KEMENTERIAN KEUANGAN RI
Nomor: KEP- 151
/PB/2013
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
Tanggal Penetapan:
KANTOR WILAYAH DITJEN PERBENDAHARAAN
Tanggal Revisi:
KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA
Nomor SOP: KP/SPAN/093
Standar Prosedur Operasi/Standard Operating Procedures (SOP) Penerbitan Surat Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung (SP3HL) Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (Transisi) Dasar Hukum : 1 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan; 2 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan; 3 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 4 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 154/PMK.05/2013 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara; 5 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-81/PB/2011 tentang Tata Cara Pengesahan Hibah Langsung Bentuk Uang dan Penyampaian Memo Pencatatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga; 6 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-88/PB/2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2010 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Perintah Membayar dan Surat Perintah Pencairan Dana; 7 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-19/PB/2012 tentang Petunjuk Teknis Penerapan Tanda Tangan Elektronik pada Arsip Data Komputer Surat Perintah Membayar; 8 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-32/PB/2013 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara 9 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan mengenai Data Supplier 10 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan mengenai Data Kontrak
No
Uraian Kegiatan
1.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Validasi Tagihan) a.
Front Office
Middle Office
Back Office
Menerima SP4HL dari Petugas Pengatur Dokumen/Petugas Konversi Seksi Pencairan Dana yang dilampiri: 1) Tanda Terima Konversi ADK SPM; 2) Laporan Pendaftaran/Perubahan/ Informasi Suplier; 3) Salinan rekening koran terakhir atas rekening hibah; 4) Salinan bukti pengiriman/transfer kepada Pemberi Hibah; 5) SPTJM.
b.
c. d.
Mengunduh ADK Resume Tagihan dari file transfer protocol (FTP), melakukan proses simpan dan ekstrak ADK dalam folder yang telah ditentukan berdasarkan Tanda Terima Konversi ADK. Mengunggah ADK Resume Tagihan ke dalam SPAN. Mengembalikan SPM berikut dokumen pendukungnya dan Tanda Terima Konversi ADK apabila ADK Resume Tagihan tidak berhasil diunggah kedalam SPAN sesuai SOP Gagal Unggah ADK Resume Tagihan.
T Y
SOP Gagal Unggah ADK Resume Tagihan
Satker
No
Uraian Kegiatan e.
Menentukan Nomor Register Supplier (NRS) untuk setiap tagihan pada SPAN, berdasarkan Laporan Pendaftaran/Perubahan/Informasi Suplier.
f.
Menentukan Kelompok Bayar pada SPAN berdasarkan Kode Satker dan Nomor Register Hibah pada SP4HL (Pengesahan Hibah Langsung Kas). Melakukan proses simpan pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem.
g. h.
i.
Melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila data tagihan tidak berhasil disimpan dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM.
Front Office
Middle Office
Back Office
T
Y
SOP Pengembalian SPM
Melakukan pengujian/validasi secara manual dengan menguji: 1) Kesesuaian SP4HL dengan tayangan Resume Tagihan pada SPAN; 2) Jumlah pengembalian pendapatan hibah dengan Saldo kas Satker yang bersumber dari hibah; 3) Kesesuaian pencantuman pengembalian pendapatan pada SP4HL dengan bukti pengiriman/pengembalian pendapatan hibah; 4) Saldo rekening yang bersumber dari hibah tidak bernilai negatif berdasarkan Salinan rekening koran terakhir atas rekening hibah; 5) Saldo rekening untuk Nomor Register Hibah tersebut tidak bernilai negatif berdasarkan tayangan Laporan Kas Posisi SPAN.
j.
k.
l.
Mengisi alasan penolakan pada SPAN apabila data tidak berhasil melalui pengujian/validasi secara manual dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM.
T
Y
Memeriksa kesesuaian Kelompok Bayar dengan Kode Satker dan Nomor Register Hibah pada SPAN. Apabila tidak sesuai, maka Kelompok Bayar harus disesuaikan. Melakukan proses Pengecekan pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem.
m. Melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila tagihan tidak berhasil dalam proses Pengecekan, dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM. n. Melakukan Proses Unggah pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem dalam tabel utama SPAN.
SOP Pengembalian SPM
T
Y
SOP Pengembalian SPM
Satker
No
Front Office
Uraian Kegiatan
Back Office
o.
2.
Melakukan pembatalan tagihan serta laporan penolakan tagihan apabila tagihan gagal diunggah ke tabel utama SPAN atau tagihan ditolak oleh Kasi Pencairan Dana dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM. p. Membubuhkan Nama Petugas Validasi Tagihan beserta Jam Selesai Validasi pada Tanda Terima Konversi ADK SPM dan menyampaikan: 1) Lembar ke-1 Tanda Terima Konversi ADK kepada Petugas Satker melalui Petugas Konversi; 2) Lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK beserta SP4HL dan dokumen pendukung kepada Petugas Review. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Konversi ADK)
Middle Office
T
Y
SOP Pengembalian SPM
Menerima lembar ke-1 Tanda Terima Konversi ADK SPM yang telah dibubuhi Nama Petugas Validasi Tagihan beserta Jam Selesai Validasi untuk disampaikan kepada Petugas Satker. 3.
4.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Review) a.
Menerima SP4HL berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Validasi Tagihan.
b.
Memilih tagihan dari daftar kerja pada SPAN berdasarkan SP4HL.
c.
Melakukan review atas uraian SP4HL dengan uraian tagihan pada SPAN dan ketentuan yang berlaku.
d.
Menambahkan catatan pada aplikasi SPAN apabila berdasarkan hasil review terdapat ketidaksesuaian sebagai pertimbangan bagi Kepala Seksi Pencairan Dana dalam penolakan tagihan.
e.
Melakukan persetujuan tagihan pada SPAN dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Kepala Seksi Pencairan Dana.
Kepala Seksi Pencairan Dana a. Menerima SP4HL berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Review. b. Memilih tagihan dari berdasarkan SP4HL.
daftar
kerja
SPAN
c.
Melakukan review atas uraian SP4HL dengan uraian tagihan pada SPAN dan ketentuan yang berlaku serta catatan yang ditambahkan oleh Petugas Review. d. Memberikan persetujuan tagihan apabila tagihan telah sesuai dan menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Review melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dilakukan pencetakan SPPT. e. Mengisi alasan penolakan dan melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila berdasarkan hasil review terdapat ketidaksesuaian uraian SP4HL dengan uraian
T
Y
SOP Pengembalian SPM
Satker
No
Front Office
Uraian Kegiatan tagihan dan ketentuan yang berlaku. f.
5.
6.
7.
Mengembalikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Petugas Validasi Tagihan melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk tagihan yang telah dilakukan penolakan pada SPAN.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Pengatur Dokumen) a. Menerima SP4HL berikut dokumen pendukungnya yang telah dilakukan persetujuan/penolakan tagihan dari Kepala Seksi Pencairan Dana. b. Menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Review untuk SP4HL yang telah dilakukan persetujuan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana. c. Menyampaikan SP4HL berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Validasi Tagihan untuk SP4HL yang telah dilakukan penolakan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Review) a. Menerima SP4HL berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM untuk tagihan yang telah dilakukan persetujuan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana dari Petugas Pengatur Dokumen. b. Melakukan pencetakan SPPT pada SPAN sesuai dengan SP4HL. c. Menyampaikan SPPT, SP4HL berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Petugas Pengatur Dokumen. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Pengatur Dokumen) a. Menerima SPPT, SP4HL berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Review. b. Menyampaikan: 1) SPPT kepada Pelaksana Seksi Bank; 2) SP4HL berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Subbagian Umum.
8.
Pelaksana Seksi Bank a. Menerima SPPT dari Petugas Dokumen Seksi Pencairan Dana.
Pengatur
b. Melakukan penayangan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo pada SPAN. c.
Mencetak Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank pada SPAN sesuai data kelompok bayar pada Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo.
d. Melakukan pemilahan SPPT dan melampirkannya berdasarkan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank. e. Membuat Permintaan Proses Pembayaran (Payment Process Request/PPR) pada SPAN sesuai kelompok bayar pada Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank.
Middle Office
Back Office
Satker
No
Front Office
Uraian Kegiatan f.
Melakukan review berdasarkan SPPT.
tagihan
pada
PPR
g. Mengirimkan permintaan proses pembayaran pada SPAN. h. Menyampaikan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT kepada Kepala Seksi Bank.
9.
Kepala Seksi Bank a. Menerima Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT dari Pelaksana Seksi Bank. b. Memilih permintaan proses pembayaran yang akan diproses dari daftar kerja pada SPAN. c.
Melakukan review permintaan proses pembayaran tagihan pada SPAN berdasarkan SPPT.
d. Melakukan persetujuan proses pembayaran pada SPAN. e. Mencetak dan menandatangani SP3HL dalam rangkap tiga. f.
10.
Menyampaikan SP3HL, Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT kepada Pelaksana Seksi Bank.
Pelaksana Seksi Bank a. Menerima SP3HL, Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT dari Kepala Seksi Bank. b. Menyampaikan SP3HL kepada Kepala Seksi Pencairan Dana. c.
11.
Menatausahakan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT sebagai pertinggal Seksi Bank.
Kepala Seksi Pencairan Dana a. Menerima SP3HL dari Pelaksana Seksi Bank. b. Menandatangani SP3HL. c. Menyampaikannya SP3HL kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen.
12.
Pelaksana Subbagian Umum (Back Office): a. Menerima SP3HL, SP4HL berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK dari Petugas Pengatur Dokumen Seksi Pencairan Dana. b. Membuat satu salinan (copy) SP4HL. c. Menyerahkan: 1) Satu rangkap SP3HL, SP4HL/salinan SP3HL berikut satu rangkap dokumen pendukungnya kepada petugas Front Office KPPN untuk disampaikan kepada petugas Satker; 2) Satu rangkap SP3HL, SP4HL berikut dokumen pendukungnya, lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi (untuk ditatausahakan dan diarsipkan).
Middle Office
Back Office
Satker
No
Uraian Kegiatan
Front Office
Middle Office
Back Office
Satker
d. Mengirimkan: 1) Satu rangkap SP3HL dan salinan SP4HL kepada Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi, dan Setelmen: 2) Satu rangkap SP3HL, SP4HL berikut satu rangkap dokumen pendukungnya melalui jasa pengiriman surat apabila Satker dalam jangka waktu tiga hari tidak mengambil dokumen-dokumen tersebut. 13.
Pelaksana Subbagian Umum (Front Office): Menyerahkan satu rangkap SP3HL, SP4HL berikut satu rangkap dokumen pendukungnya kepada petugas Satker.
Perpindahan dokumen antar tahapan dilakukan setelah keseluruhan proses (manual/sistem) untuk setiap data tagihan pada ADK Resume Tagihan selesai. Disahkan oleh: Direktur Transformasi Perbendaharaan,
TTD Sudarto NIP 19690409 198912 1 001
