Stageverslag
Marlou Kemperman S1007734 Klas Com3b Maart 2009 Karlijn Krijgsman
Inhoud Blz. 1. Bedrijfsanalyse………………………………………………………………………………………… 3-17 2. Evaluatieverslag………………………………………………………………………………………. 18-20 3. Logboek………………………………………………………………………………………………… 21-24 4. Portfolio…………………………………………………………………………………………………. 25-33 5. Tussen- en eindbeoordeling………………………………………………………………………… 34 6. Eigen beoordeling……………………………………………………………………………………. 35-36
2
1. Bedrijfsanalyse
Bedrijfsanalyse
Cape Town, South Africa
Marlou Kemperman Communicatie, stage jaar 3 December 2008 Karlijn Krijgsman 3
Inhoud Blz. Inhoud............................................................................................................................................ 2 1. Uitgangspunten........................................................................................................................ 3 1.1 Visie.............................................................................................................................. 3 1.2 Missie........................................................................................................................... 3 1.3 Doelstellingen............................................................................................................. 3 1.4 Strategie...................................................................................................................... 3, 4
2.Marktpositie................................................................................................................................ 5 2.1 Producten/diensten.................................................................................................. 5, 6 2.2 Markten....................................................................................................................... 6 2.3 Concurrentieomgeving............................................................................................. 6
3. Imago......................................................................................................................................... 7 3.1 Reputatie..................................................................................................................... 7 3.2 Issues............................................................................................................................ 7 3.3 Stakeholders................................................................................................................ 7
4. Communicatie.......................................................................................................................... 8 4.1 Communicatiebeleid................................................................................................. 8 4.2 Gemeenschappelijke vertrekpunten....................................................................... 9 4.3 Communicatiegebieden.......................................................................................... 9
5. Structuur...................................................................................................................................... 10 5.1 Organisatie.................................................................................................................. 10 5.2 Afdeling....................................................................................................................... 10
6. Bedrijfscultuur............................................................................................................................. 11 6.1 Binnen het bedrijf........................................................................................................ 11 6.2 Binnen de afdeling..................................................................................................... 12
7. Planning & Control.................................................................................................................... 13
8. Relatie organisatieaspecten & stageopdracht(en)............................................................. 14
4
1. Uitgangspunten Ekin Astengo Coaching is een coachingbedrijf dat is opgericht door twee personen: Si Ekin en Susi Astengo. Si houdt zich bezig met de verkoop en het werven van klanten, hij is de sales director. Susi houdt zich bezig met de coaches en klanten en het matchen van deze twee groepen, zij is de managing director. Naast Si en Susi is Janice Hutton werkzaam bij EAC, zij is de Personal Asisstent en houdt zich dus bezig met vele verschillende aspecten zoals het maken van afspraken met klanten, contact met klanten en coaches, de financiën, etc. EAC is het eerste Zuid-Afrikaanse bedrijf dat zich op een hoog niveau bezighoudt met coaching en het matchen van coach en klant. 1.1 Visie Vernieuwen van de Zuid-Afrikaanse coaching industrie door middel van een goed en krachtig samenwerken. EAC onderzoekt wat hun klanten nodig hebben en wat ze verwachten van coaching. Daarnaast kijken ze waarom potentiële klanten denken dat ze een coach nodig hebben. 1.2 Missie Het samenwerken met coaches voor het creëren en behouden van een ondersteunende, uitdagende en stimulerende omgeving voor de klant. 1.3 Doelstellingen EAC heeft een heel aantal doelstellingen waaraan het zich probeert te houden. Door middel van de combinatie van deze doelen is het bedrijf op het punt beland waar het vandaag de dag is. -
Klanten werven Nummer één op de markt, uniek in aanbod Juiste match tussen klant en coach Hoog vertrouwensgehalte voor de klanten kweken Een sterke band met de coaches opbouwen Een sterke band met de klanten opbouwen Consistente en duurzame service Aandacht geven aan aspecten die belangrijk zijn voor eenieder binnen EAC
1.4 Strategie De manier waarop EAC te werk gaat is er een die uniek is in Zuid-Afrika. De kracht is om ook uniek te blijven en om tegelijkertijd de klanten tevreden te houden. EAC werkt volgens de Assess – Match – Manage manier. Wanneer een klant wordt binnengehaald bij EAC, gaan hier een aantal dingen aan vooraf, assess. Een klant houdt een bedrijf of een individu in, die graag gecoacht wil worden. Bij een individu is het duidelijk dat de gewenste coaching voor zichzelf is, bij een bedrijf kan het bijvoorbeeld ook het hoofd van de HR afdeling zijn die coaching wil voor medewerkers op een bepaalde afdeling binnen het bedrijf. Si is verantwoordelijk voor het binnenhalen van klanten, hij is de sales director. Hij heeft vele telefoongesprekken en afspraken met potentiële klanten en probeert afspraken met hun te regelen om ze binnen te halen als klant. Voorkeur gaat hier uit naar middelgrote en vooral grote bedrijven. Wanneer dit gelukt is, als een klant dus besluit om in zee te gaan met EAC en coaches van hun verlangt, gaat het tweede deel van start, genaamd match. Dit tweede deel wordt uitgevoerd door Susi en ziet er als volgt uit: -
De klant is binnen gehaald door Si in het assess gedeelte Janice regelt een ‘matching call’ met de klant en Susi
5
-
-
Susi voert de ‘matching call’ met de klant over de telefoon (door middel van het stellen van vragen komt Susi erachter wat voor een persoon de klant is, hieraan koppelt ze een coach) Susi neemt contact op met de coach die de beste match lijkt met de klant Janice stuurt het cv van de coach op naar de klant Coach en klant ontmoeten elkaar en ondervinden zelf of hun matching daadwerkelijk een goede match is Als de matching goed lijkt, start de coaching sessie, zoniet dan wordt er gekeken naar een ander coach Wanneer de coach en klant gematchd zijn, zorgt Janice voor de administratieve kant van het verhaal Het coachen begint
Na dit match gedeelte is het van belang dat coach en klant in de gaten worden gehouden en dat er dus een zekere controle wordt uitgevoerd. Dit is het manage gedeelte. Susi houdt contact met coach en klant, mocht er iets niet goed gaan dan kan zij hier ingrijpen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat de match na een aantal sessies toch niet zo optimaal blijkt te zijn en dat er vanuit de klant behoefte is aan een andere coach.
6
2. Marktpositie 2.1 Producten/diensten De producten en diensten die EAC levert, zijn verschillend. Over het algemeen zijn het wel altijd diensten die het bedrijf levert in de vorm van coaching aan klanten. Wanneer er een klant is die coaching prefereert en contact opneemt met EAC, ondergaat hij eerst een zogenaamde matching call. Dit is een gesprek wat Susi heeft met de klant waardoor ze een indruk krijgt van de klant; wat is er gaande waardoor deze klant een coach nodig heeft, hoe ernstig is de situatie, wat zijn zijn hobby’s, hoe is de gezinssituatie, etc. In onderstaand schema zie je welke diensten EAC levert aan hun klanten. Kort samengevat zijn dit dus de volgende diensten: - Coaches - Services - Mentors - Public workshops - Fun stuff
Fun stuff - meditation Coaches
Public workshops
EAC
Mentors
Services - training - evaluation - assessments (tests Adriana)
7
Naast coaches biedt EAC dus ook diensten aan in de vorm van mediaties, traningen of testen die bijvoorbeeld coaches of klanten kunnen ondergaan. Deze assessments (testen) besteedt EAC uit aan een ander bedrijf. 2.2 Markten Als vanzelfsprekend voert EAC hun werk uit op de coachingmarkt. Ze werken in de ZuidAfrikaanse markt, ze bemoeien zich niet met het buitenland. EAC is gevestigd in Kaapstad en werkt ook vanuit Kaapstad. Hier zitten ook de meeste coaches. Naast Kaapstad werkt EAC ook in Johannesburg, hier zijn een aantal coaches gevestigd die voor EAC werken. Door de manier waarop EAC te werk gaat zijn ze uniek in hun soort, EAC is het eerste ZuidAfrikaanse bedrijf dat zich op een hoog niveau bezighoudt met coaching en het matchen van coach en klant. Doordat ze niet zomaar een klant bij een willekeurige coach ‘neerzetten’ is hun slagingspercentage (klanten die uiteindelijk goed terecht komen en de coach die positief beoordeel wordt) veel hoger. Doordat Susi veel tijd besteed aan het matchen van klanten met coaches zijn er betere resultaten. EAC werkt volgens het Asses – Match – Manage schema, een schema wat de succesformule voor EAC is. Want nadat een klant en coach zijn gematcht, moeten zij ook nog gemanaged worden. Er moet worden gekeken of er een goede match is en zo niet, waar dit dan aan ligt. Mocht het zo zijn dat het tussen klant en coach gewoon niet klikt, dan wordt er gekeken naar een andere coach. Door deze unieke werkmethode is EAC uniek in zijn werk. 2.3 Concurrentieomgeving Uiteraard is er concurrentie in de coachingwereld, maar zoals al eerder vermeld is EAC uniek in z’n werkwijze. Wanneer eenmaal duidelijk is dat het bij EAC uiteindelijk om het coachen gaat, maar dat de manier waarop er wordt gewerkt anders is dan bij andere coaches of coachingbedrijven, ziet men (klanten) in dat de manier waarop EAC werkt vele voordelen biedt. De werkwijze volgens Assess – Match – Manage, zoals eerder uitgelegd, biedt veel voordeel. Waar EAC voor moet zorgen is dat ze beter zijn maar ook beter blijven dan iedere enige concurrentie. Want zodra concurrenten ontdekken wat EAC doet en dat dit een succesformule blijkt te zijn, proberen ze dit waarschijnlijk te verbeteren en voeren ze het zelf uit. Wanneer EAC spreekt met een potentiële of nieuwe klant wordt altijd de vraag gesteld of men al eerder met een coach heeft gewerkt. Hierdoor krijgt EAC enigzins een indruk of hun klanten al eerder hebben gewerkt met coaches en zoja, met wie of welk bedrijf. Dus er zijn zeker andere coaches aanwezig in Zuid-Afrika, maar niemand werkt volgens de manier waarop EAC werkt. Volgens EAC zelf biedt deze werkwijze veel voordelen.
8
3. Imago 3.1 Reputatie Na een bestaan van twee jaar heeft EAC al een goede reputatie opgebouwd. Ze staan erom bekend zorgvuldig te werk te gaan en dat ze een klant geven wat deze nodig heeft. Ze luisteren goed naar de precieze wensen van een klant en stemmen hun service hier op af. Om erachter te komen wat klanten van EAC als bedrijf vinden, vragen ze aan klanten wat hun mening en waardering over het bedrijf is. Door middel van formulieren die de klanten invullen weten Si en Susi hoe er over hun wordt gedacht en wat hun min- en pluspunten zijn. Aan deze minpunten zouden ze kunnen werken om uiteindelijk tot betere resultaten te komen. De beoordelingen van klanten zijn gefocust op wat zij vinden van EAC als ‘matching company’ (dus als bedrijf zijnde die klanten koppelt aan coaches). Ze kijken hierbij naar Si die de klant benadert en Susi die uiteindelijk gesprekken met de klant heeft en hem/haar vervolgens koppelt aan de geschikte coach. Daarnaast beoordeelt de klant de coach, wat vindt hij/zij van de kwaliteiten van de coach en de manier waarop de klant gecoacht wordt. Op deze manier komt EAC dus aan de mening van de klant en weet zo hun reputatie onder hun doelgroep. De laatste tijd krijgt EAC voornamelijk vijfen binnen, wat betekent dat het erg goed gaat (gebaseerd op een schaal van 1 – 5). Daarnaast meet EAC ook wat potentiële klanten vinden van sales presentaties die Si geeft. Dit zijn presentaties gebrand op eventuele klanten. Vaak zijn dit bedrijven waarvan bijvoorbeeld het hoofd van de Human Resource afdeling problemen ziet binnen het bedrijf of een bepaalde afdeling. Diegene neemt contact op met EAC en Si komt langs om een presentatie te geven, soms toegespitst op het probleem binnen het bedrijf. Na afloop van deze presentaties laat Si de medewerkers evaluatieformulieren invullen. Naar aanleiding van deze beoordelingen weet hij wat er eventueel verandert moet worden aan de presentatie. Dus door middel van evaluatieformulieren komt EAC erachter wat hun reputatie is en op het moment is deze dus erg goed. 3.2 Issues Een issue kan gezien worden als het verschil tussen ‘wat hoort’ en ‘wat is’. Ze kunnen op veel verschillende vlakken voorkomen, voorbeelden daarvan zijn issues op het gebied van financiën, public relations, kennis, concurrentie, etc. Binnen EAC spelen er niet echt veel issues, hetgeen wat wel een rol speelt en dus als een issue gezien kan worden, is het gebied van de pr. Er schort nog het een en ander aan de naamsbekendheid van EAC. Om dit te optimaliseren is het belangrijk dat onderdelen zoals de website, folders, brochures, websites, etc. in orde zijn. De website is het belangrijkste communicatiemiddel met eventuele nieuwe klanten en coaches. Op het moment is deze website nog niet zoals hij uiteindelijk moet worden. De website is in handen van een bedrijf die de website heeft opgezet, veranderingen kunnen ook aangebracht worden door mensen van EAC zelf. Helaas werkt dit niet helemaal correct waardoor de site dus niet makkelijk geoptimaliseerd kan worden. Vandaar dat EAC op het moment aan het onderhandelen is met een ander bedrijf om misschien een nieuwe website te laten maken die er precies zo uitziet zoals ze willen en makkelijk bijgewerkt kan worden. 3.3 Stakeholders EAC heeft niet te maken met stakeholders. Er zijn geen andere bedrijven die aandelen of iets dergelijks bezitten binnen het bedrijf. Daarnaast zijn er geen buurtbewoners of andere bedrijven in de buurt van EAC waar men rekening mee moet houden of die eventueel invloed kunnen uitoefenen. De enige stakeholders waar men wel mee te maken heeft zijn de medewerkers. Hieronder vallen in dit geval Janice, de PA, en de coaches. Wanneer Si en Susi besluiten om bijvoorbeeld veranderingen door te voeren is het van belang dat ze Janice hier van op de hoogte stellen. Zij zit midden in het bedrijf en moet dus op de hoogte blijven van alles wat er gaande is. Zij heeft veel contact met klanten en bedrijven waarmee gewerkt wordt dus is het erg belangrijk dat zij precies weet wat er speelt binnen het bedrijf.
9
Daarnaast zijn er de coaches. Als er iets gebeurt wat ook belangrijk is voor hun, moeten zij uiteraard op de hoogte worden gesteld. Door middel van een nieuwsbrief, email en een maandelijkse bijeenkomst worden zij op hoogte gehouden van alles binnen EAC. Er zijn dus geen externe maar alleen interne stakeholders.
10
4. Communicatie 4.1 Communicatiebeleid De middelen die EAC gebruikt om tot een goede communicatie te komen, verschillen. Wanneer er sprake is van interne communicatie binnen EAC, wordt er gebruikt gemaakt van de volgende middelen: -
-
-
-
Mondeling; EAC is gevestigd in een klein kantoor. Als men iets van elkaar wil weten dan kan iedereen dit gelijk aan elkaar vragen. Schriftelijk; Vaak wordt er gebeld voor Si en Susi terwijl ze er niet zijn, meestal hebben ze dan een afspraak. Wanneer ze iemand terug moeten bellen of er een boodschap voor ze is laat degene die de telefoon heeft opgenomen (Janice) vaak een briefje achter op hun bureau met daarop de desbetreffende boodschap. ONCRM; ONCRM is een programma wat werkt als een intranet. Het is een digitale agenda waarin alle afspraken worden gezet zodat iedereen altijd weet wanneer iemand bezet is etc. Gmail; EAC maakt gebruik van email via gmail. Iedereen heeft zijn eigen e-mailadres en wanneer er documenten naar elkaar worden gestuurd gebeurd dit via gmail. Telefoon; Wanneer er boodschappen aan elkaar door worden gegeven of wanneer iemand bijvoorbeeld later is voor een afspraak, maakt men vaak even een snel belletje. Ook worden er geregeld sms’en naar elkaar verstuurd met een kleine boodschap erin.
Wanneer er sprake is van externe communicatie binnen EAC, wordt er gebruik gemaakt van de volgende middelen: -
-
-
-
-
Telefoon; Veel klanten, coaches en andere bedrijven worden benaderd via de telefoon. Dit is uiteraard een makkelijke en snelle manier waarop men met elkaar kan communiceren. Meetings (afspraken, zakentrips, etc.); Bijna iedere dag van Si en Susi is volgepland met meetings. Op deze wijze ontmoeten ze vele potentiële en bestaande klanten. Ze zijn beiden verbaal erg sterk dus dit is een goede manier om zichzelf te presenteren. Ook gaan ze af en toe voor een zakentrip naar Johannesburg. Hier werken ook coaches voor EAC en dus zitten hier ook veel klanten en eventuele nieuwe klanten. Tijdens deze zakentrip (meestal drie dagen) zitten de dagen vol met afspraken met eventueel nieuwe klanten, een zakentripje is dus gericht op marketing. Internet; Via de internetsite worden potentiële klanten en eventueel nieuwe coaches benaderd. Op het moment is de site niet optimaal maar hier wordt aan gewerkt. Er vinden afspraken plaats met andere IT bedrijven om hun mening te vragen en welke verbeteringen er plaats moeten vinden. Visitekaartje; Er zijn net nieuwe visitekaartjes binnen EAC. Er zijn uiteraard visitekaartjes voor Si en Susi, ook zijn er algemene informatie visitekaartjes voor alle coaches. Nieuwsbrief; Eens per maand ontvangen de coaches een nieuwsbrief met daarin de laatste informatie over EAC en coaching. De klanten krijgen een nieuwsbrief iedere twee weken.
11
4.2 Gemeenschappelijke vertrekpunten Er zijn een aantal punten die duidelijk voor iedereen zijn en waar iedereen naar handelt. Deze gemeenschappelijke vertrekpunten zijn als het ware een richtlijn voor eenieder werkende bij EAC: -
Respect voor elkaar Belangrijke dingen met elkaar delen (als ze invloed hebben op het werk) Inzet, enthousiasme voor het bedrijf Elkaar proberen te helpen waar mogelijk Informele sfeer
4.3 Communicatiegebieden EAC opereert op veel verschillende communicatiegebieden. Zoals al eerder enigzins is doorgeschemerd, communiceert EAC niet alleen intern maar ook extern. De volgende communicatiegebieden komen aan bod bij EAC: -
-
-
-
Intern (onderling) Op vele manieren wordt er intern gecommuniceerd, zie 4.1 ‘Communicatiebeleid’ Receptie, gebouw Het gebouw waar EAC in is gevestigd, heet de Bandwith Barn. Iedereen die naar EAC belt met het algemene nummer, komt als eerste uit bij de receptie. Per verdieping is er een eigen receptie. Hier kan men vragen waar naar het desbetreffende bedrijf en wordt vervolgens doorgeschakeld. Ook komen alle klanten binnen bij de receptie, zij bellen naar EAC dat een klant voor Si of Susi er is en op ze wacht. Coaches De communicatie met de coaches staat los van de interne communicatie. De coaches werken voor EAC en kunnen dus gezien worden als medewerkers, uiteraard hoeven zij niet alles te weten wat betreft details van het bedrijf. Extern (klanten)
Op vele manieren wordt er extern gecommuniceerd, zie 4.1 ‘Communicatiebeleid’.
12
5. Structuur 5.1 Organisatie De organisatie bij EAC is erg eenvoudig. Si en Susi staan aan het hoofd van EAC. Onder hen staat Janice, zij is hun PA en office director. Ook hebben Si en Susi ongeveer 30 coaches ‘tot hun beschikking’, zij matchen deze coaches aan de klanten. Si en Susi zijn naast hun dagelijkse werk voor EAC zelf ook nog coach, ze matchen zichzelf dus ook aan klanten.
Si Ekin Sales director
Susi Astengo Managing director
Coaches (30) Janice Hutton Office director & Personal Assisstent 5.2 Afdeling Voor EAC werken maar drie mensen; Si, Susi en Janice. Zoals al eerder vermeld staan Si en Susi aan het hoofd van EAC en werkt Janice onder hun als hun PA. Zo en dan hebben ze een stagiair, zoals ik op het moment. Si en Susi zijn mijn begeleiders, maar als ik iets wil weten dan kan ik ook altijd bij Janice terecht.
Si Ekin Sales director
Susi Astengo Managing director
Janice Hutton Personal Assisstent
Marlou Kemperman Intern
13
6. Bedrijfscultuur Een bedrijfscultuur bepaalt voor een groot deel of iemand slaagt in zijn baan en gelukkig is binnen het bedrijf. De bedrijfscultuur is het gedrag dat heerst in een bedrijf waar men waarde aan hecht omdat het voorheen succes heeft gehad. Dit gedrag wordt herhaald en is uiteindelijk normaal voor het bedrijf. 6.1 Binnen het bedrijf Ekin Astengo Coaching heeft een aantal aspecten binnen het bedrijf die altijd worden nageleefd. Als vanzelfsprekend behandelt iedereen elkaar met respect. Als iemand drinken gaat halen vraagt hij of zij ook meestal aan de anderen of zij wat willen drinken. Het is wel zo dat Janice dit veel vaker doet voor Si en Susi dan andersom, zij is hun PA en ook dit is een klein onderdeel hiervan. Zij maakt afspraken voor hun en regelt zakentrips etc. Iedereen vraagt altijd aan elkaar hoe het gaat en als iemand problemen heeft, helpt iedereen elkaar altijd graag. Er hangt een informele sfeer op kantoor. Iedereen deelt uiteraard werk met elkaar maar ook privé dingen kunnen met elkaar worden gedeeld (zoals wat je bijvoorbeeld gedaan hebt in het weekend, grappige dingen of iets waar je mee zit). Er zijn bedrijfsuitjes waar men met elkaar, buiten het bedrijf, op informele basis iets leuks gaat doen. Een voorbeeld hiervan is de Christmas Party, hier gaan Si, Susi, Janice, alle coaches en ik na werk een avond een activiteit ondernemen en uit eten. Iedere maandagochtend is er de zogenaamde Check-in. Dit houdt in dat iedere maandagochtend om half 10 iedereen vertelt wat ze het weekend hebben gedaan (eigen keus wat je wilt vertellen en wat niet) en wat voor de aankomende week zijn of haar doel is. Er wordt een lijstje afgewerkt met de volgende onderdelen: -
-
Dominating mood (hoe voel je je) Physical condition (voel je je fit of bijvoorbeeld een beetje verkouden, etc.) Root feeling: Joy, Anger, Sorrow (hoe voel je je: vrolijk, boos om iets, zorgen/verdriet) Mental state of presence (ben je met je hoofd erbij om goed werk te verrichten) Happy to be me (blij om jezelf te zijn) Anything to share: - let go of anything (moet je dingen loslaten) - make a decision on (moet je ergens een beslissing over maken) - acknowledgemnent (heb je iets te bekennen, wil je iets kwijt) Being grateful (waar ben je dankbaar voor) Being (hoe wil je je de aankomende week gedragen/opstellen) Inspiration (is er iets gebeurd – kan alles zijn – waardoor je werd geinspireerd)
Door middel van deze punten wordt het makkelijker voor eenieder om te vertellen hoe en wat er op het moment speelt, wat ieders doelen zijn en hoe iedereen zich voelt (als je dit wilt delen), Iedere vrijdagmiddag is er de zogeheten Celebration. Dit houdt in dat er wordt gevierd wat er goed ging afgelopen week. Net zoals op maandagochtend is er een lijstje met punten die iedereen afwerkt en aan elkaar vertelt: -
Being (wat was je being op maandag, heb je dit bereikt) Goals (wat waren je doelen op maandag, heb je deze bereikt) Did we do what we said to do (hebben we gedaan wat we maandag zeiden dat we zouden doen) Self reflection (zelf reflectie van afgelopen week) Successes (wat waren de successen afgelopen week) Acknowledgements (iets te bekennen, wil je iets kwijt)
14
Door middel van deze punten weet men van elkaar wat er goed ging afgelopen week en of iemand zijn op maandag gestelde doelen wel of niet behaald heeft. Het maakt niet uit als dit niet zo is, het is gewoon dat iedereen het weet en wat er misschien anders had gekund. Voor een gezellige afsluiting van de week wordt er vaak iets lekkers gehaald en als er echt iets groots wordt ‘gevierd’ (grootse resultaten, nieuwe klanten) dan is er iets speciaals zoals champagne met aardbeien. 6.2 Binnen de afdeling Aangezien het bedrijf erg klein is (drie personen) geldt het bovenstaande ook voor ‘Binnen de afdeling’.
15
7. Planning & Control Planning en control biedt binnen de organisatie houvast om op de juiste manier sturing te kunnen geven aan processen. Planning en control is eigenlijk de Engelse benaming voor coördinatie en afstemming. Planning, coördinatie De organisatie van bijvoorbeeld een project en een systematische regeling van een organisatie. Wanneer er een evenement of iets dergelijks plaatsvindt binnen EAC, wordt dit meestal geregeld door Susi of Janice. Janice coördineert vrijwel het hele bedrijf en regelt alles vanuit het kantoor, ze is op de hoogte van alles. Via haar eigen systeem werkt ze alles af wat ze moet doen en neemt erg veel werk uit handen van Si en Susi, door bijvoorbeeld het maken van afspraken etc. Hierdoor komt er veel tijd vrij voor hun voor klanten. Belangrijk hier is dat dit werk van Si en Susi niet belangrijker is dan dat van Jan, zonder haar functioneert het bedrijf bijna niet. Wanneer zij een dag vrij neemt, worden veel dingen doorgenomen zodat Si en Susi kunnen werken zonder Janice op kantoor. Control, afstemming Control houdt beheersing in, het afstemmen van de juiste dingen binnen een bedrijf. Zoals al eerder vermeld regelt Janice alles binnen het bedrijf, zij kijkt precies wanneer wat gepland kan worden. Zij stemt alle dagen en weken op elkaar af, plant alles in en zorgt dat de agenda’s van Si maar vooral van Susi goed ingepland worden. Janice zorgt ook voor een goede sfeer op kantoor, wanneer er stress heerst, zorgt zij dat alles geregeld wordt en dat er rust is.
16
8. Relatie organisatieaspecten en stageopdracht(en) Hetgeen waar ik mij mee bezig houd is volledig gerelateerd aan mijn studie communicatie. Er zijn veel verschillende kleine ‘projecten’ waar ik me mee bezig houd, zoals bijvoorbeeld het regelen van visitekaartjes, het maken van PowerPoint presentaties, het bellen naar klanten, etc. Met de onderstaande onderwerpen houd ik me bezig: -
-
-
-
-
Branding van het bedrijf, zorgen dat het bedrijf er ‘goed uitziet’; - website - visitekaartjes - brochures - folders Meetings; ik ga mee met Si naar meetings waar hij eventuele klanten ontmoet en mensen die zijn netwerk en die van het bedrijf kunnen verbreden. Presentaties; ik ga mee met Si naar presentaties voor potentiële klanten. Telefoneren; ik bel potentiële klanten om hun informatie te vergaren. Deze informatie gebruikt Si om ze te benaderen en op deze manier nieuwe klanten binnen te halen. Assistentie; ik help Si met allerlei dingen waarbij hij assistentie nodig heeft; - filmpjes bewerken en ze openbaar maken (bijvoorbeeld op youtube) - informatie vergaren wat betreft sales/verkoop - aantekeningen maken tijdens presentaties (over PowerPoint, het bedrijf, en de presentatie) EAC Book; Dit is een ‘boek’ gericht op sales en marketing, het kan gezien worden als een soort van ‘Bijbel’ voor EAC. Alle informatie is hierin verwerkt, op die manier is het makkelijk om iets op te zoeken wanneer nodig.
Ik vind het erg fijn dat ik me bezig houd met veel verschillende aspecten en dat ik bij veel dingen binnen het bedrijf word betrokken. Voor mij is deze stageplek uitdagend omdat ik me met veel verschillende dingen bezig houd.
17
2. Evaluatieverslag 2.1 Uitgevoerde stageopdrachten De opdrachten die ik heb volbracht zijn: Branding van het bedrijf, zorgen dat het bedrijf er ‘goed uitziet’; - Website (tips en beoordeling) - Visitekaartjes Presentaties; - Bedrijfspresentaties Overig: - Filmpjes bewerken en ze openbaar maken (bijvoorbeeld op youtube). - Informatie vergaren wat betreft verkoop. - Aantekeningen maken tijdens presentaties (over PowerPoint, het bedrijf, en de presentatie). - EAC Book; Dit is een ‘boek’ gericht op sales en marketing, het kan gezien worden als een soort van ‘Bijbel’ voor EAC. Alle informatie is hierin verwerkt, op die manier is het makkelijk om iets op te zoeken wanneer nodig. - Klantenbestand bijwerken. Eventuele klanten benaderen (in Engels) en informeren naar juiste persoon van het bedrijf wat betreft coaching. - Helpen bij het maandelijkse coaching event en Christmas Party in december. 2.2 Leereffect De leerdoelen die ik voor mijzelf heb gesteld in het PVA zijn: PVA:
Praktijkervaring Nadat deze stage is afgelopen wil ik veel praktijkervaring hebben opgedaan. Mijn doel is om nu eindelijk te leren vanuit de praktijk en niet meer vanuit boeken. Ik hou ervan om mensen dingen te zien doen en daardoor iets te begrijpen. Ik wil meelopen en gedurende de stage ontdekken wat bijvoorbeeld wel of niet handig is om te doen in plaats van het aan te nemen van iemand uit een boek. Ik hoop dat ik nadien veel geleerd heb en weet hoe het er in de praktijk aan toe kan gaan.
Nu:
Ik ben natuurlijk fulltime in de praktijk bezig geweest. In de eerste week van mijn stage kreeg ik van Si een aantal boeken waarin ik wat kon lezen over coaching en de wereld eromheen. Na twee dagen lezen had ik hier genoeg van, ik vond dat ik stage liep om dingen uit de praktijk te leren en niet weer iets uit een boek te lezen/leren. Ik heb dit aangegeven en hij vond het erg goed dat ik dit had durven zeggen en samen hebben we gezocht naar een andere oplossing. Dit kwam dus neer op meelopen en meekijken met wat Si deed, mee naar klanten gaan en zelf opdrachten krijgen waarmee ik aan de slag kon. Uiteindelijk heb ik dus redelijk veel praktijkervaring opgedaan, ik heb gezien hoe het er toe kan gaan in een bedrijf op verschillende vlakken.
PVA:
Communiceren & inschikken In een omgeving die ik tegenkom op mijn stageplek zal ik moeten communiceren met veelal verschillende mensen. Mensen die anders dan ik zijn en mensen die los van elkaar ook weer anders zijn. Wat ik wil is dat ik na deze stage goed kan communiceren met veelal verschillende mensen, ook al irriteer ik me aan hun of bevalt me iets niet. Tijdens de bedrijfsopdracht irriteerde ik me mateloos aan de mensen bij het betreffende bedrijf en daardoor gedroeg ik me af en toe wat meer ongeïnteresseerd dan ik zou moeten. Ik moet oppassen dat dit me niet overkomt bij
18
deze stage. Nu:
Over het algemeen kon ik uitstekend opschieten met de mensen van het bedrijf. Zij waren erg behulpzaam en vriendelijk en ik voelde me meer dan op mijn gemak om bijvoorbeeld vragen te stellen. Ik heb erg mijn best gedaan om geïnteresseerd te zijn en veel vragen te stellen. Doordat ik natuurlijk in het Engels moest communiceren ging het niet altijd even makkelijk, maar ik kreeg vaak te horen dat mijn Engels erg goed was en dat ze erg tevreden waren. De enige waar ik soms problemen mee had op communicatiegebied was mijn begeleider Si. Hij leeft erg in zijn eigen wereld en als ik soms wat wilde vragen dan had hij hier niet altijd tijd voor. Verder wilde hij soms dingen verbeteren aan mij die totaal niet relevant waren, dit uitte in een coachsessie op mij gericht terwijl dit totaal niet aan de orde was. Tijdens ons laatste gesprek heb ik dit allemaal aangegeven en hij zag in dat dit niet goed is geweest.
PVA:
Engelse taal verbeteren Aangezien mijn stageplek in Kaapstad is, waar de voertaal voornamelijk Engels is, zal ik veel Engels praten. Mijn beide bazen zijn afkomstig uit Engeland, Londen, en praten dus alleen maar Engels. Ik zal enkel met hun communiceren in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. In de lodge waar ik verblijf zijn ook veel Engelssprekenden dus daar zal ik ook veel Engels praten.
Nu:
Voor mijn gevoel is mijn Engels stukken beter geworden. Op werk praatte ik alleen maar Engels waardoor ik mijn Engels meer ontwikkeld heb, zowel schriftelijk als mondeling.
PVA:
Doorzettingsvermogen Ik wil zien dat ik aan mezelf doorzettingsvermogen toon. Ik weet nu al dat ik dit heb; het feit dat ik alleen in het buitenland zit waar ik alleen maar Engels moet praten om te kunnen communiceren bewijst dat ik doorzettingsvermogen heb. Ook wanneer ik dingen op werk niet meer leuk vind, moet ik proberen om door te gaan en het er niet bij laten zitten. Ook al zal het af en toe moeilijk en vermoeiend zijn moet ik doorgaan en proberen te bereiken wat ik voor ogen heb.
Nu:
Ik heb denk ik wel laten zien dat ik doorzettingsvermogen heb. Het was voor mij niet altijd even makkelijk om iedere dag weer naar werk te gaan. Soms kwam ik erg moe van werk thuis, niet zozeer van de activiteiten maar omdat het erg intensief is om de hele dag Engels te praten en denken, dit ging natuurlijk steeds beter en makkelijker. Soms vond ik het ook erg moeilijk om met Si overweg te kunnen (zie bovenstaande redenen) en wilde ik hem het liefst zoveel mogelijk uit de weg gaan. Maar dit kon absoluut niet doordat het een klein bedrijf is waar iedereen in dezelfde ruimte werkt. Toch bleef ik aardig, wat voor mij persoonlijk een teken is van positief doorzettingsvermogen.
2.3 Reflectie op beoordeling van de bedrijfsbegeleider Tussenbeoordeling Over het algemeen ben ik het eens met de tussentijdse beoordeling die Si mij heeft gegeven. Hetgeen waar ik mij alleen over verbaasde was dat ik een 2 voor omgaan met klanten heb gekregen. Ik heb hier achteraf ook naar gevraagd en na enige uitleg kon ik hier wel enigszins inkomen. Si gaf aan dat ik in het begin niet erg veel zei tijdens een bijeenkomst. Ik ben wel van mening dat hij ook niet echt had aangegeven dat dit de bedoeling was en dat hij het vaak met een klant over aspecten heeft waar ik niet heel erg van af weet. Daarbij is het erg moeilijk en ook een beetje eng voor mij om bij een klant iets in het Engels te zeggen. Andere beoordelingen die ietwat lager waren, waren denk ik wel terecht. Dit waren vooral punten waar ik later meer over leerde en dus ook kon uiten.
19
Eindbeoordeling Voor eigen initiatief heb ik een twee gekregen. Ik vind het erg moeilijk om in een bedrijf wat ik niet ken erg veel eigen ideeën toe te passen en zelf te bedenken wat ik voor een volgende opdracht zou kunnen doen. Ik heb gemerkt dat ik sturing nodig heb en enigszins een richting voor wat ik kan doen. Soms is dit erg vervelend en ik moet dit ook zeker nog leren en verbeteren. Ik ben het dan ook eens met de extra opmerkingen die Si nog maakt aan het einde van het beoordelingsformulier. Hij zegt ook dat ik in zijn ogen soms nog iets te direct was, ik blijf het moeilijk vinden om over iets waar ik het bijvoorbeeld totaal niet mee eens ben mijn mond te houden. Een punt waar ik zeker nog wat kan bijspijkeren. 2.4 De stageplek als toekomstige werkplek Ik zou in de toekomst niet in deze branche willen werken. Deze baan (zoals ik nu mijn stageplek heb uitgevoerd) zou ten eerste niets voor mij zijn aangezien ik erachter ben gekomen dat een kantoorbaan totaal niets voor mij is. Ik zat voornamelijk achter een bureau op de computer te werken; dit werkt niet voor mij. Ik vond het heerlijk om naar een afspraak mee te gaan, om bezig te zijn met mensen en even lekker weg van kantoor te zijn. Ik denk dat ik meer in het organisatieleven thuis hoor (bijvoorbeeld organiseren van evenementen). Ik heb gemerkt (bij zowel de eerste als tweede stage) dat ik het geduld niet heb om de hele dag achter een computer te zitten. Ik wil bezig zijn met mensen, naar verschillende locaties gaan, etc. Daarnaast ben ik denk ik niet creatief genoeg om echt dingen te bedenken en uit te voeren, ik ben meer iemand die het idee wil gebruiken of verkopen (bijvoorbeeld een product). Deze baan zou dus niet geschikt voor mij zijn, gewoonweg omdat ik het te saai vind om iedere dag op dezelfde plek te zitten. Ik wil actie in mijn baan, onderweg zijn, met mensen werken en het gevoel hebben dat ik echt iets presteer.
20
3. Logboek
21
22
23
24
4. Portfolio De producten die ik heb gemaakt tijdens mijn stage bij Ekin Astengo Coaching zijn: - Visitekaartjes. - Bedrijfspresentaties. - Filmpjes bewerken en ze openbaar maken (bijvoorbeeld op youtube). http://www.youtube.com/watch?v=LeqK0tIRBlw - Informatie vergaren wat betreft verkoop. - Aantekeningen maken tijdens presentaties (over PowerPoint, het bedrijf, en de presentatie). - EAC Book; Dit is een ‘boek’ gericht op sales en marketing, het kan gezien worden als een soort van ‘bijbel’ voor EAC. Alle informatie is hierin verwerkt, op deze manier is het makkelijk om iets op te zoeken wanneer nodig. - Klantenbestand bijwerken. Eventuele klanten benaderen (in Engels) en informeren naar juiste persoon van het bedrijf wat betreft coaching. - Helpen bij het maandelijkse coaching event en Christmas Party in december.
25
Visitekaartjes
Christmas Party Ekin Astengo Coaching, workshop schilderen (Susi rechts, anderen zijn coaches)
26
Boek In het boek wat ik samen met een ander meisje ben begonnen waren we van plan om veel aspecten van het bedrijf EAC erin te verwerken. Aspecten zoals hoe het bedrijf in elkaar steekt maar ook testimonials van klanten en coaches. Ik heb een aantal bladzijden bijgevoegd. Ik had iets anders voor ogen toen ik hieraan begon, maar door gebrek aan tijd vanaf Si’s kant is het niet gelukt om dit volledig uit te werken. Presentaties Voor het bedrijf EAC heb ik me ook beziggehouden met de bedrijfspresentaties. Hetgeen wat al aanwezig was, was sterk verouderd en paste niet meer bij het bedrijf. Aantekeningen (meegaan naar klanten) Helaas ben ik mijn aantekeningenboekje kwijt geraakt tijdens mijn reizen of verhuizingen. Informatie verkoop Een aantal keer kreeg ik van Si een lijst met namen waarvan ik de contactgegevens moest uitzoeken. Ik belde bedrijven op en probeerde de desbetreffende informatie los te krijgen.
27
28
29
30
31
32
33
5. Tussen- en eindbeoordeling
34
6. Eigen beoordeling Uiteindelijk wil ik graag mijn eigen mening geven over mijn stage bij Ekin Astengo Coaching. Negatief Na mijn gesprek met Simon Ekin aan de telefoon had ik een goed gevoel over mijn toekomstige stage. Hij sprak over een project wat hij voor me klaar zou hebben liggen en zou me meenemen naar klanten en veel kunnen leren. De dag dat ik begon bij EAC beviel me; de mensen waren erg aardig en ik kreeg wat papieren en een boek om me wat in te lezen over de wereld van coaching. Na twee dagen kreeg ik naar mijn mening gewoon random boeken in mijn handen gedrukt om me maar bezig te houden. Er was nog geen plekje voor me gecreëerd, ik had dus geen werkplek met computer. Hierdoor moest ik van Si in de eerste week langs bij andere bedrijven om te vragen naar een werkplek met computer. Ik vond dit nogal vreemd maar deed dit maar aangezien ik goed wilde overkomen, speciaal in de eerste week. Doordat er lange tijd nog steeds geen computer werd geregeld door Si, belandde ik in een kantoor een verdieping naar beneden bij een vriend van Si. Ik maakte dus niet het kantoorleven boven mee en moest bij vreemde mensen in het kantoor zitten. Uiteindelijk kwam er een computer voor me in het kantoor (na ongeveer twee a drie maanden), helaas werkte deze niet zoals het zou moeten en bevroor deze als het ware nadat je er een tijdje op had gewerkt. Dit is zo gebleven tot het einde van mijn stage. Ik werkte ook veel op de laptop van Susi aangezien zij toch veel op pad was. Maar zodra zij binnenkwam en haar mail o.i.d. wilde checken dan moest ik weer verkassen. Al met al had ik dus niet echt mijn eigen werkplek en Si deed hier ook niets aan om dit te verbeteren, alle inzet kwam van Susi terwijl Si mijn officiële stagebegeleider was. Daarnaast maakte Si me het soms erg moeilijk om mijn eigen mening te uiten. Zonder dat hij het soms doorhad, coachte hij me in bepaalde situaties. Mij werd niet gevraagd of ik dit überhaupt wilde, het gebeurde gewoon. Er werd mij een mening opgedrongen waarop ik zei dat ik het hier niet mee eens was, een mening is in mijn ogen tenslotte vrijblijvend. Ik stond open voor zijn opinie maar hij niet voor die van mij. Het kwam erop neer dat ik mij zo in een hoekje gedreven voelde waardoor ik er maar mee instemde en dus dingen tegen mijn zin in zei. Ik voelde me hierdoor rot en soms niet meer op mijn gemak in de buurt van Si. Hij wilde me vaak verder pushen om dingen te doen en te presteren, zelfs wanneer ik aangaf dat ik me er echt niet prettig bij voelde en het liever niet deed, soms ook zelfs nadat ik het al geprobeerd had. Hij verwachtte dat ik alles durfde en vooral kon, ook wat betreft de Engelse taal. Zodra ik iets verkeerd vroeg in het Engels zei hij niet hoe het beter kon (omdat dat vriendelijker klinkt in het Engels) maar kreeg ik een onvriendelijke coachsessie waardoor naar mijn mening gelijk de sfeer verpest werd. Si beloofde tijdens ons telefoongesprek dat hij een project voor me zou hebben, dit heb ik nooit duidelijk gezien. Ik had het idee dat hij soms ter plekke dingen bedacht voor me om te doen, vooral in zijn eigenbelang. Deze dingen waren echt niet altijd vervelend om te doen maar soms voelde ik me het vijfde wiel aan de wagen en was ik soms mezelf een beetje kwijt. Tijdens mijn eindbeoordeling gesprek met Si heb ik eerlijk al het bovenstaande aan hem verteld en zag hij gelukkig in dat dit niet de manier is om met een stagiair om te gaan. Op z’n minst heb je een computer klaar staan en duidelijke opdrachten voorbereid. De manier waarop hij soms op mij reageerde vond ik meer dan vervelend en dit heb ik ook verteld. Ik ben blij dat we in dit laatste gesprek zo eerlijk tegen elkaar zijn geweest zodat er een heel aantal dingen zijn opgehelderd. Toch blijf ik van mening dat ik het erg vervelend vind dat dit soort dingen bij mij zijn gebeurd, de stage blijft daardoor wel af en toe een nare bijsmaak behouden. Positief Natuurlijk zijn er ook een heel aantal positieve punten te benoemen. Ik ben in mijn leven denk ik nog nooit zulke gedreven en gepassioneerde mensen als Si en Susi tegengekomen. Ik heb meer dan bewondering hoe zij hun eigen bedrijfje van de grond hebben weten te krijgen en
35
hun werk met zoveel plezier beleven. Ze stimuleren je beide graag, wel allebei op een iets andere manier. Susi heeft gedurende mijn stageperiode geprobeerd het zo goed mogelijk naar mijn zin te maken, ze deed er ook alles aan om een goede computer te regelen of bood me haar laptop aan. Ze liet weten dat ik altijd bij haar terecht kon als er iets was en bood altijd een luisterend oor. Ik werkte meer met Si en ook dit was over het algemeen een goede samenwerking. Hij nam me graag mee naar klanten en liet me zelf nadenken over bepaalde aspecten. Hij luisterde graag naar wat ik te vertellen had en was erg geduldig wanneer het niet helemaal lukte met de taal. Als hij tijd had probeerde hij me te helpen wanneer ik ergens niet verder mee kwam maar uiteindelijk duurde dit meestal ook erg lang of had er niet veel aan. Hij is erg gedreven in zijn werk en probeert dit ook over te brengen op anderen en laat anderen net iets verder denken dan dat men meestal doet. Door zowel Susi als Si ben ik over een aantal dingen anders gaan denken; hoe dankbaar je bijvoorbeeld voor bepaalde zaken moet/kan zijn. Zoals ik al eerder vertelde in de bedrijfsanalyse werd er elke maandag en vrijdag de check in en check out gedaan. Hierdoor analyseerde je de week en stelde je voor jezelf doelen en bekeek achteraf of je die behaald had en waardoor wel of niet. Hierdoor heb ik goed leren nadenken en analyseren. Het grootste pluspunt van mijn stage bij Si en Susi vond ik hun geduld met mij en hun vriendelijkheid waardoor ik mij over het algemeen op mijn gemak voelde en het zeker geen straf vond om iedere dag weer naar stage te gaan. Nu Doordat ik nog intensief contact heb met Janice Hutton (office manager) weet ik dat Ekin Astengo Coaching niet meer bestaat. Susi heeft Si uitgekocht en runt nu alleen een coach matching bedrijf. Janice is nog werkzaam bij haar en binnenkort nemen ze nog een nieuw persoon aan. Ik weet niet wat Si nu precies doet. Ik moet zeggen dat ik dit ergens wel jammer vind; ik heb het idee dat de dingen die ik heb gedaan voor het bedrijf voor niets zijn geweest. Mijn algemene mening over mijn stage bij Ekin Astengo Coaching is dat ik voor mijn gevoel niet zo heel erg veel heb geleerd als ik voor ogen had. Ik ben zeker veel te weten gekomen over het bedrijfsleven doordat ik zag hoe het bedrijfsleven functioneerde en meeging naar klanten. Ik ben achter dingen gekomen waar ik zeker wat mee kan in de toekomst, zoals dat mijn toekomstige baan niet fulltime achter een computer moet zijn en dat ik iets wil bereiken op groter niveau. Al met al is mijn stage in Kaapstad een ervaring geweest om nooit meer te vergeten, ik raad dan ook iedereen aan om een stage in het buitenland te regelen als dit mogelijk is. Het is een reis geweest vol nieuwe ervaringen, indrukken en mensen. Mijn Engels is beter dan dat het ooit is geweest en wat betreft sociale vaardigheden ben ik er naar mijn eigen mening ook een stuk op vooruit gegaan. Het is niet niks om in je eentje op het vliegtuig te stappen en alles en iedereen achter je te laten, maar ik heb nergens ooit een minuut spijt van gehad!
36
