STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI TATA RUANG (SITARUNG)

PEMERINTAH KABUPATEN TANAH BUMBU

DINAS PEKERJAAN UMUM Alamat : Jalan Dharma Praja Gunung Tinggi Batulicin Kabupaten Tanah Bumbu Kode Pos 72171 Kalimantan Selatan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI TATA RUANG (SITARUNG)

1.4.1. Struktur SITARUNG Struktur SITARUNG Tanah Bumbu merupakan himpunan representasi Dinas Pekerjaan Umum dan SKPD Kabupaten Tanah Bumbu, karena terkait dengan tugas pokok dan fungsi dalam hal pengelolaan data spasial. Beberapa SKPD merupakan sumber rujukan/walidata bagi SITARUNG yang bertanggung jawab terhadap penyediaan/pengadaan dan validitas data. Bupati Tanah Bumbu

Kepala Dinas Pekerjaan umum

BKPRD

Kepala Bidang Tata Ruang & Jasa Konstruksi

Kepala Seksi Tata Ruang

IT Spesialist Bidang

Spesialist WebGis

Administrator

1.4.2. Tugas dan Fungsi Tugas dan fungsi SITARUNG adalah: - Melakukan

kegiatan

pengumpulan,

pengolahan,

pemeliharaan,

pemutakhiran dan pelayanan data terkait SITARUNG baik yang berasal dari internal SITARUNG maupun dari SKPD/instansi/lembaga terkait dan kelompok masyarakat. 1

- Melakukan sinkronisasi dan menyepakati informasi geospasial dengan SKPD/instansi/lembaga terkait dan kelompok masyarakat. - Menyampaikan rekomendasi kepada Kepala Bidang Fispra mengenai data geospasial yang terkini. - Mengintegrasian informasi geospasial ke dalam basis data spasial pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu - Menganalisis dan merumuskan kajian geospasial untuk memenuhi kebutuhan dalam penyusunan dokumen RTRW. - Menjamin SITARUNG dapat diakses oleh masyarakat luas sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. - Melakukan koordinasi antarlintas pelaku pengelola data spasial di bidangnya dan menyampaikan data tersebut kepada unit kliringnya. - Membuat pedoman standar teknis pengelolaan data spasial. Struktur SITARUNG memperlihatkan simpul interaksi/hubungan antar lembaga, yang terdiri dari: -

Alur Fungsi dan Tugas

-

Alur koodinasi

-

Alur data.

1. Bupati Bupati merupakan penanggung jawab tertinggi dalam kebijakan mengenai pengelolaan sistim informasi.

2. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Kepala Bappeda memiliki peran dalam hal koordinasi mengenai kerjasama data spasial dan non-spasial dengan SKPD yang berada di Kabupaten Tanah Bumbu. Kepala Dinas Pekerjaan Umum juga merupakan Anggota BKPRD.

2

3. BKPRD Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 50 tahun 2009 pasal 1 menyebutkan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah, yang selanjutnya disebut BKPRD adalah badan bersifat ad-hoc yang dibentuk untuk mendukung pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di Provinsi dan di Kabupaten/Kota dan mem-punyai fungsi membantu pelaksanaan tugas Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dalam melaksanakan fungsinya sebagai koordinator pelaksanaan penataan ruang maka BKPRD Kabupaten memiliki beberapa tugas,antara lain yaitu: a. Perencanaan tata ruang b. Pemanfaatan ruang c. Pengendalian pemanfaatan ruang. Terkait dengan SITARUNG, BKPRD berperan memberikan rekomendasi mengenai pemanfaatan ruang dan menjaga akuntabilitas publik sebagai bentuk layanan pada jajaran pemerintah, swasta, dan masyarakat.

4. SKPD (Wali Data)

SKPD mempunyai fungsi: - Sebagai anggota BKPRD untuk menangani permasalahan keselarasan data spasial dan non spasial. - Sebagai Wali Data SITARUNG atau sebagai penyedia data untuk tema khusus sesuai tupoksi dari SKPD terkait. - SKPD berkewajiban membuat peta yang sudah terstandarisasi sesuai dengan kewenangannya. - SKPD berkewajiban untuk mengunggah data termutahir kedalam SITARUNG.

3

SKPD yang dimaksud adalah: 1) Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Tanah Bumbu 2) Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Tanah Bumbu 3) Dinas Perhubungan Kabupaten Tanah Bumbu 4) Dinas Tanaman Pangan dan Holtikultura Kabupaten Tanah Bumbu 5) Dinas Pertambangan dan Energi Kabupaten Tanah Bumbu 6) Badan Pengelola Lingkungan Hidup Kabupaten Tanah Bumbu 7) Badan Perijinan Terpadu dan Penanaman Modal 8) Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Tanah Bumbu 9) Dinas Tata Bangunan dan Kebersihan Kabupaten Tanah Bumbu SKPD sebagai wali data adalah penyedia sumber data berkaitan dengan tema tertentu yang diakui keabsyahannya dan menjadi rujukan resmi/utama dalam hal pengambilan kebijakan. Walidata bertugas: 1) Bertanggung jawab pada ketersediaan data untuk diverifikasi dan diinput ke dalam SITARUNG 2) Bertugas untuk menambahkan dan memutakhirkan data pada SITARUNG sesuai dengan tupoksi SKPD. 3) Bertugas untuk mengusulkan data kepada verifikator untuk dibahas. 4) Berwenang untuk menambahkan dan menghapus data SITARUNG sesuai dengan tupoksi SKPD. 5. Kepala Bidang

Kepala Bidang bertugas: 1) Berkoordinasi dengan Kepala Dinas dan Kepala Seksi Tata Ruang untuk hal verifikasi data dan informasi. 2) Melaporkan kepada Kepala Bappeda tentang hal-hal penting untuk dikoordinasikan dengan SKPD lain.

4

3) Pembinaan dan pelaksanaan tugas SITARUNG. 4) Pelaksanaan ketatatusahaan SITARUNG.

6. Kepala Seksi Tata Ruang

Kepala Seksi Tata Ruang membawahi langsung dan sebagai penanggungjawab harian SITARUNG. Seksi Tata Ruang juga dapat menyampaikan instruksi teknis dan non teknis yang berkaitan langsung dalam hal pengelolaan data dan informasi. 7. Administrator (Super User)

1) Bertanggung jawab atas data (Peta, Gambar, File, Text) yang disajikan dalam SITARUNG. 2) Bertanggung jawab atas administrator data yang diberi wewenang dalam update SITARUNG. 3) Bertugas untuk menyusun dan menampilkan file peta sehingga dapat dilihat oleh pengguna SITARUNG. 4) Bertanggung jawab untuk menambahkan dan menghapus data dari SITARUNG atas perintah dari Verifikator. 5) Bertanggung jawab untuk menambahkan dan menghapus administrator data atas izin atau perintah Kepada Sub Bidang hasil dari kesepakatan pertemuan rutin SKPD 6) Bertugas untuk menberikan informasi bahwa surat yang masuk sudah diterima. 7) Bertugas untuk memuat informasi yang akan disajikan dalam SITARUNG 8) Bertugas untuk meneruskan keluhan/tanggapan pengguna SITARUNG untuk disampaikan ke verifikator untuk ditanggapi. 9) Bertugas untuk mengungah informasi dan menghapus informasi nonspasial pada SITARUNG.

8. GIS dan WEBGIS Sesialis

5

-

Bertanggung jawab atas data (Peta, Gambar, File, Text) yang disajikan dalam SITARUNG.

-

Bertanggung jawab atas administrator data yang diberi wewenang dalam update SITARUNG.

-

Bertugas untuk menyusun dan menampilkan file peta sehingga dapat dilihat oleh pengguna SITARUNG.

-

Bertanggung jawab untuk menambahkan dan menghapus data dari SITARUNG atas perintah dari Verifikator .

-

Bertanggung jawab untuk menambahkan dan menghapus administrator data atas perintah Kepala Seksi.

9. IT Spesialis

-

Menjamin system beroperasi dengan baik.

-

Menangani permasalahan teknis hardware, software dan jaringan (termasuk koneksi internet).

1.4.3. Data dan Informasi Data dan informasi di SITARUNG terbagi ke dalam: 1. Data Dasar 2. Data Thematik 3. Data Rencana Tata Ruang Mengacu

kepada

Peraturan

Pemerintah

No.

15-2010

Tentang

Penyelenggaraan Penataan Ruang dan Peraturan Menteri PU No. 16-2009 Pedoman Penyusunan Rencana Tata Ruang Wilayah, data dasar minimum yang diperlukan SITARUNG adalah: 1. Data Administrasi 2. Data Fisiografis 3. Data Kependudukan 4. Data Ekonomi dan Keuangan

6

5. Ketersediaan sarana dan prasarana dasar 6. Data Penggunaan Lahan 7. Data Peruntukan Ruang 8. Data Daerah Rawan Bencana 9. Peta Dasar Rupabumi 10. Citra Satelit terbaru 11. Peta Kehutanan dan Lingkungan 12. Peta Potensi Sumberdaya Alam

1.4.4. Standar Operational Procedure (SOP) SITARUNG Standar Operational Procedure (SOP) atau Pedoman Operasional Standar adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. SOP ini dibuat untuk mengoptimalkan tugas dan fungsi pengeloa SITARUNG Kabupaten Tanah Bumbu. Manual prosedur ini terdiri atas 6 bagian SOP pokok yaitu : -

Pengumpulan (collecting), pengelompokkan (sorting, classifying) dan verifikasi data (data verification).

-

Penyimpanan (storage) dan pendokumentasian (documentation).

-

Pengolahan (processing)dan pemutakhiran (updating).

-

Pelayanan data (data service) dan pertukaran data (data exchange).

-

Akses

public

(public access)

dan

peran

masyarakat

(public

participation). -

Monitoring data(monitoring )dan pelaporan (and reporting).

Selain itu, SOP ini juga dilengkapi dengan bagan alur. (terlampir)

7

1.4.1. Standar Operasional Prosedur Pengumpulan Data dan Informasi SITARUNG PEMERINTAHAN KABUPATEN TANAH BUMBU DINAS PEKERJAAN UMUM Jl Dharma Praja No. 3 Pusat Perkantoran Gunung Tinggi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI

Pengertian Pengumpulan data spasial adalah kegiatan mengidentifikasi dan merangkum serta merapikan data spasial sehingga data dapat mudah digunakan, diproses dan selanjutnya dianalisa. Proses ini termasuk dalam pengumpulan, verifikasi, dan pengelompokan data spasial. Data tersebut harus memiliki syarat-syarat teknis data spasial sehingga dapat diproses dengan baik dan tidak ada masalah. Untuk data dari walidata yang diterima harus sudah clean dan clear. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh unit pengelola SITARUNG di Bappeda Tanah Bumbu, adalah: 1. Pengumpulan data dan informasi mencakup kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja. 2. Data dan informasi yang dikumpulkan adalah data yang relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing SKPD. 3. Pengelola SITARUNG mempunyai wewenang untuk mengecek ulang kebenaran data. Verifikasi juga dapat berarti mengkonfirmasi ulang terhadap walidata. Dalam hal ini pengelola SITARUNG tidak berhak mengubah atau mengedit kecuali yang sifatnya membantu. Penanggungjawab terhadap keabsahan data adalah walidata yang bersangkutan. Tujuan dan Manfaat Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai pedoman standar agar proses pengumpulan data dan informasi spasial dan non spasial di Sistem Informasi Manajemen Tata Ruang (SITARUNG) Bappeda Kabupaten Tanah Bumbu berjalan secara efektif dan efisien. Tujuan SOP ini adalah: 1. Sebagai pedoman yang baku bagi pelaku kegiatan pengumpulan dan pengelompokandata spasial yang mengarah pada sistem one-map. 2. Menyiapkan data spasial yang dapat digunakan atau diproses/analisa dengan software berbasis GIS sehingga dapat menjadi data geospasial yang baru. Ruang Lingkup Prosedur ini menjelaskan tahapan-tahapan yang mencakup kegiatan pengumpulan data dan informasi spasial dan non spasial yang harus dilakukan oleh pengelola SITARUNG . Wewenang dan Tanggung Jawab: 1. Kepala Bidang - Menyediakan data atau berkoordinasi dengan walidata terkait pengumpulan data dan Informasi.

8

Memverifikasi ,menyetujui dan menetapkan dan data-data dan informasi yang akan dikelola dalam SITARUNG. 2. Kepala Seksi Tata Ruang - Menyusun daftar data dan informasi yang diperlukan SITARUNG. - Pengumpulan data dan informasi di lapangan atau data sekunder. - Memeriksa otentifikasi data. 3. Administrator SITARUNG - Menerima data dari walidata. - Mmeriksa spesifikasi, kwalitas, dan kompatibilitas data. - Mendokumentasikan serta mengklasifikasikan data dan informasi yang telah dikumpulkan menurut format - data spasial. - Melaporkan ketidaksesuaian data yang masuk kepada walidata. -

Prosedur: 1. Kepala Seksi dan Kepala Bidang mendiskusikan untuk menyusun daftar data dan informasi yang diperlukan oleh SITARUNG. 2. Aministrator SITARUNG menyusun daftar data dan informasi yang diperlukan, baik yang berasal dari Bappeda maupun dari walidata atau SKPD. 3. Administrator SITARUNG secara mandiri dan/atau bersama-sama SKPD mengumpulkan semua data dan informasi spasial dan non spasial. 4. Administrator memeriksa spesifikasi, kwalitas, dan kompatibilitas data. 5. Administrator mencatat SITARUNG melaporkan data dan informasi yang sudah diperiksa kepada Kepala Bidang untuk mendapatkan persetujuan. 6. Kepala Bidang menyetujui data yang diajukan oleh WebGIS.

9

1.4.2. Standar Operasional Prosedur Penyimpanan Pendokumentasian Data dan Informasi SITARUNG

PEMERINTAHAN KABUPATEN TANAH BUMBU DINAS PEKERJAAN UMUM Jl Dharma Praja No. 3 Pusat Perkantoran Gunung Tinggi

dan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN DATA DAN INFORMASI

Pengertian Penyimpanan data adalah kegiatan menyusun, menyimpan, dan mengamankan data. Tahapan dalam pendokumentasian data dan informasi tersebut meliputi: 1. Verifikasi data dan informasi. Setiap data dan informasi diverifikasi masing-masing penyedia data (Walidata). 2. Otentifikasi data dan informasi. Dilakukan untuk menjamin keaslian data dan informasi melalui validasi data dan informasi oleh masing-masing SKPD. 3. Pemberian kode dan penamaan file. Dilakukan untuk mempermudah pencarian data dan informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh SITARUNG.  Pengkodean data yang masuk kedalam database SITARUNG dilakukan secara otomatis berdasarkan urutan data yang masuk.  Penamaan folder dan file sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan dalam SITARUNG. 4. Penataan dan Penyimpanan data dan informasi. Dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis. Penyimpanan file dalam komputer local (walidata) menggunakan folder yang diatur mengikuti tata cara yang terdapat dalam SITARUNG. Tujuan : Prosedur ini disusun dan ditetapkan agar proses penyimpanan dan pendokumentasian data dan informasi spasial dan non spasial dapat berjalan secara efektif dan efisien. Ruang Lingkup : Prosedur ini mencakup kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian data yang dikelola oleh SITARUNG. Wewenang dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Bidang - Meminta dan menerima laporan secara berkala dari Kepala Seksi mengenai kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian data. 2. Kepala Seksi Tata Ruang. - Menyiapkan laporan mengenai penyipanan dan pendokumentasian data dan menyampaikan laporan tersebut kepada Kepala Bidang. 3. Administrator - Melakukan pemeriksaan kesesuaian properties (projection, encode, dll) dan metadata terhadap data spasial yang masuk.

10

-

-

Menyimpan data dan informasi spasial kedalam folder yang telah ditetapkan di dalam SITARUNG. Melakukan pecatatan lokasi penyimpanan data dan informasi dengan mencantumkan detail nama drive, folder, sub-folder dan nama file-nya, untuk dilaporkan kepada Kepala Sub Bagian. Melakukan back up data dan informasi paling sedikit satu kali setiap bulan.

Prosedur: 1. Administrasi SITARUNG, bersama-sama tim teknis SITARUNG melakukan pengecekan kesesuaian properties (projection, encode, dll) dan metadata spasial yang masuk. 2. Administrator menyimpan data spasial kedalam folder yang telah ditetapkan di server SITARUNG dan melakukan pencatatan lokasi penyimpanan data dan informasi dengan mencantumkan detail nama drive, folder, sub folder dan nama file-nya kepada administrasi SITARUNG. 3. Administrasi melaporkan proses penyimpanan dan pendokumentasian data dan informasi kepada Kepala Seksi. 4. Kepala Seksi melaporkan kepada Kepala Bidang untuk meminta persetujuan data-data yang telah terkumpul. 5. Administrator melakukan back up data dan informasi.

11

1.4.3. Standar Operasional Prosedur Pengolahan dan Pemutakhiran Data dan Informasi


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGOLAHAN DAN PEMUTAKHIRAN DATA DAN INFORMASI

Pengertian Pengolahan dan pemutakhiran/updating adalah kegiatan pembaharuan data yang dilakukan oleh penyedia data atau walidata. Pengolahan dan pemutakhiran data meliputi : - Pengecekan tingkat akurasi data dan kelayakan penggunaan data termasuk pemutakhiran data attribute, feature, dan metadata. - Mencatat semua perubahan data spatial termasuk credits data contributor dan penanggung jawab. Hal-hal teknis yang perlu diperhatikan diantaranya: penggunaan referensi standard nasional untuk metadata, kode unsur, dan proyeksi. Tujuan : Prosedur ini disusun dan ditetapkan agar proses pengolahan dan pemutakhiran data spasial sesuai standar baku. Ruang Lingkup : - Prosedur ini menjelaskan tahapan-tahapan yang mencakup kegiatan pengolahan dan pemutakhiran data spasial. - Kegiatan ini mulai dari menetapkan rencana kerja untuk kegiatan pengolahan, pemutakhiran dan verifikasi data. Wewenang dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Bappeda Kabupaten Tanah Bumbu - Berkoordinasi dengan walidata untuk melakukan pengkinian data terkait. 2.

Kepala Bidang - Merencanakan pertemuan dalam rangka menetapkan rencana kerja untuk melakukan proses kebutuhan SITARUNG. - Menyampaikan dafar pengkinian yang diperlukan oleh pemerintah.

3.

Kepala Seksi - Mengkoordinir pertemuan dengan SKPD. - Melakukan evaluasi dan menentukan kebutuhan revisi, pengkinian, atau analisa data. - Meminta dan menerima laporan secara berkala dari administrator SITARUNG mengenai data dan informasi yang telah diolah dan dimutakhirkan.

12

4.

Administrator SITARUNG - Mencatat keutuhan pemutakhiran data dan melaporkan kepada Kepala Seksi. - Menyimpan dan mendokumentasikan setiap data yang telah direvisi atau di-update. - Membuat laporan mengenai data dan informasi yang telah diolah dan dimutakhirkan.

Prosedur: 1. Kepala Bidang megidentifikasi kebutuhan pemutakhiran data dan melaporkan kepada Kepala Bappeda. 2. Kepala Bappeda melakukan koordinasi dengan walidata. 3. Administrator mencatat kebutuhan pemutakhiran. 4. Walidata melakukan pemutakhirn dan hasilnya di-upload dan disampaikan kepada administrator SITARUNG untuk ditampilakn. 5. Menyimpan dan mendokumentasikan setiap data yang telah direvisi atau dimutakhirkan. 6. Administrasi SITARUNG mengirim laporan tentang data yang telah dimutakhirkan ke Kepala Seksi.

13

1.4.4. Standar Operasional Prosedur Pelayanan Data dan Informasi SITARUNG PEMERINTAHAN KABUPATEN TANAH BUMBU DINAS PEKERJAAN UMUM Jl Dharma Praja No. 3 Pusat Perkantoran Gunung Tinggi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

Pengertian Pelayanan data dan informasi adalah kegiatan mengelola data spasial yang telah disahkan untuk dapat disebarluaskan. Fasilitas ini memungkinkan setiap user dapat melihat dan melihat printout peta yang ditampilkan. Untuk kebutuhan shape file harus menghubungi pengelola SITARUNG dengan mengisi formulir yang disediakan. Aksebilitas terhadap pelayanan data dan informasi SITARUNG terbagi kedalam tiga kategori: - Publik (dapat diakses bebas oleh umum). - Limited acces (dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu saja atau berdasarkan permintaan). - Confidential (tidak dapat diakses oleh umum karena bersifat rahasia). Pada SITARUNG terdapat daftar data GIS dan daftar projec WibGIS sebagai berikut : - Data yang di upload akan masuk ke daftar GIS. Pada kondisi ini data tidak dapat di akses oleh publik dan pihak manapun selain adminstrator sehingga dapat dikatakan sebagai data rahasia/confidential. - Jika data-data dimasukan pada Layer Project WibGIS maka dapat dikatakan sebagai data Limited Access, karena Layer data dapat diliat secara visual baik spasial dan attribute datanya, namun user tidak bisa mendapatkan/mendownload raw data. Pelayanan terhadap permintaan data Limited Access oleh pihak tertentu dilakukan melalui prosedur pertemuan langsung, bukan otomatisasi secara online. - Public Data bisa diakses bila ada internet oleh user melalui sebuah kanal service yang disediakan aplikasi SITARUNG yaitu melaui server WFS dan WMS. Service ini hanya bisa diakses oleh Aplikasi GIS Desktop (ArcGIS, QuantumGIS, dll). Tujuan : Prosedur ini disusun dan ditetapkan agar proses pelayanan data berjalan secara efektif dan efisien. Secara khusus tujuan dibuatnya SOP ini adalah sebagai pedoman yang baku bagi pelaku kegiatan pelayanan data dan informasi secara benar dan sistematis agar data dan informasi yang diberikan tersebut valid, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Ruang Lingkup : Prosedur ini menjelaskan tahapan-tahapan yang mencakup kegiatan pelayanan data SITARUNG.

14

Wewenang dan Tanggung Jawab : 1) Kepala Bidang -

Memilih, memilah dan menyetujui pengajuan permohonan data dan informasi yang disampaikan oleh Kepala Seksi.

2) Kepala Seksi. - Meminta dan menerima laporan secara berkala dari administrator SITARUNG mengenai pelayanan data dan informasi yang telah dilakukan. 3) Administrator SITARUNG - Menerima prmohonan data dan informasi secara tertulis dari pengguna SITARUNG. -

Mencatat permintaan data dan informasi dari pemohon.

-

Melakukan konfirmasi kepada pemohon terkait kebenaran data pemohon dan berhak untuk tidak melayani permintaan jika ditemukan ketidaksesuaian data pemohon.

-

Melakukan pengecekan ketersediaan data yang diminta pemohon dalam SITARUNG. Jika tersedia langsung dilanjutkan dengan prosedur selanjutnya, jika tidak tersedia staf pengelola SITARUNG dapat langsung menjawab kepemohon.

-

Mengajukan permohonan data kepada Kepala SeksiSITARUNG dan diteruskan kepada Kepala Bidang untuk persetujuan. Jika disetujui, langsung dilanjutkan dengan prosedur selanjutnya, jika tidak disetujui administrator SITARUNG dapat langsung menjawab kepemohon.

-

Mengirimkan data dan informasi yang diminta kepada pemohon.

4) Mendokumentasikan semua permintaan data dan informasi baik tertulis maupun tidak tertulis.

Prosedur: 1. Administrator SITARUNG menerima permohonan data dari pengguna. 2. Administrator SITARUNG melakukan pencatatan permintaan data dari pemohon. 3. Adminstrator SITARUNG melakukan kofirmasi kepada pemohon terkait kebenaran data pemohon dan tidak melayani permintaan jika ditemukan ketidaksesuaian data pemohon. 4. Administrator SITARUNG melakukan pengecekan ketersediaan data yang diminta pemohon, jika tidak tersedia dapat langsung memberitahukan kepada pemohon. 5. Administrator SITARUNG mengajukan permohonan data kepada Kepala SeksiSITARUNG dan diteruskan kepada Kepala Bidang untuk persetujuan. Jika disetujui, langsung dilanjutkan dengan prosedur selanjutnya, jika tidak disetujui Administrator SITARUNG langsung menjawab ke pemohon. 6. Administrator SITARUNG mengirim data yang diminta ke pemohon. 7. Adminstrator SITARUNG mendokumentasikan semua proses pelayanan data.

15

1.4.5. Standar Operasional Prosedur Akses Informasi Publik dan Peran Masyarakat


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AKSES INFORMASI PUBLIK DAN PERAN MASYARAKAT

Pengertian: Untuk Penataan Ruang masyarakat dapat berpartisipasi dalam perencanaan tata ruang, pemanfaatan ruang, dan pengendalian pemanfaatan ruang sesuai dengan hak dan kewajiban yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Oleh karena itu, SITARUNG dibangun dengan tujuan untuk menberikan pelayanan informasi terkait tata ruang kepada masyarakat secara luas. Hal ini membawa konsekuensi bahwa data dan informasi yang terdapat di SITARUNG harus valid dan update. Pengelolaan SITARUNG harus mewaspadai kerawanan kejahatan dunia maya (cyber crime). Tujuan : Prosedur ini disusun dan ditetapkan agar akses informasi publik dan peran masyarakat terhadap Sistem Informasi Manajemen Tata Ruang (SITARUNG) sesuai standar. Ruang Lingkup : Prosedur ini menjelaskan tahapan-tahapan yang mencakup kegiatan akses informasi publik dan peran masyarakat terhadap SITARUNG yang dikelola oleh Bappeda Kabupaten Tanah Bumbu. Wewenang dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Dinas Kabupaten Tanah Bumbu - Bertanggung jawab terhadap data dan informasi yang terkandung didalam SITARUNG. - Dan memberikan persetujaun terhadap hasil kajian. 2.

Kepala Bidang - Menyetujui pemprosesan permohonan SITARUNG. - Melakukan diskusi dengan pihak-pihak terkait untuk mebuat kajian terhadap masukan dari masyarakat (bila diperlukan). - Melakukan koordinasi untuk memperbaiki, meng-update atau memperkaya data dan informasi yang ada berdasarkan hasil kajian. - Membuat kajian atau analisa untuk menjawab permintaan masyarakat (bila dperlukan suatu analisa) dan untuk dilaporkan kepada Kepala Bappeda sebagai bahan pertemuan dengan BKPRD. - Melakukan pengecekan kembali agar hasil kajian tersebut diatas tidak menimbulkan konflik dengan data penunjang lainnya.

16

3.

Kepala Seksi - Meminta dan menerima laporan secara berka;a dari administrator SITARUNG mengenai akses informasi public dan peran masyarakat terhadap SITARUNG. - Menyiapkan data dan mengajukan persetujuan data yang akan dikaji oleh administrator SITARUNG dan melaporkan kepada Kepala Bidang untuk persetujuan. - Meminta WEBGIS untuk melakukan analisis atau penapisan terhadap informasi yang diminta atau analisa yang diperlukan. - Memberikan hasil kajian atau diskusi yang telah diputuskan oleh Kepala Bidang, Kepala Bappeda dan SKPD terkait (bila diperlukan koordinasi) kepada Administrator SITARUNG untuk dikirimkan jawaban atas pertanyaan, masukan atau permintaaan data.

4.

Administrator SITARUNG - Memastikan SITARUNG dapat diakses oleh publik. - Memonitor akses publik terhadap SITARUNG dan melakukan pencatatan akses data dan informasi dari pengguna. - Melakukan konfirmasi kepada pemohon terkait kebenaran data pemohon dan berhak tidak melayani permintaan jika ditemukan ketidaksesuaian data pemohon. - Memberikan akses khusus kepada pengguna yang disetujui untuk masuk keruang data tertentu. - Mencatat setiap perkembangan akses terhadap SITARUNG melalui fasilitas “counter” yang terdapat pada SITARUNG. - Menerima permohonan dari masyarakat tentang koreksi, masukan atau pengajuan atas data dan informasi. - Melakukan pencatatan atas masukan masyarakat terhadap data dan informasi. - Memberitahukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, termasuk kepada masyarakat yang memberikan masukan. - Memantau terhadap kemungkinan kegiatan peretasan (hacking). - Mendokumentasikan semua semua akses/login serta masukan dari masyarakat. - Mengirimkan jawban atas pertanyaan masyarakat setelah dapat konfirmasi dari Kepala Seksi.

Prosedur: 1. Masyarakat melakukan akses terhadap SITARUNG. 2. Masyarakat meminta keterangan, bertanya, mengkonfirmasi, memberikan koreksi, meminta data, atau melakukan pengaduan. 3. Administrator SITARUNG memonitor akses publik dan melakukan pencatatan akses data dan informasi dari pengguna. 4. Administrator SITARUNG melakukan konfirmasi kepada pemohon tentang data pemohon.

5. Administrator SITARUNG menerima permohonan dari masyarakat tentang koreksi, masukan, atau pengajuan dan atau permintaan atas data.

6. Kepala Seksi melakukan melaporkan kepada Kepala Bdang terkait laporan dari masyarakat dan menyiapkan persiapan kajian terhadap pengaduan, atau masukan dari masyarakat. Hasilnya segera diakomodasi untuk memperbaiki, meng-update atau memperkaya data yang ada, atau memberikan data yang diminta sesuai aturan.

17

7. Kepala Bidang melakukan pengecekan kembali agar hasil kajian tersebut diatas tidak menimbulkan konflik dengan data penunjang lainnya dan hasilnya diteruskan kepada Kepala Bidang untuk persetujuan. 8. Hasil kajian, masukan, atau pengaduan diberitahukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, termasuk kepada masyarakat yang memberikan masukan. 9. Administrator SITARUNG selalu memantau terhadap kemungkinan kegiatan peretasan (hacking). 10. Administrator SITARUNG mendokumentasikan semua masukan dari masyarakat.

18

1.4.6. Standar Operasional Prosedur Monitoring dan Pelaporan SITARUNG PEMERINTAHAN KABUPATEN TANAH BUMBU DINAS PEKERJAAN UMUM Jl Dharma Praja No. 3 Pusat Perkantoran Gunung Tinggi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN DATA DAN INFORMASI

Pengertian Monitoring dimaksudkan untuk mencatat perubahan dan perkembangan data. Pembuatan laporan secara regular agar proses monitoring SITARUNG dapat berjalan dengan baik. Tujuan : Monitoring dan pelaporan bertujuan untuk: 1. Sebagai pedoman standar bagi pelaku kegiatan monitoring, pelaporan data. 2. Melihat perkembangan dinamika pengelolaan data spasial sehingga arah pengelolaan data spasial berjalan sesuai dengan tujuan SITARUNG. Ruang Lingkup : Prosedur ini mencakup kegiatan monitoring dan pelaporan secara rutin terhadap pengelolaan data. Wewenang Dan Tanggung Jawab : 1. Kepala Dinas - Memimpin koordinasi dengan SKPD terkait mengenai perkembangan data spasial terbaru. 2. Kepala Bidang - Kepala bidang meminta dan menerima laporan secara berkala dan kepala seksi mengenai monitoring data dan perkembangan serta kendala SITARUNG. - Melakukan monitoring data dan informasi secara reguler setiap bulan dan memberikan solusi untuk permasalahan manajemen SITARUNG. - Melaporkan hasil monitoring ke kepala bappeda, sebagai bahan untuk koordinasi dengan SKPD terkait atau bahan untuk dibawa ke BKRD bila diperlukan. 3. Kepala Seksi - Menyiapkan laporan perubahan serta perkembangan SITARUNG yang terjadi serta kendala yang dihadapi ke Kepala Bidang baik menyangkut hal teknis maupun non teknis. 4. Administrator SITARUNG - Mencatat dan melaporkan perubahan, validitas, dan terhadap perkembangan data kepada kepala seksi, dan mendokumentasikan seluruh laporan. Prosedur: 1. Kepala Seksi melakukan monitoring data dan informasi secara reguler setiap bulan. 2. Kepala Bidang melakukan koordinasi dengan SKPD terkait mengenai perkembangan data spasial terbaru. 3. Kepala Bidang membuat laporan secara teratur dan dipresentasikan kepada SKPD. 4. Kepala Seksi mencatat perubahan, validitas, dan legalitas terhadap perkembangan data dan informasi. 5. Administrator SITARUNG mendokumentasikan seluruh laporan tentang SITARUNG.

19

1.5.

Lampiran

1.5.1 Bagan Alur Pengumpulan Data SITARUNG No 1

2

3

Uraian Prosedur

Administrator SITARUNG

Menyusun daftar data dan informasi yang diperlukan oleh SITARUNG

Menyediakan atau berkoordinasi dengan wali data di wilayahnya terkait pengumpulan data dan informasi

Pengumpulan data dan informasi di lapangan atau data sekunder

Kepala Seksi

Kepala Bidang

Kepala Dinas

Wali Data (SKPD Terkait)

Mulai

Menyusun daftar kebutuhan data dan informasi

Mandiri

Sumber data sendiri

Kelengkapan

Keluaran

- Form daftar kebutuhan data dan informasi

- Lembar daftar kebutuhan data dan informasi

- Form pengumpulan data

- Surat tugas pengumpulan data mandiri

- Waktu 1 hari

Menyusun daftar kebutuhan data dan informasi

Koordinasi

Daftar kebutuhan data

Koordinasi

- Surat permohonan data ke SKPD terkait

Sumber data

- Waktu 1 hari

Pengumpulan data dan informasi dilapangan atau data sekunder

Proses verifikasi data

- Form kendali perintah pengumpulan data dan informasi

- Lembar kendali perintah pengumpuln data dan infomasi - Waktu 1 hari

1

1

20

4

Mendokumentasi kan serta mengklasifikasi data dan informasi yang telah dikumpulkan menurut format data spasial dan non spasial

1

Mengecek spesifikasi, kualitas dan kontabilitas data.

Dokumen daftar data dan informasi terpilih

Selesai

- Form berita acara serah terima data dan informasi

- Lembar berita acara serah terima data dan informasi

- Form klarifikasi/ pengelompok an data dan informasi

- Lembar klarifikasi / pengelompokan data dan informasi

- Form persetujuan data dan informasi yang telah dikumpulkan

- Lembar persetujuan data dan informasi yang telah dikumpulkan

Mulai/selesai berfungsi sebagai tahap awal dan akhir SOP Proses berfungsi untuk menjelaskan tahapan/kegiatan yang dilakukan dalam SOP Keputusan berfungsi untuk menunjukan pilihan keputusan dalam SOP Dokumen menunjukan bahwa pada tahapan yang dimaksud dalam SOP akan menghasilkan sebuah dokumen Subrutin berfungsi untuk menjelaskan tahapan dalam SOP dimana tahapannya telah memiliki panduan standar tersendiri

1

Off-page connector berfungsi untuk menghubungkan tahapan dalam SOP pada halaman yang berbeda.

21

1.5.2 Bagan Alur Penyimpanan dan Pendokumentasian Data dan Informasi SITARUNG Uraian Prosedur 1

2

Pengecekan deskripsi semua data dan informasi spasial dan non spasial (publik maupun dikecualikan) yang diterima


Kepala Seksi

Kepala Bidang

Mulai

Kepala Dinas


Kelengkapan

Keluaran

- Form daftar data dan informasi

- Lembar daftar data dan informasi - Waktu 1 hari

Penyecekan deskripsi data dan informasi

Melakukan verifikasi dan otentifikasi data dan informasi yang diterima melalui dokumen serah terima

Otentik data

Daftar data otentik

Verifikasi

- Form daftar data dan informasi

- Lembar verifikasi data dan informasi

- Dokumen serah terima data dan informasi

- Waktu 1 hari

- Form verifikasi data dan informasi

3

Memberikan kode data dan informasi spasial dan non spasial sesuai standar kode yang ditetapkan

Pengumpulan data dan informasi dilapangan atau data sekunder

- Form kendali perintah kodifikasi data - Notulensi proses kodifikasi

- Kendali perintah kodifikasi data - Notulensi proses kodifikasi - Waktu 4 hari

1

22

4

5

Menyiapkan dan mencatat lokasi penyimpanan data dan informasi spasial dan non spasial ke dalam folder yang telah ditetapkan di server SITARUNG Melakukan backup data dan informasi di setiap bulan

- Form kendali penyimpanan data dan informasi

1

Menyimpan dan mencatat lokasi penyimpanan

Server berisi data-data SITARUNG

Pemberitahuan

- Lembar kendali penyimpanan data dan informasi - Waktu 1 hari

data terdokumentasi

Selesai

Melakukan backup

- Form back up data dan informasi

- Lembar back up data dan informasi - Waktu 1 hari


1


23

1.5.3 Bagan Alur Pengolahan dan Pengkinian Data dan Informasi SITARUNG No 1

2

Uraian Prosedur


Evaluasi kebutuhan revisi pengkinian/up date, atau analisa data bagi SITARUNG

Menentukan proses revisi, pengkinian/up date atau analisa data dilakukan secara mandiri berkoordinasi dengan SKPD wali data terkait melalui surat permohonan dari Kepala Dinas Pekerjaan Umum

Kepala Seksi

Kepala Bidang

Kepala Dinas


Mulai

Evaluasi kebutuhan revisi, pengkinian/update, analisa data

Mandiri

Rencana kerja kegiatan

Koordinasi

Status

Data internal

Form kendali pengolahan data yang sudah terisi

1

Sumber data dari pihak lain

Sumber data dari pihak lain yang sudah disetujui

Form kendali pengolahan data yang sudah terisi (langsung dikirim ke SITARUNG)

Kelengkapan

Keluaran

- Notulen evaluasi data dan informasi (berasal hasil analisa reguler, dan atau koleksi masukan dari masyarakat

- Notulen evaluasi data dan informasi - Waktu 1 hari

- Form revisi, pengkinian, atau analisa data

- Surat tugas revisi, tau analisa data secara mandiri - Surat permohonan revisi, pengkinian, atau analisa data ke SKPD terkait - Waktu 5 hari

1

24

3

4

Melakukan pengolahan data baik secara regular atau sewaktuwaktu yang sifatnya revsi, update atau analisis data

1

1

Pengolahan data dan atau pengkinian

Menyimpan dan mendokument asikan kembali setiap data yang telah direvisi atau di update

Menyimpan dan mendokumentasi kan kembali setiap data yang telah direvisi atau di update

Data langsung dari SKPD lain siap ditampilkan di SITARUNG

Data terbaru hasil pengkinian atau hasil analisis

- Form kendali pengolahan data - Notulen proses pengolahan data

- Lembar kendali pengolahan data - Notulen proses pengolahan data - Waktu 10 hari

- Form kendali penyimpanan data dan informasi

- Lembar kendali penyimpanan data dan informasi - Waktu 3 hari

Selesai

Mulai/selesai berfungsi sebagai tahap awal dan akhir SOP Proses berfungsi untuk menjelaskan tahapan/kegiatan yang dilakukan dalam SOP Keputusan berfungsi untuk menunjukan pilihan keputusan dalam SOP

1

Dokumen menunjukan bahwa pada tahapan yang dimaksud dalam SOP akan menghasilkan sebuah dokumen Subrutin berfungsi untuk menjelaskan tahapan dalam SOP dimana tahapannya telah memiliki panduan standar tersendiri Off-page connector berfungsi untuk menghubungkan tahapan dalam SOP pada halaman yang berbeda.

25

1.5.4 Bagan Alur Pelayanan Data dan Informasi SITARUNG Uraian Administrator Kepala Seksi Kepala Bidang Prosedur SITARUNG 1

2

Permohonan data dan informasi secara tertulis

Kepala Bappeda

Stakeholder Mulai

Mengisi lembar permohon data

Melakukan pencatatan permintaan dari pemohon

Kelengkapan - Form permohonan data dan informasi

- Lembar permohonan data dan informasi - Waktu 1 hari

- Form permohonan data dan informasi

Mencatat permintaan data

Keluaran

- Lembar permohonan data dan informasi - Waktu 1 hari

3

4

Melakukan konfirmasi kepada pemohon jika ditemukan ketidaksesuaian data pemohon Melakukan pengecekan ketersediaan data, jika tidak tersedia administrator SITARUNG dapat langsung menjawab

ditolak Status

Surat pemberian penolakan

- Surat pemberitahuan

diproses

Pengecekan ketersediaan data Data tidak tersedia Status Data tersedia

1

- Form permohonan data dan informasi

Surat pemberitahuan ketidak tersediaan data

- Lembar permohonan data - Surat konfirmasi - Waktu 3 hari

- Daftar pemohonan data

- Surat tugas pengiriman data

- Daftar ketersediaan datan surat pemberitahuan

- Surat pemberitahuan ketersediaan data - Waktu 3 hari

kepemohon

26

5

6

Mengirimkan data dan informasi yang diminta kepada pemohon dilampiri surat otentikasi dari Kepala Bidang

Mendokumentasikan semua permintaan data

Mempersiapkan data

Berita acara pengiriman data kepada pemohon

Melampirkan surat otentifikasi

Mendokumentasi kan semua permintaan data dan informasi

Selesai

Data diterima

- Berita acara - Berita acara pengiriman pengiriman data - Surat - Surat otentikasi data otentikasi dan informasi data

- Berita acara pengiriman data - Surat otentikasi data - Notulen proses pelayanan data

- Berita acara pengiriman data - Surat otentikasi data - Notulensi proses pelayanan data - Waktu 3 hari


1


27

1.5.5 Bagan Alur Akses Informasi Publik dan Peran Masyarakat SITARUNG Administrator Uraian Prosedur Kepala Seksi Kepala Bidang SITARUNG 1

2

3

4

Masyarakat melakukan akses terhadap SITARUNG

Memonitor akses publik terhadap SITARUNG dan melakukan pencatatan akses data Melakukan konfirmasi kepada pemohon jika ditemukan ketidaksesuaian data pemohon

Menerima pemohon dari masyarakat tentang koreksi, masukan atau pengajuan atas data dan informasi

Kepala Bappeda

Masyarakat

Kelengkapan

Keluaran - Waktu 1 hari

Mulai

Masyarakat melakukan akses terhadap SITARUNG

- Waktu 1 hari

Masyarakat memberikan laporan, masukan dan pelaporan data

Akses diterima dan dimonitor

Pemberitahuan penolakan

Status Tidak dilanjutkan

- Daftar permohonan data - Surat pemberitahu an

- Surat pemberian akses data - Surat penolakan akses data - Waktu 1 hari

- Form koreksi data dan informasi

- Lembar koreksi data dan informasi - Waktu 2 hari

dilanjutkan

Menerima permohonan/ masukan dari masyarakat

1

28

5

6

7

8

Melakukan diskusi dengan pihakpihak terkait untuk mebuat kajian terhadap masukan dari masyarakat

Hasil kajian di akomodasi untuk memperbaiki, update atau memperkaya data yang ada Hasil kajian diberitahukan kepada pihakpihak yang berkepentingan dan masyarakat yang memberikan masukan Mendokumentasik an pengaduan dan masukan dari masyarakat

1

Catatan pelaporan masukan dari masyarakat

Mengelompokkan masukan dan kajian masukandari masyarakat

Update/ pengkayaan data dan informasi

Menerima hasil kajian masyarakat untuk (di laporkan ke BKPD) oleh kepala Bappeda

Menerima hasil kajian untuk dibahas Tim BKPRD

Masukkan data yang sudah dikaji

- Notulensi diskusi revisi data dan informasi

- Notulensi diskusi revisi data dan informasi - Waktu 5 hari

- Surat tugas revisi data dan informasi

- Surat tugas revisi data dan informasi - Waktu 10 hari - Waktu 2 hari

Memberitahukan hasil kajian

Dokumentasi masukan dari masyarakat

Data baru hasil kajian

Dokumen

Selesai

- Notulensi proses pelayanan data dan informasi

- Notulensi proses pelayanan data dan informasi - Waktu 2 hari

29


1


30

1.5.6 Bagan Alur Monituring dan Pelaporan SITARUNG Uraian Prosedur


1 Menerbitkan surat tugas untuk monitoring data dan informasi

2 Melakukan monituring data dan informasi secara regular

3 Melakukan koordinasi dengan SKPD terkait mengenai perkembangan data spasial terbaru

Kepala Seksi

Kepala BIdang

Kepala Bappeda


Mulai

Kelengkapan - Surat tugas monitoring

- Surat tugas monituring - Waktu 1 hari

- Notulensi proses monitoring

- Notulensi proses monitoring - Waktu 5 hari

- Surat koordinasi perkembang an data spasial

- Surat koordinasi perkemban gan data spasial - Waktu 5 hari

Menertibkan surat tugas

Monitoring data dan informasi secara regular

Koordinasi dengan SKPD terkait tentang perkembangan data terbaru

Surat koordinasi perkembangan data spasial



Data terbaru

Keluaran

1

31

4 Mencatat perubahan validitas, dan legalitas terhadap perkembangan data dan informasi

5 Membuat laporan secara teratur setiap bulan dan laporan harus dipresentasikan kepada SKPD 6 Mendokumentasikan seluruh laporan secara tertulis

1

Mencatat perubahan validitas,dan legalitas data

Laporan teratur bulanan tentang perkembangan data

Laporan perkembangan data

Mendokumentasi kan seluruh laporan



Data hasil perubahan SITARUNG

- Notulensi perubahan validitas dan legalitas perkembang an data dan informasi

- Notulensi perubahan validitas dan legalitas perkemban gan data dan informasi - Waktu 1 hari

- Laporan monitoring bulanan

- Laporan monituring bulanan - Waktu 5 hari

- Laporan monitoring bulanan

- Laporan monituring bulanan - Waktu 2 hari

Dokumen laporan

Selesai

32


1


33

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI TATA RUANG (SITARUNG)

Recommend Documents