Aktualizováno 28.12.2006
Správa systému Převod dat do nového roku Vlastní převod WinFAS – Postup převodu dat do nového roku prosinec 2004
Strana 1 / 10
WINFAS – Popis převodu dat do nového roku
Krok 2 - Vlastní převod Postup převodu WinFAS starý rok do WinFAS nový rok. Převod do nového roku ve WinFASu je zcela odlišný od FASu. Ve WinFASu se při převodu okopíruje kompletní firma starého roku a poté se provádí odmazávání částí, které do ní nepatří. Než začnete pořizovat do jednotlivých agend, pečlivě si pročtěte celý následující postup. Pro každou agendu je potřeba provést přípravné kroky, které jsou vždy popsány pod názvem agendy. (viz. níže) Dodržujte následující pravidla: I. Zkušebně si proveďte převod ještě před koncem roku II. Před každým novým převodem si archivujte ostrou firmu nového roku III. Pokud nevím, nerozumím, nechápu - nic nedělám a hned posílám e-mail nebo volám na Org. kanc. !! IV. Po převodu ihned proveďte kontroly (IQ saldo, stavy skladů atp.), až potom můžete pracovat 1. Vytvořte firmu pro nový rok spusťte si aplikaci *9800 Správa firem klepněte na tlačítko Přidej zadejte kód a název firmy pro nový rok – např: - ideální je v kódu firmy zohlednit rok např. ALFA_2007 (kdy ALFA můžou být třeba počáteční písmena názvu firmy nebo jeho část) - do názvu firmy napište přesnější název firmy (např. ALFA trading s.r.o. 2007) vyberte DB server na kterém má běžet vaše databáze (KUK nabízí jedinou možnost) v údaji ‘Vytvoř‘ vyberte možnost ‘Z firmy‘ a z KUKu vyberte firmu starého roku Nevyplňujte údaj „Privátní pro:“ klepnutím na OK firmu vytvoříte po vytvoření firmy se nabídne kontrola firmy ve které mačkáte tlačítko Dále a nakonec Dokončit 2. Přepněte se do firmy nového roku v centrálním manažeru (v levém horním rohu) vyberte firmu nového roku 3. Vlastní převod provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (! spouštějte ji ve firmě nového roku !) v levé části okna Převod do nového roku vždy vyberte firmu starého roku pozor: pokud jste zatím žádné převody neprováděli a přesto máte vyplněné datumy ve sloupečku Poslední přenos, klepněte na šipku vedle tlačítka Speciální a zvolte možnost Inicializace firmy (inicializace provede výmaz evidence datumů jednotlivých přenosů a nastaví správné období ve firmě nového roku)
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 2 / 10
Po inicializaci firmy bude okno vypadat následovně:
Poznámka: celý převod je možné si vyzkoušet NANEČISTO a to i opakovaně několikrát po sobě - při opakovaných převodech neprovádíte body 1 a 2, to je nahrazeno následujícím postupem - před každým pokusem dojde k vymazání všech převedených dat ve firmě nového roku - vymazání dat pro opakovaný převod provedete v tomto okně klepnutím na šipku vedle tlačítka Speciální a vyberte možnost kopie stará -> nová s inicializací
-
vyskočí Vám okno Firemní věta, kde nastavte správné účetní období pro nový rok nyní pokračujte dále od kroku 4
Na co si dát pozor: a) dále každý bod převodů má protokol, který začíná slovem START a končí slovem ENDOK . Pokud se objeví END, ERROR , je nutné se obrátit na Organizační Kancelář (Tel.: 566 654 918). b) některé body převodu můžete opakovat bez omezení (např. počáteční stavy) c) po dokončení převodu Vám doporučujeme si vytvořit archiv nové firmy.
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 3 / 10
ÚČETNICTVÍ -
než začnete v novém roce pořizovat do účetnictví, proveďte body 4 až 7 !!!!! pozor! body 4 až 7 vymažou všechny účetní data pořízena do té doby v databázi firmě nového roku následující čtyři kroky (4 až 7) se všechny odehrávají v aplikaci *9807 Převod do nového roku tyto kroky provádějí změny ve firmě nového roku, firma starého roku zůstane zachována
-
4. ZUR - Zrušení žurnálu změn v seznamu přenosů zaškrtěte položku ZUR – Zrušení žurnálu změn klepněte na tlačítko Proveď 5. CR - Číselné řady tento krok provede vynulování čítačů číselných řad v seznamu přenosů zaškrtěte položku CR – Číselné řady klepněte na tlačítko Proveď 6. FA - Převod Obchodníka (fakturace) tento krok provede výmaz dat obchodníka/fakturace ze starého roku v seznamu přenosů zaškrtěte položku FA - Obchodník klepněte na tlačítko Proveď 7. UK - Účetní knihy tento krok vyčistí celá data účetnictví a připraví je pro nový rok tento bod/postup lze provést pouze 1× (převod účetních knih lze provést i opakovaně, ale je nutné postupovat speciálním způsobem – viz bod 8) jde o časově náročnou část – počítejte s tím! v průběhu tohoto kroku dojde k výmazu všech komplet uhrazených dokladů, vnitřních dokladů, včetně DPH a celého zaúčtování (proběhne ve firmě nového roku, fy starý rok zůstane zachována) v Centrálním manažeru vyberte firmu NOVY_ROK spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku (v okně se zobrazí firmy NOVY_ROK vpravo) následující kroky Neprovádějte najednou!!!! Udělejte nejdříve celý krok a) potom až b) FIRMA STARÝ ROK
a) -
Provádí se 1x a) převod UK b) převod PS
FIRMA NOVÝ ROK
nejdříve převod UK – Účetní knihy nejdříve v seznamu přenosů zaškrtěte položku UK – Účetní knihy klepněte na tlačítko Proveď proběhne vlastní převod co se bude automaticky převádět: závazky - neuhrazené či částečně uhrazené pohledávky - neuhrazené či částečně uhrazené daň. kniha z plateb - nepoužité zálohy - neuhrazené - uhrazené ale nepoužité, nebo použité jen částečně - knihy peněžní - doklady které hradí zálohu (zatím nepoužitou, nevyčerpanou) - doklady částečných úhrad - tyto doklady se automaticky přenesou do knihy UHRS - úhrady staré - rozpracované předvýběry
-
b) pak proveďte převod PS – Počáteční stavy účta (viz bod 9)
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 4 / 10
8. OPAKOVANÝ převod účetních knih - je možné provádět opakovaně podle potřeby (počet opakování není omezen) - slouží k dopřevedení účetních dokladů (saldokontních), které vznikly nebo byly zapsány až po prvním převodu účetních knih - dopřevod je možné kdykoliv, i když jsou již v novém roce pořízena nějaká data či úhrady - tento postup se používá i při dodatečném převodu Účetních knih a Řízení zásob (v tomto případě místo UKO – Převod účetních knih zaškrtáváte RZO – Opakovaný přenos RZ)
FIRMA STARÝ ROK
FIRMA NOVÝ ROK
a) vytvoření / obnovení pomocné firmy b) převod UK do pomocné firmy
c) opakovaný převod účto – UKO nebo zásob RZO, převod počátečních stavů PS, nebo opakovaný převod PS zásob
U opakovaného převodu se nepřevádějí žurnály atp…
FIRMA POMOCNÁ
(V ostré firmě nového roku se provádí pouze opakovaný převod UKO nebo RZO – viz. obr 1 na straně 4)
V pomocné firmě doporučujeme provést kontrolu IQ SALDO zjistit, zda je ve firmě to, co se má převést do firmy nového roku (V pomocné firmě se provádí pouze převod UK nebo RZ viz. obr 1 na straně 4 - není třeba dělat žádné jiné body)
Postup: 8.1.1 nachystání pomocné firmy (založením nebo obnovením) a) založení pomocné firmy - provádíte pokud jste ještě pomocnou firmu nezakládali - pokud už máte pomocnou firmu založenou (např. z minulého roku), přeskočte na bod b) - pokud převádíte více firem (např. jste účetní firma) můžete používat jedinou POMOCNOU firmu pro převody všech dalších firem (při převodu dalších firem děláte jenom krok b) - spusťte aplikace *9800 Správa firem - klepněte na tlačítko Přidej a firmu pojmenujte POMOCNA - ve spodní části okna vyberte z firmy STARY_ROK (viz. obr) - stiskněte tlačítko OK - přepněte se do firmy POMOCNA - spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku - klepněte na šipku vedle tlačítka Speciální - z menu vyberte inicializace nové firmy
b) obnovení pomocné firmy - musíte udělat, pokud jste již opakovaný převod UK prováděli - přejděte do firmy POMOCNA - spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku - v levé části okna vyberte firmu STARY_ROK - klepněte na šipku vedle tlačítka Speciální - z menu vyberte kopie stará -> nová s inicializací
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 5 / 10
8.1.2 8.1.3 -
-
převedení účetních knih do pomocné firmy pokud provádíte opakovaný převod poněkolikáté, proveďte nejdříve obnovu POMOCNÉ firmy (postup je popsán výše v bodě a) přejděte do firmy POMOCNA spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku (firmu pomocná vidíte vpravo – viz. obr) v levé části okna vyberte firmy STARY_ROK (ostrá firma starého roku) v seznamu přenosů zaškrtěte položku UK – Účetní knihy klepněte na tlačítko Proveď převedení účetních knih z pomocné firmy do ostré firmy nového roku vyberte si firmu NOVY_ROK spusťte v ní aplikaci *9807 Převod do nového roku v levé části okna vyberte POMOCNOU firmu v seznamu přenosů zaškrtěte položku UKO – Opakovaný přenos UK klepněte na tlačítko Proveď
po provedení tohoto kroku se zobrazí sestava s výčtem změn, které budou provedeny v saldu nového roku pokud jste již prováděli převod počátečních stavů účta, proveďte ho (viz. krok 9)
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 6 / 10
POČÁTEČNÍ STAVY ÚČETNICTVÍ 9. Převod počátečních stavů účtů POZOR! – NEpoužívá se zde pomocná mezifirma!!! je možné provádět opakovaně podle potřeby (počet opakování není omezen) můžete provádět opakovaně spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) v levé části okna vyberte firmu starého roku potom v seznamu přenosů zaškrtěte položku PS – Počáteční stavy účta klepněte na tlačítko Proveď objeví se okno s parametry převodu, nastavte a potvrďte proběhne vlastní převod
Zkontrolujte, zda máte všechny potřebné účty zapsané správně v účtové osnově: 70100 431000 759999 395998 395999 Správné nastavení účtů 395998 - okruh: finanční - druh: rozvahový - uzáv. účet: počáteční stav
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 7 / 10
Následující postupy 10 až 14 lze provést pouze v naprosto výjimečných případech pokud nějaký z nich potřebujete provést, doporučujeme nejdříve telefonicky kontaktovat Organizační kancelář
10. Stavy účtů minulého roku -
pro převod minulého roku musí být v číselníku účetních knih uveden u knihy MINR účet 395999 v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky PSMR - počáteční stavy minulého roku klepněte na tlačítko Proveď
11. Počáteční stavy salda -
-
-
týká se jenom účtování, nikoliv dokladů v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky PSS - počáteční stavy salda klepněte na tlačítko Proveď můžete provádět opakovaně, ale je třeba využít speciální postup popsaný v bodu 4. Při opakovaném převodu zůstanou zachované případné nové úhrady či použití záloh v nové firmě . pro provedení tohoto převodu nemusí být doklady zaúčtované k převedeným účetním dokladům se automaticky doplní počáteční účetní Zápis pomocí Účtu 701 (poř. 961) počáteční účet rozvažný odkud se veze prvoúčet k účtu počáteční stavy (701 nebo 961) Tento účet : a) buď je uložen na hlavičce dokladu b) nebo je uložen v číselníku účetních knih pokud by účet chyběl , objeví se okno : Knihy nemají žádný účet vlastní převod: provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) v levé části okna vyberte firmu starého roku v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky PSS - Počáteční stavy salda klepněte na tlačítko Proveď jako první se vám objeví parametrické okno pro zadání počátečního účtu po potvrzení okna tlačítkem OK se Vám otevřou kontrolní sestavy Počáteční stavy salda sestavy zavřete přes křížek v pravém horním rohu a budete dotázáni zda pokračovat v převodu nyní proběhne vlastní převod mohou nastat dvě situace: a) převod proběhne až do konce b) objeví se okno s chybou otevře se okno požadující doplnit neexistující souvztažnosti program automaticky vytvoří tyto neexistující souvztažnosti vzniklé při zúčtování počáteční stavu salda jakmile potvrdíte, tyto nové souvztažnosti se uloží nyní se objeví protokol o převodu, který bude označen že skončil END ERROR protokol zavřete a proveďte znovu celý tento převod PSS - Počáteční stavy salda
12. Počáteční stavy účetnictví -
v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky PSU klepněte na tlačítko Proveď
-
- počáteční stavy účetnictví
Objeví se parametrické okno počáteční účet rozvážný - 701000 (961) výsledek - 431000 (931) protiúčet podrozvahový - 759999 (většinou)
13. Počáteční stavy kalkulací -
v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky PSK klepněte na tlačítko Proveď
-
- počáteční stavy kalkulací
Objeví se parametrické okno Kniha PS : ----podmnožina klíčů pro nedokončenou výrobu účet pro počáteční stavy kalkulací (395998)
14. Převodu klientů dodatečně pořízených ve staré firmě (nepovinné) -
můžete provádět opakovaně provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) v levé části okna vyberte firmu starého roku v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky KLN - Klienti (jen nově pořízené) klepněte na tlačítko Proveď nechcete-li tento převodový mechanismus využít, stačí klienta ručně pořídit i do firmy nového roku důležité upozornění: toto můžete použít pouze v případě, že si mezitím v nové firmě NEpřečíslujete klienty ! ! !
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 8 / 10
MZDY – ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ 15. Převod mezd (řízení lidských zdrojů) do nového roku - provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) - v levé části okna vyberte firmu starého roku - v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky - RLK - RLZ klienti - RLM - RLZ veškerá mzdová data - RLD - RLZ převod dovolené - případně další přenosy začínající RL (možná přibudou další) - klepněte na tlačítko Proveď -
provádí se tam: - v bodě RLD je možné volba vést zůstatek dovolené odděleně (stará dovolená z roku 2005 a nová dovolená pro rok 2006), nebo dohromady (sečte se 2005 a 2006) – na tento bod se program zeptá po spuštění převodu. V případě volby dohromady je nutné zadat nejen novou výměru dovolené 2006 (např. 20 dnů), ale také výměry dovolené z roku 2005 a z roku 2004.
-
pokud máte u některých zaměstnanců odlišný nárok na dovolenou, v aplikaci *9807 pod tlačítkem Speciální převody je převod RLO–RLZ odlišný převod dovolené. V něm vyberete zaměstnance a zadáte jim jiný výměr dovolené (např 25 dnů místo 20 dnů, …). Tento převod lze opakovat – spouštět pro různé zaměstnance s různými nároky (vždy přemaže).
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 9 / 10
MAJETEK 16. Převod majetku - provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) - v levé části okna vyberte firmu starého roku - v seznamu přenosů zaškrtěte položky MAJ - Převod majetku na nový rok - klepněte na tlačítko Proveď -
důležité upozornění: pokud provedete opakovaně, veškerá evidence majetku v nové firmě se přemaže daty majetku ze staré firmy.
PŘEVOD ZÁSOB -
při založení firmy nového roku (bod 1) dojde k automatickému překopírování kompletních zásob z roku starého. Bod 17 tyto nakopírovaná data vyčistí/promaže. než začnete pořizovat do zásob v novém roce, proveďte bod 17 !!! pozor! Bod 17 vytvoří v databázi nového roku počáteční stavy z dat minulého roku
17. Úprava dat v databázi nového roku (nutno provést než začnete zpracovávat zásoby!) - provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) - v levé části okna vyberte firmu starého roku - v seznamu přenosů (spodní část okna) zaškrtěte položky RZ - Řízení zásob - klepněte na tlačítko Proveď -
důležité upozornění: tento bod smaže pohyby minulého roku a vytvoří z nich aktuální počáteční stav položek pokud předpokládáte opakovaný přenos, nesmíte provést v nové firmě ocenění
18. Opakovaný převod zásob - POZOR: v nové firmě ještě nesmí být provedeno ocenění!!! - provádí se v aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) - postup převodu je stejný jako opakovaný převod účetních knih (popsáno v bodě 8.x) s tím rozdílem, že místo UK zaškrtáváte bod RZ – Převod zásob (v postupu 8.1.2) a RZO – ŘZ Opakovaný přenos položek a počátečních stavů (v postupu 8.1.3) 19. Počáteční stavy zásob pro účetnictví - toto provedete až v nové firmě po zaktivování počátečních stavů tj. po vytvoření spojovacího souboru ze zásob do účetnictví - Přepněte se do firmy nového roku - Spusťte aplikaci *9807 Převod do nového roku (spouštějte ji vždy z firmy nového roku!) - Klepněte na šipku vedle tlačítka Speciální a vyberte Speciální převody
-
proveďte převod PSZ – Počáteční stavy zásob
WinFAS – Postup převodu dat do nového roku
Strana 10 / 10
