Postup při převodu dat příspěvkových organizací Při převodu dat jsme použili informace z těchto zdrojů: Převodový můstek - Finanční zpravodaj 7/2009 z 31.12.2009 strana 97 - 117. Směrná účtová osnova od 1.1.2010 - Příloha č. 7 vyhlášky č. 410/2009 Sb.
Převod dat účtové osnovy a zápisů deníku je možný pouze za těchto předpokladů:
účtovaná firma účtuje dle osnovy pro příspěvkové organizace (ověřit lze v nabídce Nastavení / Parametry) v deníku se nacházejí pouze zápisy s datem účtování vyšším než 31.12.2009 (pokud se v deníku nacházejí starší zápisy, je třeba provést roční uzávěrku(-y)) v modulu pomocného deníku (přijatých dokladů) nesmějí existovat žádné doklady položky deníku nesmějí obsahovat nepovolené účty, střediska, zakázky položky deníku nesmějí obsahovat účty s obraty na níže uvedených účtech
Účty, které nesmějí mít obrat: účet: 026 – Základní stádo a tažná zvířata 086 – Oprávky k základnímu stádu a tažným zvířatům 064 – Majetek převzatý k privatizaci 065 – Majetek převzatý k privatizaci v pronájmu 201 - 206 211 - 218 221, 232, 235 246 – Vklady v zahraniční měně v tuzemských bankách 259 – Pořízení krátkodobého finančního majetku 316 – Ostatní pohledávky
317 – Pohledávky zaniklé ČKA 325 – Ostatní závazky
326 – Závazky zaniklé ČKA 367 - Závazky z upsaných nesplac. cenných papírů a podílů 371 – Pohledávky v zahraničí 372 – Pohledávky tuzemské 373 – Pohledávky a závazky z pevných termín. operací... 375 – Pohledávky z vydaných dluhopisů 410, 420, 430, 440, 450, 460 471, 472, 473, 474
návrh řešení: přeúčtovat na stávající účet 029 – Ostatní dlouhodobý hmotný majetek přeúčtovat na stávající účet 089 – Oprávky k ostatnímu dlouhodobému hmotnému majetku u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno musí být bez zůstatku musí být bez zůstatku musí být bez zůstatku přeúčtovat na stávající bankovní účty musí být bez zůstatku přeúčtovat na stávající účet 311 – Odběratelé (pokud budete chtít po převodu dat zůstatek přeúčtovat na jiný možný účet (315 nebo 377), doporučujeme si založit před převodem dat k účtu 311 novou analytiku(y) a na ní přeúčtovat zůstatek(y) účtu 316) přeúčtovat např. na stávající účet 315 – Pohledávky za rozpočtové příjmy (od 2010 Jiné pohledávky z hlavní činnosti) přeúčtovat na stávající účet 321 – Dodavatelé (pokud budete chtít po převodu dat zůstatek přeúčtovat na účet 378 – Ostatní krátkodobé závazky, doporučujeme před převodem dat si založit k účtu 321 novou analytiku(y) a na ní přeúčtovat zůstatek(y) účtu 325) na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu musí být bez zůstatku na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu pohledávky na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu pohledávky u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno musí být bez zůstatku musí být bez zůstatku
904 – Fond privatizace 953 – Vydané dluhopisy 958 – Dlouhodobé směnky k úhradě
u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno
VŠECHNY PODROZVAHOVÉ ÚČTY
vzhledem k absolutní číselné i obsahové nekompatibilitě stávajících podrozvahových účtů a nových podrozvahových účtů, je nutné všechny zápisy deníku s datem 1.1.2010 a vyšším, v nichž je účtováno na podrozvahové účty, z deníku smazat ! Během převodu dat program do účtové osnovy roku 2010 vloží nové podrozvahové účty platné od 1.1.2010 (901 – 999). Potom je možné na tyto nové účty znovu vše zaúčtovat.
553 – Prodané cenné papíry a podíly 652 – Výnosy z dlouhodobého finančního majetku 653 – Tržby z prodeje cenných papírů a podílů 656 – Zúčtování zákonných rezerv 659 – Zúčtování zákonných opravných položek 691 – Příspěvky a dotace na provoz
u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být účtováno u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno
Dále nesmějí mít obraty tyto účty: 043,066,067,223,224,225,231,236,247,248,249,251,253,256,282,283,312,313,318,322,327,328,329. Jedná se o účty, které existovaly v osnově pro rok 2009, existují i ve směrné účtové osnově od 2010, ale nelze je zařadit do závazného vzoru rozvahy pro příspěvkové organizace (příloha vyhlášky č. 410/ 2009 Sb.)
Způsob automatického převodu obratu na účtech: stávající účty: 124 – Zvířata 139 – Zboží na cestě 271 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci mezi rozpočty 273 – Poskytnuté přechodné výpomoci příspěvk. organ. 274 – Poskytnuté přechodné výpomoci podnikatelským subj. 275 – Poskytnuté přechodné výpomoci ost. organizacím 272 – Přijaté návratné finanční výpomoci mezi rozpočty 277 – Poskytnuté přechodné výpomoci fyz. osobám 378 – Jiné pohledávky 358 – Pohledávky za účastníky sdružení 368 – Závazky k účastníkům sdružení 379 – Jiné závazky 386 – Kursové rozdíly aktivní 387 – Kursové rozdíly pasivní 391 – Opravná položka k pohledávkám
způsob převodu: převod na: 139 – Ostatní zásoby převod na: 138 – Zboží na cestě převod na: * 316 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé převod na: * 316 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé převod na: * 316 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé převod na: * 316 – Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé převod na: 326 – Přijaté návratné finanční výpomoci krátkodobé převod na: * 377 – Ostatní krátkodobé pohledávky převod na: * 377 – Ostatní krátkodobé pohledávky převod na: 351 – Pohledávky za účastníky sdružení převod na: 352 – Závazky k účastníkům sdružení převod na: 378 – Ostatní krátkodobé závazky převod na: 405 – Kurzové rozdíly převod na: 405 – Kurzové rozdíly převod na: 194 – Opravné položky k odběratelům (pokud se na účtu 391 nacházejí jiné než opravné položky k odběratelům, doporučujeme si k účtu 391 pořídit analytiky a na ně rozdělit opravné položky podle významu, k účtu 194 vzniknou po převodu dat odpovídající analytiky a ty bude možné přeúčtovat na odpovídající účty sk. 19)
901 – Fond dlouhodobého majetku 902 – Fond oběžných aktiv 903 – Fond hospodářské činnosti 905 – Ostatní fondy 921 – Státní fondy 922 – Ostatní zvláštní fondy 924 – Fondy EU 933 – Převod zúčtování příjmů a výdajů min. let 964 – Saldo výdajů a nákladů 965 – Saldo příjmů a výnosů 909 – Oceňovací rozdíly z přec. majetku a závazků 911 – Fond odměn 912 – Fond kulturních a sociálních potřeb 914 – Fond rezervní 916 – Fond reprodukce majetku 917 – Peněžní fondy 918 – Jiné finanční fondy 931 – Výsledek hospodaření ve schval. Řízení 932 – Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta min. let 941 – Rezervy zákonné 951 – Dlouhodobé bankovní úvěry 954 – Závazky z pronájmu 955 – Dlouhodobé přijaté zálohy 959 – Ostatní dlouhodobé závazky 961 – Počáteční účet rozvažný 962 – Konečný účet rozvažný 963 – Účet výsledku hospodaření
převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: * 401 – Jmění účetní jednotky převod na: 407 – Jiné oceňovací rozdíly převod na: 411 – Fond odměn převod na: 412 – Fond kulturních a sociálních potřeb převod na: 413 – Rezervní fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření převod na: 416 – Fond reprodukce majetku, investiční fond převod na: * 419 – Ostatní fondy převod na: * 419 – Ostatní fondy převod na: 431 – Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení převod na: 432 – Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta minulých let převod na: 441 – Rezervy převod na: 451 – Dlouhodobé úvěry převod na: 454 – Závazky z pronájmu převod na: 455 – Dlouhodobé přijaté zálohy převod na: 459 – Ostatní dlouhodobé závazky převod na: 491 – Počáteční účet rozvažný převod na: 492 – Konečný účet rozvažný převod na: 493 – Výsledek hospodaření běžného účetního období
543 – Odpis pohledávky 544 – Úroky 545 – Kursové ztráty 546 – Dary 548 – Manka a škody 554 - Prodaný materiál 556 - Tvorba zákonných rezerv 559 - Tvorba zákonných opravných položek 644 - Úroky 645 - Kursové zisky 651 - Tržby z prodeje dlouhodob.nehmot.a hmot.maj. 654 - Tržby z prodeje materiálu 655 - Výnosy z krátkodobého finančního majetku
převod na: 557 – Náklady z odepsaných pohledávek převod na: 562 – Úroky převod na: 563 – Kurzové ztráty převod na: 543 – Dary převod na: 547 – Manka a škody převod na: 544 - Prodaný materiál převod na: 555 - Tvorba a zúčtování rezerv převod na: 556 - Tvorba a zúčtování opravných položek převod na: 662 - Úroky převod na: 663 - Kurzové zisky převod na: 646 - Výnosy z prodeje dlouhodob.hmotného majetku převod na: 644 - Výnosy z prodeje materiálu převod na: 669 - Ostatní finanční výnosy
Způsob převodu analytických účtů: Analytiky budou vytvořeny a převedeny tak, jak jsou definovány ve stávající účtové osnově roku 2010. Příklad převodu: stávající stav: stav po převodu: 379 000 - Jiné závazky 378 000 - Ostatní krátkodobé závazky 379 001 - závazek 1 1 000,378 001 - závazek 1 1 000,379 002 - závazek 2 2 000,378 002 - závazek 2 2 000,379 003 - závazek 3 3 000,378 003 - závazek 3 3 000,Poznámka k převodu účtů, které jsou označeny hvězdičkou a modrou barvou: v případě, že záznamy deníku obsahují obraty na těchto účtech, je třeba PŘED převodem dat zvážit následující: Na nově vzniklé účty od 1.1.2010 se převedou existující obraty více stávajících účtů např. na nový účet 401 se automaticky převedou obraty účtů: 901, 902, 903, 905, 921, 922, 924, 933, 964, 965. To by po převodu dat mohlo vést k „nepřehlednosti“ obsahu účtu 401. Dá se tomu předejít ještě před převodem dat založením vhodných analytik ke stávajícím účtům. Příklad převodu: stávající stav: stav po převodu: 901 000 - Fond dlouhodobého majetku 10 000,401 000 - Jmění účetní jednotky 75 000,902 000 - Fond oběžných aktiv 15 000,903 000 - Fond hospodářské činnosti 20 000,905 000 - Ostatní fondy 30 000,stávající stav s vytvořením analytik: 901 001 - Fond dlouhodobého majetku 902 002 - Fond oběžných aktiv 903 003 - Fond hospodářské činnosti 905 004 - Ostatní fondy
10 000,15 000,20 000,30 000,-
stav po převodu: 401 001 - Fond dlouhodobého majetku 401 002 - Fond oběžných aktiv 401 003 - Fond hospodářské činnosti 401 004 - Ostatní fondy
10 000,15 000,20 000,30 000,-
Upozornění: U těchto „problematických“ účtů vytvoří program automaticky analytiky jen pro účty, které mají nějaký OBRAT. Zbývající potřebné analytiky je třeba si po převodu dat založit standardním způsobem v účtové osnově.
Postup převodu dat: A/ pokud se v deníku nacházejí zápisy s datem účtování nižším než 1.1.2010, proveďte standardním způsobem roční uzávěrku B/ pokud se v deníku nacházejí zápisy s účtováním na podrozvahové účty, zápisy deníku smažte C/ vytiskněte si obratovou předvahu za celé období, které se nachází v deníku. Pokud se zde vyskytují účty s nepovoleným obratem, postupujte dle návrhu řešení (na předchozích stranách). Jestliže se zde vyskytují účty označené v předchozím textu modrou barvou, zvažte jejich případný převod na samostatné analytiky. D/ zvolte nabídku Nastavení / Číselníky / Finance / Osnovy / Převod osnovy (včetně deníku rok 2010). Nejprve proběhne kontrola vašich dat. Jsou-li data v pořádku, následuje dotaz "Určitě provést přečíslování osnovy a deníku?". Pokud odpovíte kladně, zobrazí se dotaz "Přečíslování je nevratná operace. Provést zálohu dat?". Vzhledem k závažnosti změn, které nastanou v účtové osnově a v deníku, doporučujeme v každém případě zálohu provést !!! Po úspěšné záloze dojde k převodu dat. Vyčkejte hlášení "Hotovo", které signalizuje ukončený převod dat.
E/ kontroly po převodu dat: názvy některých syntetických účtů byly aktualizovány podle směrné účtové osnovy platné od 1.1.2010. Názvy analytických účtů zůstaly zachovány. Doporučujeme tedy zkontrolovat účtovou osnovu. Dále je třeba zkontrolovat rozvahu, zda jsou zejména převedené účty v rozvaze správně zařazeny (aktiva, pasíva) a zda jejich název odpovídá skutečnému obsahu účtu. Pokud jste již v roce 2010 účtovali na výsledkové účty, zkontrolujte také výsledovku. Upravte si také číselník druhů a přenosů. Zkontrolujte také parametry účtované firmy a upravte např. takto:
SIT & KHASO v.o.s. Na spáleništi 507, 190 11 Praha 9
hot-line: 224 211 287 fax: 224 236 658
www.sitkhaso.cz
[email protected] [email protected]
