STANDARD OPERATING PROCEDURE TATA CARA PENYUMBANG KOOR & KEGIATAN LAIN
Document No. SOP-03
DI GEREJA SANTA LUSIA Paroki/Stasi: PAROKI SANTO PAULUS/ STASI SANTA LUSIA RUMBAI Rev. No & Date Description New Issue Whole Document Partial
Facility/Section: GEREJA SANTA LUSIA Prepared by
Approved by
Sonny Wijaya SEKSI KEPEMUDAAN
Pambuka Vita Adi KETUA STASI SANTA LUSIA
Page 1 of 6
PENJELASAN UMUM
1
SOP Tata Cara Penyumbang Koor dan Kegiatan lain ini merupakan pedoman dalam pelaksanaan permintaan untuk menyumbang koor, berjualan dan kegiatan lainnya dari pihak lain (selain pihak stasi Santa Lusi) di Lingkungan Gereja Santa Lusia, Rumbai.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN (IMPORTANT NOTICE)
2
Lingkungan Gereja Santa Lusia merupakan lingkungan bebas asap rokok. Bagi yang berkeinginan merokok dipersilakan menuju tempat yang telah disediakan (tempat yang diperuntukkan untuk merokok), Diharapkan pada peserta yang hadir untuk mengikuti misa/ibadat dengan khidmat dan mengikuti tata cara/sikap-sikap liturgi bersama-sama, baik pada saat duduk, berlutut maupun berdiri. Demi menjaga ketenangan beribadat, agar semua HP dimatikan Tidak makan/minum di dalam gereja Umat yang dapat menerima komuni adalah umat yang sudah dibaptis di Gereja Katholik dan telah menerima komuni pertama Bagi juru foto yang akan mendokumentasikan acara, untuk tetap menjaga kekhidmatan ibadat/misa, dan tidak naik ke wilayah altar.
LANGKAH-LANGKAH ATURANNYA (PROCEDURAL STEPS)
3
Action Number I.
Action Langkah Persiapan/Preparation steps 1. Pemohon menghubungi dan mengirimkan surat permohonan kepada Ketua Stasi Santa Lusia paling lambat 2 minggu sebelum jadwal pelaksanaan kegiatan yang direncanakan 2. Apabila Ketua Stasi Santa Lusia berhalangan maka pemohon dapat
Remark
STANDARD OPERATING PROCEDURE
SOP Number
TATA CARA PENYUMBANG KOOR DAN KEGIATAN LAIN DI GEREJA SANTA LUSIA
SOP-03
Rev. Number
Issued
Stasi Santa Lusia Rumbai
menghubungi dan mengirimkan surat kepada wakil atau pengurus yang ditunjuk sementara untuk menggantikan tugas dan tanggung jawab Ketua Stasi Santa Lusia 3. Surat permohonan minimal mencantumkan : a) nama pemohon/organisasi/team; b) kegiatan yang ingin dilaksanakan di stasi Santa Lusia; c) Judul lagu-lagu yang akan dibawakan apabila menyumbangkan koor d) Jumlah peserta kegiatan, Waktu dan Tempat; e) Data-data semua kendaraan yang dipergunakan (harus memenuhi standart dari pihak berwajib dan aturan PT. Chevron Pacific Indonesia/CPI); f)
Persiapan yang diperlukan dari Pengurus Stasi Santa Lusia;
g) Tanda tangan pemohon/penanggung jawab dan stempel (jika ada). 4. Ketua Stasi Santa Lusia memastikan Bahwa kegiatan yang dimohonkan dapat dilaksanakan dan tidak bersamaan dengan kegiatan serupa yang telah direncanakan oleh organisasi/team lain dalam lingkungan Stasi Santa Lusia sendiri 5. Ketua Stasi Santa Lusia dapat menunjuk satu orang pengurus di Stasi Santa Lusia sebagai PIC (Person In Charge) untuk mengatur persiapan dan komunikasi selanjutnya dan memberitahukannya kepada pemohon lengkap dengan no telpon/hp PIC tersebut 6. PIC wajib menyampaikan laporan secara lisan kepada Ketua Stasi Santa Lusia termasuk apabila diperlukan persetujuan dari Ketua Stasi Santa Lusia 7. PIC wajib menyampaikan semua peraturan yang berlaku di lingkungan Gereja Stasi Santa Lusia kepada pemohon 8. PIC wajib menyampaikan permintaan ijin masuk kendaraan ke pihak security CPI 9. Persetujuan akan kegiatan yang dimohonkan paling lambat diputuskan satu minggu setelah surat permohonan diterima oleh Ketua Stasi Santa Lusia atau wakilnya/pengurus yang ditunjuk 10. Persetujuan tersebut pada item 7 dapat disampaikan secara lisan maupun tertulis 11. Persetujuan pada item 7 dapat berupa persetujuan secara keseluruhan maupun sebagian 12. PIC berkoordinasi dengan pengurus lain yang berkepentingan 13. Ketua Stasi Santa Lusia atau wakil/pengurus yang ditunjuk dapat menolak permohonan yang diajukan dengan disertai alas an penolakan II.
Saat Bertugas/On the job 1. Tiba di tempat kegiatan paling lambat 30 menit sebelum kegiatan/Ibadat dimulai. 2. Mengendarai kendaraan sesuai dengan peraturan lalu lintas dan peraturan
2
Page 2 of 5 Effective
STANDARD OPERATING PROCEDURE
SOP Number
TATA CARA PENYUMBANG KOOR DAN KEGIATAN LAIN DI GEREJA SANTA LUSIA
SOP-03
Rev. Number
Page 3 of 5
Issued
Effective
Stasi Santa Lusia Rumbai
yang telah ditetapkan oleh CPI 3. Memarkirkan kendaraan pada tempat parkir yang tersedia 4. Mempersiapkan kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai arahan PIC yang ditunjuk 5. Berpakaian yang sopan dan berperilaku santun 6. Kegiatan lain yang tidak berhubungan dengan Perayaan/Ibadat dilaksanakan setelah Perayaan/Ibadat selesai dilaksanakan III.
Akhir Tugas/End of the Job 1. Membantu petugas dalam melaksanakan housekeeping 2. Mengembalikan semua peralatan/accessories yang dipinjam/dipakai kepada PIC
4
DIAGRAM ALIR (FLOW DIAGRAM OR DRAWING) Pihak Pemohon
Ketua Stasi Santa Lusia
PIC
START
Menghubungi dan mengirimkan surat
Menilai dan memberikan persetujuan
Y
Y N
Menunjuk PIC
Membuat Permohonan Baru
N
END
Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan, Memastikan semua anggota memahami tugas, kewajiban dan hak serta aturan yang berlaku di Stasi Santa Lusia
Y N
Menjalin Komunikasi dengan Pemohon, Menerangkan Peraturan yang berlaku di lingkungan Stasi Santa Lusia, Berkoordinasi dengan Pengurus Stasi Santa Lusia yang berkepentingan, Berkoordinasi dengan Team di CPI yang berkepentingan
A
3
Menjalin Komunikasi dengan Pemohon, Menerangkan Peraturan yang berlaku di lingkungan Stasi Santa Lusia, Berkoordinasi dengan Pengurus Stasi Santa Lusia yang berkepentingan, Berkoordinasi dengan Team di CPI yang berkepentingan dan Melaporkan segala sesuatu ke Ketua Stasi Santa Lusia
STANDARD OPERATING PROCEDURE
SOP Number
TATA CARA PENYUMBANG KOOR DAN KEGIATAN LAIN DI GEREJA SANTA LUSIA
SOP-03
Rev. Number
Page 4 of 5
Issued
Effective
Stasi Santa Lusia Rumbai
Pihak Pemohon
Ketua Stasi Santa Lusia
PIC
A
Berkoordinasi dengan Pemohon & Team/Pengurus Terkait
Tiba di gereja 30 menit sebelum acara
Persiapan, Komunikasi, Koordinasi dan Pelaksanaan Kegiatan
Membantu Petugas melaksanakan Housekeeping. Melaporkan & Mengembalikan Peralatan yang dipinjam/dipakai ke PIC
Menerima Laporan dan Pengembalian Peralatan kemudian Melaporkan ke Ketua Stasi Santa Lusia
FINISH
5
DATA TEKNIS (TECHNICAL DATA) (JIKA DIPERLUKAN / IF NEEDED)
6
INFORMASI PENGENDALIAN DOKUMEN (DOCUMENT CONTROL INFORMATION) Description
Who
Approval
PVA
Next Revision
As Needed
Revision No
Date
Revised by
Date
Notes
4
STANDARD OPERATING PROCEDURE
SOP Number
TATA CARA PENYUMBANG KOOR DAN KEGIATAN LAIN DI GEREJA SANTA LUSIA
SOP-03
Rev. Number
Issued
Page 5 of 5 Effective
Stasi Santa Lusia Rumbai
7
DOKUMEN TERKAIT (ASSOCIATED DOCUMENTS) (JIKA DIPERLUKAN / IF NEEDED)
Description Legend: New Issue : SOP ini dikeluarkan untuk pertama kali oleh Gereja Santa Lusia Rumbai. Whole Document : Semua bagian dari SOP ini dimodifikasi, khususnya bagian yang menyangkut langkah-langkah prosedur. Partial : Perubahan kecil seperti misalnya memasukkan tambahan langkah-langkah prosedur, diagram aliran (flow diagram) atau data teknis.
5
