Spisová sluţba pro obce, jejich zřizované organizace, a organizace zřizované ORP Chrudim Jan Staníček, David Zimandl ICZ a. s. Jarmila Vojtíšková, Eva Doleţalová MěÚ Chrudim 18.5. 2010
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Obsah: ► ► ► ►
Úvodní slovo Rozsah projektu a harmonogram Poţadavky na organizace Představení produktu
► Ukázka spisové sluţby e-spis LITE na ţivo ► Otázky a odpovědi, diskuze
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Technologické centrum a ESS
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Sluţby ► Instalace, zaškolení uţivatelů ► Podpora systému – legislativní změny, upgrade (zpravidla 3x ročně) ► Technická podpora ► Administrace aplikace ► Zálohování
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Rámcový Harmonogram Projektu ► Předimplementační workshop 18.5.2011 • Zaslání podkladů od organizací do 25.5.2011
► Školení 14.6.2011 – 28.6.2011 ● 8 půldenních školení
► Kontrola konfigurace prostředí 27.6.2011 ● Nestahovat zprávy z datových schránek !
► Start produkčního provozu 29.6.2011 ► Konzultační dny 14.7. a 28.7. ● 1 den v srpnu, 2 dny v září
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Předběžné termíny školení ► Úterý 14.6. ► Pátek 17.6. ► Čtvrtek 23.6. ► Pátek 24.6. ► Úterý 28.6.
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Podklady pro konfiguraci – do 25.5.2011 ► Konfigurační dotazník ● První číslo jednací s cca 1 měsíční rezervou ● Jméno organizace do jména souboru PDF ● Doporučená čísla • Číslo jednací: %O %5n/%Y : PHA 00023/2011 • UID: %O%Y%5n : PHA201100023 • Spisová značka : S%D
► Spisový a skartační plán ● vzor
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Poţadavky na organizace ► Vyplnění konfiguračních dotazníků ● 25.5. 2011
► Účast na školení ● 14.6. 2011 – 28.6. 2011
► Kontrola zkonfigurovaného prostředí ● 27.6. 2011 ● NESTAHOVAT ZPRÁVY Z DATOVÉ SCHRÁNKY!
► Účast na konzultačních dnech ● 14.7. 2011, 28.7. 2011, srpen, září
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Komunikace na projektu ► Zasílání podkladů ● Václav Stiller ●
[email protected] , tel. 469 657 651, 604 715 614, v případě nouze 605 500 545
► Přihlašování na školení ● Karel Ratzenbek ●
[email protected] , tel. 469 657 654, 721 407 661
► Řešení problémů HelpDesk ●
[email protected] , tel. 469 657 651, 469 657 654, 469 657 650, 604 715 614, 721 407 661, 737 219 877 Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
e-spis LITE ► splnění všech nových legislativních poţadavků ● vedení elektronické spisové služby ● datové schránky a autorizovaná konverze ● důvěryhodné ukládání digitálních dokumentů
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
e-spis lite - funkce ► Příjem a evidence ● elektronické i listinné dokumenty ● integrovaný klient IS datových schránek
► Oběh a vyřizování
● předávání, práce se spisy
► Práce s elektronickými dokumenty ● vložení, zobrazení a editace ● konverze do ukládacího a výstupního formátu
► Odesílání
● poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou ● evidence doručení dokumentu
► Ukládání a skartace
● skartační řízení pro papírové i elektronické dokumenty ● převod dokumentů do elektronického archivu
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Ţivá ukázka aplikace e-spis LITE
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
e-spis LITE ► Seznámení s prostředím ► Příjem, vytvoření a odeslání dokumentů ► Podpora práce s datovou schránkou – ISDS ► Práce se spisy ► Podatelna, výpravna – tiskové sestavy ► Administrace systému – základní úkony ● ● ● ● ● ●
Příjemce podání z ISDS Způsob přihlášení k datovým schránkám Správa uživatelů Nastavení e-mailových notifikací Spouštění hromadných akcí Obnova omylem zrušených dokumentů
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Podklady pro konfiguraci – do 25.5.2011 ► Konfigurační dotazník ● První číslo jednací s cca 1 měsíční rezervou ● Jméno organizace do jména souboru PDF ● Doporučená čísla • Číslo jednací: %O %5n/%Y : PHA 00023/2011 • UID: %O%Y%5n : PHA201100023 • Spisová značka : S%D
► Spisový a skartační plán ● vzor
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Dotazy Diskuse
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
Děkujeme za vaši pozornost Jan Staníček
[email protected] +420 222 271 258
David Zimandl
[email protected] +420 222 271 775
ICZ a.s. Odbor Spisová služba a Archivy www.i.cz
Projekt byl spolufinancován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu
www.i.cz
