Zjednodušený postup importu dat do systému PROe.biz pro ver. 2.51
Zbyněk Dohnal DONASY s.r.o. Sídlo: 787 01 Šumperk, Nezvalova20
Poštovní adresa: 623 00 Brno, Chopinova 13 GSM: +420 602 730 976 email:
[email protected] www.donasy.cz
Brno, 16.11.2007
ver.2.51
O b s a h:
1.
Vytvoření souboru pro import dat do systému PROe.biz. ....................3
2.
Import dat ze vzorového dokumentu do systému PROe.biz. ................6
3.
Rekapitulace. ..................................................................................... 10
Brno 16. 11. 2007
2
ver.2.51
Postup při importu dat z tabulky MS Excel do systému PROe.biz. 1.
Vytvoření souboru pro import dat do systému PROe.biz.
Pro zjednodušení zadávání položek do systému PROe.biz je možné využít přiložených pomocných souborů, které jsou uloženy v samostatném adresáři „PROe-biz_ZDROJ_DAT_2-5“. 1.1.
Soubory musí být i s adresářem zkopírovány přímo na „C“ disk, jako kořenový adresář: C:\ PROe-biz_ZDROJ_DAT_2-5.
1.2.
Pro zadávání dat otevřete soubor „A_Zdroj dat.xls“ (soubor je označený jako „jen pro čtení“, nelze ho tedy omylem přepsat. Soubor obsahuje 6 karet pojmenovaných podle jazykových verzí zadání - (CESKY, ANGLICKY, POLSKY, SLOVENSKY, NEMECKY, MADARSKY). Do jednotlivých karet vepište názvy položek které budete importovat do systému PROe.biz.
1.3.
1.4.
Do listů vypisujete/zkopírujte jen údaje: (i)Název položky, (ii)MJ, (iii)Množství (jen na kartě CESKY), (iv)Cena za MJ (jen na kartě CESKY) a (v) Bližší specifikace položky. Vyplňte nebo zkopírujte potřebné údaje do tabulky. NEPŘEPISUJTE ŽLUTĚ PODBARVENÁ POLE.
Brno 16. 11. 2007
3
ver.2.51
1.5.
1.6.
Číselné údaje Množství a Cena MJ se vyplňují jen na kartě CESKY. Tyto údaje jsou propojeny do ostatních listů souboru a není třeba je přepisovat. Karty, jejichž jazykové verze nebudete používat nemusíte nevyplňovat – ponechejte pole tabulky prázdné. V tabulce je nastaveno celkem 299 řádků pro vložení zadávaných položek.
PŘÍKLAD: Kód 001. 002. 003. 004. 005. 006.
Název položky
Pružina, pružinový drát 12 Cr, 18 Ni Pružina, pružinový drát 12 Cr, 18 Ni Pružina, pružinový drát12 Cr, 18 Ni Pružina, pružinový drát 12 Cr, 16 Ni Pružina, pružinový drát 12 Cr, 18 Ni Pružina, bronzový drát
MJ
Množství
Cena/MJ
Bližší specifikace položky
ks
72 000
77,00 Cena za 1000 ks, Výkres č. 11 920 - 300, vyčistit do stříbrného lesku
ks
20 000
105,00 Cena za 1000 ks,Výkres č. 11 920 - 310, vyčistit do stříbrného lesku
ks
2 000
179,50 Cena za 1000 ks,Výkres č. 32 230 - 120, vyčistit do stříbrného lesku
ks
2 000
93,50 Cena za 1000 ks,Výkres č. 32 240 - 120
ks
30 30
6 500,00 Cena za 1000 ks,Výkres č. 35 220 - 100 210,00 Cena za 1000 ks,Výkres č. 35 300 - 100
ks
DOPORUČENÍ: při přípravě aukce nezadávejte více jak 120 řádků. Aukce je pak pro dodavatele nepřehledná. V případě většího počtu jak 40-ti položek v aukci nastavte prodlužování alespoň na 3 minuty při změně nabídky v posledních 3 minutách.
1.7.
Po vyplnění údajů do tabulky (tabulku neukládat) spustíte makro: Z horní nabídkové lišty = Nástroje/Makro/Makra (nebo klávesovou zkratkou Alt+F8).
vyberte makro „PROe_biz_IMPORT_dat_tabulka“ a klikněte na „Spustit“.
Brno 16. 11. 2007
4
ver.2.51
1.8.
Makro je uloženo přímo v souboru „A_Zdroj dat.xls“.
1.9.
Spuštěním makra se otevře šablona vzorového dokumentu, do které se načtou údaje ze souboru „A_Zdroj dat.xls“, vymažou se přebytečné řádky a soubor se uloží do adresáře C:\\PROebiz_ZDROJ_DAT ve formátu CSV jako soubor s názvem „Tabulka pro_import dat PROe-biz_2-5.csv“.
Pozn.: Barvené označení sloupců odpovídá barevnému označení karet jazykových verzí v souboru A_Zdroj dat.xls. Toto barevné označení po uložení souboru ve formátu *.csv zmizí. Jedná se o grafické zvýraznění sloupců pro snazší orientaci při úpravách dalších funkcionalit v položkách.
1.10. Po spuštění makra proběhnou nastavené operace o objeví se hlášení:
Klikněte „ANO“. 1.11. Pokud potřebujete do sloupce „Kód“ vložit vaše číselné kódy (čísla zboží/skladových karet apd.) Je nutné tyto kódy vložit/zkopírovat nyní do sloupce „A“ (přemazat vložená čísla řádků položek – 001., 002. atd) a soubor znovu uložit. 1.12. Zavřete takto vytvořený vzorový dokument kliknutím na „X“ v pravém horním roku okna Excelovského souboru nebo „Soubor/Konec“. Objeví se následující hlášení:
Klikněte „ANO“.
Brno 16. 11. 2007
5
ver.2.51
Klikněte „ANO“. 1.13. V adresáři C:\\PROe-biz_ZDROJ_DAT_2-5\Sablona je uložena šablona s názvem PROe_biz_sablona multi import_2-5.xlt. Šablona používá makro vložené v souboru „A_Zdroj dat.xls“, proto šablonu samostatně neotvírejte a neměňte (je nastavena „Jen pro čtení“, abyste ji omylem nepřemazali).
1.14. Data do systému PROe.biz importujete z takto vytvořeného souboru s názvem: Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv
2.
Import dat ze vzorového dokumentu do systému PROe.biz. 2.1.
Otevřete v systému PROe.biz administraci zadávané e-aukce, do které budete importovat položky ze vzorového dokumentu kliknutím na ikonu „Změnit“.
2.2.
Klikněte na záložku „Položky“
2.3.
Klikněte na tlačítko „Import z CSV“
Brno 16. 11. 2007
6
ver.2.51
2.4.
Zdejte cestu k uloženému vzorovému souboru kliknutím na „Procházet“ a vyberte: c:\PROe-biz_ZDROJ_DAT_2-5\Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv
2.5.
Po výběru souboru klikněte na „Odeslat“. V otevřeném hlášení o importu klikněte na „Zavřít“.
2.6.
Ze souboru CSV je importován i první řádek s hlavičkou tabulky. Tento řádek z importované tabulky odstraňte kliknutím na ikonu „Smazat“.
Brno 16. 11. 2007
7
ver.2.51
Import dat je dokončen.
2.7.
Pokud potřebujete zadání změnit. Proveďte opravy ve vzorovém dokumentu (A_Zdroj dat.xls), ten upravte makrem a uložte opět jako Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv (přepište původní).
Klikněte v administraci e-aukce na tlačítko „Smazat všechny položky“ a opravený soubor můžete znovu importovat. •
Pokud při vytváření zadávací tabulky pracujete se souborem exportovaným ze systému PROe.biz z již dříve realizovaných e-aukcí, může dojít k chybám při zpětném importu dat po úpravě dat přímo v tomto souboru nebo jejich aktualizaci v tomto souboru a to zejména z důvodu změny formátu některých vkládaných dat, které nejsou patrné při zběžném pohledu na soubor. Abyste zamezili těmto chybám, odporučuji dodržet stejný postup, jak je uveden v předchozích odstavcích. Tzn. zkopírovat data z exportovaného souboru po jejich úpravě do vzorového dokumentu („A_Zdroj dat.xls“) a po dokončení všech oprav soubor spuštěním makra uložit jako Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv a teprve z něj provést import dat do systému PROe.biz.
Brno 16. 11. 2007
8
ver.2.51
POZOR: Při vkládání dat a vytvoření tabulky „A_Zdroj dat.xls“ musí být ve sloupci „Kód“ data vždy seřazena vzestupně!!! Ve vzoru je ve sloupci „Kód“. nastaveno číslování řádků: 001., 002., 003….. atd. Pokud budete vkládat místo čísel řádků vaše firemní skladové kódy, musíte položky seřadit vzestupně podle těchto kódů. Jinak by automatické načítání dat pomocí makra neproběhlo správně. POZNÁMKA:Pro zamezení chyb doporučuji postup pro vložení kódů, jak je uveden na stránce č. 11. = vytvoření tabulky ze souboru A_Zdroj dat.xls makrem vytvořit soubor Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv a pak následně do sloupce A zkopírovat sloupec s kódy.Soubor znovu uložit a zavřít. Poté je z něj možné provést import dat. Data nelze řadit v tabulce A_Zdroj_dat.xls, která obsahuje vzorce. Zkopírujte si první list z tohoto souboru na nový list - vložte data – klikněte do sloupce „Kód“ – klikněte na horní nástrojové liště na „Data/Seřadit“ a označte funkce podle obrázku.
Klikněte „OK. Po seřazení dat můžete data zkopírovat do příslušné tabulky v souboru A_Zdroj dat.xls.
Brno 16. 11. 2007
9
ver.2.51
3.
Rekapitulace. 3.1.
Pro práci používáte jen dva soubory: A_Zdroj dat.xls – pro zadávání položek do tabulky a Tabulka pro_import dat PROebiz.csv –soubor vytvořený makrem pro import dat do systému PROe.biz.
3.2.
Soubor A_Zdroj dat neukládejte. Po vytvoření souboru Tabulka pro_import dat PROe-biz můžete tuto tabulku bez uložení zavřít. Soubor je chráněn proti přepisu a při každém použití se otevře prázdný a je nutné jen znovu vyplnit. Je to proto, aby nedošlo k situaci, že na některých listech zůstanou vyplněné položky z předchozích zadání a načtou se pak k jinému zadání. Pokud soubor chcete uložit, musíte ho uložit s jiným jménem, ALE POZOR, v takto uloženém souboru nebude fungovat vložené makro (kvůli změněné adresaci). Z uloženého souboru musíte data zkopírovat před použitím znovu do souboru A_Zdroj dat.xls. Na rozdíl od předchozího souboru, soubor „Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv“ se přepisuje při každém spuštění makra. Vytvořený soubor „Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv“ je nutné, před zahájením importu dat do systému PROe.biz, zavřít, jinak může dojít k chybám v importu. U e-aukcí, které se skládají z různých skupin výrobků, můžete import dat provádět postupně tak, že vždy importujte určitou skupinu a první nadbytečný řádek, který se načítá s každým importem můžete v administraci systému PROe.biz přepsat na nadpis. Pokud nejde spustit makro v programu MS Excel, musíte změnit nastavení zabezpečení v tomto programu: Nástroje/Možnosti/…
3.3. 3.4.
3.5.
3.6.
Brno 16. 11. 2007
10
ver.2.51
3.7.
Po změně nastavení zabezpečení na „střední“ úroveň se vždy při spouštění souboru obsahujícího makro ( soubor A_Zdroj dat.xls) objeví dotaz:
Klikněte na „Povolit makra“. V případě dotazů nebo problém s funkcí pomocných souborů mne kontaktujte na uvedených kontaktech. Zbyněk Dohnal GSM: 00420 602 730 976 E-mail:
[email protected]
Brno 16. 11. 2007
11
