STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP KAB. ) MALUKU TENGAH

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP KAB.) MALUKU TENGAH SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke ULP

MUTU BAKU

PELAKSANA

SKPD NO

1

2

URAIAN PROSEDUR

Persiapan Penyusunan Dokumen

Penyusunan Dokumen RUP pada setiap SKPD

PA/KPA

ULP PPK

KEPALA

SEKRETARIAT/ ADMIN

POKJA

LPSE

PENYEDIA BARANG / JASA

MAXIMAL WAKTU PELAKSANAAN

MULAI

N/A

PA/KPA SKPD Mengumumkan RUP pada portal 3

Pengadaan Nasional dan papan Pengumuman

OUTPUT

RUP KAK

N/A

Pengumuman RUP

Setiap Saat

Informasi tentang RUP

Resmi Kantor Penyedia Barang/Jasa Mengakses melalui website 4

LPSE ULP menyampaikan surat permintaan dokumen RUP

5

6

pada SKPD (PA/KPA) PA/KPA SKPD Menyampaikan Dokumen RUP kepada PPK dan ULP meliputi: 1. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran biaya pengadaan 3. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

3 Hari

N/A

Surat Permintaan RUP Ke SKPD

RUP KAK

Kepala ULP menerima Dokumen RUP dan 7

mendisposisi ke` sekretaris untuk ditindaklanjuti dalam rangkaian persiapan pelelangan

ULP Kabupaten Maluku Tengah

1 Hari

RUP KAK

8

Sekretariat meneruskan Dok RUP Ke bagian Perencanaan dan Persiapan Pengadaan dan Pokja yang akan melaksanakan pelelangan

TIDAK

1 Hari

RUP KAK

Bagian Perencanaan dan Persiapan Pengadaan memeriksa dan memverifikasi dok RUP dengan 9

berkoordinasi ke Pokja yang akan melaksanakan Proses Pengadaan Barang/Jasa( jika diperlukan).

10

11

Jika Dok RUP dinyatakan lengkap oleh ULP maka PPK mengundang ULP untuk melaksanakan Rapat pengkajian ulang Dokumen RUP.

PA/KPA Menetapkan dan menyampaikan dokumen RUP hasil pengkajian ulang dan Mengumumkan RUP hasil revisi (apabila ada)

YA

2 Hari

RUP KAK

N/A

Berita Acara Rapat Pengkajian Ulang RUP

N/A

Dok RUP

N/A

- HPS - Spesifikasi Teknis - Rancangan Kontrak

12

Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan meliputi: 1. Spesifikasi Teknis dan Gambar berdasarkan hasil pengkajian ulang Dok RUP 2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 3. Rancangan Kontrak

13

ULP Merminta Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke PPK pada setiap SKPD setelah direvisi. atau setelah dilakukan pembahasan

2 Hari

Surat Permintaan Rencana Pelaksanaan Pengadaan

14

Kepala ULP menerima Dokumen penetapan RUP dari PA/KPA dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan dari PPK dan mendisposisi ke bagian Perencanaan dan Persiapan serta Pokja yang akan melaksanakan Pelelangan melalui sekretariat

2 Hari

Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan


Perencanaan

6

antara PPK dan Pokja ULP

Seluruh Rapat Pe RUP

Rapat Pengkajian Ulang RUP

Sekretariat menyerahkan Dokumen penetapan RUP - HPS - Spesifikasi Teknis - Rancangan Kontrak

dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan ke 14

bagian Perencanaan

dan

Persiapan

Pengadaan

2 Hari

dilaksanakan Proses Pengadaan barang/Jasa sesuai SOP yang telah ditetapkan

-

SELESAI

KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya = Pengambilan Keputusan

Kepala Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Maluku Tengah

ttd Ulyan Latuamury, SE 19660309 199803 1 004

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MALUKU TENGAH SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

MUTU BAKU

PELAKSANA

SKPD NO

URAIAN PROSEDUR Sekretariat

Mempersiapkan

penetapan RUP 1

Pelaksanaan

PPK

KEPALA

POKJA

LPSE



OUTPUT

Dokumen

dan Dokumen Pengadaan

PA/KPA

ULP SEKRETARIAT/ ADMIN

Rencana

yang

akan

diserahkan ke bagian Perencanaan

MULAI 1 Hari

- Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan

1 Hari

- HPS - Spesifikasi Teknis/gamba r - Rancangan Kontrak

1 Hari

- Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang tidak lengkap

1 Hari

- HPS - Spesifikasi Teknis/gamba r - Rancangan Kontrak

1 Hari

Sistim Pengadaan Yang akan Digunakan

dan

Persiapan Pengadaan Sekretariat

Menyerahkan

penetapan RUP 2

Pelaksanaan

Dokumen

dan Dokumen Pengadaan

Rencana

ke bagian

Perencanaan dan Persiapan Pengadaan Sekretariat ULP mengembalikan Dokumen penetapan RUP 3

dan Dokumen

Rencana

Pelaksanaan Pengadaan yang dinyatakan tidak lengkap dalam pembahasan sebelumnya

Jika sudah diperbaikan dan dilengkapi maka 4

Pokja ULP menyiapkan dokumen rencana

TIDAK

Pelaksanaan Pengadaan

YA Seluruh 5

Pokja

ULP

Menyusun

dan

menetapkan sistim pengadaan barang / jasa meliputi metode pemilihan penyedia.


1 Hari

- Metode pemasukan penawaran - Metode evaluasi penawaran - Metode Penilaian Kualifikasi

2 Hari

Jadwal Pelaksanaan Proses Pengadaan

2 Hari

Dokumen Pengadaan

Pelaksanaan Pengadaan dilakukan paling lambat 2 hari sejak diterimanya Dokumen Pengadaan Dari Pokja Perencanaan dengan mengacu kepada Jadwal sesuai Metode Pengadaan (Terlampir)

Penyedia Barang/ Jasa yang terpilih

Seluruh Pokja ULP Memilih dan Menetapkan metode 6

pemasukan

penawaran,

metode

evaluasi penawaran dan metode penilaian kualifikasi

Penyusunan dan penetapan tahapan jadwal 7

pengadaan oleh seluruh Pokja ULP

Penyusunan 8

dan

penetapan

DOKUMEN

PENGADAAN oleh Pokja ULP

Masing-masing Pokja ULP melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa ( Proses pengadaan secara elektronik dilaksanakan 9

menggunakan sistem SPSE pada LPSE diikuti oleh penyedia yang sudah terdaftar pada sistem SPSE)


Pelaksanaan Kontrak/Perjanjian antara PPK 10

11

dan Penyedia terdiri dari: 1.

Rapat Persiapan

2.

Penandatanganan Kontrak

Pembuatan Laporan secara berkala kepada setiap SKPD dan Bupati serta LKPP melalui aplikasi Monitoring dan Evaluasi PBJP secara manual sesuai SOP Penyusunan dan Penyampaian Laporan Pengadaan Barang/Jasa serta secara online sesuai ketentuan pada sistem

N/A

Surat Perjanjian Kontrak

Secara Berkala (Per triwulan) Setiap Akhir Triwulan Berjalan

Laporan Pelaksanaan Kegiatan PBJP

SELESAI




STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. MALUKU TENGAH SOP Penyampaian Hasil Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kepada PPK/PA/KPA

MUTU BAKU

PELAKSANA

SKPD NO

URAIAN PROSEDUR

PA/KPA

PPK

KEPALA


POKJA

LPSE



OUTPUT

MULAI

1

2

3

4

Pokja ULP Menetapkan Pemenang berdasarhan Berita Acara Hasil Pelelangan untuk Lelang dengan nilai sampai dengan 100.000.000.000 (Seratus Miliar Rupiah) atau Berita acara hasil Seleksi untuk Seleksi dengan nilai sampai dengan 10.000.000.000 (sepuluh Milyar rupiah) Pokja ULP mengirimkan Surat Penetapan Pemenang Untuk lelang dengan nilai paling tinggi 100.000.000.000 atau Seleksi dengan nilai paling tinggi 10.000.000.000 ke PPK melalui Kepala ULP dengan dilampiri: 1. BAPP 2. BAHP/BAHS 3. Dokumen Pengadaan dan addendum (bila ada) 4. Dokumen Penawaran Pemenang Tembusan disampaikan ke Sekretariat ULP Pokja ULP Mengirimkan Surat Usulan Penetapan Pemenang untuk lelang dengan nilai di atas 100.000.000.000 dan seleksi dengan nilai di atas 10.000.000.000 ke PA/KPA melalui Kepala ULP dengan dilampiri: 1. BAPP 2. BAHP/BAHS 3. Dokumen Pengadaan dan addendum (bila ada) 4. Dokumen Penawaran Pemenang Tembusan disampaikan ke Sekretariat ULP Sekretariat menerima tembusan Surat Penetapan Pemenang /Usulan Penetapan Pemenang dari Pokja ULP untuk diarsipkan dan sebagai dasar penyusunan Laporan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa sesuai SOP Penyusunan dan Penyampaian Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah


1 Hari

Surat Penetapan Pemenang

1 Hari

Surat Penetapan pemenang

1 Hari

Surat Usulan Penetapan Pemenang

1 Hari

Surat Penetapan Pemenang da/Surat Usulan Penetapan Pemenang

Apabila PPK Sependapat dengan Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP maka PPK menerbitkan SPPBJ, tetapi apabila tidak 5

Tidak

sependapat denagn Pokja ULP maka diberitahukanKepada

N/A

Surat Pemberitahuan Kepada PA/KPA

N/A

Keputusan PA/KPA tentang Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP adalah Final

Sesuai SOP Proses Pengadaan Barang/Jasa

Proses Evaluasi Ulang Oleh poka ULP

N/A

Surat Kepada Pokja ULP untuk melaksanakan evaluasi ulang

N/A

Surat Penetapan Pemenang oleh PA/KPA

PA/KPA untuk diputuskan Apabila PA/KPA sependapat dengan Pokja ULP maka

YA

PA/KPA memutuskan Penetapan Pemenang oleh Pokja ULP bersifat Final dan memerintahkan PPK untuk 6

menerbitkan SPPBJ, tetapi apabila PA/KPA sependapat

TIDAK

dengan PPK maka PA/KPA memerintahkan evaluasi ulang atau menyatakan lelang/ seleksi gagal YA Pokja ULP Melakukan evaluasi Ulang berdasarkan perintah 7

dari PA/KPA sesuai dengan SOP Proses Pengadaan Barang/jasa

Apabila PA/KPA setuju dengan dengan Usulan Pkja ULP maka PA/KPA menetapkan Pemenang, tetapi apabila tidak setuju 8

maka PA/KPA memerintahkan Evaluasi Ulang atau menyatakan pelelangan gagal

9

TIDAK

PA/KPA menetapkan pemenang dan PPK menerbitkan SPPBJ


YA

Ke Pokja Perencanaan

RUP kepada PPK dan Pokja ULP

Rapat pengkajian ulang Dokumen RUP 6


PPK Mengundang Pokja ULP untuk Rapat Pengkajian Ulang RUP

PPK menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa 10

N/A

SPPBJ

SELESAI -

KETERANGAN GAMBAR: Kepala Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Maluku Tengah

= Awal / Akhir Proses = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya = Pengambilan Keputusan


STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN ( ULP) KAB. MALUKU TENGAH SOP Penyusunan dan Penyampaian Secara Berkala Laporan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

MUTU BAKU

PELAKSANA

SKPD NO

1

2

3

4

URAIAN PROSEDUR

PA/KPA

PPK

Bagian Evaluasi, Pelaporan dan pengelolaan Dokumen Pada Sekretariat meminta Data Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/jasa kepada semua Pokja ULP dan mengumpulkan informasi secara mandiri dari website http://lpse.malukuprov.go.id tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan menggunakan sistem SPSE pada LPSE oleh Pokja ULP sebagai bahan penyusunan laporan

Semua Pokja ULP memberikan data Pelaksanaan Pengadaan barang/Jasa kepada Bagian Evaluasi, Pelaporan dan penglolaan Dokumen pada Sekretariat ULP


POKJA

LPSE



OUTPUT

MULAI

Persiapan Penyusunan Laporan\

Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen Menyusun Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan berkoordiasi kepada semua POKJA ULP

KEPALA


`

Secara berkala diupdate sesuai Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh Pokja ULP

Bahan Penyusunan laporan

Secara berkala sesuai Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh Pokja ULP

Bahan Penyusunan laporan

2 Hari

Draft Laporan Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah

Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen Melaksanakan Rapat Presentase 5

Draft Laporan Pelaksanaan Pengadaan

TIDAK

1 Hari

Draft Laporan Pelaksanaan PBJP

1 Hari

- Draft Laporan Pelaksanaan PBJP

2 Hari


1 Hari


Barang/Jasa yang dihadiri Seluruh Perangkat ULP

YA

Bagian Evaluasi,Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen menyampaikan Draft Laporan 6

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ke Sekretaris ULP Untuk dikoreksi

Sekretaris ULP memeriksa dan mengoreksi 7

Draft Laporan Pelaksanaan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

TIDAK YA

Bagian

Evaluasi,

Pelaporan

dan

Pengelolaan Dokumen menyampaikan Draft 8

Laporan

Pelksanaan

Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah kepada Kepala ULP untuk disyahkan

PA/KPA SKPD Mengumumkan RUP pada 2

portal Pengadaan Nasional dan papan

4

PA/KPA mengumumkan

PA/KPA SKPD Menyampaikan Dokumen RUP kepada PPK dan Pokja ULP

Kepala 9

ULP

menandatangani

Laporan

Penyusunan HPS dan spesifikasi teknis oleh

Pelaksanaan Barang/Jasa Bagian

Evaluasi,

5

Pelaporan

PPK pada setiap SKPD

Laporan

Pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah untuk 10

Rapat pengkajian ulang Dokumen RUP 6


disampaikan Kepada Bupati, LKPP

PPK

(Laporan

dapat

Sekretariat meneruskan RUP Ke Pokja Perencanaan

Laporan Pelaksanaan PBJP

PPK Menyusun HPS 1 Hari dan Spesifikasi Teknis

PPK Mengundang Pokja ULPSecara untuk Berkala setiap triwulan, Rapat Pengkajian paling lambat 20 Ulang RUP

hari sebelum berakhirnya setiap triwulan berjalan

dan Seluruh PA/KPA pada setiap SKPD melalui

Kepala ULP Menerima RUP

dan

Pengelolaan Dokumen pada Sekretariat ULP menggandakan

PA/KPA Menyampaikan Dok.RUP ke PPK/ULP

Laporan Pelaksanaan PBJP

disertai

Dokumen Elektronik) Bagian Evaluasi, Pelaporan dan Pengelolaan Dokumen mmenyampaikan 1 (satu ) rangkap 11

Laporan Pelksanaan PBJP

1 Hari

Laporan Pelaksanaan PBJP kepada setiap Pokja ULP

SELESAI

-

KETERANGAN GAMBAR: = Awal / Akhir Proses = Proses = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Dokumen (Fisik/Elektronik) = Berlanjut Ke Halaman Berikutnya = Pengambilan Keputusan



STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)KAB. MALUKU TENGAH SOP Pelaksanaan Nota Kesepakatan Kerjasama Proses Pengadaan Barang/Jasa antara ULP dan kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain

MUTU BAKU

PELAKSANA

BUPATI NO

1

URAIAN PROSEDUR

Persiapan Penyusunan Dokumen

SKPD PA/KPA

PPK

KEPALA


POKJA

LPSE



OUTPUT

MULAI

2

PA/KPA kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain mengajukan Surat Permohonan kepada Bupati tentang Permintaan bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa

1 Hari

Surat Permohonan Bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa

3

Bupati Mendisposisi Surat Permohonan bantuan pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/jasa ke ULP

2Hari

Disposisi Bupati

1 Hari

Surat Permohonan Bantuan Pelaksanaan Proses Pengadaan Barang/Jasa

2 Hari

- Naskah Kesepakatan Kerjasama - Surat Jawaban Ke PA/KPA

2 Hari

Naskah Kesepahaman Kerjasama

4

Sekretariat Meneruskan Surat Permohonan bantuan pelaksanaan Pengadaan barang/Jasa ke Kepala ULP

Kepala ULP memproses Surat Permohonan 5

bantuan pelaksanaan proses pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

TIDAK

YA

Sekretariat Menyiapkan Naskah Kesepakatan Kerjasama antara Kepala ULP dan PA/KPA 6

kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain


Kepala ULP dan PA/KPA kantor 7

8

perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain menandatangani Naskah Kesepakatan Kerjasama

PPK pada kantor perwakilan/unit pelaksana tehnis suatu kementerian/lembaga/institusi lain mengajukan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan ke ULP untuk selanjutnya dilaksanakan Proses Pengadaan Barang/Jasa sesuai SOP yang telah ditetapkan

1 Hari

Naskah Kesepahaman Kerjasama

Sesuai SOP Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan

- Dokumen Rencana Umum Pengadaan - Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan

SELESAI




STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP KAB. ) MALUKU TENGAH

Recommend Documents