe het is om met de groepsapp te werken. Je kan in deze tijd ‘foutjes’ maken aangezien ouders nog niks kunnen zien van wat je invoert.
Week 3 en 4 Vanaf de derde week ontvangen ouders hun inloggegevens zodat ze mee kunnen genieten van de leuke en bijzondere momenten bij jullie op de kinderopvang. Uiteraard krijg je hierover een seintje namens Joyn DayCare en van jouw leidinggevende. Let er vanaf dan wel goed op wat je invoert, want alles wat je registreert via de groepsapp zien ouders in hun ouderportaal en/of ouder app. Een pilot duurt voor de organisatie maximaal vier weken, waarin zowel de organisatie als ouders vrijblijvend gebruik kunnen maken van Joyn DayCare.
Invoeren van de kindgegevens
Homescherm Om de kindgegevens in te voeren open je de groepsapp. Je komt altijd terecht op het homescherm waar je zowel de kinderen als de medewerkers kunt aan- en afmelden. Tevens kom je via het homescherm in het kindprofiel door te drukken op de kindprofielfoto.
De kindprofielen In de groepsapp ga je als allereerste van ieder kind zijn of haar profiel vullen. Hier geef je aan wat ze standaard dagelijks krijgen aan eten- en drinken, wat het slaapritme is en de bijzonderheden zijn. Via het homescherm waar je alle kindjes van de groep ziet staan, druk je op de kindprofielfoto. Als je er nog geen kindprofielfoto is druk je op de Joyn DayCare avatar. Je maakt de keuze ‘Bekijk profiel’ en komt vervolgens terecht in het kindprofiel.
Homescherm
Kindprofiel
Eenmaal in het kindprofiel zie je aan de linkerkant tabjes staan met verschillende categorieën. We lopen het kort met je door:
• •
Kindprofielfoto: Klik op de Joyn DayCare avatar/kindprofielfoto om direct van het kindje een kindprofielfoto te maken. Uitroepteken: Heeft een kindje een allergie? Klik op het plusje om een item toe te voegen. Wil je iets verwijderen dan druk je op het minnetje. Mis je een allergie? Dan kan dit via het organisatieportaal worden toegevoegd.
• •
• •
Eten/Slapen: Net als bij het uitroepteken kun je een item toevoegen of verwijderen. Wil je iets aanpassen? Dan houd je het item even ingedrukt. Contacten: Vooralsnog kun je op de groep alleen overige contacten toevoegen/wijzigen. De gegevens van de ouder(s) moeten ingevoerd worden via het organisatieportaal. Ontwikkelingen: In de pilot fase is deze waarschijnlijk nog leeg. Voor nu slaan we dit even over. Notitie: Dit zijn de algemene opmerkingen over het kind, hier vul je in wat belangrijk is om van het kind te weten en te onthouden.
Heb je alle profielen van de kinderen ingevoerd? Dan kun je gaan beginnen om per dag de gebeurtenissen per kind of groep te registreren. En bedenk je vooraf goed dat alles wat je invoert ook zichtbaar zal zijn voor de ouders.
Registreren van de gegevens Daglijsten
Het dagritme registreren en delen Zodra je de kindprofielen hebt ingevuld kun je via de daglijsten alles per dag makkelijk registreren. Het dagritme wat je bij het kindprofiel hebt ingevuld wordt automatisch in de daglijsten weergegeven zodra je een kind aanmeld via het homescherm. We lopen het kort met je door: •
•
Eten: Vink aan wat een kind heeft gehad. Laat je het vinkje uitstaan? Dan heb je het ook niet geregistreerd en zal dit ook niet zichtbaar zijn voor ouders. Wil je iets aanpassen? Dan houd je het item even ingedrukt.
•
• • • •
Klik op het plusje om een item toe te voegen dat alleen voor die dag geldt (en dus eenmalig is). Als kinderen op dezelfde tijd eten wordt dit gezien als groepsitem en kun je het in één keer voor de hele groep afvinken. Slapen: Pas als je hebt geregistreerd dat een kindje uit bed is gekomen en de juiste tijd hebt ingevoerd wordt het bij ouders weergegeven. Klik op het plusje om een item toe te voegen. Verschonen: Klik op het plusje om een item toe te voegen. Wil je iets verwijderen dan druk je op het minnetje. Schriftje: Klik op het plusje om een verhaaltje schrijven voor de hele groep bijvoorbeeld over de activiteiten die er zijn geweest die dag. Notitie: Wil je een notitie schrijven vaak en alleen wat de ouders van het kindje aan gaat, dan schrijf je een korte notitie voor die dag. Uitroepteken: Hier zie je welke bijzonderheden (allergie of medicijnen) een kind (nodig) heeft. Wil je iets noteren wat alleen voor deze dag geldt? Klik op het plusje om een item toe te voegen. Als je iets wilt verwijderen dan druk je op het minnetje.
TIP! Wil je als je op de groep ermee aan de slag gaat nog snel even kijken hoe het nu ook alweer precies zat? Dan kun je aan één van onze medewerkers van Joyn DayCare een poster vragen als geheugensteuntje. Natuurlijk is het ook raadzaam om dit document even uit te printen.
Interne notities Dit interne notitieblok, die niet gedeeld wordt of kan worden met ouders, kan door de pedagogisch medewerkers gebruikt worden als interne overdracht schriftje. Hier kunnen notities worden geplaatst die voor elkaar zijn bedoelt.
Communiceren met ouders en het hoofdkantoor Met de groepsapp kun je direct communiceren met de ouders van jouw groep en met degene die het organisatieportaal beheert. De ouders ontvangen via het ouderportaal en de ouder app hun bericht en kunnen daardoor ook makkelijk en snel een antwoord terugsturen.
Wij helpen je graag! Joyn DayCare Support Kom je er niet uit? Heb je een dringende vraag of opmerking? Dan is het wel zo makkelijk dat je daar snel en het liefst direct antwoord op krijgt. Via de Joyn DayCare Support helpt één van onze medewerkers je graag. Via berichten in de groepsapp kun je ons via de chat om hulp vragen.
Alles gereed? Kun je aan de slag?
Veel succes met Joyn DayCare!
Joyn DayCare | Jan Schöfferlaan 14a | 5212 RE | ’s Hertogenbosch 073 – 782 02 05 |
[email protected] | www.joyndaycare.com
